Ärendehandbok. Administrativa ärenden inom Landstinget Dalarna. LF Dnr LD11/02896 Rev. 2011:2

Transkript

1 Ärendehandbok Administrativa ärenden inom Landstinget Dalarna LF Dnr LD11/02896 Rev. 2011:2

2 Innehåll Ärendehantering i Landstinget Dalarna...3 Kap 1 Inledning...4 Kap 2 Organisation...5 Kap 3 Dokument och ärenderegistrering*...6 Kap 4 Beredning*...8 Kap 5 Facklig samverkan...8 Kap 6 Beslutsprocesser...9 Kap 7 Uppställning av beslutsunderlag*...10 Kap 8 Sammanträde och beslut...13 Kap 9 Landstingsstyrelsens delegeringsbestämmelser...15 Kap 10 Arkivering*...15 Ordlista och förklaringar...16 Anteckningar...19 De sista sidorna i ärendehandboken innehåller en ordlista och förklaringar. När ett ord, som finns med i ordlistan, skrivs första gången i löpande text markeras ordet med en *. Förklarade ord i rubriker markeras alltid med en *. 2 Ärendehandbok Rev 2011:2

3 Ärendehantering i Landstinget Dalarna Varför en ärendehandbok? Ärendehandboken innehåller regler och rutiner för hur tjänstemannaorganisationen handlägger ärenden i den politiska ärendegången. Den ger en översikt och knyter samman olika riktlinjer och styrdokument samt säkerställer ärende- och dokumenthantering. Syftet med ärendehandboken är att främst handläggare* och sekreterare ska få hjälp och stöd i arbetet med ärenden. Beskrivningen är ibland övergripande, ibland finns en hänvisnings- eller fördjupningstext. I ärendehandboken finns också en ordlista och förklaringar till ord och uttryck. Hela ärendegången, från postöppning till arkivering*, blir effektivare genom ärendehandboken, t.ex. genom: Bättre överblick över ärendeflödet som leder till bättre framförhållning och mindre dubbelarbete. Bättre sökbarhet och versionshantering av dokument. Stöd för automatisk textuppställning i dokumentmallar inom nämndsadministration (beslutsunderlag, dagordning*, protokoll* och protokollsutdrag*). Kansliavdelningen ansvarar för skrivregler och dokumentmallar. Formgivningen följer Landstinget Dalarnas grafiska profil. Hör gärna av dig med idéer och synpunkter till Kansliavdelningen, Landstingshuset, Falun. Kansli.LD@LTDalarna.se Innehåll: Jens Beronius, chef Administrativa enheten, Central förvaltning Sammanställning: Jan Lindwall Form: Michael Marklund Foto: Marie Eriksson Ärendehandbok Rev 2011:2 3

4 Kap 1 Inledning Landstinget Dalarna ska ha: Fastställda och bra rutiner för ärende- och dokumenthantering Medarbetare med kunskap om betydelsen av säker hantering av ärenden och dokument Medarbetare som skriver tydliga och relevanta beslutsunderlag i god tid inför beslut Utifrån följande krav: Allmänhetens krav på insyn och kontroll av verksamheten Samhällets krav på offentlighet och sekretess enligt lag Förtroendevaldas krav på tydliga och relevanta beslutsunderlag Verksamheters krav på struktur i ärendegången profil. Dokument som är uppställda på ett strukturerat och standardiserat sätt, gör att de blir enkla att läsa och administrera. Målgrupp Ärendehandboken riktar sig till handläggare och sekreterare* som bereder ärenden men även till politiker och andra intressenter i beslutsgången. Ärenden beslutas i en politisk instans eller inom tjänstemannaorganisationen. Ansvar Respektive chef ansvarar för att innehållet i ärendehandboken följs. Nämndsekreterarena har rätt att skicka tillbaka beslutsförslag till handläggare om dokumenten inte följer ärendehandbokens regler och rutiner. Kansliavdelningen ansvarar för skrivregler, dokumentmallar och instruktioner. Officiella dokument ska ha ett enhetligt utseende som stämmer överens med Landstinget Dalarnas grafiska 4 Ärendehandbok Rev 2011:2

5 Kap 2 Organisation Landstingets organisation Den politiska organisationen är indelad i beslutsinstanser, utskott, beredningar och råd. Landstingsfullmäktige är landstingets högsta beslutande organ och beslutar om mål och riktlinjer för verksamheten, budget, skatt och andra viktiga frågor. Fullmäktige utser landstingsråd, revisorer*, patientnämnd och landstingsstyrelse och övriga nämnder. Befogenheter Kortfattat kan arbetsfördelningen mellan den politiska organisationen och tjänstemannaorganisationen beskrivas så här: Förtroendevalda beslutar vad som ska göras Tjänstemännen hur det ska göras I arbetsordning och reglementen beskrivs ansvar och befogenheter för de politiska organen. Delegering För att de politiska organen och tjänstemannaledningen ska kunna koncentrera sig på sina ledande och strategiska uppgifter, krävs att beslut kan fattas på lägre nivåer i organisationen. Detta beskrivs i delegeringsbestämmelserna. Styrelsen delegerar beslutsrätten i ett ärende eller en grupp av ärenden till ett utskott, en ledamot/ ersättare eller en anställd. I respektive nämnds delegeringsbestämmelser står vilka beslut som delegeras och till vem/vilka. Landstingsdirektören har det övergripande ansvaret för verksamheterna. Riktlinjer och regler ska följas i organisationen och resultaten rapporteras till landstingsstyrelsen. Landstinget Dalarnas organisation Handikapp rådet Folkrörelseberedning Pensionärsrådet Landstingsfullmäktige Revisorskollegium Patientnämnd Revisionschef Kansli Landstingsstyrelse Landstingsstyrelsens arbetsutskott (AU) Lokala hälso- och sjukvårdsberedningar HvB hälsovalsberedning Norra Landstingsdirektör Kultur- och bildningsnämnd Kultur- och bildningsförvaltning Nedansiljan Falun Central förvaltning Hälso- och sjukvårdsförvaltning Fastighetsnämnd Servicenämnd Fastighetsförvaltning Landstingsservice Borlänge Västerbergslagen Bolag och stiftelser Tandvårdsnämnd Tandvårdsförvaltning Södra Beställarenhet för tandvård Bilden ovan visar tjänstemannaorganisationens förvaltningar och ledning samt den politiska organisationen Ärendehandbok Rev 2011:2 5

