Arbetet har hittills resulterat i följande skrivelser/delutredningar:

Transkript

1 1 (18) Datum Strategisk chef Charlotte Sjövall , Företagsklimat Bakgrund Med anledning av svaga resultat i bland annat Svenskt Näringslivs årliga ranking av företagsklimatet i kommunerna, beslutade kommunstyrelsens arbetsutskott hösten 2012 att ett arbete skulle inledas i syfte att förbättra företagsklimatet i Trelleborgs kommun ( 110 Dnr KS 2012/254). Arbetet leddes av en politisk styrgrupp bestående av Ulf Bingsgård (M), ordförande, Tina Järvenpää (FP), Åke Svensson (KD), Catherine Persson (S), Nils-Gunnar Snygg (S), Per Klarberg (SD), Lars Mikkelä (M), Patrik Holmberg (C), Love Nilsson (MP), Jan Larsson (SD) och Bert Ekstrand (FP). Tjänstemannaresurserna är Charlotte Sjövall, Jonas Rosenkvist och Ditte Fagerlund. Styrgruppens uppdrag avslutades i och med beslutet om handlingsplan och detta ärende är en återrapportering till kommunstyrelsen om slutsatser och det fortsatta arbetet med utveckling av företagsklimatet. Utredningen Arbetet har hittills resulterat i följande skrivelser/delutredningar: Kartläggning och nulägesanalys, se bilaga 1 Handlingsplan för bättre företagsklimat, se bilaga 2 Rapport av Inga-Lill Lellky, se bilaga 3 Intern attitydundersökning, se bilaga 4 Slutsatser De huvudsakliga slutsatserna som samtliga delutredningar pekar ut finns inom områdena: roller, organisation, service, samordning, resurser och dialog. Utredningarna visar att styrkorna är god kännedom om det lokala näringslivet, en vilja att förbättra arbetet och en god insikt om företagarnas betydelse för Trelleborgs kommun. De huvudsakliga bristerna är samordning och resurser, svag initiativförmåga och bemötande/attityder. Trelleborg2000, v 1.0, Avdelningen för strategi och kommunikation Postadress: Trelleborg Telefon: Besöksadress: Algatan 13 Fax: E-post: trelleborgs.kommun@trelleborg.se Fakturaadress: Box 173, Trelleborg Org.nr:

2 2 (18) Otydlighet i roller, ansvar, organisation och samordningsansvar syns i alla utredningar. Även servicen upplevs som svag och handläggningen upplevs som långsam. Kontaktvägarna är många, bilden är splittrad och svår att kommunicera. Förslag till fortsatt arbete För att stärka arbetet med företagande och företagsklimat ytterligare föreslås följande: - Framtagande av näringslivsstrategi och näringslivsplan i samarbete med näringslivet. - Formulera effektmål och indikatorer som följs upp i enlighet med Trelleborgs kommuns styr- och ledningssystem. - Genomlysning av organisation och processkartläggning. - Kartlägga och utreda hur nuvarande resurser kan användas effektivare. - Förtydligande av ägardirektiven för AB Östersjöterminalen och Trelleborgs Kommuns Utvecklings AB (TKUAB) - Upprätta en kommunikationsplan med fokus på dialog. - Tillskapande av en väg in till kommunen, tydliga kanaler och snabbare service och handläggning - Utreda förutsättningarna för ett småföretagarcentrum, ett företagshotell i enlighet med uppdrag från kommunstyrelsen till kommundirektören i april 2014 För genomförande av ovanstående föreslås att kommunledningsförvaltningen, utifrån kommunstyrelseuppdraget att styra, stödja och följa upp organisationen, ges den samordnande, sammankallande och uppföljande rollen av näringslivsfrågorna. Syftet är att stärka den interna samordningen, oavsett hur näringslivsfrågorna är organiserade, och i en form som håller över tid, förslagsvis en strategisk samordningsgrupp för berörda bolag och förvaltningar. Kommunledningsförvaltningen föreslås fortsättningsvis ansvara för frukostmöten (4 ggr/år), Vårtinget, Hösttinget och etableringsgruppen. TKUAB föreslås ansvara för framtagande av näringslivsstrategi och plan, processkartläggningar och analyser, kommunikationsplan samt framtagande av mål och indikatorer. Förslag till beslut: Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta att godkänna återrapporteringen och ge kommundirektören i uppdrag att se till att de åtgärder som föreslås genomförs.

