Kvalitet i kommunal revision. En inspirations och erfarenhetsskrift

Transkript

1 Kvalitet i kommunal revision En inspirations och erfarenhetsskrift

2

3 Kvalitet i kommunal revision En inspirations och erfarenhetsskrift

4 Upplysningar om innehållet: Caroline Nyman, och Karin Tengdelius, karin Sveriges Kommuner och Landsting, 2010 ISBN: Författare: Caroline Nyman och Karin Tengdelius Intervjutext: Jolin Boldt Illustration: Ninni Oljemark Produktion: Kombinera AB Tryck: Ljungbergs Tryckeri, Klippan

5 Förord Revisorerna i kommuner och landsting ska leverera ett stabilt och väl underbyggt underlag till ansvarsprövningen i fullmäktige. Uppdragsgivare och andra ska kunna lita på att revisorernas bedömning är saklig och välgrundad. Förväntningarna på revisorerna är höga och ytterst bedöms revisionens trovärdighet utifrån kvaliteten på granskningen och uttalandet i revisionsberättelsen. Det är därför viktigt att revisorerna arbetar med att säkra sitt arbete och kvaliteten i revisionen. Att arbeta med att utveckla sin kvalitet handlar inte givet om ett merarbete utan mer om att arbeta smartare att bygga in eftertanke, uppföljning och lärande i arbetet. Den här skriften förmedlar fakta och erfarenheter från ett utvecklingsprojekt om kvalitet i kommunal revision. Projektet har drivits tillsammans med en projektgrupp med förtroendevalda revisorer från Grästorp, Göteborg, Karlstad, Köping och Söderhamns kommuner och landstingen i Kalmar, Örebro och Östergötland. Vår förhoppning är att materialet ska ge inspiration, tankar och stöd i det lokala arbetet med att stärka kvaliteten i den kommunala revisionen. Vi vill rikta ett stort tack till deltagarna i projektgruppen som förutom att bidra i de gemensamma diskussionerna i gruppen har prövat och testat på hemmaplan. För projektledning och denna skrift svarar Caroline Nyman och Karin Tengdelius på SKL. Journalisten Jolin Bolt har bidragit med intervjuer och vissa texter i materialet. Stockholm i februari 2010 Lennart Hansson Sektionen för demokrati och styrning

6

7 Innehåll Förord 7 Den kommunala revisionen behöver arbeta med kvalitetssäkring! 8 Höga förväntningar! 8 Revisorerna ska arbeta enligt god revisionssed! 9 Revisorerna är självständiga! 9 Revisorerna ska anlita sakkunniga! 9 Ett kvalitetsarbete behöver utvecklas! 10 En kort guide till skriften 15 Vad är kvalitet och kvalitetsarbete? 15 Vad är kvalitet i kommunal revisionen? 16 Vad betyder kvalitet? 18 Teoretiskt eller enkelt? 19 Vad är ett kvalitetsarbete? 25 Vad behöver kvalitetssäkras? 25 En kvalitetskarta kan visa vägen 27 Kvalitetsarbetet utgår från God revisionssed 31 VAD kan behöva kvalitetssäkras? 36 Liten verktygslåda 36 Kvalitetskartan 37 SWOT-analys (Strength Weakness Opportunities Threaths) 39 Jämförande kvalitetsnätverk 40 Kollegiegranskning 41 Fokusgrupper 41 Checklistor 42 Utvärderingsfrågor 43 Enkäter

8

9 1 KAPITEL Den kommunala revisionen behöver arbeta med kvalitetssäkring! Revisorernas ställning och uppdrag har steg för steg utvecklats och stärkts. Det finns höga förväntningar från fullmäktige, nämnder och medborgare på att uppdraget ska genomföras på ett tillförlitligt sätt som leder till säkra och välgrundade bedömningar. Lagstiftaren har formulerat kraven på kvalitet i termer av god revisionssed. Ett revisionsarbete enligt god revisionssed är därför grundläggande. För att säkra detta behöver ett lokalt kvalitetsarbete utvecklas. Starkare uppdrag och ställning! Den kommunala revisionen har genomgått en stor utveckling under de senaste 20 åren. Flera statliga utredningar har lett till att den kommunala revisionens ställning och uppdrag stärkts. Revisorernas oberoende har steg för steg förtydligats. Revisorerna har också blivit fler från minst tre till minst fem. Det tillför fler perspektiv och en bredare förankring. Revisorerna har gått från att i huvudsak ha granskat räkenskaper till att också granska verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomiska effektivitet samt den interna kontrollen på ett fördjupat sätt. Såväl revisorernas som fullmäktiges ansvarsprövning har utvecklats och förtydligats. Kvalitet i kommunal revision 7

