Miljö och kvalitetsmanual. En vägledning för att införa ett miljö- och kvalitetssystem

Transkript

1 Miljö och kvalitetsmanual En vägledning för att införa ett miljö- och kvalitetssystem

2 1 Inledning Ledningssystem för miljö och kvalitet Verksamhet Hantering av dokument Ledningens ansvar Ledningens åtagande Kundfokus Kvalitetspolicy Planering - Kvalitetsmål Ansvar, befogenhet och kommunikation Ledningens genomgång av kvalitets- och miljöledningssystemet Hantering av resurser Personalresurser Infrastruktur Verksamhetsmiljö Installation och service Planering Kundanknutna processer Inköp Utförande av installation och service Behandling av övervaknings- och mätutrustning Mätning, analys och förbättring Allmänt Övervakning och mätning Behandling av avvikelser vid installation och service Analys av information Förbättring Företagets miljö förutsättningar Att förstå organisationen och dess förutsättningar Att förstå intressenters behov och förväntningar Miljöpolicy Miljöplanering

3 9.1 Åtgärder för att hantera risker och möjligheter Miljömål och planering för att uppnå dem Verksamhet Planering och styrning av verksamheten Beredskap och agerande vid nödlägen Omfattning och koppling till ISO9001 och ISO

4 1 Inledning Varför ska man införa ett miljö- och kvalitetsledningssystem? Miljö och kvalitetsmanualen (även kallad manualen) anger krav på ett ledningssystem för kvalitet med syfte att påvisa företagets förmåga att tillhandahålla installationer och service som uppfyller kund- och författningskrav (lagkrav) och avser att öka kundtillfredsställelsen. Figur 1 Grafisk översikt av kvalitetsledningssystemet. Miljö och kvalitetsmanualen anger även krav på ett miljöledningssystem med syfte med att förse företaget med ett ramverk för att skydda miljön och reagera på förändrade miljöförhållanden i balans med socioekonomiska behov. Miljö och kvalitetsmanualen specificerar krav som gör det möjligt för ett företag att uppnå de resultat som den sätter upp för sitt miljöarbete. Vilket leder till att miljön skyddas genom förebyggande eller mildrande av negativ miljöpåverkan, det underlättas för företaget att uppfylla bindande krav och att företagets miljöprestanda förbättras. 3

5 Figur 2 Grafisk representation av miljöledningssystemet. Som man kan se i de grafiska presentationerna av de två ledningssystemen finns det flera delar som är lika. Detta återspeglar sig även i nedanstående kapitel där flera kapitel berör både kvalitets- och miljöledningssystemet. Är det svårt och krångligt att införa? Att införa ett miljö- och kvalitetssystem kan till en början tyckas vara ett stort och komplicerat arbete. När företaget jobbat ett tag med det kommer det dock bli en naturlig del av dagliga arbetet och ett stöd som strukturerar arbetet och bidrar positivt inom flera aspekter. Ett miljö- och kvalitetssystem blir aldrig perfekt eller färdigt. Det viktiga är att företaget och ledningen initierar arbetet med att införa miljö och kvalitetssystemet och därefter kontinuerligt förbättrar det. Detta innebär tröskeln att införa miljö och kvalitetssystemet är lägre än det initialt kan uppfattas. 4

6 2 Ledningssystem för miljö och kvalitet 2.1 Verksamhet Målet med detta avsnitt är att beskriva de processer som kan påverka kvalitén, att tydliggöra vem som är ansvarig och identifiera nyckeltal för att mäta hur processerna levererar. En process i denna manual definieras som - ett arbete som utförs av en resurs och levererar ett resultat. Dessa processer kan fungera (leverera) mer eller mindre bra. Tillexempel vid en installationsprocess blir ett aggregat installerat av en installatör Beskriv kort företagets verksamhet på en övergripande nivå. Beskriv de olika processerna (så som försäljning, ekonomi, inköp, installation, service, administration m.m.) och vem som ansvarar för dem. Använd ett processchema (block med pilar i mellan) för att visa hur de olika processerna samverkar med varandra. Beskriv även kort de processer som utförs av externa leverantörer/entreprenörer och vem som internt är ansvarig för kvalitetskontroll av deras tjänster. Visa även var dessa kommer in i verksamheten i processchemat. Beskriv hur processerna utvärderas (genom olika nyckeltal, avvikelserapporter eller liknande). Tillexempel vid installationsprocessen där ett aggregat blir installerat av en installatör. Detta kan gå snabbt men med många brister, eller så tar det lite längre tid och allt blir fackmannamässigt utfört. Beroende på hur man mäter det utförda installationsarbetet - på installationstid eller på antal avvikelser kommer antingen den snabba installationen i mätningen visa sig vara bättre i en utvärdering än den fackmannamässiga. Det är därför viktigt att noga tänka igenom vilka nyckeltal (hur man ska mäta) som ska användas för de olika processerna. 5