3 3 (18) Bilaga 1 1. Kartläggning och nulägesanalys Uppdrag Uppdraget till Trelleborgs Kommuns Utvecklings AB enligt ägardirektivet avseende näringslivsuppdraget: -Att allmänt stödja näringslivet i Trelleborgs kommun -Att medverka till utveckling av befintliga företag och etablering av nya företag. -Att ansvara för kommunens inkubatorverksamhet med syfte att främja nyföretagande och på sikt även öka sysselsättningen i kommunen. -Att skapa en positiv anda och goda förbindelser mellan kommun och företagare genom nätverksbyggande och kommunens företagare. -Att underlätta för en expansion av näringslivet i Trelleborg, utveckla idéer och projekt för att locka fler företag till Trelleborg samt kunna vara behjälplig vid företagens behov av kontakter med kommunens olika myndigheter Resurser Löner, näringslivsaktiviteter och fasta kostnader = ca 2 milj/år Trelleborg Green Room ca 1,5 milj. Arbetsuppgifter Nedan beskrivs arbetsuppgifter på olika förvaltningar/bolag. Utvecklingsbolaget Besöksnäring (utveckling, aktiviteter, nätverk, marknadsföring) Centrumutveckling (Citysamverkan) Etableringar (mark och lokaler, etableringsgruppen) Fakta och statistik FÖP Företagsbesök Information Kraftsamling Trelleborg Landsbygdsutveckling (Leader; kommunens representant i LAG, projekt) Marknadsföring (annonsering, trycksaker, bilagor) Nyföretagande (IFA/Almi, personlig rådgivning) Näringslivsråd (företagarföreningar samt föregående års vinnare av företagarpriserna) Nätverk (Företagarföreningar/klubbar, TFF:s affärsnätverk) Projekt (Biogas Sys, ESS/MAX IV, Kulturella och kreativa näringar, Uthållig kommun) Regionalt/delregionalt näringslivssamarbete (Reg. Skåne, Business Regions Skåne, Malmö-Lund) Rådgivning (öppet dagligen under kontorstid) Småbåtshamnsberedningen

4 4 (18) Trelleborgsgalan (sponsorer, biljetter, nomineringar företagarpriser) Trelleborg Green Room Tekniska förvaltningen Nyttjande av allmän plats Avfallshantering Avloppsanslutning Avtal/Arrenden Belamringstillstånd Byggbelamring Containeruppställning Elanslutning Gator (planering, drift, underhåll) Gatuförsäljning Kabelvisning Markupplåtelse Parkering (tillstånd) Renhållning Skyltar i gatunätet Sophämtning Torghandel Uteserveringar/uteplatser VA-frågor Vinterväghållning/väghållning Socialförvaltningen Alkohol, serveringstillstånd Arbetsmarknadsförvaltningen Arbetskraft/sysselsättning Praktikplatser Lärlingsprogram Kraftsamling Trelleborg initiativtagare och samordnare Ge en timme av din tid CSR koncept Rekryteringsutbildningar Etableringsservice för företagare Jobb- och utbildningsmässor Arbetsmarknadsråd Samverkansarena Navigatorcentrum Entreprenörskap Ung tankesmedja Nätverk, företagsföreningar, affärsnätverk, rotaryföreningar mm Regionalt och nationellt arbete gällande arbetsmarknad Rekryteringar Bildningsförvaltningen

5 5 (18) Utbildningar/Kompetensförsörjning Praktikplatser Samhällsbyggnadsförvaltningen Avfallshantering, regler Avlopp, enskilda Bekämpningsmedel Brandfarlig vara, tillstånd Buller Butiksskyltar Bygganmälan Bygglov Byggsamråd Cisterner Detaljplaner Egenkontroll (lantbruk, livsmedel, miljöfarlig verksamhet) Fastighetsbildning Gatuadresser Gränsvisning Hygienlokaler Hälsoskydd Kartor Lantmäteri Livsmedel (lokaler, tillstånd) Miljöfarlig verksamhet Nybyggnadskartor Planfrågor Producentansvar Rivningslov Tillfällig försäljning av livsmedel Utstakning Vattenhygien Värmepumpar Ändring av användning lokaler Översiktsplaner Kommunledningsförvaltningen Markförsäljning (köpekontrakt/köpebrev) Etableringsgrupp Räddningstjänsten Brandskyddsarbete Brandskyddskontroll Sotning Serviceförvaltningen

