Sveriges modernaste myndighet 2013

Transkript

1 Sveriges modernaste myndighet 2013 SMHIs anmälan att delta i utmärkelsen En öppen och samverkande myndighet SMHI, en myndighet under miljödepartementet, har uppdrag att ta fram beslutsunderlag som bidrar till god samhällsplanering, minskad sårbarhet i samhället och att miljökvalitetsmålen nås. SMHI, som är en expertmyndighet, har ingen myndighetsutövning och instruktionen säger att SMHI också ska driva affärsverksamhet för att öka samhällsnyttan av tjänsterna. SMHI har i en Ledstjärna formulerat det som: SMHI bidrar till ett säkert och hållbart samhälle genom att vara din hjälp i små och stora beslut. SMHI är en av Sveriges mest publika myndigheter. Ett exempel är att 2012 gjorde över 15 miljoner unika besökare 103 miljoner besök på hemsidan. Siffrorna har vuxit år från år och speglar att ett allt större utbud av information finns tillgänglig och är efterfrågad. SMHIs app för väderinformation har under 2012 haft 131 miljoner besök av strax över 2 miljoner unika besökare. Ipsos public image-undersökning visar att SMHI legat bland de högst placerade myndigheterna under flera år. Ett beslut att aktivt arbeta för att tillgängliggöra fria och öppna data skapar nya möjligheter för andra aktörer att bidra till innovation. Det ger en möjlighet att skapa nya produkter av värde för samhället. Under 2012 etablerades ett Kunskapscentret kring klimatanpassning som utgör en nod för anpassningsfrågeställningar. SMHI driver i samverkan med SKL och 12 myndigheter Klimatanpassningsportalen som en del av denna verksamhet. SMHI har samverkansavtal med flera myndigheter kring vad och hur SMHI ska leverera. På affärssidan regleras leveranserna i avtal med de kommersiella köparna av tjänsterna. Internationell operationell samverkan är en förutsättning för att SMHI ska kunna bedriva sin verksamhet varje timma året runt. Forskning nämns som en uppgift i SMHIs instruktion. Publicerade artiklar i vetenskapliga tidskrifter liksom rollen som aktiv part i en mängd internationella forskningsprojekt visar att forskningen har en god position. Rossby Centre, som inom forskningsavdelningen arbetar med klimatmodellering, har starkt bidragit till kunskapsuppbyggnaden inom området och stärkt SMHIs roll inom klimatområdet. Huvuddelen av de ca 650 medarbetarna inklusive ledningsfunktionerna finns i Norrköping. SMHI har ytterligare fyra kontor i landet. Ett sammanhållet och integrerat ledningssystem samt långt driven delegering med tydlig och samordnad styrning byggd på en gemensam värdegrund har hittills varit framgångsfaktorer för att successivt utveckla såväl genomförandet av uppdraget som organisationen. SMHI anmälan Sveriges modernaste myndighet

2 Kvalitet, enkelhet och effektivitet SMHIs verksamhetssystem är ett integrerat ledningssystem certifierat sedan 2003 enligt ISO 9001 på kvalitetsområdet och ISO på miljöområdet. Interna kvalitets- och miljörevisioner liksom de externa revisionerna är viktiga komponenter för att vidmakthålla och förbättra arbetet. Vid senaste externrevisionen sägs att organisationen ger intryck att ha ett mycket gott kvalitetsmedvetande med kundfokus samt att det finns ett öppet och konstruktivt arbetsklimat med många engagerade personer. SMHI har valt att formulera den ovan nämnda Ledstjärnan i stället för en vision och verksamhetsidé. Ledstjärnan betonar ett förhållningssätt internt och externt som direkt kopplar till uttolkningen av uppdraget. Det leder också naturligt till en god kundorientering i synen på mottagarna av beslutsunderlagen. En viktig del i uttolkningen av Ledstjärnan säger att SMHI är en värdegrundstyrd organisation med stort delegerat ansvar och befogenheter. Att hålla värdegrunden levande bidrar till att vidmakthålla förhållningssättet i hela organisationen. Uttolkningen av Ledstjärnan anger viktiga grundstenar kring hur uppgiften ska utföras. T ex att SMHIs erbjudande av information, kunskap och beslutsunderlag är grundat på vetenskapligt förankrade metoder och anpassat till användarnas behov. Vidare gäller att samverkan används