PROTOKOLL NES-styrelsemöte 24/1-25/1 2009

Transkript

1 PROTOKOLL NES-styrelsemöte 24/1-25/ Sted: Erik Eriksensgade 4, 5. sal, Köbenhavn (Edvins telefon ) Tid: 24. januari, kl och 25. januari, kl Dag 1 lördag 24. januari Sak SAK och följande diskussion Nr. 1 Välkomst och godkännande av mötesprotokoll från sista styrelsemöte dagordning Praktiska saker mötet startade 30 min. senare en planerat, kl. 14 efter som vi startade med lunch. Planer om att sluta omkring och laga mat till sammans. Þórunn välkomnar Thor Husby som är med oss för första gången i stället för Therese/Knut Inge och Lilja som också är nu med som ordinärie medlem i styrelsen. Kommentar/ Beslut 2 Akivitetsrapporter/nytt från respektiva sällskap och Network ESS + Nätverk om Ergonomitillsyn. ESS-har haft strategiska diskussioner om verksamheten i ESS enl. NESförebild och man har kommit fram till två huvudmål: Hemsidan som man omarbetar enligt Vinnís-förebild. Det andra huvudmålet är deltagande och samarbete, man skal bl.a. göra medlemsenkät på webben. ESS och NEF skal ha en dag till sammans 17. feb. för att inspirera var andra. Nätverket för Ergonomitillsyn hade möte efter NES-konferensen i Island och man planerar workshop om riskbedömning på NES2009. Och på IEA2009 skall nätverket organisera såkallat invited symposium. NEF + Nätverk om Universell utformning och Nätverk om Synergonomi. NEF-rapport delas ut på mötet. Sällskapet är i positiv utveckling, är nu ca 100 medlemmar men var omkring 60. Man har lagt mycket vikt við hemsidan - ökat traffik på den med 50%. Har ingått avtal om samarbete med andra organisationer, bl.a med Lyskultur och planer är om att göra 4-5 flera samarbetesavtal. NEF bedrifts- och projektforum inviterar till att olika aktörer träffas och startar debatt runt olika ämnen. NEF har inte fått rapport från ovannämnda nätverk men vet att synergonomigruppen kommer att ha session på NES2009. SAM SAM har omkring 1800 medlemmar, de har årsmöte i februari och efter det får vi rapport. SAM har haft internationell konferens med 650 deltagare. Har möte nästa vecka för studentpriset har fått inn 4 fina projekt. VINNÍS Har omkring 90 medlemmar, haft styrelsemöte en gång i månaden Se Bilaga1 och Bilaga2 NEF skall skicka sin rapport till gruppen och Willy SAM skall skicka sin rapport till gruppen och Willy Vinnís skall skicka

2 under hösten, temat har varit resultatet av konferensen och hur man kan få medlemmarna aktivare till att delta i temagrupper. Det är bara styrelsen som är nu aktiv. Man har skickat ett brev till alla medlemmar med förfrågan om intressegrupper. Förslag från Þórunn: att se på NEF-uppbyggnad av föreningen, det är mycket intressant der styrelsen har ansvarsområde och hur man får personer till att leda grupper ERY Har haft två styrelsemöte under hösten men det händer ganska litet i föreningen, folk har mycket att göra på sina jobb och arbetsgivaren har mer krav på kärnverksamheten så man har mindre tid för annat. sin rapport till gruppen och Willy Se Bilaga 2 Förslag till standardisering av landsrapporter Blir väl motttagit, alla sällskap använder denna mall härefter. 3 Ekonomi - Fredrik Rassner Bilaga 4 Budget och utfall för 2007; Godkännt att Fredrik delar ut en sammanställning av ekonomin för 2008, det är inte fortsätta med detta fullständigt rapport efter som mötet är så tidigt på året. underlag till Föreningen har alla sina tillgånger på bankkonto, det arbetande kapitalet räkenskaperna för är i årsskiftet SEK, Fredrik har öppnat et nytt konto för godkännande på reservfonden och inn på det kontot finns SEK årsmöte. Fredrik delar ut översikt med sammanställning över NES-ekonomi åren det finns överskott på SEK förslag att föra det över till föreningens konto - Godkänt Diskussion om vilken valuta och/eller formvi skall förvara NEStillgångar Pengar som skall var i bruk skall vara i svensk valuta men reservfonden kan man ha i annan valuta om det lönar sig. Fredrik får i uppdrag att undersöka möjligheterna hur pengarna kan bäst förvaras. Fredrik tar reda på olika mögligheter och kommer med förslag till nästa fysiska möte Budget för innevarande år Det meddelas att överskottet från NES2008 konferensen på Island var bara SEK att tilldela NES. (Tilläggskomment: Enligt valutakurs är överkskottet SEK, dvs 4600 SEK mera än vid styrelsemötet.) I framlagd budget för 2009 finns med kr för NES-priset men tidigare har man beslutat att konferensen betalar kostnad i samband med NES, se Arbetsordningen, så man stryker det från budgeten. Kostnad för hemsidan på 2000 sek. diskuteras och skall kollas och tas upp på nästa telefonmöte. Kaffe 4 NES-konferenser Reykjavík 2008 Redovisning av konferensbokslutet - Berglind Berglind har skickat ut NES2008-bokslut och sammanfattning av konferensen på mail strax före mötet. Hon redogör för resultatet, dvs att man har SEK. att tilldela NES, summan i SEK kan variera Budgeten för 2009 förelagdes och diskuterades, diskussioner fortsätter på nästa telefonmöte Berglind skickar bokslut och sammanställning av NES2008 till gruppen

