Slutgiltlig kallelse Sektionsmöte 4

Transkript

1 Kallelse Sektionsmöte /15 Slutgiltlig kallelse Sektionsmöte 4 Plats: Omega Tid: Del 1 Torsdagen den 7 Maj 12:10 Del 2 Torsdagen den 7 Maj 17:10 Preliminär föredragningslista 1. Preliminärer a. Mötets öppnande b. Val av två justeringspersoner tillika rösträknare c. Justering av röstlängden d. Val av mötesordförande e. Val av mötessekreterare f. Mötets behöriga utlysande g. Adjungeringar h. Godkännande av dagordningen i. Godkännande av föregående mötesprotokoll j. Beslutsuppföljning 2. Meddelanden a. Inspektor b. Kårledningen c. Styret d. HArm e. SnH f. SAMO g. DKV h. DSC i. H6 j. HACK k. HD l. NollK m. photo n. Rustet o. PubF p. LP 3. H-sektionens pedagogiska pris

2 Kallelse Sektionsmöte /15 4. Rapporter a. Rapport från styrelsen b. Rapport från valberedningen 5. Enkla frågor 6. Interpellationer 7. Propositioner a. Fastställande av preliminär verksamhetsplan för 2015/2016 b. Fastställande av preliminär budget för 2015/2016 c. Fastställande av slutgitlig arvoderingsplan för 2015/2016 d. Arbetsgrupp ang. sektionens valberedning 8. Motioner 9. Avsägelse 10. Presentation av kandidater a. HArm b. SnH 11. Val a. Val av sektionsstyrelse för verksamhetsåret 2015/2016 b. Val av lekmannaevisorer för verksamhetsåret 2015/ Övriga frågor 13. Nästa sektionsmöte 14. Mötets avslutande

3 Kallelse Sektionsmöte /15 Rapport: Verksamhetsplan för verksamhetsåret 14/15 Verksamhetspunkter 1) Internverksamhet A. Strukturera sektionens organisation. Ett arbete för att skapa en vision för sektionen har inlets. I år har diskussioner i styret hållts och en diskussion under överlämning till nya styrelsen kommer hållas. Frågan har även tagits upp på sektionsmötet men har varit svårt att få respons. Arbetet behöver fortsättas nästa år och ligger som en verksamhetspunkt. Reglemente, stadga och olika policys har läst igenom och kommentarer för eventuella förändringar har gjorts vilket vi rekommenderar styret 15/16 att revidera. B. Utöka kännedomen om styret och dess verksamhet för sektionens medlemmar. Sektionsmöte noll arrangerades under mottagningen för att få upp ögonen för sektionsmöten. Motionsluncher har hållits för att uppmärksamma påverkansmöjligheten. Det har resulterat i fler motioner men tyvärr inte att fler går på möten. C. Arbeta för en ökad kännedom om SAMOs funktion på sektionen. Från och med sektionsmöte 1 har SAMO fått en egen informationspunkt på sektionsmöten. SAMO har deltagit i SAMO-utbildning samt Sociala utskottets möten för att lära sig vad en SAMO gör. Det lades fram en proposition om reglementesändring av sektionsstyrelsens uppbyggnad till sektionsmöte 3 vilket resulterade i SAMO som en egen post i styrelsen från och med 15/16. Genom uppdelning av SAMO och Vice ordförande finns tydligare post-specifikationer i vad en SAMO åligger i reglementet. Uppdelningen av posterna hoppas styrelsen kommer resultera i en ökad kännedom och en utveckling av SAMO-rollen på sektionen. En ökad kommunikation till sektionen genom studentrösten, enkäter, sektionens utskott och kommittéer har kännedomen om SAMO ökat. D. Stärka samarbetet med högskolan. Ett samarbete med högskolan har inletts där styret, PA och studencentrum träffas på ett möte en gång varje läsperiod. Detta tycker styret har varit väldigt positivt och kommer uppdatera överlämningsdokument med vad som krävs av H-sektionens ordförande inför dessa möten. E. Utred sektionens valberedning. Under året har diskussioner förts på sektionsmöte, med kommittéer och med gamla sektionsordförande. Proposition ang valberedningens instruktioner kommer läggas till sektionsmöte 4 för att säkerhetsställa att frågan arbetas vidare med. 2) Utbildning A. Arbeta för en ökad svarsfrekvens på kursutvärderingar. Har gjort facebookevenemang för att påminna om att göra kursutvärderingar. Vi har gjort plancher som uppmanar till att göra påverkan genom att kursutvärdera. Vi har uppmanat att