10 Kapitel 1. Den kommunala revisionen behöver arbeta med kvalitetssäkring Höga förväntningar! Den granskning som revisorerna utför ska med rimlig säkerhet leda fram till de slutsatser som revisorerna drar och den bedömning de gör i ansvarsfrihetsfrågan. Det ställer krav på revisorernas förhållningssätt och på arbete och processer i granskningen från risk- och väsentlighetsanalysen till uttalandet i revisionsberättelsen. Det ställer också krav på revisorernas förutsättningar och grundstrukturer. Revisorerna ska kunna agera både tillsammans och självständigt och fungera som en tydlig uppdragsgivare till de sakkunniga. Det finns en förväntan, främst från fullmäktige men också från dem som granskas och från medborgarna, att revisorerna ska utföra uppdraget på ett tillförlitligt och förtroendeingivande sätt. I takt med att uppdraget blir allt starkare höjs förväntningarna på revisionen. Revisorerna ska arbeta enligt god revisionssed! Det lagstadgade kravet på en god revisionssed kan sägas uttrycka lagstiftarens krav på enhetlighet och kvalitet. God revisionssed är en praxis som växer fram successivt över tid bland revisorerna själva. Den gemensamma uppfattningen om aktuell revisionspraxis i kommunal verksamhet dokumenteras återkommande (av Sveriges Kommuner och Landsting) i skriften God revisionssed i kommunal verksamhet. Den goda seden har de senaste 10 åren blivit alltmer omfattande och tydlig det höjer kraven på det lokala revisionsarbetet. I skriften God revisionssed har god sed definierats som de föredömliga och goda principer och tillvägagångssätt som är allmänt vedertagna där revision utförs 1. Allmänt vedertagna innebär den praxis som råder i en kvalitativt representativ krets. Att arbeta enligt god revisionssed är en grundförutsättning för god kvalitet och kvalitetssäkring i revisionen. Eftersom god sed speglar ett fortlöpande förbättringsarbete i en representativ krets revisorer, bygger den på revisorernas egen vilja och drivkraft att utmana sitt arbete och ständigt förbättra revisionen. Det räcker därför inte att endast följa den fastställda seden för att driva på en kvalitetsutveckling. Arbetet behöver också regelbundet utmanas för att flytta fram positionerna. Det kan bl. a. ske genom ett medvetet kvalitetsarbete. Den dokumenterade seden är inte detaljrik, den ger mer ett övergripande raster av principer och tillvägagångssätt som närmast förutsätter komplet- 1 God revisionssed i kommunal verksamhet Sveriges Kommuner och Landsting, sid Kvalitet i kommunal revision

