Granskning av upphandling i Region Skåne

Transkript

1 Granskning av upphandling i Granskningsrapport nr 20 November 2009 Greger Nyberg Jan-Åke Leijon Helena Olsson Postadress: Skånehuset, Kristianstad Besöksadress: J A Hedlunds väg Telefon (växel): Fax: Organisationsnummer: Internet:

2 2 (14) Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 2 Sammanfattning Bakgrund Metod och genomförande Granskningsresultat Uppföljning av granskning från Iakttagelser Slutsatser och bedömningar Försäljning av Regionhuset i Lund och hyra av Regionhus i Malmö Iakttagelser Slutsatser och bedömningar Upphandling av nytt tandvårdssystem Iakttagelser Slutsatser och bedömning Upphandling av bevakningstjänster Iakttagelser och tillvägagångssätt Slutsatser och bedömningar Upphandling av bemanningstjänster, behandlingsplatser mm Iakttagelser och tillvägagångssätt Slutsatser och bedömningar... 13

3 3 (14) Sammanfattning Det finns behov att upphandlingsreglerna kompletteras med tillämpningsanvisningar. I dessa bör bl a roller och ansvarsfördelning mellan Koncerninköp och förvaltningarna klargöras. Ansvaret för att initiera eventuell förlängning av utgångna avtal bör fastställas. Även kontroll av avtalstrohet bör regleras i anvisningarna. Genom ISO-certifiering eller liknande avseende miljöfaktorer samt framtagande av prioriteringslista och översyn av miljönätverk har det skapats grund för klargörande av ansvarsfördelningen inom området. Även beträffande sociala hänsyn har åtgärder vidtagits. Konsultinsatsen för att komma tillrätta med de ekonomiska problemen på UMAS handlades, till skillnad från McKinsey-uppdragen, upp i konkurrens vilket resulterade i ett avsevärt lägre pris för i princip motsvarande utredningsuppdrag. Specifikationerna till McKinseys fakturor uppfyller fortfarande inte de krav som bör ställas. Försäljning av kommunal mark och kommunala fastigheter är idag inte lagreglerad. Den möjliga reglering som finns är kommunallagens regler om god ekonomisk hushållning samt om den kommunala kompetensen, dvs man får inte gynna enskilda aktörer eller företag och att försäljningen skall ske till marknadspris. Det finns inte heller något uttryckligt lagkrav på konkurrensutsättning. Enligt Konkurrensverket kan det vara lämpligt att använda reglerna i lagen om offentlig upphandling (LOU) även när det gäller försäljning av offentlig egendom. Den brådska som uppstod i samband med införandet av nytt tandvårdssystem skulle förmodligen ha kunnat undvikas genom en bättre planering. Därmed skulle också ett nytt system kunnat handlas upp enligt lagen om offentlig upphandling. Granskningen visar att upphandling av bevakningstjänster har gjort stora framsteg i och med att två centrala upphandlingsomgångar har skett. Skånetrafiken upphandlar själv bevakningsföretag. Vi anser att samordning bör ske med regionen i övrigt. Utifrån granskningen av upphandling avseende bemanningsföretag kan konstateras att flera av de granskade leverantörerna inte handlats upp enligt lagen om offentlig upphandling. I flera fall påpekas att man tillfrågat de som har avtal med regionen men att de inte kunnat tillhandahålla önskad tjänst. Vi vill framhålla att efterlevnaden av lagen om offentlig upphandling och Region Skånes regler avseende upphandling måste bli bättre. Det bör fortsättningsvis göras regelbundna kontroller för att öka avtalstroheten.