7 2.2 Hantering av dokument Vid upprättande av miljö och kvalitetsmanualen (hädanefter kallad manualen) som är en del av SKVPs auktorisation är det viktigt att dokumentationen sker på ett korrekt sätt så att ändringar kan spåras och att relevant information finns tillgänglig. Det är även viktigt att information bara finns upptaget på ett ställe i manualen så att det inte uppkommer motstridiga uppgifter och att omfattning av manualen hålls nere för öka läsbarheten så att den blir ett stöd i det dagliga arbetet och inte en tegelsten som samlar damm i bokhyllan (eller tar plats på hårddisken) fram till nästa revision Layout I manualens sidhuvud/sidfot ska det vid analog utskrift framgå: Företagets namn, Datum för senaste revidering (ändring), Versionsnummer, Revisionsregister där man kan spåra de ändringar som gjorts i senaste revidering, Innehållsförteckning (även bilagor kopplade till manualen ska vara upptagna), Numrerade sidor finnas och Det ska i manualen även tydligt framgå Vem som godkänt utgåvan (genom signatur, analogt eller digital), Vem som är ansvarig för manualens olika delar (kan vara olika personer), Vem som gjort ändringar i manualen. Vid användandet av ett elektroniskt dokumenthanteringssystem ska ovanstående information finnas tillgänglig men kan presenteras på valbart vis Arkivering Manualen kan finnas antingen i digitalformat eller på papper. I digitalt format kan ett system som tillåter inloggning med olika behörigheter användas för att säkerhetsställa att bara behörig personal kan göra ändringar samt ska systemet inneha revisionshantering. SKVP auktorisation ställer dock inga sådana krav. Äldre versioner av manualen och tillhörande dokument ska sparas. Ange hur länge företaget sparar olika dokument. Ett förslag kan vara under garanti tid eller minst 2 år Distribuering och information Manualen ska finnas tillgänglig för samtlig personal. Vid ändringar i manualen ska berörd personal informeras om ändringarna. 6

8 3 Ledningens ansvar 3.1 Ledningens åtagande Ledningens ansvar är att regelbundet se över uppsatta mål och mäta uppfyllelsen mot målen. Ledningen ska även initiera och leda kvalitets- och miljösystemgenomgångarna samt utveckla de interna kvalitetsoch miljörevisionerna. Ledningen ansvarar för att kvalitets- och miljöledningssystemet utvecklas genom ett kontinuerligt förbättringsarbete och att informera organisationen om betydelse av att både kundkrav och författningskrav uppfylls. 3.2 Kundfokus Företagets ledning (och samtlig personal) ska sätta kunden i fokus. Några viktiga delar av detta är att förstå kundens krav och önskemål. Några exempel på hur detta kan uppnås är att: Hjälpa kunden att ta fram tydliga kravspecifikationer Erbjuda tydliga offertunderlag Dokumentera avvikelse- och ändringsrapporter Nöjd kundindex (NKI) Beskriv hur det säkerhetsställs att kundens krav och önskemål förstås. 3.3 Kvalitetspolicy Här ska företagets kvalitetspolicy beskrivas. Denna behöver inte vara så omfattande det viktiga är att det känns relevant för ledning och personal. Några delar som dock bör ingå är att företaget; Levererar installationer och service av sådan kvalitet att dessa tillgodoser avsedd funktion, överensstämmer med kundens behov och förväntningar samt svarar mot myndigheters krav. Ständigt arbetar med kvalitetsförbättringar Att personalen vidareutbildas så att de positivt kan bidra till kvalitetsarbetet Årligen fastställer och följer uppsatta kvalitetmål för att uppnå kontinuerliga förbättringar. 3.4 Planering - Kvalitetsmål Beskriv företagets kvalitetsmål vilka bör vara mätbara och kopplade till kvalitetspolicyn. Beskriv hur (tillexempel genom fastställda blanketter) och hur ofta dessa följs upp. Några exempel på kvalitetsmål på installationer och service kan vara: Har projekten följt tidplan Har projekten följt uppsatt budget Levererar installationen eller servicen det som utlovades i offerten Är kunden nöjd med utfört arbete Andra kvalitetsmål för verksamheten kan vara Har personalen vidareutbildats Har avvikelserna minskat 7

