Nybro kommuns bolagspolicy och ägardirektiv för direkt och indirekt ägda bolag

Transkript

1 1 (39) Nybro kommuns bolagspolicy och ägardirektiv för direkt och indirekt ägda bolag Antagen av kommunfullmäktige den 28 november 2011, 272

2 2 (39) BOLAGSPOLICY BAKGRUND SYFTET MED ÄGANDET Allmänt Bolagsformen Formell och informell styrning Upphandling KOMMUNFULLMÄKTIGES ROLL Tillsättande av styrelse Beslutande om revisor och lekmannarevisor Utfärdande av ägardirektiv Rapporteringskrav KOMMUNSTYRELSENS ROLL DELÄGDA BOLAG REVISORER OCH LEKMANNAREVISORER UPPDRAG Bolagens verksamhet Finansiell samverkan Utdelning och koncernbidrag Bolagens skyldigheter enligt kommunallagen Bolagens skyldigheter gentemot Nybro kommun BOLAGSSTÄMMA BOLAGSSTYRELSE Årlig utvärdering Styrelsens ledamöter Styrelsens ordförande Styrelsens arbetsformer Tillsättande av verkställande direktör VERKSTÄLLANDE DIREKTÖREN MODERBOLAGETS ANSVAR Koncernstaben BOLAGSSPECIFIKA ÄGARDIREKTIV BAKGRUND UPPDRAGET Ekonomiska utgångspunkter ÄGARDIREKTIV FÖR AB NYBRO BRUNN (ABNB) BAKGRUND UPPDRAGET Långsiktig avkastning och soliditet ÄGARDIREKTIV FÖR NYBRO BOSTADSAKTIEBOLAG (NBAB) BAKGRUND UPPDRAGET Långsiktig avkastning och soliditet ÄGARDIREKTIV FÖR NYBRO ELNÄT AB (NLAB) BAKGRUND UPPDRAGET Långsiktig avkastning och soliditet ÄGARDIREKTIV FÖR NYBRO ENERGI AB (NEAB) BAKGRUND UPPDRAGET Långsiktig avkastning och soliditet ÄGARDIREKTIV FÖR NYBRO VÄRMECENTRAL AB (NVAB) BAKGRUND... 23

3 3 (39) UPPDRAGET Långsiktig avkastning och soliditet AKTUELLA LAGPARAGRAFER KOMMUNALLAGEN KAP. Kommunernas och landstingens befogenheter KAP Kommunernas och landstingens organisation och verksamhetsformer KAP Styrelsen och övriga nämnder KAP Ekonomisk förvaltning KAP Revision AKTIEBOLAGSLAGEN KAP. Bolagets ledning kap. Allmän och särskild granskning... 34

4 4 (39) BOLAGSPOLICY Nybro kommuns Bolagspolicy utgör värdegrund för kommunens ägande av bolag. 1. Bakgrund Bolagen är organ för kommunal verksamhet. Bolagen står i sin verksamhet under kommunstyrelsens uppsikt och har att följa av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsens utfärdade direktiv för verksamheten. Förutom genom lag och författning regleras bolagets verksamhet och förhållande till kommunen genom gällande bolagsordning, gällande ägardirektiv eller av kommunen utfärdade särskilda direktiv, bolagspolicy samt förekommande avtal mellan kommunen och bolagen. De kommunala bolagen är instrument för kommunens verksamhet. Kommunen bär det politiska ansvaret för dem och också det ekonomiska ansvaret i vart fall i politisk bemärkelse. Vid utnyttjandet av privaträttsliga organisationsformer är det viktigt att de kommunaldemokratiska värdena inte eftersätts. Ett sätt att motverka detta är att skapa en organisation där kommunens överordnade roll tydligt är markerad och där kommunen också utövar en faktisk och engagerad ägarledning. En av kommunfullmäktige fastlagd, klar och entydig bolagspolicy bidrar till att skapa de bästa förutsättningarna för att uppnå sådana mål. Bolagspolicyn kan komma att behöva omprövas och eventuellt justeras i anledning av ändrad lagstiftning och andra ändrade förhållanden. 2. Syftet med ägandet 2.1 Allmänt Kommunen äger bolag och bedriver företagsverksamhet för att förverkliga kommunala ändamål. Verksamheten syftar ytterst till att skapa nytta för kommunen och medborgarna. Allmänhetens intresse av insyn i bolag, i vilka kommunen har ett bestämmande inflytande, tillgodoses genom att offentlighetsprincipen även gäller dessa (1 kap. 9 sekretesslagen). Bolagsordningen innehåller paragrafer om det kommunala föremålet och ändamålet. Ägardirektiven kompletterar bolagsordningen. 2.2 Bolagsformen Kommunen driver olika verksamheter i bolagsform. De bärande skälen till detta är att verksamheten bedrivs på en konkurrensutsatt, kommersiell marknad och/eller att bolagsformen är en lämplig form vid samverkan med andra privata, kommunala eller regionala intressenter. Bolagets ekonomi är tydligt avgränsad från kommunens. Målet är att bolagen ska bedriva sin verksamhet ekonomiskt självbärande utan kommunala bidrag. Undantag kan vara bolag där andra skäl än ekonomiska ligger till grund för att bedriva verksamheten i bolagsform.

