Förfrågningsunderlag inkl avtalsvillkor

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandlingsansvarig Upphandling Halmstads kommun Samhällsorientering Hallands län exkl Kungsbacka kommun Lena Dalström UAN 2012/0286 Sista anbudsdag: Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen Förfrågningsunderlag inkl avtalsvillkor 1. Allmän orientering 1.1. Bakgrund Halmstads kommun inbjuder er att inkomma med anbud samhällsorientering på interkommunal nivå Omfattning Upphandlingen omfattar samhällsorientering för att underlätta och påskynda etableringen i det svenska arbets- och samhällslivet samt främja en ökad samhällsdelaktighet bland nykomna invandrare. Föregående års volym var ca 80 uppdrag kan ses som en indikation på kommande volym. Omfattningen kan komma att förändras under avtalstiden. Avtalstiden är två år med möjlighet till förlängning på två år. Upphandlingen kommer att resultera i ramavtal för successiva avrop av det samlade behovet under avtalstiden. Viss verksamhet som berör avtalsområdet kan bedrivas i egen regi. I sådana fall är ramavtalet att betrakta som ett komplement till den egna verksamheten Samhällsorienteringens syfte Den samhällsorientering som de halländska kommunerna har för avsikt att upphandla tillsammans skall i enlighet med lagens intentioner utgå från de åtta obligatoriska utbildningsområdena och ska präglas av de konstitutionella grundvalarna som samhället vilar på samt principer och aspekter om välfärdsstat och det praktiska livet i Sverige: o Att komma till Sverige o Att försörja sig och utvecklas i Sverige Utskrivet: :57 Sida 1 av 17

2 o Individens rättigheter och skyldigheter o Att bilda familj och leva med barn i Sverige o Att påverka i Sverige o Att vårda sin hälsa i Sverige o Att åldras i Sverige 1.4. Innehåll Samhällsorientering är en del av etableringsreformen och denna ska kunna kombineras med arbete, studier och andra aktiviteter för att underlätta och påskynda etableringen i arbetslivet. Kommunen bestämmer hur samhällsorienteringen ska utformas och i vilken ordningsföljd samhällsorienteringens delar ska behandlas: * minst 60 timmars samhällsorientering ska erbjudas av kommunen så snart som möjligt efter uppehållstillstånd och avslutas inom ett år. * Innehållet ska bestå av minst 8 fastlagda temaområden och behandla de tre aspekterna värden (konstitutionella grundvalar), välfärdsstat (offentliga institutioner) och vardagsliv, kommunen bestämmer emellertid själv i vilken ordningsföljd de fastlagda områdena behandlas. * Samhällsorienteringen ska ges på det egna modersmålet, i undantagsfall genom tolk. De 60 timmarna ska ses som en gemensam bas som kompletteras genom andra insatser från kommunen själv, landstinget, statliga myndigheter och det civila samhällets aktörer. Ett exempel på en insats som kompletterar samhällsorienteringen är den individuella information och handledning som den nyanlände får vid mottagandet och under den fortsatta etableringen, till exempel av SFI -lärare och etableringslots. Samhällsorienteringen bör organiseras på ett sätt så att deltagandet går att kombinera med bl.a. arbete och andra aktiviter i etableringsprocessen Upphandlande myndigheter Halmstads kommun (orgnr ) Övriga kommuner som ingår i upphandlingen är: Laholms kommun (org nr ) Falkenbergs kommun (org nr ) Hylte kommun (org nr ) Varbergs kommun (org nr ). De upphandlande myndigheterna benämns "kommunen" nedan. 2. Upphandlingsföreskrifter 2.1. Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs enligt Lagen om offentlig upphandling SFS 2007:1091, förenklat förfarande. Förfarandet medger förhandling, men anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Kommunen ersätter ej anbudsgivare för upprättande av anbud Helt eller delat anbud Anbud kan bara lämnas på hela upphandlingen. Utskrivet: :57 Sida 2 av 17

3 2.3. Reservationer Anbud får inte innehålla reservationer utan alla krav måste accepteras i sin helhet Avtal/ramavtal En leverantör kommer att antas Anbudets form Kommunen strävar efter att förenkla anbudsarbetet för alla berörda parter och använder därför elektronisk anbudsgivning via upphandlingsverktyget TendSign. Det är kostnadsfritt för anbudsgivaren och kräver enbart en registrering på Vid svårigheter att orientera sig i systemet finns support: tendsign@opic.com alternativt telefon Observera att det företag som registrerats som anbudslämnare skall vara samma företag som tecknar eventuellt avtal. Ombud kan alltså inte lämna anbud. Anbudet förkastas om inte samtliga obligatoriska krav som anges i förfrågningsunderlaget uppfylls. Anbudsgivaren skall besvara fritextsvar direkt i förfrågningsunderlaget, hänvisning till bilagor där så ej särskilt efterfrågas godtages inte och svar som enbart finns i bilagor medför att anbudet förkastas. Sidoanbud eller alternativa utföranden kommer ej tas upp till prövning. Anbudsspråk skall vara svenska. Uppfylls kraven på anbudets form? (/Nej svar) Nej Har frågor besvarats på avsedd plats och inte enbart som bilagor? (/Nej svar) Nej 2.6. Frågor om upphandlingen Förfrågningsunderlaget har framställts för att klart och tydligt beskriva de förutsättningar som råder och de krav som kommunen ställer på uppdraget och på den leverantör som skall utföra uppdraget. Det är angeläget att anbudsgivaren kontaktar kommunen om något är oklart. Detta sker via tendsign.com, funktionen "frågor och svar". Kommunen är skyldig att lämna svar senast sex dagar före sista anbudsdag, varför frågor måste komma in i så god tid att de hinner bearbetas. Kommunen kommer att publicera eventuella förtydliganden. Anbudsgivare underrättas om dessa via systemet. Sista dag att ställa frågor är: Inlämnande av anbud Anbud skall lämnas elektroniskt via Anbud tas ej emot på annat sätt Sista anbudsdag Utskrivet: :57 Sida 3 av 17