4 Kallelse Sektionsmöte /15 skriva i kursutvärderingarna om det finns något att göra. Vi genomförde även ett pilotprojekt för 3 program i år 1 om hur kursutvärderingsprocessen går till och vad de olika mötena är till för. Tyvärr var uppslutningen inte allt för stor. Det kommer att fortsättas med till nästa år då detta kommer att utvecklas och förbättras. B. Öka kännedomen om SnH hos sektionens medlemmar. Har visat oss mer med pluggkvällar med våfflor. Pluggfikorna med Sjuu har varit välbesökta av oss på H. Har annonserat på facebook, skitviktigt, på anslagstavlan och i lunchrummen. Har uppdaterat på vår Facebooksida om och under evenemang. C. Utveckla samt skapa utskott för varje program. Diskussioner med föregående styre har gjorts angående punkten och vi har kommit fram till att det resultat dessa utskott skulle leda till går att få till genom att SnH-representanten sitter med i programråden. Detta har också diskuterats med programansvariga. 3) Arbetsmarknad A. Vidareutveckla mentorskapsprogrammet. Mentorskapsprogrammet i år har utvecklats mycket. Från att ha varit relativt okänt har kännedomen ökats kraftigt, med fler sökande adepter och fler deltaqgande mentorer. Aktiviteter har blivit fler och nätverklsträffar har inletts, vilka har vart halvbra besökta trots att det är vad som efterfrågats. Undersökningar om vad som önskas mer exakt kan inledas nästa år. Aktiviteterna har innehållit vad som efterfrågats men det kan handla om fel tider eller fel format på träffarna. Som det överlägset största mentorprogrammet på chalmers finns fortfarande mycket att utveckla i form av vad som önskas av de deltagande. B. Utöka kännedommen om HArm och dess verksamhet. Årets Harm fokuserade mycket på att utveckla själva Harmdagen vilket utvärderingen företagen fick göra visar på att de lyckades med. Erkännas ska att event på sektionen blev lidande och därmed även kännedomen om Harm. Denna punkt behöver fortfarande arbetas på. En grund för kommande event finns och ännu fler ideer till event, men få har hunnit genomföras. Däremot har de event som genomförts varit välbesökta och uppskattade med inslag av såväl ibm och Minnesmästaren Idriz. C. Se över hur näringslivet och studenterna kan få en bättre kontakt och hur näringslivet kan tydligare kan kopplas till utbildningarna. Mentorskapsprogrammets struktur gör det möjligt till en avslappnad dialog med näringslivet vilket har gett utdelning i form av många ideer, som nämnt ovan. En enkät om vad studenter vill ha för kontakt med näringslivet har gjorts. Ett peliminärt koncept för hur en brasch-kväll eller case-kväll kan genomföras har tagits fram men inte genomförts. D. Skapa långvariga samarbetspartners i näringslivet. Tyvärr har det inte varit någon framgång i denna pukt. Det finns ett företag som kontaktats som eventuellt är intressera av ett samarbete.