för att öka förmågan att tillfredsställa kundernas behov. Utmaningen att leverera beslutsunderlag till både privatpersoner och professionella aktörer ger en spännvidd som sträcker sig från forskningsfronten till bred informationsförmedling till allmänheten från grundläggande infrastrukturell verksamhet till tjänster anpassade i enlighet med samverkansavtal med myndigheter eller beställningar från kommersiella kunder från bred internationell samverkan till samspel med djup teknisk kompetens kring tillämpade metoder och teknik. Detta spektrum av förväntade roller och arbetssätt kräver god kompetens, lyhördhet och förmåga att i olika situationer förstå uppdragets mångfasetterade karaktär. Aktiv forskningsoch produktionssamverkan ger insikter om vikten av samverkan utanför den egna organisationen som bidrag till ökad effektivitet. Kund- och produktorientering präglar produkter och tjänster som erbjuds kommersiella aktörer eller myndigheter. En relativt stor del av den anslagsfinansierade verksamheten sker också genom samverkan inom specifika områden. En aktiv dialog kring frågor om vad som ska göras - och till vilken kostnad blir även där ett naturligt arbetssätt. Sammantaget skapar det synen på produktutformning - inklusive produkter till allmänheten - och präglar även intern produktion och gemensamt stöd. Årliga kundnöjdhetsmätningar görs. Än viktigare är varje avtalsdiskussion kring ett konkret uppdrag från en beställare eller den årliga uppföljningen med större kunder och myndigheter som ett led i konkret kundorientering. Där prövas fortlöpande kundvärdet som SMHI skapar. I olika varningssituationer kring allvarliga väderhändelser görs aktiva uppföljningar tillsammans med berörda myndigheter. SMHIs roll för samhällets säkerhet stäms därmed av fortlöpande. Allt syftar till att hela tiden ge användarna en attraktiv kvalitet, dvs en kvalitet som möter och på ett positivt sätt överträffar förväntningarna. Det internationella samarbetet är betydande och påverkar direkt in i det dagliga arbetet. SMHIs arbete behöver i många fall data och underlag som flödar mellan världens länder. Det SMHI anmälan Sveriges modernaste myndighet

3 stora dataflödet, den kontinuerliga förädlingen till ständigt nya prognoser och varningar som rör väder och vattenförhållanden, den klimatologiska verksamheten som vilar på databaser med information från i vissa fall upp till 200 års dataserier samt scenarier för de kommande 100 åren är grundelement i SMHIs verksamhet. Förutom fackmässiga kompetenser kräver det ett väl trimmat produktionssystem, en forskning som är väsentlig för att tillföra ny kunskap, ett stort it-kunnande och effektiva stödjande och styrande funktioner. Uttryckt i en uttolkning av Ledstjärnan så bidrar SMHI effektivt till infrastrukturen inom sitt område i Sverige, Europa och världen. SMHI hanterar och förädlar information i ett flöde med många olika samarbetsparter och kundkonstellationer inklusive allmänheten. Därför har informationssäkerhetsarbetet en viktig roll. Det bygger på principerna för LIS och viktiga grundstenar är fungerande informationsklassning och regelbunden extern granskning och verifiering av informationssäkerhetsnivån. Informationssäkerhetsarbetet är integrerat i SMHIs ledningssystem. I uttolkning av Ledstjärnan lyfts dialogen fram som ett strategiskt och operativt redskap. Det gäller såväl för att formulera mål för att snabbt omsätta kundbehov till produkter som effektivitet i kärn- och stödprocesser. Planering och uppföljning baseras på att SMHIgemensamma strategiska mål i den årliga affärsplanen bryts ner till verksamhetsmål och aktiviteter på avdelningarna och enheterna för att möta externa eller interna kunders behov. Flera samverkande perspektiv hanteras i planering och uppföljning. Det hela sker i ett system som är gemensamt för hela SMHI. Där tydliggörs den röda tråden från strategi till aktivitet. Mätetal används för att följa strategiska initiativ eller för att fungera som indikatorer för ständig förbättring. Ett omtag kring processbeskrivningar pågår. I ett gemensamt