4 Sista dag för inlämnande av anbud är Förtydliganden och kompletteringar av anbud Uppenbara felskrivningar, felräkningar eller något annat uppenbart fel i anbudet får rättas. Kommunen får begära att anbudet förtydligas om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Det kan innebära att uppgifter begärs för att sk nollställning skall kunna göras. Det innebär att anbuden behandlas så att de blir jämförbara Anbudets giltighet Anbudet skall vara giltigt sex månader efter sista anbudsdag. Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning skall anbuden vara giltiga två veckor efter det att dom vunnit laga kraft Prövning av anbudsgivare och anbud Förfrågningsunderlaget innehåller ett antal krav både avseende anbudsgivare och efterfrågad produkt. Obligatoriska krav, s.k. skall-krav, måste uppfyllas. Se vidare punkt 3 Kravspecifikation, punkt 4 Kontroll av leverantörers lämplighet, punkt 5 Tilldelning av kontrakt och punkt 6 Avtalsvillkor nedan Avbrytande av upphandling Kommunen förbehåller sig rätten att avbryta upphandlingen om omständigheter inträffar som väsentligen påverkar eller förändrar förutsättningarna för upphandlingens fullföljande. Om upphandlingen avbryts kommer samtliga anbudsgivare att underrättas om detta Sekretess Inkomna anbud är som regel allmän handling. Anbudsgivare skall i anbudet ange om någon del i anbudet anses omfattas av sekretess. Detta görs lämpligen på avsedd plats i punkt 4.4 nedan. Anbudsgivaren skall i sådana fall motivera på vilka grunder specifik del anses omfattas av sekretess. I de fall som anbudsgivaren ej anger något kommer kommunen att tolka det som att anbudsgivaren inte anser att någon information i anbudet omfattas av sekretess. Observera att ett angivande av att delar av anbudet skall omfattas av sekretess i sig inte innebär att det kommer att omfattas av sekretess. Kommunen kommer att i varje enskilt fall och vid varje förfrågan göra en prövning av huruvida en specifik uppgift omfattas av sekretess Tilldelningsbesked Efter avslutad anbudsutvärdering fattas så kallat tilldelningsbeslut som visar resultatet av upphandlingen. Meddelande om detta, så kallat tilldelningsbesked, skickas ut till samtliga anbudsgivare per e-post till den adress som anges i systemet. Anbudsgivare uppmanas kontrollera att rätt epostadress är angiven och tillse att denna epostadress bevakas löpande. Avtal tecknas tidigast tio dagar från den dag då informationen har nått anbudsgivaren, det vill säga då tiden för överprövning/avtalsspärr gått ut. Utskrivet: :57 Sida 4 av 17