6 6 (18) Upphandlingar Trelleborgs Energiförsäljning AB Elförsäljning Trelleborgs Fjärrvärme AB Fjärrvärmeanslutning Kultur/fritidsförvaltningarna Det kulturella utbudet liksom sport, fritid och föreningsliv är viktiga för att invånare/besökare/företagare ska få en positiv grundsyn på kommunen. Mätningar Det finns ett antal olika rankinglistor som bedömer kommuner och företagande utifrån olika tillväxtmått. Rankinglistorna får ofta stort genomslag i media t ex Svenskt Näringslivs ranking avseende lokalt företagsklimat. Även Företagarnas och UC:s ranking avseende Årets Företagarkommun ges förhållandevis stort utrymme i media. Svenskt Näringsliv Svenskt Näringslivs ranking avseende lokalt företagsklimat i landets 290 kommuner och som på senare år fått stort genomslag bygger dels på företagares och vartannat år politikers enkätsvar och omdöme om företagsklimatet, dels på sex statistiska faktorer. Poängsvar läggs samman och kommunerna rankas sedan efter det totala resultatet. Politikernas svar ligger dock inte till grund för rankingen. Enligt Svenskt Näringslivs definition är företagsklimat summan av attityder, regler, institutioner och kunskaper som finns företagarens närmiljö. I 2011 års ranking (dvs enkätsvar från hösten 2010 där både företagare och politiker har intervjuats) återfinns Trelleborg som dalat något, på plats 165 (plats , plats , plats , plats , plats ). Företagarnas sammanfattande omdöme om företagsklimatet i kommunen har dalat från plats 159 till 164. Övriga faktorer som visat sämre resultat 2011 är (rankingplacering): Tillgång på arbetskraft med relevant kompetens (-79), Teleoch IT-nät (-43), Allmänhetens attityder till företagande (-75), Kommunpolitikers attityder till företagande (-23), Kommunala tjänstemäns attityder (-23), Medias attityder (-71) samt Skolans attityder (-44). Positivt är dock att företagen anser att kommunens service till företagen har förbättrats (+24), tillämpningen av lagar och regler likaså (+13) samt att konkurrensen från kommunens verksamheter upplevs som minskad (+35). Årets företagarkommun Årets Företagarkommun genomförs av Företagarna och Upplysningscentralen (UC). Undersökningen mäter hur företagen utvecklas i respektive kommun där företagens utveckling av omsättning och resultat är tyngsta faktorerna. Förutom utveckling mäts förändringen av antalet företag och företagens kreditvärdighet. Årets Företagarkommun är inte en urvalsundersökning, ej heller en undersökning av företagsklimat utan är baserad på UC-data för aktiebolag som lämnat bokslut två år i rad och mäter tillväxten under ett enskilt år. Noteras bör alltså att indexet inte är ett mått på kommunens prestation, utan hur företagen utvecklas i kommunen. Lokal tillväxt kan emellertid vara lättrörlig vilket gör att resultaten i Årets Företagarkommun ofta har stora svängningar från år till år. En kommun med låga tillväxttal får en lägre bas att arbeta från vilket kan göra det

7 7 (18) enklare för kommunens näringsliv att nå höga tillväxttal året därpå. Årets Företagarkommun går i första hand ut på att belysa dessa svängningar och visa hur kommunernas tillväxt har tillkommit. Årets Företagarkommun bygger på sex variabler. Fyra av dess är relaterade till företagens omsättning och resultat. De övriga två avser antalet aktiebolag i kommunen och dess kreditvärdighet. Trelleborg placerade sig på plats 186 i den totala rankingen av Årets Företagarkommun 2011 ( , , , , ). Insikt, Nöjd-Kund-Index (NKI), Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) Under 2011 lanserade SKL en ny ranking baserad på NKI-mätning. NKI dvs Nöjd-Kund-Index mäter kommunernas service till företagen och kommunerna har ett tydligt ansvar för det som mäts. Det är dessutom endast de företag som varit i kontakt med kommunens förvaltningar och/eller bolag som svarar på enkäten. Utifrån resultaten kan kommunen lätt se vilka brister som finns och därmed åtgärda dem. Undersökningen har genomförts i fyra steg: Steg 1: Kommunen har tagit fram kontaktuppgifter för de företag som under 2010 haft ett myndighetsärende med kommunen. Steg 2: Enkätundersökningar har genomförts där företagen fått möjlighet att besvara frågor om vad de anser om kommunens service och myndighetsutövning. I undersökningen utgörs kvalitetsfaktorerna av sex serviceaspekter dvs tillgänglighet, information, bemötande, kompetens, rättssäkerhet och effektivitet. Det sammanfattande måttet, NKI, mäts sedan med tre frågor. I 2011 års ranking hamnar Trelleborg på 55 plats med ett NKI på 68. Som jämförelse kan nämnas att Salems kommun, som knep förstaplatsen, uppnått ett NKI på 81. Totalt deltog 166 av Sveriges 290 kommuner. Det genomsnittliga NKI-resultatet för samtliga 166 deltagande kommuner var 66. Företagarna ger i huvudsak godkänt till kommunernas service gällande myndighetsutövning. De kvalitetsfaktorer som företagarna tycker är viktigast för helhetsbedömningen är effektivitet och bemötande. Dessa två faktorer har stor påverkan på det totala NKI-resultatet och är därför lämpliga att prioriteras i ett förbättringsarbete. Svarsfrekvens för Trelleborgs kommun Antal ärenden per myndighetsområde (st) samt andel ärenden per myndighetsområde (%): Brandtillsyn 34 st (19 %) Bygglov 16 st (9 %) Markupplåtelse 32 st (18 %) Miljö- och hälsoskydd 84 st (47 %) Serveringstillstånd 12 st (7 %) Totalt svarade 178 företag dvs en svarsfrekvens på 58 %. NKI Trelleborgs kommun Totalt: 68 Brandtillsyn: 70 Bygglov: 63