4 4 (14) 1. Bakgrund I revisionsplanen för 2009 beslutade revisorerna att fortsätta att ägna uppmärksamhet åt upphandlingsfrågorna. Särskilt skulle hanteringen av försäljningen av Regionhuset i Lund kopplat till hyra av nytt Regionhus i Malmö samt upphandling av nytt tandvårdssystem bli föremål för granskning. I samråd med koncerninköp och revisorskollegiets kontaktperson har dessutom upphandling av bevakningstjänster samt bemanningstjänster, behandlingsplatser och liknande valts ut för granskning. Även uppföljning, med huvudsyfte att få en bild av vad som har hänt beträffande de frågeställningar om MA-Skånes/Koncerninköps service och roller som ingick i granskningen från 2008 Granskning av upphandlingsverksamheten i, har genomförts. 2. Metod och genomförande En stor mängd material har samlats in som underlag för bedömning av hur ärendet kring försäljningen av Regionhuset i Lund och inhyrningen av nytt regionhus i Västra hamnen i Malmö har hanterats. Bedömningen av tillvägagångssättet har kompletterats med intervjuer. När det gäller nytt datasystem till tandvården har motsvarande materialinsamling och intervjuer genomförts. I syfte att bedöma följsamheten gentemot lagen om offentlig upphandling har särskild granskning genomförts beträffande hur anlitande sker av bevakningsföretag och bemanningsföretag eller liknande. Som underlag för dessa granskningar har särskilda listor tagits ut från s redovisningssystem. Granskningens ursprungliga material har omfattat samtliga sjukhus, förvaltningar och verksamheter gällande tidsperioden För bevakningstjänster har listorna hämtats från konto Larm och bevakning och för bemanningstjänster och liknande har listorna hämtats från konto Inhyrd personal för verksamhetsanknutna tjänster och Övrig köpt vård. Ett urval av leverantörer har gjorts (se utförligare beskrivning under respektive avsnitt) och översänts till sjukhus, förvaltningar och verksamheter i form av stickprov. Vi har begärt svar på följande frågeställningar: Finns avtal med leverantören? Vilken upphandlingsform har använts? Direktupphandling Förenklad upphandling Förhandlad upphandling Annan (ange vilken) Om direktupphandling har använts, vilka andra leverantörer har tillfrågats? Om annan upphandlingsform använts, vilken och hur många anbud erhölls i upphandlingen?

5 5 (14) Vi har även tagit del av Koncerninköps rapport avseende bemanningstjänster, daterad , samt tillhörande uppföljningsrapport, daterad Rapporten är inriktad på inhyrning av läkare och sjuksköterskor från bemanningsföretag och den har varit av betydelse för vår granskning i det avseendet att den beskriver problematiken inom området bemanningstjänster. 3 Granskningsresultat 3.1 Uppföljning av granskning från Iakttagelser Under 2008 genomfördes en granskning av upphandlingsverksamheten i Regionen. Nedan återges en sammanställning av svaren från de intervjuer som då genomfördes på ca 10 av Regionens förvaltningar. Under varje frågeområde presenteras en sammanfattning av på innehållet i revisionens rapport. För att få en uppfattning om vad som hänt med anledning härav genomfördes en uppföljning genom intervju med representanter för Koncerninköp i september 2009, nedan redovisad under rubriken. Roller- och ansvarsfördelning mellan Koncerninköp och förvaltningarna är oklara Eventuella oklarheter kommer att klarläggas i tillämpningsanvisningar till upphandlingspolicyn. Koncerninköp kommer att kommunicera dessa med berörda inom Regionen. Det är Koncerninköp som ansvarar för tolkning av LOU, övriga regler och rättstillämpningarna inom området. Det pågår ett arbete med att utforma tillämpningsanvisningar som bl a klargör roller och ansvarsfördelning. Enligt plan skall detta arbete vara klart under hösten och därefter fastställas av Regiondirektören. Kontaktpersoner från Koncerninköp efterlyses liksom möjligheten att placera upphandlare ute på de stora förvaltningarna Genom omorganisationen av Koncerninköp har kategoriansvariga för olika upphandlingsområden nyligen införts. Information om vilka dessa är kommer att framgå på olika sätt. Att placera upphandlare direkt ute på förvaltningarna är inte aktuellt. Koncernnyttan och samordningsvinsterna är styrande framför enskilda förvaltningsspecifika behov. Genom Koncerninköps nya organisation och struktur med kategoriansvariga kommer detta att underlätta för förvaltningarna att snabbt identifiera ansvariga, bl a på Koncerninköps webbplats, för olika kategorier av varor och tjänster och härigenom kommer man såldes att lätt komma i kontakt med rätt personer. Det är inte aktuellt att placera ut upphandlare på förvaltningar såsom tidigare. Koncerninköps erfarenhet visar att samordningen inom Regionen var sämre när denna organisation fanns.

