Effektivitet på dina villkor. Varannan väljer självutcheckning. Personligt möte mest effektivt

Transkript

1 ISMAgazine Nr 1/2007 EN KUNDTIDNING FRÅN VISMA Ett effektivt företag har förmågan att skapa en kultur där alla både kan och vill prestera så bra som de har tänkt. Effektivitet på dina villkor Varannan väljer självutcheckning Personligt möte mest effektivt

2 i n n e h å l l Elektronisk hantering ett verkligt lyft Enkla inköpsrutiner ger bättre kontroll Effektivitet olika för alla Den mörkaste årstiden är över för den här gången och vi befinner oss i början våren. Jag ser fram emot årstiden med blandade känslor. Visst är det härligt med vår och värme, men samtidigt hör jag till den kategori av människor som älskar skidåkning mer än det mesta. Det vet mina vänner, så tråkningar via e-post och sms med målande beskrivningar haglar in från vännerna som har förmånen att befinna sig i eller en bit utanför pisten. Tur att jag bokade in den där offpist-resan till Chamonix i påskas... I förra numret av Vismagazine var temat effektivitet. Vi fortsätter på samma tema i detta nummer. Men vad är egentligen effektivitet? I förra numret beskrev Anders Norberg från företaget Effektiva Arbetsvanor det som att få någonting gjort med minsta möjliga ansträngning. Jag saknar personligen ett par parametrar i den beskrivningen. Jag tycker att det är viktigt att väga in kvalitet i begreppet. Hur viktig är kvaliteten i sammanhanget? Det andra är prioriteringen. Hur viktigt är det att detta blir gjort? Kanske ska jag inte göra det alls. Har du funderat på vad det betyder för dig? Hur kan du bli effektivare och framförallt: Varför ska du bli effektivare? Handlar det om att få mer gjort, att få bättre kvalitet i arbetet eller att frigöra tid för saker som är viktiga för just dig? Tid för dina medarbetare, tid för dina kunder, tid för det där projektet som diskuterats i över ett år eller kanske mer tid för din familj... En sak är säker, effektivitet betyder olika saker för oss alla. Jag sitter t ex just nu på ett café och skriver den här ledaren. Jag får ingen ro på kontoret där telefoner, kollegor och e-post distraherar. Här har jag livliga studenter och skrikande barn omkring mig, men i det här sammanhanget ger det mig inspiration. Skulle jag i stället korrekturläsa den här tidningen hade jag valt en helt annan miljö. Jag vet att Mattias som skrev ledaren i förra numret satt kvar på kontoret en kväll och skrev sin text. För att citera en kund som jag nyligen pratade med: Visst gör Visma Invoice Manager att vi får en effektivare hantering av våra leverantörsfakturor, kortare ledtider, mindre tidsåtgång och högre kvalitet, men det bästa för mig är att arbetsmiljön blir så mycket bättre. Jag slipper att ha massa pappersfakturor liggande över hela mitt skrivbord. I det här numret får du tips om hur du kan göra din vardag effektivare och lönsammare med hjälp av systematisk planering. Fredrik André marknadschef, Visma Software AB PS. Mitt eget effektivitetslöfte är att börja utnyttja den där timmen mellan åtta och nio på morgonen bättre och inte låta den bara halvt försvinna. Pålitlig redovisningspartner A och O Fakturahantering snabbt och säkert Känslor viktiga Möte med Manuel Knight Varannan kund väljer självutcheckning Få det gjort! Effektivitet på dina villkor Integritet och offentlighet Lars Thörn informerar Personligt möte Effektiv kommunikation I korthet Notiser och korta nyheter UTGIVARE: Visma i Sverige Tel: E-POST: red@vismagazine.se REDAKTIONELL PRODUKTION: Redaktionsbyrån Texta REDAKTION: Fredrik André Lars Fredell Katarina Holmström Hanna Ottosson Emelie Lindfelt Helena Lustig Peter Carlsson GRAFISK FORM: Torbjörn Lagerwall MEDARBETARE i detta nummer: Carina H Ahnstedt Håkan E Bengtsson Hans Berggren Magnus Brøyn Olof Engfeldt Gunilla Jonsson Henric Lindqvist Eva Stööp Björn Tesch Lars Thörn Ulrika Vendelbo Sandra Årstam. OMSLAGSBILD: Fotograf Eva Stööp TRYCK: Löwex Trycksaker AB UPPLAGA: Innehållet i denna tidskrift är avsett som information och skall endast användas efter samråd med professionell rådgivare. VISMAgazine 1/07

3 Vad gör dig effektiv på jobbet? Manuel Knight, organisationsoch teamutvecklare för svenska och utländska företag. Mina kollegor. Jag kan bolla saker med dem och de täcker upp för mina svagheter. Mats Ericsson, stationsägare Preem, Helsingborg och Laholm. Planering. Jag vill i största möjliga mån undvika oförutsedda händelser som medför brandkårsutryckningar. Det är bättre att göra saker och ting när jag har tid, inte avbryta med, Oj, nu är det slut eller Oj, nu har det hänt! Jimmy Pettersson, regionchef för företagsrestauranger Mälardalen, Fazer Amica. Inspiration, intresse och rätt verktyg! Hälften av landets småföretagare behöver nyanställa Mer än hälften av landets småföretagare behöver anställda mer personal i år. Det visar svaren i en webbundersökning som Visma Spcs gjort bland sina tiotusentals användare. Av de drygt som svarade på frågan Behöver ditt företag anställa mer personal i år? uppgav 54 procent att den goda konjunkturen innebär att de behöver ha fler medarbetare. Den bilden bekräftas av en undersökning från SEB, där exakt lika stor andel uppger att de planerar nyanställa. Visma genomförde sin undersökning via nyhetstjänsten, SPCS Infoline, som finns i Visma Spcs samtliga ekonomiprogram och har drygt en miljon besökare per månad. Andra enkätfrågor som ställts via nyhetstjänsten har rört t ex företagarnas syn på sin egen pension, sitt företagande och sin lönenivå. Till höger kan du se några exempel på de frågor som lagts ut via SPCS Infoline. Frågorna 1-3 fanns tillgängliga via nyhetstjänsten under vardera ett dygn i februari medan fråga 4 var tillgänglig under påskhelgen. 1. Konjunkturen är fortsatt stark. Behöver ditt företag anställa mer personal i år? 2. Många blir företagare för att förverkliga idéer och drömmar. Är du nöjd med ditt företagande? 3. Förmånliga pensionsavtal är vanliga i stora företag. Har du ett betryggande ekonomiskt skyddsnät? 4. Ska du som företagare höja din egen lön till de nya avtalens nivå, dvs med procent på tre år? VISMAgazine 1/07

