Manual. för Mekonomen. MekoEasy Verkstad. Utgåva: Version 19:e Februari 2012 / MekoEasy version Sida 1 av 116

Transkript

1 Manual för Mekonomen MekoEasy Verkstad Utgåva: Version 19:e Februari 2012 / MekoEasy version Sida 1 av 116

2 Innehållsförteckning 1. Inledning Generellt om användning av MekoEasy Använda tangenter och snabbmenyer Genvägar, snabb åtkomst till de viktigaste funktionerna Register i MekoEasy / nyupplägg & underhåll Fordon Egendefinierad fordonsinformation Kunder Rabattmatris Artikel Arbetsoperationer Mekaniker Handläggare Kassamodul - inställningar Orderbehandling och fakturering Orderregistrering Kreditering av order Uppskjutet arbete MekoCat-koppling Kopiera order / orderrader Flytta orderrader Redigera orderrader Rabatt på orderrader Delsummor av orderrader Stryka / annullera order/orderrader Byte av kund på order Fråga på order / Sökning Självrisk Fakturera / Betalning Fakturakörning Sida 2 av 116

3 5. Kassamodul (Kontantkassa) Användning Inbetalning av fakturor i kontantkassan Kassaavslut Överföring till Redovisning Stämpling / tidregistrering Instämpling Utstämpling Dagsavslut Stämplingsjusteringar Anbud (Offerter) Registrera anbudsorder Överföra till en order Överföra från en order Inköp Skapa beställning från kundorder Skapa beställning direkt Skapa beställningsförslag Lagerändring Rapportering Mekanikerstatistik Försäljningsstatistik Rapporter i Tidmodulen Bokföring redovisning (se eget appendix: Tillägg till manual MekoEasy Verkstad) Sida 3 av 116

4 1. Inledning Detta är en kursdokumentation för Mekonomen i business applikationen MekoEasy. Dokumentationen skall löpande vidareutvecklas i samarbete med Mekonomen. Den funktionalitet som beskrivs i dokumentet, finns i MekoEasy version eller högre Generellt om användning av MekoEasy Skärmutseendet i systemet utgår ifrån en standard som innehåller dessa element: Elementen i en standard skärmvisning i systemet 1. Menyraden 2. Verktygsraden 3. Funktionsträdet 4. Avskiljaren 5. Modulflikar TIPS: Håll markören över avskiljaren tills markören ändrar sig till denna symbol:. Du kan nu skjuta avskiljaren åt höger eller vänster beroende på hur stor del av funktionsträdet du önskar se. Sida 4 av 116

5 Funktionsträdet Funktionsträdet ger en översikt över de olika moduler och funktioner som är installerade på systemet och som du har åtkomst till. Uppgifterna återfinner du som kommandon på menyraden. De menyval som är nertonade avser funktioner du ej har rättighet att använda. Dessa visas heller inte i funktionsträdet på skärmen. Detta katalogträd använder du när du skall växla mellan de olika funktionerna. Underelement i trädstrukturen kan tas fram genom att klicka på boxen med plustecken framför elementet. Och stängas igen genom att klicka på boxen med minustecken Du kan dölja underelementen på nytt genom att klicka på minustecknet i boxen. Om katalogträdet inte visas, klicka på fliken märkt Användare nederst till vänster på skärmen. Om fönstret med flikarna Funktioner och Användare inte visas, välj Uppgifter på Fönster-menyn i Menyraden Menyraden Överst på skärmen ser du menyraden, vilken innehåller huvudpunkterna för de valmöjligheter du har i applikationen. Genom att klicka på ett menyval får du fram underpunkterna. Här ser du underpunkterna under Data. De underpunkter som är nedtonade är för närvarande inte tillgängliga valmöjligheter. Peka på önskat val och tryck Enter eller klicka på vänster Musknapp. Sida 5 av 116

6 Verktygsraden På verktygsraden finner du en rad med knappar representerande kommandon som ofta används. Du finner först och främst kommandon som hör till Data-menyn. Knappar på Verktygsraden från vänster till höger Ny post Spara post Skriv ut Stryk post Ångra senaste handling Tips! Du kan flytta verktygsraden och placera den på annan plats i skärmbilden för att få snabbare tillgång till funktionerna. Ta tag i det grå området till höger på verktygsraden och dra den till önskad position. Gå till första posten (stöds endast i enstaka bilder) Gå till föregående post (stöds endast i enstaka bilder) Gå till nästa post (stöds endast i enstaka bilder ) Gå till sista posten (stöds endast i enstaka bilder) Sök Nästa fönster Används ej Dokument Importera order Om MekoEasy Hjälp Alla knappar är inte tillgängliga vid alla tillfällen. Vilka knappar du får använda beror på var du befinner dig i systemet. Knappar som inte är aktiva är nedtonade. Sida 6 av 116

7 Flikar När du väljer en omfattande funktion, fördelar skärmvisningen sig gärna över flera bilder. Dessa är organiserade som registerkort med flikar som anger typ av information. Till exempel är information om artikel fördelad på sex flikar. Genom att klicka på fliken märkt Priser får du möjlighet att underhålla prisinformation. Genom att klicka på fliken märkt Texter, kan du underhålla artikelbeskrivningar m.m. Uppdatering fältinformation När du har ändrat information i en bild låses skärmvisningen tills du antingen sparar ändringarna eller ångrar dem Använda tangenter och snabbmenyer Generellt rekommenderar vi att använda tangenter i så stor utsträckning som möjligt och minimera musanvändningen, detta för att förhindra felaktig arbetsbelastning och för att öka registreringshastigheten Användning av tangenter I alla skärmbilder kan du flytta dig från fält till fält genom att trycka på Tab-tangenten. I orderregistreringen kan du också använda Enter-tangenten för att flytta från fält till fält. För att du skall kunna göra registreringsarbetet på ett effektivt sätt har du möjlighet att använda snabbtangenter istället för menyval och navigering med musen. Dessutom finns det många snabbmenyer som ger dig tillgång till funktioner tvärs över systemets olika delar. Välja funktioner från snabbmenyer Snabbmenyer är ett urval av funktioner knutna till bestämda uppgifter och visas i det sammanhang du behöver dem. Klicka i ett fält eller fönster med höger musknapp. Om en snabbmeny är knuten till fältet eller fönstret, visas den som en meny där du kan välja funktioner på vanligt sätt. Till exempel finner du en snabbmeny i bilden för underhåll av rabattmatris. Sida 7 av 116

8 Använda snabbtangenter och funktionstangenter Under registervård/underhåll kan följande tangentkombinationer användas: Hjälp F1 Frisläpp order F6 Ångra Ctrl + Z Ny post Ctrl + N Spara post Ctrl + S Stryk post Ctrl + D Sök poster Ctrl + B Första post Ctrl + Home Sista post Ctrl + End Föregående post Ctrl + PageDown Nästa post Ctrl + PageUp 1.3. Genvägar, snabb åtkomst till de viktigaste funktionerna Vissa funktioner du har åtkomst till nyttjar du oftare än andra. Dessa kan du samla i form av genvägar under fliken Funktioner i funktionsfönstret. När du har lagt in funktioner här, behöver du bara klicka på genvägen för att gå till rätt skärmbild. För att lägga till en ny genväg högerklickar du på det mörkgrå fältet och väljer Lägg till nya funktioner. Det går även att lägga till nya grupper där man kan samla de genvägar som har med den gruppen att göra. I exemplet nedan finns två grupper, Stämpling och Ekonomi Sida 8 av 116

9 Om sökrutinerna i systemet Man kan söka på order, kunder, artiklar, postnummer m.m. i systemet. En liten kikare på skärmen indikerar möjlighet att söka. När du trycker på kikarsymbolen visas en dialogbox och du får ange sökbegrepp. Dialogboxen varierar beroende på sammanhang och vad du får söka på. Ofta kan du välja om du vill söka på ett enskilt fält, fältintervall eller kombinationer av fält. Om dialogboxen för sökning består av flera flikar, kan du söka tvärs över flikarna, dvs. du kan plocka sökfält från olika flikar. Genom att välja sökbegrepp definierar du ett sökfilter. Ju fler sökbegrepp som anges desto mer finmaskigt filter. Det ger färre men mer exakta träffar. Du kan sortera sökresultatet, justera kolumner och skriva ut resultatet. Ett tryck på Enter-tangenten eller knappen Sök nu startar sökningen. sök Knappnål När du kommer i gång med att jobba aktivt med systemet, kommer du sannolikt hoppa från den ena sökningen till den andra. Kanske först söka på kunder, därefter artiklar. Några dialogboxar för sökning har en knapp märkt med en röd knappnål överst till höger. Tänk dig att du tar resultatet av en sökning och fäster på korktavlan för senare användning. När du trycker på knappnålen, kommer systemet ihåg sökningen åt dig, och nästa gång du kommer tillbaka till samma sökruta, får du se den information du önskade komma ihåg. Kom ihåg Sida 9 av 116

