TEKNISKA CENTRALEN Principer för verksamheten Till tekniska centralen hör följande huvudansvarsområden: Tyngdpunkter för verksamheten

Transkript

1 TEKNISKA CENTRALEN Principer för verksamheten Tekniska centralens uppgift är att främja och upprätthålla stadsmiljöns funktionsduglighet, trivsamhet och säkerhet genom att styra och övervaka byggandet och användningen av miljön skydda miljön och kulturarvet utveckla stadens byggda miljö och naturmiljö utveckla markanvändning och planläggning upprätthålla ajourförda, tekniskt och juridiskt tillförlitliga, lagstadgade planer, kartverk och register samt andra behövliga databaser bygga, upprätthålla och förbättra gatu- och kommunalteknik, grönområden och parker låta bygga lokaler sörja för byggnadsfastigheterna i stadens ägo och till dem anslutna lokaltjänster. Därtill är det tekniska centralens uppgift att i samarbete med utvecklingstjänsterna stöda och främja ärenden som anknyter till näringsliv och övrig utveckling. Lovisa stad handhar också Lappträsk kommuns byggnads- och miljötillsyn. Till tekniska centralen hör följande huvudansvarsområden: förvaltning, ekonomi och byråtjänster byggnadstillsyn och miljövård (avdelning) stadsplanering (avdelning) byggande och underhåll (avdelning). Tyngdpunkter för verksamheten Lämpliga, kundorienterade tjänster av hög kvalitet producerade på ett kostnadseffektivt sätt i rätt tid. Kontinuerlig förbättring av tillvägagångssätten (och ökning av produktiviteten). En förutsägbar, balanserad ekonomi. Att optimera verksamheten mellan den egna produktionen och köpta tjänster.

2 Anslag som centralen förfogar över för verksamheten (verksamhetsbidraget är bindande i förhållande till stadsfullmäktige) 2115 Tekniska centralen (1 000 ) BS 2013 BG 2014 inkl. ändringar BG 2015 EP 2016 EP 2017 Försäljningsintäkter Avgiftsintäkter Understöd och bidrag Hyresintäkter Övriga verksamhetsintäkter Verksamhetens intäkter Personalkostnader Köp av tjänster Material, förnödenheter och varor Understöd Övriga verksamhetskostnader Verksamhetens kostnader Verksamhetsbidrag Verksamhetsbidrag, extern Kalkylerade kostnader Avskrivningar och nedskrivningar

3 I förhållande till stadsfullmäktige bindande nyckelmål för 2015 vilka baserar sig på stadsstrategin och tyngdpunkterna för verksamheten samt en verksamhetsplan för hur nyckelmålen ska uppnås Tekniska centralens tyngdpunkter för verksamheten: 1. Kunden och kommuninvånaren NYCKELMÅL Målnivå Verksamhetsplan/Förfaringssätt Ansvarspersoner Att tjänsterna uppfyller de lagstadgade kraven. Att de lagstadgade kraven uppfylls. Tjänsterna som produceras. Tekniska direktören. Att investeringarna uppfylls planenligt. Att investeringarna uppfylls enligt tidtabell. Att uppfölja utfallet av budgeten. Tekniska direktören, chefen för samhällsteknik och lokalchefen. 2. Attraktivitet och konkurrenskraft NYCKELMÅL Målnivå Verksamhetsplan/Förfaringssätt Ansvarspersoner Att utveckla samhällsstrukturen. En positiv samhällsutveckling. Respons om näringsliv och utveckling. Tekniska direktören i samarbete med utvecklingsdirektören. 3. Personal och ledarskap NYCKELMÅL Målnivå Verksamhetsplan/Förfaringssätt Ansvarspersoner En öppen verksamhetskultur som baserar sig på en kunnig och motiverad personal som mår bra. Ett öppet och fungerande samarbete mellan stadens centraler och en öppen verksamhetskultur i växelverkan med kommuninvånarna. Interna utbildningar, som främjar att målet uppnås. Att utveckla nya former av samarbete inom staden. Tekniska direktören, cheferna för ansvarsområdena och enhetscheferna. 4. Ekonomi NYCKELMÅL Målnivå Verksamhetsplan/Förfaringssätt Ansvarspersoner Att ekonomin sköts planenligt. Att de bindande målen i budgeten uppfylls. Att uppfölja utfallet av budgeten, upprätta prognoser, reagera på avvikelser och ledningens åtgärder. Tekniska direktören och cheferna för ansvarsområdena.

