REVISIONSRAPPORT KOMMUNREVISIONEN

Transkript

1 REVISIONSRAPPORT Sid 1 (3) Kommunfullmäktige Dnr: 12REK24 Handläggare: Gunilla Beckman Ljung Självkostnadsprissättning IT-avdelningen Granskningen Gävle kommun har en egen IT-avdelning som samordnar större delen av koncernens IT-verksamhet. En mindre del av verksamheten består av externa kunder: andra kommuner, kommunalförbund mm. En gemensam samverkansnämnd för verksamhetsstöd, dit bl a IT hör, har bildats fr o m 1 januari Den externa delen kommer sannolikt att växa när samverkan med Gästrikekommunerna utökas. IT-avdelningen har dels egen personal och egna tekniska resurser, dels hyrs IT-arbetsplatser in via ramavtal och vidareuthyrs till kunderna. Dessutom hanteras licenser av IT-avdelningen och externa konsulttjänster köps vid behov. Verksamheten hade 2013 en omslutning på 140 mnkr. Vissa verksamhetsutvecklingsprojekt finansierades med kommunbidrag 6 mnkr. Övriga 134 mnkr finansierades via fakturering av kunderna, varav 87 % var inom Gävle kommunkoncern. Verksamheten har under flera år gått med underskott men 2013, då man för första gången fick ett kommunbidrag för utvecklingsprojekt, blev resultatet +436 tkr. Kommunens revisorer gjorde hösten 2012 en första granskning av om beslut om principer för prissättning fanns och om verksamhetens självkostnadskalkyler och internredovisning stödde självkostnadsprissättningen. Prissättningsmodellen var komplicerad och utvecklingsarbete pågick. Från 1 januari 2013 har kommunen ett nytt ekonomisystem och detta innebar förändringar även för IT-avdelningens internredovisning. KOMMUNREVISIONEN Gävle kommun, Gävle. Besöksadress Stadshuset, Drottninggatan 22 Tfn (vx), kommunrevisionen@gavle.se

2 Sid 2 (3) En fortsatt granskning hösten 2013 visade att Kommunstyrelsen i oktober 2013 beslutade att fastställa IT-avdelningens förslag till prismodell och tjänstekatalog som underlag för IT-avdelningens debitering. Kommunstyrelsen beslutade också att IT-avdelningen med bistånd av redovisningsenheten skulle upprätta en tydlig modell för intäktsuppföljning för ITavdelningens tjänster. Det är viktigt att IT-avdelningen med sin redovisning kan styrka att de priser man tar för olika tjänster motsvarar vad tjänsten kostar. Riskerna är annars att vissa tjänster subventioneras på bekostnad av andra eller att vissa kunder subventionerar andra. Konkurrensverket bevakar att konkurrens gentemot andra leverantörer av motsvarande tjänster inte snedvrids. Det sammanfattande resultatet av granskningen är att IT-avdelningens nuvarande självkostnadskalkyler som ligger till grund för prissättning är genomtänkta och välstrukturerade, när det gäller kostnader redovisade direkt under IT-avdelningen. Det gäller dock också att säkerställa att alla kostnader faktiskt täcks in av modellen. Idag redovisas semesterlöneskulden centralt för hela kommunen och den ingår inte i IT-avdelningens kostnader. Likaså borde ITavdelningens del av central administration fördelas ut. När det gäller redovisningen av utfallet har arbetet ännu inte slutförts, så att resultatet per tjänst eller kund är transparent. Intäkterna finns redovisade per tjänst, men kostnaderna redovisas inte så att en matchning kan göras. I ekonomisystemet finns en modul för tidsredovisning Tid & Projekt som kan fördela personalkostnaderna per tjänst. Även för övriga kostnader är det möjligt att nå en transparent redovisning. En lösning för att särskilja IT-avdelningen på ett tydligt sätt och få en mer heltäckande självkostnad är att skapa en balansräkningsenhet. Det har Markbyggarna tidigare varit. Deras verksamhet har haft samma omfattning och de har i stort sett uteslutande sålt tjänster inom kommunkoncernen.

