Revisorers informationsinsamling

Transkript

1 2004:023 SHU EXAMENSARBETE Revisorers informationsinsamling Fallstudie av tre stora respektive tre små revisionsbyråer PERNILLA MARTINSSON CAROLINE MATTILA Samhällsvetenskapliga och ekonomiska utbildningar EKONOMPROGRAMMET D-NIVÅ Institutionen för Industriell ekonomi och samhällsvetenskap Avdelningen för Ekonomistyrning 2004:023 SHU ISSN: ISRN: LTU - SHU - EX / SE

2 SAMMANFATTNING Informationsinsamlingen har stor betydelse för att revisorer ska kunna skapa sig en bild av ett företag. I denna information ingår förutom ekonomisk information, hur klientföretagets organisation är uppbyggd, hur marknaden fungerar samt vilken konkurrenssituation som råder. Faktorer som klientens bransch, storlek, ålder samt konkurrensen i revisionsbranschen borde kunna påverka vilken information revisorer samlar in. Syftet med denna uppsats var att se om finns några skillnader vid informationsinsamlandet mellan stora respektive små revisionsbyråer och i sådana fall varför eller varför inte. Teorier som beaktas behandlar information och olika situationsfaktorer. Insamlingen av data har skett genom fallstudie i tre stora respektive tre små revisionsbyråer. Personliga intervjuer gjordes med en revisor från varje byrå. Undersökningen har visat att de stora byråerna samlar in mer information i samband med bakgrundsundersökningen samt att de i större grad samlar in information från oberoende källor. En annan skillnad är att de stora byråerna hämtar in mer hård information till följd av att klienterna storleksmässigt är större än de små byråernas klienter är. Antalet besök ute hos klienterna varierar mellan byråerna, även detta beror på byråernas skillnader i storleken på klienter. Konkurrensen verkar påverka byråerna olika beroende på storlek.

3 ABSTRACT For auditing firms is it of great importance to gather information about a client to get knowledge about the business. Besides the financial information, the auditors need information about the client s organization, market and competition. Situations that might affect auditors gathering of information are; the branch, the size and the age of the client and also the competition among auditing firms. The purpose with this essay was to see if the size of auditing firm has any effect on the information gathering. The theories that were used reflected on information and contingency theory. The collection of information was made by case studies in three small and three big auditing firms. In each firm, one auditor was interviewed. The study has shown that large auditing firms collect more information when the background investigation takes place. They also seem to get more information from independent sources than small auditing firms do. Another difference is that large firms obtain more information from their clients during the year. The reason for that is that large firms have bigger clients than small firms. How often they visit the clients differs, even this depends on the different sizes of the clients. Competition seems to influence firms differently, depending on their size.

4 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. INLEDNING Problemdiskussion Syfte 2 2. REFERENSRAM Information Typer av information Tillförlitlighet och kostnader i samband med information Situationsfaktorer Klientföretag Konkurrens & Pris Fortsatt användning av referensramen 9 3. METOD Metodiskt angreppssätt Datainsamling Litteratursökning Val av fallstudieföretag Intervju Analys av insamlad data Metodproblem EMPIRI Intervju med Adam Grand Information Situationsfaktorer Intervju med Bertil Grand Information Situationsfaktorer Intervju med Cecilia Grand Information Situationsfaktorer Intervju med David Petit Information Situationsfaktorer Intervju med Erika Petit Information Situationsfaktorer Intervju med Fredrik Petit Information Situationsfaktorer 22

5 5. ANALYS OCH SLUTSATSER Information Typer av information Tillförlitlighet och kostnader i samband med information Situationsfaktorer Bransch Storlek Ålder Konkurrens Slutsatser Forskningsfråga Forskningsfråga Avslutande diskussion samt förslag till fortsatt forskning 34 KÄLLFÖRTECKNING INTERVJUUNDERLAG

6 INLEDNING 1. INLEDNING Kapitlet beskriver först revisorns roll och vilken information revisorer samlar in inför revidering av klientföretag. Därefter beskrivs olika faktorer som kan tänkas påverka informationsinsamlingen. Detta leder fram till uppsatsens syfte. 1.1 Problemdiskussion En ökad globalisering av marknaden med internationalisering av ekonomin, ökad miljöhänsyn, en snabb teknologisk utveckling samt lågkonjunkturer har påverkat både privata företag och offentliga verksamheter. Olika intressegrupper ställer ekonomiska krav på företagen och vill ta del av hur de sköts samt hur framgångsrika de är. (Ax, Johansson & Kullvén, 2001; Thomasson, Arvidson, Lindquist, Larson & Rohlin, 2000) Den snabba teknologiska utvecklingen har medfört en ökad datorisering och bidragit till att information har blivit mer lättillgänglig (Hansen, 1994). Bohlin (1987) menar att redovisning är ekonomisk information som ska informera intressenter om företagets ekonomiska utveckling. Enligt FAR (2002) är revision nödvändigt för att olika intressenter ska kunna lita på den information företag lämnar om sin ekonomiska situation och om förvaltningen. FAR beskriver revision som att kritiskt granska, bedöma samt uttala sig om redovisning och förvaltning. Revisionen ger därmed trovärdighet åt företagets ekonomiska information. Enligt Cassel (1996) har den förberedande informationsinsamlingen stor betydelse för att revisorer ska kunna skapa sig en bild av en klients verksamhet. I detta ingår, förutom ekonomisk information, hur klientföretagets organisation är uppbyggd, hur marknaden fungerar samt vilken konkurrenssituation som råder (FAR, 2002). Jerlinger & Nilsson (1991) menar att ju mer information revisorer har om klientföretagets verksamhet och omgivning desto bättre bild kan skapas om företaget. Enligt Fant (1994) kan det dock vara nödvändigt för revisorer att nöja sig med att beakta något annat än den bästa möjliga informationen som ska ligga till underlag för granskning. Detta för att kostnaden för revisionen inte ska uppfattas som orimlig för klienten då informationsinsamling innebär en kostnad i form av tid (Fant, 1994; Elliott & Jacobson, 1994). Priset som sätts på en tjänst påverkas bland annat av rådande konkurrens. Att sänka sina kostnader och därmed kunna erbjuda ett lägre pris är ett sätt att konkurrera på (Bergstöm, 1999). Enligt Cassel (1996) ägnar revisorer på grund av priskonkurrensen relativt kort tid åt respektive uppdrag, och därmed färre besök hos klienter. Därför blir kunskapen om klienten och dess verksamhet mer begränsad. Förutom konkurrensen finns andra faktorer som kan påverka revisorers informationsinsamling. Enligt Arens & Loebbecke (1997) är det viktigt att revisorn har en god förståelse för klientens bransch då typen och mängden information kan variera mellan branscher. En annan faktor som kan påverka informationsinsamlingen är storleken på klientföretaget. Bradley (1995) menar att det i stora företag finns mer ekonomisk information och graden av dokumentering är högre än hos små företag. Små företag har Martinsson - Mattila 1