5 Bindande avtal mellan parterna uppstår först sedan kommunen och leverantören undertecknat särskilt upprättat skriftligt kontrakt. 3. Kravspecifikation 3.1. Målgrupp Målgruppen för samhällsorientering definieras genom lagen (2010:197) om etableringsinsatser för vissa nyanlända invandrare. Denna lag gäller en nyanländ som har fyllt 20 men inte 65 år och som har beviljats uppehållstillstånd som kan ligga till grund för folkbokföring. Lagen gäller också en nyanländ som är 18 eller 19 år när uppehållstillstånd beviljats, förutsatt att han eller hon saknar föräldrar i Sverige. Reformen omfattar även anhöriga till flyktingar som ansökt om uppehållstillstånd på anknytning inom två år från det att anknytningspersonen togs emot i en kommun. Till kategorin nyanlända som omfattas av reformen räknas: flyktingar och andra skyddsbehövande personer som beviljats uppehållstillstånd på grund: av synnerligen ömmande omständigheter, hinder mot verkställighet i vissa fall och Sveriges internationella åtaganden personer som har beviljats uppehållstillstånd med tillfälligt skydd eller efter tillfälligt skydd tribunalvittnen och deras anhöriga De grupper som undantas från reformen är invandrare som beviljats uppehållstillstånd av andra skäl än som skyddsbehövande och deras anhöriga, till exempel arbetskraftsinvandrare samt personer som har anknytning till infödda svenskar och invandrare som har bott länge i Sverige. En utökning av målgruppen för samhällsorientering har dock föreslagits såsom att målgruppen utökas med övriga vuxna nyanlända invandrare med uppehållstillstånd på minst ett år, med undantag för gäststuderande. Denna utökning av kommunens skyldighet föreslås träda i kraft våren Pedagogik Pedagogiken skall utgå ifrån deltagarnas behov och förutsättningar och ska ha som mål deltagarnas delaktighet och inflyttande präglad av dialog och reflektion. Samhällsorientering ska bidra till en större förståelse för hur det svenska samhället fungerar såsom det eftersträvas i den aktuella lagstiftningen. Uppfylls kraven på pedagogik? (/Nej svar) Nej 3.3. Samhällskommunikatörer (utbildare) Samhällskommunikatören är nyckeln till en framgångsrik samhällsorientering. Det ställs ganska höga krav på samhällskommunikatörens kompetens i den aktuella lagstiftningen. Samhällskommunikatörer skall ha lämplig pedagogisk erfarenhet och omvärldskunskap samt väl behärska såväl svenska som det språk som utbildningen bedrivs på. Bakgrund såsom sfi-lärare, modersmålslärare eller liknande betraktas som lämplig pedagogisk erfarenhet. Samhällskommunikatörer med mångfald inom utbildning, omvärldskunskap och pedagogisk erfarenhet betraktas som positivt. Uppfylls kraven gällande samhällskommunikatörer? (/Nej svar) Utskrivet: :57 Sida 5 av 17

6 Nej Redovisa erbjudna resurser som samhällskommunikatörer med utbildning, omvärldskunskap, lokal/regional kännedom och erfarenhet. Kriteriet utvärderas och en samlad bedömning görs med ledning av de svar anbudsgivaren lämnar i anbudet enligt nedanstående poängskala. (Fritextsvar) Kommunens poäng (Fasta svarsalternativ) % 50, p 89 9 p 78 8 p 67 7 p 56 6 p 44 5 p 33 4 p 22 3 p 11 2 p 0 1 p 3.4. Språkkrav Samhällsorientering ska innehålla 60 timmar utbildning och skall i möjligaste mån ges på individens modersmål. I dagsläget finns behov av utbildning på albanska, arabiska, somaliska, persiska samt tigrinja, vilket ska kunna erbjudas vid avtalsstart. I små språkgrupper kan tolk användas eller beroende på deltagarens kunskaper i svenska även erbjuda utbildning på lätt svenska eller på engelska. Uppfylls språkkraven? (/Nej svar) Nej På vilka språk utöver ovan angivna kan utbildning erbjudas? Observera, ingår i utvärderingen.1 poäng ges per språk, dock max 10 poäng.svenska, norska, danska samt engelska ger inga poäng. (Fasta svarsalternativ) eller flera % 20, Upplägg av utbildningen Utbildningen som omfattar 60 timmar bör ske under ca veckor, två gånger per vecka och varje träff är i tre timmar, allt detta med löpande intag av deltagare och med hänsyn tagen till röda dagar. Det får skäligen även ta längre tid än veckor men dock inte längre tid än vad som står föreskrivet i den gällande förordningen. Utskrivet: :57 Sida 6 av 17

7 Utbidlningen bör bedrivas i dialogform. Nyanlända ska erbjudas samma möjligheter till samhällsorientering oavsett i vilken av länets kommuner de bor i. Det är främst samhällsinformatörer som förflyttar sig mellan kommunerna. Finns det en tillräckligt stor grupp i en kommun bildas en grupp där, i det fall där det inte finns tillräckligt antal deltagare i en kommun (rimligen under 5 deltagare) kan anordnaren bilda gruppen genom att samla deltagare från respektive kommun. Detta kan vara mest aktuellt i frågan om sällan förekommande språk, men i övrigt i mångt och mycket styrt även av det omfång på flyktingmottagandet som finns i länet. Ambitionen är att den gemensamma samhällsorienteringen i länet i möjligaste mån ska erbjudas i den kommun som deltagarna är bosatta i eller så nära boendeplatsen som möjligt. Om det är mer organisatoriskt fördelaktigt för leverantören, samt om antalet deltagare understiger 5 st, får deltagarna skickas till en annan kommun förutsatt att leverantören står för resekostnader. Hur kommer kraven på upplägg av uppfyllas? Beskriv hur administration och utbildning inom respektive kommun kommer att bedrivas. Flexibilitet och mobilitet betraktas som positivt. Kriteriet utvärderas och en samlad bedömning görs med ledning av de svar anbudsgivaren lämnar i anbudet enligt nedanstående poängskala. (Fritextsvar) Kommunens poäng (Fasta svarsalternativ) % 30, Utbildningslokaler Utbildningslokaler bör anskaffas vid olika knytpunkter i länet där det är lämpligt för deltagarna. Utgångspunkten är att deltagarnas vardag ska fungera och att resvägar inte får vara orimligt långa då den enskilde deltagaren ska kunna ta sig till en annan aktivitet (t.ex. SFI eller praktik) under dagen. Leverantören skall vid behov tillhandahålla utbildningslokal för samhällsorientering inom respektive kommun. Om anordnaren inte har möjlighet att erbjuda sin egen lokal ska kommuner och den aktuella anordnaren i en enskild överenskommelse bestämma villkor för kommunens upplåtelse av lokaler. Ange tilltänkta utbildningslokalers belägenhet (Fritextsvar) 4. Kontroll av leverantörers lämplighet 4.1. Registreringar mm Anbudsgivare skall ha fullgjort sina lagstadgade skyldigheter avseende registreringar och betalningar för sociala avgifter och skatter i Sverige, alternativt i hemlandet, om företaget är registrerat i annat land, enligt Lag (2007:1091) om offentlig upphandling. I det fall anbudsgivaren avser att använda underleverantörer för att utföra tjänster som uppdragits, skall även detta företag uppfylla dessa krav. Utskrivet: :57 Sida 7 av 17