4 Elektronisk hant blev verkligt lyft Långa ledtider. Travar med fakturor. Sena månadsbokslut. Ekonomisk uppföljning med förbättringspotential. Papper som skickades fram och tillbaka inom och utanför koncernens väggar. Så såg vardagen ut för medarbetarna på Labs 2. Text: Henric Lindqvist. Foto: Ulrika Vendelbo. Vid den här tidpunkten växte koncernen snabbt. Den ekonomiska redovisningen hängde helt enkelt inte med i det höga tempot, säger Louise Folvik, business controller på Labs 2. Labs 2 skapar tjänster för bredband. Bland våra lösningar finns kompletta system för TV, film och musik. Ett viktigt mål för oss är att bidra till ökad konkurrens och bättre tjänster inom bredband och telefoni. Börsnoterad koncern Labs 2 grundades av IT-visionären Jonas Birgersson Han är vd i koncernen, som består av ett tiotal bolag med sammanlagt omkring 50 anställda. Labs 2 Group AB är noterat på First North, vilket ställer höga krav på den ekonomiska redovisningen. Det är mycket formalia kring den externa rapporteringen. Dessutom är kraven från re- visorerna högre på börsnoterade bolag än på andra företag. Så vad gjorde Labs 2 för att få den ekonomiska redovisningen att gå i takt med företagets snabba tillväxt? Efter att ha undersökt marknaden bestämde sig koncernens finansdirektör för att samarbeta med Visma Services. När jag började här för ett år sedan blev en av mina viktigaste arbetsuppgifter att sköta kontakterna med Visma, säger Louise Folvik. Med sig till Visma hade Labs 2 en lista med sex punkter över vad koncernen ville åstadkomma: Ökad kontroll över ekonomin Eliminering av onödig pappershantering Högre kvalitet på redovisningen Genomtänkt struktur med tydliga rutiner Resultatrapportering varje månad Bättre uppföljning och underlag Lösningen blev att vi lade all bokföring på Visma, liksom betalningar och lönehantering. Arbetet sker i Visma Business. Verkligt lyft Louise Folvik ser stora fördelar med att Visma sköter koncernens ekonomitjänster. VISMAgazine 1/07

5 ering Labs 2 finns i Sverige och Norge. Och planer finns på att expandera ytterligare. Eftersom Visma arbetar i hela Norden kan vi ha samma samarbetspartner inom ekonomitjänster för hela koncernen. En annan fördel är Vismas kunskaper inom ekonomifrågor. Ekonomi är ett snårigt område som omgärdas av många lagar och regler. Det är tidskrävande att hålla sig informerad om alla förändringar. Nu köper vi istället dessa kunskapsuppdateringar av Visma. Genom samarbetet med Visma har Labs 2 även fått tillgång till elektronisk fakturahantering via Visma Invoice Manager. Det var ett verkligt lyft för oss. Nu kommer rätt papper snabbt till rätt person. Alla fakturor i koncernen konteras på samma sätt, vilket skapar enhetlighet. Lägg därtill att det är betydligt enklare att söka och finna gamla fakturor i systemet. Det uppskattar våra medarbetare. Lättsamt tonläge Louise Folviks kontakter med Visma sker dels via en kundansvarig, dels genom två produktansvariga. En av dem ansvarar för redovisning. Den andra kontaktpersonen sköter lönefrågor. Jag har täta kontakter med Visma; i vissa perioder tätare än med kollegorna på Labs 2. Det är enkelt att nå företagets medarbetare och beskeden kommer snabbt. Att tonläget är positivt och lättsamt underlättar också i de dagliga kontakterna. Samarbetet med Visma är resultatet av en genomtänkt filosofi. Ledstjärnan inom Labs 2 är, och har alltid varit, att lägga energin på det som vi är riktigt bra på. Övriga tjänster lägger vi ut på proffs inom respektive område, säger Louise Folvik. Labs 2 i korthet Labs2 skapar tjänster för bredband. Verktygen är modern teknik, operatörskunskap och egna utvecklingsresurser. Bland koncernens produkter finns tjänsteinfrastruktur, inklusive portal- och affärssystem, samt kompletta system för TV, film och musik. Labs 2 agerar primärt på den skandinaviska stadsnäts- och operatörsmarknaden. Huvudkontoret finns i Lund. Koncernen har även anläggningar i Stockholm och Oslo. VISMAgazine 1/07

6 Enkla inköpsrutiner ger Behovet av överblick och möjlighet att göra pris- och kvalitetsjämförelser är stort inom restaurangbranschen där dagliga inköp av råvaror är ett måste. Fazer Amica, som driver 306 olika enheter, har hittat sin lösning på problemet. Text: Gunilla Jonsson. Foto: Fazer Amica. Målet med ett förenklat och effektivare inköpsförfarande inom Fazer Amica har uppnåtts. Och ännu bättre blir det när alla 306 enheter arbetar med den nya portalen, berättar projektansvarige Jimmy Pettersson, regionchef för företagsrestauranger Mälardalen. Vi ville underlätta för våra enheter genom att skaffa en egen portal där vi själva bestämmer innehåll. Då kan våra restauranger hitta rätt produkter utan att behöva gå in på de olika leverantörernas hemsidor och själv göra jämförelser. Det handlar främst om råvaror för den dagliga driften, från stora leverantörer som Arla och Dafgård. Ska man köpa köttbullar ska det vara lätt att jämföra sådant som priser och förpackningsstorlek. Svaret på problemet blev Visma Proceedo som säljer inköpsoch fakturahanteringslösningar, en så kallad On demand-lösning (se not nedan), till stora och medelstora företag i Norden. Upphandlingsarbetet av en portal började för cirka ett år sedan och när vi väl valt Visma började ett intensivt arbete efter sommaren med att forma deras portal för att passa våra syften. Redan några månader senare gjorde några restauranger sina första beställningar med hjälp av den nya portalen. Trots den korta tiden från projektstart har utvecklingsarbetet med portalen fungerat väldigt bra. Det senaste halvåret har vi också haft ett stort arbete tillsammans med leverantörerna. De stora har egna hemsidor och har inga problem att skicka in sina prislis- 6 VISMAgazine 1/07

