Kallelse till sammanträde 1(1)

Transkript

1 DANDERYDS KOMMUN Kallelse till sammanträde 1(1) Nämnd/Styrelse: Produktionsstyrelsen Tid: Måndagen den 5 september 2013, kl Sammanträdeslokal: Djursholms Slott, Ebba Grips rum Gruppmöten kl Lättare måltid serveras från kl Föreslagen justerare: Inger Fabian (C) Nr Ärende Dnr Kommentar 1 Delårsbokslut och prognos 3, 2013 PS 2012/0043 s Rapport om implementeringen av PS 2012/0073 s handlingsplan för kommunal hemtjänst med budget i balans Delegationsordning PS 2012/0027 s produktionsstyrelsen 4 Remissvar angående förslag till PS 2013/0038 s regler för undvikande av muta samt revidering av regler för representation 5 Utvärdering 2013 av 1-1 införandet PS 2012/0045 s för årskurs 7-9 och Danderyds gymnasium 6 Verksamhetschef skolhälsovården PS 2013/0050 s Anmälningsärenden 8 Information - Arbetsmiljöenkät - Förskolepengens konstruktion - Omval och avhopp, Danderyds gymnasium - Brageskolans paviljonger - Rekryteringar - Visionsarbete 9 Övrigt Olle Reichenberg (M) 1 (70)

2 Produktionskontoret Eva Edholm Tjänsteutlåtande (2) Delårsbokslut och prognos 3, 2013, Produktionsstyrelsen Ärendet Samtliga nämnder och styrelser ska senast den 26 augusti lämna uppgifter till kommunstyrelsen om utfall till och med juni månad 2013 s amt en prognos över årsutfallet. Utfall till och med juni månad 2013 (Mnkr) Bokslut Budget Avvikelse tom juni tom juni Verksamhetens intäkter 389,7 392,6-2,9 Verksamheten kostnader -387,5 386,4-1,1 Nettokostnader 2,2 6,2-4,0 Utfallet januari tom juni månad ligger 4,0 miljoner kronor sämre än periodbudget. Orsaken är främst att hemtjänsten har en negativ avvikelse mot periodbudget samt att Danderyds gymnasium budgeterat med större operiodiserade projektintäkter i januari. Årsprognos 2013 Årsprognosen för produktionsstyrelsen är en avvikelse med -13,7 miljoner kronor jämfört med beviljad budget för produktionsstyrelsen av kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige har godkänt ett överskridande av budget med 5,7 mnkr för kostnader för omställningskostnader vid införandet av 1-1, en dator per elev och lärare. Produktionsstyrelsen har på detta sätt tillåtits att använda en del av det ackumulerade egna kapital som resultatenheterna under många år byggt upp. Det totala bedömda årsutfallet, skillnaden mellan kostnader och intäkter, prognostiseras till -19,4 miljoner kronor. Prognoserna för årsutfall skiljer stort mellan de olika verksamheterna inom produktionen. Negativt utfall prognostiseras inom verksamhetsområdet äldre och personer med funktionsnedsättningar, -13,0 miljoner kronor. Förskolorna redovisar en årsprognos på -2,3 miljoner kronor. Grundskolorna, kulturskolan, ungdomsmottagningen och Danderyds gymnasium prognostiserar ett resultat på 1,3 miljoner kronor. Central budget beräknas redovisa ett resultat på -5,4 miljoner kronor vilket är 0,3 miljoner kronor bättre än budget med hänsyn taget till rätten att få använda 5,7 miljoner kronor från fondmedel. Produktionskontorets förslag till beslut 1. Produktionsstyrelsen godkänner delårsbokslut och prognos 3, 2013, och överlämnar den till kommunstyrelsen 2 (70)

3 Produktionskontoret Eva Edholm Tjänsteutlåtande (2) 2. Produktionskontoret får i uppdrag att till produktionsstyrelsens sammanträde den 17 oktober 2013 redovisa en förnyad översyn av produktionens framtida dimensionering av förskoleplatser i syfte att nå en budget i balans 3. Produktionskontoret får i uppdrag att till produktionsstyrelsens sammanträde den 17 oktober 2013 redovisa en förnyad rapport gällande Hemtjänst Danderyds utvecklingsarbete för budget i balans med särskilt fokus på verkningsgraden Hans Åhnberg Produktionsdirektör Bilaga: 1 Delårsbokslut och prognos 3, 2013, produktionsstyrelsen 2 a Produktionsstyrelsens utfall juni b Produktionsstyrelsens prognos juni Utfall t o m juni 2013 och årsprognos 2013 per resultatenhet Exp: Kommunstyrelsen inkl. tjänsteutlåtande med bilagor 1, 2a och 2b 3 (70)

4 Delårsbokslut och prognos PRODUKTIONSSTYRELSEN 4 (70)

5 Innehållsförteckning 1 Produktionsstyrelsen Periodens resultat Viktiga händelser i verksamheten Prognos med ekonomiskt utfall för helåret Åtgärder med anledning av budgetavvikelse Uppdrag Övrigt... 6 Delårsbokslut och prognos (7) 5 (70)

