Nya förvaltningslokaler för Rinkeby-Kista stadsdelsförvaltning

Transkript

1 RINKEBY-KISTA STADSDELSFÖRVALTNING KANSLIAVDELNINGEN SID 1 (6) DNR SDN Handläggare: Håkan Serdén Telefon: Till Rinkeby-Kita taddelnämnd Nya förvaltninglokaler för Rinkeby-Kita taddelförvaltning Förlag till belut 1. Staddelnämnden godkänner för egen del förhyrning av ny förvaltninglokal på Borgarfjordgatan 14 i Kita i enlighet med i ärendet redoviade hyrevillkor och ger taddeldirektören i uppdrag att teckna hyreavtalet. 2. Staddelnämnden hemtäller ho kommuntyrelen ekonomiutkott att förhyrningen godkänn. 3. Belutet jutera omedelbart. Olle Johneliu taddeldirektör Verner Stadthagen Håkan Serdén adminitrativ chef kanlichef Sammanfattning Rinkeby-Kita taddelförvaltning inrättade halvårkiftet En förutättning för att den nya fuionerade förvaltningen ka kunna fungera effektivt är att kontoret kan amla på ett tälle i en förhyrning. Ingen av de nuvarande huvudkontoren i Rinkeby repektive Huby har förutättningar för att inrymma hela den nya förvaltningen. Likaå har inget av kontoren ett från ett klientperpektiv optimalt kommunikationteknikt läge. Mot den bakgrunden har förvaltningen ökt och funnit lokaler i Kita arbetområde på Borgarfjordgatan 14 om klarar dea behov. Inflyttning i de nya lokalerna kan ke till månadkiftet november/december De årliga amlade hyrekotnaderna i 2008 år hyrenivå för adminitrationen minkar från cirka 15,3 mnkr till cirka 13 mnkr eller med cirka 2,3 mnkr. Vidare kan de årliga kotnaderna för adminitrationen minka med mint 2 mnkr. Härtill kan en tor del av peronalen arbetinater effektiviera. Vägledande för detta tällningtagande har framförallt varit god tillgänglighet för klienter och antällda amt lägre kotnader för adminitration. Om förvaltningen kan amla i en lokaliering kapa bät förutättningar för låga adminitrativa kotnader, vilket i in tur kan ge ökat utrymme för atningar inom kärnverkamheterna. För år 2008 medför en flytt via engångkotnader, men från och med år 2009 och framåt minkar kotnaderna påtagligt. Bilaga MBL-protokoll Box 7049, Kita. Telefon info@rinkeby-kita.tockholm.e Beökadre Fridtjof Nanengången 2, Huby