7 Ökar både omsättning och resultat Fakta om Fazer Amica Ägs av finska Karl Fazer Oy. Verksamt i hela Norden och Baltikum. 306 enheter i Sverige, bland annat företagsrestauranger och caféer samt restaurangverksamhet inom offentlig sektor, främst skolor. Cirka anställda i Sverige och en omsättning på cirka 1,5 miljarder kronor. bättre kontroll tor, begränsningarna ligger i de små leverantörerna som inte har samma vana av ett databaserat inköpssystem. Samtidigt var ett delmål i uppdraget att sovra lite och i första hand få med sex, sju stora huvudleverantörer. Jimmy Pettersson hade räknat med en hel del utbildning. Vi fick utbildning av Visma och hjälp med en pilotutbildning för de första enheterna. Sedan visade det sig att portalen var så pass lätt att använda att det räckte med ett par timmars utbildning med interna resurser för att enheterna ska komma igång och beställa i portalen. Den stora vinsten är förenklade inköpsrutiner. Det skapar tid för annat och centralt har man fått ett bra verktyg för upphandlingsprocessen och kontroll över inköpen. Anders Jansson är Visma Proceedos projektledare och kundansvarig i kontakterna med Fazer Amica. Vi har ett koncernavtal med den finska koncernen Karl Fazer Oy och Fazer Amica är det första bolaget i Norden som har börjat använda sig av avtalet. Vismas uppdrag är att tillhandahålla en fungerande inköps- och fakturahantering så att Fazer Amica enkelt och effektivt kan sköta sina inköp från de ramavtalsleverantörer som finns på Proceedos marknadsplats. Vi har runt tusen nordiska leverantörer på vår marknadsplats och det är inga problem att koppla upp nya leverantörer efter kundens önskemål. Vi ger våra kunder det systemstöd de behöver för att kunna göra sina inköp enkelt och effektivt. En fördel med en On demand-lösning är att kunden slipper fundera så mycket över tekniken eftersom lösningen finns på Internet. De använder sin webbläsare och behöver alltså inte tänka på sådant som att installera och underhålla programvara eller nätverk. Not: En On demand-lösning innebär bland annat snabbare implementering, lägre driftskostnader, alltid senaste versionen och åtkomlighet dygnet runt. Visma, som är Nordens största leverantör av programvaror och tjänster på ekonomiområdet, ökade sin omsättning med 21 procent och vinstmarginalen med 28 procent under Det sammanlagda försäljningsvärdet i koncernen uppgick till motsvarande drygt 2,5 miljarder svenska kronor. Vi är mycket nöjda med både omsättning och resultat, säger Vismas koncernchef Øystein Moan. Trots att fjolåret präglades av strukturella förändringar och en stor investering i marknadsprofilering, har vi kunnat hålla tempot uppe i hela verksamheten. Vi förväntar oss att den goda utvecklingen fortsätter både i de nordiska länderna och på våra nya europeiska marknader års omsättning redovisas till miljoner norska kronor, vilket ska jämföras med miljoner året innan. Av omsättningstillväxten svarar ökad försäljning, den organiska delen, för ungefär hälften (10 procent). Den organiska tillväxten beror främst på en god utveckling på samtliga marknader och på att efterfrågan på Vismas produkter och tjänster fortsätter att öka. Under 2006 växte Visma också genom förvärv, bland annat genom köpet av svenska Retail Business System (RBS) med 100 anställda. RBS är en viktig del av Vismas satsning på butiksdatalösningar för fack- och detaljhandel. I början på det nya året förvärvades även holländska AccountView, som levererar ekonomiprogram till små och medelstora företag samt till byråer. Förvärvet utgör en del av Vismas satsning på nya europeiska marknader. Vismakoncernen har anställda, varav ungefär 700 medarbetare finns i Sverige. VISMAgazine 1/07

8 Pålitlig r A och O En erfaren och pålitlig redovisningspartner, den bästa man kan få på marknaden, säger Per-Åke Tronner, chef för Preem Petroleums enhet Affärsstöd inom Marknad, om samarbetet med Visma. De kan bensinstationsbranschen och dess specifika frågeställningar. De arbetar med kvalitet, har ett väl beprövat system som fungerade från start och de har ett konkurrensmässigt pris. Text: Gunilla Jonsson. Det började med att Preem för något år sedan beslöt att förnya sin strategi för stationsverksamheten. Syftet var att förbättra lönsamheten bland annat genom att attrahera och vända sig till en bredare kundbas, inte bara den traditionella bilisten. I processen ingick att hitta ett nytt bra koncept för stationerna och att överföra bolagsdrivna stationer till Preem Partners, en ny modern form av återförsäljare. Bland de supportprogram som Preem tillhandahåller finns administrativa tjänster, varav stationens redovisning var en väsentlig del. Vi arbetar med en specifik kravprofil och ambitiös rekryteringsprocess för att hitta de nya ägarna, Preem Partners. När vi är överens med en ny Partner, genomför vi en konvertering av stationen: Partnern tar över stationen samtidigt som vi oftast bygger om den enligt det nya konceptet. Det nya är att Preem och Partnern är delaktiga i stationens resultatutveckling. En stark sporre för Preem att ge bra support till verksamheten. Stort intresse Intresset att ta över de 50 bolagsdrivna stationerna är stort. Vi har fått över 800 intresseanmälningar, många från andra bensinbolag, livsmedels- Foto: Hans Berggren.

9 edovisningspartner när 50 bensinstationer byter ägare Bild kommer Mats Ericsson driver 2 Preemstationer, i Helsingborg och Laholm, och kan lugnt fokusera på sina kunder. Foto: Håkan E Bengtsson. och snabbmatskedjor. I avtalspaketet med Partnern finns ett som reglerar samarbetet mellan Partnern och Visma. Med gemensamt redovisningsupplägg är det viktigt att ha samma redovisningsbyrå och samma system, principer och rapportering. Det får vi med redovisningsupplägget med Visma. Hittills har det varit fokus på de bolagsdrivna stationerna. I dagsläget är 30 Preem Partners klara, också ett antal före detta återförsäljare har blivit nya Partners. Det är ett mycket högt tempo på avtalsskrivande och konvertering nu, två stationer per vecka. Det innebär ett extra tryck på redovisningsupplägget hos Visma Services. Helena Jarl, chef för affärsområde Kedjeföretagsgruppen på Visma Services, ansvarar för nytillkomna stationer och känner sig lugn inför en eventuell anstormning. Vi levererar en helhetslösning: skannar in och betalar leverantörsfakturor, bokför och sköter löner löpande åt våra kunder, stationsägarna. I helhetslösningen ingår även elektronisk fakturahantering med Visma Invoice Manager. Så styrkan ligger i kombinationen av kunskap och system. Stationsägarna attesterar sina fakturor dagligen och rapporterar månadsvis sin försäljning. Varje månad får kunderna ett fastställt rapportpaket. Det innehåller resultat, balans och produktanalys och går också till Preem centralt som dessutom får en benchmarkingrapport med nyckeltal. Fokus på stationskunderna En av kunderna är Mats Ericsson. Med erfarenhet från reklam-, restaurang- och säljbranschen slog han i somras till och tog över en Preemstation i Laholm, lite senare ytterligare en i Helsingborg. Jag äger rörelsen men hyr fastigheten av Preem och säljer drivmedel på kommission. Resten, livsmedel, tobak, biltillbehör, biltvätt, paketutlämning, videouthyrning det står jag för. Han vill knappt tänka på hur det skulle vara att sköta allt själv. Det är skönt att någon som kan bokföring och löner gör det åt mig så att jag får koncentrera mig på att vara på golvet. Framför allt var det bra med all hjälp vid starten, med rutiner och myndighetskontakter. För framtiden är Mats Ericsson intresserad av att jämföra resultat med andra Preemstationer. Det skulle vara roligt att veta hur det går för kollegorna, jämföra och ta lärdom när någon gjort något bra. Preem Petroleums bensinstationsverksamhet har i runda tal 10 procent av den svenska marknaden 250 bemannade bensinstationer, varav 50 bolagsdrivna och 200 återförsäljardrivna 250 automatstationer 180 dieselanläggningar med kortterminal VISMAgazine 1/07

