TA 403 Tävlingsadministration

Transkript

1 TÄVLINGSANVISNING TA 403 Tävlingsadministration VERSION BESLUTAD AV SOFTs styrelse den 20 maj 2015 TRÄDER I KRAFT 1 juli 2015 ERSÄTTER Tidigare anvisning ( , redaktionella ändringar och kompletteringar) Bild: Mikael Fritzon Syfte och målgrupp Anvisningen kompletterar tävlingsreglerna avseende all typ av tävlingsadministration. Den vänder sig till funktionen tävlingsadministration vid en tävling. Innehåll 1. Inledning 2 2. Tävlingsadministration i Eventor (före/efter tävling) 2 3. Tävlingsadministration under tävling 3 4. Teknik och resursplanering 4 5. Ansökan om att arrangera tävling 7 6. Upprättande av klasser 7 7. Avgifter 9 8. Tilläggsavgifter för särskilda tjänster Anmälan till tävling och senaste anmälningstidpunkt Startordning och startmellanrum Lottning och startlista Elektronisk stämpling och tidtagning Livebevakning Resultatlista Tävlingsrapport 16 Heliosgatan Stockholm. Sweden. info@orientering.se

2 1. Inledning Tävlingsadministration inom orientering omfattar alla de administrativa moment som krävs för att genomföra en orienteringstävling. Området innehåller specifika delar som var för sig ska utföras före tävling, under tävling och efter tävling. Eventor (före tävling) Tävlingsadministration (under tävling) Eventor (efter tävling) För de administrativa funktioner som ska utföras före respektive efter en tävling finns ett centralt webbaserat informationssystem från SOFT som heter Eventor, vilket ska användas för alla tävlingar inom nivå 1-3. Eventor nås via eventor.orientering.se För de funktioner som ska hanteras under själva tävlingen, som direktanmälan, tidtagning, resultat, speaker osv, finns det olika program att välja mellan. Dessa program benämns i fortsättningen tidtagningssystem. s eget tidtagningssystem heter OLA och kan hämtas kostnadsfritt för klubbanslutna via Eventor. Exempel på andra alternativ är MeOS och SportSoftware OE/OS Tävlingsadministration i Eventor (före/efter tävling) En övergripande beskrivning av vilka delar som ingår i Eventor visas nedan. Eventor (före/efter tävling) Anmälan till tävling Tävlingsprogram Eventor används bland annat för tävlingsanmälan, se eget avsnitt. I Eventor finns alla tävlingar i ett program. All tävlingsinformation i Eventor används som underlag till SOFTs tävlingsprogram. En tryckt version medföljer varje år som bilaga till novembernumret av förbundstidningen Skogssport. Arrangören ansvarar för att tävlingsinformationen registreras i Eventor. Tävlingsansökan Tävlingsadministration Tävlingsrapportering Arrangörer ansöker om tävling i Eventor, se eget avsnitt. All administration före och efter tävling görs i Eventor. Det innebär roller, klasser, anmälningsavgifter, stoppdatum, dokument såsom inbjudan och tävlings-pm, hantering av anmälda, start- och resultatlistor, deltagarenkäter, tävlingsrapportering mm. Se eget avsnitt. Heliosgatan Stockholm. Sweden. info@orientering.se Version Sida 2 av 16

3 Eventor är också direktkopplat till IdrottOnline som är Riksidrottsförbundets centrala IT-system. Via denna koppling uppdateras automatiskt persondata, organisationsdata samt de inloggningsuppgifter som behövs för att t ex kunna göra en anmälan i en tävlingsklass eller för att administrera en tävling, om man är arrangör. Kopplat till Eventor finns också ett antal externa tjänster som exempelvis sträcktidsanalys och olika karttjänster. 3. Tävlingsadministration under tävling Tävlingsadministration som sker omedelbart innan en tävling (lottning, startlista osv), samt under själva tävlingen (registrering av löpare i mål, tidtagning, resultat, speakerstöd osv), är den mest kritiska delen av ett arrangemang. Organisation och hantering av denna mycket viktiga funktion ställer höga krav på arrangören av en orienteringstävling. Kraven skiljer sig dock beroende på vilken typ av tävling som arrangeras. Ett litet arrangemang med några hundra deltagare kan inte jämföras med ett större arrangemang med över tusen deltagare, trots att det är i princip samma moment som behöver utföras för båda tävlingarna. En analys av vilket kompetensbehov som krävs för att uppfylla kraven från tävlingsadministrationen ska alltid göras i god tid före tävling. Grafisk beskrivning En grafisk beskrivning av tävlingsadministrationen under en tävling återges nedan. Tävlingsadministration (under tävling) Bildproduktion Storbildsskärm och sändning på Internet Livebevakning på Internet I första hand liveresultat, speakerljud och GPS-uppföljning Speaker och mellantidskontroller Hårdvara, mjukvara och kommunikationsutrustning Vissa tävlingar inom nivå 1 Alla tävlingar inom nivå 1 Alla tävlingar inom nivå 1-2 Sekretariat med tidtagningssystem Hårdvara, mjukvara, nätverk samt utläsning Resultat och sträcktider Alla tävlingar inom nivå 1-3 Sekretariat med tidtagningssystem, samt övriga tävlingsadministrativa funktioner under tävling. Ett fungerande sekretariat är en förutsättning för att övriga delar ska fungera. Heliosgatan Stockholm. Sweden. info@orientering.se Version Sida 3 av 16