3 Sid 3 (3) Hantering av rapporten Utkast till rapport har faktagranskats av IT-avdelningen. Rapporten presenterades vid sammanträdet , då ansvariga chefer inom Kommunledningskontoret också deltog för diskussion om det som framkommit i granskningen. Revisorerna beslutade översända rapporten till Kommunstyrelsen för yttrande. Kommunstyrelsens yttrande Revisorerna har fått Kommunstyrelsens yttrande där man konstaterar att arbetet med att skapa en transparent redovisning fortsätter. Under 2014 kommer Tid & Projekt att införas för att en fördelning av personalkostnaderna ska kunna göras. När det gäller alternativet att skapa en balansräkningsenhet, väljer Kommunstyrelsen att inte göra detta, då man bedömer att det inte skapar så stora mervärden att det kan anses motiverat med tanke på att det också innebär ytterligare administrativa insatser som berör många verksamheter. Revisorernas slutsatser Revisorerna konstaterar att en prissättningsmodell är beslutad av Kommunstyrelsen. Självkostnadskalkylerna täcker IT-avdelningens kostnader, men inte fullt ut overheadkostnader som redovisas i övrigt under Kommunstyrelsen eller centralt för kommunen. Under 2014 kommer åtgärder att vidtas som på ett bättre sätt fördelar personalkostnaderna, vilket är positivt. Med tanke på det utvidgade samarbetet med övriga Gästrikekommuner som startat 2014 i form av en gemensam nämnd, kommer revisorerna att följa upp denna granskning och utvecklingen av redovisningen. Revisorerna i Gävle kommun Gunilla de Maré Revisorskollegiets ordförande Gunilla Beckman Ljung Revisionschef Bilaga: Rapport Granskning Självkostnadsprissättning IT- avdelningen

4 REVISIONKONTORET Självkostnadsprissättning IT-avdelningen Granskningsrapport Revisionskontoret

5 Självkostnadsprissättning IT-avdelningen Gunilla Beckman Ljung, Revisionskontoret Citera gärna ur skriften men ange källa Författaren och Gävle kommun [ ] Grafisk form Pangea design ISBN anges här i förekommande fall

6 Sammanfattning Gävle kommun har en egen IT-avdelning som samordnar större delen av koncernens ITverksamhet. En mindre del av verksamheten består av externa kunder: andra kommuner, kommunalförbund mm. En gemensam samverkansnämnd för verksamhetsstöd, dit bl a IT hör, har bildats fr o m 1 januari IT-avdelningen har dels egen personal och egna tekniska resurser, dels hyrs IT-arbetsplatser in via ramavtal och vidareuthyrs till kunderna. Dessutom hanteras licenser av ITavdelningen och externa konsulttjänster köps vid behov. Verksamheten hade 2013 en omslutning på 140 mnkr. Vissa verksamhetsutvecklingsprojekt finansierades med kommunbidrag 6 mnkr. Övriga 134 mnkr finansierades via fakturering av kunderna. Verksamheten har under flera år gått med underskott men 2013, då man för första gången fick ett kommunbidrag för utvecklingsprojekt, blev resultatet +436 tkr. Kommunens revisorer gjorde hösten 2012 en första granskning av verksamhetens självkostnadsprissättning och internredovisning. Prissättningsmodellen var komplicerad och utvecklingsarbete pågick. Från 1 januari 2013 har kommunen ett nytt ekonomisystem och detta innebar förändringar även för IT-avdelningens internredovisning. I oktober 2013 beslutade Kommunstyrelsen att fastställa IT-avdelningens förslag till prismodell och tjänstekatalog som underlag för IT-avdelningens debitering. Kommunstyrelsen beslutade också att IT-avdelningen med bistånd av redovisningsenheten skulle upprätta en tydlig modell för intäktsuppföljning för IT-avdelningens tjänster. Det är viktigt att IT-avdelningen med sin redovisning kan styrka att de priser man tar för olika tjänster motsvarar vad tjänsten kostar. Riskerna är annars att vissa tjänster subventioneras på bekostnad av andra eller att vissa kunder subventionerar andra. Konkurrensverket bevakar att konkurrens gentemot andra leverantörer av motsvarande tjänster inte snedvrids. Det sammanfattande resultatet av granskningen är att IT-avdelningens nuvarande självkostnadskalkyler är genomtänkta och välstrukturerade. När det gäller redovisningen av utfallet har arbetet ännu inte slutförts, så att resultatet per tjänst eller kund är transparent. Intäkterna finns redovisade per tjänst, men kostnaderna redovisas inte så att en matchning kan göras. I ekonomisystemet finns en modul för tidsredovisning Tid & Projekt som kan fördela personalkostnaderna per tjänst. Även för övriga kostnader är det möjligt att nå en transparent redovisning.

