PROTOKOLL FÖRT VID SAMMANTRÄDE MED JURIDISKA FÖRENINGENS STYRELSE DEN 1 SEPTEMBER 2012

Transkript

1 PROTOKOLL FÖRT VID SAMMANTRÄDE MED JURIDISKA FÖRENINGENS STYRELSE DEN 1 SEPTEMBER 2012 Närvarande styrelseledamöter: Hrafn Steiner Fredrik Hansson Anna da Silva Börjesson Erica Ölund Josefin Rundström Jonas Sjöberg Gustav Mellin Amanda Hugosson Dino Susic Harri Korhonen Frånvarande styrelseledamöter Andreas Stadler Lisa Boman Anna Larsson ordförande vice ordförande sekreterare vice skattmästare marknadssekreterare idrottssekreterare informationssekreterare internationell sekreterare överfadder klubbmästare skattmästare underhållningsmästare borgmästare Bilagor: 1. Protokoll från Arbetsutskottets möte den 30 Augusti Motion om avsättande av kapital för att stödja fakultetens närvaro vid Årsbalen 3. Motion om inköp av frys till baren 4. Motion om införande av introfesten 5. samt 5.1 Krishanteringsplan 6. Motion om inköp av dukar till sittningar 1. Mötets öppnande Hrafn Steiner förklarade mötet öppnat klockan 11: Val av mötesordförande Hrafn Steiner valdes till mötesordförande. 1

2 3. Val av mötessekreterare Anna da Silva Börjesson valdes till mötessekreterare. 4. Val av protokolljusterare Amanda Hugosson valdes till protokolljusterare. 5. Konstaterade av beslutförhet Styrelsen fann sig beslutför. 6. Godkännande av dagordningen Dagordningen godkändes med följande ändringar: 1. Punkten Postfacket på Juridicum lades till under Beslutspunkten Dörrlås lades till under Inadjungeringar Inga inadjungeringar. 8. Föredragande av föregående mötesprotokoll Anna da Silva Börjesson föredrog protokollet från den 21 Maj 2012 och protokollet lades till handlingarn. 9. Redogörelse för föreningens ekonomi Erica Ölund redogjorde för föreningens ekonomi och konstaterade att föreningen är likvid. Tills nästa styrelsemöte ska skattmästeriet inkomma med en halvårsrapport. 10. Presidiet Information Presidiet informerade om: Beslut Vikten av goda externa kontakter 2

3 Motion om avsättande av kapital för att stödja fakultetens närvaro vid årsbalen (se bilaga 2) - Styrelsen beslutade att bifalla motionen om avsättande av kapital för att stödja fakultetens närvaro vid årsbalen. 11. Pågående projekt Ordning i Styrelserummet - Styrelsen konstaterade att projektet är avslutat samt att punkten stryks. 12. Inkomna informationspunkter Postfacket på Juridicum - Ordförande ska titta på det inkomna brevet samt återkomma om hur föreningen ska agera 13. Inkomna beslutspunkter Motion om inköp av frys till baren (se bilaga 3) - Styrelsen beslutade att bifalla motionen samt beviljade 5500kr för att införskaffa en ny frys enligt prisbilden ovan. Motion om införande av introfesten (se bilaga 4 samt 4.1) - Styrelsen beslutade att bifalla motionen samt uppdrog åt skattmästaren och vice skattmästaren att justera budgeten där det är lämpligt. Krishanteringsplan (se bilaga 5 och 5.1) 3

4 14. Övriga frågor - Styrelsen beslutade att bordlägga revisionen till nästa möte samt uppdrog åt ordförande och sekreteraren att ta fram kompletterande information om genomförda ändringar. Motion om inköp av dukar till sittningar (se bilaga 6) - Styrelsen beslutade att avslå motionen. Entledigande av ämbetsmän - Styrelsen beslutade att entlediga Anton Westbratt från sitt uppdrag som ämbetsman i marknadskommittén med titeln marknadsföringsansvarig samt tacka honom för hans utomordentliga arbete. - Styrelsen beslutade att entlediga Caroline Nilsson från sitt uppdrag som ämbetsman i marknadskommittén samt tacka henne för hennes utomordentliga arbete. Dörrlås - Styrelsen beslutade att uppdra åt informationssekreteraren och borgmästaren att införskaffa ett nödhantag till dörren till styrelserummet. Projektdator - Styrelsen konstaterade att projektdatorn har köpts in samt att punkten stryks. Facebookpolicy - Styrelsen beslutade att uppdra åt informationssekreteraren och marknadssekreteraren att arbeta upp riktlinjer. 15. Beslut om tid och datum för nästa möte. 4

