KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL BUS 2 26 PROTOKOLL FRÅN SAMMANTRÄDE MED BUS-NÄMNDEN

Transkript

1 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL BUS 2 26 barn, ungdom och skola PROTOKOLL FRÅN SAMMANTRÄDE MED BUS-NÄMNDEN Plats och tid: Asarumssalen, Rådhuset, klockan Deltagare: (markerade med x, i ledamots ställe tjänstgörande ersättare med xx) Ledamöter Ersättare x Tobias Folkesson, ordf (S) Ingvar Andersson (S) x Britt Jämstorp, 1v.ordf (KD) Jan Jonsson (S) x Carin Erlandsson, 2 v ordf (M) xx Elisabeth Dahl (M) x Bengt-Olof Björck (S) xx Karolina Sandgren (S) x Liz Wennerberg (MP) Niklas Berntsson (MP) Torgny Lindqvist (S) xx Sten Wijkander (S) x Pirkko Karppi (M) x Nicole Sundin (M) Anneli Bengtsson (S) xx Qristina Ribohn (S) Karin Lange (SD) Niclas Petersson (SD) x Kristin Lundberg (FP) Vakant (FP) x Ankie Larsson Boklund (C) xx Gertrud Ivarsson (C) Personalföreträdare Personalföreträdare, ersättare x Jessica Vedin TCO Michael Filipsen TCO x Carin Sjöberg SACO Tjänstemän x Ewa Kristensson, förvaltningschef x Patrik Håkansson, verksamhetschef x Marie Hemming, utvecklingssamordnare x Madelaine Forsberg, sekreterare x Ulf Olsson, fastighetschef x Mikael Johnsson, ekonom Tid för justering: kl Vid sammanträdet behandlade ärenden: Justeringsledamöter Sekreterare Tobias Folkeson Pirkko Karppi Madelaine Forsberg Ordförande Britt Jämstorp Kristin Lundberg Ordförande Justering av protokollet har tillkännagivits på kommunens anslagstavla i Rådhuset Madelaine Forsberg, sekreterare

2 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL BUS 2 27 barn, ungdom och skola Innehållsförteckning Paragraf Ärende 19 Godkännande av dagordning 20 Presentation av ABC Asarums bildningscenter 21 Systematiskt kvalitetsarbete 22 Budget verksamhetsläge 23 Organisation och investeringsplan 24 Karriärtjänster 25 Intern kontroll slutrapport Ekonomisk uppföljning per den 28 februari 27 Fast bordsplacering 28 Skol-HLR i grundskolan 29 Information 30 Anmälan av delegationsbeslut 31 Meddelanden 32 Beslutsattestanter och ersättare

3 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL BUS 2 28 barn, ungdom och skola Godkännande av dagordning BUS-nämndens beslut att godkänna dagordningen med nedanstående ändringar. Dagordningen har skickats till ledamöterna tillsammans med kallelsen. Extra ärende: Budget 2014 Beslutsattestanter och ersättare Ärendet Information om verksamhetsläget tas i samband med Budget Följande ärende utgår och lyfts vid BUS-nämndens sammanträde : Systematiskt arbetsmiljöarbete/personaluppföljning

4 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL BUS 2 29 barn, ungdom och skola Presentation av ABC Asarums bildningscenter BUS-nämndens beslut att ta informationen till protokollet. Fastighetschef Ulf Olsson ger en nulägesrapport av byggprojektet Asarums bildningscenter. Byggnationen sker i tre etapper. Etapp ett parkering, bussangöring, ledningsarbeten var klar redan i höstas. Etapp två huvudbyggnader skall vara klart januari 2014 och tas i bruk höstterminen Etapp tre idrottshall skall vara klar att tas i bruk vårterminen Slutbesiktning sker december Planering av innanmätet i byggnaderna pågår och förändringar görs vid behov. Projektet fortlöper enligt tidsplanen och ryms inom budgeterade medel. Tidigare information om byggprojektet finns att hämta i First Class.

5 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL BUS 2 30 barn, ungdom och skola Systematiskt kvalitetsarbete BUS-nämndens beslut att upphäva nämndens beslut BUS 53, , Strategi för bättre resultat och att ta informationen till protokollet. Utvecklingssamordnare Marie Hemming informerar om utbildningsförvaltningens systematiska kvalitetsarbete som hon arbetar med tillsammans med utvecklingssamordnare Matthias Holmesson. Skollagens krav på systematiskt kvalitetsarbete innebär att huvudmän, förskole- och skolenheter systematiskt och kontinuerligt ska följa upp verksamheten och analysera resultaten i förhållande till de nationella målen och till vetenskap och beprövad erfarenhet. Hösten 2012 bildades en strategisk kvalitetsgrupp med representanter från förvaltning, förskola, grundskola, särskola, gymnasium samt övriga verksamheter inom utbildningsförvaltningen. Gruppen utarbetar ett kvalitetssystem med inspiration från det som gjorts hittills samt befintliga kvalitetssystem. En kvalitetspärm håller på att tas fram som ska fungera som ett stöd för respektive verksamhet. Det nya kvalitetsarbetet har större fokus på processer kopplade till resultat, vilket betyder ökade krav på uppföljning. I det nya kvalitetsarbetet ska t ex delaktigheten och engagemanget på alla nivåer i organisationen vara större. Rollfördelningen ska vara tydligare och det ska finnas en gemensam uppföljning som är verksamhetsövergripande och på sikt kommunövergripande. Egen granskning och förbättring ska vara i fokus. Enligt förslag från chefsgruppen bör dialogmöten anordnas med representanter från nämnderna och verksamheterna tillsammans med förvaltningschefen gällande kvalitetsarbetet. Detta förslag kommer att lyftas vid nämndens sammanträde Förvaltningschef Ewa Kristensson informerar om att tidigare beslut om strategi för bättre resultat är inaktuellt i och med detta nya arbetssätt. Beslutsunderlag BUS-nämndens arbetsutskott, , BUS au 12