7 Det gäller också att säkerställa att alla kostnader faktiskt täcks in av modellen. Idag redovisas semesterlöneskulden centralt för hela kommunen och den ingår inte i IT-avdelningens kostnader. Likaså borde IT-avdelningens del av central administration fördelas ut. En lösning för att särskilja IT-avdelningen på ett tydligt sätt och få en mer heltäckande självkostnad är att skapa en balansräkningsenhet. Det har Markbyggarna tidigare varit. Deras verksamhet har haft samma omfattning och de har i stort sett uteslutande sålt tjänster inom kommunkoncernen. Gunilla Beckman Ljung, revisionschef

8 Innehållsförteckning Projektbeskrivning och bakgrund 3 Projektets syfte och avgränsning 4 Metod 4 Granskningsresultat 5 Priskalkylering 5 Information om prissättning 5 Revisionens kommentarer 6 Internredovisning 7 Internredovisning direkta kostnader 8 Internredovisning intäkter/kostnader som ska fördelas 8 Internredovisning indirekta kostnader, overhead, som ska fördelas 9 Revisionens kommentarer 9 Budget 10 Revisionens kommentarer 10 Benchmarking Revisionens kommentarer 12 Konkurrensverket 12 Revisionens kommentarer 13 Kommunallagen - självkostnadsbegreppet 13 Revisionens kommentarer 13 Svar på revisionsfrågorna 14 Är IT-avdelningens utdebitering = faktisk självkostnad? 14 Stödjer internredovisningen självkostnadsprissättningen? Är det möjligt att se faktiska intäkter och kostnader för de tjänster motsvarande den prissättning per tjänst som sker utifrån budget och beräkningar? 14 Finns beslut om principer för prissättning? 15

9 3 Projektbeskrivning och bakgrund Inom Gävle kommun fanns två enheter 2013 som intäktsfinansierades: ITavdelningen inom Kommunledningskontoret under Kommunstyrelsen och Markbyggarna inom Samhällsbyggnad Gävle under Tekniska nämnden. Markbyggarna kommer att bolagiseras under IT-avdelningen har under de senaste åren genomfört ett antal förändringar: omorganisation, tekniskt plattformsbyte, flytt av datorhall, utbyte av ägda till hyrda IT-arbetsplatser, utökning av antalet datorer i skolorna samt driftkostnadsanalyser av programvaror. Tjänster säljs bl a till kommunens förvaltningar, kommunens aktiebolag, kommunalförbund och två andra kommuner. Granskningens första del påbörjades i slutet av 2012, föranledd av underskott i verksamheten, dvs intäkterna täckte inte de kostnader som verksamheten hade. Denna del genomfördes av en konsult från BDO och utmynnade i en första rapport som delgavs revisorerna. Med anledning av större pågående förändringar i prissättning och redovisning beslutade revisorerna att göra ytterligare en kompletterande granskning under 2013 innan projektet slutrapporterades till Kommunfullmäktige. Under 2013 har en större omarbetning av prissättningen pågått. Ett nytt ekonomisystem infördes 1 januari 2013 som medfört ett nytt upplägg av internredovisningen för IT-avdelningen. Granskningsprojektets andra del har inte kunnat avslutas förrän den nya prissättningsmodellen beslutats för 2014 och det nya upplägget för redovisningen varit i drift under IT-avdelningen inklusive Stadshusservice hade budgeterade kostnader för 2012 på 110 mkr. Dessa täcktes av interndebitering i kommunkoncernen samt av fakturering av ett mindre antal externa kunder. Underskottet för IT-avdelningen för 2012 blev -7 mnkr. Verksamheten hade ett underskott även För 2013 fick IT-avdelningen ett kommunbidrag på 6 mnkr för vissa utvecklingsprojekt. Övriga intäkter som fakturerades kunder 2013 var 133,6 mnkr. Total budgetomslutning var 139,6 mnkr och resultatet för helåret 2013 blev tkr.

