BUDGETUNDERLAG 2005 Filmarkivet i Grängesberg

Transkript

1 BUDGETUNDERLAG 2005 Filmarkivet i Grängesberg 1. Mål för filmarkivet I regeringsbeslut avseende mål, återrapporteringskrav och uppdrag för budgetåret 2004 för Stiftelsen Svenska Filminstitutet formuleras mål för Filmarkivet i Grängesberg. Målet är att i dialog med forskarsamhället och kulturlivet samt efter samråd med Statens ljud och bildarkiv samla in, vårda, bevara och tillgängliggöra icke fiktiv film som upptagits på filmbas men inte är avsedd för biografvisning. 2. Bakgrund och nuläget Under år 2003 har verksamheten vid Filmarkivet i Grängesberg kommit i gång. Personal har anställts och utbildats, filmteknisk utrustning köpts in och installerats, provisoriska lokaler tagits in anspråk, inventering av film genomförts, insamling påbörjats, Filmarkivets roll och uppdrag gjorts känd i olika sammanhang, grund lagts till ett långsiktigt forskningssamarbete samt planering och projektering av permanenta lokaler fortsatt. 2.1 Personal Efter ett omfattande rekryteringsarbete tillsattes i början av år 2003 sammanlagt 6 tjänster: - 2 katalogisatörer - 1 filmtekniker - 1 vaktmästare - 1 scannerist - 1 chef/arbetsledare. Samtliga anställda var på plats den 28 april 2003 och kunde påbörja grundutbildning som omfattat filmens och filmpolitikens historia, uppdragets omfattning och inriktning samt en rad olika filmtekniska moment. Efter grundutbildningen har utbildning inriktats på handlett arbete inom de olika specialistfunktionerna. Personal inom Filminstitutet samt inhyrda konsulter har fungerat som lärare och handledare för den nya personalen vid Filmarkivet i Grängesberg. Under hösten 2003 kunde ytterligare två personer knytas till Filmarkivet med uppgifter om att iordningställa film inför scanning. Finansieringen av dessa båda tjänster sker i huvudsak med stöd från arbetsmarknadsmyndigheten. Anställningarna är begränsade till ett respektive två år. Avsikten är att under år 2004 anställda ytterligare en scannerist. Det innebär att den fasta personalstyrkan finansierad med medel från kulturdepartementet kommer att uppgå till 7 personer. 1

2 2.2 Filmteknisk utrustning Inköp av filmteknisk utrustning har gjorts möjligt genom särskilda medel från näringsdepartementet (N 2001/6897/RP) om 5 miljoner kronor. Användningen av medlen redovisades till näringsdepartementet den 30 september Av redovisningen framgår att utrustning som motsvarar en verksamhetsnivå i en första etapp köpts in (bilaga 1). Den filmtekniska utrustningen består av syningsbord och spolbord för inspektion och reparation av film i olika format, apparater för skarvning av film och för reparation av tapeskarvar, mätstickor för att kontrollera filmens ev. krympning, filmtvätt, maskin för svällning av repig emulsion och förslutningsmaskin för FICA-påsar för att möjliggöra långtidsförvaring av film. Två scannrar för överföring av film (35/16 mm respektive 9½, Super 8 och 8 mm film) till video har köpts in. Bilden kan korrigeras med avseende på kontrast, svärtning och ev. färgfel. Överspelningen sker till två DVC-PRO masterbandmaskiner med redigeringsmöjlighet. Mastrarna lagras för t ex forskningsändamål, så att filmerna inte skall behöva köras i onödan. Denna utrustning behöver senare kompletteras med textgenerator för att kunna skriva in olika katalogiseringsuppgifter på tapen. Leverans av scannern för de mindre formaten (8 och 9,5 mm) har dragit ut på tiden. Anledningen är att sådan utrustning inte finns att köpa på marknaden har specialbyggts för Filmarkivets behov och är därmed unik i sitt slag. Detta har samtidigt inneburit att Filmarkivet inte kunnat genomföra hela arbetsprocessen med film i de mindre formaten. Därutöver har annan elektronisk utrustning (VHS-bandspelare och DVD-brännare) köpts in. För att ge katalogisatörerna ett hanterbart arbetsmaterial görs en VHS-kopia. Filmerna är ofta i sådant skick att det inte tål upprepad körning i ett syningsbord. För uppspelning av kassetter finns tre TV-apparater och tre kombinerade VHS- och DVD spelare. Från mastrarna görs också VHS- eller DVD-kopia till deponent, SLBA och länsmuseer. Kontorsutrustning har köpts av tidigare hyresgäst. Denna utrustning har kompletterats med inköp av datorer för registrering och katalogisering av film, kopiatorer, fax och Internetuppkoppling för omvärldskontakt. 