Bemanningsekonomi. en studie av äldreomsorgen i Forshaga och Falköping från Kommunals arbetstidsprojekt av Eva Johansson.

Transkript

1 1 Bemanningsekonomi en studie av äldreomsorgen i Forshaga och Falköping från Kommunals arbetstidsprojekt av Eva Johansson

2 2 Produktion: Kommunals medlemsutvecklingsenhet och Starck Design AB Augusti 2005 Art.nr

3 INNEHÅLL 3 Innehåll Förord 4 Sammanfattning 5 Inledning 7 Arbetstidsprojektet 7 Flexibla arbetstidsmodeller 8 Bemanningsekonomi 8 Uppdraget 9 Valet av referenskommuner 9 Bemanningsekonomi 10 Definitioner av ord och begrepp i rapporten 12 Arbetstidsmodeller 13 Forshaga kommun 15 Äldreomsorgen, särskilda boenden och öppen hemtjänst 15 Arbetstidsmodeller 16 Vårdtyngdsmätning 16 Friskvårdssatsningar 17 Redovisningssystemet 17 Bemanningsekonomi inom öppen hemtjänst 18 Bemanningsekonomi inom särskilda boenden 24 Sammanfattning 30 Falköpings kommun 34 Äldreomsorgen, särskilda boenden och öppen hemtjänst 34 Arbetstidsmodeller 34 Arbetsmiljökartläggning 36 Friskvårdssatsningar 36 Redovisningssystem 36 Bemanningsekonomin inom öppen hemtjänst 37 Bemanningsekonomin inom särskilda boenden 42 Sammanfattning 47 Problem vid bemanningsredovisning 51 Slutsatser 53 Referenser 57 Bilaga: Tabeller över bemanningsekonomin i kommunerna 59 Noter 71

4 4 FÖRORD Förord 2004 års kongress beslutade att tillsätta en arbetsgrupp med uppdrag att ta fram en ny målsättning för Kommunal i arbetstidsfrågan. Projektgruppen ska genomföra en kartläggning och utvärdera de försök som pågår med arbetstidsförkortning och arbetstidsförläggning. Arbetstidsprojektet har valt att specialstudera bemanningsekonomin i tre kommuner som har prövat olika arbetstidsmodeller. De kommuner som studeras är Kiruna, Forshaga och Falköping. Denna rapport är en referensstudie till Kirunastudien och handlar om Forshaga och Falköping. I rapporten, som Eva Johansson ansvarat för, ingår en beskrivning och jämförelse av bemanningsekonomin inom verksamheterna öppen hemtjänst och särskilda boenden i de två kommunerna. De faktorer som beskrivs och jämförs är personalbilden, arbetad tid och frånvaro och arbetskraftskostnad vid närvaro och frånvaro. Hela arbetstidsprojektet ska avrapporteras på 2006 års förbundsmöte. Ett tack riktas till alla som medverkat i studien och som bidragit med synpunkter. Håkan Pettersson Augusti 2005 Arbetstidsprojektet: Håkan Pettersson Kommunals andre vice ordförande, projektledare Bodil Umegård Förbundskontoret, projektsekreterare Anna Spånt Enbuske Förbundskontoret, projektsekreterare Åke Lundström Förbundskontoret, projektsekreterare (fr o m maj 2005) Annica Enbom Förbundsstyrelsen Kjell-Ivan Eriksson Förbundskontoret (t o m jan 2005) Håkan Lundstedt Förbundskontoret (fr o m feb 2005) Annica Jansson Förbundskontoret Annki Olsson Förbundskontoret Tor Hatlevoll Förbundskontoret (fr o m maj 2005) Birgitta Andersson Branschrådet för äldreomsorg Lars Gustafsson Branschrådet för teknik Eva Kärrman Branschrådet för hälso- och sjukvård Johanna Eggvall Projektanställd Eva Johansson Projektanställd