6 6 (14) Behov av hjälp och stöd i samband med avtalsskrivning samt behov av mallar och upphandlingsverktyg Nytt upphandlingsverktyg kommer att upphandlas och införas under Detta innehåller upphandlingsstöd och mallar för bl a användaranpassad avtalsinformation. Upphandlingssystemet kommer bl a att ersätta den nuvarande avtalswebben. Det framgår att mallar/checklistor finns redan idag och nytt upphandlingsverktyg håller f n på att upphandlas. När det gäller kravspecifikationer menar Koncerninköp att det generellt är förvaltningarna som själva måste ta fram dessa. Koncerninköp bistår naturligtvis med t ex upphandlingsteknisk och juridisk kunskap. MA-Skånes tillgänglighet uppfattas ha brister liksom den service som erbjuds förvaltningarna Under 2009 kommer Koncerninköp att fokusera på att förbättra tillgänglighet och support bl a genom återkommande kundundersökningar och mätningar i syfte att ständigt utveckla verksamheten. Dessutom skall ny kommunikationsplan fastsällas och utbildningsinsatser kommer att sättas in under 2009 i syfte att förbättra situationen. Kommunikationsplan har fastställts och webbenkät med frågor om bl a Koncerninköps tillgänglighet kommer att genomföras till berörda inom förvaltningarna under hösten De olika kundforum som tidigare fanns har ersatts av referensgrupper i syfte att förbättra tillgänglighet och service. Informationen om ramavtal brister och det är oklart vem som ansvarar för att initiera förlängning av gemensamma avtal eller om ny upphandling ska genomföras Inom ramen för inköpsprojektet i Regionens förnyelseprogram har ny kategoriindelning avseende upphandlingar genomförts i ett s k kategoriträd. Detta innebär bl a att man får bättre kontroll över och bevakning av när avtal skall förnyas eller förlängas. Förtydligande kommer att återfinnas i tillämpningsanvisningarna till Regionens upphandlingsregler. Koncerninköp hänvisar till svaret ovan. Det påpekades att avtalswebben inte är användarvänlig I avvaktan på nytt upphandlingsstöd kommer revideringar att göras i den befintliga avtalswebben. Koncerninköp uppger att avtalswebben kommer att ersättas i syfte att förbättra användarvänligheten.