4 4. Teknik och resursplanering 4.1 Grundförutsättningar Förutom fungerande karta, banor och kontroller är det viktigaste under en tävling en fungerande tidtagning, vilket innebär att nödvändiga tekniska förutsättningar och hårdvaruresurser är noga utformade. Till hårdvaruresurser räknas normalt datorer, skrivare, kommunikationsutrustning för datornät, såsom switchar, routrar, trådlös teknik, men också den tekniska utrustning som hör till stämplingssystemet ingår. En viktig grundregel är att hålla det enkelt! Använd beprövade metoder, bekanta nätverkskomponenter, enkla men fungerande backuplösningar osv. I övrigt finns det ett antal grundförutsättningar för att tävlingsadministrationen ska fungera under en tävling: Enkel, stabil och säker IT-infrastruktur o Att det finns tillgång till en enkel och stabil teknisk IT-infrastruktur som är väl anpassad för de kapacitets- och tillgänglighetskrav som förväntas. o Att det finns en väl dokumenterad IT-struktur som också är utprovad i god tid innan tävlingen. o Att endast betrodd utrustning ansluts till IT-infrastrukturen, såsom USBminnen, lösa hårddiskar, gästdatorer etc. o Att den som konfigurerat nätverket är med ute på tävlingen. Operativsystem och drivrutiner i datorutrustning o Att säkerställa att operativsystemen som hanterar grundfunktionerna i datorerna (oftast Microsoft Windows i någon version), fungerar tillsammans i nätverket. o Att korrekta versioner av andra viktiga delkompontenter i operativsystemet är uppdaterade och att nödvändiga säkerhetsuppdateringar (patchar) är installerade. o Att alla nödvändiga drivrutiner är installerade och fungerar, t ex drivrutiner för sträcktidsskrivare, enheter för utläsning av tider samt för registrering av deltagare vid direktanmälan. o Att automatiska uppdateringar och andra programinstallationer inte påbörjas under själva tävlingen vilka riskerar att störa densamma och att sådana funktioner är avstängda. Utprovat och verifierat tidtagningssystem (t ex OLA) o Att tidtagningssystemet kan kommunicera med komponenter i den tekniska IT-infrastrukturen, t ex sträcktidsskrivare, utstämplingsenheter, samlingsboxar för trådbundna mellantidskontroller och annan liknande utrustning för t ex mellantidskontroller och förvarning. Utprovat och verifierat stämplingssystem (t ex Sportident eller Emit) o Att alla stämplingsenheter är kontrollerade med avseende på programvaruversion, batteristatus, tid och funktion. o Att alla drivrutiner i datorer som används för att kommunicera med stämplingssystemet (utläsningsenheter) är uppdaterade och provade. Övriga viktiga komponenter för arrangemanget o Att databashanterare om sådan används (t ex MySQL eller SQL Server) och disklagring är optimerade och korrekt uppsatta. o Att övriga externa informationssystem som arbetar mot det tävlingsadministrativa systemet fungerar (t ex livefunktioner). Heliosgatan Stockholm. Sweden. info@orientering.se Version Sida 4 av 16

5 4.2 Tillgänglighet och backup Att det tävlingsadministrativa systemet är otillgängligt under kortare eller längre perioder är sannolikt den vanligaste orsaken till att störningar uppstår under en tävling. Ett uppsatt mål bör vara att tävlingen ska kunna fortsätta oavsett vilken typ av incident som uppstår i det tävlingsadministrativa systemet. Vid planering av en tävling är därför följande viktigt att ta hänsyn till: Att utforma den tekniska infrastrukturen så att vanliga och relativt enkla fel inte påverkar driftsfunktionen (t ex trasig nätverkskabel, nätverksswitch slutar fungera, enskild dator stannar osv.). Exempel: Utgå från att huvudservern och de mest använda avläsningsstationerna sitter direkt i huvudroutern så att resten av nätet kan klippas utan att vitala delar av tävlingen påverkas. Att det finns framtagen en backup- och återställningsstrategi som säkerställer att IT-infrastrukturens funktionalitet snabbt kan återställas. Exempel: Ha en kopia av huvudservern, konfigurerad med identiskt namn, ip-nummer etc. som huvudservern, i standby att tillgå på tävlingsdagen. Sätt databasbackup till var 5:e minut och att den skrivs till ett USB-minne som vid en krasch används för att återställa databasen i kopian av huvudservern. Att dimensionera funktioner som direktanmälan, checkning/tömning, utstämpling, utskrift sträcktidsskrivare så att en eller flera av dessa komponenter kan sluta att fungera under en viss tid utan att köer uppstår. Det betyder att en viss dubblering av vissa funktioner behöver göras. Exempel: Ha en eller flera extra utstämplingsstationer med sträcktidsskrivare för att undvika att köer uppstår av inkommande deltagare på grund av den otillgänglighet som blir vid regelbundna men återkommande byten av pappersrullar. Att eftersom strömavbrott är en vanlig orsak till driftsstörning under en tävling och denna typ av fel måste kunna hanteras vid alla typer av tävlingar, såväl liten som stor ha en uppgjord plan för strömavbrott och hur övergång ska ske till eventuell reservelkraft. Att också de olika reservfunktionerna vid strömavbrott alltid har provats innan tävlingsdagen. Exempel: Olika principer och metoder finns för att hantera strömavbrott, men det vanligaste tillvägagångssättet är att använda någon form av avbrottsfri kraft för utrustning som inte har eget batteri och om strömavbrottet pågår under en längre tid även ett externt elverk. Att planera för en viss överkapacitet så att inte viktiga funktioner stannar på grund av tillfälliga belastningstoppar. 4.3 Kapacitet vid stora arrangemang Hur tidigare nämnda grundförutsättningar hanteras i syfte att minimera risker för en driftsstörning beror naturligtvis på vilken storlek av tävling det handlar om (liten, medel, stor eller mycket stor). Vilka tillgänglighetskrav som finns för tävlingen är också avgörande för tävlingsadministrationen. En distriktstävling och ett nationellt mästerskap har naturligtvis olika krav på tillgänglighet. Liten tävling: < 400 deltagare Medelstor tävling: deltagare Stor tävling: deltagare Mycket stor tävling: > 5000 deltagare Ett tävlingsadministrativt system kan alltså konfigureras och dimensioneras olika beroende på vilken tillgänglighet och kapacitet som krävs. Kapaciteten i ett tävlingsadministrativt system är svårast att bedöma och planera för eftersom det är svårt att simulera det antal händelser som kommer att ske under en tävling. Heliosgatan Stockholm. Sweden. info@orientering.se Version Sida 5 av 16