8 Kommunen samarbetar med Skatteverket och kommer att kontrollera att lämnade uppgifter är korrekta. Utländsk anbudsgivare skall på begäran kunna visa motsvarande dokumentation. Uppfylls kravet på registrering? (/Nej svar) Nej 4.2. Ekonomisk ställning Anbudsgivare skall ha en stabil ekonomisk bas. Kommunen kommer att begära in uppgifter om anbudsgivaren från kreditupplysningsföretag. Anbudsgivare skall ha minst rating 40 enligt Creditsafe eller på annat sätt styrka företagets ekonomiska och finansiella ställning. I fall lägre rating visas, skall anbudsgivare ändå anses uppfylla detta krav om anbudsgivaren lämnar sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren innehar motsvarande ekonomiska stabilitet. Samma kvalificeringskrav tillämpas för nystartade företag och utländska anbudsgivare. Uppfylls kravet på ekonomisk ställning? (/Nej svar) Nej Eventuell beskrivning: (Fritextsvar) 4.3. Teknisk och yrkesmässig kapacitet Anbudsgivare skall inneha och visa att de har dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet att utföra uppdraget. Detta skall framgå av anbudet som skall innehålla en kortfattad beskrivning av det anbudsgivande företaget. Anbudsgivaren skall ha rutiner för kvalitetssäkring som säkerställer att uppdraget utförs på ett sådant sätt att överenskommen omfattning och kvalitet uppnås och upprätthålls. Beskrivning av hur detta krav tillgodoses skall lämnas i anbudet. Anbudsgivaren skall ha erfarenhet från tidigare utförda uppdrag av liknande art och omfattning utförda under de senaste tre åren. Detta skall styrkas med till anbudet bifogade kundreferenser (2 st) med kontaktperson och telefonnummer samt en kort beskrivning av det genomförda uppdraget. Med liknande art räknas tex utbildning inom studieförbund eller likvärdigt. Kortfattad beskrivning av det anbudsgivande företaget: (Fritextsvar) Beskrivning av rutiner för kvalitetsäkring: (Fritextsvar) Referens 1 med kontaktperson, telefonnummer och kort beskrivning av uppdraget: (Fritextsvar) Referens 2 med kontaktperson, telefonnummer och kort beskrivning av uppdraget: (Fritextsvar) Anser kommunen att anbudsgivaren uppfyller kvalificeringskraven? (/Nej svar) Nej 4.4. Företags- och kontaktuppgifter Utskrivet: :57 Sida 8 av 17

9 Fyll i följande uppgifter: Företagsnamn, adress, telefonnummer, webbplats (Fritextsvar) Kontaktperson för anbudet med e-postadress och telefonnummer (Fritextsvar) Kontaktperson för avtalet med e-postadress och telefonnummer (Fritextsvar) Kontaktperson för avrop med e-postadress och telefonnummer (Fritextsvar) Avtalstecknare med namn, titel och postadress (ej e-postadress!) (Fritextsvar) Ev. begäran om sekretess (Fritextsvar) 4.5. Elektroniska beställningar Flera av kommunerna arbetar med att införa ett elektroniskt system för beställningar. Leverantören är därför skyldig att inom tre månader från anmodan kunna ta emot kommunens elektroniska beställningar. Två olika alternativ för elektroniska beställningar finns: -E-handel enligt SFTI Leverantören och kommunen utväxlar EDIFACT-meddelande enligt SFTI scenario 6, version 2.5 eller senare. Leverantören skickar minst pricat, ordererkännande/orderbekräftelse och faktura och kan ta emot order enligt SFTI. Kommunikation sker via VAN-operatör. -Enkel e-handel Leverantören förser kommunen med en excelprislista och kommunen förser leverantören med en mall för hur denna skall utformas. Kommunens inköpsorder sker via PDF-order som skickas till leverantören via e-post. Leverantören skall i första hand skicka SVE-faktura enligt SFTI-standard med hänvisning till inköpsordernummer. Separat EDI-avtal kan komma att tecknas. Vilket alternativ för elektroniska beställningar erbjuds? E-handel enligt SFTI eller Enkel e-handel? (Fritextsvar) 4.6. Elektroniska fakturor Målsättningen hos flera av kommunerna är att all fakturering skall ske elektroniskt och kommunen önskar att fakturering sker enligt Svefaktura- eller Fulltextfakturastandard. För det fall leverantören använder pappersfaktura kan kommunen under avtalstiden anmoda leverantören att gå över till elektronisk faktura. Leverantören är skyldig att inom tre månader från anmodan endast använda sig av elektroniska fakturor. För Halmstads kommun gäller: Leverantören kan registrera fakturor gratis på Vilket alternativ för elektroniska fakturor erbjuds? Svefaktura, Fulltextfaktura eller Fakturaportalen? (Fritextsvar) 5. Tilldelning av kontrakt 5.1. Grund för tilldelning av kontrakt Utvärderingen kommer att göras med ledning av de svar anbudsgivaren lämnar i anbudet. Utskrivet: :57 Sida 9 av 17