7 7 (14) Ansvaret för att kontrollera att avtal följs är oklart Koncerninköps roll kommer att klargöras i tillämpningsanvisningarna. Avtalstroheten för de förvaltningsspecifika avtalen säkerställs huvudsakligen av respektive förvaltning t ex inom ramen för intern kontroll. Koncerninköp har dessutom inrättat funktioner i den nya organisationen för avtalsförvaltning och analys. Härigenom tas ett övergripande ansvar för såväl regiongemensamma som förvaltningsspecifika avtal. De senare kommer att hanteras främst genom stickprov. Arbetsuppgifterna ligger nu på Koncerninköps avtalscontrollers. För att minska risken för felaktigheter i förfrågningsunderlag är det viktigt att Koncerninköp kommer in tidigt i upphandlingsprocessen Koncerninköp deltar i olika nätverk och planeringsgrupper t ex när det gäller medicintekniska investeringar och it-investeringar. Koncerninköps ledning ingår dessutom i koncernledningen vilket möjliggör tidiga och strategiska ställningstaganden i upphandlingsprocesser. Genom bl a de nätverk som har bildats och Koncerninköps nya organisation kommer man idag in tidigare i processen. Kundundersökningar Sedan hösten 2008 driver Koncerninköp ett kvalitetsprojekt för att kartlägga ett kvalitetssäkringssystem i likhet med de krav som ställs i ett certifieringssystem. Kommunikationsplan har fastställts och webbenkät med frågor om bl a Koncerninköps tillgänglighet kommer att genomföras till förvaltningarna under hösten. De kundforum som tidigare fanns har ersatts av referensgrupper i syfte att förbättra tillgänglighet och service. (Se även uppgifter om tillgänglighet och service ovan). Kontroll av att hänsyn tas till miljö och sociala faktorer vid upphandlingar Ansvarsfördelningen mellan Koncerninköp och förvaltningarna bör diskuteras. Koncerninköp ges i uppdrag att ta fram en prioriteringslista över upphandlingar med stor och betydande miljöpåverkan samt se över och vid behov komplettera befintliga miljönätverk. När det gäller miljöhänsyn avser Koncernkontoret, vari Koncerninköp nu ingår, att bli ISO-certifierade och kraven skärps härigenom. Genom ansökan om certifiering kommer rutiner att upprättas och frågan kommer därför att lösas. Prioriteringslista över upphandlingar med stor och betydande miljöpåverkan finns och revidering av denna pågår. Översyn av miljönätverk pågår. Det har avsatts medel för att se till att revision

8 8 (14) skall genomföras av utomstående part avseende sociala krav vid upphandling. Enligt plan skall revision genomföras i januari Arbetet sker i samarbete med i första hand med Västra Götalandsregionen och Stockholms läns landsting men även med övriga landsting och kontroll av arbetsmiljö och sociala omständigheter m m hos leverantörer har genomförts på plats på fabriker utomlands. Anlitande av McKinsey I den tidigare granskningen konstaterades att de tjänster som McKinsey utförde till koncernledningen och Helsingborgs lasarett inte handlades upp enligt lagen om offentlig upphandling. De fakturor som erhölls från företaget var heller in specificerade på ett acceptabelt sätt. En utredning med syfte att ta fram förslag för att komma tillrätta med de ekonomiska problemen på UMAS, motsvarande den som McKinsey utförde i Helsingborg, handlades upp i konkurrens med annan leverantör som utförare och till väsentligt lägre pris Slutsatser och bedömningar Vi kan återigen konstatera att det finns behov att upphandlingsreglerna kompletteras med tillämpningsanvisningar. I dessa bör bl a roller och ansvarsfördelning mellan Koncerninköp och förvaltningarna klargöras. Ansvaret för att initiera förlängning av utgångna avtal bör fastställas samt vem som skall kontrollera när avtalet går ut. Även kontroll av avtalstrohet bör regleras i anvisningarna. Vi bedömer att den nya organisationen med kategoriansvariga bl a ökar förutsättningarna för förvaltningarna att lättare nå rätt person på Koncerninköp. Även information och tillgänglighet har såvitt vi kan bedöma förbättrats. Genom de insatser som gjorts avseende kundundersökningar och kommunikationsplan bedömer vi att kontakterna med berörda inom förvaltningarna kommer att förbättras. Genom ISO-certifiering eller liknande avseende miljöfaktorer samt framtagande av prioriteringslista och översyn av miljönätverk har det skapats grund för klargörande av ansvarsfördelningen inom området. Även beträffande sociala hänsyn har åtgärder vidtagits. Konsultinsatsen för att komma tillrätta med de ekonomiska problemen på UMAS handlades upp i konkurrens vilket resulterade i ett avsevärt lägre pris för i princip motsvarande utredningsuppdrag. Vi anser fortfarande att de specifikationer till McKinseys fakturor som överlämnats inte uppfyller de krav som bör ställas.

