POWERED BY 1WORLDSYNC. Manual OPV Order

Transkript

1 POWERED BY 1WORLDSYNC Manual OPV Order VERSION 08/2015

2 1. Access och inloggning Logga in på OPV Order enligt nedan alternativ (Via Uppladdnings-fliken när man är inloggad) Alla dessa skickar er vidare till där beställningsprocessen kan påbörjas. All kommunikation sker över en säker krypterad anslutning via https (SSL). Inloggningen sker med samma användarnamn och lösenord som används till OPV Online eller Space. Bild 1. Inloggningssidan till OPV Order.

3 2. Beställningsprocess När du loggat in på OPV Order ser du dina utkast, det vill säga dina lagda ordrar som ännu ej är färdigställda ordrar. Du kan välja att fortsätta/komplettera valfritt bland dina påbörjade ordrar eller välja att skapa en ny order. 2.1 Orderinformation Det första steget i beställningsprocessen är Orderinformation. Uppgifter om ert företag samt ditt namn och e-postadress hämtas automatiskt upp baserat på din inloggning. Fält som fylls i under detta steg är: - Er kontaktperson. Om det inte är ni som är kontaktperson, skriv in aktuell kontaktperson. - Inköpsnummer. Även kallat PO-nummer (Purchase Order). Detta är ert inköpsnummer. Kräver ni ett sådant från er ekonomiavdelning måste detta fyllas i innan beställningen färdigställs. Behöver ni inget inköpsnummer, kryssa i Krävs ej. - Orderbeskrivning (Valfritt). Övrig information till OPV gällande beställningen. Här kan man exempelvis skriva en kommentar Bilder för uppdatering i Space, eller Bilder på nya produkter till både Online & Space. Bild 2.1. Orderinformation

4 2.2 Produktinformation Steg 2 i beställningsprocessen heter produktinformation, vilket innefattas av två möjliga understeg via klickbara tabbar. Endast ett utav dessa steg krävs. - Manuell inmatning. Manuell inmatning av vilka varumärken och produkter beställningen avser. För att aktivera Manuell Inmatning, klicka på Lägg till produktrad. Den manuella inmatningen har följande fält: - GTIN/EAN. Det unika GTIN på den produkt som beställningsraden avser. Avser beställningsraden media/dokument utan ett GTIN, skapa då ingen produktrad. Skriver ni något kommer OPV Order kräva ett korrekt GTIN. - Varumärke. Det varumärke som produkten hör till. Börjar ni att skriva i detta fält kommer en lista upp på era befintliga varumärken som matchar den text ni börjat skriva. Om det är ett nytt varumärke väljer man inget i den listan, utan skriver bara fritext. - Produktnamn. Namnet på den produkt som beställningsraden avser. - Övrig info (valfritt). Detta fält kan användas till övrig information som EAN, ert artikelnummer, vikt, dimensioner eller exempelvis kommentar om en uppladdad bild kan användas till både Online och Space. - Ladda upp filer. Ladda upp produktdatafiler t.ex. VCD, excel-lista, m.m. för produktregistrering. Tillåtna filformat: xlt, xls, xlsx, pdf, csv, txt, doc, docx, skv, xml, rtf. Produktbilder laddas ej upp i detta steg.. Bild 2.2. Produktinformation