6 1 Produktionsstyrelsen 1.1 Periodens resultat (belopp i mnkr) Budget delår Bokslut delår Avvikelse Verksamhetens intäkter 392,6 389,7-2,9 Verksamhetens kostnader 386,4 387,5-1,1 Nettokostnader 6,2 2,2-4,0 Utfallet januari tom juni månad ligger 4,0 miljoner kronor sämre än periodbudget. Orsaken är främst att hemtjänsten har en negativ avvikelse mot periodbudget samt att Danderyds gymnasium budgeterat med större operiodiserade projektintäkter i januari. (belopp i mnkr) Investeringsbudget delår Bokslut investeringar delår Avvikelse Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader 4,3 4,0 0,3 Nettokostnader -4,3-4,0 0,3 1.2 Viktiga händelser i verksamheten Visionsarbete Produktionsstyrelsen fattade vid sitt sammanträde den 3 juni 2013 beslut om att genomföra ett övergripande visionsarbete. Syftet är att skapa en gemensam grund för det fortsatta utvecklingsarbetet inom produktionens verksamheter. Dimensionering av förskoleplatser Produktionsstyrelsen fattade den 12 december 2012 beslut om att lägga avdelningar vilande inför hösten 2013 med anledning av rådande överkapacitet. Anpassning till färre antal barn har skett genom att 7 avdelningar läggs vilande med möjlighet att öppna upp igen vid ökat barnantal. Antalet anställda har minskats genom att inte förlänga korttidsvikarier och visstidsanställda. Någon uppsägning av tillsvidareanställd personal har inte skett. Hyra betalas för de avdelningar som lagts vilande. Nybyggd förskola Skogsgläntans förskola har färdigställts under våren 2013 och är klar för inflyttning i augusti. Förskolan är byggd med fokus på en miljö där barnens inflytande och lärande står i fokus. Detta innebär möjligheter till ett utvecklat arbetssätt vad gäller den pedagogiska verksamheten. Förskolan kommer att ha plats för 100 barn men beräknas ha en beläggning med drygt 60 barn i augusti då det finns en stor överkapacitet på förskoleplatser i Enebyberg. Karriärtjänster 15 st lärare är rekryterade som förstelärare i grund- och gymnasieskola och tillträder fr o m 1 juli , en dator per elev och lärare åk F-6 Lärare och fritidspersonal i åk F-6 har i samband med läsårsavslut utrustats med egna, bärbara datorer. Utbildning av arbetsmetodiken påbörjas i augusti och pågår under hela läsåret 2013/2014. Utbyggnaden av trådlöst nätverk på samtliga F-6-skolor fortskrider enligt tidsplan och beräknas vara avslutad i augusti. Delårsbokslut och prognos (7) 6 (70)

7 Hemtjänst Danderyd Hemtjänst Danderyd har fortsatt arbetat i enlighet med sitt utvecklingsprogram "Kommunens bästa hemtjänst med budget i balans". En rapport har utarbetats av produktionskontoret och delgetts produktionsstyrelsen och kommunstyrelsen under våren 2013 där bland annat beskrivs vilka behov av förändringar i ersättningsmodellen som krävs för att det skall vara möjligt att uppnå en budget i balans. Projektet Kvalitetssäkrad välfärd Produktionsstyrelsen fattade vid sitt sammanträde den 3 juni 2013 beslut om att delta i det av SKL (Sveriges kommuner och landsting) initierade projektet "Kvalitetssäkrad välfärd". Deltagandet innebär olika möjligheter till stöd i arbetet med produktionens ledningssystem, däribland deltagande i ett nätverk med kommuner från övriga landet. 1.3 Prognos med ekonomiskt utfall för helåret (belopp i tkr) Verksamhet/ Budget Prognos helår Avvikelse programomr. Intäkt Kostnad Netto Intäkt Kostnad Netto Intäkt Kostnad Netto Ledning och styrning Förskolor Ungdom o skola Äldreomsorg o LSS Totalt Årsprognosen för produktionsstyrelsen är en avvikelse med -13,7 mnkr jämfört med beviljad budget för produktionsstyrelsen av kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige har godkänt ett överskridande av budget med 5,7 mnkr för kostnader för omställningskostnader vid införandet av 1-1, en dator per elev och lärare. Produktionsstyrelsen har på detta sätt tillåtits att använda en del av det ackumulerade egna kapital som resultatenheterna under många år byggt upp. Det totala bedömda årsutfallet, skillnaden mellan kostnader och intäkter, prognostiseras till -19,4 mnkr. Prognosen för årsutfallet skiljer sig stort mellan de olika verksamheterna inom produktionen. Negativt utfall prognostiseras inom verksamhetsområdet äldre och personer med funktionsnedsättningar, -13,0 mnkr. Förskolorna redovisar en årsprognos på -2,3 mnkr. Grundskolorna, kulturskolan, ungdomsmottagningen och Danderyds gymnasium prognostiserar ett positivt resultat på 1,3 mnkr. Central budget beräknas redovisa ett resultat på -5,4 mnkr, vilket är 0,3 mnkr bättre än budget med hänsyn taget till rätten att få använda 5,7 mnkr från fondmedel. Delårsbokslut och prognos (7) 7 (70)

8 (belopp i tkr) Verksamhet/ Investeringsbudget Investeringsprognos helår Avvikelse programomr. Intäkt Kostnad Netto Intäkt Kostnad Netto Intäkt Kostnad Netto Ledning o styrning Förskolor Ungdom o skola Äldreomsorg o LSS Totalt Kommentarer investeringar Investeringsanslagen bedöms användas enligt budget. 1.4 Åtgärder med anledning av budgetavvikelse Planerade och pågående åtgärder - förskola I samband med att en ny lokalförsörjningsprognos fastställs för kommunen kommer en förnyad översyn av produktionens kapacitet av förskoleplatser att göras. Detta för att synliggöra eventuellt behov av att ytterligare minska antalet platser. I samband med detta måste ställning tas till hur framtida eventuella ökade behov av förskoleplatser i vissa kommundelar skall hanteras. Planerade och pågående åtgärder - hemtjänst och demensboende För att Hemtjänst Danderyd ska kunna uppnå den verkningsgrad om 77 procent som konsultföretaget Ernst & Young menar krävs för en budget i balans erfordras ett antal åtgärder inom ramen för ersättningsmodellen samt fortsatt positiv utveckling av verkningsgraden, liksom ett fullföljande av den planerade minskningen av lokalytan för verksamheten. Att utan dessa justeringar nå en verkningsgrad om 77 procent bedöms inte som realistiskt. Det samma gäller kostnadsposten "övriga kostnader" där det inte är möjligt att klara kostnaderna inom nuvarande schablon. Allt tyder dessutom på att en generell höjning av ersättningsnivån gällande hemtjänstchecken är nödvändig. Arbetet med att anpassa bemanningen på produktionens demensboenden till rådande ekonomiska förutsättningar fortsätter. Möjligheten att inom given ersättningsram klara verksamheten med bibehållen säkerhet och kvalitet för de boende bedöms som svåruppnåeligt liksom att med rådande ersättningsnivå gällande demensersättning klara den bemanning som rekommenderas av socialstyrelsen i nya beslutade riktlinjer för personalbemanning på demensboenden. Delårsbokslut och prognos (7) 8 (70)