5 5 (39) 2.3 Bolagen ingår i koncernen Med koncern menas i denna Bolagspolicy alla aktiebolag där kommunen äger andel. I vilken utsträckning policyn kan tillämpas beror på storleken på ägandet, verksamhetens art och omständigheterna i övrigt. Målsättningen för verksamheten inom Nybro kommuns totala organisation kommunal förvaltning och bolag ska vara att tillgodose intressen som gagnar organisationen i sin helhet samt främjar kommunens utveckling. Kommunstyrelsens uppdrag att samordna kommunens och bolagens verksamhet ska därför efterföljas. De demokratiska och rättsliga spelregler som gäller för kommunen ska gälla även för bolagen så långt det är möjligt och kommunens arkivreglemente ska tillämpas. Bolagsverksamheten ska samordnas med kommunens övriga verksamheter när så är möjligt för mesta möjliga nytta för medborgarna. 2.4 Formell och informell styrning Den formella styrningen i bolagsordning och ägardirektiv är inte tillräcklig för ett aktivt ägarskap. Det krävs också informell styrning i form av samråd och dialog mellan kommunen och bolagen. Kommunen och bolagen ska i synnerhet samråda för att identifiera frågor som kan vara av principiell beskaffenhet eller annars större vikt på lång och kort sikt. 2.5 Upphandling För kommunen och de kommunala bolagen gäller lagen om offentlig upphandling samt LUF lagen om upphandling inom vatten, energi, transporter och posttjänster Upphandling ska samordnas inom koncernen när det finns ekonomiska fördelar. 3. Kommunfullmäktiges roll Nybro kommun, genom kommunfullmäktige, är ägare av kommunens bolag. Ansvaret för kommunens bolagsstyrning ligger ytterst i kommunfullmäktige. Enligt 3 kap. 17 KomL fastställer kommunfullmäktige ändamålet med bolagets verksamhet samt utser samtliga styrelseledamöter i direkt och indirekt ägda bolag. Vidare ska kommunfullmäktige ta ställning innan sådana beslut i verksamheten, som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt, fattas. Kommunfullmäktige delegerar frågor som inte är av principiell beskaffenhet eller annars större vikt till kommunstyrelsen. Kommunfullmäktigeledamot har rätt att närvara vid bolagsstämmor i direkt och indirekt helägda bolag samt har rätt att, inom ramen för den upplysningsplikt som åligger bolagsstyrelsen och VD, ställa frågor. 3.1 Tillsättande av styrelse Styrelseledamöterna (och ersättarna) ska utses av kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige kan välja mellan: En styrelse med representanter från de politiska partierna. En styrelse med såväl representanter från de politiska partierna som tjänstemän (alternativt andra ledamöter som ytterligare tillför branschkompetens eller annan fackkompetens) eller En styrelse enbart bestående av tjänstemän (alternativt andra ledamöter).

6 6 (39) När kommunfullmäktige beslutat att en styrelse ska bestå av tjänstemän inhämtas förslag från kommunchefen. Därefter utser kommunfullmäktige styrelse ledamöterna (och ersättarna). Val av styrelseledamöter (och ersättare) avser både moderbolag och dotterbolag i kommunens underkoncerner. Arvode till förtroendevalda fastställs av kommunfullmäktige och framgår av Bestämmelse om ersättning till förtroendevalda. Någon särskild ersättning till tjänsteman för styrelsearbete betalas inte ut. 3.2 Beslutande om revisor och lekmannarevisor Kommunrevisionen är kommunfullmäktiges organ för granskning av all verksamhet i kommunen, vilket inkluderar bolagen. Enligt 9 kap. 9 KomL genomför lekmannarevisorn granskningen. Av 3 kap. 17 KomL följer att kommunfullmäktige ska utse lekmannarevisorer. Lekmannarevisorns uppgifter framgår av 10 kap. aktiebolagslagen (ABL). Arvode till lekmannarevisorn följer regelverket för arvoden till förtroendevalda. Lekmannarevisorerna ska årligen lämna granskningsrapport till bolagsstämman och kommunfullmäktige. I en gemensam upphandling ansvarar kommunrevisionen för upphandling av sakkunnigt biträde till lekmannarevisorerna och för upphandling av auktoriserad revisor för lagstadgad revision. 3.3 Utfärdande av ägardirektiv Nybro kommuns roll som aktiv ägare innebär bland annat att löpande utvärdera verksamheten och verksamhetsformen, bolagens strategier och mål, hur dessa överensstämmer med kommunens övriga verksamhet samt hur bolagsverksamheten sköts av bolagsstyrelse och bolagsledning. För att det ska finnas skäl att bedriva bolagsverksamhet krävs att verksamheten, tillsammans med kommunens övriga verksamhet, direkt eller indirekt skapar nytta för medborgarna. Det är därför naturligt att bolagsverksamheten ska samordnas med kommunens övriga verksamhet så långt det är möjligt och lämpligt. Ägardirektivets syfte är att möjliggöra en aktiv styrning av bolagen samt underlätta för kommunen att följa verksamheten. Kommunfullmäktige utfärdar ägardirektiv som gäller tills vidare. När förutsättningarna för bolagets verksamhet märkbart förändras måste ägardirektiven ses över. Avrapportering enligt ägardirektiv ska ske i särskilt avsnitt i förvaltningsberättelsen i årsredovisningen. Ägardirektiven ska innehålla vilka särskilda uppgifter bolaget har att lösa och vilka restriktioner i verksamheten som ägaren vill ange. Direktiven ska innehålla en konkretisering av verksamhetsmål i kvantitativa och kvalitativa termer. Ägardirektiven ska vara enkla, tydliga och inte alltför detaljerade. Direktiven ska upprättas i samråd med bolagen för att de ska kunna ta ansvar för de uppgifter som i samförstånd lagts på dem.