5 Styrelsen beslöt att hålla nästa styrelsemöte måndagen den 24 September 2012 kl 17:00 på Juristernas hus. 15. Mötets avslutande Hrafn Steiner avslutade mötet klockan 12:36. Hrafn Steiner Mötesordförande Anna da Silva Börjesson Mötessekreterare Amanda Hugosson Protokolljusterare Bilaga 1 PROTOKOLL FÖRT VID ARBETSUTSKOTTETS MÖTE DEN 30 AUGUSTI Mötets öppnande Hrafn öppnade mötet klockan 16:24 2. Inkomna övriga bealutspunkter -Motion om inköp av frys till baren (se bilaga 1) AU ställer sig positiva till förslaget till införskaffande av ny frys. AU föreslår vidare att föreningen införskaffar den övre av de två förslagen då den har högre volym. Underlag saknas för att ta ställning till kvalitén och livslängden på frysarna. AU beviljar kostnaden med ber klubbmästaren att inkomma med förslag om vilken som är bäst vad gäller kvalité samt livslängd. -Introfest budgetkalkyl (se bilaga 2 samt 2.1) AU rekommenderar styrelsen att besluta om att justera upp klubbmästeriets vinst för året med kr. -Krishanteringsplan 2012 (se bilaga 3 och 3.1) 5

6 AU tackar för en behövd revision men har svårt att sätta sig in i de exakta förändringarna och föreslår att styrelsen bordlägger frågan samt uppdrar åt ordföranden, sekreteraren och klubbmästaren att komplettera krishanteringsplanen med förtydligande om vilka förändringar som gjorts i förhållande till den antagna krishanteringsplanen. -Motion om avsättande av kapital för att stödja fakultetens närvaro vid årsbalen (se bilaga 4) AU rekommenderar styrelsen att vi avsätter pengar till tio biljetter samt uppmanar kommittécheferna att äska pengar för att uppmuntra fakulteten till att närvara vid våra aktiviteter. - Ekonomisk rapport/sammanställning AU rekommenderar styrelsen att bordlägga den ekonomiska rapporten samt uppdra åt skattmästeriet att inkomma med en ekonomisk rapport till nästa möte sam utvärdera skattmästeriets verksamhet och komma med konkreta förslag på hur det kan ändras. -Genomgång av utvärderingar AU planerar att gå igenom utvärderingarna med individuellt med varje kommitté under kickoffen. -Motion om inköp av dukar till sittningar (se bilaga 5) AU rekommenderar styrelsen att godkänna motionen. 3. Entledigande av ämbetsmän - Anton Westbratt -Caroline Nilsson AU rekommenderar styrelsen att entlediga båda ämbetsmännen. 4. Upplägg för kickoffen Au beslutade att vice ordförande skulle maila ut upplägget för kickoffen till samtliga styrelseledamöter. 5. Övriga frågor -Projektdator 6

7 AU vill stämma av med informationssekreteraren att datorn är inköpt. -Facebookpolicy AU inväntar informationssekreterarens rapport. -Externa kontakter AU vill betona att det är viktigt med kommunikationen utåt samt att alltid tänka på att man representerar föreningen. 10. Mötets avslutande Hrafn avslutade mötet klockan 17:51. Bilaga 2 Motion om avsättande av kapital för att stödja fakultetens närvaro vid Årsbalen Bakgrund: Juridiska Föreningen strävar efter att ha en bra dialog med de olika delarna av Stockholms Universitet. Juridiska Föreningen ska även vara ett centrum för samtliga jurister på SU, även lärare och doktorander. Ett av delmålen är att försöka se till att representanter från SU finns på våra tillställningar och aktiviteter. 7

8 Föreningens årsbal är en akademisk höjdpunkt för juristerna på Stockholms Universitet. Det ligger i föreningens intresse att ha en aktiv närvaro av representanter från fakulteten. Det är också viktigt att inse att representanter från universitet kommer behandla våra tillställningar som ett led i arbetet. Det är därmed inte aktuellt att kräva att de skickade representanterna ska lägga ut pengar för representationen själva, särskilt då föreningen har ett större intresse än fakulteten att närvara. Vid samtal med dekanus och pro dekanus så uttryckte bägge ett intresse av att ha en större närvaro på aktiviteter, men just att de inte kunde kräva av lärare och doktorander att betala för sig själva. I framtiden tycker motionärena att det bör finnas utrymme i föreningens budget att äska pengar för representation från fakulteten. En avsättning av kapital för balen är ett bra pilotprojekt för att undersöka hur stort intresset är när det inte föreligger någon kostnad för Fakulteten att närvara. Med anledning av ovanstående yrkar motionärerna därför att Styrelsen beslutar att föreningen avsätter 8000 kr i avsikt att bekosta 10 st biljetter till Årsbalen för anställda på Fakulteten utsedda av fakulteten själva. Alternativt Att Styreslen beslutar att föreningen avsätter en annan summa i avsikt att bekosta ett antal platser till årsbalen för anställda på fakulteten utsedda av fakulteten själva Hrafn Steiner samt Anna da Silva Börjesson Ordförande Sekreterare Bilaga 3 Motion om inköp av frys till baren Bakgrund I dagsläget saknar vi en ordentlig frys att förvara pubmat och framförallt is. Jag anser att det skulle behövas en ordentlig frys med stor kapacitet att kunna förvara varor. Den ska även ha möjlighet att låsa/fördelas upp i fack och vara enkel att flytta. 8