10 2. Register i MekoEasy / nyupplägg & underhåll 2.1. Fordon Fordon läggs upp och underhålls under menypunkten Faktura Registervård Fordon. I fältet Fordonsid anges registreringsnummer, varefter data om bilen kommer fram. Fordonsregistret är gemensamt för användare av MekoEasy, och det innehåller information om vilket land fordonet kommer från. Finns fordonet ej redan i databasen, ger MekoEasy meddelande om detta och samtidig ges möjlighet att lägga upp fordonet med hjälp av uppslag i olika register beroende på hur systemet är konfigurerat. Bekräfta med ok och uppslagna värden visas i nästa fönster. Sida 10 av 116

11 Om det finns fält som ej är sammanknutna kan detta göras genom ett klick på knappen märkt Ny (visas i bilden ovan). Därefter klickar man på Lägg upp för att etablera fordonet i databasen. Tips! Knappen Ny är gemensam i hela MekoEasy. Den används för uppläggning av ny arbetsorder, ny kund, nytt fordon mm. Ny När vi har lagt upp fordonet kan detta knytas till en kund. Det görs i fliken kundinfo. Klicka på sökknappen för att finna en befintlig kund eller klicka på ny-knappen för att lägga upp kunden. (Finns integration med Bilvision kan knappen användas för att slå upp ägaruppgifterna.) Se kapitel 2.3 hur en ny kund skapas. Ny kund Befintlig kund Integration med Bilvision möjliggör uppslag mot bilägaren Sida 11 av 116

12 I samband med gemensamt fordonsregister kan man skilja på Fritext som knyts till fordonet. Se också illustration nedan som visar detta. Sida 12 av 116

13 Uppskjutet arbete på fordon Fliken Uppskjutet arbete på fordon används för att notera information om arbete punkter etc. som bör kontrolleras nästa gång fordonet är på verkstaden. Registret Uppskjutet arbete på fordon kan hämtas när ny arbetsorder läggs upp. Det gör man via denna knapp. Saknas knappen i arbetsorder finns inget Uppskjutet arbete på det registreringsnumret. Uppskjutet arbete Sida 13 av 116

14 Historik på fordon I Faktura - Registervård - Fordon och fliken Historik kan man se alla historik detta fordon har varit med om på en Mekonomen verkstad. Genom att klicka på siffran i kolumnen Artiklar på den order man vill titta på så kan man via pilen se vilket arbete och artiklar som finns med på den ordern. På samma sätt kan du se meddelanderader, beloppsöversikt, kunduppgifter samt vilken verkstad som fordonet varit inlämnat hos. Order gjorda på andra verkstäder har dock priser, rabatter och kunduppgifter dolda. Här nedan visas vilken verkstad fordonet varit inne på via kolumnen Ftg nr För att skriva ut historiken så klicka på skrivarsymbolen på verktygsraden eller högerklicka någonstans i historik fälten för att få upp en meny och välj därefter Skriv ut. Efter detta så kommer en dialogruta upp där du har möjlighet att välja om utskriften ska gälla alla firmor eller endast er verkstad samt övriga parametrar. Sida 14 av 116

15 Om förhandsgranskning valts kan utskrift sen ske via den lilla skrivarikonen i övre högra hörnet. Samma historik finns även tillgänglig direkt i en arbetsorder (samt anbud arbetsorder) via fliken Historik. Sida 15 av 116

16 Sökning på fordon Genom klick på kikaren visas sökdialogen. Sökdialogen innehåller flera flikar och man kan om så önskas välja filter från flera flikar i samma sökning. Exempel: Finn ett fordon med en bestämd kund. Gå till fliken kund/användare. Ange delar av kundnamnet (Tomas R i exemplet nedan) i fältet kundnamn. I exemplet kan man se att kund Tomas Rehnfors har tre olika bilar i MekoEasys register. Tryck Enter eller klicka på Välj för att öppna fordonet. Sida 16 av 116

17 2.2. Egendefinierad fordonsinformation Det finns normalt en central uppsättning egendefinierad fordonsinformation. Det är ofta uppgifter man önskar spara i anslutning till fordonet som inte finns i ett standardfält i programmet. Fälten för egendefinerad information hittar du i Faktura Registervård Fordon och fliken Egendefinerat Kunder Normalt läggs kunder upp i samband med uppläggning av ett fordon eller i orderregistrering. Underhåll av kunder görs under menypunkten Faktura Registervård Kunduppgifter. Nedan går vi igenom uppläggning av en ny kund. Klicka på ny-knappen varvid nedanstående skärmbild visas. Uppläggning av nya kunder skall alltid knytas till en mall. Mallen innehåller styruppgifter för den aktuella kundgruppen. MekoEasy har följande standardmallar upplagda: Ange kundens namn (kortnamn fylls i automatiskt om inget skrivs i det fältet). Tryck OK och fortsätt fylla i adressuppgifterna. Sida 17 av 116

18 Postnummer/ort kan sökas via sökknapp eller anges direkt. Tryck på disketten på verktygsraden eller tryck Ctrl+S för att spara kunden Kunden har nu lagts upp enligt mall och det är inte nödvändigt att fylla i uppgifterna under fliken orderuppgifter. Sida 18 av 116

19 Kundvillkor Om kundens villkor avviker från den använda mallen, läggs detta in i fliken Orderinformation. Där anges om kunden skall ha samlingsfaktura, eventuell anknytning till rabattmatris, speciellt timpris, eventuell fast rabatt för artiklar respektive arbeten. Det finns flera olika metoder när det gäller rabatteringar. MekoEasy innehåller möjlighet till flera utpristyper (försäljningspriser). Man kan också sätta upp en rabattmatris som har kund- och artikelkoordinater som därmed ger olika rabatter till skilda kunder för samma artikel. Det är också möjligt att ange en fast rabattsats för artiklar och en annan rabattsats för arbeten. Man kan också ange ett speciellt timpris för arbeten för kunden. Före val av metod bör man göra en noggrann genomgång så att det valda rabattsystemet inte kräver oproportionellt mycket uppföljning och underhåll. För internt kundnummer finns möjlighet att ange att order som skapas på kunden kan belastas konto i redovisningen. Detta kan vara aktuellt för reklamation o dyl. i så fall fyller man i fälten under fliken Kontering. MekoEasy har följande standardkundkategorier upplagda: Sida 19 av 116

20 Sökning på kund Genom klick på kikaren kommer sökdialogen fram. Ange sökbegrepp och tryck Enter eller Sök nu. Anges inget sökbegrepp listas hela kundregistret. Sökbegrepp kan läggas in i flera fält, t.ex. Tomas i kundnamn och Östersund i adress. Visningen kan sorteras genom klick på kolumnrubrikerna. Sökresultatet kan skrivas ut genom att klicka på Lista eller exporteras till en textfil via Exportera. I fliken Utvidgad sökning kan fler parametrar fyllas i för att precisera sökningen ännu mer. I exemplet nedan görs en sökning på alla som heter Tomas i Östersund och är Kontantkunder Sida 20 av 116

21 2.4. Rabattmatris MekoEasy har i standard en rabattmatris. Denna underhålls under Faktura Registervård Rabattmatris. Matrisen har koordinater för kund och artikel. Följande koordinater är definierade som standard: För kund: För artikel: 1 Bolag 10 Offentligt 20 Fleet 25 Personal 30 Internt 1 Mekonomenartiklar 990 Övrigt Arbete Matrisen är inte ifylld med rabattsatser. Det görs av användaren. Klicka i matrisen såsom visas nedan och sätt aktuell rabattprocent. Sida 21 av 116

22 2.5. Artikel MekoEasy innehåller ett gemensamt artikelregister för Mekonomen och uppdateras med prisfiler från Mekonomen centralt. Användare har inte åtkomst att göra ändringar i det gemensamma artikelregistret. De som så önskar kan därutöver ha sitt eget företagsunika artikelregister som enbart gäller det egna företaget (MekoEasy företaget). Nedan visas upplägget för en artikel. Fälten under fliken Basuppgifter kan normalt inte ändras när artikeln är upplagd centralt av Mekonomen. Fliken Priser innehåller information om artikelns olika priser. MekoEasy har rekommenderat pris och verkstadsnettopris. För att en artikel skall kunna lagerföras, måste fältet Kan lagerföras i Basuppgifter vara bockat. Sida 22 av 116

23 Under fliken Lagerinformation ser man aktuellt lagersaldo för angivet lager, eventuellt antal i order, antal i beställning, min maxlager m.m. Knapparna Omsättning resp. Inköp visar lagerrörelser för den aktuella artikeln. Det finns också några statistikuppgifter i detta fönster. Användare av MekoEasy kan ha olika inköpsrabatter för Mekonomenartiklar beroende på bl.a. volym. Inköpsrabatten anges i inställningen av artikelgrupp och styrs per företag. Gå till menypunkt Faktura Systemunderhåll Diverse registervård och fliken Artikelgrupper. Hämta fram den aktuella artikelgruppen och sätt in korrigeringsfaktor i fältet Faktor korr i p. I exemplet nedan är inköpsrabatten 15% för artikelgrupp 455 Kylarlock. Sida 23 av 116