10 Det är viktigt att anbudsgivare besvarar ställda frågor tydligt. Vid prövning av anbuden kommer det anbud att antas som är det ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn tagen till kvalitet. Med kvalitet avses: samhällskommunikatörer, språk och upplägg av utbildningen. Se mera i kapitel 3. Anbud med högst sammanlagd poäng vinner. Sammanlagd poäng räknas ut enligt följande: erhållen poäng per punkt 3.3, 3.4 och 3.5 multiplicerad med viktning som därefter summeras, vilket ger en sammanlag poäng. Aktuell viktning anges vid varje punkt När två eller flera anbud är lika Om utvärderingen resulterar i att två eller flera anbud hamnar på samma poäng kommer utvärderingskriteriet samhällskommunikatör att vara utslagsgivande. 6. Avtalsvillkor 6.1. Allmänt Efter avslutad upphandling kommer avtal med nedanstående innehåll att skapas. Samtliga avtalsvillkor skall godkännas av anbudsgivaren. Accepteras samtliga avtalsvillkor? (/Nej svar) Nej Avtalsparter Halmstads kommun, nedan kallad kommunen och Leverantörens namn, nedan kallad leverantören. Avropsberättigade är förutom Halmstads kommun: Laholms kommun (org nr ) Falkenbergs kommun (org nr ) Hylte kommun (org nr ) Varbergs kommun (org nr ) 6.2. Uppdragets omfattning Avtalsperiod Avtalet omfattar perioden (snarast) (två år). Vid avtalsperiodens utgång upphör avtalet att gälla utan föregående uppsägning Rätt till förlängning av avtalet Kommunen har rätt, men är inte skyldig, att förlänga avtalet med oförändrade villkor under högst två år. Avser kommunen att förlänga avtalet skall kommunen skriftligen meddela leverantören detta senast sex (6) månader före det datum som avtalet annars upphör att gälla Avtalets upphörande Utskrivet: :57 Sida 10 av 17

11 Vid avtalets upphörande skall leverantören slutföra pågående uppdrag. Under slutförandet gäller detta avtal i tillämpliga delar. Uppdrag som sträcker sig efter avtalsperiodens slut skall avslutas senast tre månader efter att avtalsperioden enligt detta avtal upphört. Leverantören är skyldig att medverka vid en eventuell övergång av verksamheten till ny leverantör så att övergången blir så smidig som möjligt Avtalshandlingar För avtalet gäller nedanstående handlingar. Förekommer i handlingarna motstridiga uppgifter gäller de i sinsemellan följande ordning: 1. Skriftliga tillägg och ändringar i avtalet 2. Avtalet med tillhörande bilagor 3. Förfrågningsunderlag inklusive förtydligande och kompletteringar 4. Leverantörens anbud inklusive förtydligande och kompletteringar daterat ÅÅMMDD Om leverantören har och/eller tillämpar Allmänna villkor eller motsvarande för sin verksamhet skall dessa inte tillämpas på detta avtal och därtill hörande avrop Uppdragsbeskrivning Kravspecifikation Avtalsmarkerade delar ur förfrågningsunderlaget med respektive anbudssvar kommer att läggas in här Utbildningsmaterial Länsstyrelsen har tillsammans med SKL producerat utbildningsmaterial som utan kostnad ska användas vid genomförande av samhällsorienteringen. Utbildningsmaterialet kan hämtas från Även utbildningsmaterial i form av bild som producerats av projektet VaMed anses vara högt användbart oavsett vilken utbildningsnivå den enskilde deltagaren befinner sig på. Det är också viktigt att samhällsorienteringen inkluderar samverkan med myndigheter och andra aktörer som målgruppen behöver få information av. Gästföreläsningar och studiebesök kan också vara en bra och effektiv metod för kunskapsinhämtandet. I den mån det finns utbildningsmaterial på modersmål ska deltagarna erhålla ett sådant. I fall utbildningsmaterial inte finns översatt på ett specifikt modersmål ska deltagarna erhålla utbildningsmaterialet på lätt svenska Lokal prägel Innehållet i de åtta obligatoriska blocken ska ges en regional prägel för att skapa en lokal kännedom hos deltagarna som kan bidra bland annat till ökande rörligheten på arbetsmarknaden i regionen hos de nyanlända. Genom att lyfta den lokala kunskapen synliggörs till exempel det lokala förenings- och politiskalivet som ur ett medborgarperspektiv är väldigt viktiga Intyg Enligt förordningen ska kommunen till varje deltagare utfärda ett intyg efter avslutad samhällsorientering där omfattningen och innehållet framgår. Intyg till deltagare ska skrivas av anordnaren med kontroll och tillsyn av referensgruppen. Utskrivet: :57 Sida 11 av 17

