Ledamöter: Eila Bromme (FP), ordförande Maria Fälth (KD), vice ordförande Per-Erik Kanström, (M) Leif Berglund (S) Lars Valtersson (MP)

Transkript

1 Kommunstyrelsens allmänna utskott Plats och tid Vilunda-rummet, plan 8, kommunhuset, Dragonvägen 86 Onsdag den 15 juni 2011, klockan Beslutande Ledamöter: Eila Bromme (FP), ordförande Maria Fälth (KD), vice ordförande Per-Erik Kanström, (M) Leif Berglund (S) Lars Valtersson (MP) Ersättare: Jan Holmberg (M) Kristina Klempt (FP) Sabina Brogård (C) Ibrahim Abdallah (S) Övriga deltagande Hanna Bäck, VV Jolle Rommel, VV Siv Helzén, KLK Torgny Hagelin, KLK Björn Eklundh, KLK Linda Nordberg, SP Christina Gudumac, sommarpraktikant Utses att justera Lars Valtersson Justeringens plats och tid Måndag den 20 juni 2011 Underskrifter Sekreterare... Paragrafer Ordförande... Justerande... ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Kommunstyrelsens allmänna utskott Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Datum för anslags nedtagande Stöd & Process, kanslienheten, plan 6, kommunhuset Underskrift...

2 Kommunstyrelsens allmänna utskott Föreningsbidrag till HSO (KS/2010:257) Ärendebeskrivning Kommunstyrelsens allmänna utskott beslöt på sitt sammanträde den 18 maj 2011 att beslut om beviljandet av verksamhetsbidrag till föreningen HSO ska fattas på allmänna utskottets sammanträde i juni då föreningen haft sitt årsmöte och beslutat om föreningens framtid. År 2010 var föreningen HSO vilande. På sitt årsmöte den 24 maj 2011 beslöt HSO att fortsätta sin verksamhet och en ny styrelse valdes. Därmed kan föreningens ansökan om verksamhetsbidrag från den 21 mars 2011 nu behandlas. Bidrag 2010: 0 kronor (lokalhyra kronor) Söker 2011: kronor/ kronor Medlemmar i Upplands Väsby: 15 stycken handikappföreningar är medlemmar. Sökt bidrag ska användas till: Bidraget ska användas till den löpande verksamheten och de aktiviteter som arrangeras. Det är bl. a. att genomföra möten, handikapprådets årliga studiedag, studiecirklar, föreläsningar, använda lokal media för att sprida information. Verksamhetens målgrupp: Föreningens målgrupp är handikapporganisationer, deras medlemmar samt övriga personer med eller utan funktionsnedsättning inom kommunen. Mål under 2011: HSO vill uppnå ett samhälle för alla och det görs genom att nå målen i planen för den nationella handikappolitiken. HSO ska fortsätta att i olika sammanhang aktualisera och levandegöra kommunens handikapplan. Föreningen ska vara remissinstans till framförallt kommunen men även andra. HSO ska fortsätta med sin strävan att utveckla samverkan med Upplands Väsby kommun. Viktigt att hitta goda samverkansformer med anledning av kommunens nya organisation med beställare och produktion. Föreningen ska även söka samverkan med privata utförare inom kommunen. Övrigt: Den 18 maj 2011 beslöt kommunstyrelsens allmänna utskott att bidra med kronor för lokalhyran på HK-center på Dragonvägen 64. Förslag till bidrag: kronor

3 Kommunstyrelsens allmänna utskott Kommunledningskontorets förslag till beslut Kommunstyrelsens allmänna utskott beviljar föreningen HSO kronor i verksamhetsbidrag för år Allmänna utskottets beslut Kommunstyrelsens allmänna utskott beviljar föreningen HSO kronor i verksamhetsbidrag för år Delges: HSO