24 När man hämtar fram en artikel anknuten till artikelgrupp 455 Kylarlock, ser vi att fältet Akt ink pris finns. Det visar inköpspriset i det aktuella företaget efter avdrag av inköpsrabatten. Sida 24 av 116

25 Lägga upp artikel Ibland vill man lägga upp artiklar som inte finns som standard i MekoEasys gemensamma artikelregister. Observera att artiklar som börjar med 01- t o m 99- är reserverade för Mekonomen. MekoEasy innehåller funktionen att lägga upp en ny artikel som en kopia av en befintlig artikel. När man använder detta tillvägagångssätt, säkrar man att artikeln läggs upp med nödvändiga uppgifter. Vill man inte använda den funktionen så är det viktigt att ihåg att lägga artikeln på rätt Artikelgrupp och Redovisningsgrupp. För att skapa en ny artikel klicka på ny-knappen eller tryck Ctrl+N. I exemplet nedan lägger vi upp en ny artikel med artikelnr DF baserad på en artikel som redan finns. Den nya artikeln läggs upp i det företagsspecifika artikelregistret. Därefter går man igenom de olika flikarna och kompletterar korrigerar informationen för den nya artikeln. Sida 25 av 116

26 Sök på artikel MekoEasy innehåller flera sökmöjligheter för att finna en artikel. I menypunkten för registervård av artikel klicka på kikarsymbolen på verktygsraden eller tryck Ctrl+B för att starta sökdialogen. Ett eller flera sökkriterier skall anges. Man kan söka på artikelnummer kombinerat med artikeltext eller endast ett av begreppen. Vi rekommenderar att precisera en sökning så långt möjligt, då MekoEasy innehåller ett stort artikelregister med många förekomster. I exemplet nedan söker vi efter artiklar som innehåller texten oljefilter Bosch i fältet Artikeltext. Sökningen kommer då att finna samtliga artiklar där dessa ord ingår som en del av texten. Man kan också söka på Börjar med. Klicka på Ny sökning för att starta en sökning. Likaså kan man söka på artiklar inom en bestämd redovisningsgrupp eller artikelgrupp. Sida 26 av 116

27 Och på artiklar knutna till en bestämd rabattgrupp samt på leverantörens artikelnummer. Observera att flikarna i sökdialogen kan kombineras om man önskar det. Sökningen i exemplet gav träff på 181 artiklar. Resultatet visas nedan. För att välja en av artiklarna dubbelklicka på raden eller markera raden och klicka på Välja. Sökresultatet kan skrivas ut genom att klicka på Lista eller exporteras till en textfil via Exportera. Sida 27 av 116

28 2.6. Arbetsoperationer MekoEasy innehåller ett gemensamt arbetsoperationsregister för Mekonomen. Detta uppdateras med arbetsoperationsregister från Mekonomen centralt. Arbetsoperationer underhålls under samma menypunkt som artiklar, men är märkta med Är arbetsoperation. Det är även möjligt att lägga upp egna arbetsoperationer. Viktigt att komma ihåg är att bocka för rutan Arbetsoperation. Sida 28 av 116

29 Det normala är att en arbetsoperation är styrd till ett TimprisId, se fältet TimprisId. Detta är en anknytning till timpristabellen som definieras under Faktura Systemunderhåll - Avdelning och fliken Priser. TimprisId 1 är det normala timpriset på verkstaden. Har man arbetsoperationer som skall ha ett annat timpris än ordinarie pris, använder man sig av ett annat TimprisId. Ett annat alternativ är att fylla i ett timpris i fältet Pris, nackdelen då är att det priset inte uppdateras vid en eventuell höjning av verkstadens normala timpris. Sökning på arbetsoperationer görs på samma sätt som på artiklar, men kom ihåg att ange att det är arbetsoperationer man söker. Sida 29 av 116

30 2.7. Mekaniker Mekaniker läggs upp och underhålls under menypunkten Time Registervård Anställd. Man kommer till en skärmbild som nedan. För att se vilka anställda som redan ligger upplagda så klicka på sökkikaren i verktygsraden. Lägg upp aktuella mekaniker med anställningsnummer och namn. Det är anställningsnumret en mekaniker anger vid in- och utstämpling, både närvarotid och eventuell stämpling på order. Under fliken skiftplan knyter man mekaniker till aktuell skiftplan Handläggare Handläggare läggs upp och underhålls under menypunkten Basuppgifter Dimensioner Handläggare. Vid nyuppläggning anges vilken roll handläggaren skall ha. En ordermottagare är normalt Fakturahandläggare. För att skapa en ny handläggare markera mappen Handläggare (eller en av de redan upplagda handläggarna) och klicka på ny-knappen eller tryck Ctrl+N Sida 30 av 116

31 2.9. Kassamodul - inställningar MekoEasy innehåller möjlighet att använda en kassamodul.( Användningen av kontantavräkning etc. ref. punkt 4.0 i manualen). Inställningar Man anger Faktura Systemunderhåll Företagsuppgifter, fliken Generellt, om kassamodulen skall användas. Man anger styrparametrar för kassamodulen. Följande parametrar finns: - Ange om priser i kassamodulen alltid skall visas brutto, alltså inklusive moms. - Ange avrundningsregler för kassamodulen samt vilka betalningskoder de gäller för. - Ange vilka ordertyper (vanliga och/eller arbetsorder) som kan avslutas via kassamodulen. De ordertyper som väljs kommer med i kassaavslut. - Ange nummerserie för kassaavslut. Kom ihåg att spara ändringarna Ett företag i MekoEasy kan ha en eller flera kassor. Man anger styruppgifter per kassa under menypunkten Faktura Systemunderhåll Styruppgifter kontantkassa. Se bild på nästa sida. I fältet Ansluten utrustning anges vilken teknisk utrustning som används tillsammans med kassan i MekoEasy. I fältet Fast kontantbehållning anges belopp i kronor om kassan har en fast behållning. I avsnittet Registreringsrad visas i vilka fält cursorn skall stanna vid registrering. I avsnittet Tillåtna betalningskoder anges de betalningskoder som skall finnas att välja på i kassan. Det är också möjligt att ha olika färger på respektive betalningskoder; detta skiljer knapparna för betalningskoder från varandra i samband med avslutning av en order. Sida 31 av 116

32 När man har behov av fler betalningskoder, läggs de upp och underhålls under menypunkten Faktura Registervård Diverse registervård, välj Betalningskod i rullgardinsmenyn. Klicka på ny-knappen för att skapa ny, varpå fälten på höger sida av skärmbilden blir vita och kan fyllas i. Om man vill använda två betalningskoder vid ett orderavslut, kom ihåg att markera i fältet Tillåter delbetalning. Enligt Svensk kassalag är detta endast tillåtet mellan kontant och kort. Kom ihåg att ange kontotyp och kontonr. Sida 32 av 116

33 3. Orderbehandling och fakturering 3.1. Orderregistrering Arbetsorder Vi går igenom gången i en arbetsorder. För en Vanlig order ( artikelorder ) är principen densamma, men det sker ingen anknytning till fordon. Arbetsorder läggs upp och underhålls under Faktura Registrering Arbetsorder. När man kommer in på skärmbilden för arbetsorder, klicka på ny-knappen eller tryck Ctrl+N för att skapa en ny arbetsorder. Ange registreringsnummer i fältet Fordonsid och tryck på Enter. Finns fordonet i databasen visas information om märke, modell samt information om kund. Sida 33 av 116

34 Vid ytterligare tryck på Enter skapas arbetsordern och man hamnar direkt i fliken Artikelrader. Artikelrader: Här anger man vilka artiklar och eventuellt arbetsoperationer som skall användas på ordern. För att söka i artikelregistret på artiklar anger man F3, för arbetsoperationer Shift+F3. Det går även att komma åt sökrutan genom att högerklicka i det nedre fältet Artikelnr Sida 34 av 116

35 Vill man lägga till en artikel eller ett arbete som inte finns i mekonomens egna register och man inte vill lägga upp artikeln i artikelregistret kan man använda sig av artikel ME-200 Reservdel och A1 Arbete. I exemplet nedan används ME-200 för att sälja ett Volvo Oljefilter. Texten Reservdel är låst (samma gäller för A1 och texten Arbete ) men man kan fortsätta fylla i text efter. Räcker fältet inte till kan man skriva ytterligare text i fältet Tilläggstext. Klicka sedan på den gröna bocken för godkännande (sparar raden) eller stega med Enter. För att avbryta en pågående registrering så tryck på Esc. Det går även att importera artiklar och arbeten från MekoCat (se kapitel 3.4 och avsnitt Importera från MekoCat till befintlig order ) via menyn ovan och valet Importera data. Då hämtas rader från MekoCat och importeras till MekoEasy, (se skärmbild nedan). Sida 35 av 116

