Att få till stånd en restaurang. Om administrativa kostnader för restaurangstart i Malmö, Halmstad och Karlskrona Stefan Persson december 2008

Transkript

1 Att få till stånd en restaurang Om administrativa kostnader för restaurangstart i Malmö, Halmstad och Karlskrona Stefan Persson december 2008

2 Rapporten framtagen av: RHETIKFABRIKEN Stefan Persson Verksamhetsansvarig Kontakt: Västergatan Malmö Mail: Mobil:

3 Innehållsförteckning: Innehållsförteckning 1 Sammanfattning.. 2 Att få till stånd en restaurang...4 En liten lunchrestaurang hur svårt kan det vara?... 5 Registrera företaget... 6 Summa för registrering 7 Om att få information från myndigheterna.. 7 Kontakt i Malmö.. 7 Summa för kontakt.. 8 Kontakt i Halmstad.. 8 Summa för kontakt.. 8 Kontakt i Karlskrona 9 Summa för kontakt.. 9 Tillstånd att hantera livsmedel och efterföljande tillsyn. 10 Malmö 11 Summa för tillstånd att hantera livsmedel. 11 Halmstad 12 Summa för tillstånd att hantera livsmedel.. 12 Karlskrona.. 12 Summa för tillstånd att hantera livsmedel.. 12 Serveringstillstånd alkohol 12 Malmö.. 13 Summa för tillstånd att servera alkohol Halmstad. 13 Summa för tillstånd att servera alkohol 13 Karlskrona 14 Summa för tillstånd att servera alkohol 14 Uteservering 14 Uteservering i Malmö. 15 Summa för uteservering 15 Uteservering i Halmstad 16 Summa för uteservering 16 Uteservering i Karlskrona. 16 Summa för uteservering 16 Slutkommentar 17 Ändringsförslag för effektivare handläggning 18 Kostnadssammanställning 19 1

4 Sammanfattning Svenskt Näringsliv öppnar restauranger i Malmö, Halmstad och Karlskrona. Även om restaurangerna är fiktiva, så är krånglet och de administrativa kostnaderna i hög grad verkliga. Genom att öppna fiktiva restauranger belyses en liten del av de administrativa kostnaderna som drabbar företagare. Bilden är inte komplett. I rapporten granskas endast administrativa kostnader i förhållande till tillstånd och tillsyn som rör livsmedel och alkohol. Trots att det har räknats lågt hamnar slutsumman för en restaurangstart i Malmö på kronor. I Halmstad är summan kronor och i Karlskrona kronor. Det är vad det kostar att få de nödvändiga tillstånden för livsmedelshantering och alkoholservering för en ny restaurang. Ett rikt restaurangliv i kommunen bidrar till levande stadsmiljö, arbetstillfällen, ökade skatteintäkter och mycket mera. Det är därför orimligt att det ska vara så dyrt att få tillstånd att driva restaurang. Nutek beräknar de administrativa kostnaderna för företag till 100 miljarder kronor om året. Ett omfattande regelförenklingsarbete har inletts och regeringen har satt som mål att företagens administrativa kostnader ska minska med 25 procent fram till I regelförenklingsarbetet har kommunerna hamnat i skymundan, trots att kommunerna är några av de myndigheter som företag har mest kontakt med. I livsmedels- och alkoholfrågor är kommunerna tillsynsmyndigheter. Även om kommunerna i de flesta fall styrs av nationella lagar, finns det stort utrymme att förenkla administrationen av dem och därmed sänka kostnaderna för såväl kommunerna som för företagen. Rapporten kan förhoppningsvis ge inspiration för kommunerna och andra berörda myndigheter till att intensifiera förenklingsarbetet. Samtliga tre granskade kommuner saknar exempelvis nämnvärd samordning av livsmedels- och alkoholfrågor. För att få nödvändig information från kommunerna behövdes det kontakt med sju tjänstemän i Malmö och kontakt med sex tjänstemän i Halmstad och Karlskrona. Trots de höga avgifterna har kommunerna i landet bara omkring en tredjedels kostnadstäckning. Kostnadstäckningen varierar mycket från kommun till kommun. Men generellt skulle avgifterna tredubblas för att de skulle täcka kommunernas utgifter, vilket skulle innebära en genomsnittlig timkostnad på över kronor. 1 Något tyder på att den interna byråkratin är omfattande. Genom att samordna informationen på kommunernas hemsida, samordna de uppgifter som begärs in från företagen och genom att ha en samlad enhet för restaurangärenden i kommunerna, skulle servicen till företagen öka avsevärt. Då skulle kommunerna kanske också kunna frigöra resurser, så att de kan genomföra den tillsyn de tar betalt för. I Malmö är det drygt hälften av de berörda företagen som årligen får 1 Taxa inom miljö-, hälso- och djurskyddsområdet samt taxa för uppdragsverksamhet underlag för lokala bedömningar, Sveriges Kommuner och landsting 2003, s.4 genomsnittlig kostnad i dag 620 kronor x 3 = 1860 kronor. 2

5 livsmedelstillsyn trots att alla betalar för det. I Halmstad och Karlskrona är det bara drygt var tredje företag som årligen får tillsyn. I de granskade kommunerna rör det sig om miljonbelopp som krävs in från företag för tillsyn som aldrig blir genomförd. 3