11 terande lokala val, uttolkningar och fördjupningar, utifrån behov och förutsättningar. God sed behöver kompletteras med lokala preciseringar som förtydligar hur revisorernas arbete ska bedrivas och följas upp för att säkra kvaliteten. Revisorerna är självständiga! De förtroendevalda revisorerna är självständiga i förhållande till varandra med rätt och möjlighet att göra egna val och bedömningar. Samtidigt understryker god revisionssed att revisorerna ska sträva efter samverkan och enighet för att bli starka och trovärdiga. Här finns en inbyggd spänning som revisorerna måste hantera och som därför utmanar deras förhållningssätt, arbete, kommunikation m.m. I praktiken innebär det att revisorerna behöver lägga kraft på att diskutera och bli överens om sitt arbetssätt så långt det är möjligt. Revisorerna behöver också återkommande följa upp och utmana sitt arbetssätt för att förbättra det ytterligare. Revisorerna ska anlita sakkunniga! I granskningen ska revisorerna anlita sakkunniga i den omfattning de själva anser att de behöver. De sakkunnigas arbete stärker revisorernas uppdrag och ställning och är mycket viktigt för den kommunala revisionens kvalitet och trovärdighet. Att ställa krav på kompetens och kvalitet hos de sakkunniga och följa upp detta är därför av avgörande betydelse. Revisorerna anlitar sakkunniga på olika sätt. Flertalet upphandlar tjänster från revisionsbyråer eller andra konsultföretag på marknaden. Ett antal kommuner och landsting har valt att anställa egna sakkunniga och kompletterar dessa med upphandlade konsulter. När revisorerna upphandlar sakkunniga är kvalitetsaspekten så gott som alltid ett viktigt utvärderingskriterium. Att precisera kvalitetskraven i upphandlingsunderlaget är grundläggande för att kunna utvärdera dessa vid upphandlingstillfället och senare följa upp kraven i det löpande arbetet. Motsvarande kravspecifikationer behöver givetvis göras i de fall revisorerna väljer att anställa egna sakkunniga. Ett kvalitetsarbete behöver utvecklas! Det finns som vi kommenterat ovan många motiv till ett skarpt och säkert revisionsarbete. Frågan är om revisorerna i praktiken säkrar och utvärderar sitt arbete i tillräcklig utsträckning för att möta krav och förväntningar? Kvalitet i kommunal revision 9

12 Kapitel 1. Den kommunala revisionen behöver arbeta med kvalitetssäkring Vi har valt att utforska den frågan i ett utvecklingsprojekt tillsammans med förtroendevalda revisorer från fem kommuner och tre landsting. I fortsättningen kallar vi dessa för projektgruppen. Att utforska och utveckla revisorernas kvalitetsarbete har vi bedömt som mycket viktigt, eftersom det ytterst påverkar revisionens legitimitet och förtroende. Målet med arbetet i projektet har varit att stärka de förtroendevalda revisorerna i kvalitetstänkande och kvalitetssäkring av det egna arbetet och som beställare av revisionstjänster från de sakkunniga biträdena. Vi har velat göra det genom att utveckla en begreppsapparat, ett angreppssätt och metoder för utvärdering och uppföljning av kvalitet. Arbetet har varit inriktat på att utforska begreppet kvalitet insatt i ett kommunalt revisionssammanhang och hur en arbetsmodell skulle kunna se ut. Deltagarna har också prövat själva på hemmaplan genom att utforska och testa någon dimension av kvalitetssäkring som de bedömt som särskilt viktig eller intressant. Vi har nu valt att göra halt i projektet för att dokumentera resultatet så här långt. Vi vill snabbt sprida ett material som förhoppningsvis kan inspirera och starta processer på fler håll. Därifrån kan vi ta avstamp och driva ett fortsatt gemensamt utvecklingsarbete med fler revisorsgrupper. En kort guide till skriften I detta första avsnitt inringar vi motiven till ett arbete med kvalitet och kvalitetssäkring. Avsnitten Vad är kvalitet och kvalitetsarbete och Vad kan kvalitetssäkras förmedlar fakta, referenser och förslag varvade med resultat av projektgruppens resonemang och arbete. I avsnitten ges illustrationer av att kvalitet i kommunal revision kan ses utifrån minst två perspektiv; dels i revisorernas egna arbetsprocesser och dels i resultat och effekt av revisionen. För att stimulera till tankar och diskussioner har vi lagt in reflektionsfrågor i de olika avsnitten. Tanken är också att en revisorsgrupp ska kunna läsa och bearbeta skriften gemensamt och få stöd i ett arbete med att utveckla sin kvalitet. Frågorna kan ge draghjälp i ett sådant arbete. Det finns risk att texter om kvalitet och kvalitetssäkring kan uppfattas som teoretiska och abstrakta. För att konkretisera har vi varvat in intervjuer med projektgruppen och med två revisorsgrupper som arbetat med att utveckla kvaliteten i sitt arbete. Det är journalisten Jolin Bolt som har genomfört intervjuerna och står för texterna. Till sist bjuder vi på en liten verktygslåda som innehåller några metoder att pröva i ett kvalitetsarbete. 10 Kvalitet i kommunal revision