4 Kommunstyrelsens allmänna utskott Sommarjobb Återkoppling juni 2011 (KS/2011:98) Ärendebeskrivning Teamchef Hanna Bäck redovisade för allmänna utskottet den slutgiltiga fördelningen av sommarjobbsplatser i kommunen och antalet sommarlovsentreprenörer. Av 312 sökande fick totalt 123 ungdomar sommarjobb. Upplands Väsby kommun anställde 71 ungdomar, ideella föreningar anställde 43 och privata företagen anställde nio ungdomar. 11 ungdomar har antagits till programmet sommarlovsentreprenör. Programmet går ut på att lära sig genom att göra. Programmet ska ge förutsättningar och kunskaper till unga för att utveckla sin självkänsla, kreativitet och företagsamhet genom att bygga, starta upp och driva sin affärsidé under sommarlovet. Under de tre första veckorna får de coachstöd och därefter får de själv bestämma ifall de vill fortsätta med sin affärsidé. På fredagen den 17 juni 2011 hålls en ceremoni för entreprenörerna då de får pengarna för sin affärsidé. Allmänna utskottet föreslår att man efter sommaren väljer slumpmässigt ut cirka 10 platser som man intervjuar och får feedback av. Allmänna utskottet anser även att en artikel angående sommarjobben i Mitt Väsby skulle vara aktuellt. Allmänna utskottets beslut Informationen läggs till handlingarna och allmänna utskottet får en återkoppling i ärendet i september.

5 Kommunstyrelsens allmänna utskott Uppföljning av föreningslivets drogpolicy (KS/2009:190) Ärendebeskrivning Den 12 februari 2007 fattade kommunfullmäktige i Upplands Väsby beslut om att regler för bidrag skulle ändras så att endast föreningar med en lokal policy för alkohol och andra droger fick erhålla bidrag. Regeländringen kom att gälla från och med år 2008 för bidragen baserade på 2007 års verksamhet. I beslutet framgick även att föreningarna senast den 31 december 2007 skulle ha antagit ett lokalt policydokument rörande alkohol och andra droger. Idag har alla föreningar som erhåller bidrag från kommunen en lokal alkohol- och drogpolicy. För att följa upp om policyn varit ett stöd för föreningarna, hur den används och hur den kommuniceras ut och vad föreningarna önskar/ har för behov av stöd från kommunen i dessa frågor så skickades en enkät under hösten 2009 ut. Enkäten var sammanställd och klar i början av Svar hade då inkommit från 25 föreningar. Uppföljningen visar att föreningarna i stort sett bara upplever fördelar med policyn och att den är ett bra stöd att kunna hänvisa till om problem uppstår. Majoriteten har inte reviderat sin policy men flera lyfter den i samband med årsmöten eller i verksamhetsplaner. De flesta föreningar kommunicerar ut policyn via sin hemsida, muntlig information till medlemmar, vid terminsstart och vid föräldramöten. En förening har även lagt in det som en del i sin ledarutbildning. De flesta har inte behövt använda sig av policyn gentemot någon vuxen, ung medlem eller supporter. Enstaka föreningar har haft nytta av den då det förekommit alkohol eller då medlem varit alkoholpåverkad inom klubbens område. När det kommer till vad föreningarna önskar för stöd från kommunen så handlar det om att kunna få stöd och hjälp om problem uppstår, någon nämner även information om skadorna av alkohol och droger vid något träningstillfälle. I samband med denna enkät gick det ut ett erbjudande om just detta samt att få information om senaste alkohol- och drogvaneundersökningen och en inbjudan till en kostnadsfri ÖPP utbildning som kan användas både i skolan och i föreningslivet. Ingen förening nappade då på detta. Flertalet framhåller i enkäten att de är positiva till att delta i kommunens anti-langningskampanjer. I år deltar 14 (Väsby Fotboll, Bollstanäs Sportklubb, Väsby Hockey, Väsby Brottarklubb, Väsby Badmintonklubb, Motorförarnas helnykterhetsförbund, Lions, Svenska Missionskyrkan, Missionskyrkans unga, Fadderbyn, Finska föreningen, Tryggt och Snyggt i Väsby, Blå Bandet och IOGT-NTO) av våra lokala föreningar och samfund i kampanjen vilket är den största uppslutningen någonsin. Föreningarnas policy kommer att följas upp igen under år 2012 och därefter vartannat år. Föreningarna ska även årligen erbjudas att få information om hur