5 2.3 Leveranssätt av bilder Uppladdning av media, logotyper, marknadsmaterial etc. sker antingen via uppladdning direkt i OPV Order eller att ni aviserar att produktförpackningar skickas till OPV:s Fotostudio för fotografering. - Ladda upp. När ni ska ladda upp digitalt material till OPV, baseras det på tre alternativ. Marknadsbilder, Planogrambilder och Övriga bilder. Marknadsbilder och Planogrambilder kommer vid uppladdning automatiskt att valideras/justeras enligt GS1 Product Image Specification. Man kan antingen bläddra efter material på egen disk eller dra & släppa. - Skicka produkter via post till OPV för Fotografering. Ange detta alternativ om ni önskar att OPV skall fotografera er produkter. - Annat. Ange detta alternativ om produktbild ska registreras i våra system på annat sätt, såsom exempelvis att ni önskar OPV skall producera produktbilder av Artwork, så kallad CGI. Bild 2.3. Leveranssätt av bilder - Marknadsbilder. Marknadsbilder avser högupplösta bilder ( 2400px) som kan kopplas mot ett aktivt GTIN. Tillåtna format: jpg, jpeg, tif, tiff, psd. Dessa format är de enda som stödjes då de kan hantera urklippsbanor. Obligatoriskt att skapa en Produktrad eller ladda upp digital VCD. - Planogram/spacebilder. Planogrambilder avser spacebilder ( 709px) som kan kopplas mot ett aktivt GTIN. Tillåtna format: jpg, jpeg, tif, tiff, psd, png. Dessa format är de enda som stödjes då de kan hantera urklippsbanor eller korrekt mask. Obligatoriskt att skapa en Produktrad. Obligatoriskt att skapa en Produktrad eller ladda upp digital VCD. - Övriga bilder. Ladda upp all övrig media, video, logotyper, PDF etc. som ni inte vill koppla mot ett GTIN eller som inte ska kopplas som primärbild mot ett aktivt GTIN och då inte valideras enligt GS1 Product Image Specification. Sekundära bilder aktiva mot ett GTIN kan vara bilder med skugga eller spegling. Om ni inte kan ladda upp bild för kategorin Marknadsbild eller Spacebild enligt ovan obligatoriska filformat, kan ni ladda upp den via Övriga bilder. Observera då att en automatisk produktionskostnad enligt Efterbearbetning av produktbild kommer debiteras.

6 När mediafiler laddas upp kommer de automatiskt att genomgå en GS1 Validering/Justering. Ni kan ladda upp flertalet bilder samtidigt och samtliga kommer att valideras. När valideringen är klar ser ni en tumnagelbild samt en valideringsstatus för varje media. Klicka på tumnagelbild eller statusikonerna för detaljerad statusrapport. Statusrapporten delas in i tre statuslägen: - Godkänd. - Varning. (Läs beskrivningen vid aktuell regel för förtydligande.) - Ej godkänd. (Om uppladdad bild ej uppfyller storlekskravet för Marknadsbild eller Spacebild) OBS. Även om er bild passerar den automatiska valideringen behöver den genomgå en manuell validering för att säkerställa att det är rätt produkt på bilden, skärpan är bra, inga datummärkningar e.t.c. Därför kan bilden fortfarande bli underkänd efter manuell granskning. Bild Statusrapport validering Det finns endast två valideringsregler som gör att ni inte kan ladda upp bilder kopplade mot ett aktivt GTIN och färdigställa er order: - Godkända filformat är jpg, jpeg, tif, tiff, psd (filformat som stödjer urklippsbanor) - En av bildens sidor skall minst vara 2400 pixlar/709 pixlar (efter blivit beskuren) I ovan fall måste ni ladda upp ny bild eller fotografera pånytt och ladda upp igen, innan ni kan färdigställa ordern. I de fall där bild saknar Urklippsbana, kan detta justeras av OPV:s Fotostudio och regleras enligt de Allmänna Vilkoren. Läs de Allmänna Vilkoren samt OPV Bildspecifikation för mer information om valideringregler samt priser.