7 7 (39) 3.4 Utfärdande av ombudsinstruktion Kommunfullmäktige utser ombud och utfärdar ombudsinstruktion inför årsstämmorna i de helägda dotterbolagen. Kommunfullmäktige delegerar till kommunstyrelsen att utse ombud och utfärda ombudsinstruktioner inför övriga bolagsstämmor (årsstämmor och extra bolagsstämmor) som inte innehåller ärenden av principiell beskaffenhet eller annars större vikt. Instruktionen ska omfatta hur ombudet ska rösta i på stämman förekommande ärenden. 3.5 Rapporteringskrav Kommunfullmäktige delegerar till kommunstyrelsen att ansvara för att bolagen känner till vilka rapporteringskrav som gäller för bolagen och vilka tidplaner och dylikt som ska följas. 4. Kommunstyrelsens roll Av 6 kap. 1 KomL framgår att kommunstyrelsen har ett ansvar att fortlöpande följa kommunens verksamhet. Detta innebär att kommunstyrelsen även ska ha en överblick och kontroll över bolagens verksamhet, den så kallade uppsiktsplikten. Uppsikt innebär att hålla sig informerad om bolagens förhållanden i olika avseenden samt att bedöma hur bolagen i dessa avseende förhåller sig till styrande dokument och dylikt. Kommunstyrelsen ska årligen skriftligt rapportera till kommunfullmäktige hur uppsiktsplikten har utövats. Ägarfrågor som inte är av principiell betydelse eller annars större vikt delegeras till kommunstyrelsen. 5. Delägda bolag Bolagspolicyn ska tillämpas i tillämpliga delar i delägda bolag. Vad som är tillämpliga delar ska avgöras utifrån ägarförhållanden, verksamhetens art och omständigheterna i övrigt. I bolag som ägs gemensamt av flera kommuner ska policyn tillämpas på det sätt som ägarna kommer överens om. Vad gäller av kommunen delägda bolag ska, med beaktande av 3 kap. 18 KomL, så långt som möjligt kommunens inflytande som delägare säkerställas genom aktieägaroch konsortialavtal. Konsortialavtal är ett samarbetsavtal som kan (men måste inte) ligga till grund för ett konsortium, det vill säga en sammanslutning av aktörer som samverkar för ett visst ändamål. 6. Revisorer och lekmannarevisorer Bolagets revisor ska i den utsträckning som följer av god redovisningssed granska räkenskaperna och styrelsens och verkställande direktörens förvaltning. Bolagets lekmannarevisor ska i den utsträckning som följer av god sed för lekmannarevisorer granska om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och om bolagets interna kontroll är tillräcklig. Kostnader för revisionsinsatser belastar bolagen i enlighet med det kommunala revisionsreglementet.

8 8 (39) Gemensamma ägardirektiv Bolagspolicyn kompletteras av Gemensamma ägardirektiv, som ger en grund för styrningen av alla kommunens helägda bolag. Detta ägardirektiv ska antas av respektive bolagsstämma i kommunens direkt och indirekt ägda bolag. Det ankommer på bolagets styrelse och verkställande direktör att följa detta och övriga av kommunen utfärdade ägardirektiv. I detta ägardirektiv tydliggörs det allmänna uppdraget samt ansvar och roller mellan kommunen och bolagen. 1. Uppdrag 1.1 Bolagens verksamhet Nybro kommuns bolag ska enskilt och gemensamt verka för att Nybro är en attraktiv kommun utifrån kommunfullmäktigens fastställda Visions- & måldokument, det vill säga att Nybro är en attraktiv kommun att bo, leva och verka i (se bilaga). Bolagen ska t ex bidra till tillväxt, ökat inflyttarnetto, ökad sysselsättning och minskad segregation. Bolagen ska drivas affärsmässigt under iakttagande av det kommunala ändamålet med verksamheten. Det innebär att bolagen alltid ska utgå från vad som är långsiktigt bäst för bolaget, med de begränsningar och förutsättningar, regler och normer som gäller för respektive sektor. Det innebär vidare att bolagen inte ska få några särskilda fördelar som gynnar dem ekonomiskt i förhållande till privata konkurrenter. I den mån det är tillämpligt gäller självkostnadsprincip, likställighetsprincip och lokaliseringsprincip. Självkostnadsprincipen Bolagen ska vid sin prissättning räkna med samtliga kostnader som vid normal affärsmässig drift är motiverade ur företagsekonomisk synvinkel. Det innebär att relevanta interna och kalkylerade kostnader ska ingå. I självkostnaden ska också ingå kapitalkostnader samt skälig avkastning på det egna kapitalet. Likställighetsprincipen Bolagen ska behandla de kunder som är kommunmedlemmar lika, om det inte finns sakliga skäl för annat. Lokaliseringsprincipen Bolagen ska endast bedriva verksamhet inom det geografiska området Nybro kommun. Eventuella undantag framgår av de särskilda ägardirektiven. 1.2 Finansiell samverkan Kommunfullmäktige har fastställt finanspolicy för kommunen och dess bolag. De gemensamma reglerna anger att samtliga bolag ska fastställa en egen finanspolicy inom ramen för de gemensamma reglerna. 1.3 Utdelning och koncernbidrag Nybro kommun erhåller inget koncernbidrag från de rörelsedrivande bolagen. Dessa lämnar i stället sådant bidrag eller utdelning till moderbolaget Nybro Kommunbolag AB.