6 Följande är viktigt att ta hänsyn till vid stora respektive mycket stora tävlingar: Om det för lagring av tävlingsdata används fristående databasserver, antingen enskilt eller flera sammankopplade (t ex SQL-cluster), så förbättras teoretiskt kapaciteten i systemet. Samtidigt ökar också komplexiteten i hela systemet, vilket komponentmässigt måste kunna hanteras under tävlingen. En hög kunskapsnivå och beredskap krävs för större arrangemang och det är viktigt att resurser finns på plats för att kunna hantera incidenter och justera systemet under pågående tävling, om t ex köer uppstår i datalagringen på grund av hög belastning i systemet. 4.4 Lägsta IT-kvalitetskrav vid tävling inom nivå 1 Tävlingar inom nivå 1 ställer ofta större krav på tekniken än övriga tävlingar. Följande gäller för dessa tävlingar: Ett särskilt stöddokument finns framtaget och hittas på orientering.se. Det beskriver lägsta kvalitetskrav för hårdvara, mjukvara, nätverk, utbildning, testning samt simulering. En centralt utsedd IT-konsult säkerställer på plats, via särskilt testprotokoll, att kvalitetskraven i ovan nämnda stöddokument är uppfyllda. IT-konsulten finns med som stöd från det att arrangören tilldelats tävlingen. Funktionärer inom tävlingsadministrationen på tävling inom alla nivåer kan med fördel ta del av och följa stöddokumentet nämnt ovan. 4.5 Kvalitetskrav vid livebevakning Vid tävlingar med resultatinformation som publiceras direkt mot Internet, s k livebevakning, är det viktigt att vidta de åtgärder som krävs för att upprätthålla en god ITsäkerhet. Det innebär att endast avsedd information (resultat, ljud, bild etc.) från det tävlingsadministrativa systemet ska publiceras på Internet och att livebevakningstjänsten inte negativt påverkar tillgänglighet och prestanda i själva tävlingen. Livetjänsten ska vara testad under belastning så att planerad funktion är säkrad. Datorer som används för livebevakning ska vara väl skyddade från åtkomst via Internet och ha antivirusprogram och brandväggar aktiverade. Metoder för hur tillräcklig säkerhet uppnås ska vara beskriven och dokumenterad. För vilka förutsättningar som gäller för vilka nivåer, se annat kapitel i denna anvisning. 4.6 Katastrofhantering vid stora arrangemang Vid katastrofhantering inom tävlingsadministration menar vi hur tävlingen ska kunna fortgå utan störning efter att någon form av incident har skett. Vid större tävlingar behöver fokus flyttas från enkel säkerhetskopiering av data till hur man istället återställer den tävlingsadministrativa funktionen. Exempel 1: Om det tar två timmar att återställa data från en säkerhetskopia så att det tävlingsadministrativa systemet återfår sin funktion så är tävlingen sannolikt redan över och det är därför inte någon riktig mening med en sådan rutin. Exempel 2: En katastrofrutin behöver inte nödvändigtvis vara teknisk avancerad för att uppfylla de krav som är uppsatta. Ibland kan en dubbel utstämpling innebära en lika bra eller till och med bättre återställningstid jämfört med en tekniskt avancerad lösning (t ex databaskluster mm.). Med dubbel utstämpling åsyftas att deltagaren stämplar ut först i det primära systemet och därefter en gång till i ett reservsystem i separat hårdvara. Heliosgatan Stockholm. Sweden. info@orientering.se Version Sida 6 av 16