10 Snabb och säk Snabb och aktuell information är ett måste för våra kunder

11 er fakturahantering I takt med att kraven på ekonomisk rapportering ökar, blir beslutsfattarnas behov av aktuell information och ekonomiavdelningarnas behov av effektiva och användarvänliga system allt större. Hos DIgruppen har man bytt system för att leva upp till kraven. Kraven på den ekonomiska rapporteringen ökar. Våra uppdragsgivare är beroende av att vi levererar snabb och aktuell information om resultatet, liksom tydliga och överskådliga sammanställningar. Visma Control hjälper oss i detta arbete eftersom det är ett effektivt och användarvänligt system. Det säger Lotta Granborn. Hon är ekonomichef i DI-gruppen. Den består av Dagens Industri AB, DI TV AB, DI Online AB och moderbolaget Bonnier Business Press. Till mina arbetsuppgifter hör även controlleransvaret i företagsgruppen. Ekonomiavdelningen har sju medarbetare. Ann Petterson är redovisningsansvarig. Hon arbetar bland annat med månadsbokslut, momsdeklarationer och systemunderhåll. Våra kunder är resultatansvariga chefer i DI-gruppen. En annan uppdragsgivare är moderbolaget Bonnier AB. Behaglig skärmbild Men hur kom Visma Control in i bilden? Det var i samband med en förändring av programversionen som vi valde mellan att uppgradera vårt befintliga system eller att byta ut det. Dagens Industri bestämde sig för det sistnämnda alternativet. Visma Control har en behaglig skärmbild som känns modern. Den tydliga kopplingen till hur Microsoft lägger upp sina produkter underlättar för användaren, säger Ann Pettersson. Det är också bra att olika fönster kan vara öppna samtidigt på skärmen. På så sätt kan jag hoppa mellan de olika bolagen i DI-gruppen utan att behöva logga ur och logga på Text: Henric Lindqvist. Foto: Björn Tesch. varje gång en förflyttning sker. En annan styrka är att Visma Control kan integreras med Microsoft Excel. Det är enkelt att tanka över information mellan de två programmen, vilket sparar mycket tid och energi. Smidig fakturahantering Elektronisk fakturahantering via Visma Invoice Manager är en annan spjutspets i Visma Control. Processen i DI-gruppen inleds med att fakturorna kommer till ekonomiavdelningens postbox. Därefter skickas de till inskanning. Varje dag anländer datafiler med fakturor till oss, säger Ann Petterson. Nästa steg är att fakturorna skickas ut i digital form för sakgranskning och kontering. Efter validering på ekonomiavdelningen går fakturorna till attestering, för att sedan inlemmas i bokföringen. Fakturorna lämnar aldrig datorskärmen. Därmed kan de aldrig bli liggande på något skrivbord vid sjukdom eller semester. På det här sättet slipper vi även all posthantering och inknappning. Dessutom vet vi hela tiden var varje faktura finns. Lägg därtill att processen sker betydligt snabbare än tidigare, säger Lotta Granborn. Stora möjligheter Visma Invoice Manager är webbaserat. Det innebär att användarna kan arbeta med programmet var de vill och när de vill. Enkelt att använda men ändå med stora möjligheter. Det är den enskilt största fördelen med Visma Control, avslutar Lotta Granborn och Ann Pettersson. Foto: Sandra Årstam. Högt hus med traditioner DN-skrapan kallas det höghus på Rålambsvägen i Marieberg i Stockholm där tidningen Dagens Nyheter tidigare hade sin redaktion. Huset har 26 våningar och är 82 meter högt, vilket gör det till ett av Stockholms högsta hus. Bara Kista Science Tower i Kista är högre. Höghuset ritades av arkitekten Paul Hedqvist och stod klart för invigning den 24 september Även tidningen Expressen har lokaler i huset, men båda tidningsdrakarnas lokaler ligger numera i annexet på Gjörwellsgatan, där tidningarnas tryckeri tidigare höll till. Höghusdelen är numera uthyrt till flera olika företag. Bland hyresgästerna hittar man numera även Visma, som med sina strax över kvm och fler än 200 anställda är en av DN-skrapans absolut största arbetsgivare. Det är alltid positivt med stora och kända varumärken som hyresgäster, säger Linda Orup, kontraktsförvaltare på Newsec, som förvaltar fastigheten. Det borgar för kontinuitet i uthyrningsverksamheten och verkar tilldragande på andra hyresgäster. Om du själv är intresserad av att arbeta på högt uppsatt position, kan Vismagazine tipsa om att det just nu faktiskt finns lediga lokaler riktigt högt upp i huset.. Ett kontor med utsikt över kungliga huvudstaden skulle kanske inte sitta helt fel? VISMAgazine 1/07 11

