Slutgiltlig kallelse Sektionsmöte 3

Transkript

1 Kallelse Sektionsmöte Styrelsen 14/15 Slutgiltlig kallelse Sektionsmöte 3 Plats: Omega Tid: Del 1 Torsdagen den 26 Februari klockan 12:10 Del 2 Torsdagen den 26 Februari klockan 17:10 Slutgiltlig föredragningslista 1. Preliminärer a. Mötets öppnande b. Val av två justeringspersoner tillika rösträknare c. Justering av röstlängden d. Val av mötesordförande e. Val av mötessekreterare f. Mötets behöriga utlysande g. Adjungeringar h. Godkännande av dagordningen i. Godkännande av föregående mötesprotokoll j. Beslutsuppföljning 2. Meddelanden a. Inspektor b. Kårledningen c. Styret d. HArm e. SnH f. SAMO g. DKV h. DSC i. H6 j. HACK k. HD l. NollK m. photo n. Rustet o. PubF p. LP q. Valberedningen r. Chalmers rekryteringsgrupp 3. Delårsrapport från styret

2 Kallelse Sektionsmöte Styrelsen 14/15 4. Enkla frågor 5. Interpellationer 6. Godkännande om ekonomisk redovisning och verksamhetsberättelse samt beslut om ansvarsfrihet a. DKV 2014 b. H c. HNollK 2014 d. Rustet Propositioner a. Fastställande av preliminär arvoderingsplan för verksamhetsåret 2015/2016 b. Reglementesändring gällande styrets övriga ledamöter 8. Motioner a. Droopyfilm b. Programöverskridande tävling 9. Presentation av kandidater a. DSC b. HD c. photo 10. Övriga frågor 11. Nästa sektionsmöte 12. Mötets avslutande

3 Sammanställning arvodering ordf 14/ Veronika Aspvall Sammanställning arvodering ordf 14/15 Då det inte varit någon arvoderad ordförande på ett par år önskade föregående styre att någon skulle sitta arvoderad under vårt år för att, främst strukturera upp sektionens organisation. Detta såg jag som ett spännande uppdrag och bestämde mig för att sitta som halvtidsarvoderad under året 14/15. Ordf, SAMO, vice-ordf Under året har vi märkt att vice-ordförandes arbetsbelastning har varit för hög för att kunna ta hand om alla uppgifter både vice ordförandeposten och SAMO-posten innebär och samtidigt utveckla dessa vidare. På grund av ökade SAMO uppgifter och incidenter som hänt på sektionen har jag tagit över några av vice-ordförandes uppgifter och gjort mycket tillsammans med Petra. Då SAMO s roll har varit lite oklar i början av verksamhetsåret har även vissa saker hamnat på mitt bord, som kommande år bör hamna hos SAMO. Jag och Petra har börjat arbeta fram en tydligare bild av vad SAMO ska göra på sektionen. Exempel på uppgifter jag gjort tillsammans med Petra är utvärdering av mottagningen, aspningen och phaddergrupper. Här har en enkät skrivit och sammanställts. Angåenge aspning har en workshop hållts med avgående kommittéer. En annan punkt har varit uppdatering av instruktioner för kommittéer, där det främst varit diskussioner med de fyra som går på under våren. Jag har även varit den som tillsammans med Hanna disskuterat kommittéernas ekonomi, vilket det står i reglementet att vice ordförande ska göra. Vi har en pågående diskusson om hur detta bör vara i framtiden. Vice ordförande är inte lika insatt i ekonomin som ordförande, detta för att det är ordförande och kassör som är firmatecknare. Representation Att vara tillgänglig mer tid än man kan vara om man sitter ideéllt i styret och därmed kunna representera sektionen har varit en fördel under året när vi strävat efter en bra relation med högskolan. Under året har jag funnits tillgänglig vid inträffande av incidenter och även kunnat ha regelbundna möten med högskolan om diverse saker. En av punkterna som kommit fram under möten med högskolan är vår önskan om en sektionslokal. Vi har nu en dialog med högskolan för att försöka få igenom det. Valberedning I början av hösten uträdde vi valberedningens roll på sektionen. Då det röstades ner på sektionsmöte 1 har projektet avstannat lite, men jag har dokumenterat våra tankar kring valberedning. Vi hade även med det som en punkt i en workshop tillsammans med de fyra kommittéerna som har aspning på hösten. Sektionens strukturering och utveckling En av verksamhetspunkterna har varit att utveckla sektionen. Detta genom att börja strukturera de dokument sektionen har och genom att skapa en vision. Detta är ett gediget arbete som vi inte kommer hinna klart med detta år, men jag kommer under våren göra upp en plan för nästa års arbete med detta. En av punkterna jag prioriterat är att arbeta med kontinuitet. Detta då det ibland varit svårt att hitta information om hur man gjort tidigare år och då behövt göra ganska mycket på nytt. Förra året började

