Handledning - Norstedts Revision

Transkript

1 Handledning - Norstedts Revision INNEHÅLLSFÖRTECKNING INLEDNING 3 Fars APTA-metodik med kommande ISA-anpassning 3 Revisionsprocessen med Norstedts Revision 4 Klientansvarigs signering av arbetsmoment/dokument 4 ARBETSGÅNG - NORSTEDTS REVISION 7 Ф PLANERING (A) 7 Ф Informationsinsamling (A.1) 7 Dokumentationsguide 8 Analysera bolagets utveckling (Nyckeltal, RR/BR, Flerårsdiagram) 8 Saldobalans 8 Avsnittsindelning 8 Innehållsförteckningar 8 Planering 8 Oberoendeanalys 9 Uppdragsbedömning 9 Uppdragsbrev 9 Planeringsmöte 9 Väsentliga händelser 9 Företagsbeskrivning 9 Nyckeltal 9 IT-system/samlingsplan 9 Väsentlighetstal 9 Flerårsdiagram 10 Rutinbeskrivningar 10 Ф Planering väsentlighets- och riskbedömning (A.2) 10 Revisionsstrategi/Sammanfattning 10 Noteringar från tidigare års revisioner 10 Revisionsbudget 10 Bedömning av väsentlighet och risk 10 Ф Övergripande revisionsplan (A.3) 11 Konto/månadsmatris (Saldobalans) 11 Test av verifikat/konteringsmönster (Företagsbeskrivning) 11 Anpassa åtgärdsprogram (Bedömning av väsentlighet och risk) 11 Övergripande revisionsplan (Planering) 11 Kundavstämning/rådgivning (Inledande handlingar Planeringsmöte) 11-1 (57) -

2 Ф GRANSKNING (B) 11 Under löpande år 11 Efter räkenskapsåret 11 Nya räkenskapsåret 11 Räkenskapsrevision 12 Allmänna revisionshandlingar 12 Årsredovisning 12 Ф AVSLUTNING/SLUTKONTROLL (C) 12 Sammanfattning av avvikelser och fel 13 Nyckeltalsanalys 13 Flerårsdiagram 13 Sammanfattning av utförd revision 13 Utvärdering av utförd revision 13 Nya räkenskapsåret 13 Ф RAPPORTERING (C) 13 Internt PM 13 Extern rapportering 14 Revisionsberättelse 14 Ф RÅDGIVNING (D) 14 HANDLEDNING 15 Förberedelse 15 Grunduppgifter 16 Planering 18 Granskning 29 Avslutning 30 Rapportering 31 Utskrifter mm 32 Byrå- och branschmallar 32 Signera flera sidor på samma gång 35 Bifoga externa filer 35 Fleranvändarstöd (Tilläggsmodul) 37 Textbank 38 Bilagor 40 Bilaga 1 - APTA-metodikens förslag till hantering av väsentligt resultatfel/väsentlig balanspost och beloppsgränser för tester och urval vid granskning 40 Bilaga 2 - Förtydliganden av APTA-metodikens analysmetod med datorstöd 45 Bilaga 3 - SIE-filer en introduktion 49 Uppbyggnad 49 Bilaga 4 - Redovisningsråd - lättavstämd och analysvänlig redovisning 51 Bilaga 5 - Klientansvarigs signering av arbetsmoment/dokument enligt APTA-metodiken 55 Bilaga 6 - Uppdragskontroll 56-2 (57) -

3 Inledning Denna handledning är indelad i två delar. En kortfattad beskrivning av arbetsgången som kan användas som ett körschema vid revision av mindre företag samt en mer ingående beskrivning av revisionsprocessen med Norstedts Revision. Handledningen avslutas med bilagor där vi samlat information kring SIE-formatet, råd kring redovisning och en del beskrivningar av APTA-metodiken. Denna handledning kan med komplettering av byråns egna riktlinjer och rutiner runt revisionsarbetet utgöra en del av byråns Riktlinjer för revision enligt RS 220 och motsvarande ISA. Dessa riktlinjer bör omfatta vad som ska skrivas ut, vem som ska signera vad, hantering av revisionsbevis, eventuella system för granskningsmarkeringar etc. Byrån har självständigt ansvar för en sådan tillämpning. Norstedts Juridiks ansvar följer enligt Allmänna villkor för programvara. Norstedts Revision Norstedts Revision är ett program för dokumentation av revisionsuppdrag. Tillsammans med Norstedts Transaktionsanalys (TA) får du ett komplett och kraftfullt stöd för datorbaserad granskning. Den stegvisa integrationen av TA-funktionalitet i Norstedts Revision görs i avsikt att erhålla en strukturerad makro till mikro -granskning enligt modellen trendanalys, kontoanalys och slutligen olika verifikationstester. Programmet används av och har framtagits i nära samarbete med företrädare för både större och mindre/medelstora revisionsbyråer i Skandinavien och innehåller utöver stöd för RS/ISA en rad funktioner som både förenklar och gör dokumentationsarbetet mer rationellt. Fars APTA-metodik med kommande ISA-anpassning Norstedts Juridik har valt att stegvis göra anpassningar till APTA-metodiken som en integrerad del av Norstedts Revision. Vår målsättning är att kunna bibehålla den struktur och de många uppskattade granskningsfunktioner som tagits fram under åren i nära samarbete med er användare. Far har beslutat att anpassa APTA till ISA vid införandet av ISA (International Standards on Auditing) från 1 januari Norstedts Revision är sedan tidigare i grunden anpassat för flexibel hantering av revision enligt ISA varför vi valt att invänta detta arbete med hänsyn till ytterligare APTA-anpassningar. Far planerar för samråd med programvaruföretagen runt sin APTA ISA-anpassning. Norstedts Juridik kommer med stort intresse att delta i detta arbete. Vi har i arbetsgången för Norstedts Revision gjort vissa anpassningar för att lyfta fram ett effektivt arbetssätt för revision av mindre företag som enligt vår bedömning är i samklang med APTA-metodiken. APTA-metodikens rubriker föregås av tecknet ф i förtydligande syfte. I Bilaga 5 Klientansvarigs signering av dokument/arbetsmoment ger vi en beskrivning av vilka dokument/arbetsmoment som ska signeras/godkännas av klientansvarig enligt APTAmetodiken. - 3 (57) -

4 Revisionsprocessen med Norstedts Revision Grundläggande information Planering Granskning Avslutning Rapportering Rådgivning Kort inlärningsperiod Norstedts Revision är enkelt och logiskt uppbyggt kring hörnstenarna Planering, Granskning, Avslutning och Rapportering. Då tiden det tar att lära sig att använda programmet är kort medför det dels att endast begränsade utbildningsinsatser krävs och dels att man på byrån erhåller en jämn kompetenskurva vad avser användandet av programvaran. Röd tråd - Kvalitetskontroll Ledande vid framtagandet av programmet och under den löpande utvecklingen har utöver ett enkelt handhavande varit att man leds genom en arbetsgång som utmynnar i en härledningsbar följd. Det vill säga att programmets struktur bygger runt en röd tråd och rätt använt utmynnar i en audit trail genom vilken man kan härleda varför man genomfört en viss typ av granskning. Klientansvarigs signering av arbetsmoment/dokument I Bilaga 6 Uppdragskontroll ges en koppling mellan arbetsmoment/sidor i Norstedts Revision och de frågeställningar som ställs vid de uppdragskontroller som görs i samband med en kvalitetskontroll. APTA-metodiken uppmanar att använda denna checklista som ett stöd i samband med revisorns slutliga bedömning av revisionen även om den naturligtvis inte ska fyllas i på alla revisionsuppdrag. Finesser Norstedts Revision innehåller i korthet följande funktionalitet: Import av räkenskapsdata enligt svensk, allmän SIE-standard Två grundläggande inställningar - Begränsad respektive Fullständig dokumentation - gör att programmet från början anpassas för kundens storlek Beräkningshjälp för väsentlighetstal Nyckeltal med grafisk presentation En omfattande åtgärdsbank med granskningspunkter Guide för att anpassa arbetsprogrammets omfattning beroende på väsentlighet och risk Fullgott stöd för både verifiering av intern kontroll och substansgranskning Enkelt fleranvändarstöd (tilläggsmodul) Stöd för externa filer man kan exempelvis bädda in digitala foton eller beräkningsbilagor i Excel direkt i kundfilen eller referera till dem med länkar - 4 (57) -

5 Möjlighet att skapa egna byrå- och branschmallar för både arbetsprogram och ordbehandlingsdokument En kraftfull rapportgenerator för sammanställning av interna och externa revisions-pm Årsrullning med bibehållna inställningar och dokumentation Enkel Guide för val av mallar som möjliggör effektiv hantering av olika byrå- och branschmallar Textbank för hantering av återkommande noteringar i samband med planering, granskning och rapportering av revisionen Inbyggd revisionskontroll Uppbyggnad Programmet är grafiskt uppbyggt i två huvudsakliga delar. En vänsterställd navigeringsdel i form av en trädvy och en centrerad arbetsyta. Att bläddra mellan olika sidor i programmet Den vänsterställda navigeringsdelen är indelad i Grunduppgifter och Revision. Beroende på vilket av dessa alternativ man klickar på, visas olika innehåll i trädvyn. Grunduppgifterna innehåller allmänna sidor såsom saldobalans och försättsblad för grundrespektive årsakt. När man väljer alternativet Revision blir underalternativen Planering, Granskning, Avslutning och Rapportering synliga. Även här ändras trädvyns innehåll beroende på vilket alternativ man väljer att klicka på. Klickar man på till exempel Planering visar trädvyn de arbetssidor i programmet som ingår under Planering, till exempel olika sidor för rutinbeskrivningar och revisionsplanering. Klickar man då på en viss arbetssida i trädvyn visas denna omgående i det centrerade arbetsfönstret och man kan börja arbeta med den. Man kan naturligtvis också välja att navigera i programmet med hjälp av de olika menyerna. Tips! För att växla sida i trädet kan du även använda bläddra Uppåt och Nedåt ikonerna på verktygsraden (snabbval Ctrl+Page Up och Ctrl+Page Down). Olika symboler i trädvyn Framför de olika arbetssidorna i trädvyn kan visas olika typer av symboler. En penna på ett papper symboliserar att det finns saldon eller noteringar knutna till den aktuella sidan. En grön ring symboliserar att sidan är upprättad och klarmarkerad. En grön ring med en grön bock inuti symboliserar att sidan är godkänd. En grön ring med en grön bock inuti med en blå hake på visar att sidan godkänts av två personer. Ett litet gem visar att det finns en extern fil knuten till sidan. Filen visas då längst ner i informationsfältet under trädvyn. En gul glödlampa visar tips. Ett rött utropstecken visar att det kan saknas något. En förklaring till vad som saknas visas då längst ner i informationsfältet under trädvyn. - 5 (57) -

6 Informationsfältet Under trädvyn till vänster i bild finns informationsfältet. Informationsfältet visar information om saknade uppgifter och kan också visa filer som är kopplade till en markerad arbetssida. - 6 (57) -