9 9 (39) Styrelsen för Nybro Kommunbolag AB beslutar om de utdelningar eller koncernbidrag som dessa bolag ska lämna samt de ägartillskott dotterbolagen ska erhålla. Moderbolaget beslutar även om skattemässiga dispositioner mellan bolagen inom bolagskoncernen. I vissa bolag finns speciallagstiftning som reglerar frågan om utdelning och koncernbidrag. 1.4 Bolagens skyldigheter enligt kommunallagen Kommunens helägda bolag är bundna av de kommunalrättsliga principerna som framgår av 2 kap. och 8 kap. 3 c KomL om inte annat följer av lag. Bolagsstyrelsen har en skyldighet att se till att kommunfullmäktiges ställningstagande inhämtas i frågor av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt (3 kap. 17 KomL). Varje ärendes karaktär ska prövas av bolagsstyrelsen. Exempel på frågor av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt: ändring av bolagsordningen, innebärande exempelvis ändring av ändamålet för bolagets verksamhet eller där det framgår att kommunfullmäktige beslutar, förändringar av aktiekapitalet, fusion av företag, förvärv eller bildande av indirekt ägda bolag, förvärv eller försäljning av fastighet eller annan egendom av sådan omfattning att det påverkar bolagets långsiktiga ekonomi, införande och ändring av avgiftstaxor inom områden som inte är undantagna de kommunala kompetensreglerna, strategiska investeringar som innebär ny inriktning för bolaget eller start av verksamhet inom nytt affärs- eller verksamhetsområde, större investeringar som väsentligt påverkar kommunens ekonomi och/eller medför risk för kommunen. 1.5 Bolagens skyldigheter gentemot Nybro kommun A. Det åligger bolaget att utan dröjsmål tillse att följande handlingar kommer Nybro kommun tillhanda: - protokoll samt underlag från bolagsstämma och styrelsemöten (publiceras samtidigt på - bolagets årsredovisning ( - revisionsberättelse, - affärsplan, - övriga av kommunen begärda handlingar. B. Bolagsstyrelsen är skyldig att förhålla sig till av kommunfullmäktige beslutade anvisningar och riktlinjer m m som berör bolagets verksamhet. Exempelvis ska bolaget i sin verksamhet ta hänsyn till av kommunfullmäktige beslutad budget. T ex borgensåtaganden, koncernövergripande mål etc. C. Bolagen ska årligen, sedan bolagets årsredovisning och revisionsberättelse tillställts kommunstyrelsen genom ordförande och verkställande direktör vid sammanträde med kommunfullmäktige, besvara frågor om bolagets verksamhet.

10 10 (39) D. Bolagen ska löpande via moderbolaget samråda med kommunstyrelsen för att lämna förslag eller diskutera projekt som kan vara viktiga för kommunens samlade utveckling, så kallad Kommunnytta. Vid sådant samråd ska även förslag redovisas som eventuellt är affärsmässigt osäkra. 2. Bolagsstämma Bolagsstämma är ett forum för bolagets ägare att utöva formell ägarstyrning. Med bolagsstämma avses både ordinarie bolagsstämma (årsstämma) och extra bolagsstämma. Ägardirektiv till styrelsen ska aktualiseras årligen på årsstämman och revideras vid behov på extra bolagsstämma. Styrelseledamöterna och ersättarna ska anmälas på bolagsstämman. Bolagets revisor ska utses på bolagsstämman. Lekmannarevisorerna anmäls på bolagsstämman. Bolagets ägare representeras på bolagsstämman av ett ombud. Stämman är öppen för kommunfullmäktiges ledamöter. Bolagsstämmorna för kommunens helägda bolag ska så långt det är möjligt genomföras samordnat under en och samma dag. Hänsyn bör tas till tidigare etablerade traditioner i den utsträckning det är möjligt. 3. Bolagsstyrelse Styrelsens huvudsakliga uppgifter är att fastställa strategin för bolagets verksamhet, säkerställa att bolaget har en effektiv ledning, följa upp och kontrollera verkställande direktörens förvaltning, se till att kommunfullmäktige får ta ställning innan beslut fattas i bolaget i ärenden av principiell beskaffenhet eller annars större vikt samt se till att bolagets aktieägare och omvärld informeras om bolagets utveckling och ekonomiska situation. Styrelsen ska också se till att det finns tillfredsställande kontroll av att bolaget följer de regler som gäller för bolagets verksamhet. 3.1 Årlig utvärdering I enlighet med Principer för styrning av kommun- och landstingsägda bolag (SKL 2006) ska styrelsen årligen utvärdera sitt eget arbete. Utvärderingen ska minst omfatta om bolagsstyrelsen saknar någon kompetens för att kunna utföra sina uppgifter, om dess arbetsformer fungerar och om den är organiserad på lämpligt sätt när det gäller eventuell arbetsfördelning. Om bolagsstyrelsen kommer fram till att det finns brister som behöver åtgärdas ska bolagsstyrelsen åtgärda bristerna eller underrätta kommunen (presidiedelegationen) om dessa. Bolagsstyrelsen ska årligen utvärdera verkställande direktörens insatser, varvid endast styrelseledamöterna ska närvara. Bolagsstyrelsen ska tillse att bolaget har en god intern kontroll och fortlöpande hålla sig informerad om och utvärdera hur bolagets system för intern kontroll fungerar. Bolagsstyrelsen ska årligen upprätta en plan för internkontrollen i bolaget. I denna ska bolagsstyrelsen bland annat dokumentera på vilket sätt bolagsstyrelsen säkerställer att: ändamålsenlig verksamhet bedrivs och ekonomiskt tillfredsställande resultat uppnås i bolaget,

