Case study. Gothia Towers ska bli ett av Europas största hotell. Behov av ett flexibelt och skalbart system

Transkript

1 Case study Gothia Towers ska bli ett av Europas största hotell Behov av ett flexibelt och skalbart system Gothia Towers är ett fyrstjärnigt hotell vid Svenska Mässan i Göteborg och mittemot Sveriges största turistmål nöjesparken Liseberg. Hotellet är ett av Nordens största hotell med 704 rum och sviter och har flera populära restauranger, barer och festvåningar samt 50 konferensrum. Gothia Towers är idag en global mötesplats och har ambitionen att vara Nordens ledande mötesplats med allt under ett tak. Anläggningen består av två torn, det första, East Towers, stod klart 1984 och det andra, West Tower, år Just nu bygger Gothia Towers sitt tredje torn och bygger samtidigt på East Tower med 6 våningar. Bygget sker i två etapper, sommaren 2013 är påbyggnationen på East Tower färdig och vid årsskiftet 2014/2015 ska det tredje tornet stå klart. Sammanlagt kommer Gothia Towers att ha drygt 1200 rum och sviter när byggnationen är färdig vilket gör hotellet till det femte största i Europa. Gothia Towers tredje torn kommer att få 29 våningar, bli 100 meter högt och Göteborgs högsta byggnad. Det finns fler fördelar. Ungdomar som utbildas på hotell- och restaurangskolor idag utbildas i OPERA och det ger en snabb startsträcka om man måste ta in extraeller ny personal. Det är mest globalt. Petter Ullberg VD Gothia Towers och Vice VD på Svenska Mässan

2 Utmaning exceptionell driftsäkerhet Vid årsskiftet 2014/2015 ska Gothia Towers vara ett av Europas största hotell med 1200 rum. En anläggning av den storleken ställer speciella krav på IT-system och IT-miljöer. Gothia Towers upplevde en del problem med en befintlig IT-lösning och fruktade att det inte skulle gå att skala upp det systemet till de kommande volymerna som kommer att krävas. De har saknat en fungerande stamgästhantering och manuellt hanterat antal nätter och uppgraderingar med mera. Gothia Towers behöver ett flexibelt och skalbart system med exceptionell driftsäkerhet och goda integrationsmöjligheter med andra system. Tillvägagångssätt Gothia Towers undersökte potentiella ITsystemlösningar på marknaden. De gick grundligt tillväga och slutligen föll valet på MICROS-Fidelios OPERA Property Management System (OPMS) och OPERA Customer Information System (OCIS). Huvudingången vätter mot Sveriges största turistmål Liseberg. analyserade risker och skalbarhet med att gå upp till 1200 rum föll valet på OPERA, berättar Petter Ullberg, VD Gothia Towers och Vice VD på Svenska Mässan. Anna Fahlgren, Systemutvecklare fyller i: Vi tror inte att vårt befintliga system klarar av att hantera 1200 rum och de kommande volymerna. Vi har vissa problem redan idag. Gothia Towers har tidigare varit kunder till Fidelio och bland annat uppskattat hanteringen av stora grupper och blockbokningar och den smidiga integrationen med andra system. Men avgörande för valet av OPERA var skalbarhet och driftsäkerhet. Vi behöver ett stabilt bassystem med exceptionell driftsäkerhet. När vi satt och Gothia Towers menar att MICROS-Fidelio är världsledande av en orsak. Vi bedömmer att MICROS-Fidelio har större resurser. De har en bred produktportfolio och att deras system klarar flest kopplingar till tänkbara undersystem, har flest finesser och interface, menar Petter Ullberg.

