1. godkänna föreliggande avtal om köp av IT-tjänst av kommunalförbundet IT-sam

Transkript

1 Arende

2 VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sidnr Sammanträdesdatum 1(4) Kommunstyrelsen KS 547 Dm 331/2010 Kod 058 Medlemskap i kommunförbundet ITSAM - godkänna avtal Kommunstyrelsens förslag till fullmäktige Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige beslutar att 1. godkänna föreliggande avtal om köp av IT-tjänst av kommunalförbundet IT-sam 2. finansiering sker inom budget för kommunstyrelsen, ansvar 101, verksamhet 0811 (IT-sam anslag, referenskod ). Sammanfattning Vimmerby kommun har genom beslut i fullmäktige ansökt om medlemskap i kommunalförbundet IT-sam. För närvarande är Kinda, Boxhoim, Y dre, Ödeshög och Atvidaberg medlemmar i IT-sam. De fem kommunerna har samverkat sedan 2000 och bildade det gemensamma kommunalförbundet IT-sam:s huvudsakliga uppgift är att sköta IT-verksamheten i medlemskommunerna. Exempel på områden där ITSAM är verksamt är infrastruktur, t.ex. bredband på landsbygden och e-förvaltning. För att en ny medlem skall upptas krävs att fullmäktigeförsamlingarna i varje kommun godkänner detta. Ursprungsplanen var att Vimmerby kommun skulle gå med i IT-sam , men på grund av sjukdom har processen kring medlemskap försenats. Samtidigt deltar Vimmerby kommun i flera utvecklingsprojekt tillsammans med IT-sam och IT-personalen går över till IT-sam vid årsskiftet 2011/2012. För att Vimmerby kommun ej skall stå utan IT-drift behöver Vimmerby kommun köpa tjänst av!t-sam fram till dess att frågan om medlemskap är slutförd. Synnerliga skäl för direktupphandling föreligger. Enligt reglementet för kommunstyrelsen ansvarar kommunstyrelsen för IT-frågorna inom kommunen. Protokolljusterare Utdragsbestyrkning

3 VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sidnr Sammanträdesdatum 2(4) Kommunstyrelsen Ärendet Ansökan om medlemskap Vimmerby kommun har genom beslut i fullmäktige ansökt om medlemskap i kommunalförbundet IT-sam. Beslutet baserades på den utredning som kommunchef Carolina Leijonram fått i uppdrag att genomföra. MBL-förhandlingar ägde rum Samtlig personal kommer från och med ha övergått till IT-sams regi. För att få bli medlemmar krävs ett beslut från respektive fullmäktige i medlemskommunerna. Det ursprungliga målet var att dessa beslut skulle ha tagits under hösten 2011 och därmed skulle inträdet i kommunalförbundet, från Vimmerby kommuns sida, kunnat ske från den l januari Den tidsplanen har inte kunnat följas och målsättningen är nu ett inträde från l juli Behov av att köpa tjänst från JT-sam Under perioden 1 januari 2012 till 30 juni 2012 kommer Vimmerby kommun inte har någon egen IT-verksamhet. Detta är en konsekvens av beslutet som fullmäktige tog att söka medlemskap i kommunalförbundet IT-sam. En process startade för att på ett så enkelt och smidigt sätt som möj ligt implementera kommunens verksamhet i kommunalförbundets verksamhet, detta har skett gradvis och i olika steg. Personalen har tidigt varit informerade och deltagit på ett aktivt sett i processen. Från och med l januari 2012 byter samtlig personal arbetsgivare och är då anställda i kommunalförbundet. För Vimmerby s del innebär detta att vi står utan personal och verksamhet från den l januari 2012, vilket gör att behov finns att köpa tjänsten så länge frågan om medlemskap ej är slutförd. Köp av tjänst kan ske direkt från kommunalförbundet IT-sam då Vimmerby kommun och IT-sam redan har långtgående samarbete och vi båda räknas som offentliga myndigheter. Kontraktsvärdet för sexmånadersperioden bedöms till 1,7 mnla. En direktupphandling av IT-tjänster föreslås göras från kommunalförbundet IT-sam då förutsättningarna för förhandlat förfarande utan föregående annonsering som avses i 4 kap 5-9 LOU är uppfyllda samt att synnerliga skäl enligt 15 kap 3 LOU föreligger. Punkt två i 4 kap 5 LOU är tillämplig av flera anledningar. Det är av tekniska skäl olämpligt att driften sköts av någon annan än av kommunalförbundet IT-sam. Vimmerby kommun har under 2011 omfattats av ett flertal projekt inom IT-sams regi. Dessa är: Protokolljusterare Utdragsbestyrkning

