VERKTYGSLÅDA. Från sårbarhetsbedömning till sårbarhetshantering. Anna Jonsson Erik Glaas Karin André Louise Simonsson FÖR KLIMATANPASSNINGSPROCESSER

Transkript

1 VERKTYGSLÅDA FÖR KLIMATANPASSNINGSPROCESSER Från sårbarhetsbedömning till sårbarhetshantering Anna Jonsson Erik Glaas Karin André Louise Simonsson Rapport/Report 11:01

2

3 VERKTYGSLÅDA FÖR KLIMATANPASSNINGSPROCESSER Från sårbarhetsbedömning till sårbarhetshantering Anna Jonsson Erik Glaas Karin André Louise Simonsson

4 Centrum för klimatpolitisk forskning rapportserie Rapporter inom Centrum för klimatpolitisk forskning rapportserie har granskats av minst två seniora forskare för publicering. Den här publikationen kan citeras som: Jonsson, A.C., Glaas, E., André, K. och Simonsson, L Verktygslåda för klimatanpassningsprocesser från sårbarhetsbedömning till sårbarhetshantering. CSPR Report 11:01 Centre for Climate Science and Policy Research, Norrköping, Sweden. Rapporten och dess bilagor är tillgänglig på Illustrationer ConDesign, Claes Stridsberg. Centrum för klimatpolitisk forskning Centrum för klimatpolitisk forskning, CSPR, är ett samarbete mellan Linköpings universitet och SMHI. Genom tvärvetenskaplig forskning studeras konsekvenser av klimatförändringar samt åtgärder som kan minska utsläppen av växthusgaser och anpassa samhället till ett förändrat klimat. Ett effektivt klimatarbete förutsätter att klimatfrågan ses i sitt sammanhang med andra åtgärder för hållbar utveckling, därför bedrivs även forskning om närliggande miljöpåverkan och naturresursanvändning. Vår forskning inriktas på såväl nationella som regionala och globala förhållanden. För mer information om vår forskning och andra publikationer se Adress Linköping Universitet Centrum för klimatpolitisk forskning Institutionen för Tema Norrköping Telefon: cspr@lists.liu.se Centrum för klimatpolitisk forskning ISSN , (online) ISBN

5 Om författarna Dr. Anna C. Jonsson är forskare vid Tema vatten i natur och samhälle och Centrum för klimatpolitisk forskning på Linköpings universitet. Hennes forskning rör gemensam förvaltning av naturresurser, sårbarhetsbedömning och hanteringsstrategier i städer samt forskningsprocesser där forskare och intressenter arbetar tillsammans. Erik Glaas är forskarstuderande vid Tema vatten i natur och samhälle och Centrum för klimatpolitisk forskning på Linköpings universitet. Hans forskning rör bedömning och hantering av sårbarhet, främst på ett kommunalt plan i Sverige. Han forskar även kring intressentdeltagande och metoder kring detta. Karin André är forskarstuderande vid Tema vatten i natur och samhälle och Centrum för klimatpolitisk forskning på Linköpings universitet. Hennes forskning rör anpassningsprocesser inför klimatförändringar med fokus bl.a. på olika intressenters roller i klimatanpassningsprocessen. Dr. Louise Simonsson är forskare vid FOI, Totalförsvarets forskningsinstitut, med en bakgrund bl.a. i sårbarhets- och anpassningsforskning vid Centrum för klimatpolitisk forskning. Verktygen i denna bok har ursprungligen utvecklats och testats av en grupp forskare på Centrum för klimatpolitisk forskning i samarbete med forskare från andra institut. Lotta Andersson, Yvonne Andersson-Sköld (Statens Geotekniska Institut), Åsa Gerger Swartling (Stockholm Environment Institute, Stockholm Resilience Centre), Mattias Hjerpe, Sofie Storbjörk och Julie Wilk har alla generöst delat med sig av sin expertis för vilket vi är mycket tacksamma. Utan deras arbete hade verktygsboken inte kommit till.

6 Tackord Denna verktygslåda är resultatet av flera års forskning inom olika forskningsprojekt kring sårbarhet och anpassning med stöd från ett flertal finansiärer. Ett speciellt tack går till Formas för bidrag till sammanställningen av verktygsboken. Vi vill även tacka följande forskningsråd för deras bidrag till följande projekt: Bedömningar av sårbarhet, risk och anpassning inför klimatförändringar i städer och kommuner (Formas) Mistra-SWECIA (Mistra) Baltic Climate (European Regional Development Fund och the Baltic Sea Region Programme) Klimatförändringar: sårbarhet och anpassningsförmåga i Östergötland (Centrum för kommunstrategiska studier) Deltagande modellering for analys och anpassning till klimatpåverkan på vattenresurser i södra Afrika (Sida/Sarec, Vetenskapsrådet och National Research Foundation, Sydafrika) En referensgrupp bestående av Cecilia Alfredsson, Per Haupt, Martin Karlsson, Ulrica Melin, Carin Nilsson, Nina Ceric, Jessica Mårtensson, Anna Petersson Max, Erik Roos och Katarina Söderberg har bistått med ovärderlig hjälp i slutfasen av skrivandet. Vi vill också tacka alla de personer i kommuner och andra organisationer som hjälpt oss i utformandet och testning av verktygen! Norrköping september 2011 /författarna

7 Innehåll Tackord... 4 Innehåll Varför en Verktygslåda för klimatanpassningsprocesser? En verktygslåda med verktyg Sårbarhet och anpassning inför klimatförändringar Verktygen och processen DEL 1 KOM IGÅNG PS:1 Uppstart: Klimat! PS:2 Processplanering PS:3 Deltagare PS:4 Utvärderingar PS:5 Uppföljning DEL 2 ATT BEDÖMA SÅRBARHET E:1 Riskuppfattningar E:2 Klimatfaktorer för riskexponering E:3 Socioekonomiska faktorer för riskexponering K:1 Känsliga sektorer K:2 Känsliga verksamheter och grupper K:3 Känsliga områden och punkter H:1 Hanteringsförmåga H:2 Styrkor och svagheter för anpassning H:3 Nyckelaktörer DEL 3 ATT HANTERA SÅRBARHET Från sårbarhetsbedömning till sårbarhetshantering Nästa steg? Mer läsning Bilagor: 1. Förteckning över figurer, tabeller, ifyllningsmatriser, checklistor, kortlistor och boxar 2. PowerPoint för presentation av verktygslådan (Elektronisk version på 3. Powerpoint med redigerbara ifyllningsmallar till samtliga verktyg (Elektronisk version på