6 Att få till stånd en restaurang Från vänster till höger, från regering till kommunfullmäktige, från myndighet till intresseorganisation - alla är överens. Villkoren för småföretagare måste förbättras och det måste bli lättare att starta företag. Speciellt är alla överens om att den byråkratiska bördan ska lättas. Nutek beräknar de administrativa kostnaderna för företag till 100 miljarder kronor om året. Det är förmodligen lågt räknat. 2 Ett omfattande regelförenklingsarbete har inletts och regeringen har satt som mål att företagens administrativa kostnader ska minska med 25 procent fram till Som en del i arbetet har ett regelråd inrättats. Rådet ska granska all ny lagstiftning för att inget onödigt krångligt ska tillkomma. För att även förenkla befintliga regler har myndigheter fått ta fram förslag på regelförenklingar inom respektive område. Arbetet är lovvärt, men än så länge har några större förändringar inte skett. Ökningen av administrativa kostnader har bromsats upp. Men vid en första utvärdering av regelförenklingsarbetet visade det sig att de administrativa kostnaderna fortfarande stiger. 3 En del av regelkrånglet står kommunerna för. På många områden såsom miljö, tobak och alkohol är kommunerna tillsynsmyndigheter. Kommunerna har relativt stort självbestämmande när det gäller att utforma tillsynen. Även om majoriteten av alla regler härstammar från EU, finns det också många regler kommunerna stiftar själv. Kommuner har med andra ord ett stort ansvar för regelkrångel. För att tydliggöra hur krångligt det kan vara att vara företagare, har vi valt att belysa arbetet med att få till stånd en restaurang. Rapporten kan dels ge inspiration för kommuner och berörda myndigheter till att intensifiera förenklingsarbetet, samtidigt som den kan fungera som ett verktyg för nya företagare. För att belysa de regionala och kommunala skillnaderna öppnas en fiktiv restaurang i Malmö, Halmstad och Karlskrona. Den fiktiva restaurangen är en liten restaurang i nya lokaler. Den drivs som en enskild firma och ska tillreda och servera mat, samt ha alkoholtillstånd. En servitris anställs. En liten uteservering etableras för att göra restaurangen mer attraktiv. Omsättningen beräknas vara 2,7 miljoner kronor. Fakta Restaurang Fiktiv Typ: Lunchrestaurang nytt företag i ny lokal Företagsform: Enskild firma Omsättning: 2,7 miljoner kronor Personal: 1 Placering: centrum Alkoholtillstånd: ja Uteservering: ja (söks inför sommarsäsongen), 10 kvm Vi följer med från första steget när företaget registreras tills restaurangen öppnar och följer upp första tiden efter öppnandet. 2 ( ) 3 Uppföljning av regelförenklingsarbetet, Pressmeddelande, Näringslivsdepartementet

7 En liten lunchrestaurang hur svårt kan det vara? Det kostar att öppna restaurang. Kylskåp, ugnar, möbler, diskmaskiner och mycket annat ska inköpas. Råvaror ska införskaffas och avtal ska skrivas med grossister. Lokalen ska anpassas till gällande regler för livsmedelsbehandling. Marknadsföring får man inte spara in på. Dessa kostnader och många fler har för enkelhetens skull tänkts bort. Istället granskas enbart de administrativa kostnaderna. Det vill säga de kostnader entreprenören har för att få klartecken från inblandade myndigheter, så att hon kan öppna sin restaurang. Kostnaderna är uppdelade i två kategorier. Den första kategorin är direkta kostnader som omfattar registreringsavgifter, tillsynsavgifter och andra avgifter som myndigheterna kräver för att hantera ärendet. Den andra kategorin är tidsåtgången. Pengar är tid, så naturligtvis måste man räkna den till de administrativa kostnaderna när man startar ett företag. Tidskostnaderna omfattar enbart den tid som rör administrativt arbete som är direkt knutet till uppfyllandet av myndigheternas krav. Exempel: För att registrera ett företag måste man uppge verksamhetsidé. Arbetet med att ta fram verksamhetsidén tas inte med i beräkningen, då det antas att en sådan tas fram oberoende av myndigheternas krav. Den tid som omfattas är enbart den tid det tar att besvara myndigheternas frågor. Timkostnaden beräknas utifrån Sveriges Kommuners och Landstings (SKL) underlag för timtaxa för tillsyn. Det verkar rimligt att företagaren ska kunna räkna med samma timkostnader för administration av myndighetsärenden som myndighetsutövarna gör. Medeltimtaxan i landet med årlig uppräkning är 620 kronor. Spännvidden ligger mellan 320 kronor och 870 kronor. 4 Här antas det att företagaren är lika effektiv som de billigaste kommunerna. Det räknas därför med en timkostnad på 320 kronor. Exempel: En restaurangägare lägger två timmar på att fylla i en blankett för att få ett tillstånd. Kostnaden blir då 320 kronor x 2 = 640 kronor. För att hålla det så enkelt som möjligt har det inte tagits med i beräkningen att handläggningstiden ofta är flera månader lång och att tillstånd ofta blir försenade, vilket mycket väl kan innebära att man får betala ett antal månaders lokalhyra, lån, lön och andra löpande kostnader innan restaurangen kan öppna. För enkelhetens skull tas enbart tillstånd som rör start av företaget, livsmedel och alkohol upp. Det betyder att tillstånd som rör spel, avfall, brandsäkerhet och så vidare inte tas upp i rapporten. 4 Taxa inom miljö-, hälso- och djurskyddsområdet samt taxa för uppdragsverksamhet underlag för lokala bedömningar, Sveriges Kommuner och landsting 2003, s.4 5