7 2.4 Felmeddelande vid order Om ordern är klar och ni trycker på knappen Slutför och skicka beställning, kan eventuellt ett felmeddelande dyka upp: Det finns ett eller flera fel i formuläret, var vänlig rätta det och försök igen. Detta innebär att obligatorisk orderdata saknas eller att ordern går ej att färdigställa då bild är underkänd i storlek. Bild 2.4. Felmeddelande 2.5 Granskning av lagd order När ni lagt en order som passerat utan fel eller att maskinvalideringen har justerat fel, får ni en bekräftelse att OPV nu ska granska ordern och manuellt validera uppladdade filer. Bild 2.5. Inväntar manuell granskning

8 Granskning av lagd order När bilder har granskats av OPV:s Foto Studio och de inte har godkänts enligt kravspecifikationen, kommer den lagda ordern få statusen: Granskad av OPV, fel hittade. Bild Granskad av OPV, fel hittade För att ordern skall kunna aktiveras och publiceras på OPV Systemen, behöver de bilder som ej godkändes raderas från ordern och nya laddas upp Granskning av lagd order När bilder har validerats och godkänts av OPV:s Foto Studio får ordern statusen Klar för fakturering. Bild/Bilder kommer nu att kopplas mot aktiv produktdata i OPV Systemen. Bild Klar för fakturering 2.6. Orderhistorik Ni kan närsomhelst läsa eller editera alla era ordrar i OPV Order. En öppen order, Inväntar manuell granskning, kan editeras för att eventuellt komplettera med nya bilder eller utvidga ordern. Bild 2.6. Orderhistorik

9 2.7. Meddelande En nyhet i OPV Order är Meddelande. Denna funktion gör det möjligt för användare och OPV att kommunicera om specifik order. Användare kan kommunicera valfritt med oss i denna funktion och OPV kommer använda funktionen för att kommunicera med er om lagd order. Varje gång ett nytt meddelande skapas i OPV Order skickas det också ett . Bild 2.7 Meddelande

10 FÖR KUNDER KOPPLADE TILL OPV GDS 1. Produktinformation Lägg till produktrad kommer öppna upp kommunikation med OPV GDS för GDSN-data. - Registrera data/bilder mot GTIN(EAN) - Registrera bilder/media Innan produktiformation kan delges OPV, måste användare först ladda upp media. Detta görs genoma att klicka på knappen Lägg till produktrad. - Registrera data/bilder mot GTIN(EAN). Detta alternativ används om användare vill ladda upp media som kan knytas till en aktiv artikel med ett GTIN. Användes även för uppdatering av designförändring. - Registrera bilder/media Används för media, såsom bilder, PDF, dokument, logotyper, video etc. som inte behöver knytas mot ett aktivt GTIN. 2. Ny orderrad - Registrera data/bilder mot GTIN(EAN)

11 - GTIN/EAN. Ange GTIN/EAN för första ordern och bilden/bilderna du vill ladda upp. OPV Order har validering av EAN-koder och meddelar om EAN-kod ej är valid. Uppslag mot OPV GDS och OPV System görs, se punkt Varumärke. Ange produktens Varumärke. - Namn. Ange produktens Produktnamn. - Välj Sortiment. Välj vilken sortimentskategori produkten skall kopplas till. - Välj målmarknad. Välj målmarknad för produkten, det vill säga vilket land den saluföres i. OBSERVERA. Laddar ni upp bild som skall kopplas till multipla målmarknader, välj då den målmarknad som är aktiverad för OPV GDS och skriv sedan i Övrig info att bild skall kopplas till fler målmarknader. - Övrig info. Använd detta fält för att meddela OPV, såsom exempelvis att bild är en designförändring eller att bild skall kopplas mot multipla målmarknader. - Artnr. Ange artikelnummer för produkten. - Bredd. Ange produktförpackningens bredd (i millimeter) - Höjd. Ange produktförpackningens höjd (i millimeter) - Djup. Ange produktförpackningens djup (i millimeter) 2.1 Hur önskar ni leverera bilder till oss? - Ladda upp. Ange detta alternativ om ni vill ladda upp bild/bilder i Ordersystemet. Bilderna kommer valideras enligt GS1 Product Image Specification. - Skicka produkter via post till OPV för Fotografering. Ange detta alternativ om ni önskar att OPV skall fotografera er produkter. - Annat. Ange detta alternativ om produktbild ska registreras i våra system på annat sätt, såsom exempelvis att ni önskar OPV skall producera produktbilder av Artwork, så kallad CGI.