9 3.5 Ansvar, befogenhet och kommunikation I detta avsnitt ska det tydligöras vem som är ansvarig och vilka befogenheter olika roller har. Börja gärna med ett organisationsschema som grafiskt visar hur olika funktioner sammarbetar i företaget. Redogör därefter vilka personer som innehar de olika befattningarna. Följt av en befattningsbeskrivning för de olika rollerna där det framgår vilket ansvar, vilka befogenheter (tillexempel attest rätt) och vilka arbetsuppgifter som är förknippade med befattningen. Beskriv vem som är ansvarig för externa dokument som lagar och myndighetsföreskrifter som påverkar verksamheten och att de hålls aktuella. Ange vilka personer som innehar f-gas-, RES-, EU och eller SVEP-certifikat (inklusive certifikat nummer) samt vilka som innehar dokumenterad kompetens inom CO 2, HC, NH 3 och eller elbehörighet. Ange även vilka personer som är behöriga att utföra riskbedömning inför trycksättning med gas Ledningens representant Ange vem som är kvalitetsansvarig och vem som är miljöansvarig och deras ersättare. Dessa ansvarar för att respektive del av kvalitets- och miljösystemet hålls aktuellt. Genom att ta fram, uppdatera och fastställa dokument i kvalitets och miljömanualen samt att ändringar är spårbara genom uppdatering av versionsnummer och revisionsregister. De är även ansvariga för att säkerhetsställa att aktuell version finns tillgänglig samt att äldre versioner arkiveras eller makuleras. De ansvarar även för att leda kvalitets- och miljörevisioner samt att rapportera till ledningen Intern kommunikation Beskriv hur ledningen har säkerhetsställt att den interna kommunikationen är effektiv så att kvalitet och miljöarbetet fungerar. Det kan vara genom veckomöten, anslagstavlor eller liknande. Beskriv även vad som kommuniceras och till vem. Kvalitets och miljöansvarig är ansvariga för att informera om ändringar i respektive del av manualen kommuniceras Extern kommunikation Organisationen ska externt kommunicera information som är relevant för miljöledningssystemet, på sätt som fastställts i organisationens kommunikationsprocesser och som krävs av de bindande kraven. I anbud, presentationer och på företagets hemsida ska det framgå att det är auktoriserat genom att använda auktorisationsloggan. 3.6 Ledningens genomgång av kvalitets- och miljöledningssystemet Företagets ledning ska regelbundet gå igenom kvalitets- och miljöledningssystemet, dock minst en gång per år. Syftet med genomgångarna ska vara att utvärdera om företaget uppfyllt kravet på ständiga förbättringar. Underlag för genomgångarna ska vara resultat från miljö och kvalitetsrevisioner, sammanställningar över förebyggande och korrigerande åtgärder, utbildningsbehov med mera. 8

10 Det är bra att fastställa en dagordning för genomgångarna. Dessa ska minst innehålla resultat av revisioner, kundreaktioner, processers prestanda och produkters överensstämmelse med ställda krav, status hos förebyggande och korrigerande åtgärder, uppföljning av åtgärder beslutade vid ledningens tidigare genomgångar, förändringar som skulle kunna påverka kvalitetsledningssystemet och förändringar (interna och externa) som kan påverka miljöledningssystemet efterlevnad av bindande miljökrav, resultat från mätning av miljöprestanda, resursers tillräcklighet och rekommendationer till ständiga förbättringar. För att strukturerat arbeta med föreslagna förbättringar är det bra att upprätta en åtgärdslista där man bland annat utser en ansvarig, resursbehov och tidplan för varje åtgärd. På så vis kan man lätt följa förbättringsarbetet. Tänk även på att spara protokollen från genomgångarna för framtida revisioner av kvalitets- och miljöledningssystemet. Ange var dessa sparas. 9