9 Frysar - prisbild Whirpool WH5000, 5095:- inklusive frakt + 29:- fakturaavgift. Totalt 5124:- hos trettio.se Info: 503 liter, låsbar, med hjul för flytt, fem korgar Cylinda FB 1500, 5 098:- inklusive frakt, +29:- fakturaavgift. Totalt: 5127:- hos trettio.se Info: 451 liter, två korgar, låsbar, hjul för flytt. Jag yrkar därmed: Att styrelsen beslutar att införskaffa en ny frys enligt prisbilden ovan. Alternativt Att styrelsen beslutar att införskaffa en ny frys med en kostnad fastställd av styrelsen. Motion om införande av introfesten Bilaga 4 Bakgrund 9

10 På uppmaning av skattmästeriet ska klubbmästeriet höja omsättningen och utgifterna i budgeten för HT12. Bifogas en preliminär budgetkalkyl angående utgifter och inkomster för introfesten. Temafesten kommer att försvinna och bli ersatt av en stor pub som ska vara öppen för alla terminer första helgen under terminen. Introfesten är en nyhet för att testa terminsstartsfester och för att tanktömningen var extremt lyckad. Det kommer vara samma upplägg som tanken med bajamajor, staket och DJ. Dock ej samma barpriser (festpriser i baren) som på tanken för att hålla fyllan nere och för att föreningen ska ha en chans att gå med vinst (vi nådde breakeven på tanken) som kan spenderas på att hitta på roliga aktiviteter under hösten på torsdagspubarna som kostar pengar. Introfesten - Budget Enligt separat budget, bifogat. Jag har överdrivit utgifterna och underskattat vinsterna. Jag yrkar därmed: Att styrelsen beslutar att godkänna införandet av introfesten enligt budget ovan. Alternativt Att styrelsen beslutar att införandet av Introfesten med ändringar fastställda av styrelsen. Harri Korhonen, Klubbmästare 1 0

11 Motion om införande av Krishanteringsplan 2012 Bilaga 5 Bakgrund På styrelsemötet den 15 februari fick klubbmästaren och borgmästaren i uppdrag att skriva en. Bilaga Krishanteringsplan Jag yrkar därmed: Att styrelsen beslutar att godkänna införandet av Krishanteringsplan 2012 enligt ovan. Alternativt Att styrelsen beslutar att införandet av Krishanteringsplan 2012 med ändringar fastställda av styrelsen. Harri Korhonen, Klubbmästare 1 1

12 Bilaga 5.1 För Juridiska Föreningen vid Stockholms Universitet 1 2

13 Reviderad version 2012 av KM Harri Korhonen Stockholm 28 Augusti 2012 Index 1 Förebyggande arbete 1.1 Entré Vilka ska ha tillträde till dörren? Hur ska personal agera om obehöriga vägrar godta nekat tillträde? Hur skall personal agera om en hot-/våldsituation uppstår? 1.2 Alkoholservering Vad är klok alkoholservering? När skall en person hindras från att dricka mer alkohol? Hur skallpersonal agera mot överförfriskade vänner? 1.3 Ordningsvakter När skall ordningsvakter anlitas? Hur skall ordningsvakterna hållas uppdaterade om övergripande arbete? Vilka tider skall ordningsvakter vara i tjänst? 1.4 Allmänna regler 2 Agerande vid krissituation 2.1 Brand 2.2 Personskada 2.3 Chock och psykisk skada 2.4 Våldssituation 3 Föreningsledningens ansvar och direktiv vid krissituation 3.1 Högsta chefens ansvar Övriga styrelsemedlemmars ansvar KA och SA:s ansvar 3.2 Informationskanaler och hantering av massmedia 3.3 Viktiga telefonnummer 1 3

