Kurs- och Presentationsteknik

Transkript

1 Kurs- och Presentationsteknik HeadCom Education vägledning för Chefer & Arbetsledare Av Sven-Erik Nyberg HeadCom Education 2014 All rights reserved HeadCom Solutions

2 Kurs- och Presentationsteknik. 1. Inledning och fakta, sidan 3 2. planering av kurs och presentation, Sidan 6 - Mentala förberedelser. - Manus, stolpar och tidsplanering. - Anpassningar, skräddarsydda kurser. - Mål och förväntningar. - Kroppsspråk, träning och repetition. 3. Kursens tre faser. Sidan 15 - Inledning och startfas. - Kursens genomförande. - Kursavslutning. 4. Praktiska råd och tips, sidan 19 Innehåll och vägledningar kan givetvis generellt gälla alla kurser och presentationer men guiden är främst avsedd för HeadCom Education utbildningar. Och får ses som en kort vägledning i att planera och hålla en kurs inom vårt affärskoncept. Bifogat i HeadCom Education programvara finns även ett dokument som speciellt är avsett för våra kurser inkluderat en rekommenderad tidsplan och diverse skärmdumpar för tips och vägledning vid en kursplanering. I HeadCom Chefsguider nr.2 finns även en kort guide om självpresentation och autenticitet. Denna självpresentation kan dock inte vara vägledande vid kurser och presentationer utan endast vid andra sammanhang som tillträdande av ny tjänst eller liknande. 2

3 1 Inledning och fakta. Många oerfarna kursledare och presentatörer går ibland i fällan och tror att ordet och det de säger är det viktigaste i en presentation. Naturligtvis är det viktigt att ha ett bra innehåll och budskap. Framförs det dessutom på ett intressant och pedagogiskt sätt med exempel och ett bra visuellt stöd så ökar genomslagskraften betydligt. Budskapet når fram och man kommer ihåg presentationen längre. En bra strategi är därför att man även avsätter tid för förberedelser hur man ska framföra kursen och presentationen visuellt. Tillsammans med ett naturligt kroppsspråk och äkthet så kan många lyfta sina presentationer till en högre nivå. Det finns många undersökningar som visar att merparten av budskapet (90 %) kommuniceras genom synintryck i form av visuellt presenterat material och via vårt kroppsspråk. Förvånande lite, bara ca 10 % uppfattas genom av det som vi faktiskt hör. Kroppsspråket (minspel, hållning och rörelsemönster) har en mycket större inverkan på vår kommunikation än vad man skulle kunna tro. Genom att vara ett med sitt budskap så förstärker kroppsspråket presentationen på ett naturligt sätt och upplevs som mer äkta och förtroendefullt. Det är våra känslor som styr kroppsspråket och vilka signaler vi sänder ut. Kroppsspråket återspeglar våra känslor i form av glädje, engagemang, entusiasm, ilska, positivism, negativitet, besvikelse och uppgivenhet m.fl. Blixtsnabbt och omedelbart läser vi omedvetet av kroppsspråkets signaler. Signaler och beteenden som berättar sin historia oavsett vad du än säger i ord. 3

4 Man brukar normalt sammanfatta människans omedvetna signaler i följande sex grupper: Rörelsemönster. Ögonkontakt. Minspel och mimik. Hållning. Gester. Tonfall. Ovanstående intryck uppfattas intuitivt av alla och intressant att observera är att det är bara tonfall som man uppfattar med hörseln, resterande fem intryck läser vi av med våra synintryck. Något att tänka på! Längre fram i denna guide kommer ett helt kapitel om kroppsspråkets betydelse i presentationen. I all kursledning och presentationer är äkthet (autencitet) i dessa sammanhang numera ett nyckelord och betyder helt enkelt att vara sig själv och vara och agera på ett naturligt och personligt sätt i sitt sätt att framträda. Om man vill förmedla äkthet kan man tänka på nedanstående punkter: Var ärlig och mena vad du säger i ord, om inte kommer det att märkas av andra människor via ditt kroppsspråk Var spontan och öppen! Var mänsklig och vardaglig. Jordnära helt enkelt, det skapar en form av äkthet. Visa en positiv attityd. Det kommer att återspeglas och förstärkas i ditt kroppsspråk. Din ärlighet och äkthet återspeglas alltid i ditt kroppsspråk. Har du oärliga motiv talar din kropp om detta för åhörarna. Dina ärliga motiv och din oförfalskade information resulterar i åhörarnas förtroende. 4