9 9 (14) 3.2 Försäljning av Regionhuset i Lund och hyra av Regionhus i Malmö Iakttagelser För försäljningen av Regionhuset i Lund anlitades under våren 2008 mäklarfirman NaiSvefa. Denna tjänst handlades inte upp enligt lagen om offentlig upphandling utan lades som ett tilläggsuppdrag till andra försäljningsuppdrag som tidigare under året hade upphandlats. För uppdraget skulle en förmedlingsprovision på 0,9 % utgå vilket innebär att ett totalt arvode om ca 1,4 Mkr (160 Mkr x 0,9 %) utgick. Av mäklarfirmans försäljningsprospekt framgår att intressenter senast den 29 maj skulle inkomma med indikativa, ej bindande, bud. Fem anbud kom in varav de två högsta hade ett pris på ca 200 Mkr. Enligt chefen för RegionFastigheter upprättas inte någon traditionell anbudsvärdering av mäklaren vid denna typ av försäljningar utan istället inleddes förhandlingar med den part som avgett det högsta indikativa budet. Dessa förhandlingar inleddes i juni och avbröts i augusti eftersom anbudsgivaren inte kunde ordna finansiering. Kontakt togs därefter med den anbudsgivare som lämnat näst högst bud men denne stod inte fast vid sitt indikativa anbud utan erbjöd ett lägre pris. Därefter upptogs förhandlingar med den tredje högsta anbudsgivaren och dessa resulterade i köpeavtal med Wihlborgs. I juni 2008 fick regiondirektören i uppdrag från regionstyrelsen att redovisa förslag till förhyrning av ett regionhus i Malmö, att ta fram en samlad plan för lokalisering av den administrativa verksamheten samt att förbereda försäljning av Regionhuset i Lund. Ärendet togs åter upp på regionstyrelsens sammanträde den 23 september då beslut fattades att föreslå regionfullmäktige att godkänna förhyrning av regionhus i Malmö och att uppdra åt regionstyrelsen att teckna ramavtal och hyresavtal beträffande förhyrningen. Vidare föreslogs att godkänna att regionens administrativa verksamheter koncentreras till Kristianstad, Malmö och Hässleholm (Skånetrafiken). Eftersom ärendeberedningen inte skett enligt gällande regelverk återremitterade Regionfullmäktige ärendet för hörande av fastighetsnämnden vilket skedde Ärendet togs åter upp på regionfullmäktige då beslut fattades att Förhyra nytt regionhus i Malmö Uppdra åt regionstyrelsen att teckna ramavtal och hyresavtal för förhyrningen Fastslå att region Skånes administration koncentreras till Kristianstad, Malmö och Hässleholm Godkänna försäljning av Regionhuset i Lund för 160 Mkr. Hyresavtalet med Wihlborgs är på 20 år med en årlig hyra på 1900 kr/kvm. Hyran är i princip en kallhyra och ett uppskattat årligt tillägg på kr/kvm tillkommer för driftkostnader. Kostnaden för el ingår inte utan betalas separat. Justering av priset skall ske med KPI från den 1 juli 2008 fram till tillträdesdagen och därefter skall avtalad indexering ske. Sker inte uppsägning enligt avtal, minst 2 år före avtalstidens utgång, skall hyrestiden förlängas med 5 år. Den årliga hyreskostnaden inkl driftkostnader uppgår till ca 23 Mkr.