12 Känslor viktiga för kärnan i organisationen Han heter Knight i efternamn och drivs av att hjälpa människor. Men Manuel Knight ser inte sig själv som en räddande riddare. Snarare som en igångsättare som inte drar sig för att tala klarspråk. Tio år som elitsoldat har lärt honom vikten av att bygga relationer och att hålla fokus. I Special Forces var en viktig uppgift att iaktta och förstå olika kulturer och människor. Samma principer gäller i företagsutveckling. Text: Carina H Ahnstedt. Foto: Eva Stööp. Sinkfield var namnet på den siste i familjen som föddes som slav. Sinkfield är också namnet på Manuel Knights företag. Sedan snart tio år arbetar han med organisations- och lagutveckling för både svenska och utländska företag. Sinkfield blev fri, men för honom innebar inte friheten någon förändring. Utan utbildning eller pengar kunde han inte utnyttja den. Därifrån kommer vårt motto: Free the Performance att frigöra både enskildas och företags möjlighet att prestera. Kärleken lockade honom till Sverige för 13 år sedan. Han har jobbat på posten, i hamnen och som lärare. Men det var först när jag började arbeta med människor, till en början med ungdomar mot våld och senare med personal- och företagsutveckling, som jag kände att jag hade hittat mitt kall. Det här kan jag jobba med tills jag blir gammal! Struktur och kultur För att nå effektivitet i ett företag måste man skapa rätt förutsättningar menar Manuel Knight. Han understryker hur viktigt det är att ett företags struktur och kultur stämmer överens. Strukturen är det nedskrivna som policies, processer och mål. Kulturen är hur vi gör, ritualer, symboler, värderingar och hjältar. Det kan vara en sådan sak som att alla lyssnar på Bengt istället för chefen. Det måste lyftas upp. Ofta är man alldeles för tam i sättet att uttrycka sig. Vi pratar om att det är spännande med konflikter och jag förstår vad du menar när det måste bli lite känslor för att kunna komma åt kärnan. If you want corn, plant corn är en devis som han gärna återkommer till och menar att företag måste fundera över vilken kultur de vill ha på arbetsplatsen och plantera den i förväg. Vill du att folk ska vara glada så kanske du ska sätta på musik på fredagarna och uppmuntra dem att dansa! Jag vet företag som har gjort det. Nu är fredagsdansen viktig och sprider en glad atmosfär. Du får vad du planterar. Manuel Knight ser sin roll som konsult att hjälpa personer att ändra sina invanda destruktiva mönster och tankefällor. Ett effektivt företag har förmågan att skapa en kultur där alla både kan och vill prestera så bra som de har tänkt. Min uppgift är att höja prestationen på ett företag genom att få människorna att se det de inte ser, att göra det de inte gör och att If you want corn, plant corn höra det de inte hör. När man är inne i en kultur är det svårt att se vad som pågår. Jag brukar börja med att be kunden att ta fem minuter och berätta om sin kultur. Det brukar de tycka är en av de svåraste frågorna jag ställer. Nästa uppgift blir att definiera vad olika saker betyder i praktiken, fortsätter han. Exempelvis säger de flesta arbetsplatser att de har en policy med öppna dörrar, men menar olika saker med det. På ett företag som säger att de har en open door-policy kan det likväl vara otänkbart att knacka på chefens dörr och fråga vad som är målet med en uppgift som känns oklar. Ett exempel på dissonans mellan kultur och struktur. Fokus avgörande Förmågan att bygga relationer är en nyckel för att skapa framgångsrika arbetsgrupper. En grupp där alla har ett gemensamt mål och agerar för helhetens bästa, samtidigt som de bry sig om varandra och känner tillit. Som soldat hade jag ansvar för att rikta geväret mot ett visst område, säg mellan klockan nio och tolv framför mig. Om jag såg ett hot klockan sju, fick jag inte tappa fokus utan måste lita på att han som hade området klockan sex till nio fixade det. Den typen av tillit hittar jag inte i arbetslivet. Vi är jätteduktiga på att skapa relationer i familjen och försvara vår partner eller våra barn, men fastän vi tillbringar så mycket tid på arbetet bygger vi inte relationer där vi bryr oss om varandra på samma sätt. Varför inte? Frågar sig Manuel. Det borde vara möjligt. Manuel Knight är född i Atlanta i USA. Hans familj var fattig, men han upplevde egentligen aldrig att han saknade något. Dels för att han inte kände till något annat och dels för att hans mamma aldrig klagade.

13 att komma åt Född i fattiga södern, tio år som elitsoldat och nu eget företag i vackra lokaler vid havet utanför Göteborg. Manuel Knight jobbar med företagskulturer och organisationsutveckling och tycker att ett arbetsteam är effektivt när medlemmarna gör saker för att de vill istället för att de måste. Men så kom vändpunkten. Mamma satt och grät eftersom hon aldrig hade pengar. Jag bestämde mig för att så skulle jag inte ha det i mitt liv. Manuel skärpte sig i skolan och tog värvning i armén när han var 17 år med förbehållet att de skulle betala hans studier i psykologi vid universitet. Så småningom gick han med i Special Forces. Det som drev honom var att göra en insats för att hjälpa människor. Under sina tio år där hann han vara med om tre krig, Panama, Grenada och Kuwait. Så långt det är möjligt ska man lösa konflikter utan att ta till våld. Men i vissa situationer fungerar inte diplomati och man måste visa att man är beredd att gå hela vägen för det man tror på. Manuel skrev på för livstid. Men så träffade han sin blivande fru i Tyskland, där han var stationerad och helt plötsligt ändrade han fokus. Att jobba som elitsoldat utan att ha fokus går inte. Därför fick jag sluta vid armén. För Manuel Knight har livet tagit oväntade vändningar. När han sitter med den yngsta av sina tre barn i knäet på det vackra kontoret vid golfbanan i Hovås utanför Göteborg säger han att han aldrig kunnat föreställa sig detta. Jag var övertygad om att jag skulle stryka med i någon konflikt vid 30. Han trivs i Sverige och har förändrats mycket under sin resa, men för familjen i Atlanta är han densamme. När jag åker hem och pratar för mycket om att det är viktigt att tänka så här så kan jag få mig en klatsch på bakhuvudet och brorsan få höra att det viktigaste är att jag håller tyst, skrattar han. Som föreläsare och organisationsutvecklare är han medveten om att han får draghjälp av att han har en spännande bakgrund och ses som ett exotiskt inslag. Men det gör också att jag jobbar ännu hårdare på att göra bra ifrån mig, och visa att jag verkligen har något att ge.

14 själv Framgångsrika stora Coop-enheter Varannan ku Coop Sverige fortsätter sin satsning på självutcheckning. I flera av våra stora enheter väljer idag över hälften av kunderna det här smidiga sättet att handla, berättar Bertil Thorstensson, projektledare på Coop Sverige. Ser man på samtliga Coop Stormarknad och Coop Extra i Sverige har användandet också ökat, i genomsnitt använder över 1/3 av kunderna självutcheckning. Text: Olof Engfeldt. Foto: Helena Lustig. Självskanning är alltid lönsamt i stora butiker, menar Bertil Thorstensson, Coops projektledare för den stora satsningen på självutcheckning. På Coop Forum förbereds nu för en ny typ av utcheckningszoner. Här ska våra bästa kunder få en VIP - känsla och extra bra service, säger Bertil Thorstensson, projektledare på Coop Sverige. En värd eller värdinna kommer att finnas på plats för att ge kunderna service och ett trevligt bemötande. Vi tittar också på att eventuellt övergå från totala avstämningar till stickprovsavstämningar. Allt för att bidra till ett ännu bättre kundmöte. Avstämningarna är till för att säkerställa att det som kunden skannat stämmer överens med innehållet i matkassen. Ny typ av servicemoduler Coop kommer att driftsätta en Konsumbutik i Stockholm som pilotbutik med en betydligt mindre självskanningsinstallation för