13 Reflektera Vi har formulerat ett antal reflektionsfrågor för att stimulera till tankar och diskussioner. Idén är också att en revisorsgrupp ska kunna läsa och bearbeta skriften gemensamt och få stöd i ett arbete med att utveckla sin kvalitet. Frågorna kan ge draghjälp i ett sådant arbete. Frågorna här nedan anknyter till innehållet i det inledande avsnittet Den kommunala revisionen behöver arbeta med kvalitetssäkring!. Reflektera om Förväntningar Hur uppfattar och stämmer revisorerna av förväntningar från fullmäktige, de som granskas och medborgarna? Hur möter och säkrar revisorerna sitt arbete gentemot dessa förväntningar? God revisionssed Arbetar revisorerna efter den praxis som skriften God revisionssed förmedlar? Gör revisorerna uppföljning av det egna arbetet gentemot god sed? Räcker det att följa god sed för att uppnå god kvalitet och därmed ha kvalitetssäkrat sig? På vilket sätt kompletterar revisorerna god sed med lokala preciseringar? De egna arbetsformerna Har revisorerna diskuterat och kommit överens om gemensamma arbetsformer? Hur ofta utmanar och följer revisorerna upp sitt arbetssätt och sina överenskommelser? Vad händer med arbetssätt och överenskommelser när det kommer in en ny revisor i gruppen? De sakkunnigas kvalitet Hur har revisorerna formulerat kvalitetskraven på de sakkunnigas insatser? Hur vet revisorerna vilken kvalitet de sakkunniga levererar i praktiken, i förhållande till vad som offererats/avtalats i upphandling eller anställning? Vad utgår de sakkunniga ifrån då de kvalitetssäkrar sitt arbete? Är grunder och metoder relevanta för den kommunala revisionen? Kvalitet i kommunal revision 11

14 Nej, det är inte alls trist Kvalitetssäkring i kommunal revision. Låter det inte lite grått? I ett sammanträdesrum i Stockholm sitter en grupp herrar och grubblar över kvalitetsfrågor. De kommer från kommuner och landsting i hela Sverige och har träffats och resonerat många gånger, nu börjar det vara dags för sammanfattning. Sällskapet som har samlats är faktiskt ganska gråhårigt. Men stämningen i mötesrummet på Sveriges Kommuner och Landsting är uppsluppen. Under ett år har tolv förtroendevalda revisorer regelbundet rest hit från hela landet för att prata om kvalitetssäkring. Vad är det som är så kul? Buden blir många de börjar med att tala om själva uppdraget: Revision är roligt, lärorikt, allmänbildande, spännande, du får hjälpa till att göra det bättre, ta reda på hur det verkligen förhåller sig, ständigt lära känna nya områden. De tror på systemet med förtroendevalda revisorer, tycker att det har skett stora förbättringar i den kommunala revisionen, men är också klara över att en god revision kräver att man inte slår sig till ro, utan sliter med att förbättra arbetet och kvaliteten. Skönt att växa i uppdraget De är alla välformulerade, roliga och engagerade. Att många förtroendevalda revisorer är gamla rävar i politiken är inte så underligt. Man behöver ofta ha en gedigen erfarenhet av hur kommunpolitik och förvaltning fungerar, för att göra ett schyst jobb. Och antagligen är det också därför det än så länge inte finns så många kvinnor bland revisorerna jämställdheten har inte alltid varit så stor inom politiken, rekryteringsunderlaget alltså haltande ett kvalitetsproblem, konstaterar många av dem, men säger också att det börjar bli bättre. Fast något nedtrappningsuppdrag är det inte, tvärtom, konstaterar gruppen. Det är krävande och intensivt. Och ändå använder de alltså tid på att dessutom slita med kvalitetsutveckling. Varför? De lockas av möjligheten att ifrågasätta, få skärskåda sig själva, de talar om att växa i uppdraget, få självkänsla. God revisionssed är nu inte en gång för alla given, den utvecklas hela tiden. Det ligger i människans natur att vilja göra saker bättre säger en av dem. Det låter betryggande. Kvalitetssäkring är konkret Kvalitetssäkring är ett lite diffust ord vad handlar det om egentli- 12 Kvalitet i kommunal revision