6 Kommunstyrelsens allmänna utskott alkohol och drogsituationen bland våra ungdomar i Upplands Väsby ser ut och stöd i sitt alkohol och drogförebyggande arbete. Förslag till beslut Informationen noteras till protokollet. Allmänna utskottets beslut Informationen noteras till protokollet.

7 Kommunstyrelsens allmänna utskott Förlängning av tidsbegränsat samverkansavtal (KS/2009:221) Ärendebeskrivning Kommunstyrelsens allmänna utskott beslutade att anta ett lokalt kollektivavtal om samverkan med en prövotid under perioden Avsikten var att avtalet fr.o.m. den 1 juli 2011 skulle övergå till ett tillsvidareavtal. I slutet av mars 2011 inkom 8 fackliga organisationer med en begäran om en tidsbegränsad förlängning av samverkansavtalet för perioden Anledningen till begäran var inte att avtalet i sig hade några större brister utan att det fortfarande fanns en del brister i tillämpningen. De fackliga organisationernas begäran om ett tidsbegränsat samverkansavtal har behandlats av koncernledningsgruppen den 12 april 2011 och MBL-förhandling inleddes den 4 maj. Kommunledningskontorets förslag till beslut Kommunstyrelsens allmänna utskott antar kommunledningskontorets förslag till ett tidsbegränsat lokalt kollektivavtal om samverkan att gälla under perioden Allmänna utskottets beslut 1. Kommunstyrelsens allmänna utskott antar kommunledningskontorets förslag till ett tidsbegränsat lokalt kollektivavtal om samverkan att gälla under perioden Allmänna utskottet får en återkoppling i ärendet i oktober 2011.

8 Kommunstyrelsens allmänna utskott Ledarskap i Upplands Väsby kommun (KS/2011:217) Ärendebeskrivning De senaste fyra åren har kommunen genomgått omfattande förändringar när det gäller sättet att leverera service till medborgarna, från ett läge där kommunen i huvudsak var ensamleverantör till ett läge idag då vi samarbetar med ett 35- tal leverantörer för att ge service till Väsbyborna. Kommunen har i sitt uppdrag förflyttat sig från att i huvudsak vara såväl producent som leverantör till att i större utsträckning skapa förutsättningar för ett relativt stort antal leverantörer där kommunen är en av dessa. Syftet har varit och är att erbjuda valfrihet och mångfald för kunden. En konsekvens av denna förändring är att kommunen sedan den första januari 2009 har en ny organisation som bättre svarar upp mot dagens kontext/sammanhang. Sammantaget påverkar detta kommunen på många sätt och inte minst ledarskapet. För att möta den nya situation, där våra ledare och medarbetare nu arbetar, har de senaste två åren inriktats på ett ge ledarna stöd för att möta nya förväntningar och krav som följer av valfrihet och mångfald. Under de två senaste åren, 2009 och 2010, har årliga seminarier för ett drygt 40- tal ledare genomförts och ledarforum har också varit inriktade på detta nya sammanhang. Ordförandekonferenser genomförs vid två tillfällen varje år och även då har detta tema varit ett av de tyngre. Utöver dessa utvecklingsinsatser för våra ledare har ett antal andra insatser genomförts såsom utbildning i medarbetar- och lönesamtal samt arbetsmiljöutbildning. Efter ett antal år i förändring och två år i en ny organisation finns det nu grunder för att summera ihop och sätta samman ett långsiktigt ledarutvecklingsprogram. Utifrån flerårsplanen ska Upplands Väsby kommun vara en attraktiv arbetsgivare med stolta medarbetare. En nyckel för det är ledarskapet. Chefs och ledarrollen är en komplex roll och har ett antal utmaningar att hantera. Det innebär ansvar att uppnå sin verksamhets förväntade mål och resultat, att ansvara för att medarbetare vet sina uppdrag och att arbetsgruppen fungerar och mår bra men det innebär även att kunna förstå och översätta de nya förutsättningarna och omvärld som vi befinner oss i. Parallellt med förändringarna enligt ovan har ledningssystemet vidareutvecklats