9 1.5 Uppdrag Uppdrag Beskrivning Status: Åtgärd Kommentar Inrättande av karriärtjänster KF uppdrar till PS att i budget 2013 redovisa förslag till inrättande av karriärtjänster inom ramen för 2013 års pengersättning. Pågående Tillsatt nya karriärtjänster I samband med att regeringen har infört statsbidrag (medel motsvarande lönetillägg) till två typer av karriärtjänster inom skolan, förstelärare och lektor, har Danderyds kommun tillsatt 15 st förstelärartjänster. Vid Danderyds gymnasium har fem lärare ansökt till skolverket om lektorat. KS 2012/0019 Budget 2013 KF uppdrar till PS att vidta erforderliga åtgärder för att redovisa ett resultat i balans för den kommunala hemtjänsten. En utvärdering ska återrapporteras till KF i samband med kvartalsrapporten per mars Pågående Rapport om handlingsplan "Rapport om implementering av handlingsplanen för den kommunala hemtjänsten med en budget i balans 2013" beslutades i produktionsstyrelsen den 25 april ( 16 i PS protokoll) KS 2012/0082 Den kommunala hemtjänsten KS beslut den 20 maj 2013 ( 68) "Kommunstyrelsen förutsätter att produktionsstyrelsen fortsatt driver effektiviseringsarbetet inom hemtjänsten och styrelsen får i uppdrag att återkomma till kommunstyrelsen till den 26 augusti med uppgifter om vidtagna åtgärder och uppmådda resultat. Pågående Uppföljning av handlingsplan "Rapport om implementering av handlingsplan för kommunal hemtjänst med budget i balans 2013" behandlas av produktionsstyrelsen 5 september Övrigt Stickprovskontroll av intern och extern representation Kommunstyrelsen har beslutat att alla förvaltningar skall genomföra stickprovskontroller av fakturor avseende intern och extern representation även En redovisning av detta arbete skall göras i samband med delårsbokslutet. Produktionskontoret har under juli månad tagit fram uppgifter från Agresso över samtliga enheters fakturor som bokförts på konton för intern och extern representation under perioden januari till och med juni Enligt anvisningarna har de tio största fakturorna granskats. I några fall framgår redan av fakturan vad syftet är och antalet deltagare. I de fall det inte framgår av fakturan har enheten skrivit in den informationen i det särskilda textfältet som finns i EFH, både syfte och deltagare. I något fall har inte Delårsbokslut och prognos (7) 9 (70)

10 textfältet räckt till för beskrivning utan en särskild bilaga med uppgifter om syfte, deltagare mm har fyllts i och förvaras på enheten i en pärm alternativt har lästs in i Agresso som en bilaga. Alla enheter har fått instruktion om att förvara underlag med syfte och deltagare i en pärm på enheten som skall vara tillgängligt för intern kontroll. Delårsbokslut och prognos (7) 10 (70)

11 Utfall Juni Bilaga 2 a Driftbudget Nämnd: Produktionsstyrelsen (belopp i tkr) Verksamhet/programomr Budget, ack perioden Utfall tom perioden Avvikelse Intäkt Kostnad Netto Intäkt Kostnad Netto Intäkt Kostnad Netto Nämnd och administration Förskola Ungdom o skola Äldre och personer med funktionsnedsättning Gemensamma projet o arbetsvård "1-1", lärarlyft (från fonderna) Totalt Notering: Respektive förvaltning skriver in sina verksamhets-/programområden. 11 (70)

12 Utfall Juni Bilaga 2 a Investeringsbudget Nämnd: Produktionsstyrelsen (belopp i tkr) Verksamhet/programomr Budget, ack perioden Utfall tom perioden Avvikelse Intäkt Kostnad Netto Intäkt Kostnad Netto Intäkt Kostnad Netto Nämnd och administration Förskola Ungdom o skola Äldre och personer med funktionsnedsättning Totalt Notering: Respektive förvaltning skriver in sina verksamhets-/programområden. 12 (70)

13 Prognos Juni Bilaga 2b Driftbudget Nämnd: Produktionsstyrelsen (belopp i tkr) Verksamhet/programomr Budget Prognos helår Avvikelse Intäkt Kostnad Netto Intäkt Kostnad Netto Intäkt Kostnad Netto Nämnd och administration Förskola Ungdom o skola Äldre och personer med funktionsnedsättning Gemensamma projet o arbetsvård "1-1", lärarlyft (från fonderna) Totalt Notering: Respektive förvaltning skriver in sina verksamhets-/programområden. 13 (70)

14 Prognos Juni Bilaga 2b Investeringsbudget Nämnd: Produktionsstyrelsen (belopp i tkr) Verksamhet/programomr Budget Prognos helår Avvikelse Intäkt Kostnad Netto Intäkt Kostnad Netto Intäkt Kostnad Netto Nämnd och administration Förskola Ungdom o skola Äldre och personer med funktionsnedsättning Totalt Notering: Respektive förvaltning skriver in sina verksamhets-/programområden. 14 (70)

15 Utfall i tkr jan-jun 2013 Årsprognos 2013 Ansvar Utfall Budget Resultat Prognos Budget Resultat Styrning och ledning Intäkter Styrning och ledning Kostnader Styrning och ledning Skogsgläntans förskola Intäkter Skogsgläntans förskola Kostnader Skogsgläntans förskola Rosenvägens förskola Intäkter Rosenvägens förskola Kostnader Rosenvägens förskola Borgens förskola Intäkter Borgens förskola Kostnader Borgens förskola Kevinge förskola Intäkter Kevinge förskola Kostnader Kevinge förskola Nora herrgårds förskola Intäkter Nora herrgårds förskola Kostnader Nora herrgårds förskola Sätra ängs förskola Intäkter Sätra ängs förskola Kostnader Sätra ängs förskola Altorps förskola Intäkter Altorps förskola Kostnader Altorps förskola Baduhilds förskola Intäkter Baduhilds förskola Kostnader Baduhilds förskola Hildingavägens förskola Intäkter Hildingavägens förskola Kostnader Hildingavägens förskola Norra Åsgårds förskola Intäkter Norra Åsgårds förskola Kostnader Norra Åsgårds förskola Pärlans förskola Intäkter Pärlans förskola Kostnader Pärlans förskola Majstigens förskola Intäkter Majstigens förskola Kostnader Majstigens förskola Vitsippans förskola Intäkter Vitsippans förskola Kostnader Vitsippans förskola Trappgränds förskola Intäkter Trappgränds förskola Kostnader Trappgränds förskola Kornvägens förskola Intäkter Kornvägens förskola Kostnader Kornvägens förskola Intäkter Kostnader S:a förskolor Enebybergs skolor Intäkter Enebybergs skolor Kostnader Enebybergs skolor Ekeby/Svalnäs skolorna Intäkter Ekeby/Svalnäs skolorna Kostnader Ekeby/Svalnäs skolorna (70)