2.3 Lokaler Sedan slutet av år 2002 hyr Filmarkivet lokaler i Gruvkontoret. Dessa har stått tomma en tid och var möjliga att ta i anspråk vid tiden för starten av verksamheten vid Filmarkivet. I förra årets budgetunderlag kunde vi konstatera att lokalerna i Gruvkontoret inte gör det möjligt att etablera en verksamhet som motsvarar de krav som ställs av bl.a. Organisationskommittén som förberedde etablerande av Filmarkivet. Lokalerna ligger på tredje våningen i gruvkontoret och är avpassade för administrativt arbete, inte filmtekniskt. Anslutande hissar är små och gör arbetet med att transportera film tungt och onödigt arbetskrävande. Utrustning som krävs för att tvätta film går inte att installera i lokalerna. Under hösten har denna utrustning på prov installerats i ett utrymme i källaren men på grund av att lukt från maskinerna sprider sig i huset har vidare arbete avbrutits. Vi överväger nu att, till dess permanenta lokaler kan tas i anspråk, avstå från att tvätta filmerna vilket riskerar att förkorta deras livslängd. Alternativet är att detta arbetsmoment tills vidare får utföras i Filminstitutets anläggning i Rotebro. Det är dessutom mycket tveksamt om nitratfilm över huvud 2

3 taget av säkerhetsskäl får hanteras i lokalen. Möjligheterna att installera ett laboratorium saknas helt. Avståndet mellan Gruvkontoret och platsen för kasematten är så långt att allt material måste transporteras med bil. Dessutom är det inte möjligt att utan ombyggnad anställa personal som är rörelsehindrad. Mot denna bakgrund har vi tillsammans med Laven Utvecklings AB, som förvaltar byggnaderna på Gruvområdet, diskuterat alternativa lokaler i området. Vi har kommit fram till att lämplig lokalisering är Gruvstugan vars ena del för närvarande står helt tom. I andra delen av bygganden finns ett Gruvmuseum. Byggnaden har tidigare använts som omklädningsrum för gruvarbetarna och den del som är intressant för oss ligger mindre än 100 meter från nitratfilmkassematten. För att ta bygganden i anspråk krävs omfattande upprustning. Wedelfors Arkitekter AB har på uppdrag av Filminstitutet i nära kontakt med Ludvikahem tagit fram ritningar och utarbetat ett funktionsprogram för de nya lokalerna. I detta arbete har vi utgått från följande kriterier: - Hög flexibilitet (många olika filmformat skall kunna hanteras vilket kräver varierad och omfattande utrustning, lokaler måste möjliggöra expansion allt efter det att verksamheten utökas) - Miljöanpassning (hantering av nitratmaterial, filmtvätt och laboratorium kräver särskilt miljöanpassade utrymmen och god ventilation) - Utvecklingspotential (lokalerna skall tillgodose kommitténs långsiktiga ambitioner vad gäller vård av film och möjligheter att göra den tillgänglig för forskare och besökare av olika slag) - Professionalitet (lokalerna måste utformas så att arbetet kan utföras rationellt och professionellt) - Handikappanpassning - Säkerhet (för att hantera den brandfarliga nitratfilmen krävs särskilt avgränsade utrymmen och god ventilation) Detta arbete påbörjades under hösten Under arbetets gång har det visat sig att upprustning blir mer omfattande än vad som tidigare bedömts och lokalerna måste renoveras från grunden. Enligt nuvarande plan övertar Laven Utvecklings AB projekteringsansvaret med sikte på att renovera hela fastigheten. I förra årets budgetunderlag räknade vi med att inflyttning kan ske under år Denna plan måste revideras och vi räknar nu med möjlig inflyttning under år Det föreligger ännu ingen säker beräkning av kostnaderna för renoveringen. Med tanke på att lokalerna behöver renoveras från grunden för att tillgodose ovan nämnda kriterier är det rimligt att anta att kostnaderna för den del av byggnaden