Theresa Aronsson (KV03)

Transkript

1 PROJEKTRAPPORT Theresa Aronsson (KV03)

2 BAKGRUND På dom senaste 5 åren har jag blivit ganska intresserad av ideella föreningar och jag har varit verksam i både styrelse- och volontärarbete. Sedan december förra året har jag varit ordförande för en ideell organisation som heter SKYS (Sveriges KY Studenter). Detta är en intresseorganisation som vänder sig till alla KY studenter i hela Sverige ca elever. KY står för kvalificerad yrkesutbildning och representerar ett stort utbud av arbetsmarknadsanpassade utbildningar. SKYS har som mål att skapa, representera, bevaka och tillvarata lokala KY-studerandes organisationer och enskilda medlemmars intressen samt att höja statusen på utbildningsformen Kvalificerad Yrkesutbildning. Förutom att hålla reda på praktiska detaljer och projekt behöver jag som ledare delegera arbetsuppgifter och motivera mina medarbetare som liksom jag arbetar ideellt. För närvarande har SKYS sju personer sittande i styrelsen en ordförande, en viceordförande, en kassör, en sekreterare, 2 ledamöter och en suppleant. Alla är studenter och bor utspridda över hela Sverige. Sedan januari 2004 har kassören blivit heltidsanställd av SKYS att verka som administrativt stöd och kontaktperson gentemot alla studenter. För närvarande har SKYS ett antal projekt på gång. Att starta och sätta upp en hemsida, att rekrytera medlemmar, att sälja och distribuera examensringar, att starta lokala studentföreningar, att informera anordnare och studenter om KY-portalen som skulle binda samman alla intressenter inom KY. Mitt i allt detta arbetar även SKYS med att höja statusen av KY. PROBLEMFORMULERING Vad blir då min roll och mina arbetsuppgifter? Som jag nämnde förut måste jag hålla reda på alla detaljer och följa upp de arbetsuppgifter som jag delegerat vidare och det brukar inte vara några problem att göra det. Det stora problemet är istället att få mina medarbetare att hålla vad dom lovat att göra och dessutom följa tidsramarna för detta. Värt att tillägga är att även den person som blivit anställd av SKYS inte heller har lyckats fullfölja alla sina uppgifter i tid. Och om mina medarbetare inte gör jobbet så faller det ju på mig och då blir jag helt överarbetad. Om projekt skall lyckas så måste alla dra sitt strå till stacken. Så vad jag vill fokusera mig på i denna rapport är hur lyckas man med konsten att engagera och motivera medarbetare i en ideell förening. Eftersom dessa personer inte får någonting betalt så måste ju belöningen komma ifrån någon annan källa än pengar. Dessa kunskaper tror jag kan vara mycket värdefulla. Inte bara för min befattning inom SKYS utan också för mitt framtida arbete som projektledare. Frågeställningen lyder då: vad kännetecknar en bra ledare och hur kan jag som ideell ledare förbättra min egen kompetens och motivera mina medarbetare att färdigställa sina uppgifter i tid?