8 Registrera företaget: En bra början när man har bestämt sig för att starta en restaurang är att bilda ett företag. För att göra det måste man kontakta två olika myndigheter, Bolagsverket och Skatteverket. De båda myndigheterna samarbetar och erbjuder mycket rådgivning i förbindelse med starten av företag. Det första som möter en när man går in på Bolagsverkets hemsida är frågan om du vill starta företag. Därifrån kan man ganska enkelt klicka sig vidare till de båda myndigheternas gemensamma webbsida för företagsregistrering 5. För att inte komplicera det mer än nödvändigt väljs den enklaste företagsformen, en enskild firma. Firman ska vara momsregistrerad, registrerad som arbetsgivare och inneha F- skattsedel. Trots att myndigheterna har arbetat aktivt med regelförenkling en längre tid finns det en lång rad frågor man måste kunna svara på för att få registrera företaget och bli momsregistrerad. Här följer ett urval: Vad är din verksamhetsidé? Vilken kundkrets kommer du att ha? Har du varit anställd hos någon av dina framtida kunder? Hur ska du skaffa dina kunder? Kommer egen utrustning och inventarier att användas och vad är anskaffningsvärdet? I vilka lokaler kommer arbetet att utföras? Har du garantiåtaganden? Hur ska din egen ersättning beräknas? Vilka tillstånd krävs och har dessa sökts eller erhållits? Vad är ditt beräknade beskattningsunderlag? Vilka avdragsgilla utgifter kommer du att ha? Vilket överskott kommer du att ha? Vad är den beräknade utgående och ingående momsen? Med andra ord kan man inte börja med att starta företaget. Man måste först ha en väldigt detaljerad idé om hur företaget ska se ut och hur verksamheten ska bedrivas. Många frågor verkar vara mer anpassade till att försvåra för företagare än att underlätta för folk att starta företag. Bra exempel på det är frågan hur man ska skaffa sig kunder. Det kan tyckas onödigt att myndigheterna ska veta hur och till vem man ska sälja sin vara redan innan man har börjat. Förutsatt att man har förberett sitt företag väl och upprättat verksamhetsidé, affärsplan, budget, marknadsanalys, budgetkalkyl m.m. tar det inte så lång tid att få företaget registrerat. Är man något så när datorvan och påläst kan man klara registreringen på uppskattningsvis 5 timmar. Förutom tiden tas det också ut en registreringsavgift som för närvarande ligger på 900 kronor. Vill man dessutom skydda företagsnamnet kostar detta 700 kronor extra för varje län man vill skydda namnet i. Eftersom den fiktiva restaurangen är en liten lunchrestaurang utan större expansionsplaner skyddas namnet bara i närområdet. Därmed blir avgiften kronor

9 Summa för registrering: Avgifterna för att registrera företaget uppgår till kronor. Till detta ska läggas 5 timmar á 320 kronor. Den totala kostnaden blir därmed kronor. Om att få information från myndigheterna: När väl företaget är registrerat gäller det att få alla tillstånd som krävs för att driva restaurang. Eftersom förutsättningarna för etablering undersöks, verkar näringslivsenheterna i kommunerna som naturliga ingångsportar. I rapportframtagandet kontaktades därför enheterna i de tre kommunerna. Kontakten skedde via e-post. Frågorna som ställdes var följande: 1. Vilka tillstånd krävs för att starta en restaurang och vem ska godkänna vad? 2. Vilka regler gäller för själva lokalen (miljö, hälsa, livsmedel, alkohol, brand etc.)? 3. Vilka regler gäller för tillståndsansökaren? 4. Vilka blanketter ska fyllas i? 5. Vilka regler gäller för uteserveringar? 6. Vilka kostnader är förbundna med de olika tillstånden? Brevet avslutades med en anmodan om att vidarebefordra brevet till rätt instans, om näringslivsenheten inte själv kunde svara på frågorna. Breven skickades i slutet på oktober. 6 Kontakt i Malmö: Näringslivsenheten i Malmö har inte svarat på den e-post som skickades till dem. När tillståndsenheten kontaktades direkt gick det bättre. Enheten var till stor hjälp med information om regler och tillstånd för alkoholservering. Kommunens hemsida innehåller mycket information, men informationen är utspridd och mycket svår att finna. När man exempelvis går in under fliken näringsliv, finns det ingen möjlighet att välja bransch. Om man går vidare till tillstånd, finner man en länk till serveringstillstånd och en länk som heter Miljö- och livsmedelsfrågor. Den sistnämnda har inte fungerat under den tid rapporten har varit under framtagande. Om man söker på livsmedel kommer det som sjunde träff upp en länk som heter Livsmedel. Följer man länken kommer man till en rörig sida för livsmedelstillstånd. I en länklista på sidan kan man välja bland köldmedier, årsrapporter, pcb, värmepump etc. Det är inte helt lätt att förstå att man har hamnat hos Miljö och Hälsa och deras tillståndssida. Går man istället direkt in på Miljö och Hälsas hemsida finns det en länk till livsmedel. Följer man länken finner man en länk som heter Starta livsmedelsföretag. Här är en guide i fyra steg. Första steget är kontakt och under det finns det vissa kontaktuppgifter. Dock enbart