som är aktuell för Filmarkivet kommer att uppgå till mellan 12 och 15 miljoner kronor. Detta belopp kommer att läggas till grund för beräkning av den årliga hyran. En upprustning av Gruvstugan enligt de planer som nu föreligger innebär dessutom att andra liknande verksamheter kan inrymmas i fastigheten. På sikt skapar detta förutsättningar för att realisera en tanke om att ett mediecentrum i Grängesberg som i viss mån svarar mot tidigare framförda visioner som benämnts Filmberget. Dessa visioner har under snart ett decennium stått på dagordningen lokalt och regionalt. Institutioner och myndigheter som bedriver verksamhet som liknar Filmarkivets skulle med fördel kunna lokaliseras till ett sådant Mediecentra i Grängesberg. I första hand gäller det funktioner inom Statens Ljud- och Bildarkiv och Sveriges Television men också inom Stockholmsbaserade arkiv och museer. 3

4 För Filmarkivets del är ytterligare lokalisering av liknande verksamheter till Grängesberg synnerligen angeläget. Den sårbarhet som alltid finns hos en liten institution som är unik i sitt slag på en ort skulle därmed minska. Dessutom skulle en samverkan kunna etableras vad gäller teknisk kunskap och utrymmen för att bevara film och andra medier. Enligt Filminstitutets mening är det därför angeläget att regeringen aktivt verkar för att ett Mediecenter i Grängesberg kan förverkligas. Det är också viktigt att framhålla att renoveringen av Gruvstugan gör det möjligt att bevara en industrihistorisk värdefull byggnad, unik i sitt slag. När det gäller långtidsbevarandet av film är kasematten för bevarandet av nitratfilm klar och kommer att kunna tas i bruk inom kort. Det gör det möjligt att flytta över den nitratfilm som i dag förvaras i Filminstitutets anläggning i Rotebro. Byggnaden är dimensionerad för att gott och väl bevara all känd nitratfilm i landet. När det gäller långtidsbevarandet av film på acetat eller polyester är avsikten att tills vidare förvara denna i kylcontainrar. I ett längre tidsperspektiv måste särskilda utrymmen ställas i ordning. För närvarande pågår diskussioner med Laven Utvecklings AB i syfte att finna fram till en långsiktig lösning. Vi räknar med att ett projekteringsarbete kommer i gång under innevarande år och att Laven tar ansvar för detta. Lämpliga lokaler för detta ändamål finns på gruvområdet i anslutning till Gruvstugan. Det som behövs är en anpassning till de särskilda krav som gäller för bevarandet av film och andra informationsbärare som videoband. 2.4 Inventering och insamling av film På initiativ av Organisationskommittén som föregick etablerande av Filmarkivet i Grängesberg påbörjades ett arbete med att inventera icke-fiktiv film. Fyra län, Norrbotten, Dalarna, Skåne och Värmland, tilldelades år 2002 särskilda medel för att genomföra inventeringsarbete inom sina respektive län. Inventeringsarbetet har fått olika utformning i de olika länen beroende på länsspecifika förutsättningar och målsättningar. Arbetet har finansierats med bidrag från statens kulturråd inom ramen för utvecklingsanslaget till länsmuseerna. Norrbotten, Skåne och Dalarna återkom till kulturrådet år 2003 med begäran om ytterligare medel för att fullfölja inventeringsarbetet vilket bifölls av kulturrådet. Ytterligare två län, Västmanland och Jönköping, fick år 2003 bidrag för att genomföra inventeringsarbete. Hittills har ett län, Norrbotten, avslutat sitt inventeringsarbete (bilaga 1). Övriga län kommer att slutföra sitt arbete under våren Syftet med inventeringsarbetet var att få svar på följande frågor: - Hur mycket film finns förvarat? - Var finns filmen? - I vilket skick är filmen? Det är ännu för tidigt att dra allt för säkra slutsatser av inventeringsarbetet men några preliminära iakttagelser kan göras redan nu. Man kan konstatera att ca hälften av all film är på 16 mm, resten på 8 mm. Antalet filmer på 9,5 mm är mycket litet. I Norrbotten registrerades filmer, i Dalarna ca filmer och i Skåne drygt filmer. Det betyder sammanlagt ca filmer i län med ett totalt befolkningsunderlag om ca Om det i övriga landet finns lika många filmer som i dessa län skulle det totala antalet uppgå till drygt