11 4 Hantering av resurser Organisationen ska fastställa behovet av och tillhandahålla de resurser som erfordras för att upprätta och underhålla miljö och kvalitetsledningssystemet och att ständigt förbättra dess verkan, förbättra miljöprestandan och efterleva bindande miljökrav och öka kundtillfredsställelsen genom att uppfylla kunders krav. I kommande kapitel ska det beskrivas hur det görs av företaget. 4.1 Personalresurser Personal som utför arbete som påverkar överensstämmelse med krav på produkt, miljöprestanda och möjligheter att uppfylla bindande krav ska vara kompetent, baserat på lämplig teoretisk och praktisk utbildning, färdigheter och erfarenhet Kompetens, praktisk utbildning och medvetenhet Börja med att beskriva kompetenskraven för företagets olika yrkeskategorier. Ett exempel för Kyltekniker kan vara: Basutbildning. Grundskola. Körkort B Grundutbildning: Utbildning i kylteknik från gymnasium eller eftergymnasial utbildning, Heta arbeten Certifierad enligt f-gas förordningen, kategori I Miljöutbildning För att kunna följa upp att samtliga personer uppfyller kompetenskraven för sin yrkesroll är det viktigt att dokumentera de teoretiska och praktiska utbildingar som personalen genomgått. Upprätta ett personalregister för detta. Om företaget får nya arbetsuppgifter eller om en person inte uppfyller samtliga kompetenskrav för sin yrkesroll, beskriv hur denna kompetens uppnås. Det kan tillexempel vara genom nyanställning eller genom vidareutbildning av befintlig personal. För att vara en attraktiv arbetsgivare är det viktigt att personalen kan vidareutvecklas. En del i detta är vidareutbildning. Upprätta en individuell utbildningsplan som dels säkerhetsställer att företagets kan utföra samtliga arbetsuppgifter på ett kvalitets- och miljöriktigt sätt (enligt kvalitets och miljösystemet) och dels tillåter personalen att vidareutvecklas. Det är viktigt att medarbetena förstår betydelsen av sin påverkan på miljö och kvalitetsarbetet. Beskriv kort hur ledningen i företaget säkerhetsställer detta och vem som är ansvarig. Beskriv även hur introduktion av nyanställda går till. 10

12 4.2 Infrastruktur Med infrastruktur menas här de byggnader, utrustning (hård och mjukvara) och stödtjänster som krävs för att uppfylla kundens krav på installation och service. Upprätta en utrustningslista, enligt Svensk kylnorm faktablad 10, med samtliga verktyg som används och specificera vem som är ansvarig. Beskriv hur kritiska dokument arkiveras och vem som är ansvarig. Beskriv hur backup sker av företagets digitala dokument och mjukvara och vem som är ansvarig för detta. 4.3 Verksamhetsmiljö Ange här att; verksamhetsmiljön styrs av systematiskt arbetsmiljöarbete enligt AFS 2001:1 med uppdatering 2008:15. Hänvisa även till att företaget följer Svensk kylnorm faktablad 10 och eller faktablad 4 för installation, drift och underhåll samt kontroll och provning av kyl och värmepumpsaggregat. 5 Installation och service 5.1 Planering Beskriv hur företaget fastställer kvalitetsmål och krav på efterfrågad installation/service genom att hänvisa till denna manuals relevanta delar under avsnitt kvalitetstyrning Hur en förfrågan hanteras Vilka dokument som används när ett kunderbjudande tas fram Hur tilldelning av resurser sker Hur verifiering, mätning, kontroll och provning ska gå till efter leverens (hänvisa till relevanta delar i Svensk kylnorm) och Vilka dokument som används för att styrka att installation/service skett enligt upprättad offert. 11

13 5.2 Kundanknutna processer Fastställande av service- och installationsanknutna krav Ange hur kundens krav, krav som rör installation/service men som inte är kundkrav och lagkrav säkerhetsställs. Ett exempel kan vara genom att använde en anbudsmall innehållande kvalitets- och miljöplan som tar hänsyn till ovanstående. Kvalitetsplanen kan tillexempel omfatta följande: beskrivning över projektets omfattning och krav projektorganisation tidplan tekniska gränsytor ansvar och befogenheter planerade genomgångar dokumentstyrning hantering av inköp(tillhandahållet material) utrustning kontroll och provning hantering av avvikelser Genomgång av installation- och serviceanknutna krav Företaget ska gå igenom de krav som installationen/servicen medför. Denna genomgång ska utföras innan företaget lämnar anbud till kunden. Genomgången ska säkerställa att krav på produkt är definierade, krav i kontrakt eller order som skiljer sig från tidigare uttryckta krav klarläggs och behandlas och företaget har förmåga att uppfylla definierade krav. Beskriv hur denna genomgång går till, dokumenteras och vem som är ansvarig. I de fall kunden inte företer något dokumenterat krav ska kundkraven i tillämpliga fall ändå bestämmas och bekräftas inom organisationen innan beställningen accepteras. 12