8 1. Varför en Verktygslåda för klimatanpassningsprocesser? För att möta utmaningarna med ett förändrat klimat är minskade utsläpp av växthusgaser och anpassning till klimatförändringens ofrånkomliga effekter olika sidor av samma mynt. Det är av största vikt att samhället gör sitt yttersta för att förhindra ytterligare uppvärmning av jordens atmosfär. Det är också nödvändigt att se de förändringar som redan inträffat och sannolikt kommer att inträffa innan de samlade åtgärderna för utsläppsminskning får full effekt. Klimatanpassning är därför ett nyckelperspektiv som motiveras av faktiska förändringar i vår omvärld och av krav på bl.a. kommuner att ta hänsyn till klimatförändringar. Kunskap om klimatförändringarnas effekter och hur dessa kan hanteras är definitivt inte bara viktigt för kommunala förvaltningar, utan också för andra myndigheter, olika samhällssektorer och branschorganisationer, privata organisationer och företag, samt för privatpersoner. Som stöd i detta arbete finns mängder av resurser i form av kvantitativa dataunderlag som t.ex. klimatmodelleringar, karteringar, GIS-verktyg, sofistikerade beräkningsverktyg och avancerade konsekvensmodeller. Även lagkrav som t.ex. Plan- och bygglagen (PBL) och olika aktörers erfarenheter av händelser som krävt akuta och mera långsiktiga åtgärder, t.ex. översvämningar, utgör också en form av stöd. Däremot saknas ett strukturerat angreppssätt för hur man kan organisera en klimatanpassningsprocess som integrerar olika typer av kunskap och perspektiv och har förmåga att sortera i informationsmängderna och prioritera de viktigaste frågorna. Denna handbok syftar till att fylla detta tomrum genom att tillgängliggöra resultat från de senaste årens forskning kring integrerade sårbarhetsbedömningar och anpassningsprocesser. Vår ambition är att detta ska vara en självinstruerande, användarvänlig och relativt enkel handbok för, i första hand, kommuner men även andra organisationer som ser ett behov av ett strukturerat angreppssätt för att möta klimatförändringarna. Verktygslådans grundidé är att en grupp representanter från olika förvaltningar och ansvarsområden träffas i en serie möten (förslagsvis fyra möten à ca. tre timmar) för att med hjälp av verktygen diskutera och sammanställa den kunskap som finns utspridd inom kommuner och identifiera områden där det behövs mera information. 6

9 Vi anser att det är mycket viktigt att anpassningsarbetet är förankrat bland flera typer av relevanta aktörer som kan bidra med olika perspektiv och erfarenheter. Detta är nödvändigt för att förstå den mångfald av faktorer och komplexitet som bidrar till att sårbara situationer kan uppstå. Ett holistiskt synsätt är också en förutsättning för att identifiera åtgärder som bör prioriteras för att hållbara anpassningsstrategier ska kunna implementeras. Fokus i verktygslådan ligger därför på att skapa en arbetsprocess som systematiskt identifierar viktiga faktorer, tillgängliga handlingsalternativ och möjliga ansvariga aktörer. Detta lägger i sin tur grunden för en övergripande anpassningsstrategi med goda chanser för genomförande av nödvändiga åtgärder. Processen bör således omfatta en arbetsgrupp med representanter för både hårda och mjuka förvaltningar som träffas regelbundet under en begränsad tidsperiod och utifrån sina skilda perspektiv sammanställer en bild av kommunens sårbarhet. Tillsammans skapar processledaren och deltagarna ett fruktbart samtal med hela kommunens bästa i fokus, på kort och lång sikt. 7

10 2. En verktygslåda med verktyg Den här boken ger förslag på hur först och främst kommuner, men även andra organisationer, kan initiera en process för kunskapsutbyte. Idén är att skapa en konstruktiv diskussion för att identifiera system, grupper, och/eller områden som är sårbara inför effekter av klimatförändringar. Denna kunskapssammanställning utgör sedan ett underlag för fortsatt kunskapsinhämtning och för att prioritera och implementera anpassningsåtgärder. De verktyg som ingår syftar till att ge en integrerad och sammanhållen bild av de viktigaste drivkrafterna som kan skapa sårbara situationer. Dessa inkluderar såväl naturliga som samhälleliga faktorer. Vi utgår från ett teoretiskt ramverk för att belysa sårbarhet som bl.a. används av FN:s klimatpanel. Ur detta perspektiv är ett område eller en organisation sårbar genom att: 1. vara exponerad mot klimatmässiga och samhälleliga förändringar i omvärlden; 2. vara känslig mot dess effekter; samt 3. förmågan att hantera effekterna inte är optimal. I denna bok beskriver vi verktyg för att belysa och öka förståelsen kring dessa olika komponenter av sårbarhet. Syftet är att skapa ökad kunskap och delaktighet i anpassningsprocessen. Man skulle kunna säga att den här handboken är en ask med praliner där asken är processen och pralinerna är de verktyg som man kan välja att använda. Man behöver inte använda alla verktyg, och man kan modifiera dem eller byta ut dem mot andra verktyg som passar den egna processen och situationen bättre. Boken består av fyra delar: En kortare introduktion till hur dagens forskning ser på sambanden mellan klimatförändringar, sårbarhet och anpassning, samt en beskrivning av de olika delarna och funktionerna i verktygslådan. Del 1. KOM IGÅNG innehåller fem verktyg som stödjer dig i att utforma och genomföra processen. Del 2. ATT BEDÖMA SÅRBARHET hjälper arbetsgruppen i analysen av olika sårbarhetsfaktorer. Sammanlagt nio verktyg kammar igenom kommunens sårbarhet utifrån huvudaspekterna exponering, känslighet och hanteringsförmåga. 8

11 Del 3. ATT HANTERA SÅRBARHET innehåller två verktyg som hjälper arbetsgruppen att ställa samman resultaten från tidigare verktygsanvändning och visar hur man kan fortsätta klimatanpassningsarbetet. Till varje verktyg följer tydliga instruktioner, ifyllningsmallar samt exempel på resultat från övningarnas användning i olika fallstudier. Boken avslutas med tips på mer läsning. Till boken hör även en bilaga med redigerbara ifyllningsmallar till samtliga övningar samt en PowerPoint-presentation om verktygslådans grundidé och delar. Den främsta målgruppen för verktygslådan är användare i kommunal, regional och nationell planering och förvaltning. Vi tror dock att verktygen med viss modifiering också kan vara användbara för andra typer av organisationer, t.ex. företag eller sektorsorganisationer, intresseorganisationer, företag m.fl. Andra verktyg och förslag till processer för klimatanpassning håller idag på att utvecklas. Det finns även redan etablerade verktyg och metoder för att bedöma risker och miljökonsekvenser som ibland kan fungera väl även i anpassningssammanhang. Under rubriken Mer läsning i slutet av boken presenteras några av dessa verktyg. 9