7 Arbetsgång - Norstedts Revision Detta avsnitt innehåller en övergripande arbetsgång som också ger dig ett körschema för revisionen. Körschemat är anpassat för revision av mindre företag enligt det utrymme som ges i RevU 1005 vilket i Norstedts Revision motsvaras av valet "Begränsad dokumentation" i Dokumentationsguiden. Det är Norstedts Juridiks uppfattning av denna arbetsgång/körschema väl överensstämmer med den metodik som tagits fram inom Fars APTA-projekt. Norstedts Juridik har valt att invänta den pågående anpassningen till ISA och en APTA ISA innan ytterligare anpassningar görs. De understrukna rubrikerna nedan motsvarar stegen enligt APTA. För vissa moment görs hänvisning inom (parentes) till överliggande sida/rubrik för att tydliggöra var arbetsmomentet finns i Norstedts Revision. Vid all granskning med hjälp av SIE 4-filer är det viktigt att ställa sig en rad kontrollfrågor. Innehåller SIE 4- filen samtliga affärstransaktioner? Är redovisningen ordnad på ett sådant sätt att den analytiska granskningen blir meningsfull och effektiv? I Bilaga 3 och 4 ges dels en beskrivning av SIE-formatet och dels en del handfasta tips och råd för lättavstämd och analysvänlig redovisning. Ф Planering (A) Ф Informationsinsamling (A.1) Ny kund - Val av klientmall Välj menyalternativet Arkiv Ny. Utgå från en Klientmall eller välj alternativet Ingen mall. Väljer du Ingen mall startas Guide för val av mallar där du väljer önskade undermallar. Genom att spara åtgärdsbanken från ett befintligt uppdrag som mall kan du spara tid vid planeringen av ett nytt uppdrag. Import av data Härefter visas dialogen för import av räkenskapsdata. Välj import från Bokslut eller önskad SIE-fil. Ta del av de kontroller som görs vid importen. Kontrollera vid behov redan nu IBvärden och att saldobalansen stämmer på sidan Saldobalans. Kontroll av ingående balans kan dokumenteras på sidan Granskning Genomgång av ingående balanser. Detta är speciellt viktigt för nya uppdrag. Befintlig kund Uppdatering av mallar Se över om några mallar ska uppdateras. Detta görs vanligen vid planeringen för ett nytt räkenskapsår men du kan även under en pågående revision byta önskad mall. - 7 (57) -

8 Dokumentationsguide Bedöm och dokumentera om uppdraget ska granskas enligt Full eller Begränsad dokumentation på sidan Grunduppgifter Dokumentationsguide. Ф Markera också alternativet Använd diagram, Test och Urvalsfrågor om du vill få kraftfull hjälp av Transaktionsanalys i samband med granskningen. Alternativet motsvarar APTA:s datorstöd. OBS! För att kunna använda Konto-/månadsmatrisen, Flerårsdiagram, Test av verifikat/konteringsmönster eller Urvalsfrågor på din klient, krävs att du även har vårt program Norstedts Transaktionsanalys. Det krävs också att en SIE 4-fil, med årets alla transaktioner, har importerats i revisionsfilen. Analysera bolagets utveckling (Nyckeltal, RR/BR, Flerårsdiagram) Tag del av nyckeltal, resultat- och balansräkningar. Jämförelse mot tidigare år finner du under Företagsbeskrivning Nyckeltal, Resultaträkning/Balansräkning. Analysera flerårsdiagram för rullande resultatutveckling under Företagsbeskrivning Flerårsdiagram. Bolagsuppgifter Viss företagsinformation läses in från SIE-filen. Komplettera därefter med övriga grunduppgifter om företaget. Uppdragsanmälan Uppdatera information om uppdragsbemanning och uppdragets omfattning. Här aktiverar man också funktionen för Fleranvändarstöd (tilläggsmodul), när flera personer skall arbeta med samma revisionsfil samtidigt, och delar ut arbetsmoment till övriga medarbetare på uppdraget på fliken Fleranvändarstöd. Saldobalans Kontrollera den inlästa bokföringsinformationen. Kontrollera att IB och saldobalansen balanserar. Vid differenser visas en kontrollsumma upp. Dokumentera granskningen under sidan Granskning Genomgång av ingående balanser. Avsnittsindelning Avsnittsindelningen är den sida i programmet där saldobalansens olika konton fördelas eller distribueras till respektive arbetspapper. Fördelningen sker automatiskt med hänsyn till kontointervall men du kan också flytta konton som hamnat fel via drag-och-släpp -teknik eller genom att använda någon av knapparna. Det går också att dela ett kontosaldo eller en rubriksaldo till två/flera rader. Innehållsförteckningar Skriv ut innehållsförteckningar för Grundakt och Årsakt. Planering Inledande handlingar Under Planering Inledande handlingar finner du arbetssidor som hjälper dig att bedöma och beskriva villkoren för det aktuella uppdraget. - 8 (57) -

9 Oberoendeanalys Upprätta eller uppdatera oberoendeanalysen. På första sidan i analysen tar du ställning till om uppdraget kan behållas/accepteras. Vid behov väljer du att visa ytterligare sidor för fördjupad dokumentation om du behöver bedöma ett enskilt hot på detaljnivå. Uppdragsbedömning Här görs en kvalitetsmässig bedömning av uppdraget, dvs om byrån kan möta kundens behov och förväntningar, finns de rätta kompetenserna mm. Använd något av dokumenten Utvärdering av nytt uppdrag respektive Utvärdering av befintligt uppdrag. Använd vid behov sidan Företagsbeskrivning Bedömning av risk för oegentligheter. Uppdragsbrev Nytt uppdrag: Tag fram uppdragsbrev som beskriver uppdragets inriktning och omfattning. Befintlig uppdrag: Finns aktuellt uppdragsbrev? Åtgärdas vid behov. Planeringsmöte Finns behov av annan rådgivning? Instruktioner inför bokslut? Dokumentera och planera. Väsentliga händelser Notera vid behov väsentliga händelser som påverkar bedömningen av risk och väsentlighet och som bör beaktas inför den fortsatta planeringen. Finns förhållanden som påverkar din tidigare bedömning av kundens förhållanden? Företagsbeskrivning Upprätta eller uppdatera kunskap om företaget. Ф Nedan beskrivs de sidor som alltid bör upprättas mht APTA-metodiken. Vid behov kan ytterligare sidor väljas. Verksamhet Beskriv övergripande företagets verksamhet. Nyckeltal Fastställ och granska lämpliga nyckeltal för företaget. Du anpassar nyckeltalen efter bransch/till företaget genom att välja/ändra med den nedfällbara listrutan till höger om respektive nyckeltal. IT-system/samlingsplan Inhämta och dokumentera kunskap om företagets redovisningsmiljö. Väsentlighetstal Bedöm och fastställ lämpliga väsentlighetstal. Använd beräkningsstödet med omdöme. Se avsnittet Handledning Väsentlighetstal för närmare beskrivning. Bedömning av intern kontroll på företagsnivå För mindre företag bedöms kontrollrisken normalt som hög. Vid användning av APTAmetodiken kan hänvisning av bedömningen göras till Bedömning enligt APTA-metodiken. - 9 (57) -

10 Flerårsdiagram (När man även har Norstedts Transaktionsanalys) Under företagsbeskrivning finner du även förberedande analytisk granskning i form av olika flerårsdiagram. Analysera diagrammen och bedöm trender. Vid behov utför utökad bedömning av fortsatt drift använd sidan Granskning Allmänna revisionshandlingar. Test av verifikat/konteringsmönster (När man även har Norstedts Transaktionsanalys och har läst in en SIE 4-fil) För att kontrollera konteringen av olika typer av affärshändelser genomförs en test av konteringsmönster. De verifikat som avviker visas i en träfflista och kan granskas. Funktionen används i huvudsak för att kontrollera redovisningen av skatter och avgifter. Här anges villkoren för testfrågorna. Vid framtagande av urvalen används gränsbeloppen MAX, MEDEL och MIN som beräknas utifrån väsentligt resultatfel. Du kan skapa nya egna testfrågor eller redigera de befintliga frågorna om t ex kontonumren inte stämmer överens med klientens kontoplan. Rutinbeskrivningar Gå igenom och dokumentera väsentliga rutiner. Ф Planering väsentlighets- och riskbedömning (A.2) Delar av denna fas dokumenteras under Företagsbeskrivning Väsentlighetstal. Revisionsstrategi/Sammanfattning Under denna rubrik summeras väsentliga iakttagelser och bedömningar från tidigare faser. Du kan även hämta noteringar från tidigare år. Gör en sammanfattning med inriktning och omfattning av granskningen. Noteringar från tidigare års revisioner Vid nytt räkenskapsår överförs de uppgifter som föregående år noterats på sidan "Avslutning Sammanfattning av utförd revision/noteringar till nästa år" Om det är första året du använder programmet för klienten kan du manuellt notera iakttagelser från föregående år. Gå igenom noteringarna från föregående års granskning och följ upp om det finns noteringar att ta hänsyn till vid innevarande års granskning. Revisionsbudget Upprätta budget för uppdraget. Bedömning av väsentlighet och risk Utför bedömning av väsentliga poster och risknivå. Sidan Bedömning av väsentlighet och risk är ett centralt nav i Norstedts Revision och ger dig möjlighet att direkt växla mellan planering, anpassning av program samt granskning av den aktuella posten (57) -

11 Ф Övergripande revisionsplan (A.3) Konto-/månadsmatris (Saldobalans) (När man även har Norstedts Transaktionsanalys) Analysera avvikande mönster och borra ned i konto/månadsmatrisen på sidan Grunduppgifter Saldobalans. Tag del av tidigare genomgång av flerårsdiagram under Företagsbeskrivning Flerårsdiagram. Test av verifikat/konteringsmönster (Företagsbeskrivning) (När man även har Norstedts Transaktionsanalys och har läst in en SIE 4-fil) Kör rapport och anpassa frågor/urval mht företagets kontoplan etc. Notera att sidan använder de på sidan Väsentlighetstal fastställda värdena för urvalsgränser. Anpassa åtgärdsprogram (Bedömning av väsentlighet och risk) Anpassa åtgärdsprogram och urvalsfrågor. Mht slutsats från övrig planering och analytisk granskning. Övergripande revisionsplan (Planering) Upprätta och godkänn Övergripande revisionsplan. Kundavstämning/rådgivning (Inledande handlingar Planeringsmöte) Gör en genomgång med kunden. Behöver slutsatser från den preliminära analytiska granskningen diskuteras? Vilka förutsättningar finns för rådgivning? Hur upprättas bokslut? Diskutera arbetsfördelning med kunden. Skicka vid behov instruktioner. Se sidan Inledande handlingar Planeringsmöte. Ф Granskning (B) Granska enligt arbetsprogram i överensstämmelse med Övergripande revisionsplan. Med filtreringsfunktionen i trädvyn kan du välja vilken typ av poster som ska visas. Under löpande år Tag del av och granska eventuell periodrapportering. Inhämta SIE 4-fil och uppdatera inledande analytisk granskning (Flerårsdiagram, Konto-/månadsmatris, Test av verifikat/konteringsmönster). Efter räkenskapsåret Inhämta SIE 4-fil. Uppdatera test av verifikat/konteringsmönster. Kör lämpliga frågor. Använd Norstedts Transaktionsanalys för eventuell kompletterande granskning/kontroll av skatter och avgifter samt urval av transaktioner för granskning. Urval av transaktioner kan också göras i Norstedts Revision med hjälp av Saldobalans/Visa huvudbok och Konto- /månadsmatris/visa huvudbok. Nya räkenskapsåret Läs om möjligt in SIE 4-fil för det nya räkenskapsåret till Norstedts Transaktionsanalys och gör analys och urval av verifikationer på nya året. Du kan även skapa en tillfällig fil för det nya räkenskapsåret och använda Konto-/månadsmatrisen i Revision. Om du vill spara en - 11 (57) -