10 4 Projektets syfte och avgränsning En fungerande självkostnadsprissättning, baserad på genomtänkta självkostnadskalkyler och med stöd av internredovisning för att ha kontroll över det faktiska utfallet, är nödvändig för IT-verksamheter ur flera aspekter. Att ha en transparens i redovisningen och att rätt kostnad belastar respektive kund är viktigt, då debitering inte enbart sker internt utan även till kommunala bolag (egna juridiska personer) och andra externa organisationer bl a kommunalförbund samt till andra kommuner. En gemensam nämnd för verksamhetsstöd, dit IT hör, tillskapas fr o m Självkostnadsbegreppet inkluderar inte enbart de löpande driftskostnaderna utan även en marginal för utveckling av teknik, kompetens och för verksamhetens fortlevnad. Syftet med granskningen är att 1. Granska om självkostnadskalkyler och internredovisning korrekt stödjer självkostnadsprissättningen. 2. Granska om Kommunstyrelsen eller Kommunfullmäktige fattat beslut om principer för prissättning. Revisionsfrågor Är IT-avdelningens utdebitering = faktisk självkostnad? Stödjer internredovisningen självkostnadsprissättningen? Är det möjligt att se faktiska intäkter och kostnader för de tjänster motsvarande den prissättning per tjänst som sker utifrån budget och beräkningar? Finns beslut om principer för prissättning? Metod Genomgång av fattade beslut och beslutsunderlag samt dokumentation hos ITavdelningen. Intervjuer med IT-chef och övriga avdelningschefer inom IT-avdelningen samt ekonom. Intervjuer med redovisningschef och tf redovisningschef inom Kommunledningskontoret Ekonomi. Genomgång av priskalkylmodell och organisation samt internredovisning för 2013 tillsammans med priskalkylansvarig, chef för IT-drift och ekonom inom IT-avdelningen.

11 5 Granskningsresultat Priskalkylering En första granskning gjordes i slutet av 2012 av BDO. Denna rapport drog slutsatsen att prismodellen var alltför komplicerad och svårgenomtränglig för kunderna att analysera. För att kunderna ska förstå vad de betalar för och acceptera prissättningen bör den förenklas. Konsulten konstaterade också att de vedertagna begreppen direkta och indirekta kostnader inte användes för att fördela kostnaderna. IT-avdelningen fördelar kostnader på branschens begrepp: produkter och overhead, dvs gemensamma kostnader. Upplägget för internredovisningen var inte helt klart vid det granskningstillfället och denna fråga kunde då inte besvaras. Under 2013 har arbetet i prisgruppen inom IT-avdelningen fortsatt. En detaljerad modell för prissättning har tagits fram. Den utgår från: Budgeterade direkta kostnader per produkt, tidigare använd för prissättning men nu omarbetad och förenklad Fördelningsnycklar utifrån faktiskt antal användarkonton, antal datorer och antal telefoner, även denna tidigare använd för prissättning Overheadkostnad 1 detta är direkta kostnader som måste fördelas: dels är det en uppskattning av hur mycket arbetstid som respektive tjänst innebär och en fördelning av personalkostnader för personal i produktionen, dels innehåller den också kostnadsfördelningar av nödvändiga ITresurser för produkten. Overheadkostnad 2 är det om i företagsekonomin även kallas indirekt kostnad, dvs administration och ledning samt hyreskostnader mm. Det är gemensamma kostnader för verksamheten som ska täckas via ett procentuellt påslag i prissättningen. Prissättningen baseras alltså på direkta kostnader och en fördelning av de ITresurser som krävs i form av servrar, nät mm samt personalkostnader i produktionen. Slutligen fördelas kostnader för administration, ledning och hyror. Svagheten i modellen är att detta är budgeterade kostnader och att man använder Excel som innebär att kopplingar mellan flikar, beräkningar och summeringar kan bli felaktiga i en komplex modell. Felaktigheter kan vara svåra att spåra. Uppgifter kan också ändras utan att detta går att spåra då Excel inte har någon loggning av ändringar. Information om prissättning IT-avdelningen har under hösten publicerat en Tjänstekatalog med mer detaljerad information på Ankaret (intranätet) om vad priserna för olika produkter/tjänster består av. Där kan kunderna se vad olika debiteringar bygger på.

