Sammanträdesprotokoll. Styrelsesammanträde för Sundsvall Oljehamn AB den 24 oktober /2017. Sid nr

Transkript

1 Sammanträdesdatum Sammanträde nr /2017 Styrelsesammanträde för Sundsvall Oljehamn AB den 24 oktober 2017 Sid nr 67 Sammanträdets öppnande och justering Godkännande av dagordning Föregående protokoll MRP med plan för Internkontrollrapport Internkontrollplan Ny logotyp samt nytt firmanamn för SOHAB i KF/KS/SBAB som berör Sundsvall Oljehamn AB Uppföljning av styrelsens beslut Allmän information om driften i hamnen Övriga frågor Nästa sammanträde Avslutning... 9

2 / Tid Kl Plats Rosa Huset, Tunadalshamnen Styrelseledamöter Anita Bdioui Ordförande Jan-Olov Lampinen Vice ordförande Desislava Cvetkova Ledamot Gunilla Molin Ledamot Frånvarande ledamöter Kent-Ove Ulander Ersättare Lars Holmgren Ersättare Revisorer Thomas Jäärf Lekmannarevisor, deltar Lena Brunzell Lekmannarevisor, ersättare, deltar ej Charlotte Bouvin Auktoriserad revisor, Ernst & Young AB, deltar ej Tjänstemän Anders Nordström VD Ing-Marie Alm Ekonom Frånvarande Håkan Persson Teknik- och logistikchef Protokollet omfar Justeras Anita Bdioui Ordförande Gunilla Molin Justerare Ing-Marie Alm Sekreterare

3 / Sammanträdets öppnande och justering Ordförande hälsar alla välkomna och förklarar dagens sammanträde öppnat. Gunilla Molin utses tillsammans med ordföranden Anita Bdioui justera dagens protokoll. 68 Godkännande av dagordning godkänna utsänd dagordning sunderlag Kallelse/Ärendelista Föregående protokoll godkänna och lägga nedanstående protokoll till handlingarna. sunderlag Protokoll sammanträde

4 / SOHAB MRP med plan för fastställa bolagets förslag till MRP med plan för och investeringsunderlag överlämna det fastställda budgetförslaget till Stadsbacken AB Sammanfning MRP visar inte på några större förändringar i genomslag eller drift, förutom behovet av åtgärda oljehamnskajen som är den stora utmaningen under perioden. Överläggning VD informerar om investeringar under perioden. Investeringen av kajanläggningen i Oljehamnen planeras utföras i mitten av MRPperioden. Det finns även renoveringsbehov av cementakajen. Under 2018 kommer utredningar göras för få fördjupad kunskap om arbetsmetoder och kostnader för dessa arbeten. enligt förslag. sunderlag PM MRP med plan för , daterad Rapport till Stadsbacken AB, daterad

5 / SOHAB Internkontrollrapport 2017 godkänna redovisad internkontrollrapport för 2017 och uppdra till VD skicka internkontrollrapporten till Stadsbacken AB för handläggning Sammanfning I syfte säkerställa SOHAB:s arbetsrutiner, policys och processer är fullgoda och efterlevs samt lagar följs skall en intern löpande uppföljning göras regelbundet. En granskningsrapport upprättas årligen som innehåller såväl internkontrollplanens fokusområden som vid behov förslag på åtgärder för förbättring av bolagets rutiner. Utifrån planen för 2017 har följande områden kontrollerats: Hantering av sker och avgifter Granskning av leverantörsfakturor Uppföljning av entreprenadverksamhet Överläggning enligt förslag sunderlag PM Internkontrollrapport 2017 SOHAB Självdeklaration, daterad

6 / SOHAB Internkontrollplan 2018 godkänna föreslagen internkontrollplan för 2018 Sammanfning I syfte säkerställa SOHAB:s arbetsrutiner, policys och processer är fullgoda och efterlevs samt lagar följs skall en intern löpande uppföljning göras regelbundet. Planen ska följas upp i samband med tertialrapporterna 1 och 2, samt en helårsrapport i november. För 2018 ligger fokus på följande punkter: Hantering av sker och avgifter Granskning av leverantörsfakturor Arbetarskyddsfrågor Överläggning enligt förslag. sunderlag PM Internkontrollplan 2018 SOHAB

7 / SOHAB Ny logotyp samt nytt firmanamn för SOHAB punkten behandlas som en informationspunkt samt frågan återupptas under 2018 Sammanfning Logotypen för Sundsvall Oljehamn har varit med i ett antal år och behöver moderniseras. Dagens bränslen som hanteras i oljehamnen är inte bara oljebaserade utan också olika typer av biobränslen och därför är det bättre byta logotyp samt namn till Sundsvall Energihamn AB. Fortsättningsvis är det tänkt SHAB och SOHAB har gemensam hemsida. Överläggning Diskussioner förs om förändring av logotypen samt bolagsnamnet. Styrelsen anser det är viktigt marknadsföra bolaget med rätt namn och logotyp men frågan behöver diskuteras vidare. punkten behandlas som en informationspunkt samt frågan återupptas senare under sunderlag PM Förslag på ny logotyp och företagsnamn för Sundsvall Oljehamn AB

8 / SOHAB i KF/KS/SBAB som berör Sundsvall Oljehamn AB Ärendet utgår SOHAB Uppföljning av styrelsens beslut Ärendet utgår

9 / SOHAB Allmän information om driften i hamnen godkänna och lägga informationen till handlingarna. Sammanfning VD informerade om återställning av järnvägen in till oljehamnen kommer ske under Med anledning av det eventuella nya kubal järnvägsspåret mot centralstationen så kan bolaget komma påverkas ekonomiskt gällande den trafikeringsavgift bolaget idag har mot Green Cargo. Bolaget kommer föra diskussioner med kommunen angående detta ärende. sunderlag Muntlig föredragning av VD

10 / Övriga frågor Inga övriga frågor idag. 78 Nästa sammanträde Datum & Tid: , kl Plats: 79 Avslutning Rosa Huset, Tunadalshamnen Ordföranden tackar för visat intresse och avslutar därmed sammanträdet.