5 Ett annat mycket bra och effektivt sätt är att inte bara tala om sina glädjeämnen här i livet utan också våga berätta om sina tråkigheter och om sina personliga bekymmer. Din trovärdighet som kursledare och som människa kommer att öka dramatiskt genom att du vågar tala om dina personliga bekymmer. Din personlighet och äkthet förstärks genom att du vågar visa din sårbarhet. I Bonniers ordbok kan man läsa; Autenticitet = Användarens egen identitet. Står för äkthet. Autenticitet kommer från autentisk och betyder äkta och oförfalskad. Generellt Att hålla ett föredrag eller kurs skapar alltid en viss form av nervositet och anspänning. Det är normalt och absolut inget fel. En viss nervositet och rampfeber måste finnas för att man skall behålla fokus och koncentration. Även en rutinerad och van talare och kursledare har en viss form av rampfeber. Att tala inför människor och publik är för de flesta människor en obehaglig upplevelse. Alla känner olika former av anspänning. Skillnaden är att vana talare och kursledare vet hur de skall hantera sin rampfeber och sina fjärilar i magen. För den oerfarne kan det vara lite värre men denna guide hjälper med lite goda råd, tips och vägledning hur du blir en bättre kursledare och talare. Förberedelser och planering är A och O i dessa sammanhang. Genom att steg för steg förbereda sig, mentalt, manuskript, tidsplan, träning och repetitioner skapar man ett mycket bättre självförtroende och en bättre självkänsla. Ju bättre förberedd, påläst och rustad du är för uppgiften, ju säkrare känner du dig när du skall möta din publik. En timmes ny presentation är ofta 5-10 timmars förberedelser. 5

6 2 Planering av kurs och presentation. Vi väljer att gruppera förberedelsen i följande 5 viktiga punkter: - Mentala förberedelser. - Manus, stolpar och tidsplanering. - Anpassningar och visuella hjälpmedel. Skräddarsy kurser. - Mål och förväntningar. - Kroppsspråk och träning. Mentala förberedelser. Ju bättre påläst och förberedd du är desto bättre självförtroende får du. Ju större din kompetens är i ämnet desto mer bekvämare blir du i din roll. Allt detta påverkar din mentala styrka. Den mentala delen i dessa sammanhang och i din uppbyggnad är av stor vikt och kanske en av de allra viktigaste delarna i dina förberedelser. Glöm därför inte bort den mentala planeringen. De allra flesta av oss människor har en inbyggd mental spärr inombords som säger till oss att vi inte kan prestera mer än vi tror. Det är dessa spärrar vi måste tränga igenom och riva. Om du vill bli en bra kursledare och genomföra en proffsig presentation är det en stor fördel att tänka positiva tankar om sig själv. Var stolt över din kunskap och erfarenhet vilket ger dig den plattform du behöver för att utföra ditt arbete och vara en uppskattad och kompetent kursledare. Att tro på sig själv är viktigt. Mental tro kan försätta berg och riva alla hinder. Negativa tankar får motsatt effekt. Utnyttja tankens energi och kraft. Nästa gång du går in till en kurs som du skall hålla fyller du din hjärna och ditt medvetande med alla de positiva tankar som du skapat och pumpat in i ditt medvetande under dina förberedelser och träningspass. Din ökade självkänsla och självförtroende kommer sedan under din presentation att återspeglas i ditt kroppsspråk och i din autenticitet. Du utstrålar äkta vara och värme och självförtroende och på så vis ger det dig mer energi. Detta kommer att märkas. 6