12 6 Som exempel kan tas Din IT-arbetsplats som består av hårdvara, licens och tjänst. Här finns information om: 1. IT-avdelningens tjänstekostnad för att sköta drift och administration av arbetsplatserna tydliggörs. 2. Vissa delar av kostnaderna är externa, t ex licenser, dessa debiteras endast vidare från IT-avdelningen till respektive kund. Priset är beroende av om kunden är en administrativ enhet (förvaltning eller kommunalförbund), en skola eller ett bolag. 3. För hyra av hårdvara gäller avrop från ramavtalen för Din IT-arbetsplats som Inköp Gävleborg tecknat. Här kan priserna variera över tid beroende på avtalets utformning. Revisionens kommentarer En analys av modellen visar att den på ett vedertaget sätt bygger upp en prisbild för respektive tjänst utifrån budgeterade kostnader. Den är genomtänkt och välstrukturerad. Att använda Excel för beräkningar ger goda möjligheter att bygga modeller för fördelningar och summeringar men har systemtekniska svagheter. Att informationen till de interna kunderna förbättrats om hur prissättningen är uppbyggd är bra.

13 7 Internredovisning I redovisningen kan följande begrepp användas: Konto Vilken typ av intäkt eller kostnad är detta? T ex försäljningsintäkt, personalkostnad och hyra. Ansvar Detta begrepp är enligt attestreglementet kopplat till den tilldelade budget som respektive chef har fått för sin verksamhet (avdelning/enhet). Projekt Används normalt för tidsbegränsade verksamheter t ex investeringsprojekt eller ett verksamhetsprojekt. Verksamhet Detta är ett begrepp som används i SCB-statistiken för att få fram kostnader och intäkter för t ex grundskolan oavsett vilken organisation som kommunen tillämpar. Aktivitet En ny kod som kan användas till valfri särredovisning. Motpart Detta begrepp används för att kunna ta bort alla interna transaktioner för att ge en rättvisande bild av kommunens och kommunkoncernens resultat när en externredovisning för helheten ska sammanställas. Man behöver kunna identifiera vilka interna kunder man haft och hur stora dessa interna transaktioner är. Objekt/fri Används normalt för något stadigvarande t ex fastigheter där man vill följa en enskild fastighets intäkter och kostnader. Momskod Det finns olika momssatser: 6, 12 och 25 % moms. Koden anger vilken momssats som ska användas. Momssystem Kommunen redovisar ingående och utgående moms till staten på två olika sätt beroende på om kommunen kan ta ut utgående moms mot kund eller inte. Det ordinarie momssystemet fungerar som för företag med både ingående och utgående moms där mellanskillnaden betalas in till staten. Detta tillämpas av kommunens bolag. För kommuner finns dessutom det sk Ludvika-systemet där kommuner kan lyfta ingående moms trots att utgående moms ej kan debiteras.