16 Utfall i tkr jan-jun 2013 Årsprognos 2013 Ansvar Utfall Budget Resultat Prognos Budget Resultat Vasaskolan Intäkter Vasaskolan Kostnader Vasaskolan Fribergaskolan Intäkter Fribergaskolan Kostnader Fribergaskolan Kevingeskolan Intäkter Kevingeskolan Kostnader Kevingeskolan Kyrk/Balders skolorna Intäkter Kyrk/Balders skolorna Kostnader Kyrk/Balders skolorna Mörbyskolan Intäkter Mörbyskolan Kostnader Mörbyskolan Stocksund/Långängs skolorna Intäkter Stocksund/Långängs skolorna Kostnader Stocksund/Långängs skolorna Danderyds gymnasium Intäkter Danderyds gymnasium Kostnader Danderyds gymnasium Ungdomsmottagning Intäkter Ungdomsmottagning Kostnader Ungdomsmottagning Danderyds kulturskola Intäkter Danderyds kulturskola Kostnader Danderyds kulturskola Intäkter Kostnader S:a ungdom och skola Hemtjänst Intäkter Hemtjänst Kostnader Hemtjänst LSS personstöd Intäkter LSS personstöd Kostnader LSS personstöd Stocksundsgårdens äldreboende Intäkter Stocksundsgårdens äldreboende Kostnader Stocksundgårdens äldreboende Klingsta äldreboende Intäkter Klingsta äldreboende Kostnader Klingsta äldreboende Annebergsgården/ Storkalmars äldreboende Intäkter Annebergsgården/ Storkalmars äldreboende Kostnader Annebergsgården/ Storkalmars äldreboende Intäkter Kostnader S:a Äldreomsorg och LSS Intäkter Kostnader Produktionen totalt (70)

17 Produktionskontoret Ralph Glückman Tjänsteutlåtande PS 2012/0073 1(1) Uppföljning av handlingsplan för kommunal hemtjänst med budget i balans 2013 Ärendet Den kommunalt drivna hemtjänsten Hemtjänst Danderyd har under de senaste åren redovisat ett underskott i verksamheten. Med anledning av detta gav fullmäktige i budget 2012 ett uppdrag till kommunstyrelsen att med extern hjälp genomföra en översyn av verksamheten. Konsultföretaget Ernst & Young som anlitades för utredningsuppdraget fann, sammanfattningsvis, att en budget i balans kräver att verkningsgraden ökar samtidigt som kostnaderna för administration och övrigt reduceras. Utifrån utredningens resultat och förslag till åtgärder presenterade produktionskontoret ett förslag till handlingsplan för kommunal hemtjänst med budget i balans 2013 som produktionsstyrelsen fastställde vid sitt sammanträde den 17 oktober Produktionsstyrelsen, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige efterfrågar i olika beslut löpande uppföljning samt utvärdering av handlingsplanen. Produktionskontoret presenterade därför en första rapport om implementeringen av handlingsplanen vid produktionsstyrelsens sammanträde den 12 december En andra rapport presenterades vid produktionsstyrelsens sammanträde den 25 april Arbetet med implementeringen av handlingsplanen har därefter fortsatt, och i bilagd uppföljning beskriver produktionskontoret de åtgärder och resultat som uppnåtts till och med augusti Produktionskontorets förslag till beslut Produktionsstyrelsen godkänner produktionskontorets rapport om implementeringen av handlingsplan för kommunal hemtjänst med budget i balans 2013, daterad , och överlämnar den till kommunstyrelsen. Produktionskontoret får i uppdrag att till produktionsstyrelsens sammanträde den 17 oktober 2013 redovisa en förnyad rapport gällande Hemtjänst Danderyds utvecklingsarbete för budget i balans med särskilt fokus på verkningsgraden Hans Åhnberg Produktionsdirektör Bilaga: Rapport om implementeringen av handlingsplan för kommunal hemtjänst med budget i balans 2013, daterad Exp. Kommunstyrelsen, Hemtjänst Danderyd inklusive bilaga 17 (70)

18 Produktionskontoret Hans Åhnberg Rapport PS 2012/0073 1(4) Rapport om implementeringen av handlingsplan för kommunal hemtjänst med budget i balans 2013 Inledning Den kommunalt drivna hemtjänsten Hemtjänst Danderyd har under de senaste åren redovisat ett underskott i verksamheten. Med anledning av detta gav fullmäktige i budget 2012 ett uppdrag till kommunstyrelsen att med extern hjälp genomföra en översyn av verksamheten. Konsultföretaget Ernst & Young som anlitades för uppdraget fann, sammanfattningsvis, att de huvudsakliga åtgärder som måste vidtas för att nå en ekonomi i balans är att: Öka verkningsgraden till 77 procent genom effektivisering av planering och uppföljning samt utveckling av personalens delaktighet och engagemang. Reducera kostnaderna för administration och övrigt med ca 40 procent, under förutsättning att antalet kundtimmar är oförändrat. Ökar volymen utförda timmar utan att nya administrativa kostnader tillkommer så minskar behovet av kostnadsreduktion. Mot denna bakgrund gav produktionsstyrelsen, vid sitt sammanträde den 5 september 2012, produktionskontoret i uppdrag att utarbeta en handlingsplan med åtgärder i syfte att hemtjänsten ska vara i ekonomisk balans under Därefter beslutade kommunstyrelsen, vid sitt sammanträde den 17 september 2012, att handlingsplanen ska leda till en ekonomi i balans redan år 2013, vilket också blev produktionsstyrelsens beslut vid sammanträdet den 17 oktober Produktionsstyrelsen beslutade även att produktionskontoret fortlöpande ska informera produktionsstyrelsen om hur arbetet med åtgärderna fortskrider, med en första återkoppling vid produktionsstyrelsens sammanträde den 12 december I samband med kommunfullmäktiges beslut gällande budget 2013 den 27 november 2012 uppdrogs åt produktionsstyrelsen att återrapportera en utvärdering till fullmäktige i samband med kvartalsrapporten per mars Vid kommunstyrelsens sammanträde den 20 maj 2013 uppdrogs åt produktionsstyrelsen att återkomma med en förnyad rapport den 26 augusti Kommunstyrelsen beslutade vid samma sammanträde att remitera produktionsstyrelsens rapport daterad till socialnämnden för synpunkter. Uppföljning av åtgärder I den tidigare rapporten daterad lämnades en redovisning av de åtgärder som vidtagits utifrån den av produktionsstyrelsen antagna handlingsplanen. Rapporten beskriver även den problematik gällande 18 (70)