15 gen? Revisorsgruppen är genast med de vill gärna konkretisera det abstrakta: Att reflektera över rutinerna, föreslår en. Lägga ner krut på uppföljning, och göra den väl. Sätta av tid att fundera det ges sällan tid att ta uppföljning på allvar. Det handlar om metoder. En verktygslåda. Ordning och reda att alla vet konkret vad de förväntas göra. Den enskilda revisorn behöver arbetsordning och struktur, checklistor kan ge trygghet. Det handlar om att vässa bra verktyg. Och synonymerna till vad kvalitetssäkring är blir många: verksamhetsutveckling, en kritisk blick på verksamheten, pålitlighet, trovärdighet. Bråkar vi tillräckligt? Associationerna kring kvalitetssäkring övergår snabbt i resonemang om uppdraget. Vi kritiserar ofta nämnder som går över sina ekonomiska ramar. Men bråkar vi med dem som inte gör slut på pengarna? Sköter de sin verksamhet? Gör de tillräckligt? frågar Kågan Karlsson från Göteborg, och andra nickar instämmande. Och också detta är en del av kvalitetssäkringen att reflektera över revisionsuppdraget och ifrågasätta det man gör och inte gör. Inte bara lunka på i gamla spår, utan föra en dialog om vad som är väsentligt. Viktigt med inskolning Hur blir man en bra revisor? Det är viktigt att känna trygghet i uppdraget, att känna vi kan vår granskningsroll, säger Bo Lennhammar från landstinget i Östergötland. De nya revisorerna som kommer skolas in. Det är också en kvalitetssäkring. Många kommuner har ett slags fadderverksamhet för de nya, men det kan bli problem om de nya är för många, konstaterar gruppen. Två tre nykomlingar är inget problem i en storstad som Göteborg med 22 revisorer, i en liten kommun, med kanske bara fem personer i gruppen, kan det bli slitsamt. Kjell-Arne Magnusson från Grästorp minns att det inte var så enkelt i början: När jag började som revisor hade jag suttit ett par mandatperioder i fullmäktige, jag kände pulsen i det politiska livet. Men revisor vad var det? Oberoende är viktigast Vad är det viktigaste i uppdraget? Vad ska man framför allt sträva efter? Oberoendet! säger flera spontant. Att bli revisor innebär att man lägger politiska och andra lojaliteter åt sidan revisorerna måste klara att skilja det partipolitiska engagemanget från uppdraget. Att frigöra sig från partipolitiken har varit en lättnad för några i Kvalitet i kommunal revision 13

16 Kapitel 1. Den kommunala revisionen behöver arbeta med kvalitetssäkring sällskapet, svårare för andra. Just frågan om hur engagerad man kan vara i partiarbetet är något många av dem har grubblat över. Var går gränsen? Ska man avsäga sig alla andra uppdrag? Flera uppfattar att det är en gråzon, och skulle gärna se tydligare regelverk också det en kvalitetsfråga för revisorerna. Flera talar också om betydelsen av att skapa förtroende, hos fullmäktige och hos allmänheten. Och Martin Nyström från Östergötland sammanfattar samtalet om kvalitetssäkring: Att ständigt fråga sig: Kan vi göra det bättre? Deltagare i samtalet var projektgruppens deltagare: Kjell-Arne Magnusson Grästorp, Gerhard Annvik Göteborg, Kågan Karlsson Göteborg, Åke Mandell Karlstad, George Lövelius Köping, Nils Westling Söderhamn, Anders Björkman Landstinget Kalmar län, Martin Nyström Landstinget Östergötland, Bo Lennhammar Landstinget Östergötland, Ulf Wilén Landstinget Örebro. Ej närvarande i detta samtal men i projektet: Barbro Thunér Karlstad, Berit Magnusson Köping. Sammankallande på SKL: Caroline Nyman och Karin Tengdelius. 14 Kvalitet i kommunal revision