7 INLEDNING ett enklare redovisningssystem. Trots detta är viktigt för revisorer att lära känna och förstå verksamheten samt förvissa sig om att företagsledaren aktivt tar del i redovisning, medelsförvaltning och interna kontroller. (FAR: s revisionsbok, 2002) Informationen i ett nystartat företag borde påverka revisorers informationsinsamling då inte samma typ av information finns att tillgå som i ett redan etablerat företag. Har en revisionsbyrå anlitats av en klient under många år kan relationen påverka informationsinsamlingen eftersom revisorn lärt känna verksamheten. Med god kunskap om klientföretaget kan revisorn veta vad som bör granskas och därmed vilken information som ska samlas in. Även geografiskt avstånd till klienter med eventuellt färre möjligheter till personliga möten borde rimligtvis påverka vilken typ och mängd av information som revisorer tar in. Enligt Iskander & Iselin (1999) påverkar revisorns personliga egenskaper informationsinsamlingen då det finns subjektiva skillnader i deras val av vad som ska granskas. Iskander och Iselin (1999) menar vidare att revisionsbyråer med höggradig struktur har mer standardiserade beslutmodeller och riktlinjer för sina bedömningar. En strukturerad byrå kännetecknas enligt Costigan & Simon (1995) av att de ofta är stora och har flera anställda som arbetar i teamliknande grupper. Mindre företag har inte samma resursbas som stora företag har. Enligt Hickson, Hinings, Pughs & Turner (1969) tenderar stora företag att ha mer specialisering samt standardisering än små företag. Mindre företag är enligt Bergström & Lumsden (1993) även mer beroende av sina kunder än vad stora företag är. Kopplingen mellan företagets strategi, omgivningen, teknologi, företagsstruktur och ekonomistyrningssystem är viktig för att företag ska kunna prestera (Chenhall, 2002; Macintosh, 1994). Därför anser vi det intressant att undersöka hur stora respektive små revisionsbyråer arbetar vid informationsinsamling. Vi är intresserade av att se om det finns skiljer sig mellan dem i agerandet då konkurrenssituationen, strategin och organisationsstrukturen förmodligen är för dem olika. 1.2 Syfte Syftet med uppsatsen är att undersöka om det finns skillnader vid informationsinsamlandet mellan stora respektive små revisionsbyråer samt förklara varför, varför inte. Genom att besvara följande forskningsfrågor ska syftet med uppsatsen kunna uppfyllas. 1. Vilken information tar revisorer in samt på vilket sätt tar de in denna information? 2. Hur påverkar klientföretagets bransch, storlek, ålder samt konkurrensen i revisionsbranschen revisorers informationsinsamling? Martinsson - Mattila 2

8 REFERENSRAM 2. REFERENSRAM I detta kapitel behandlas först teori om information. Detta avsnitt är uppdelat under två rubriker, typer av information samt tillförlitlighet och kostnader i samband med information. Därefter följer teori kring situationsfaktorer. Avsnittet är uppdelat i två delar. Först behandlas teori om klientföretag innefattande bransch, storlek och ålder, därefter behandlas teori om konkurrens & pris. 2.1 Information Det finns olika typer av information samt källor för information. Nedan beskrivs hård och mjuk information samt interna och externa informationskällor. Därefter följer teori om tillförlitlighet och kostnader i samband med information Typer av information Häckner (1985) menar att en distinktion bör göras mellan hård och mjuk information. Information som är hård bearbetas med analytiska metoder och framställs vanligen internt i företagets ekonomisystem som redovisning eller kalkylering. Hård information uttrycks i form av siffror eller koder och benämns kvantitativ information. Mjuk information som även kallas kvalitativ information är enligt Häckner ett företags visioner, idéer, föreställningar och värderingar påverkade av traditioner och normer. Enligt Segelod (1991) dominerar mjuk information beslutsfattandet när osäkerheten av framtida konsekvenser av handlande är stort samt i de fall underlaget för hård information inte är tillräckligt. Den ökade datoranvändningen har bidragit till en ökning av hård information, vilket kan skapa bättre beslutsunderlag i olika situationer (Segelod, 1991). Häckner menar att detta har medför ett växande behov av att begränsa informationsinflödet. Sortering av information efter dess användbarhet för olika ändamål är ett sätt att begränsa informationsflödet (Ibid.). Idag kan det antas finnas stora mängder hård information hos klientföretag och revisionsbyråer kan förmodligen inte beakta allt. Därav kan en sortering efter användbarhet vara ett sätt att begränsa informationsflödet. För revisionsbyråer kan användbarheten liknas vid den väsentliga information som ska samlas in ur ett stort urval för att kunna utföra en tillfredställande revidering. Enligt Bradley (1995) är olika källor viktiga att beakta när information ska hämtas in. Interna samt externa informationskällor är två typer av information. Interna källor är exempelvis rutiner inom företag samt företagsinformation som exempelvis årsredovisningar. Externa källor kan vara konkurrenter, bransch och marknad. (Ibid.) De flesta finansanalytikerna värderade enligt en studie av Lee & Tweedie (1981) företagsspecifika interna källor som finansiella nyckeltal högre på lång sikt. Externa källor som bransch- och konjunkturstatistik är viktigare på kort sikt menar de. Finansiella nyckeltal kan användas till att jämföra siffror över tiden för att på så vis bedöma hur det går för företaget. Bransch- och konjunkturstatistik är kortsiktig information då den förändras i takt med omgivningen, denna information kan användas för att göra jämförelser mellan företag. Martinsson - Mattila 3