5 SAMMANFATTNING 5 Sammanfattning Äldreomsorgen använder många vikarier. I Forshaga var 2004 andelen timavlönade vikarier inom den öppna hemtjänsten 19 procent av de anställda och inom särskilda boenden hela 42 procent. Forshagas totala kostnader för arbetskraften var 9,4 miljoner kr inom den öppna hemtjänsten och 13,5 miljoner kr inom särskilda boenden. Kostnaden enbart för vikarier och övertid/mertid uppgick till 3,3 respektive 6,6 miljoner kr. Det betyder att den ordinarie personalen bara stod för 65 respektive 51 procent av kostnaderna. Kommunen hade under 2004 uppenbarligen en låg grundbemanning inom äldreomsorgen, men med hjälp av vikarierna och övertidsuttaget uppstod en tydlig överbemanning. Inför förbundsmötet 2006 ska Kommunal formulera en ny målsättning kring arbetstider och arbetstidsförläggning års kongress beslutade att tillsätta en arbetsgrupp med uppdrag att ta fram det nya målet för arbetstidsfrågan. Kommunals aktuella målsättning, som beslutades vid kongressen 1988, är 30 timmars arbetsvecka med full lönekompensation. Projektgruppen ska kartlägga och utvärdera de försök som pågår med arbetstidsförkortning och arbetstidsförläggning. Arbetstidsprojektet har även valt att specialstudera bemanningsekonomin i Kiruna, Forshaga och Falköpings kommuner. Genom att studera bemanningsekonomin kan man avgöra bemanningens effektivitet, kvalitet och produktivitet eller förutsättningarna för dessa. I denna rapport studeras detta med hjälp av en modell som Paula Liukkonen, docent vid Stockholms universitet, utarbetat. Den består av fyra delar: personalbild, arbetstid och frånvaro, arbetskraftskostnad vid närvaro samt arbetskraftskostnad vid frånvaro. Studien som presenteras i denna delrapport är en referensstudie till den utvärdering som görs av Kiruna kommuns 6 timmars arbetsdag inom öppen hemtjänst. Sedan 1989 har den öppna hemtjänsten i Kiruna haft en arbetsdag på 6 timmar med 8 timmars lön. I samband med denna utvärdering studeras bemanningsekonomin inom öppen hemtjänst och särskilda boenden i Forshaga och Falköping. Både Forshaga och Falköping har flera pågående och/eller avslu-

6 6 SAMMANFATTNING tade försök med flexibla arbetstidsmodeller, bl a önskeschema/ tvättstugeschema och 3/3-modellen. Falköping har dessutom permanent infört ett resurscentrum, dit alla vakanser och tillfällig frånvaro rapporteras. Resurscentrum syftar till att hitta bra och snabba lösningar för personal och arbetsledning vid tillfälliga bemanningsbehov. Det består av en långtidspool och ett resursteam. Personalen i långtidspoolen tar vikariat mellan 15 och 90 dagar och resursteamet tar vikariat upp till 14 dagar. Båda kommunerna har relativt många timavlönade vikarier. Inom särskilda boenden i Forshaga arbetade nästan lika många tillsvidareanställda som timavlönade vikarier vid mätpunkten den 31 december personer var tillsvidareanställda och 104 personer timavlönade. Både inom öppen hemtjänst och särskilda boenden i Falköping hade drygt 30 procent ett timavlönat arbete. Antalet personer som arbetar deltid var betydligt högre än de som arbetade heltid. Studien visar också att det är få män som arbetar inom verksamhetsområdena i kommunerna. Arbeten inom äldreomsorgen är med andra ord ett starkt kvinnodominerat yrkesområde. Studien visar att inom både öppen hemtjänst och särskilda boenden i båda kommunerna är den arbetade tiden högst bland månadsavlönade vikarier. Den totala andelen frånvaro inkluderat semester, sjukfrånvaro, lagstadgad ledighet och övrig ledighet är större för de tillsvidareanställda än för månadsavlönade vikarier. Den totala arbetskraftskostnaden vid närvaro skiljer sig åt i kommunerna. Det beror dels på att semesterersättningen beräknas olika. Forshaga beräknar semesterersättningen i genomsnitt till 14 procent och Falköping till 12 procent. Skillnaden i ersättning kan orsakas av åldersstrukturen och tjänstgöringstiden hos personalen. Att de skiljer sig åt beror även på deras olika sätt att beräkna overheadkostnaderna. Arbetskraftskostnaden vid frånvaro är högst för dagarna 2 21 inom båda kommunernas verksamhetsområden. Att kostnaden är högst då beror på att arbetsgivaren betalar sjuklön som är 80 procent av den ordinarie lönen. Dessutom betalas semesterlön och sociala avgifter samt fasta overheadkostnader även när en anställd inte är på arbetet.