14 1 Förebyggande arbete Föreningemedlemmarnas och personalens säkerhet och hälsa skall sättas framför allt annat. Många krissituationer kan, genom planering och förebyggande åtgärder, enkelt undvikas och eller skadebegränsas. De är av yttersta vikt att de förebyggande åtgärderna regelbundet följs upp, utvärderas och revideras. De övergripande ansvaret för detta arbete bör åligga föreningens presidium, men kommitéansvariga har givetvis en nyckelroll i att hålla denna krishanteringsplan levande. Detta dels genom att tillse att planen implementeras och efterlevs, och dels genom att själva ständigt utvärdera planen och underrätta presidiet om resultaten av dessa utvärderingar. Denna krishanteringsplan ska revideras minst en gång per år, där bland annat aktuella telefonnummer ska bytas ut. Det är mycket viktigt att utvärdera varje krissituation som uppstår genom att de som varit aktiva under krishanteringsinsatsen samlas och utvärderar insatsen. De goda och dåliga erfarenheterna samt förslag på hur rutiner kan förbättras skall sedan vidarebefodras till föreningens ordförande. Det är också av yttersta vikt att fortbildning inom relevanta områden regelbundet genomförs. Juridiska Föreningen genomför i sin verksamhet väldigt många evenemang som innefattar alkoholservering. Sådan servering riskerar tyvärr alltid att vara en källa till svåra situationer, vilka kan utvecklas till krissituationer. Denna utveckling kan i många fall undvikas genom att rätt förberedelser vidtagits, och genom att personalen har utbildning i att hantera dessa svåra situationer. Det faller sig därför naturligt att tyngdpunkten i krishanteringens förberedande arbete avseende föreningens evenemang ligger på just alkoholservering. Det finns dock andra viktiga förberedelser som alltid skall genomföras oavsett vilken typ av evenemang som genomförs. 1.1 Entré Vilka ska ha tillträde till lokalerna? Generellt gäller att det ligger i styrelsen genom borgmästaren att utse vilka som har tillträde till lokalerna, ämbetsmän och styrelsemedlemmar har nyckel och kod till huset. Den ansvariga (vid exempelvis pubar och fester är KA - Kassa Ansvarige, att anse som den ansvarige och SA - Serverings Ansvarige den som sköter driften) för varje evenemang skall på ett mycket tydligt vis, på förhand, informera all pesonal om vem/vilka som äger tillträde 1 4

15 till evenemanget. KA eller motsvarande ansvarig kan delegera ansvaret till annan person än sig själv. Om tillträde till lokalerna är begränsat till en viss grupp skall den ansvarige tillse att personal finns avdelad för att säkerställa att obehöriga icke tillåts beträda lokalerna. Detta sker exempvis genom att personal bevakar entrén och kontrollera besökandes identitet. Tillträde till styrelserummet under större fester och evenemang är det endast SA och KA samt styrelsemedlemmar Hur skall personal agera om obehörig vägrar godat nekat inträde? Personalen ska omedelbart kontakta avföreningen anlitadeordnignsvakter. Efter etablerad kontakt med ordnignsvakter skall evenemangsansvarig (KA) underrättas om den uppkomna situationen snarast möjligt, av den i personalen som ursprungligen larmat ordningsvakt. Saknas av föreningen anlitad ordningsvakt skall personalen omdelbart kontakta evenemangsansvarig. Denne skall vidta lämpliga åtgärder för att säkerställa att den obehörige icke bereds tillträde till lokalerna. Dessa åtgärder beståri första hand i att försöka tala den obehöriga till rätta, i andra hand tillkalla annan behörig ordningsvakt, och att i sista hand tillkalla polisen Hur skall personal agera om en hot-/våldssituation uppstår? Juridiska föreningen vid Stockholms Universitet accepterar aldrig att föreningsmedlem brukar våld i någon situation utöver vid situation då nödvärnsrätt medges. Vid situation som uppfattas som hotfull eller då våld redan brukas skall personal alltid i första hand backa undan från den förestående situationen och söka assistens enligt den ordning som bekskrivs i andra stycket. Det primära skyddsintresset är alltid personalens egna säkerhet. 1.2 Alkoholservering Varför behövs en klok alkoholservering? En klok alkoholservering innebär att alkohol serveras på ett sätt som gör alkoholen till en stämningshöjare för såväl gäster som personal och evenemanget i sin helhet. För att uppnå detta måste alkoholen vid föreningens evenemang serveras med stor omsorg. Att en gäst blir överserverad innebär att gästen själv upplever evenemanget som betydligt mindre trevligt, att de andra gästerna kan känna sig olustiga, och att personalen tvingas svåra situationer, vilka hade kunnat undvikas. 1 5