10 10 (14) skall förhyra samtliga ca 100 parkeringsplatser i byggnadens källare till en månadskostnad på 550 kr/plats. Dessutom skall fastighetsägaren tillhandahålla högst ytterligare 110 parkeringsplatser enligt särskilda avtal. Fastigheten är på totalt kvm och Regionen har beslutat att hyra hela byggnaden Slutsatser och bedömningar Försäljning av kommunal mark och kommunala fastigheter är idag inte lagreglerad. Den möjliga reglering som finns är kommunallagens regler om god ekonomisk hushållning samt om den kommunala kompetensen, dvs man får inte gynna enskilda aktörer eller företag och att försäljningen skall ske till marknadspris. Det finns inte heller något uttryckligt lagkrav på konkurrensutsättning. Enligt en utredning som gjorts av konkurrensverket kan det dock vara lämpligt att utnyttja regelverket som finns i lagen om offentlig upphandling även när det gäller försäljning av offentlig egendom. Vi konstaterar att alternativ till att hyra lokaler i Västra hamnen inte utreddes. Således undersöktes inte annan placering eller eget ägande vilket hade varit rimligt för att kunna göra en bedömning avseende god ekonomisk hushållning. 3.3 Upphandling av nytt tandvårdssystem Iakttagelser I samband med att det nya tandvårdsstödet infördes vid halvårsskiftet 2008 krävdes förändringar i folktandvårdens arbetssätt och kraven på ett väl fungerande IT-stöd blev större. Det tidigare använda IT-stödet, Effica, hade inneburit återkommande problem och bedömning gjordes att leverantören, TietoEnator Health Care AB, inte skulle kunna leverera ett stabilt system i tid. Även försäkringskassan bytte system för att hantera sin del av reformen och folktandvårdens nya system skulle kommunicera med detta. Regionstyrelsens ordförande beslutade på delegation den 11 juni 2008 att avbryta förhandlingarna med TietoEnator Health Care AB, att teckna tillfälligt avtal med PracticeWorks AB för att lösa genomförandet av den nya tandvårdsreformen samt att uppdra åt folktandvården att snarast påbörja en upphandling av ett nytt tandvårdssystem. Det tillfälliga avtalet med PracticeWorks AB avsåg ett snabbt införande av tandvårdssystemet T4 och skulle gälla tills folktandvården genomfört ny upphandling i enlighet med lagen om offentlig upphandling. Under hösten 2008 togs förfrågningsunderlag fram för att genomföra upphandlingen i enlighet med Regionstyrelsens ordförandes beslut. Förfrågningsunderlag daterat lämnades ut till intresserade leverantörer. Förfrågningsunderlaget kompletterades med särskild skrivelse med frågor och svar daterad Av förfrågningsunderlaget framgick de förutsättningar och krav som folktandvården hade på det nya systemet. Innan upphandlingen avslutades begärde en av anbudsgivarna, Swedish Care System AB, att få ut det interimistiska avtalet mellan folktandvården Skåne och PracticeWorks Sweden AB. Folktandvården avslog inledningsvis begäran i sin helhet men beslutade efter överklagande att delvis bifalla hemställan med undantag för vissa uppgifter beträffande pris och prissättning för vilka sekretess gäller. Även detta beslut