14 8 Internredovisning direkta kostnader Ansvarsbegreppet används normalt endast för att koppla till ansvariga chefer enligt verksamheternas organisation. För skattefinansierad verksamhet tilldelas varje ansvar (chef) en del av internbudgeten. På IT-avdelningen har ansvariga chefer egna ansvar för den personal och de kostnader som ska fördelas på produkt/tjänst. Ansvarsbegreppet används hos IT-avdelningen också för att redovisa produkterna. I andra kommunala verksamheter används projekt, objekt eller aktivitet för den här typen av särredovisning. Respektive produkt belastas med räntor och avskrivningar för datahall, servrar och nät. På dessa produktansvar budgeteras och redovisas också de direkta kostnaderna förenade med respektive produkt, t ex licenser. Denna lösning för att särredovisa intäkter och kostnader är ovanlig och detta motiveras av att Agressos anläggningsregister endast kan fördela ut kapitaltjänstkostnader (räntor och avskrivningar) per ansvar. Slutsatsen är att för de direkta kostnaderna stödjer redovisningen den priskalkyl som görs. Man kan följa upp vad utfallet blev av direkta kostnader per produkt. Internredovisning intäkter/kostnader som ska fördelas Intäkterna debiteras via två sidoordnade system: Teleopti och DebIT. Intäkterna integreras sedan in i ekonomisystemet på projektkoder. Varje tjänst motsvaras av en projektkod. Kostnaderna som ska fördelas till respektive tjänst är i huvudsak personalkostnader. Dessa kan via tidsredovisning fördelas ut till respektive ansvar för produkt eller projektkod för intäkter. Övriga IT-resurser som behövs för tjänsten ska också fördelas. Detta görs i priskalkylmodellen och samma principer ska gälla i redovisningen för jämförbarhet. Att skapa en redovisning som ger det faktiska utfallet av både intäkter och kostnader för de tjänster som IT-avdelningen säljer är möjligt. Det förutsätter två saker: 1. Personalkostnaderna kan fördelas via Tid & Projekt, en modul i Agresso. Denna används inte idag. IT-avdelningen har en egenutvecklad tidsredovisning. 2. Samtliga kostnader och intäkter för tjänsterna redovisas antingen på de ansvar som finns för produkter eller på de projekt som lagts upp för intäkterna per tjänst.

15 9 Även en koppling till avtalen, de Service Level Agreements, SLA, som nu tecknas kan skapas via koddelen projekt. En viktig aspekt som måste fungera är momshanteringen. Den utgående momsen från försäljningen som ska hanteras på central nivå måste bli rätt i redovisningen. Internredovisning indirekta kostnader, overhead, som ska fördelas Här kan man konstatera att någon fördelning av faktiska kostnader inte görs. Detta kan göras via samma nycklar som i priskalkylen och med manuella bokföringsorder, men det är onödigt arbetskrävande och risk för fel finns alltid i en manuell hantering. IT-avdelningen har tidigare tillämpat detta, men frångått bokföringsorder, då det inte gett spårbarhet för uppföljning och justeringar. För att automatisera och utnyttja funktionerna i Agresso kan man i stället lägga detta som ett påslag på timpriset i Tid & Projekt. Då täcks denna kostnad av intäkter som är proportionella utifrån tidsåtgång. Revisionens kommentarer Någon matchning av faktiska intäkter och kostnader per produkt/tjänst sker alltså inte idag i redovisningen: Produkternas kostnader redovisas på ansvarskoder. Intäkterna för tjänsterna redovisas på projektkoder. Personalkostnaderna redovisas på ansvarskod för respektive avdelning. Tidsredovisning finns men är inte integrerad i Agresso utan sidoordnad. Rena overheadkostnader som ledning, administration och hyra redovisas också på ansvarskod för avdelning. Den genomarbetade priskalkyl som görs baserad på budget, återspeglas inte i redovisningen av faktiska kostnader och intäkter. Det innebär att man inte kan utläsa om enskilda produkter eller tjänster gör ett överskott eller underskott. Det innebär också att man inte kan se om enskilda kunder bär en korrekt del av kostnaderna för sitt utnyttjande av IT. En uppfattning om självkostnaden per produkt/tjänst kan fås genom att manuellt lägga samman information från olika källor. Det är inte ett rationellt utnyttjande av ekonomisystemets funktioner. Det är fullt möjligt att nå till en transparent redovisning av koncernens ITkostnader. I Agresso finns möjligheter via Tid & Projekt att fördela personalkostnaderna. Övriga kostnader kan också via ett påslag på timpriset fördelas ut per tjänst på detta sätt. Integrationen av intäkterna ger redan idag fullständig information om intäkter per tjänst via projektkod.