36 Vill man registrera egna arbetsrader anges arbetsoperationsnummer i fältet artikelnummer, alternativt söker man det. När arbetsoperationsnummer angivits visas artikeltexten. Mer information kan registreras i fältet Tilläggstext. I fältet Levererat anges det antal timmar som kunden skall betala. Timpris hämtas från uppgifter under Faktura Systemunderhåll - Avdelning. I fältet Utfört av anges den mekaniker som har gjort arbetet. Klicka sedan på den gröna bocken för godkännande (sparar raden) eller stega med Enter. Vill man lägga till ett arbete som inte finns i mekonomens egna register och man inte vill lägga upp arbetet i artikelregistret kan man använda sig av A1 Arbete. I exemplet nedan används A1 för montering av ovan nämnda Volvo Oljefilter. För att lägga till en fritext klicka på knappen Fri rad. Inget pris kan anges på en textrad. Sida 36 av 116

37 Meddelanderader: Ibland vill man använda meddelanderader på arbetsordern. Här kan man skriva längre texter än i textraden som finns i fliken artikelrader. Detta kan vara information till mekanikern som skall utföra arbetet eller information till kunden. I exemplet nedan har det skapats en meddelanderad med kod Orderkort raden kommer då endast att skrivas på orderkortet. Klicka på den gröna bocken för att uppdatera ordern med meddelanderaden. När man vill att ett meddelande skall nå kunden, anges meddelandekod Faktura, varvid meddelanderaden skrivs på fakturadokumentet (och även på orderkortet). För att skriva ut orderkort till mekaniker tryck F7 eller gå via Orderbehandlingsmenyn. Verkstadsmaterial (förbrukningsmaterial): När arbetsoperationsrader finns på en order och de har levererat antal angivet, kommer MekoEasy automatiskt att beräkna verkstadsmaterial. Detta visas under fliken Fordon på arbetsordern. Kostnaden för verkstadsmaterial ställs in under menypunkten Faktura Registervård Diverse registervård och Verkstadsmaterial. Sida 37 av 116

38 Kund: Kund på arbetsordern blir automatiskt den kund som är knuten till fordonet. Information om kund finns under fliken Order. Om man önskar ändra kund, klicka i fältet för kundnr, ange önskat kundnummer eller använd sökfunktionen för att finna rätt kund alternativt ny-knappen för att lägga upp en helt ny kund. (Finns integration med Bilvision kan knappen användas för att slå upp ägaruppgifterna.) När kund har ändrats, kan användaren ange om fordonsregistret i MekoEasy skall uppdateras med ändrad kundinformation eller inte. Bocka då i fältet Uppdatera fordonsregister. Bockas inte fältet för gäller kundändringen endast denna arbetsorder. Ändringar som görs på kundens uppgifter inom den blå ramen uppdateras permanent i kundregistret. Bockas i om kundändringen ska vara permanent. Mekaniker och Kilometerställning: För att klargöra en arbetsorder för fakturering (F9) eller fakturera den (F10) måste ordern vara uppdaterad med mekaniker och kilometerställning. Är någon av dessa inte angivna så kommer följande dialogbox upp där de kan fyllas i. Sida 38 av 116

39 Det går även att fylla i dessa uppgifter i förväg. Mekaniker i fliken Order och fältet Utfört av. Kilometerställningen via knappen i fliken Fordon. Orderstatus MekoEasy använder symboler med färg för att visa orderstatus. Nedan visas en förklaring till detta. Håll cursorn över trafikljuset så visas en förklarande text. I sökdialogen finns ytterligare en färg, lila. Den order man står på vid sökningen visas som lila, en order kan även visas som lila om ett onormalt avbrott av MekoEasy har skett. Observera att endast en användare åt gången kan underhålla arbeta med en order. Annan användare som hämtar fram en order får ett rött ljus och kan inte göra ändringar på ordern förrän den första användaren gått ur ordern. Sida 39 av 116

40 Vanlig order (artikelorder) Hanteringen av vanlig order ( artikelorder ) följer samma principer som arbetsorder, men det finns inget fordon och inga stämplingstransaktioner knutna till ordern. Vanlig order skapas och underhålls under menypunkten Faktura Registrering Vanlig order. När man kommer till skärmbilden för vanlig order, klicka på ny-knappen eller tryck Ctrl+N för att skapa en ny vanlig order. Ange kundnummer eller del av kundens namn i fältet Kund och tryck på Enter. Finns kunden i databasen framkommer information om kundens namn. Vid ytterligare tryck på Enter skapas den vanliga ordern och man hamnar direkt i fliken Artikelrader. Övrig orderbehandling är densamma som för arbetsorder. Sida 40 av 116

41 3.2. Kreditering av order Kreditering av order görs i samma registreringsbild som uppläggning av ny order. Stå i en tom orderbild och tryck på ny-knappen eller tryck Ctrl+N för att skapa ny order. När dialogen för ny order visas, klicka i fältet för Kreditnota eller tryck Alt+K. Kreditnota kan skapas genom att kopiera ursprunglig order - ange ordernummer eller fakturanummer (kvittonummer). För att skapa en kreditnota utan hänvisning till en tidigare order eller faktura ta bort bockarna i fälten Kopiera data: Orderhuvud Artikelrader Meddelanderader. Därefter skapar MekoEasy kreditordern, se bild på nästa sida. Lägg märke till att levererad mängd och prisfält fylls i med positiva tal. Man skall alltså INTE registrera negativa tal. Skall ordern krediteras i sin helhet görs inga ändringar under fliken artikelrader. Skall däremot endast delar av ordern krediteras, stryker man de artikelrader som inte skall krediteras. Kreditnota görs klar för fakturering alternativt faktureras på samma sätt som en ordinär order. Tänk på att ange samma betalsätt som den ursprungliga ordern. Sida 41 av 116

42 I fliken Diverse finns information om vilken order kreditnotan skapats från. Arbetsgången är densamma när en vanlig order skall krediteras. Sida 42 av 116

43 3.3. Uppskjutet arbete I fordonsregistret Faktura Registervård - Fordon kan man registrera uppskjutet arbete. När en arbetsorder skapas på ett fordon som har uppskjutet arbete, visas en symbol för detta på arbetsordern. Den är placerad under regnumret. Håll cursorn över symbolen så visas ett meddelande enligt nedan. Klicka på symbolen så kommer en dialogbox enligt nedan fram. För att överföra detta till meddelanderaderna på ordern, klicka på Överför till order. Sida 43 av 116

44 3.4. MekoCat-koppling MekoCat-integrationen kan användas för att skapa nya order eller importera artiklar till befintliga order. Skärmbilden är densamma i båda fallen men startas olika. Skapa nya order: - Arbetsorder - Anbud/offert arbetsorder - Vanliga order - Anbud/offert vanliga order - Kassamodulen Importera artiklar till befintliga order: I detta fall skall ordern skapas först och artiklar från MekoCat skall därefter importeras till ordern. MekoCat-integration - inställning Första gången MekoCat-kopplingen startas får man fråga om importkatalog. Importkatalogen sätts per användare och kan senare ändras om så önskas. Välj fil och därefter inställningar Klicka på ändra för att ändra importkatalog Katalog skall överenskommas med Mekonomen men är ofta T:\ Välj Personal-Share (T:) och klicka ok. Inställningarna är nu utförda och man kan börja använda MekoCat-integrationen. Välj importkatalog T:\ Sida 44 av 116

45 MekoCat-integration - översikt Importen kan startas från ordern eller anbudet. Inga order skall vara aktiva. ( F6 frisläpper aktiva order). Välj orderbehandling från menyraden eller högerklicka på det yttre grå fältet och menypunkten importera order. Välj orderbehandling Högerklick här tar också fram menyn orderbehandling Välj importera order När en eller flera order skapats i MekoCat hämtas de över i MekoEasy genom att klicka på Importera order. Sida 45 av 116

46 Huvudbild i MekoCat-import: Här visas ordertyp: Arbetsplats som MekoCat- importen avser Fälten handläggare, avdelning och lager måste vara ifyllda. Här visas 2 ordrar från MekoCat Klicka här för att se detaljraderna från MekoCat Bilsymbolen visar att bilen redan finns i MekoEasy databasen Grönt anger att det redan finns en öppen order på denna bil. Sida 46 av 116

47 Skapa ny order från MekoCat-integration För att skapa en ny order måste bilen vara inlagd i MekoEasy ( =bilsymbolen visas) och kund måste vara ifylld. I exemplet nedan är det klart för att skapa order för den nedersta raden i tabellen. Bilen ligger redan i MekoEasy och har också kundanknytning. Markera raden som skall skapa en order och klicka på knappen överför som exemplet visar. 1. Markera raden genom klick i bockrutan 2. Klicka på överför Programmet öppnar automatiskt den nya ordern för vidare behandling. Sida 47 av 116

48 Lägg upp bil och kund från MekoCat-integration Koppling till Bilvision: I exemplet nedan är programmet inställt för koppling mot Bilvision. Bilvision är en tilläggstjänst och ansökan görs på Användarnamn och lösenord skrivs sedan in i MekoEasy under Faktura Systemunderhåll Företagsuppgifter, fliken Verkstad och knappen Parametrar. I exemplet saknas bil och kund i MekoEasy. Klicka på raden som skall behandlas och därefter på knappen Lägg upp fordon. Klicka på Lägg upp fordon Markera raden genom klick i bockrutan Kopplingen till Bilvision (Sverige) visas då med möjlighet att lägga upp bil och kund. Se exemplet på nästa sida. Är fordonet Finskt, Norskt eller Danskt och finns i MekoCat så kommer fordonsuppgifterna istället tas därifrån. Inga ägaruppgifter är då synliga utan kunden måste läggas upp manuellt. Sida 48 av 116

