Hastigt uppkomna nätverk under extraordinära händelser En kortfattad beskrivning av tekniska arbetet och två fallstudier

Transkript

1 Hastigt uppkomna nätverk under extraordinära händelser En kortfattad beskrivning av tekniska arbetet och två fallstudier Eva Törnqvist, Simin Nadjm Tehrani

2 Innehåll 1. Olika aktörers agerande under en extraordinär händelse Bakgrund Övning Rune och branden i Bodträskfors Övning Rune Branden i Bodträskfors Förutsättningar för att skapa mening Lessons learned

3 1. Olika aktörers agerande under en extraordinär händelse Tillförlitlig och säker kommunikation är centralt i dagens samhälle. Den tekniska utvecklingen inom IKT medför en allt mer omfattande medierad kommunikation och samtidigt ökar de sociotekniska systemens sårbarhet och nya, okända risker måste identifieras. Tekniken måste, i olika grad, vara säker ur perspektivet att kommunikationen måste vara driftsäker. I vissa lägen ska alla kunna nås av information och i dessa fall ska sabotage mot informationsspridning motverkas. 1.1 Bakgrund Syftet med projektet Hastily Formed Networks with Herogenous Users var att studera uppkomsten av så kallade HFN (Hastily Formed Networks) och hur de ingående aktörerna kommunicerar inom den egna organisation men också med andra samverkande organisationer med i ett katastrofscenario. Fokus i studien var en teknisk plattform i form av en simuleringsmiljö i vilken algoritmer för tillförlitlig och säker kommunikation utvecklades och testades. Programmet som utvecklades sänder meddelanden från mobiltelefon till mobiltelefon även när infrastrukturen, det vill säga basstationer eller åtkomst till Internet, är utslagen. Är mobiltelefonerna inte tillräckligt nära varandra, cirka 100 meter, för att kunna sända ett meddelande lagras det för att sedan kunna sändas vidare när mobiltelefonen kommit tillräckligt nära en annan mobiltelefon med programvaran installerad. Inga meddelanden sänds i onödan och med det menas här att onödiga meddelanden undviks för att en mottagare ska få samma meddelande från flera olika håll. Just detta är viktigt en krissituation där möjligheten att ladda mobiltelefonens batterier är begränsade eller helt obefintliga och begränsad energiåtgång är en nödvändighet. Simuleringsplattformen byggdes ut även för att motverka intrång i kommunikationen, det vill säga försök med att dränera telefonernas batterier, eller stoppa spridningen av viktiga meddelanden. Systemet har sedan realiserats på vanliga smarttelefoner och demonstrerats. Aspekter på organisation och interaktion studerades också för att ge ett så realistiskt underlag som möjligt till den tekniska delen av projektet; hur ser kommunikationen ut idag, vilka svårigheter kan uppstå samt vilka behov och önskemål finns? Som en del av detta analyserade vi utifrån två fall hur heterogena grupper av aktörer med diversifierad kommunikation, skild kultur och ledarskapstradition agerade och skapade sig mening under två händelser. Det ena fallet var en övning som genomfördes i en kommun och det andra var en verklig brand. Dessutom intervjuades sex företrädare för kommuner och landsting och i vars uppgifter ingår att planera för respektive organisations agerande under eventuella extraordinära händelser. Dessa intervjuade visade att planeringen oftast enbart gäller hur den egna organisationen förväntas agera men att en gemensam planering med andra organisationer sällan görs utan att samarbetet utvecklas under verkliga händelser eller gemensamma, större övningar. 2

4 2. Övning Rune och branden i Bodträskfors De två fallstudier som denna rapport bygger på är dels en deltagande observation från en övning i en kommun i södra Sverige, dels på intervjuer med personer som på ett eller annat sätt deltog i släckningsarbetet med den omfattande branden i Bodträskfors sommaren Vi har också fått tillgång till dokumentation kring branden, till exempel den loggbok som fördes. 2.1 Övning Rune Den övning som studerades ägde rum i en kommun med knappt innevånare. I kommunen finns två större och ett antal mindre tätorter och de flesta innevånarna är sysselsatta inom vård och omsorg, tillverkningsindustri samt jordoch skogsbruk. Syftet med övning Rune vara att öva kommuns krisledningsorganisation och scenariot för övningen var att kommunen hade drabbats av en svår storm som fått till följd att stora delar av energiförsörjningen slagits ut. Detta scenario var inte okänt för kommunledningen då kommunen tidigare drabbats av stormarna Gudrun och Per. Förutom olika kommunala befattningshavare och politiker deltog också en representant från Eon samt journalister från lokala tidningar samt från en lokalredaktion vid Sveriges radio. Syftet med att dessa deltog var att medieträna kommunens personal. För att öva uthållighet genomfördes övning Rune under två dagar och den startade en dag tidigare än de övande räknat med, detta för att göra övningen så realistisk som möjligt. Att övningen kom att upplevas som realistisk berodde delvis också på att vissa tjänstemän som normalt skulle ha haft ledande roller inte deltog i övningen på grund av sjukdom eller semester. Deras ställföreträdare fick på så sätt möjlighet att öva situationer som de var mindre vana vid men förväntas klara av, speciellt om de måste lösa av den ordinarie befattningshavaren under en extra ordinär händelse som pågår över en längre tidsperiod. Inledningsvis under övningen Rune försökte de som övade att snabbt sortera all den information som kom från olika håll så att de skulle få en så korrekt och fullständig lägesbild som var möjligt. Det skedde också bedömningar av informationens giltighet och den korrigerades och uppdaterades så snart man fick mer information. Parallellt samlade man in information om stormens konsekvenser och om det arbete som redan påbörjats för att lindra och återställa olika verksamheter i kommunen. Krisledningen försökte alltså skapa sig en lägesbild över den totala situationen. För att säkerställa att man hade den senaste informationen och därmed också den senaste lägesbilden skedde regelbundna avstämningar. Till arbetet att skapa en fullständig och korrekt lägesbild hörde också att göra klart för samtliga inblandade vem som hade ansvar för vilket område i normalläget och under krisen. Vilka är de relevanta aktörer? De olika stabsmedlemmarnas 3