16 1.2.2 När skall en gäst hindras från att dricka mer alkohol? Personalen vid ett evenemang under vilket det serveras alkohol har inte bara ett ansvar för att säkerställa att överserverade gäster inter serveras alkohol. De har också ett ansvar för att överserverade gäster inte får tillgång till alkohol över huvud taget. Det är varje enskild personals ansvar att säkerställa att den gäst de serverar icke är överserverad, och att ingen alkohol de serverar förmedlas vidare till en person som är överserverad. En överserverad gäst är enligt lagen (Alkohollag SFS 2010:1622) en gäst som är synbart påverkad. Vid Juridiska Föreningens evenemang skall denna laglydelse tolkas som att gäst som antas grunda sitt beslut om ytterligare alkoholkonsumtion, icke som ett resultat av den egna vilja, utan som ett resultat av den höga berusningsgraden alltid ska nekas detta. Vid tvivel om huruvida gäst uppnått ovan beskrivna tillstånd av synbar påverkan eller icke skall detta tillstånd alltid anses ha uppnåtts. Om den serveringsansvarige, eller annan i personalen, bedömer gäst såsom synbart påverkad, och därmed fattat ett beslut om alkoholförtäring skall nekas gästen, gäller denna bedömning för all personal oavsett deras egna bedömning Hur skall personal agera gentemot överförfriskade vänner? Vid evenemang anordnat av föreningen skall ingen gäst behandlaspå annat sätt än annan gäst oavsett eventuella vänskapsband till personal. Upplever personal det som olustigt att neka tillgång till alkohol för någon vän kan den serveringsansvarige tillkallas. Den serveringsansvarige skall då neka den aktuella gästen fortsatt alkoholförtäring. 1.3 Ordningsvakter När skall ordningsvakter anlitas? Det är evenemangsplanerarens ansvar att tillse att erforderligt antal ordnignsvakter anlitas när detta är påkallat. Vid evenemang som är planerat att avslutas klockan skall det alltid anses som påkallat att anlita ordningsvakter. Undantag från denna bestämmelse kan beviljas av föreningens arbetsutskott. Saknas sådant arbetsutskott beviljas undantag av föreningens ordförande Hur skall ordningsvakterna hållas uppdaterade om övergripande arbete? Föreningens klubbmästare skall löpande, tiden mellan föreningsevenemang, tillsammans med ordningsvakterna följa upp och utvärdera dessas arbetsinsats Vilka tider skall ordnignsvakterna vara i tjänst? 1 6

17 Ordningsvakterna skall träda i tjänst klockan Undantag från denna bestämmelse kan göras av evenemangsplaneraren. Ordningsvakterna får aldrig tas ur tjänst tidigare än det att samtliga gäster lämnat lokalen. 1.4 Allmäna regler Kassaansvarig skall tillse att de lokaler som brukas vid aktuellt evenemang är säkerhetsmässigt tillfredställande. Detta innebär exempelvis att det skall finnas fullgott brandskydd, att lokalerna är utrustade med första hjälpen-utrustning, och att all personal vet var denna står att finna. Det skall regelbundet hållas brandövningar och företrädelsevis även utbildning av adekvat personal i första hjälpen. Brandövningar bör hållas minst 1 gång/termin. Det är borgmästarens (i avsaknad av sådan den person som styrelsen utser) ansvar att tillse att erforderliga brandövningar hålls, att utbildningar i första hjälpen hålls om dessa anses påkallade av styrelsen, samt tillsammans med evenemangsplanerare tillser att lokaler som regelbundet brukas av föreningen är säkhetsmässigt tillfredställande. Evenemangsansvarig skall tillse att erforderliga möjligheter för kommunikation mellan evenemangsansvarig, personal och eventualla ordningsvakter. Detta kan exempelvis innebära att kommunikationsradio skall användas när evenemang kräver så, och att personalen får tillgång till mobiltelefonnummer till de personer de kan tänkas behöva komma i kontakt med. Vid osäkerhet angående vem som skall kontaktas då en situation uppstår skall personalen eller evenemangsansvarig alltid kontakta den part som besitter störst befogenheter. Detta innebär exempelvis att polis skall tillkallas till förmån för ordningsvakt då tvivel om forum uppstår. 2 Agerande vid krissituation 2.1 Brand Föreningsmedlemmarnas och personalens sälerhet och hälsa skall alltid sättas framför allt annat. Den första åtgärden som skall utföras vid upptäckt av brand är att larma räddningstjänsten. När de är kontaktade skall man, om detta kan göras utan ett allvarligt risktagande för egen säkerhet, rädda de som befinner sig i nöd. När detta är klart skall branden om möjligt bekämpas med de till buds stående medlen. Går icke detta att utföra skall lokalerna utrymmas på samtliga personer som befinner sig i dem. Kan alla utrymmen i lokalerna, utan ett allvarligt risktagande för egen säkerhet, genomsökas efterpersoner sombefinner sig i demskall detta genomföras. 1 7