4 Sammanställning arvodering ordf 14/ Veronika Aspvall man använda (projektverktyget) podio som var väldigt effektivt och det har jag fortsatt utveckla användandet av. Bland annat har arrangemang styret haft utvärderats och jag har lagt mycket fokus på att allt vi gör ska dokumenteras i projekt eller arrangemang. Jag har även lagt fokus på att alla ska uppdatera de projekt vi har skapat för att man i efterhand ska kunna se vad vi gjort tydligare. En annan sak jag gjort för att underlätta arbetsbelastning för kommande år är mallar, dels en mall för hur det går till att ha en arvoderad person, då mycket tid och frågetecken har uppkommit för oss på grund av detta, och dels en mall för medarbetarsamtal. Jag har även arbetat fram riktlinjer för när och hur man bör ha en arvoderad person. En annan riktlinje jag arbetat fram är vad man bör göra på en teambuildning och exempel och förslag på övningar. Dessa övningar har vi i styret även provat under en dag för att se vad vi tyckte det gav oss. Verksamhetsplan Slutligen har min närvaro på kontoret, i och med min arvodering, gjort att de andra i styret kunnat få mycket stöd i genomförandet av sina projekt. Verksamhetsplanen för 2014/2015 är mycket ambitiös om man jämför antalet punkter med andra sektionsstyrelsers. Utan min arvodering tror jag inte vi skulle hinna med alla våra verksamhetspunkter. Till nästa år ska vi diskutera hur många projekt man bör ha i styret för att man ska få kvalite i arbetet man gör men vi är glada över att ha hunnit med att arbeta med alla punkter vi fick från föregående år i den preliminära verksamhetsplanen.