6 Kap 3 Dokument och ärenderegistrering* Ett ärende börjar med att en handling*, kommer in till, eller upprättas hos myndigheten Landstinget Dalarna. Handlingen registreras i diariet* av registrator*. Upprättad* handling ska alltid få ett diarienummer, innan den skickas vidare till handläggare. Det är handläggarens ansvar att se till att inkomna eller upprättade handlingar i ett ärende registreras. Originalhandlingar ska samlas hos registrator. På så sätt finns handlingar i ärenden alltid tillgängliga. Varför registrera? Enligt offentlighets- och sekretesslagen har Landstinget Dalarna skyldighet att föra register över allmänna handlingar. För att kunna möta kraven på insyn som bl. a. tryckfrihetsförordningen ställer på våra myndigheter, krävs att registrering och arkivering av ärenden sköts så att det går att söka och hitta handlingar snabbt Ett diarium används för att hålla reda på vilka ärenden som handläggs, handläggarens namn, beslut som fattats och till sist när ärendet har arkiverats. Man kan säga att ett diarium tjänar två syften: Garantera offentlighet och allmänhetens rätt till insyn. Underlättar och effektiviserar verksamhetens eget arbete En god ärenderegistrering och posthantering har även stor praktisk betydelse för att ärendehanteringen ska fungera effektivt. En god ordning på de allmänna handlingarna går hand i hand med en välskött och effektiv administration. För att hålla diariet aktuellt ska allt som händer i ett ärende anmälas fortlöpande till diariet. Vad registreras? Det som registreras är bland annat: Ärendemening Datum när handlingen kom in eller upprättades Vem handlingen kom från eller vem den skickades till Diarienummer Planeringsansvarig* Inkommen* handling Varje verksamhet ansvarar för att inkommande post öppnas, ankomststämplas och diarieförs enligt fastställda rutiner. Se foldern Allmän information om post- och diariehantering inom Landstinget Dalarna. Handlingar i påbörjade ärenden Handläggaren ansvarar för att kontinuerligt registrera handlingar och uppgifter i pågående ärenden. Utgående post till andra myndigheter, företag, organisationer och allmänhet ska också registreras. Tänk på att fax, e-post och sms också är post Fördelning av ärenden, ansvar för beredning Beroende på typ av ärende fördelas de till chef/ planeringsansvarig som beslutar vem som ska handlägga ärendet. Handläggare och byte av handläggare för ärendet registreras i diariet. Rubrik på ärenden och dokument Det är viktigt att ärendet redan från början får en tydlig och rättvisande rubrik som beskriver vad ärendet handlar om. Registratorer, handläggare och nämndsekreterare bör samråda om rubriceringen så tidigt som möjligt. För att hitta politiska beslutsärenden på webben kan sökning göras med hjälp av en sökmotor. Rubriker på ärenden bör därför vara så karaktäristiska som möjligt. Undvik ord som angående och beträffande i rubriker, eftersom de är meningslösa som sökord. Undvik även förkortningar. 6 Ärendehandbok Rev 2011:2

7 Felaktigt fördelade ärenden En handläggare som upptäcker att ett ärende fördelats felaktigt, ska omedelbart kontakta sin chef eller planeringsansvarig så att felet rättas till. Språk Språket i en skrivelse ska vara lätt att förstå. Ett enkelt och begripligt språk gör inte ärendet mindre viktigt. En bra och läsvärd hjälp för hur man skriver finns på Språkrådets hemsida Schematisk beskrivning av ärendehantering Chef kan bifoga dokument eller annan information som inte är diariefört på ärendet, till exempel arbetsmaterial. När ärendet är avslutat kan arbetsmaterialet tas bort eller diarieföras. Behöriga kan när som helst ta del av vad som händer i ärendet. Planeringen kan ändras under handläggningstiden. Efter handläggning går ärendet vidare för beslut enligt vald beslutsväg vid planeringen. Ärende Ärendet går till en handläggande förvaltning eller enhet. Ansvarig avd Planering Typ av beslut Inom enheten sker en planering där beslutsväg anges och val av planeringsprocess vilket innebär att man redan i detta skede planerar in beslutinstanser ärendet ska passera. Handläggning Delegeringsärende Nämndärende Verkställighetsärende Chef vidarebefordrar ärendet tillsammans med eventuella anvisningar till aktuell handläggare. Ärendehandbok Rev 2011:2 7