7 INLEDNING 7 Inledning Denna delrapport från Kommunals arbetstidsprojekt redovisar resultatet av en studie om bemanningsekonomin i två svenska kommuner, Forshaga och Falköping. I rapporten ingår en beskrivning och jämförelse av verksamheterna öppen hemtjänst och särskilda boenden i respektive kommun. De faktorer som beskrivs och jämförs är uppgifter som sammanställts i personalbilden, arbetad tid och frånvaro samt arbetskraftskostnad vid närvaro och frånvaro. Rapporten inleds med en beskrivning av studien och uppdraget, sedan följer en förklaring till valet av studiekommuner och en beskrivning av begreppet bemanningsekonomi och av den analysmodell som används vid beräkningarna i rapporten. Därefter följer en kort presentation av studiekommunerna Forshaga och Falköping samt en redovisning av bemanningsekonomin inom öppen hemtjänst och särskilda boenden i respektive kommun. För att göra redovisningen tydlig och överskådlig redovisas statistik i diagram- och tabellform med skriftliga förklaringar i texten. Samtliga tabeller med beräkningar är placerade i bilagan. Avslutningsvis redogörs för problem som uppstått under arbetet med rapporten och studiens slutsatser presenteras. Arbetstidsprojektet Kommunals kongress 2004 beslutade att tillsätta ett projekt om arbetstid. Förbundsstyrelsen har därefter gett en arbetsgrupp i uppdrag att ta fram en ny målsättning för Kommunal om arbetstidens längd och förläggning. Gruppen ska också kartlägga och utvärdera de försök som pågår med arbetstidsförkortning och arbetstidsförläggning. Kommunals aktuella målsättning, som beslutades vid kongressen 1988, är 30 timmars arbetsvecka med full lönekompensation. Den här studien är en referensstudie till den utvärdering som görs av Kiruna kommuns 6-timmars arbetsdag inom öppen hemtjänst. Sedan 1989 har den öppna hemtjänsten i Kiruna haft en arbetstidsförkortning med en arbetsdag på 6 timmar inklusive lönekompensation. Motsvarande avtal finns inte inom särskilda boenden. Sedan januari 2005 är det s k 6-timmarsavtalet uppsagt och det

8 8 INLEDNING pågår förhandlingar om ett nytt avtal. Utvärderingen görs utifrån två aspekter, dels ur arbetsmiljömässig synpunkt för personalen, dels utifrån kravet på en bemanningsekonomisk utvärdering. Flexibla arbetstidsmodeller Många kommuner har pågående och/eller avslutade försök med någon form av flexibla arbetstidsmodeller. Detta är vanligt inom äldre- och handikappomsorgen men också inom andra delar av kommunernas verksamhetsområden. Flexibilitet och arbetstid är och kommer att vara viktigt i framtiden för att kunna rekrytera unga och kompetenta personer till arbeten inom välfärdstjänsterna. Under de senaste decennierna har de fasta och reglerade arbetstiderna successivt luckrats upp inom de flesta sektorer. Bland både arbetsgivare och fackliga organisationer finns en ambition och ett intresse att utveckla arbetstiderna till att bli mer flexibla för att passa samhällets, företagens och arbetstagarnas behov. 1 Det finns många typer av arbetstid med varierande flexibilitet, bland annat 3/3-modellen, 2/5-modellen, önskeschema/ tvättstugeschema, årsarbetstid m fl. Bemanningsekonomi Bemanningsekonomi är viktigt för att kunna redovisa personalen på ett rättvisande sätt. Flera viktiga faktorer ingår i bemanningsekonomin. Hur ser personalstrukturen ut inom verksamheten? Hur många anställda är det och hur ser personalomsättningen, sysselsättningsgraden och åldersfördelningen ut? Vilken är den arbetade tiden och hur stor är frånvaron? Det är också viktigt att ta reda på hur stor den totala arbetskraftskostnaden är vid personalens närvaro på arbetsplatsen och hur stor den är då personalen är frånvarande. Bemanningsekonomin behövs också för att ge en förståelse för den betydelse tiden har för att skapa tidsmässigt välfungerande anställningsformer och bra arbetsmiljöer. 2