5 Kallelse Sektionsmöte /15 4) Kommittéer A. Främja samaretet mellan och inom kommittéerna. Under året har styret arrangerat 3 st SAK (Sektionsaktivaskalas). Ett inför mottagningen och ett inför vardera aspperiod. SAK:en har varit uppdelade i delvis utbildning och delvis kalas. Det har även hållts i regelbundna kofot där kommitté och föreningsordförnade träffats för att få information och diskutera aktuella ämnen. Det hölls även en kommittée-kick-off i mars där samtliga kommittéer deltog. Att alla kommittéer kunde delta samtidigt gjordes möjligt då vårkommittéernas verksamhetsår ändrades och därmed invalet tidigare lagts. B. Främja en god alkoholkultur på sektionen. Detta är en verksamhetspunkt som alltid är aktuell och alltid bör arbetas med. I år har work-shops angående alkoholuklturen på H-sektionen hållts. Dels inom styret och dels med kommittéeaktiva Mycket goda tankar har kommit fram och ett antal punkter som ansågs vara centrala lyftes och presenterades för de nya kommittéerna på deras utbildningsdag i mars. I år har ingen alkoholpolicy inrättats utan endast riktlinjer som gäller för PR, mottagning och aspning. C. Strukturera, tydliggöra och uppmärksamma kommittéernas instruktioner. Vårkommitternas instruktioner har diskuterats under möten med respektive kommitté under hösten samt uppdaterats utefter detta. Under båda aspningsperioderna har huvuddelarna av kommittéens instruktioner presenterats för asparna. har även under året hållt i intervju med hela den nominerade kommittéen, istället för endast ordförande och kassör, innan inval där kommittéens instruktioner förklarades ytterligare. 5) Information A. Ta fram en kommunikationskanal mellan sektionens utskott, kommittéer, föreningar och styret. Under året har en grupp för de som är PR-ansvariga i sektionens kommittéer, utskott och förening startats. Denna grupp kan ses som ett pilotprojekt men de som varit med har uttrycks sig nöjda och att gruppen fyller ett bra syfte. På PR-gruppsmöten diskuteras hur PR ska göras inför t.ex. aspning men gruppen fungerar även som en ytterligare kommunikationskanal mellan sektionens olika organ, utöver till exempel ordförandernas kontakt. B. Utveckla kommunikationskanaler till sektionens medlemmar. Under året har sektionens befintliga kommunikationskanaler utnyttjats flitigt och med en ökad frekvens från tidigare år. Under hösten hade styrets två arvoderade en blogg, på hemsidan, som de skrev på för att dokumentera vad de gjorde om dagarna. Ytterligare har informationsbladet Skitviktigt återuppstått och funnits att läsa på toaletterna runt om i skolan. En dialog med sjösektionen och vaktmästarna angående anslagstavlorna har inletts och rekommenderas kommande styre att fortsätta med.

6 Kallelse Sektionsmöte /15 Rapport från valberedningen Årets sökning till Styret startade med en infokväll den 3 mars, annonserad via Facebook och affischer på skolan. Styret, HArm och SnH gav information om vad det innebär att sitta i de respektive grupperna och vad de olika posterna gör. Det kom många intresserade studenter, vilket var väldigt roligt att se. Under kvällen fick de sökande möjlighet att skriva upp sig som intresserad av att vara med på den kommande sökningen till Styret. Kvällen avslutades på Brygghuset med god dryck och många skratt. Nästa sökningstillfälle var en matlagningskväll den 31 mars. De sökande delades in i tre grupper för att ordna förrätt, huvudrätt respektive efterrätt. Varje grupp fick dra tre lappar; ett land och två ingredienser. Utifrån en given budget och med inspiration från de dragna lapparna fick varje grupp på egen hand handla ingredienser och tillaga sin rätt. Matlagningen och middagen hölls i FortNox på Johanneberg. Under kvällen var också Styret med och gav ytterligare information om hur en vanlig dag för varje post kan se ut. Detta blev en mycket lyckad kväll med hög närvaro. Det sista arrangemanget ägde rum helgen den april. Valberedningen hade då bokat en klubbstuga i närheten av Lerum, dit de sökande tog sig med buss följt av en promenad. Dagen började med fika i solen samtidigt som Styret berättade kort om deras förslag på nästa års verksamhetspunkter. Detta följdes av case-övningar där de sökande var indelade i tre grupper. Sedan testades deras, och även Styrets, kunskaper i en lite annorlunda tipspromenad. Under tiden tipspromenaden varade tillagade valberedningen kvällens middag. Efter middagen avslutades kvällen med marshmallowsgrillning och bastubad. Detta var en riktigt trevlig och uppskattad helg. Under läsveckorna 3 och 4 höll valberedningen i intervjuer med alla sökande. Under intervjuerna medverkade två eller tre från valberedningen, anpassat utifrån att ingen av de som höll i intervjun skulle ha en allt för nära relation till den sökande. Av samma anledning deltog inte personer från valberedningen i persondiskussioner och beslut där man var jävig. Med hänsyn till Styrets kravspecifikationer kunde valberedningen, efter långa diskussioner, till sist komma överens om hur nästa års Styre borde se ut och nomineringar togs avslutningsvis fram. Valberedningen genom Ida Larsson, ordförande 2014/15