5 Sammanställning av Arvoderingsarbete arb 14/15 Sammanställning arvodering arb14/ Martin Törnesson För att minska lasten av de arbetsuppgifter som åligger Arbetsmarknadsansvarig samt att arbeta för sektionens framtid, beslutade styrelsen att genomföra en arvodering på denna post under höstterminen. Utöver allmänna uppgifter och uppgifter enligt verksamhetsplanen för verksamhetsår 14/15, tog styrelsen fram de mest aktuella områden som skulle granskas och åtgärdas i bästa möjliga mån. Dessa områden följer nedan. Budget för HArm I HArms ekonomiska del fanns det till en början inte så mycket att använda som grund och stöjda sig mot. Att lägga upp en budgetplan från grunden fordrades det att gå igenom föregående verksamhetsårs bokföring och göra en grov översikt av alla inkomster och utgifter. Detta var positivt då man verkligen kunde se över nödvändighet och behov för vad som tidigare genomförts och därav reflektera gällande syftet att uppnå en bra ekonomisk struktur, och inte bara rakt av följa upp och ta efter vad som tidigare gjorts. Det uppkom många idéer på vad som kunde förbättras och även idéer för att expandera HArmdagen. På grund av att många säkra kort i form av tidigare HArmdeltagare i år har valt att minska sina utgifter och avvakta, kunde inte allt genomföras helt som planerat. Det är bevisligen komplicerat att göra en budget av sådan karaktär när inkomstkällorna inte är fullt tillförlitliga. Projekt - Näringsliv i Utbildningen Detta ämne är i dagsläget väldigt aktuellt, i synnerhet på H-Sektionen då programmen har haft stor brist av integration från näringslivet de senaste åren. Det har krävts en grundläggande approach för att komma igång och jag anser att det kan bli ett stort projekt som kan pågå under en lång period. Det slutgiltiga målet är att arbeta fram fler studiebesök, casetillfällen och projekt som skall ligga som moment i relevanta kurser för varje program på sektionen. Under hösten har det genomförts möten med bl.a Sakib Sistek och AO för att utveckla arbetet inom ämnet och ännu ett möte med högskolans representant, Annika Orvarsson angående denna fråga ska hållas inom kort. Dessutom har undersökningar under hösten genomförts för att se vad studenterna önskar inom näringslivet. ATEC(Arbetsmarknadsenkäten) har även varit till hjälp för att väga upp mest relevanta företag inom de branscher som berör studenterna på sektionen. Projekt - Långvariga Samarbetspartners Med syfte att minska framtida arbete och att förenkla arbetet inför events har det legat i fokus att ta fram företag där sektionens program finns som målgrupp och planera in ett möten där diskussion gällande framtida samarbeten kan hållas. Bland annat har SKF varit intresserade och på grund av det breda utbildningsutbudet sektionen har finns det många möjligheter. Tyvärr har det önskats fler näringslivskontakter men detta verkar ligga bättre i tiden under våren för många företag och skall ses vidare på under läsperiod 3 och 4.

6 Sammanställning arvodering arb14/ Martin Törnesson Branschkväll Arbetet med projektet Näringsliv i Utbildningen går parallellt med utformandet av en Branschkväll som ligger utanför kurserna men ansvaras av studentkårens sida. Utöver de event som arrangeras på sektionen och baserat på genomförda undersökningar anser styrelsen att näringslivet behöver knytas ihop mer med utbildningen. Både för att studenter ska komma närmare arbetslivet i form av kontakt med företag samt att uppfylla samarbetande företags behov av att nå ut till studenter eftersom det är en del av deras framtid att rekrytera arbetskraft. Därför har en plan för genomförande av branschkvällar tagits fram för att minska förarbetet som krävs för att hålla i ett sådant arrangemang. Instruktioner vid kontakt av företag Instruktioner har tagits fram efter egna erfarenheter för att få en bättre insikt i hur man tar kontakt och går tillväga vid företagssamtal för att uppnå bättre respons och resultat vid förhandling. Dessa instruktioner kommer att skickas med till prövning samt utvärdering för nästa verksamhetsår. Dokumentsystem HArm En omstrukturering inom HArms dokumentsystem har genomförts för att förenkla arbetet och på ett smidigt sätt kunna ta del av tidigare års sparade dokument. Instruktioner arbetsposter HArm Alla instruktioner för HArms arbetsposter har uppdaterats och standardiserats. Arbetsposters egenskaper - HArm För att förenkla rekryteringsprocessen inom HArm har ett dokument tagits fram med önskade egenskaper som passar till varje arbetspost.

7 Proposition Styrelsen Proposition 1 - Fastställande av preliminär arvoderingsplan för 2014/2015 Bakgrund Vi på H sektionen har dom senaste åren haft möjlighet till att ha en tjänst arvoderad och detta anser vi i styrelsen är bra då det ständigt dyker upp många saker som behövs göras utanför något av ledamöternas område. Det är också positivt även för att kunna representera styret och vara tillgänglig för sektionens medlemmar. Genom arvoderingen fårs större utrymme för att vara tillgänglig under dagarna vilket annars blir svårare då man troligtvis behöver prioritera bort studierna. Man kan i större utsträckning finnas till hands för sektionsmedlemmar och kommittéaktiva som har frågor eller vill utnyttja någon av sektionens tjänster. Arvoderingen ser vi i styrelsen därför positivt på och anser att med rätt person är pengarna väl värda att investera i detta. Men man kan inte köpa sig en engagerad person så det gäller för valberedningen att hitta rätt grupp och person för ett sådant uppdrag. Styrelsen anser att man under sektionsmöte 3 bör ge utrymme för en heltidsarvodering för att valberedningen ska kunna hitta rätt person om intresset finns. Förslag Styrelsens förslag är att göra utrymme i den preliminra budgeten 15/16 för en heltidsarvodering. Yrkande Med ovan som bakgrund yrkar styrelsen på; Att det ges utrymme i den preliminra budgeten 15/16 för en heltidsarvodering om totalt 10 månader för verksamhetsåret 14/15 Att en heltidsarvodering fastställs till 31 % av prisbasbeloppet. Styrelsen genom Veronika Aspvall, Ordförande 14/15

