Styrdokument Bondens egen Marknad i Umeå

Transkript

1 Styrdokument Bondens egen Marknad i Umeå Detta styrdokument beskriver hur driften av bondens egen marknad i Umeå ska fungera. Innehållet i detta styrdokument gäller från och med det att producenterna vid möte den 2 mars 2005 godkänner det samt att HS ledningsgrupp ger sitt stöd till det. Ändringar i detta styrdokument kan därefter göras en gång om året som då ska godkännas av producenterna vid producentmöte i mars och av HS ledningsgrupp. Verksamhet Bondens egen Marknad i Umeå arrangeras under skördeperiod i augusti och september. Platsen är Kungsgatan vid Vänortsparken i centrala Umeå. Hushållningssällskapet i Västerbotten driver marknaden tillsammans med producenterna som säljer på marknaden, LRF och Umeå C. Detta innebär att HS har ett ansvar för marknadens genomförande men att detta ansvar bygger på delaktighet från deltagande producenter och samarbetspartners. Marknadsdagar 2005: 20/8, 27/8, 3/9, 10/9, 17/9, 24/9 2006: 19/8, 26/8, 2/9, 9/9, 16/9, 23/9 2007: 18/8, 25/8, 1/9, 8/9, 15/9, 22/9 Användning av BEM-logga BEM-loggan kan användas solo. HS kan använda BEM-loggan tillsammans med HS-logga. BEM-loggan finns tillsammans med alla samarbetspartners och sponsorers loggor. Ekonomisk redovisning BEM i Umeå har en budget och resultaträkning. Budget görs av Hushållningssällskapets projektledare och ska godkännas av HS ledningsgrupp och i samförstånd med BEM styrgrupp. Mindre ändringar i budgeten under året har projektledare rätt att själv bestämma över. Redovisning av varje års resultat görs till BEM styrgrupp och vid producentmöte i november. Organisation och ansvarsfördelning Hushållningssällskapet HS tar ett ansvar för marknaden genom att samordna den, söka polistillstånd och sköta administrationen. Ansvarig för genomförandet av arbetet är Maria Helmersson. HS ledningsgrupp godkänner styrdokumentet och fattar beslut om reglering överskott/underskott (i samförstånd med BEM styrgrupp) Producenter Deltagande producenter ansvarar för att följa reglerna för Bondens egen Marknad, betala deltagaravgiften och efter förmåga arbeta ideellt för marknadens genomförande. Tre producentmöten hålls varje år. Mars Fastläggande av årets planering för genomförande av marknaden. Beslut om nivå på deltagaravgift, beslut om ev ändringar i styrdokumentet. Augusti Information om årets marknad, utdelning av affischer för marknadsföring November Utvärdering av årets marknad, val av styrgrupp till kommande år, val av representant till styrelsen i BEM-nationell förening.

2 Styrgrupp Styrgruppen träffas 3 gånger/år (mars, juni och augusti). Styrgruppen arbetar praktiskt för marknadens genomförande och exempel på frågor som behandlas av styrgruppen är sponsring, marknadsföring och kringaktiviteter. Styrgruppen har rätt fatta beslut om utestängning från marknaden och anmäld deltagare inte följer reglerna. Styrgruppen består av följande: 4 Producenter, varav en är ordförande HS Maria Helmersson LRF Arne Lindström Umeå C Thomas Nilsson Ekonomi Budget balanseras varje år mot noll. Styrgrupp och HS ledningsgrupp godkänner budget. Eventuellt överskott i resultat överförs till nästa års budget. Vid projektets slut används ev överskott till ytterligare projektperiod för arrangemang av BeM eller till annan aktivitet som gagnar medverkande producenter i BeM. Beslut om hur detta ev överskott ska användas beslutas av styrgruppen i koncensus med HS ledningsgrupp. Om koncensus ej kan nås äger HS rätt att fatta beslut om hur överskottet ska användas för något av de två nämnda alternativen. Överskottet som ackumulerats under åren är kr. Dessa förs över till 2005 års budget. Avbrytande av projektet Hushållningssällskapet äger rätt att avsluta projektet om man finner det nödvändigt av ekonomiska skäl eller annan oförutsedd händelse som omöjliggör genomförandet. De pengar som då finns kvar i kassan tillfaller HS och ska av HS förvaltas på ett sådant sätt att det gagnar medverkande producenter i BeM. Om producenterna under denna projekttid vill bilda en förening och driva marknaden genom en sådan finns det inga hinder för det från Hushållningssällskapets sida. Den kassa som då finns övergår till föreningen med ett undantag; Om marknaden gått med underskott som HS täckt upp har HS rätt att balansera detta innan pengarna övergår till föreningen.