8 8 (18) Markupplåtelse: 65 Miljö och hälsoskydd: 66 Serveringstillstånd: 86 (Trelleborg på plats 3 i den totala rankingen) Löpande dialog Trelleborgs Kommuns Utvecklings AB har fortlöpande avstämningar med det lokala näringslivet. Statistik Vid årets slut hade vi i Trelleborg totalt arbetsställen ( ) (Källa: Webselect) Företagsbestånd dvs företag registrerade och aktiva i Trelleborgs kommun (Källa: UC Näringslivsanalys), nettoförändring under året inom parentes: Aktiebolag Handels- och Enskild firma Totalt kommanditbolag 947 (+78) 216 (-18) (+23) (+83) Antal aktiva företag per bransch (nettoförändring inom parentes), Källa UC kommunanalys: Jordbruk, skogsbruk, fiske 502 (+26) Handel 498 (+8) Verksamhet inom juridik, ekonomi, vetenskap, teknik 452 (+29) Byggverksamhet 374 (+2) Annan serviceverksamhet 284 (+22) Fastighetsverksamhet 196 (+4) Tillverkning 184 (+9) Branschtillhörighet okänd 151 (-75) Transport och magasinering 22 (+78) Uthyrning, fastighetsservice, resetjänster 120 (+12) Kultur, nöje och fritid 119 (+9) Informations- och kommunikationsverksamhet 111 (+11) Hotell- och restaurangverksamhet 92 (-2) Vård och omsorg 97 (+7) Utbildning 51 (+12) Antal anställda (i Trelleborgs kommun): Trelleborg Industri AB/Trelleborg AB 480 TT-Line AB (Svenska delen) 420 Metso Minerals (Sweden) AB 230 Flint Group Sweden AB 162 Trelleborgs Hamn AB 120 Ugglarps slakteri AB 118 Prestando AB 100 Heatex AB 96 Dux Industrier AB 80

9 9 (18) Högst nettoomsättning 2010 (tkr), källa Sv Handelstidning Justitia kommunrapport : Metso Minerals (Sweden) AB Trelleborg Industri AB(2009) Flint Group Sweden AB Nordisk Transport Rail AB Ugglarps Slakteri AB (2009) Ahlms Livsmedel i Trelleborg AB TT-Line AB Prestando AB BCA Entreprenad AB Trelleborgs Hamn AB Heatex AB AB Trelleborgshem Strategi för ett bättre företagsklimat i Trelleborgs kommun Den kommunala nivån ger viktiga förutsättningar för företagsklimatet i en kommun. Ett bra företagsklimat skapar fler arbetstillfällen, ökad inflyttning samt i förlängningen såväl bättre privat som offentlig service i kommunen. Kommunen kan spetsa till och förbättra sitt arbete gentemot företagen. Företagsklimatet kan enligt SKL delas in i tre delar: Faktorer som kommunen inte kan påverka, Faktorer som kommunen kan påverka men där det råder stor skillnad mellan olika kommuner (t ex infrastruktur, större investeringar och satsningar), Faktorer som kommunen kan påverka på ett jämförbart sätt (service och myndighetsutövning). En strategi bör rikta in sig på faktorer som kommunen påverka dvs kommunens service och relation till företagen. Enligt SKL:s definition är företagsklimat i bred bemärkelse allt som påverkar och sätter ramar för företagens verksamhet. Enligt Svenskt Näringslivs definition är företagsklimat summan av de attityder, regler, institutioner och kunskaper som finns i företagarens närmiljö. Som nämnts ovan delar SKL företagsklimat i tre delar, för arbetet med faktorer som kommunen kan påverka krävs inte speciellt stora insatser och ekonomiska investeringar. Det handlar snarare om mänskliga egenskaper som vilja, engagemang, motivation och mod. SKL menar att en kommun som har en högt utvecklad förmåga till social samverkan och kapacitet till förändring kan förstärka redan goda förutsättningar eller kompensera för de brister som kan finnas. Idag finns ingen uttalad, antagen näringslivsstrategi som styr Trelleborgs kommuns näringslivsarbete. Trelleborgs kommuns arbete med näringslivsfrågor sker inte endast inom TKUAB utan i hela organisationen. Näringslivsarbetet sker både direkt, via myndighetsutövning och rådgivning till företag men även indirekt genom att kommunen erbjuder en god service till kommunmedborgarna. För företagen är

10 10 (18) det viktigt att kompetent arbetskraft finns tillgänglig och därför är det viktigt för företagen att medborgarna trivs och vill bo i kommunen. Den största delen av näringslivsarbetet i kommunen sker inom den del av företagsklimatet som SKL kallar faktorer som kommunen själv kan påverka på ett jämförbart sätt. Kort och gott myndighetsutövning och service. Ansvaret för att förbättra företagsklimatet ligger således inte i bara TKUAB utan hos alla förvaltningar. För att förbättra företagsklimatet i kommunen är det viktigt att vi dels definierar vad vi avser med företagsklimat och hur vi ska mäta företagsklimatet. Kommunen kan göra sitt bästa för att förbättra företagsklimatet men det finns även ett ansvar hos företagen. Därför behövs en dialog med företagen om arbetet och hur vi tillsammans kan arbeta mot gemensamma mål.