9 UPPDRAGET 9 Uppdraget Uppdraget går ut på att med hjälp av insamlad ekonomi-, personal- och lönestatistik beskriva och jämföra bemanningsekonomin inom öppen hemtjänst och särskilda boenden i Forshaga och Falköpings kommuner. Studien är en referensstudie till den utvärdering av bemanningsekonomin som görs av Kiruna kommuns 6-timmars arbetsdag inom öppen hemtjänst. Arbetstidsprojektet beslutade att referenskommunerna skulle ha pågående och/eller avslutade försök med olika former av flexibla arbetstidsmodeller. Syftet med rapporten är med andra ord att: Beskriva och jämföra hur bemanningsekonomin ser ut inom öppen hemtjänst och särskilda boenden i Forshaga kommun och Falköpings kommun. Vara referensunderlag till Kirunas utvärderingsstudie. Studien är avgränsad till att behandla äldreomsorgen inom respektive kommun, mätperioden är Därefter är avgränsningen inom äldreomsorgen, öppen hemtjänst och särskilda boenden. Andra delar inom äldreomsorgen som korttidsboenden och dagcenter har inte beaktats. Valet av referenskommuner Arbetstidsprojektgruppen satte upp några krav som referenskommunerna skulle uppfylla. Dels skulle kommunerna ha ett eller flera pågående och/eller avslutade försök med någon form av flexibla arbetstidsmodeller. Dels skulle de skilja sig åt så att den ena kommunen kommit längre i arbetet med flexibla arbetstidsmodeller än den andra kommunen. Det skulle inte vara några storstadskommuner utan de skulle motsvara Kiruna storleksmässigt. Ytterligare ett kriterium var att kommunerna skulle ha ett ekonomisystem och PA-system som kunde tillhandahålla de uppgifter kring bemanningsekonomin som behövs för studien. En förutsättning var också naturligtvis att kommunerna var intresserade och villiga att delta i studien.

10 10 BEMANNINGSEKONOMI Bemanningsekonomi Bemanningsekonomi är ett tämligen nytt begrepp. Det är ett fördjupningsämne inom företagsekonomin med vars hjälp vi kan studera bemanningens effektivitet, kvalitet och produktivitet eller förutsättningarna för detta. 3 Det som är viktigt inom bemanningsekonomin är att kunna redovisa personalen rätt. Modellen för bemanningsekonomi som används i denna studie är ett sätt att redovisa personalen på ett bra och överskådligt sätt. Rapporten bygger på en modell som docent Paula Liukkonen vid företagsekonomiska institutionen på Stockholms universitet utarbetat. Den består av fyra delar; personalbild, arbetad tid och frånvaro, arbetskraftskostnad vid närvaro samt arbetskraftskostnad vid frånvaro. Den ekonomi-, personal- och lönestatistik som studien bygger på är hämtad från kommunernas respektive redovisningssystem. Personalbilden visar hur många anställda det krävs för att bemanna ett arbete. Man kan också utläsa de anställdas sysselsättningsgrad, åldersfördelning och personalomsättning. Detta är viktigt för att kunna följa upp och diskutera ekonomi, resursanvändning och effektivitet för bemanning och påverkan på personalens hälsa och arbetsmiljö. 4 Tidsredovisningen, den andra delen i modellen, ska visa den betydelse som tiden har för att skapa tidsmässigt välfungerande anställningsformer och attraktiva arbetsmiljöer. Tidsredovisningen visar hur mycket av den ordinarie arbetstiden som återstår för verksamhetens genomförande när all frånvaro, dvs. semester, sjukfrånvaro, lagstadgad ledighet och övrig ledighet, dragits bort. 5 För tjänsteproducerande organisationer är arbetskraftskostnadernas andel av de totala kostnaderna ofta hög, i många kommuner mer än 60 procent. Löner, semester- och sjuklöner, sociala avgifter och personalkringkostnader/ overheadkostnader ingår i arbetskraftskostnaden. Dessa uppgifter kan användas för att diskutera kostnadsfrågor vid hel- eller deltidsanställningar, vid frånvaro, rehabilitering och rekrytering samt vid bemanningsnivå och hur frånvaron ska ersättas. 6 Arbetskraftskostnaden vid frånvaro visar den sammanlagda lönekostnaden och den totala arbetskraftskostnaden vid frånvaro indelat i

11 BEMANNINGSEKONOMI 11 olika ersättningsperioder. Hur mycket av den totala arbetskraftskostnaden kvarstår under sjukfrånvaron och vad kostar sjukfrånvaron egentligen? Även kostnaderna för att ersätta en medarbetare vid frånvaro redovisas med hjälp av denna del. 7