7 Manus, stolpar och tidsplan. För mig personligen är ett skrivet manus rena styggelsen om det används på fel sätt. Men det menar vi om det läses upp slaviskt som det är skrivet. Talare och presentatörer som direkt läser ur ett manus tappar både engagemang och entusiasm och hjärta. Om detta finns det allt för många dåliga exempel på. Politiker inte minst. Det är dock en bra strategi att skriva ett manuskript på sin kurs, presentation eller tal. Man bör skriva ner vad man skall tala om. När du skriver ner innehållet så aktiverar du hjärnan många gånger mera än om du bara tänker på vad du skall säga. Du kommer ihåg vad du skall säga på ett bättre sätt och minimerar risken att komma av sig. Hjärnan registrerar vad du skrivit och du kan enklare skapa en röd tråd och helhet i din presentation. Lär dig sedan ditt manus utantill så gott du kan. Du skall absolut inte ta med ditt manus och läsa utantill. Återigen, det är hur du presenterar din kurs och presentation som är det avgörande. Stolpmanus. Även om du har lärt dig ditt manus utantill är det bra att göra en fusklapp med dina stolpar. I dessa bör du också markera dina viktiga delar och/eller nyckelord/meningar i din presentation. Glöm inte att din röda tråd i manuset måste du överföra till ditt stolpmanus. I ditt stolpmanus kan du också markera in dina korta och långa pauser. Försök att lägga in naturliga och avspända pauser i ditt stolpmanus. Detta skapar en bra avspändhet i din presentation. Ett inlärt manus och ett bra upplagt stolpmanus gör att du hela tiden kan hålla en bra kontakt med din publik. Att hela tiden ha en bra ögonkontakt med åhörarna gör din presentation mycket mera personlig och intressant och du kan prata mer från hjärtat. Använder du dig av PowerPoint har du ju oftast en del av dina viktiga stolpar på detta visuella hjälpmedel. Du glömmer väl inte att cirka 90 % av all presentation bygger på vad åhörarna ser och på den visuella presentationen. 7

8 Tiden. Tänk på tiden i din planering! Håll alltid koll på den under din presentation. Dra aldrig över tiden och respektera alltid de tidsramar du planerat och informerat om. Det finns tyvärr alldeles för många kursledare och talar som drar över tiden. Detta är inte seriöst och en liten skymf mot publiken. Ansträng dig därför så mycket du kan för att hålla din planerade tid. Dina tidsramar sätter du upp när du planerar din kurs. På ditt stolpmanus antecknar du dina tidsramar och planer. Oavsett form av kurs skall du alltid ha ett hållbart schema för bensträckare kaffepaus, lunch och framförallt avslutningen. Gör en tidtabell och var noga med att följa denna. Speciellt vid kursslut eller kursavslutning för dagen. Respektera att människor har andra tider att passa. När du gör och anpassar ditt tidsschema och tidtabell tänk då på att det i verkligheten tar längre tid än det kommer att göra i din egen timing och repetition hemma i lugn och ro. Om det tar 30 minuter i din repetition så tar det 45 minuter i verkligheten. Oförutsedda saker kommer alltid upp och frågor behöver ställas vilket gör att tiden kan dra iväg. Väg därför in i din planering att frågor alltid kan komma upp. Tala om för kursdeltagarna vid start när du tänker sluta för dagen eller när kursen slutar. Planera och anpassa din tid från detta. Ingenting kan sedan vara av så stort värde att det motiverar att dra över tiden. Dina åhörare kommer att respektera dig för detta! 8