9 REFERENSRAM Olbert (1992) hävdar att de mest värdefulla informationskällorna för finansanalytiker är företagets årsredovisning, delårsrapporter samt diskussioner med företagsrepresentanter. Årsredovisningar och delårsrapporter kan ses som hård information och diskussioner med företagsrepresentanter som mjuk information. Enligt FAR (2002) måste revisorn införskaffa sig information om företagets verksamhet, organisation, marknad samt om konkurrenssituationen. I denna informationsinsamling ingår även att hämta in uppgifter om de rutiner och datasystem som har påverkan på företagets redovisning. Finansanalytikers arbete och roll kan jämföras med revisorers arbete och roll då båda tar in information för att göra sina bedömningar Tillförlitlighet och kostnader i samband med information Enligt Macintosh (1985) behövs kännedom om klientföretagets produkter, tillverkning, marknadsföring och dess företagsmiljö för att kunna utföra revision. Revisorer ska enligt Macintosh se över klientföretagets redovisning samt de interna kontrollsystemen för att kunna bedöma hur tillförlitliga de är och därefter göra en bedömning utifrån tillgänglig information. FAR (2002) skriver om några huvudregler vid informationsvärdering. Dels att information från oberoende källor har ett högre värde än information som hämtats direkt från klientföretaget. Revisorns personliga vetskap genom egna iakttagelser samt kunskap har större värde än indirekt information (Broberg, Gullefors, Lundén & Ohlsson, 1999; FAR, 2002). Arens & Loebbecke (1997) menar att kunskap om klientföretagen kan erhållas på olika sätt. Till exempel genom att diskutera med klientens föregående revisor, med revisorer som sitter med liknande uppdrag samt med klientföretagets personal. Kunskap om klientens verksamhet som skiljer sig från andra företag i samma bransch behövs också. Samtal med personal i klientföretaget hjälper revisorer att förstå verksamheten. Besök hos klientföretaget är viktigt för att få en bättre förståelse för klientens verksamhet och för att träffa nyckelpersoner. Besök i verksamheten kan hjälpa till att förstå redovisning samt fastställa exempelvis varulagrets verkliga värde. (Ibid.) Enligt Artsberg (2003) är redovisningsinformation relevant när den kan antas påverka användarnas beslutsfattande. Förutom att redovisningsinformationen ska vara relevant måste den vara tillförlitlig och inte felaktig eller vinklad på något sätt, för att användaren ska våga lite på den. Vidare menar Artsberg att informationen ska ge en korrekt bild och mäta det man avser att mäta, i annat fall kan olika fel uppstå. Ett fel som kan uppstå är att endast en del av det som avser att mätas mäts, till exempel att någon del av varulagret missas vid inventering. Ett annat fel som kan uppstå är att man mäter mer än man avser att mäta, exempelvis att vid inventering utgå ifrån att lagret tillhör hela företaget fastän en del av lagret egentligen är inlånat från annan fabrikör. Ett tredje fel kan vara om man mäter något annat än vad man avser att mäta, att man exempelvis vid inventering av råvarulager även råkar få med en del produkter i arbete. Enligt Falkman (2000) är redovisningsinformation tillförlitlig om verkligheten avbildas på ett rättvisande sätt. För att garantera informationens tillförlitlighet är det nödvändigt att det fenomen som skall avbildas är känt för redovisaren, annars handlar redovisningen bara om gissningar. Martinsson - Mattila 4

10 REFERENSRAM Macintosh (1985) menar att noggrannheten i en granskning är oberoende av mängden information som finns tillgänglig. Han beskriver en expert som en kompetent specialist som samlar in data och noga väger informationens innehåll för att sedan göra en bedömning. När en expertbedömning, i detta fall revisorers val av vad som ska granskas i ett klientföretag, utförts finns en risk att endast information som stödjer ursprungliga bedömningar accepteras. Information som inte stödjer bedömningen reduceras eller förvrids för att matcha bedömningen. Då ett beslut fattas har information som inte styrker bedömningen inte någon påverkan på beslutsfattaren. Experterna inklusive revisorer verkar enligt Macintosh utveckla en mönsterbedömning som gör att liknande bedömningar görs vid liknande uppdrag. Chefer och företag, även revisorer och revisionsbyråer samlar och bearbetar enligt Macintosh (1994) mycket mer information än vad som är möjligt att använda för beslutsfattande. En förklaring till detta är försvarsanvändandet av information. När chefer fattar beslut som är felaktiga finns det enligt Macintosh många personer som med all fakta på hand kritiserar beslutet. Dessa kritiker kan om chefer inte samlat tillräckligt med information kritisera detta genom att påpeka att underskattning samt att inte tillräcklig insamling av information har skett. (Ibid.) Företag, inklusive revisionsbyråer, agerar genom människor som har erfarenhet av tidigare upplevelser. Människor och därmed revisorer tar hjälp av tidigare problem för att på ett enklare och mer standardiserat sätt kunna lösa liknande problem. Detta kan ses som en upprättning av en standardprocedur. Genom att människor har standardprocesser vid problemlösning och informationshantering påverkar det i sin tur företag vilket leder till att dessa kommer att förlita sig på historiska erfarenheter. Detta leder till att företag i en stabil omgivning använder sig av ett standardiserat handlingsmönster baserat på historiska erfarenheter och blir därmed ganska okänsliga för förändringssignaler. Företag har begränsad kapacitet för intag av information. Att använda standardiserade processer för problemlösning istället för genuin problemlösning är ett sätt för företag att använda sina resurser effektivt. (Hedberg & Jönsson, 1978) Enligt Romney, Steinbart & Cushing (1997) är värdet av informationen som samlas in, nyttan som erhålls minus kostnaden att ta fram den. Han menar att huvudfördelarna med information är en reducering av osäkerhet, förbättrade beslut och större förmåga att planera och schemalägga aktiviteter. Enligt Antonides & Van Raaij (1998) uppstår en finansiell kostnad samt en kostnad i form av tid vid insamlande och behandling av information. Den finansiella kostnaden innefattar enligt Elliott & Jacobson (1994) bland annat rese- och telefonkostnader. Informationen kan även vara utspridd vilket kan göra den svårare att samla in och därmed mer tidskrävande och kostsam. Enligt Romney et al är det inte lätt att bestämma värdet hos informationen. För det första är kostnaden samt fördelarna med informationen svåra att kvantifiera. Sedan är det svårt att bestämma värdet av informationen innan den har producerats eller använts. Det finns enligt Elliott & Jacobson både kostnader och nyttor för företag av att lämna information till omvärlden. Vidare menar dem att informationsinsamling är användbart vid beslutsfattande även om det involverar kostnader som väger mer än nyttan. Martinsson - Mattila 5