verktyg tydliggörs processerna, deras samband och hur de stöder ett effektivt arbetssätt. Varje medarbetare kan enkelt navigera från övergripande nivå till den process man för tillfället arbetar i med relevanta kopplingar till dokument och arbetsflöden. Därmed blir det en samlad beskrivning av Vårt arbetssätt, vilket för övrigt också är beteckningen för ingången på intranätet. I Ledstjärnans uttolkning fastslås vidare att SMHI ska samverka internationellt för att utveckla och effektivisera verksamheten. Internationellt sker det i flera olika former både bilateralt och multilateralt. Utvecklings- och produktionssamverkan med nordiska systerinstitut har intensifierats under de senaste åren. Effektivisering inom SMHIs verksamhetsområde sker bäst genom samverkan med likartade verksamheter. Ett exempel är ett projekt med det norska systerinstitutet där en gemensam prognosproduktionsprocess utvecklas. På så sätt kan kostnadsutvecklingen för ökad datorkraft hållas tillbaka. Nationellt samverkar SMHI bl a med Nationellt superdatorcentrum kring tung beräkningskraft och de omfattande lagringsbehov som följer av modellberäkningar för väder- och klimatutveckling. It är en så integrerad del i hela produktionen att det inte är meningsfullt att särskilt följa upp just it-investeringar. Det tas fram ett it-bokslut som möjliggör dialog baserad på faktaunderlag kring både prestation och utveckling. It-bokslutet hjälper till att följa att produktionssystemens it-kostnad så att den inte ökar relativt övriga kostnader. I en analys av undersökningsföretaget Radar under 2012 bedöms SMHIs it-verksamhet ha högre produktivitet och lägre driftskostnader än genomsnittet i deras databas med jämförelsedata. SMHI är aktivt och i vissa fall pådrivande - när det gäller att använda öppna standarder och öppen programvara i produktionssystem, vid utveckling och i forskningen. Frågor om rättssäkerhet och likabehandling får inte samma direkta betydelse som på många andra myndigheter eftersom SMHI inte har någon egentlig myndighetsutövning. Frågeställningarna är relevanta främst kring upphandlingar, personalärenden, eventuella jävsfrågor etc. E-förvaltningsfrågor handlar för SMHIs del om att ge tillgång till relevant beslutsunderlag snarare än ärendehantering. Administrativ elektronisk basfunktionalitet som t ex elektroniska beställningar och fakturor har införts, även om det tar tid att få hela den processen elektronisk p g a att leverantörer och SMHI måste gå i takt. SMHI anmälan Sveriges modernaste myndighet

4 Hinder för funktionshindrade är undanröjda så att man kan besöka SMHI eller arbeta på SMHI med funktionsnedsättning. Det kan givetvis förekomma någon typ av funktionsnedsättning för någon person i någon uppgift som hittills inte har varit relevant att pröva. Strävan är att tjänsterna på nätet ska följa vägledningen för webbutveckling så långt som möjligt. En översyn har initierats för att aktualisera hur tillämpningen kan utvecklas vidare. Engagerade och kompetenta medarbetare Mer än en tredjedel av medarbetarna har en kortare anställningstid än fem år. Vid rekryteringar märks det tydligt att SMHI är en fortsatt intressant och lockande arbetsplats. Många trivs så bra att man stannar kvar under lång tid. Var fjärde medarbetare har arbetat minst 25 år. Värderingsförskjutningen i det svenska yrkeslivet har inneburit en successiv flyttning av fokus på hur man ser på frågor om god arbetsmiljö och delaktighet. Medarbetare på SMHI ser sig själva allt mer som professionella aktörer som vill fatta kvalificerade beslut inom sitt eget yrke och arbetsområde. I och med denna utveckling skapas nya hälsorisker, som inte är uttryck för en dålig arbetsmiljö i traditionell mening. I verksamheter som sysslar med kunskapsproduktion och kunskapsarbete är det snarare en brist i verksamhetens förmåga att använda den samlade medarbetarkraften som kan ge frustration och riskera att skapa ohälsa. Ett av sätten för att hantera en del av dessa nya hälsorisker är att SMHI har samlat frågorna om kunskapsarbetarens arbetsplats och verktyg i en separat