7 5. Ansökan om att arrangera tävling Olika tävlingstyper att ansöka om nämns i TR Ansökan via Eventor Tävlingsansökan sker via Eventor för mästerskapstävling, nationell tävling samt distriktstävling. Dessa godkänns sedan av tävlingsansvarig i distriktet, samt av tävlingsansvarig på. Systemet erbjuder stöd för klubbtävlingar och närtävlingar. Dessa behöver inte vare sig ansökas om eller godkännas. 5.2 Uppdelning och samordning Tävling som innehåller klasser som tillhör samma tävlingstillfälle bör inte delas upp i två tävlingar i Eventor. Låt istället tävlingsnamnet ange vilka tävlingar som ingår. Då DM samordnas mellan två distrikt ska tävlingen läggas upp som en tävling, men med separata klasser, t ex D21 Stockholm, D21 Uppland osv. Om arrangörsklubb saknas i det ena distriktet anges distriktet som medarrangör så deltagarna ser tävlingen i programmet. Mer information om hur tävlingsansökan går till finns på orientering.se. 6. Upprättande av klasser Tävlingsklasserna upprättas i enlighet med tävlingsreglernas avsnitt 3.3 Tävlingsklasser och åldersindelning, 4.6 Orienteringstävlingens klasser, 5.7 Upprättande av klasser, samt med särskild anvisning för tävling, klasser och deltagande. För SM upprättas klasser i enlighet med tävlingsreglernas avsnitt 4.15, för regionala mästerskap i TR 4.16 och för DM i TR Särskilda förutsättningar för SM nås via Sammanslagning av klasser Vid sammanslagning av åldersklasser ska svårighet och banlängd anpassas till den yngsta klassen i 20 år och yngre respektive till den äldsta klassen i 35 år och äldre, inklusive kartskala om denna är olika mellan klasserna. Eftersom klassen Inskolning innehåller vägledning längs banan i form av glada och ledsna uttryckssymboler bör denna klass inte slås samman med annan klass. 6.2 Flyttning av anmälda mellan klasser Vid få anmälda i tävlingsklass får de anmälda enligt tävlingsreglerna flyttas till annan klass. Om antalet anmälda i en tävlingsklass är färre än fyra får dessa flyttas till närmaste klass inom klassgruppen. De får även flyttas till Kort-klass så länge nivå- och ålderskrav följs. Anmälda i klass upp till och med 20 år flyttas till äldre klass. Anmälda i klass från och med 35 år och äldre flyttas till yngre klass. 6.2 Delning av klasser TR 5.8 reglerar hur ej rankingmeriterande klass ska delas. Alternativt kan klassdelning göras efter ålder, t ex D16 delas i D15 och D16. Heliosgatan Stockholm. Sweden. info@orientering.se Version Sida 7 av 16

8 6.3 Gallring i elitklasser och rankingmeriterande klasser Det gallringsfilter som finns i poängsystemet Sverigelistan (se ska vid behov användas för gallring och eventuell seedning till alla typer av rankingmeriterande tävlingar. Ett uppdaterat gallringsfilter finns tillgängligt varje fredag. I övrigt reglerar TR 5.8 upprättande av klasser där följande gäller: Vakanstillsättning, t ex av tekniska vakanser (fel som uppstått) eller s k wild cards, sker enligt arrangörens anvisningar. Då elitklass fått för många anmälda ska klassen delas. De klasser, s k underklasser, som de lägst rankade flyttas till ska benämnas med löpnummer, t ex Elit 2 (E2), Elit 3 (E3) osv. Då rankingmeriterande klass på tävling som saknar elitklasser fått för många anmälda ska klassen delas. Anledningen till att de högst rankade ska bilda egen klass är för att kunna kora de bästa på tävlingen i respektive åldersgrupp. Cirka 60 deltagare totalt i elitklass är en rekommendation. Vid många utländska deltagare eller efteranmälningar kan startfältet utökas. Se även särskild anvisning för rankade. Heliosgatan Stockholm. Sweden. info@orientering.se Version Sida 8 av 16

9 7. Avgifter 7.1 Anmälningsavgift Anmälningsavgift till tävling betalas av den tävlande eller dennes förening. Beträffande tilläggsavgifter för särskilda tjänster, se avsnitt 8. Inom en klass ska anmälningsavgiften vara lika för alla anmälda med undantag för öppna motionsklasser, där båda ålderskategorierna ungdom och vuxna deltar Mästerskapstävlingar och nationella tävlingar Kategorier Ungdom Vuxen (ej elit) Elit Tävlingsorientering kr kr kr Motionsorientering i samband med tävling* 75 kr eller lägre 130 kr eller lägre --- Arrangören bestämmer inom angivna intervall anmälningsavgiften för varje kategori. Anmälningsavgiften i motionsorientering i samband med tävling får inte vara högre än i motsvarande ålderskategori i tävlingsorientering Distriktstävlingar Kategorier Ungdom Vuxen Elit Tävlingsorientering 75 kr eller lägre 130 kr eller lägre 180 kr eller lägre Motionsorientering i samband med tävling* 75 kr eller lägre 130 kr eller lägre Närtävlingar Kategorier Ungdom Vuxen Tävlingsorientering 25 kr eller lägre 50 kr eller lägre Motionsorientering 25 kr eller lägre 50 kr eller lägre Tilläggsavgift vid högkvalitativa arrangemang Vid vissa högkvalitativa arrangemang kan arrangören, efter ansökan och bedömning hos eget OF, få höja anmälningsavgiften för vuxen och elit med högst 50 % av maximiavgiften i angivna intervall, dock ej i motionsorienteringsklasser*. Anledningen till tilläggsavgiften ska framgå av inbjudan. För SM, USM, samt deltävling i serie arrangerad på uppdrag av SOFT, fastställer SOFT den förhöjda avgiften i samråd med aktuell arrangör. Anledningen till höjningen ska framgå av förutsättningarna för tävlingen på orientering.se. Ingen SOFT- eller tävlingsavgift tas ut på den extra avgiften, dvs den del som motsvaras av de procent anmälningsavgiften höjs SM, USM, O-Ringen och Tiomila För SM, USM, O-Ringen och Tiomila fastställer SOFT anmälningsavgiften i samråd med aktuell arrangör. *) Motionsorientering i samband med tävling indelas i inskolnings- och utvecklingsklasser, samt i öppna motionsklasser Heliosgatan Stockholm. Sweden. info@orientering.se Version Sida 9 av 16