9 Anpassningar, visuella hjälpmedel och skräddarsydda kurser. Inom HeadCom Education finns det en del standardkurser där alla innefattar en PowerPoint presentation utifrån kursen som skall hållas. Utifrån denna presentation kan man sedan anpassa och mer eller mindre skräddarsy kursen efter omständigheter och kunskap. Samt inte minst till de åhörare och företag den är avsedd för. Du behöver inte hålla samma mall från företag till företag. Ibland kanske du ska hålla en kurs för chefer och administratörer eller arbetsledare och ibland för medarbetare. Du måste hela tiden göra en bedömning av och lägga upp en plan och strategi utifrån vilken målgrupp och klientel du har. Glöm aldrig att deltagarna och åhörarna kan ha helt olika behov av sin kurs och du som kursledare måste hela tiden anpassa ditt sätt utifrån deltagarna för att på så vis få en så bra och optimal kontakt som möjligt. Förberedandet av dina visuella hjälpmedel är därför av största vikt. Framförallt bilder och innehåll men även rent praktiska och tekniska detaljer. För HeadCom Education kurser vill vi rekommendera att använda blädderblock och PowerPoint som visuellt hjälpmedel. Detta av den enkla anledningen att vi planerar våra kurser för ca deltagare. En snygg PowerPoint eller OH är mest lämpat för detta antal. Alla sitter ganska nära duken och kan se och följa med bra. Att kombinera blädderblock med PowerPoint är ett bra sätt att kunna göra en proffsig presentation samtidigt som man engagerar alla deltagarna med blädderblocket. Här kan man skriva upp idéer och synpunkter. Genom blädderblocket skriver du upp och fångar upp deltagarnas erfarenheter och kunskaper. Låt hänga synligt i rummet och återgå till anteckningarna vid behov. Här kan du också skriva upp deltagarnas förväntningar. Mer om detta i nästa kapitel. 9

10 Mål och förväntningar. Både som kursledare och presentatör måste du alltid sätta upp olika mål i din presentation. Du måste fråga dig vad du vill, vad du vill få ut och vad du vill uppnå med kursen. Stolpa därför upp en lista på vad du speciellt vill förmedla och hur du skall uppnå detta och en bra helhet. Dessa mål hänger ihop med hur du skall anpassa och formulera ditt manus och vad du vill säga. Allting måste hänga ihop och få en intressant helhet. Det är viktigt att sätta sig in i kursdeltagarna och åhörarnas situation och vad de kan tänkas ha för förväntningar på innehåll och kursledare. Ta detta i beaktande och stolpa upp vad du tror och ta sedan med detta i din presentation. Tänk även på vad du kan få för frågor under kursens gång. Förvänta dig ett visst antal strategiska frågor och fundera sedan ut ett bra svar på dessa. På så vis ligger du hela tiden ett steg före. En annan god idé är att ta blädderblocket till hjälp och skriva upp vid start de viktigaste punkterna som varje deltagare förväntar sig av kursen. Gör detta strax efter kursstart och låt sedan dessa blad hänga synligt i rummet. Detta är ett bra sätt att aktivera och engagera deltagarna och snabbt få en bra kontakt med dessa. I slutet av kursen stämmer ni sedan av dessa förväntningar och ser om de har blivit infriade. I vissa tillfällen kan förväntningar skilja sig från de punkter som du hade i din egen ursprungsanalys och vad du själv trodde. Kroppsspråk, träning och repetition. Alla människor, dina kursdeltagare och publik kommer att värdera dig och ditt kroppsspråk omedelbart när du hälsar dem välkomna och talar om vad du heter. Blixtsnabbt scannar vi över vad kroppen säger mer än vad talaren säger. Detta sker rent instinktivt och hjärnan har redan registrerat vad vi ser, hur du rör dig, dina händer, din blick, din mimik, dina kläder. Dessa olika detaljer vägs ihop till en samplad bild av dig som person. Gillar vi inte det vi ser gillar vi inte heller vad vi hör oavsett vad du säger. Detta publiken bara registrerar ca 10 % av dina ord. Därför är äkthet och kroppsspråk ett direkt samband med hur vi sedan uppfattar och tar till oss av dina ord och vad du säger. 10