49 1. Klicka först på Lägg upp kund 2. Klicka här för att lägga upp fordonet Programmet returnerar till MekoCat-integrationen och raden kan överföras till order. Bilsymbolen är påslagen och kund är ifylld. Order kan nu skapas som visat i kapitel 3.1. Överför till order Sida 49 av 116

50 Koppling till Mekonomens fordonsregister: I exemplet nedan är programmet inställt för koppling mot Mekonomens fordonsregister, där saknas ägaruppgifter. I exemplet saknas bil och kund i MekoEasy. Klicka på raden som skall behandlas och därefter på knappen Lägg upp fordon. Klicka på Lägg upp fordon Markera raden genom klick i bockrutan Kopplingen till Mekonomens fordonsregister visas då med möjlighet att lägga upp bilen. Se exemplet nedan. Klicka här för att lägga upp fordonet Sida 50 av 116

51 Eftersom Mekonomens fordonsregister inte innehåller ägaruppgifter så måste man manuellt lägga upp kunden. Det görs genom att klicka på Lägg upp kund (eller Ändra kund om kunden redan finns upplagd i kundregistret). Klicka här för att lägga upp kunden Fyll i kunduppgifterna och tryck på Spara Programmet returnerar till MekoCat-integrationen och raden kan överföras till order. Bilsymbolen är påslagen och kund är ifylld. Order kan nu skapas som visat i kapitel 3.1. Överför till order Sida 51 av 116

52 Ändra kund eller lägg upp kund Markera först raden som skall behandlas. Klicka därefter på ändra kund. Då kan man söka bland befintliga kunder och välja rätt kund. Klicka här för att söka efter kunder Skriv kundnamn och klicka på sök Välj kund i listan under och bekräfta genom att klicka välj Programmet returnerar till MekoCat-integrationen och har ändrat kund på den markerade raden. I bilden finns också en egen markering för uppdatering i MekoEasys fordonsregister av bil med den nyvalda kunden. Se bilden nedan. Markeringen är alltid påslagen och bilen uppdateras med ny kund. Markeringen kan slås av när så önskas. Slå av denna om bilen inte skall uppdateras permanent med ny kund Sida 52 av 116

53 På samma sätt är det möjligt att lägga upp ny kund genom att klicka på knappen Lägg upp kund eller om integration mot Bilvision finns Lägg upp kund via bilvision Integration med Bilvision möjliggör uppslag mot bilägaren Sida 53 av 116

54 Importera från MekoCat till befintlig order Artiklar och arbetsoperationer från MekoCat kan hämtas in till befintliga order. Det gäller alla ordertyper. Gå in på ordern. Stå i fältet artikelnummer och högerklicka. Välj Importera data. Högerklicka från fältet artikelnummer, eller tryck Ctrl + I och välj Importera data Markera raden och klicka på överför. Se exemplet nedan. Då kommer artikelraderna från MekoCat att lägga sig som nya rader på ordern. Programmet kontrollerar också om bilens registreringsnummer från MekoCat respektive ordern överensstämmer. Om numren skiljer sig åt, varslar programmet. Raderna kan ändå importeras om så önskas. Klicka på overför Markera raden Sida 54 av 116

55 3.5. Kopiera order / orderrader Det finns flera möjligheter att kopiera order i MekoEasy. I exemplet nedan har vi hämtat fram en order som är fakturerad. Stå i orderbilden och högerklicka eller välj Orderbehandling från menyraden. Välj därefter Kopiera order Man får följande val: - Till ny order som denna med kundnr: sätt in kundnummer eller sök så skapas en motsvarande order på det angivna kundnumret. - Till ny order som denna: en ny order skapas på samma kund som ordern man kopierar från. Detta alternativ kan användas om en kreditering har gjorts och en ny order skall skapas, vilken därefter korrigeras. Sida 55 av 116

56 Därefter visas vilket nytt ordernummer MekoEasy har skapats. Ordern öppnas automatiskt efter klick på Yes. Det är också möjligt att överföra orderrader. Markera den rad/de rader som skall överföras, högerklicka och en dialogbox kommer fram. Välj Överför rad(er) till annan order Sida 56 av 116

57 Man får följande alternativ: - Till ordernr: Ange till vilket ordernummer raden(erna) skall överföras. - Till ny order som denna med kundnr: Ange kundnummer eller sök fram kund som ny order skall skapas för. Detta alternativ kan användas när delar av en order skall faktureras på ett annat företag. Eller delbetalning som ska ske vid ett annat tillfälle. - Till ny order som denna: En ny order skapas på samma kund men endast med den rad/de rader som markerats för överföring. Detta alternativ kan användas när delar av en order skall betalas vid ett annat tillfälle. Fältet Avancerad överföringsfunktion används när man vill att ordern som överförs från skall innehålla den överförda raden/de överförda raderna men utan beloppsinformation. Se nedan. Sida 57 av 116

58 3.6. Flytta orderrader I MekoEasy kan man flytta orderrader så att de kommer i en annan ordningsföljd än som ursprungligen registrerats. Hämta fram den aktuella ordern, markera raden som skall flyttas genom att klicka på raden så att den blir gul. Klicka och håll ner musknappen på radnumret så att en liten box kommer fram och drag med raden till ny placering släpp muspekaren - raden är placerad. Klicka på radnumret Så här ser det ut efter att raden är flyttad. Sida 58 av 116

59 3.7. Redigera orderrader För att redigera en befintlig orderrad så markera den rad du vill ändra på och tryck på Enter eller dubbelklicka på raden. Då hamnar den nere i registreringsfältet där ändingar är möjliga att göra. Gör ändringarna och klicka sedan på den gröna bocken för godkännande (sparar raden) eller stega med Enter. För att avbryta en pågående ändring så tryck på Esc. Nere i registreringsfältet görs ändringar på befintliga orderrader Sida 59 av 116

60 3.8. Rabatt på orderrader Det finns fyra olika sätt att sätta en procent-rabatt på orderraderna. 1. Dubbelklicka på den rad som ska ha rabatt och skriv rabatten i procent i fältet Rabatt. Klicka sedan på den gröna bocken för godkännande (sparar raden) eller stega med Enter. Skriv in rabatten i procent här 2. Markera den/de rader som ska ha rabatt och högerklicka för att få upp menyn, välj Ändra rabatt Skriv i den aktuella rabatten i procent och tryck OK. Sida 60 av 116

61 Rabatten visas på orderraderna. 3. Rabatten läggs i förväg in i fliken Order. Denna metod kan bara användas innan orderraderna har skapats. Befintliga orderrader påverkas inte av detta. Ändringar som görs här påverkar endast den aktuella ordern och lagras inte i de kundspecifika uppgifterna. 4. Det går även att ställa in kundspecifikt att just denna kund alltid ska ha rabatt på arbete eller artiklar. Denna inställning görs i Faktura/Registervård/Kunduppgifter. Se kapitel 2.3 Sida 61 av 116

62 3.9. Delsummor av orderrader För att se summan för valda orderrader så markera de rader du vill summera och högerklicka för att få upp menyn, välj. OBS! Tänk på att förbrukningsmaterial inte räknas med. Denna ruta med beloppsöversikt visas. Sida 62 av 116

63 3.10. Stryka/annullera order/orderrader Vill man annullera en order, hämta fram aktuell order, klicka på krysset i verktygsraden. Man skall ange en orsak till att ordern annulleras, vilket görs i dialogboxen som framkommer, klicka därefter på Ok. Stryk order (Delete) Vill man stryka en artikelrad (eller arbetsoperationsrad), hämta fram den aktuella ordern, gå till fliken Artikelrader, markera raden(erna) och högerklicka. I dialogboxen välj Stryk rad eller använd Del-knappen på tangentbordet. Sida 63 av 116

64 3.11. Byte av kund på order Byte av kund på en order görs i fliken Order. Bytet kan göras tillfälligt (endast på den aktuella ordern) eller permanent (ägarbyte på fordonet). Sök befintlig kund i kundregistret Lägg upp ny kund manuellt Lägg upp ny kund via Bilvision om integration finns. Bockas denna för blir ändringen permanent. Det blir alltså ett ägarbyte på fordonet i MekoEasys fordonsregister I exemplet nedan läggs en ny kund upp och ändringen gäller endast den aktuella orden. Eftersom denna inte är förbockad gäller ändringen endast denna order. Glöm inte att spara efter ändringen gjorts. Sida 64 av 116