12 rapport gör du en utskrift till Word eller PDF och bifogar filen till granskningen för det aktuella räkenskapsåret. Räkenskapsrevision Granska väsentliga poster enligt valt arbetsprogram (Standard granskning eller Utökad granskning). Stäm av oväsentliga poster mot årsredovisning. - Utför kontrollberäkningar och stäm av mot underlag. - Granska mot underliggande verifikation enligt granskningsunderlag (TA-frågor) - Dokumentera Slutsats för den aktuella posten. Inhämta skriftligt uttalande från annan part. Flik 1: Arbetsprogram med noteringar I arbetsprogrammet gör du dina noteringar och sätter status på utfört arbete. Du växlar enkelt mellan noteringar gjorda under löpande granskning och bokslutsgranskning genom rullgardinsmenyn bredvid tabellen. Urvalsfrågor kopplade till åtgärder (När du har bockat i rutan "Använd Diagram, Test och Urvalsfrågor" på sidan Dokumentationsguide) Under vissa åtgärder i tabellen syns en rad som startar med denna bild: Bilden anger att det finns en urvalsfråga kopplad till åtgärden. Genom att dubbelklicka på urvalsfrågan utförs den och resultatet visas i en rapport. Efter att urvalsfrågan utförts sparas rapporten och hamnar under själva urvalsfrågan i arbetsprogrammet. Syftet med urvalsfrågorna är att vara en del av dokumentationen. Flik 2: Sammanfattning och slutsats Besvara räkenskapspåståendena, om de är uppfyllda, med Ja eller Nej. Skriv en sammanfattning och en slutsats och bedöm om posten kan godkännas. RA och KA godkänner posten längst upp på sidan. Allmänna revisionshandlingar Utför förvaltningsrevision och annan kompletterande granskning mht inriktning och omfattning. Denna avdelning innehåller dels sidor som behandlar de RS som inte har en direkt koppling till räkenskaperna (BR-/RR-sidorna) men som ändå alltid måste tas hänsyn till, samt en sida för granskning av förvaltning. Du behöver inte upprätta allmänna handlingar för sådana arbetsmoment som hanterats på annat sätt tidigare i din granskning. Årsredovisning Granska tillämpliga delar enligt checklista. På första sidan görs en övergripande sammanfattning av granskningen av årsredovisningen. Ф Avslutning/Slutkontroll (C) Dra slutsatser från granskningen och sammanfatta alla revisionsnoteringar. Ansvarig revisor ska gå igenom och godkänna medarbetares revisionsarbete (57) -

13 Sammanfattning av avvikelser och fel Ta slutlig ställning till funna fel och jämför med dina väsentlighetstal. Nyckeltalsanalys Granska slutliga nyckeltal mht preliminära bedömningar. Flerårsdiagram Ta ställning till slutliga flerårsdiagram. Sammanfattning av utförd revision Återkoppla mot noteringar gjorda på sidorna Väsentliga händelser, Bokföringsprinciper och övriga problemställningar samt Bedömning av risk för oegentligheter. Här sluter du cirkeln genom att du bekräftar vald väsentlighetsgräns, bedömningen av intern kontroll samt tar ställning till funna fel och sammanfattar revisionen. Bekräfta vald väsentlighetsgräns. Noteringar från avslutande möte/rapportering till kund? Har revisionen utförts i enlighet god revisionssed och med iakttagande av god revisorssed? Utvärdering av utförd revision Ansvarig revisors genomgång av utförd revision. Ta del av arbetspapper mm och signera valda dokument i enlighet med byråns rutiner. Använd med fördel funktionen Signering av flera sidor (Ctrl+U eller ikonen ). Skriv ut denna checklista som en sammanfattning av att samtliga väsentliga steg i arbetsgången har utförts. Har någon omständighet inträffat som ändrar tidigare bedömning av opartiskhet eller självständighet? Komplettera i så fall din uppdragsbedömning under Planeringen. Nya räkenskapsåret Vill du i samband med slutkontrollen kontrollera bolagets utveckling med diagram, konto- /månadsmatris etc kan du skapa en tillfällig fil för det nya räkenskapsåret. Välj Arkiv Nytt räkenskapsår. Om du vill spara en rapport gör du en utskrift till Word eller PDF och bifogar filen till granskningen för det aktuella räkenskapsåret. Ф Rapportering (C) Upprätta rapportering enligt byråns riktlinjer. Rapportera till kund. Lämna vid behov ett skriftligt PM med både iakttagelser och förbättringsförslag. För att skapa en anpassad extern eller intern rapport klickar du på länken som finns nederst i trädvyn till vänster i bild Skapa egen rapport. Guiden som då visas hjälper dig att sammanställa noteringar från olika platser i programmet. Internt PM Revisionsnoteringar Kombinera önskat innehåll i ditt interna PM med hjälp av rapportgeneratorn ( Skapa egen rapport ). Finns utestående frågor som kan påverka bedömningen av väsentliga felaktigheter i din Slutkontroll (57) -

14 Extern rapportering Det interna PM-et kan användas som underlag för muntlig och/eller skriftlig rapportering till företaget. Rapport till företagsledningen Använd länken Skapa dokument för att upprätta rapport eller brev till företagsledningen. Mallen Rapport till företagsledningen kan också användas för att dokumentera minnesanteckningar. Minnesanteckningar Sammanställ de noteringar som diskuterats med företaget i form av minnesanteckningar från möte. Närmast för god ordnings skull Revisionsberättelse Har övervägning om avvikande utformning skett? Diskuterat med kollega? Skicka i förekommande fall avvikande revisionsberättelse till Skatteverket. Se även Avslutning, Utvärdering av utförd revision. Uppgifter till revisionsberättelsen Ange korrekt innehåll till revisionsberättelsen. Skriv ut revisionsberättelsen. Öppna rapport (F7 eller ikonen ) Här visas alla skapade rapporter och bifogade filer. Du kan vid behov redigera filnamn och ta bort eventuella överflödiga rapporter. Utskrifter Säkerställ att utskrifter av arbetspapper och annan dokumentation har skett enligt byråns riktlinjer. Nytt räkenskapsår När du ska börja med nästa års revision öppnar du först det gamla året och väljer sedan Arkiv, Nytt räkenskapsår. Ф Rådgivning (D) Använd och sätt status "Rapport till företagsledningen" på noteringar som kan utgöra underlag för revisionsrådgivning eller annan rådgivning (57) -

15 Handledning I detta avsnitt ges en detaljerad handledning och beskrivning av programmets funktionalitet. För enskilda sidor i programmet hänvisas till hjälpen (tryck F1) för just den sidan. Se även den Hjälptext som finns överst på de flesta sidorna i programmet. Förberedelse Inloggning och lösenord När du först startar Norstedts Revision möts du av någon av nedanstående dialoger. Inloggning utan Norstedts Klient: Inloggning med Norstedts Klient: Användarnamn Använder du inte Norstedts Klient behöver du först ange ett användarnamn. Användarnamnet används som din signatur, eller signum, när du arbetar i programmet. Använder du däremot Norstedts Klient och startar Norstedts Revision från Klient-programmet behöver du inte ange ett användarnamn vid inloggningen. Det har du då redan gjort då du startade Norstedts Klient. För varje ny användare som anges skapas en användarprofil på datorn som kommer ihåg de inställningar användaren gjort samt visar de senast använda filer man arbetat med (57) -

16 Lösenord Det finns möjlighet att kryptera sparade filer som senare endast kan öppnas med hjälp av ett lösenord. Om du anger ett lösenord (och även bekräftar detta) i samband med inloggningen sker följande: 1) den fil du arbetar med kommer att sparas i ett krypterat format som senare endast kan öppnas vid angivande av lösenordet 2) i listan över senast använda filer visas även de filer som sparats med det lösenord du angivit OBS! Man måste inte ange ett lösenord vid inloggningen för att arbeta i programmet. Om du loggat in utan lösenord och försöker öppna en lösenordsskyddad fil kommer du istället att bli ombedd att ange lösenordet i samband med att du öppnar filen. Vill du byta eller ta bort lösenordet på en fil gör du det under Verktyg Ändra lösenord. Vid tillämpning av fleranvändarstöd i programmet får inte filen vara lösenordsskyddad. Ny kund - Val av klientmall Välj menyalternativet Arkiv Ny. Du kommer då till dialogen "Välj mall" i vilken du direkt kan ange en klientmall som grund för den nya klienten. En klientmall innehåller undermallar för åtgärdsbank och ordbehandlingsdokument. Om du vill basera kunden på en sådan mall väljer du mall och klickar därefter på Ok. Guide för val av mallar I annat fall klickar du på Ingen mall och kan då i nästa skede själv välja vilka undermallar som kundfilen skall bygga på. Detta görs i "Guide för val av mallar" vilken på tre enkla sidor vägleder dig. 1) På första sidan i guiden markerar du vilken kontoplan klienten använder. Beroende på kontoplan får du olika varianter på avsnittsindelningar. Markera önskad avsnittsindelning. 2) På andra sidan i guiden kan du välja om du vill ha åtgärdsbanken med Alla eller Inga åtgärder markerade, Mall Norstedts Revision eller Egen byråmall för åtgärdsbanken. Har du gjort egna mallar kan du se dessa i listan till höger när du har markerat valet Egen byråmall. Markera önskad mall i listan. 3) På sista sidan i guiden väljer du ordbehandlingsmall för de olika dokumenten i programmet. Grunduppgifter Dokumentationsguide På denna sida anges om klienten faller in under kriterierna för det begränsade dokumentationskrav som framgår av RevU Genom att svara på de korta påståendena på sidan får du vägledning om du behöver upprätta en fullständig eller en begränsad dokumentation för klienten. Beroende på vilket alternativ du sedan väljer anpassas programmets menyer och trädvy i enlighet med ditt gjorda val. Valet Begränsad dokumentation döljer alltså vissa - 16 (57) -