18 Vid brand då utrymning krävs skall återsamlingsplats för Juristernas Hus vara gräsplanen framför restaurang Pic Nic. Krävs sådan utrymning vid ett av föreningen anordnat evenemang skall KA tillse att personalen räknas in, och att eventuella avvikelser omedelbart rapporteras till räddningsledare. Snarast möjligt under det ovan beskrivna förfarandet skall närmast högre chef underrättas om den uppkomna situationen. Denna person skall i sin tur kontakta sin närmsta högre chef, om denne anser det nödvändigt. 1. Larma 2. Rädda 3. Släck 4. Utrym 2.2 Personskada Skulle någon under något av föreningen anordnat evenemang i någon av föreningens lokaler, eller på annat sätt i anslutning till föreningens verksamhet skadas på något vis har föreningen och dess medlemmar en skyldighet att efter bästa förmåga hjälpa den skadelidande. Vid allvarlig personskada skall SOS Alarm omedelbart kontaktas, företrädelsevis av kassaansvarig. Vid behov skall därefter första hjälpen eller liknande medicinsk åtgärd vidtas om denna kompetens finns på platsen. Den från föreningen som är Kassa Ansvarig skall tillse att personal avdelas för att vid behov lotsa eventuellt räddningsfordon till den drabbade. Kassa Ansvariges fokus skall ligga vid att tillse att omfattningen av personskada minimeras. Om tillfälle ges skall den Kassa Ansvarige tillse att inget i onödan rörs på platsen,att platsen säkras för att undvika ytterligare olyckstillbud samt att området avspärras för utredning. Den kassaansvarige skall tillse att någon följer den skadade till sjukhus samt i möjligaste mån söka ta reda på vilket sjukhus transport sker till. Namn på eventuella vittnen skall den kassaansvarige tillse insamlas. Snarast möjligt skall närmast högre chef meddelas om händelseförloppet. Denne person skall i sin tur kontakta sin närmast högre chef, om denne anser detta nödvändigt. 1 8

19 2.3 Chock och psykisk skada Vid krissituationer, katastrofer eller liknande finns en överhängande risk för att enskilda drabbas av chockverkan eller psykisk skada. Det är i dessa situationer att var en tar ansvar för sina medmänniskor och bäst möjligt hjälper till. Det är ofta svårt att veta hur en individ som drabbas av chock eller spykisk skada ska hjälpas på bästa sätt. Terapeutiska åtgärder och krissamtal är landstingets ansvar där experthjälp finns att få. Var en kan dock direkt hjälpa drabbade individer genom så kallad emotionell första hjälp. Emetionell första hjälp - gerenerella tips. Även om man inte har en formell komeptens kan man hjälpa människor i kris Genom samtal kan den krisdrabbade hjälpas att få ordning i sitt intre kaos och att komma ur krisens chockfas. Förstahjälparens uppgift är inledningsvis att finnas nära, ge trygghet och att lyssna. Det omedelbara samtalet behöver inte leda längre än så. Närma dig den du vill hjälpa med försiktighet och lugn. Om han eller hon inte känner dig tala om vem du är och att du erbjuder din hjälp. Skapa en så trygg och lugn miljö som möjligt. Visa medmänsklighet, sympati, omsorg och förståelse. Samla de drabbade på en trygg och avskärmad plats. Uppmuntra de drabbade att kontakta anhörig. Lyssna till den drabbade mer än du pratar själv. Undvik att leta efter syndabockar. Var ärlig mot den drabbade och håll inte undan obehaglig information. Undvik spekulationer och falska förhoppningar. 1 9