10 7.2 Avgift för efteranmälan Vid efteranmälan får, eller får inte, en tilläggsavgift tas ut enligt nedan. Den extra avgiften beräknas i procent (%) av ordinarie anmälningsavgift. Kategorier Efteranmälan normal Efteranmälan tävlingsdagen Tävlingsorientering ungdom 50 % eller lägre 50 % eller tillägg Tävlingsorientering vuxen 50 % eller lägre 100 % eller lägre Motionsorientering i samband med tävling* Inget tillägg Inget tillägg 7.3 SOFT-avgift och tävlingsavgift Dessa två avgiftstyper utgör tillsammans de förbundsavgifter som ingår i anmälningsavgiften. SOFT-avgiften betalas till SOFT, tävlingsavgiften till distrikten SOFT-avgift SOFT-avgiften utgörs av ett fast belopp per anmäld i respektive kategori. Kategorier Ungdom Vuxen (ej elit) Elit Tävlingsorientering 10 kr 20 kr 30 kr Motionsorientering i samband med tävling* 10 kr 20 kr Tävlingsavgiften som formel Tävlingsavgiften varierar, beroende på tävlingens storlek, från 0 % till 34 % av den beskattningsbara totala anmälningsavgiften (SOFT-avgift ej inkluderad). Då den beskattningsbara anmälningsavgiften uppgår till kr eller mer utgör tävlingsavgiften alltid 34 % av beloppet. Beräkningen kan schematiskt beskrivas som följer: + Summa anmälningsavgifter Summa SOFT-avgifter Summa förhöjda avgifter vid högkvalitativa arrangemang Grundavdrag (för närvarande 5800 kr) = Beskattningsbar anmälningsavgift För beskattningsbara anmälningsavgifter i intervallet 1 kr kr beräknas tävlingsavgiftens procentsats P enligt följande (här uttryckt i decimalform): P = ((Summa anmälningsavgifter Summa SOFT-avgifter Summa förhöjda avgifter vid högkvalitativa arrangemang) / ) 0,34 Tävlingsavgiften = P Beskattningsbar anmälningsavgift Beloppet avrundas uppåt till närmaste 100-tal kronor. *) Motionsorientering i samband med tävling indelas i inskolnings- och utvecklingsklasser, samt i öppna motionsklasser Heliosgatan Stockholm. Sweden. info@orientering.se Version Sida 10 av 16

11 7.3.3 Förtydliganden och exempel Tävlingsavgift eller SOFT-avgift tas inte ut: o På anmälningsavgiften för närtävling. o På tilläggsavgiften för efteranmälan. o På tilläggsavgiften vid högkvalitativa arrangemang, där arrangör kan få höja anmälningsavgiften med upp till 50 %. Vid stafett och patrulltävling baseras beräkningen av tävlingsavgift och SOFTavgift på antalet personer i de anmälda lagen. Följande gäller för arrangemang med flera tävlingstillfällen: o Vid etapp- och flerdagarstävlingar, inklusive kval- och finaltävling, beräknas tävlingsavgiften och SOFT-avgiften för respektive tävlingstillfälle (gäller även kval- och finaltävling som går samma dag). Gäller ej tävling som går över två eller flera dygn där varje deltagare totalt deltar endast en gång. o Arrangemang som delats upp i två tävlingar i Eventor, trots samma tävlingstillfälle/tidpunkt, ska slås samman före beräkningen (båda tävlingarna markeras i Eventor vid skapandet av rapporten). Följande gäller för samarrangerande av DM: o Om DM och en distriktstävling för övriga klasser arrangeras samtidigt räknas det som ett enda arrangemang och tävlingsavgiften och SOFTavgiften beräknas på det totala antalet anmälda. o Om DM arrangeras för två distrikt samtidigt, men av endast en förening, räknas det som ett enda arrangemang och mottagande distrikt för tävlingsavgiften ska endast vara arrangörsföreningens distrikt (som markeras i Eventor vid skapandet av tävlingsrapporten). o Om DM arrangeras för två distrikt samtidigt, och av en förening från vartdera distriktet, räknas det som ett enda arrangemang, men mottagande distrikt för tävlingsavgiften ska vara båda distrikten (båda distrikten markeras i Eventor vid skapandet av tävlingsrapporten). OBS! För att slippa manuell uträkning av tävlingsavgiften ska tävlingen på förhand ha lagts upp i Eventor med separata klasser för vartdera distriktet eftersom mottagande distrikt anges per klass vid skapandet av tävlingsrapporten, se tidigare avsnitt. En förening som väljer att till exempel ta ut 110 kr i vuxenklass vid en nationell tävling får inte ta ut mer än 110 kr i öppen motionsklass. En arrangör som tar ut en generellt lägre eller ingen anmälningsavgift är också skyldig att redovisa tävlingsavgifter och SOFT-avgifter. Om inte anmälningsavgift tas ut för vissa deltagare i en klass ska arrangören ändå beräkna och betala tävlings- och SOFT-avgift som om dessa deltagare betalat samma anmälningsavgift som den fastställda avgiften för klassen. Förenklat uttryckt innebär det att arrangören själv står för dessa tävlandes anmälningsavgifter. Exempel på när detta kan ske: o En arrangör låter egna medlemmar delta i tävlingen utan att betala anmälningsavgifter. o Två arrangörer utför byteshandel. Man deltar i varandras arrangemang utan att betala anmälningsavgifter för sina respektive medlemmar. o En arrangör bjuder vissa elitlöpare på anmälningsavgiften. o En arrangör bjuder en grupp orienterare från ett annat land på anmälningsavgiften. För SM baseras tävlingsavgiften på den högsta beskattningsbara anmälningsavgiften för elit som får tas ut och för USM den högsta beskattningsbara anmälningsavgiften för ungdom som får tas ut. Heliosgatan Stockholm. Sweden. info@orientering.se Version Sida 11 av 16