8 Kap 4 Beredning* Ordföranden* ansvarar för planering och upplägg inför varje sammanträde. Stoppdatum Det är ett intensivt arbete att samla in material inför aktiviteter i planeringsprocessen, som till exempel tjänstemannaberedning, politisk beredning och samverkan* med arbetstagarföreträdare. Ärenden måste gå genom dessa led innan materialet kan tryckas, skickas ut med post och publiceras på webben inför fullmäktiges, styrelsens och övriga nämnders sammanträden. Det är därför viktigt att handläggarna respekterar angivna stoppdatum och därmed bidrar till ett effektivt ärendeflöde. Om beslutsunderlag kommer för sent blir konsekvensen att ärendet inte kan behandlas vid det planerade mötet. Nämndsekreteraren sammanställer ärenden som bedöms vara klara för beslut. Kap 5 Facklig samverkan Arbetsgivaren är enligt medbestämmandelagen (MBL) skyldig att samverka med de fackliga organisationerna om förslag som rör viktiga förändringar i verksamheten. Landstinget Dalarna har tecknat kollektivavtal om formerna för samverkan (information och förhandling) med de fackliga organisationerna. Central facklig samverkan är begränsad till landstingsövergripande frågor som gäller mer än en förvaltning och/eller som ska beslutas i landstingsstyrelsen/landstingsfullmäktige. Övriga beslutsinstanser sköter sin egen lokala samverkan (MBA). Ärendebalans Förteckning över inplanerade ärendens rubrik, handläggare och beslutsinstansens planerade datum visas på Navet, landstingets intranät. Tjänstemannaberedning Inom varje förvaltning kvalitetssäkras ärenden och texter inför beslut. Politisk beredning Resultatet från tjänstemannaberedningen presenteras vid en politisk beredning. Ordföranden fastställer då förslag till beslut innan ärendet går vidare till en politisk beslutsinstans. Ärenden som behandlats i utskott och som kräver beslut överförs till landstingsstyrelsen. Förslag från beredande organ överförs till respektive beslutsinstans för beslut. Sändlista och publicering Kallelse till fullmäktigesammanträden annonseras i lokala dagspressen och anslås på landstingets officiella anslagstavla i Landstingshuset samt skickas till ledamöter och ersättare. Kallelser och handlingar till fullmäktige, styrelser och nämnder, publiceras i sin helhet på Landstinget Dalarnas webbplats Efter justering publiceras även protokollen. 8 Ärendehandbok Rev 2011:2

9 Kap 6 Beslutsprocesser Flödesschema: Hur olika typer av ärenden hanteras. Verkställighetsärende Mötesplanering Agenda Beslut Protokoll Delegeringar Beslut Diarie, avslut Publicering Delegeringsärende Nämndärende Beslut Nämndärenden Nämndärenden följer alltid en särskild mötesplanering. Mötesplanering är en administrativ arbetsuppgift. Det är för det mesta nämndsekreteraren som sköter mötesplaneringen på uppdrag av ordföranden i nämnd och förvaltningschef Ärenden som ska vidare till mötesplanering sätts upp på en dagordning. Till varje punkt på dagordningen bifogas valda diarieförda och relaterade dokument. Efter varje sammanträde skrivs ett protokoll. Rubrikerna i protokollet är samma som på dagordningen. Det färdiga protokollet justeras och anslås på landstingets anslagstavla. Se Kap 8 Tillkännagivande. Protokollet diarieförs och ärendena expedieras och avslutas. I diariet finns det möjlighet att följa upp ärenden via ett bevakningsdatum och en bevakningsorsak. När ärendet avslutas rensar* handläggaren onödigt material. Det färdiga protokollet publiceras på Landstinget Dalarnas webbplats Delegeringsärenden Beslut som sker på delegering från en beslutsinstans, ska återrapporteras till den som utfärdat delegeringen. Verkställighetsärenden Många ärenden är av verkställande karaktär och kan beslutas utan att passera politiska beslutsinstanser. Beslutsfattare kan själv registrera beslut i ärende eller planera en tid för genomgång och beslut. Beslut som hör ihop med ett ärende ska diarieföras. Ärendehandbok Rev 2011:2 9