11 REFERENSRAM Informationsinsamlingen ger även beslutsfattare en möjlighet att få en bättre grund för att kunna fastställa företags verkliga situation. (Ibid.) Revisorn ska via den information som samlats in samt den information som klientföretaget lämnat kunna besluta hur verksamheten bedrivs. En kostnad i form av tid kan antas uppstå i samband att information samlas in och sammanställs. Nyttan kan vara en bättre bild av företaget för revisorn i förhållande till mängden information. Utifrån detta antar vi att det kan finnas ett samband mellan att samla in information och kostnaden för informationsinsamlingen. Risken att viktig information missas kan antas minska med ökad mängd insamlad information, samtidigt som detta gör att kostnaderna stiger. Ju mer lättillgänglig informationen desto lägre blir kostanden att söka samt att behandla informationen (Jiang, 2002). Det har visat sig att ju lättare det är att komma åt information desto mer ökar användning av informationen då kostnaden att ta in den är lägre. Genom Internet kan i vårt fall revisorer ta in information lättare än genom andra distributionskanaler. Många företag har idag en hemsida på Internet där de kan publicera företagsinformation. Detta resulterar i att revisorer nu lättare kommer åt information än tidigare. (Ward & Lee, 2000) Enligt Romney et al (1997) tror många att ju mer information som tas in, desto bättre är det. Romney et al menar att det finns en gräns för hur mycket information människor kan ta in. Då människor inte kan ta in mer information uppstår ett informationsöverflöd, där ytterligare information som kommer in inte kan användas effektivt. 2.2 Situationsfaktorer Enligt Donaldson (1994) är situationsteorin starkt grundad i forskning från verkliga företag, företag som finns i olika branscher och omgivningar runt om i världen. Situationsteorin för företag är enligt Donaldson en kärnkomponent i modern företagsförvaltning. Situationsteorin identifierar vilken struktur företag behöver för att passa omständigheterna som råder. Enligt Scott (1998) finns det inte ett enda sätt att agera på i ett företag. Företag bör anpassa sitt agerande till rådande situation eftersom det finns många faktorer som påverkar företaget och därför är det svårt att skapa en mall som passar alla företag i alla situationer Klientföretag Följande del av teorin beskriver klientföretag där situationsfaktorerna bransch, storlek och ålder behandlas. Bransch Enligt Arens & Loebbecke (1997) är det viktigt att revisorer har en god förståelse för klientföretagets bransch. De menar att branscher har olika unika krav på redovisningen vilket revisorer måste förstå för att kunna värdera om klientens finansiella uttalanden är i överensstämmelse med rådande redovisningsprinciper. Revisorn kan genom god förståelse identifiera risker som är typiska för branschen. Vissa branscher är mer Martinsson - Mattila 6

12 REFERENSRAM riskfyllda än andra menar dem. En god förståelse kan skapas genom att samla in information gällande aktuell bransch. Enligt Boyton, Johnson & Kell (2001) har många branscher specifik redovisnings- och revisionsvägledning. Det finns därmed olika redovisningspraxis i olika branscher. Därför är det viktigt att förstå en klients verksamhet och bransch. (Ibid.) Även Falkman (2000) menar att redovisningens utformning kan skilja sig beroende vilken bransch klientföretaget befinner sig i. Han hävdar att det därför inte är givet att redovisning upprättad inom exempelvis industrin, konsultbranschen och inom den offentliga sektorn är jämförbara trots att samtliga använder en redovisning baserad på bokföringsmässiga grunder. Storlek Enligt Chenhall (2002) tenderar stora företag, som stora revisionsbyråer, att ha mer makt att kontrollera sin omgivning samt att teknikutvecklingen kan reducera arbetsuppgifternas osäkerhet. Större företag kräver att större kvantiteter information kan hanteras vilket medför att installation av kontrollåtgärder som exempelvis regler, dokumentation, specialisering av roller och funktioner samt intern kontroll blir nödvändigt. Större företag är mer komplexa och tenderar att bli mer formaliserade och standardiserade till följd av förekomsten av återkommande händelser och upprepade beslut (Haas & Collen, 1963; Hodge & Anthony, 1988). Stora företag är uppdelade i olika avdelningar och tilldelar de flesta anställda mer specialiserade roller, de har även skrivna rutiner, policy och regler som ersätter oskrivna regler.(child, 1975; Hodge & Anthony, 1988) Stora företag har mer standardiserade processer och dokumentation samt att beslutsfattandet är decentraliserat. (Child, 1975) Enligt Bradley (1995) är en signifikant skillnad mellan stora och små företag graden av dokumenteringen. Små företag har mindre utarbetade system än större företag och ofta har en person många olika ansvarsområden. Arens & Loebbecke (1997) menar att små företag med bara en ägare endast behöver ett enkelt redovisningssystem eftersom det oftast är en person som sköter alla moment i verksamheten. Större företag behöver däremot ett mer komplext system som innehåller noggrant definierade ansvarsområden och nedskrivna tillvägagångssätt. Arens & Loebbecke menar vidare att storleken på förtaget har betydelse för graden av intern kontroll 1. Det är svårare att på ett passande sätt fastställa uppdelningen av sysslor i ett mindre företag jämfört med ett större. Klientföretagets storlek är enligt Costigan & Simon (1995) en viktig faktor när det gäller utformningen av redovisningssystem. Vidare menar Costigan & Simon att större företag sällan blir tvungna att korrigera sin årsredovisning. Detta kan bero på revisorernas motvilja att göra stora klienter besvikna eller på grund av att de större företagens är mindre beroende av revisorernas utlåtande för att erhålla allmänhetens förtroende. Costigan & Simon menar även att det är troligt att revisorer kan vara mer benägna att uppmärksamma väsentliga fel i årsredovisningen i stora företag där redovisningen blir detaljgranskad av experter, myndigheter och finansiell press. Detta för att undvika att 1 Företagets egna kontrollen över bokföringen, medelsförvaltningen och företagets ekonomiska förhållanden i övrigt. (FAR:s revisionsbok, 2002) Martinsson - Mattila 7