11 11 (14) överklagades och Kammarrätten beslutade att dessa uppgifter omfattades av sekretess och därför inte kunde lämnas ut. I upphandlingen deltog tre anbudsgivare, nämligen Swedish Care System AB, PrakticeWorks Sweden AB och Opus. Folktandvården beslutade att anlita PracticeWorks Sweden AB med motiveringen att detta bolag var det enda som uppfyllde skall-kraven, bl a kravet avseende röststyrning och att systemet skulle vara anpassat till en organisation av folktandvårdens storlek. Beslutet överklagades av både Opus och Swedish Care Systems AB. Länsrätten beslutade att upphandlingen måste göras om beroende på att folktandvården inte hade rätt att kräva röststyrning som en färdig funktion. Dessutom ansåg både Opus och Swedish Care Systems AB att deras system fungerar i en organisation av folktandvårdens storlek och art vilket Länsrätten höll med om. Under tiden som arbetet med ny upphandling pågår arbetar verksamheten vidare med systemet T4. Den nya upphandlingen skall vara klar till sommaren Slutsatser och bedömning Det var under lång tid stora problem med Effica och folktandvården visste redan under 2007 att det skulle krävas ett fungerande system för att klara tandvårdsreformen. Den brådska som uppstod skulle förmodligen ha kunnat undvikas genom en bättre planering. Därmed skulle också ett nytt system kunnat handlas upp enligt lagen om offentlig upphandling. Beträffande den överklagade upphandlingen och den därav följande pågående upphandlingen har vi inte gjort någon ytterligare analys eftersom ärendet inte är avslutat. 3.4 Upphandling av bevakningstjänster Iakttagelser och tillvägagångssätt Upphandling av bevakningstjänster har skett i två omgångar enligt ansvarig inköpare för bevakningstjänster inom Koncerninköp. Den första upphandlingsomgången avsåg nedanstående sjukhus, förvaltningar och verksamheter och dessa presenteras med utvald leverantör och avtalstid enligt följande: Universitetssjukhuset i Lund, Lasarettet i Landskrona och Specialisthuset i Eslöv Securitas - 1/ / Universitetssjukhuset i Malmö - G4S - 15/ / Den andra upphandlingsomgången omfattade följande: Primärvården, Folktandvården, Hässleholms sjukhusorganisation och Skånehuset - G4S - 1/ / Centralsjukhuset i Kristianstad och Lasarettet i Ystad har egna anställda väktare. Centralsjukhuset kompletterar dessa med att i viss omfattning anlita bevakningsföretag.

12 12 (14) Regionhuset i Lund anlitar G4S genom Regionfastigheter medan Skånetrafiken själv anlitar bevakningsbolag. Där upphandling inte skett beror detta på att tidigare avtal inte har gått ut. I november 2009 startar upphandling av bevakningstjänster för Helsingborgs lasarett, Ängelholms sjukhus, Lasarettet i Trelleborg samt till det nya regionhuset i Malmö. Ovannämnda information har sedan jämförts med vilka leverantörer sjukhus, förvaltningar och verksamheter faktiskt anlitar. Vi har även jämfört de upphandlade företag som redovisas i Koncerninköps avtalswebb med dem som har anlitats. Vi har funnit att det saknas centrala avtal för ett fåtal leverantörer som anlitas och har med utgångspunkt från dessa avvikelser skickat en förfrågan till respektive ekonomichef. Utifrån framtagna listor för bevakningstjänster och ovan beskrivna jämförelser har vi gjort ett urval Slutsatser och bedömningar Vår granskning visar att upphandling av bevakningstjänster har gjort stora framsteg i och med att två centrala upphandlingsomgångar har skett. I huvudsak är det G4S och Securitas som anlitas. Även där det inte har skett någon upphandling ännu, anlitas i huvudsak de bevakningsföretag som det finns centrala avtal med. Dock förkommer det anlitande av företag som det saknas avtal med, men inte till betydande belopp. Vi anser att denna samordnande upphandling är viktig för att dels minska kostnaderna då Regionen kan utnyttja sin styrka som stor upphandlare och säker betalare men även tillvarata de konkurrensmöjligheter som finns. Skånetrafiken upphandlar själv bevakningsföretag. Vi anser att samordning bör ske med regionen i övrigt. 3.5 Upphandling av bemanningstjänster, behandlingsplatser mm Iakttagelser och tillvägagångssätt Granskningen av upphandling avseende bemanningstjänster, behandlingsplatser och liknande inleddes med att kontrollera utvalda företag och se om företagets verkställande chef är eller har varit anställd i och därmed får eller har fått lön utbetald från. Stickprovsurvalet består av 50 leverantörer. Vi har använt oss av hemsidan och s interna Skånekatalog för att utföra denna kontroll. Lönekontoret inom har biträtt oss med att ta fram relevanta uppgifter om personerna och deras eventuella löneutbetalning. En del personer har tidigare varit anställda inom men har på senare tid valt att starta eget företag och därmed uppbär de inte någon lön från. Granskningen visar också att det finns personer som både arbetar i sitt företag och även får lön utbetald från. Efter noggrann granskning av fakturor har detta dock inte skett vid samma tidpunkt och/eller beloppen har inte varit av betydande karaktär. Vi har även gjort en kontroll på antal arbetade timmar och detta faller inom ramen för att vara sannolikt. Denna kontroll kommer att fördjupas i granskningen av bisysslor.