3 Med OCIS kommer vi att kunna hantera vårt stamgästsystem på ett effektivare sätt med olika nivåer. Det kommer att minska den manuella hanteringen, fyller Anna Fahlgren i. Gothia Towers menar att det finns ytterligare fördelar med OPERA. De ungdomar som utbildas på hotell- och restaurangskolor idag utbildas framför allt i OPERA. Det ger en snabb startsträcka om man måste ta in extra- eller ny personal. Lösning OPERA PMS OPERA Property Management System (OPMS) innehåller alla verktyg som hotellpersonalen behöver i sitt vardagliga arbete: verktyg för bokningar, in- och utcheckning, rumsallokering, service till gästerna på hotellet samt för bokföring och fakturering. OPMS är kompatibelt med samtliga moduler i OPERA-familjen. Fördelar: Anpassat efter konkreta behov i hotellverksamheten Skalbart för att passa hotell av olika storlek Bidrar till produktivitet, lönsamhet och professionalism Levererar snabb och exakt onlineinformation om ditt hotell Tredje tornet kommer att bli Göteborgs högsta byggnad. Centrala funktioner i OPMS: Reservationer - profiler, kassatjänster och deponering, reservationer för enskilda gäster, gruppbokningar av hotellrum och konferensrum, avbokningar, bekräftelser, väntelistor, rumsallokering med dela rum -funktion Prishantering - det mest omfattande prishanteringssystemet i branschen med funktioner för prissättning och priskontroll, prisuppgifter samt intäktsprognoser och -analyser Profiler fullständiga demografiska beskrivningar av gäster, affärskontakter, grupper, resebyråer och källor. Profilerna innehåller adresser, telefonnummer, medlemskap, vistelse- och intäktsinformation och preferenser

4 Front Desk hantera data för enskilda gäster, gästgrupper och andra kunder. Det finns funktioner för rumsallokering, gästmeddelanden och väckningssamtal Back office-gränssnitt överföringar av intäkter, marknadsstatistik, daglig statistik och kundreskontra Rumshantering rumsövervakning, husfrufunktion, underhåll och fastighetsskötsel Kassakontor bokför avgifter från gäster och andra (inkl skatter), justera i bokföringen, hantera förskottsbetalningar, avräkningar, utcheckningar och kvittoutskrifter. Mängder med betalningsalternativ per reservation inklusive kontanter, check, kreditkort och faktura Rapportering över 360 standardrapporter Fullständigt anpassningsbart du bestämmer själv vilka funktioner, prioriteringar och standardinställningar som ska användas, inkl användarbehörigheter och hur de flesta skärmbilderna i OPERA ska se ut Globalt perspektiv OPMS stöder många valutor och språk. Priser och intäkter kan konverteras dynamiskt från den lokala valutan till andra valutor. Lämpligt språk för korrespondens med gästerna kan bestämmas automatiskt från gästernas profilspråk, stöd för landstypiska adressformat Lösning OPERA CIS OPERA Customer Information System (OCIS) är ett unikt program som samlar in och hanterar profildata för enskilda gäster, resebyråer, källprofiler, grupper och företag i en databas som används av flera. OCIS samlar in demografisk information, post- och e-postadresser, telefonnummer m m, fullständig information om vistelser, produktionsdata och intäktsstatistik. Dessutom stöder modulen så gott som alla typer av frequent flyer - eller lojalitetsprogram. OCIS kan användas strategiskt av hotell eller kedjor för att underbygga marknadsföringen och förbättra kundrelationshanteringen. OCIS är kompatibelt med samtliga moduler i OPERA-familjen.

5 Case study Fördelar: Dela profil- och bokningsinformation Hantera medlemskap Enkelt att distribuera priser Centrala funktioner i OCIS: Mängder av uppgifter - obegränsat antal postadresser, e-postadresser, telefonnum- mer, medlemskapsbevis m m kan knytas till respektive profil. Centraliserad hantering av medlem- skapsprogram - automatisk insamling av vistelser, övernattningar och intäktsdata från PMS. Stöd för bonus poäng och rabatter, övervakning av med - lemskapskvalifikationer, registrering av förbrukningen av bonuspoäng Profilabonnemang - avancerad abonne- Ett av Nordens största hotell med över 700 rum. mangsmodul Profilrelationer till priser och provisio- ner - samband mellan gäster och företag, agenturer, grupper eller källor kan registre- ras i gästprofiler för tillgång till framförhand lade rabatter. Agenter och källprofiler kan konfigureras för att ange att provisioner ska utbetalas när länkade profiler gör bokningar Avancerad Match & Merge - minimera dubblettprofiler genom att använda funktionen Match & Merge för att jämföra och slå samman Installation Affären mellan Gothia Towers och MICROSFidelio är nyligen i hamn och systemet kommer att integreras och testas under sommaren Eftersom personalstyrkan på Gothia Towers är stor kommer all utbildning att ske i deras lokaler under flera veckor i september. Vi planerar att gå live i oktober, avslutar Anna Fahlgren.