17 2 KAPITEL Vad är kvalitet och kvalitetsarbete? Kvalitet och kvalitetsarbete är inte något märkligt eller nytt fenomen, det är inte heller en mirakelkur som en framgångsrik organisation går igenom. Människor lägger också olika innebörd i begreppet kvalitet det har inte en entydig och allmänt accepterad definition. Därför behöver vi var och en reflektera kring och förhålla oss till kvalitetsbegreppet. Ett kvalitetsarbete kan lika gärna kallas verksamhetsutveckling. Det handlar förenklat om att styra och bedöma om en verksamhet uppnår sina mål och om den gör bästa möjliga resultat med de resurser som finns tillgängliga i form av t ex pengar, personal, kunskap, metoder och teknik etc. Kvalitetssäkring handlar om att följa och följa upp och att arbeta med ständiga förbättringar. Vad är kvalitet i kommunal revisionen? När avnämare och intressenter uppfattar revisionen som oberoende och trovärdig och har förtroende för dess förmåga att leverera värde och nytta har den troligen en hög kvalitet. Men att exakt mäta av kvaliteten i den kommunala revisionen med kvantitativa och kvalitativa mått låter sig troligen inte göras på ett enkelt sätt och räcker inte heller som värdemätare. Upplevelse och känsla har stor betydelse för den som bedömer och värderar kvaliteten. Kvalitet i kommunal revision 15

18 Kapitel 2. Vad är kvalitet och kvalitetsarbete? Samtidigt är det inte så enkelt att en nöjd avnämare eller intressent betyder att kvaliteten är tillräckligt god. Revisionen är en lagstadgad institution och därför är också revisionens förmåga att leva upp till lagar, riktlinjer och god revisionssed avgörande för kvaliteten. Detta är mer objektivt och synligt för omvärlden och påverkar hur revisionens resultat upplevs av avnämare och intressenter. Det är alltså inte självklart vad eller vem som kan eller ska definiera eller ställa krav på kvalitet inom revisionsområdet. Olika perspektiv kan och måste väljas vid olika tillfällen utifrån lagstiftning, god revisionssed, lokala förhållanden, från revisorerna själva, uppdragsgivare, medborgare, de som granskas, externa intressenter etc. Reflektera Vilka krav ställer revisorerna själva på en god kvalitet i revisionen? Vilka krav ställer andra? När är kvaliteten god i revisionen? Vilka är kännetecknen? Hur vet revisorerna vilken kvalitet det egna arbetet håller? Vilka uppföljningar sker? Mot vad kan kvaliteten värderas och jämföras? Vad betyder kvalitet? Idag handlar inte kvalitet primärt om att göra rätt saker eller saker rätt utan om att ha en helhetssyn på det resultat som ska levereras. Kvalitet rör inte bara den vara eller tjänst som levereras utan också det som är runt omkring processer och metoder, kontakter och relationer, information och kommunikation allt det som kan finnas mellan den som levererar och den som är intressent eller avnämare på något sätt. Begreppet kvalitet har inte heller en entydig och allmänt accepterad definition. Människor lägger olika innebörd i begreppet. Vissa tänker på det som är litet extra och lyxigt, andra på grundläggande krav och prestanda, medan ytterligare någon kanske tänker på olika vedertagna metoder för ett systematiskt kvalitetsarbete som ISO-certifiering, kvalitetscirklar, TQM etc. Framförallt förknippar många begreppet kvalitet med en egen upplevelse och känsla. 16 Kvalitet i kommunal revision