11 Tänk därför på att försöka påverka ditt kroppsspråk positivt. Lär du dig de viktigaste detaljerna kan du också påverka ditt undermedvetna. Normalt i vardagslivet tänker vi aldrig på hur vi gör och agerar utan detta sker helt intuitivt. Med genom positiva tankar och synsätt blir också kroppsspråket positivt. I en presentation är det samma sak, tänk positivt och förmedla energi och positiva känslor utan att för den del överdriva för då försvinner den naturliga känslan och allt verkar tillgjort. Ta leendet som exempel, ett påklistrat och påtvingat leende skapar inget förtroende. Ett ärligt leende skapar en form av äkthet och signalerar omedelbart förtroende och acceptans. Kom ihåg att kroppsspråket säger mer än tusen ord. Var ärlig och öppen i din framställning annars kommer detta att märkas tydligt i ditt kroppsspråk. Här följer de viktigaste detaljerna som varje talare och kursledare bör tänka på i sin framtoning vid varje presentation; Kroppshållning. Detta är nästan det första som hjärnan registrerar. Din hållning och din stil. Sträck på dig och upp med huvudet är en regel. En hängig och nerböjd stil och med tappad haka signalerar oftast ett dåligt självförtroende och osäkerhet. En sträckt hållning och högt huvud talar oftast om för oss ett detta är en säker person med gott självförtroende. Även om det inte alltid stämmer så är det den signal som man sänder ut. Du kan träna din hållning regelbundet om du inte är nöjd med denna. Ställ dig rakt uppefter en vägg med huvud, axlar, stjärt och häl utefter väggen. Så skall din hållning vara när du går utifrån väggen. Din kompetens, ditt självförtroende och speciellt din positiva attityd och synsätt är de delar som omedvetet påverkar din hållning på ett positivt sätt. Tänk på att ha en positiv attityd. Detta ger en positiv rörelse och utstrålning. Ett äkta leende förstärker sedan detta intryck. Händerna. Händer och gester är en viktig del av din kommunikation. De ska förstärka det du säger. Om du lär dig använda dig dina händer på ett effektivt sätt förstärker du och lyfter din presentation ytterligare en 11

12 dimension. Tänk också på att inte låsa dina händer. Samt att inte skyla din kropp eller delar av din kropp med händerna. Händerna i byxfickan kan se nonchalant ut. Låt händerna vara ganska rörliga och aktiva. Händer som är samspelta med det du säger i form av gester ger mer energi åt presentationen. När du hemma i lugn och ro tränar och repeterar din presentation kan du stå framför en stor spegel och träna in dina rörelsemönster så att det ser positivt ut. Du kommer snabbt att upptäcka den positiva effekt som detta ger dig och din utstrålning. Den amerikanske presidenten Barack Obama är ett lysande exempel på hur man med relativt små medel även i en talarstol använder händerna på ett positivt sätt. President Obama har för övrigt förmågan att kunna alla sina tal helt utantill och att de trots manus verkar som han talar mycket engagerat och med full entusiasm från sitt hjärta samtidigt som han har bra kontakt med sin publik. Rörelsemönster och mimik. Några tips! Göm dig inte. Stå eller sitt inte heller stilla. Det signalerar monotoni, oinspiration, oengagemang och brist på motivation och kursdeltagarna blir sömniga. Säkert har du hört många politiker som läser sina tal utantill samtidigt som de krampaktigt låser sina händer i talarstolen och på så vis försöker få kraft. Även om undantag finns som ovan. Själv är jag lite allergisk när en kursledare sitter bakom ett skrivbord och monotont presenterar sina uppgifter. Det är svårt att hitta något mera oengagerat! Kasta ut skrivbord och talarstolar från ett kurspodium! Rör dig lugnt och avslappnat på podiet och i lokalen. Inga yviga nervösa rörelser och inte heller några snabba rörelser som kan skapa stress hos deltagarna. Ha hela tiden fokus och kontakt med åhörarna på ett äkta, lugnt och behagligt sätt. I dessa fall är alltid mimiken viktig. Le alltid! Leenden skapar en positiv känsla hos alla och sprider glädje. Din positiva attityd, glädje och engagemang återspeglas i ditt ansikte och i din mimik. En uttråkad kursledare med dåligt engagemang återspeglas alltid i en negativ mimik och ansiktsutryck. Återigen, tänk positivt! Glöm inte bort att ha glimten i ögat och bjud gärna på dig själv hela tiden vid din presentation. 12