17 sidor och fält i programmet. Du kan alltid i efterhand ändra valet av omfattningen av dokumentationen. Underalternativet Test av interna kontroller aktiverar utökad funktionalitet på sidorna för rutinbeskrivningar (läs mer om detta under rubriken Planering Rutinbeskrivningar ) och underalternativet Ange risk på nivån räkenskapspåstående aktiverar ytterligare funktionalitet på sidan Bedömning av väsentlighet och risk som vid behov ger möjlighet att bedöma risk för varje enskilt räkenskapspåstående. Ф Underalternativet Använd Diagram, Test och Urvalsfrågor aktiverar den inbyggda funktionaliteten i Transaktionsanalys och ger dig möjlighet att åskådliggöra verksamheten på olika sätt. Diagram för att påvisa trender och utveckling, Test-frågor för att verifiera att framförallt skatter och avgifter redovisats korrekt samt Urvalsfrågor som är kopplade till posternas åtgärder i syfte att producera underlag och hjälpa dig med substansgranskningen. OBS! För att kunna använda Konto-/månadsmatrisen, Flerårsdiagram, Test av verifikat/konteringsmönster eller Urvalsfrågor på din klient, krävs att du även har vårt program Norstedts Transaktionsanalys. Det krävs också att en SIE 4-fil, med årets alla transaktioner, har importerats i revisionsfilen. Bolagsuppgifter Här anges grundläggande information rörande klientens firma, organisationsnummer, adress, telefonnummer, räkenskapsår med mera. Under Bolagsuppgifter finns också utrymme att vid behov dokumentera mer detaljerad information, t ex klientens firmatecknare, aktieägare, styrelse samt redovisningsbyrå. På första fliken finns också möjlighet att skapa nytt räkenskapsår. Samma funktion hittar du även under menyn Arkiv Nytt räkenskapsår Uppdragsanmälan I Uppdragsanmälan anges medarbetarna på uppdraget och deras respektive befattning. I programmet benämns vald revisor med förkortningen KA (klientansvarig) och revisionsansvarig benämns RA. I samband med registreringen i Uppdragsanmälan anges även signum. OBS! Signum är vanligen initialerna för medarbetaren och används även vid inloggning till programmet. När man godkänner en arbetssida jämförs inloggad signatur mot angivet signum i uppdragsbemanningen. Vid avvikelse får man en varning av programmet. Saldobalans Denna sida innehåller klientens saldobalans. Om man inte automatiskt importerar saldon genom SIE-import finns här möjlighet att manuellt lägga upp konton. Det går också att manuellt stansa in saldon samt ta bort eller ändra registrerade värden. OBS! Om du läst in en SIE 4-fil med verifikationer finns det möjlighet att i saldobalansen surfa mellan konto-kontoutdrag-verifikation. För att komma åt funktionaliteten klickar man på knappen Visa HB överst på sidan. Då visas två tabeller. I den övre tabellen visas kontoutdraget för kontot du markerat i saldobalansen och i den nedre tabellen visas den aktuella verifikation du markerat i kontoutdraget. Tips! Har du även vårt program Transaktionsanalys får du tillgång till mer avancerad funktionalitet i form av fliken konto-/månadsmatris som visar månadssaldon för respektive konto vilket förenklar arbetet med att identifiera större avvikelser och belopp (57) -

18 Avsnittsindelning Avsnittsindelningen är den sida i programmet där saldobalansens olika konton fördelas eller distribueras till respektive arbetspapper. Med hjälp av den nedfällbara listrutan överst på sidan kan du välja att visa avsnittsindelningen antingen för resultat- eller balansräkningen. Fördelningen sker automatiskt med hänsyn till kontointervall men du kan också flytta konton som hamnat fel via drag-och-släpp -teknik (klicka på kontot med vänster musknapp, håll ner knappen och drar muspekaren till den rad kontot skall hamna under och släpp musknappen och kontot har flyttats till en ny rubrik) eller genom att använda någon av knapparna. Det går också att dela ett kontosaldo eller en rubriksaldo till två/flera rader genom att högerklicka på kontoraden eller rubrikraden. Innehållsförteckningar Utöver ovan nämnda arbetssidor finns under Grunduppgifter även innehållsregister för Grundakt och Årsakt. Planering Norstedts Revision är logiskt uppbyggt i enlighet med flödet Planering Granskning Avslutning Rapportering där planeringsfasen är den del som omfattar flest moment. Generell funktionalitet Överföring av text till rapporter: På varje enskild sida i anslutning till noteringsfält finns de båda kryssfälten Överför till: PM samt Överför till: Brev till företagsledningen. Genom att markera endera eller båda kryssfälten överförs texten i noteringsfältet till respektive rapport. Observera att då man skapar rapporten även i dialogen Skapa egen rapport behöver ange att texten från sammanfattning/slutsats skall komma med till rapporten. Funktionen Brev till företagsledningen kan med fördel användas för notering av olika förbättringsförslag som en del i din revisionsrådgivning (57) -

19 Inledande handlingar Handledning Norstedts Revision, version Oberoendeanalys Planeringsfasen startar med en oberoendeanalys där revisorn anger huruvida hot föreligger mot hans eller hennes oberoende. Om det inte föreligger någon jävssituation är det i allmänhet tillräckligt att godkänna första sidan i analysen. Skulle hot mot oberoendet förekomma markerar du den eller de kryssfält som motsvarar hotet och gör en fördjupad analys av just det momentet. Fördjupningssidorna är till stor del utformade som små checklistor där det snabbt går att ta ställning till de olika ingående momenten. Från start är analysen inställd på att det inte föreligger hot eller jäv. Uppdragsbrev (RS 210) Efter oberoendeanalysen följer uppdragsbrev. Uppdragsbrevets syfte är att undvika att missförstånd uppstår om uppdraget. Redan upprättat uppdragsbrev har konverterats från föregående år. Ta i så fall ställning till om det befintliga uppdragsbrevet behöver uppdateras. Uppdragsbedömning (RS 220) På denna sida noteras förhållanden som har att göra med det enskilda uppdraget i kvalitetshänseende. Har byrån resurser att hantera uppdraget, finns de rätta kompetenserna, kan vi motsvara behov och förväntningar hos kunden mm. Planeringsmöte Denna sida kan användas för att dels göra noteringar i samband med planeringsmöte med kunden inför revisionen och dels i samband med internt planeringsmöte. Lämnas anvisningar inför bokslutsarbetet? Använd i så fall med fördel Norstedts Bokslut eller instruktioner/kontrollfrågor därifrån. Väsentliga händelser (RS 300) Här noteras förhållanden som kräver särskild uppmärksamhet som bör beaktas i samband med upprättande av den övergripande revisionsplanen. Företagsbeskrivning (RS 310) Under denna rubrik dokumenteras verksamhetsrelaterad information. På första sidan, benämnd Sammanfattning, görs en översiktlig beskrivning/sammanfattning. Sidan tjänar även som en kontrollpanel där du kan styra vilka specifika delar du vill beskriva mer utförligt. Genom att markera eller avmarkera till exempel Långtidsplaner visas eller döljs just den sidan. Notering av inneboende risk och kontrollrisk I samband med upprättandet av företagsbeskrivningen beaktas även förhållanden som kan påverka bedömningen av inneboende risk och kontrollrisk. På varje sida under rubriken Företagsbeskrivning finns blåmarkerade länkar för detta ändamål. Genom att klicka på någon av länkarna visas en dialog upp där du kan notera identifierade risker. För inneboende risk går det att knyta risken till en eller flera poster. Identifierade risker "förs framåt" i programmet och visas upp på arbetssidan för aktuell post samt sidan "Revisionsstrategi/Sammanfattning". Noterade kontrollrisker kopplas inte till någon post utan "förs framåt" i programmet till sidan "Bedömning av intern kontroll på företagsnivå" samt sidan "Revisionsstrategi/ Sammanfattning". Då en risk finns noterad ändrar den aktuella länken färg till grön (57) -

20 De flesta av fördjupningssidorna är av samma typ med ett eller ett fåtal textfält där du upprättar dina beskrivningar. Nedan redogörs för de övriga sidor under rubriken som av olika anledningar utformats på ett annorlunda sätt. Nyckeltal Denna sida visar klientens nyckeltal vid planeringstidpunkten. För att se nyckeltalen klickar du på knappen Uppdatera. OBS! Nyckeltalen uppdateras därefter inte förrän du klickar på knappen på nytt. Anledningen till detta är att nyckeltalen som baseras på rådande saldobalans vid planeringstidpunkten inte skall förändras i samband med en uppdatering av saldobalansen vid bokslutsrevisionen. Eventuella noteringar som gjorts under planeringsfasen som refererar till de då aktuella nyckeltalen skulle annars riskera att bli felaktiga. Sidan startar med en tabell med nyckeltal. I tabellen kan du välja andra nyckeltal än de som visas genom att använda rullgardinsval. Nedanför tabellen visas markerat nyckeltal i grafisk form. Genom att högerklicka på grafen kan du välja att kopiera den till Windows klippbord för att sedan klistra in den som en bild i till exempel Word. Under grafen finns slutligen ett noteringsfält där du kan göra en notering. Med hjälp av knapparna Nyckeltal, Resultaträkning och Balansräkning på sidan får du en sammanställning av nyckeltalen respektive resultat- och balansräkningar som uppställts i enlighet med indelningen av nyckeltalen. Bokföringsprinciper och andra problemställningar Sidan består av ett antal textfält där du kan notera diverse problemställningar att ta hänsyn till inför den fortsatta planeringen. IT-system/Samlingsplan Utöver att dokumentera kunskap om redovisningssystemen är sidan också avsedd att användas som ett underlag vid bedömningen av om en IT-specialist behöver konsulteras i samband med granskningen av systemen (RS 401 / RS 620). Notera din bedömning av komplexiteten av använda IT-system. Under rubriken Programvaror anges de program som klienten använder för redovisning, lager etc. Ytterligare ges möjlighet att notera uppgifter om systemansvarig, maskinvara, operativsystem mm. Sidan avslutas med en sammanfattning. Väsentlighetstal Sidan startar med en bedömning av totalt acceptabelt resultatfel. Till din hjälp finns en beräkningsdialog som visas när du klickar på fördjupningsknappen till höger om det aktuella fältet. Beaktande detta resultatfel görs i nästa skede en kvantitativ bedömning av storleken av väsentliga balansposter. I teorin bör denna gräns aldrig sättas till ett högre belopp än det väsentliga resultatfelet eftersom man då riskerar att missa väsentliga fel i de poster som karakteriserats som mindre väsentliga och därför granskas mindre ingående. Efter angivande av gränsen för väsentliga balansposter anges gräns för klassificeringsfel. Slutligen kan en nedre gräns sättas för noteringsvärda fel. Sidan avslutas med en sammanfattning (57) -