10 Kap 7 Uppställning av beslutsunderlag* Gränsen mellan politik och verksamhet Det är viktigt att såväl tjänstemän som politiker har möjlighet att se vem som ansvarar för innehållet i beslutsunderlaget. Tjänstemän ansvarar för beslutsunderlagen och politiker för besluten. För nämndärenden har politikerna möjlighet att ändra tjänstemännens förslag till beslut och göra en annan bedömning. Beslutspunkter och sammanfattning kan bara vara text. Inga tabeller, bilder eller diagram får förekomma. Nämndärende Delegeringsärende Verkställighetsärende Ordförandens förslag Delegationsbeslut Verkställighetsbeslut Sammanfattning Beskrivning av ärendet och skälen till förslaget Samverkan med fackliga organisationer Ordförandens förslag Ordföranden ansvarar för förslagen till beslut enligt kommunallagen. En avstämning ska göras med respektive ordförande. Exempel Skriv: Nya lokaler till Landstinget Dalarna länsarkiv. 1. Lokaler på fastighet Diamanten 2:123 hyrs from , 2000 m2 arkivyta samt 220 m2 administrativ yta. 2. För finansiering av driftkostnader 2012 tillförs arkivet ytterligare 4 Mkr, medel tillförs från kostnadsställe 950 XX 3. Befintliga lokaler disponeras av Håksberg Gruv AB from För finansiering av driftkostnader från 2013 tillförs arkivet ytterligare kr, medel tillförs från kostnadsställe 950 XX 5. Nya lokaler i drift from Uppföljning Ett underlag för beslut ska innehålla följande punkter: Om någon del i mallen till beslutsunderlag saknar betydelse för ärendet ska det stå Inte relevant under respektive rubrik. Gemensamt för beslutspunkter Beslutspunkterna ska formuleras så tydligt att det inte råder någon tveksamhet om beslutets innebörd. Varje beslutspunkt ska vara så självständig som möjlig. Punkten ska vara begriplig även om den rycks ur sitt sammanhang och förstås utan hänvisning till bilagor. Beslutspunkter ska skrivas som fullständiga meningar. Varje punkt kan innehålla flera meningar om det är nödvändigt. Beslutspunkter numreras även om det bara är en punkt. Undvik så långt möjligt passiv form eftersom det då blir oklart vem som ska göra vad. Skriv inte: 1. Hyra av nya lokaler för Landstinget Dalarnas länsarkiv från 2012 enligt föreliggande förslag. 2. Befintliga lokaler sägs upp. Delegeringsbeslut Under denna rubrik ska ett fullständigt delegeringsbeslut redovisas. Den som mottar delegeringen ansvarar för att delegeringsbeslutet återrapporteras till beslutsnivån som utfärdat delegeringen. I delegeringsbeslutet ska det stå vilken beslutsinstans som utfärdat delegeringen. Dessutom ska beslutsparagraf som innehåller delegeringen samt tillämplig punkt i delegeringsbestämmelserna anges. Exempel: Enligt landstingsstyrelsens delegeringsbestämmelse /11 Punkt Dnr LD11/ Landstingsdirektören ger fullmakt till landstingsjuristen att föra landstingets talan i förvaltningsdomstol. 10 Ärendehandbok Rev 2011:2

11 Verkställighetsbeslut* Verksställighetsbeslut fattas av verksamhetsansvarig med preciserat ansvar och befogenhet. Skillnaden mellan verkställighetsbeslut och delegeringsbeslut finns beskrivet i landstingsstyrelsens delegeringsbestämmelser. Exempel Skriv: Anpassning av Landstingshusets reception för enklare kontroll av besökare. Ärende nummer LD11/01234 Återrapporteras senast Anskaffning av bevakningskamera 2. Kostnad kr, belastas kostnadsställe 950 XX Exempel Skriv inte: Anpassning av Landstingshusets reception för enklare kontroll av besökare. Ärende nummer LD11/12345 Återrapporteras senast Bevakningskamera anskaffas. Sammanfattning Då ordförande lägger förslag som avviker från tjänstemannaförslaget, bör skälen till den samlade bedömningen framgå som inledande i sammanfattningen. En sammanfattning kan bara vara text. Det får inte finnas några tabeller, bilder eller diagram. Vissa ärenden, till exempel budgetärenden, är svåra att sammanfatta på några rader. Det är å andra sidan just i denna typ av ärenden som det är viktigt att kortfattat redovisa grunduppgifter som läsaren behöver för att få en uppfattning om ärendet. När det gäller budget kan det till exempel handla om skattesats, nämndernas ekonomi, skuldsättning, stora investeringar eller besparingar. Det är handläggaren som bäst känner till innehållet i ärendet och normalt bör handläggaren därför vara den som sammanfattar förslag till beslut. Tidigare beslut i ärendet redovisas med hänvisning till beslutsinstanser, datum och paragraf. Samma beslutspunkter och sammanfattningar från förslagen till beslut används sedan (i den mån de inte ändras under resans gång) i både dagordning och protokoll från sammanträden. På så sätt minskar dubbelarbetet. Beskrivning av ärendet och skälen för förslaget (med eventuella bilagor) Beskrivningen av ärendet ska ge läsaren en bättre uppfattning om vad saken gäller. Den bör ringa in de frågor som ska bedömas i ärendet och ge en bakgrund till beslutet. Tidigare beslut i ett ärende ska skildras korrekt. Man behöver inte redovisa mer än det som prövas. För de flesta beslut ska dessutom en motivering finnas med. Använd underrubriker om inte texten är mycket kort. I arbetet att handlägga ärenden ingår att stämma av och relatera förslaget mot för ärendet, relevanta policys och beslut. Om det behövs mer dokumentation kan den bifogas beskrivningen av ärendet och skälen till förslaget. Det gäller även om dokumentation hämtas från externa källor. Ett beslutsunderlag är en del av det slutliga protokollet och ska där fungera som historiebeskrivning. Det är därför viktigt att beskrivningen är korrekt och saklig. Undvik en beskrivning som kräver kompletterande information. Konsekvenser av förslaget till beslut ska beskrivas. Följande aspekter ska alltid beaktas: Patientperspektiv Finansiering och ekonomiska konsekvenser Miljö Jämställdhet och mångfald Barnkonsekvens Juridik Folkhälsa Konsekvensbedömning enligt systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) Även i enkla ärenden som inte ger några direkta följder, ska det framgå att en bedömning av konsekvenser har gjorts. Utlåtande kan hämtas från berörda verksamheter/ professioner för att ge ärendet ytterligare information. Då utlåtande inhämtats ska det anges vilka som yttrat sig och de synpunkter som kommit in. Särskilda tjänsteutlåtanden kan bifogas och ska då registreras i ärendet. Ärendehandbok Rev 2011:2 11