12 3. Sårbarhet och anpassning inför klimatförändringar Att bedöma en kommuns sårbarhet inför klimatförändringar är ett första steg för att kunna formulera en kommunal strategi för anpassning som fokuserar på de viktigaste frågorna. Utan en övergripande uppfattning om hur klimatförändringarna påverkar kommunen är det svårt att veta vad som behövs göras för att hantera klimatrelaterade utmaningar. De senaste åren har diskussionen om klimatanpassning vuxit och kommit att engagera allt fler personer och organisationer. Klimatanpassning är inte bara nödvändigt för att hantera risker till följd av klimatförändringar, utan kan faktiskt även leda till att kommuner och verksamheter kan dra nytta av nya möjligheter. Vad är sårbarhet inför klimatförändringar? Samhällets sårbarhet, eller en specifik kommuns eller sektors sårbarhet inför klimatförändringar beror på en mängd olika föränderliga faktorer och drivkrafter. Sårbarhet är alltså inte ett konstant tillstånd och det är därför viktigt att ha ett flexibelt system för sårbarhetsbedömningar som tillåter uppdateringar när relevanta förhållanden ändras. Sårbarhet inför klimatförändringar beskrivs ofta som en kombination av exponering, känslighet och anpassningskapacitet eller hanteringsförmåga. Det finns en uppsjö av begrepp och modeller för sårbarhet. Likaså kan sårbarhet bedömas och analyseras på flera olika sätt. Vi väljer att närma oss begreppet på följande vis: sårbarhet är ett dynamiskt tillstånd som människor, samhällen och system kan röra sig in i och ut ur beroende på flera faktorer av både intern och extern karaktär. Det betyder att vissa faktorer och drivkrafter kan man ha rådighet över själv medan andra har man begränsad, eller i vissa fall ingen, möjlighet att påverka. I Figur 1 presenterar vi det sätt att se på klimatsystemet som ligger till grund för hur verktygslådan är uppbyggd. 10

13 Figur 1. Analytiskt ramverk för integrerad sårbarhetsbedömning (baserad på Füssel och Klein, 2006). Vad orsakar klimatförändringar? Rutorna längs upp till vänster i Figur 1 visar förenklat hur mänskliga handlingar påverkar klimatet. Utsläpp av växthusgaser från olika typer av aktiviteter (t.ex. industrier, transporter eller markanvändning) ger upphov till stigande koncentrationer av växthusgaser i atmosfären vilket i sin tur påverkar klimatet. Dessutom pågår även naturliga processer som orsakar variationer och förändringar i klimatet. I den här handboken kommer vi inte att gå in närmare på klimatförändringarnas orsaker utan fokuserar på hur dessa påverkar samhället och hur samhället bäst kan anpassa sig till nya villkor. Hur kan man minska effekterna av klimatförändringar? I dag pratar man om två huvudsakliga metoder för att minska klimatförändringar och dess effekter: utsläppsminskningar (eng. mitigation) samt anpassning (eng. adaptation) till de nya förhållandena (se de vita och gröna rutorna till höger i Figur 1). Utsläppsminskningar syftar till att minska utsläppen eller öka upptaget av växthusgaser. Anpassning syftar till att minska 11

14 de negativa konsekvenserna av att klimatet förändras. Anpassning kan i vissa fall också handla om att dra nytta av effekter som kan vara, eller bli, positiva konsekvenser genom olika typer av åtgärder. Anpassningsåtgärder sker oftast lokalt och den uppenbara nyttan märks generellt också på samma skala. Den här handboken rör inte utsläppsminskningar utan endast verktyg för anpassningsprocesser. Exponering mot effekter av klimatförändringar Klimatförändringar orsakade av människan samverkar med naturliga förändringar och variationer som finns i klimatsystemet. Detta avgör tillsammans med förändringsprocesser i samhället vilka typer av effekter vi förväntas bli exponerade för i framtiden (se de ljusblå rutorna till vänster i Figur 1). Exponering (eng. exposure) betyder alltså i det här sammanhanget vilka väder-, klimat- och samhälleliga effekter som en kommun förväntas utsättas för, och när det kommer att ske (både under vilken tid på året samt inom vilken tidsrymd). Förändringar i klimatet ger upphov till effekter som kan ge påverkan av olika slag på naturliga, tekniska och samhälleliga system. Exempelvis skulle klimatförändringar kunna ge upphov till effekter som ökad avrinning i ett vattendrag, som ger en påverkan i form av översvämningar. Andra förändringsprocesser i samhället som t.ex. ett ökat exploateringstryck kan ge upphov till effekter som ökat strandnära byggande som i sin tur kan ge en påverkan i form av översvämningar. Icke-klimatrelaterade faktorer är därmed också något som t.ex. en kommun är exponerade mot och som därför behöver ingå i en sårbarhetsbedömning. Att känna till och uppskatta storlek och frekvens hos dessa effekter och dess påverkan är givetvis mycket viktigt för att kunna bedöma sårbarhet. Alla dessa händelseförlopp är nära sammankopplade och verktygen i denna bok överlappar därför flera komponenter. Känslighet inför effekter av klimatförändringar Förutom klimatrelaterade faktorer påverkar även andra förhållanden sårbarheten i en kommun. Som nämndes ovan är känslighet (eng. sensitivity) en central del i en sårbarhetsbedömning. Känslighet betyder hur pass känsligt ett system är för omgivande förändringar och dess effekter. De mellanblå rutorna i mitten av Figur 1 representerar icke-klimatrelaterade faktorer samt känslighet. Liksom exponering beror känslighet på, och samverkar med, 12

15 naturliga processer och icke-klimatrelaterade faktorer i samhället som t.ex. demografiska, geografiska, kulturella, tekniska, politiska och juridiska förhållanden. Känslighet kan bedömas utifrån hur ett specifikt system, t.ex. ett VA-system, påverkas av klimateffekter som ökad nederbörd, eller samhälleliga effekter som minskad budget för underhåll. Känslighet är ofta den komponent som personer inom en kommun har mest kännedom om på detaljnivå. Samtidigt kan det vara den del som är svårast att uppskatta eftersom den beror på så många faktorer och därmed kräver stor insikt i lokala förhållanden. Förmåga att hantera effekter av klimatförändringar Genom att titta närmare på förmågan hos t.ex. en kommun att hantera förändringar i sin omvärld kan man bättre förstå vad som behövs för att anpassningsåtgärder och -strategier ska kunna utvecklas och implementeras på ett så effektivt och hållbart sätt som möjligt. En kommuns hanteringsförmåga (eng. adaptive capacity) avgörs av hur väl den kan anpassa sig till nya förhållanden, både vad gäller klimatmässiga och icke-klimatmässiga förhållanden (se de mörkblå rutorna till höger i Figur 1). Faktorer som avgör hur stor förmåga en kommun har att minska sin sårbarhet genom anpassning är ofta relaterade till teknologi, utbildning, kommunikation, ekonomi, politik o.s.v. Väldigt ofta handlar det även om organisatoriska och institutionella förhållanden. Om dessa utgör hinder för anpassningsprocesser och inte hanteras kan detta förhindra en minskning av sårbarheten eller t.o.m. öka sårbarheten. En kommuns hanteringsförmåga kan minska t.ex. om budgetnedskärningar gör att frågorna nedprioriteras. 13

