ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag.

Transkript

1 Fastighetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(8) Plats och tid Yxningen, kommunhuset, 13,30-14,40 Beslutande Ledamöter Lennart Haraldsson, (S), ordförande Lars-Erik Nilsson (M) Marianne Sandberg (M) Elisabeth Edlund (S) Sören Söderström (C) Tjänstgörande ersättare Övriga närvarande Ersättare Tommy Risarp (KD) Närvarorätt Övriga närvarande Rikard Spalle, förvaltningschef fastighet 4-9 Jennie Rothman, nämndsekreterare 4-9 Daniel Tornberg, ekonom 4 Justering Utses att justera Justeringens plats och tid Justerande paragrafer Marianne Sandberg (M) Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerare Jennie Rothman Lennart Haraldsson Marianne Sandberg ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Underskrift

2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 2(8) Förteckning över fastighetsutskottets ärenden Ärende Sidnummer 4 Ekonomi uppföljning Personal - uppföljning Delegationsbeslut - redovisning Strategi för underhåll av fastigheter - information Synpunkter januari-december redovisning... 8 Ordförandes

3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 3(8) Fu 4 Ekonomi uppföljning s beslut Utskottet godkänner informationen. Daniel Tornberg, ekonom, redovisar utfallet för januari-december Det preliminära resultatet blev drygt 10 miljoner. Det stora överskottet kan bland annat förklaras av att förvaltningen under 2013 har hållit igen på underhållet av fastigheter och det preliminära resultatet bör ses över en 2-årsperiod eftersom mer underhåll av fastigheterna gjordes under Gynnsamma väderförhållanden under vintern 2013 med varmare väder och lite nederbörd har bidragit till lägre uppvärmningskostnader vilket också bidragit till det positiva resultatet. I budgeten är det stora skillnader mellan hur stora resurser som är avsatta för underhåll av kommunfastigheter och industrifastigheter, där kommunfastigheter ligger betydligt högre än industrifastighet och det finns behov att se över fördelningen av resurser i budget för fastighetsunderhållet. Ordförandes

4 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 4(8) Fu 5 Personal - uppföljning s beslut Utskottet godkänner informationen. Rikard Spalle, förvaltningschef, berättar att Riksbyggen har erbjudit en fastighetstekniker och två städare anställning i det nya kooperativa äldreboendet Kopparsvanen som håller på att byggas. Medarbetarna har tackat nej och Riksbyggen kommer inte att erbjuda några andra kommunanställda anställning men kommer att köpa våra tjänster inom dessa områden ytterligare några månader. Daniel Tornberg har ersatt Robert Jonsson som ekonom, Robert Jonsson slutar sin tjänst i mars. I Roberts tjänst ingår en viss del utredningsarbete som än så länge är vakant. Även inom andra förvaltningar finns behov av personalresurser för utredningsarbete och man håller på att se över möjligheterna att lösa behoven gemensamt. Ordförandes

5 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 5(8) Fu 6 Delegationsbeslut - redovisning s beslut Utskottet godkänner redovisningen. Redovisningen av förvaltningens delegationsbeslut skickas vidare till kommunstyrelsen. Fastighetsförvaltningen har upprättat en förteckning över delegationsbeslut fattade enligt delegationsordningen gällande: Tilldelningsbeslut i upphandling Förteckning över delegationsbeslut, se bilaga 1 Expediering Kommunstyrelsen Ordförandes

6 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 6(8) Fu 7 Information från verksamheten s beslut Utskottet godkänner informationen. Rikard Spalle, förvaltningschef, berättar att ombyggnationen av matsalen vid Långbrottsskolan för förskoleverksamhet och administrativ verksamhet är nästan helt genomförd, det enda som återstår är ett staket runt området. Kostnaderna för ombyggnationen blev cirka kr exklusive kostnader för staketet. En dialog pågår med barn- och utbildningsförvaltningen angående utemiljön i anslutning till matsalen. Ombyggnaden och tillbyggnaden vid F-huset i Alléskolan för att möte särskolans ökade lokalbehov ska bli klar vecka 8. Kostnaderna för om- och tillbyggnaden beräknas bli kr. Anbudstiden för upphandlingen av byggentreprenad för byggnation av den nya förskolan på Långbrottsområdet har gått ut. Anbud har inkommit och tilldelningsbeslut har fattats. När det gäller omsorgsboendet på Slevringevägen som har fått kritik från Inspektionen för vård- och omsorg (IVO) för att lokalernas utformning inte är lämplig för de boende håller vård- och omsorgsförvaltningen på att utreda olika lösningar. Nybyggnation är ett av alternativen som utreds. Fastighetsförvaltningen inväntar ett förslag från vård- och omsorgsförvaltningen. När det gäller detaljplanen för området Bysjöstrand har Länsstyrelsens beslut nu överklagats till mark- och miljödomstolen. Förvaltningen avvaktar nu domstolens beslut. När det gäller den eventuella försäljningen av kommunens fastighet Gullvivan, den så kallade Tjänstebostaden i Grebo, finns ingen ny information. I mars ska en ekonomisk förening vara bildad så att man kan teckna avtal om försäljning. Rikard Spalle följer upp processen. Ordförandes

7 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 7(8) Fu 8 Strategi för underhåll av fastigheter - information s beslut Utskottet godkänner informationen. Rikard Spalle ger en lägesrapport över det strategiska arbetet med underhåll av fastigheter. Ett system för klassificering av fastigheterna har arbetats fram kopplad till den långsiktiga målsättningen med fastighetens användning, en inventering av fastighetsbeståndet är genomförd och fastigheterna är klassificerade. Själva klassificeringen ska vara ett levande arbetsdokument för förvaltningen i det löpande underhållsarbetet och ska vid behov löpande kunna ändras. Konsekvenser av klassificeringen, exempelvis en fastighetsförsäljning, ska precis som tidigare tas upp till politiskt beslut. Nästa steg i arbetsprocessen blir att koppla underhållsplaner till fastighetsklassificeringen. I april ska fastighetsförvaltningen lägga fram ett förslag till strategi för underhåll av fastigheter till kommunstyrelsen. Förvaltningens avsikt är att detta ska vara ett övergripande policydokument om hur det strategiska arbetet med underhåll av fastigheter ska bedrivas och exempelvis innehålla en beskrivning av systemet för fastighetsklassificering och hur klassificeringen kopplas till arbete med underhållsplaner för de olika fastigheterna. Ordförandes

8 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 8(8) Fu 9 Synpunkter januari-december redovisning s beslut Utskottet godkänner rapporten. Fastighetsförvaltningen redovisar synpunktshanteringen för perioden januari-december Totalt inkom under perioden 3 synpunkter. Av de inkomna synpunkterna har 2 besvarats inom 7 arbetsdagar och 1 inom 15 arbetsdagar. Ordförandes