5 kunskaper var här en resurs och man skapade tillsammans en gemensam medvetenhet om de aktuella förhållandena. Arbetet med att organisera och koordinera arbetet pågick under hela övningen vilket visar på behovet av en flexibel organisation som snabbt kan anpassas till en dynamisk situation. Processen med att skapa en gemensam medvetenhet om läget påverkas av flera faktorer, bland annat mötesstil och informationsflöde, personernas tidigare erfarenheter och kunskap men också i form av kommunikationsmöjligheter. Mötesstilen i ledningsrummet var informell även om det under de planerade genomgångarna fanns en ordförande. Kommunikationen var spontan och byggde på att stabsmedlemmarna respekterade varandras specialkunskaper. När någon hade något viktigt att säga kom man med inlägg eller avbrott för att korrigera tidigare uppgifter. En bidragande orsak till den informella stilen kan vara att kommunen är liten och de inblandande aktörerna känner varandra väl och har gemensamma kontaktytor även utanför arbetet. På grund av kommunen storlek var det också relativt få personer som var direkt inblandade i övningen. Bild 1. Bädderblocksväggen. Foto Jonas Lundberg 4

6 En arbetsmetodik för att underlättar kunskapsöverföringen mellan de inblandade utvecklades spontant allteftersom övningen fortskred. Stora blädderblocksblad sattes upp på en vägg där alla kunde se dem och ordnades efter speciella teman, tillgängliga resurser, vad man beslutat om, vad som är åtgärdat etc. Den här metodiken visar på behovet av information och kommunikation och att är speciellt viktigt under ett förlopp som sträcker sig över en längre tidsperiod. 2.2 Branden i Bodträskfors Det var ovanligt varmt i Norrland 2006 och augusti tillhörde en av de fem varmaste månaderna på 100 år och SMHI hade varnat för en extremt stor brandrisk. Totalt rapporterades det 264 bränder i Norrbotten under sommaren och flera av dessa pågick samtidigt som branden i Bodträskfors. I Bodträskfors brand det inom ett avgränsat område på hektar. Branden började som en mindre löpeld som utvecklades till toppbränder som kunde hoppa meter. Detta tillsammans med avbrända slangar och en ökande vind bidrog till att elden spreds snabbt och vid ett flertal tillfällen tog sig elden förbi de då aktuella begränsningslinjerna. En stor mängd materiel användes under släckningen, bland annat 8o kilometer slang. Många olika aktörer, till exempel skogsbolag, helikopterbolag, Försvarsmakten, hemvärnet och räddningstjänstpersonal från olika delar av Sverige och Finland, ingick i det hastigt uppkomna nätverk som skapades i samband med brandbekämpningen. Som mest arbetade ca 160 personer per dygn under pass på timmar och den totala arbetstiden under de fyra veckor som branden pågick var 750 mansdygn. När antalet helikoptrar i området var som störst användes åtta till släckningsarbetet och två till andra ändamål, till exempel övervakning och transporter. I inledningsskedet behandlade brandmännen branden på samma sätt som de som de redan släckt under sommaren. Det visade sig dock snart att förutsättningarna var annorlunda och att gamla beprövade tänkesätt och handlingsmönster inte fungerade. Det som framförallt skilde sig från tidigare uppdrag var brandens snabba förlopp. Branden spred sig snabbt över stora områden, områden som till exempel myrar som normalt är en begränsande faktor på grund av fukten. Glöden hoppade, slangar brann av, någon skadade sig och bilar fick flyttas i panik eftersom man höll på att bli innestängd av elden eller inte kunde orientera sig om situationen. En av brandmännen på plats beskrev det som något som bara kunde liknas vid det han tidigare sett i en spelfilm. När inledningsskeendets förvirring övergått och man hade förstått att man inte enbart kunde förlita sig på tidigare erfarenheter skapades nya strukturer. Fler aktörer än den kommunala räddningstjänsten kallades in, bland annat den lokal frivilliga resursgruppen, FRG. 5