4 VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sidnr Sammanträdesdatum 3(4) Kommunstyrelsen Printproduktion Upphandling av verksamhets system för socialtjänst samt Vård och Omsorg HR-konsolidering IDHA (informations och dokumenthanteringssystem) Dessa projekt är påbörjade och i vissa fall i implementeringsfasen. Vidare har sammanslagningen påbörjats inom flera områden där fysisk och logisk nätstruktur, skal skydd och användarkatalog (AD) kan nämnas. Skulle en tredje part anlitas, som saknar kunskap om de båda parternas miljö, skulle arbetet kunna försenas i stor grad. Vidare är punkt tre i 4 kap 5 LOU också tillämplig. Det är absolut nödvändigt att tilldela kontraktet därför att Vimmerby kommun annars står utan IT-drift från 1 januari Denna brådska är orsakad av sjukdom hos medarbete hos IT-sam som inte kunde förutses av Vimmerby kommun. Sjukdomen har medfört att Vimmerby kommun inte kan bli medlem i kommunalförbundet från 1 januari Denna synnerliga brådska gör det omöjligt att hålla tidsfristerna vid ett öppet, selektivt eller förhandlat förfarande med föregående annonsering. Bedömningen är att den korta avtalsperiod som avses samt det förhållandet att introduktion aven annan leverantör för den korta tid som avses skulle kunna utgöra en säkerhetsrisk (system som ligger nere, utebliven support) utgör synnerliga skäl för direktupphandling enligt 15 kap 3 LOD. Kostnaderna för ett förenklat förfarande eller urvalsförfarande står i orimlig proportion till den korta avtalsperiod som är i fråga och det är ytterligare en grund för att synnerliga skäl enligt samma bestämmelse föreligger. Beslutsnivå Enligt reglementet för kommunstyrelsen är det en del av kommunstyrelsens ledningsfunktion att leda och samordna utvecklingen av informationssystem, leda och samordna IT och kommunikationsfrågorna. Fullmäktige har genom beslut ansökt om medlemskap i kommunen och därigenom tagit steget mot att bli medlem i kommunalförbundet IT -sam. Processen angående medlemskap har blivit försenad och kommunstyrelsen behöver se till att kommunen inte står utan IT-drift från januari Därfår föreslås att avtalet om köp av IT-tjänst godkänns på kommunstyrelsenivå. Ny förbunds ordning och nytt reglemente för kommunalförbundet samt ITSAM-avtal skall däremot godkännas av fullmäktige. Protokolljusterare Utdragsbestyrkning

5 VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sidnr Sammanträdesdatum 4(4) Kommunstyrelsen Finansiering För 2012 finns anslag till IT-sam och köp av IT-tjänst från kommunalförbundet IT-sam finansieras inom ramen för lagd budget Vid dagens sammanträde föreligger tjänsteskrivelse upprättad av kommunchef Carolina Leijomam inklusive bilagor samt förslag till avtal. Kommunchefen redogör för ärendet. Ärendet diskuteras. Ledamöterna diskuterar om beslutet om avtalet ska fattas av kommunstyrelsen som föreslaget eller om det ska fattas av kommunfullmäktige. Leif Carlson (m) och PerAke Svensson (c) föreslår att kommunfullmäktige fattar beslutet. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens beslut KS 219, Rapport - förutsättning och konsekvens avseende medlemskap i IT-sam, Id Beslutsunderlag avseende IT-sam, Id Beslutsunderlag angående IT-sams rörliga avgifter, Id Arbetsmilj ökonsekvens beskrivning avseende verksamhetsövergång, Id Kommunstyrelsens beslut KS 259, Kommunstyrelsens beslut KS 337, Kommunfullmäktiges beslut KF 156, (ansökan om medlemskap). Sändlista Kommunfullmäktige Protokolljusterare Utdragsbestyrkning