11 11 (18) 2. Handlingsplan för bättre företagsklimat Bilaga 2 Bakgrund Vid den politiska styrgruppens första sammanträde 20 september beslutades att en nulägesanalys presenteras vid sammanträdet 6 november. Nulägesanalysen innehöll en beskrivning av företagandet i Trelleborgs kommun och hur arbetet bedrivs idag. En sammanställning av genomförda mätningar och resultat av egen undersökning presenterades samt ett antal förslag som kan leda till ett bättre företagsklimat i Trelleborgs kommun. Styrgruppen gav då i uppdrag att utveckla handlingsplanen som presenterades vid sammanträdet 8 maj. I enlighet med kommunstyrelsens uppdrag ( 110 Dnr KS 2012/254) att ett arbete ska inledas i syfte att förbättra företagsklimatet i Trelleborgs kommun, presenteras nedan det förslag till handlingsplan som kan användas initialt under Förstärkning 2013 Kommunledningsförvaltningen anställer tillfälligt under 2013 en person som får det samordnande uppdraget att stödja Trelleborgs kommuns utveckling AB (TKUAB) i genomförandet av nedanstående handlingsplan: 1. Vårting Den 29 maj hålls ett vårting på temat företagsklimat och varumärke, då företagarna får tillfälle att lämna förslag till denna handlingsplan. Vårtinget ställdes in på grund av få anmälda men vi gör ett nytt försök till dialog vid senare tillfälle. 2. Attityder Genomföra intern attitydundersökning (KS ordinarie ledamöter+samtliga arbetsutskott+förvaltningschefer+ nyckelpersoner på förvaltningarna). Vidta åtgärder för att förstärka och förbättra de interna attityderna. 3. Processkartläggning Genomföra processkartläggning - och analys av näringslivsfrågorna samt genomlysning av etableringsgruppens arbete. Undersöka möjligheterna att stärka servicen via kundtjänst. 4. Omvärld Genomföra omvärldsanalyser för att hitta effektiva metoder. 5. Styrning och organisation Näringslivsstrategi och näringslivsplan arbetas fram i samarbete med näringslivet. Genomföra genomlysning av organisation och ansvarsfördelning. Ägardirektivet till TKUAB revideras och ansvarsfördelningen inom Trelleborgs kommun förtydligas. Mål, nyckeltal och rutiner för uppföljning arbetas fram enligt kommunens styroch kvalitetssystem.

12 12 (18) 6. Kommunikation En kommunikationsplan för näringslivsfrågorna tas fram i samarbete med kommunledningsförvaltningen. Följande kommunikationsaktiviteter ska ingå i planen: regelbundna nyhetsbrev till samtliga företag, frukostmöten och företagsbesök. Redan pågående dialogarbete som ex kraftsamling, näringslivsråd beskrivs och goda exempel lyfts fram. 7. Intern samordning Skapa intern samordning genom att initialt samla samtliga handläggare med företagskontakter. Det interna samarbetet förtydligas och stärks med särskilt fokus på att öka servicen i samband med myndighetsutövning gentemot företagande. Nyckelpersoner utses som regelbundet träffas och gemensamt diskuterar pågående ärenden. Intranätet erbjuder arbetsytor som kan användas för gemensamma ärenden och erfarenhetsutbyte. 8. Kompetensutveckling Identifiera kompetensutvecklingsbehov och ta fram plan för kompetensutveckling.

13 13 (18) Bilaga 3 FÖRSLAG TILL ÅTGÄRDER MED UTGÅNGSPUNKT FRÅN BESLUTAD HANDLINSPLAN (författare: Inga-Lill Lellky) Uppdraget: Enligt beslutad handlingsplan i 8 punkter har jag valt att redovisa på följande sätt, att under varje punkt i handlingsplanen formulera; 1. STATUS 2. FÖRSLAG ÅTGÄRD 3. ANSVARIG Föreslår tre prioriterade åtgärder som finns utvecklade under punkterna 5, 6 och 7 1. Att öka samverkan mellan Trelleborgs Kommun (KL/förvaltningarna) och TKUAB 2. Att Trelleborgs Kommun bjuder företag till dialog 3. Att stötta företagsklubbarnas utveckling Sammanfattande resonemang: - tydliggör roller mellan och ansvar mellan förvaltningar, politiker, tjänstemän och företag - En av utmaningarna har bestått i att få ett uppdrag med handlingsplan där uppdraget ligger på den förvaltning i kommunen som inte äger hela frågan samt att uppdraget påbörjades innan det var formellt beslutat. Detta har inte setts med blida ögon från vare sig kommunens tjänstemän internt eller TKUAB. Trots detta har jag fått ett positivt och professionellt bemötande av samtliga. Mina uppdragsgivare har dessutom alltid avsatt tid för mig när jag behövt stämma av. En sådan omfattande handlingsplan med såväl strategiska frågeställningar som hands-on uppgifter har inneburit att vägen framåt varit lite krokig ibland och med det sagt precis så ska det vara i en utvecklingsprocess. För några har det upplevts osäkert och otydligt. De allra flesta, såväl tjänstemän som politiker, saknar kunskap om vilken verklighet en företagare lever i. Kunskapen finns till viss del i utvecklingsbolaget men attityden är emellanåt den att man ser företagen som besvärliga. Politikerna arbetar nära tjänstemännen och är/blir engagerade i både smått och stort på både gott och ont. Förtroende till kommunen och TKUAB är lågt men nu kan allt bara bli bättre. I samband med att projekt företagsklimat har initierats har det skapats positiva förväntningar och förhoppningar har ingetts. Därför är det min starka rekommendation att kommunen bör arbeta vidare och utse ansvariga för alla delar i handlingsplanen. Uppdragstiden, fyra månader, förlängt med en månad till fem, har varit för liten att kunna skapa förväntad förändring. Förändring kräver förtroende. Att bygga förtroende tar tid det byggs i millimeter men rivs i meter. Gå inte över ån efter vatten. Potentialen finns men än mer samverkan krävs.