3 Regler för Bondens Egen Marknad Fastställda av BEM nationell ideell förening 2002 Definitioner av begrepp: BEM: Den nationella föreningen Bondens Egen Marknad. BE: Avser konceptet som är knutet till varumärkena Bondens Egen och Böndernas Egna. Producent: Den (fysisk eller juridisk person) som odlat, hållit djur, plockat, fiskat, jagat eller förädlat produkter som säljs eller marknadsförs i samband med aktiviteter knutna till BE Produktion: Med produktion avses odling, djurhållning, plockning, jakt, fiske eller förädling. Avtalsslutande Producent: Producent eller sammanslutning av producenter som sluter avtal om medverkan på regional marknad eller liknande aktivitet. Primär produkt: Produkt där producenten själv odlat, hållit djur, plockat, fiskat eller jagat råvarorna. Sekundär produkt: Produkt där annan än producenten odlat, hållit djur, plockat, fiskat eller jagat råvarorna. Regional Styrgrupp. Den av regionala marknaden enligt stadgarna för BEM utsedda styrgruppen. Marknadsorganisatör: Den regionala styrgruppen eller den som av regionala styrgruppen utses (delegeras) att organisera marknaden. Vid nyetablering av marknad utser den nationella styrelsen marknadsorganisatör. Nationella Styrelsen: Nationella styrelsen i BEM. Lokal : Produktion inom det område som den regionala marknaden omfattar. Regional marknad: Definierad enlig stadgarna för BEM. Försäljningsställe: Mindre plats där försäljning eller marknadsföring av produkter enligt BE sker som t.ex. marknadsstånd eller mässplats. Kontrollant: Av den nationella styrelsen utsedd person som har till uppgift att kontrollera att dessa regler följs. Nationella Regler Detta är de övergripande nationella reglerna för Bondens Egen Marknad under år De regionala marknaderna äger rätt att komplettera med ytterligare regler om de inte strider mot de nationella reglerna. Den nationella styrelsen skall skriftligen informeras om regionala regler och äger rätt att ogiltigförklara dem om de strider mot de nationella reglerna eller BE. 1 Marknadsdeltagande Den producent som uppfyller dessa och de regionala reglerna och som är medlem i BEM kan få delta i regional marknad eller liknande aktivitet. Den regionala styrgruppen fattar beslut om vem som får plats på den regionala marknaden. Produkter som säljs eller marknadsförs inom ramen för BE skall komma från gårdsanknuten lokal produktion. Vid försäljning eller marknadsföring av produkter inom ramen för BE skall minst en person per försäljningsställe ha varit direkt delaktig i produktionen av någon av produkterna och ha sin verksamhet inom det lokala produktionsområdet. 2 Samverkan Producenter kan samverka. De samverkande producenterna skall vara medvetna om att de samverkar inom ramen för BE. Alla samverkande parter skall ha god kunskap om produktens alla produktionsled. Samverkan mellan producenter skall skriftligen anmälas till och godkännas av den regionala styrgruppen. 3 Produkter Endast produkter från gårdsanknuten lokal produktion får säljas eller marknadsföras i samband med aktiviteter inom ramen för BE. Förädling utanför det lokala produktionsområdet kan godkännas. I sammansatta produkter skall den eller de råvaror som ger produkten dess särart vara lokalt producerade. I de fall lokal produktion av råvaran inte är möjlig kan undantag beviljas (se punkt 15). Den regionala styrgruppen skall godkänna de produkter eller produktgrupper respektive försäljningsställe säljer eller marknadsför. 4 Produktfördelning på marknaden Ett brett utbud av produkter skall eftersträvas. En tumregel är att de flesta produkter eller produktgrupper bör vara representerad i högst 10% av försäljningsställena. Den lokala styrgruppen bör prioritera produkter enligt följande skala: 1. Primära produkter. 2. Sekundära produkter med råvaror producerade i ett nära samarbete mellan producenter. 3. Sekundära produkter.