6 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL BUS AU 2 barn, ungdom och skola Systematiskt kvalitetsarbete Arbetsutskottets förslag till BUS-nämndens beslut att ta informationen till protokollet. Förvaltningschef Ewa Kristensson informerar om att utvecklingssamordnarna Marie Hemming och Matthias Holmesson har gjort en presentation för chefsgruppen om arbetet med det systematiska kvalitetsarbetet. Vid det tillfället kom ett förslag att dialogmöten ska anordnas med representanter från nämnderna och verksamheterna tillsammans med förvaltningschefen gällande kvalitetsarbetet. Avstämning ska i så fall göras en gång/år utifrån material som Marie och Matthias har tagit fram.

7 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL BUS 2 31 barn, ungdom och skola Budget verksamhetsläge BUS-nämndens beslut att ge förvaltningen i uppdrag att bjuda in till ett temamöte kring barn och ungdomar i behov av särskilt stöd, gärna tillsammans med övriga berörda nämnder i kommunen och att ställa sig bakom förvaltningens förslag inför budgetberedning Verksamhetschef Patrik Håkansson informerar om behov av medel för att kunna leva upp till skollagens krav utifrån nuvarande organisation och volymökning av verksamheten. Inlämning av budgetmaterial till ekonomikontoret, investeringar samt verksamhetsförändringar ska enligt ny modell ske senast och vara skriftligt politiskt förankrat. Förskolans personal är hårt belastad och har svårt att nå upp till styrdokumentens krav på en trygg lärandemiljö. Arbetstidsmodellen är ett bra verktyg för att hantera korttidsfrånvaro, men fungerar inte med den nuvarande resurstilldelningen. Det handlar även om förutsättningar att möta vårdnadshavares önskemål om öppettider och arbetssökandes rätt att lämna sina barn 30 timmar. Barnantalet fortsätter att öka inom förskola/fritidshem. Inom grundskolan finns planer på att starta upp en särskild undervisningsgrupp för en liten grupp elever med problem i samarbete med fritidsgårdsenheten och omsorgsförvaltningen. Barn i behov av särskilt stöd ökar, likaså antal elever med annat modersmål. Sammantaget kan konstateras att resursläget inom förskola, grundskola samt fritidshem kommer att vara mycket ansträngt under 2013 och Bedömning av resurser inför budgetberedning 2014: Psykolog 1,5 tjänst tkr * Kurator 1 tjänst 474 tkr * Specialpedagog 1 tjänst 528 tkr * Förskolan 11 tjänster tkr Fritidshem 6 tjänster tkr Grundskolan 6 tjänster tkr Modermål, studiehandledning, SvA tkr Fritidsgårdar - sommarlovskul och Kofsa 175 tkr Summa: tkr *Exklusive statsbidrag halva lönekostnaden

8 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL BUS 2 32 barn, ungdom och skola forts. 22 Beslutsunderlag BUS-nämndens arbetsutskott, , BUS au 15 Budgetberedning 2013, tjänsteskrivelse från förvaltningschef Ewa Kristensson och verksamhetschef Patrik Håkansson, Yrkanden Britt Jämstorp (KD) yrkar att förvaltningen får i uppdrag att bjuda in till ett temamöte kring barn och ungdomar i behov av särskilt stöd, gärna tillsammans med övriga berörda nämnder i kommunen. Kristin Lundberg (FP) med instämmande av Tobias Folkesson, (S), Carin Erlandsson (M), Bengt-Olof Björck (S) och Gertrud Ivarsson (C) yrkar att nämnden ställer sig bakom förvaltningens förslag inför budgetberedning Sten Wijkander (S) med instämmande av Britt Jämstorp (KD) yrkar att nämnden tar informationen till protokollet. Propositioner Ordförande Tobias Folkesson (S) ställer proposition mellan Kristin Lundbergs yrkande att ställa sig bakom förvaltningens förslag och Sten Wijkanders yrkande att ta informationen till protokollet och finner att nämnden beslutar enligt Kristins förslag. Protokollet ska skickas till Ekonom Mikael Johnsson Ekonomikontoret

9 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL BUS AU 2 barn, ungdom och skola Information om verksamhetsläget Arbetsutskottets förslag till BUS-nämndens beslut att ta informationen till protokollet. Verksamhetschef Patrik Håkansson informerar om läget i verksamheten. Efter att Patrik haft medarbetarsamtal med förskolechefer och rektorer är han oroad över den ansträngda situationen. Förskolans personal är hårt belastad, och har svårt att nå upp till sina ambitioner när det gäller t ex att arbeta efter de styrdokument som finns. Arbetstidsmodellen är ett bra verktyg som är bra i grunden, men fungerar inte med den nuvarande resurstilldelningen. Inom grundskolan finns det planer på att starta upp en särskild undervisningsgrupp för en liten grupp elever med problem. Detta skulle ske i samarbete med omsorgsförvaltningen och fritidsgårdsenheten. Det har kommit in väldigt många ansökningar gällande barn i behov av särskilt stöd fler än föregående år.