9 Kommunstyrelsens allmänna utskott och styrning och ledning definieras utifrån fyra perspektiv, kund, samhälle o miljö, ekonomi och medarbetare. Dessa fyra perspektiv är och har varit ledstjärnan för diskussioner och insatser som görs inom utveckling av ledarskap och medarbetarskap. Att kunna realisera sitt dagliga arbete och planera utifrån att ha säkerställt de fyra perspektivens faktorer är chefens viktigaste uppdrag och är på så sätt insatser och aktiviteter nedan skall förstås. Aktiviteter för ett stärkt ledarskap - dåtid, nutid och framtid Ledarskapet i kommunen kan beskrivas utifrån tre faser: uppbyggande, det som pågår idag och det som kommer i framtiden. Uppbyggande Sedan 2009 har våra chefer deltagit i flera olika insatser och konferenser för att forma vår nuvarande organisations- och ledningssystem. Ordförandekonferenser där politikens nämndordföranden träffar ledande tjänstemän för att tillsamman diskutera och formulera kommande utmaningar och mål. Samsyn i ledarskapet Vidare har två stora internatförlagda träffar som kommunens chefer (Kommunledning, koncernledning och områdeschefer) genomfört med syftet att diskutera och tillsammans sätta samsyn i ledarskapet. Budget och uppföljningsdialog, ytterligare exempel är en utvecklad budget och uppföljningsdialog mellan kommunledning och kontoren. Det som pågår idag För att stärka våra chefer i ledarrollen pågår i dagsläget planering och genomförandet av de aktiviteter som fastställs i ledarutvecklingsprogrammet Aktiviteter Chefsöverenskommelse för alla chefer Arbete pågår med att ta fram en chefsöverenskommelse för att tydliggöra och beskriva de uppdrag och förväntningar som finns på chefsuppdraget. En chefsöverenskommelse formuleras mellan chef och underordnad chef och följs årligen upp vid medarbetarsamtalet. En bedömning görs av prestationer och

10 Kommunstyrelsens allmänna utskott resultat. Adekvata utvecklingsinsatser fastställs och sammanställs i en individuell utvecklingsplan. Introduktion av chefer En introduktionsprogram för nya chefer. Alla nya chefer, internt eller externt rekryterade, ska ha en välplanerad och genomtänkt introduktion. Blockutbildning hösten 2011 och våren 2012 Under hösten 2011 genomförs en grundläggande utbildning s.k. blockutbildning med syfte att klargöra de kunskaper som alla chefer ska kunna eller känna till för att kunna verka som chef i Upplands Väsby kommun. Det handlar om kunskaper om kommunen som organisation, lagar och avtal och de olika processer som stödjer och gäller vid verksamhetsutövning (ekonomi, administration och kommunikation). Ledarskapets kommunikation En kommunikationsutbildning för alla chefer. Syftet är att stärka chefers förmåga att kommunicera. Ledarforum Vid fyra tillfällen per år samlas alla chefer i kommunen för att få inspiration och erfarenhetsutbyte. Roadshow ledningssystem 2.0 med kultur och värdegrund Ekonomidirektör, personaldirektör och kvalitetsstrateg träffar alla ledningsgrupper för att informera om och diskutera med chefer utifrån vårt ledningssystem och det kvalitets- och kulturarbete som följer med detta. Riktlinjer för ledarskap En styrgrupp är framtagen och en projektgrupp skall bildas för att förtydliga och definiera vad som ligger i ledarens roll och definiera en ledarfilosofi. Huvudaktörer är kontorschefer. EU projekt Inom kommunen pågår två projekt som finansieras av Europeiska socialfonden. Syfte med båda projekten är att ta fram modeller och metoder för chefer och medarbetare för ett långsiktigt hållbart arbetsliv, utveckla medarbetarskap och ledarskap. Kompetensbron Kompetensbron är ett nationellt kompetensförsörjningsprojekt som finansieras av Europeiska socialfonden. Beräkningar visar att 40% av de anställda i kommunerna kommer att gå i pension de närmaste 15 åren. De nya generationerna medarbetare har andra kunskaper och förväntningar på arbetsgivarna. Kompetensbron syftar till att skapa en hållbar kompetensväxling.