16 4. Verktygen och processen Tidigare har vi liknat verktygslådan vid en ask med praliner där asken är processen och pralinerna är de verktyg som man kan välja att använda. Figur 2 ger en övergripande bild av hur de olika delarna och verktygen i verktygslådan hänger ihop. Processen, eller asken, består av fem grå verktyg som stödjer dig i att utforma och genomföra processen. De blå verktygen hjälper arbetsgruppen i analysen av olika sårbarhetsfaktorer. De avslutande gröna verktygen hjälper arbetsgruppen att ställa samman resultaten från tidigare verktygsanvändning och visar hur man kan fortsätta klimatanpassningsarbetet. Figur 2. Verktygslådans olika delar och verktyg. 14

17 För att processen och resultaten från tillämpningen av de olika verktygen ska fungera på bästa sätt är det viktigt att användningen föregås av en kartläggning av den rådande situationen. Därför bör man förbereda sig genom att göra en översiktlig kartläggning av relevanta formella styrmedel, policy och regelverk, ansvarsförhållanden, politisk agenda, naturmiljö, geografiska och demografiska förhållanden samt andra studier och data som kan vara av intresse. Efter denna sammanställning kan man sedan ta ställning till vilka verktyg som man tänker sig att använda för att kunna planera processen. Dessutom kan denna kartläggning vara ett stöd för aktörsanalysen, PS:3 Deltagare, och delar av materialet kan användas i de övningar som föreslås i de olika verktygen. För en grundlig genomgång av verktygsboken rekommenderar vi att minst fyra mötestillfällen à ca. tre timmar planeras initialt, med möjlighet till flera. Under fyra möten finns tid att utveckla ett bra arbetsklimat, gå på djupet med ett antal verktyg och frågor, sammanställa resultaten och planera för hur processen går vidare efter verktygens användande. Ett exempel på processdesign återges i verktyg PS:2 Processdesign. Verktygslådan kan användas med olika ambitionsnivåer: En grundlig genomgång av verktygen i de olika delarna hjälper till att skapa en god process (genom de grå verktygen). Det ger en generell och en detaljerad grund att stå på vad gäller organisationens sårbarhet (genom de blå verktygen). Det ger även en bra start för att ta fram och genomföra en anpassningsstrategi (genom de gröna verktygen). En översiktlig användning av verktygslådan är också möjlig. Vi rekommenderar då att minst ett verktyg från vardera exponering, känslighet och hanteringsförmåga från den blå delen av verktygslådan planeras in. Med fördel används verktygen E:1, K:1 och H:1. De gröna verktygen blir i det här fallet inte fullt så meningsfulla, men kan ändå bidra till en bra generell överblick av sårbarheten och möjliga åtgärder. Enskilda verktyg från de grå eller blå delarna av verktygslådan kan också användas som inspiration eller för att strukturera en diskussion med en valfri grupp deltagare. De gröna verktygen blir då mindre relevanta att använda. 15

18 Man kan också använda endast de grå verktygen för att stödja en generell arbetsprocess. Naturligtvis påverkar ambitionsnivån resultaten, men oavsett ambitionsnivå är det viktigt att komma ihåg att det alltid finns aspekter som INTE fångas upp, varken av en minutiös användning av verktygslådan eller genom ingående detaljstudier. Från sårbarhetsbedömning till sårbarhetshantering När en genomgång av de olika dimensioner som bidrar till kommunens sårbarhet är gjord är det dags att sammanställa resultaten och fundera på hur denna kunskap kan visa vägen framåt för ett effektivt anpassningsarbete. Genom att både samhälleliga och klimatrelaterade sårbarhetsfaktorer undersökts kommer de sammanställda resultaten att indikera vilka administrativa (institutionella) och tekniska (infrastrukturella) anpassningsåtgärder som är viktiga. För att en teknisk anpassningsåtgärd inte ska skapa nya problem blir en hållbarhetsbedömning utifrån flera olika kriterier nödvändig. Det kan gälla hur åtgärden påverkar ekosystem och samhälle eller utsläpp av växthusgaser. Det är också viktigt att fundera över vilka aktörer som lämpligen ansvarar för genomförandet av de olika delarna i sårbarhetshanteringen. Dessa kan omfatta såväl nationella myndigheter och internationella organ som regionala och kommunala förvaltningar, privata entreprenörer eller medborgargrupper. 16

19 DEL 1 KOM IGÅNG Som nämnts tidigare är verktygslådan uppdelad i tre huvuddelar efter olika stadier i en föreslagen process. Den här delen kan användas som stöd för hela processen medan Del 2 främst handlar om att bedöma sårbarhet och Del 3 om att hantera sårbarhet. Verktygen i Del 2 och 3 i verktygslådan är utformade utifrån tanken att det redan finns mycket och relevant kunskap om klimatsårbarhet inom de flesta organisationer, men att denna kanske inte alltid sammanställs och används på ett optimalt sätt. Ofta kan problem och lösningar som rör en sektor eller förvaltning vara viktiga för andra områden och vice versa. Därför bygger verktygslådan på idén att en gemensam lärprocess inom kommunen är en central del i att få ett allomfattande grepp om sårbarhetsproblemen och möjliga lösningar. Arbetsgruppen och dess arbetssätt, dvs. processen, kräver dock ett aktivt tänk kring både förberedelser, utförande, utvärdering och uppföljning. Detta för att säkerställa legitimitet i processen och skapa intresse och delaktighet i det fortsatta anpassningsarbetet. Då verktygen till stor del bygger på så kallade deltagandemetoder är respekt för andras kompetens, kunskap och erfarenhet en förutsättning för att verktygen ska kunna användas. Som stöd till denna process presenterar vi här i Del 1 fem verktyg som berör viktiga aspekter av processdesign och genomförande. Figur 2 visar hur dessa PS-verktyg hänger ihop med verktygsbokens övriga delar. I denna del fokuserar vi på de grå, processtödjande verktygen. Hur planerar man processen? För att komma igång med ett klimatanpassningsarbete bör ledande aktörer inom kommunen stödja arbetet. Detta kan t.ex. innebära att kommunfullmäktige har fattat beslut om ett uppdrag att utreda sårbarhet, 17