4 Nyckelmål på ansvarsområdesnivå, verksamhetsplaner samt plan för uppföljning av hur målen uppnås under åren Ansvarsområdets namn: Förvaltnings-, ekonomi- och byråtjänster Ansvarsperson: ekonomiplaneraren Ansvarsområdets uppgifter 1. Ansvarsområdet betjänar de övriga ansvarsområdena i tekniska centralen i ekonomiförvaltning och -rapportering. 2. Tekniska centralens fakturering och indrivning. 3. Mötes- och ärendehantering. 4. Kopieringstjänster. 5. Upphandlingar av kontorsmaterial. 6. Kundbetjäning. Ansvarsområdets tyngdpunkter för verksamheten 1. Att producera ekonomiska uppgifter som är à jour. 2. Nöjda interna och externa kunder och samarbetspartner. 3. Att verksamheten är ekonomisk och effektiv. Förändringar i omvärlden under planeringsperioden och projekt som pågår 1. Att i tekniska centralen köra in det nya systemet för ekonomiförvaltning. 2. Att ytterligare effektivera uppföljningen av beställaransvaret. 3. Att utveckla datainsamlingen för anmälningsförfarandet vad gäller byggande samt erbjuda därtill hörande handledning. 4. Att planera och införa en eventuell front office -verksamhet. (Operativa) Nyckelmål för 2015 och en plan för hur de ska nås samt uppföljning av hur målen nås Att köra in det nya systemet för ekonomiförvaltning. Att producera ekonomiska uppgifter som är à jour. Att hålla sig inom budgeten. Tydliga ekonomirapporter som är à jour. Ledarskapsåtgärder som vidtas utifrån rapporterna. Utbildning i det nya systemet. Att bygga upp rapporterna så att de tjänar var och en användare på den nivå som denne behöver. Tydliga delårsrapporter. Rapportering enligt ansvarsområde. Rapporteringen i skick omedelbart i början av budgetåret så att uppföljningen är möjlig. Att utveckla datainsamlingen för anmälningsförfarandet vad gäller byggande. Att ge korrekt information till skattemyndigheten. Att handleda företagarna och samarbeta för att föra ärendet vidare => rätt uppgifter vid rätt tid, informationsflöde i bägge riktningar. Att ordna kompletterande utbildning för samarbetspartner och egen personal. Att så långt som möjligt automatisera systemet för datainsamling och göra programvaran inbördes kompatibel. Att möta de i lag bestämda kraven för anmälningar, tillbörliga månatliga anmälningar. I uppföljningen av beställaransvaret uppföljs även det att samarbetspartner uppfyller sina förpliktelser. Ökat samarbete centralerna emellan kundservicen förbättras. Att centralisera vissa tjänster för att förbättra kundservicen. Verksamhetsställe av front office -typ. Servicen blir snabbare.

5 Anslag som står till förfogande för verksamheten (bindande i förhållande till nämnden) Förvaltnings-, ekonomi- och byråtjänster Ansvarsområdets beräknade inkomster och anslag (riktgivande) (1 000 ) BS 2013 BG 2014 inkl. ändringar BG 2015 EP 2016 EP 2017 Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Verksamhetsbidrag Verksamhetsbidrag, extern Kalkylerade kostnader Avskrivningar och nedskrivn Nyckelmål på ansvarsområdesnivå, verksamhetsplaner samt plan för uppföljning av hur målen uppnås under åren Ansvarsområdets namn: Byggnadstillsyn och miljövård Ansvarsperson: ledande byggnadsinspektören Ansvarsområdets uppgifter Byggnadstillsynens och miljövårdens uppgift är att övervaka och styra byggandet, att skydda miljön och kulturarvet och att styra utvecklingen av den bebyggda miljön och naturmiljön i staden sålunda att den erbjuder stadsborna en trivsam, säker, sund och fungerande livsmiljö, som samtidigt tryggar uppfyllandet av principerna för hållbar utveckling. Ansvarsområdets tyngdpunkter för verksamheten 1. Att effektivera förfarande om förvaltningstvång vid olovligt byggande. 2. Att i byggnadstillsynens kundtjänst ta i bruk elektroniska tillståndsansökningar. 3. Att genomföra miljövårdens tillsyn i enlighet med tillsynsplanen som godkändes Förändringar i omvärlden under planperioden och projekt som pågår Uppföljningen av luftkvaliteten fortsätter (tid för uppföljning ). Uppföljningen koordineras av Närings-, trafik- och miljöcentralen i Nyland. Projektet Jokitalkkari fortsätter (avtalstid för uppföljning ). Projektet främjar fiskerinäringen i de åar och älvar som rinner genom södra Päijänne-Tavastland och östra Nyland och mynnar ut i Finska viken.