13 Kom ihåg att kroppsspråket säger mer än tusen ord. Var ärlig och öppen i din framställning annars kommer detta att märkas tydligt i ditt ansiktsutryck. När du tränar och repeterar hemma i lugn och ro tränar du inte bara dina ord utan du måste framförallt träna in dina positiva rörelsemönster, gester och mimik. Fallgrop Gör aldrig misstaget att säga en sak som du egentligen inte menar. Ditt kroppsspråk och minspel förråder dig alltid. Vare sig du vill det eller ej talar din kropp och minspel om att du är oärlig och många tyder detta som ett oärligt uppsåt! Gör så här Var alltid ärlig och mena vad du säger, var öppen och spontan i ditt sätt att kommunicera till andra. Visa din personlighet och var dig själv i ditt framträdande, det vinner du alltid på! Kom ihåg att den trovärdighet som du signalerar inte ligger i hur charmig du är, utan hur äkta du verkar vara och vad din kropp talar om! 13

14 Klädkoden. I kurssammanhang och vid olika seminarier är i det i de flesta fall en ganska informell, ledig och avslappnad klädsel som gäller utan överdrifter åt något håll. En kursledares klädsel spelar faktiskt en ganska stor roll i sammanhanget. Du blir ganska snabbt bedömd även utifrån din klädsel. Den får inte på något vis sticka ut och vara udda. Håll dig till samma mönster som dina åhörare. Är det tex. ett chefsseminarium där alla bär strikt klädsel (kostym/dräkt) bör du också göra. det. Känner du dig osäker inför ett talaruppdrag kan du alltid rådfråga arrangören om vad som är normalt och vad som gäller. På de flesta kurser det informell klädsel som gäller. Kom i dessa fall inte i allt för strikt klädsel (mörk kostym/dräkt). Då stämplas man lätt som överlägsen innan man ens har börjat. Detta gör också att dina deltagare känna sig underlägsna och illa till mods och trivs inte med situationen. Kom heller inte i slitna jeans och T-shirt. Då skapar du absolut inget förtroende och deltagarna kan lätt uppfatta din som oseriös och respektlös inför uppgiften. Om dina åhörare gillar dig och vad de ser gillar de även vad du säger även om du ibland missar ord och meningar i din presentation. 14

15 3 Kursens tre faser. Det mest vanliga och mest klassiska är att man delar in en kurs och presentation i tre delar; - Inledning och start. - Genomförandet av kursen och presentationen. - Avslutningen. Inledning och start. Det är i inledningen av en kurs eller presentation som man har möjlighet att påverka lite extra vilket förmedlar ett gott första intryck och göra åhörarna intresserade av dig och kursen. Som ni förstår så är denna fas mycket viktig i kursens helhet. Det är nu som du under samma moment skapar förtroende och trovärdighet. Det är mycket som ska stämma under denna inledning men här har man mycket att vinna om det kan skapa rätt stämning och inledning.. Tänk lite extra på ditt kroppsspråk och den äkthet som du vill förmedla. Det ska kännas positivt och ditt självförtroende visar att du har något viktigt och intressant att säga och dela med dig av. Här kommer därför några tips och vägledning från en person med stor erfarenhet från olika presentationer i olika sammanhang. Självklart så har man även fallit i en hel fel fallgropar under årens lopp. Det är inte alltid så lätt att leva som man lär då vi som människor aldrig någonsin blir fullärda i vår profession. Misstag är positivt så länge vi lär oss av dem och förbättrar oss. Tips! Vänta in rätt tillfälle innan du startar. Tänk på inledningen och var noga att du har åhörarna med dig. Kom ihåg att ditt syfte i inledningen är att fånga åhörarnas intresse, nyfikenhet och att skapa en omedelbar kontakt och god stämning. 15