6 VIMMERBY KOMMUN Kommunstyrelseförvaltningen Carolina Leijonram TJÄNSTESKRIVELSE Dnr: /058 Löpnr: (3) Kommunstyrelsen Köp av IT-tjänst av kommunalförbundet IT-sam Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna föreliggande avtal om köp av IT-tjänst av kommunalförbundet IT -sam och att finansiering sker inom budget för kommunstyrelsen, ansvar 101, verksamhet 0811 (IT-sam anslag, referenskod ). Sammanfattning Vimmerby kommun har genom beslut i fullmäktige ansökt om medlemskap i kommunalförbundet IT-sam. För närvarande är Kinda, Boxholm, Ydre, Ödeshög och Atvidaberg medlemmar i IT -sam. De fem kommunerna har samverkat sedan 2000 och bildade det gemensamma kommunalförbundet IT-sam:s huvudsakliga uppgift är att sköta IT-verksamheten i medlemskommunerna. Exempel på områden där ITSAM är verksamt är infrastruktur, t.ex. bredband på landsbygden och e-förvaltning. För att en ny medlem skall upptas krävs att fullmäktigeförsamlingarna i varje kommun godkänner detta. Ursprungsplanen var att Vimmerby kommun skulle gå med i IT-sam , men på grund av sjukdom har processen kring medlemskap försenats. Samtidigt deltar Vimmerby kommun i flera utvecklingsprojekt tillsammans med IT-sam och IT-personalen går över till IT-sam vid årsskiftet För att Vimmerby kommun ej skall stå utan IT-drift behöver Vimmerby kommun köpa tjänst av ITsam fram till dess att frågan om medlemskap är slutförd. Synnerliga skäl för direktupphandling föreligger. Enligt reglementet för kommunstyrelsen ansvarar kommunstyrelsen för IT -frågorna inom kommunen. Ärendet Ansökan om medlemskap Vimmerby kommun har genom beslut i fullmäktige ansökt om medlemskap i kommunalförbundet IT -sam. Beslutet baserades på den utredning som kommunchef Carolina Leijonram fått i uppdrag att genomföra. MBL-förhandlingar ägde rum Samtlig personal kommer från och med ha övergått till IT -sams regi. För att få bli medlemmar krävs ett beslut från respektive fullmäktige i medlemskommunerna. Det ursprungliga målet var att dessa beslut skulle ha tagits under hösten 2011 och därmed skulle inträdet i kommunalförbundet, från Vimmerby kommuns sida, kunnat ske från den 1 januari Den tidsplanen har inte kunnat följas och målsättningen är nu ett inträde från 1 juli Postadress Stadshuset VIMMERBY Telefon Hemsida: Telefax Bankgiro E-post: kommunstyrelse@vimmerby.se Plusgiro O

7 Behov av att köpa tjänstfi'ån IT-sam Under perioden 1 januari 2012 till 30 juni 2012 kommer Vimmerby kommun inte har någon egen IT-verksamhet. Detta är en konsekvens av beslutet som fullmäktige tog att söka medlemskap i kommunalförbundet IT -sam. En process startade för att på ett så enkelt och smidigt sätt som möjligt implementera kommunens verksamhet i kommunalförbundets verksamhet, detta har skett gradvis och i olika steg. Personalen har tidigt varit informerade och deltagit på ett aktivt sett i processen. Från och med 1 januari 2012 byter samtlig personal arbetsgivare och är då anställda i kommunalförbundet. För Vimmerbys del innebär detta att vi står utan personal och verksamhet från den 1 januari 2012, vilket gör att behov finns att köpa tjänsten så länge frågan om medlemskap ej är slutförd. Köp av tjänst kan ske direkt från kommunalförbundet IT -sam då Vimmerby kommun och IT-sam redan har långtgående samarbete och vi båda räknas som offentliga myndigheter. Kontraktsvärdet för sexmånadersperioden bedöms till 1,7 mnkr. En direktupphandling av IT-tjänster föreslås göras från kommunalförbundet IT-sam då förutsättningarna för förhandlat förfarande utan föregående annonsering som avses i 4 kap 5-9 LOU är uppfyllda samt att synnerliga skäl enligt 15 kap 3 LOU föreligger. Punkt två i 4 kap 5 LOU är tillämplig av flera anledningar. Det är av tekniska skäl olämpligt att driften sköts av någon annan än av kommunalförbundet IT -sam. Vimmerby kommun har under 2011 omfattats av ett flertal projekt inom IT-sams regi. Dessa är; Printproduktion (bilaga 1) Upphandling av verksamhetssystem för socialtjänst samt Vård och Omsorg (bilaga 2) HR-konsolidiering (bilaga 3) IDHA (informations och dokumenthanteringssystem) (bilaga 4 a och b) Dessa projekt är påbörjade och i vissa fall i implementeringsfasen. Vidare har sammanslagningen påbörjats inom flera områden där fysisk och logisk nät struktur, skalskydd och användarkatalog (AD) kan nämnas. Skulle en tredje part anlitas, som saknar kunskap om de båda parternas miljö, skulle arbetet kunna försenas i stor grad. Vidare är punkt tre i 4 kap 5 LOU också tillämplig. Det är absolut nödvändigt att tilldela kontraktet därför att Vimmerby kommun annars står utan IT -drift från 1 januari Denna brådska är orsakad av sjukdom hos medarbete hos IT-sam som inte kunde förutses av Vimmerby kommun. Sjukdomen har medfört att Vimmerby kommun inte kan bli medlem i kommunalförbundet från 1 januari Denna synnerliga brådska gör det omöjligt att hålla tidsfristerna vid ett öppet, selektivt eller f6rhandlat förfarande med föregående annonsering. 2