3 beroende på valutkursen. Berglind hänvisar till sammanställning om konferensen som hon skall skicka till gruppen. Stora felen man har gjort är att det glömdes att budgetera för hotellkostnad för NES-styrelsen. Och trycksaker blev mycket dyrare än förväntad. Det blev ingen vinst av utställarna, förmodligen var hyran för låg. Valutan är också stor post. Mycket positiv feedback om konferensen som rolig konferens, fått upp standarden och den nya ordningen omkring NES-studentpris var mycket lyckat. Se närmare rapport från Berglind. Mallen från Lena: Sammanställning av konferenserna och översikt mellan åren fungerar utmärkt. Lett att jämföra olika siffror, nu kan man f.ex. se hur många abstrakter NES2008 fick före deadline det var Fint om man sätter in titel på studentpriset. Man använder mallen för första gången och man beslutar om att göra om den till excel-fil med två kolumner för varje år/konferens så att det blir utrymme för allt som skall med och att man addera siffror. Elsinore, Danmark 2009 Status i förhållande till planer, bla tidsplan, budget, marknadsföring etc - Edvin och Tilde Delar ut papir med information om programmet och keynote-speakers Förberedelser går efter planerna. Man har fått bidrag från SAM som går i anspråk för nuvarande kostnad. Har också fått DKK i bidrag från Nordiska Minister Rådet. Edvin har försökt sammanställa vad vi har haft för utställare igenom åren. Fått inn fyra stora sponsorer och arbetar för att få in flera. Man erbjuder olika priser på announser för sponsorer. Budgeten grundar på breakeven 125 deltagare på tidligt betalande som är medlemmar i föreningarna - datum för tidigt pris är 1. april. Lena gör om mallen till en excel fil. Fint uplägg och SAM har full tillit från NES-styrelse att fortsätta med förberedelse av konferensen Man har redan fått in 65 abstrakter. Skall ha en praktikerdag förmodligen på tisdag, Dagspriset blir ca Diskussion om förväntad deltagande från de övriga nordiska länderna: ERY - man kan inte lova högt deltagande, det är många på väg till IEA konferensen i Peking. NEF - har ingen uppfattning om deltagande men det är många som har tackat nej till uppgifter pga de är på väg till Peking. ESS - har ingen uppfattning, men från Arbetsmiljöverket kommer några att deltaga men övriga ifrån ESS vet man inte om. Förslag och önskan om dagkonferenser. På Lunds Uuniversitet är förmodligen ingen konkurrens mellam NES2009 och Peking. Vinnis väldigt få. Det finns underskottsgaranti hos SAM på DKK om man skulle behöva avlysa konferensen i brist av deltagare. Därför finns ingen risiko Alla landsföreningar skall skicka ut reklam om NES2009 med frågan om deltagande. Ringa till bekanta och påminna om att skicka inn abstrakt. Tilde skickar reklam- information till styrelsen om konferensen så vi