15 : nd väljer utcheckning såväl in- och utcheckning, utrustad med färre antal skanners än de som idag används på exempelvis Coop Forum och Coop Extra. Från stationen hämtar kunden sin skanner och kan även få inspiration och tips via en receptomat och instruktionsfilm om hur självskannern används. Till en början blir modulerna bemannade, men på sikt kan våra kunder använda dem helt på egen hand, både vid in- och utcheckningen, säger Bertil Thorstensson. Självutcheckning lönsam på flera sätt Är då satsningen på all den nya utrustningen en god affär för Coop? Min erfarenhet är att självskanning alltid är lönsam i stora butiker. Även i mellanstora Konsumbutiker blir det en bra investering när man anpassar systemets kapacitet till butikens storlek. En viktig fördel med självskanning är att det omfördelar personalens arbetstimmar från enformigt kassaarbete till mer omväxlande servicearbete ute i butiken, fortsätter Bertil Thorstensson. Vi ser också att självskanningskunder både är mer nöjda och mer trogna än de som handlar på traditionellt sätt. Därför är självutcheckning ett konkurrensmedel som möjliggör ökad försäljning. Även för Coops riktigt små butiker finns tankar för självbetjäning. Vi har börjat titta på olika lösningar som finns i småbutiker i andra EU-länder. Rätt hanterat kan säkert självbetjäning öka små butikers konkurrenskraft i framtiden, konstaterar Bertil Thorstensson. Kassasystem från RBS RBS, som ingår i Visma, säljer sedan tidigare butiksdatasystem och självutcheckande kassor till ett antal konsumentföreningar. För närvarande håller Coop på att byta kassasystem, och har valt RBS som huvudleverantör till sina butiksdatalösningar. Fakta om Coop Fakta om RBS Komplett butiksdataleverantör med 100 % fokus på applikationer och tjänster för detaljhandeln butiker i hela Sverige står på kundlistan. Produkter och tjänster Coop Sverige är ett dotterbolag till Coop Norden, som är verksamt i Sverige, Danmark och Norge omsatte Coop Sverige 26 miljarder kronor och hade anställda. Coop Sverige svarar för cirka 60 procent av den konsumentkooperativa dagligvaruhandeln i Sverige. Resterande 40 bedrivs av ett antal konsumentföreningar. Coop Sverige består av Coop Forum, Coop Extra, Coop Konsum, Coop Nära och Coop Bygg. Kassaapplikationer Lokala backofficelösningar Centrala lösningar för styrning av kedjeföretag Betalkortslösningar Utrullning & Installation Support & Service Utbildning Utveckling Driftstöd och förvaltning Konsulttjänster Butiksutrustning Läs mer om RBS på Butterick s installerar ny butiksdatalösning Butterick s är företaget som de allra flesta känner igen. Bara man nämner namnet drar många på smilbanden och minns roliga skämt, kalas och festligheter, vilket ju också är den geniala affärsidén. Företagets historia är mer än 100 år och idag finns fem egna butiker i Stockholm, Göteborg, Malmö, Helsingborg och Halmstad. I norra Sverige har man franchiseverksamhet genom leksaksaffärerna Barnens Hus. Dessutom äger Butterick s grossisten Leco som levererar fest- och skämtartiklar till de egna butikerna men också till andra leksaks- och dagligvaruhandlare i Norden och Baltikum. Självklart är vi oerhört stolta över att ha klarat två världskrig, flera lågkonjunkturer och ändå vara lika aktuella efter 100 år, säger Bengt Olander, som idag både äger och driver Butterick s. Nya möjligheter För att knyta ihop Butterick s affärsmässiga verksamhet fanns ett behov av en gemensam grund vad gäller butikernas kassasystem samt uppföljning och styrning från huvudkontoret. Butterick s valde att investera i RBS kassasystem StorePOS och kortlösningen RBS CardSolution i kombination med ett affärsystem. Butterick s ser många fördelar med att investera i nya system där man bland annat får tillgång till bättre beslutsunderlag som visas med både grafik och siffror. Det som tidigare varit vattentäta skott företagen emellan blir nu istället öppna luckor och nya möjligheter, säger Bengt Olander. Även ute i Butterick s butiker har behovet funnits av att modernisera såväl hårdvara som mjukvara och Bengt Olander hoppas att detta ska ge en kick för butikschefer och personal. Mycket av det som tidigare gjordes manuellt automatiseras nämligen nu, vilket ger medarbetarna mer tid att fokusera på kunderna. Fakta om Butterick s Ett av Sveriges äldsta detaljhandelsföretag. Startade 1903 på Drottninggatan i Stockholm. Butiker i Stockholm, Göteborg, Malmö, Halmstad, Helsingborg och på internet. VISMAgazine 1/07 15

16 Få de David Allen reser världen runt och rådger anställda och företagsledare om hur de skapar en effektivare och mer balanserad arbetsdag.