8 3 Bedömningen är att den korta avtalsperiod som avses samt det förhållandet att introduktion aven annan leverantör för den korta tid som avses skulle kunna utgöra en säkerhetsrisk (system som ligger nere, utebliven support) utgör synnerliga skäl för direktupphandling enligt 15 kap 3 LOV. Kostnaderna för ett förenklat förfarande eller urvalsförfarande står i orimlig proportion till den korta avtalsperiod som är i fråga och det är ytterligare en grund för att synnerliga skäl enligt samma bestämmelse föreligger. Beslutsnivå Enligt reglementet för kommunstyrelsen är det en del av kommunstyrelsens ledningsfunktion att leda och samordna utvecklingen av informationssystem, leda och samordna IT och kommunikationsfrågorna. Fullmäktige har genom beslut ansökt om medlemskap i kommunen och därigenom tagit steget mot att bli medlem i kommunalförbundet IT -sam. Processen angående medlemskap har blivit försenad och kommunstyrelsen behöver se till att kommunen inte står utan IT-drift från januari Därför fåreslås att avtalet om köp av IT-tjänst godkänns på kommunstyrelsenivå. Ny förbunds ordning och nytt reglemente för kommunalförbundet samt ITSAM-avtal skall däremot godkännas av fullmäktige. Finansiering För 2012 finns anslag till IT-sam och köp av IT-tjänst från kommunalförbundet ITsam finansieras inom ramen för lagd budget Beslutsunderlag Kommunstyrelsens beslut KS 219, Rapport - förutsättning och konsekvens avseende medlemskap i IT -sam, Id Beslutsunderlag avseende IT-sam, Id Beslutsunderlag angående IT -sams rörliga avgifter, Id Arbetsmiljökonsekvensbeskrivning avseende verksamhets övergång, Id Kommunstyrelsens beslut KS 259, Kommunstyrelsens beslut KS 337, Kommunfullmäktiges beslut KF 156, (ansökan om medlemskap) fl '} VIMME~Y KOMMUN KO!.. r~n~st. relseförvaltningen. l' I ~ /~.. C arohna LJ L" ljonram Kommunchef