10 Till BUS nämnden Budgetberedning 2014 Elevhälsan Resultaten visar att god hälsa leder till ökat välbefinnande och därmed bättre förutsättningar för lärande. Men de visar också att lärande i sig, att gå ut skolan med godkända betyg, leder till minskad ohälsa, kriminalitet och utanförskap. Nytt i skollagen är att en samlad elevhälsa införts. Eleverna ska ha tillgång till medicinska, psykologiska, psykosociala och specialpedagogiska kompetenser. Elevhälsan kan bidra till att skapa miljöer som främjar elevernas lärande, utveckling och hälsa. I lagen anges att elevhälsan ska stödja elevernas utveckling mot utbildningens mål. För att kunna leva upp till skollagens krav på en samlad elevhälsa i alla årskurser är bedömningen att vi måste förstärka med följande tjänster Psykolog, 1,5 tjänst, tkr Skolpsykologen ger stöd, råd och vägledning till elever och föräldrar. Förskolans och skolans personal får handledning och konsultation. Skolpsykologen arbetar också med att utreda enskilda elevers svårigheter i skolan för att få bättre kunskap om hur barnet kan få stöd i sitt lärande och sin utveckling. För närvarande ca 5o ärenden i kö mot tidigare ärenden i kö. Kurator: 1 tjänst, 474 tkr Skolkuratorn stödjer eleverna och deras familjer i problemsituationer genom samtal, rådgivning och kristjänst, samt genom att ordna olika stödåtgärder. Skolkuratorns arbetsuppgifter handlar om att hjälpa elever med t.ex. konflikthantering, relationer samt sociala och känslomässiga problem. Specialpedagog: 1 tjänst, 528 tkr En övergripande tjänst kopplad till Resurscenter med inriktning på läs och skriv samt matematikutredningar. Karlshamns kommun Utbildningsförvaltningen Rådhuset Karlshamn Tel Fax E post: utbildning@utb.karlshamn.se Hemsida:

11 Till ovanstående tjänster finns ett statsbidrag kopplat vilket, om det beviljas, ger halva lönekostnaden. Förskolan 11 tjänster, tkr För att nå upp till styrdokumentens krav på en trygg och lärande miljö. För att personal inom förskolan ska ha en rimlig arbetssituation med möjlighet till planeringstid. För att kunna hålla de öppettider som föräldrar har behov av. För att kunna fortsätta med att ge möjlighet till arbetssökande att lämna sina barn 30 timmar. För att kunna bibehålla den så kallade arbetstidsmodellen som hanterar korttidsfrånvaro. 15 mars mars 2013 Kommunal fsk Dagbarnvårdare Enskild fsk Total: (kommunal regi +70) Barn per medarbetare 05,4 06,1 15 oktober oktober 2013 (som finns i kö) Kommunal fsk Dagbarnvårdare Enskild fsk Total: (kommunal regi +86) Barn per medarbetare 05,3 05,5 Enligt prognoserna för demografin över Karlshamns kommun fortsätter barnantalet i åldrarna 1 5 att öka fram till år

12 Statsbidrag för dygnet runt förskola kommer att sökas för 2013 och Fritidshemmet 6 tjänster, tkr För stora barngrupper i förhållande till personal, vilket även skolinspektionen lyfter fram. Skolinspektionens besök pekar dessutom på att barn i behov av särskilt stöd inte får det stöd de är i behov av på fritidshemmet. 15 mars mars 2013 Kommunal regi Enskild regi Total: De senaste fem åren har barnantalet inom fritidshemsverksamheten gått från 889 inskrivna barn 2009 till 1146 inskrivna barn 2013, en ökning med 257 barn, gäller kommunal regi. Detta utan resursförstärkning. Grundskolan 6 tjänster, tkr Barn i behov av särskilt stöd ökar från att tidigare legat på ca 160 barn till 181 inklusive friskolorna. Varav cirka 30 elever bedöms ha så stora behov att de behöver en person knuten till sig. Start av kommunövergripande särskild undervisningsgrupp för elever i behov av särskilt stöd. Modersmål, studiehandledning, svenska som andra språk 3 tjänster, tkr Antal elever med annat modersmål ökar, redan nu underpresterar vi mot bakgrund av skollagens krav. Övrigt angående förskola, grundskola och fritidshem Alla utökningar inom förskola, grundskola och fritidshem höjer indirekt bidragen till de fristående verksamheterna utan krav på åtgärder från deras sida. 3

13 Sammantaget kan konstateras att resursläget inom förskola, grundskola samt fritidshem kommer att vara mycket ansträngt 2013 och Summa: tkr Fritidsgårdar Sommarlovskul, 125 tkr Dagläger för barn i årskurs 1 3 med inriktning på idrott och friluftsliv. För att bedriva ett dagläger under 3 till 4 veckor utan avgifter för barnen, behövs det en budget på 125 tkr. Kostnaderna är fördelade på 75 tkr för personalkostnader, samt 50 tkr för verksamhetskostnader. Kofsa, 50 tkr Under 3 år har fritidsgårdsenheten genom bidrag från Länsstyrelsen utvecklat Kofsa till en friluftsbas som kan användas av alla verksamheter i kommunen. Kofsa kan användas i undervisningssyfte, friluftsdagar, lägerverksamhet, äventyrspedagogik mm. Projekttiden avslutas För underhåll och komplettering av material behövs en budget på 50 tkr. Summa: 175 tkr UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN Ewa Kristensson Förvaltningschef Patrik Håkansson Verksamhetschef 4