12 12 DEFINITIONER Definitioner av ord och begrepp Innan kommunernas bemanningsekonomi redovisas är det bra att klargöra några begrepp som förekommer i rapporten. En tillsvidareanställning innebär att man är heltidsanställd eller deltidsanställd med ett anställningsavtal som gäller tillsvidare. Med timavlönat arbete menas korta vikariatsanställningar som avlönas per timme. 8 Ordet sysselsättningsgrad motsvarar i denna rapport antingen heltid eller deltid, t ex 75 procent. Bemannad tid innebär den tid som går åt för att genomföra verksamheten. Grunden är en normalbemanning och utifrån verksamhetens behov, antingen frånvaro eller tyngre vårdbehov, förstärks eller förminskas bemanningen. Bemannad tid utgörs av arbetad tid inklusive eventuell övertid och mertid. Planerad tid utgörs av den tid som man vid planeringen av budget och verksamhet fördelar för verksamhetens genomförande. Fakturerad tid är den tid som faktureras kunden/brukaren, det är denna tid som utgör underlget för tjänstens pris. I denna tid ingår dels tid som personalen genomför i direkt verksamhet och dels tid som uppkommer på grund av administration och ledning av verksamheten. 9 Med bemanningsbalans avses förhållandet mellan tillsvidareanställdas frånvaro och vikariernas arbetade tid. Den frånvaro som uppkommer hos gruppen tillsvidareanställda ska täckas helt eller till viss grad av vikariernas arbetade timmar. När vikariernas arbetstid är högre råder överbemanning. Underbemanning uppkommer när den arbetade tiden inte täcker de tillsvidareanställdas frånvaro. Det kan finnas periodvisa över- eller underbemanningar som klaras med ineller utlåning av personal. Antalet brukare kan också variera och kan också förklara temporär underbemanning. 10 Ordinarie arbetstid är den tid man arbetat innan frånvaron räknats bort. Frånvaro består av semester, sjukfrånvaro, lagstadgad ledighet och annan övrig frånvaro. Lagstadgad ledighet innefattar föräldraledighet, studieledighet och ledighet för olika fackliga uppdrag. Övrig ledighet innefattar tjänstledighet och ledighet för egna angelägenheter.

13 DEFINITIONER 13 Den arbetade tiden består av den ordinarie arbetstiden minus frånvaron; semester, sjukfrånvaro, lagstadgad ledighet och övrig ledighet. Övertid och mertid läggs på den arbetade tiden och räknas alltså inte med i ordinarie arbetstid. 11 I modellen finns även begrepp som tjänstemän och arbetare. Tjänstemän definieras i denna rapport som personer som innehar en arbetsledande ställning, främst enhetschefer. Övrig administrativ personal och andra som räknas till tjänstemän är inte medräknade. Med arbetare menas de medarbetare som arbetar inom öppen hemtjänst och särskilda boenden. I denna studie inkluderas sjuksköterskorna under denna benämning. Overheadkostnad eller personalkringkostnader som det också kallas berör alla omkostnader som belastar arbetet. I overheadkostnaderna ingår ekonomi-, personal-, löne-, utbildningsadministration, intern service, fackligt arbete, kostnader som rör arbetsmiljön, t ex skyddsombud, företagshälsovård, personalsocialt arbete, gemensamma lokaler/it, kostnader för ledningen samt övriga kostnader som kan härröras till personalens omkostnader. Arbetstidsmodeller Följande arbetstidsmodeller omnämns i rapporten. 3/3-modellen innebär att man arbetar tre dagar och är ledig tre dagar. Dessutom ingår det ofta flera extra arbetsdagar per år, utöver förtroendetid, som förfogas av arbetsgivaren i samråd med den anställde, sk flytande tid. Dessa extra dagar av flytande tid ska användas vid t.ex. korttidsfrånvaro, perioder med ökad vårdtyngd och kompetensutveckling etc. Förtroendetid innebär arbetstagarens egna tid som kan användas till bl a kompetensutveckling och friskvård. 2/5-modellen är en variant av 3/3-modellen och innebär att man arbetar två dagar ena veckan och fem dagar andra veckan. Man arbetar var tredje helg. Första veckan arbetar man t.ex. onsdag och torsdag, sedan är man ledig och jobbar andra veckan måndag, tisdag, fredag, lördag och söndag. Plus att man har ett antal extra dagar per år som arbetsgivaren förfogar över. Önskeschema/tvättstugeschema är en schemaläggningsmetod och innebär att man försöker lägga scheman utifrån personalens egna önskemål inom en viss period, det kan vara mellan sex och tolv