2 SID 2 (6) Ärendet yfte och beredning Ärendet yftar till att få erforderliga belut av kommuntyrelen ekonomiutkott och Rinkeby-Kita taddelnämnd å att förvaltningen kan teckna hyreavtal för ett amlat förvaltningkontor. Härigenom förvänta en mer rationell lokallöning om medför inte bara lägre kotnader för adminitration och lokaler utan även förutättningar för ett effektivare arbetätt. Ärendet har berett inom kanliavdelningen. Förvaltningen har i detta arbete fortlöpande anlitat och amrått med en fritående konult. De fackliga organiationerna har under ommaren och höten löpande fått information i ärendet inom ram för en facklig referengrupp. Gruppen har bland annat lämnat ynpunkter vid framtagandet av ett lokalprogram för ett amlat förvaltningkontor amt givit möjlighet att på plat tudera den lokalförhyrning om förelå i detta ärende. Förhandling enligt MBL har ägt rum den 14 januari. Protokoll bifoga (bilaga). Bakgrund Förvaltningen diponerar för närvarande ett antal lokaler för adminitration och myndighetutövning. De två törre lokalförhyrningarna utgör av de tidigare huvudkontoren för dåvarande Rinkeby repektive Kita taddelförvaltning. Huvudkontoren är belägna i Rinkeby repektive Huby. Ingen av de tidigare förvaltningarna har kunnat rymma hela behovet av kontorarbetplater i ina repektive huvudkontor utan ett antal annex har funnit. Via av dea har kunnat avveckla om en följd av fuionen av de båda förvaltningarna vid halvårkiftet 2007 och därmed ammanhängande minkning av cirka 100 befattningar. Trot att de båda huvudkontoren efter omflyttningar nu är fullt utnyttjade kvartår några annex. Av det ovan framförda framgår indirekt att det inte föreligger möjligheter att amla hela den nya förvaltningen i ett av huvudkontoren. Eventuella tillbyggnader för att åtadkomma detta är inte heller möjliga av åväl detaljplanemäiga om ekonomika käl. Båda byggnaderna är deutom orationella att använda om kontor. De är urprungligen uppförda för botadändamål. Förvaltningbyggnaden i Rinkeby omfattar 36 kvadratmeter per antälld. Motvarande värde i Huby kan ange till 33 kvadratmeter. I nyuppförda kontorlokaler redovia vanligen kvadratmeter per antälld. Adre, yta, århyra m.m. för repektive objekt om kan avveckla ange i följande tabell. Lokaler och lokalkotnader förvaltningen kan avveckla Adminitrativa lokaler Yta (kvm) Århyra (kr)(år 2008) Rinkeby allé 18 (Fatighetk.) (36 kvm/antälld) Trondheimg. 11 (Sv.Bo.) (33 kvm/antälld) Edward Griegg. 9 (Sv.Bo.) (Socialpykiatrin) (Socialpykiatrin) Summa kvm kr (1 237 kr/kvm)

3 SID 3 (6) Förvaltningen redovining Antal arbetplater och lokalprogram Rinkeby-Kita taddelförvaltning har behov av att inrymma ca 360 kontorarbetplater för adminitration och myndighetutövning i ett amlat huvudkontor. Häri innefatta även 11 landtingantällda inom ram för ett edan tidigare etablerat amarbete med Stockholm län landting vad gäller vård av mibrukare. Deutom ingår även några arbetplater för Järvalyftet och Järva nyföretagarcenter. Lokalerna behöver även omfatta yta för arkiv. Ett av förvaltningen upprättat lokalprogram redoviar en programyta eller ett nettobehov om ca kvadratmeter d.v.. exkluive kommunikationytor amt anitetytor enligt norm. Bruttobehovet inkluive dea ytor kan uppkatta till i torlekordningen kvadratmeter eller 19 kvm/arbetplat vid nyproduktion och mellan kvadratmeter eller i torlekordningen kvm/arbetplat vid anpaning av en befintlig kontorbyggnad. I lokalprogrammet varierar kontorlokalerna utformning beroende på om de är avedda för ren adminitration, bitåndbedömning eller myndighetutövning med beök och ekrete. Via arbetplater kan tillgodoe i kontorlandkap om kräver mindre yta, medan andra plater kräver törre yta genom enkilda rum med två utgångar från rummet. Sökproceen Under förommaren och höten 2007 har förvaltningen arbetat med att föröka hitta en amlad lokallöning för den nya fuionerade förvaltningen. Av käl om ovan redoviat framtod det redan från början klart att ingen av de befintliga huvudkontoren kan rymma hela den nya vidgade förvaltningen. Lokalieringen av ett gemenamt huvudkontor för hela taddelområdet kräver ur ett klientperpektiv ett gott kommunikationteknikt läge inte mint vad gäller allmänna kommunikationer. Förvaltningen bedömer att det optimala läget för en ny förvaltningbyggnad därför är med närhet till bu och tunnelbana vid Kita centrum. Förvaltningen har under den nämnda perioden tuderat ett duintal olika lediga objekt i Kita amt ett på gränen till Huby. Fyra av objekten har tuderat närmare vad gäller en möjlig lokalanpaning för förvaltningen behov. Skiritningar har upprättat med utgångpunkt från lokalprogrammet. För två av dea objekt har förvaltningen fört förhandlingar med fatighetägaren om lett fram till kontraktförlag. Borgarfjordgatan 14 Förvaltningen bedömer att det bäta lokalieringalternativet med därtill knutna hyrevillkor är lokaler på Borgarfjordgatan 14 i Kita arbetområde mellan Kita C/Kita T-bana och Kita gård. Gångavtåndet från pärrarna på Kita T-banetation och Kita butorg är ca meter. Bu 514 med direktförbindele till Rinkeby har buhållplat utanför fatigheten. Norr och nordvät om den förelagna lokalieringen kommer under de närmate åren botadområdena Kita gård och Kitahöjden att uppföra.