14 5.2.3 Kommunikation med kund För att ge ett professionellt intryck och för att undvika att information går förlorad eller missuppfattas är det viktigt att komma överrens i företaget om hur man kommunicerar med kunderna. Beskriv hur detta går till, vilka mallar som används och så vidare, och vem som är ansvarig i nedanstående fall; produktinformation, förfrågningar, kontrakt eller order, inklusive ändringar och kundreaktioner, inklusive klagomål från kund. 5.3 Inköp De levererade tjänsterna och installationerna är beroende av de varor som köps in. Därför är det viktigt att inköpsprocessen är tydligt och säkerhetsställer att inköpta produkter uppfyller specificerade krav. För att kunna följa upp och värdera leverantörer ska ett leverantörsregister upprättas. Det ska innehålla ett antal bedömningskriterier (tillexempel kvalificerad teknisk support, jour service m.m.). Definiera även en rutin för när och hur ofta leverantörsregistret uppdateras Inköpsinformation Inköpsinformation ska specificera den produkt/tjänst som ska köpas och ska i tillämpliga delar innefatta krav för godkännande av produkt, rutiner, processer och utrustning, krav på kvalifikationer för personal och krav på ledningssystem för miljö och kvalitet. Hänvisa till inköpsformuläret som tar hänsyn till ovanstående Verifiering av inköpt produkt Vid leverans av inköpt produkt ska företaget kontrollera att den inköpta produkten uppfyller de specificerade inköpskraven. Beskriv kort vem som utför kontrollen och hur den går till. I vissa fall räcker det med kontroll att rätt varor är levererade och i andra fall kanske det behövs en noggrannare kontroll. Beskriv även hur en reklamation går till och vem som är ansvarig för detta. 5.4 Utförande av installation och service I ISO 9001 används rubriken Produktion av varor och utförande av tjänster Styrning av installation och service Företaget ska planera och genomföra installation och service under styrda förhållanden. Med detta menas att Information ska finnas tillgänglig för arbetet som ska utföras Om nödvändigt ha arbetsinstruktioner tillgängliga Använda lämplig utrustning ha tillgång till och använda utrustning för övervakning och mätning, genomföra övervakning och mätning samt genomföra aktiviteter för frisläppning av produkt, leverans och aktiviteter efter leverans. 13

15 5.4.2 Validering av processer för installation och service Företaget ska validera varje process som rör installation och service där resultatet inte kan verifieras genom efterföljande övervakning eller mätning och, som en följd av detta, brister kan komma att märkas först sedan varan tagits i bruk eller tjänsten har utförts. Validering ska visa förmågan hos dessa processer att åstadkomma planerade resultat. Beskriv vilka processer (moment, arbetsuppgifter) som behöver valideras och definierade kriterier för granskning och godkännande av processerna, godkännande av utrustning och kvalificering av personal, användning av särskilda metoder och rutiner, krav på redovisande dokument (se 0) och förnyad validering. Ett exempel kan vara att täthetsprova köldmediekretsen för att verifiera att täthet. Det bör dock vara få funktioner som inte kontrolleras på slutprovning vilket betyder att detta avsnitt kan hållas kort. Ange hur avvikelser under slutprovning hanteras Identifikation och spårbarhet För varje uppdrag ska ett projektnummer upprättas. De dokument och komponenter som tillhör projektet ska knytas till detta projektnummer. I lämpliga fall upprättas en projektpärm för tillhörande dokument till ett projekt. Märkning och dokumentation av kyl och värmepumpsaggregat samt komponenter ska ske i enlighet med Svensk Kylnorm faktablad Kundens egendom Företaget ska iaktta varsamhet med kundens egendom när den är under organisationens uppsikt eller används av företaget. Vid skada eller förlust av kunden tillhandahållet material meddelas kunden omedelbart genom avvikelserapport. Ange försäkringsnummer för företagets ansvarsförsäkring Bevarande av produktegenskaper Hantering och transport av köldmedium/köldbärare utförs i enlighet med Svensk kylnorm faktablad 4. 14