13 REFERENSRAM väsentliga poster i årsredovisningen saknar sånt som kan göra att revisorerna råkar ut för eventuella rättsliga åtgärder. Kompetensen i företag är kopplad till de anställda menar Malmström (2002) och därför kan företag beroende på storlek ha varierande kompetens. En liten revisionsbyrå kan således ha mindre kompetens än en stor revisionsbyrå. Ålder Den information som revisorer erhåller från klientföretag beror till stor del på klientens förutsättningar speciellt när det gäller en nyetablerad klient. (Arens & Loebbecke, 1997) Ett nyetablerat företag har ingen historisk information som revisorer kan samla in. I ett redan etablerat företag som antas som ny klient för en revisionsbyrå finns historisk information att tillgå. Enligt Artsberg (2003) är ett gott omdöme är viktigt för en revisor eller en revisionsbyrå då förhållandet mellan revisor och klient bygger på en social relation. Förtroende är viktigt då revisorer har rätt att begära tillgång till allt material som behövs för att utföra uppdraget. Klienten måste kunna lita på revisorns kunskap samt omdöme och integritet. (Ibid.) Har en revisionsbyrå anlitats av en klient under många år kan relationen påverka informationsinsamlingen eftersom revisorn lärt känna verksamheten. Med god kunskap om klientföretaget kan revisorn veta vad som bör granskas och därmed vilken information som ska samlas in. Långsiktiga relationer och ekonomiska transaktioner mellan företag skapar standards av förväntat beteende samt tillförlitlig information (Ring & Van de Ven, 1992) Konkurrens & Pris Teorin om produktlivscykeln förutsätter att en produkt eller tjänst går igenom fyra faser genom sin livstid. Dessa delas in i; introduktions-, utvecklings-, mognads- och nedgångs fasen. I mognadsfasen är tjänsten väletablerad på marknaden. Konkurrensen är intensiv och företag måste fokusera på effektivitet och kostnad istället för på marknadsföring. För att kunna ligga kvar i mognadsfasen bör företag satsa på att förbättra tjänsten och hålla den attraktiv. (Doyle, 1998) Utifrån detta framstår det som rimligt att anta att revisionsbranschen ligger i mognadsfasen då de erbjuder en väletablerad tjänst vilket medför att konkurrensen är hård vilket innebär att priset blir centralt. Enligt Jonson Ahl & Florin Samuelsson (1999) är det pris som sätts på en produkt eller tjänst av stor vikt både för producenter och för konsumenter. Enligt Cunningham & Hornby (1993) kan sättet ett företag som revisionsbyråer, prissätter på vara avgörande för företagets framgång eller misslyckande. Jonson Ahl & Florin Samuelsson hävdar vidare att det finns en bristande professionalism rörande prissättning i många företag. Detta styrks av Diamantopoulos & Mathews (1995) eftersom de menar att prissättning är den minst rationella av alla beslut samt att många företag saknar en genomtänkt plan för sin prissättning. Faktorer som påverkar prissättningen kan exempelvis vara antalet konkurrenter, tillväxthastigheten på marknaden, produktdifferentieringen på marknaden och typen av konkurrens (Jonson Ahl & Florin Samuelsson, 1999). Många variabler påverkar enligt Jonson Ahl & Florin Samuelsson prissättning på företagsnivå. Priset påverkas av företagets kostnader, kundvärdet, konkurrenternas pris, eller på rådande marknadspris. Vidare menar författarna att det även kan bero på olika tänkbara situationer som storlek, bransch samt åldern på företaget. Priset kan vidare vara resultat av vinstmaximeringsberäkningar, ett resultat av att uppfylla sociala normer eller ett Martinsson - Mattila 8

14 REFERENSRAM kreativt sätt att uttrycka sig. Olika kombinationer av dessa är också möjliga enligt Jonson Ahl & Florin Samuelsson. Tidigare var det inte möjligt för revisionsbyråer att göra reklam men idag är det tillåtet och vanligt. Artsberg (2003) menar vidare att detta har påverkat förhållandet mellan byråer så att det idag finns mindre kollegialitet och ett hårdare konkurrerande klimat. Idag har revisionsbyråer även möjlighet att lämna offerter till företag. Det finns enligt Cassel (1996) både för och nackdelar med offertsystemet. Fördelarna med denna form av konkurrens kan vara att det främjar effektiviteten. Detta gör att revisionen blir billigare och att klienter för samma summa kan få ett större värde av revisionen. En annan fördel kan vara att klienterna byter revisor oftare vilket gör att en ny revisor utan förutfattade meningar ser över verksamheten. Den allvarligaste risken med offertsystemet för revisionen är enligt Cassel att kvalitetskonkurrensen ersätts av en renodlad priskonkurrens. Omfattningen av utförd revision kan därmed bli mindre än vad som egentligen är nödvändig. Vidare kan offertsystemet öka risken för att revisorer accepterar alltför många uppdrag vilket kan medföra att kvaliteten i uppdragen blir sämre. Den ökade konkurrensen och de minskade marginalerna tror Artsberg (2003) kan ha påverkat byråers serviceattityder gentemot sina klienter. Cassel (1996) menar att revisorers kunskap om klienters verksamhet ofta är otillräcklig. Han hävdar att revisorer på grund av priskonkurrensen ägnar relativt kort tid åt respektive uppdrag. Därför blir kunskapen om klienten och dess verksamhet mer begränsad än vad som tidigare var normalt. Alltför många revisorer avstår ifrån att i nämndvärd omfattning själva besöka klienter och nöjer sig istället med indirekt kunskap menar Cassel. 2.3 Fortsatt användning av referensramen Syftet med uppsatsen är att undersöka om det finns skillnader vid informationsinsamlandet mellan stora respektive små revisionsbyråer samt att förklara varför eller varför inte skillnader finns. För att uppnå detta syfte utformades två forskningsfrågor vilka ska besvara syftet. Utifrån referensramen utarbetades intervjuunderlaget som är uppbyggt för att kunna besvara forskningsfrågorna. För att besvara uppsatsens första forskningsfråga, vilken information revisorer tar in samt på vilket sätt de tar in denna information, kommer intervjufrågorna angående information analyseras mot teorin om information. För att besvara den andra forskningsfrågan, hur klientföretagets bransch, storlek, ålder samt konkurrensen i revisionsbranschen påverkar revisorers informationsinsamling, kommer intervjufrågorna angående situationsfaktorer analyseras mot teorin om situationsfaktorer. Martinsson - Mattila 9