16 10 Budget En annan aspekt på IT-avdelningens finansiella rapportering är budgeten. IT-avdelningens intäktsbudget har sin motsvarighet i kostnadsposter hos nämnder och bolag samt externa kunder. Information har gått ut till nämnder och bolag i slutet av 2013 för budget 2014 om vilka belopp IT-avdelningen avsåg att budgetera och vilken debitering som gjorts t o m oktober 2013 per nämnd/bolag. Dock uppges inte kostnader för ITkonsulter och systemutvecklare vara budgeterade mot någon enskild kund. Däremot är internbudgeten som IT-avdelningen gör för sina intäkter för kommande år, inte avstämd mot internbudgeten för IT-kostnader hos de köpande nämnderna och bolagen i koncernen. Om en jämförelse görs av motparternas budget för 2014 konstateras följande: Av en intäktsbudget på ca 110 mnkr för IT-avdelningen saknas ca 10 mnkr i budgeterade kostnader med motpart IT-avdelningen hos de fyra största nämnderna (vilket utgör 89 % av budgeterade intäkter). Antingen har motpartsbegreppet inte använts konsekvent alternativt är IT-avdelningens budget klart underfinansierad. Med hjälp av motpartsbegreppet kan en sådan avstämning skapas. Delar av budgeten avser externa kunder och denna del är inte avstämningsbar. Revisionens kommentarer Om IT-avdelningen budgeterar för kostnader som i realiteten inte har täckning i avsatta skattemedel hos nämnderna så blir kommunens budget i denna del underbalanserad.

17 11 Benchmarking 2013 IT-avdelningen har anlitat IT Optima Sverige som tagit fram en benchmarkingrapport där Gävle jämförs med svenska kommuner Enligt uppgift från IT-avdelningen är dessa enligt IT Optima Sverige: Kommuner av likvärdig storlek Vid jämförelse väljer vi svenska kommuner av likvärdig storlek som gjort motsvarande undersökning i närtid. Benchmarkgruppen för Gävle kommun består av 6 svenska kommuner som alla gjort mätningar under 2012 och Vi lämnar inte ut våra kunders namn och det mätdata som är relaterat till varje kund. Kunden äger sitt data. Därför är benchmarkgruppen anonym med referens till antal innevånare. Kommun innevånare Kommun innevånare Kommun innevånare Kommun innevånare Kommun innevånare Kommun innevånare De jämförelser av benchmarkvärden som görs i rapporten visar Gävles värden för antal IT-användare, antal IT-arbetsplatser, antal stationära och bärbara datorer och antal serverinstanser ligger klart högst. Det tyder på att övriga kommuner man jämför sig med sannolikt inte har den spridning av datorer i grund- och gymnasieskolan som Gävle har. Det borde innebära att Gävle har fördel av sin storlek och kan fördela sina kostnader på fler användare, dvs får lägre kostnader i jämförelsen. Det som rapporten tar fram är bl a TCO = total cost of ownership, en beräknad total kostnad för IT inklusive slutanvändar- och spilltidskostnader. Jämförelsen baseras dels på faktiska, redovisade kostnader för IT-verksamheten dels på beräknade slutanvändar- och spilltidskostnader. I de jämförelser som redovisas ligger kostnaderna för Gävle lågt i förhållande till referensverksamheten som tycks vara ett genomsnitt av de i referensgruppen ingående svenska kommunernas kostnader. Skillnaden är störst när det gäller den del som avser IT-avdelningen. När det kommer till de beräknade slutanvändar- och spilltidskostnaderna är nivån i Gävle fortfarande lägre, men skillnaderna mot genomsnittet mindre. Den enda punkt där Gävles kostnader är högre är förvaltningskostnader för sourcing för applikationer. Detta begrepp tolkas som att söka leverantörer, dvs upphandling av applikationer. IT-avdelningen medverkar som en part i upphandlingar av system och applikationer för att säkerställa att de fungerar i kommu-