19 En definition av begreppet kvalitet är: alla sammantagna egenskaper hos en vara, tjänst eller process som ger dess förmåga att tillfredsställa uttalade, underförstådda och omedvetna behov 2 De uttalade behoven är de som intressenter/avnämare uttryckligen förväntar sig och upplever som viktiga. Det kan t ex vara formulerat i lagtext eller avtal. De underförstådda behoven är helt nödvändiga baskrav som är självklara och grundläggande för tjänsten och därför inte alltid uttrycks/formuleras. De omedvetna behoven är det som skulle kunna beskrivas som överraskande kvalitet, något som kan tillfredsställs genom en positiv överraskning. Kvalitet påverkas eller utgörs alltså inte bara av de egenskaper tjänsten eller varan har utan även av de behov den fyller hos den som utnyttjar tjänsten/varan. Det innebär att kvalitet bedöms olika beroende på vem som gör bedömningen t ex användaren/kunden eller leverantören. En användare kan bedöma en vara eller tjänst utifrån vad den utför eller tillför i nytta, medan den som tillverkar eller levererar ser till produkten eller tjänsten som sådan. Om vi överför detta resonemang till den kommunala revisionen så bedömer revisorerna själva, de som granskas och uppdragsgivaren revisionens kvalitet utifrån olika behov, bestämningar och perspektiv, se nedan. Revisorerna bedömer själva revisionens kvalitet utifrån olika bestämningar och parametrar i god revisionssed, t ex är revisionfrågan besvarad? är materialet faktaavstämt? har revisionfrågan bäring på ansvarsprövningen? De granskade bedömer revisionen främst utifrån nyttan i deras egen verksamhet, t ex kan vi använda revisionens iakttagelser i vårt utvecklingsarbete? är revisorerna lyhörda för vår unika situation? Uppdragsgivaren bedömer revisionen utifrån dess trovärdighet, t ex är revisionens bedömningar väl underbyggda för en säker ansvarsprövning? Revisionens kvalitet värderas olika av revisorerna, de som granskas och av uppdragsgivaren. 2 Sörqvist, 2001, Kvalitetsbristkostnader ett hjälpmedel för verksamhetsutveckling, sid 13. Kvalitet i kommunal revision 17

20 Kapitel 2. Vad är kvalitet och kvalitetsarbete? Det räcker alltså inte med att revisorerna själva är nöjda med sitt revisionsarbete och bedömer att de lever upp till egna kvalitetskrav, för att tjänsten ska anses ha en god kvalitet. Behoven och förväntningarna hos dem som granskas och hos uppdragsgivaren måste också i tillräcklig utsträckning bli tillfredsställda. Därför har revisorerna en viktig uppgift i att informera och kommunicera om revisionen och dess syfte för att förväntningarna ska bygga på relevanta fakta och tillräckliga insikter. För projektgruppen blev dessa dubbla perspektiv på revisionens kvalitet mycket tydliga. De valde därför att definiera kvalitet i kommunal revision utifrån två olika perspektiv. Definitionen markerar att revisorerna behöver arbeta från fler håll och med olika perspektiv för att säkra sin kvalitet. De visar också att det är möjligt att beskriva kvalitet på flera olika sätt. Kvalitet i revisionen enligt projektgruppen Kvalitet i den egna arbetsprocessen. Revisorernas förmåga att, med en effektiv resursanvändning och ett överenskommet arbetssätt, genomföra en väl underbyggd granskning enligt God revisionssed. Kvalitet i resultat och effekt. Revisorernas förmåga att, med en effektiv resursanvändning och ett överenskommet arbetssätt, kommunicera resultat, generera effekter och nå uppsatta mål med sin granskning. Teoretiskt eller enkelt? Det kan lätt uppfattas som både teoretiskt och luddigt att definiera kvalitetsbegreppet. Kanske är det därför såväl praktiker som forskare alltmer väljer att använda andra och mera tydliga begrepp. Istället för kvalitetssäkring används ofta verksamhetsutveckling, som på ett självklart och enkelt sätt inringar vad det handlar om egentligen. Det finns också stora likheter med resonemang och definitioner runt begreppet intern kontroll. Reflektera Hur associerar du/ni till begreppet kvalitet? Hur vill du/ni definiera kvalitet i kommunal revision? Vems/vilkas perspektiv på kvalitet i revisionen är väsentliga att ta hänsyn till? Vilka behov och förväntningar finns på revisionen? Hur vet man? 18 Kvalitet i kommunal revision