enhet som är kopplad till personalavdelningen. Ytterligare ett sätt är en ny form av uppföljning av arbetsmiljön i arbetsgrupperna. Utifrån ett antal frågor skapas en profil som direkt ger underlag för en dialog kring frågeställningarna i aktuell arbetsgrupp. Inom SMHI är värdegrunden definierad i orden: Personligt ansvar, tilltro, delaktighet, respekt, öppenhet/ärlighet. Värdegrunden fyller ingen praktisk funktion om den inte omsätts i handling, dvs om man inte ständigt lever värdegrund och uppdrag. Det formuleras policymässigt som: Vår arbetsgivarpolitik kännetecknas av att, med SMHIs värdegrund som bas och utifrån vårt uppdrag, ledstjärna och affärsplan, vara ett stöd till verksamhetens utveckling. Ledstärnans uttolkning kring intern dialog som strategiskt och operativt redskap används för att kontinuerligt utveckla delaktighet och vidareutveckla dialogen. Exempel på värdegrund i handling är hur SMHI har inarbetat kompetensplaneringen i verksamhetsplaneringsprocessen. Behovet av ett kvalitetssäkrat arbete med kompetensanalys, -planering och uppföljning är tydligt sammanfört med framtagandet av affärsplan och verksamhetsplanering där samtliga anställda är delaktiga. Stärkt kundorientering och kvalitet främjas av mångfald bland chefer och medarbetare. SMHI har i rekrytering av olika kompetenser också fått en mångfald med flera nationaliteter representerade. I arbetet med att skapa en arbetsplats som ger kvinnor och män samma möjligheter att utvecklas i sitt arbete används JÄMIX (Nyckeltalsinstitutets jämställdhetsindex) som uppföljningsinstrument fick SMHI ta emot diplom för toppositionen och även 2013, liksom flera tidigare år, tillhör SMHI toppskiktet. SMHI som arbetsgivare arbetar för att möjliggöra för individen att själv kunna ta sitt ansvar. Exempel är tillämpning av förtroendearbetstid och möjlighet till individuella hälsoprofilbedömningar. Nyckeltal och statistik visar på att SMHI är en arbetsplats med mycket låg sjukfrånvaro, goda och stabila förhållanden med indikatorer på en god arbetsmiljö. Uttolkningen av Ledstjärnan uttrycker det som ett arbetsklimat präglat av förtroende, trivsel och lust där alla bidrar. SMHI anmälan Sveriges modernaste myndighet

5 För den del av SMHI som har dygnet-runt-verksamhet finns ett system som gör det möjligt för individen att själv påverka hur arbetstiden ska förläggas i samspel med sina kolleger. Inom övrig verksamhet på SMHI gäller ett förtroendetidsavtal. SMHIs utgångspunkt är att medarbetarna har förmåga att ta ett personligt ansvar för sitt arbete och sin arbetsinsats. Det finns tilltro till att varje medarbetare själv kan avgöra behov av närvaro utifrån dialog med sin chef och kollegor i arbetsgruppen. Förtroendearbetstiden utgår från att en heltidsarbetande förutsätts arbeta 40 timmar i veckan. Fördelarna med förtroendearbetstiden är en flexibilitet för båda parter. Medarbetaren har möjlighet att inom ramen för verksamhetens behov förlägga sin arbetstid med viss flexibilitet som också gynnar privatlivet medan SMHI har fördelar av att verksamhetens behov tydliggörs. Ett annat exempel på värdegrund i handling är ett lokalt samverkansavtal med de fackliga parterna. I ett fördjupat partsgemensamt arbete sker vidareutveckling av arbetsgrupper med syfte att ytterligare utveckla samverkansgrupperna i verksamheterna. Flera metoder och arbetssätt stödjer och utvecklar medarbetar- och chefsrollen. Ledarskap ingår i båda dessa roller, om än i olika skepnader. Vad gäller chefsrollen förs specifika dialoger i olika chefsforum, i gemensamma chefsmöten samt inom verksamheternas olika ledningsgrupper. Kontinuerligt pågår ett ständigt arbete med att utveckla det strategiska ledarskapet i chefsrollen utifrån uppdrag, affärsplan och värdegrund. Vid introduktion för nyanställda och vid många dialoger i ledningsgrupper aktualiseras vad statstjänstemannarollen innebär men det är svårt att mäta i vilken grad det fullt ut genomsyrar alla medarbetare. I praktisk handling visar det sig dock att SMHI sällan upplevt problem som hänförs till den frågeställningen. Förnyelse