14 14 DEFINITIONER veckor. Det slutgiltiga schemat avgörs dock av en arbetsgrupp, som lägger fram det schema som ska gälla för perioden. Långtidspool och resursteam används för att hitta bra och snabba lösningar för personal och arbetsledning vid tillfälliga bemanningsbehov. Långtidspoolen tar vikariat mellan 15 och 90 dagar och resursteamet tar vikariat upp till 14 dagar. För personalen i poolen eller resursteamet innebär arbetet stor flexibilitet. För arbetsgivaren är det tidsbesparande, då man inte behöver ringa runt till vikarier. Det sparar också tid att ta in en vikarie från poolen eller resursteamet eftersom alla har fått introduktion till de arbetsplatser som de kan tänkas komma att arbeta på. En del personer arbetar inom poolen eller resursteamet utifrån sin sk flytande tid. Det är tid som inte är schemalagd utan man hoppar in på de arbetsplatser som för tillfället behöver bemanning. Capio-modellen innebär att personalen är ledig minst 2,5-dagar per vecka och att man aldrig jobbar mer än 3,5-dagar per vecka. Arbetsgivaren kan beordra arbete någon mer dag. Modellen innebär också att man endast arbetar var tredje helg. Årsarbetstid innebär att man har en timbank med plus- och minustid, som stäms av vid olika tidpunkter. Ligger man på plus vid tiden för avstämning får man välja på pengar eller ledighet, ligger man på minus dras pengar från lönen.

15 FORSHAGA KOMMUN 15 Forshaga kommun Forshaga kommun ligger i Värmland, ca två mil norr om Karlstad. Kommunen gränsar till Karlstad, Kil, Sunne, Munkfors och Hagfors. Kommunen har socialdemokratiskt styre. Det är en kommun med en ganska låg medelålder. Här bor cirka personer, en del arbetar inom kommunens gränser och andra pendlar. Forshaga har två tätorter; Forshaga och Deje. 12 Äldreomsorgen, särskilda boenden och öppen hemtjänst Äldreomsorgen i Forshaga är i dag indelad i fyra enheter: Forshaga södra, Forshaga norra, Deje och kommunrehabilitering. I dag finns det fyra enhetschefer inom äldreomsorgen men det ska ske en omorganisering, vilket kommer att leda till fler enhetschefer. Totalt ska det finnas sex enhetschefer med vardera fyrtio anställda. 13 I Forshaga norra finns det ett gruppboende med 36 brukare, det finns även ett korttidsboende med 12 platser samt hemtjänst bestående av två arbetslag. I Forshaga södra finns det ett gruppboende med 32 brukare och två hemtjänstlag. Forshaga södra och norra har ett gemensamt servicehus med 37 vårdplatser. I Deje finns det ett gruppboende med 34 vårdplatser plus 4 korttidsplatser. Det finns också ett servicehus med 27 platser samt en hemtjänstgrupp. Kommunrehabilitering består av ca 20 sjuksköterskor, bedömning av hjälpmedel, rehabilitering, nattpatrull och en hemtjänstgrupp stationerad i Deje. 14 I Forshaga kommun finns det totalt tre hemtjänstgrupper, som ska utföra dels hemtjänstinsatser och dels delegerad hemsjukvård. Kommunen anser att det är viktigt att kunna ge förutsättningar för en trygg ålderdom med möjligheter att bo kvar i det egna hemmet. När det inte längre är möjligt kan man ansöka om särskilt boende. 15 Den som behöver hemtjänst mer än 37 timmar i veckan rekommenderas att flytta till ett särskilt boende. I genomsnitt reser personalen inom hemtjänsten cirka 700 mil/månaden och har en restid på fyra timmar om dagen. 16 Det skulle motsvara att åka fram och tillbaka mellan Stockholm och Gävle ungefär 20 dagar per månad.