5 Den största delen av 16 mm filmen finns hos museer, AV-centraler, vissa företag och föreningar. 8 mm filmen finns framför allt hos privatpersoner. Såväl enskilda personer som vissa företag har intressanta och kulturhistoriskt värdefulla samlingar av film. Filmerna är inspelade under perioden med tyngdpunkt på filmer inspelade på talet. Bland 16 mm filmerna finns en hel del professionellt material som används i föreningslivet, undervisning och av företag. 8 mm filmen är nästan enbart privatfilm. Innehållet i filmerna varierar stort och en betydande del av 8 mm filmen dokumenterar fritid, familjeliv, högtider, platser och resor. Mot bakgrund av den stora mängd film som finns över landet är det angeläget att prioritera vad som skall samlas in i första hand. Sådana diskussioner pågår nu tillsammans med företrädare för museer, föreningslivet och forskningen. Medel för inventeringsarbetet har som tidigare nämnts hittills beviljats av Statens Kulturråd inom ramen för utvecklingsbidraget till länsmuseerna. För år 2002 beviljades sammanlagt kr till inventeringsarbetet. Samma belopp beviljades för år För år 2004 har regeringen ändrat skrivningen i regleringsbrevet så att medel inte längre kan beviljas för inventering utan enbart för insamling. Man räknar med att det nu genomförda inventeringsarbetet kan ge tillräckligt underlag för dels dimensionering och utformningen av arbetet vid Filmarkivet, dels utformning av metoder för insamling av film. Det är mycket angeläget att medel för insamling av film finns att tillgå även fortsättningsvis. Det handlar om att praktiskt organisera insamlandet. Det förtroendet länsmuseerna åtnjuter runt om i landet är en viktig tillgång i insamlingsarbetet. Detta förtroende och Filmarkivets avsikt att deponenten får en VHS- eller DVD-kopia av sin film bör utgöra goda förutsättningar för att insamlingsarbetet skall bli framgångsrikt. Det är viktigt att insamlingsarbetet sker så snabbt som möjligt. Många av ägarna är äldre och sitter många gånger inne med nödvändig kunskap för att identifiera filmerna. För den framtida användningen av filmerna inom forskning och andra sammanhang är självfallet inte bara materialet viktigt utan också informationen om filmerna. Det är även viktigt att det framtida insamlingsarbetet sker i direkt kontakt med Filmarkivet i Grängesberg så balans uppnås mellan inriktningen och takten i insamling och är väl anpassad till Filmarkivens resurser att ta emot och bearbeta filmerna. Mot denna bakgrund är det rimligt att medel för insamling av film fortsättningsvis tillförs Svenska Filminstitutet och arkivet i Grängesberg. Medlen bör användas för insamling som genomförs av regionala museer eller andra aktörer. 2.5 Informationsinsatser Intresset i lokal- och riksmedier för det nya filmarkivet i Grängesberg har varit stort. Dessutom har företrädare för Filminstitutet och Filmarkivet medverkat vid ett flertal konferenser för att informera om arkivet roll och uppgift. Uppmärksamheten har inneburit att ett betydande antal privatpersoner samt enskilda kommuner, museer och företag tagit direkt kontakt med arkivet för att överlämna film. En bidragande faktor har varit att de filmer som överlämnas till arkivet scannas och överförs till VHS eller DVD. En kopia av filmen lämnas i retur till deponenten medan originalmaterial bevaras av filmarkivet. För privatpersoner har detta utgjort ett starkt incitament att lämna ifrån sig filmerna. Det gäller även för museer, kommuner och företag som efter scanningen kan använda filmerna som del i nya produktioner eller i utställningar. 5