17 Uppgifterna radar upp sig. Inboxen rämnar och i mötesrummet väntar de andra otåligt på dig. Stressen kryper i nacken. Du är rädd för att tappa greppet. Vad gör du? t gjort! Effektivitet på dina villkor Text och foto: Magnus Brøyn. Glöm all planering och alla förpliktelser. Töm huvudet på tankar. Fokusera bara på det du ska göra just här och nu. För det är precis då du är förmögen att vara effektiv på dina villkor. Så lyder rådet från David Allen. De senaste åren har hans bok Få det gjort! spridit sig som en löpeld över världen. Den är översatt till mer än 20 språk, har fått kultstatus i USA och är en bibel för flera stora internationella företag. I boken visar David Allen hur du med enkla medel kan tömma huvudet på tankar och planer som ligger och tar plats, och frigöra energi. På så sätt kan du bli mer effektiv utan att det stressar dig! Tekniken har hjälpt såväl chefer och anställda på alla nivåer att bli mer produktiva och kreativa. Boken finns även på svenska och har även utgivits som Månpocket. Vismagazine träffade David Allen i Amsterdam i slutet på förra året, när han just inlett en längre Europaturné för att coacha och utbilda kunder och företagsledare. Han dyker upp vardagligt klädd i skinnjacka och blåjeans nästan oförskämt laddad trots en lång resa och borttappat bagage. I salongen på fashionabla Star Luxury Collection Hotel samtalar han avspänt och inspirerande om boken och livet. Det enda som för några få sekunder kan sätta honom ur balans, är det intensiva fräsandet från espressomaskinen i baren. Gammal sanning Min teknik är inte någon revolutionerande ny sanning. Det handlar om att kunna anpassa gammal kunskap till en ny verklighet, säger Allen och passar på att smaka på kexen och sin dubbla espresso medan kaffemaskinen väser klart. Den verklighet vi lever i pressar ständigt ny information över oss. Det blir som en mekanisk process där tankarna äter upp vår mentala kapacitet. Hjärnan klarar helt enkelt inte av att hantera allt, fortsätter han. Därför måste du fortlöpande plocka bort informationen igen. Få tankarna ut ur huvudet och in i nya behållare där de inte kan plåga dig. Dessa kan du själv konstruera, anpassade precis dina behov. Poängen är att detta lager av tankar ska vara så överskådligt att du snabbt och enkelt kan få grepp om innehållet. Du måste först avsätta ett ögonblick för att i en medveten process betrakta tanken eller e-brevet. Om det rör sig om en uppgift som tar mindre än två minuter att utföra gör det då med en gång! Tar det längre tid än två minuter, så lägg omedelbart över saken i ditt planeringssystem, säger Allen. Fem faser Hans system är en process i fem faser: insamling, behandling, planering, genomgång och utförande. Genom att snabbt avgöra vilken information du bokstavligt talat kan kasta i papperskorgen, vad du måste utföra nu eller senare, vad som kan lagras som potentiellt användbar bakgrundsinformation till andra uppgifter, ska du systematiskt kunna sålla informationen genom systemet: värdera, fördela, placera, delegera och slutligen utföra uppgifterna. Första steget går ut på att samla in och registrera all information, alla planer, idéer och ogjorda göromål som du måste förhålla dig till, både yrkesmässigt och privat. Det kan vara allt från mötesagenda och post som ska besvaras till resor, seminarier och barnens fotbollsmatch. Skriv ned det omedelbart när du kommer på det, även om det kanske inte känns meningsfullt just i det ögonblicket. Därefter måste du systematiskt lägga över det till planeringssystemets första led din inbox. Få tankarna ut ur huvudet och in i nya behållare... Om detta är en Time Manager, en kalender på datorn eller ett anteckningsblock spelar mindre roll. Poängen är att det ska vara ett system som hjälper dig få snabb överblick och att det alltid finns tillgängligt, vare sig du är på kontoret, på resa eller hemma. Enkel och välkänt, ja! Många organiserar sin dag delvis utifrån samma principer. Men människor gör det inte systematiskt. Många begår också felet att de försöker genomföra processens alla faser samtidigt i ett försök att vara effektiva. Men det fungerar inte. Avsikten är att du ska genomföra varje fas fullt ut. Först då har du ett system som du verkligen kan lita på, och överlåta dina tankar till, säger Allen. Töm inboxen! Ett annat fel många gör är att de inte förhåller sig effektivt till den elektroniska inboxen i datorn. Den är ju en regelrätt brevlåda och brevlådan tömmer vi ju varje dag! Så snart du har bestämt att e- posten kräver någon form av handling måste du föra den vidare i systemet, till exempel till en kalender eller in i en projektmapp, eller delegera saken till någon annan. Du kan nu bestämma när du ska förhålla dig till denna information nästa gång. E-postprogrammets inbox bör inte innehålla fler meddelanden än att du kan se alla i en skärmbild. Systemet kräver förvisso att du regelbundet sätter dig ned och uppdaterar det. Ge dig själv en timme i veckan för egenrådgivning, titta på det nya som kommit in och håll dig uppdaterad. Vinsten är att när du gör detta arbete fullt ut, i ett vattentätt system, kommer ditt sinne att frigöras för att koncentrera sig på mer kreativa processer, menar Allen. VISMAgazine 1/07 17

18 5 tips för att få saker gjorda Skriv ned allt, även om du just nu inte ser någon meninng med det. Skaffa en inbox där du sparar dessa meddelanden. Bestäm vilken din nästa uppgift är och plocka upp meddelandena ett efter ett ur inboxen. Skaffa en överskådlig lista där du skriver upp dina nästkommande uppgifter. Avsätt minst 1 timme per vecka åt att vara din egen rådgivare och rensa upp i systemet. Videointervju Se och hör David Allen tala om hur du kan få saker gjorda: (intervjun är på engelska). Ja, kanske är detta en tankeväckare i dagens bråda arbetsklimat, där så många upplever en stresskapande konflikt mellan sitt arbetsliv och sina familjmässiga hänsynstaganden. För, som Wall Street Journal beskrivit metoden, den hjälper dig att bygga nya mentala färdigheter, som krävs i dagens samhälle, där man måste hålla många bollar i luften samtidigt. Ledarskap Klarar du som enskild individ av att öka lönsamheten och effektiviteten med hjälp av systematisk planering, vill naturligtvis organisationen du arbetar i också dra nytta av det. Särskilt mellanchefer, som är utsatta för press både uppifrån och nedifrån, kan öka lönsamheten med hjälp av denna metod. Och en organisation är ju aldrig bättre än sin svagaste länk eller människan som utgör den, påminner Allen om. Ledarskap är baserat på tillit och människor som håller ingångna avtal kommer alltid att vara populära i arbetssammanhang. Systemet är ju resultatorienterat: Vad vill vi uppnå, och hur gör vi det? Vilka steg måste vi ta? Alla vet hur Om 20 år kommer vi alla att undra varför dagens människor gick runt och hade allting i huvudet. För det håller inte i längden. ostrukturerade möten suger musten ur en organisation, säger han. Hur passar då vi skandinaver in i den här bilden? Skandinavisk företagskultur har mycket bra rykte, ungefär i nivå med skandinavisk design. Ni är effektiva, saker blir utförda och i rätt tid. Jag är väldigt fascinerad av Skandinavien, säger Allen. Inte tid utan rum Hur mycket mer effektiva kan vi bli? Hur mycket tid kan vi spara genom att använda Allens system? Två stora organisationer i USA har räknat på detta och kommit fram till att en tidsbesparing på 45 minuter om dagen är möjlig. Och i livet? Det är på många sätt ointressant för mig. Vad är egentligen tid? För många människor blir det egentligen bara mer tid för att slita och stressa det är det deras tid går åt till. Själv försöker jag tänka på tid mer som rum att ge sig själv rum eller plats att bara syssla med det du gör i stunden, för ögonblicket. Att vara effektiv är inte heller liktydigt med att vara snabb. Och den som är expert på det här är har inte alltid full kontroll. I stället handlar det om att kunna tappa kontrollen och ändå snabbt kunna få tillbaka den, säger Allen. På samma sätt handlar det inte heller om att du inte ska vara spontan göra spontana saker eller ta spontana beslut. För just eftersom du är så organiserad för övrigt, kan du tilllåta dig att göra det. Österländsk inspiration David Allen har hämtat mycket av sin inpiration från österländsk visdom och karate, och mästaren Shunryu Suzuki: Om ditt sinne är tomt, är det alltid förberett på vad som helst; det är öppet för allt. Med hans egen metod menar han att det är möjligt att komma väldigt nära detta ideal. Sinnet kanske inte kan bli alldeles tomt, men kanske kan det slippa att husera samma tanke mer än en eller två gånger? Om 20 år kommer vi alla att undra varför dagens människor gick runt och hade allting i huvudet. För det håller inte i längden. Och kommer inte att vara så länge till. Nu har vi tekniken som kan ta över detta åt oss som kan utföra det vi önskar. Men tekniken kommer aldrig att ta över själva beslutsprocessen, spår Allen. 18 VISMAgazine 1/07