16 5.5 Behandling av övervaknings- och mätutrustning Beskriv vilka mätningar som behöver utföras för att visa att installation eller service utförts enligt avtal och vilken mätutrustning som krävs för att utföra dessa mätningar? Ange att övervaknings- och mätutrustning behandlas enligt Svensk kylnorm faktablad 10. Upprätta ett kalibrering register där det framgår när senaste kalibrering skett och när nästa ska utföras. Äldre kalibreringsdokument sparas enligt Det ska i registret framgå vem som är ansvarig för mätutrustningens korrekthet. När det upptäcks att mätutrustning inte uppfyller kraven ska kalibreringsansvarig bedöma och dokumentera giltighet av resultat från tidigare mätningar. 6 Mätning, analys och förbättring 6.1 Allmänt Organisationen ska planera och införa de processer för övervakning, mätning, analys och förbättring som behövs för att: visa överensstämmelse med krav på produkt, säkerställa att ledningssystemet för kvalitet uppfyller gällande krav och ständigt förbättra kvalitetsledningssystemets funktion. Beskriv hur detta görs och när. 6.2 Övervakning och mätning Kundtillfredsställelse Är kunderna nöjda? Svaret på frågan kan man tillexempel få genom kundnöjdhetsenkäter, analys av missade affärer och kvalitet på levererade produkter (avvikelserapporter). Svaren återspeglar ett av måtten på hur väl miljö och kvalitetsledningssystemet fungerar. Beskriv hur företaget mäter kundnöjdhet och hur ofta det utvärderas. 15

17 6.2.2 Intern revision En gång per år ska företaget genomföra internrevision för att kontrollera om kvalitet och miljöledningssystemet överensstämmer med uppställda krav och om det har underhållits. Godkända för att utföra revision är kvalitets- och miljöansvarig inom sina respektive områden. Avvikelser noteras på revisionsavvikelserapport och sparas. Ledningsgruppen är därefter ansvarig för att åtgärda avvikelser som framkommer under internrevisionen Övervakning och mätning av processer Minst en gång per år ska företaget följa upp hur väl de olika processerna fungerar i verksamheten. Skapa en mall uppföljning av mål där utfallet av nyckeltalen för de olika kvalitetsprocesserna definierade under verksamhet kan noteras. I mallen uppföljning av mål ska även de bindande krav som anges i miljöledningssystemet och miljöprestandan (miljömålen) följas upp Övervakning och mätning av installation och service Om installation och service är definierad som två processer kan detta avsnitt alternativt läggas under föregående rubrik. Företaget använder kontrollmetoder enligt Svensk Kylnorm, faktablad 6, 10 och 12. Kontroller som omfattas är; installation, service, återkommande kontroll, kontroll efter ingrepp. Vid installationsarbeten genomför företaget dessutom följande kontroller: Mottagningskontroll (kontroll att varorna blivit levererade och att de överensstämmer med beställningen) Funktionskontroll Provkörning av aggregat/system Injustering av anläggning Resultat från genomförda kontroller dokumenteras samt i förekommande fall förs in i avvikelserapport. Kontrollera att dessa harmoniserar stycke 5.1. Övriga kontroller dokumenteras (i t.ex. projektpärm) och överlämnas till beställaren enligt överenskommelse i kontrakt. 16

18 6.3 Behandling av avvikelser vid installation och service Alla avvikelser ska dokumenteras i avvikelserapport. Ansvarig för behandling och dokumentation av avvikelser är normalt projektansvarig. Om avvikelser upptäcks vid någon av kontrollerna vid installation och service ska dessa i första hand och om så är möjligt åtgärdas. Efter åtgärd ska ny kontroll utföras för att verifiera att uppställda krav uppfylls. Om avvikelserna rör kundkrav och ej kan åtgärdas ska kundens informeras och skriftligt medgivande om förändring inhämtas. Beskriv hur kundreklamation hanteras tillexempel som ett nytt arbete och ange vem som är ansvarig, normalt VD. 6.4 Analys av information Företaget ska analysera: kundtillfredsställelse (se 6.2.1), överensstämmelse med krav på produkt (se 6.2.4), egenskaper och trender hos processer och produkter, inklusive möjligheter till förebyggande åtgärder (se och 6.2.4) och leverantörer (se 5.3). Skapa en mall -uppfyllning av mål, där samtliga ovanstående parametrar kan samlas. 6.5 Förbättring Ständig förbättring Företaget ska ständigt förbättra miljö och kvalitetsledningssystemet med hjälp av miljö- och kvalitetspolicy, miljö- och kvalitetsmål, resultat av revision, analys av information, korrigerande och förebyggande åtgärder samt ledningens genomgång Korrigerande åtgärder Miljö och kvalitetsansvariga är inom sina respektive områden ansvariga för att avvikelser och kundklagomål blir åtgärdade samt att följa upp vidtagna åtgärder och mildra miljökonsekvenser. De ska även sammanställa en rapport till ledningens genomgång med avvikelser och kundklagomål med eventuella förslag till förbättringar i miljö och kvalitetssystemet som kan minska antalet avvikelser Förebyggande åtgärder För att upptäcka förhållanden som är potentiella risker till avvikelser eller skador: bevakas bransch utvecklingen genom att ta del av löpande information från SKVP; abonnerar företaget på Svensk kylnorm inklusive regelförteckning och bevakas lagstiftning Identifieras potentiell risk så hanteras denna enligt rutin för korrigerande åtgärder. 17