14 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL BUS 2 33 barn, ungdom och skola Organisation och investeringsplan BUS-nämndens beslut att ge förvaltningen i uppdrag att planera och starta upp en dialog med elever, vårdnadshavare, personal, medborgare och politiker angående organisation i område 2 och 3. Verksamhetschef Patrik Håkansson informerar om den pågående organisationsöversyn som förvaltningen tidigare har fått i uppdrag att göra och som är kopplad till investeringsplanen. Förvaltningen har gått igenom möjliga lösningar för att skapa en så bra organisation och resursanvändning som möjligt i område 1 (Karlshamn, Hällaryd, Åryd), område 2 (Asarum) och område 3 (Mörrum, Svängsta, Ringamåla) från och med läsåret 2014/2015. Beslutsunderlag BUS-nämndens arbetsutskott BUS, , BUS au 14 Yrkanden Britt Jämstorp (KD) yrkar att förvaltningen ges i uppdrag att planera och starta upp en dialog med elever, vårdnadshavare, personal, medborgare och politiker angående organisation. Bengt-Olof Björck (S) med instämmande av Tobias Folkesson (S) yrkar tillägg till Britt Jämstorps förslag att en dialog startas upp i område 2 och 3. Elisabeth Dahl (M) med instämmande av Carin Erlandsson (M) yrkar att förvaltningen ges i uppdrag att planera och starta upp en dialog med elever, vårdnadshavare, personal, medborgare och politiker angående organisation i samtliga områden (1-3). Propositioner Ordförande Tobias Folkesson (S) konstaterar att det finns tre förslag. Arbetsutskottets förslag är att ta informationen till protokollet. Ordförande ställer först proposition mellan att ta informationen till protokollet eller att besluta om vidare åtgärd och finner att nämnden beslutar att ta beslut om vidare åtgärd.

15 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL BUS 2 34 barn, ungdom och skola forts. 23 Ordförande ställer därefter proposition mellan Britt Jämstorps förslag och Elisabeth Dahls förslag och finner att nämnden beslutar enligt Britts förslag. Omröstning Carin Erlandsson (M) begär omröstning. Propositionsordning: Nämnden godkänner följande propositionsordning: Ja-röst för bifall till Britt Jämstorps yrkande Nej-röst för bifall till Elisabeth Dahls yrkande Omröstning: Ledamöter Tobias Folkesson (S) Britt Jämstorp (KD) Carin Erlandsson (M) Bengt-Olof Björck (S) Liz Wennerberg (MP) Karolina Sandgren (S) Elisabeth Dahl (M) Sten Wijkander (S) Gertrud Ivarsson (C) Kristin Lundberg (FP) Ankie Larsson Boklund (C) Röstning Ja Ja Nej Ja Nej Ja Nej Nej Ja Ja Ja Omröstningsresultat 7 ja-röster 4 nej-röster Protokollet ska skickas till Förvaltningens ledningsgrupp Chefsgruppen

16 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL BUS AU 2 barn, ungdom och skola Organisation investeringsplan Arbetsutskottets förslag till BUS-nämndens beslut att ta informationen till protokollet. Verksamhetschef Patrik Håkansson informerar om arbetet med investeringsplanen som också är kopplad till ett förslag till hur utbildningsförvaltningens organisation ska se ut framöver. Organisationsförslaget ska vara klart till BUS-nämndens nästa möte och förvaltningschef Ewa Kristensson ska arbeta fram ett förslag till tidplan.

17 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL BUS 2 35 barn, ungdom och skola Karriärtjänster BUS-nämndens beslut att ta informationen till protokollet. Förvaltningschef Ewa Kristensson informerar om att regeringen inför två nya karriärtjänster för lärare från och med i syfte att göra läraryrket mer attraktivt och att säkra god undervisning för elever. Den ena kallas förstelärare, den andra kallas särskilt yrkesskicklig lärare med forskarutbildning (lektor). Huvudmän kan söka bidrag för löneökning till dessa tjänster. Syftet med bidraget är att underlätta reformen. Reformen gäller alla skolformer utom förskola. Förvaltningen ställer sig positiv till reformen men eftersom alla förutsättningar ännu inte är kända, det är kort framförhållning och det behöver tas fram en konsekvensanalys beslutades i förvaltningens samverkansgrupp att tillsätta en arbetsgrupp bestående av representanter för arbetsgivare och fackliga lärarorganisationer. Sedan ärendet behandlades i förvaltningens samverkansgrupp har ny information kommit och ansökningstiden har ändrats. Förvaltningen kommer att söka medel som reserveras fram till dess att arbetsgruppen har tagit fram ett förslag. Beslutsunderlag BUS-nämndens arbetsutskott, , BUS au 13

18 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL BUS AU 2 barn, ungdom och skola Karriärtjänster Arbetsutskottets förslag till BUS-nämndens beslut att ta informationen till protokollet. Förvaltningschef Ewa Kristensson informerar om att det redan nu finns möjlighet att söka statsbidrag till de s.k. karriärtjänsterna, i snitt ca kronor/person. Inom organisationen är man dock inte redo att söka dessa pengar då frågor om vad konsekvenserna för lönebilden, rekrytering, små arbetsplatser mm måste diskuteras. En dialog med de fackliga företrädarna är också viktig och nödvändig.

19 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL BUS 2 36 barn, ungdom och skola Intern kontroll slutrapport 2012 BUS-nämndens beslut att godkänna utbildningsförvaltningens slutrapport över intern kontroll 2012 och att överlämna utbildningsförvaltningens slutrapport över intern kontroll 2012 till kommunstyrelsen. Den interna kontrollen skall ge tillräcklig säkerhet så att verksamhetens mål uppnås. De mål som ska säkerställas: - ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet - tillförlitlig rapportering och information om verksamheten - efterlevnad av lagar, föreskrifter, riktlinjer m m. Det interna kontrollarbetet har under 2012 varit inriktat mot att utreda och utveckla ekonomistyrningen. Förvaltningens slutsatser är att arbetet med helårsprognoser i Google Apps bör fortsätta och att rapportering görs två gånger per år, i oktober och i juni. Ambitionen är att alla ska använda prognosverktyget. Beslutsunderlag BUS-nämndens arbetsutskott, , BUS au 17 Intern kontrollplan 2013, tjänsteskrivelse från förvaltningschef Ewa Kristensson och utvecklingssamordnare Matthias Holmesson, Protokollet ska skickas till Kommunkansliet