19 Produktionskontoret Hans Åhnberg Rapport PS 2012/0073 2(4) ersättningssystemet som uppdagats i samband med arbetet och dess konsekvenser på Hemtjänst Danderyds förutsättningar för ekonomisk balans. Den av konsultföretaget Ernst & Young framtagna rapporten Kvalitet och trygghet daterad belyser även den problematiken kring ersättningsmodellen. Denna rapport beskriver nuläget i det pågående utvecklingsarbete och den aktuella produktivitetsutvecklingen, läget gällande förutsättningarna i ersättningsmodellen och problematiken med skillnaderna vad gäller manuell efterregistrering mellan olika utförare. Produktivitetsutveckling Som framgår av diagrammet ovan har verkningsgraden trendmässigt utvecklats positivt sedan mätningarna påbörjades i oktober 2012 fram till den senaste mätningen i juli Nedgången i december 2012 förklaras framförallt av bemanningen under jul- och nyårshelgen. Maj respektive juni månads nedgång förklaras av att administration och ledning inte haft möjlighet att i tillräckligt stor omfattning prioritera uppföljning på individnivå gällande verkningsgraden. Ersättningsmodellen Problemen gällande ersättningsmodellen vilka redovisades i produktionskontorets tidigare rapport kvarstår då inga förändringar skett. Dessa intäkter är centrala för att kunna uppnå en budget i balans. Den av konsultföretaget Ernst & Young i juni 2013 framtagna rapporten Kvalitet och trygghet belyser bland annat problematiken kring omfattningen av manuella efterregistreringar. Omfattningen av manuella registreringar i efterhand hos vissa utförare av hemtjänst ligger på en för hög nivå och i vissa fall en alldeles för hög nivå. De privata utförarna hade under maj månad en andel manuella justeringar som i snitt var tre gånger större än den kommunala utföra- 19 (70)

20 Produktionskontoret Hans Åhnberg Rapport PS 2012/0073 3(4) ren. Rapporten menar att det nya systemets trovärdighet är beroende av att manuella efterjusteringar förekommer i så liten utsträckning som möjligt samt att en hypotes, som dock i denna utredning inte är verifierad, är att manuellt skapade besök i efterskott sannolikt överensstämmer med beslutad biståndsbedömd och planerad tid. Rapportens antagande är att hemtjänstutförare med hög andel manuellt efterrapporterade registreringar får mer intäkter per kund än de hemtjänstutförare som har låg andel manuellt i efterhand registrerad tid. Antagandet är dock inte verifierat. Lokaler Ritningar och kostnadsförslag finns sedan våren 2013 framtagna gällande minskning av lokalytan samt justeringar för en förbättrad arbetsmiljö avseende Hemtjänst Danderyds lokaler vid Svärdvägen i Mörby centrum. I dagsläget arbetar tekniska kontoret med möjligheterna att finna nya interna hyresgäster för de lokaler som hemtjänsten lämnar och de eventuella följdeffekter som kan uppstå då andra lokaler kan komma bli tomställda. Avsikten är att teckna ett nytt förlängt kontrakt så snart som möjligt. Möjligheten att finna en rastlokal i anslutning till Svalnäs måste återigen aktualiseras för att minska kringtiden men även för att förbättra arbetsmiljön för Hemtjänst Danderyds medarbetare. Fortsatt utvecklingsarbete Det fortsatta arbetet med att uppnå en budget i balans kommer att fokusera på den inre organisationen. Uppföljningen av planerad och utförd tid kommer att genomföras betydligt tätare liksom att följa verkningsgraden på individnivå. En fördjupad utvecklingsinsats kring arbetet med planeringsverktyget LAPS-care kommer att genomföras under september månad 2013 liksom en uppdatering av dokumentationen kring gällande rutiner. Den möjlighet att justera ett redan godkänt arbetspass som beskrivs i Ernst & Youngs rapport liksom i produktionskontorets tidigare rapport är nödvändig för att skapa tid inom Hemtjänst Danderyds ledning och administration för detta arbete. Arbetet med att minska sjukfrånvaron kommer att fortsätta. En ny förutsättning i det arbetet är det nu inledda samarbetet med personalavdelningen. En särskild rapport kommer att tas fram under september månad där en analys av första halvårets sjukstatistik samt vidtagna och kommande åtgärder redovisas. De tidigare utarbetade helgrutinerna gällande hantering av bemanning vid sena återbud och sjukfrånvaro behöver implementeras ytterligare. Rutinerna utarbetades i början av 2013 och började användas under våren Dock kvarstår arbete med att förfina dessa och få rutinerna att fungera fullt ut. Verkningsgraden på helger är klart lägre än under vardagar och för att höja den totala verkningsgraden krävs tydliga insatser. En uppföljning av arbetet kommer att genomföras under första delen av oktober månad. 20 (70)