4 för NES-man, kan avboka konferensen enda tills början av maj-månad. Stavanger 2010 Konferenstema, projektplan - Kai och Thor Kai delade ut papir om konferensen, den skall vara i Stavanger 6.-8.sept. med överskriften: Implementation of ergonomics principles in planning. Man har börjat tänka på parallella sessioner: skolor, Human Factors mm. Skall ha styrgrupp på tre personer som samordnar allt och så skall vi ha arbetsgrupper och köpa tjänster. Behöver nordisk hjälp med en faggrupp som bla läser abstrakter. Kai lägger fram Preliminär budgetförslag som diskuterades. Det skall uppdateras och skickas till gruppen snarast efter mötet. 5 NES-studentpris 2009 Rapport från länderna om förberedelser ERY-har projekt att skicka in i slutet av mars ESS-har satt deadline tills sista april NEF-kan inte ha förslag färdigt förr en efter skolavslut 5.juni Vinnís-kommer att ha förslag till 1. maj. SAM- har i slutet av nästa vecka Jakob är konferensens kontaktperson för NES-studentpris. Han är också ansvarig för val av den danska pristagaren. 6 Sammanfattning av dagen och fördelning i arbetgrupper dagens möte slutade kl försening beror på förlängd tid för diskussion omkring konferensena. kan marknadsföra den. Föreningarna skall skicka namn på deltagare i i den Nordiska programkommittéen till Kai preliminärt bugetförslag skall uppdateras och skickas till gruppen Dag 2 söndag 25. januari Sak Nr. SAK och följande diskussion Kommentar / Beslut 7 Strategisk planering Arbetsgruppen: Edvin, Oili, Svava, Þórunn Bilaga 5 Arbetsgruppens utkast diskussion Þórunn presenterar arbetsgruppens utkast som underlag för dagens jobb. Kommentarer till kapitel 1. Inga kommentarer till första sidan, men man tar upp diskussion om skillnad mellam länderna hur föreningarna presenterar sig på sina hemsidor. NEF har mer målinriktad formulering. Information om CREE-finns på ESS hemsida och ESS tar åt sig att skriva sammanfattning om CREE. Kommentarer till kapitel 2. Samarbete: det står mycket om samarbete i styrelsen men det fattas mer text om samarbete mellam länderna. Kärnan i ergonomi Vi måste ha underlag att gå utifrån Det måste påpekas att ergonomi är mera en arbetsmiljö. Beslut Varje landsföräning skriver om texten om sitt sällskap och skickar till Þórunn/Svava Christina skickar text om CREE Alla Skicka kommentarer, tillägg eller förändring på texten

5 Thors uppfattning till NES huvuduppgift: vad är det som binder NESsamman - de olika professionerna Flaggskip NES konferensen Fremja samarbete mellam landsföreningarna Internationell samarbete - IEA-definition till Arbetsgruppen Kommentarer till kapitel 3 Inga kommentarer enkelt och klart Kommentarer till kapitel 4 Framtidsvisionen diskuteras mycket och man kommer fram till: Att tillsätta ordet myndigheter i andra raden myndigheter har en anna roll en forskare och pratiker (osäker om beslut??) Diskussion om att landsföreningarna står inte under krav som att NES- samlar all arbetsmiljöaktiviteter inom eget land i nationell sällskap - vi stryker denna mening i rapporten. Sätta inn förslag på hur man skall tänka ergonomi vid planering och förberedelse. premiss krav NES premissgivare i nordisk sammanhang! Vad er det som NES kan göra som man kan inte göra i varje enskild land? Diskussion om tid och pengar om vi behöver tänka på vårt arbetssätt och mötesform - Samarbete mellan länderna igenom nätverk. Nätverken skall leva så självständigt som möjligt men informera NES om sitt jobb. måste stimuleras - Viktigt att de har sessioner på konferensen. På konferensen har Nätverken forum till att visa sina intressen, arbete och resultat. NES - har varit forum der forskare, myndighetspersoner och praktiker möts. Nytänkande att ta med till arbetsgruppen. 8 IEA Council möte i Peking augusti 2009 NES representanter på mötet: Knut Inge och Christina skall till Peking med sitt arbete. Frågan är om deras arbetsgivare betalar konferensavgiften och resan, men att NES står för kostnader i samband med själva Council mötet. Diskussion om att det är viktigt att vi använder alla våra tre röster i Council-mötet, men man skall tänka lite till om vem den tredje person blir som åker, om det blir avgående eller nästa ordförande eller någon annan från övriga landsföreningar Liberty Mutual pris och IEA Fellows; förslag om nordiska kanditater? Kai och Thor presenterade Arne Aarås Edvin och Jakob presenterade Tage Söndergård Christiansen. Kai: Förslag att NES delar ut hederspris/diplom, det behöver inta vara Beslut; vi skall ha tre personer från NES på council mötet, men vi tar beslut på telefonmöte vem den tredje personen år. Þórunn fölger upp beslutet.