19 Integritet och offentlighet Frågan om personlig integritet kontra offentlighetsprincipen är med framväxten av nya aktörer på kreditupplysningsarenan kanske mer aktuell än någonsin tidigare. Visma Services bolagsjurist Lars Thörn reder ut begreppen. Text: Lars Thörn Foto: Björn Tesch. Vi har i Sverige en lång tradition av rätt till medborgerlig insyn i allmänna handlingar. En allmän handling uppstår när en myndighet skickar ut eller från någon utomstående tar emot en handling. Handlingar som upprättas hos en myndighet under arbetets gång blir allmän när det aktuella ärendet har slutbehandlats. Med vissa undantag är alla allmänna handlingar i princip offentliga, vilket innebär att var och en har rätt att på begäran få handlingen utlämnad till sig för att läsa, kopiera, avlyssna eller på annat sätt ta del av handlingen. Man har även rätt att mot en avgift få en kopia av handlingen, liksom att man har rätt att få utskrift från datalagrad information. Denna rätt att ta del av offentliga allmänna handlingar kombinerat med den mycket stora mängd av personlig information rörande enskilda medborgare som svenska myndigheter samlar på sig, gör att privata uppgifter om dig och mig som individer i hög grad finns tillgänglig för vem som helst. Alla har vi väl sett löpsedlar från kvällspressen över de dyraste fastighetsförsäljningarna i kommunen, eller uppgifter om höginkomsttagare i den egna staden eller stadsdelen. Genom att ringa till Skatteverkets avdelning för folkbokföring kan du utrustad med enbart någons namn och adress, över telefon få full information om personnummer och släktskap. Offentlighet viktigare Från lagstiftarens sida har denna princip om offentlighet ansetts så viktig att den skall äga företräde över behovet för den personliga integriteten. Över tid har man dock insett att en del uppgifter faktiskt kan vara olämpliga att sprida fritt, varför det i sekretesslagen finns infört en mängd begränsningar i vad som får lämnas ut. Genom framväxandet av datorerna och den nya informationsteknologin har tillgängligheten plötsligt kommit att bli en helt annan än tidigare, vilket medfört nya utmaningar och överväganden till skydd av medborgarnas integritet. I syfte att något skydda integriteten vid den framväxande teknologin införde den svenska riksdagen 1973 en datalag, som efter framtagandet av gemensamma EU-regler 1998 ersattes av den nu gällande personuppgiftslagen, PuL. Lagstiftaren, eller egentligen EU, konstaterade att utvecklingen av datatekniken och internet möjliggör ett insamlande och bearbetande av personanknuten information på ett sätt som medför oacceptabla ingrepp i den personliga integriteten. Utan kännedom för individen Nu när PuL har varit gällande i några år konstateras att reglerna på samma gång både är för snäva och för tillåtande. Från 1 januari 2007 har förändringar införts i lagen för att underlätta behandlingen av personuppgifter som inte innefattar några större integritetsrisker. Bland annat skall den som skriver personuppgifter i löpande text i ordbehandlingsdokument, i e-post eller på internet, inte behöva tillämpa PuLs alla regler om hantering. Samtidigt har lagstiftaren uppmärksammat att tillgången på personuppgifter nu har lett till att nya företag på ett nytt sätt tillhandahåller kreditupplysningar. Vem som helst kan nu via internet ta reda på en persons inkomst och betalningsförmåga. Den som söker oskyldiga uppgifter om en persons födelsedag via en populär hemsida möts av erbjudande att köpa fakta om personens inkomst, förmögenhet, betalningsanmärkningar, konkursansökningar och företag. Detta utan att personen ifråga får kännedom om vem som har begärt informationen. Ett annat företag går längre och erbjuder gratis uppgifter om inkomster och betalningsförmåga, med möjlighet till ytterligare information mot betalning. Även här helt utan information till den som uppgifterna gäller. Enligt det bolagets egna uppgifter har knappt personer loggat in sig som medlemmar på hemsidan för att kostnadsfritt få ta del av andras inkomster. På hemsidor tillhörande fastighetsmäklare tillhandahålls kostnadsfria upplysningar om huspriser vid försäljningar i olika områden, och dessutom information om medelinkomsten i vissa bostadsområden. Utgivningsbevis ger undantag På Datainspektionen, som är tillsynsmyndighet enligt PuL, menar man att det ökande antalet anonyma kreditupplysningar är en följd av en lucka i lagen. I normalfallet får den som är föremål för en kreditkontroll en kopia på uppgifterna. Därigenom kan det ske en kontroll av att de lämnade uppgifterna är korrekta och att den som begärt kreditupplysningen inte får förlegade uppgifter. Skälet till att den som granskas inte längre får någon kopia på de uppgifter som begärts ut är en förändring av yttrandefrihetsgrundlagen år Har en hemsida utgivningsbevis undantas den från de vanliga reglerna om behandling av personuppgifter. Justitiedepartementet som har uppmärksammat företeelsen menar att det nu har blivit alldeles för lätt för privatpersoner att anonymt få veta vad andra tjänar och vad de har för skulder, och därför förbereds nu en lagändring för att stoppa företag som säljer snabba kreditupplysningar via sms och webb. Lagstiftaren söker tydliggöra att det skall vara otillåtet att använda personuppgifter på ett sätt som är kränkande för den personliga integriteten. Exempelvis är det kränkande och inte tilllåtet att behandla personuppgifter för otillbörliga syften som förföljelse, förtal eller skandalisering. Det är inte tillåtet att samla en stor mängd uppgifter utan godtagbart ändamål, exempelvis övervakning från en hyresvärds sida. Det är även kränkande att inte rätta medvetet felaktiga uppgifter, samt att sprida personuppgifter som innebär brott mot sekretess eller tystnadsplikt. VISMAgazine 1/07 19

20 Personliga mötet effektivaste kommunikationen Citat ur boken: Det som står högst på de flestas önskelista är att möta andra spännande människor. För att mingel ska fungera krävs socialt mod och förberedelse. Som värd har du ansvar för presentationen. Gäster som får prata trivs. Att mötas ansikte mot ansikte med sina befintliga och presumtiva kunder sägs fortfarande, den digitala revolutionen till trots, vara det effektivaste sättet att göra affärer. En av förutsättningarna är dock att du är en bra värd. Jonas Widegren och Karl Mikael Cakste har skrivit en bok om saken. Text: Peter Carlsson. 20 VISMAgazine 1/07