4 SID 4 (6) Ägare till fatigheten är Reykjavik 2 AB, om i in tur äg av Jarl Aet Management AB. Jarl AM är delägare i det konortium om fått förtroendet att uppföra den nya Hotell- och kongreanläggningen mellan Stockholm central och Stockholm tadhu. Den offererade ytan omfattar kvadratmeter. Ytan är fördelad på i huvudak tre hela ammanhängande våningplan med goda kommunikationmöjligheter däremellan och med reception och arkiv i ett entré-/outerrängplan. Genom att del av ytan nyproducera och reterande del har begränningar endat vad aver tomkontruktionen kan ytan per antälld begräna till knappt 20 kvm/arbetplat. Den offererade hyrekotnaden grundar ig på ett juårigt hyreavtal. Århyran år 1 exkluive värme/kyla och fatighetkatt uppgår till kronor eller kr/kvm. Totalhyran år 1 inkluive nämnda tillägg uppgår till kronor eller kr/kvm. Hyrenivån för lokaler av motvarande torlek och läge i Kita arbetområde ange av på fatighetmarknaden verkamma till för närvarande i torlekordningen kr/kvm och år exkluive tillägg för fatighetkatt, kyla och värme. I Kita Science Tower och närmat Kita Galleria ligger hyrorna på en än högre nivå. Vakanerna minkar i Kita och vakangraden bedöm fortätta minka under kommande år. Förvaltningen bedömer med töd av den anlitade konulten att avtalet teckna på en mycket konkurrenkraftig nivå. Det offererade kontraktet löper från den 1 december 2008 till och med den 30 november Förtida tillträde två månader före hyretiden början medge för hyregäten egna intallationer. Likaå beräkna inflyttning kunna påbörja en eller ett par veckor före hyretiden början. Det totala hyreåtagandet under hela kontrakttiden d.v.. inkluive värme/kyla/fatighetkatt och beräknade indextillägg - uppgår till drygt 97 miljoner kronor eller i genomnitt kr/kvm/år. Motvarande kallhyra med beräknade indextillägg kan ange till kr/kvm/år. Den totala lokalkotnaden per arbetplat och år kan på motvarande ätt ange till 38 tkr repektive 34 tkr. Med hänyn till den yteffektiva löningen och i princip nybyggnadtandard i god överentämmele med det upprättade lokalprogrammet, bedömer förvaltningen det offererade objektet med därtill knutna hyrevillkor om godtagbart. Jämföreleobjekt Det andra objekt förvaltningen tuderat fram till ett kontraktförlag har ett ämre kommunikationteknikt läge inom taddelområdet för åväl klienter om antällda. Objektet omfattade amma bruttoyta men ytan fördelade på tre byggnadkroppar och fler våningplan, vilka deutom inte hängde amman. Den offererade hyrekotnaden var vierligen något lägre (800 tkr/år), men det bättre läget, den väentligt högre yttandarden och den väentligt mer effektiva och välarronderade lokallöningen på Borgarfjordgatan 14 uppväger denna killnad mer än väl. Beparingar och effektivieringar Genom den i detta ärende förelagna lokalieringen till ett amlat förvaltningkontor på Borgarfjordgatan 14 beräkna beparingar upptå genom åväl en lokaleffektiviering om en adminitrativ effektiviering.