21 Vad är ett kvalitetsarbete? Ett systematiskt kvalitetsarbete består ofta av tre steg planläggning, styrning och förbättring. Här beskriver vi stegen och ger exempel på vad det kan innebära i ett kvalitetsarbete för den kommunala revisionen. k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k Planläggning Styrning Förbättring Vad ska kvalitetssäkras? hur ska det ske? Framgångsfaktorer uppföljning och lärande Precisera Bryta ner Beskriva På vilket sätt? Nivå? Vem, vilka? Hur följa upp? Uppföljning Analys, lärande Förbättring k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k Stegen i ett systematiskt kvalitetsarbete. VAD kvalitetsplanläggning Här identifierar revisorerna VAD som ska kvalitetssäkras (egenskaper, värden, områden, processer etc.), vilka behov och förväntningar som ska tillfredsställas och för vilka grupper. Därifrån ställer revisorerna upp mål och preciserar hur målen ska nås. I den kommunala revisionen kan man säga att en hel del av kvalitetsplanläggningen redan finns uttryckt i revisionsuppdraget som det formuleras i kommunallagen och genom god revisionssed (se vidare i avsnittet Kvalitetsarbetet utgår från God revisionssed, s 27). Men utöver detta behövs en noggrannare och lokal planering som lyfter upp områden eller nyckelaktiviteter som är särskilt viktiga att precisera, styra, säkra etc. Vi prövar ett par exempel. Revisorerna kan i sin planläggning tänkas identifiera att kommunikationen med fullmäktige, nämnder och styrelser behöver vara väl utvecklad och intensiv revisorerna behöver definiera och styra upp sitt inbördes arbete. Kvalitet i kommunal revision 19

22 Kapitel 2. Vad är kvalitet och kvalitetsarbete? HUR kvalitetsstyrning I det här steget handlar det om att konkret styra mot de behov och mål som ställts upp. Det vanligaste är att rutiner bestäms och dokumenteras och att den aktuella kvalitetsnivån mäts av för att kunna jämföras med de resultat som man vill ha. Också i den kommunala revisionen handlar det om att precisera hur arbetet ska ske, det finns alltså stort utrymme för lokala val och strategier. Om vi utgår från de två exemplen ovan kan revisorerna här gå vidare för att t ex beskriva och lägga fast att en kommunikationsplan ska upprättas, vad den ska innehålla och hur den ska följas upp eller en arbetsordning ska upprättas mellan revisorerna, vad den ska innehålla och hur uppföljningen ska ske, med vilken frekvens och metod etc. UPPFÖLJNING kvalitetsförbättring Steget handlar om att följa upp, stämma av, analysera och förbättra utifrån de lärdomar som kan dras. Förbättringar kan ofta ske mycket enkelt, men ibland behövs ett större förbättringsarbete. I den kommunala revisionen handlar det om att med olika metoder göra den uppföljning man bestämt sig för och analysera resultatet för att kunna dra lärdom och rätta till de eventuella brister som identifierats. Vi fortsätter att illustrera med exemplen ovan, här bestämmer revisorerna t ex. att följa upp sina aktiviteter mot den bestämda kommunikationsplanen genom att en gång om året stämma av sitt arbetssätt mot den arbetsordning revisorerna kommit överens om vid ett revisionsmöte i Här har vi beskrivit tre steg i ett kvalitetsarbete som tydligt avgränsade från varandra, men i praktiken är det inte alltid en så tydlig gräns mellan de olika stegen, utan de sker mer eller mindre samtidigt och parallellt. Det särskilda med ett kvalitetsarbete är den stora tonvikten på uppföljning för förbättring. Vi är ofta bra på att planera och dra upp riktlinjer, men om vi inte undersöker att vi har arbetat som det är tänkt och når de resultat vi önskar och drar lärdomar av detta blir styreffekten inte lika stor. Ett kvalitetsarbete illustreras därför ofta som en cirkel eller ett hjul för att visa att processerna går i varandra och återkommer planera, styra/göra, följa upp, lära och förbättra och vidare till planering etc. Mer om verktyg och metoder finns i avsnittet Lilla verktygslådan. 20 Kvalitet i kommunal revision