och innovation Samhällets sårbarhet är allt mer i fokus och klimatfrågans vikt berör hela det globala samhället. I takt med att frågorna kring hållbarhet och säkerhet förändras måste SMHIs produkter och tjänster anpassas. De tre följande beskrivna sätten hjälper till att säkerställa den anpassningen. Det första sättet är att hela tiden försöka tolka den arena där SMHI verkar utifrån hur den uttrycks i det offentliga rummet, dvs på den samhällspolitiska marknaden. De utmaningar som samhället står inför är i ökad utsträckning kopplade till anpassning till förändrat klimat och ett ökat behov av att kunna hantera säkerhet kopplat till väder- och vattenrelaterade händelser. Att finnas i forskningsfronten och utveckla expertkunnandet är grundläggande för att på effektiva sätt tillgängliggöra kunskap, prognoser och varningar för samhällets allmänna behov. En aspekt av detta är att öppna upp mer för att göra data tillgängliga så att nya tjänster ska kunna utvecklas. SMHI har här beslutat att agera kring öppna data på ett sätt som stärker uppfattningen av SMHI som en öppen myndighet. Det andra sättet handlar om att ha nära kontakt med dem som behöver SMHIs specifika tjänster. Med det menas avtalade tjänster till andra myndigheter via samarbetsavtal eller till kunder som efterfrågar och köper tjänster från SMHIs affärsdrivande del. För det tredje har SMHIs forskning under senare år vuxit genom framgångsrikt deltagande i bl a EUs sjunde ramprogram men också i flera andra forskningsprogram, både svenska och EU-finansierade. I mer utvecklingsnära arbete av prognosmodeller och i tolkning av fjärranalysinformation från främst satelliter deltar SMHI också i europeiska projekt. Resultat som sedan lyfts in nya tjänster. Att ta fram och utveckla produkter och expertkunskap för att möta behoven är en ständigt utmanande uppgift även ur ledningsperspektiv. Gemensamma strategiska inriktningar för hela myndigheten bryts ner till taktiska och operativa mål som styr hur det ska ske. Planeringen tar sin utgångspunkt i omvärldsbevakning och i en aktiv kunddialog liksom i de SMHI anmälan Sveriges modernaste myndighet

6 nationella och internationella nätverken och de mer formaliserade samarbetsformerna. Ett särskilt utpekat utvecklingsområde i affärsplanen är att all produktutveckling ska utgå från ett mobilt synsätt. I många fall behövs samverkan med flera aktörer för att leverera kunskapen. Exempel är Klimatanpassningsportalen som Kunskapscentret driver eller Geodataportalen där SMHI är en aktiv part. Som tidigare nämnts tar miljoner användare del av informationen via de elektroniska kanalerna. Utveckling av allmänna tjänster sker i aktiv dialog med allmänheten t ex genom test av betatjänster, diskussion via sociala medier kring tjänsteutveckling och en kontinuerlig dialog via Kundo på hemsidan. De specifika kundlösningarna som också tas fram medför att produktutveckling baserad på direkta kundbehov hela tiden förs in i organisationen för att förbättra och utveckla SMHIs tjänster. Lanseringen av öppna data påbörjas successivt under Syftet är att även andra aktörer ska kunna utveckla intressanta tjänster där SMHIs data är en komponent. Ett annat sätt att stärka innovation för både SMHI och andra aktörer är att SMHI tillsammans med Regeringskansliet står värd för en innovationsdialog kring klimatanpassning våren Inom speciellt det meteorologiska området har it-utveckling och den meteorologiska utvecklingen gått hand i hand under decennier allt från de första datorernas tid. Arbete med it-drift, väl etablerat arkitekturarbete och det stora internationella samarbetet krävs för att ta fram och leverera tjänster. I många fall behöver SMHI ligga i framkant av den tekniska utvecklingen för att kunna klara sitt uppdrag. Ett exempel är inom visualisering, där SMHI 2012 tillsammans med flera parter gemensamt format en grundsyn för samarbete. Olika visualiseringar skapas för att underlätta förståelsen av t ex olika klimatprojektioner. Kvalitetsarbetet lyfter fram värdet av ständiga förbättringar och att medarbetarnas kompetens