14 14 (18) Agera på inkomna synpunkter och gör det snabbt. Sätt upp papperskorgen så försvinner all snack. Viljan finns hos både tjänstemän och företag men använd den. Hitta värdeorden och kommunicera ut dem såväl internt som externt. Bjud in till dialog möten för alla i kommunen. Även en företagare har en familj och vänner som gärna tycker till och är ambassadörer för Trelleborg. Resurser för genomförande av ovanstående? Det mesta bör kunna lösas med befintliga resurser men någon bör äga respektive fråga så att inte processerna stannar av. Urval av tagna kontakter under projektet såväl interna som externa, har gjort i samråd med strategisk chef TKUAB, tjänstemän och förtroende valda Företagsklubbarnas ordförande samt Citysamverkan Företagsklubbarnas paraply tillsammans med politiker och kommunledning Utvalda förvaltningschefer och Navigatorcentrum Deltagit Kraftsamlingsdag 31 oktober 2014 Deltagit i Trelleborgsgalan 2013 Berörda förvaltningar Svenska stadskärnors vd Skaneus angående extern finansiering Nedan finns den beslutande handlingsplan samt status, förslag på åtgärder och ansvarig 1. Vårting Den 29 maj hölls ett vårting på temat företagsklimat och varumärke, då företagarna får tillfälle att lämna förslag till denna handlingsplan. Vårtinget ställdes in på grund av få anmälda men vi gör ett nytt försök till dialog vid senare tillfälle STATUS: vårtinget den 29 maj ställdes in pga. för få deltagare FÖRSLAG ÅTGÄRD: om det ska upprepas klargör tydligt vad syftet och se punkt 5, 1a) ANSVARIG: idag är det KS ordförande 2. Attityder 1)Genomföra intern attitydundersökning (KS ordinarie ledamöter, samtliga arbetsutskott, förvaltningschefer, nyckelpersoner på förvaltningarna). 2)Vidta åtgärder för att förstärka och förbättra de interna attityderna STATUS: 1. steg 1- Offert begärdes från Yougov (anlitade tidigare) för att genomföra djupintervjuer som offererades till Enighet kring att hitta annan form för detta. Steg 2 - Offert begärdes in för att genomföra intervjuer i webbform. Tre förfrågningar ställdes mot varandra och Trivector har fått uppdraget. 2. förändringsbenägenheten verkar låg, man har det för bra FÖRSLAG ÅTGÄRD: 1) att Trivector genomför webbenkäten under februari 2014