12 7.3.4 Betalning av SOFT-avgift och tävlingsavgift SOFT-avgifterna betalas av arrangören direkt till SOFT senast 30 dagar efter tävlingen. Tävlingsavgiften betalas av arrangören till eget OF senast 30 dagar efter tävlingen. 7.4 Kompensation och återbetalning I de fall en tävling ställts in enligt TR 4.10 och arrangören får behålla en del av anmälningsavgiften, reduceras även tävlingsavgiften i motsvarande omfattning. I de fall en klass förklaras ogiltig och de tävlande kompenseras genom att anmälningsavgiften återbetalas, ska vid beräkningen av tävlingsavgiften både antalet deltagare och anmälningsavgifternas summa reduceras. Tävlingsrapporten ska redovisa det totala antalet anmälda, och eventuellt startande, utan hänsyn till om tävlingen ställts in eller om några tävlande kompenserats genom återbetalning av anmälningsavgiften. Om arrangören ställer särskilda krav på ränta och förfallodatum vid fakturering ska dessa villkor anges i inbjudan. Exempel: Beräkning av tävlingsavgift (fyra olika fall) Ungdom Vuxna Elit Anm-avgift 50 kr 90 kr 130 kr SOFT-avgift 5 kr 15 kr 20 kr Antal anm. Ungdom Vuxna Elit Total anmälningsavgift Total SOFTavgift Fall kr kr Fall kr kr Fall kr kr Fall kr kr Fall 1: ( ) x 0,34 x ( )/ Fall 2: ( ) x 0,34 x ( )/ Fall 3: ( ) x 0,34 x ( )/ Fall 4: ( ) x 0,34 = 200 kr = kr = kr = kr 8. Tilläggsavgifter för särskilda tjänster Arrangören kan debitera tilläggsavgifter för användande av material och tjänster som arrangören tillhandahåller. Följande gäller: Tilläggsavgifter får inte ingå i den ordinarie anmälningsavgiften. Det betyder bland annat att tilläggsavgifter för särskilda tjänster inte ska blandas ihop med tilläggsavgiften vid högkvalitativa arrangemang, vilken ingår i anmälningsavgiften. Tilläggstjänster kan avse parkering, transporter, tältskyddsplats, campingplats, separat startlista, tävlingsprogram, barnpassning etc. Det kan också vara utskick av beställda start- eller resultatlistor (fullständig) eller klubblista. Arrangör får ta ut avgift på karta, med eller utan banpåtryck, som erbjuds till den som skuggar. Till kategorin särskilda tjänster hör även uthyrning av elektroniskt kontrollkort. Avgift för elektroniskt kontrollkort får inte tas ut av deltagare som har eget funktionsdugligt och av arrangören godkänt sådant. Heliosgatan Stockholm. Sweden. info@orientering.se Version Sida 12 av 16