16 16 FORSHAGA KOMMUN Arbetstidsmodeller En del av socialnämndens kvalitetsarbete som startade hösten 2000 innehåller nya sätt att schemalägga arbetet. Nöjda kunder/brukare är det övergripande målet. Förutsättningarna för att nå målet är dels att personalen har en bra arbetsmiljö, att de har goda yrkeskunskaper, en sysselsättningsgrad som de kan försörja sig på och dels att de kan påverka arbetstidens förläggning och sin egen kompetensutveckling. Det måste till en förändring med individuellt anpassade och flexibla scheman. 17 Utöver den traditionella schemaläggningsmetoden tillämpas, på försök, olika arbetstidsmodeller inom Forshagas äldreomsorg. Dessa är 3/3-modellen, 2/5-modellen och tvättstugeschema / önskeschema. 3/3-modellen inkluderar 20 procent flytande tid som kan användas till att ersätta personal som är frånvarande från arbetet. På det sättet behöver arbetsgivaren inte sätta in vikarier lika ofta för kortare frånvaro. En del enheter inom äldreomsorgen använder sig av datasystemet Time Care i administrationen av schemaläggningarna, företrädesvis vid önskeschema/tvättstugescheman. Scheman läggs aldrig för mer än sex veckor förutom på vissa storhelger och på sommaren då de läggs för tolv veckor. 18 På många arbetsplatser arbetar de flesta tvåskift. I modellen ingår också minimum- och maximumbemanning samt en plus- och minustid på 20 timmar. 19 Vårdtyngdmätning Forshaga kommun har genomfört en vårdtyngdmätning som inkluderade en översyn av äldreomsorgens särskilda boenden. Den var klar och sammanställd i februari Mätningen ger en klassning av vårdtyngd och en poängsättning som speglar den normala faktiska tidsåtgången som måste planeras in i ett schema varje dag. Vårdtyngdklasserna är gjorda så att personalen själva ska kunna placera vårdtagarna i rätt klass beroende på hur vårdbehovet ser ut i verksamheten. Vårdtyngdklasserna ligger mellan ett och fyra, där fyra är den tyngsta omvårdnadsklassen. Vårdtagarna där är mycket omvårdnadskrävande. Poängfördelningen ligger mellan ett och tio, och klassnivåerna mellan ett och fyra. 20 Se tabell 1.

17 FORSHAGA KOMMUN 17 Tabell 1. Vårdtyngdens indelning efter klassnivå och poängvärde i Forshaga kommun. Klassnivå Aktivitet Poäng/viktat värde 4 Brukaren är sjukhemsmässig, mycket omvårdnadskrävande. 10 Brukaren kan inte gå och behöver hjälp med påklädning, hygien och toalett. 3 Samma som klass fyra men inte kontinuerlig matning, 6 stora omläggningar och rehabiliteringsinsatser med hjälpmedel. 2 Vissa dagliga omvårdnadsinsatser. Kan stå på benen själv. 3 1 Behov av trygghet och stöd men klarar i allmänhet sin 1 dagliga hygien och toalettbesök. Är klar och medveten. Källa: Junkka, T., Vårdtyngdmätning och bemanning i äldreomsorgens boenden i Forshaga (2005). Mätningen visade att de flesta vårdtagarna har en vårdtyngd som finns i vårdtyngdklass 3, vilket motsvarar 6 poäng. Enligt KOMREV, som genomförde mätningen, ligger minimibemanningen under dagens grundbemanning på respektive arbetsplats. Kommunen räknade därefter ut en önskvärd bemanning där även faktorn kvalitet skulle ingå. Med en sådan beräkning (minimibemanning + 9 %) låg två av tre arbetsplatser rätt i sin bemanning. Den tredje arbetsplatsen hade ett överskott med 1,5 tjänster. Vid tiden för besöket i kommunen hade förhandlingar om personalneddragningar påbörjats. 21 En uppföljning av vårdtyngdmätningen gjordes i april 2005 och den visade en överkapacitet på 1,7 tjänster inom hemtjänsten. I dagsläget har det inte vidtagits några personalneddragningar mot bakgrund av vårdtyngdmätningarna. 22 Friskvårdssatsningar Forshaga kommun arbetar aktivt med friskvård. Man har bland annat infört en friskvårdstimme i veckan för samtliga anställda. Personalen har även tillgång till en hälsoutvecklare och ett hälsoombud. Hälsoutvecklaren har kontinuerlig kontakt med de långtidssjukskrivna. Kommunen erbjuder också inspirationskurser för stresshantering och yoga, hälsoprofilsundersökningar, olika sorters träningsmöjligheter, föreläsningar och kurser inom bl a lyftteknik och hälsa mm. Redovisningssystem Redovisningen av bemanningsekonomin inom öppen hemtjänst och särskilda boenden baseras på Forshaga kommuns redovisnings-