12 Samverkan med fackliga organisationer Planeringsansvarig ansvarar för att förhandling/ information genomförs med de fackliga organisationerna. Resultatet ska redovisas i förslaget till beslut, alternativt att information är genomförd/eller att samverkan inte behövs. Uppföljning En viktig avslutande punkt är hur ett ärende ska följas upp. En återrapportering ska göras till den beslutsinstans som utfärdat beslutet på det sätt som beslutsinstansen själv bestämmer. Om uppföljning krävs ska en särskild beslutspunkt skrivas in under ordförandes förslag till beslut. I beslutspunkten ska det framgå hur och när ärendet ska följas upp, vilken förvaltning som ansvarar för uppföljningen och kostnader för genomförandet. 12 Ärendehandbok Rev 2011:2

13 Kap 8 Sammanträde och beslut Det är de förtroendevalda som beslutar i alla politiska organ. Underlag för beslut kan vara både muntliga och skriftliga. Se Muntlig föredragning nedan. Protokoll Efter varje sammanträde skriver nämndsekreteraren ett protokoll med en paragraf för varje ärende. Paragrafer numreras löpande under året. Protokollen är beslutsprotokoll där besluten ska anges tydligt och innehålla en sammanfattning av ärendet. Protokollet skrivs på ordförandens ansvar och justeras av ordföranden och en eller två justeringsmän. Protokollet ska redovisa: Beslutande Närvarande men inte tjänstgörande ersättare Närvarande tjänstemän Vilka ärenden som har handlagts/behandlats För varje ärende ska vidare redovisas: Förslag och yrkanden* som inte tagits tillbaka I vilken ordning ordföranden har tagit fram förslag till beslut Genomförda omröstningar med resultat Besluten Ledamöter som har deltagit vid beslutet och hur de har röstat vid öppna omröstningar Ledamöter som inte har deltagit vid beslutet på grund av jäv Reservationer* som har anmälts mot besluten Särskilda yttranden För fullmäktige gäller även att protokollet ska ange vilka interpellationer och frågor som ställts och besvarats. Jäv* En förtroendevald eller anställd är skyldig att genast anmäla till politiska beslutsinstansen om det föreligger någon omständighet som kan tänkas utgöra jäv mot honom. Huvudregeln är då att inte delta eller närvara vid handläggningen av ärendet. I kommunallagens förarbeten har man utgått från att den förtroendevalde själv frivilligt ska avstå från att delta i ärenden vid sådana intressekollisioner framför att ådra sig misstanken att handla i eget eller annans*. Med handläggning avses såväl överläggning som beslut. Anmälan om jäv samt det förhållandet att någon lämnar lokalen ska antecknas i protokollet. En ledamot som är jävig i en nämnd måste lämna lokalen. I fullmäktige räcker det med att inte delta i överläggning och beslut, vilket då ska antecknas till protokollet. Omedelbar justering* Ärenden kan i brådskande fall justeras redan vid sammanträdet. Detta bör anmälas till nämndsekreteraren i god tid före sammanträdet. Att paragrafen är omedelbart justerad skrivs in under beslutsmeningen. Vid omedelbar justering av en paragraf får denna justering en egen första sida som visar vilka som deltagit i beslutet. Sidan innehåller underskrifter för aktuell paragraf och bevis som anslås direkt efter mötet. Tillkännagivande Ett protokoll ska justeras senast fjorton dagar efter sammanträdet. Senast andra dagen efter justeringen ska detta tillkännages på Landstinget Dalarnas officiella anslagstavla, som finns i Landstingshuset. Tillkännagivandet får inte tas bort från anslagstavlan före den tid som gäller för överklagande enligt kommunallagen, vilket är tre veckor från dagen då protokollet anslagits. Nämndsekreteraren ansvarar för att protokollet anslås korrekt. Expediering* av beslut Sekreteraren i nämnden expedierar besluten i form av protokollsutdrag. Berörda handläggare och planeringsansvariga får på så sätt information om de politiska besluten. Den eller de verksamheter som direkt berörs av ett beslut får ett protokollsutdrag. Landstingsdirektören/förvaltningschef formulerar, när detta behövs, skriftliga riktade uppdrag omedelbart efter sammanträdet. Skrivelser från myndigheten Landstinget Dalarna ska undertecknas av styrelsens ordförande och kontrasigneras* av landstingsdirektören. Överklagande Överklagade beslut ska ha kommit till länsrätten inom tre veckor från den dag då beviset om justering tillkännagavs på anslagstavlan. Anslaget om protokollsjusteringen måste vara uppsatt på anslagstavlan under hela klagotiden för att vinna laga kraft. Det gäller även delegeringsbeslut. Ärendehandbok Rev 2011:2 13