6 (Operativa) Nyckelmål för år 2015 och en plan för hur de ska nås samt uppföljning av hur målen nås Att effektivera förfarandet för förvaltningstvång vid olovligt byggande. Att behandla uppdagade fall. Att påbörja förfarande för förvaltningstvång. Delårsrapportering två gånger per år. Byggnadstillsynens elektroniska förfarande för tillståndsansökning. Att ansökningsprocessen fungerar. Det elektroniska förfarandet för ansökning är i användning. Delårsrapportering två gånger per år. Att förverkliga tillsynsplanen för miljövården: planen för tillsynsfall beträffande marktäkts- och miljötillstånd samt riktad projekttillsyn och övrig tillsynsplanenlig tillsyn. Inspektioner, handledning och utredningsarbete. Inspektionerna bokförs i en elektronisk databas och inspektionsprotokoll nertecknas. Nya objekt matas i den elektroniska databasen. Tillsynsberättelse enligt tillsynsplanen i samband med bokslutet byggnads- och miljönämnden för kännedom. Anslag som står till förfogande för verksamheten (bindande i förhållande till nämnden) Byggnadstillsyn och miljövård Ansvarsområdets beräknade inkomster och anslag (riktgivande) (1 000 ) BS 2013 BG 2014 inkl. ändringar BG 2015 EP 2016 EP 2017 Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Verksamhetsbidrag Verksamhetsbidrag, extern Kalkylerade kostnader Enhetskostnader, prestationer och nyckeltal (informativa uppgifter) BS 2013 BG 2014 BG 2015 Nettoutgifter/invånare byggnadstillsyn 5,77 6,11 5,95 miljövård 8,64 10,39 11,05 Tillstånd/lov och utlåtanden byggnadstillsyn miljövård Övervakningsbesök byggnadstillsyn miljövård

7 Nyckelmål på ansvarsområdesnivå, verksamhetsplaner samt plan för uppföljning av hur målen uppnås under åren Ansvarsområdets namn: Stadsplanering Ansvarsperson: stadsarkitekten Ansvarsområdets uppgifter Stadsplaneringsavdelningen har som uppgift att planenligt styra samhällsstrukturen. Markanskaffning, utarbetande av general- och detaljplaner samt vidareöverlåtelse av markområden hör till avdelningens huvudsakliga uppgifter. Avdelningen uppgör och upprätthåller därtill en baskarta. På avdelningen bereds undantagslov, avgöranden som gäller behov av planering och avdelningen ger utlåtanden som begärts beträffande bygglov. Ansvarsområdets tyngdpunkter för verksamheten Målet för verksamheten är att producera högklassig stadsstruktur. Den bebyggda och obebyggda miljön utvecklas genom att ta hänsyn till områdets historia och natur. Dessutom är målet är att garantera ett tillräckligt utbud på bostads-, affärs- och arbetsplatstomter samt närrekreationsområden. Förändringar i omvärlden under planperioden Lovisa stad kommer att sluta föra fastighetsregister. Detta inverkar på intäkterna i och med att man inte längre får avgifter för fastighetsförrättningar. Däremot förorsakar överföringen av registerförandet 2015 uppskattningsvis ca euro i kostnader (kostnaderna för att skanna arkivet delas jämnt med Lantmäteriverket). Efter att funktionerna överförts kan inte staden till exempel stycka tomter i egen regi, utan för dessa tjänster betalas enligt Lantmäteriverkets taxor. Innan utgången av 2014 slutar staden dessutom använda Östra Nylands tomtbörs som kanal för marknadsföring av tomter och börjar använda stadens egen webbaserade tomttjänst. Därtill marknadsförs tomter på tjänsten oikotie.fi. Ändringen effektiverar funktionerna och kundservicen blir bättre i och med att servicen moderniseras. (Operativa) Nyckelmål för år 2015 och en plan för hur de ska nås samt uppföljning av hur målen nås Planläggning Att göra upp detalj- och delgeneralplaner i överensstämmelse med planläggningsprogrammet. Beredningen och behandlingarna fortsätter. Beredningen sköts som tjänstemannaarbete eller konsultuppdrag, behandling i förtroendeorganen. Delårsrapportering, planläggningsöversikten. Att fortsätta digitaliseringen av sammanställningsplanen. Man börjar digitalisera detaljplanerna för Valkom. Som tjänstearbete. Delårsrapportering. Att fortsätta utarbetandet av delgeneralplaner med rättsverkan. Delgeneralplanen för Gråberg, Räfsby, Köpbacka och Valkom med angränsande skärgård är färdig. Vindkraftsdetaljplanerna för Gammelby och Rökärrsmalmarna är under beredning. Som konsultuppdrag. Vindkraftsaktören står för kostnaderna för vindkraftsplanläggningen. Rapportering en gång per år. Att utveckla Lovisavikens östra strand. Utredningen färdigställs senast vid utgången av april. Som konsultuppdrag. Rapportering till förtroendeorganen. Att sammanställa materialet för undantagslov och avgöranden som gäller planeringsbehov i GIS-systemet. Arbetet fortsätter. Som tjänstearbete. Delårsrapportering.