11 Kommunstyrelsens allmänna utskott Mentorskapsprogram Ett kommunöverskridande program med åtta kommuner i landet som samverkar kring mentorskap med kontinuerliga möten mellan adepter och mentorer med syfte att ge stöd i sin arbetsroll och personliga utveckling för chefer och medarbetare. Upplands Väsby bidrar med sex mentorer och tre adepter. Nätverksbyggande En medarbetare i kommunen har utbildats i att bygga och leda nätverk. Ett nätverk har startats för målgruppen unga nyanställda medarbetare i kommunen med syfte att dela med sig av och sprida kunskap och arbetsmetoder. Introduktion och avslut Kompetensbron testar metoder för kompetensöverföring och kompetensplanering. En chef och en HR-specialist har tillsammans fått utbildning i en metod och handledning i arbetet under ett år. Tanken är att sprida detta som ett valbart verktyg för hela organisationen i nästa steg. Workshops kring framtida yrkeskrav Ett antal workshops för chefer och medarbetare både med andra kommuner och inom vår egen kommun kring hur vi stärker våra ledare i att möta framtidens förändrade krav på ledare och medarbetare. I maj månad har 7 chefer och 7 medarbetare deltagit tillsammans med andra kommuner, och i september kommer ytterligare 60 medarbetare och 20 chefer att arbeta tillsammans kring framtida förändrade yrkeskrav. Verksamhet och hälsa I samarbete med Stockholms stad delta äldreomsorgens verksamheter i projektet verksamhet och hälsa som finansieras av Europeiska socialfonden. Inom projektet ska medarbetare och chefer pröva och vidareutveckla en arbetsmetodik och former för målstyrning, ända ut på grupp och individnivå. Målstyrningen utgår från vårt ledningssystem. Genom att utveckla chefer, arbetsgrupper och medarbetare antas sjukfrånvaron minska, arbetsmiljön förbättras och verksamheternas effektivitet och resultat öka dvs. ökad kvalité och nöjda kunder. Genom ökat individuellt ansvarstagande och inflytande för medarbetarna kommer ledarskapets förutsättningar stärkas i riktning mot ett mer strategiskt och kvalitativt ledarskap. Samverkan med fackliga organisationer Ett nytt samverkansavtal utarbetades under år 2009 för att införas under en prövoperiod t o m I dagsläget planeras för en förlängning i ytterligare 12 månader. Avtalet är tecknat med samtliga fackliga organisationer som har medlemmar i kommunen.