6 Till dags dato har ca filmer lämnats in till arkivet i huvudsak som ett resultat av medieuppmärksamheten. Under de senaste månaderna har ytterligare innehavare av film annonserat att de kommer att överlämna flera tusen filmer till arkivet. Det gäller såväl arkiv av olika slag som museer och kommuner. Mot denna bakgrund är det angeläget att arkivets resurser vad gäller personal och lokaler ökar och anpassas till det ökade inflödet av film. 2.6 Samarbetet med forskningen Ett motiv för etablerande av Filmarkivet i Grängesberg är att möjliggöra användning av film som historiskt källmaterial. Under senare år har denna möjlighet efterfrågats av såväl forskarsamhället som filmare. Under hösten 2003 har samarbete inletts med Örebro universitet och Högskolan i Dalarna. Syftet är att skapa en bred kontaktyta med forskarsamhället. Samarbetet skapar möjlighet till gemensamma forskningssatsningar där filmarkivet samlar in och scannar filmerna för att möjliggöra forskning. Med tanke på att Örebro Universitet och Högskolan i Dalarna delvis inriktat sig på att utveckla Bergslagen som region kan detta i ett inledande skede vara tema för samarbete. I frågor som rör prioritering och katalogisering är forskarstöd angeläget. Under våren 2004 kommer en gemensam arbetsgrupp med företrädare för Filmarkivet, Örebro universitet och Högskolan i Dalarna att bildas i syfte att utarbeta en gemensam forskningsstrategi. Senare i vår är avsikten att genomföra ett forskningsseminarium i Grängesberg. 3. Medelsberäkning 3.1 Användning av befintliga medel För 2004 disponerar Svenska Filminstitutet 5 miljoner kronor för verksamheten vid Filmarkivet i Grängesberg. Enligt regeringens proposition får medel inom ramen för filmavtalet inte användas för Filmarkivet i Grängesberg. Medlen skall täcka samliga kostnader för verksamheten. 75 % av tillgängliga medel används till löner för anställd personal och ersättning för köp av externa tjänster vad gäller ekonomi- och personaladministration, konsultstöd vad gäller teknik och arkiv samt information och marknadsföring. Övriga kostnader avser telefon och datakommunikation, kompletterande inköp av teknisk utrustning, förbrukningsmaterial som kartonger för filmförvaring, videoband och DVD för kopieframställning, resor, utbildning och seminarier samt hyra av provisoriska lokaler. 3.2 Kompletterande finansiering I organisationskommitténs betänkande förordas att Filminstitutet söker kompletterande finansiering till Filmarkivet i Grängesberg från EU: s olika fonder. I nära kontakt med Ludvika kommun förbereds en strukturfondsansökan som kan behandlas i hösten Focus i ansökan kommer att läggas på stöd till investeringar i lokaler och i digital teknik. Ett krav för att få ansökan beviljad är att privata företag etableras på orten. Det bör påpekas att det är svårt för Filminstitutet att påverka enskilda företags. Beslut om ev. bidrag kan lämnas tidigast under senhösten Behov av ytterligare medel Som organisationskommittén konstaterade är inte det belopp som avsatts för Filmarkivet baserat på verkliga behov. Vi kan redan nu konstatera att vissa kostnader 6

7 är högre än vad organisationskommittén antog. Det gäller såväl löner som hyror för såväl nitratfilmkasematten, permanenta arbetslokaler i Gruvstugan och utrymme för långtidsförvaring av acetat- och polyesterfilm samt förbrukningsmaterial. Personal Enligt organisationskommitténs bedömning är det rimligt att beräkna att antalet anställda vid Filmarkivet i inledningsvis bör uppgå till personer. I regeringens proposition 2001/02:1, utgiftsområde 17 beräknas antalet nya arbetstillfällen till ett 20-tal. Den nuvarande budgeten medger 7 anställda. Vi kan redan nu konstatera behovet av personalförstärkning. Teknik, nya lokaler och beräknad omfattning av inflödet av film ger vid handen att en rimlig fast personalstyrka för Filmarkivet i Grängesberg bör vara ca 12 personer. Det innebär att medel för ytterligare 5 tjänster bör tillföras Filmarkivet. Insamling Som vi ovan framhållit är det angeläget att medel finns att tillgå för insamling av film. Sådana finns att ansöka om hos Statens Kulturråd inom ramen för utvecklingsanslaget för länsmuseerna för tredje året i rad. Under två föregående år har kulturrådet fördelat kr årligen till den regionala inventeringen. Som en följd av ändring i regleringsbrevet som innebär att bidrag