15 METOD 3. METOD I detta kapitel beskrivs de metodiska angreppssätt som använts samt på vilket sätt uppsatsen genomförts. Avslutningsvis presenteras de metodproblem som uppkommit under arbetets gång. 3.1 Metodiska angreppssätt Denna studie har utgått ifrån teorier om information samt teori om olika situationsvariabler. Genom att utgå ifrån befintlig teori och därefter se hur det ser ut i verkligheten gör att studien blir deduktiv. Detta innebär att uppsatsens empiriska undersökning utgick ifrån uppsatsens teoretiska referensram. Resultaten från den insamlade data jämfördes sedan mot teorin och därmed kunde slutsatser dras. Enligt Eriksson & Wiederheim-Paul (1997) är en deduktiv ansats när forskaren utgår ifrån befintliga teorier och utformar hypoteser som testas i verkligheten, vilket sedan leder fram till ett resultat. Med tanke på uppsatsens syfte insamlades kvalitativ data då vi ansåg att detta var nödvändig för att uppnå uppsatsens syfte. Holme & Solvang (1997) skriver att kvalitativa metoder innebär att metoden primärt har ett upptäckande och förstående syfte. Vidare menar de att det centrala i en kvalitativ studie är att samla in information för att nå en djupare förståelse av det problemområde som studeras. Eftersom endast sex undersökningsobjekt valdes ut och en djup och förstående kunskap eftersöktes valdes fallstudie som undersökningsmetod. Enligt Eriksson & Wiederheim- Paul (1997) ger fallstudier en djupare och mer detaljerad kunskap och information om undersökningsobjekt. Vidare menar de att fallstudier karaktäriseras av att få objekt i en mängd avseenden undersöks samt att de ger verklighetsnära beskrivningar. Då syftet innehöll frågorna hur och varför ansåg vi att fallstudier bäst skulle svara på syftet. Yin (1989) menar att fallstudier är att föredra när frågor som undersöks innehåller begreppen hur och varför. Utifrån de data som samlats in kommer slutsatser rörande uppsatsens empiriska undersökning att dras. Enligt Holme & Solvang (1997) kan det vid fallstudier inte dras några generella slutsatser utan endast en bild av hur det ligger till i det undersökta fallet kan frambringas. 3.2 Datainsamling Nedan presenteras litteratursökning, val av fallstudieföretag samt intervjuernas genomförande Litteratursökning För att komma fram till lämplig teori att använda sig av i uppsatsen diskuterade vi relevanta teorier med varandra. Därefter startade litteratursökningen som genomfördes på Luleå Tekniska Universitets biblioteks hemsida där katalogerna Lucia och Libris användes. Sökorden var; revision, auditing, information, contingency theory. Databaserna Martinsson - Mattila 10

16 METOD Emerald och Ebsco användes även med sökord; audit, information, materiality, accounting samt contingency theory. Källförteckningar från tidigare skrivna uppsatser med liknande problemområde användes även för att få fram relevant teori Val av fallstudieföretag Vid val av fallstudieföretag söktes efter revisionsbyråer belägna i Luleå i Norrbottens län. Tre små samt tre stora revisionsbyråer belägna i Luleå valdes ut för intervju. Vi valde respondenter från de tre internationellt största byråerna 2. Byråerna fanns på plats under Luleå Tekniska Universitets arbetsmarknadsdagar, Cesardagarna, där vi knöt de första kontakterna. Utbudet av små revisionsbyråer i Luleå är begränsat, men vår förhoppning att få med tre respondentföretag blev möjligt genom telefonsamtal. Orsaken till specifik geografisk placering beror främst på önskan att kunna göra personliga intervjuer. Vår begränsade tid samt möjlighet att resa utanför kommunen blev även en orsak till den valda geografiska placeringen. Med stora revisionsbyråer menar vi de byråer som är rikstäckande i Sverige. Små byråer är byråer som ägs lokalt utan något koncernintresse. Vi ansåg att sex intervjuer var realistiskt med tanke på den tidsbegränsning som fanns för uppsatsen. Sex undersökningsobjekt gör det även lättare att kunna jämföra och upptäcka likheter och skillnader dem emellan, än om ett mindre antal undersökningsobjekt valts. Anledningen till olika storlek på revisionsbyråer var för att kunna se om det fanns skillnader beroende på storleken på byrån, vilket vi trodde att det fanns. Enligt Costigan & Simon (1995) saknar små revisionsbyråer den struktur och resursbas som stora revisionsbyråer har tillgång till. Därmed ansåg vi det intressant att se om små byråers granskningsbedömning påverkades av att de inte har samma struktur och resurser som stora byråer har tillgång till Intervju Personliga intervjuer valdes att utföras då ämnet kändes komplext och frågorna var öppna vilka ofta skulle leda till följdfrågor. Vi besökte respondenterna för intervju på deras arbetsplatser. Genom den personliga kontakten med respondenten kan kroppsspråket även tolkas och det går lättare att komma in djupt på ämnet. Enligt Svenning (1999) går det att utläsa kroppsspråk och annat som kan förmedlas genom människans sinnen. En fara med personliga intervjuer är enligt Svennings att intervjuaren själv, genom sin närvaro, påverkar svaren. Påverkan kan ske på olika sätt, framförallt är risken stor att intervjupersonen svarar i en riktning som intervjuaren upplevs uppmuntra. Det händer också att intervjuaren styr intervjupersonens svar, genom kroppshållning eller annat som demonstrerar intervjuarens gillande eller ogillande i olika frågor. (Ibid.) Att inte alls påverka respondenten kan vara svårt att uppnå men personliga intervjuer kändes ändå som det självklara valet. Innan de riktiga intervjuerna genomfördes testades intervjufrågorna på en auktoriserad revisor. Testet gjordes för att få synpunkter samt för att se om frågorna gav bra svar och 2 Rangordning av de fyra största byråerna, the big four räknat på internationell basis (Artsberg, 2002). Martinsson - Mattila 11