19 7 Företagets miljö förutsättningar 7.1 Att förstå organisationen och dess förutsättningar Företaget ska avgöra vilka externa och interna frågor som är relevanta för dess syfte och som påverkar dess förmåga att nå de avsedda resultaten med sitt miljöledningssystem. Sådana frågor ska omfatta miljöförhållanden som påverkas av eller som kan påverka företaget. 7.2 Att förstå intressenters behov och förväntningar Företaget ska bestämma: vilka intressenter som är relevanta för miljöledningssystemet; dessa intressenters relevanta behov och förväntningar (dvs. krav) och vilka av dessa behov och förväntningar som ska bli en del av organisationens bindande krav En intressent i detta fall kan vara myndigheter, kommun, kunder, Svenska Kyl och värmepumpföreningen samt leverantörer. Exempel på krav från dessa är miljölagstiftning från myndigheterna och krav för auktorisation som återfinns på SKVPs hemsida. 18

20 7.2.1 Att bestämma miljöledningssystemets omfattning SKVP rekommenderar (dock inget krav) en modifierad modell för värdering av miljöpåverkan framtagen av A. M. Tivegård (Metod för värdering av miljöapsekter, A. M. Tivegård, 2006, Lunds Tekniska Högskola). Kort sammandrag av denna med modifieringar finns nedan. Genom att använda föreslagen modell underlättas framtagandet av miljöledningssystemet och möjliggör benchmarking (jämförelse) mot branschspecifika miljövärden. Avgränsning av miljöledningssystemet har gjorts med fokus på huvudverksamheten. Gränsdragningen går vid produkter som kommer in till och ut från företaget. Alltså tas inte hänsyn till miljöpåverkan som uppkommer vid produktion av de produkter och kemikalier som företaget använder, utan endast till den miljöpåverkan som uppkommer från förbrukningen och användningen av produkterna i verksamheten. Figur 3 Systemskiss. Verksamheten utgörs av de skuggade fälten. (Anna-Maria Tivegård 2006) Miljöpåverkan från utgående flöden som avfall och utsläpp till luft, mark och vatten räknas med, eftersom det är direkta konsekvenser av verksamheten. På grund av svårigheten att mäta och i viss del påverka de externa transporterna så som leveranser av produkter och transporter av avfall har SKVP valt att inte ta med dessa i miljöledningens omfattning. Däremot ingår miljöpåverkan från interna transporter då de både är mätbara och påverkningsbara. Kemiska ämnen bör i normalfallet inte ge upphov till någon miljöpåverkan under användningsfasen, men de utgör en riskfaktor och vid en eventuell olyckshändelse kan miljöpåverkan bli mycket stor. Därför värderas förbrukningen av kemikalier (inklusive köldmedier). Miljöpåverkan som uppkommer från användningen av de producerade produkterna är inte medtagen i Tivegårds modell. SKVP föreslår dock att modellen utökas när det är tillämpligt med uppföljning av energiprestanda och kemikalieläckage. 19

21 8 Miljöpolicy I miljöpolicyn ska det finnas åtagande om att skydda miljön, inklusive förebyggande av förorening, och andra specifika åtaganden som är relevanta för organisationens förutsättningar; Förslagsvis Att företagets installationer ska vara energioptimerade och ändamålsenliga. Att företaget ska minimera utsläpp och begränsa avfall, genom; att succesivt byta ut köldmedier till de som har lägre GWP värde, konstruktion, val av komponenter och injustering minimera energiförbrukning, aktivt underhåll minska utsläpp av köldmedier och oljor och att i möjlig utsträckning minska transporter och använda miljövänliga alternativ. om att uppfylla de bindande krav återfinns i 7.2, minimera de negativa miljöaspekterna och miljöriskerna i samt maximera de positiva miljöaspekterna i att ständigt förbättra miljöledningssystemet för att uppnå bättre miljöprestanda enligt Miljöplanering 9.1 Åtgärder för att hantera risker och möjligheter Miljöaspekter Nedan återfinns de miljöaspekter som ska ingå i miljöledningssystemet och ska följas upp årligen. Företaget är självklart välkommen att utöka dessa med yterliggare bindande miljöaspekter. (Mall för automatisk beräkning och benchmarking av nedanstående är under framtagande av SKVP.) Betydande negativa miljöaspekter: Förbrukning av kemikalier (CO 2e för köldmedier/nominell effekt [kw], medel GWP) Transporter interna ((bensin eller diesel [kg]/km, bensin eller diesel[kg]/anställd) Betydande positiva miljöaspekter Andel leverantörer med miljöledningssystem Andel entreprenörer med miljöledningssystem Miljökompetens hos medarbetarna (grundutbildning alt. vidareutbildning senaste året) Miljöutvärdering i anbud (Total Equivalent Warming Impact eller liknande) Energiprestanda i anbud (SCOP eller liknande) Källsortering Onormala situationer med miljörisker 20