8 Byrån för fastighetsdata och geografisk information Att utveckla processen för tomtindelning. Processen för tomtindelning blir snabbare, kön för arbeten kortare och servicen bättre (bland annat provberäkning). Resursen som frigörs från förrättningsproduktionen allokeras till upprättning av tomtindelningar och överhuvudtaget till planberäkning. Rapportering en gång per år. Att bilda och stycka allmänna områden. Planberäkningen för gatuområdena i gamla Lovisa är färdiga, förrättningar har aktualiserats i prioritetsordning. I egen regi (lantmäteriingenjören), Lantmäteriverket genomför styckningen. Rapportering en gång per år. Att uppgöra en baskarta för stadsdelen Strömfors. Baskartan för Strömfors har uppgjorts. Som konsultuppdrag. Rapportering en gång per år. Anslag som står till förfogande för verksamheten (bindande i förhållande till nämnden) Stadsplaneringsavdelningen Ansvarsområdets beräknade inkomster och anslag (riktgivande) (1 000 ) BS 2013 BG 2014 inkl. ändringar BG 2015 EP 2016 EP 2017 Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Verksamhetsbidrag Verksamhetsbidrag, extern Kalkylerade kostnader Avskrivningar och nedskrivn. 95 Enhetskostnader, prestationer och nyckeltal (informativa uppgifter) (externa) Avdelningens BS 2013 BG 2014 BG 2015 PLANLÄGGNINGS- OCH ARKITEKTBYRÅN Intäkter Kostnader Netto Godkända detaljplaner Godkända stranddetaljplaner Undantagslov och avgöranden som gäller planeringsbehov Officiella planutdrag Kundbesök och -samtal i anknytning till planutdrag 1 st., 0,233 ha 13 st. 220 st. 517 st.

9 Avdelningens BS 2013 BG 2014 BG 2015 BYRÅN FÖR FASTIGHETSDATA OCH GEOGRAFISK INFORMATION Intäkter Kostnader Netto Vinst av tomtförsäljning Hyresintäkter