20 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL BUS AU 2 barn, ungdom och skola Intern kontroll slutrapport 2012 Arbetsutskottets förslag till BUS-nämndens beslut att godkänna utbildningsförvaltningens slutrapport över intern kontroll 2012 och att överlämna utbildningsförvaltningens slutrapport över intern kontroll 2012 till kommunstyrelsen. Den interna kontrollen skall ge tillräcklig säkerhet så att verksamhetens mål uppnås. De mål som ska säkerställas: - ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet - tillförlitlig rapportering och information om verksamheten - efterlevnad av lagar, föreskrifter, riktlinjer m m Det interna kontrollarbetet har under 2012 varit inriktat mot att utreda och utveckla ekonomistyrningen. Förvaltningens slutsatser är att arbetet med helårsprognoser i Google Apps bör fortsätta och att rapportering görs två gånger per år, i oktober och i juni. Ambitionen är att alla ska använda prognosverktyget. Beslutsunderlag Intern kontrollplan 2013, tjänsteskrivelse från förvaltningschef Ewa Kristensson och utvecklingssamordnare Matthias Holmesson,

21 /346 Till barn, ungdom och skola Intern kontroll slutrapport 2012 Mål Den interna kontrollen ska ge tillräcklig säkerhet så att verksamheternas mål uppnås. Följande mål skall säkerställas: ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet tillförlitlig rapportering och information om verksamheten efterlevnad av lagar, föreskrifter, riktlinjer m m. Kontrollområden för år 2012 ekonomistyrning Ekonomistyrning Det interna kontrollarbetet har under 2012 varit inriktat mot att utreda och utveckla ekonomistyrningen. Huvudmannen måste ha insyn i verksamheternas planering av inköp, rekrytering etc för övergripande planering och resursfördelning. Budgetansvariga chefer i verksamheterna måste kunna hämta uppgifter i kommunens rapport och analysverktyg Qlikview, bearbeta och analysera dessa och förstå vad som ligger bakom siffrorna, för att kunna vidta åtgärder. Ekonomistyrning är ett stort och mångfacetterat kontrollområde. Utbildningsförvaltningen har hanterat det genom att ta fram ett prognosverktyg i Google Apps. Chefer med budgetansvar har fått i uppgift att i en gemensam mall rapportera intäkter, kostnader och differenser (från Qlikview) samt utfallsprognos (egen bedömning) och kommentarer kring vad prognosen grundar sig på. Utbildningsförvaltningen har bistått med kompletterande uppgifter kring exempelvis interkommunal ersättning. Under 2012 gjordes en sådan redovisning i oktober (september månads utfall). Så gott som alla budgetansvariga inom BUS nämndens ansvarsområde (cirka 20 chefer) har använt prognosverktyget. Budgetansvariga inom gymnasienämndens ansvarsområde (två chefer) har rapporterat muntligt till utbildningsförvaltningen. Sett till utfallet på helårsbasis har arbetet haft betydelse, i synnerhet inom barnomsorgen, där merparten av verksamheterna kan uppvisa en Karlshamns kommun Utbildningsförvaltningen Rådhuset Karlshamn Tel Fax E post: utbildning@utb.karlshamn.se Hemsida:

22 budget i balans. Inom grundskolan finns fortfarande avvikelser att jobba med. I vissa fall kan det handla om kostnadsökningar på grund av lagkrav, exempelvis gällande elever med behov av särskilt stöd. Det kan också handla om prioriteringar som måste göras inom de givna ramarna. Gymnasieskolan uppvisar ett överskott. Erfarenheterna av det interna kontrollarbetet är överlag positiva. Avstämningen via Google Apps har lett till en mer kvalificerad dialog mellan förvaltning och verksamhet. Medvetenheten har ökat om olika avvikelser och orsakerna till dessa. Förvaltningen kan presentera ett bättre underlag för lednings och nämndsbeslut. Det är också en trygghet för organisationen, lokalt och centralt, att det finns tydliga rutiner för arbetet, inte minst vid personal och organisationsförändringar. En nackdel är att avstämningen kommer för sent. Det behövs ytterligare en avstämningspunkt för att de beslut som fattas, lokalt och centralt i organisationen, ska få genomslag på helårsresultatet. Förvaltningens slutsatser är att arbetet med helårsprognoser i Google Apps bör fortsätta och att rapportering görs två gånger per år, i oktober (september månads utfall) och i juni (maj månads utfall). Ambitionen är att alla ska använda prognosverktyget. Utbildningsförvaltningens förslag till beslut Utbildningsförvaltningen föreslår BUS nämnden besluta att godkänna utbildningsförvaltningens slutrapport över intern kontroll 2012 och att överlämna utbildningsförvaltningens slutrapport över intern kontroll 2012 till kommunstyrelsen. UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN Ewa Kristensson Förvaltningschef Matthias Holmesson Utvecklingssamordnare

23 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL BUS 2 37 barn, ungdom och skola Ekonomisk uppföljning per den 28 februari BUS-nämndens beslut att ta informationen till protokollet. Ekonom Mikael Johnsson redovisar den ekonomiska uppföljningen per den 28 februari 2013 avseende drifts- och personalkostnader samt investeringsredovisning. Både personalbudget och driftbudget uppvisar ett mindre prognostiserat underskott som är fördelat på barnomsorg, särskola och grundskola. Prognosen kommer dock inte att hålla, utan det kommer att bli ett kraftigare underskott inom barnomsorg och grundskola. Anledningen är behov av fler förskoleavdelningar, att antal barn i behov av särskilt stöd ökar och att det är okänt hur många asylsökande elever och barn som kommer till kommunen och ska in i verksamheten. Förvaltningen får inte full kostnadstäckning för asylsökande. Beslutsunderlag BUS-nämndens arbetsutskott, , BUS au 16 Ekonomisk rapport januari-februari 2013