10 telefonnummer till avdelningarna, inga fysiska adresser eller e-postadresser och inga namn på ansvariga tjänstemän. Nästa steg är ansökan och under detta finner man bara information om hur man söker de tillstånd avdelningen för livsmedelskontroll handhar. Sedan är det bara att vänta (steg 3) och få slutbesiktning (steg 4). För att få överblick över Malmö krävdes det sammanlagt sju olika kontakter 7, samt omfattande sökning på kommunens hemsida. Näringslivsenheten svarade inte vilket innebar att man själv fick ta reda på vilka som skulle kontaktas. Någon samordning finns inte. Summa för kontakt: Total tidsåtgång för att få önskad information i det fiktiva fallet är ca 12 timmar. Detta gångat med 320 kronor ger en kostnad på kronor för att införskaffa nödvändig information. Kontakt i Halmstad: Näringslivsenheten i Halmstad svarade på e-post efter mer än en månad. 8 Då hade information redan införskaffats på annat vis. Under näringslivssidorna på kommunens hemsida, har det inte varit möjligt att hitta information om tillstånd och information om ansvariga tjänstemän för de olika tillstånden. När man har gått in på näringslivssidan, finns det heller ingen länk tillbaka till kommunens startsida. Därför får man börja om från början och skriva in kommunens adress. Följer man länkarna Jag vill och veta regler, taxor finner man ingen information om de regler och taxor som eftersöks för restaurangstart. Istället får man välja Jag vill och få jobb, plats, tillstånd. Där kan man finna en länk till serveringstillstånd. Någon information om hur man får tillstånd att hantera livsmedel finns inte där. Söker man istället på livsmedel kommer det som 23:e träff upp en rubrik som heter Vi ger tillstånd. Därifrån kan man sedan klicka sig vidare och finna information om tillstånd och tillsyn för livsmedel. Mycket information finns på hemsidan, men den är mycket svår att hitta. För att få överblick över Halmstad krävdes det sammanlagt sex olika kontakter 9, samt omfattande sökning på kommunens hemsida. Näringslivsenheten svarade efter en dryg månad, vilket i praktiken innebar att man själv fick ta reda på vilka som skulle kontaktas. Någon samordning av livsmedels- och alkoholfrågor finns inte. Summa för kontakt: Total tidsåtgång för att få önskad information i det fiktiva fallet är ca 10 timmar. Detta gångat med 320 kronor ger en kostnad på kronor för att införskaffa nödvändig information. 7 Här är inte de kontakter som inte har svarat eller enbart har vidarebefordrat frågor inkluderade. Med är enbart de kontakter som har givit information och svarat på frågor Här är inte de kontakter som inte har svarat eller enbart har vidarebefordrat frågor inkluderade. Med är enbart de kontakter som har givit information och svarat på frågor. 8

11 Kontakt i Karlskrona: Näringslivsenheten i Karlskrona svarade på e-post efter åtta dagar och vidarebefordrade frågorna till samhällsbyggnadsförvaltningen samt socialförvaltningen. Två dagar senare kom svar från socialförvaltningens alkoholhandläggare som skickade material som även innehöll riktlinjer och information om utformning och tillstånd för uteservering 10. Samhällsbyggnadsförvaltningen svarade inte. På samhällsbyggnadsförvaltningens hemsida finns bara allmänna kontaktuppgifter och kort information om vilka ansvarsområden de har. För att få hjälp med vem man ska tala med på samhällsbyggnadsförvaltningen kontaktades en näringslivsutvecklare som enligt hemsidan lotsar dig rätt. Två veckor senare hade inget svar mottagits. Under arbete och företag på kommunens hemsida finns det en länk till etablering. Här finner man dock ingen annan information är kontaktuppgifterna till enhetschefen på näringslivsenheten. Går man in på näringslivsenhetens egna hemsida finner man också bara kontaktuppgifter till enhetens personal. Går man istället in under Bostad och miljö och först väljer miljö och sedan livsmedel får man kort information om en snart tre år gammal ny lagstiftning gällande livsmedel samt kontaktuppgifter till miljöinspektörerna inget annat. För att hitta information om tillstånd måste man gå in under arbete & företag och sedan välja företagsservice. Där kan man finna en länk till information om olika tillstånd. För att få överblick över Karlskrona krävdes det sex olika kontakter 11, samt en hel del sökning på kommunens hemsida. En viss samordning av information finns i form av broschyrer och informationsmaterial. Summa för kontakt: Total tidsåtgång för att få önskad information i det fiktiva fallet är 8 timmar. Detta gångat med 320 kronor ger en kostnad på kronor för att införskaffa nödvändig information. 10 Vägledning och information - Serveringstillstånd 11 Här är inte de kontakter som inte har svarat eller enbart har vidarebefordrat frågor inkluderade. Med är enbart de kontakter som har givit information och svarat på frågor. 9