20 tillsatt en tjänst med ansvar för kommunens klimatstrategi, eller liknande. Hur detta politiska stöd växer fram beror naturligtvis på många olika saker, t.ex. hur klimatfrågan lyfts i media, om kommunen nyligen varit utsatt för någon naturolycka eller extrem vädersituation som kan kopplas till klimatförändringarna, om kommunen är i en expansionsfas och ska planera nya områden för byggande, eller om kommunen ser möjligheter i framtida klimateffekter. Det kan också handla om att en eller flera personer i kommunen brinner för klimatfrågan och driver anpassningsfrågor starkt från sin position. För att hjälpa ett sådant intresse på traven, och lyfta klimatanpassningsfrågor till en större grupp, kan man använda olika metoder. En kommunal klimatstrateg i södra Sverige ordnade en visning av en klimatfilm för kommunstyrelsen, och fick därefter fritt mandat att driva arbetet. En annan väg att gå kan vara att få igång en diskussion kring klimatförändringarnas möjligheter och utmaningar på ett generellt plan. PS:1 Uppstart: Klimat! beskriver hur en sådan diskussion kan utformas. För att en process som den vi rekommenderar i den här verktygsboken ska bli möjlig behövs ett uppdrag att arbeta med frågorna och ett deltagande från olika verksamhetsområden, exempelvis flera kommunala förvaltningar. Innan deltagare identifieras och bjuds in kan det vara bra att ha en idé om hur grundlinjerna för arbetet ska se ut, t.ex. hur många som bör delta, hur många gånger man planerar att träffas samt under hur lång tid processen ska fortgå. Verktygsboken innehåller sammanlagt 11 verktyg kring klimatsårbarhet och anpassning, och i teorin skulle man kunna arbeta väldigt länge med var och ett av verktygen och hela processen. Men verkligheten ställer andra krav och i praktiken behöver man begränsa tidsåtgången. Dock rekommenderar vi att man planerar in minst fyra mötestillfällen initialt (eventuellt med möjlighet till flera) för att ge utrymme till att skapa bra slutsatser. Väljer man att använda alla eller de allra flesta verktygen kan man räkna med en tidsåtgång på ca tre timmar per möte under fyra möten. Det ger möjlighet till både en bred och en djup skanning av de viktigaste komponenterna av sårbarhet. Om den möjligheten inte finns så rekommenderar vi att man väljer åtminstone ett verktyg från varje block i Del 2. Ett sådant urval av verktyg ger en bred, men en inte så djup, skanning av sårbarhetsaspekter, vilket kan räcka gott och väl för att starta arbetet. Det är viktigt är att man redan i planeringsstadiet börjar fundera på hur resultatet av processen ska återrapporteras, till vem och hur man tänker sig 18

21 att arbetet kan gå vidare när de mest brännande klimatanpassningsaspekterna väl är identifierade. Som ett stöd i planeringen av processen rekommenderar vi PS:2 Processplanering. Att sätta ihop arbetsgruppen är kanske det allra viktigaste steget i hela förberedelseprocessen och bör därför göras noggrant och med eftertanke. För att diskussioner kring framtida utmaningar till följd av klimatförändringar ska bli allmängiltiga krävs att man får en förståelse för vilka aktörer som spelar, eller skulle kunna spela, viktiga roller i hanteringen av klimatsårbarhet. Det kan handla om aktörer som har relevant kunskap för att bedöma sårbarhet och förstå dess drivkrafter, samt aktörer och sektorer som påverkas av klimatförändringar och dess effekter. Vi rekommenderar verktyget PS:3 Deltagare, som är särskilt utvecklad för en aktörsanalys för klimatanpassningsprocesser. Man kan också tänka sig att använda verktygslådan i en existerande arbetsgrupp, om en lämplig sådan redan finns. Gruppen kan då i vissa fall behöva kompletteras för att verktygen ska komma till sin rätt. Använd i så fall PS:3 som en checklista. I teorin kan även en enskild person använda verktygen för att strukturera sitt tänkande, men eftersom en mångperspektivanalys är nödvändig för att greppa frågan är detta inget som vi rekommenderar. Löpande utvärdering och uppföljning För verktyg som bygger på ett aktivt deltagande mellan flera olika aktörer (ibland med olika intressen, utgångspunkter, mål och syften med sitt deltagande) är det väldigt viktigt att skapa och upprätthålla en atmosfär där deltagarna känner sig trygga att uttala sig, t.ex. för att kunna peka på de svårigheter som kan finnas. Trygghet är alltså en förutsättning för att processen och de enskilda verktygen ska kunna användas och dess resultat tolkas på ett riktigt sätt. Detta ställer stora krav på den som leder diskussionerna. Med tanke på det ovanstående kan det vara viktigt med insikt om mer informella strukturer som kan komma att påverka processen, dess genomförande och dess resultat. För att skapa ett gott arbetsklimat i gruppen bör därför utvärderingar av både processen och de enskilda mötestillfällena ske kontinuerligt. Detta möjliggör att processen är meningsfull, legitim och medverkar till att uppfylla sitt syfte för alla deltagare. Som stöd för utvärdering ur ett deltagarperspektiv föreslår vi PS:4 Utvärderingar. Det kan 19

22 också vara bra att som processledare eller beställare reflektera över hur gruppens arbete bidrar till syftet med enskilda möten eller processen i sin helhet. För hjälp att lyfta frågorna ur ett processledarperspektiv föreslår vi PS:5 Uppföljning. I Tabell 1 är de fem processtödjande verktygen sammanställda och på kommande sidor presenteras varje verktyg mer ingående samt exempel på hur de kan användas. Tabell 1. Översikt Processtödsverktyg (PS). Verktyg Syfte Deltagare PS:1 Uppstart: Klimat! Att lyfta frågan kring klimatförändringar och behov av strategi för att hantera utmaningar och utnyttja möjligheter Initiativtagare Beställare PS:2 Processplanering PS:3 Deltagare PS:4 Utvärderingar PS:5 Uppföljning Att definiera uppdraget, utse en projektansvarig/processledare samt skissa en struktur för processen Att identifiera vilka aktörer som bör delta i processen Att utifrån ett deltagarperspektiv säkerställa att arbetet leder framåt Att utifrån ett processledarperspektiv säkerställa att arbetet leder framåt Initiativtagare Beställare Initiativtagare Projektansvarig Processledare Processdeltagare Initiativtagare Projektansvarig Processledare 20