12 Kommunstyrelsens allmänna utskott Chefen är ansvarig för att samverkan fungerar. För att stärka och underlätta för våra chefer har följande satsningar genomförts: Utbildning för chefer och fackliga företrädare om samverkan i allmänhet och vårt avtal. OH-presentation har utarbetats för att ge stöd vid information till samtliga medarbetare. Arbetsmiljöutbildning för våra chefer och skyddsombud har genomförts i två omgångar. Utbildare var arbetsmiljöingenjör från Avonova och konsult från Prevent. En grundutbildning för nya chefer och skyddsombud genomfördes vid fyra tillfällen för totalt 64 personer. En verksamhetsanpassad utbildning för chefer och skyddsombud genomfördes utifrån respektive verksamhets arbetsmiljöförutsättningar. Dessa genomfördes vid 8 tillfällen under oktober 2010 t o m februari Totalt deltog 170 personer. Under våren 2011 genomfördes en satsning för att utveckla samverkan utifrån roller, förtroende, etc. Klart ledarskap En kortare ledarutvecklingsinsats för ledningsgruppen inom Väsby Välfärd, har genomförts under våren. I ledningsgruppen ingår chef VV, resultatenhetschefer samt HR, ekonomi samt verksamhetsutvecklare. Syftet med utbildningen var bl.a. att får verktyg för att öka tydligheten i ledarskapet och att utveckla förmågan att skapa resultat tillsammans med andra. Övriga pågående insatser Verktyg för medarbetarenkät Ett webbaserat enkätverktyg, som ska användas för medarbetarenkäten har upphandlas. Utifrån resultaten på medarbetarenkäten kan cheferna, om behov finns, upprätta åtgärdsplaner, som kan bidra till ökade måluppfyllelse liksom chefs- och verksamhetsutveckling. För att få en tydlig koppling till nuläget i verksamheten kommer enkäten att genomföras en gång per år istället för som tidigare vartannat år. En ny medarbetarenkät planeras att skickas ut under senhösten. Lönekriterier Väsby Välfärd Övergripande lönekriterier för Väsby Välfärd arbetas fram. En arbetsgrupp med HR och resultatenhetschefer ska bildas. Syftet är att ta fram gemensamma tydliga lönekriterier för VV för att tydliggöra chefers och medarbetares ansvar för verksamhetsutveckling och måluppfyllelse i uppdragen. Arbetet ska vara färdigställt i september.

13 Kommunstyrelsens allmänna utskott Incitament för belöningssystem inom skolan Ett belöningssystem för goda resultat inom skolan skall tas fram. Syftet är att belöna god kvalitet och höja engagemanget hos personalen. Ett bra ledarskap främjar verksamhetsutveckling. Belöningssystem kan vara ett viktigt verktyg för att öka måluppfyllelsen. Belöningssystem kan utges på olika sätt, antingen individuellt som lön eller till en hel resultatenhet att användas för studieresor, kompetensutveckling m.m. Ett förslag till belöningssystem samt hur resultaten skall mätas, ska tas fram under våren. Det som kommer i framtiden Ledarutveckling kommer ständigt att vidareutvecklas och kompletteras med nya aktiviteter. Exempel på aktiviteter är erfarenhetsgrupper eller lärgrupper. Dessa grupper skall stärka deltagarna i gruppen och utveckla reflekterande team för såväl vardag som kommande utmaningar. Karriärutvecklingsprogram och samarbetsprogram för ledarskap och medarbetarskap med närliggande kommuner och organisationer är också ett sådant område som bör fördjupas och vidareutvecklas. Sammanfattande kan förtydligas att arbetet med ledar- och medarbetarutveckling alltid skall utföras och genomföras utifrån gruppers och individers förutsättningar. Insatser följer den övergripande modellen för utvecklande arbetsplats och bygga på att aktiviteter skall förtydligas i sin bas, vidareutvecklas och för att sedan kunna nå toppinsatser. Allt med kunden i fokus. Fördjupning och presentation av ovanstående aktiviteter och insatser kommer att ges vid sammanträdet. Kommunledningskontorets förslag till beslut Informationen noteras till protokollet. Allmänna utskottets beslut Informationen noteras till protokollet.

14 Kommunstyrelsens allmänna utskott Övriga ärenden Allmänna utskottet uppdrog åt Stöd & Process att se över informationen på hemsidan och se till att alla kommunala handlingar som t.ex. verksamhetsplaner och budget finns tillgängliga på hemsidan.