21 OBS! Denna text är ett utdrag från APTA-metodiken. Lydelsen har anpassats för hänvisningar till Norstedts Revision. När revisorn tar fram väsentligt resultatfel (VR) enligt APTA-metodiken, är utgångspunkten att han eller hon väljer det lägsta av 20 % av eget kapital och 4 % av täckningsbidrag/bruttovinst. Detta belopp väljs som VR om revisorn, genom att använda sitt professionella omdöme, kommer fram till att detta är gränsen för ett utelämnande eller en felaktighet i årsredovisningen som kan påverka de beslut som användaren av årsredovisningen fattar på basis av informationen om VR. I annat fall väljer revisorn ett justerat VR. Med väsentliga fel avses fel som kan missleda användare av bolagets ekonomiska information. Bedömningen av vad som är väsentligt är en fråga om professionellt omdöme, men utgångspunkten är den beräkning som framgår av avsnittet om Bilaga 1 till denna handledning. För att bedöma klassificeringsfel i balansräkningen är det en bra tumregel att utgå från ca 10 % av balansomslutningen. Grundregeln är dock att utgå från vad som kan ge användaren en felaktig bild genom årsredovisningen. Vid väsentlighetsberäkning används SIE 4-filen från hela räkenskapsåret. När granskning sker under löpande räkenskapsår, används i första hand föregående års väsentlighetstal och beloppsgränser. När nivån på väsentlighet är framtagen används väsentligt resultatfel för två ändamål: 1. Väsentligt resultatfel har en direkt koppling till omfattning av och storlek på urval. Det nyttjas vid allt från planeringen till det avslutande rapporteringsarbetet. 2. Väsentligt resultatfel är en gränsnivå för när en avvikande revisionsberättelse bör lämnas. Beloppsgränser för tester och urval Med väsentligt resultatfel (VR) som grund fastställs antalet urval. För att göra urvalen används tre transaktionsbeloppsgränser, MIN, MEDEL och MAX. Dessa används för att välja omfattningen av transaktionsanalysen, dvs. tester av konteringsmönster, urval för periodiseringar och stora belopp med flera kontroller. MAX Väsentligt resultatfel delat med 5. MEDEL Väsentligt resultatfel delat med 15. MIN Väsentligt resultatfel delat med 50. De transaktioner vars belopp är MIN eller mindre bedöms vara så små att de inte behöver granskas. Transaktioner vars belopp är MAX eller större får anses vara väsentliga transaktioner och ska därmed alltid bedömas/granskas. Det innebär t.ex. att alla belopp över MAX tas fram från SIE 4-filen för bedömning av om de är normala rörelsetransaktioner. De framräknade gränsbeloppen är ett stöd för revisorn. Innan revisorn slutgiltigt använder gränsbeloppen i sin revision, är det viktigt att rimlighetsbedöma beloppen. Om de är rimliga krävs ingen vidare åtgärd. Exempel på när andra gränsbelopp väljs är till exempel när urvalet ger ett för litet antal transaktioner/ verifikationer, som revisionsbevis, för bedömning av posten eller rutinen. I dessa fall väljs lägre MEDEL-, MIN- och MAX-belopp för alla granskningsfrågor för att tester och maskinella urval ska bli större. Merparten av det resultat som urvalen skapar bedöms visuellt, vilket innebär att bokförda belopp i bokföringen bedöms översiktligt. Avvikande transaktioner följs upp mot underlag, vilket innebär att det faktiska kvittot, fakturan etc. granskas. Se även Bilaga 1 i denna handledning. Bedömning av intern kontroll på företagsnivå (RS 400) I mindre företag kan revisorn vanligen inte förlita sig på bolagets interna kontroll och den preliminära kontrollrisken antas vara hög. Vidare innebär detta att revisionen framför allt utförs genom substansgranskning. Innan vi går ner på detaljnivå avseende intern kontroll skall först denna bedömas på en överordnad nivå. Sidan börjar med att återknyta till de eventuellt redan noterade kontrollriskerna från tidigare sidor under Företagsbeskrivning. Därefter följer ett noteringsfält för bedömningen från föregående år. I fälten Bedömning av kontrollmiljön samt Observationer knutna till kan du välja om du vill skriva fritext eller om du hellre vill använda de inbyggda checklistorna. För att använda de inbyggda checklistorna kryssar du för - 21 (57) -

22 alternativet Visa checklista med bedömningspunkter. I fältet Identifiera och utvärdera utformningen av kontroller kan du göra en något fördjupad bedömning av kontrollerna. Sidan avslutas med en sammanfattning. Bedömning av risk för oegentligheter (RS 240) Överst på sidan redogörs för samtal revisorn haft med företagsledningen om dess förståelse av risken för oegentligheter och fel samt om dess medvetenhet om sitt egna ansvar. Därefter följer ett fält för notering av revisorns/teamets egna förståelse av problematiken. Det finns även möjlighet att notera utfallet av eventuell analytisk granskning som utförts för att identifiera förekomsten av oegentligheter och fel, t ex ovanliga transaktioner. Vid behov finns på sidan fördjupad möjlighet att på detaljnivå precisera eventuella riskfaktorer. Detta görs i tabellerna på den nedre delen av sidan. Identifierade risker för oegentligheter går även att koppla till specifika poster. Dessa texter förs framåt och återkopplas till under den fortsatta revisionen för respektive post. Återkopplingen visas i Risknoterings-dialogerna (=blå länkarna för notering av inneboende risk på sidorna under Företagsbeskrivning), sidan Bedömning av väsentlighet och risk samt på arbetspappret för posten ifråga. Sidan avslutas med en sammanfattning som fokuserar på eventuella oegentligheter. APTA-metodikens datorstöd Denna version av Norstedts Revision inkluderar APTA-metodikens datorstöd. För att kunna använda stödet fordras att man har tillgång till s.k. SIE 4-filer med hela huvudboken från kunden samt att man har Norstedts Transaktionsanalys. För närmare beskrivning hänvisas till Bilaga 2. APTA-metodikens datorstöd består av fyra delar. 1. Trendanalys med flerårsdiagram 2. Konto-/månadsmatris 3. Test av verifikat/konteringsmönster 4. Urval av verifikationer för granskning Metodiken medför i korthet att man både får en snabb överblick och kontroll över huvudboken (1-3) samt att man får hjälp med att ta fram underlag att granska (4). Trendanalys med flerårsdiagram Om du har bockat i rutan "Använd Diagram, Test och Urvalsfrågor" på sidan Dokumentationsguide så blir sidan Flerårsdiagram med undersidor synlig i trädvyn under rubriken Planering. Några av diagrammen kallas för rullande. Det innebär att de enskilda belopp som presenteras i varje kurva består av årssaldon som räknas fram genom att addera den aktuella månadens saldo med de elva föregående månadernas saldon. Med hjälp av denna teknik erhålls för varje månad ackumulerade värden innehållande tolv månaders belopp. När de ackumulerade värdena presenteras i ett diagram blir både trendutveckling och större händelser tydlig. OBS! För att de rullande diagrammen skall visas krävs att minst två års SIE 4-filer har lästs in (57) -

23 Diagrammen som du hittar i programmet är följande: Resultaträkning rullande 12 månader Detta diagram visar utvecklingen av försäljning, varor, personal, omkostnader, bruttovinst och resultat före bokslutsdispositioner och skatt. Bruttovinst i procent rullande 12 månader Diagrammet visar bruttovinstens utveckling över tiden. Likviditet Diagrammet visar likviditetsutvecklingen över tiden. Resultatuppföljning Den mittersta trendkurvan i diagrammet visar faktiskt resultat i genomsnitt. De yttre gränserna visar maximalt acceptabelt resultatfel. Resultatkurvan bör ligga inom gränserna. Om inte så är periodiseringarna så oprecisa att redovisningen inte är tillförlitlig under löpande år. Diagrammen visas både under rubriken Planering och Avslutning. OBS! För att kunna använda Konto-/månadsmatrisen, Flerårsdiagram, Test av verifikat/konteringsmönster eller Urvalsfrågor på din klient, krävs att du även har vårt program Norstedts Transaktionsanalys. Det krävs också att en SIE 4-fil, med årets alla transaktioner, har importerats i revisionsfilen. OBS! Vill du inte använda dig av Flerårsdiagram på din klient men fortfarande vill använda Test av verifikat/konteringsmönster och/eller Urvalsfrågor, så tar du bort bocken i rutan Flerårsdiagram på sidan Företagsbeskrivning/Sammanfattning. Konto-/månadsmatris På sidan för Saldobalans hittar du fliken Konto-/månadsmatris. Matrisen är ett utmärkt verktyg för att genom ren okulär besiktning identifiera avvikande eller saknade belopp. På samma sida finns också möjlighet att borra ner från ett specifikt månadssaldo till kontoutdrag och verifikation. Efter att man på detta sätt gått igenom och kontrollerat olika saldon ökas både kunskapen om bokföringens innehåll och känslan av kontroll på ett påtagligt sätt. OBS! För att kunna använda Konto-/månadsmatrisen, Flerårsdiagram, Test av verifikat/ konteringsmönster eller Urvalsfrågor på din klient, krävs att du även har vårt program Norstedts Transaktionsanalys. Det krävs också att en SIE 4-fil, med årets alla transaktioner, har importerats i revisionsfilen. Test av verifikat/konteringsmönster Om du har bockat i rutan "Använd Diagram, Test och Urvalsfrågor" på sidan Dokumentationsguide så blir sidan Test av verifikat/konteringsmönster synlig i trädvyn under rubriken Planering (57) -

24 För att kontrollera konteringen av olika typer av affärshändelser genomförs en test av konteringsmönster. De verifikat som avviker visas i en träfflista och kan granskas. Du kan skapa nya egna testfrågor eller redigera de befintliga frågorna om t ex kontonumren inte stämmer överens med klientens kontoplan. OBS! För att kunna använda Konto-/månadsmatrisen, Flerårsdiagram, Test av verifikat/konteringsmönster eller Urvalsfrågor på din klient, krävs att du även har vårt program Norstedts Transaktionsanalys. Det krävs också att en SIE 4-fil, med årets alla transaktioner, har importerats i revisionsfilen. OBS! Vill du inte använda dig av Test av verifikat/konteringsmönster på din klient men fortfarande vill använda Flerårsdiagram och/eller Urvalsfrågor, så tar du bort bocken i rutan Test av verifikat/konteringsmönster på sidan Företagsbeskrivning/Sammanfattning. Urval av verifikationer för granskning Enligt APTA-metodiken används urval för observation och inspektion. Urval har i Norstedts Revision integrerats direkt till åtgärder på respektive post. Om du har bockat i rutan "Använd Diagram, Test och Urvalsfrågor" på sidan Dokumentationsguide så syns en inskjuten rad under vissa åtgärder. Detta innebär att det finns en urvalsfråga kopplad till åtgärden. Urvalsfrågor kopplade till åtgärder Under vissa åtgärder i tabellen syns en rad som startar med denna bild: Bilden anger att det finns en urvalsfråga kopplad till åtgärden. Genom att dubbelklicka på urvalsfrågan utförs den och resultatet visas i en rapport. Efter att urvalsfrågan utförts sparas rapporten och hamnar under själva urvalsfrågan i arbetsprogrammet. Syftet med urvalsfrågorna är att vara en del av dokumentationen. Du kan skapa nya egna urvalsfrågor eller redigera de befintliga frågorna om t ex kontonumren inte stämmer överens med klientens kontoplan. För att koppla urvalsfrågor till åtgärdsprogram, välj fliken Åtgärdsbank och välj knappen Koppla urvalsfrågor. Markera aktuell urvalsfråga på höger sida. Markera sedan aktuell åtgärd på vänster och klicka på pilen för att koppla frågan till åtgärden. OBS! För att kunna använda Konto-/månadsmatrisen, Flerårsdiagram, Test av verifikat/konteringsmönster eller Urvalsfrågor på din klient, krävs att du även har vårt program Norstedts Transaktionsanalys. Det krävs också att en SIE 4-fil, med årets alla transaktioner, har importerats i revisionsfilen. OBS! Vill du inte använda dig av Urvalsfrågorna på din klient men fortfarande vill använda Flerårsdiagram och/eller Test av verifikat/konteringsmönster, så kopplar du bort urvalsfrågorna i din klientfil genom att gå till menyn Mallar Guide för val av mallar. I andra dialogen "Åtgärdsbanken" bockar du ur rutan "Använd urvalsfrågor". Du kan som tidigare även ta fram önskade urval med hjälp av Norstedts Transaktionsanalys och på så sätt få ett fullgott arbetssätt enligt APTA-metodiken (57) -