7 Proposition 1. Preliminär verksamhetsplan Bakgrund Varje vår på sektionsmöte 4 klubbar mötet igenom en preliminär verksamhetsplan. Denna tas sedan upp och diskuteras på överlämningen med den nya styrelsen. 15/16 genomför sedan de förändringar som de vill och presenterar en slutgiltig verksamhetsplan, som klubbas igenom på sektionsmöte 1 under hösten. Förslag Styret har upplevt att årets verksamhetsplan har haft för många punkter. Styret har många arbetsuppgifter utöver verksamhetsplanen och för att kunna göra både de dagliga arbetsuppgifterna och verksamhetspunkterna på ett bra sätt anser styrelsen att varje styrelseledamot endast bör ha ett större projekt att arbeta med under året. Det skulle även göra att det finns utrymme att ta tillvara på mindre idéer som kommer upp under året, både från ledamöter och från sektionens medlemmar. Yrkande Med ovan nämnt som grund yrkar styrelsen: Att fastställa den preliminära verksamhetsplanen genom Veronika Aspvall, Ordförande 14/15

8 Preliminär verksamhetsplan för verksamhetsåret 14/15 Internverksamhet Skapa en vision Fortsätta arbetet med att skapa en vision, ta del av det gamla materialet och spika visionen. Utifrån visionen skapa uppdrag och prioriterade områden för att sedan bygga en verksamhetsplan efter det. Se över sektionens ekonomi Färdigställa den ekonomiska policy som skapats. Utvärdera mallarna som gjorts för kassörerna. Se över sektionens fonder och revidera hur dessa ska skötas i framtiden. Nöjesliv Se över sektionens engagemang Se över hur man skapar engagemang på sektionen och i vilken form. Möjliggöra engagemang utanför kommittéer. Arbetsmarknad Se över sektionens alumniverksamhet Utreda hur sektionen vill använda allumner och skapa ett närverk. Ta fram en strategi för hur H-sektionens alumner kan vara delaktiga i de studerandes studietid. SAMO Vidareutveckla SAMO-posten Utveckla vad SAMO ska göra på sektionen genom att ta del av instruktioner för andra sektioner och kartlägga vad som krävs på just vår sektion. Utbildning Se över examensarbete Se över hur högskolan utvärderar examensarbete. Se över processen för hur högskolan informerar om examensarbete. Se över hur studenter kan ges bättre stöd i processen, av till exempel andra studenter. Kommunikation Synliggöra engagemang och påverkansarbete Jobba för att synliggöra engagemang utanför kommittéer. Utreda den bristande påverkansarbetet och aktivt arbeta för att sektionens medlemmar ska veta hur de går tillväga. Synliggöra äskningsmöjligheter. genom Veronika Aspvall, Ordförande 14/15

9 Proposition 2. Preliminär Budget Bakgrund Varje år uppförs en preliminär budget på sektionsmöte 4 och sedan en slutgiltig på sektionsmöte 1 verksamhetsåret därpå. Förslag Den preliminära budgeten bygger till största del på hur resultatet från detta verksamhetsår ser ut att bli. De stora skillnaderna ligger på Lindholmsfestival-posten och även på arvoderingen, där vi inte sett behov av en heltidsarvoderad. En annan stor skillnad är HArm s intäkter och arrangemang som till största del består utav HArm-mässan. Detta har gjorts efter att HArms budget har setts över grundligt under året och tagit fram en realistisk gräns för intäkter och utgifter som vi tror är möjlig att hålla. Under arrangemang ligger även en pott från de kvalitetsmedel som sektionen fick under 14/15. Då ekonomiansvarig har arbetat med att kommittéer till stor del ska klara att gå runt på sin egen budget för att främja nya arrangemang och projekt har budgetposten för bidrag setts över. Eftersom det är svårt att veta hur mycket bidrag kommittéerna behöver söka varje år har inspiration hämtats från andra sektioner och lett till att posten för sektionsnytta och bidrag har slagits ihop till en äskningspott som både kommittéer och medlemmar kan söka ifrån. En annan förändring är att medlen för mottagningsbil är borttagna. Detta då styret mött stor kritik hos bilhandlare att hyra bilen på det sätt som tidigare gjorts. Då bastun försvinner i år ser vi inte lika stor nytta i att hyra en bil till hela mottagningen och rekommenderar kommittéer att använda sunfleet eller hyra en bil för arrangemangsdagen om det behövs och istället söka pengar för transportkostnader om inte deras egen budget täcker det. Yrkande Med ovan nämnt som grund yrkar styrelsen: Att fastställa den preliminära budgeten för verksamhetsåret 15/16 genom Hanna Olsson, Ekonomiansvarig 14/15