23 PS:1 Uppstart: Klimat! Syftar till att på ett generellt plan lyfta frågan kring klimatförändringar och behovet av en strategi för att hantera utmaningar och utnyttja möjligheter inom den egna organisationen. Nytta med verktyget Med hjälp av det här verktyget kan man starta en diskussion kring klimatförändringar och anpassning som lyfter både utmaningar och möjligheter samt placerar den ibland abstrakta klimatförändringsproblematiken i ett mera handfast, lokalt sammanhang. Syftet är att få upp frågan kring klimatförändringar på bordet och diskutera behov av strategi för att hantera utmaningar och utnyttja möjligheter. Diskussionerna hjälper också till att se frågan i olika tidsperspektiv, samt att sortera ut de viktigaste möjligheterna och utmaningarna. Förberedelser Rita upp (på ett blädderblock eller whiteboardtavla) eller projicera Ifyllningsmatris PS:1 nedan. Två matriser behövs, en för utmaningar och en för möjligheter. Den horisontella axeln visar tidsskalan och den vertikala axeln visar storleken på utmaningen/möjligheten. Ifyllningsmatris PS:1. Klimatrelaterade utmaningar och möjligheter. I dag Om 25 år Om 100 år Stor Medel Liten 21

24 Genomförande (30 minuter) Deltagarna skriver enskilt ner de fem viktigaste klimatrelaterade utmaningarna och möjligheterna för kommunen på små klisterlappar. Deltagarna placerar därefter gemensamt lapparna med utmaningar i matrisen och markerar då samtidigt dess storlek (stor, medel eller liten) samt när (i dag, om 25 år eller om 100 år) utmaningen kommer att inträffa. Upprepa på samma sätt med möjlighetslapparna. Resultat och analys Övningen sammanfattas genom att de utmaningar och möjligheter som identifierats som stora sammanställs i Kortlista PS:1. Sammanställningen kan användas som ett diskussionsunderlag för att motivera ett fortsatt arbete med att bedöma och hantera sårbarhet. Verktyget kan också ses som ett första steg i processen och därigenom fungera som en introduktion till de andra verktygen i Del 2 som går in mer på djupet vad gäller exponering, känslighet och hanteringsförmåga inför klimatförändringar. Denna kan även användas som en checklista och/eller för att komplettera resultaten från de andra verktygen. Kortlista PS:1. Stora klimatrelaterade utmaningar och möjligheter. I dag Om 25 år Om 100 år Utmaningar Möjligheter 22

25 Box 1. Exempel PS:1. Uppstart: Klimat! I en sydsvensk kommun identifierades följande stora klimatrelaterade utmaningar och möjligheter: I dag Om 25 år Om 100 år Utmaningar Häftiga regn och översvämning av lågt liggande bebyggda områden Häftiga regn och översvämning av lågt liggande bebyggda områden Möjligheter Proaktiv planering för att styra ny bebyggelse från lågt liggande områden Varmare somrar ger bättre förutsättningar för kommunens turistföretagare Varmare somrar ger bättre förutsättningar för kommunens turistföretagare 23

26 PS:2 Processplanering Syftar till att definiera uppdraget, utse en projektansvarig och en processledare samt skissa en struktur för processen (inkl. tidplan och rapporteringsform). Nytta med verktyget Detta verktyg stödjer en dialog mellan uppdragsgivare och projektansvarig kring projektets yttre ramar, och består av en checklista med viktiga frågor som måste besvaras innan rekryteringen av deltagare till arbetsgruppen påbörjas. Förberedelser och genomförande Uppdragsgivare och projektledare för en dialog kring frågorna i Checklista PS:2. Resultat och analys Även om det är viktigt att inledningsvis ha en tydlig bild av projektets yttre ramar är det också viktigt med flexibilitet och att möjligheter ges att modifiera processen efterhand. Det är dock viktigt att definiera mål för uppdraget, både för processen och för resultaten som sedan kan följas upp i utvärderingar av process och resultat. 24

27 Checklista PS:2. Överväganden och specifikationer. Fråga Överväganden Specifikation Tidsram, budget Se specifikation. Start och slutdatum. Budget för arbetstid, övriga kostnader, beställning av fördjupade utredningar (kan ev. bli ett slutresultat av hela processen). Fokus och avgränsningar Redan befintligt material och andra stödresurser Processledare /facilitator Vilka verktyg ska användas? Dokumentation och informationsspridning Slutrapportering För att verktygen ska fungera skarpt är det viktigt att vässa fokus för analysen, eller definiera gränserna för det system som ni vill undersöka. Exempelvis kommunen, dess geografiska område, dess förvaltningar och dess invånare kan vara en sådan avgränsning, men här finns också andra möjligheter, t.ex. en förvaltning och dess ansvarsområden inom kommunen, ett företag, en sektor etc. Vilken dokumenterad kunskap finns redan kring klimatanpassningsfrågor inom kommuner? Ansvarar för att leda/facilitera användningen av verktygen i processen. Kan vara samma som projektledaren, men kan även köpas in externt. Beror på tidsram och problembild. Mera funderingar kring detta finns i inledningen till Del 2. Hur dokumenteras diskussioner och resultat från verktygsanvändningen? Hur sprids denna dokumentation inom och utom arbetsgruppen? Slutpunkt, viktig hur organisationen ska rapportera uppdraget Projektets avgränsningar. Sammanställning på dokumenterad kunskap och var den finns att tillgå. Namn på en person som ansvarar för detta. Lista på sekvens av utvalda verktyg och hur de ligger i tid för de olika mötena med arbetsgruppen Anteckningar, foton etc. Sändlista, webbsida etc. Namn på en person som ansvarar för detta. Datum för deadline Rapport/presentation för kommunstyrelsen/nämnden 25

28 Box 2. Exempel PS:2. Processplanering Kommunstyrelsens arbetsutskott i en mellanstor kommun har gett kommunens klimatstrateg i uppdrag att under innevarande höst göra en övergripande sammanställning av de viktigaste åtgärderna för att hantera ett förändrat klimat på 25 års sikt. Budgeten är begränsad men kan innefatta arbetstid även för personer från andra förvaltningar. Klimatstrategen planerar att bjuda in 8-10 personer från både hårda och mjuka förvaltningar till en serie möten under hösten. Klimatstrategen själv fungerar som både projektledare och processledare, men roterar sekreterarrollen mellan de inbjudna deltagarna. Totalt fyra förmiddagar planeras in där sammanlagt 8 verktyg kommer att användas (förutom PS-verktygen). Möte 1: E:2 och E:3 Möte 2: K:1 och K:3 Möte 3: H:1+2 och H:3 Möte 4. Från sårbarhetsbedömning och till sårbarhetshantering Efter sista mötet sammanställer klimatstrategen resultaten från mötena i en rapport som först cirkuleras bland deltagarna och sedan överlämnas till Kommunstyrelsen inför årets sista sammanträde i december. Klimatstrategen gör en kort muntlig presentation av rapporten på detta sammanträde och föreslår även en skiss till ett fortsättningsuppdrag. Kommunstyrelsen diskuterar och beslutar om fortsättningen under efterkommande sammanträde. 26