11 11 (39) bolagets organisation är ändamålsenlig, kvaliteten i rapporteringen om verksamhet och ekonomi och intern kontroll upprätthålls, bedömning och uppföljning av bolagets risker sker, beslutad Finanspolicy efterlevs. Respektive moderbolags styrelse i direkt och indirekt ägda bolag ska lämna förslag till kommunchefen på styrelseledamöter i bolagsstyrelser där ledamöterna tillsätts på andra grunder än politisk tillhörighet. 3.2 Styrelsens ledamöter Ledamot är, enligt ABL, skyldig att ägna den tid och omsorg som krävs för att på bästa sätt tillvarata bolagets intresse. 3.3 Styrelsens ordförande Styrelsens ordförande ska se till att styrelsens arbete bedrivs effektivt och att styrelsen fullgör sina åligganden. Styrelsens ordförande ska efter samråd med verkställande direktören fastställa förslag till dagordning för styrelsens sammanträden samt se till att dessa är väl förberedda och genomförs effektivt. 3.4 Styrelsens arbetsformer Bolagsstyrelsens ansvar för bolagets organisation och arbetsfördelning dels inom bolagsstyrelsen, dels mellan bolagsstyrelse och verkställande direktör framgår av 8 kap. 4-7 ABL. Det åligger styrelsen att vid varje konstituerande möte fastställa: Styrelsens arbetsordning. VD-instruktion som reglerar bland annat befogenheten att ensam teckna bolagets firma endast i löpande förvaltning enligt aktiebolagslagen. Rapporteringsinstruktion. Dessa ska vara anpassade till bolagets förhållanden och vara så tydliga, utförliga och konkreta att de kan tjäna som styrdokument för styrelsens arbete. 3.5 Tillsättande av verkställande direktör Styrelsen ska utse och entlediga verkställande direktören efter samråd med moderbolagets styrelse och kommunchefen. Styrelsen fastställer lön och övriga förmåner för verkställande direktören. 4. Verkställande direktören Verkställande direktören är skyldig att ägna uppdraget den tid och omsorg som krävs för att på bästa sätt tillvarata bolagets intresse. Verkställande direktören ska verka för att kommunens ändamål med verksamheten så som de kommer till uttryck i bolagsordningen, ägardirektiv och styrelsebeslut förverkligas.

12 12 (39) Verkställande direktören ska sköta den löpande förvaltningen enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar samt se till att bolagets bokföring och medelsförvaltning sköts på ett betryggande sätt. Verkställande direktören ansvarar för att styrelsen får den samt det underlag i övrigt som styrelsen behöver för sitt arbete. Verkställande direktören ansvarar för att Bolagsverkets uppgifter om bolaget är uppdaterade samt att lagstadgade skatter och avgifter redovisas. 5. Moderbolagets ansvar Nybro Kommunbolag AB ska utöva ägarstyrning av bolagen i koncernen på uppdrag av kommunfullmäktige/kommunstyrelsen i syfte att uppnå optimalt resursutnyttjande i de kommunägda bolagen i samverkan med kommunen. Moderbolaget ska även genomföra ägardialoger, ansvara för koncernens övergripande utvecklingsfrågor, svara för strategisk styrning i enlighet med kommunfullmäktiges strategiska plan samt svara för beredning och samordning av ärenden som kräver ägarens godkännande. Bolagen ska lämna flerårsplan, budget och periodbokslut till moderbolaget i enlighet med kommunstyrelsens fastställda tidplan. Bolagen ska vid större avvikelse mot budget och långtidsplan samt andra planer informera moderbolaget. Nybro Kommunbolag AB ska medverka till att verksamheten mellan kommunens bolag organiseras med tydligt kundfokus och i en ändamålsenlig struktur samt utöva ägaransvaret för de kommunägda bolagen i syfte att bland annat uppnå samordning och optimalt resursutnyttjande. 5.1 Koncernstaben Koncernstaben är samma stabsfunktion som biträder kommunstyrelsen i specifika bolagsfrågor. Inom koncernstaben finns särskilt utsedda kontaktpersoner i olika frågor rörande exempelvis utvecklingsfrågor, ekonomi, PA etc. Vid behov utökas koncernstaben om befintlig kompetens anses otillräcklig. För att koncernstaben ska kunna fullgöra sitt beredningsansvar ska kontaktpersonen få tillgång till erforderlig information. För det fall bolaget anser att sekretess föreligger för begärd uppgift ska det särskilt anges i samband med att uppgiften lämnas ut.

13 13 (39) BOLAGSSPECIFIKA ÄGARDIREKTIV Bolagsspecifika ägardirektiv upprättas för helägda bolag. Bolagen har att följa av dessa utfärdade direktiv. Kommunen har antagit ett flertal policys och styrdokument att gälla för dess nämnder och bolag. Bolaget ska tillse att dessa i tillämpliga delar antas att gälla för bolagets verksamhet genom beslut på bolagsstämma. Detta ägardirektiv ska för att äga giltighet antas på bolagsstämma i Bolaget. Kommunfullmäktige kan utfärda kompletterande ägardirektiv i anslutning till budgetbeslut eller i särskild ordning. Även sådant ägardirektiv ska antas på bolagsstämma i Bolaget. Bolagens verksamhet styrs förutom av ägardirektiv, av bolagsordning, anvisningar från kommunstyrelsen såsom anvisningar till delårsbokslut och årsbokslut och den av styrelsen årligen antagna arbetsordningen.