12 Kopia på intyget förmedlas till kommunerna i samband med faktureringen. I intyget som ska ha samma formalia i hela länet ska det framgå omfattning och innehåll på genomgången utbildning. Kommunerna och anordnaren kommer överens om en lägsta nivå på genomgången utbildning som kvalificerar till intyg Avrop Kvantitet Avtalet innehåller inte några utfästelser om att avropa en viss volym under avtalsperioden. Avrop av tjänster från detta avtal görs utifrån kommunens behov. Leverantören förbinder sig att leverera det verkliga behovet Anmälan av deltagare Handläggaren på Arbetsförmedlingen som har ansvar för den enskildes etableringsprocess gör en anmälan direkt till leverantören. Anmälan kan även göras av respektive kommuns kontaktperson. Leverantören meddelar kommunen när en deltagare påbörjar sin utbildning. Leverantören rapporterar närvaro/frånvaro direkt till Arbetsförmedlingen Avsteg från avtalet Kommunen får göra avsteg från avtalet om: - Leverantörens tjänst är uppenbart opassande för det ändamål den skall användas till i det enskilda fallet. Kommunens kontaktperson skall konsulteras i varje enskilt fall innan avsteg enligt denna punkt får göras Priser och fakturering Priser Kommunen ersätter leverantören med 6000 SEK exkl. mervärdesskatt per person och utbildning. Expeditions- och faktureringsavgifter eller liknande avgifter godkänns ej. Anbudspriserna skall omfatta samtliga kostnader förenade med uppdraget såsom resor, eventuell logikostnad, restid, reseersättning och traktamente. Samtliga kostnader förenade med uppdraget ingår i priset Prisjustering Fast pris gäller första avtalsåret. Justering av pris sker enligt följande: Prisändringstillfällen är 1 oktober varje år med början 1 oktober Priset höjs med 200 SEK exkl moms varje år, gäller även vid ev förlängning. Inga andra prisjusteringar får ske Betalningsvillkor Faktura skall märkas med beställarens ansvarskod. Om ingen anmärkning föreligger mot Utskrivet: :57 Sida 12 av 17

13 fakturan, erläggs betalning inom 30 dagar, räknat från fakturans ankomstdag. Faktureringsavgift eller motsvarande får inte debiteras kommunen. Vid försenad betalning har leverantören rätt till dröjsmålsränta enligt svensk lag på fakturerat ostridigt belopp. Ersättning utbetalas månadsvis i efterskott för godkänd prestation. Kommunen kan betala dellikvid för redovisade och av kommunen godkända kostnader, dock inte oftare än en gång varje månad Faktureringsadresser Halmstads kommun: Om elektronisk faktura inte kan skickas skall pappersfaktura skickas till Addici, Luleå för skanning: Halmstad kommun, aktuell förvaltning c/o Addici förvaltningskod Luleå ********* Varbergs kommun: Varbergs kommun VBG Box Varberg ********* Falkenbergs kommun: Falkenbergs kommun Box Falkenberg ********* Laholms kommun: Laholms kommun Box Laholm Aktuell faktureringsadress för Hylte kommun kommer att läggas in här Bestridande av faktura Om kommunen helt eller till någon del inte anser sig betalningsskyldig enligt fakturan får kommunen innehålla det omstridda beloppet. Om parterna endast är oense om en viss del av det fakturerade beloppet skall kommunen betala det ostridiga beloppet inom den ovan angivna tiden. Bestridande av faktura skall ske inom femton dagar från fakturans ankomstdag till kommunen Betalningsmottagare/factoringbolag Fakturering enligt detta avtal får inte överlåtas på annan betalningsmottagare/factoringbolag utan skriftligt medgivande från kommunen Slutavräkning Utskrivet: :57 Sida 13 av 17

