Ämne: Projektledning REVEAL Kurs Projektledning 1 Nivå 1- Bas Grunderna i att leda ett projekt Grunderna i projektledning

Transkript

1 Ämne: Projektledning REVEAL Kurs Projektledning 1 Nivå 1- Bas Grunderna i att leda ett projekt Grunderna i projektledning Modul 1: Vad är projektledning: Grunderna Projektledning som en strategi DU 1.1 Vad är projektledning: Grunderna Definitioner: Vad är ett projekt och hur kan projektledning användas som en metod Projekt i jämförelse med program Tre delar som definierar ett projekt DU 1.2: Projektledning som en strategi Varför är projektledning relevant för det vi gör Tre faktorer för ett lyckat projekt Projektledarens roll Modul 2: De olika faserna i ett projekt: Initiering; Planering; Genomförande; 1

2 Uppföljning/Utvärdering/Avslutning D.U. 2.1: De olika faserna i ett projekt: en introduktion De fem stegen i ett projekt Module 3: De olika projektfaserna i detalj D.U. 3.1: Att sätta igång ett projekt Initieringen av ett projekt Identifikation av intressenter Aktivitetsplanen D.U. 3.2: Planering Planering Att göra en projektplan De grundläggande delarna i ett projekt: resultat, tid, resurser Presentation av Gantt-schemat D.U. 3.3: Genomförande Genomföra projektet Uppstartsmötet Kommuniktion Projektgruppen Säkra resurserna D.U. 3.4: Uppföljning och utvärdering Uppföljning och utvärdering Milstolpar D.U. 3.5: Avsluta ett projekt Behovet av en avslutningsfas Att avsluta projektet 2

3 Modul 1: DU 1.1 Vad är projektledning: Grunderna Avsnitt: Vad är ett projekt och hur kan projektledning användas som metod Ett projekt är en typ av verksamhet med en tydlig definiera början och slut, en sådan aktivitet syftar till att skapa tydlig resultat utifrån givna resurser. Det finns många sätt att beskriva vad ett projekt, den mest vedertagna definitionen av vad ett projekt är beskrivs i ISO 9001: Ett projekt är en unik process, bestående av en uppsättning samordnade och kontrollerade aktiviter med ett start- och ett slutdatum, inom projektet har deltagarna åtagit sig att uppnå mål som uppfyller specifika krav men utifrån begränsningar av tid, kostnader och resurser. Med ovanstående definition av projekt är således projektledningen ett sätt att planera, organisera, säkra, hantera, leda och styra resurser och aktiviteter för att uppnå specifika mål och resultat. Avsnitt: Projekt i jämförelse till ett program Ett projekt är en tillfällig aktivitet med en tydlig början och ett slut (Oftast tidsbegränsat och begränsat av ekonomiska resurser och/eller förväntade resultat och delresultat). I ett projekt är målet att nå vissa mål och syften för att skapa en positiva förändring eller ett mervärde. Tillfälliga projektet står i kontrast till den dagliga verksamheten som är permanenta eller halvpermanenta verksamheter för att producera tjänster eller varor. Ledningen mellan de här två olika sätten att arbeta är ofta ganska olika, och de kräver att man har olika typer av kunskaper och projektledningsstrategier. Avsnitt : Tre delar som definiera ett project Alla projekt har en triangulär dimension som baseras på de tre huvudelement: TID: Start och slutet av ett projekt: Tillexempel ett projekt som startat den 1 februari och slutar den 15 juni. RESULTAT: Som ska uppnås och produceras i slutet av projektet eller ett specifikt moment under projektet med tydliga kvalitativa eller kvantitativa resultat, tillexempel producera 100 stycken kopior av en forskningsrapport. RESURSER: som kommer att utnyttjas under genomförandet av projektet och som är tydligt definierade både vad gäller kvalitativt och kvantitativt (om möjligt och relevant). Till exempel, finansiella resurser (mängder av en viss valuta), personal (frivilliga och yrkesverksamma), know-how, etc. Tid, resultat och resurser, dessa tre element i ett projekt kallas för 'Projektledningstriangeln' (även känd som Järntriangeln): varje sida av triangeln representerar gränsen eller begränsningen inom vilken vi verkar för att uppnå specifika resultat och mål. Dessa tre delar i projektet är så sammanflätade att förändringar i en del påverkar de andra två: en sida av triangeln kan inte ändras utan 3

4 att det påverkar de andra delarna. DU 1.2. Projektledning som en strategi Avsnitt: Varför är projektledning relevant för det vi gör? Erfarenheten har visat att kunskaper i projektledning är ett effektivt verktyg för att styra och övervaka team, resurser, budget och uppgifter för att uppnå resultat av hög kvalitet. Trots det unika i varje projekt, beroende på storlek och omfattning av projektet samt den specifika sektorn för ansökan, är projektledning en sektorsövergripande metod som gör det möjligt att maximera resurserna med det slutgiltiga målet att uppnå de fastställda målen inom givna tidsramar och med begränsade resurser. Kunskaper och tekniker i projektledning som används på rätt sätt leder till en rad positiva aspekter såsom: Fler lyckade projekt Ökad kvalitet på resultaten i ett projekt Hjälp att sätta rätt förväntningar på ett projekt Förhindra kostnadsöverskridanden, eller åtminstone identifierar och förutse att budgeten kan komma att överskridas Slutföra aktiviteter inom överenskomna tidsramar Minska försenade projekt och minska riskerna i projekt Bättre kommunikationen mellan aktörer/intressenter och projektgruppen Leda till projekt som baseras på erfarenheter Och slutligen minska antalet projekt som misslyckas. Avsnitt: Tre faktorer för ett lyckat projekt Precis som de tre sidorna i projektledningstriangeln, bestående av tid, resultat och resurser, är de tre kritiska faktorer för ett lyckat projekt: Att slutföra i tid: färdigställa projektet inom en förutbestämd tidsram Inom budgetramen: utnyttja endast de förutsedda resurserna Med en högkvalitativ leverans: producera förväntade resultat även efter deras kvalitativa och kvantitativa nivå Ett bra projektet är resultatet av rätt planering (se DU 2,1). Avsnitt: Projektledarens roll Projektledaren är den person som ansvarar för att nå de uppsatta målen och är den som är ytterst ansvarig för att följa upp projektets aktiviteter. En avgörande faktor för projektledaren är att klart definiera vad de förväntade resultaten är och det övergripande målet med projektet, för att på så sätt kunna peka ut de så kallade projekt krav som finns, dvs. de nödvändiga steg och åtgärder för att uppnå mål och resultat. Ytterst är projektledare den som är ansvarig för att 4

5 verksamheten bedrivs och att resultat uppnås inom de begränsningar - eller gränser som satts - i projektlednings triangeln. Titeln projektledare förknippas ofta inte med någon officiell titel inom en ideell organisation. Särskilt inte inom den ideella sektorn, frivilliga är de facto ofta projektledare. Oavsett vad eller hur ideella organisationer väljer att benämna projektledare, är projektledare den som är ansvarig för genomförandet och färdigställandet av ett projekt. Det är viktigt att notera att ansvar kräver auktoritet : ibland kan människor bli tilldelade uppgiften projektledning utan att vara rätt förberedda. En viktig egenskap hos en projektledare är ledarskapsförmåga och förmågan att hantera projektgruppen. Modul 2: De olika faserna i ett projekt: Initiering; Planering; Genomföra; Uppföljning/Uppföljning/Avsluta D.U. 2.1: project life cycle: an introduction Avsnitt: De fem faserna i ett projekt Som tidigare beskrivits, har ett projekt en tydligt definierad start-och slutdatum. Som sådan har projektet i sig en fristående liv. I projektledningsjargong, avser termen "projektets livscykel" till de olika stegen, cykler längs vilka ett visst projekt planeras, kontrolleras och övervakas, från den inledande fasen till dess slutförande. Tack vare omfattande akademisk forskningen och praxis är de fem stegen allmänt erkända som de viktigaste inslagen i projektets olika faser, oavsett storlek, omfattning eller sektor I ett visst projekt: Initiering Planera Genomföra Uppföljning Utvädering Initiera/Initiering: definiera vilken typ av projekt och omfattningen av det: identifiera sammanhanget, behovet av ett projekt, samsynen hos intressenter, övergripande projektmål. Målet för fasen är att skapa en "Rapport över arbetet", ett kort dokument som beskriver de huvudsakliga målen och riktlinjerna för projektet Planering: I denna fas planeras i detalj de åtgärder som krävs för att uppnå målen och tillämpningsområdet, med lämplig balans mellan tid, resultat och resurser. I denna fas är målet att skapa en "projektplan" med detaljerad tidsuppskattning, resurs- och resultatplanering. Genomföra: I denna fas utförs arbetet enligt projektplanen för att uppnå 5

6 projektets krav. Ger resultatet av projektet, en stor del av arbetsinsatsen ifrån alla deltagare I projektet ges I denna fas Uppföljning/Utvärdering: parallellt med genomförandet följs projektet upp genom regelbunden mätning av projektets framsteg och avvikelser ifrån planen. Avslutning: Slutet av genomförandefasen, resultatet av projektet, produkten eller tjänsten godkänns och projektets aktiviteter avslutas. Modul 3: Projektets faser i detalj D.U. 3.1: Initiera projektet Avsnitt: Initiering av projektet Initiering av projektet är den första fasen av projektet och avser att besvara huvudfrågan: att bestämma vad ni ska göra. Nämligen: vilka projekt är värda att genomföra för din organisation, välj bland de olika behov och idéer med den högsta relevans. Projektidéer bör också bedömas mot allmän genomförbarhet, realistisk tidpunkt, tillräckliga resurser, acceptabla risker, och alla andra variabler utifrån det specifika projektet. När idén väljs bör den inledande scenen definiera de övergripande inslagen i projektet: Särskilda behov av organisationen Omfattningen av projektet Analys av intressenter Analys av kostnader och fördelar, inklusive en totalbudget Allmänna tekniska krav Dessa element beskrivs i ett särskilt dokument, som kallas Aktivitetsplan (se nedan). Avsnitt: Identifiering av intressenter En intressent är en person med ett intresse eller en aktör inom något, speciellt inom business (Oxford Dictionary). Inom projektledning, är intressenter alla de som har ett intresse i projektet och dess resultat. Tillexempel: Din organisation och organisationens medlemmar; de som är engagerade i verksamheten och deras familjer; lokala auktoriteter som du har kontakt med, projektsponsorer etc. Huvudintressenter är de som har en mer relevant roll i projektet: projektledaren, projektgruppen, styrelsen av organisationen, finansiärer. Intressenterna I projektet bör konsulteras under projektets inledningsfas, för att förstå deras behov och begräsningar och under projektplaneringsfasen; de bör också hållas informerade under genomförande av projektet, och deras återkoppling och kommentarer bör övervägas. Avsnitt: Aktivitetsplanen Aktivitetsplanen är ett formellt dokument som ska definiera de huvudsakliga uppgifterna i projektet: omfattning, mål, begränsningar, kostnader och 6

7 tidsuppskattning. I små projekt kan aktivitetsplanen vara ett eller tvåsidigt dokument. Aktivitetsplanen är också relevant för att det är den första nedskrivna beskrivingen av projektet som ska diskuteras och enas kring av huvudintressenterna. Det är också basen i projektplanen. KÖRA/INTE KÖRA! Aktivitetsplanen måste godkännas av de viktigaste aktörerna, vissa projekt blir sågade redan på detta stadium, tillexempel måste deras relevans för organisationer tydligt framgå och kostnader och riskerna får inte vara för höga. En projektidé kan också åsidosättas och organisationen kan välja att arbeta på idén / förslaget i ett senare skede i avvaktan på resurser eller när andra omständigheter är gynnsammare. D.U. 3.2: Planering Avsnitt: Planering Planering är den andra fasen av projektcykeln, i denna fas ska huvuddragen i projektet, som analyserats i allmänhet och avtalats under initieringsfasen (och beskrivs kortfattat i aktivitetsplanen) definieras I detalj. Syftet med denna fas är att planera in alla delar i projektet noggrant och sammanfatta förslaget i en projektplan, detta dokument ska fungera som en riktlinje för projektledaren och projektgruppen samt för andra intressenter. Projektplanen styr organisationen ii rätt riktning och gör att projektmedarbetarna bättre kan utföra sitt arbetet och planera de tillgängliga resurserna, och därför kommer rätt saker I projektet utföras och projektet når sina föreslagna mål. Även om utarbetandet av en projektplan kan kräva betydande tid och resurser (dvs. dina gruppmedarbetares insats), är projektplanen nyckeln till framgång både vad gäller för planeringen och genomförandet av ditt projekt. Avsnitt: Strukturen i en projektplan Projektplanen är ett dokument som i detalj beskriver innehållet i ett projekt som skall genomföras av organisationen. Det finns inga standardformulär eller mallar för hur man kan strukturera en projektplan, men en projektplan brukar innehålla följande rubriker Projektmål: Varför är vår organisation engagerad I det här projektet; Projektets resultat: Vad vill vi uppnå för resultat under projektet, vilka mål vill vi uppnå; Arbetsgång: Hur är arbetet strukturerat i fråga om innehåll, faser, varaktighet. Hur är arbetet uppdelat i uppgifter och enskilda uppgifter. Detta gör projektet lättare att genomföra och kontrollera; Projektdeltagare/Projektmedarbetare: Vilka är i inblandade i genomförandet av projekt och vilka färdigheter krävs; Ansvar: Vilken roll har de involverade personerna (eller andra organisationer); Tid: En tidplan för arbetet 7

8 Riskanalys: en analys av vad som kan gå fel under genomförandet; Resurser och budget: en beskrivning av resurser som krävs (mänskliga resurser, varor, utrustning etc.) och finansiella detaljer. Avsnitt: De grundläggande delarna i ett projekt: resultat, tid, resurser Vilket betonas tidigare är de tre viktigaste delarna av ett projekt, tid, resultat och resurser. Dessa delar ska redogöras för i projektplanen; Tid: ett projekt bör ha en tydlig start och slut. Se till att din projektplan anger ett exakt datum för projektets början och avslutande. Resultat: Resultaten är produkterna av projektet, vad du kommer att bygga, producera, skapa under projektets gång. Resultat kan vara materiella (t.ex. böcker, medel som insamlats, etc.) eller immateriella (t.ex. kunskap upp på ett visst ämne, utbildning, etc.). Projektplanen bör definiera resultaten både i deras kvantitet (t.ex. minst 100 personer utbildade) och deras kvalitet (t.ex. minst 100 föräldrar av primära utbildade elever); Resurser: Projektplanen ska tydligt ange hur mycket resurser (personal, utrustning, pengar) som behövs för att producera resultat inom den givna tidsramen. Avsnitt: Presentation av Gantt schemat Gantt-schemat är ett av de mest använda verktygen för projektledning. Det visar vilka uppgifter arbetet är indelat i, uppgifternas start, varaktighet och slut. Ett exempel på Gantt schemat: D.U. 3.3: Genomförande Avsnitt:: Genomförande av projektet Den verkställande fasen avser genomförandet av projektet. Detta är när själva arbetet utförs och aktiviteterna genomförs: i denna fas skiftar projektledaren och hela projektgruppen från planeringsfasen till utförandefasen. Avsnitt: Uppstartsmötet Det bästa sättet att säkerställa framgång för ett projekt är att ha ett framgångsrikt uppstartsmöte: Uppstatsmötet är den formella starten av projektet och kräver närvaro av alla de människor som är inblandade i genomförandet. Vid uppstartsmöte är de viktigaste projektledningsverktygen och medel definierade; Detta är också ett tillfälle att gå igenom alla mål, tidplaneringen och resurserna för att se till att alla delar är på plats. Projektledaren ansvarar för organisera och leda av uppstartsmötet: projektledaren 8

9 ska att involvera alla projektdeltagare i projektet och försäkra sig om deras engagemang i projektet. Som för alla andra projektmöten, ska projektledare cirkulera dagordningen innan uppstartsmötet innehållande en bindande tidsplan, schema och lista över ämnen som ska tas upp, samt deltagarnas ansvarområde (dvs. vem som gör vad under uppstartsmötet). Samtidigt ska projektledaren se till att korrekta protokoll från mötet produceras och skickas ut till alla mötesdeltagare för att hålla reda på vad som diskuterades under mötet och vilka de nästa stegen är. De kommande stegen är vanligtvis registrerade i en "åtgärdslista" med en preliminär med realistisk - tidslinje och uppdelning av ansvarsområden. Vid uppstarsmöte definierar projektledaren också den viktigaste delen av kommunikationen under projektets genomförande. Avsnitt: Kommunikation Kommunikation är en viktig och väsentlig del i genomförandet av projektet. Vanligtvis har kommunikation två dimensioner: intern och extern kommunikation. Internt tjänar kommunikation i syfte att hålla alla de människor som är inblandade i genomförandet av projektet på samma sida och hålla alla informerade om relevanta frågor och sådant som påverkar projektet, som eventuella hämmare och risker men också de som är drivande och möjligheterna att skala upp aktiviteter och resultat. Intern kommunikationen är oftast säkerställd genom projektledarna själva, och är ofta stödd av e-post eller användandet av verktyg; såsom back-office av en webbplats eller ett intranät vid stora organisationer. Vanligast förekommande är grupp e-post som är ett effektivt sätt att säkerställa den interna kommunikationen mellan gruppmedlemmarna (och projektledaren först och främst) bör utnyttja interna e-postsystem inte överväldiga projektdeltagare. En Extern kommunikation är mer fokuserade på att stödja spridning och synlighet för projektet. Extern kommunikation kan delegeras till en specifik gruppmedlem (dvs. ett informatör, en PR-specialist, etc). Oavsett vem som är ansvarig för den extern kommunikation, används olika verktyg för att maximera synligheten för projektet: dedikerade webbplatser eller webbsidor, pressmeddelanden sedan sprids genom fria medier resurser, traditionella och nya medier. En viktig del av det externa gränssnittet för alla typer av projekt är användningen av logotyper för att ge omedelbar synlighet till en specifik aktivitet. Logotypen (både projekt och organisationer) skall användas I all spridning och I alla externa kommunikationsmedel och verktyg för att säkerställa konsekvens i de externa kommunikationsinsatserna. Intern kommunikation E-post (använd sparsamt) Website Back-office /intranet Informell kommunikation Extern kommunikation Projektlogotypen ska användas I alla externa sammanhang - Websidor/ dedikerade projekthemsidor Pressmeddelande, nyhetsbrev, rapporter Spridning, evenemang, publikationer, etc. 9

10 Avsnitt: Projektdeltagare Den verkliga framgången för varje projekt ligger i medarbetarna bakom. Den bästa av idéér med massor av ekonomiska resurser får nödvändigtvis inte någon betydelse om den inte utförs av en engagerat och tekniskt förberedd grupp. Medarbetarna av ett projekt brukar definieras på planeringsstadiet, där en kvalifikation och kvantifiering av den typ av mänskliga resurser som krävs för att genomföra verksamheten preliminärt bestäms. Projektledaren kommer att definiera kvantitet och den typ av person som behövs genom en kompetensmatris, som är ett enkelt rutnät som gör det möjligt att profilera vilken typ av resurser behövs för att genomföra en viss uppgift, som förenklat visas i exemplet nedan: Uppgift Färdigheter som krävs Erfarenhet/Utbildning Spridning och extern synlighet Kommunikations kunskaper 3 års erfarenhet av PR New media Nya medier När det fastställts vilken typ av personer som krävs för att genomföra det uttalade syftet och föreslagna aktiviteter, projektledare - med hjälp av kamrater och kollegor kontrollerar projektledaren vilka personer som är tillgängliga, deras behov av utbildning/omskolning, all praktiska och ekonomiska konsekvenserna för deras deltagande i projektet, deras motivation och nivå engagemang för projektet etc. När personerna identifierats och väljs för en specifik uppgift inom projektet är projektledarens roll att hålla en hög motivationen projektmedarbetarna så att de effektivt bidrar och engagerar sig i projektet. Projektledaren står inför den utmanande uppgiften att skapa en laganda som bygger på förtroende och effektiv kommunikation och öppenhet är de viktigaste faktorerna för att lyckas skapa detta förtroende. Projektledaren kommer att behöva arbeta med att förhindra eventuella konflikter inom gruppen. Avsnitt: Säkra resurser Förutom att identifiera, behålla och motivera gruppmedarbetarna behöver projektledare säkra resurser som identifierats under planeringsfasen. Även om finansiella resurser är en viktig del av varje projekt, spelar andra typer av resurser in vid planering och genomförande ett projekt. Logistiska och andra fysiska resurser används ofta i genomförandet av projektet (dvs. lokaler för att hålla event, utbildningar och ledningsmöten etc.) samt andra resurser, t.ex. know-how (dvs. en metod, en programvara, osv.) Vid identifieringen av vilka resurser som behövs för att genomföra ett projekt, är vanliga misstag att inte fullständigt kartlagt vilken typ av resurser som behövs för projektet som helhet: en typisk misstag är att inte betrakta overhead (eller indirekta) kostnader samt diverse kostnader (ett typiskt exempel från en förening är exempel tillstånd för offentliga event). Vid planeringsfasen är projektledaren roll att noggrant kartlägga varje del av projektverksamheten och identifiera den lämpligaste resursen (mänskliga, fysiska, ekonomiska, logistiska, etc.) som krävs för att genomföra denna specifika verksamhet och uppnå det specifika resultatet. Vid genomförandefasen (dvs. före och under uppstartsmötet) ska projektledaren se till att säkra resurserna. D.U. 3.4: Uppföljning och utvädering Avsnitt: Uppföljning och utvärdering 10

11 Under genomförandefasen måste projektets fortskridande följas upp och utvärderas och hållas under kontroll (med utgångspunkt ifrån de tre huvudkomponenterna tid, resultat och resurser-); det här tillåter projektledaren och projektgruppen att upptäcka eventuella aktuella problem i projektgenomförande och hitta lösningar på dessa problem. Följ upp och utvärdera följande aktiviter: Mätning av projektverksamhet under utförandet: var är vi? Jämföra dem med vad som anges i projektplanen: Var ska vi vara? identifiera avvikelser från planen: spendera vi för mycket pengar/räcker resultatet? Hitta lösningar för att ta itu med problem och få projektet på rätt spår igen Vid uppföljning och utvärderingar av projekt kan ett antal verktyg användas, såsom: Regelbundna möten mellan projektledare och projektdeltagarna i gruppen Interna rapporter (korta skriftliga dokument) Kontrollera schemat för verksamheten mot projektets Gantt-schemat Föra register över pengar jämfört med budget den som planerats Avsnitt: Milstolpar En milstolpe är en viktig händelse i projekt, milstolpar sammanfaller oftast med utförandet av ett huvudsakligt resultat eller i slutet av en uppgift. Milstolparna identifieras under planeringsfasen och illustreras i beskrivningen av verksamheten i projektplanen. De representerar viktiga steg i projektet, men de är också viktigt kontrollverktyg, vad som också kallas en 'KÖRA / INTE KÖRA': Milstolparna gör det möjligt att mäta projektets utveckling och de fungerar som en försäkran över vad som har uppnåtts och kan avgöra om projektet kan fortsätta enligt plan eller om planen måste ändras. D.U. 3.5: Avslutningen av ett projekt Avsnitt: Behovet av den avslutande fasen När är ett projekt avslutat? I princip, när alla de viktigaste delarna har åstadkommit enligt projektplanen: resultat har producerats (kvalitativ och kvantitativt) inom de definierade tidsramarna och resurserna som identifierats i projektets budget är använda. En formell avslutningsfas är nödvändig för: Intressenterna: de måste veta att projektet (framgångsrikt) slutförts, resultat skall levereras Projektledaren och projektdeltagarna: de måste veta att de inte längre arbetar med projektet och att deras insatser har varit framgångsrika Användningen av resurser: några hållbara resurser (t ex utrustning) kan användas i andra projekt 11

12 Avsnitt: Att avsluta projektet Projekten kan avslutas på många sätt, med olika grad av formalism, beroende på storlek och omfattning. I mindre projekt kan det formella avslutning av ett projekt uppnås med en eller flera av följande: En kort) slutrapport som anger vad som uppnåtts Ett möte med hela projektgruppen En presentation av stora resultat till viktiga intressenter (finansiärerna, styrelsen, nätverksorganisation) En presentation av stora resultat till slutanvändarna Vanligtvis omfattar avslutningsfasen en utvärdering av det arbete som utförts, samt av bidraget från gruppmedlemmar. En viktig del av denna utvärdering är att identifiera de "lärdomar", analys av vad som gick bra och vad som gick fel: denna övning är särskilt relevant för framtida projekt, att bygga upp kapacitet och förbättra kompetensen. Ytterligare en del av stängningsfasen är kommunikation och fest: särskilt när projektet lyckas är det viktigt att gruppmedlem upplever att deras insatser erkänns och valideras. 12