25 Rutinbeskrivningar Under denna rubrik dokumenteras klientens olika rutiner. På första sidan, benämnd Rutinbeskrivningar, görs en översiktlig beskrivning/sammanfattning. Sidan tjänar även som en kontrollpanel där du kan styra vilka specifika delar du vill beskriva mer utförligt. Genom att markera eller avmarkera till exempel Lager visas eller döljs just den sidan. Samtliga sidor under denna rubrik, utöver sidorna Allmänna IT-kontroller och Summering, är utformade på likartat sätt och byggs upp enligt nedan: Rutinbeskrivningssidan för t ex inköpsrutinen startar med ett textfält där du gör en översiktlig beskrivning av rutinen. Därefter följer en tabell där du ser klientens olika programvaror. Uppgifterna om dessa hämtas från sidan IT-system under Företagsbeskrivning. Genom att klicka på knappen Hämta applikationer kan du i en dialog markera den eller de applikationer som sorterar under just den rutin du nu arbetar med. Kolumnen Effektiv i tabellen anger om programvaran godkänts i enlighet med generella IT-kontroller avseende t ex behörighets- och uppdateringsrutiner vilket är en förutsättning för att kunna förlita sig på i programvaran inbyggda applikationskontroller. Efter tabellen med klientens programvaror följer en tabell där du ser de poster med tillhörande saldon som ingår under rutinen. Sidan avslutas med en slutsats. Test av interna kontroller Om man på sidan Dokumentationsguide valt underalternativet Test av interna kontroller aktiveras ytterligare funktionalitet. Funktionalitet används normalt på större uppdrag där test av intern kontroll ingår som en del i granskningen. Observera! att funktionen är mycket användbara som en del i förståelsen av företagets kontrollmiljö och kan även användas som stöd för "Löpande granskning". I det följande fältet besvaras frågeställningen Vad kan gå fel?. Då det är rationellt att från början fundera på vad som kan gå fel i en viss rutin har sidorna konstruerats med ansats i denna frågeställning. Du kan antingen besvara denna fråga med fritext genom att avmarkera kryssfältet Hämta Vad kan gå fel från åtgärdsbanken eller använda den speciella åtgärdsbanken (1). I det senare fallet skall kryssfältet vara markerat. Om test av kontroller skall utföras markerar du kryssfältet Test av kontroller skall utföras. Då kommer du att se tabellen Interna kontroller med normal risk. Kolumnen Kontrolltyp anger vilken typ av kontroll som avses (2). Fältet Test av transaktionernas livscykel används för att dokumentera transaktionstest där man följer en transaktion från uppkomsten till bokföring i huvudboken. Fältet Test av interna kontroller blir även synligt lite längre ner på sidan. Här kan du hämta de kontroller som skall granskas tillsammans med granskningsåtgärderna. För att hämta dessa klickar du på knappen Hämta interna kontroller. I fältet Slutsats av test av kontroller noteras utfallet av testen. Allmänna IT-kontroller Denna sida är uppbyggd på samma sätt som de övriga sidorna under Rutinbeskrivningar med följande undantag (57) -

26 Existerande applikationer som noterats på sidan IT-system är alltid synliga. I tabellen IT-applikationsprogram som omfattas av de generella IT-kontrollerna kan du för var och en av de registrerade programmen markera om de är Effektiva (se ovan under Rutinbeskrivningar). Resterande fält på sidan avser granskning av generella IT-kontroller (2). Sidan avslutas med en slutsats. Summering intern kontroll för transaktionsslag På denna sida får du en återkoppling av de eventuella kontrollrisker som noterats under en tidigare fas av planeringen. Sidan avslutas med en sammanfattning. Hänvisningar: (1) Åtgärdsbank för rutinbeskrivningar (används endast i samband med test av intern kontroll) Du finner åtgärdsbanken på fliken Åtgärdsbank rutinbeskrivningar i anslutning till respektive rutinbeskrivningssida. Denna speciella åtgärdsbank är utformad som en enkel trädstruktur enligt principen: A) Vad kan gå fel? B) Företagets kontroller som skall förhindra att något går fel C) Revisors granskningsåtgärder för verifiering av kontrollerna För att välja Vad kan gå fel? markerar du ett eller flera lämpliga alternativ på första nivån i trädet på sidan. Därefter markerar du den eller de kontroller hos företaget som skall förhindra att det går fel. Detta gör du i andra nivån i trädet. Slutligen markerar du lämpliga granskningsåtgärder som skall utföras för att verifiera kontrollerna. Tredje nivån i trädet innehåller dessa. I samband med markeringen i trädet kommer du att se att det skapas en liten sammanhängande struktur i det vänstra fältet på sidan. Den avspeglar förhållandet mellan dina valda Vad kan gå fel?, kontroller och granskningsåtgärder. För redigering av Vad kan gå fel?, kontroller och åtgärder finns fem knappar längst ner på sidan. Med hjälp av dessa knappar kan du enkelt lägga till nya element i trädet eller ändra/ta bort existerande element. (2) De olika typerna av kontroller är: Manuella kontroller Exempel på en rent manuell kontroll är att en behörig person i efterhand granskar större utbetalningar. Manuella, IT-beroende kontroller Manuella, IT-beroende kontroller är när genererade underlag från systemet även granskas manuellt. Applikationskontroller Detta är kontroller som är direkt knutna till specifika applikationsprogram och transaktionstyper. Syftet är att förebygga och förhindra felaktiga registreringar i systemen (57) -

27 Exempel: Alla anskaffningar av materiella anläggningstillgångar registreras, Debet och kredit balanserar alltid. Generella kontroller Basen för applikationskontrollerna kallas Generella kontroller och hanterar områden såsom allmänna behörighets- och uppdateringsrutiner. Dessa granskas på sidan Allmänna ITkontroller. Revisionsstrategi Till första sidan, benämnd Revisionstrategi/Sammanfattning, hämtas uppgifter från tidigare skeden. Uppgifter som hämtas berör väsentlighetstal, intern kontroll och riskanalys. Ytterligare finns möjlighet att notera uppgifter om nyckeltal. Här dokumenterar man även inneboende risk på årsredovisningsnivå (RS 400, p 12). Sidan avslutas med en sammanfattning. Sidan tjänar även som en kontrollpanel där du kan styra vilka specifika delar du vill beskriva mer utförligt. Genom att markera eller avmarkera till exempel Instruktioner till/från andra revisorer visas eller döljs just den sidan. Noteringar från tidigare års revisioner Vid nytt räkenskapsår överförs till det översta fältet på sidan de uppgifter som föregående år noterats på sidan "Avslutning Sammanfattning av utförd revision/noteringar till nästa år" i de fyra fälten "Sammanfattning", "Uppdatering av bedömning av intern kontroll", "Summering av fel", "Slutsats av revisionen". Om det är första året du använder programmet för klienten kan du manuellt notera iakttagelser från föregående år att ta hänsyn till vid innevarande års granskning. Sidan avslutas med en sammanfattning. Övriga kvalitativa bedömningar På denna sida kan du vid behov notera information som inte på ett naturligt sätt hör samman med någon av de övriga sidorna under rubriken Revisionsplanering. Revisionsbudget På budgetsidan får varje medarbetare på uppdraget en egen kolumn tilldelad för notering av beräknad tidsåtgång. Medarbetarnas signaturer hämtas från sidan Grunduppgifter Uppdragsanmälan. Börja med att fylla i respektive persons tariff överst i tabellen. När du därefter anger planerade antal timmar för olika moment och medarbetare beräknas totala summor av timmar och pris med automatik. Sidan avslutas med ett kommentarsfält. Instruktioner till/från andra revisorer Sidan är avsedd för de fall då flera revisionsbyråer samarbetar inom ett gemensamt uppdrag. I fältet Emottagit noteras eventuella mottagna instruktioner och i fältet Avsänt avlämnade instruktioner. Sidan avslutas med ett kommentarsfält. Stickprovs- och urvalsmetoder På denna sida kan du notera de metoder som ligger till grund för genomförda stickprov/urval. Bedömning av väsentlighet och risk Sidan utgör navet i programmet och är kopplad till mycket inbyggd logik. Överst till vänster på sidan ser du ditt valda belopp för väsentliga balans-/resultatposter (57) -

28 Till höger om detta finns två kryssfält för att dels dölja rader utan saldon samt dels filtrera fram väsentliga poster. OBS! För att på enklast möjliga sätt ange uppgifterna för sidan rekommenderas att du använder den guide vilken du hittar genom att klicka på knappen Guide för väsentlighet och risk. Efter genomgång av Guiden gör man nödvändiga justeringar på posterna. Bedöm väsentligheten för varje post. Ta därvid även hänsyn till väsentliga transaktionsslag. Bedöm sedan inneboende risk och kontrollrisk för varje väsentlig post samt ange hur du vill att posterna skall granskas. Notera dina gjorda bedömningar - speciellt då risk bedöms lägre än "hög". Observera att för mindre företag anges kontrollrisk i allmänhet till "hög" eftersom en annan bedömning i princip först kräver att de interna kontrollerna testas. Tabeller och textfält på sidan Den övre tabellen visar rad för rad de olika posterna inklusive saldon. För varje post/rad i tabellen går det att: ange grad av väsentlighet, ange inneboende risk samt kontrollrisk (utifrån dessa två värden beräknas värdet för den kombinerade risken). Slutligen väljer du preliminärt omfattning av substansgranskningen. De tre nivåerna du kan välja mellan är: 1. Kontroll mot årsredovisning 2. Standard granskning 3. Fördjupad granskning Skillnaden mellan Standard och Fördjupad är antalet åtgärder som programmet föreslår. Du kan självklart välja att manuellt lägga till eller dra ifrån granskningsåtgärder efter behov. Om man på sidan Grunduppgifter Dokumentationsguide valt att bedöma risk på nivån räkenskapspåstående blir en tabell synlig som visar de olika räkenskapspåståenden som hör samman med respektive post i den övre tabellen. Här går det att ange inneboende risk och kontrollrisk för vart och ett av räkenskapspåståendena för den post som är markerad i den övre tabellen. Det finns en koppling mellan dessa två tabeller. De högsta nivåerna av inneboende risk och kontrollrisk på nivån räkenskapspåstående länkas automatiskt till inneboende risk och kontrollrisk till den övre tabellen. Om man till exempel anger Hög inneboende risk för räkenskapspåståendet Existens för posten Kundfordringar men låg inneboende risk för övriga räkenskapspåståenden kommer värdet i den övre tabellen ändå bli Hög. Det högsta värdet väljs. Tabellen Inneboende risk visar de eventuella tidigare noterade risker som knutits till posten från någon av sidorna under Företagsbeskrivning. I tabellen Vad kan gå fel? görs en återkoppling mot utförd granskning under rubriken Rutinbeskrivningar (57) -