21 Produktionskontoret Hans Åhnberg Rapport PS 2012/0073 4(4) En intern kontroll av att alla sena avbokningar liksom att apoteksärenden och inköpsärenden verkligen blir registrerade kommer att genomföras under september månad. Detta för att säkerställa att inga möjliga debiterbara intäkter uteblir. En förnyad översyn av antalet fordon kommer att genomföras under september månad. Sammanfattning För att Hemtjänst Danderyd skall uppnå en budget i balans krävs ett antal ytterligare åtgärder på olika nivåer. Förutom fortsatt arbete med de olika delarna i det tidigare antagna utvecklingsprogrammet krävs särskilt fokus på nedanstående punkter. - Den egna verkningsgraden behöver fortsatt utvecklas positivt. Uppföljning av verkningsgraden på individnivå behöver intensifieras liksom att ett särskilt fokus riktas mot helgplaneringen. - Minskningen av lokalytan vid Svärdvägen måste genomföras så att hyreskostnaden sänks. Konsekvensen blir troligen en förlängning av kontraktstiden. - De justeringar i ersättningsmodellen som tidigare redovisats i produktionskontorets rapport i april 2013 behöver genomföras. Justeringarna handlar dels om faktisk ersättning men också om minskad administration. Det senare är nödvändigt för att frigöra tid för ledning och administration för arbete med att öka verkningsgraden. - Ersättningsnivån gällande hemtjänstchecken behöver höjas såväl vad gäller den så kallade kringtiden som kundtiden. Danderyd Hans Åhnberg Produktionsdirektör 21 (70)

22 Produktionskontoret Ralph Glückman Tjänsteutlåtande PS 2012/0027 1(1) Delegationsordning produktionsstyrelsen Ärendet Produktionsstyrelsen har, enligt kommunallagen (1991:900), möjlighet att delegera åt t ex ledamot eller anställd hos kommunen, att besluta på styrelsens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden. Vissa ärenden får inte delegeras t ex ärenden som innehåller verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet (34 ) Produktionsstyrelsens nuvarande delegationsordning var senast föremål för revidering våren 2012 framför allt inom områdena juridik, yttranden och diarium samt upphandling, avtal, inköp och avyttring av varor och tjänster. Inför läsåret fullföljs en tidigare påbörjad organisationsförändring på Danderyds gymnasium som resulterar i en ledningsorganisation bestående av en gymnasiechef samt tre rektorer. Rektorerna får ett rektorsmandat fullt ut med ansvar för varsin enhet. Med anledning av denna förändring behöver vissa justeringar göras även i produktionsstyrelsens delegationsordning. Förslag till ny reviderad delegationsordning biläggs. Produktionskontorets förslag till beslut Produktionsstyrelsen godkänner föreliggande förslag till delegationsordning för produktionsstyrelsen. Hans Åhnberg Produktionsdirektör Bilaga: Förslag till delegationsordning för produktionsstyrelsen Exp: Samtliga verksamheter (inkl. delegationsordning) 22 (70)

23 1 DELEGATIONSORDNING PRODUKTIONSSTYRELSEN Antagen , XX 23 (70)

24 INFORMATION Lagstiftning om delegationer Kommunallagen 1991:900 (KL) reglerar möjligheten att delegera beslutsfattandet inom kommunens verksamhet. 6 kap 33 KL En nämnd får uppdra åt ett utskott, åt en ledamot eller ersättare eller åt en anställd hos kommunen eller landstinget att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp ärenden, dock inte i de fall som avses i kap 34 I följande slag av ärenden, får beslutanderätten inte delegeras: 1. ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet 2. framställningar eller yttranden till fullmäktige liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av kommunfullmäktige har överklagats 3. ärenden som rör myndighetsutövning mot enskild, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt och 4. ärenden som väckts genom medborgarförslag och som överlåtits till nämnden, och 5. vissa ärenden som anges i särskilda föreskrifter. Allmänt om delegationer Delegation kan inte lämnas till två eller flera tjänstemän att tillsammans besluta i ärende. Delegation får inte heller lämnas till ledamot eller tjänsteman tillsammans. Att delegera innebär att överlämna beslutanderätten till någon annan som beslutar i produktionsstyrelsens ställe. Delegatens beslut ska hålla sig inom givna ekonomiska ramar och i enlighet med gällande lagar, avtal, mål, riktlinjer och övriga styrande dokument. Produktionsstyrelsens ansvarsområde framgår av reglemente, antaget av kommunfullmäktige , (70)

25 Styrelsen kan återkalla delegationen Produktionsstyrelsen kan när som helst återkalla en delegation. Detta kan göras generellt eller i ett särskilt ärende. Styrelsen kan också genom eget handlande föregripa ett beslut i ett särskilt ärende, genom att själva ta över ärendet och besluta. Styrelsen kan däremot inte ändra ett beslut som redan är fattat av en delegat. Delegationen innebär att beslutsfattaren beslutar i styrelsens ställe och så att säga är styrelsen. Brådskande ärende Ordföranden eller annan ledamot som produktionsstyrelsen utsett, kan besluta på nämndens vägnar i brådskande ärenden, jml 6 kap 36 KL. Beslutet ska då anmälas vid styrelsens nästa sammanträde. Vidaredelegation Om produktionsstyrelsen uppdrar till produktionsdirektören att fatta beslut i något ärende, kan styrelsen samtidigt ge möjlighet till produktionsdirektören att i sin tur uppdra åt en annan anställd inom kommunen att besluta istället s k vidaredelegation. Detta framgår i så fall under anmärkningar i delegationsordningen. Ett beslut fattat genom vidaredelegation ska anmälas till produktionsdirektören. Anmälan av delegationsbeslut Beslut fattade av delegat ska anmälas till produktionsstyrelsen vid nästkommande sammanträde. Detta gäller även beslut som är fattade på vidaredelegation av produktionsdirektör. Vilka delegationsbeslut som ska anmälas till produktionsstyrelsen finns särskilt angivet i delegationsordningen. Överklagande Produktionsstyrelsens beslut kan överklagas till förvaltningsdomstol genom laglighetsprövning. Klagotiden är tre veckor från anslagsdatum för det justerade styrelseprotokollet. För delegationsbeslut räknas tiden utifrån anslagsbeviset till det sammanträde då beslutet anmälts. Ett beslut som inte anmäls vinner inte laga kraft eftersom det inte funnits någon möjlighet att överklaga beslutet. 25 (70)

26 Beslut gällande myndighetsutövning mot enskild s.k. förvaltningsbeslut kan överklagas till allmän förvaltningsdomstol. Överklagandetiden är då tre veckor från den dag då klaganden fått del av beslutet. Förkortningar AB Allmänna bestämmelser Att.regl Attestreglemente FörvL Förvaltningslag (1986:223) KL Kommunallag (1991:900) LAS Lag (1982:80) om anställningsskydd LOU Lag (2007:1091) om offentlig upphandling MBL Lag (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet OSL Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) PS regl Produktionsstyrelsens reglemente TF Tryckfrihetsförordningen (1949:105) 26 (70)