24 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL BUS AU 2 barn, ungdom och skola Ekonomisk uppföljning per den 28 februari Arbetsutskottets förslag till BUS-nämndens beslut att ta informationen till protokollet. Ekonom Mikael Johnsson redovisar den ekonomiska uppföljningen per den 28 februari 2013 avseende drifts- och personalkostnader samt investeringsredovisning. Både personalbudget och driftbudget uppvisar ett mindre prognostiserat underskott som är fördelat på barnomsorg, särskola samt grundskola. Det finns några orosmoment för verksamheten. Dels hur många asylsökande elever och barn som kommer till kommunen och ska in i verksamheten samt att det finns en tydlig tendens att antal barn i behov av särskilt stöd ökar.

25 Nämnd Verksamhet Ekonomiska rapport januari - februari 2013 Periodens budget Periodens intäkter Periodens avvikelse Prognos helårsavvikelse Periodens budget Periodens kostnader Driftredovisning. Intäkter, tkr Kostnader, tkr Nettokostnad, tkr Periodens avvikelse Prognos helårsavvikelse Periodens avvikelse Prognos helårsavvikelse Not Politisk verksamhet Musik/Ire natur- och kulturskola Fritidsgårdsverksamhet Gemensamma kostnader BUS Barnomsorg Grundsärskola Grundskola Summa Kommentarer till avvikelser 1. Nämndens drift uppvisar ett överskott i helårsprognosen. 2. Musik/Ire natur- och kulturskola ligger på en positiv prognostiserad helårsavvikelse. 3. Fritidsgårdsverksamheten uppvisar en positiv helårsprognos. 4. BUS gemensamma verksamheter har ett överskott i helårsprognosen. 5. Barnomsorgens uppvisar en mindre negativ helårsprognos. 6. Grundsärskolan har ett mindre prognostiserat underskott i helårsprognosen. 7. Grundskolan uppvisar en negativ helårsprognos.

26 BUS-nämnden Verksamhet Ekonomisk rapport för perioden januari - februari Personalkostnader Årsbudget Periodens budget Bokfört Periodisering Kostnader, tkr Periodens kostnader Periodens avvikelse Prognos helårsavvikelse Not Politisk verksamhet BUS Musik/Ire natur- och kulturskola Fritidsgårdsverksamhet Gemensamma verksamheter BUS Barnomsorg Grundsärskola Grundskola Intäkter personal Fritidsgårdsverksamhet Barnomsorg Grundskola Summa Kommentarer till avvikelser 1. Sammanträdeskostnaderna är i balans med budget. 2. Musik/Ire natur- och kulturskolas personalbudget är i balans med ett överskott. 3. Fritidsgårdsverksamheten har ett underskott på personalkostnader som finansieras med intäkter från AMV. 4. BUS gemensamma verksamheter uppvisar överskott i helårsprognosen. 5. Barnomsorgens kostnader inräknat intäkter uppvisar ett underskott för personalkostnaderna. 6. Grundsärskolan har ett minus på personalkostnader. 7. Grundskolan uppvisar ett underskott för personalkostnader på verksamheten för undervisning och förberedelseklassen. Intäkter 8. Driftbidrag från AMV. 9. Driftbidrag från AMV. 10. Statsbidrag från Skolverket, Migrationsverket och från AMV.

27 Nämnd Ekonomisk rapport januari - februari 2013 Investeringsredovisning. Inkomster, tkr Utgifter, tkr Nettoinvestering, tkr Projekt Årsbudget Bokfört Helårsprognos Årsbudget Bokfört Helårsprognos Periodens nettoinvestering Prognos helårsavvikelse 1153 Asarums Bildningscenter Stadigvarande läromedel IT-utveckling Inv och arb.miljö Not Summa Kommentarer till avvikelser Investeringsbudgeten kommer att förbrukas under året.

28 Både personalbudget och driftbudget uppvisar ett mindre prognostiserat underskott som är fördelat på barnomsorg, särskola samt grundskola. Det finns några orosmoment för verksamheten. Dels hur många asylsökande elever och barn som kommer till kommunen och ska in i verksamheten samt att det finns en tydlig tendens att antal barn i behov av särskilt stöd ökar.

29 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL BUS 2 38 barn, ungdom och skola Fast bordsplacering BUS-nämndens beslut att bordlägga ärendet och att ärendet behandlas vid nämndens sammanträde Ordförande Tobias Folkesson (S) har tagit fram ett förslag till fast bordsplacering vid BUS-nämndens sammanträden. Förslaget kommer att skickas tillsammans med kallelsen inför nämndens sammanträde Yrkanden Bengt-Olof Björck (S) yrkar bordläggning av ärendet.