18 18 FORSHAGA KOMMUN system för löner, personal och ekonomi. Detta redovisningssystem heter Personec och tillhandahålls av TietoEnator. Bemanningsekonomin inom öppen hemtjänst, Forshaga kommun Personalbild Den första delen består av en redovisning av personalbilden. Personalbilden för den öppna hemtjänsten i Forshaga kommun presenteras som en ögonblicksbild per den 31 december Diagram 1. Antal anställningar inom öppen hemtjänst i Forshaga kommun. Timavlönade vikarier, 32 Hemtjänsten har 165 anställningar. Antalet anställda är ungefär lika stort, en handfull personer har mer än en anställning. 68 personer är tillsvidareanställda, vilket utgör 41 procent. Samtliga är kvinnor. 65 personer är månadsavlönade vikarier, eller 39 procent, varav 5 är män. Av de 32 timavlönade (19 procent) är 5 män. Anställningarna inkluderar även personer med intermittenta 23 arbeten, t ex personer som arbetar tillfälligt med en viss sak men som inte nyanställs varje gång de arbetar i verksamheten. Även personer som står under posten övriga är medräknade i antalet anställda. Övriga personer är sådana som har en tillsvidaretjänst i grunden men som för tillfället arbetar i annan tjänst än den de är anställda för. Det totala antalet tillsvidareanställda samt månadsavlönade och timavlönade vikarier, 165 anställningar, motsvarar 71,1 årsanställningar. Tillsvidareanställda, 68 Månadsavlönade vikarier, 65

19 FORSHAGA KOMMUN 19 Diagram 2. Sysselsättning inom öppen hemtjänst i Forshaga kommun, antal personer. Deltid, 59 Heltid, av de tillsvidareanställda och månadsavlönade vikarierna är sysselsatta på heltid, samtliga kvinnor. 58 kvinnor och 1 man är deltidsanställda. Personer som har dubbla tjänster och olika befattningar i kommunen eller innehar vilande och/eller övriga tjänster är inte inkluderade. Personalens sysselsättning baseras för hela året. Medelåldern är 40,8 år för kvinnor och 27,3 år för män. Detta är räknat på samtliga anställda. Diagram 3. Personalomsättning under år 2004 inom den öppna hemtjänsten i Forshaga kommun. Antal personer Tillsvidareanställda Månadsavlönade vikarier Chefer jan 2004 Började Slutade Vid mätperiodens början, dvs 1 januari 2004, fanns det 50 tillsvidareanställda inom den öppna hemtjänsten. Under perioden anställdes nio personer och fem personer slutade. Antalet månadsavlönade

20 20 FORSHAGA KOMMUN vikarier vid periodens början var 31 personer, under året har likaså 31 påbörjat ett vikariat och 19 har slutat. De som avslutat och börjat ett vikariat under året kan vara samma personer som fått återkommande, nya vikariat. Det har inte varit någon chefsomsättning under året. I personalomsättningen ingår också antalet timmar som är bemannad tid, planerad tid och fakturerad tid. Den bemannade tiden utgörs av arbetad tid för tillsvidareanställda samt för månadsavlönade och timavlönade vikarier. Tillsvidareanställda och månadsavlönade vikarier svarar för timmar av den bemannade tiden utgörs och timavlönade vikarier för timmar. Det blir sammanlagt timmar. Den planerade tiden är timmar och den utgörs av ordinarie arbetstid för tillsvidareanställda och månadsavlönade vikarier. Den fakturerade tiden är den tid som är redovisad som beviljad hemtjänsttid i kommunen, timmar. Den fakturerade tiden beror på biståndsbesluten i kommunen. När den bemannade tiden är större än den fakturerade har kommunen utfört tid som de inte tagit betalt för, dvs gratistid, eller överproduktion utan intäkter. Arbetad tid och frånvaro Den arbetade tiden och frånvaron är redovisad för tillsvidareanställda och månadsavlönade vikarier inom kommunens öppna hemtjänst. Timavlönade har inte beräknats eftersom de har en närvaro på nästan 100 procent. Diagram 4. Andel arbetad tid och frånvaro för tillsvidareanställda inom öppen hemtjänst, Forshaga kommun. Lagstadgad ledighet, 3% Sjukfrånvaro, 19% Övrig ledighet, 3% Arbetad tid, 64% Semester, 11%