3 METOD När det gäller att undersöka hur man kan leda och engagera sina medarbetare så har jag valt att dels läsa böcker och dels intervjua 2 personer med ledarbefattning. Genom att blanda både faktamässig och personlig information hoppas jag få ett ganska brett perspektiv av ledarskapsrollen. När det kommer till ren fakta har jag lånat böcker på biblioteket och dessutom använt mig av en del kurslitteratur. Eftersom jag personligen känner ett par (Per Albin och Eva Sundqvist) som har arbetat som chefer en längre tid har jag valt att intervjua dessa två. Det intressanta här är att den ena personen är chef inom läkemedelsindustrin och den andra är chef inom individ och familjeomsorgen på socialförvaltningen. Detta innebär att jag får se en ytterligare dimension av ledarskap eftersom jag både får en ledarskapsuppfattning från den kommunala och privata sektorn. Sen kan man ju tillägga att den ena chefen är man och den andra är kvinna och det är ju ett helt projekt i sig att undersöka, så jag tänker inte lägga någon vidare analys huruvida det är någon skillnad mellan könen. Men det kan ändå vara värt att ha i åtanke när man läser rapporten. Det viktigaste när det gäller ledarskap är nog ändå att ha en klar bild av sig själv. Då gäller det att kunna ha distans och kunna reflektera kritiskt över sina styrkor och svagheter. Därför har jag tagit hjälp av ett världskänt vetenskapligt personlighetstest MBTI (Meyers Briggs Test Instrument). Utefter detta testet har jag sedan analyserat mig själv. MBTI används ofta i teambuilding och konfliktsituationer och får då deltagarna att förstå att alla personlighetstyper är värdefulla och viktiga även om man inte alltid tänker lika. LEDARSKAPSROLLEN Det finns åtskilliga tankar och litteratur om hur en ledare bör vara. Vissa tycker det är viktigt att vara en auktoritär figur som inger respekt och håller ordning på minsta detalj. Andra tycker en chef skall vara en bra förebild och så att säga en i teamet. De allra flesta skulle nog hålla med om att det är viktigt för en chef att vara ärlig, lyhörd, och rättvis samtidigt som denne skall kunna fatta svåra beslut. Edward de Bono skriver att det borde vara självklart att ett ledarskap skall utövas framifrån, inte bakifrån. Han menar att det finns folk som betraktar ledarskapet som att köra ett hästspann man sitter bakom hästarna, håller i tömmarna och styr ekipaget. Enligt de Bono är denna föreställning så gott som omöjlig om det inte är så att man har tillgång till medarbetare som alla är högutbildade, lojala och energiska. Så vad skall man göra? Jo, man skall som ledare fungera som en lasso och lyckas fånga med (inte fånga in) sina medarbetare att röra sig mot ett och samma mål. Max De Pree, författaren till Ledarskap en konst skriver att ledarskap handlar om att överlämna sig åt andra människors styrka och framförallt våga tro på sina medarbetare. Med detta menar han att man inte bara måste lyssna på sina medarbetare utan också genomföra idéer som dom anställda framför. Hur många företag är det inte som har en förslagslåda, men som nästan aldrig genomför eller använder sig av förslagen. Detta, menar De Pree, är ett fatalt misstag. Om de anställda aldrig får gehör för sina idéer så känner dom sig heller inte inkluderade i organisationen och då faller motivation och arbetslust. Detta medför naturligtvis sänkt produktivitet samtidigt som de anställda får en låg arbetsmoral och är borta ofta från jobbet. Vissa tycker att en hög lön borde räcka som motivation, men

4 åtskilliga studier har visat att det viktigaste är att känna gemenskap och medbestämmande i organisationen. En annan författare med ganska radikala åsikter, Gisle Espolin Johnson, betonar hur viktigt det är för en ledare att sätta upp tydliga gränser och våga vara mer auktoritär. Författaren menar att det är på tok för många chefer som har hamnat i snällismens svarta hål. Med snällism menar han att man egentligen inte är snäll genom att hela tiden kompromissa, att sällan eller aldrig säga nej eller vara ospecifik i sin kommunikation. Istället skapar detta både förvirring och dålig arbetsmoral eftersom de anställda inte har några klara direktiv att förhålla sig till. Espolin Johnson menar inte att en ledare skall vara elak bara att han skall vara snäll på ett bra sätt. Han menar att den ideala ledaren är någon som har initiativförmåga, självständighet och god förmåga att bedöma och ta beslut. Hon eller han skall dessutom vara intelligent, lyhörd, mjuk men också stark och beslutsam. Ledaren är trots allt den person som man skall se upp till och som man kan känna sig trygg med eftersom denne oftast fattar bra och rättvisa beslut. När det gäller projektledaren så skriver Wenell att det viktigaste momentet är att välja rätt organisationsstruktur, eftersom detta kan jämställas till grunden av ett hus. Om grunden inte är bra så faller huset. På samma sätt är det när man leder projekt och medarbetare. Wenell menar att om man väljer fel organisationsstruktur så spelar det ingen roll hur bra förstudie, målformulering eller medarbetare man har eftersom det inte finns någon bra grund att står på. INTERVJU med Per-Albin och Eva Sundqvist (se bilaga) För att får en mer verklighetsrelaterad bild av ledarskap intervjuade jag 2 chefer. Per-Albin Sundqvist som varit chef i 19 år(produktchef inom läkemedelsindustrin) och Eva Sundqvist som varit chef i 18 år( Individ och Familjeomsorgschef). Det var intressant att se hur vitt skilda åsikter dom hade på vissa frågor. Per-Albin stödde ett mer auktoritärt sätt att leda och Eva betonade att det var viktigt för en ledare att vara ärlig mot sig själv och genuint intresserad av människor. Dessutom måste man våga göra fel och ta dess konsekvenser. När jag sedan undrade hur de både gjorde för att motivera sina medarbetare så svarade Per-Albin att han ger mycket beröm men även konstruktiv kritik. Eva fokuserade däremot mer på att få sina medarbetare att känna sig duktiga och så att säga finnas med bakom kulisserna. Vilket innebär att plantera idéer så att medarbetarna själva kommer fram till bra grejer. De viktigaste frågorna i intervjun var emellertid hur Per-Albin och Eva såg på ideellt ledarskap och motivation. Medan Per-Albin tyckte att det var en stor skillnad på ideellt och kommersiellt ledarskap, så tyckte Eva att det fortfarande var samma egenskaper som gällde; att lyfta fram sina medarbetare och få dom att känna sig stolta. Per-Albin trodde däremot på en mer motiverande och uppmuntrande ledarskapsstil eftersom man inte kunde vara så krävande i en ideell organisation. Alla arbetar ju gratis. Sen efterlyste jag råd på hur man motiverar sina ideella medarbetare och hur man gör ifall någon inte fullgjort sin uppgift i tid. Per-Albin sa att det är viktigt att tydliggöra målet och få alla att arbeta tillsammans mot ett visst mål. Eva tyckte att man skulle vara extra bekräftande och förklara vilken betydelse deras arbete faktiskt har. Om det är någon som inte fullföljt sin uppgift skulle Per-Albin och Eva göra samma sak; prata om vad det är som har hindrat vederbörande att göra sin uppgift och se vilken hjälp han eller hon behöver för att bli klar.