22 Brand, Spill av kemikalier, Läckage av köldmedier, köld och värmebärare Bindande krav Företagats bindande krav (legala och betydande) finns definierade under 7.2 samt under Planering av åtgärder Företaget ska planera åtgärder för att hantera sina: bindande krav i som ska följas betydande miljöaspekter i som ska övervakas risker och möjligheter som identifieras i ska följas upp och dokumenteras. Detta kan även innebära planering av utbildning av personal, byte av köldmedium för kommande installationer eller dylikt. Beskriv hur detta sker. 9.2 Miljömål och planering för att uppnå dem Definiera företagets miljömål. Dessa ska: stå i överensstämmelse med miljöpolicyn; vara mätbara (om det är praktiskt möjligt) och övervakas Planering av åtgärder för att uppnå miljömål Planera för hur miljömålen ska uppnås och vad som ska göras; vilka resurser som kommer att krävas; vem som ska vara ansvarig; när det ska vara genomfört; hur resultaten ska utvärderas, vilket innefattar indikatorer för övervakning av framsteg mot uppnående av mätbara miljömål, se

23 10 Verksamhet 10.1 Planering och styrning av verksamheten I detta avsnitt ska det beskrivas hur miljöledningssystemet efterföljs i den dagliga verksamheten. Några punkter som bör vara med och beskrivas: dokumenterade rutiner som berör miljöarbetet ska finnas beskrivna i manualen med tillhörande Instruktioner som hjälpmedel för att säkerställa genomförandet. Inför varje nytt projekt ska en miljöplan upprättas av den som är projektansvarig. Sådana processer som är utkontrakterande (outsourcade) ska följa samma bindande krav så långt som möjligt som finns för företaget vilket ska kommuniceras med leverantör. Erfarenheter av leverantörer och underentreprenörer ska samlas i ett leverantörsregister. En miljöplan kan tillexempel innehålla följande uppgifter: beskrivning av val av konstruktion, medier, komponenter mm (ur miljösynpunkt) plan för källsortering av restprodukter under byggskedet uppgifter om hur stor andel av restprodukter som kan återvinnas och hur mycket material varje fraktion förväntas innehålla plan för omhändertagande av avfall underentreprenörs avtal uppgifter om energiåtgång under drift uppgifter om miljöbelastning varudeklarationer för ingående produkter, komponenter, material och medier 10.2 Beredskap och agerande vid nödlägen Beskriv tänkbara nödlägen, hur de ska hanteras för att förebygga (genom utbildning eller liknande) eller mildra miljöpåverkan (genom tillexempel övning) och vem som är ansvarig i respektive fall. Efter inträffade nödlägen eller övningar av dessa är det bra att revidera processbeskrivningarna (hur nödlägena hanteras). Definiera att så sker. 22

24 11 Omfattning och koppling till ISO9001 och ISO14001 SKVP har valt att förenkla strukturen i kvalitet och miljöledningssystemet i förhållande till standarderna ISO9001 och ISO14001 genom att bland annat minska ner antalet underrubriker. Däremot har den övergripande strukturen efterliknats. Stora delar av innehållet är detsamma med nämnda standarder dock med några förenklingar och anpassningar införlivade för att underlätta införandet av kvalitets och miljösystemet i medlemsföretagens verksamheter. SKVP har valt att utesluta avsnittet konstruktion (som normalt återfinns i ISO9001) i miljö och kvalitetsledningssystemet då detta moment inte ingår i samtliga medlemsföretag åtagande. De företag som är certifierade inom ISO9001 och kan använda dessa certifieringar för auktorisationen givet att de stycken markerade med ett lodrätt streck i denna handledning finns återgivna. 23