14 Att verkställa de fattade besluten Alla beslut ska verkställas på det sätt som står i besluten. Respektive förvaltningschef är ansvarig för genomförandet. Hur återrapportering ska göras bestäms för varje ärende. Genom återrapporteringen blir det en internkontroll av politiska beslut. Muntlig föredragning Innehållet i en muntlig föredragning redovisas inte i protokollet utan är ett stöd för närvarande att lättare förstå ärendet. Att-tänka-på-lista Det är bra om du följer följande struktur vid en föredragning. Presentera vad du heter och var du arbetar. Lyft fram huvudtema, syfte och disposition. Börja med huvudfrågan kortfattat och tydligt. Gör klart vilket syfte föredragningen har. Beskriv bakgrunden övergripande för att sedan på ett kortfattat och tydligt sätt styra åhörarna till rätt nivå för frågan. Fördjupning Överväganden Alternativ. Först nu bör du mer i detalj utveckla frågeställningen. Hur har den initierats? Vilka svåra frågor finns? Vilken utredning har gjorts? Redogör för eventuella synpunkter från remissinstanser* Redogör för tjänsteutlåtanden Hur förhåller sig frågan till övergripande beslut? Finns alternativa beslutsförslag? För- och nackdelar med dessa? Redogör för förslag till beslut och skälen till förslaget. Facklig samverkan: Redogör för samverkan som genomförts samt eventuellt resultaten. Uppföljning: Gör klart hur beslutet ska följas upp och vem som ansvarar för den. 14 Ärendehandbok Rev 2011:2

15 Kap 9 Landstingsstyrelsens delegeringsbestämmelser Nedan följer en förkortad text. Den fullständiga texten finns att läsa på landstingets webbplats Delegering och verkställighet Det finns, förenklat uttryckt, två sätt att fördela ansvar och rätten att fatta beslut från de politiska beslutsinstanserna till verksamheten. Delegeringsbestämmelse som används för formella beslutsprocesser Fördelning av verkställighetsansvar med åtföljande befogenheter Delegering Delegering innebär att självständig beslutanderätt förs över från beslutsinstansen till delegaten* som får rätt att besluta i visst ärende. Beslut som fattats med stöd av delegeringsbestämmelse ska protokollföras och rapporteras till den nämnd/styrelse som delegeringsbestämmelsen utgått från. Vidaredelegering betyder att nämnden kan överlåta till förvaltningschef att i sin tur ge annan anställd inom landstinget i uppdrag fatta beslut. Den som får besluta genom vidaredelegering har däremot ingen rätt att i sin tur vidaredelegera. Verkställighet Fullmäktiges beslut om budget och landstingsplaner går att se som ett verkställighetsuppdrag till landstingsstyrelsen och nämnderna. Varje verksamhet i organisationen får på så sätt ett preciserat ansvar och befogenheter för sin del av det verkställighetsuppdrag som kommit från fullmäktige. I uppdraget ingår att, på den nivå man finns i organisationen, fatta de beslut som behövs för att utföra uppdraget. Det vill säga skaffa resurser, leda verksamheten, rapportera, attestera utgifter m.m. Verkställighetsbeslut fattas genom tillämpning av tidigare beslut, regler i lag eller avtal eller med hänvisning till instruktion eller befattningsbeskrivning. Sådana beslut behöver inte anmälas till styrelsen. Kap 10 Arkivering* Det är viktigt att handlingar från landstingets verksamhet sparas på ett säkert och riktigt sätt för framtiden. Våra handläggare behöver kunna gå tillbaka till tidigare avgjorda ärenden för att läsa handlingar och beslut. Allmänheten har genom tryckfrihetsförordningen rätt att ta del av allmänna handlingar och för forskningen är det viktigt att dokumentationen från landstingets verksamhet bevaras för framtiden. Arkivlagen och landstingets arkivreglemente innehåller allmänna regler för landstingets arkivverksamhet. En grundregel är att allmänna handlingar ska bevaras. Alla handlingar som finns hos en myndighet är dock inte allmänna. I samband med att ett ärende avslutas kan vissa handlingar i akten rensas eller gallras bort. Exempel på sådana handlingar är anteckningar av tillfällig betydelse och som inte tillfört ärendet sakuppgift, utkast, kladdar, övertaliga kopior och dubbletter m.m. Till hjälp för rensning och gallring finns dokumenthanteringsplaner. När ett ärende är avslutat antecknar registrator detta i diariet och arkivlägger akten* i närarkivet*. De arkiverade akterna överförs efter en tid till länsarkivet. Länsarkiv för Landstinget Dalarna Landstingsstyrelsen är arkivmyndighet för Landstinget Dalarna. Landstingets arkivchef ansvarar för verksamheten vid länsarkivet samt biträder arkivmyndigheten i dess tillsynsverksamhet. Länsarkivet finns i Håksberg, Ludvika kommun. Länsarkivet Håksberg Ludvika arkivet.haksberg@ltdalarna.se Ärendehandbok Rev 2011:2 15