5 PERSONLIGA LEDAREGENSKAPER MBTI testet bygger på Carl Jungs universella teori om att det finns 16 personlighetstyper och att alla människor faller inom dessa ramar. Testet tar fram en kombination av fyra individuella egenskaper som sedan beskriver ens personlighet. Det går till så att man delas in i fyra huvudkategorier Extrovert(E) vs. Introvert(I), Intuitive(N) vs. Sensing (S), Thinking(T) vs. Feeling (F) och Judging(J) vs. Perceiving(P). Det är viktigt att poängtera att det inte finns något ideal utan det finns styrkor och svagheter hos alla kategorier. Det gäller bara att vara medveten om dessa så att man kan identifiera vad man är bra på och vad man behöver hjälp med. E och I En E person får sin energi genom att vara med andra människor och talar samtidigt som hon eller han tänker. En I person samlar energi genom att vara mycket för sig själv och talar sällan innan de tänkt klart. S och N En S person ser gärna till detaljer och fakta medan en N person ser den stora bilden och missar ofta (eller bryr sig inte om) detaljerna. T och F En T person tar oftast beslut genom att tänka rationellt och logiskt genom all fakta medan en F person mest baserar sina beslut på sina känslor dvs. om det känns rätt. J och P En J person är bra på att organisera och att komma i tid. Hon eller han vill gärna planera i förväg och tycker inte om när saker och ting ändras fort. En P person har oftast svårt att passa tider och tycker det är jobbigt när saker och ting är för hårt planerade. Hon eller han gillar förändring och kan lätt bli uttråkad på rutin. MIN PERSONLIGHETSTYP ÄR: ENFP Detta betyder att jag är Extrovert, Intuitive, Feeling och Perceiving. Om man skall relatera dessa kategorier till ledarskap så skulle man kunna säga såhär: Eftersom jag är Extrovert(E) är jag bra på att tala och får lätt kontakt med mina medarbetare. Nedsidan ligger väl på att jag kanske har lite svårt för att lyssna. Detta är något jag måste tänka på eftersom det är viktigt att vara lyhörd för sina medarbetare. Sen är jag ganska bra på att entusiasmera eftersom jag är Intuitive(N) och kan visualisera och tydliggöra mina idéer. Däremot kan jag kanske uppfattas som en person med lite för många idéer. Om man inte fullföljer idéer utan bara kommer på nya så händer det ju ingenting och då