16 En god idé är att starta med att vara tyst ett par sekunder. Två sekunder är lång tid och ger en samlande effekt. Du kan i lugn och ro söka ögonkontakt med deltagarna. Hälsa och gör en kortare presentation av dig själv. Kort och koncis som bara talar om och bekräftar din kompetens och kvalifikationer. Undvik längre utlägg, då tappar deltagarna snabbt intresset. Undvik också att säga som många andra gör i liknande situationer; ursäkta klyschor som jag är sen, jag har inte haft tid att förbereda mig, jag är ingen talare etc. Detta tillför inget och ger fel energi åt starten. Det är ofta en fördel att vänta med eventuella vitsar till senare när du har fått kontakt och känt av publiken. Tänk på att undvika skämt eller kommentarer med etniska och rasistiska inslag. Gör heller aldrig sken av att veta bäst och mest. Sådant skapar bara en mur mellan dig och åhörarna. Saker som under kursens gång är svåra att reparera. Humor ja, självironi absolut, men låt det komma lite senare och framförallt vid rätt tillfälle. Först då får det rätt effekt. Åhörare brukar gilla ner en kursledare driver med sig själv och har självironi och distans. Tänk på att hela tiden vara äkta och bjuda på dig själv. Det gör ingenting om du placerar dig själv i pinsamma och löjliga situationer eller om du själv talar om dina brister med glimten i ögat. Detta lättar alltid upp stämningen under kursens gång. I detta skede kan du nu låta deltagarna tala om sina egna förväntningar och behov och skriv ner detta på ett blädderblock som sedan är väl synligt för alla i lokalen. Återkom till dessa anteckningar då och då under kursen vid behov. I samband med detta låter du deltagarna själva göra en kort presentation av sig själva och vad de jobbar med. Du har nu förhoppningsvis skapat en god kontakt med alla och alla är engagerade och delaktiga i kursen och presentationen. Det är troligtvis nu dags för den första bensträckaren i cirka 10 minuter. Du har fram tills nu skapat en bra och lättsam inledning samtidigt som du engagerat deltagarna i sitt favoritämne, att få ge utlopp för sina förväntningar och behov. 16

17 Kursens presentation och innehåll. Kort så har man givetvis sitt innehåll och manus klart. Din plan är klar och du har en god bild av deltagarna. Du har redigerat och lagt in nya bilder och symboler i din PowerPoint presentation. Du har tränat ditt upplägg och du har full kontroll på ditt tidsschema. Behöver jag påminna dig igen om ditt kroppsspråk och äkthet och utstrålning. Tänk positivt och tro på dig själv och det du gör. Lita på din kunskap och på dina planering. Var inte rädd för att göra bort dig. Om så skulle vara kan du lätt skämta bort fadäsen, det är alltid uppskattat och det ökar på din trovärdighet. Det finns de talare och kursledare som medvetet planerar in en fadäs och gör bort sig för att på så vis få en effekt och ett glatt avbrott. Tänk bara på att göra detta ytterst naturligt så att det inte ser konstlat ut. Kursens och presentationens avslutning. En kursavslutning och avslutning av en presentation är liksom inledningen en mycket viktig detalj i upplägget som inte får underskattas. Avslutningen måste även den ingå i dina förberedelserutiner då den måste planeras lika noggrant som allt annat i ditt kurskoncept. Det är nu du skall knyta ihop säcken på ett så snyggt och proffsigt sätt som möjligt. Att bara säga; Jaha, det var väl ungefär allt jag hade att säga, tack för visat intresse är att göra det lite väl enkelt för sig. En bra avslutning har en stor betydelse av hur mycket åhörarna kommer att komma ihåg presentationen. Deltagarna och lyssnarna vet och känner när det drar ihop sig till avslut. Alla börjar så smått att plocka ihop sina saker, pennor och kursmateriel och koncentrationen börjar att avtal Många är rent mentalt redan ute ur rummet. Ett tips är att planera avslut cirka 15 minuter innan den tid du har meddelat. Då får du ytterligare lite marginal ifall något oförutsett skulle hända. Har du meddelat 16,30 planera då för 16,15! Själva avslutningen har till syfte att summera kursen och återknyta där vi startade. Gå igenom blädderblockets och deltagarnas förväntningar och 17