14 Slutavräkning skall ske vid avtalets upphörande. Leverantören skall inom tre (3) månader efter det att uppdraget slutförts översända faktura som upptar återstående fordringar avseende uppdraget till kommunen Leverantörens åtagande Lagar och regelverk Leverantören skall utföra uppdrag enligt detta avtal fackmannamässigt och med omsorg. Leverantören skall vid utförande av uppdrag enligt detta avtal följa alla lagar, förordningar och föreskrifter och allmänna råd som utfärdats av statliga och kommunala myndigheter och verk samt kommunens egna föreskrifter och riktlinjer som från tid till annan är tillämpliga på uppdraget eller som på annat sätt berör leverantören vid utförande av uppdraget Leverantörens tillgänglighet Leverantören skall finnas tillgänglig för kontakt per telefon, mobiltelefon och e-post under normal kontorstid (dvs ). Leverantören skall, om det är nödvändigt, vara beredd att hålla möten med distansöverbryggande teknik, så som telefonkonferens eller webbkameramöte alternativt videokonferens Reklam Leverantören får ej använda kommunens namn eller varumärke i syfte att marknadsföra sig själv utan kommunens skriftliga medgivande Otillbörlig påverkan Leverantören får ej utöva någon form av otillbörlig påverkan på personal involverad i uppdraget Underleverantör Under förutsättning att kommunen i förhand givit sitt skriftliga godkännande får leverantören anlita underleverantör för att genomföra delar av uppdraget. Kommunen skall i varje enskilt fall och i alla led godkänna eventuella underleverantörer. Dessa underleverantörer omfattas av samma krav och villkor som leverantören. Om underleverantör anlitas svarar leverantören alltid gentemot kommunen för underleverantören som för leverantörens egen del enligt detta avtal. Leverantören är skyldig att utan oskäligt dröjsmål byta ut sådan underleverantör som kommunen anser saknar erforderlig kompetens, som anses vara jävig eller av andra skäl bedöms olämplig för uppdraget. Åtgärden skall alltid föregås av överläggning mellan parterna. Byte av underleverantör berättigar inte leverantören till ersättning för eventuella merkostnader och utgör inte grund för förändring av avtalade villkor Leverantörens personal Leverantören ansvarar för att erforderlig kompetens och kapacitet finns hos leverantören under hela avtalsperioden avseende samtliga de tjänster som omfattas av detta avtal. Leverantören förbinder sig att vid genomförandet av uppdrag använda personal enligt anbudet. Leverantören får byta ut personer som arbetar med uppdraget endast efter skriftligt medgivande från kommunen. Utskrivet: :57 Sida 14 av 17

15 Leverantören är skyldig att utan oskäligt dröjsmål byta ut personal som kommunen anser saknar erforderlig kompetens, som anses vara jäviga eller med vilken kommunen anser sig ha samarbetssvårigheter. För personal som tillkommer under avtalsperioden skall leverantören till kommunen skriftligen översända information som redovisar att personens kompetens och erfarenhet överensstämmer med krav i förfrågningsunderlag. Parterna förbinder sig att inte aktivt rekrytera varandras personal i pågående projekt. Detta förbud gäller inte om personal på eget initiativ söker en av part utannonserad befattning. Parterna är dock skyldiga att alltid iaktta vad som är bäst för uppdraget Tystnadsplikt Leverantören skall se till att all personal undertecknar en förbindelse om tystnadsplikt. Leverantören är skyldig att informera alla berörda om offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser och tillse att tystnadsplikten efterlevs Arbetsmiljöansvar Leverantören ansvarar för arbetsmiljön enligt arbetsmiljölagen. Leverantören skall ha metoder för att upprätthålla en god arbetsmiljö och kontinuerligt utveckla denna. Samtliga arbetsskador och tillbud skall dokumenteras på ett sådant sätt att erfarenheter kan återföras till verksamheten Information, uppföljning och statistik Information Parterna är skyldiga att fortlöpande via respektive kontaktperson informera varandra om förhållanden i sina respektive verksamheter som kan vara av betydelse för motparten. Informationsskyldigheten innebär bland annat att parterna ska hålla varandra underrättade om aktuella adresser, telefonnummer, e-postadresser samt ev namnbyten. För fullgörande av detta avtal behöver kommunen endast försöka nå leverantören på den adress, telefon- och faxnummer samt e-postadress som angivits i detta avtal eller på de ändrade adresser kommunen fått del av Uppföljning Leverantören och kommunen skall träffas minst två gånger per år vid ett uppföljningsmöte för att se över hur samarbetet mellan parterna fungerar. Bland annat skall parterna följa upp utförda tjänster och tjänster som pågår som ännu inte är avslutade. Leverantören är sammankallande. Vid uppföljningarna läggs stor vikt vid att utvärdera och följa upp deltagarnas upplevda nytta av utbildningarna. Kvalitetssäkringen innebär att det ska finnas rutiner som syftar till att säkra och förbättra verkasamhetens kvalitet. Kvalitetssäkringsarbetet ska utgå ifrån samma värden och perspektiv som de integrationspolitiska målen. Det innebär bland annat att verksamheten ska ha ett demokratiskt synsätt, mångfaldsperspektiv, jämställdhetsaspekter och alltid referera till alla människors lika rättigheter och värde Ansvar och avhjälpande Garanti Leverantören garanterar att Utskrivet: :57 Sida 15 av 17