16 Ordlista och förklaringar Akt Samlade originalhandlingar i ett diariefört ärende Arkivera Arkivreglemente Beredning Beslutsunderlag Dagordning Delegat Delegering Delegeringsbeslut Diarium Dokumenthanteringsplan Expediering Gallring Iordningställa handlingar i en på förhand bestämd ordning för långtidsförvaring under stabila förhållanden i syfte att spara handlingarna och kunna återfinna dem vid behov. Landstingsfullmäktige, 189/06, har i anslutning till arkivlagen och arkivförordningen fastställt Arkivreglemente för Landstinget Dalarna med bestämmelser om hur handlingar ska arkiveras i Landstinget Dalarna. Arkivreglementet återfinns i landstingets reglementshäfte. De åtgärder som krävs innan ett ärende kan föreläggas en beslutande instans för beslut. I ärendehandboken avses den bakgrund som krävs för att beslut ska kunna fattas. Underlaget kan bestå av en redogörelse om vad som förevarit, faktauppgifter, prognoser och bedömning. Förteckning över de ärenden som ska tas upp vid ett möte. I en dagordning kan finnas formalia-, informations-, diskussions- och beslutspunkter. Någon som fått självständig beslutsrätt överlåten till sig. I ärendehandboken avses överlämnande av rätten att fatta beslut. För delegering måste det finnas beslut från den som överlämnar beslutsrätten där det står vilka typer av beslut den/de som fått delegering kan fatta på egen hand.. Beslut som fattas med stöd av delegering ska återrapporteras till den som gett delegeringen. Den personen har fullt ansvar för fattade beslut och kan normalt inte ta tillbaka eller ändra enskilda beslut. Delegeringen kan dock dras in om man är missnöjd med besluten. Det är förbjudet att delegera vissa typer av beslut. Enligt kommunallagen får styrelsen och övriga nämnder uppdra åt ett utskott, ledamot, ersättare eller en anställd hos landstinget att besluta på styrelsens eller nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden. (3 kap 10 samt i 6 kap ) och 10 i nämndernas reglementen). Sådana beslut kallas delegeringsbeslut. I respektive nämnds delegeringsbestämmelser står det vilka beslut som delegeras och till vem/vilka. Förteckning eller register, där inkommande och upprättade handlingar registreras. Varje myndighet/verksamhet ansvarar för dokumenthanterings-planer som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa sköts. Kravet grundas på bestämmelser i offentlighets- och sekretesslagstiftningen och landstingets arkivreglemente. Dokumenthanteringsplanen innehåller även myndighetens regler om gallring och hur allmänna handlingar ska sparas. Överlämnande av handling till mottagare utanför myndigheten t ex per post, e-post eller genom fysiskt överlämnande. En aktiv och definitiv åtgärd som innebär att uppgifter förstörs och aldrig går att få tillbaka. Till gallring hör att ta bort meddelanden och att föra över uppgifter till annan form av lagring. Handlingar av tillfällig eller liten betydelse får gallras. Det förutsätter dock att myndigheten fattar beslut om vilka handlingar som får gallras. 16 Ärendehandbok Rev 2011:2

17 Handling Handläggare Justera Jäv Kontrasignera Motion Närarkiv Ordförande Planeringsansvarig Presidium Promemoria (PM) Protokoll Framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. En handling betecknas som allmän, om den förvaras hos myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet. En handling är inkommen när den nått fram till myndigheten eller när tjänsteman, som representerar myndigheten har tagit emot den. Det är inget krav att mottagande tjänsteman finns i myndighetens lokaler. Handlingar anses upprättade när de expedierats eller, för handlingar som inte expedieras, när de slutbehandlats, färdigställts eller tas om hand för arkivering. När en handling skickas till någon utanför myndigheten, anses den expedierad. Några exempel är när en handling publiceras på internet, skickas som post, e-post eller fax eller personligen lämnas över till en extern mottagare. En allmän handling, som inte är sekretessbelagd enligt offentlighets- och sekretesslagen, är offentlig. Inom landstinget avses en tjänsteman som ansvarar för att ett ärende färdigställs för beslut. Den huvudsakliga uppgiften för en handläggare är att inhämta underlag, redovisa detta och skriva förslag till beslut. I ärendehandboken avses en eller flera särskilt utsedda personer som efter ett möte intygar att det som sekreteraren skrivit stämmer överens med vad som faktiskt sades och beslutades på mötet. Utgör hinder för handläggning eller beslut på grund av personlig anknytning till ärendet eller berörda personer. En ledamot som är jävig i en nämnd måste gå ut från sammanträdesrummet när det ärendet behandlas och får inte delta i beslutet. I fullmäktige räcker det med att inte delta i beslutet. Underteckna ett dokument tillsammans med någon annan, som har huvudansvaret för dokumentet, i syfte att säkerställa kontroll av dokumentets riktighet. Den initiativrätt som tillkommer ledamöter i fullmäktige genom kommunallagens möjlighet att framställa förslag. För att en motion ska kunna behandlas krävs att den är egenhändigt undertecknad av motionären. Motioner ska behandlas inom ett år. Arkiverade handlingar som förvaras i ett därför avsett utrymme i anslutning till den verksamhet där de upprättats. I ärendehandboken avses en förtroendevald som ansvarar för och representerar den verksamhet ordförandeskapet avser. I uppgiften ingår att leda den grupp som tillsammans ansvarar för verksamheten. Ordföranden leder de politiska mötena och ansvarar för att skapa ordning i mötena. Ordförande bestämmer t ex turordningen för dem som vill tala och sammanfattar tydliga förslag till beslut efter diskussioner före omröstning. Det är också ordförandens uppgift att se till att dagordningen följs och att beslut fattas enligt deltagarnas vilja. Till sin hjälp har ordföranden en sekreterare. Av förvaltningschef utsedd tjänsteman som planerar och fördelar ärenden. I Landstinget Dalarna utgör ordföranden, vice ordföranden och 2:e vice ordföranden presidium. De representerar gruppen och bereder gruppens möten. En promemoria (PM), latin för minnet, är ett kort dokument med minnesanteckningar eller en redogörelse för ett visst ämne. PM är ett samlingsnamn för förslag, instruktioner, referat, rapporter, utredningar, yttranden, m.m. I ärendehandboken avses en dokumentation av ett sammanträde i ett politiskt organ. Protokollet skrivs av en sekreterare men det är ordföranden som ansvarar för innehållet. Protokollet skrivs under av sekreteraren, ordföranden samt justeras av en eller två ledamöter. Enligt kommunallagen ska protokollet innehålla uppgifter om ledamöter och ersättare som har tjänstgjort och ärenden som tagits upp. För varje ärende ska redovisas förslag och yrkanden som lagts fram och inte tagits tillbaka, i vilken ordning ordföranden lagt fram förslag till beslut, omröstningar och resultat, beslut som fattats, ledamöter som deltagit i besluten och hur de har röstat vid öppna omröstningar, samt reservationer som anmälts mot besluten. Ärendehandbok Rev 2011:2 17