7 Bild. 2 Främre ledningsplatsen. Staffan Nygren Norrbottens museum En främre ledningsplats upprättades och ovan kan ses att en liknande metodik, som den som användes under övning Rune, användes för att skapa en aktuell lägesbild. Även om samtliga intervjuade framhåller att det var bristande resurser, både personellt och materiellt, som var den främsta orsaken till att branden fick den utbredning som den kom att få är man också medveten om att det rörde sig om en extraordinär händelse som en enskild kommun inte kan ha fullständig beredskap för lika lite som man kan öva den insats som krävs vid en händelse av den här omfattningen. Stor del av infrastrukturen till exempel elförsörjning och kommunikationsmaster påverkades inte av branden. Trots detta uppstod problem framförallt i kommunikationen. Mycket av informationsspridningen och kommunikationen mellan de olika individerna skedde via mobiltelefoner som i de flesta fall var privata. Detta kan vara en fördel då användaren i en stressad situation är väl bekant med telefonen och dess olika funktioner. Mobiltelefonen har dock sin begränsning och det gäller framförallt täckningsområde. Brandområdet utgjordes av delvis kuperad terräng där täckningen var osäker, en förflyttning en eller ett par meter kunde vara avgörande för om täckning fanns eller inte. Detta skapade en osäkerhet om vad som hände utanför det egna närområdet. En informant sade att hon inte visste om hon var bortglömd eller att man inte kunde nå henne när hon inte blivit kontaktad på flera timmar. Fler informanter från både den kommunala räddningstjänsten och FRG pekade på potentiella problem med batterierna till mobiltelefonerna dels driftstiden men framförallt möjligheten att ladda dem. De flesta utförde sina uppdrag där det inte fanns tillgång till el även under normala 6

8 förhållanden och detta var en erfarenhet som var ny för de flesta. Tidigare insatser hade också varit betydligt kortare tidsmässigt varför man inte blivit uppmärksammade på problemet batterierna En annan begränsande faktor är också att röstkommunikation oftast bara är möjlig mellan två parter åt gången. Tid är viktig i dynamiska situationer och att inte kunna informera ett stort antal personer samtidigt för att kunna ge en aktuell lägesbild kan vara av avgörande betydelse. I det sammanhanget nämndes också att inresande personal från andra räddningstjänster hade telefonabonnemang hos en operatör utan täckning i det aktuella området. Resultatet blev att kommunikationen med dessa grupper fick ske i direktkontakt ansikte-mot-ansikte då de inte hade tillgång till eller erfarenhet av att använda kommunikationsradio. Detta sätt var tidsödande då en person ofta fick avdelas för att, antingen genom att gå till fots eller åka med något transportfordon där det var möjligt, överlämna meddelanden som kunde vara överspelade när de överlämnades. 3. Förutsättningar för att skapa mening Båda de ovan refererade fallen visar på att kvalitén på en gemensam kommunikationsrymd är av avgörande betydelse för hur väl hastigt uppkomna nätverk under extra ordinära lyckas med sina uppdrag. I en kommunikationsrymd ingår den infrastruktur som finns att tillgå, vilka enskilda personer och organisationer som deltar samt deras kunskaper och erfarenheter men också organisationskultur och struktur. Andra viktiga faktorer som framhölls, både av de om deltog i övning Rune och de intervjuades om branden i Bodträskfors, var lokal förankring att känna till den geografiska platsen och de som verkar där. Platsen där man befinner sig är också till stor del avgörande för hur man uppfattar en situation, till exempel informanten som trodde sig vara bortglömd eller räddningsledaren om inledningsvis befann sig ca 60 km från själva branden och därför inte kunde göra en riktig bedömning av situationen som brandmännen ställdes inför. Tidpunkten för när man blir engagerad i insats har också betydelse för hur meningsskapandet sker. Är man inte med från början kanske man inte får tillgång till all den information som krävs för att kunna skapa en korrekt lägesbild. 3.1 Lessons learned Nedan följer en sammanställning i punktform av vad övningsdeltagare och intervjuade säger är viktigt att tänka på inför kommande insatser Undersök alla larm noggrant Börja tidigt, tänk stort, både personellt och materiellt Utgå inte från det brukar vara så Ge information tidigt, glöm inte någon i kommunen t.ex. sådana som till synes inte kommer att bli involverade 7

9 Fasta informationstider, informera även om att inget nytt skett Tydliga fakta till de som möter allmänheten Möt media löpande, följ medias bild Använd P4 för information till allmänheten men glöm inte kommersiella radiokanaler Var tydlig när resurser begärs Lita på andra organisations bedömningar Handsfree och laddare till mobiltelefoner är nödvändigt Gemensam radiofrekvens för alla inblandade Information till insatsledaren från de olika organisationerna och omvänt, förutsätt inte att andra har samma kunskap eller till gång till information som ni själva En representant i ledningsgruppen från de inblandade organisationerna Ett mobilnummer till insatsledaren, oavsett vem som tjänstgör Sambandmöjligheten får inte vara beroende av (privata) mobiltelefoner med olika operatörer som kanske inte har täckning i området En ansvarig för materiel så att det används på bästa sätt Dokumentera! 8