65 3.12. Fråga på order / Sökning Det finns bra sökmöjligheter i MekoEasy. Gå till menypunkten för arbetsorder och klicka på kikarsymbolen på verktygsraden i programmet. Då framkommer en dialogbox som nedan. Man kan söka på flera olika begrepp och parametrar i de olika flikarna. I fliken Kassa kan man söka på det löpnummer som svarta lådan genererar på kvittot. I exemplet nedan är tre parametrar angivna. I fliken Fordon är regnummer MHG945 angivet och sökningen görs på alla orderstatusar skapade mellan 1 oktober och 31 oktober 2011 Sida 65 av 116

66 3.13. Självrisk För att göra ett föräkringsärende läggs ordern upp på bilägare som vanligt och arbetet utförs. När ordern är klar för fakturering görs följande: Kundnummer på ordern ändras till försäkringsbolagets kundnummer (bilägarens namn och adress flyttas då ned till fälten Leveransnamn) Lägg skadenummer i orderhuvudet Lägg in självriskbeloppet. OBS! med minustecken framför. Ska momsen överföras bockas även Överföra moms i Se exempel i de två följande bilderna. Ändras till försäkringsbolagets kundnummer Bilägaren flyttas ned per automatik Skadenummer Sida 66 av 116

67 Lägg in självrisk med minustecken Bockas för om bilägaren är momspliktig När man trycker på totalknappen på ordern får man en beloppsöversikt över huvudposterna på fakturan. I exemplet nedan ser man att självrisk är avdragen. Självrisk är avdragen Förhandsvisning av arbetsordern till försäkringsbolaget: Självrisk är avdragen Självrisk är avdragen och överförd till order Sida 67 av 116

68 Då fakturan Klargörs för fakturering (F9) alternativt Faktureras (F10) skapas en ny arbetsorder där självrisken och eventuell moms hamnar. Ordern kan öppnas direkt genom att klicka på Yes. På den skapade arbetsordern finns endast självrisk (och moms om den överfördes). Inga artikelrader följer med så om kunden ska informeras om vad som är gjort kan man skriva det i fliken meddelanderader. Beloppsöversikten visar endast självrisken Självrisk Sida 68 av 116

69 Beloppsöversikt på bilägarens arbetsorder: Förhandsvisning av arbetsordern till bilägaren: Endast självrisk ska från betalas order ska betalas Sida 69 av 116

70 3.14. Fakturera / Betalning En order kan avslutas på två sätt. Vill man avsluta ordern utan att faktura skrivs ut genast väljs Klargör order för fakturering F9. Ordern sätts klar för fakturakörning. Vill man däremot skriva ut faktura eller avsluta ordern via kassamodulen, väljer man Fakturera order F10. De två valen är även tillgängliga via Orderbehandlingsmenyn som öppnas via högerklick på det yttre grå fältet eller via menyraden. Vi beskriver processen med Fakturering via kassamodulen. Ordern hämtas fram och man anger F10. Dialogbox för avslutning av order framkommer, man väljer aktuell betalningskod och klickar på Ok. Det är också möjligt att använda två betalningskoder (endast kontant och kort) för avslut av en order. I exemplet nedan delas betalning upp på 500:- kontant och resten på kort. Den totala summan visas först. Skriv in summan som ska betalas kontant och tryck på Enter (eller klicka på OK). Då visas återstående belopp i rött. Se bild på nästa sida. Sida 70 av 116

71 Vid ytterligare tryck på Enter visas återstående belopp och tillgänglig betalningskod Vid ytterligare tryck på Enter så registreras köpet och ett kvitto skrivs ut. Klick på Avbryt i detta skede renderar till att ordern hamnar i läget Klargjord för fakturering (gul i trafikljuset). Vill man då göra ändringar på ordern används Annullera klargörande för fakturering som finns i Orderbehandlingsmenyn. Längst ner på kvittot kan man se att betalningen är uppdelad. Sida 71 av 116

72 4. Fakturakörning Gå till menypunkt Faktura Behandling Fakturakörning. Välj ny fakturakörning och ange att ordertyp är arbetsorder (eller vanlig order), klicka därefter på Sök. MekoEasy finner de arbetsorder som är Klargjorda för fakturering (gula i trafikljuset) och visar dem i dialogboxen. I exemplet nedan är två av fakturorna märkta med ett rött utropstecken, det indikerar att det antingen är en kontantkund eller att kreditgränsen har överskridits. Förutsatt att urvalet är korrekt anges fakturadatum och skrivare, klicka därefter på knappen med blå löpare för att starta fakturakörningen. Fakturerade order överförs till bokföring via Kassaavslut och Överföring till redovisning enligt kapitel 5. Sida 72 av 116

73 5. Kassamodul (Kontantkassa) För inställningar av kassamodulen se kapitel Användning Kassamodulen startas under menypunkten Faktura Registrering Kontantkassa. En inloggningsruta visas, där man väljer vilken handläggare som man skall logga in som. MekoEasy startar i en tom kassabild. Ange artikelnummer eller använd streckkodsläsare för att hämta fram en artikel. Funktionen kan också användas för att kontrollera pris på en artikel. Tryck på Esc när priset kontrollerats för att återställa raden. Vill man ändra kundnummer i kontantordern, klicka på pennsymbolen till höger om kundnumret så visas en sökdialog för kunder. Finn önskad kund och klicka på OK. Handläggare går att ändra så länge inget ordernummer har skapats. Ändra handläggare Ändra kund Sida 73 av 116

74 För att söka i artikelregistret så stå i fältet Artikelnr och tryck F3-knappen, så visas dialogen nedan. När en artikel angivits visas antal disponibelt i Lager samt pris. Ange det antal som skall säljas i fältet Mängd och tryck Enter för att spara raden. Sida 74 av 116

75 Parkering av order kan användas när man vill fortsätta orderregistreringen vid ett senare tillfälle och ge möjlighet att registrera andra order under mellantiden. Klicka på knappen Parkera order. För att hämta fram en parkerad order klicka på knappen märkt Stopp och välj från listan över parkerade order. Plocka upp parkerade ordrar För att ändra eller stryka en registrerad rad markera raden och högerklicka, välj i dialogen som framkommer om du vill ändra eller stryka, se bild nedan. Sida 75 av 116

76 Knappen Import gäller orderrader från MekoCat. Denna integration motsvarar den för arbetsorder och genomgås därför inte i denna del av dokumentet. Se kapitel 3.4 Importera från MekoCat När alla rader färdigregistrerats, klicka på Avsluta order eller tryck F10 för att gå vidare. Man kommer då till avslutningsdialogen och väljer aktuell/a betalningskod/er. Är standardkund vald på kontantordern (normalt kundnr 10000) är fakturering ej möjligt. I övrigt sker betalning enligt kapitel OBS! Order gjorda i kontantkassan hamnar i modulen Vanlig order. Sida 76 av 116

77 5.2. Inbetalning av fakturor i kontantkassan Inbetalning av fakturor kan ske i kontantkassan via knappen Betala faktura Det går att välja mellan fakturanummer alternativt sökning på Kund eller Fordon. I exemplet görs en sökning på Kund och alla dess obetalda fakturor visas då. Här går det att ställa in hur gamla fakturor som ska visas. Klicka på Uppdatera knappen till höger vid ändring. Markera de fakturor som betalts in och klicka sedan på Betala. Totala summan av de markerade inbetalningarna Sida 77 av 116

78 Kassabilden visas och du väljer betalsätt. Det går att dela upp betalningen mellan kontant och kort. Ett kvitto på att fakturorna är betalda skrivs ut. OBS! Reskontran uppdateras först efter att Kassaavslut och Överföring till redovisning genomförts. Sida 78 av 116

79 5.3. Kassaavslut Funktionen kassaavslut startas från menypunkten Faktura Behandling Kassavslut. Välj handläggare samt vilken avdelning som kassaavsluten ska göras för. Kassaavslutet föreslår alltid att ta med order till och med dagens datum. Om kassaavslutet skall göras fram till ett visst datum ändra i datumfältet Avsluta order t.o.m. datum. Datumfältet Avslutsdatum anger kassaavslutets kördatum. Det finns även möjlighet att visa tidigare kassaavslut samt en rapport inom valda datum. Klicka på Nästa för att gå vidare. Dialogen visar de olika kassorna och hur många ordrar som ligger klara för avslut. Bocka för de kassor avslut ska göras på samt fyll i de hopräknade kontanta beloppen för respektive kassa i fälten Sammanräknat belopp. Är kassan definierad med fast kontantbehållning inkluderas den i hopräknat belopp. Klicka på Visning av avslutsrapporter (FÖRSLAG) för att skapa ett förslag. Sida 79 av 116

80 MekoEasy framställer ett avslutsförslag för kassorna som valts. Först visas en summering per datum och betalningskod. Därefter visas detaljerna i kassaavslutet. Sida 80 av 116

81 Om man behöver ändra fördelningen mellan betalningskoder - t ex en order är angiven som Kontant men skulle ha varit på Kort - klicka på knappen Reg. i kolumnen Korr så får man möjlighet att ändra fördelningen mellan betalningskoderna. Sedan förslaget kontrollerats görs slutgiltigt kassaavslut. Är en rättelse gjord så skriv i fältet förklarande text varför rättelsen är gjord. Klicka på Nästa och sedan Fullför för att göra kassaavslutet på riktigt. Sida 81 av 116