9 1(2) ~ Jj'~!l1P ()6f. c1ij /1 J~ ~( " Avtal mellan Vimmerby kommun och kommunalförbundet IT-sam Detta avtal är tecknat mellan Vimmerby kommun org. nr , nedan kallad beställaren och kommunalförbundet IT-sam org. nr , nedan kallad leverantören. 1 Allmänna bestämmelser 1.1 Avta lets syfte Avtalets syfte och mål är att Leverantören på ett yrkesmässigt, effektivt och förtroendefullt sätt skall tillhandahålla IT-tjänster på ett kvalitativt samt ekonomiskt fördelaktigt sätt för beställaren. Avtalet omfattar tillhandahållande av personal för drift och support av Beställarens IT-miljö. 1.2 Avtalsperiod Avtalet gäller från till Uppdraget 2. /1 Uppdragets utförande Leverantören skall vid uppdragets genomförande visa den skicklighet och den omsorg som förutsätts vid avtalets ingående vilket bl.a. innebär att denne skall kunna leverera rätt kompetens beroende på uppdragets art. Vidare visa den kunskap och noggrannhet som krävs och i övrigt biträda Beställaren med lojalitet och bästa förmåga. Leverantören garanterar en stor kännedom och förståelse för beställarens organisation och dess funktioner. Detta genom väl inarbetade rutiner och beprövade arbetsmetoder. 2.2 Personal Leverantören skall tillhandahålla bemanning av det antalet att drift och support fungerar tillfredställande, samt att kontinuitet i verksamheten säkerställs under övergångsperioden till dess att beställaren är medlem i kommunalförbundet. Tidigare anställda hos beställaren ingår från och med som anställda hos leverantören vilket garanterar en hög kännedom.

10 2(2) 3 Pris Priset är för avtalsperioden fast, (SEK) exklusive moms och avser en totallösning där allt ingår i samma pris för angiven tjänst. 4 Kommersiella villkor 1 Ikor 8: Fakturor för tjänsten adresseras till: Vimmerby kommun Kommunstyrelseförvaltningen Box Malmö Referenskod Fakturan skall innehålla uppgifter om leverantörens registreringsnummer för moms, beställarens namn, adress och referenskod. Tjänsten faktureras månatligen och betalas 30 dagar efter det att den godkänts. av Detta avtal upphör utifall att beställaren ingår som medlem i leverantören under avtalsperiodens löptid. Tvist angående tillämpning eller tolkning av avtalet skall avgöras av svensk allmän domstol med tillämpning av svensk rätt. Detta avtal är upprättat i två likalydande exemplar, varav parterna tagit varsitt. Vimmerby För Vimmerby kommun Kisa För IT-sam Micael Glennfalk Kommunstyrelsens ordf Carolina Leijonram Kommunchef Alberto Necovski VD

11 Version 1.1 ITSFlm j~bi//. ~~ ProJektdlrektlv cjtl//;l5d6 Printproduktion Conny Forsberg Kommunalförbundet ITSAM Storgatan 36 A, Kisa Organisationsnummer Tel: Fax:

12 Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 2 Sammanfattning... 3 Översikt... 3 Uppdrag/ Mål... 4 Omfattning... 4 Påverkan på organisationen... 5 Beräknade kostnader och tidsåtgång... 5 Risker... 5 Projektorganisation... 6 Styrgrupp... 6 Projektledare... 6 Projektgrupper... 6 Förvaltningsansvaret... 6

13 Sammanfattning Projektet går ut på att upphandla och implementera en gemensam printproduktionslösning för alla i ITSAM ingående kommuner. Målet är en lösning baserad på "klickpris", man får en enkel och översiktlig kontroll på de utskriftskostnader man har. Utöver det ska en "follow-print" ingå vilket leder till att utskrifter kan tas ut vid valfri utskriftsstation med hjälp av smarta kort eller lösenord. Säkerhetsmässigt den enda lösning värd namnet då ingen kan plocka ut någon annans utskrift. Minskar eller närapå eliminerar behovet av dyra (driftsmässigt och utskriftsmässigt) personliga skrivare. Bortglömda utskrifter "autoraderas" efter en rimlig tid. Fördelar: CD Säkra utskrifter (ingen kan ta ut någon annans utskrift) CD Möjlighet att hämta ut sina utskrifter på valfri skrivare/kopiator Automatisk radering av bortglömda utskrifter (automatiskt efter stipulerad tid) Utskriftsstatistik ända ned på individnivå kan levereras (månadsvis eller enligt önskemål). Ett antagande baserat på tidigare lösningar av ovanstående modell är en besparing första året på mellan 20 och 50% av utskriftskostnaderna. Varefter personliga skrivare avvecklas kommer besparingarnas rätta potential till sin rätt. De risker vi hittills identifierat är bl. a: Ovilja från personal att avveckla sina personliga skrivare (ledningsfråga) Att någon eller flera av våra kommuner ej vill ingå i ett avtal baserat på denna modell Initial ekonomisk ansträngning för stor Beräknade kostnader är Tidplanen sträcker sig från hösten 2011 till implementationsstart halvårsskiftet 2012 Projektorganisationen består fn av Styrgrupp (Kommunchefer, Projektledare samt ITSAMs VD), Projektgrupp (Projektledare, systemtekniker samt upphandlingsansvariga i respektive ingående kommun). Översikt Inom ITSAM-kommunerna finns idag ett stort antal olika avtal med olika leverantörer och med olika förfallodatum. De flesta avtal förlängs idag månatligen eller kvartalsvis. För att effektivisera administrationen av den hårdvara som idag börjar bli gammal och är mycket diversifierad måste ett helhetsgrepp tas. Sedan de gamla avtalen tecknades har utvecklingen gått framåt med stora steg och mjukvarusystem för effektivisering, besparing och säkerhetsförbättring kommit på marknaden. Dessa system är idag beprövade och har den största besparingspotentialen i ekonomiska termer av alla IT-baserade system. Den gemensamma upphandling som ska göras har som syfte att med vinnande leverantör teckna avtal som leder till ovanstående samt en tydlig och översiktlig bild av varje deltagande kommuns utskriftskostnader ända ner på individnivå.