14 14 (39) Ägardirektiv för Nybro Kommunbolag AB (NKAB) Bakgrund I slutet av 2010 bildades det nya holdingbolaget Nybro Kommunbolag AB som ett första led i en omstrukturering av Nybro kommunkoncern. Uppdraget I enlighet med bolagsordningen ska Bolaget som moderbolag i den av Nybro kommun helägda koncernen äga aktier i och företräda Nybro kommuns intressen i Koncernen. Bolaget bedriver verksamhet via koncernens dotterbolag (KF , 272). Bolaget ska säkerställa att de kommunägda bolagen verkar för koncernnytta och att helhetssyn genomsyrar bolagen i kommunkoncernen. Bolaget äger rätt att utfärda ägardirektiv för dotterbolagen i frågor som handlar om operativ och administrativ ägarstyrning. (gäller ej frågor av principiell karaktär). Bolaget ska inhämta och sammanställa ekonomisk information från dotterbolagen med innehåll och periodicitet som beslutas av bolagets styrelse. Ekonomiska utgångspunkter Bolaget har till uppgift att säkerställa att koncernen utnyttjar möjligheterna till resultatutjämningar inom koncernen på ett ekonomiskt rationellt sätt och till största möjliga nytta för Nybro kommun - Kommunnyttan. De kvarvarande tillgångarna kan utnyttjas inom hela kommunkoncernen. Utdelningsnivån fastställs till 50 procent av resultatet efter skatt och ska utdelas till ägaren.

15 15 (39) Ägardirektiv för AB Nybro Brunn (ABNB) Bakgrund 1 januari 2009 överfördes Nybro kommuns verksamheter för näringslivs- och kompetensutvecklingsfrågor till AB Nybro Brunn. Bolaget övertog näringslivsenheten, den kommunala vuxenutbildningen, gymnasieutbildningarna inom Hantverksprogrammet samt projektorganisationen för bland annat DIVA-projektet. Nybro kommun kan genom aktiva åtgärder bidra till en utveckling inom kommunen för befintliga företag, företag som önskar etablera sig samt helt nya företag. AB Nybro Brunn har därvid lag en viktig roll som en del av kommunens näringslivspolitik och som en aktör för att bidra till sysselsättning och arbetstillfällen. Näringslivs- och kompetensutvecklingsfrågor måste även fortsättningsvis hanteras och integreras i den kommunala planeringen. Det sker bland annat genom täta kontakter och samråd med i första hand kommunstyrelsen, samhällsbyggnadsnämnden och barn- och utbildningsnämnden. Uppdraget Bolagets insatser ska leda till individers, organisationers och såväl nya som befintliga företags utveckling och ökad konkurrenskraft genom ständiga förbättringar inom områden såsom infrastruktur, utbildning, miljö, bostäder och service. Bolagets syfte är att i samverkan med andra aktörer tillhandahålla tjänster av offentlig karaktär åt kommuninvånarna i Nybro och i arbetsmarknadsregionen. Bolaget ska genom att lämna ett tydligt bidrag medverka till utveckling, tillväxt och trygghet i arbetsmarknadsregionen. Avsikten med verksamheten i bolaget är bland annat att skapa en sammanhållande och drivande kraft i ett arbete där näringsliv, näringslivsorganisationer, kommun, utbildningsväsende och andra intressenter möts, efterfrågar, skapar och utväxlar utvecklingsresurser. AB Nybro Brunn ska vara ett ledande sydsvenskt centrum för företagande, kompetens och framtidsbranscher inom identifierade tillväxtområden. Verksamhetens övergripande mål är att bidra till ekonomisk tillväxt, hög sysselsättning, utveckling för individen samt ett variationsrikt näringsliv i regionen. AB Nybro Brunn ska vända sig till individer, organisationer och företag som vill och kan växa. Viktiga samarbetspartners står att finna bland: Organisationer (privata såväl som statliga, regionala och kommunala). Högskolor och universitet och andra utbildningsorganisationer. Nätverk (lokala, regionala, nationella såväl som internationella). För att nå de övergripande målen ska AB Nybro Brunn fokusera arbetet till följande områden:

16 16 (39) Det lokala näringslivets tillväxt. Kompetensutveckling. Affärsutveckling. Kluster- och branschutvecklande projekt. Samverkan i olika nätverk. Service och rådgivning. Nyetableringar av strategisk betydelse. En av Bolagets huvudsakliga uppgifter är att erbjuda vuxenutbildning inom Nybro kommun. Bolaget ska inrikta sin verksamhet på grundläggande och gymnasial vuxenutbildning, påbyggnadsutbildningar, kvalificerade yrkesutbildningar och uppdragsutbildningar samt därmed förenlig verksamhet. En annan uppgift består av att tillhandahålla verksamhetslokaler, men även praktiskt stödjande av nyföretagande och underlättande av idéproduktion samt därmed förenlig verksamhet. Bolaget ska även: - stärka och utveckla nätverk, - arbeta utifrån kommunens näringslivspolitik, - svara för samordning av näringslivsutveckling och marknadsföring inom ramen för de kommunala uppdrag som lämnas, - medverka till att företagens långsiktiga konkurrensförmåga stärks, - vara porten in i kommunen för företag som behöver service och vara kommunens ansikte ut mot företagen, - gemensamt med övriga kommunala bolag göra Nybro attraktivt och skapa tillväxt. Bolaget får ingå avtal om samarbete med andra utanför Nybro kommun utan att detta behöver underställas kommunfullmäktige för beslut. Syftet med eventuella samarbeten ska vara att säkerställa kommunfullmäktiges uppdrag till Bolaget enligt detta ägardirektiv. Vid större strategiska investeringar, > kronor, ska bolaget inhämta kommunfullmäktiges yttrande. Vid beredningen av ärendet ska koncernstaben delta. Långsiktig avkastning och soliditet Bolaget ska ha ett långsiktigt resultat, som är 0-2 procent av justerat eget kapital. Bolaget ska ha en långsiktig soliditet på minst 12 procent beräknat på justerat eget kapital. Soliditet = koncernens utgående egna kapital inklusive obeskattade reserver med avdrag för uppskjuten skatteskuld dividerat med balansomslutningen. Bolaget ska följa de beslut om koncernbidrag eller utdelning som årligen fattas av moderbolaget Nybro Kommunbolag AB. Även koncernbidrag för skattemässig samordning och resultatutjämning inom den aktiebolagsrättsliga koncernen kan komma i fråga.