8 Proposition Styrelsen Proposition 2. Reglementesändring gällande styrelsens övriga ledamöter Bakgrund På hela Chalmers arbetas det med att förstärka SAMO s (Studerandearbetsmiljöombud) roll på sektionerna. Ett flertal styrelser har valt att separera vice ordförande från SAMO och att bilda en egen post för SAMO. I H-styret har vi sett flera anledningar till att följa samma trend. Vice ordförande är idag en av de tyngsta posterna och har för stor arbetsbelastning för att sköta båda delarna. Enligt våra stadgar kan någon annan väljas som SAMO men vi ser inte att det finns möjlighet på någon annan post heller. Det är inte heller önskvärt att ha SAMO utanför styret då dess frågor är väldigt aktuella för styrelsens arbete. Diskussioner har förts i styret men även med vår kårledningskontakt om hur man kan frigöra SAMO till en egen post i styrelsen. Lösningen som vi ser som den bästa är att Näringslivsansvarig inte längre sitter i styret utan endast sitter i HArm. Näringslivsansvariges arbetsområden motsvarar i dagsläget inte det som står i reglementet och frågorna denne arbetar med idag behöver inte behandlas i Styret. Vi anser därför att näringslivsansvarig kan göra ett bättre arbete i HArm om denne inte behöver lägga tiden tid på styrelsearbete. Förslag (Förtydligande, enligt stadga ska styret bestå av Ordförande, Kassör, Vice ordförande och 4 övriga ledamöter) Sammansättning 8:2 Övriga ledamöter i Styrelsen är: Studerandearbetsmiljöombud (SAMO) Arbetsmarknadsansvarig Informationsansvarig Näringslivsansvarig Utbildningsansvarig Åligganden 8:3 Styrelsen åligger att: Sköta kontakterna för medlemmarnas räkning med såväl Högskolan som Studentkåren, samt andra organ som kan ha påverkan på sektionsmedlemmarnas situation. Ge alla sektionsaktiva kunskap kring Sektionens, och Kårens, organisation, policies och praktiska hjälpmedel. Kunskapen ska underlätta deras arbete och tillse att de verkar för Sektionsmedlemmarnas bästa. Utse studerandearbetsmiljöombud (SAMO) Styrelsen genom Veronika Aspvall, Ordförande 14/15