29 PS:3 Deltagare Syftar till att identifiera vilka som bör ingå i arbetsgruppen, men också till att skapa förståelse för formella och informella förhållanden mellan deltagare som kan påverka processen. Nytta med verktyget För att identifiera vem eller vilka som bör ingå i arbetsgruppen samt skapa förståelse och en gemensam utgångspunkt för sammanhanget, dvs. de formella och informella förhållanden som kan påverka processen, är det viktigt att känna till aktörers roller och ansvar i klimatanpassningsarbetet. Klimatförändringens effekter är gränsöverskridande, dvs. de tar inte hänsyn till geografiska eller administrativa gränser och korsar både sektorer och regioner. För att utveckla och genomföra praktiska och hållbara klimatanpassningsstrategier finns därför ett behov av att aktörer inom olika områden och på skiljda nivåer i organisationen/samhället samverkar. Det finns därför inget givet svar på vem eller vilka som bör delta i processen. Förberedelser och genomförande För att identifiera processdeltagare föreslår vi att man först gör en översiktlig kartläggning av olika aktörsgrupper som på något sätt kan vara relevanta för klimatanpassningsarbetet. Resultaten av kartläggningen utgör underlag för nästa steg där processdeltagare identifieras. Kartläggningen kan baseras på olika typer av dokument som t.ex. kommunal översiktsplan, utredningar och rapporter, policy, regionala planeringsdokument, demografisk data m.m. Allt eftersom kartläggningen fortgår kan det också vara bra att kontakta eventuella nyckelpersoner och be dem föreslå ytterligare aktörer eller nätverk som kan vara bra att känna till eller som aktivt bör involveras i processen. Ta hjälp av Checklista PS:3 men tänk också på specifika geografiska områden, hierarkiska förhållanden(dvs. på vilken nivå i organisationen aktören befinner sig och vad det har för betydelse för processen), och olika funktioner som bör ingå. Samla all information i Kortlista PS:3 och välj därefter ut och kontakta de 27

30 som föreslås ska delta i arbetsgruppen. Fundera också på hur/om löpande information ska ut till aktörer som INTE är med i själva arbetsgruppen. Checklista PS:3. Exempel på roller som kan ingå i arbetsgruppen eller som på något sätt bör beaktas under processen. Aktörsroll Stödfunktioner Kunskapsproducenter Kunskapsförmedlare Finansiärer Experter Implementerare Samordnare Beslutsfattare Lagstiftare Påverkas Exempel förbereder och underlättar anpassning genom råd, riktlinjer, värdering av anpassning m.m. tillhandahåller kunskap och information om klimatförändringar och effekter, sårbarhet och anpassning m.m. förmedlar och sprider kunskap och information finansierar anpassningsåtgärder eller klimatrelaterad forskning innehar expertkunskap om specifika lokala förutsättningar, klimatförändringar och dess effekter, eller olika praktiska och tekniska lösningar ansvarar för implementering av anpassningsåtgärder samordnar olika aktörer för forskning, anpassning m.m. ansvarar för klimatpolicys, aktivteter som påverkas av klimatförändringar, långsiktig planering eller känsliga sektorer initierar eller implementerar ny lagstiftning, förändringar, riktlinjer och normer m.m. är extra utsatta eller sårbara inför klimatförändringens effekter eller åtgärderna för att hantera dem Resultat och analys En översiktlig och relativt omfattande kartläggning ger en transparent process och identifiering av vilka som ska bjudas in att delta och vilka som inte ska det. Den blir också ett stöd och källa till inspiration i det fortsatta arbetet genom att identifiera aktörer som arbetat med klimatanpassning och som kan bidra med kunskap och erfarenhet. Kartläggningen bidrar också till medvetenhet om befintligt material eller underlag som saknas och kompletterar på så sätt PS:2 Processplanering. 28

31 En djupare kartläggning av viktiga aktörer och deras inflytande för hantering av sårbarhet och anpassning finns i verktygslådans Del 2 kring hanteringsförmåga, H:3 Nyckelaktörer. Där kan Kortlista PS:3 användas som en checklista Kortlista PS:3. Aktörsgrupper, t.ex. organisationer, förvaltningar, företag och myndigheter och deras roller och för processen och/eller klimatanpassning generellt. Aktör Roll Ev. kontaktperson/ nyckelperson Box 3. Exempel PS:3. Arbetsgruppens deltagare I en större kommun har en grupp med representanter från hårda förvaltningar såsom stadsbyggnad, VA, park- och natur och trafikkontoret tillsammans med regionala representanter för trafikverket arbetat med en utredning kring klimatsårbarhet vid extrema väderhändelser. I ett fortsatt arbete identifierar man att även representanter från mjuka förvaltningar är viktiga att ha med när fokus vidgas från översvämningsproblematik till andra aspekter av klimatsårbarhet som t. ex. effekter av värmeböljor. 29

32 PS:4 Utvärderingar Syftar till att utifrån ett deltagarperspektiv säkerställa att arbetet leder framåt. Nytta med verktyget Återkommande utvärderingar är viktigt eftersom det bidrar till reflektion om vad för kunskap som kom ut av ett verktyg eller ett möte, hur processen kan förbättras och hur samarbetet, kommunikationen och lärandet mellan deltagare fungerat. Utvärderingarna har flera syften som att: Skapa utrymme för diskussioner om hur användandet av enskilda verktyg bidrar till helheten. Ge deltagarna större möjligheter att påverka innehållet. Ge processledaren möjligheter att anpassa kommande verktyg, och upplägget av det aktuella mötet, inför framtida tillämpning. Se till att processen är meningsfull för samtliga deltagare och att den uppfyller sitt syfte. Förberedelser Till utvärdering 1 behövs ett blädderblock eller en whiteboardtavla för att sammanställa resultat. Till utvärdering 2 ritas Ifyllningsmatris PS:4 upp på ett blädderblock eller en whiteboardtavla: Genomförande utvärdering 1 En enklare form av utvärdering kan genomföras där processledaren tillsammans med övriga deltagare stegvis går igenom t.ex. följande frågor: Hur har verktygsövningen/mötet fungerat generellt? 30 Vilka diskussioner har varit extra intressanta?