29 I textfältet Bedömning av risk per post lämnar du i förekommande fall en motivering till varför en viss post bedömts till en lägre inneboende risk/kontrollrisk än Hög, vilket alltid är utgångspunkten enligt RS 400. Textfältet Bedömning av risk per räkenskapspåstående används på motsvarande sätt men här på nivån räkenskapspåstående. Sidan innehåller även ett fält där du ser slutsatsen från postens tillhörande rutinbeskrivning. Övergripande revisionsplan Dokumentet sammanställer automatiskt texter från avsnittet Planering och även från avsnittet Allmänna revisionshandlingar under avsnittet Granskning. För att lättare hitta varifrån informationen kommer till dokumentet Övergripande revisionsplan, har (sidans namn i programmet) lagts in före den hämtade texten. Efter att du upprättat dokumentet kan du redigera texten manuellt. Granskning Genomgång av ingående balanser Sidan startar med ett textfält där du noterar dina iakttagelser. Ytterligare finns ett textfält för sammanfattning. Arbetssidor per post På arbetssidan genomförs det valda arbetsprogrammet samt anges sammanfattning och slutsats. Sidan innehåller noteringsmöjligheter per åtgärd samt möjlighet att ange status mm. Arbetssidorna för balans- och resultatposterna innehåller två flikar. Oberoende av vilken flik du befinner dig på ser du alltid kontosammanställningen överst på sidan. Flik 1: Granskningsprogram På fliken Granskningsprogram ser du det valda arbetsprogrammet. I rullgardinsmenyn ovanför tabellen väljer du om du vill se åtgärder avsedda för löpande granskning eller bokslutsgranskning eller båda samtidigt. Tabellen med granskningsåtgärderna innehåller kolumner för åtgärdsnamn, räkenskapspåståenden, status, tidpunkt och notering. När du markerar en enstaka åtgärd i tabellen kan du direkt skriva en notering i det högra textfältet nedanför listan. I det vänstra textfältet visas en ledtext för den markerade åtgärden. Fält finns också för Datum, Sign och Referens. Knappen "Till sammanf." kopierar den aktuella noteringen till fältet Sammanfattning på fliken "Sammanfattning/Slutsats". På fliken "Föregående år" ser du eventuella noteringar du gjort tidigare år. Möjlighet finns också att kopiera text. På fliken "Iakttagelser från rutinbeskrivningar" ser du eventuella iakttagelser som överförts till posten från någon av sidorna under Rutinbeskrivningar. Flik 2: Sammanfattning och slutsats Här besvaras om granskningen uppfyller de olika räkenskapspåståendena med Ja eller Nej. Fält finns även för sammanfattning och en slutsats. Allmänna revisionshandlingar Denna rubrik innehåller checklistor för de mer allmänna RS som alltid måste beaktas, t ex Fortsatt drift. Även Förvaltning granskas under denna rubrik. På första sidan görs en - 29 (57) -

30 översiktlig beskrivning/sammanfattning. Sidan tjänar även som en kontrollpanel där du kan styra vilka specifika delar du vill beskriva mer utförligt. Genom att markera eller avmarkera t ex "Fortsatt drift" visas eller döljs just den sidan. Sidorna under denna rubrik är uppbyggda på ett likartat sätt. Överst finns en checklista i tabellform innehållande kolumner för Påstående, Ja, Nej, E/T samt Notering och Till PM. Under checklistan finns de två textfälten Sammanfattning och Slutsats. Årsredovisning Under denna rubrik återfinns checklistor för de olika delarna av årsredovisningen. På första sidan görs en översiktlig beskrivning/sammanfattning. Sidan tjänar även som en kontrollpanel där du kan styra vilka specifika delar du vill beskriva mer utförligt. Genom att markera eller avmarkera till exempel Kassaflöde visas eller döljs just den sidan. En kort checklista finns också på sidan för enkel avstämning av utförd granskning. Sidorna under denna rubrik är uppbyggda på ett likartat sätt. Överst finns en checklista i tabellform innehållande kolumner för Påstående, Ja, Nej, E/T samt Notering och PM. Under checklistan finns de två textfälten Sammanfattning och Slutsats. Avslutning Denna rubrik innehåller arbetssidor som behandlar revisionens slutskede. På sidan Slutkontroll kan du göra noteringar. Sidan tjänar även som en kontrollpanel där du kan styra vilka specifika delar du vill beskriva mer utförligt. Slutkontroll Sammanfattning av avvikelser och fel På denna sida får du en överblick över de funna felen under revisionen och kan jämföra mot väsentligt resultatfel och klassificeringsfel. Nyckeltalsanalys Här ser du nyckeltalen så som de ser ut vid årets slut och du har möjlighet att komplettera med en notering. Flerårsdiagram För att få en översiktlig information om företagets utveckling och förstå verksamheten är flerårsdiagrammen ett bra hjälpmedel. Det är en dynamisk analys, som ger en överblick över företagets utveckling under de senaste åren. Sammanfattning av utförd revision Sidan startar med en återkoppling mot noteringar gjorda på sidorna Väsentliga händelser, Bokföringsprinciper och övriga problemställningar samt Bedömning av risk för oegentligheter. Här sluts sedan cirkeln genom att du bekräftar vald väsentlighetsgräns, bedömningen av intern kontroll, tar ställning till funna fel samt sammanfattar revisionen. Automatisk överföring av noteringar till nästa års revisionsfil: Det du noterar i de fyra fälten "Sammanfattning", "Uppdatering av bedömning av intern - 30 (57) -

31 kontroll", "Summering av fel", "Slutsats av revisionen", kommer, när du gör nytt räkenskapsår, automatiskt att överföras till det översta fältet "Sammanfattning av föregående års revision" på sidan "Planering Revisionsstrategi Noteringar från tidigare års revisioner". Utvärdering av utförd revision Sidan består av en kortfattad slutkontrollista i form av en checklista. Möjlighet finns också att skriva en sammanfattande notering. Rapportering Under denna rubrik har du möjlighet att sammanställa interna och externa rapporter samt skapa en revisionsberättelse. För att skapa en anpassad extern eller intern rapport klickar du på länken som finns nederst i trädvyn till vänster i bild Skapa egen rapport. Guiden som då visas hjälper dig att sammanställa noteringar från olika platser i programmet. På första sidan i dialogen väljer du varifrån informationen till rapporten skall hämtas. På flik två anger du om texterna från Sammanfattning och Slutsats skall komma med till rapporten. Slutligen anger du på flik tre vilken typ av status noteringarna skall ha som skall komma med till rapporten. Tips! Spara dina rapportinställningar som mall genom att klicka på knappen Spara som mall inne i dialogen Skapa egen rapport efter att du gjort dina val. För att skapa ett eget dokument av en annan typ klickar du istället på länken Skapa dokument. Här kan du välja mellan att skapa Nytt tomt dokument, Rapport till företagsledningen eller ett dokument innehållande Noterade riskfaktorer. OBS! för att spara dokumentet klickar man på knappen Spara dokument. Alternativet Visa dokument visar endast upp rapporten utan att den samtidigt sparas. Dokumentet ligger därefter i trädvyn under fliken Rapportering. Administration av redan skapade rapporter Du återfinner alla dina tidigare sparade rapporter i trädvyn. Alternativt kan du trycka på tangenten F7 eller ikonen behov kan ta bort dokument. för att komma till dialogen Dokumentlista där du även vid - 31 (57) -

32 Minnesanteckningar För små kunder kan ett protokoll i form av minnesanteckningar från ett möte mellan revisor och företagsledning vara att föredra. Minnesanteckningarna täcker in de uttalanden från företagsledningen som krävs enligt RS 580, 250, 501, 550 och 570. I samma handling noteras i förekommande fall att villkoren med kunden är oförändrade till kommande år. Närmast för god ordnings skull översändes minnesanteckningar från vårt möte Andra dokument Här samlas olika interna dokument. T ex om du vill spara en kopia i revisionsakten av den Övergripande revisionsplanen vid ett visst datum. Annan extern korrespondens Här samlas t ex olika rådgivningsdokument. Använd rapportgeneratorn för att enkelt plocka fram önskade noteringar till ett dokument för vidare redigering. Utskrifter mm Utskrifter Utskrift kan du göra direkt från de flesta arbetssidor. Under Arkiv Skriv ut kan du välja utskrift av flera arbetssidor samtidigt. Du kan även förhandsgranska rapporterna, arbetsprogrammen osv. Du kan välja att skriva ut med eller utan sidbrytning genom att markera/avmarkera kryssfältet Skriv ut med sidbrytning. Ytterligare inställningar för utskrifter hittar du under Verktyg Inställningar. Byrå- och branschmallar Norstedts Revision är mycket flexibelt vad avser att skapa olika mallar för att förenkla arbetet. Följande typer av mallar existerar i programmet: Mall för arbetsprogram Ni skapar med enkelhet mallar för olika branscher och företag genom att anpassa olika arbetsprogram. Du kan göra en egen mall för arbetsprogram på olika sätt. OBS! Om du vill göra en mall som skall delas inom nätverket måste du logga in i programmet med användarnamnet "MASTER" utan lösenord. 1. Starta revisionsprogrammet och välj Arkiv Ny eller öppna en befintlig fil. 2. Gå igenom "Guide för val av mallar (om du startat ett nytt uppdrag) och markera i guiden den mall för åtgärdsbank du vill utgå ifrån. Slutför guiden. 3. Klicka på knappen Visa åtgärdsbanken i knappraden. 4. Dubbelklicka på den blå texten Inställningar vald åtgärd längst ner så att inställningarna för åtgärderna blir synliga (57) -

