Mötesanteckningar Kundforum

Transkript

1 Samverkan: Mötesanteckningar Kundforum Datum och tid: , klockan Plats: Burgårdens konferens, Skånegatan 20, Göteborg Deltagarförteckning bifogas anteckningarna 1) Inledning Lena Karlsson hälsar välkommen. Då det är många nya deltagare görs en presentationsrunda av Kundforums och Hjälpmedelscentralens representanter. Lena informerar om att tjänsten som planeringsledare för hjälpmedels-, rehabiliteringsoch habiliteringsfrågor i Västra Götalandsregionen nu tillsatts, Annica Loft kommer att tillträda under försommaren. 2) Hjälpmedelscentralen Västra Götaland Janne Malmborg, chef för Hjälpmedelscentralerna(HMC), redovisar statistik och svarar på frågor med stöd av teamcheferna Christian Ahlborg, Inger Vondrak Asp och Lotta Lindgren, Karin Bergenlid. a) Redovisning och uppföljning av statistik enligt bilaga 20, felrapporter och medicintekniska avvikelser, Q4 samt för i) Leveranskvalitet redovisas, uppdaterad rapport bifogas anteckningarna. Utanför mätningarna redovisas att cirka Ö- artiklar levererades under 2011, ca 95 % av dessa levererades inom en månad. ii) Avhjälpande underhåll visar från Q på en positiv utveckling. Fortsatt beställs många avhjälpande underhåll med utförande på plats vilket ger mycket restid för teknikern. Som ett led i förbättringsarbetet önskar hjälpmedelscentralen få igång fler så kallade Underhållscaféer för att förbättra tillgängligheten till hjälpmedelstekniker för brukarna samt arbeta mer proaktivt. Hjälpmedelscentralen kommer att kontakta kunderna för att få igång denna verksamhet. iii) Akut avhjälpande underhåll har sedan Q visat på en positiv utveckling. Både leverantör och kundsamordnare har konstaterat att det är en hög andel av avhjälpande underhåll som beställs som akut. Det är viktigt att respektive kund följer upp hur det ser ut i den egna verksamheten och för en dialog kring vad som ska definieras som akut. Detta kan skilja sig åt bland annat för olika verksamheter, brukargrupper, produkter mm. Rapportunderlag skickas till kundforums representanter och kan användas som stöd för diskussion. iv) Konsultation, neråtgående trend under 2011, små förändringar i personalgruppen påverkar tillgängligheten direkt. Förbättringsarbete pågår. v) Telefontillgänglighet, hjälpmedelscentralen blir sårbara när telefonsystemet inte i fungerar, en stabil verksamhet med hög tillgänglighet. vi) Medicintekniska avvikelser, totalt 73 ärende varav 3 ärenden som gäller specialanpassningar. Finns ingen röd tråd i anmälningarna. Långa handläggningstider hos Läkemedelsverket försvårar uppföljning. Sammanställning bifogas anteckningarna. 1 (6)

2 b) Information sortiment Janne Malmborg och Lotta Lindgren, informerar om planerade, pågående och avslutade upphandlingar, försenade upphandlingar, informationsmaterial bifogas. i) Kommunikation och kognition är ett spretigt område och kommer inför kommande upphandling att delas in i fem undergrupper. ii) Komponenthantering manuella rullstolar försenas på grund av pågående upphandling. iii) Visning av sortiment v19 och v24, 1,5 dag per HMC, mer information kommer på hjälpmedelscentralen webbplats. c) Redovisning, information om pågående inventering El-rullstolar Fram till idag har 886st elrullstolar identifierats för standardkonfiguration, dessa utgör 47 % av totala mängden. Arbetet fortsätter enligt tidigare redovisad åtgärdsplan. d) Avhjälpande underhåll i) Viktigt att kontaktuppgifter är korrekta till både förskrivare och brukare när arbetsordrar läggs, mycket tid läggs varje dag för hjälpmedelsteknikerna på denna onödiga arbetsuppgift. e) Erbjudande om utbildning kring registrering av arbetsorder, hämtorder i) HMC och Kundsamordnare har vid en fördjupad analys konstaterat att ca 40 % av alla arbetsordrar inte är korrekt eller tillräckligt ifyllda för att hjälpmedelstekniker ska kunna genomföra sitt arbete. Ett förbättringsförslag från HMC är att utbilda förskrivare i verksamheterna. Kundforum diskuterar frågan senare under mötet, punkt 5. f) Övrig information i) Under april månad gör Regionservice, som ansvarar för uppackning i förråd, förändringar inom sin organisation som kommer att beröra några förråd. Detta ska inte märkas i verksamheten och berörda förråd kommer att informeras. ii) Det finns nu en mindre väska för returtagning av hjälpmedel som kommer ut till aktuella förråd inom kort. Väskprojektet växer i sakta takt. iii) Taggarna har ny utformning till både innehåll och utseende. Ska även användas när hjälpmedlet inte varit använt. iv) Rutin för hämtorder/återlämning av hjälpmedel kommer att revideras under våren. Önskemål från kundforum med tydliga instruktioner vad som gäller för tillbehör som inte finns registrerade på patient eller som tillhör en standardkonfiguration. 3) Redovisning av gemensamma utvecklingsfrågor kund hjälpmedelscentral a) Svinn 2011, registrering 2012, förtydligande av rutin Måns Ottertun, utvecklingsledare och Lena Karlsson har gjort en genomgång av svinnrapporterna och visar statistik för 2011 samt en prognos för i) Repetition av rutinerna för svinnrapportering, se tidigare anteckningar, samt bifogade bilder. ii) Det är endast hyresprodukter (inte köp) som ska rapporteras som svinn. Registrering görs när ett hjälpmedel är konstaterat försvunnet. Utredningen efter hjälpmedlet ska vara gjort innan registrering, när rapporten är skickad går den inte att återkalla. Varje verksamhet beslutar vem som får registrera svinn, det är viktigt att säkerställa rutinerna lokalt. 2 (6)