33 Vad har (eventuellt) saknats? Har det dykt upp några andra generella tankar om projektet eller processen? Denna utvärdering passar bra att använda som standardutvärdering eftersom den går relativt fort att genomföra och frågorna är så pass generella att de kan användas till de flesta verktygen. Genomförande utvärdering 2, fyrfältaren Om det i den föregående utvärderingen är svårt att få till en utförlig och givande diskussion, eller om diskussionerna behöver breddas, kan en alternativ utvärdering, fyrfältaren, användas. Denna utvärdering passar bra att använda om det finns relativt gott om tid till utvärdering och/eller om syftet är att mer specifikt diskutera processens nytta i deltagarnas fortsatta arbete. Denna utvärdering är tänkt att: 1) skapa en diskussion om praktisk tillämpning av resultatet från ett verktyg 2) skapa en diskussion om verktygets utformning (angreppssätt) till frågan. Alla deltagare börjar med att samtidigt värdera verktygets resultat och angreppssätt genom att markera en prick med en penna i Ifyllningsmatris PS:4 enligt nedan (en markering per deltagare, se orangea cirklar i box 4). Med verktygets resultat menas om resultaten från verktyget/mötet kan tillämpas praktiskt i organisationen som deltagarna representerar eller om verktyget snarare bidragit till att bredda tänkandet kring frågan (att tänka out-of-the-box ). Med angreppssätt menas vilken ingång diskussionerna har haft till den fråga som diskuterats. Angreppssätt sträcker sig från att frågan diskuterats på ett specifikt till ett övergripande plan i förhållande till de arbetsuppgifter deltagarna har. Det viktiga är dock att utvärderingen inte slutar här utan att markeringarna i figuren fungerar som en utgångspunkt för diskussioner. Relevanta följdfrågor att ställa är t.ex. hur resultatet är praktiskt användbart, hur det kan användas, 31

34 hur deltagaren i sin roll normalt arbetar med frågan, och hur olika nivåer av hur en fråga angrips kan länkas till varandra. De fyra ändarna i figuren representerar delar som alla ansetts viktiga att ha i beaktande för att angripa den lokala sårbarheten inför klimatförändringar och där alla dessa delar därför behövs i en anpassningsprocess. Det är alltså viktigt att både söka praktiska resultat som direkt kan tillämpas, men att också tvingas tänka på nya sätt kring frågorna. Det är dessutom viktigt att både specifikt granska avgränsade verksamheter som att övergripande diskutera t.ex. kommunens tillväxtstrategi de närmaste 100 åren. Ifyllningsmatris PS:4. Utvärdering 2, fyrfältaren. Praktiskt Y Y Resultat X Angreppssätt X Specifikt Övergripande Out-of-the-box Resultat och analys Med hjälp av slutsatserna från utvärderingarna kan gruppen diskutera inriktningar för kommande möten eller eventuellt hur det nyss genomförda verktyget kan förbättras inför framtida tillämpning. 32

35 Box 4. Exempel PS:4 Utvärdering 2, fyrfältaren. Utvärdering Följande exempel kommer från en utvärdering med kommuntjänstemän från olika kommunala förvaltningar. Denna utvärdering gjordes efter att verktyget H:2 Styrkor och svagheter för anpassning använts. Alla deltagare ansåg att angreppssättet till frågan var övergripande, bl.a. eftersom många av de faktorer som påverkar anpassningsförmågan ansågs komma från högre nivåer, som exempelvis nationell politik och global ekonomisk utveckling. Detta ledde till diskussioner om vilka faktorer som går att påverka på det kommunala planet. I fråga om resultat var markeringarna lite mer spridda. Vissa av deltagarna menade att utkomsten av övningen var mestadels praktisk eftersom det dök upp faktorer man inte beaktat innan. Andra ansåg att övningen inte bidrog med direkt praktiska resultat men att övningen breddade deltagarnas syn på vad som påverkar en förvaltnings arbete. Praktiskt Y Y Resultat X Angreppssätt X Specifikt Övergripande Out-of-the-box 33

36 PS:5 Uppföljning Syftar till att utifrån ett processledarperspektiv säkerställa att arbetet leder framåt. Nytta med verktyget Att som processledare löpande själv, eller tillsammans med annan ledare eller beställare, reflektera över diskussioner, samarbeten och upplägg är viktigt för att få en flexibel, legitim och praktiskt användbar process. Processuppföljningen kan användas för att: Ge förslag på förbättringar av specifikt verktyg/möte Diskutera samarbetsformer mellan deltagare för att trygga en givande process Analysera om syftet med processen är på väg att uppnås eller om något bör ändras i upplägget. Förberedelser och genomförande Processledaren/na diskuterar eller reflekterar så snart som möjligt efter ett genomfört möte över genomförandet och gruppdynamiken. I detta forum är det oftast lite mindre känsligt än i hel grupp att diskutera dynamiken mellan deltagare. Detta är viktigt att ta upp under en process eftersom det ger stor påverkan på resultat, samarbetsvilja och motivation att arbeta med frågorna. Följande är exempel på passande diskussions/reflektionsfrågor: Var mötet välplanerat? 34 Hur kändes relationen mellan deltagarna och hur påverkade det mötet? Uppstod några problem i interaktionen? Deltog alla i diskussionerna? Hängde alla deltagare med under mötet?

37 Hur fungerade diskussionerna för de olika delarna av mötet? Hur styrt var mötet? Uppfyllde vi syftet för mötet? Hur fungerar metodiken? Är det något speciellt vi behöver tänka på i fortsättningen? Resultat och analys När gruppdynamik diskuteras, alternativt reflekteras, kan det hända att det dyker upp små problem som med enklare åtgärder kan rättas till i fortsättningen. Det kan exempelvis vara att lägga till en presentationsrunda för att alla deltagare lättare ska komma till tals eller att det bör finnas en fikapaus efter en timme, eftersom deltagarna annars inte är lika alerta. Det kan dock dyka upp andra saker i gruppdynamiken som är svårare att hantera och som kraftigt påverkar utförandet av övningar. Exempel kan vara inbyggda maktrelationer som påverkar processen, alternativt mobbing, allmänt oseriös inställning, etc. Som processledare kan det vara svårt att veta vad som ligger på processledarens bord att ta upp och vad måste lämnas. Det är lika omöjligt att ta upp alla tänkbara situationer som kan uppstå som att gå igenom möjliga lösningar på problemen. Dock kan några generella tips ges. Uppstår problem som riskerar att ge stor påverkan på processen kan det som processledare vara bra att ha något att falla tillbaka på. Detta skulle kunna vara en tredje part som arbetar tillsammans med någon eller några i gruppen (eller en eventuell beställare) som kan fungera som bollplank. Det är lättare att ta beslut om åtgärder om man har fler personers syn på problemet. Ett stöd kan också vara litteratur. Om du vill läsa mer se delen Mer läsning i slutet av boken. 35