10 Preliminär budget för verksamhetsåret 2015/2016 CHALMERS STUDENTKÅR H SEKTIONEN Slutgiltig 13/14 Slutgiltig 14/15 Preliminär 15/16 Ingående balans kr kr kr Intäkter Inkomst Inkomst Inkomst Bidrag skolan kr kr kr HArm kr kr kr Medlemsavgifter kr kr kr Skåpshyra kr Uttag ur fond - kr - kr Övrigt kr kr kr SUMMA Intäkter kr kr kr SUMMA Ing. balans och Intäkter kr kr kr Utgifter Utgift Utgift Utgift Arvoderingar - kr kr kr Arrangemang kr kr kr Bil mottagning kr kr - kr Äskningar kr kr kr Bidrag examensmiddag kr kr kr Bidrag fadderverksamhet kr kr kr Bidrag Lindholmsfestivalen - kr - kr kr Sunfleet kr kr kr Fasta avgifter kr kr kr Resekostnader kr kr kr Inköp material och varor kr kr kr Teambuildning kr kr kr genom Hanna Olsson, Ekonomiansvarig 14/15

11 Representation kr kr kr Sektionsmöte kr kr kr Kläder kr kr kr PR kr kr kr Daglig verksamhet kr kr kr Hemsida kr kr 500 kr Kontorsmtrl kr kr kr Telefon kr kr kr Visma - kr - kr kr Övrigt kr kr kr Mötesomkostnader kr kr kr Bankkostnader kr kr kr Sektionsnytta kr kr - kr Fondavsättning - kr - kr Placeringar kr Summa Utgifter kr kr kr Utgående balans kr kr kr SUMMA utgående balans och utgifter kr kr kr genom Hanna Olsson, Ekonomiansvarig 14/15

12 Proposition 3 - Fastställande av preliminär arvoderingsplan för 2014/2015 Bakgrund H-sektionen har de senaste åren haft möjlighet att ha en tjänst i styrelsen arvoderad och detta anser vi i styrelsen är bra då det ständigt dyker upp många saker som behövs göras utanför något av ledamöternas område. Det är också positivt för att kunna representera styret och vara tillgänglig för sektionens medlemmar. Genom arvoderingen fås större utrymme att vara tillgänglig under dagarna vilket annars blir svårare då ledarmöterna troligtvis behöver prioritera bort studierna. Som arvoderad kan man i större utsträckning finnas till hands för sektionsmedlemmar och kommittéaktiva som har frågor eller vill utnyttja någon av sektionens tjänster. Arvoderingen ser vi i styrelsen därför positivt på och anser att med rätt person är pengarna väl värda att investera i detta. Men det går inte att köpa sig en engagerad person så det gäller för valberedningen att hitta rätt grupp och person för ett sådant uppdrag. Då styrelsen sett över den preliminära budget och verksamhetsplan för år 15/16 anser vi att en halvtidsarvordering är aktuellt för verksamhetsåret 15/16. Förslag s förslag är att göra utrymme för en halvtidarvodering för verksamhetsåret 15/16. Yrkande Med ovan som bakgrund yrkar styrelsen på; Att det ges utrymme för en halvtidsarvodering om totalt 10 månader alternativt en heltidsarvodering om totalt 5 månader för verksamhetsåret 15/16 Att en heltidsarvodering fastställs till 31 % av prisbasbeloppet genom Veronika Aspvall, Ordförande 14/15