14 Uppdrag/ Mål Uppdraget är att upphandla och implementera en kostnadseffektiv, harmonierad och administrativt välfungerande utskrifts- och kopieringsfunktion i alla tillitsam hörande kommuner. Projektet innefattar flera stora del mål nedan kallade etapper. Huvudmålet är att uppdraget ska slutföras enligt föregående. Det kan beskrivas som att ITSAM gemensamt med kommunerna tar fram ett väldefinierat upphandlingsunderlag samt leveransavtal och SLA (Service Level Agreement) för ITSAMS leverans av utskriftsfunktion till kommunerna. ITSAM genomför upphandlingen, skriver avtal med leverantör och tillsammans med vald leverantör implementerar lösningen och utbildar kommunal personal. I projektet ingår följande delmål: cd Etapp 1 Ta fram upphandlingsunderlag cd Etapp 2 Upphandling Avtalstecknande med leverantör Leveransavtal med prisestimat och SLA tas fram i projektgruppen cd Etapp 3 Avtalstecknande mellan ITSAM och kommunerna avseende utskrijtsfunktion Implementation, Utbildning cd Etapp 4 Avveckling av personliga skrivare Prioriteringsordning (ska fördelas enligt procentsats) 1. Resultat (funktion) 2. Tidsåtgång (implementation) 3. Kostnader Äterrapportering av projektet skall ske från projektledare till styrgrupp, projektgrupp samt teknikgrupp. Styrgruppen ansvarar för att fortlöpande information sker till respektive verksamhet/kommun. Omfattning Projektet omfattar allt från upphandling till implementation och utbildning. I projektet ingår: Framtagande av upphandlingsunderlag och alla till upphandlingen tillhörande dokument. Publicering av upphandlingen. Mottagande av anbud. Utvärdering av anbud. Tilldelningsbeslut. Avtalstecknande med leverantör. Avtalstecknande mellan ITSAM och kommunerna. Implementation av systemet. Utbildning. Leveransgodkännande.

15 Avveckling av personliga skrivare. I projektet ingår inte: Den "lobbyverksamhet" / informationskampanj som krävs inför avvecklingen av personliga skrivare. Att detta blir gjort är dock av yttersta vikt om man ska få del av den höga ekonomiska besparingseffekt system bytet kan ge. Ej heller ingår utfärdande och leverans av smarta kort för förenklade och tvåfaktorssäkrade utskrifter. Upphandling av kopieringspapper. (Varje kommuns ansvar) Påverkan på organisationen Projektledare (Projektchef, utsedd projektledare) Drift (systemtekniker, driftchef, support och logistikchef) Kommunchefer + ITSAM VD eller annan utsedd ledningsperson (Styrgrupp) Kommunernas upphandlingsansvariga (projektgrupp) Upphandlingscenter (Konsulttjänst från Linköping/Norrköpings upphandlingsenhet) Kommunernas ledningsgrupper (information och synpunkter) Beräknade kostnader och tidsåtgång Beräknade kostnader Ingen budget upprättad Beräknad tidsåtgång Augusti 2011 till 1 juli 2012 Antaganden Här finns återigen den " Iobbyverksamhet"/informationskampanj som krävs för att generera förståelse när det gäller avvecklingen av de personliga skrivare som bär en stor del av de onödiga kostnader kommunernas printproduktion bär. Om avvecklingen av dessa fördröjs eller i värsta fall inte kommer till stånd kommer en stor del av besparingspotentialen aldrig att kunna utnyttjas. Viktigt! Meningen med att ta bort de personliga skrivarna är att så långt det är möjligt avveckla ALLA skrivare kopplade till en lokal dator/arbetsplats. Viktigt att detta förankras i respektive kommun och dess verksamheter. Risker Kända risker som identifierats till detta projekt är: Att den initiala ekonomiska- / resursbördan anses för stor ingen på kommunnivå vill/törs/orkar ta tag i avvecklingen av personliga skrivare upphandlingsunderlaget blir otydligt