17 METOD om de var lätta att förstå och inte gick att misstolkas. För att minska risken för misstolkningar diskuterades det med testrevisorn hur han hade uppfattat frågorna och om det var samma som tanken med frågan var. Det visade sig att frågorna var allt för öppna och de fångade inte kärnan i intervjun. Därefter omarbetades intervjuunderlaget. 3.3 Analys av insamlad data Enligt Miles & Huberman (1994) är kvalitativ dataanalys fokuserad på data i form av ord och analysen består av tre sammanhängande delar av aktiviteter. Reducering av data är processen där urval, fokusering, förenklande, urskiljande och omvandling av data sker. Syftet är att organisera data så att slutsatser kan dras och styrkas. Presentera data. Den reducerade data ska på ett organiserat och komprimerat sätt visas så att slutsatser lätt kan dras. Slutsatser. Avgöra vad saker betyder notera regelbundenhet, mönster, förklaringar, möjliga sammanställningar och förslag. Dessa aktiviteter är vad analysen i denna uppsats baserats på. Insamlad data reducerades och de data som ansågs vara av vikt för att uppnå syftet användes. Analysen skedde separat för de små respektive de stora byråerna. De data som samlats in från de stora respektive de små byråerna jämfördes med uppsatsens teoretiska referensram, först i syfte att analysera den första forskningsfrågan därefter den andra forskningsfrågan. Slutligen besvarades forskningsfrågorna separat vilket ledde fram till uppsatsens syfte. 3.4 Metodproblem Två viktiga mått för att veta om en mätning eller observation har lyckats är reliabilitet och validitet. Reliabilitet innebär att en studie ska ge trovärdiga och stabila utslag och inte påverkas av tillfälligheter. (Eriksson & Wiederheim-Paul, 1997) Detta innebär att undersökningen ska kunna upprepas i en annan studie och ge ett likvärdigt resultat om samma metod används. Det förekommer svårigheter att uppnå en hög reliabilitet vid en kvalitativ fallstudie eftersom resultaten påverkas av föränderliga mänskliga beteenden och tolkningar. (Holme & Solvang, 1997) Validitet innebär en studies förmåga att mäta det man avser att mäta (Eriksson & Wiederheim-Paul, 1997). Validitet består dels av inre validitet som handlar om kopplingen som finns mellan teori och empiri. Yttre validitet handlar om hela studiens förankring i en vidare ram. För att nå hög inre validitet är det viktigt att använda rätt mätinstrument och ställa frågor till rätt person. Vid kvalitativa studier är det relativt sett lättare att uppnå en hög inre validitet jämfört med vid kvantitativa studier. Detta beror på att forskaren vid en kvalitativ studie verkar nära den empiriska verkligheten som undersöks. (Svenning, 1999) Martinsson - Mattila 12

18 METOD Alla sex intervjuerna gjordes med erfarna revisorer för att undvika felkällor. Tanken med uppsatsen är att se hur revisionsbyråer arbetar, då endast data från en respondent på varje byrå inhämtats kan personligheten hos respondenten påverka svaren. Det är inte säkert att samma svar hade erhållits om en annan revisor på byrån intervjuats. Enligt Gustafsson & Jönsson (2003) gör revisorernas bedömning av vad som ska granskas individuellt och kan därför påverkas av deras yrkesmässiga erfarenhet och personliga referensramar. Macintosh (1985) skriver även att en individs personlighet påverkar hur information tolkas och bearbetas. Vid känsliga frågor kan respondenten ha anpassat vissa svar för att skydda byrån alternativt sig själv. Detta kan ha inträffat trots anonymiteten. Enligt Eriksson & Wiederheim-Paul (1997) kan det uppstå respondentfel där den som svarar inte kan eller vill ge riktiga svar. Detta har hanterats genom att försöka ställa mindre raka frågor och istället prata runt ämnet. Enligt Patel & Tebelius (1987) är vanliga förekommande fel att intervjufrågor är för långa eller ledande. Frågorna som ställdes kan ha varit felformulerade eller ledande och påverkat respondentens svar. Ett försök till att minimera problemen har skett genom att undvika ledande frågor samt låtit respondenterna utveckla svaren på egen hand. Däremot kan vissa följdfrågor som dykt upp under intervjun oavsiktligt blivit ledande. För att inte påverka respondenternas svar nämndes aldrig att en jämförelse ska ske mellan stora och små byråer. Då svaren från respondenterna inte har någon betydelse av vilken byrå de representerar kan respondenternas anonymitet vara positiv. Positiv i den bemärkelse att när uppsatsen läses kan inte läsaren ha förutfattade meningar på grund av tidigare kännedom om specifik byrån. Detta för att läsaren inte vet vilken byrå som uttalat sig. Intervjuerna spelades in på band så att koncentrationen bara fokuserades på själva intervjun. Detta gjorde att inget som sades under intervjun missades och dessutom gick det att lyssna på svaren upprepade gånger. Enligt Wallén (1996) är det praktiskt att spela in intervjuer om det kan ske utan att störa samtalet. Innan intervjun startade fick respondenten valet att neka till inspelningen. Alla respondenter ställde sig positiva till inspelningen. Inspelningen kan dock ha påverkat respondenten till att bli mer försiktig i sina svar. Martinsson - Mattila 13