6 kan folk lätt tappa sugen. Alltså måste jag tänka på att fullfölja de idéer jag redan påbörjat innan jag kommer med nya eftersom det annars kan skapar förvirring och frustration. Jag är också en Feeling(F) person vilket innebär att jag är väldigt mån om mina medarbetare och kan lätt ses som en empatisk och snäll person. Nackdelen här är väl att jag har svårt att sätta gränser och säga nej eftersom jag har svårt att se andra personer bli sårade. När det sedan gäller Perceiving(P) eller Judging(J) så hamnar jag mittemellan båda kategorierna, fast med lite mer dragning åt Perceiving. Detta innebär att jag kan ha svårt att passa tider och deadlines och tycker inte så mycket om strikta rutiner. Däremot är jag ganska bra på att planera och organisera och tycker det kan vara ganska roligt. Så det råder någon slags ambivalens mellan dessa två kategorier. När jag planerar någonting tror jag inte att det skall ta så lång tid eftersom jag alltid förväntar mig att saker och ting skall ordna sig utan några hinder eller besvär. Tyvärr funkar det bara så i en perfekt värld och det lever vi ju inte i. Så jag måste börja planera in oförutsedda händelser i min tidsplanering. Man kan ju inte förvänta sig att ens medarbetare håller deadlines om man inte själv föregår med gott exempel. REFLEKTIONER Ledarskap är ett ganska komplext och svårdefinierat begrepp. Det finns nästan lika många åsikter som individer i detta ämne. Själv kan jag bara konstatera att jag kommit ett steg närmare att få reda på vad ledarskap innebär. Men jag har fortfarande en hel del kvar att lära. Mycket av det kommer nog genom erfarenhet, tror jag. Självklart hade det varit bra om man bara kunde läsa en bok och bli den perfekta ledaren men så är inte fallet. Det har i varje fall varit berikande att läsa den litteraturen som jag gjorde, och jag kommer definitivt att fortsätta läsa mer. Sedan var det ju intervjuerna med Per-Albin och Eva Sundqvist. Det var mycket spännande att få insikt i hur dom tänker men dom kanske svarade på mina frågor mer ur ett chefsperspektiv än ett ledarperspektiv. Jag tänker att det kanske finns en skillnad på att vara chef till att vara ledare. Vissa menar ju på att det är samma sak, men är det verkligen det? Helst hade jag velat intervjua Martin Luther King eller Mahatma Ghandi men det ser ju ganska utsiktslöst ut. Kanske kan jag få mig ett mer ingående samtal med någon som har mer erfarenhet inom ideellt ledarskap i framtiden. När det däremot gäller att förbättra min egen kompetens inom ledarskap så var det väldigt givande att använda MBTI testet och analysera mig själv. Även om jag visste vilka personlighetsegenskaper jag hade sedan innan, så var det nyttigt att sätta dessa i perspektiv till ledarskap. Varför jag valde MBTI testet är för att jag har stort förtroende för dess kapacitet att urskilja specifika personlighetsdrag. Normalt sätt är jag ganska skeptisk mot test eftersom dom ibland har en tendens att kategorisera och döma människor efter standardiserade mallar. MBTI testets grundare erkänner dock att människan är en mycket komplex och svårdefinierad figur och att det är svårt att bedöma någon korrekt. Däremot försöker MBTI identifiera vissa personlighetspreferenser utan att för den skull döma någon som bra eller dålig, eftersom alla personlighetstyper har både mer eller mindre önskvärda egenskaper. Detta innebär att MBTI endast försöker påvisa ett visst mönster av agerande inom olika situationer och förhållanden. Det i sin tur kan hjälpa personen ifråga att förstå sig själv och andras beteenden.

7 Slutligen så kan jag ju nämna att jag inte är riktigt nöjd med svaret till min frågeställning. Hur man skall göra för at t motivera sina medarbetare i en ideell organisation. Framförallt saknar jag information om hur man gör när ens medarbetare inte fullföljer sina uppgifter. Men jag får väl fortsätta att prata med folk och testa mig fram litegrann. SLUTSATS / SAMMANFATTNING Jag kan bara konstatera att det har varit mycket lärorikt att undersöka ledarskap och hur man bör handla och agera som ledare. Det jag kommit fram till är att en bra ledare är både hård och mjuk på samma gång fast vid olika tillfällen. Man måste våga ta obekväma beslut samtidigt som man skall vara bekräftande och lyhörd till sina medarbetare. Samtidigt bör man ha god självkännedom och veta vad man är bra respektive mindre bra på. När det gäller att motivera sina ideella medarbetare skall man tänka på att ge mycket beröm, klargöra mål och framföra vilken hög betydelse deras arbete har. Själv skall jag tänka på att lära mig och lyssna, sätta klara gränser, säga nej när det behövs, fullfölja påbörjade idéer/projekt och bättra på min tidsplanering.