16 tidsaspekten är för snäv Projektorganisation Styrgrupp Består av Kommunchefer samt ledningsperson från ITSAM Projektledare Tillsatt av ITSAM. För närvarande Conny Forsberg. Projektgrupper Upphandlingsgrupp bestående av projektledaren, kommunernas upphandlingsansvariga samt Arne Storm, professionell upphandlare från Upphandlingscenter i Linköping/Norrköping som deltar under själva upphandlingsfasen. Teknisk grupp med deltagare från ITSAMs driftorganisation. Förslagsvis, driftchef samt en systemtekniker. Förvaltningsansvaret Förvaltningsansvaret kommer att ligga på kommunalförbundet ITSAM. Alla avtal med leverantören tecknas av ITSAM och kommunerna i sin tur tecknar avtal med ITSAM i egenskap av upphandlande part. Kommunerna betalar endast för sin förbrukning. Möjlighet att faktureras ner på avdelningsnivå finns.

17 ~ 8 (ITSFlm;' AN BUDS FÖRFRÅGAN Upphandling av dokumentproduktionsfunktion (copv/ print) inklusive säkra utskrifter. o Bakgrund Kommunalförbundet ITSAM och dess medlemskommuner har idag avtal med flera olika leverantörer av maskiner för vår dokumentproduktion (kopiatorer/skrivare). Den totala volymen är idag cirka 12 miljoner kopior/utskrifter per år fördelat på ca 85% svartvitt och 15% färg. För närvarande har vi ca 100 maskiner. Vi gör nu en ny upphandling inom detta område. Utrustning finns/kommer att placeras på ett stort antal platser i kommunernas verksamhet såväl i centralorterna såväl som i övriga orter i kommunerna. Upphandlingen avser printfunktion till samtliga i kommunerna förekommande verksamheter (central förvaltning, förskolor, skolor, gruppboenden etc). Vi avser att skriva avtal för funktionsleverans på det för oss mest fördelaktiga sättet antingen via egen finansiär eller via utsedd leverantör. Funktion och klickpris definieras under punkt 2.2 Pris. Kommuner som ingår i denna upphandling är: Kinda kommun, Ödeshögs kommun, Boxholms kommun, Ydre kommun, Ätvidabergs kommun samt Vimmerby kommun, avtalspart är Kommunalförbundet ITSAM. 1 Allmänna föreskrifter 1.1 Inbjudan Ni inbjuds att lämna anbud på utrustning med funktionalitet enligt bifogad anbudsförfrågan. I anbudsförfrågan benämns ITSAM som beställaren och anbudsgivaren som leverantör. Kommunalförbundet ITSAM Storgatan 36A, Kisa Organisationsnummer Tel: Fax:

18 1.2 Kontaktpersoner Kontaktpersoner för upphandlingen Kommersiella frågor Alberto Necovski, VD ITSAM, tfn Övriga frågor teknisk karaktär: Conny Forsberg, Projektsamordnare tfn (070-2s1 9111) eller Mathias Näsström, systemtekniker tfn Sista anbudsdag Anbud ska lämnas skriftligt i slutet kuvert, tydligt märkt "Anbud dokumenthantering" och vara Upphandlingscenter adress bia bl a tillhanda senast den Datum. 1.4 Giltighetstid Leverantörer är bunden av sitt anbud till och med datum här. 1.5 Upphandlingsform Denna upphandling genomförs som öppen EU upphandling enligt LOU. Anbud kommer att antas utan föregående förhandling. Beställaren kan medge att anbudsgivare får rätta uppenbar felskrivning, felräkning eller annat uppenbart fel i anbudet. Beställaren får begära att ett anbud förtydligas om det kan ske utan särbehandling eller konkurrensbegränsning. I övrigt gäller svensk rätt och lagstiftning för lämnat anbud.