18 12 nens IT-miljö. IT-avdelningen driftar sedan systemen för kommunens eller nämndens/bolagets räkning. De kostnader som redovisas för IT-avdelningen överensstämmer i stort med budgeten för 2013 (136 mnkr jämfört med budget 139 mnkr). En annan del som redovisas är komplexitet där bl a uppgifterna om antal användare mm finns med. IT-säkerhetsfrågorna får låga resultat förutom när det gäller regler och riktlinjer. Syftar man här på att det finns en IT-säkerhetshandbok ska man vara medveten om att den är från 2007 och inte i enlighet med dagens standard på området. Rapporten från IT Optima behandlar också en rad andra aspekter på ITverksamheten. Revisionens kommentarer Benchmarking har ett värde i att jämföra kostnadsnivån med andra kommuner. Gävle ligger, i förhållande till de kommuner man jämförs med, lågt i kostnaderna för IT beräknat per användare eller IT-arbetsplats. Gävles värden för antal IT-användare, antal IT-arbetsplatser, antal stationära och bärbara datorer och antal serverinstanser ligger klart högst. Det är uppenbarligen stora skillnader i hur långt datoriseringen i skolorna kommit i de i jämförelsen ingående kommunerna. Det tyder på att de totala kostnaderna med anledning av en större volym är högre i Gävle än i jämförbara kommuner. Konkurrensverket Konkurrensverket presenterade i november 2013 en rapport angående uppföljning av tillämpning av konkurrenslagen. Bland de problem som Konkurrensverket har identifierat finns en brist på särredovisning av konkurrensutsatt verksamhet hos statliga myndigheter och kommuner. Det gör det svårt att följa upp hur pengarna har fördelats. En orsak är att den offentliga aktören inte har separerat intäkter och kostnader från den konkurrensutsatta och icke-konkurrensutsatta verksamheten. Det har därigenom varit svårt och resurskrävande att utreda huruvida den offentliga aktören har haft full kostnadstäckning när särredovisning saknats. Bristande särredovisning torde på motsvarande sätt försvåra för offentliga aktörers möjligheter att följa upp resultat och effektivitet.

19 13 Revisionens kommentarer Konkurrensverkets synpunkter har, när det gäller Gävle kommun och ITavdelningen, bäring på frågan hur tydligt man särskiljer den del av ITkostnaderna som finansieras av kommunbidrag och inte via fakturering av kunderna. Kommunallagen - självkostnadsbegreppet I Kommunallagen med kommentarer och praxis, SKL 2011 s diskuteras självkostnadsbegreppet, KL 8 kap 3c, och vad som ska ingå. Där framgår att vinst inte kan räknas in i självkostnad. Däremot ska verksamhetens eventuella andelar av kommunens centrala service- och administrationskostnader också räknas med i självkostnaden, vilket inte görs idag för IT-verksamheten. Om kostnaderna för sparade semesterdagar och pensionskostnader för egen personal räknas in i beräkningsunderlaget för prissättning är inte klarlagt, men redovisningen av förändringar i skulderna i balansräkningen sker centralt i kommunen. Överskott som genereras av verksamheten kan fonderas bara om de ska användas för investeringar enligt en långsiktig plan för verksamheten enligt kommunallagen. För IT-avdelningen gäller det då att kunna särskilja om överskott kommer från skattefinansierad eller avgiftsfinansierad del av verksamheten. Revisionens kommentarer Det finns ytterligare frågor att klarlägga när det gäller IT-avdelningens prissättning och redovisning. 1. Om verksamheten bär sin andel av de kostnader som idag hanteras centralt inom Kommunstyrelsen/Kommunledningskontoret. 2. Hur över- och underskott ska hanteras. 3. Om verksamheten borde vara en balansräkningsenhet för att ytterligare stärka särredovisningen.