18 Protokollsutdrag Registrator Remissinstans Rensa Reservation Revisor Sakfråga Sekreterare Särskilt yttrande Verkställighetsbeslut Yrkande Återremiss Ärende Ärenderegistrering Utskrift av en paragraf från ett justerat protokoll, vars överensstämmelse med originalet intygats av en tjänsteman. Tjänsteman som har till uppgift att registrera handlingar och uppgifter i ett diarium. Myndigheter, organisationer eller särskilt sakkunniga varifrån yttrande inhämtas, som ska utgöra underlag innan beslut fattas. I ärendehandboken avses att ur en akt ta bort onödiga kopior, utkast och liknande arbetsmaterial som bara varit en del i processen i ärendet och som inte behövs för att förstå handläggning eller beslutet. Handläggaren ansvarar för att akten är rensad när ärendet är avslutat och överlämnas för arkivering. Anteckningar i ett ärende som inte tillför ärendet några upplysningar i sakfrågan är inte allmänna handlingar, så länge ärendet pågår. Anteckningar som finns kvar i ärendet efter arkiveringen blir dock allmänna handlingar. Ett sätt för ledamot att visa sitt missnöje med ett beslut och anmäla sin mening i en styrelse eller annat beslutande organ. Ledamot som reserverar sig anmäler det efter beslutet men senast innan sammanträdet är slut. Den som vill kan tala om att han/hon stödjer ett annat förslag, och kan också lämna en skriftlig reservation. En reservation är i politisk mening en starkare markering än ett särskilt yttrande eller att inte delta i beslutet. I offentlig förvaltning anses man i juridisk mening ha stött beslutet om man inte reserverar sig. Landstingets fem revisorer väljs av fullmäktige och har till uppgift att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen är tillräcklig. Gäller organisationens egentliga verksamhet, till skillnad från en ordningsfråga, som handlar om hur sammanträdet går till. Skriver protokoll vid ett möte, oavsett om personen ingår i styrelsen eller inte. Vid beslutande möten i landstinget är sekreteraren i regel inte med i styrelsen eller nämnden. Sekreterare i denna betydelse kallas också mötessekreterare, nämndsekreterare eller protokollförare. En ledamot i en beslutande församling och i nämnderna även ersättare har möjlighet att markera sin åsikt genom att lägga till en text som blir bilaga till aktuell paragraf i protokollet. En sådan protokollsanteckning anses vara en svagare markering än reservation och benämns i fullmäktiges arbetsordning särskilt yttrande. Beslut som fattas efter direktiv från beslutande organ. Direktiv preciseras i lag, fullmäktiges eller nämndernas beslut, reglemente och arbetsordningar, policys, attestreglemente, riktlinjer, instruktioner eller uppdragsbeskrivningar. Verkställighetsbeslut behöver inte anmälas till politiska organ till skillnad från delegeringsbeslut. Ledamöters förslag till beslut. Yrkanden delas i allmänhet in i två kategorier: Formella yrkanden, t.ex. bordläggning och återremiss samt yrkanden som handlar om ärendet s.k. sakyrkanden. Återförvisning av ett ärende från en beslutande församling till beredande organ för ny behandling. I ärendehandboken avses såväl de handlingar som dokumenterar de olika stegen i en process från initiativ till slutligt beslut som själva processen med handläggningsåtgärder och besluts-fattande. Originalhandlingarna i ett ärende ska hållas samman i en gemensam akt som arkiveras efter att ärendet har avslutats. Beroende på om ett ärende är färdigbehandlat eller inte skiljer man på avslutade och öppna eller pågående ärenden. Förtecknande av ärende i ett diarium. 18 Ärendehandbok Rev 2011:2

19 Anteckningar

20 Landstinget Dalarna, Vasagatan 27, Box 712, Falun Fax