20 Låt den drabbade beskriva skeendet och korrigera bara uppenbara missuppfattningar eller förvrängningar. Hjälp den drabbade att fritt våga uttrycka känslor av sorg, skuld och ilska. Undvik att drabbade utsätts för sekundära trauman, till exempel massmedia. Den drabbade kan inte under chockfasen förutsättas vara kapabel att ge en objektiv redogörelse av det inträffade. Utfrågningen i sig kan förstärka traumat. Känn och godta din egen begränsning som hjälpare. Hjälp den drabbade att acceptera och motta hjälp. Vid chockverkan, eller befarad chockverkan, är det den kassaansvariges ansvar att tillse att drabbade personer erhåller erforderlig assistans genom räddningstjänsten. Kassaansvarig skall i dessa fall kontakta närmsta högre chef som i sin tur har att bedöma om dennes chef skall kontaktas. För uppföljning av längre tids chockverkan eller bestående psykiska men ansvarar den person som av styrelsen utses till detta, förslagsvis kommitéechefen. Även små händelser kan utlösa lättare chockverkan. Medlemmar som inte närvarat vid allvarlig händelse kan ändock drabbas mentalt och vara i behov av samtal eller liknande. Det är föreningens arbetsutskott som ansvarar för att tillse att tillämpliga åtgärder vidtas om dess medlemmar pga. händelse i samband med föreningsaktivitet eller liknande är i behov av samtal eller liknande. Företrädelsevis skall detta ske i samråd med universitetets krisgrupp, studenthälsa och övriga liknande funktioner. 2.4 Våldssituation Om våldssituation uppstår under föreningsevemenag eller annat tillfälle där föreningsmedlem är inblandad och situationen har någon anknytning till föreningen skall följande direktiv tillämpas. Var och en ur personalen har att tillse att som första åtgärd tillkalla hjälp av professessionell part. I första hand är detta ordningsvakt eller liknande funktion inom nära avstånd. I andra hand, och alltid vid allvarligare tillbud, skall polis tillkallas. Kassaansvarig har huvudansvaret för att tillse att korrekt larmning sker/har skett. 2 0

21 3 Föreningsledningens ansvar och direktiv vid krissituation 3.1 Högsta chefens ansvar Den högsta chefen skall utifrån sin information göra en bedömning över vilka stödresurser som behövs. Den högsta chefen har ett ansvar att på eget iniativ aktivt söka information. Person som rapporterar från tillbudsplats kan i vissa situationer inte göra en korrekt bedömning av situationen. Det är den högsta chefen som gör en bedömning av vilka övriga funktioner inom föreningen som skall informeras om tillbudet. Det är den högsta chefens ansvar att tillse att skadad eller omkommens anhöriga kontaktas. Det är primärt räddningstjänstens, genom polisen, uppgift att informera anhöriga. Svårare besked, som dödsfall, bör i första ledet alltid överlåtas åt dessa att informera anhöriga om. Snarast skall dock anhöriga även kontaktas av föreningens ansvariga då dessa ofta har tillgång till mer och bättre information om sakförhållanden än individuell räddningspersonal. Om särskilda stödinsatser för föreningens medlemmar erbjuds i form av krissamtal eller liknande (se 2.3) vid händelser som drabbat föreningsmedlem skall också anhöriga inbjudas till dessa tillfällen Övriga styrelsemedlemmars ansvar Klubbmästaren: Ansvarar att krishanteringsplanen följs och att nya medlemmar i klubbmästeriet blir informerade om den och läser den. Klubbmästaren bokar även in all brandutbildning till föreningen och styrelsen. Borgmästaren: Ansvarar att brandskyddspolicyn och riskinventeringen uppdateras och efterlevs. Ska även gå en teoretisk och praktisk brandskyddsutbildning. Informationssekreterare: Se punkt KA och SA:s ansvar 2 1

22 KA är den person som har ytterst ansvar över föreningens evenemang, (exempelvis pubar och fester) i egenskap av styrelseledamot. KA, utöver pengahantering, är den som låser upp nödutgångar och kontrollerar att lokalerna är redo för varje evenemang. KA kan delegera uppgifter till SA vid eventuell uppkommen krissituation. SA är den person som sköter den operativa driften tillsammans med KA. Främst att ha serveringsansverat, samt att leda barpersonalen som arbetar under kvällen. SA är även den som ska gå igenom säkerhetsrutiner och brandutrustning med barpersonalen. Styrelsemedlemmar som befinner sig på evenemang föreningen anordnar men som inte är KA eller SA har inget ansvar eller befogenhet att agera i eventuellt uppkomna situationer om de inte blir tilldelade det av KA. Styrelsemedlemmar är först och främst gäster vid evenemang. 3.2 Informationskanaler och hantering av massmedia I en krissituation är informationskanaler något av de viktigaste att upprätthålla. Detta gäller såväl kommunikation mellan funktioner inom föreningen som extern information till berörda. Vid allvarligare tillbud och krissituationer skall informationssekreteraren, i samråd med den högsta chefen, vara ansvarig för informationen gentemot externa parter. Det är av yttersta vikt att samtliga officiealla uttalanden från föreningen går genom informationssekreteraren för att inte sprida desinformation eller liknande som kan förvärra situationen. I en krissituation skall föreningen självmant, genom informationssekreteraren, ta iniativet till att informera omgivningen på lämpligt sätt. Företrädelsevis sker detta genom en pressrelease på föreningens hemsida. Samtliga i omgivningen som aktivt söker komma i kontakt med föreningens företrädare skall hänvisas till den av informationssekreteraren utgivna informationen. I en krissituation styr det första uttalandet utveckligen. Det är därför viktigt att premiera öppenhet och vara tydlig med vad som inte är säkert kan avgöras samt förklara varför detta inte säkert kan avgöras i rådande stund. Att av villrådighet eller liknande diktera eller frisera uttalanden leder till att förtroendet för dessa urholkas och anhöriga/berörda kommer att vända sig till andra, mindre välinformerade, informationskällor där föreningens uttalanden endast refereras eller återges i begränsad omfattning. Föreningen skall löpande vid uttalanden med anledning av krissituationen tillse att den personliges integritet bevaras. Särskilt skall beaktas att anhöriga skall kontaktas personligen 2 2