12 Tillstånd att hantera livsmedel och efterföljande tillsyn När man har registrerat sitt företag och fått den nödvändiga informationen från kommunerna gäller det att skaffa alla nödvändiga tillstånd. Det viktigaste för en restaurang är att få tillstånd att hantera livsmedel. Tillståndet styrs av livsmedelslagen som är mycket komplex. Livsmedelsverket, som är översta myndigheten för livsmedelskontroll, skriver exempelvis på myndighetens hemsida att det inte går att räkna upp de regler som gäller just för en viss sorts verksamhet det finns alldeles för många olika. 12 Trots komplexiteten är det livsmedelsföretagets skyldighet att känna till och följa lagen. Kontrollmyndighet är respektive kommun och det är också hos den man måste registrera restaurangen. Vanligen är det miljö- och hälsoskyddsnämnden i kommunen som har ansvaret. När tillståndet är givet har myndigheten såväl en rättighet som en skyldighet att utöva tillsyn. Kostnaderna för både registreringen och tillsynen ska företaget betala tog kommunerna i landet tillsammans ut 220 miljoner i kontrollavgift. 13 Avgiften bedöms vanligen utifrån hur stor verksamheten är. Kontrollmyndigheten bedömer hur många timmars inspektion ett företag ska få och företaget betalar en timtaxa. Ett problem är att myndigheten sedan av olika skäl inte genomför de kontroller den har tagit betalt för. Mindre än hälften av företagen i landet som har betalt in tillsynsavgift under 2007 fick besök av kontrollanter. Det betyder att företagen har fått betala för något som de inte har fått. Enligt TV4 Nyheternas beräkningar är det över 100 miljoner som kommunerna tog ut i avgifter för kontroll som aldrig blev genomförd. 14 I Malmö var det drygt hälften av livsmedelsanläggningarna som aldrig blev besökta. Enligt samma beräkningsmodell som TV4 använde sig av, innebär det att man tog ut ca 3 miljoner kronor för tillsyn som aldrig blev genomförd. I Halmstad var det bara drygt var tredje livsmedelsanläggning som fick besök. Det innebär att man tog ut närmare 2 miljoner kronor för tillsyn som aldrig blev genomförd. I Karlskrona var det också bara drygt var tredje livsmedelsanläggning som fick besök. Statistik för kostnaderna i Karlskrona saknas av okänd anledning. 15 Samtidigt är det så att tillsynen ska finansieras av avgifterna. Trots de höga avgifterna har kommunerna i landet bara omkring en tredjedels kostnadstäckning. Kostnadstäckningen varierar mycket från kommun till kommun. Men generellt skulle avgifterna tredubblas för att 12 ( ) pdf ( ) pdf ( ) samt ( ) pdf ( ), 10

13 de skulle täcka kommunernas utgifter, vilket skulle innebära en genomsnittlig timkostnad på över kronor. 16 Något tyder på att den interna byråkratin är omfattande. Tiden det tar att ansöka om tillstånd är svår att uppskatta. Man ska bland annat inkomma med skalenliga ritningar på lokalerna med placering av allt från toalett till kylskåp. Man ska inkomma med detaljerad verksamhetsplan och beskrivning av vilken mat som ska tillagas och hur. Naturligtvis är det också mycket individuellt hur mycket tid man behöver lägga, beroende på lokal, befintliga ritningar, erfarenhet m.m. Antagligen kan detta inte göras på under 20 timmar, vilket det är den tid det utgås från här. Därmed tillkommer en kostnad på 320 kronor x 20 timmar för tillståndsansökan, vilket blir kronor. Samtliga kostnader för godkännande och tillsyn är baserade på att allt blir godkänt direkt och att ingen extra tillsyn tillkommer. När tillstånd väl är givet är man skyldig att utföra en omfattande egenkontroll som bland annat innebär att man ska föra journal över en mängd händelser. Det är mycket tidskrävande. Någon direkt kostnad i form av avgifter är inte kopplad till egenkontrollen. Det är dessutom väldigt svårt att bedöma hur mycket av egenkontrollen som är motiverad för restaurangens egen skull, dvs. hur mycket egenkontroll man bör ha oberoende av vilka krav myndigheterna ställer. Därför tas, för enkelhetens skull, inte kostnaderna för egenkontroll med i beräkningarna, även om det bevisligen är en tung kostnadspost för restauranger. Malmö Kommunens avgifter är baserade på en timkostnad på 840 kronor. Ansökningsavgiften är baserad på den årliga kontrollavgiften som i sin tur är baserad på en riskbedömning och omsättningsbedömning. Den årliga kontrollavgiften för en typisk lunchrestaurang är baserad på 8 timmars kontroll och blir därmed 840 x 8 = kronor. Ansökningskostnaden för att få godkänd en restaurang är halva kontrollavgiften, dvs kronor förutsatt att allt går enligt planen och fungerar direkt. Ansökningskostnaden täcker det första kalenderårets tillsynsavgift. Det innebär att man enbart betalar 3360 kronor det första året om man startar restaurangen i januari. Om man startar på hösten får man först betala kronor för att sedan efter årsskiftet betala kronor. Summa för tillstånd att hantera livsmedel: För att få en rimlig bedömning av vad det kostar att starta en restaurang och driva restaurangen den första tiden läggs ansökningsavgiften och den årliga kontrollavgiften samman och delas med två. Det blir då en kostnad på kronor. Till denna tillkommer kronor i arbetstidskostnad vilket ger en total kostnad på kronor. 16 Taxa inom miljö-, hälso- och djurskyddsområdet samt taxa för uppdragsverksamhet underlag för lokala bedömningar, Sveriges Kommuner och landsting 2003, s.4 genomsnittlig kostnad i dag 620 kronor x 3 = 1860 kronor. 11