5 SID 5 (6) Lokalanvändningen kan minka från kvm till kvm eller med kvm (-42 %). Som en följd härav minkar ockå ytan per antälld från drygt 34 kvm till 20 kvm eller med ca 14 kvm (-41 %) per antälld. Hyrekotnaden per år minkar på motvarande ätt från ca 15,3 mnkr till ca 13 mnkr eller med nära 2,3 mnkr (-15 %). Nämnda uppgifter kan åkådliggöra i tabell enligt följande: Adminitrativa lokaler Yta (kvm) Århyra (kr)(år 2008) Lokaler om avveckla i Rinkeby och Huby kvm kr (34 kvm/arb.plat) Lokaler om tillkommer (Borgarfjordg. 14) kvm kr (20 kvm/arb.plat) Skillnad kvm kr (-14 kvm/arb.plat) Genom att inrätta ett gemenamt förvaltningkontor upptår både direkta och indirekta adminitrativa beparingar. De direkta beparingarna upptår genom att endat en reception och ett vaktmäteri erfordra itället för två vardera amt att tädkotnader för en avevärd meryta bortfaller. Denna beparing kan ange till lönekotnaderna för två vaktmätare, en ordningvakt amt två tädare eller i torlekordningen 2 mnkr per år. Härutöver tillkommer indirekta beparingar genom att förvaltningen inte längre drabba av ett produktionbortfall om beror på att många antällda i tjänten nu måte rea mellan förvaltningbyggnaderna, efterom kontoret nu är uppdelat på två adreer i två taddelar. Detta produktionbortfall är vårt att bedöma men föreligger otvetydigt och kan kanke uppkatta på följande ätt. Om varje antälld vid förvaltningkontoren i genomnitt reer mint en timme i veckan mellan kontoren kan årkotnaden härför vid en genomnittlig lönenivå uppkatta till i torlekordningen 4 mnkr. Sammanfattningvi bedömer förvaltningen att de hyrekotnader och adminitrativa kotnader kan minka med drygt 4 mnkr per år. Om även hänyn ta till en möjlig effektiviering genom ett minkat produktionbortfall kan effektivieringen ange till i torlekordningen det dubbla. Flyttkotnader En flytt av 360 arbetplater till en ny lokaliering medför kotnader av olika lag. Del upptår rena peditionkotnader, del kotnader för inköp av till de nya lokalerna anpaad ny inredning och utrutning i huvudak möbler (krivbord) och IT-intallationer (erverrum och ledningdragning) amt det kalkydd om hyregäten varar för. Förvaltningen har reerverat medel för detta i budgeten för år Tomgånghyror Förvaltningen beräknar kunna tomtälla de nuvarande förvaltningbyggnaderna till den 1 december Förvaltningen hyr byggnaderna av Stockholm tad fatighetkontor och AB Svenka Botäder. Förvaltningen har agt upp hyreavtalen i förtid och förutätter att den blir hyrebefriad för dea lokaler från och med den 1 december Om å inte kulle bli fallet kommer förvaltningen att ho kommuntyrelen anöka om erättning för tomgånghyror. Förvaltningen bedömer att det torde föreligga goda möjligheter att nabbt omdiponera dea för annan användning till exempel åter till botäder.

6 SID 6 (6) Förvaltningen förlag Förvaltningen förordar, i enlighet med vad om ovan redoviat i detta ärende, att nya lokaler för en amlad förvaltning hyr på Borgarfjordgatan 14 i Kita. De årliga hyrekotnaderna minkar med cirka 2,3 mnkr i 2008 år hyrenivå. Vidare minkar de årliga kotnaderna för adminitrationen med mint 2 mnkr. Härtill kan en tor del av peronalen arbetinater effektiviera. Vägledande för detta tällningtagande har framförallt varit god tillgänglighet för klienter och antällda amt lägre kotnader för adminitration. Om förvaltningen kan amla i en förhyrning kapa bät förutättningar för låga adminitrativa kotnader, vilket i in tur kan ge ökat utrymme för atningar inom kärnverkamheterna. För år 2008 medför en flytt via engångkotnader, men från och med år 2009 och framåt minkar kotnaderna påtagligt.