82 Bockas för om förhandsvisning av kassaavslutet ska visas innan utskrift. En bekräftelse på att kassaavslutet har gjorts visas. Klicka på Ok. Avslutet skrivs nu ut och får ett Avslutsnummer. Fakturorna sorteras efter kvittonummer och även svarta lådans löpnummer finns angivet i kassaavslutet. Sida 82 av 116

83 För att skriva ut ett tidigare kassaavslut eller annullera ett felaktigt kassaavslut, klicka på knappen Visning av tidigare kassaavslut Välj kassa i listrutan och markera det kassaavslut som skall skrivas ut, visas eller annulleras, högerklicka och välj från dialogboxen. OBS! Man kan INTE annullera ett kassaavslut, vars transaktioner har överförts till bokföringen via Överföring till redovisning. Sida 83 av 116

84 För att få en sammanfattning av kassaavsluten gjorda inom valfritt datum så välj Rapport av avslut from tom datum. Här väljs ett sammandrag för Kassa 3 under december månad Klicka på Ok. Ett sammandrag visas av kassaaktiviteten under december månad 2011 för Kassa 3. Sida 84 av 116

85 5.4. Överföring till Redovisning Överföring till redovisning startas från menypunkten Faktura Behandling Överföring till redovisning. Antalet ordrar som väntar på överföring är i exemplet nedan är 11 st. Klicka på Starta överföring för att starta processen som visas i nedanstående ruta. Sida 85 av 116

86 När överföringen är klar skrivs en fakturajournal med konteringsöversikt ut. Fakturajournalen är nu överförd till kundreskontran i MekoEasy redovsning. För hantering av Inbetalningar och Kundreskontra se eget appendix 10. Bokföring Det går även att ta ut en fakturajournal som rapport inom en vald period. Klicka på knappen Rapport, välj sedan datum och sorteringsalternativ ock klicka på Ok. I exemplet nedan tas en rapport ut på december månad Sida 86 av 116

87 Rapporten visas som förhandsvisning. Klicka på skrivarikonen för att skriva ut rapporten. Det finns även en rapport för summering av faktura, kontant respektive kort med delbelopp för varje grupp. Sida 87 av 116

88 OBS! Vill du ha en kopia av fakturajournal och konteringsöversikt återgå till menypunkten Faktura Behandling Överföring till redovisning. Klicka därefter på Visa historik och högerklicka på den journal du vill ta en kopia på och välj Utskrift listor Sida 88 av 116

89 6. Stämpling / tidregistrering Stämplingsmodulen startas från menypunkten Time Registrering Stämpling. Stämplingsmodulen kan sättas upp på olika sätt. I detta exempel används stämpling på aktiviteter och parametrarna har satts så att man alltid måste stämpla in, antingen på order eller på aktivitet. Enda undantag är utstämpling för att gå hem. Inställningar för stämplingsmodulen gör under menypunkten Time- Systemunderhåll - Systemparametrar 6.1. Instämpling Skriv anställningsnummer och tryck därefter enter eller klicka på knappen Stämpling. Stämplingsdialogen önskar välkommen som visas i exemplet på nästa sida. Vid förstagångsinstämpling den dagen har man tre möjligheter: - In på order - In på aktivitet - Avbryt stämpling Ange ordernummer och klicka på knappen för In på order eller välj Aktivitet och tryck på Start aktivitet. Om man väljer avbryt går programmet tillbaka till skärmbilden för registrering av anställningsnummer. Sida 89 av 116

90 Vid förstagångsinstämpling registreras tidpunkt för start dag samtidigt som den anställde stämplar in på order eller aktivitet. Vid instämpling visas en kontrollbild med information från ordern. Tillbaka ger möjlighet att ange ordernummer på nytt, medan OK sparar stämplingen. Sida 90 av 116

91 Om man glömt stämpla ut dagen före visas bilden nedan (kan variera beroende på inställningar). Man bekräftar genom att klicka ok. Sida 91 av 116

92 6.2. Utstämpling Alla utstämplingar på order eller aktiviteter registreras samtidigt som ny instämpling görs. Exemplet nedan visar utstämpling från order samtidigt som instämpling på aktiviteten Tomtid. Överst i bilden visas också info från order eller aktivitet. Man kan också klicka på symbolen för lägga till marknader som visas under kolumnen meddelande i fliken Trans per order i arbetsordern samt i Stämplingsjustering. Info från order eller aktivitet. Rast som befinner sig inom normalt arbetstidsschema dras av om denna är förbockad Ange orderstatus Välj aktivitet Vid klick på Start aktivitet kommer en bekräftelse ruta upp. Sida 92 av 116

93 6.3. Dagsavslut Vid dagens slut skall man klicka på Dagsavslut knappen. Då stämplas den anställde ut från pågående order eller aktivitet samtidigt som sluttid för dagen uppdateras. En orsak till utstämplingen kan anges i listrutan till höger. Klicka här för att avsluta dagen Orsak till för tidig utstämpling Sida 93 av 116

94 6.4. Stämplingsjusteringar Stämplingsjusteringar görs under menypunkten Time Registrering Stämplingsjustering. Ange ett filter, t ex anställd och välj datumintervall som visas i bilden nedan. Klicka därefter på knappen Friska upp. Stämplingen har tre huvudtyper: 0 - närvarande 1 på order 2 på aktivitet Sätt filter och klicka på friska upp. Klicka här för att ändra stämplingen Klicka på symbolen till vänster i tabellen för att ändra en stämpling. Sida 94 av 116

95 Ändra justerad tid efter behov och tryck därefter spara. Det är den justerade tiden som används i fortsatta beräkningar och rapporter. Stämplad tid skall normalt inte ändras. Om man bockar fältet Dra av rast, blir hela rasten avdragen under förutsättning att stämplingstidpunkten befinner sig inom rastdefinitionen i arbetstidsschemat. Ändra justerad tid För att registrera nya stämplingstransaktioner måste man först välja stämplingstyp och därefter klicka på ny-knappen. Se bild nedan. Välj stämplingstyp och klicka på ny knappen Välj Anställd och Avdelning Sida 95 av 116

96 Bocka för Editeras som, välj därefter datum och justera tidpunkten. Om justerad tid inte skall sättas samma som stämplad tid, måste man först lägga in stämplad tid och därefter slå av editeras som för att sedan ändra justerad tid. Klicka till slut på spara. Sida 96 av 116

97 7. Anbud (Offerter) 7.1. Registrera anbudsorder MekoEasy innehåller funktioner för anbudsorder (offerter). Gå till menypunkten Faktura Registrering Anbud arbetsorder. Uppläggning av ny anbudsorder följer samma princip som för arbetsorder, och anbudsordern är integrerad med MekoCat. Anbudsordern använder samma regelverk för prissättning rabatter etc. som en arbetsorder men gör ingen reservering av artiklar på lager. Under fliken Diverse kan en anbudsfrist anges. Det går inte att göra en bokning i bokningskalendern från ett anbud. Ingen tidstämpling är heller möjlig och SMS-funktionen är avslagen då det gäller anbud. Ogjort arbete är synligt men inte överförbart. I Funktionsträdet finns två moduler för anbud. Anbudsorder är ett anbud på en Vanlig order och Anbud arbetsorder är ett anbud på en Arbetsorder. För övrigt hänvisar vi till kapitel för arbetsorder när det gäller andra funktioner kring anbudsorder. Anbudsfrist För att skriva ut anbudet, högerklicka på det yttre grå fältet eller gå till menyn Anbudsbehandling Sida 97 av 116

98 7.2. Överföra till en order Skall anbudet göras om till en order, hämta fram det aktuella anbudet, gör eventuella justeringar och välj Anbudsbehandling Till order, så skapas en order baserad på anbudet. Använder du anbudsorder i MekoEasy, slipper dina kollegor leta efter vilka priser som har offererats kunden. Sida 98 av 116

99 7.3. Överföra från en order Vill man skapa ett anbud av en befintlig order så klicka på ny-knappen eller tryck Ctrl-N (tänk på att stå i rätt anbudssmodul). Markera Anbud som kopia av order och fyll i det ordernummer du vill skapa anbudet från eller sök bland ordrar via sökkikaren. Vid klick på OK så skapas anbudet och kan hanteras enligt kapitel 7.1. OBS! Tänk på är att när anbudet skickas Till order skapas det en ny order, systemet skriver alltså inte över den order som anbudet skapades från. Sida 99 av 116

100 8. Inköp MekoEasy innehåller funktioner för att beställa artiklar. Det kan göras på olika sätt. Nedan går vi igenom de olika alternativen Skapa beställning från kundorder Man kan skapa beställning direkt från arbetsorder och från vanlig order. Registrera först aktuella artikelrader. Markera de rader som beställning skall skapas för. Högerklicka därefter och välj Skapa beställning(ar) I nästa dialogbox framkommer artikel lagerinformation inklusive artikelstatus och vilken leverantör som är huvudleverantör för artikeln. Fyll i det antal som önskas beställas i fältet Beställs. Användaren kan ändra i rutarket. När man har angivit önskat antal, klicka på Ok för att skapa beställning(ar). Här kan antalet som beställs justeras Sida 100 av 116

