Protokoll från styrelsemöte i Linköpings Klätterklubb

Transkript

1 Protokoll från styrelsemöte i Linköpings Klätterklubb Datum: Tid: 19:00-21:11 Plats: Hangaren Närvarande: Mattias Strand Ordförande Andreas Hansson Janne West Gabriella Hedin Jimmy Klinteskog Patrik Wahlund Per-Erik Karlsson Michael Silvin Henrik Malmsten Diana Kutska Ludwig Ring Adjungerade: Peter Kjellström Väggansvarigansvarig 1. Mötet öppnas Mötet förklarades öppnat av ordförande Mattias Strand. 2. Godkännande av dagordning Dagordningen godkändes efter tillägg av punkt 7, sponsring. 3. Val av mötesordförande och mötessekreterare Till mötesordförande valdes Mattias Strand Till mötessekreterare valdes Andreas Hansson 4. Val av justerare Till justerare valdes Jimmy Klinteskog 5. Adjungeringar Styrelsen beslutade att adjungera Peter Kjellström, som är väggansvarigansvarig, och han närvarade fram till och med punkt 6. 5b. Föregående mötesprotokoll Mötesprotokoll från lades till handlingarna. 6. Kurs för att utfärda grönt kort, samt väggansvar Peter, väggansvarigansvarig sedan ett par år, berättade om sina planer för väggansvarigas utbildning i att utfärda grönt kort. Tidigare har den hållits av Fredrik, men vissa synpunkter på innehåll/pedagogik/nivå gjorde att Peter ville ta fram en ny kurs. Ett sådant arbete påbörjades av Peter och Johan (från Naturfirman) för länge sedan, men har av olika skäl inte slutförts. Idag kan bara 50% av väggansvariga utfärda grönt kort vilket innebär att det finns behov av att utbilda fler. Henrik har frågat Fredrik om att hålla kurs, och han är villig att göra det som motprestation för sin åtkomst till lokalen. Anna har frågat Naturfirman om att hålla kurs och de är villiga att göra det till självkostnadspris. Michael informerade om att Klätterförbundet arbetar med nya normer som

2 kommer att innebära att man ska vara s.k. Topprepsinstruktör för att få hålla i uppklättring och utfärda grönt kort. Michael och Peter får i uppdrag att hjälpas åt med arbetet att ordna en kurs för att utfärda grönt kort, och därvid stämma av med Johan om han vill slutföra det arbete som han och Peter har påbörjat. Henrik får i uppdrag att meddela Fredrik att vi ännu inte slutgiltigt bestämt hur vi ska göra med kursen. Peter har upplevt sin roll som otydlig och varit osäker på vad styrelsen förväntar sig av honom. För att han enklare ska kunna kommunicera med styrelsen beslutar styrelsen att han och Saja (juniortränaransvarig) ska få behörighet att skicka e-post direkt till styrelselistan. En stor del av ansvaret för städning av klätterhallen ligger på de väggansvariga och därmed Peter. Det har varit oklart exakt hur mycket av ansvaret som ligger på de väggansvariga (ex.vis inköp) samt vad som ska göras vid städningen. Vissa moment, som tömning av dammsugare eller hantering av sopor, behöver göras enkla och få bra instruktioner. Information om vad som behöver köpas in ska skickas till inköpsansvarig (Ludwig) på det sätt som han föreskriver. Gabriella får i uppdrag att ta fram en beskrivning av vad som städfirman respektive väggansvariga ska göra och när det behöver göras. Peter vill också driva väggansvarsrollen mer mot en aktiv väggvärd än bara en person som städar och låser lokalen. I den rollen kan ingå att man svarar på frågor, övervakar att klättring sker på ett säkert sätt, hanterar utlån av utrustning, håller i uppklättring, förutom städning och stängning. Det finns dock vissa problem i att få de väggansvariga att ta tag i och skriva upp sig för väggansvarigtider i början på terminen. Under föregående termin var det 12 av 66 pass då väggansvarig saknades. Olika alternativ för att förbättra situationen diskuterades, såsom bonusar för att göra fler pass, tilldelning av pass i stället för att väggansvariga själva får välja tider, att bara öka på antalet väggansvariga, någon form av "väggansvar light", eller olika former av negativa konsekvenser för de som inte genomfört tillräckligt antal pass, men ingen konsensus nåddes. Peter får i uppdrag att ta fram ett förslag till lösning och skicka till styrelselistan. Peter vill ha hjälp med administrationen av nyckelbrickor. Vilka har brickor, vilka borde ha brickor, och vilka brickor kan vi få in för att dela ut till andra? Brickorna beställer vi idag från kommunen. De registreras sedan i ett system som Micke har tillgång till där vi har ett begränsat antal slot som vi kan använda oss av. Om vi hade fler brickor tillgängliga så skulle vi kunna avregistrera gamla brickor utan att kräva tillbaka dem och registrera in nya i stället. Ludwig får i uppdrag att beställa fler nyckelbrickor och hjälpa till att ordna en databas över brickor. 7. Sponsring Vi har fått erbjudande om kr i presentkort från Addnature att användas som vinster i bouldertävlingen. Styrelsen beslutar att fördela dem på 2*400 kr till vinnare i respektive klass samt 4*200 kr och 4*100 kr att lottas ut. 8. Uppföljning av punkter från tidigare möten 1. Avtal Naturfirman Inget nytt har hänt ännu, men Mattias Strand fortsätter att följa upp. 2. GoPro Patrik har haft kontakt med Addnature som ska ta fram ett bra pris på både klätterskor och kamera.