inte längre kan fördelas till inventering utan till insamling, förändras också karaktären på verksamheten. Utvecklingsdimensionen, som förväntas av verksamheter finansierade över detta anslag, blir fortsättningsvis mindre och mer framträdande blir den fasta funktionen att samla in film. Detta kan leda till att förutsättningarna att permanent finansiera insamling av film med medel som avser att främja utvecklingen inom länsmuseerna minskar. I organisationskommitténs betänkande föreslås ett särskilt uppdrag om att inventera beståndet av film hos centrala museer, politiska partier, fackliga centralorganisationer, industrins branschorgan, försvaret, KF, folkrörelser, kyrkor etc. Detta bör lämpligen ske i regi av Filmarkivet i Grängesberg. Mot denna bakgrund finner vi det rimligt att medel för insamling disponeras av Svenska Filminstitutet och kan fördelas av Filmarkivet i Grängesberg till bl.a. länsmuseer och föreningar för insamling av film. Lokaler Frågan om lokaler är central i arbetet med att etablera Filmarkivet i Grängesberg. Det gäller såväl arbetslokaler som anpassade lokaler för att bevara film. Som vi ovan beskrivit är nitratfilmkasematten snart klar att tas i bruk. Med tanke på användningen är byggnaden konstruerad för extrem påfrestning när det gäller brand och explosion. Varje rum kan maximalt rymma 1,5 ton nitratfilm och sammanlagt finns det 20 rum i byggnaden. Med hänsyn till uppdraget att bevara nitratfilmen på lång sikt samt att minska risken för explosion ligger temperaturen på 5 C. Sannolikt har vi nu att tillgå Europas modernaste arkiv för nitratfilm. Kostnaden för byggnaden uppgår till ca 12 miljoner inkl. moms. Den årliga driftskostnaden inkl. el och skötsel kan beräknas till i storleksordningen kr. Filmarkivet är tills vidare inrymt i provisoriska lokaler som inte medger effektivt och rationellt arbete. Avsikten är att Laven Utvecklings AB i Ludvika renoverar Gruvstugan för att bl.a. erbjuda Filmarkivet ändamålsenliga lokaler. Projekteringsarbete pågår för närvarande och förhoppningen är att upphandling av entreprenör kan ske under 7

8 sommaren Det innebär att inflyttning i nya lokaler kan ske under år Hyreskostnaderna kommer därmed att öka med i storleksordning kr. Lokaler för långtidsförvaring av acetat- och polyesterfilm finns inom gruvområdet men är i dagsläget inte anpassade till ändamålet. Under innevarande år kommer vi att inleda diskussioner med Laven Utvecklings AB om att ställa dessa i ordning. Samtidigt kommer vi att avsluta ett forskningsarbete som syftar till att klarlägga om film som bevaras i FICA-påsar enligt en modifierad metod utan särskilda krav på temperatur och luftfuktighet har lika lång livslängd som film som bevaras i klimatkontrollerade utrymmen enligt den standard Filminstitutet tillämpar i Filmhuset och i Rotebro (gäller dock inte nitratfilm). Mot denna bakgrund är det nu inte möjligt att beräkna kommande hyreskostnader för bevarande av film på acetat eller polyester. Slutsats Mot denna bakgrund kan vi konstatera att verksamheten vid Filmarkivet i Grängesberg befinner sig i övergången från etablering till fast verksamhet. I regeringens proposition (prop. 2001/02:1, utgiftsområde 17, s.106) angavs att verksamheten vid arkivet inledningsvis anvisas ett belopp om 5 miljoner kronor årligen. Därefter har regeringen ej återkommit med förslag om finansiering på långsikt. Under år 2004 kommer det inledande skedet att övergå till ett permanent skede. Mot den bakgrunden bör beslut fattas om långsiktig finansiering. Svenska Filminstitutet äskar därför en rejäl resursförstärkning om 4,8 miljoner kronor fördelat på de kommande åren. Från och med år 2007 bör den totala anslagsnivån uppgå till 9,8 miljoner kronor årligen. Budgetäskande, sammanställning Permanent verksamhet 2007 Anslag enligt BP 2001/02: Personal Insamling (motsvarande belopp som fördelats av Statens Kulturråd) Lokaler Nitrafilmkasematt Arkivlokaler (gruvstugan) Summa äskande Totalt årligt anslag Stockholm Svenska Filminstitutet Åse Kleveland VD 8