13 13 (14) I samband med granskningen av bemanningstjänster kom även behandlingsplatser att aktualiseras delvis beroende på att kontering inte utförs på ett konsekvent sätt. Detta innebär att granskningen kommit att omfatta även en genomgång av vissa behandlingsplatser avseende vård och rehabilitering för psykiskt funktionshindrade vid privata vårdinrättningar. Vidare har vår granskning utgått från att undersöka om de leverantörer som Region Skåne anlitar är upphandlade på rätt sätt genom att följa Lagen om offentlig upphandling. I detta fall har ett stickprovsurval bestående av 45 leverantörer gjorts där vi funnit att det är oklart om gällande regelverk följts. Förfrågan beträffande dessa har skickats till respektive ekonomichef. Inkomna svar visar att flertalet av efterfrågade leverantörer inte är upphandlade och att avtal saknas. Utifrån tidigare nämnd rapport från Koncerninköp beträffande bemanningstjänster har det framkommit att organisationens kunskaper om avtal är bristfälliga och att avtalsförvaltningen i framtiden bör ske mera aktivt. har köpt tjänster utanför avtal till betydande belopp. Vidare finns felaktigheter i debiteringen som inte följer avtalen. Det konstateras också att det tar tid för förvaltningarna i att övergå till att utnyttja avtal då dessa är nytecknade. Enligt rapporten har inte samarbetet mellan beställare och leverantörer fungerat tillfredställande och med ett optimalt utnyttjande av avtal hade kunnat minska sina kostnader och därmed få en betydande besparingspotential i kommande upphandlingar. Koncerninköp har också gjort en uppföljning av ovannämnda rapport där huvudfrågan är hur köp från leverantörer utan avtal har utvecklats under perioden Tendensen är att antalet köp utan avtal har minskat Slutsatser och bedömningar Utifrån granskningen kan konstateras att flera av de granskade leverantörerna inte handlats upp enligt lagen om offentlig upphandling. I flera fall påpekas att man tillfrågat de som har avtal med regionen men att de inte kunnat tillhandahålla önskad tjänst. Det förekommer också fall där bemanningsföretag har anlitats genom direktkontakt utan att formell upphandling har skett. Enligt några tillfrågade omfattar inte de centralt tecknade avtalen den specialitet som behövs. bör se över sina befintliga avtal för att bedöma om dessa motsvarar de behov som i verkligheten måste tillgodoses och de som inte utför det som är avtalat bör sägas upp. Det har även framkommit att det är svårt att få adekvat bemanning vid semesterperioder och då anlitas bemanningsföretag för att bemästra detta problem. Dock sker detta utan att teckna några särskilda avtal med dessa. Vid en jämförelse med vad Koncerninköps rapport har gett för resultat och vad vi själva har erhållit för svar vid våra intervjuer kan vi konstatera att arbetar med frågan om att ändra organisationens inköpsbeteende avseende bemanningstjänster. Det är av vikt att de ramavtal som tecknas i blir väl kända i organisationen och att de slutligen används i enlighet med avtalstexten.

14 14 (14) Vi vill framhålla att efterlevnaden av lagen om offentlig upphandling och Region Skånes regler avseende upphandling måste bli bättre. Det bör fortsättningsvis göras regelbundna kontroller för att öka avtalstroheten.