19 1.6 Omfattning Förfrågan avser beställarens behov av maskiner för kopiering/utskrift med tillhörande funktionalitet. Vår nuvarande volym framgår av pkt O. I bifogad kravspecifikation, (bilaga 1) framgår de tre olika maskintyper som kommer att ingå i utvärderingen av lämnade anbud. Dessa maskiner skall finnas tillgängliga för leverans minst fram till 2013-??-?? Beställaren förbinder sig inte att avropa viss bestämd kvantitet av varje maskintyp. 1 undantagsfall kan även annan ma skintyp än offererad komma att bestä lla s från leverantören (7?? 7) j Kommentar [CFl]: Ska denna mening va r3 med'? Antagen leverantör är skyldig att leverera beställarens verkliga behov. Volymer och övriga förutsättningar kan komma att förändras under avtalstiden på grund av förändringar i verksamheten. Vid förändringar av leverantörens produkter och tillhörande tjänster, produktens eller tjänstens egenskaper eller annat som kan ha betydelse för beställaren skall detta skriftligt meddelas till den för avtalet ansvarige hos beställaren för godkännande av kommunen. Leverantören skall utse en särskild kontaktperson. Leverantören har informationsansvaret till beställaren i samband med avtalsstart och vid förändringar såsom byte av transportör, omläggning av beställningsrutiner, strukturförändringar inom företaget o d. Informationen skall ske i god tid före ikraftträdandet. 1.7 Alternativa anbud Alternativa anbud accepteras ej, utrustning som offereras skall minst vara i enlighet med kravspecifikationen bilaga Delbart anbud Endast en leverantör kommer att antas. 1.9 Kompetens och resurser Leverantören skall redovisa dokumenterade resurser och kompetens att utföra uppdraget samt ange sin serviceorganisation. Referenskund(er) skall redovisas. Bilaga 2.

20 1.10 Erfarenhet Leverantören skall redovisa erfarenhet från liknande uppdrag. Bilaga Garanti Garanti och dess omfattning skall beskrivas. Bilaga Effektiv, säker och rationell utskriftshantering Kommunens strävan är att med denna upphandling få maskiner och funktionalitet som ger effektiv, säker och rationell hantering av utskrifter och kopiering. I detta ingår bland annat att vi avser att i stor omfattning utnyttja möjligheterna för IJfollow melj-funktion (kunna hämta ut utskrift vid valfri maskin). Kostnadseffektivitet är viktig. Maskinernas möjlighet att Själv rapportera in servicebehov, avläsningar, förebyggande underhåll mm ingår också i denna punkt. Vi eftersträvar att våra utskrifts/kopieringsvolymer ska minska och att utskrifter/kopiering ska ske på de maskiner som är mest lämpade för jobbets storlek. MÖjligheter till uttag av detaljerad statistik och uppföljning skall finnas. Vi vill uppnå mätbara resultat inom ovanstående områden. Leverantören skall i bilaga 7 lämna beskrivning på den föreslagna lösningen för ovanstående. I lämnat svar beskriv de tekniska lösningar som används eller krävs och mjukvarors funktionalitet och licensieringsformer. Häri ingår till exempel beskrivning av olika möjligheter för användaridentifikation. Kostnader för IJfollow melj-lösningen inklusive installation och eventuella tredjepartsprogram skall ingå i anbudet (klickpriset) Miljö Vi eftersträvar en miljömässigt god hantering i anslutning till vår utskrifts/kopieringshantering. I detta ingår bland annat utrustningens energiförbrukning, ljudvolym, hantering/distribution av tonerpatroner (nya och förbrukade), planering av resor för serviceorganisationen mm. Leverantören skall i bilaga 6 beskriva produkternas/företagets fakta och ambitioner i dessa avseenden. Har produkterna miljöklassning (t ex Svanenmärkning, EnergyStar-märkning) anges detta i bilagan.