30 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL BUS 2 39 barn, ungdom och skola Skol-HLR i grundskolan BUS-nämndens beslut att ge förvaltningen i uppdrag att undersöka möjligheterna att införa skol-hlr som ett obligatorium i kommunens grundskolor. Kommunfullmäktige tog , KF 142, beslut om att uppdra åt BUSnämnden att undersöka möjligheterna att införa skol-hlr i kommunens grundskolor. Bakgrunden är att kommunledningsförvaltningen med hjälp av räddningschefen utrett förslaget att införa ett antal hjärtstartare i kommunen samt att utbilda kommunal personal i hjärt- och lungräddning. Bengt-Olof Björck (S) framför vikten av att även komplettera med utbildning i händelse av brand och första hjälpen vid till exempel sårskador. Beslutsunderlag BUS-nämndens arbetsutskott, , BUS au 18 KF Protokollet ska skickas till Verksamhetssamordnare Ola Söderberg

31 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL BUS AU 2 barn, ungdom och skola Skol-HLR i grundskolan Arbetsutskottets förslag till BUS-nämndens beslut att uppdra åt utbildningsförvaltningen att undersöka möjligheterna att införa skol-hlr som ett obligatorium i kommunens grundskolor. Kommunfullmäktige tog beslut om att uppdra åt BUS-nämnden att undersöka möjligheterna att införa skol-hlr i kommunens grundskolor. Bakgrunden är att kommunledningsförvaltningen med hjälp av räddningschefen utrett förslaget att införa ett antal hjärtstartare i kommunen samt att utbilda kommunal personal i hjärt- och lungräddning. Bengt-Olof Björck (S) framför vikten av att även komplettera med utbildning i händelse av brand och första hjälpen vid till exempel sårskador. Beslutsunderlag KF

32 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL KF Kommunfullmäktige /433 Införande av hjärtstartare i Karlshamn kommun Kommunfullmäktiges beslut att uppdra åt Räddningstjänsten Västra Blekinge att köpa in, placera ut och drifthålla 3 stycken hjärtstartare på följande offentliga platser: Rådhuset i Karlshamn, Stadsteatern samt Lokstallarna att uppdra åt kommunledningsförvaltningen att utreda behovet av hjärtstartare i kommunens verksamheter i övrigt och återkomma med förslag till kommunstyrelsen i januari 2013 att vidare uppdra åt Räddningstjänsten Västra Blekinge att informera och aktivt verka för att fler privata verksamheter och föreningar i kommunen köper in hjärtstartare att kostnaderna för inköp av hjärtstartare i Rådhuset, Stadsteatern samt Lokstallarna skall belasta förvaltningarna med vardera 25 % att ha som målsättning att all kommunal personal skall utbildas i hjärt- och lungräddning. Kostnaderna för denna utbildning skall respektive förvaltning svara för att uppdra åt BUS-nämnden att undersöka möjligheterna att införa skol-hlr som ett obligatorium i kommunens grundskolor. Kommunledningsförvaltningen har med hjälp av räddningschefen utrett förslaget att införa ett antal hjärtstartare i kommunen. Anledningen till utredningen är att desto tidigare man för hjälp vid ett eventuellt hjärtstopp, desto större är möjligheten att klara sig utan vidare men. Karlshamns kommun föreslås av Räddningschefen att köpa in cirka åtta hjärtstartare och placera dem på strategiskt utvalda kommunala och privata platser i kommunen samt att utbilda kommunal personal i hjärt- och lungräddning. Beslutsunderlag Kommunledningssekreterarens tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens protokoll Yrkande Iréne Ahlstrand-Mårlind (M) yrkar bifall till kommunstyrelsens förslag.

33 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL KF Kommunfullmäktige Forts 142 Proposition Ordföranden ställer proposition på kommunstyrelsens förslag och finner att kommunfullmäktige bifaller förslaget. Protokollsanteckning från kommunfullmäktige Iréne Ahlstrand-Mårlind (M) återkallar sin motion om hjärtstartare till Stadsteatern. (Dnr 2012/263) Protokollet ska skickas till Räddningstjänsten Västra Blekinge Kommunstyrelsen (kommunledningsförvaltningen) BUS-nämnden Samtliga förvaltningar Ekonomichefen Diariet Beslutsloggen

34 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL BUS 2 40 barn, ungdom och skola Information BUS-nämndens beslut att ta informationen till protokollet. Administrativ samordnare Madelaine Forsberg informerar: Det kommunövergripande projektet att införa ett dokument- och informationshanteringssystem, som en del i Karlshamns IT-strategi, har nu startat upp och det är många aktiviteter som kommer att äga rum under våren. DoIT-ephorte ska medverka till en effektivare administration och ett säkerställt informationsflöde. Effektmålen är: kortare ledtider, förkortade handläggningsprocesser, högre tillgänglighet och ny struktur för till information (all information sparas i ephorte istället för i utforskaren) samt ökad rättssäkerhet. Utbildningsförvaltningen har två representanter i den projektgrupp som startades upp , Madelaine Forsberg och Hanna Fridzén. Aktuellt under våren är att testa systemet (en testgrupp på 20 personer med olika funktioner i kommunen har utsetts), konvertera data från nuvarande ärendehanteringssystem Winess, klassificera processflöden, revidera dokumenthanteringsplaner samt att utbilda registratorer och nämndssekreterare så att de ska kunna hantera det nya diariet som går i skarp drift i juni. I steg två kommer handläggare att utbildas i systemet. I ett senare skede är det tänkt att hela nämndsprocessen ska digitaliseras.