6 varje år, bara när vi känner för det. Förslag från Jakob och Kai att dela ut NES-hedersdiploma 2009 till Tage Söndergård Christiansen och att han blir NES representant till IEA Fellows Award Och motsatt att Arne Aarås blir NES kandidat till IEA Fellows Award 2009 men att han får sedan NES hedersdiploma i Norge Kai erbjuder sig till att skriva motivering varför vi föreslår Arne Aarås. Den skall vara klar och inskickad till IEA innan 1. april Jakobs och Kais förslag godkänt Kai skriver motivation till val av Arne Aarås till IEA Fellow Award Samarbete med Latvia. Lena/Kai Kai tar kontakt med to styrelsemedlemmar to unga män som har ekonomibakgrund, och tillbyr de gratis konferens og gratis uppehälle hemma hos någon i SAM. Kai tar kontakt med Zenija Roja lederen i Latvian Erg Soc og tilbyr henne at betale for hennes flybiljet til Beijing og hotell under IEA Council Meeting. Vi tar ansvar for at ta redo paa det praktiske angaaende betaling med Fredrik. Detta beslut skall rapporterast till IEA ansvarig Þórunn Upmuntra ungdomar att koma med i vidara samanhang enligt Tilde har de erbjuded två till att komma till NES FEES Nytt från FEES Kristiina Juvas FEES har beslutat om att arangera sin första konferens den 10. oktober 2010, målgruppen är beslutsfattare i EU. Det planeras ett möte i maj och det är viktigt att ha flera nordiska röster till det mötet pga. beslutfattande om konferensen. Ergonomimånaden (oktober varje år). IEA har frågat efter rapport om aktiviteter i ergonomi-månaden. Tanken är att nå ut till almänheten och makthavare vad ergonomi betyder. frågan är om man skall ha samma aktiviteter några år i rad för att informationen skall gå in. Viktigt att förstärka varandra inom Norden förslag att ha det som arbetsgrupp på nästa styrelsemöte. Arbetsgruppen kan koma med förslag till FEES. Kriistina kommer att skicka Information om projektet Creating Partnership for Healthy Workplaces till styrelsen. 10 NES arbetsordning och NES stadgar Finns det grund till ändringar - Svava Inga förslag till ändringar utom att få fram rätt logo. Lunch 11 Arbetsgrupper enligt verksamhetsplan för 2009? Strategisk plan fortsatt arbete NES-konferenser: Samarbete med andra organisationer/organisatörer fördelar och nackdelar NES-studentpris krav till projekter och sammansättning av priskommitté Förslag til nästa styrelsemöte att ha arbetsgrupp om samarbete inom Norden Kristiina kommer att skicka informationen till gruppen Bilaga 6 og 7

7 12 Rapportering från grupper skriftlig konklusion NES-strategi Edvin presenterade gruppens diskussion och kommer att skicka nytt förslag på framtidsvision till arbetsgruppen. Gruppen har beslutad att det är viktigt att ha en deltagare från varje landsförening i arbetsgruppen om Strategisk planering. Det finns representant från varje land och de skall försöka träffas i Norge 20. mars och ha arbetsdag - målet är att koma fram till konklusion om framtidsvision och målsättning för NES. NES-studentpris Jakob presenterade gruppens diskussion och kommer att skicka sammanfattning inom två veckor eller före 8. februari till Svava. NES-konferenser Kai presenterade gruppens diskussion och kommer att skicka sammanfattning inom två veckor eller före 8. februari till Svava. 13 Beslut om Danmark 2014 och evt. samarbete med ODAM Mycket spännande möjlighet att gå i samarbete med ODAM och gå in på nya vägar att samarbeta. Vi kan tacka ja till detta samarbete med mycket klart avtal i förväg så att man utesluter eller minimerar alla tolkningsmöjligheter. Det skall finnas speciellt avtal som NES-styrelse godkänner i förväg om hur man delar på vinst /förlust, ansvars- och arbetsfördelning med mera. Ett förslag till avtal är grundläggande för att NES-styrelsen kan ta slutligt ståndpunkt till samarbetet. 14 Övriga saker Jakob lyfte upp en ide om att ordna med sommarskola i framtiden. Þórunn informerade om Nordiska arbetsmiljöutvalgets virksomhetsplan 2009, der man kan söka om pengar till olika projekt som NES-kan promotera för. Jakob skriver et projektförslag till sommarskola. Alla skall marknadsföra konferensen. 15 Tidpunkt för nästa möte och avslutning kl Telefonmöte: 24. mars kl svensk tid. Fredrik skall skicka information om hur vi kan pröva Skype-möte för att försöka dra ned på telefonkostnader Telefonmöte 12. mai kl svensk tid juni 2009 Elsinore eller Köbenhavn, Danmark Godkänt att arbetsgruppen träffas i en dag med så låg tillkostnad som möjligt. Arbetsgrupper om Nes-studentpris og Nes-konferens skall skicka sammanfattning före 8.feb. till Svava som bilaga til protokollet före slutligt godkännande från NES-styrelsen skall det finnast skriftlig kontrakt om samarbete, det skall vara granskat av en jurist.