12 2.2. Hur önskar ni leverera bilder till oss? - Registrera bilder/media. - Ladda upp. Ange detta alternativ om ni vill ladda upp bild/bilder i Ordersystemet. Bilderna kommer valideras enligt GS1 Product Image Specification. - Skicka produkter via post till OPV för Fotografering. Ange detta alternativ om ni önskar att OPV skall fotografera er produkiter. - Annat. Ange detta alternativ om produktbild ska registreras i våra system på annat sätt, såsom exempelvis att ni önskar OPV skall producera produktbilder av Artwork, så kallad CGI. 2.3 GTIN-koppling mot OPV GDS När ett valid GTIN anges görs automatiskt ett uppslag mot OPV GDS och OPV Online. Ni får då valmöjligheten att koppla uppladdad bild mot artikeldata i OPV Online eller VCD-data lagrad i OPV GDS. För att kunna koppla bilder mot GDSN måste leverantör först koppla sig mot OPV GDS, kontakta oss på OPV för mer information.

13 FRÅGOR & SVAR - Mitt företag vill använda produktbilder med spegeleffekt, vart laddar jag upp den och hur valideras dessa? SVAR: Produktbilder med ett aktivt GTIN och olika sorters effekter, såsom exempelvis spegling, kan bara publiceras i OPV Online. Så länge produktbilden också har en arbetsbana eller urklippsbana kan OPV:s maskinvalidering skapa en PRIMÄR produktbild som är GS1 godkänd. Den uppladdade originalbilden med speglingseffekt publiceras som SEKUNDÄR produktbild utan urklippsbana. - Mitt företag har alltid både marknadsbilder och spacebilder fotograferade som No-Plunge (rakt framifrån), måste jag ladda upp till bägge flikarna för marknadsbilder och spacebilder? SVAR: Laddar ni upp bilder som kan fungera som originalbild både för OPV Online och OPV Space, kan ni ladda upp dem till fliken Marknadsbilder. Bilden kommer maskinvalideras och sedan manuellt valideras för att passa bägge systemen. Skriv gärna i orderbeskrivningen att bild är för bägge systemen. - De enda högupplösta bilder mitt företag har är i filformatet *.eps, hur laddar jag upp dessa? SVAR: OPV Orders maskinvalidering kan inte validera bilder i filformatet *.eps. Dessa bilder måste sparas om till ett filformat som stödjes av OPV Order alternativt laddas upp till fliken Övriga bilder. Observera att primära produktbilder knutna till ett aktivt GTIN som laddas upp till Övriga bilder, kommer debiteras enligt produktionskostnader för efterbear betning av produktbild. - Jag vill också koppla miljöbilder, sortimentsbilder och gruppbilder till produktdatan för ett aktivt GTIN? SVAR: Så länge ni också alltid laddar upp en produktbild som kan valideras mot GS1:s kravspecifikation, kan ni ladda upp hur många bilder av olika sort ni önskar. Dessa bilder laddar ni upp under fliken Övriga bilder och de kommer inte att valideras enligt GS1:s kravspecifikation. Ni debiteras som vanligt aldrig för antalet bilder ni har i våra system utan endast för antalet dataposter. - Mitt företag har en färdig tryck-profil, Uncoated FOGRA29, på våra högupplösta bilder. Hur kan vi behålla denna profil när GS1 har krav på RGB? SVAR: Det går alldeles utmärkt att både ladda upp högupplösta CMYK-bilder som att ladda hem bilder med CMYK-profil. En uppladdad bild med CMYK-profil kommer lagras som originalfil i OPV Online. Alla övriga filformat och storlekar kommer att ha RGB-profil och JPG samt TIFF i Ursprunglig storlek, kommer vara enligt GS1 standard. GS1 GS1