13 9. Anmälan till tävling och senaste anmälningstidpunkt Enligt tävlingsreglernas avsnitt 4.9 ska anmälan till tävling göras på det sätt arrangören anger och vara arrangören tillhanda senast vid den tidpunkt som anges i inbjudan. All anmälan till tävling inom nivå 1-3 ska i första hand göras via Eventor. Följande gäller för senaste anmälningstidpunkt till nationella tävlingar och distriktstävlingar: Senaste anmälningstidpunkt för helgtävlingar ska sättas till tidigast söndag kl helgen före tävling. Senaste anmälningstidpunkt för efteranmälan till helgtävlingar ska sättas till tidigast kl onsdag före tävling. Senaste anmälningstidpunkt för andra tävlingar än helgtävlingar ska sättas till tidigast kl en vecka före tävling. Senaste anmälningstidpunkt för efteranmälan till andra tävlingar än helgtävlingar ska sättas till tidigast kl tre dagar före tävling. Senaste anmälningstidpunkt för tävling inom nivå 1 ska om möjligt sättas som till en traditionell nationell tävling. Två tävlingar vid samma tidpunkt, exempelvis en tävling med publiktävling, ska båda ha samma senaste anmälningstidpunkt. Om särskilda skäl föreligger kan dispens för tidigare anmälningstidpunkt sökas hos OF. 10. Startordning och startmellanrum Startordning regleras i TR 5.9. Följande gäller avseende startmellanrum: Sprintdistans. Minst en minut. Kan vara mindre vid många deltagare. Medeldistans. Två minuter. Kan vara mindre vid många deltagare. Långdistans. Två-tre minuter. Kan vara mindre vid många deltagare. Ultralång distans. Tre minuter eller masstart, ofta med spridningsmetod. Stafett. Normalt masstart. Natt. Två minuter. Kan vara mindre vid många deltagare. 11. Lottning och startlista Lottningsprocedur och upprättande av startlista sker enligt TR Tidigt samarbete med banläggare är av stor vikt. Av TR 5.10 framgår att tävlande som vid intervallstart har samma bana inte ska starta samtidigt. I övrigt gäller följande vid lottning och val av bana: Startmellanrummet i en klass ska vara detsamma klassen igenom. Klasser som startar samtidigt och bedöms ha lika kapacitet bör inte ha samma förstakontroll. Klasser med samma bana ska starta efter varandra. Utrymme för att ta in efteranmälda i respektive klass ska finnas. Klass som bedöms få snabbast segrartid bör starta först. I startlista ska klass, startplats och banlängd framgå. För varje deltagare ska eventuellt startnummer och rankingnummer, samt namn, förening och starttid framgå. Heliosgatan Stockholm. Sweden. info@orientering.se Version Sida 13 av 16

14 11.1 Efteranmälda Efteranmälan regleras i TR 4.9 samt TR Efteranmälda i rankingmeriterande klass ska behandlas efter rankingplacering jämfört med det ordinarie startfältet, dvs efteranmäld som skulle blivit utgallrad vid ordinarie anmälan kan t ex ej besätta reservplats om reserver finns tillgängliga. Vid tävling inom nivå 1 bör, om möjligt, efteranmälda lottas ihop med ordinarie anmälda. Vid rankingmeriterande tävling inom nivå 1 bör lottning ske nära inpå tävling för att få en så korrekt uttagning som möjligt, samt för att minska onödig administration Återbud och reservtillsättning I rankingmeriterande klass ska de bäst rankade placeras först på reservlistan och övriga i fallande ordning. Vid återbud ska arrangören sätta in deltagare från reservlistan i turordning. Reserv får endast sättas in om uttagen tävlande anmält förhinder och/eller om antalet vakansplatser ej tillsätts. Antalet reserver per klass bedöms från fall till fall, beroende på klassens storlek. Se även särskild anvisning för rankade Laguppställning, bricknummer och lagändringar vid stafettävling Följande rekommendationer gäller för arrangörer Laguppställning Laguppställning tas lämpligen in via Eventor, gärna med stoppdatum några dagar före tävling. För sent stoppdatum medför fler manuellt inlämnade laguppställningar på arenan. För tidigt stoppdatum medför fler lagändringar. Laguppställning som ej lämnats in före start, eller där en uppenbart orimlig laguppställning lämnats in, ska innebära nekad start (görs lämpligen genom att inte dela ut nummerlappar) Bricknummer Bricknummer kan lämnas i Eventor i samband med inlämnande av laguppställning. Det kan också kopplas senare, t ex vid ingång till startfållan. Under tävlingens administrationssida i Eventor anges vilket som gäller Lagändringar Lagändringar tas lämpligen i första hand emot via Eventor fram till kvällen före tävling. De tas i andra hand emot på arenan senast en timme före start. Lagändringar bör tillåtas kostnadsfritt, annars finns risken att lagen väntar med att lämna in lagändring till så sent som möjligt, vilket leder till ökad administration. Om fel bricknummer använts på en sträcka ska i regel inte laget diskvalificeras, om det inte uppenbart förekommit medvetet slarv eller fusk. Heliosgatan Stockholm. Sweden. info@orientering.se Version Sida 14 av 16