4 Besked om produkter får säljas under säsongen skall lämnas i god tid så att producenten kan planera sitt arbete. Minst tre fjärdedelar av den regionala marknadens utbud skall utgöras av livsmedel och blommor. 5 Lokalt produktionsområde Det lokala produktionsområdet föreslås av den regionala styrgruppen och beslutas av den nationella styrelsen. Det skall anpassas till vad som allmänt kan anses vara lokalt i den delen av landet där aktiviteten sker. 6 Externa regler Avtalsslutande producent bär det fulla ansvaret för att gällande lagstiftning och regler följs. Det gäller t.ex. produktion, förädling, etikettering, skyltning, skatter och hygien. 7 Försäkringar I samband med aktiviteter knutna till BE skall avtalsslutande producent ha ansvarsförsäkring som ersätter skadeståndskrav som uppstår i samband med verksamheten eller genom fel hos produkter med minst 10 Mkr inräknat kostnader för utredning, förhandling och rättegång. 8 Avfall Avtalsslutande producent ansvarar för försäljningsställets avfall och kan komma att debiteras för nödvändig städning om försäljningsstället lämnas i ostädat skick. Offentliga papperskorgar får ej användas för egna sopor eller osålda produkter. 9 Konsumentinformation Avtalsslutande producent ansvarar för: Att samtliga samverkande producenters namn placeras synliga för kunden vid försäljningsstället. Att produkterna är prismärkta. Att alla personal med kundkontakt vid försäljningsstället kan informera kunderna om produkterna. Att det vid försäljningsstället finns skriftlig information om varje produkt och produktionsenhet. Informationen skall bl.a. omfatta produktens innehåll, råvarornas ursprung och om eventuell förädling och samverkan mellan producenter. 10 Kontroll Den regionala styrgruppen ansvara normalt för kontrollen av att dessa regler följs. Misstanke om överträdelse av reglerna skall anmälas till den regionala styrgruppen eller den nationella styrelsen med signerat brev. Om producent så efterfrågar kan den nationella styrelsen utse en oberoende kontrollant. Kontrollant kan när som helst besöka platserna för produktion för att fastställa att reglerna följs. Kontrollant svarar endast mot den nationella styrelsen och skall i övrigt ha skrivit på tystnadsplikt om förhållanden hos producenten. Vägran till besök av kontrollant resulterar i avstängning från aktiviteter knutna till BE. 11 Tider för försäljning Försäljning utanför de tider den regionala styrgruppen beslutar är förbjuden. 12 Bokning och betalning Marknadsplats skall bokas i förväg och den som bokat plats är betalningsskyldig. 13 Extern information Information på aktiviteter knutna till BE om annat än producenterna, godkända produkter, BEM eller BE skall godkännas av den regionala styrgruppen eller den nationella styrelsen. 14 Beslutsordning Den regionala styrgruppen fattar beslut rörande den regionala marknaden. Den regionala styrgruppens beslut kan ändras av den nationella styrelsen om beslut bryter mot dessa regler eller BE. 15 Undantag Undantag från dessa regler kan ges i speciella fall och beslutas av den nationella styrelsen. 16 Överträdelse Överträdelse av dessa regler kan resultera i avstängning från aktiviteter knutna till BE. 17 Underskrift Marknadsansvarig producent skall skriftligen ha tagit del av dessa regler och ansvarar för att samverkande producenter tar del av reglerna. Detta bekräftas skriftligen till den regionala styrgruppen.

5 Tillägg av regionala regler för Bondens egen Marknad i Umeå, fastställda vid BEM producentmöte Lokalt produktionsområde För den lokala marknaden i Umeå gäller att produktionsområde är inom 25 mils radie från Umeå eller inom Västerbottens län. 18 Anmälningsavgift Anmälningsavgiften för 2005 är 260 kr/dag + moms. En förseningsavgift på 50 kr/vecka efter det att sista dag för anmälan är tas ut. Efter 1 aug tas ingen anmälan emot. Producenter som deltar för första gången betalar 50 % av anmälningsavgiften. Hushållningssällskapet tar ut en administrativ avgift på 100 kr per faktura. Den årliga anmälningsavgiften beslutas vid ett årligt producentmöte i mars. 19 deltagares organisationsform Deltagande producenter ska helst vara ett registrerat företag och i anmälan uppge organisationsnummer, men producenter med verksamhet på sk hobbynivå kan också vara med, då anges personnummer.