9 Proposition Styrelsen Ordförande åligger att: Leda, fördela och samordna Styrelsens arbete. Representera Sektionen och föra dess talan. Delta i möten med Kårens Kårledningsutskott (KU). Tillsammans med vice ordförande nedteckna sektionens historia. Tillse att verksamhetsberättelse upprättas vid verksamhetsårets slut. Vice ordförande åligger att: Vid ordförandens förfall träda in i dennes ställe. Leda, fördela och samordna kommittéernas arbete. Tillsammans med ekonomiansvarig tillse att kommittéerna sköter sin ekonomi. Deltaga i möten med Kårens sociala utskott (SU) Flyttas till SAMO Deltaga i möten med Kårens nöjeslivsutskott (NU) Handha sektionens stadgar, reglementen och instruktioner, vaka över deras efterlevnad och tillse att de är aktuella. Tillsammans med sektionsordförande nedteckna sektionens historia. Ekonomiansvarige åligger att: Löpande sköta och förvalta sektionens tillgångar och ekonomi Upprätta förslag på budget som presenteras inför Sektionsmötet Tillsammans med Vice ordförande tillse att kommittéerna sköter sin ekonomi. Stödja sektionens övriga organ i ekonomihantering och övriga ekonomiska frågor Tillse att bokslut upprättas vid verksamhetsårets slut. Studerandearbetsmiljö åligger att: Arbeta aktivt för att förbättra arbetsmiljön och företräda studenterna på sektionen i arbetsmiljöfrågor bland annat genom deltagande i de Fysiskaoch Psykosociala skyddsronderna. Ha tystnadsplikt, förutom vid behov, till sektionsstyrelsen som hamnar under samma tystnadsplikt och Sociala enhetens ordförande i kårledningen då denne är huvud-samo på Chalmers. Verka som en länk mellan studenter och Sociala enhetens ordförande i Kårledningen och Programansvariga på sektionen Deltaga i möten med Kårens sociala utskott (SU) Arbetsmarknadsansvarig åligger att: Vara ordförande och ekonomiskt ansvarig för Sektionens Arbetsmarknadsgrupp (HARM). Delta i möten med Kårens Arbetsmarknadsutskott (ArmU). Ansvara för att avtal med företag upprätthålls och följs. Ansvara för och utveckla samarbetet mellan sektionen och dess partners. Ytterst ansvarig för att kontakter kan knytas mellan näringslivet och Sektionens medlemmar. Informationsansvarig åligger att: Styrelsen genom Veronika Aspvall, Ordförande 14/15

10 Proposition Styrelsen Tillse att Sektionsstyrelse- samt Sektionsmötesprotokoll upprättas och justeras inom utsatt tid. Vara ansvarig för sektionsstyrelsens totala informationsflöde. Ansvara för sektionens nyhetsbrev och dess distribution Ansvara för Sektionens informationsblad (Skitviktigt) Ansvara för sektionens anslagstavlor Näringslivsansvarig åligger att Sköta sektionens kontakter med eventuella sponsorer och andra företag. Svara för att kontakter kan knytas mellan näringslivet och Sektionens medlemmar Utbildningsansvarig åligger att: Vara ordförande och ekonomiskt ansvarig för Sektionens Studienämnd (SNH). Delta i möten med Kårens utbildningsutskott (UU). Hantera samtliga ärenden gällande utbildning Yrkande Med ovan nämnt som grund yrkar styrelsen: Att fastställa reglementesändringarn ovan. Styrelsen genom Veronika Aspvall, Ordförande 14/15

11 MOTION SEKTIONSMÖTE STYRELSEN FÖR H SEKTIONEN Motion angående Droopyfilm Bakgrund Sedan sektionsmöte 1 (3/10-13) har det i slutet på varje sektionsmöte visats Droopyfilm. Detta är en alldeles utmärkt tradition som borde fortsättas med för att ge sektionsmedlemmarna djupare kunskap inom Droopy och hans värld, samtidigt som det är en trevlig avslutning på mötet. Tyvärr har (enligt vad motionärerna tror) mänskliga misstag och stress gjort att man i all hast har brutit mot stadga 1:5 i sektionens reglemente, Sektionens symbol och skyddshelgon är Droopy, skapad av Tex Avery, de senaste två sektionsmötena och visat Droopyfilm skapad av någon annan illustratör än Tex Avery. Detta kan ge sektionsmedlemmarna en skev bild av sektionshelgonet. Förslag Efter att ha läst reglementet, stadga 10:4a, så har DKV till uppgift att värna om sektionens helgon DROOPY. Då borde även DKV, och specifikt ledamoten med posten Sekreterrier (som sköter denna punkt internt idag), ta hand om att Droopyfilm visas på sektionsmötet. Detta enbart för att avlasta Styret i dess arbete inför sektionsmötena. Vi borde även införskaffa ett bibliotek av Droopyfilm för att kunna visa Droopyfilmen lagligt. Yrkande Härmed yrkar motionärerna Att Sekreterriern i DKV tar över valet av Droopyfilm på sektionsmöten Att Sektionen avsätter 500 kr för verksamhetsåret 14/15 till inköp av Droopyfilm. Ludvig Uppström Linus Lagergren Markus Holmstedt Sidan 4 av 13