3 3. Förrådsstädning Städning av förrådet genomförs vid ledbyggarhelgen. Upphittat roteras så att saker plockas från den öppna lådan till en säck i förrådet och därefter kastas om ingen har gjort anspråk på dem efter några veckor. 4. Nytt märkningssystem för repväggarna Det nya märkningssystemet är beställt, kostade kr, och ska levereras senare i veckan. 5. Ombyggnation Inga nyheter fanns då Anna är vår kontakt och inte var närvarande. Vi behöver veta när ombyggnaden kan genomföras, hur lång tid den kommer att ta, och hur den kommer att påverka verksamheten under tiden den pågår. 6. Väggcertifiering Michael gör de mätningar som behövs för certifiering av klätterväggen under ledbyggarhelgen. 7. Förstahjälpenkursen Den 14 april håller SISU två förstahjälpenkurser åt oss i våra lokaler till ett pris om kr per pass. Klubben behöver ordna anteckningsmaterial och fika. Klätterhallen i Norrköping skulle vilja skicka några deltagare till kursen och vi tycker det går bra om det finns plats och de ersätter en proportionerlig del av kostnaden. Patrik får i uppdrag att stämma av med SISU om det är OK för dem. 9. Övriga frågor 1. Payson Ludwig och Patrik ska arbeta fram ett system så att man kan betala för prova-på pass via hemsidan. Tills vidare finns därför inte något behov av att använda Payson. 2. Fest Gabriella föreslog att en vårfest ska hållas den 4-5 maj. Enligt uppgift finns ett policybeslut om att högst halva medlemsavgiften får utnyttjas för fest och det blir därför maxbudget för festen. I samband med festen planeras en rad aktiviteter såsom föreläsningar om varierande ämnen (t.ex. ledbygge, stretch, äventyr och klippor) och någon form av tävling. Janne kan tänka sig att hålla i en tävling, eventuellt för juniorer med hjälp från Saja. Gabriella får i uppdrag att ta reda på vad vi kan få för föreläsare och till vilka priser. 3. Agenda för vårmötet Vårmötet närmar sig. Om möjligt skulle styrelsen vilja informera medlemmarna om ombyggnationen på mötet. Vidare planering och framtagande av agenda sker på styrelselistan. 4. Ölförtäring i bastun Vi har fått brev från kommunen med invändningar mot vårt utskick om ölförtäring i bastun. Janne får i uppdrag att följa upp och klargöra vad som gäller.

4 5. 40-års jubileum för SKF Den 15 maj är det 40-års jubileum för SKF. Vi har möjlighet att gratis skicka en deltagare från klubben till middagen och fler har möjlighet att delta till ett lågt pris. Mattias har fått information som han ska vidarebefordra till styrelselistan. 6. Events för LKK i vår Facebookgrupp Jimmy har försökt lägga upp events i vår Facebookgrupp men inte kunnat göra det. För att han ska kunna göra det behövs speciell behörighet som ingen i styrelsen idag har. Vi får undersöka vem som har sådan behörighet och försöka ordna det till styrelsen. 7. Olämpligt ledbygge I samband med ledbygge har en annan, inte så gammal, led blockerats. Vid framtida ledbyggarhelger ska vi informera om policy och vad man bör tänka på när man bygger leder. 8. Inköp av utrustning till gym Viktväst och bollar är på gång att köpas in genom Ludwigs försorg. 9. Tidningsprenumerationer Robert har undersökt tidningsprenumerationer, men saknade leveransadress. Korrekt adress är "Linköpings Klätterklubb; Rydsvägen 5a, Linköping". 10. Nyckel till brevlådan Som inköpsansvarig behöver Ludwig nyckel till vår brevlåda. Idag har kassör och ordförande nyckel, men ordförande behöver den inte. Ordförande lämnar över sin brevlådenyckel till inköpsansvarig. 11. Ansvarsfrågor På visionsmötet diskuterades ansvar vid olyckor i Hangaren om t.ex. ett grepp lossnar för att det inte monterats korrekt eller om något går sönder. Jimmy får i uppdrag att bjuda in Joakim (jurist) till ett kommande styrelsemöte för att klargöra vad som gäller. 12. Kurser i ledbygge Gabriella får i uppdrag att fortsätta undersöka och ta kontakt med möjliga föreläsare. 13. Ommärkning av väggar På visionsmöte diskuterades att märka upp sektioner av både repväggen och väggarna i boulderrummet tydligare genom färg eller målade symboler. Om detta ska göras så bör det göras under sommaren så att väggen kan få tid att torka. Vi avvaktar därför till senare. 14. Accessfrågor Michael har stämt av med Gustav, och jobbar vidare med frågorna framåt. 15. Utelivs konkurs Ludwig kontaktar tryckerier för att undersöka priser för att få kläder med LKK-tryck. Naturkompaniet har meddelat att de ska ta in klätterutrustning i sitt sortiment. Vi avvaktar därför med vidare åtgärder.

5 16. Inköp av kontorsmaterial till kassör Diana behöver köpa in viss kontorsmaterial för att utföra sitt uppdrag. Proceduren är att hon får köpa in det hon behöver och föreningen ersätter henne för det. Eftersom hon själv gör inköpet och betalar ut ersättningen bör någon annan ur styrelsen attestera utlägget. 17. Revisorssuppleant Vi saknar i dagsläget revisorssuppleant och en sådan ska om möjligt tillsättas på vårmötet. En kandidat behöver därför vaskas fram. Vi behöver också en valberedning inför höstmötet, vilket tidigare var Gustav Ydén. Mattias får i uppdrag att kontakta revisorn samt föregående valberedning för att se om de har förslag. 10. Nästa möte Nästa möte är preliminärt vårmötet. Skulle motioner inkomma inför detta som styrelsen behöver behandla i förväg så sätts ett extra styrelsemöte in. 11. Mötet avslutas Ordförande förklarade mötet avslutat. Andreas Hansson Sekreterare Jimmy Klinteskog Justerare