15 12. Elektronisk stämpling och tidtagning har godkänt ett antal elektroniska stämplings- och tidtagningssystem. Information om vilka, samt länkar till guider, finns på orientering.se. I Eventor anges vilket system som används för tävlingen Backuplösning För tävling inom nivå 2-4 behövs ingen backuplösning med exempelvis extra enhet, men enheternas funktion ska fortfarande kontrolleras noga före tävling (se tidigare avsnitt). För tävling inom nivå 1 ska minst två enheter och stiftklämma erbjudas vid varje kontroll. Stiftklämman är en backup om det elektroniska kontrollkortet slutar fungera Tekniskt fel vid kontrollstämpling Enligt TR 5.14 ska kontrollstämpling ske på föreskrivet sätt. Den tävlande ska förklaras ej godkänd om det elektroniska eller manuella kontrollkortet saknas vid målgång. Enligt TR 6.1, som vänder sig till den tävlande, ska startstämpling, där sådan tillämpas, samt kontrollstämplingar och målstämpling, göras på ett sådant sätt att registreringarna kan avläsas från kontrollkortet efter målgång. Tekniskt fel, konstaterat eller förmodat, i arrangemangets elektroniska utrustning ska inte automatiskt medföra att den tävlande underkänns. Om det utan rimligt tvivel kan antas att den tävlande stämplat vid en viss kontroll, får tävlingsledningen godkänna löpningen trots att elektronisk registrering från kontrollen saknas i kontrollkortet. 13. Livebevakning För tävling inom nivå 1 ska, förutom obligatoriska resultat på arenan (se eget avsnitt), livebevakning erbjudas via Internet. Denna ska minst innehålla resultatservice, streamat speakerljud samt GPS-uppföljning. Mer information finns på orientering.se. 14. Resultatlista Resultatlista regleras i TR Vad ska ingå i resultatlistan I resultatlista ska klass och banlängd framgå. För varje deltagare ska placering, namn, eventuellt rankingnummer, förening samt placering och tid framgå. Tävlande som felstämplat (=Ej godkänd), utgått (=Ej godkänd), diskvalificerats (=Diskad) eller ej startat (=Ej start) ska tas med sist i resultatlistan. Inskolningsklassen ger möjlighet för ungdomar att delta i orientering utan att tävla. Denna klass har därför en begränsad resultatlista där bl a använd tid inte redovisas. Namnen bör därför redovisas i bokstavsordning. Vid stafett ska, utöver lagets slutliga tid och placering, växlingstid samt placering anges för varje deltagare i laget. SOFTs tidtagningssystem, OLA, tillgodoser kraven på resultatlista Medieservice Medieservice regleras i särskild anvisning för kommunikation, media och marknadsföring. Heliosgatan Stockholm. Sweden. info@orientering.se Version Sida 15 av 16

16 14.3 Resultatlista vid kvaltävling Vid kvaltävling ska det i de publicerade pappersresultatlistorna markeras med en linje var gränsen går för final/finaler. Eventor har stöd för markering av denna gräns i resultatet Uppladdning av resultat Vid tävling inom nivå 1-3 ska resultatlista laddas upp till Eventor. Resultatlistan i Eventor ligger till grund för poängen i Sverigelistan, inklusive gallringsfiltret som gäller för meritering till rankingtävlingar. Den ligger också till grund för tävlingsrapporten (se eget avsnitt). I resultatlistan kan en del personer sakna koppling till rätt person i Eventor. Det kan bero på att anmälan skett utanför Eventor. Arrangören ska efter uppladdad resultatlista se till att koppla alla okopplade resultat. Detta görs via länk ovanför resultatlistan i Eventor Resultatlista vid DM-tävling Endast den som representerar SOFT-förening inom berört distrikt har rätt att tävla om mästerskapstecken på DM-tävling, men övriga får delta om kraven i TR 3.4 är uppfyllda. Om sådan deltagare placerar sig före deltagare som vunnit mästerskapstecken ska det av resultatlistan framgå vem eller vilka som vunnit mästerskapstecken. På arenan kan redovisningen göras med en pennmarkering i uppsatta resultatlistan medan det i Eventor kan laddas upp ett dokument med DM-placeringar separat. 15. Tävlingsrapport Tävlingsrapport ska skickas in till SOFT för tävlingar inom nivåerna 1-3. All tävlingsrapportering sker i Eventor. Förfarandet sker i tre steg som utförs under tävlingens administrationssida i Eventor: 1. Tävlingens resultatfil laddas upp. 2. Rapporten skapas. Den baseras på personerna i uppladdad resultatfil och på angiven anmälningsavgift i Eventor. Fälten är redigerbara innan rapporten sparas. 3. Rapporten signeras (dels av tävlingsledaren, dels av OF:s tävlingskontrollant). I och med signeringen i steg 3 är rapporten inskickad till SOFT. Följande gäller i övrigt: Fakturering till tävlingsdeltagarna och/eller deras föreningar får inte ske förrän rapporten är signerad. Detta för att undvika att felaktig fakturering förekommer. En tävlingsrapport kan redigeras och sparas om obegränsade gånger. Tävlingsledare och tävlingskontrollant får nytt e-postmeddelande varje gång. Tävlingsrapporten tar inte hänsyn till inställande av tävling eller kompensation i form av återbetalning av anmälningsavgifter, se avsnitt om anmälningsavgifter. Tävlingar som delas upp i två tävlingar kan redovisas ihop i tävlingsrapporten. Mottagande distrikt är normalt arrangörsklubbens distrikt, vilket också är förvalt i Eventor. Om tävlingen arrangerats ihop med en förening i ett annat distrikt, t ex en DM-tävling för två olika distrikt, ska båda distrikten markeras i Eventor. För SM och serie arrangerad på uppdrag av SOFT baseras tävlingsavgiften på den högsta beskattningsbara anmälningsavgiften för elit som får tas ut och för USM den högsta beskattningsbara anmälningsavgiften för ungdom som får tas ut. Om denna skiljer sig från den totala anmälningsavgiften som deltagaren betalar justeras lämpligen anmälningsavgiften i Eventor före skapandet av rapporten så att rapporten automatiskt ger korrekta siffror. Heliosgatan Stockholm. Sweden. info@orientering.se Version Sida 16 av 16