23 innan information om deras drabbade/eventuellt drabbade anhörige släpps via officiell informationskanal. Informationssekreteraren och den högsta chefen skall om nödvändigt hålla direkt kontakt med massmedia. Har en nyhetsredaktion kontaktat föreningen är sannolikheten stor att de oavsett föreningens reaktion kommer skapa en nyhet kring situationen. Det är i dessa situationer bättre att söka informera media så gott som möjligt så att risken för desinformation eller liknanden minimeras. Stockholms Universitet har en central funktion för hantering av kommunikation i krissituationer. Denna sköts av ett team som bland annat består av professionella mediahanterare. Telefonnumret återfinns i telefonlistan. 3.3 Viktiga telefonnummer (uppdaterat ) SOS Alarm 112 Sjukvårdsupplysningen 1177 Giftinformationscentralen (ej akut) Ordningsmakt Polisen Ordnignsvakter på campus Föreningens ledning Ordförande Vice ordförande Sekreterare Informationssekreteraren Klubbmästare Övriga funktioner på Campus Växeln Studenthälsan (Läkare, psykolog) SU:s säkerhetschef Studentprästerna SU:s kommunikationssamordning Jur. fak. Dekan Jur. fak. Prefekt

24 Bilaga 6 2 4

25 Motion om inköp av dukar till sittningar Bakgrund Idag har föreningen ca kr i kostnader för inköp av pappersdukar till sittningar och andra tillställningar. Tidigare har vi haft tygdukar som tvättats av föreningen till sittningar För inköp av nya dukar kommer vi ha en högre investeringskostnad initialt, men men föreningen kommer snabbt att tjäna igen pengarna. Behovet av mangel Tidigare har föreningen strykt dukarna, men i takt med att föreningen anordnar fler sittningar och antagligen kommer använda dukarna i en högre utsträckning så kommer arbetsbördan bli allt för stor för att man ska kunna stryka dukarna. En mangel kostar förhållandevis lite och värdet av minskad arbetsbelastning per sittning överstiger klart kostnaden för en mangel per år. kostnadskalkyl Löpande kostnader engångsduk, 13 sittningar, 2 rullar/sittning á 1440 kr sittning, totalt kr. Inköp av nya dukar 1. Uppskattningsvis vid full sittning, vid 40 + (5 extra dukar) bord behövs det 85,5 meter bordsduk. (120 * 70 cm bord. Ett bord behöver 190 cm duk med ett fall på 35 cm på varje kant ifall duken är 140 cm bred.) 125 kr metern, ger 10687,5 kr totalt. Samt en uppsyningskostnad på 3000 kr (uppskattad) för 45 dukar. Totalt 13687,5 kr. 2. En uppsättning av standardsortiment vita dukar från Hemtex som går lätt att byta ut, 45 st totalt 8955 kr. 3. Mangel beräknas lågt hålla i fem år kr. Totalt kostnad inköp av nya dukar, mangel = kr Löpande kostnader tygdukar: Högt räknat kommer 20 st vita dukar och 20 st blå dukar behöva bytas ut varje år vilket ger en löpande kostnad på Vita dukar: 2 5

26 20 x 199 kr = 3980 kr Blå dukar: 125 x 38m tyg = uppsyningskostnader om 1500 kr= 6250 totalt: 9250 kr kostnadsjämförelse per år under en 5 års period Jag yrkar därmed Att styrelsen beslutar att införskaffa dukar och mangel enligt prisbilden ovan. Harri Korhonen, Klubbmästare 2 6