15 15 (18) 2 a) viktigt att kommunicera ut syftet både före och efter undersökning. Upprätta plan för implementering av eventuella åtgärder 2 b) lyft upp frågan, vad betyder/innebär attityd i förhållande till service och framgång ANSVARIG: Kommunledningen, vem? 3. Processkartläggning Genomföra processkartläggning - och analys av 1)näringslivsfrågorna samt genomlysning av etableringsgruppens arbete. Undersöka möjligheterna att stärka servicen via 2)kundtjänst STATUS: 1) näringslivsfrågorna behöver definieras och avgränsas. Från myndighetsfrågor till strategier/långsiktigt. Saknas dialog och plan mellan kommun och TUAB hur arbetat kan ske 2) Kan kundtjänst vara en del av lösningen? FÖRSLAG ÅTGÄRD: 1) se punkt 5 2) Stärka service via kundtjänst, tveksamt om det kan fungera. Det kommer ofta följdfrågor som kan vara svåra att navigera kring. En företagslots skulle vara ett sätt. Upprätta policy för svarstid vi svarar på frågan direkt eller återkommer inom 48 timmar? ANSVARIG: vem? 4. Omvärld Genomföra omvärldsanalyser för att hitta effektiva metoder STATUS: 1) börja med att definiera vem är omvärlden? Trelleborg, Skåne, Sverige, EU? 2) saknas uttalat vilken/vem funktion som har ansvaret för omvärldsbevakning TKUAB har bokat möte med Svenska stadskärnors vd tillsammans med Citysamverkan (19/2) FÖRSLAG ÅTGÄRD: 1) titta på goda t ex i närområdet först: Falkenberg är en stad med liknade storlek som Trelleborg. De har en företagarklubb (=paraply) med en anställd som är placerad fysiskt med bolaget. På deras företagsmöten kommer cirka 200 Halmstad ännu ett ex Lund har God morgon Lund där företagare talar till företagare med aktuella tema som företagen har intresse och nytta av, t ex konkreta tips kring offentlig upphandling Malmö 07:07 samma koncept som Lund ANSVARIG: Kommunledning i samverkan med TKUAB 2) ge uppdraget till en funktion ANSVARIG: Kommunledning och TKUAB i samverkan 5. Styrning och organisation 1)Näringslivsstrategi och näringslivsplan arbetas fram i samarbete med näringslivet 2)Genomföra genomlysning av organisation och ansvarsfördelning 3)Ägardirektivet till TKUAB revideras och ansvarsfördelningen inom Trelleborgs kommun förtydligas 4)Mål, nyckeltal och rutiner för uppföljning arbetas fram enligt kommunens styroch kvalitetssystem

16 16 (18) STATUS: 1) saknas samverkan mellan kommunledning och TKUAB. Företagen efterlyser dialogen 2) genomlysning genomförs 1 gång/år i samband med revision 3) idag saknas kontinuerlig dialog mellan TKUAB ordförande och KS ordförande. Ägardialog genomförs 1g/år mer i rapportform. Ägardirektiven för utvecklingsbolaget är otydliga och mandat saknas samt resurser för att driva utvecklingsarbete. Man klarar idag det förvaltande. Det är mycket fokus på turism och resurserna är ojämnt fördelat 4) mål och nyckeltal FÖRSLAG ÅTGÄRD: 1 a) Kompetensutveckla företagaren, inklusive företrädare för företagsklubbarna, då de är ovana vid att arbeta med de strategiska frågor en kommun kräver. Uppmuntra klubbarna att bilda ett paraply för att stärka och effektivisera samverkan mellan företag och kommun. T ex genom det paraply klubbarna initierat. Har uppmanat Citysamverkan att ingå här Sök medel från ESF (Europeiska socialfonden). Malmö Näringslivskontor har i samverkan med företagsklubbarna fått kompetensstöd genom det gemensamma projekt man startat med stöd av ESF-medel kallat FöretagsAkademin (totalt tre projekt under 5 år) Bjud in till runda bordssamtal med klubbar och övriga nyckelpersoner =vårting? En viktig faktor är att sprida representationen och få andra företag delaktiga i processen, de som t ex inte valt att vara medlemmar i någon företagsklubb. Utse företag från olika branscher och tänk mångfald. Genom att bygga denna gemensam arena kommer såväl engagemanget som nivån på diskussionerna per automatik att höjas vilket på sikt leder fram till en gemensam tillväxtstrategi 1 b) TKUAB vd borde vara adjungerad till förvaltningschefernas möten. Ordföranden för TKUAB och KS borde ha regelbundna avstämningsmöten 2) inga förslag 3 a) utöka och utveckla revison som en dialog är en förutsättning för utveckling 3 b) kompetensväxla personal. Omfördela resurser från turism till näringsliv 4) bör sättas av KS ANSVARIG: KL, KS, TKUAB 6. Kommunikation 1) En kommunikationsplan för näringslivsfrågorna tas fram i samarbete med kommunledningsförvaltningen. Följande kommunikationsaktiviteter ska ingå i planen: 2) regelbundna nyhetsbrev till samtliga företag, 3) frukostmöten och 4) företagsbesök. Redan pågående dialogarbete som ex kraftsamling, näringslivsråd beskrivs och 5) goda exempel lyfts fram. STATUS: 1) kommunikationsplan saknas 2 a) nyhetsbrev till företag finns inte pga. av avsaknad företagsregister samt policy, budskap och rutiner för insamling av information 2 b) kommunikation till företag hanteras -från TKUAB via leverantör på Facebook - från kommunen via annan Facebooksida/grupp och viss del via webben