3 Enligt representanter i kundforum kan det finnas köpprodukter som inte kan avregistreras på vanligt sätt, dessa produkter ska felrapporteras. Vid frågor och oklarheter, kontakta kundtjänst. Instruktion för svinnrapportering finns på kundwebben, se länk: iii) Då systemet för svinnrapportering kom igång sent under 2011 kommer Hjälpmedelscentralen inte att fakturera rapporterat svinn för iv) Fråga ifrån kundforum rörande svinn som handlar om gränsdragning mellan kund, leverantör och brukare. Registrering av förekommet hjälpmedel är en relation mellan kund och leverantör. Kunderna svarar sedan för relationen mot brukaren.. Mer information finns i dokumentet Skadat eller förlorat hjälpmedel - en vägledning för förskrivare och kostnadsansvariga se länk: b) Felrapportering, förbättringsområde, fortsatt arbete Måns Ottertun och Lena Karlssonredovisar en sammanställning av inkomna felrapporter. i) Felrapporter gällande leveranssäkerhet har minskat, flest felrapporter nu på tillbakalämnade men ej avregistrerade hjälpmedel. Hämtorder och returtagning är ett förbättringsområde med stor potential att förbättras. ii) Viktigt att felrapporter registreras i rätt kategori för snabb handläggning och för uppföljning av avtal och statistik. iii) Många felrapporter beror på att hjälpmedelstekniker fått felaktigt eller inte korrekt ifyllda arbetsordrar och ett förbättringsområde är att förskrivarna blir bättre på att fylla i arbetsordrarna. Websesamgruppen arbetar också med att förenkla arbetsordern, det ska vara lätt att göra rätt! iv) Fråga från representant i kundforum om felrapporter går att följa per kund på samma sätt som svinnrapporterna, men det är inte möjligt i systemet eller kravställt av kund. v) Ny instruktion för hur man begär kredit i samband med felrapport kommer under v10. c) Montering och installation, förtydligande av arbetsrutiner vid beställning Christian Ahlborg förtydligar av rutiner vid beställning, montering och installation, se bifogat bildmaterial. 4. Information kundsamordnare i) Ett extra Kundforum kommer att genomföras den 16 mars där resultatet av utvärderingen som gjorts av Ernst & Young kommer att redovisas. ii) Utredning Friare val av hjälpmedel, betänkande kom i december 2011 och remiss är nu ute i VG-regionen och sex av kommunerna i Västra Götaland. Läs gärna betänkandet, Hjälpmedel ökad delaktighet och valfrihet SOU 2011:77 iii) När kunderna önskar specifika systemförändringar i Websesam ska blanketten för Kundspecifik förfrågan om systemändring användas. Information om ansökan och blankett finns på Kundwebben/Websesam/Nyregistrering och ändringar. 3 (6)