19 EMPIRI 4. EMPIRI I följande kapitel kommer en sammanställningen av det material som samlats in under intervjuerna. Först kommer sammanställningen av intervjuerna med revisorerna på de stora revisionsbyråerna som vi kallat Grand, därefter följer revisorerna från de små revvisionsbyråerna som vi kallat Petit. 4.1 Intervju med Adam Grand Adam har ungefär 100 klienter. De flesta är relativt små men han har även ett antal riktigt stora klientföretag. Det lokala kontoret i Luleå där Adam arbetar har en bred kundstock som omfattas av olika storlek och bransch hos klienter. Omsättningen hos klienterna varierar mellan en och en halv miljard kronor. De minsta klientföretagen omsätter endast ett par hundra tusen Information Då ett företag kontaktar byrån angående revisionstjänsten ställer Adam frågor till företagaren angående omfattningen på verksamheten, dess omsättning, antal anställda samt frågor om vilken typ av verksamhet som bedrivs. För att inhämta information om ett företag använder Adam sig av Patent & Registreringsverkets samt av Kreditfakta. Via dessa källor får han en överblick över företaget samt information om vilka personerna som driver företaget är. Adam gör en bakgrundsundersökning av alla sina klienter innan arbetet startar. Utifrån denna får han mycket information och han kan göra en preliminär bedömning för hur revisionen ska läggas upp. I det första samtalet med företagaren försöker Adam ta in mycket informationen. Adam anser att en stor del information går att inhämta från företags årsredovisningar. Enligt Adam görs en bedömning innan ett företag antas som klient för att avgöra om det är ett företag byrån vill ha som kund. Alla företag är inte önskvärda som klient utan det finns till exempel vissa branscher som är mer osäkra än andra då det är känt att det förekommer mer fusk i dessa. Som exempel på dessa branscher ger Adam restauranger, taxibolag och hårfrisörer. En annan anledning att inte anta ett uppdrag kan vara om det står skrivet i revisionsberättelsen om tvist mellan revisor och företag angående värdering. Byrån arbetar efter att få större företag som klienter, de mindre företagen söker alltid själva upp byrån. Enligt Adam är revisionsberättelsen från föregående år viktig där han kan utläsa om eventuella anmärkningar föreligger. Är det en ren revisionsberättelsen kontaktas inte föregående revisor. Adam följer normalt upp ett företags historik. Han tittar även på nyckeltal där det går att utläsa företagets trender. Hur mycket kontakt Adam har med sina klienter beror till stor del på vem som sköter bokföringen åt företaget och hur ordningen i företaget ser ut. Gör klienten det själv finns det anledning till mer kontakt % av byråns revisionsklienter använder sig även av byråns redovisningstjänst detta medför att det är lättare för Adam att löpande inhämta information. Vilken typ av information och hur ofta Adam inhämtar den, beror på klientens ekonomiska ställning. Martinsson - Mattila 14

20 EMPIRI Adam ser över antalet anställda, vilka rutiner som finns inom företaget och kontrollerar även hur klientföretagets skatteavgifter och andra avgifter skötts. Har ett klientföretag skött dessa bitar tidigare år, finns det ingen anledning för honom att tro att detta kommer att misskötas. Styrelseprotokoll samlas in i de fall de finns att tillgå. Byrån utför stickprov i klienternas interna kontroller. Den information byrån inhämtar om klienter lagras i datafiler i ett försök att minska pappersmängden Situationsfaktorer Klientföretag I vissa branscher berättar Adam att det kan finnas poster som är svårreviderade och därmed kräver mer tid, detta kan innebära att han även behöver inhämta mer information. Adam berättar att den löpande granskningen under året beror på storleken hos klientföretaget. I större företag gör byrån normalt två besök per år. Är det däremot ett litet klientföretag samtalar Adam med ägaren och sedan görs oftast inget mer före själva bokslutet. I övrigt har inte Adam speciellt mycket kontakt med de små klientföretagen löpande under året. Har Adam varit revisor till en klient under en längre tid inriktar han revisionen på olika delar för varje granskningsår. I mindre klientföretag hinner alla delar granskas under ett år. Då ett nyetablerat företag kontaktar byrån, handlar informationsintaget mycket om den verksamhet som ska bedrivas och om verksamheten känns seriös. Konkurrens I årsredovisningen kan det utläsas vad tidigare revisionsarvode legat på. När pris på ett uppdrag ska lämnas beaktar Adam detta. I vissa fall kan byrån inte konkurrera med det priset. Adam tror att byråns storlek samt att klienterna känner trygghet hos dem är konkurrensfördelar. Revisionsarbetet har förändrats till att vara mer riktad mot väsentlighet och risk. Adam berättar att mängden som granskas har minskat beroende på att konkurrensen har ökat och priserna därmed har pressats. Byrån tar fortfarande in samma typ av information men granskar den inte lika ingående utan de är mer riktade i sin granskning. Enligt Adam påverkar detta inte granskningen då syftet är att ge en rättvisande bild av ett företag, vilket även ges trots att allt inte granskas ingående. Konkurrensen har även hårdnat till följd av att revisionsbyråer numera får göra reklam. Idag är företag mer intresserade av priser och företag byter revisor på ett annat sätt än tidigare. Enligt Adam tar vissa revisionsbyråer ut ett väldigt lågt pris vilket medför att det inte går att konkurrera med dem gällande pris. 4.2 Intervju med Bertil Grand Bertil är vald revisor i ungefär 40 klientföretag. Byråns klienter är framförallt mindre och medelstora ägarledda företag. Byrån har även de allra minsta företagen som kund. Klienterna representerar olika branscher. Byrån har ett organiserat utbyte med byråns kontor i norra delen av Sverige, utöver detta finns andra revisorers kunskap att tillgå på andra kontor i landet. Martinsson - Mattila 15