101 I nästa dialogbox framkommer vilken(a) beställning(ar) som kommer att skapas och skickas. Här anges önskat leveransdatum. Antingen skrivs det i manuellt eller så kan man högerklicka och få upp en kalender att välja från Här anger man leveranssätt på denna beställning Här kan ett kort meddelande anges till butiken Lev. datum sätts automatiskt om man har en bokning på bilen i bokningskalendern. Då sätts det till dagen före bokningen. Detta är en inställning som kan ändras i fliken Generellt under menypunkten Faktura Systemunderhåll Företagsuppgifter. Lev. datum kan ändras till att alltid hämtas från: - valfritt antal dagar före bokningsdagen - samma som leveransdatum på arbetsordern, om man använder detta - orderdatum Leveranssätt står nu som standard på Levereras, det kan lätt ändras till något annat standardvärde genom att man går in på leverantören under menypunkten Faktura Registervård - Leverantörsuppgifter I nästa dialogbox framkommer vilken(a) beställning(ar) som har skapats. Beställningar lagda direkt i MekoEasy kan man som vanligt se i MekoCat under knappen Orderhistorik. Sida 101 av 116

102 När artiklarna mottas från leverantören, skall man göra en inleverans. Detta görs under menypunkten Faktura Lager Beställning. Ange beställningsnummer och gå till fliken Inleveranser. Om alla artiklar mottas och levererat antal motsvarar beställt antal, kan man klicka på Inleverera allt. Alternativt väljer man beställningsrad och anger i fältet Mottaget nu det antal som mottagits. Här kan levererat antal anges manuellt Klicka här om leveransens är komplett Spara därefter ändringar på beställningen: klicka på disketten eller tryck Ctrl+S. Dessutom rekommenderar vi att man ändrar status på beställningen. Sida 102 av 116

103 8.2. Skapa beställning direkt Direktbeställning görs under menypunkten Faktura Lager Beställning. Klicka på ny-knappen på verktygsraden eller tryck Ctrl+N. Beställningsnummer föreslås automatiskt, ange därefter leverantörsnummer eller sök fram leverantör genom att klicka på kikaren. Lager föreslås automatiskt men kan ändras när det behövs. Klicka på Ok för att bekräfta valen. I beställningshuvudet kan anges leveransadress, referenser, egen text m.m. Leveransnamn hämtas från lagerinställningar. Gå därefter till fliken Beställningsrader för att ange vilka artiklar som skall beställas. Registrering görs nertill i skärmbilden och de rader som är registrerade visas i övre delen av bilden. All registrering och ändring av en beställningsrad görs nertill. För att söka i artikelregistret tryck F3. Man får också artikel- och lagerinformation för den artikel man registrerar beställningsraden för. Valfritt kan man använda fälten Leveransdatum och Bekräftat datum. Inköpspris hämtas från artikelregister. Sida 103 av 116

104 Man kan också skapa beställningsrader på artiklar ( anskaffningsartiklar ) som inte finns i artikelregistret. Ange då i fältet Fritext en beskrivning av artikeln. Här anges artikelnummer. Tryck F3 för att söka artiklar. För vidare behandling av beställningen hänvisar vi till ovanstående avsnitt om användning av beställning Skapa beställningsförslag MekoEasy innehåller funktioner för att använda beställningsförslag. Underlaget för beställningsförslaget finns under menypunkten Faktura Registervård Artikel och fliken Lagerinformation. Max- och minlager skall finnas angivet för artikeln och fältet Med på beställningsförslag skall vara bockat. Huvudleverantör för artikeln skall också finnas. Sida 104 av 116

105 Beställningsförslaget startas från menypunkten Faktura Lager Beställningsförslag. Starta genom att svara Ja på frågan. I nästa dialogbox kan man göra urval på leverantörsnummer från/till, artikelnummer från/till, redovisningsgrupp och artikelgrupp. Välj och bekräfta med Ok. En lista visas över de artiklar som föreslås bli beställda. I fältet Mängd visas det antal som MekoEasy föreslår beställa. I övrigt visas lagerinformation om artikeln, i kolumnen Oms visas omsättningen för artikeln de senaste x månaderna, där x är det antal månader som är satta i företagsparametern för visning av omsättning. För att stryka eller ändra på en rad, markera raden och högerklicka. När man har gjort eventuella ändringar i förslaget, klicka på Generera beställningar. Sida 105 av 116

106 Bekräfta med Ja i nästa dialogbox. Genererat beställningsnummer visas sedan och man får frågan om beställningen ska skrivas ut. För vidare behandling av beställningen hänvisar vi till övriga avsnitt ovan om användning av beställning. Sida 106 av 116

107 8.4. Lagerändring Rutinen lagerändring startas från menypunkten Faktura Lager Lagerändring. Man kommer in i ett grått fönster som nedan. Rutinen omfattar också flyttning mellan olika lagerställen, men eftersom detta inte är särskilt aktuellt för Mekonomenverkstäderna beskrivs inte flyttning närmare här. Klicka därefter på ny-knappen eller tryck Ctrl+N för att lägga upp ny lagerändring. Då visas dialogboxen där man anger till vilket lager lagerändring skall göras. Om man vill kan man ange en beskrivning till lagerändringen. Sida 107 av 116

108 Därefter anges i fältet Artikelnr vilken artikel som skall lagerändras samt mängd (antal). Inköpspris hämtas från artikelregister om det är angivet. Klicka på Lägg till för att bekräfta registreringen av aktuell rad. Redan registrerade rader visas i övre delen av skärmbilden. Klicka på Lägg till för att aktivera lagerändringen. Det är möjligt att ha en lagerändring aktiv. Lagret uppdateras med ändringen först när användaren klickar på knappen Godkänn. Om det finns aktiva lagerändringar, visas den (de) genom klick på kikarsymbolen på verktygsraden. I listrutan Visa kan man välja att se de lagerändringar som är Öppna, Godkända eller Alla. Om man registrerat en lagerändring som inte skall genomföras bör den annulleras. Klicka då på knappen Annullera och svara Yes i dialogen nedan. Sida 108 av 116

109 9. Rapportering 9.1. Mekanikerstatistik MekoEasy innehåller en mekanikerstatistik. Den når man under menypunkten Faktura Rapportering Fasta rapporter. Gå till fliken Verkstad och välj Mekanikerstatistik. Ange datumintervall. Tänk på att det endast är fakturerade order som utgör underlag för mekanikerstatistiken. Man kan också selektera på avdelning och mekaniker efter klick på Next. Sida 109 av 116

110 Rapporten visar utfakturerade artiklar och arbete, vilken tid som har använts och förhållandet mellan använd tid och fakturerad tid. Summering görs per mekaniker, avdelning och totalt för urvalet i rapporten Försäljningsstatistik MekoEasy innehåller försäljningsstatistik. Den når man under menypunkten Faktura Rapportering Fasta rapporter. Gå till fliken Omsättning och välj Försäljningsstatistik. Sida 110 av 116

111 I nästa skärmbild anges vilka grupperings- och sorteringsbegrepp rapporten skall innehålla. Rapporten kan omfatta upp till tre nivåer, vilka väljs av användaren när rapporten körs. I de nästa fönstren anges vilka urval man vill ha när det gäller avdelningar, handläggare, artikelgrupper, redovisningsgrupper, kundkategorier, säljare. Kundnummer liksom artikelnummer kan anges från till. När inget urval görs, tas alla värden med i rapporten. Nedan visas ett exempel på en rapport. Överst i skärmbilden visas valda grupperingsnivåer och datumintervall. Sida 111 av 116

112 9.3. Rapporter i Tidmodulen Det finns flera olika rapporter i Tidmodulen. Vi går igenom några av rapporterna i detta kapitel. Rapporterna finns under menypunkten Time Rapportering. Statusfråga Rapporten finns under menypunkten Time Rapportering Statusfråga. Den visar för en avdelning de mekaniker som är anknutna till avdelningen och vilken order alternativt aktivitet som en mekaniker är instämplad på, om han är instämplad. Rapporter Under menypunkten Time Rapportering Rapporter finns flera rapportval, vilket framgår av dialogboxen nedan. Vi går igenom ett par av valen i denna dokumentation. Sida 112 av 116

113 Kontrollista stämpling kan köras för en eller alla avdelningar, datumintervall anges. Klicka på blå löpare för att starta rapporten. I rapporten visas för varje mekaniker start- och sluttid, med närvarotid och normal tid. Summering görs per mekaniker. Sida 113 av 116

114 Sammandrag stämpling kan köras för en eller alla avdelningar, datumintervall anges. Klicka på blå löpare för att starta rapporten. Rapporten listar totaltider per mekaniker och summerat per avdelning. Sida 114 av 116

115 Effektivitetsanalys Rapporten finns under menypunkten Time - Rapportering Effektivitetsanalys. Rapporten ger en grafisk översikt. Sida 115 av 116