8 KÄLLFÖRTECKNING Böcker De Bono, Edward De Pree, Max Johnson, Gisle Espolin Wenell LEDARTÄNKANDE LEDARSKAP EN KONST ATT LEDA ÄR ATT UTÖVA MAKT OM PROJEKT Intervjuer (bilaga) Per-Albin Sundqvist Eva Sundqvist Test Isabelle Myers-Briggs Myers Briggs Test Instrument (MBTI)

9 INTERVJU OM LEDARSKAP (Per Albin och Eva Sundqvist) * Nuvarande befattning? Vilken organisation/företag? P-A: Produktchef på Glaxo SmithCline (Läkemedelsföretag) Eva: Chef inom individ och familjeomsorgen i Kungälv * Hur länge har du arbetat som chef? P-A: 19 år Eva: 18 år * Vilken typ av chef är du enligt dina medarbetare? P-A: Auktoritär, rättvis och ganska krävande Eva: Snäll, tydlig, klar och ärlig * Vilka 3 egenskaper tycker du är viktigast för en ledare? P-A: Snabbtänkt, begåvad och omtänksam Eva: Ärlig mot sig själv(vara sig själv), våga göra fel och våga ta konsekvenserna, genuint intresserad av människor(personalansvar) Har du någon förebild? Vem och varför? P-A: Ingen speciell Eva: Nils Axelsson, före detta chef inom socialtjänsten. För att han var demokratisk och gav alla lika mycket värde. Naturlig och personlig utan att vara privat. Bra på att motivera och uppmuntra sina medarbetare. Dessutom tog han aldrig åt sig äran själv utan det var alltid medarbetarna som fick känna sig stolta. Hur motiverar/engagerar du dina medarbetare? P-A: Ger mycket beröm men även konstruktiv kritik. Eva: Jag försöker att få dem att känna sig duktiga och att de gör framsteg. Försöker plantera idéer så att de tror att dom själva har kommit på det.

10 Vad tar du för åtgärder om någon inte gjort vad dom skulle? P-A: Säger till att det här är inte bra nästa gång förväntar jag mig ett bättre jobb Eva: Först har jag ett samtal där jag frågar vad det är som kan ha hindrat. Om det inte hjälper delegerar jag ansvaret över till någon annan eller tar det själv. Har du någonsin varit ledare för en ideell förening/organisation? P-A: Ja, ledare för SSU (mellan års ålder) Eva: Nej Vilken form av ledarskap tror du passar bäst för en ideell organisation? Tror du att det är någon skillnad mellan ideellt och kommersiellt ledarskap? P-A: Ja det är skillnad. Du kan inte vara så auktoritär eller krävande i en ideell organisation utan du måste vara mer motiverande, stimulerande och uppmuntrande Eva: Nej, egentligen inte. Det gäller att lyfta fram medarbetarna att få dom att känna sig stolta. Hur skulle du motivera en medarbetare att göra sina uppgifter i en ideell förening? P-A: Tydliggöra målet och få alla att arbeta mot målet efter bästa förmåga. Eva: Bekräfta och uppmuntra visa på vilken betydelse deras arbete faktiskt har. Att betydelsen gäller för högre värden än pengar. Vilka åtgärder skulle du ta om din ideella medarbetare inte fullföljde sin uppgift enligt överenskommelse? P-A: Fråga varför är det några personliga problem eller speciella omständigheter som hindrat. Om det inte har varit några speciella hinder bör man tala om för vederbörande att man har ett visst ansvar även om man inte får betalt. Eva: Prata om vad det är som hindrar och vilken hjälp vederbörande behöver. Vad tycker du är bäst/svårast med att vara chef? P-A: Bäst - att man undviker att få en dålig chef över sig. Svårast inget speciellt. Eva: Bäst friheten. Att man i väldigt hög grad kan bestämma sin egen arbetstid. Svårast - att ständigt vara medveten om sin betydelse som chef. Måste alltid tänka på vad man säger och gör eftersom det får en sån tyngd hos medarbetarna.

11 Vilka råd och rekommendationer skulle du vilja ge? P-A: Att vara sig själv och lita på sitt eget omdöme. Inte göra sig märkvärdig. Våga fatta beslut som är jobbiga och som inte uppskattas. Eva: Vara ärlig och lyhörd och framförallt vara sig själv.