ska utnyttjas på ett kreativt sätt utan onödiga begränsningar. Traditionell projektverksamhet har i många fall ersatts av agila team, där utvecklingsteamen självständigt svarar för hur utvecklingen ska göras i direkt samverkan med produktansvariga. En grundläggande strategi är även här att alla bidrar genom att i aktiv dialog utveckla verksamheten. Det finns inte formella benchmarking-möjligheter för hela SMHIs utbud. I det internationella samarbetet skapas insikt om vad andra gör och genom allt fler exponerade produkter på Internet och i appar - från både internationella och nationella aktörer - skapas stor genomskinlighet om vad som är bäst i klassen. Att prövas av extern kund vid upphandling av vissa produkter ger också värdefulla insikter. Ur e-förvaltningsperspektiv kan man å ena sidan säga att SMHI ligger långt fram genom att i stort sett alla produkter och tjänster utvecklas och levererats elektroniskt sedan lång tid tillbaka. Å andra sidan är inte de mer ärenderelaterade medborgarfrågorna, som normalt kopplas till e-förvaltning, så relevanta för SMHI och påverkar därmed inte SMHIs utveckling i någon större omfattning. En dialog med miljödepartementet kring utvecklingen och vilka behov av beslut som följer av framför allt det europeiska samarbetet sker kontinuerligt. Hållbar och medveten utveckling SMHI är certifierat enligt ISO och har samtliga år tillhört de myndigheter som rankats i toppskiktet rörande miljöledning baserat på de till Naturvårdsverket och regeringen årligen inlämnade miljöredovisningarna. Miljöledningsarbetet sker väl samordnat med kvalitetsledningsarbetet. Internrevisorer och de resurspersoner som finns på varje avdelning för samordning och stöd arbetar med både kvalitets- och miljöfrågor. Hela planeringen och uppföljningen av miljöledningsarbetet sker i samma verktyg och på samma sätt som för all annan verksamhet. I miljöpolicyn slås fast att: SMHI anmälan Sveriges modernaste myndighet

7 SMHI ska bidra till en hållbar utveckling genom att med sin kompetens kring klimatoch miljöhänsyn vara en resurs i samhället och att i den egna verksamheten vara ett föredöme. I miljöutredningen pekas de indirekta miljöaspekterna ut som en viktig faktor. Därför utvärderas värdet av forskningsresultat, utredningar och remissvar samt löpande produkter i relation till de nationella miljökvalitetsmålen. SMHI har vidare till regeringen redovisat en modell för att utvärdera den klimateffekt som kan uppnås om SMHIs beslutsunderlag i affärsverksamheten används på optimalt sätt inom några olika områden. De direkta miljöaspekterna rör frågor kring att fasa ut fåtalet kvarvarande miljöfarliga ämnen sträva mot mer gröna anskaffningar minska miljöbelastningen av resor i tjänsten minska energiförbrukning och andra resurser. Medarbetarnas kunskap är viktig. Utbildning ges vid introduktionen och ett annat inslag i miljöledningsarbetet är ecodriving-utbildning. Den kombinerar ökad kunskap och bidrar till lägre emissioner från resor. Vissa resor i tjänsten måste ske med bil och där är utbildningen ett krav. Alla ges dock möjlighet att delta och det ger då en indirekt miljöaspekt genom att spilla över på ett mer miljövänligt privat bilresande. Inhemska resor har annars till stor del styrts över till tågresor och resfria möten i form av t ex videokonferenser. SMHI deltar i Energimyndighetens nätverk HyLok kring energieffektivisering i hyrda lokaler. Vidare deltar SMHI i ett mindre myndighetsnätverk som arbetar med och jämför mätetal inom miljöområdet. Den största volymen anskaffningsärenden sker via avrop från befintliga ramavtal där utformningen av dessa avgör möjligheten att ställa miljökrav. I SMHIs egna upphandlingar övervägs alltid vilka miljökrav som är relevanta, och sådana krav ställs där det är möjligt inom regelverkets ram. Anskaffning av ny kylning i datorhallarna och hög virtualiseringsgrad av servrar har medfört att energiförbrukningen i datorhallarna kunnat minskas trots ständigt ökat datorkraftsbehov och är därmed goda exempel på grön it. SMHI anmälan Sveriges modernaste myndighet