33 Handledning Norstedts Revision, version Anpassa de befintliga åtgärderna utefter när de skall synas i arbetsprogrammet. Vid Standard granskning, Fördjupad granskning eller om de skall vara angivna som Tillvalsåtgärder, dvs inte automatiskt föreslås av programmet men kunna läggas till vid behov. Du kan även anpassa till vilken tidpunkt åtgärden är kopplad; bokslutsgranskning, löpande granskning eller båda. Behöver du skapa en ny åtgärd väljer du knappen Ny åtgärd och fyller därefter i nödvändiga uppgifter i inställningsdelen. 6. Upprepa förfarandet för alla poster du vill anpassa. 7. När du är klar väljer du menyn Mallar Spara åtgärdsbank som byråmall och namnger granskningsprogrammet, t ex Åtgärdsbank bensinstationer. Mall för ordbehandling Mallen för ordbehandling består av alla olika ordbehandlingsdokument i programmet. Allt från försättsbladen för grund- och årsakt till Uppdragsbrev m fl RS-specifika dokument samt revisionsberättelser kan enkelt anpassas och förberedas i enlighet med byråstandard. OBS! Det finns även möjlighet att lägga in er byrås logotyp i en/flera av de mallar för ordbehandlingsdokument som finns i programmet, t ex revisionsberättelsen. Läs mer i Hjälpen i programmet (F1) under sökordet logotyp. Observera att de filformat som stöds avseende bilder är *.bmp och *.jpg. Bilden måste också vara i rätt storlek när den klistras in i mallen. OBS! Om du vill göra en mall som skall delas inom nätverket måste du logga in i programmet med användarnamnet "MASTER" utan lösenord. 1. Starta revisionsprogrammet och starta ett nytt uppdrag under Arkiv Ny, eller öppna en befintlig kundfil. 2. Välj menyn Mallar Öppna ordbehandlingsmall och markera den mall för ordbehandling du vill redigera, t ex Norstedts mall. 3. Du hittar samtliga ordbehandlingsmallar under fliken Rapportering i trädvyn. Dokumenten visas med en "rosa" ikon i trädlistan. Välj dokument du vill redigera. 4. Gör dina justeringar i dokumentet och gå därefter till nästa dokument du vill redigera enligt punkt När du är klar väljer du menyn Mallar Spara ordbehandlingsmall och namnger mallen. 6. Välj sedan menyn Mallar Stäng ordbehandlingsmall. 7. Du kan nu uppdatera valfri kund med denna mall genom att köra Guide för val av mallar. I den tredje dialogen med ordbehandlingsmallar väljer du nu i stället din nya mall. Ny klientmall Enkelt uttryckt är det vi benämner "Ny klientmall" en förberedd revisionsfil dock utan siffereller noteringsmässigt innehåll. Däremot innehåller den redan från början valda mallar för ovan nämnda granskningsprogram och ordbehandling (57) -

34 Ny klientmallen är avsedd att användas vid uppläggning av en ny klient som omgående erhåller en viss avsnittsindelning, ett förberett granskningsprogram samt paket för ordbehandling. Även annat innehåll i revisionsfilen kan från början förberedas. Funktionen är mycket användbar när en byrå ska börja med Norstedts Revision eller tar över uppdrag som haft annat dokumentationssystem. Det är lämpligt att skapa egna byrå- eller branschanpassade mallar av denna typ som underlättar arbetet vid uppläggningen av nya klienter. Starta programmet utan att öppna en kundfil. OBS! Om du vill göra en mall som skall delas inom nätverket måste du logga in i programmet med användarnamnet "MASTER" utan lösenord. 1. För att göra en egen klientmall eller redigera en mall väljer du menyn Mallar Öppna klientmall. Du markerar önskad mall i förteckningen och väljer Öppna. 2. Välj Grunduppgifter Allmänna uppgifter och ändra namn på mallen. 3. Du kan nu välja valfria sidor i programmet och förberedda din granskningsdokumentation; - Vilka medarbetare ska finnas på uppdraget - Anpassning av vilka sidor som ska vara förvalda - Anpassning av förvalda nyckeltal för viss bransch - Vissa bifogade filer som ska ingå i dokumentationen (Egna checklistor, samlingsplan) 4. Välj menyn Mallar Guide för val av mallar och välj i tur och ordning mallar för avsnittsindelning, arbetsprogram samt ordbehandling via guiden. OBS! Välj för säkerhets skull kontoplan = BAS 96, när du gör klientmallen då man alltid kan byta "framåt" till EUBAS 20XX men aldrig "bakåt" från EUBAS 20XX till BAS 96 på ett påbörjat uppdrag. 5. När du gjort ditt urval väljer du Mallar Spara som ny klientmall eller Spara klientmall om du redigerar en befintlig mall. Ange ett filnamn med ändelsen REM (revisionsmall). Guide för val av mallar Guiden är en hjälpfunktion som mycket enkelt hjälper dig att välja mallar för en klient. Guiden består av tre sidor. På den första sidan väljer du modell för avsnittsindelning, på sidan två väljs granskningsprogram och på sista sidan mallar för ordbehandling. I guiden syns även tydligt byråns egna skapade mallar. Man kan när som helst byta ut en av dessa mallar mot en annan mall. OBS! Att byta mallen för arbetsprogram är dock inte lämpligt att göra under löpande år eftersom gjorda noteringar och status då försvinner eftersom de hänger samman med den befintliga mallen. Att skapa mallar för nätverk För att skapa en byråmall av någon av ovanstående typer behöver ni logga in i programmet med användarnamnet "MASTER". Då ni skapat mallen och sparat den blir den därefter tillgänglig från alla anslutna datorer i nätverket (57) -

35 Signera flera sidor på samma gång I dialogen Signering kan du med ett fåtal knapptryckningar signera flera sidor på samma gång. Klicka på knappen för att visa dialogen eller välj menyn Verktyg Signera flera sidor på samma gång alternativt tangentkombinationen Ctrl + U. Vid årskonvertering ligger signeringen kvar på flera sidor under Planering. Om du hellre vill ta bort en del/alla signaturer efter att du har gjort Nytt räkenskapsår, kan du numera göra även det i signeringsdialogen med Ta bort signatur -knapparna. Bifoga externa filer Till varje kundfil i Norstedts Revision finns möjlighet att knyta filer av annan typ. Om ni för en viss klient exempelvis erhållit en excel-fil med ett inventarieregister eller en word-fil med utestående kundfordringar är det väldigt enkelt att bädda in dessa filer i själva revisionsfilen. Ni har kanske varit ute hos kunden och tagit ett digitalt foto av inkuranta varor på lagret och vill spara bilden i anslutning till granskningen av lagret i revisionsprogrammet (57) -

36 I bilden har en specifikation i Excel lagrats inuti revisionsfilen och kopplats till posten Varulager Det går även att skapa länkar till externa dokument genom att i högerklicks-menyn välja alternativet Skapa länk till bifogad fil. Läs mer i Hjälpen (F1) under sökordet Bifoga filer hur man gör. Där beskrivs också skillnaderna mellan att skapa länk till filen eller att bifoga kopia av filen i revisionsfilen. Ta bort bifogade filer och dokument För att ta bort en bifogad fil eller dokument använder du dialogen Dokumentlista. Klicka på knappen Ta bort. eller på tangenten F7 för att visa dialogen. Markera dokumentet och klicka på - 36 (57) -

37 Du kan också klicka med höger musknapp på ett internt dokument direkt i trädvyn för att ta bort det via undermenyn som då visas. Fleranvändarstöd (Tilläggsmodul) Det är möjligt för flera personer att samtidigt arbeta mot en och samma kundfil. Funktionen är lämplig att använda då minst två personer samtidigt reviderar en kund. Kort teknisk beskrivning Fleranvändarstödet i Norstedts Revision bygger på att två eller flera kopior skapas från en och samma grundfil. Respektive kopia innehåller möjligheten att arbeta med i förhand angivna arbetssidor. Övriga sidor i programmet är låsta och går inte att arbeta med (men de går att titta på). Då arbetet är avslutat sammansätts de olika filerna till en fil som därefter innehåller de noteringar och texter som varje medarbetare skapat. Efter att en fil sammansatts går den att dela ut på nytt. Aktivering av fleranvändarstöd Aktivering av fleranvändarstöd sker för varje enskild kundfil där funktionen skall användas (57) -

38 För att aktivera fleranvändarstödet måste först minst två personer finnas upplagda i uppdragsbemanningen på sidan för Grunduppgifter Uppdragsanmälan. På samma sida under uppdragsanmälan syns kryssfältet Aktivera fleranvändarstöd. Om man sätter en bock i detta fält visas fliken Fleranvändarstöd. Tilldelning av arbetssidor På fliken Fleranvändarstöd sker tilldelning av arbetssidor till de personer som finns upplagda i uppdragsbemanningen. Först markeras ett avsnitt eller enskild sida i kolumnen Delar. Därefter går det att i den nedfällbara listrutan i kolumnen Användare välja den användare som skall arbeta med avsnittet/sidan. Skapa filer för utdelning Detta steg börjar med att man klickar på knappen Dela ut Om filen man arbetar med ännu inte är sparad uppmanas man att först spara filen. Därefter visas en dialog som innehåller namnen på de olika filer som kommer att skapas. Det går att byta namn på filerna om man vill. När man klickar på knappen Dela skapas filerna och programmet återgår till startsidan. Dela ut filerna till medarbetarna De skapade filerna återfinns i mappen där kundfilerna finns, normalt C:\Program\Norstedts Juridik\Revision\Klient eller på byråns server. För att dela ut filerna till medarbetarna kan man använda olika metoder. Man kan maila medarbetarna och bifoga respektive fil eller placera samtliga delade filer på ett flyttbart medium, t ex USB-minne eller CD-skiva. Ligger filerna inom nätverket räcker det att skicka meddelande om var filerna kan hämtas. Arbeta med en delad fil Efter öppning av en delad fil märker man att man endast kan arbeta med de arbetssidor som man fått sig tilldelade i samband med delningen av grundfilen. Övriga sidor visas nedtonade i programmet och går inte att arbeta med. För övrigt finns inga skillnader mot att arbeta i en ej delad fil. Att spara utfört arbete sker på konventionellt vis i programmet. Sammansättning av delade filer Då arbetet färdigställts i de olika delade filerna är det åter dags att skapa en sammansatt fil. De olika filer som skall sättas samman behöver före sammanslagningen placeras i samma mapp på servern eller den lokala hårddisken. Då filerna finns tillgängliga öppnar man en av de delade filerna och går till sidan Grunduppgifter Uppdragsanmälan. Där klickar man på fliken Fleranvändarstöd och sedan på knappen Sätt samman fil. En dialog visas då med vars hjälp man enkelt kan skapa en sammansatt fil alternativt endast synkronisera filen man arbetar i med uppgifterna i de övriga filerna. Vår modell för fleranvändarstöd är enkelt konstruerad framförallt i syfte att undvika den typ av konflikter av teknisk natur som kan uppstå då olika användares utförda arbete skall vävas samman i en och samma fil. Lösningen ger samtidigt flexibilitet eftersom en delad fil blir fristående från grundfilen. Filen kan mailas till kontoret från kunden eller hemifrån, den kan åtkommas via nätverk eller läggas på USB-minne/CD-skiva. Textbank Det är möjligt att skapa, redigera och spara anpassade textlydelser av skilda slag. Genom att högerklicka i ett textfält var som helst i programmet visas en undermeny som innehåller alternativ för att både skapa och använda anpassade texter (57) -

39 Genom att logga in i programmet med användarnamn MASTER utan lösenord ges tillgång till att definiera egna textlydelser. För att definiera egna textlydelser används dialogen ovan. I tabellen Redan skapade lydelser syns eventuellt redan skapade texter. Fältet Typ används för att kategorisera texterna under valfri kategori. I fältet Beskrivning ger du en rubrik till din text. Själva texten som skall visas skriver du i fältet Text. När du klickar på Spara och stäng sparas din text. Du kommer därefter att se den och kan använda den i högerklicksmenyn i alla dina revisionsfiler. Genom att högerklicka i ett textfält var som helst i programmet kan man sen klistra in sin text (57) -