14 Halmstad Kommunens avgifter är baserade på en timkostnad på 735 kronor. Ansökningsavgiften är baserad på den årliga kontrollavgiften som i sin tur är baserad på en riskbedömning och omsättningsbedömning. Den årliga kontrollavgiften för en typisk lunchrestaurang är baserad på 8 timmars kontroll och blir därmed 735 x 8 = kronor. Karlskrona Summa för tillstånd att hantera livsmedel: Ansökningsavgiften och den årliga tillsynsavgiften är i Halmstad kronor för en typisk lunchrestaurang. Till den kostnaden tillkommer kronor i arbetstidskostnad vilket ger en total kostnad på kronor Kommunens avgifter är baserade på en timkostnad på 750 kronor. Ansökningsavgiften är baserad på den årliga kontrollavgiften. Den årliga kontrollavgiften för en typisk lunchrestaurang är baserad på 8 timmars kontroll och blir därmed 750 x 8 = kronor. Just nu ges 25 procents rabatt på avgiften vid nystart. Det ger en avgift på kronor. Summa för tillstånd att hantera livsmedel: För att få en rimlig bedömning av vad det kostar att starta en restaurang och driva restaurangen den första tiden läggs ansökningsavgiften och den årliga kontrollavgiften samman och delas med två. Det blir då en kostnad på kronor. Till denna tillkommer kronor i arbetstidskostnad vilket ger en total kostnad på kronor. Serveringstillstånd - alkohol För att få servera alkohol krävs det att man har serveringstillstånd. Serveringstillståndet styrs dels av alkohollagen och dels av övervägande omkring ordning och miljö. Polisen och kommunen är tillsammans tillsynsmyndigheter för alkohol. Ansökningsavgiften skiljer sig från kommun till kommun. Till ansökningsavgiften tillkommer en årlig tillsynsavgift som normalt består av en fast avgift och en rörlig som baseras på omsättning och öppethållande. För att få ett belopp som bäst motsvarar såväl restaurangstart som den första tiden efter starten läggs ansökningsavgift och total årlig tillsynsavgift samman och delas med två. När tillstånd har givits är restaurangen skyldig att registrera och rapportera all försäljning samt lager i detalj Det är viktigt att lämna in rapporteringen i tid. I Malmö kostar det exempelvis 500 kronor per påminnelse. Har inte rapporten kommit in efter två påminnelser kostar det kronor. (Tillståndsenheten Restaurangrapport för 2007, ) 12

15 Om förhållandena förändras, exempelvis vid ägarbyte, byte av ansvarig personal, ombyggnad, uteservering etc. krävs det en ny prövning. Ansökningshandlingarna är av ungefär samma komplexitet i de tre granskade kommunerna. En del av den information som begärs in kan återanvändas från ansökan om tillstånd att hantera livsmedel. Myndigheterna har ingen samordning, men som företagare kan man spara lite tid genom att själv samordna ansökningarna. Det är precis som tidigare mycket individuellt hur mycket tid man behöver lägga, beroende på lokal, befintliga ritningar, erfarenhet m.m. Antagligen kan detta inte göras på under 15 timmar, vilket är den tid det utgås från här. Man ska också räkna med den tid det tar att få in nödvändiga dokument från personal som visar att personalen är lämplig. Det tillkommer då lönekostnader som i det här fallet med en servitris beräknas vara 300 kronor. Därmed tillkommer kostnad för arbetstid och personalkostnad på totalt kronor. Malmö I Malmö är ansökningsavgiften för nytt tillstånd kronor. Den fasta årliga tillsynsavgiften är kronor. Den fiktiva restaurangens omsättning beräknas vara 2,7 miljoner kronor och den har enbart öppet under vad som anses vara normaltid. Det ger en rörlig tillsynsavgift på kronor. Det är viktigt att vara ute i god tid. Handläggningstiden beräknas vara 3 månader förutsatt att ansökan är komplett. 18 Halmstad Summa för tillstånd att servera alkohol: Ansökningsavgift tillsammans med total tillsynsavgift delat med två ger en kostnad på kronor. Till detta ska läggas arbetstids- och personalkostnader på kronor, vilket ger en total kostnad på kronor. I Halmstad är ansökningsavgiften för nytt tillstånd kronor. Den fasta årliga tillsynsavgiften är kronor. Den fiktiva restaurangens omsättning beräknas vara 2,7 miljoner kronor och den har enbart öppet under normaltid. Det ger en rörlig tillsynsavgift på kronor. Summa för tillstånd att servera alkohol: Ansökningsavgift tillsammans med total tillsynsavgift delat med två ger en kostnad på kronor. Till detta ska läggas arbetstids- och personalkostnader på kronor, vilket ger en total kostnad på kronor ( ) 13