10 Nyckelmål på ansvarsområdesnivå, verksamhetsplaner samt plan för uppföljning av hur målen uppnås under åren Ansvarsområdets namn: Byggnads- och underhållsavdelningen Ansvarsperson: chefen för samhällsteknik Ansvarsområdets uppgifter Byggnads- och underhållsavdelningen har som uppgift att främja och upprätthålla stadsmiljöns funktionsduglighet, trivsamhet och säkerhet. Målet uppnås genom att man bygger, upprätthåller och förbättrar gatu- och kommunalteknik, grönområden och parker samt genom att man låter bygga lokaler och sörjer för byggnader som ägs av staden och till dem anknutna lokaltjänster. Ansvarsområdets tyngdpunkter för verksamheten 1. Att använda lokalerna effektivt. 2. Att följa energiprogrammet för att spara energi. 3. Att stadsbilden är trivsam och att gatunätet är i gott skick. 4. Att vidta åtgärder enligt effektiveringsprogrammet. Verksamhetens mål för de kommande tre åren grundar sig på stadens mål för verksamheten och på ansvarsområdets eventuella serviceprogram samt utgör grunden för de konkreta verksamhetsmålen i budgeten. Förändringar i omvärlden under planeringsperioden och projekt som pågår Att bygga anslutningsområdena i E-18 motorvägsprojektet. Att iståndsätta gator i centrum och andra tätorter. Att avstå från småbåtsbryggor under planeringsperioden. Att gallra nätverket för motionsplatser under planeringsperioden. Att säkerställa de befintliga personalresurserna i underhållet. Att genomföra de ändringar i användningen av lokaler som förorsakas av anpassningsåtgärderna i de övriga förvaltningsenheterna. (Operativa) Nyckelmål för år 2015 och en plan för hur de ska nås samt uppföljning av hur målen nås Att spara energi. Energiförbrukningen Att uppnå en besparing på 1 % En gång per år, VVS-ingenjör. bland annat genom att utreda de fastigheter, i vilka det är möjligt att sänka innertemperaturen utan att det medför investeringskostnader. Att kartlägga byggnadernas tillstånd. Att förbättra förutsägbarheten av kommande reparationer. Under 2015 kartläggs 50 % av skolbyggnaderna. En gång per år, lokalchefen. Att stadsbilden är trivsam och att gatunätet är i gott skick. Nöjda invånare. Att belägga meter gator. Rapportering en gång per år, chefen för samhällsteknik.

11 Att effektivera underhållet av gator. Kostnader/meter. Att i underhållet använda skötsel- och underhållssätt som lämpar sig för olika slags miljöer. Att precisera underhållsnivåerna. Rapportering en gång per år, chefen för samhällsteknik. Att följa upp budgetens utfall, att prognostisera, att reagera på avvikelser och att ledningen vidtar behövliga åtgärder. Att hålla sig inom budgeten. Ekonomirapportering och behövliga ledningsåtgärder utgående från den. Att följa upp kostnaderna, att idka verksamhet på ett ekonomiskt sätt, att söka nya verksamhetssätt och att kontinuerligt förbättra och effektivera processerna och servicekedjorna. Delårsrapportering två gånger per år, chefen för samhällsteknik och lokalchefen. Anslag som står till förfogande för verksamheten Byggande och underhåll Ansvarsområdets beräknade inkomster och anslag (riktgivande) (1 000 ) BS 2013 BG 2014 inkl. ändringar BG 2015 EP 2016 EP 2017 Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Verksamhetsbidrag Verksamhetsbidrag, extern Kalkylerade kostnader Avskrivningar och nedskrivn Enhetskostnader, prestationer och nyckeltal (informativa uppgifter) (externa) Avdelningens BS 2013 BG 2014 BG 2015 Nettoutgifter/invånare Gator som ska underhållas, km Fastigheter som ska underhållas, m 2 -vy ca försäljning av fastigheter Räddningsverksamhet, /invånare

12 Räddningsväsendet I budgeten för avdelningen byggande och underhåll ingår en reservering på euro för Räddningsverket i Östra Nylands driftsekonomiutgifter. Anpassningsåtgärder i tekniska centralen För att uppnå besparingar vidtas en hel del åtgärder under året. Uppgiften som planregisterskötare upphör under året. Gårdskarlsuppgifterna för såväl Strömfors bruksområde som för Svartholm sköts av egen personal i stället för att anlita köpta tjänster. För att kunna upprätthålla i stort sätt samma servicenivå, ökas samarbetet ytterligare mellan de olika enheterna. Genom att ändra en VVS-teknikeruppgift till en VVS-ingenjörsuppgift, med tyngdpunkt på att söka energibesparingar, eftersträvas större energibesparingar och samtidigt bättre inneluft. Målet är också att ta ur bruk några byggnader och om möjligt göra sig av med byggnaderna och därigenom få besparingar. För gatubelysningen eftersträvas också energibesparingar dels genom kortare tid för belysning på sommaren och dels genom att övergå till energisnålare armaturer. Serviceklasserna för olika områden granskas också med mål att uppnå besparingar.