35 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL BUS 2 41 barn, ungdom och skola Anmälan av delegationsbeslut BUS-nämndens beslut att förklara delegationsbesluten delgivna. Beslut fattade på delegation och vidaredelegation under perioden februari till mars Delegationsbesluten förvaras på utbildningsförvaltningens kansli. Ärendenr Beslutsfattare Beslut Maria Petersson Beviljad skolskjuts på grund av särskilda skäl Maria Petersson Beviljad skolskjuts vid växelvis boende (2 st) Patrik Håkansson Utredning av omständigheter kring anmäld kränkning/diskriminering (15 st) 4.3 Tobias Folkesson Beslutsunderlag avseende upphandling av lös inredning till Asarums bildningscenter

36 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL BUS 2 42 barn, ungdom och skola Meddelanden och information om beslut fattade av KF, KS och KS AU som berör nämnden BUS-nämndens beslut att förklara meddelandena delgivna. 1. Skolinspektionens bildspel från informationsmöte KF 4, , Ny budget för KF 23, , Entledigande från uppdraget som ersättare i BUSnämnden, Johan Sandevärn (FP) 4. Ansökan från Karl-Oskar Utbildning AB om godkännande som huvudman för fritidshem i Karlshamns kommun, remiss från Skolinspektionen FSG-protokoll Skolverkets nyhetsbrev nr PoU 16, , Personalberättelse PoU 15, , Personalkostnadsrapport och personalkostnadskostnadsuppföljning Skolinspektionens beslut angående Klockebacksskolan 4-6, Skolinspektionens beslut angående Norrevångskolan, Skolinspektionens beslut angående Hällaryds skola, Skolinspektionens beslut angående Klockebacksskolan F-3, Skolinspektionens beslut angående Kyrkskolan F-3, Skolinspektionens beslut angående Bodestorpsskolan, Skolinspektionens beslut angående Mörrums skola, Skolinspektionens beslut angående Sternöskolan, KF 30, , Revidering av reglementen 18. KF 32, , AKTA trafiksäkerhetsprojekt 19. Delegationsbeslut februari-mars Ärendebalans mars Kurs- och konferensinbjudningar

37 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL BUS 2 43 barn, ungdom och skola Beslutsattestanter och ersättare BUS-nämndens beslut att utse beslutsattestanter och ersättare enligt nedan. Förslag till beslutsattestanter och ersättare föreligger enligt följande: Ansvar Beslutsattestant Ersättare 402 Mikael Johnsson Lotta Lindskog Camilla Bengtsson 403 Lotta Lindskog Mikael Johnsson Camilla Bengtsson 4105 Cecilia Rundqvist Christel Svensson Gunilla Svanberg 4203 Daniel Malmros Kristina Svensson Sofia Olsson Charlotte Holmqvist Helena Jönsson Beslutsunderlag Förteckning över beslutsattestanter och ersättare Protokollet ska skickas till Ekonomihandläggare Marie Johansson Berörda beslutsattestanter

38 KARLSHAMNS KOMMUN Utbildningsförvaltningen Förteckningen gäller fr o m FÖRTECKNING ÖVER BESLUTSATTESTANTER OCH ERSÄTTARE Nämnd: BUS Beslutsattestanter och ersättare har utsetts enligt följande: Ansvar Beslutsattestant (l) Ersättare (2, ev 3) 410S Cecilia Rundqvist Ch riste l Svensson Gunilla Svanberg Ovan nämnda beslutsattestanter och ersättare skriver nedan sina namnteckningar Attestant nr l) Namnteckning =~~ndq~dj ~Z Befattning Färskolechef 2) Färskolechef 3) Färskolechef

39 KARLSHAMNS KOMMUN Utbildningsförvaltningen Förteckningen gäller fr o m FÖRTECKNING ÖVER BESLUTSATTESTANTER OCH ERSÄTTARE Nämnd: BUS Beslutsattestanter och ersättare har utsetts enligt följande: Ansvar Beslutsattestant (1) Ersättare (2, ev 3) 4203 Daniel Malmros Kristina Svensson Utsedda beslutsattestanter och ersättare skriver nedan sina namnteckningar och namnförtydligande Attestant nr l) Befattning Rektor 2) Kristina Svensson Rektor 3) //

40 KARLSHAMNS KOMMUN Utbildningsförvaltningen Förteckningen gäller fr o m FÖRTECKNING ÖVER BESLUTSATTESTANTER OCH ERSÄTTARE Ny ersättare (3) utsedd under perioden som förordnande som vikarie för Mikael gäller. Nämnd: BUS Beslutsattestanter och ersättare har utsetts enligt följande: Ansvar Beslutsattestant (l) Ersättare (2, ev 3) 402 Mikael Johnsson Lotta Lindskog Camilla Bengtsson Attestant nr 1) 2) Namnteckning Mikael Johnsson rj )a/el Lotta Lindskog Befattning Ekonom Ekonom 3) Vik ekonom

41 KARLSHAMNS KOMMUN Utbildningsförvaltningen Förteckningen gäller fr o m FÖRTECKNING ÖVER BESLUTSATIESTANTER OCH ERSÄTIARE Ny ersättare (3) utsedd under perioden som förordnande som vikarie för Mikael gäller. Nämnd: BUS Beslutsattestanter och ersättare har utsetts enligt följande: Ansvar Beslutsattestant (l) Ersättare (2, ev 3) 403 Lotta Lindskog Mikael Johnsson Camilla Bengtsson Attestant nr 1) Namnteckning Lotta Lindskog Befattning Ekonom 2) Mikael JohnsJim Ekonom 3) Vik ekonom

42 KARLSHAMNS KOMMUN Utbildningsförvaltningen Förteckningen gäller fr o m FÖRTECKNING ÖVER BESLUTSATTESTANTER OCH ERSÄTTARE Ersätter tidigare förteckning över nedanstående ansvarskod. (Ny ersättare utsedd på denna ansvarskod}. Nämnd: BUS Beslutsattestanter och ersättare har utsetts enligt följande: Ansvar Beslutsattestant (1} Ersättare (2, ev 3} Sofia Olsson Charlotte Holmqvist* Helena Jönsson Ovan nämnda beslutsattestanter och ersättare skriver nedan sina namnteckningar Attestant c-.).... Namnte. ckning nr (1 /'.. / 1) \'--)(t' 97/t ( </ 1./">... Befattning Rektor Rektor l Helen 1 ;tönsson Rektor *Gäller så länge förordnande som rektor finns.