16 Karlskrona I Karlskrona är ansökningsavgiften för nytt tillstånd 7000 kronor. Den fasta årliga tillsynsavgiften är 800 kronor. Den fiktiva restaurangens omsättning beräknas vara 2,7 miljoner kronor och den har enbart öppet under normaltid. Det ger en rörlig tillsynsavgift på kronor. Summa för tillstånd att servera alkohol: Ansökningsavgift tillsammans med total tillsynsavgift delat med två ger en kostnad på kronor. Till detta ska läggas arbetstids- och personalkostnader på kronor, vilket ger en total kostnad på kronor. Uteservering: För att ha uteservering på allmän plats måste man ha tillstånd både från polisen och från kommunen. Man ska skicka ansökan till polisen som sedan skickar ansökan på remiss till kommunen. För att polisen ska handlägga ärendet tar de ut en avgift på 600 kronor. Tillståndet ges för en säsong i taget, så avgiften är en årligen återkommande kostnad för den som vill ha uteservering. Kommunen tar ut en markupplåtelsesavgift som skiljer sig från kommun till kommun. Man måste också ansöka om förändring i serveringstillståndet. Kommunerna tar ut olika avgifter för detta. Något nytt tillstånd att hantera livsmedel behövs inte såvida man enbart ska servera mat på uteserveringen. I vissa fall måste man även skaffa bygglov för uppförande av uteservering. Då den fiktiva restaurangens uteservering inte ska vara avancerad eller permanent krävs det dock inget bygglov. Storleken på uteserveringen är 10 kvadratmeter. Ska man ha gasolvärme eller annan värme krävs ofta ett separat tillstånd. Den fiktiva restaurangen väljer därför att inte ha värme den första sommarsäsongen. Det är förmodligen lågt räknat, men det utgås från att det tar 5 timmar i arbetstid att ansöka om tillstånd för uteservering. Även här ska man inkomma med detaljerade ritningar m.m. Till detta ska läggas tid för att ansöka om förändrat serveringstillstånd. Det antas också ta 5 timmar. Det ger en kostnad på 10 x 320 = kronor. Då markupplåtningskostnader inte är en direkt myndighetsrelaterad administrativ kostnad, utan en hyreskostnad, tas denna inte med i beräkningen. 14

17 Uteservering i Malmö: Förutom själva ansökan finns det en mängd andra faktorer att ta hänsyn till om man vill öppna uteservering i Malmö. Här följer ett axplock av de krav man måste förhålla sig till: Trätrallar och plastmattor är helt främmande inslag i en gedigen stadsmiljö. Vita plastmöbler godkänns inte givetvis ska möblerna vara anpassade till att stå utomhus och vara hela och rena. Kanske tycker någon att det ser slarvigt ut med möbler utan golv? Visst ger det ett intryck av tillfällig servering. Men det är också charmen med säsongsföreteelser. Uteserveringen finns inte permanent. Det gäller att passa på och utnyttja den. Undvik dominerande färger Och fall inte för frestelsen att montera extra guldknoppar och emblem. Malmö är ingen glittrig stad. Den är vacker på ett rakare, mer okonstlat vis. 19 Riktlinjerna kan tyckas vara väl detaljerade och byråkratiska. Till detta ger kommunen svaret: Vi svenskar tror ofta att vårt land är ovanligt byråkratiskt och att våra myndigheter ställer extrema krav. En europeisk jämförelse visar att styrningen av stadsmiljön är betydligt strängare på andra håll. 20 Det är kanske sant att det inte är ovanligt byråkratiskt i en europeisk jämförelse, men det förändrar inte att det är byråkratiskt. Malmö har differentierad taxa för markupplåtning till uteservering som anpassas till årstid och läge. För en uteservering i A-läge som omfattar större delen av de centrala delarna av staden kostar det under sommarhalvåret ca 720 kronor per kvadratmeter och säsong. För att hyra 10 kvadratmeter trottoar för uteservering i centrum koster det kronor. Summa för uteservering: Polisens avgift tillsammans med arbetskostnader ger en kostnad på kronor. Till detta ska läggas avgift för ansökan om förändrat serveringstillstånd. I Malmö är den avgiften på kronor. Det ger en totalkostnad på kronor. 19 Riktliner för uteserveringar i Malmö, Malmö stadsmiljöprogram, Gatukontoret & Stadsbyggnadskontoret ( ) 20 Riktliner för uteserveringar i Malmö, Malmö stadsmiljöprogram, Gatukontoret & Stadsbyggnadskontoret ( ) 15

18 Uteservering i Halmstad: I större delen av Halmstad gäller samma markupplåtningstaxa för uteserveringar. Taxan ligger inte på hemsidan, så för att få fram priset måste kontakt tas med ansvarig tjänsteman. Hyran ligger på 64 kronor per kvadratmeter och månad. Sommarsäsongen är sju månader, vilket ger en hyreskostnad på kronor för en tio kvadratmeter stor uteservering. Summa för uteservering: Polisens avgift tillsammans med arbetskostnader ger en kostnad på kronor. Till detta ska läggas avgift för ansökan om förändrat serveringstillstånd. I Halmstad är den avgiften på kronor. Det ger en totalkostnad på kronor. Uteservering i Karlskrona: Även Karlskrona har detaljerade regler omkring utformning av uteservering, om än inte lika omfattande som Malmö. Några axplock: Utformningen ska vara enkel och av metall (järn, stål, aluminium) som målas i svart eller annan mörk kulör. Överliggare av ädelträ accepteras. Markiser och parasoller ska vara enfärgade och i en diskret kulör. Markupplåtningstaxan för uteservering i Karlskrona ligger inte på hemsidan, så för att få fram priset måste kontakt tas med ansvarig tjänsteman. I de mest centrala delarna av Karlskrona kostar det 236 kronor/kvm för sommarsäsongen som är från 1 mars till 31 oktober. De första 5 kvadratmetrarna är kostnadsfria, men det avdraget försvinner troligen efter nyår. Nuvarande regler ger en hyreskostnad på 5 x 236 = 1180 kronor för en 10 kvadratmeter stor uteservering. Summa för uteservering: Polisens avgift tillsammans med arbetskostnader ger en kostnad på kronor. Till detta ska läggas avgift för ansökan om utvidgat serveringstillstånd. I Karlskrona är den avgiften på kronor. Det ger en totalkostnad på 8000 kronor. 16