13 Proposition 4. Arbetsgrupp ang sektionens valberedning Bakgrund I verksamhetsplanen för styret 14/15 finns en punkt angående att utreda sektionens valberedning. Detta är något som påbörjades under hösten men avbröts när styrets proposition som togs upp på sektionsmöte 1 röstades ner. Därför har verksamhetspunkten inte prioriterats under året. Stödet för en utredning i frågar upplevs dock som stort och för att inte släppa frågan väljer styret att lägga denna proposition. Förslag En arbetsgrupp tillsätts som jobbar nära både styrets vice ordförande och kommittéernas ordföranden för att revidera instruktioner för sektionens valberedning. Yrkande Med ovan nämnt som grund yrkar styrelsen: Att tillsätta en arbetsgrupp på 5 personer som utreder frågan om sektionens valberedning Att arbetsgruppen rapporterar under sektionsmöte 2 och lägger fram instruktioner sektionsmöte 3 genom Veronika Aspvall, Ordförande 14/15

14 Nomineringar till H-Styret 2015/16 Ordförande - Claudia Ardelean Claudia är en disciplinerad och organiserad tjej. Hon har lätt att prata med folk och ser till att saker blir genomförda. Hon har under sökningen till Styret visat prov på goda ledaregenskaper. Valberedningen vill med detta sagt nominera Claudia Ardelean till sektionsordförande för verksamhetsåret 2015/2016. Vice Ordförande - Staffan Enegren Med sitt lugn från Dalarna, sin eftertänksamhet och sin erfarenhet från tidigare kommittéengagemang har Staffan de bästa förutsättningarna för att möta vice ordförandens framtida utmaningar. Han har vid flertalet tillfällen visat sig vara en värdefull gruppmedlem. Valberedningen vill därför nominera Staffan Enegren till Vice Ordförande i nästa års sektionsstyrelse. Ekonomiansvarig - Alina Nilander Alina är en ordningsam och planerad tjej som inte lämnar något åt slumpen. Hon har nära till skratt och vi är övertygande om att hon kommer bidra med mycket energi och glädje till gruppen. Hon har även ett stort intresse för ekonomi. Valberedningen vill med det sagt nominera Alina Nilander till Ekonomiansvarig i nästa års sektionsstyrelse. Arbetsmarknadsansvarig - Jakob Jansson Med sin karaktäristiska mustasch, tidigare ledarerfarenheter från gymnasiet och sitt enorma driv är vi säkra på att Jakob kan axla både HArm och posten som arbetsmarknadsansvarig galant. Jakob är en lugn och välplanerad person som kommer representera sektionen mot näringslivet väl. Valberedningen vill därför nominera Jakob Jansson som Arbetsmarknadsansvarig i nästa års sektionsstyrelse. SAMO - Tove Hallenberg Tove är en ödmjuk, omtänksam och en ansvarstagande tjej och vi är övertygande om att hon kommer forma rollen som SAMO till något nyttigt och bra för sektionen. Hennes omtänksamma personlighet kommer vara till stor nytta vid kontakt med studenter. Valberedningen vill med detta sagt nominera Tove Hallenberg till SAMO i nästa års sektionsstyrelse. genom Veronika Aspvall, Ordförande 14/15

15 Utbildningsansvarig - Julia Klasson Med ambitioner och visioner för att utveckla SnH och H-sektionens olika program vet vi att Julia kommer vara en stor tillgång i Styret. Med sitt stora hjärta och goda humör kommer hon sprida glädje till Styret och H-sektionen. Valberedningen vill därför nominera Julia Klasson till Utbildningsansvarig i nästa års sektionsstyrelse. Informationsansvarig - Hanna Guldbrand Hanna är en lättsam tjej med koll på läget. Hon har ett öga för vad som behöver göras så inget kommer undgå henne, vilket är en skitviktig egenskap. Vi är säkra på att Hanna kommer informera sektionens medlemmar väl. Valberedningen vill därför nominera Hanna Guldbrand till Informationsansvarig i nästa års sektionsstyrelse. Valberedningen genom Ida Larsson, ordförande 2014/15 genom Veronika Aspvall, Ordförande 14/15

16 genom Veronika Aspvall, Ordförande 14/15 Proposition