16 - samtliga skallkrav i kommunens förfrågningsunderlag är uppfyllda - samtliga av leverantören uppfyllda krav enligt leverantörens anbud är uppfyllda - att leverantören har gällande försäkringar i enlighet med detta avtal Vite Leverantören förbinder sig att omedelbart rätta fel och brister i sin verksamhet. kommunen har rätt till vite om leverantören inte rättar till fel och brister omedelbart, det vill säga senast två (2) veckor från att fel eller brister uppmärksammats. Fel och brister är då leverantören inte uppfyller det den garanterar enligt detta avtal. Vite ska utgå med belopp motsvarande, vid var tid gällande, SEK enligt lagen (1962:381) om allmän försäkring per påbörjad vecka som rättelse inte har skett. Vitesbeloppet kan dock högst uppgå till SEK. Utöver vite skall leverantören ersätta kommunen för alla kommunens verifierade merkostnader för fel och brister Hävning Part får häva avtalet med omedelbar verkan om motparten i väsentligt hänseende brutit mot avtalet. Part äger vidare rätt att med omedelbar verkan häva avrop om den andra parten i väsentligt hänseende brutit mot vad som överenskommits om visst avrop. För att häva avtalet eller det aktuella avropet krävs ett skriftligt meddelande från den missnöjde parten. Kommunen får förutom vad som sägs ovan häva avtalet och/eller avrop från detta avtal om Leverantören lämnat oriktiga uppgifter i anbudet eller på annat sätt i samband med upphandlingen och dessa uppgifter inte varit av oväsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelningen av detta avtal. Leverantören väsentligt misskött sina åtaganden Leverantören brutit mot avtalet Leverantören inleder ackordförfarande, försätts i likvidation eller konkurs eller annars kan antas vara på obestånd Väsentlig förändring vidtagits eller kommer att vidtas avseende kommunens organisation (budget) Ny lagstiftning tillkommit som väsentligen påverkat förutsättningarna för detta avtal. Leverantören vid ett flertal tillfällen uppvisat fel och brister i sin verksamhet oavsett om vite utlösts eller ej Har kommunen hävt avtalet skall leverantören redovisa resultatet av allt utfört arbete enligt avtalet i en slutrapport till kommunen. Vidare skall leverantören, om kommunen så begär, till kommunen överlämna kopia av samtliga i anledning av avtalet framtagna handlingar senast när kommunen fullgjort sin betalningsskyldighet Skadestånd Utöver vite skall leverantören ansvara för skada som denne genom bristande fackmannamässighet, åsidosättande av sedvanlig omsorg eller annan vårdslöshet förorsakar kommunen eller tredje man vid genomförande av uppdraget. Har kommunen hävt avtalet har kommunen även rätt till skadestånd motsvarande alla kommunens kostnader för att avveckla avtalet, byte av leverantör samt för alla merkostnader och övrig skada. Har leverantören hävt avtalet på grund av att kommunen i väsentligt hänseende brutit mot avtalet har leverantören rätt till skadestånd för liden skada högst uppgående till det negativa kontraktsintresset. Krav på skadestånd skall ha meddelats kommunen inom ett (1) år från Utskrivet: :57 Sida 16 av 17

17 att avtalet upphört att gälla annars får leverantören inte längre göra gällande några krav på skadestånd hänförligt till avtalet Force Majeure Om en parts fullgörande av förpliktelse enligt detta avtal hindras, försvåras eller försenas till följd av omständigheter som ligger utanför partens kontroll befrias parten från skyldighet eller prestation enligt avtalet så länge det krävs med hänsyn till omständigheterna. Omständigheter som befriar part från fullgörande av åtagande enligt detta avtal skall bland annat vara krig eller krigsfara, uppror eller upplopp, mobilisering eller oförutsedda militärinkallelser av större omfattning, rekvisition, terrorism, exceptionella väderleksförhållanden, naturkatastrofer, arbetsmarknadskonflikt där part inte själv är föremål för eller vidtar sådan konflikt samt ändrade anslag eller direktiv från statsmakterna. Om så är fallet är parten inte skyldig att utge skadestånd eller vite enligt detta avtal. För att vara befriad från påföljd måste parten vars fullgörande hindras omedelbart skriftligen meddela den andra parten om hindret. Förhindrad part skall vidta skäliga ansträngningar för att mildra omfattningen och effekten av hindret samt återuppta fullgörandet av åtagande(n) som förhindrats så snart detta praktiskt kan ske. Om förhindret pågått i mer än trettio (30) dagar får den part vars åtagande(n) inte varit förhindrade omedelbart skriftligen häva avtalet helt eller till de delar vars fullgörande varit förhindrade med en (1) månads uppsägningstid Tvist Tvist mellan kommunen och leverantören skall avgöras av svensk domstol med tillämpning av svensk rätt Ändringar och tillägg Under löpande avtalsperiod äger endera parten rätt att, skriftligen, begära omförhandling av detta avtal om det under avtalsperioden inträffar omständigheter som väsentligen förändrar endera partens förutsättningar att uppfylla sina förpliktelser enligt detta avtal. Ändringar och tillägg till detta avtal skall för att vara giltiga vara skriftliga och undertecknade av för respektive part behörig(a) person(er) Avtalets upphörande Leverantören skall i händelse av att uppdraget vid avtalstidens slut övergår till ny leverantör medverka till att övergången till ny leverantör sker utan olägenheter för kommunen Överlåtelse av avtal Avtalet får inte överlåtas på tredje part utan kommunens skriftliga godkännande. Utskrivet: :57 Sida 17 av 17