27 Beslut avseende Delegeringsordning för Produktionsstyrelsen Antagen av produktionsstyrelsen åååå-mm-dd, Lagrum m.m. 1. JURIDIK, YTTRANDEN OCH DIARIUM 1.1 Ärende till produktionsstyrelsen som är så brådskande att styrelsens avgörande inte kan avvaktas 6 kap 36 KL 1.2 Utse ombud att i rättslig prövning föra kommunens talan i ärenden inom produktionsstyrelsens verksamhetsområde, inkl utfärdande av fullmakt 1.3 Yttranden till myndigheter o dyl av smärre betydelse (gäller ej yttranden till fullmäktige eller yttranden med anledning av att beslut av styrelsen i dess helhet har överklagats) 1.4 Besluta att avvisa för sent inkommet överklagande enligt KL, inkl rättidsprövning 1.5 Beslut att avvisa för sent inkommet överklagande enligt FörvL (myndighetsutövning) inkl rättidsprövning och omprövning 1.6 Prövning samt avslag på begäran om utlämnande av allmän handling samt uppställande av förbehåll i samband med utlämnande av sådan handling 1.7 Sekretessmarkering av handling 2. EKONOMIÄRENDEN 2.1 Utse beslutsattestanter och ersättare inom Delegering Anmärkning Anmäls till Produktionsstyrelsen Ordförande eller om ordförande inte är i tjänst, vice ordförande Efter samråd med berörd tjänsteman PS regl 2 Produktionsdirektör Ja 6 kap 34 p 2 KL 24 och 27 FörvL 4-6 kap OSL, TF 5 kap 5 OSL Produktionsdirektör Nämndsekreterare Nämndsekreterare Nämndsekreterare, eller om nämndsekreterare inte är i tjänst, produktionsdirektör Nämndsekreterare Får vidaredelegeras Efter samråd med ordförande 5 Att.regl Produktionsdirektör Ja Ja Ja Ja Ja 27 (70)

28 Beslut avseende produktionsstyrelsens verksamhetsområde, driftansvar Lagrum m.m. Delegering Anmärkning Anmäls till Produktionsstyrelsen 3 UPPHANDLING, AVTAL, INKÖP OCH AVYTTRING AV VAROR OCH TJÄNSTER Avseende upphandlingar hänvisas till Rutiner för handläggning av upphandlingsärenden, fastställda av produktionsstyrelsen , Teckna avropsavtal/inköp enligt aktuella ram och avropsavtal inom ramen för fastställd budget och inom ansvarsområdet tillgängliga resurser. 3.2 Upphandling och inköp av material, tjänster, inventarier och utrustning utanför ramavtal men inom ramen för fastställd budget och inom ansvarsområdet tillgängliga resurser - upp till kronor, gränsen för direktupphan dling (15% av fastställt tröskelvärde för upphandling) LOU Produktionsdirektör (produktionsövergripand e eller för kontoret) Resultatenhetschef (för verksamhet) Produktionsdirektör (produktionsövergripand e eller för kontoret) Resultatenhetschef (för verksamhet) Kontakt tas med upphandlingsenhete n innan direktupphandling påbörjas Produktionsdirektör medges vidaredelegation Ja (avser endast beslut om att påbörja upphandling) Beloppsgränsen gäller för hela avtalsperioden. 3.3 Återkommande upphandlingar (ej vid större förändringar avseende omfattning eller värde) 3.4 Upphandling avseende nyanskaffningar - upp till kronor (fastställt tröskelvärde för 2012) 3.5 Teckna ramavtal med externa leverantörer vid förvaltningsspecifik upphandling LOU Produktionsdirektör I samråd med upphandlingsavdelni ngen LOU Produktionsdirektör I samråd med upphandlingsavdelni ngen PS regl 2 Produktionsdirektör 3.6 Försäljning och Produktionsdirektör (för Ja (avser endast beslut om att påbörja upphandling) Ja (avser endast beslut om att påbörja upphandling) 28 (70)

29 Beslut avseende avyttring av material, inventarier och utrustning för vilket behov inte länge föreligger inom verksamheten Lagrum m.m. Delegering Anmärkning Anmäls till Produktionsstyrelsen produktionskontoret) Resultatenhetschef (för verksamhet) Efter samråd med produktionsdirektör 3.7 Tecknande och uppsägning av interna hyresavtal för lokaler för verksamheter inom ansvarsområdet 3.8 Tecknande och uppsägning av interna överenskommelser för lokaler inom ansvarsområdet 3.9 Tecknande och uppsägning av interna avtal om åtagande rörande drift inom produktionen 3.10 Tecknande av avtal - principiell natur Regler för ekonomisty rning (KF ) Produktionsdirektör (för kontorets lokaler) Resultatenhetschef (för verksamhetens lokaler) Produktionsdirektör Resultatenhetschef Produktionsdirektör Produktionsdirektör (produktionsövergripand e eller för kontoret) Resultatenhetschef (för verksamhet) Samma funktion som tecknade avtalet 3.11 Förlängning av/tillägg till befintliga avtal 3.12 Uppsägning av avtal Samma funktion som tecknade avtalet 4 ARBETSGIVARFRÅGOR 4.1 AVVECKLING OCH OMPLACERING Varsel till arbetstagarrens organisation LAS 30a Produktionsdirektör Resultatenhetschef Avstängning AB 9 Produktionsdirektör Resultatenhetschef Disciplinpåföljd AB 13 Produktionsdirektör Efter samråd med produktionsdirektör Avser t.ex. avtal som inte föregås av upphandling, samverkansavtal etc Löneavdrag AB 9 Produktionsdirektör Resultatenhetschef Uppsägning eller LAS 7,8, Produktionsdirektör avskedande inklusive varsel/underrättelse 18, 19 o Besluta om Produktionsdirektör förflyttnings- och omplaceringsärenden från en verksamhet till en annan 4.2 ANSTÄLLNING OCH LEDIGHET Beslut om fastställande Resultatenhetschef Efter samråd med 29 (70)