17 17 (39) ÄGARDIREKTIV FÖR NYBRO BOSTADSAKTIEBOLAG (NBAB) Bakgrund Nybro Bostads AB bildades redan 1944 med Nybro Stad som ägare till 80 procent av aktierna, övriga ägare var ett antal privata företag. Den första fastigheten Bokbindaren 1 på Sveavägen uppfördes 1944 för att råda brist på den svåra bostadsbristen som då rådde i Nybro. År 1948 löste Nybro Stad ut de privata ägarna och bolaget blev helägt av Nybro Stad, vilket i samband med kommunsammanslagningen 1968 övergick till att bli Nybro kommun. År 2003 blev Nybro Bostads AB ett helägt dotterbolag till AB Nybro Brunn, som är direkt helägt av Nybro Kommunbolag AB. Uppdraget Bolaget ska enligt bolagsordningen i allmännyttigt syfte äga och förvalta fastigheter i hela kommunen för bostads- och därmed sammanhängande ändamål och i samband därmed köpa, sälja, bebygga och förvalta fast egendom. Bolagets verksamhet ska vila på affärsmässighet och en långsiktigt hållbar grund. Bolaget ska som huvuduppgift verka för att Nybro kommun ska ha ett utbud av attraktiva och prisvärda bostäder genom att producera och förvalta bostäder och tillhörande lokaler. Bolagets verksamhet ska präglas av ett socialt ansvar för bostadsmarknaden i kommunen. Detta ska ske i dialog och nära samverkan med berörda kommunala nämnder/förvaltningar och hyresgäster. Bolaget ska utveckla boendemiljöer som ger ökad livskvalitet och förhindrar utanförskap. Bolaget ska bidra till ett varierat utbud av bostäder i hela kommunen. Bolaget ska tillhandahålla lägenheter och lokaler med differentierad standard och med hög tillgänglighet i hela kommunen. Lägenhetsutbudet ska motsvara kundens behov. Bolaget ska genom egen utveckling och i nära samverkan med övrig kompetens bevaka miljö- och kretsloppsanpassning av verksamhet och tjänster samt leda till miljö- och kretsloppanpassning av boende och bostadsområden. Bolaget ska aktivt driva och leda utvecklingen avseende de boendes inflytande och delaktighet. Vid större strategiska investeringar, > kronor, ska bolaget inhämta kommunfullmäktiges yttrande. Vid beredningen av ärendet ska koncernstaben delta. Långsiktig avkastning och soliditet Bolagets långsiktiga finansiella mål, mätt som genomsnitt över en konjunkturcykel, ska understödja god lönsamhet, finansiell stabilitet och investeringar utan aktieägartillskott. Bolagets långsiktiga direktavkastning ska vara på samma nivå som övriga långsiktiga fastighetsägare har på bostadsmarknaden i Nybro. Bolagets avkastning på sysselsatt kapital ska över tid vara lägst 3 procent.

18 18 (39) Bolaget ska ha soliditet om minst 20 procent över tid. Operativt kassaflöde > 0 mkr Avkastning på sysselsatt kapital = rörelseresultat + finansiella intäkter i % av sysselsatt kapital. Sysselsatt kapital= balansomslutningen (totala tillgångar) icke räntebärande skulder (inklusive uppskjuten skatteskuld). Det sysselsatta kapitalet i ett företag är alltså det kapital som antingen lånas ut av ägarna, som oftast får ersättning i form av utdelning, eller lånas ut av banker och finansinstitut vilka får ersättning i form av ränta. Soliditet = koncernens utgående egna kapital inklusive obeskattade reserver med avdrag för uppskjuten skatteskuld dividerat med balansomslutningen. Operativt kassaflöde = tillförda medel+/-nettoinvesteringar i materiella och immateriella anläggningstillgångar utdelning. Investeringar av strategisk karaktär kan medföra godkännande att understiga kassaflödesmålet för ett eller flera år. Bolaget ska följa de beslut om koncernbidrag eller utdelning som årligen fattas av moderbolaget Nybro Kommunbolag AB. Även koncernbidrag för skattemässig samordning och resultatutjämning inom den aktiebolagsrättsliga koncernen kan komma i fråga.