19 Slutkommentar: Den totala summan för de granskade administrativa kostnaderna är ansenlig för ett nystartat företag. Det är billigast i Halmstad ( kronor) och dyrast i Malmö ( kronor) medan Karlskrona lägger sig mellan de två andra kommunerna ( kronor). Med andra ord är variationen mellan kommunerna relativt liten. Summan är förmodligen avsevärt högre än den ovan angivna. Det har utgåtts från att alla ärenden flyter utan komplikationer och förseningar. Det har bortsetts från det tunga egenkontrollprogrammet och det har bortsetts från övriga tillstånd. Samtidigt är timkostnaden för arbetet baserad på den lägsta kommunala timtaxan i landet. Det är viktigt att poängtera att de flesta av de granskade reglerna och tillstånden är väl motiverade både utifrån ett hälsoperspektiv och för att kunna stoppa oseriösa företag som kan bidra till en snedvriden konkurrens. Men när det är sagt är det rimligt att fråga sig om ren byråkrati, lågt räknat, ska kosta ett nytt företag omkring kronor. Ett rikt restaurangliv i kommunen bidrar till levande stadsmiljö, arbetstillfällen, ökade skatteintäkter och mycket mera. Detta borde välkomnas. Det kan ifrågasättas varför det över huvudtaget ska kosta företag att få tillsyn. Skolverket tar exempelvis inte ut tillsynsavgift när myndigheten kontrollerar skolor. När rapportförfattaren frågade en tjänsteman vid skolverket varför de inte tar ut tillsynsavgift var svaret Nej, vi är ju en myndighet.. Den enda möjligheten att sänka avgiftskostnaden är att vara förutseende och ansöka om serveringstillstånd för uteservering samtidigt som man söker om allmänt serveringstillstånd. Då slipper man betala en extra avgift för förändrat tillstånd. Men då det förutsätter att man har fått uteserveringen godkänd av annan förvaltning samt polisen kräver det en hel del samordning och planering från restaurangägarens sida. Enligt en tjänsteman i Halmstad som rapportförfattaren har varit i kontakt med, är möjligheten att samordna ansökningar begränsad på grund av de olika lagarnas utformning. Den uppfattningen delar inte jurister på Livsmedelsverket och Statens Folkhälsoinstitut. Enligt dessa står det kommunerna fritt hur de väljer att praktiskt genomföra sitt myndighetsansvar. En del andra kommuner har också samlat de nämnder som handhar de olika tillstånden i samma lokaler, vilket enligt livsmedelsverkets jurist underlättar för företagen. 21 Enligt Nutek har kommunerna en stor del av ansvaret vad gäller alkohol. Nuteks arbete med regelförenkling styrker den bild som här ges. Många företag anser det vara krångligt och svårt att veta vilka tillstånd och anmälningar som krävs. Informationen är ofta svår att hitta och i vissa fall krävs en speciell blankett när det rent juridiskt räcker med ett vanligt . Ansökan om tillfälligt serveringstillstånd är exempelvis ett av de tio mest kostsamma kraven för företag på hälso- och sjukvårdsområdet. 22 När kommunerna lägger ut frågor, som för väldigt många företag hänger samman, på flera olika förvaltningar gör de det väldigt besvärligt för företagen. Genom att samla alla tillsyns- 21 Personlig kommunikation, Livsmedelsverket ( ) samt Statens Folkhälsoinstitut ( ). 22 Näringslivets administrativa kostnader på hälso- och sjukvårdsområdet, NUTEK R 2008:11,

20 och tillståndsfrågor som rör livsmedel och alkohol, såväl fysiskt som på hemsidan, hade kommunens arbete sannolikt kunna effektiviseras och servicen till företag hade förbättrats avsevärt. Det är också mycket sannolikt att en hel del informationsinsamlande från myndigheterna på det här sättet hade kunnat samordnas och förenklas. Samlad information och en ökad samordning från kommunernas sida skulle underlätta mycket för företagen och sänka kostnaderna avsevärt för båda parter. Sammanfattningsvis kan det konkluderas att kommunerna bär ett stort ansvar för de administrativa kostnaderna som drabbar företag inom restaurangbranschen. Det är uppenbart att kan göra besparingar genom effektivisering. Genom ganska enkla omorganisationer, samordning och förbättrad service hade kostnaderna kunnat sänkas avsevärt. Det är hög tid för kommunerna att intensifiera regelförenklingsarbetet. Ändringsförslag för effektivare handläggning Samla tjänstemän som arbetar med restaurangfrågor på ett fysiskt ställe. Samla all information på ett ställe på kommunens hemsida. Förenkla och samordna informationsinhämtning från företagen. Förkorta svarstiden vid e-postkontakt. 18

21 Kostnadssammanställning Område Avgift i kronor Arbetstid i kronor Malmö Registrering Informationsinsamling Tillstånd/livsmedel Tillstånd/alkohol Tillstånd/uteservering Övriga tillstånd Summa: Total kostnad: Halmstad Registrering Informationsinsamling Tillstånd/livsmedel Tillstånd/alkohol Tillstånd/uteservering Övriga tillstånd Summa: Total kostnad: Karlskrona Registrering Informationsinsamling Tillstånd/livsmedel Tillstånd/alkohol Tillstånd/uteservering Övriga tillstånd Summa: Total kostnad: