DELSTUDIE. E-mötessystem - test emot mötesmetoden Innotiimi OPERA

Transkript

1 DELSTUDIE E-mötessystem - test emot mötesmetoden Innotiimi OPERA webbadress Projektnamn E-mötessystem test emot mötesmetoden Innotiimi OPERA Dokumentansvarig Mats Brenner Dokumentidentitet delstudie_e-meetingnshu_opera Version 3.0 Datum Status Final

2 Innehållsförteckning 1 SAMMANFATTNING INLEDNING BAKGRUND OCH AVGRÄNSNING MÅLGRUPP FÖR DELSTUDIEN UTGÅNGSPUNKT SITUATION FÖRE FUNKTION ERFARENHETER KRING E-MÖTESVERKTYG EFFEKTIVA MÖTEN GENOMFÖRANDE MARKNADSÖVERSIKT OCH URVALSPROCESS TEST EMOT METODEN INNOTIIMI OPERA RESULTAT TESTRESULTAT OPERA-METODEN FÖRLAG TILL VIDARE TESTNING BILAGOR, MALLAR OCH REFERENSMATERIAL Delstudie - E-mötessystem - test emot mötesmetoden Innotiimi OPERA Sidan 2 av 13

3 1 Sammanfattning Delstudien redovisar en testning av fyra (4) e-mötessystem på olika funktionsområden. Projektet har involverat två lärosäten som testare. Projektet har tagit fram funktionsområden och 31 kriterier för ett testprotokoll. Testning genomfördes av I(K)T-pedagoger och lärare samt IT-tekniker, enskilt. Rapportens analys och sammanfattande resultat bygger på värdering av funktionalitet, på de totalt 31 frågorna uppdelade i 4 funktionsområden. Man bör därför uppmärksamma att resultatet är översiktligt och syftar endast till att vara vägledande. Delstudien framhäver inte något e-mötessystem som vinnare. Rapporten kan utgöra stöd i det framtida arbetet med kravspecifikation inför eventuell upphandling och för vidare testning av andra mötessystem på marknaden. Framtagna kriterier och testprotokoll kan nyttjas helt fritt för organisationer och företag när man upprättar en egen kravspecifikation. Delstudien och testprotokollet (mall), finns på följande hemsida: 2 Inledning 2.1 Bakgrund och avgränsning Denna delstudie är en del av projektarebetet som skett inom ramen för projektet Jämförande översikt e- mötessystem. I denna begränsade delstudie togs fram frågor/kriterier för är verksamhetskritiska för att mötesmetoden skall fungera bra. Funktionsområden och 31 kriterier samt testprotokoll har skapats. Fyra e- mötessystem har genomgått testning. Kostnadsaspekten tas inte upp i denna rapport. Flertalet lärosäten i Sverige har idag licens på systemet Marratech. Systemet har funnit i över 5 år och kan uppfattas som de facto standard för lärosäten. Google har år 2007 köpt upp rättigheten till systemet (ej företaget) och någon information om vidareutveckling har ej meddelats. NSHU (Myndigheten för Sveriges Nätuniverstiet) har bidragit med ett grundbelopp för projektadministration och projektledning. De olika mötesverktygen har testats i de, vid testtillfället, tillgängliga versionerna. Ingen hänsyn har tagits till funktioner i kommande versioner. Vi hoppas att rapporten kan utgöra ett underlag och översikt för vidare samverkan mellan operativa (t ex teknisk stödpersonal och lärare) och forskare inom detta verksamhetsfält samt företag och organisationer som eftersöker effektivare mötesmetoder och distansöverbryggande it-verktyg för detta. 2.2 Målgrupp för delstudien Målgrupp för delstudien är bl a svenska lärosäten, företag samt andra organisationer där (distans-) undervisning och e-möten förekommer. För de organisationer och företag som inriktar sig på s.k. resfria eller gröna möten, kan rapporten även vara ett underlag för vidare granskning och val av e-mötesverktyg. För de som arbetar med olika mötestekniker på distans kan rapporten även fungera som ett analysverktyg och en översikt av e-mötessystem. 3 Utgångspunkt situation före funktion 3.1 Erfarenheter kring e-mötesverktyg Det finns få svenska eller internationella forskningsstudier som beskriver hur lärare och studenter upplever undervisning eller grupparbete med e-mötessystem. De som använder, och utbildar kring, systemen bör även dra erfarenheter från studier gjorda från utbildnings- och mötesverksamhet med videokonferens Delstudie - E-mötessystem - test emot mötesmetoden Innotiimi OPERA Sidan 3 av 13

4 (telebild). Framförallt gäller detta planering, hur presentationsmaterialet delvis måste anpassas och hur man arbetar som moderator. I arbetet med analys och framtagning av kriterier och funktionsområden har vi tagit hjälp av jämförande och analyserade verktyg på Internet (se bilagor). Vid deltagande lärosäten i Sverige finns erfarenheter både från videokonferens- och e-mötessystem. Flera lärosäten har även speciell teknisk stödpersonal kring dessa distansöverbryggande kommunikationsverktyg. System med Open Source (öppen källkod) har både svagheter och styrkor. Styrkorna är att anpassningar till egen it-infrastruktur kan göras, men man måste även ha kompetens och kanske lägga mer engagemang kring utvecklings- och förbättringsarbete för att få systemet att förbättras i den riktning man själv önskar. Kostnadsaspekten måste beaktas. System med öppen källkod behöver analyseras med en total kostnad för att äga systemet (t ex TCO-kostnadsanalys). 3.2 Effektiva möten Organisationer och företag lägger mycket arbetstid på fysiska möten. Telefonkonferenser och videokonferenser har funnits länge som alternativa sätt att ordna möten. Personliga (oftast en till en) möten möjliggörs idag via persondatorbaserade verktyg som exempelvis Skype. I alla mötesformer är det viktigt att finna bra arbetsätt där man inte upplever distans eller att mötesdeltagarna blir för passiva eller anonyma. 4 Genomförande Arbetets genomfördes på följande sätt: 1. Marknadsöversikt 2. Urvalsprocess 1 (urval utifrån, integration, web 2.0 och open source) 3. Urvalsprocess 2 (webbenkät till alla testare, vilka system som de önskade testa) 4. Prioritering av e-mötessystem för testning 5. Databearbetning 6. Analys, resultatsammanställning och rapportskrivning Arbets-och testgrupp: Anna Serrander, Polishögskolan Anna Nerhammar, Videokonferenstekniker, Learning Center-Högskolan i Gävle Pierre Svedjerot, Videokonferenstekniker, Learning Center-Högskolan i Gävle Mats Brenner (test- och rapportansvarig), Learning Center-Högskolan i Gävle Jeanette Nilsson, INNOTIIMI AB Ingrid Lysell Smålänning, INNOTIIMI AB Deltagande lärosäten som testade: Högskolan i Gävle Polishögskolan Lärosäten och andra organisationer som delfinansierade: Chalmers Tekniska Högkola Södertörns Högskola Högskolan i Halmstad Sveriges Landsbruksuniversitet Folkuniversitetets Service AB Delstudie - E-mötessystem - test emot mötesmetoden Innotiimi OPERA Sidan 4 av 13

5 4.1 Marknadsöversikt och urvalsprocess Urvalet gjordes i flera steg med utgångspunkt från aktuella rapporter som CMP-media, Gartner Group och Brandon Hall Research. E-mötessystem Webbplats: CMP media Brandon Hall Research Elluminate Wimba Tegrity Flashmeeting Dimdim Vyew Webhuddle Ineen Vmukti Yackpack Vsee Centra VRVS epresence Paltalk HearMe ClickToMeet Oovoo Marratech WebEX Adobe Connect (*Adobe Breeze 5) WizIQ Microsoft Live Meeting Professional WireRed e/pop Web & Video Conferencing InterCall Web Meeting Genesys Meeting Center 3D4M GoToMeeting Persony Web Conferencing 2.0 Tandberg Movi Tandberg Web Conferencing Polycom WebOffice - Polycom PVX Mebeam IBM Lotus Sametime Spreed Web conferencing Dokeos Delstudie - E-mötessystem - test emot mötesmetoden Innotiimi OPERA Sidan 5 av 13

6 Utifrån denna lista valdes 10 e-mötessystem ut som bedömdes som intressanta (se tabell nedan, med förankring och motivation för avgränsa urvalet till bara 10 st e-mötessystem). Detta urval skedde i samråd med testare. Urvalsprocessen för val av vilka system som skulle testas emot OPERA-metoden skedde efter intresseanmälan ifrån intresserade lärosäten. Högskolan i Gävle och Polishögskolan önskade delta i denna begränsade delstudie och testning. Högskolan i Gävle och Polishögskolan valde själva vilka system man ansåg mest intressanta att testa emot OPERA-metoden, man valde testa e-mötessystemen Dimdim, Wirered e/pop, Epresence och Dokeos. E-mötessystem man önskade testa är markerade rosa i tabell nedan. Slutgiltigt urval: E-mötesverktyg: Förankring: Motivation och aspekter: Adobe Connect Flertal önskar test Ett system som är mycket kompetent och modernt, få lärosäten har provat detta system. Licens/avtal behövs för testing. Finns med i CMP 2006 och Brandon hall Elluminate Flera önskar test Ett system som är mycket kompetent och används av många lärosäten. Licens/avtal behövs för testing. Finns med i CMP 2006 och Brandon hall Microsoft Live Meeting Professional Flera önskar test Windows är en standard och flertalet lärosäten har s k akademiska licenser. Aspekt open document format viktig undersöka. Finns med i CMP 2006 och Brandon hall Dokeos Flera önskar testa Open Source, men har ej testats av OCOSS. Stort europeisk nätverk. Tydlig leveransmodell. Spreed Web 2.0 conferencing Flera önskar testa Web 2.0 Rich Internet Application (RIA) och klarar uttalat LINUX. Nytt system men med klar leveransmodell. Wimba Flera önskar testa Har många lärosäten som kunder och huvudsaklig inriktning är akademisk. Finns med I Brandon hall WireRed e/pop Web & Video Conferencing Epresence Flera önskar testa Ett system som har flera moduler bl a web conferencing. Ett system som funnit länge och utvecklats under senare år. Finns med i CMP Systemet är Open Source och har dessutom inte testats av OCOSS. Installation för testare upphandlas via Epresence (LTU har ej utrustn). Systemet kan integreras med webcasting och då hantera inspelning/arkiv. Dimdim Många önskar testa Har fått högt betyg av OCOSS men systemet har utvecklats. Open Source. Tekniskt/kostnadsmässigt inget problem.ett system finns öppet att testa på webben och HiG har även licens för testning. Marratech Flertalet lärosäten har eller har använt systemet. Tekniskt/kostnadsmässigt inget problem. System / rum skall kunna lånas ut gratis till dem som vill testa men som inte har licens. Delstudie - E-mötessystem - test emot mötesmetoden Innotiimi OPERA Sidan 6 av 13

7 4.2 Test emot metoden Innotiimi OPERA OPERA-metoden är framtagen och ägs av företaget Innotiimi. Fick 2007 Award vid CeBit-mässan som generisk mötesmetod. Vi har i samarbete med företagets representanter tagit fram det testprotokoll som kan användas för att testa e-mötesverktyg. Mestadels använder Innotiimi själva GoToMeeting (Citrix) tillsammans med Skype för att uppnå chat-, visnings- och ljudstöd (audio) med IP-telefoni. Endast två lärosäten, Högskolan i Gävle och Polishögskolan testade enligt OPERA-metoden. OPERA-metoden har flera steg i mötets upplägg enligt följande översiktliga bild: Bild 1: OPERA-metoden mötesprocessen Innotiimi Med frågorna och kriterierna i testprotokollet för OPERA-metoden, så kan man se om e-mötesverktyg stödjer OPERA-metoden rent funktionsmässigt. Frågan vi önskade få besvarad var om vissa e- mötesverktyg stödjer OPERA-metoden? Så facilitatorn kan genomföra e-mötet som det är tänkt i OPERAmetodens mötesprocess. Deltagarna som genomförde detta speciella test, fick utbildning av företaget Innotiimi i OPERA-metoden och dokumentation hur testet skulle genomföras. Totalt 31 frågor/kriterier togs fram under 4 olika funktionsområden. Fyra e-mötessystem - epresence, epop/wirered, Dokeos och Dimdim - testades emot OPERA-metodens funktionsområden, enligt följande: Screensharing och bildhantering E-post/Meddelanden asynkront under session Synkron kommunikation text (chat, eller annat) Synkron audio kommunikation Delstudie - E-mötessystem - test emot mötesmetoden Innotiimi OPERA Sidan 7 av 13

8 5 Resultat Rapport och mallarna för testprotokoll i pdf-format finns fritt tillgängliga på följande webbadress via Internet: Testprotokollet får användas fritt med uppgivande av källa enligt Creative Commons licens enligt dokumentet. 5.1 Testresultat OPERA-metoden De e-mötessystem som mest uppfyllde mötesprocessen Innotiimi OPERA var epop och Dimdim. E-mötes system Funktionsområden OPERA-metoden Dimdim epop eprecence Dokeos Screensharing och bildhantering (max 12p) E-post / Meddelanden asynkront under session (max 1p) Synkron kommunikation text (chat, eller annat) (max 7p) Synkron audio kommunikation (max 11p) Summa poäng (av möjliga) 24 (av 31) 21 (av 31) 11 (av 31) 8 (av 31) E-mötesverktyget skulle alltså stödja de steg i opera-mötet där man är facilitator på mötet och tar in individuella synpunkter, skapar parmöten, rangordnar synpunkter, exponerar och arrangerar samt summerar vad man kommit fram till på mötet. Vad som betonas är att man i projeket OCOSS planerar utvecklingsinsatser gällande Dimdim nu i version 4.0 med funktionalitet att ringa in/ut till e-mötet och att Dokeos kan vara helt integrerat med en LMS- Dokeos och där finns e-postfunktionalitet samt möjlighet lagra dokument samt använda suveyfunktionalitet. Dokeos kan därför testas integrerat med sin LMS och då få några poäng mer, men det återstår mycket för att även kombinera Dokeos med vanlig telefon/ip-telefoni. Dokeos saknar även viktiga funktionaliteten skärmdelning (screen sharing, share application). Att förändra och använda andra samverkans- och mötesformer än sammanträdesformen kan vara svårt, här kommer OPERA-metoden in som ett generisk möteskoncept som ger många fördelar inte minst inom Delstudie - E-mötessystem - test emot mötesmetoden Innotiimi OPERA Sidan 8 av 13

9 lärosäten. T ex projekt inom myndigheter och även lärosäten söker sig ofta till formen sammanträde även vid rent projektarbete i olika faser. Arbets- och mötesformer cenmenterar befintliga gärna beslutsformer, hiearkier och utrymme för kreativiet, därmed arbetsgruppens sätt att frigöra kunskap och erfarenheter (Isacsson & Möllerfors, 2001). Med hänsynstagande att arbetsmöten förutom att bevaka och utveckla projektet även skall locka fram kreativiteten för projektets nytta i det gemensamma arbetet så finns även andra ofta oprövade arbets- och mötesformer inom lärosäten som samverkar. Andra arbetsformer som är etablerade mötesmodeller är kortfattat följande: StorDialog Future Space Open Space Startdialog Work out Real Time Strategic Change Innotiimi OPERA (mötet även på distans). Innotiimi GruppExpo (mötet även på distans). Sammanfattande resultat: De e-mötessystem som uppfyllde kriteriet integrering med videokonferens och telefoni är få. Detta påverkar även möjligheterna att både ha med deltagare i video- och webbkonferensen samtidigt. Användarens upplevelse av installationen som plug and play är väsentligt och krångliga klientprogramvaror som måste installeras av användarna kan innebära dolda kostnader för användaren och organisationen. Flera system har antingen hög autenticeringsgrad (användaren behöver registrera sig för att få använda ett rum) eller så har man låg och en mer öppen och tillåtande arbetsmiljö för mer spontana e-möten. Möjlighet till mer spontana möten ökar då systemet även tillåter att man är med bara per vanlig- eller IPtelefoni. Man kan ofta gå runt problemet med autentisering genom att någon användare har högre behörighet/roll i e-mötessystemet och då lånar ut rum eller lämnar rum öppna med t ex testrum. För att systemen skall kunna nå upp till de krav som gällande tillgänglighet för funktionshindrade (år 2010 för Svenska myndigheter), så bör systemet kunna hantera olika symbolspråk och som ofta finns som komplement till texteditorer i LMS-systemen. De flesta system klarar inte detta. Ett bra och fullgott moderatorstöd har Dimdim. I den totala värderingen av ett e-mötessystem är om leverantören även kan erbjuda open source (möjlighet till att egenutveckla anpassad funktionalitet) samt, mot ersättning, en förinstallerad serverleverans (för enklare installationsförfarande). De som hade bäst uppfyllelsegrad och fick bästa totala värdering var Dokeos och Epresence. E-mötesverktyg: Open Source Förinstallerad server Dokeos JA JA WireRed e/pop Web & NEJ - Video Conferencing Epresence JA JA Dimdim JA NEJ Delstudie - E-mötessystem - test emot mötesmetoden Innotiimi OPERA Sidan 9 av 13

10 6 Förlag till vidare testning I kommande, liknande, kartläggningsprojekt bör överenskommelser hur mycket tid, hur många system och vad som faktisk måste testas tas fram och skriftligt avtalas mellan projektledning och testande organisation/lärosäte. Det faktum att flera typer av personalkategorier (lärare, it-tekniker) deltagit i testerna är naturligtvis utmärkt. Dock bör, i kommande kartläggningsarbeten, det säkerställas vilka personalkategorier som besvarat vilka frågor. Detta arbetssätt säkerställer en högre kvalitet i analysarbetet. Icke kompletta svar från medverkande organisationer/lärosäten resulterar i stor osäkerhet i analysarbetet och i sammanfattande resultat för vissa e-mötessystem. Att få personer har testat eller resonerat sig samman via ett samvägt insänt testprotokoll kan även det påverka resultatet. Att e-mötesverktyg har utvärderats av relativt få gör att säkerheten i rapportens material även begränsas. Delstudie - E-mötessystem - test emot mötesmetoden Innotiimi OPERA Sidan 10 av 13

11 7 Bilagor, mallar och referensmaterial Mallar och annan dokumentation: Mall/dokumentation: Testprotokoll, OPERA-metoden (4 sidor) Filnamn: Testprotokoll_OPERA_ pdf Analysverktyg och webbplatser för jämförelse av e-mötessystem: Adobe Connect som e-mötessystem, Lärstödsnytt URL: Elluminate User Advantages over Marratech and the educational Benefit, Brandon Hall (2008) [Licensbelagt analysverktyg] Invitation to tender The Open University (Sept, 2007) Tender reference: Real-time collaborative Enviroment/E-meeting/E-tutorial Tool/PUR/2007 [Kravspecifikation inför upphandling av e-mötessystem för OU] Live E-learning KnowledgeBase 2006: A Comparison of 20+ Virtual Classroom, Synchronous Training, and Web Conferencing Systems Brandon Hall URL: [Licensbelagt analysverktyg, se ovan jmf Elluminate och har profiler för jämförelse för 21 st e-mötesverktyg, ordlistor m m. Kolabora URL: OCOSS - Open Conference on Open Source Software- Evaluation resultats Video conference backbone systems URL: [Interreg-projekt Projektet ska utveckla ett öppet källkodsbaserat system för konferenser på webben, se även ] Real-Time Web Conferencing Vendors and Reviews & Articles URL: SEARCH3 - web conferencing evaluation (sökning ) URL: Test manament system URL: [how Test Teams work, framtida och alternatvia arbetsätt] Videoconferencing Insight Newsletter URL: Web conferencing Software Directory ( ) URL: Webconferencingschoices.com Web conferencing Vendors WCC Seclected Vendors. URL: Videoconferencing evaluation ( ) URL: Rapporter: Capterra (2008) The Software Buyer s Guide Including Capterra s Key To Purchasing The Right Software! Copyright 2006, Capterra, Inc URL: Cogburn, D & Hurup, D (2006) The world is our campus Synchronous collaboration software CMP Media LLC URL: Gartner (2007) Magic Quadrant for Web Conferencing 2007 [Ledande leverantörer inom området marknadsanalysmodell] Web tools for networking - A short guide to help you in your choice (2007) EMAN [EU Life Long Learning Programme] Delstudie - E-mötessystem - test emot mötesmetoden Innotiimi OPERA Sidan 11 av 13

12 Referenser: 144 Tips on Synchronous e-learningstrategy + Research (2008) URL: Bestämmelser för egendeklarationer av programprodukter - Allmänna principer och tillvägagångsätt ( ) URL: [spi2000 bestämmelser] Boehle, S (2007) WEB WAYS A look at Webcasting and Web conferencing services Artikel: Training, Sept 2007 URL: Clark, M & Heivert, J (2000) Lönsamma IT-investeringar med funktionsupphandlling Studentlitteratur [Har många bra checklistor för affärsprocessen] COOPER Initiativ URL: [ Webbkonf.verktyg i projekt ] EU-kommissionen förespråkar öppen källkod, Artikel: Kvalitetsmässan Kvalitet & Förnyelse 1-07 Gustavsson, G & Läärä, T (1996) Att planera och genomföra videokonferens, TL INFORMATION AB Helin, K & Gustavsson, T (2002) OPERA ett verktyg för effektiva arbetsmöten INNOTIIMI Isacsson & Möllerfors (2001) Det stora arbetsmötet Stordialog - inspiration och metoder ISBN: Förlag: Omnia Idé ISO-standarder standarder i användbarhet och användarorienterad design ( ) URL: Jobring, O (red) (2006) Att skapa lärgemenskaper och mötesplatser på nätet - Studentlitteratur Johnson, Y, Säg ifrån om mötet spårar ur Artikel: DN, söndag Levy, Y (2006) Assessing the vaule of e-learning systems - Idea Group Inc [Survey Instruments] Movin, S (red) (2007) IT07 I Sverige En bok om trender & utveckling inom IT i Sverige Exido och Dataföreningen Naeve, A m fl (2006) CoCoFlash: Conzilla, Confolio, and Flashmeeting Integration for Enhanched Professonal Learning Proceedings ICALT 06 IEEE OPERA-METODEN BASPROCESSEN (odaterad) [Råd till ledare av Opera-processer utbildningsmaterial] - Innotiimi Resfria möten, Vägverket URL: Pearson, J (2004) Inverstigating ICT using problem-based learning in face-to-face and online learning enviroments COMUTOR & EDUCATION 47 (2006) Elsevier. Roberts, Tim S. (2005) Computor-Supported Collaborative Learning in Higher Education Idea Group Siemens, G m fl (2008) Conference Connections: Rewiring the Circuits Artikel: EDUCAUSE URL: Sällström, A Best practise - nätbaserade möten, en förstudie Rapport 11, 2005 Nätuniversitetet URL: Söderström, J (2006) Jävla skitsystem! Varför datasystem stressar oss i jobbet Presentation World Usability Day, 14 November 2006 inuse AB Söderström, J (2007) Ta makten över tekniken Artikel: Dagens Teknik, Vecka 19 9 maj, 2007 The elearning Guild s Handbook on Synchronous e-learning (2008). URL: Valudes, A & Ahmed, S ( )) Merrit Group Webbartikel Yahoo Finance: The Open University Selects Elluminate Live!(R) for Online Synchronous Collaboration URL: [Integrering med Moodle open source LMS] Delstudie - E-mötessystem - test emot mötesmetoden Innotiimi OPERA Sidan 12 av 13

13 Witt, Paul L ( ) An Initial Examination of Observed Verbal Immediacy and Participant s Opinion Texas Christian University Journal of Online Behavior ( ) URL: Wolf, R (red) (1996) Vad kan inte ske på distans! 13 lärare redovisar erfarenheter av distansundervisning Rapport nr 5, 1996 Institutionen för kultur och humaiora, Härnösand Zingmark, C (2008) Så blir dina möten mer effektiva DIK forum 05/2008 [med webbtips: URL: ] Delstudie - E-mötessystem - test emot mötesmetoden Innotiimi OPERA Sidan 13 av 13