19 19 (39) Ägardirektiv för Nybro Elnät AB (NLAB) Bakgrund Kommunengagemangets motiv är att lokala infrastrukturer för el och fjärrvärme med hög servicenivå och konkurrenskraftiga priser är viktiga delar i utvecklingen av ett attraktivt och uthålligt samhälle. Elnätsverksamheten i Nybro kommun överfördes runt 1990 till bolag, Nybro Elnät AB. Motivet för aktiebolagsformen är att branschlogiken kräver detta på grund av en konkurrensutsatt marknad. Överföring av energirörelsen till ett helägt aktiebolag medför dock inte att den kommunala energipolitiken undandras den kommunala beslutsprocessen. Energifrågor måste även fortsättningsvis hanteras och integreras i den kommunala planeringen. Nybro Elnät AB är ett helägt dotterbolag till (AB Nybro Brunn, som är direkt helägt av) Nybro Kommunbolag AB. Principerna för styrning av Nybro Kommunbolag AB framgår av dess ägardirektiv. Nybro Elnät AB äger i sin tur de helägda dotterbolagen Nybro Energi AB och Nybro Värmecentral AB. Uppdraget Nybro Elnät AB ska medverka i utvecklingen av Nybro kommun genom att erbjuda infrastruktur och produkter inom energiområdet till konkurrenskraftiga priser. Bolaget ska satsa på utveckling av miljövänlig energiproduktion och energidistribution för att därigenom bidra till utvecklingen mot ett hållbart samhälle. Effektivitet, miljöhänsyn och hög leveranssäkerhet ska gå hand i hand. Bolaget ska i enlighet med bolagsordningen anskaffa, äga och förvalta fastigheter, anläggningar och utrustningar för distribution av el samt att i förenlig omfattning äga aktier och andelar i företag inom energisektorn. Bolagets syfte är att enligt god teknisk praxis och med optimalt resursutnyttjande samt affärsmässig inriktning erbjuda produkter och tjänster för god energiförsörjning till ett pris som ligger under genomsnittet i Sverige. Bolaget ska agera för gemensamma tekniska lösningar i de fall verksamheter och tjänster bygger på kollektiva system där det är tekniskt och ekonomiskt fördelaktigt för kunderna. Utformning av taxor och priser ska bidra till energieffektivisering och gynna effektivitet och sparande för konsumenten. Bolaget ska arbeta för att säkerställa en god utveckling i Nybro kommun genom att sträva efter en miljövänlig, energisnål och kostnadseffektiv verksamhet som en komponent för att Nybro kommun ska upplevas som attraktiv för företag och boende. Bolaget medverkar i utvecklingen av energi- och miljöområdena inom regionen. Bolaget ska tillskapa kretsloppsanpassad kraftvärmeproduktion. Bolaget ska vid grävningsarbeten alltid lägga ner tomrör för kommunikationsutrustning. Bolaget ska verka för att säkerställa en god leveranssäkerhet för bolagets kunder samt arbeta kundorienterat. Bolaget ska med beaktande av eventuell styrande lagstiftning aktivt stödja och finansiera projekt som av moderbolagets styrelse bedöms vara av stor vikt och till nytta för hela kommunkoncernen.

20 20 (39) Följande beslutsordning för prissättningen av nättjänster och leveranser av energi ska gälla: Nättariffer beslutas av styrelsen för Nybro Elnät AB. Genom (del)ägande av andra bolag kan bolaget utsättas för en viss riskexponering. Nybro Elnät AB ska därför tillse att verksamheten bedrivs under kontrollerat risktagande i enlighet med upprättad riskpolicy. Likställighets- och självkostnadsprincipen samt lokala verksamhetskravet (lokaliseringsprincipen) gäller ej för kommunala energibolag som får verka också utanför kommunens gränser. Bolaget får ingå avtal om samarbete med andra aktörer inom energiområdet utan att detta behöver underställas kommunfullmäktige för beslut. Syftet med eventuella samarbeten ska vara att säkerställa kommunfullmäktiges uppdrag till Bolaget enligt detta ägardirektiv. Vid större strategiska investeringar, > kronor, ska bolaget inhämta kommunfullmäktiges yttrande. Vid beredningen av ärendet ska koncernstaben delta. Långsiktig avkastning och soliditet Bolagets långsiktiga finansiella mål, mätt som genomsnitt över en konjunkturcykel, ska understödja god lönsamhet, finansiell stabilitet och investeringar utan aktieägartillskott. De definierade måltalen är: Avkastning på sysselsatt kapital 8 % (5, ,5 2009) Soliditet över tid > 25 % Operativt kassaflöde > 0 mkr Avkastning på sysselsatt kapital = rörelseresultat + finansiella intäkter i % av sysselsatt kapital. Sysselsatt kapital= balansomslutningen (totala tillgångar) icke räntebärande skulder (inklusive uppskjuten skatteskuld). Det sysselsatta kapitalet i ett företag är alltså det kapital som antingen lånas ut av ägarna, som oftast får ersättning i form av utdelning, eller lånas ut av banker och finansinstitut vilka får ersättning i form av ränta. Soliditet = koncernens utgående egna kapital inklusive obeskattade reserver med avdrag för uppskjuten skatteskuld dividerat med balansomslutningen. Operativt kassaflöde = tillförda medel+/-nettoinvesteringar i materiella och immateriella anläggningstillgångar utdelning. Investeringar av strategisk karaktär kan medföra godkännande att understiga kassaflödesmålet för ett eller flera år. Bolaget ska följa de beslut om koncernbidrag eller utdelning som årligen fattas av moderbolaget Nybro Kommunbolag AB. Även koncernbidrag för skattemässig samordning och resultatutjämning inom den aktiebolagsrättsliga koncernen kan komma i fråga.