18 behov. Du som kursledare har ju självklart sett till att alla förväntningar är infriade och alla deltagarnas behov uppfyllda. Infriade förväntningar klargör samtidigt kursens och presentationens värde för deltagarna och detta är mycket viktigt. Först då kan kursen avslutas och deltagarna lämna kursen med positiva minnen och ny kunskap i baggaget för att inte tala om en ny fin kontakt med dig som kursledare. Många kursledare avslutar med en frågestund men det är jag kritisk till och vill avråda alla oerfarna kursledare att ha detta. Detta utav den enkla anledningen att det kan dra ut på tiden alltför mycket. Det är bra om frågorna har blivit besvarade under kursens gång. Försök att hålla avslutningen kort och kärnfull. Det som inte blivit sagt fram tills nu skall heller inte bli sagt. Vad du alltid måste tänka på är att aldrig dra över tiden! Har du sagt att ni skall sluta 16,15 skall ni sluta 16,15 också inte 16,30! Respektera att deltagarna har andra viktiga tider att passa. Kanske med tåg eller flyg eller familjemedlemmar som skall hämtas. Avsluta alltid presentationen med att lätt buga till din publik och kraftfullt säga; Tack allihopa eller Tack snälla ni! 18

19 4 Praktiska råd och tips. I detta avslutande kapitel av guiden vill jag nämna och ta upp några viktiga och praktiska detaljer som du alltid bör tänka på och vara observant på. Nedanstående 7 punkter är alltid bra att gå igenom: - Gör en checklista på ditt program. - Rekognosera lokaliteter och var ute i god tid. - Förbered bra kursmaterial i god tid. - Teknisk utrustning och visuella hjälpmedel. - Telefon och mobiltelefon. - Raster, lunch och avslutning. - Trivselarrangemang. Checklista. Gör upp en checklista och påminnelselista över alla viktiga detaljer som du kan komma på. Detta kan vara allt från förberedelser till avslut. Gör en lista på allt du behöver kolla upp i samband med kurs. Lämna inget åt slumpen. Gör även upp din lista om mål och förväntningar och vad du tror att deltagarna har för behov och eventuella frågor. Underskatta aldrig checklistans betydelse utan försök verkligen få med allt. Rekognosera och var ute i god tid. Kommer du till helt nya lokaler eller direkt hos nya företag måste du kolla upp lokal och arrangemang och allt runt omkring. Har du möjlighet att rekognosera detta några dagar skall du göra detta. Om inte skall du vara ute i god tid så du verkligen hinner med allt. Framförallt, var ingen tidsoptimist och räkna alltid med att allting tar mycket längre tid än du räknat med. Kom inte för sent som kursledare! 19

20 Kursmaterial. Gör klart ditt kursmaterial i god tid före kursen. Gå igenom allt material noggrant och förpacka det snyggt och proffsigt. När det gäller HeadCom Educations kurser används dess chefsmanualer och chefsguider som kursmaterial. Detta gör det enklare för dig som är ansluten till HeadCom Solutions affärskoncept. Till detta kan du infoga eget materiel och din egen affärs- och konsultinformation och/eller specialinformation om företaget. Skriv ut alla kopior och gör en snygg pärm med register där du även får plats med din egen information. Skriv gärna ut ett försättsblad i färg. Du kan även be ett tryckeri att trycka digitalt och binda ihop kursmaterialet och informationen till en snygg mapp. Om du har många deltagare i kursen blir det billigare att göra på detta sätt istället för att printa ut och sätta i pärm. Be några tryckerier om offert då priserna kan variera stort. Teknisk utrustning och visuella hjälpmedel. Här är det mycket viktigt att du själv kontrollerar alla tekniska faciliteter i lokalen samt informerar dig om hur de fungerar. Gör dig hemmastad med tekniken. Du får inte stå och fumla under kursens gång, det ser bara oproffsigt ut. Viktigt också att kolla upp är internetuppkoppling. Finns PowerPoint kanon? Inom HeadCom Educations system- och programkurser krävs Internet då dessa är webbaserade. Om inte alla deltagarna har sin egen laptop tillgänglig kan ni säkert låna hos arrangören eller företaget. Telefon och mobiltelefon. Be alla att stänga av sin mobiltelefon. Det fungerar inte med mobiltelefoner som ringer hela tiden. Tala med receptionen eller konferensvärdinnan/värden var ni finns och vilka deltagarna är ifall ett viktigt meddelande kommer. 20