17 17 (18) 3) frukostmöten för företag i kommunen sker endast i företagsklubbarnas regi fram till att nu den första av fyra näringslivsfrukostar genomfördes Det blev succé med 205 anmälda. Enkät ska sammanställas 4) företagsbesök sker i TKUAB regi 5) lyfta fram goda exempel saknas FÖRSLAG ÅTGÄRD: 1) upprätta gemensam kommunikationsplan KL och TKUAB. Föregå med gott exempel genom att ta action och samverka 2 a) att köpa in adresser via register är en policy som de flesta kommuner, organisationer och företag väljer att avstå ifrån på grund av bland annat spam. Läsbarheten (antal som läser brevet) är låg med köpta adresser. Rekommenderar att köpa in verktyget APSIS som ett månadsabbonemnag (alltiettverktyg för nyhetsbrev/enkäter/sms) se separat offert för startavgift och månadskostnad. Ett prisvärt, säkert och effektivt verktyg bland de bästa i Norden vad gäller säkerhet och läsbarhet 2 b) renodla information från en kanal genom att t ex länka eller på annat sätt agera som en enad front ut mot företagen 3) frukostmöten börjar ta form. KL bjuder in till en neutral arena. Bör vara att företag talar till företag med relevanta med tema samt gott om tid för att nätverka (se utvärderingarna) 4) företagsbesök pågår men kan kompletteras/ersättas med de enkäter man kan få via APSIS 5) lyfta fram goda exempel med stöd av klubbarna om nyheter agera proaktivt mot alla typer av media samt sociala media. Gör plan för språket/tonen. Vem driver webben? Facebook? Twitter? Skapa ett gemensamt språk Nyckelpersoner (handläggare) i kommunen är alltför anonyma. Skriv ut namn med direktnummer på webben Förteckning över antal medlemmar - Företagsklubbar i Trelleborg KLUB B TFK Valengruppen företagarförenin Företagarn a Victori a TFF #Citysamverka MEDL. Dec Tot företag g n b 220 1) ) ca 13 3) 65 Peter Kronstr ö Marcus Middleton Frans Hellstrand Brita Brink Peter Kronströ m Marcus Middleton Trelleborgs Handelsklub Bengt Rosengren 2) AB Trelleborgshem, Abitare Fastighets AB, Alsingevallen AB, Fastighetsbolaget Nilpat, Fastighets AB Västerbro Harry Larsson & Son Byggnads AB, Hyresbostäder AB, Ide & Design Färghuset, KB Diligentia Syd, Kommunstyrelsen Möller Tvätt, Smygehamnsbostäder AB, Södergårds Förvaltnings AB 3) Trelleborgs Handelsklubb med 65 näringsidkare, handels, service och tjänsteföretag. 1)Valengruppens Företagarförening Ek. För. med 35 näringsidkare, handels, service och tjänsteföretag. #CITYSAMVERKAN: Marcus Middleton anställd på ½-tid för föreningen samt anställd på ½ tid som Centrumledare på Valen Budget: 250 per aktör (Handelsklubben/kommunen/enskilda fastighetsägare Man känner inte till varandras event: Upprätta gemensamma kalendarium alternativt gör det möjligt att länka till varandra. Några exempel för 2014 Januari Näringslivsmäss TFK, TFF Februari TFK och Af lunchmöte mars Vår kickoff Söderslätt April Växla upp dagen?

18 18 (18) Maj Augusti 5-8 Euromeeting Ola Svensson signum Palmfestivalen September Höst kickoff Söderslätt Oktober Höstsummering November Trelleborgsgalan näringsliv/medborgare December Julmarknad 7. Intern samordning Skapa intern samordning genom att initialt samla samtliga handläggare med företagskontakter. Det interna samarbetet förtydligas och stärks med särskilt fokus på att öka servicen i samband med myndighetsutövning gentemot företagande. 1) Nyckelpersoner utses som regelbundet träffas och gemensamt diskuterar pågående ärenden. Intranätet erbjuder arbetsytor som kan användas för gemensamma ärenden och erfarenhetsutbyte. STATUS: 1) Tjänstemännen arbetar sällan eller aldrig över förvaltningsgränserna fast man skulle vilja det men vet inte hur. 2) Man har sina egna lösningar vilket skapar osäkerhet och frustration såväl internt som externt. Saknas naturlig kommunikation i ärenden och företagaren skickas runt. Saknas effektiva former för kommunikation och samordning mellan förvaltningarna och TKUAB FÖRSLAG ÅTGÄRD 1) utse nyckelpersoner/näringslivsansvarig i respektive förvaltning som håller gemensamma arbetsmöten. Utse sammankallande ANSVARIG: TKUAB 8. Kompetensutveckling Identifiera kompetensutvecklingsbehov och ta fram plan för kompetensutveckling STATUS: faktakompetens inom respektive avdelning är hög men generellt saknas såväl kunskap som förståelse kring företagarnas villkor vilket innebär att det märks direkt på servicenivån. FÖRSLAG ÅTGÄRD: 1) ge tjänstemännen verktyg och inblick i hur regelverket påverkar företagen 2) hitta former för hur regelverken kan förenklas och handläggningstider förkortas 3) hitta verktyg för att kunna agera enklare och ge bra service utan att ge avkall på god myndighetsutövning 5) tjänstemännen bör delta i näringslivsarrangemang 6) utbilda såväl tjänstemän som politiker i företagskunskap ANSVARIG: TKUAB