4 4) Information och redovisning, beredningsgrupper a) Beredningsgruppen kundforum i) Tomas Andersson sammanfattade den uppföljning av kundforums arbetsformer som gjorts och presenterade beredningsgruppens förslag till komplettering av planeringscykeln Kundforum beslutar att: Godkänna kompletteringen av planeringscykeln. ii) Solveig Landström redogjorde för träff med HMC:s utbildningsrepresentanter, kundsamordnare och representant från beredningsgruppen. iii) Kundforum diskuterar frågan som kom upp under (punkt 2e) gällande utbildning av förskrivare i att fylla i arbetsordrar diskuterades. Vad tycker kundforums representanter? Kundforum konstaterar att det finns ca 5000 förskrivare och det är olika förutsättningar i olika verksamheter så olika behov kan finnas. Behovet att förbättra sig finns dock överallt. Kundforum tycker att: Tydlig och enhetlig information är viktig, som är känd av både kunder och leverantör. Informationen kan och bör finnas i flera olika former. Kundtjänst ska vara en resurs vid osäkerheter vid ifyllandet av arbetsordrar. Bra om det tas fram ett Nyhetsbrev, informationsmaterial. b) Beredningsgruppen sortiment i) Information om pågående diskussioner kring förändrat arbetssätt för sortimentgruppsarbetet, produktgrupp 04. ii) Bosse Zetterlund presenterade en processbeskrivning över sortimentgruppernas arbetssätt från funktionskrav till produkt i sortiment. Beredningsgruppen kommer att komplettera bilden med en förklarande text, materialet kan ses som en arbetsbeskrivning för sortimentsgruppsdeltagarna. Materialet kommer att publiceras på webben. iii) Förslag till två informationsbrev(skickades med inbjudan till kundforum), ett till verksamhetschef och ett till förskrivare, har tagits fram inför att man ska utse nya sortimentsgruppsdeltagare. Kommentarer till informationsbreven från Kundforum: Behöver kompletteras med information om att man får ökad produktkunskap inom aktuellt område, alltså ger en kompetenshöjning till deltagaren. Vid rekrytering av nya sortimentsgruppsdeltagare är det viktigt att ange hur mycket tid uppdraget beräkna att ta i anspråk. iv) Förslag om att införa glidlakan med vätskespärr i sortiment från 1 april. Kundforum beslutar att: Godkänna beredningsgruppens förslag. v) Sverker Andersson presenterar processen för hur produkter tas in och ut ur sortiment, bildmaterial bifogas anteckningarna. Beredningsgruppen sortiment och Uppdateringsgruppen samarbetar kring dessa frågor då det kan vara förändringar i sortimentet eller i handboken som är orsaken till förändringar av sortimentet. vi) Jeanette Rehn gjorde ett förtydligande gällande Multi Comai, en programvara som är köphjälpmedel(ca 9300 kr) med enpersonslicens, som inte kan återanvändas. Nu finns möjlighet att hyra från HMC(dygnshyra) en kortare tid innan förskrivning. Finns även möjlighet till provlicens om brukaren redan har en egen smartphone med android operativsystem. Test sker via konsulent. 4 (6)

5 c) Beredningsgruppen websesam i) Release 2:16, information finns i Nyheter i websesam Varukorgen Kommer nu att testas i några verksamheter och ska utvärderas innan funktionaliteten släpps på för alla kunder. Bifoga dokument Utprovningsprotokoll kommer att kunna bifogas i websesam med kundorder efter 1 april. Detta gör det enklare och tydligare att hålla samman beställningen, mer information kommer. ii) Redovisning av genomförda anpassningar 2011, bifogas anteckningarna. Faktureringar 2012 för websesam, underlag med förklarande text skicka till kundforums representanter. iii) Uppdaterad manual för e-faktura finns i websesam. iv) Den interaktiva utbildningen i websesam kommer att revideras, finns med i beredningsgruppens planering för d) Beredningsgruppen avtal i) Nya Chrystal Report ska fungera från 1 april enligt uppgift från VGR-IT. Kundspecifika lösenord gäller, för ansökan se anteckningar från Kundforum nov ii) Beredningsgruppen arbetar för att förbättra kategoriseringen av felrapporter för att kunna mäta leveranskvalitet. Det är viktigt att felrapporter skrivs vid brister i leveranskvalitet, exempelvis trasig produkt. 5. Tema, fördjupning av statistik och rapporter Jeanette Rehn och Mia Isacsson berättar om vilka rapporter som finns samt hur de olika rapporterna kan användas för uppföljning i verksamheten. Man berättade också om den nya plattformen för CR som har många fördelar jämfört med nuvarande plattform, den är enklare, snabbare, svenska begrepp, har manual och support. Manual kommer att skickas ut till kundforums representanter samt läggas på kundwebben. Se bifogat bildmaterial. 6. Övriga frågor Skicka gärna in frågor till kundforum, detta görs enklast via kundwebben. 7. Avslutning Kundforums nästa möte blir den 31 maj Sekreterare: Theres Karlsson 5 (6)

6 6 (6)