30 Beslut avseende av ledningsorganisation eller motsvarande Beslut om anställning, inkl lönenivå - Resultatenhetschef eller vid produktionskontoret Lagrum m.m. Delegering Anmärkning Anmäls till Produktionsstyrelsen produktionsdirektör Produktionsdirektör Samråd med personalchef avseende lönenivå Ja Återbesättande av vakant tjänst på resultatenhet, inkl lönenivå (ej resultatenhetschef) Beslut om anställning på resultatenhet, inkl lönenivå (ej resultatenhetschef) Beslut om tjänstledighet utöver lag/avtal max 6 månader max 12 månader längre än 12 månader Beslut om ledighet med lön för studier Beslut om tjänstledighet utan lön, ej reglerad i lagar och avtal enligt riktlinjer Överenskommelse med enskild arbetstagare vid anställningens upphörande om villkor som avviker från bestämmelser i lagar och avtal Resultatenhetschef/ rektor Resultatenhetschef/ rektor Resultatenhetschef/ rektor Produktionsdirektör Ordförande Produktionsdirektör Resultatenhetschef/ rektor Produktionsdirektör Resultatenhetschef/ rektor Produktionsdirektör Förbud mot bisyssla Produktionsdirektör Resultatenhetschef Fullgöra förhandlingsskyldighet en i MBL 11-14, 38 Produktionsdirektör Resultatenhetschef/ rektor/handläggare 5. BESLUT FÖRSKOLA/SKOLA Omprövning av beslut FörvL 27 Resultatenhetschef (myndighetsutövning) 5.1 Skollag (2010:800) Samråd med personalchef avseende lönenivå Samråd med personalchef avseende lönenivå Ja Ja 30 (70)

31 Beslut avseende Lagrum m.m. HUVUDMÄN OCH ANSVARSFÖRDELNING Beslut om att obehörig 2:19 Rektor person får bedriva undervisning under längre tid än 6 månader (18 ) Sträva efter att anställa lärare och förskollärare 2:23 Rektor Förskolechef som har forskarutbildning Elevhälsa 2:25-27 Rektor Studie- och yrkesvägledning 2:29-30 Rektor Ansvar för personalens kompetensutveckling 2:34 Rektor Förskolechef Tillgång till 2:36 Rektor skolbibliotek ÅTGÄRDER MOT KRÄNKANDE BEHANDLING Ansvar för att personal fullgör de skyldigheter som anges i 6 kap skollagen 6:5 Rektor Förskolechef Målinriktat arbete vid varje verksamhet för att motverka kränkande behandling av barn och elever Ansvar för att åtgärder genomförs för att förebygga och förhindra att barn och elever utsätts för kränkande behandling Plan mot kränkande behandling Skyndsam utredning om kränkande behandling 6:6 Rektor Förskolechef 6:7 Rektor Förskolechef Delegering Anmärkning Anmäls till Produktionsstyrelsen 6:8 Rektor Förskolechef 6:10 Produktionsdirektör SKOLPLIKT OCH RÄTT TILL UTBILDNING Mottagande på försök i 7:8 Rektor annan skolform (grundskolan, grundsärskolan eller specialskolan) Elev i grundskolan får 7:9 1 st Rektor utbildning inom grundsärskolan (integrerad elev) FÖRSKOLAN Ansvar för lämplig sammansättning och 8:8 Förskolechef 31 (70)

32 Beslut avseende storlek i barngrupperna Möjligheter att utveckla svenska språket och modersmål Mottagande av barn från annan kommun (personliga förhållanden särskilda skäl) Mottagande av barn från annan kommun (efter önskemål från vårdnadshavare) Lagrum m.m. 8:10 Förskolechef 8:13 1 st Förskolchef 8:13 2 st Förskolechef Delegering Anmärkning Anmäls till Produktionsstyrelsen FÖRSKOLEKLASSEN Mottagande av barn från annan kommun (personliga förhållanden särskilda skäl) Mottagande av barn från annan kommun (efter önskemål från vårdnadshavare) Placering vid skolenhet frångå vårdnadshavares önskemål (organisatoriska eller ekonomiska svårigheter) GRUNDSKOLAN Mottagande av barn från annan kommun (personliga förhållanden särskilda skäl) Mottagande av barn från annan kommun (efter önskemål från vårdnadshavare) Placering vid skolenhet frångå vårdnadshavares önskemål (betydande organisatoriska eller ekonomiska svårigheter) 9:13 1 st Rektor 9:13 2 st Rektor 9:15 2 st Rektor 10:25 Rektor 10:27 Rektor 10:30 2 st p 1 Rektor GRUNDSÄRSKOLAN Mottagande av barn 11:25 Rektor 32 (70)

33 Beslut avseende från annan kommun (personliga förhållanden särskilda skäl) Mottagande av barn från annan kommun (efter önskemål från vårdnadshavare) Placering vid skolenhet frångå vårdnadshavares önskemål (betydande organisatoriska eller ekonomiska svårigheter) FRITIDSHEMMET Lämplig sammansättning och storlek i elevgrupperna Lagrum m.m. 11:26 Rektor 11:29 2 st p 1 Delegering Anmärkning Anmäls till Produktionsstyrelsen Rektor 14:9 Rektor ALLMÄNNA BESTÄMMELSER OM GYMNASIESKOLAN Informera om nationella program 15:8 Rektor Information till 15:15 Rektor hemkommun när elev börjar eller slutar UTBILDNING PÅ NATIONELLA PROGRAM I GYMNASIESKOLAN Erbjudande om senare 16:12 Rektor antagning till nationell inriktning, särskild variant eller gymnasial lärlingsutbildning Avvikande innehåll i 16:14 Rektor elevs utbildning på ett nationellt program Utbildning på längre 16:15 2 st Rektor tid än 3 år Utbildning på kortare 16:15 3 st Rektor tid än 3 år Beslut om rätt att 16:39 Rektor fullfölja program, inriktning, särskild variant, gymnasial lärlingsutbildning Mottagande av elev 16:48 Gymnasiechef Samråd med rektor från annan kommun (ej samverkansområde) UTBILDNING PÅ INTRODUKTIONSPROGRAM I GYMNASIESKOLAN Plan för utbildningen 17:7 Rektor Beslut om behörighet 17:14 Rektor och mottagande ALLMÄNNA BESTÄMMELSER OM GYMNASIESÄRSKOLAN 33 (70)