12 Sidan 5 av 13 MOTION SEKTIONSMÖTE STYRELSEN FÖR H SEKTIONEN

13 MOTION SEKTIONSMÖTE STYRELSEN FÖR H SEKTIONEN Motion angående programöverskridande teambuildningtävling för att gynna den yrkesmässiga kommunikationen. Bakgrund Oavsett vilken utbildning en student på Chalmers väljer, så kommer denne behöva bli en bra kommunikatör för att senare i yrkeslivet kunna samarbeta över sina kunskapsområden. Denna yrkesöverskridande kommunikation tar vid där studierna slutar, men det är alldeles för sent. På Hsektionen erbjuds bl.a. Mottagningen, Sittningar, Gasquer och sportevenemang som sammanhang där studenter från olika program kan mötas. Inget sammanhang har tyvärr den yrkesmässiga kommunikationen i fokus. Externa parter kan erbjuda casetävlingar, studiebesök eller temakvällar, men då nischade åt endast ett eller två program, vilket inte är tillräckligt för att gynna den yrkesöverskridande kommunikationen mellan alla program. Att yrkesmässig kommunikation över programgränser är ofrånkomlig, och därför ovärderlig, är särskilt tydligt på H-sektionen: Dataingenjör, Designingenjör, Ekonomi och Produktionsteknik, Elektroingenjör, Maskiningenjör och Mekatronikingenjör alla en naturlig del av Produktutvecklingskedjan. Ett levande exempel på detta eftertraktade sammanhang återfinns på Johanneberg, där V, B, AT, A och AE arrangerar Brobyggartävlingen ( där studenter från de olika programmen tävlar i lag, och under tre långa intensiva dagar, bygger varsin bro på 13 m. Här tillför A och AT det estetiska, medan V, B, och AE tillför det byggnadstekniska. Tävlingen riktas endast till 2:or, och de 2:or som varit med och tävlat kan sedan söka till Brobyggarkommittén för att vara med och arrangera nästa års tävling. Varje år sätts ett tema/begränsning som gör att varje års byggen ser olika ut. En jury från näringslivet bedömer de tävlande lagen och utser vinnare enligt 1-2-3:a-system. Allt byggmaterial som används är sponsrat av företag i utbyte mot att de får exponering i ett spännande sammanhang. Brobyggartävlingen är i sig inte menad att vara yrkesmässigt svår. Här krävs det bara att det finns en estetisk sida och en teknisk sida, och därför behöver inte lagen bestå av "en av varje" från vardera program för sakens skull. Förslag En tävling liknande den för V, B, AT, A och AE skall genomföras årligen på H-sektionen för DEI, DI, EPI, EI, MEI och MI. Yrkande Härmed yrkar vi, Cedrik Sjöblom och Nikolai Dahlberg, Att En arbetsgrupp utnämns under våren 2015 av H-styret för att arbeta med nämnd tävling. Att Tävlingskonceptet innefattar utvecklandet av en produkt och tas fram utav arbetsgruppen så att kunskap från alla program tas till vara. Att Tävlingen arrangeras på hösten, med start 2015, för att inte konkurrera med Cortège-bygget. Att Arbetsgruppen söker sponsorskap så att byggmaterial inte behöver bekostas av H-sektionen. Att Tävlingen ämnas riktas till de som går årskurs 2. Att Arbetsgruppen kontaktar Brobyggarkommittén för inspiration och idégivning. Att H-styret tillsammans med arbetsgruppen, efter genomförd tävling, utvärderar konceptet och dess framtida utformning och genomförbarhet. Cedrik Sjöblom, Nikolai Dahlberg, Sidan 6 av 13