Handledning för Transaktion Produkt Telia Internet WebOrder Transaktionstjänsten och Produktadministration

Transkript

1 Handledning för Transaktion Produkt Telia Internet WebOrder Transaktionstjänsten och Produktadministration Rev

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Introduktion 3 Läsanvisningar 4 Programvara 4 1. Produktadministration Lägga till en ny produkt Generera produktlänkar Produktlänkarnas giltighet 7 2 Transaktionstjänsten Startsida och verktygsrad Transaktionstjänstens modul Inställningar Adressuppgifter Valuta och språk Betalningssätt 10 Kortbetalning 11 Direktbetalning Meddelanden Leverans Moms på frakten Öppna och stäng Transaktionstjänsten 15 3 Transaktionstjänstens modul Kunder Lägg upp kundkonton Sök efter kunder Visa kundens köphistorik Uppdatera kundkonton 18 4 Transaktionstjänstens modul Beställningar Lista över beställningar E-kvittot Hämta nya beställningar Sök efter beställningar Sök efter fakturor Betalningsstatus Betalningsstatus vid Betala vid leverans och Faktura Betalningsstatus vid kortbetalning Betalningsstatus vid direktbetalning Leverera och annullera beställningar Leverera eller annullera från sidan Nya beställningar Leverera eller annullera beställningar via e-kvittot Markera vara som levererad Hantera restnoteringar Krediteringar Återbetalningar 27 5 Transaktionstjäntens modul Rapporter Hämta butikens köphistorik 28 6 Transaktionstjänstens modul Personal Lägg till ny personal Redigera information om personal 31 Index 32 2 (32)

3 Introduktion Telia Säljabonnemang Transaktion Produkt och Telia Internet WebOrder är tjänster från Telia för handlare som vill utnyttja Internet som säljkanal. Båda tjänsterna baseras på samma teknik. Skillnaden ligger främst i vilka betalningssätt som kan användas. Med Transaktion Produkt kan du erbjuda onlinebetalning med kort och direktbetalning via Internetbanker. Tjänsterna byggs upp av två moduler : Transaktionstjänsten och Produkt-administrationen. Den här handboken går igenom hur de båda delarna Produktadministrationen och Transaktionstjänsten ska användas. Produktadministrationen ger dig möjlighet att erbjuda dina kunder varor till försäljning, och Transaktionstjänsten hjälper dig att administrera lagda beställningar. I Produktadministrationen skapar du de produktlänkar som du sedan lägger på din hemsida (bakom t ex en köp-knapp eller en banner) eller skickar i e-post. Produktadministrationen har ett enkelt användargränssnitt med hjälptexter som visas då markören förs över texten. Transaktionstjänsten hjälper dig att administrera dina order, och i dialogen med dina kunder genom e-kvitto och e-postmeddelanden, genom ett lätthanterligt, grafiskt användargränssnitt. Kärnan i systemet är hanteringen av beställningar, betalningar och kunder. Med ett flexibelt söksystem kan du snabbt finna nya beställningar och kunder. Därefter kan du: förändra beställningsstatus (leverera, annullera, restnotera, sätta som färdigbehandlad), förändra betalningsstatus (betald, återbetald), initiera en debitering (gäller korttransaktioner), initiera en kreditering (gäller korttransaktioner), kontrollera betalningsstatus för direktbetalningar, kontrollera beställningsstatus, uppdatera kundkonton, definiera faktureringskonton, Du kan även: generera information till rapporter, ändra inställningar för din butik, hantera din personal, aktivera e-postmeddelanden till dina kunder. Handledning för Telia Säljabonnemang Transaktion Produkt/Telia Internet WebOrder är en handbok för butiksägare och personal. Den täcker in de vanligaste uppgifterna i arbetet med att driva en webbutik, inklusive skapande av produktlänkar, konfigurering, kundhantering, hantering av beställningar samt generering av butiksrapporter. Produktadministrationen och Transaktionstjänsten är verktyg med vars hjälp du utför alla dessa arbetsuppgifter. Den senaste informationen om tjänsten och FAQ (vanliga frågor och svar) finns på vår kundwebb 3 (32)

4 Läsanvisningar I beskrivningarna av funktioner och procedurer refererar Handledning för Telia Säljabonnemang Transaktion Produkt till förekomster i Produktadministrationens och Transaktionstjänstens användargränssnitt. Det rör sig om referenser till knappar, länkar, webbsidor, avsnitt på webbsidor och kolumner i tabeller. För att dessa begrepp ska vara tydliga i texten används följande typografi: Referenser till knappar och länkar Dubbla anföringstecken används för att markera att en knapp eller en länk refereras. Till exempel: Klicka på Spara och sedan på Tillbaka. Referenser till webbsidor, avsnitt på en webbsida och kolumner i tabeller Kursiv stil används för att referera till dessa förekomster. Till exempel: Sidan Sök efter kund visas. Programvara För att redigera och publicera produktlänkar på den egna webbplatsen kan valfri htmleditor användas. En webbläsare krävs för att arbeta med Telia Säljabonnemang Transaktion Produkt, antingen Netscape Navigator 4.0 eller nyare, eller Microsoft Internet Explorer 4.0 eller nyare. Båda webbläsarna stödjer de funktioner som krävs för att du på ett säkert sätt ska kunna ta fram information om webbutiken. Vi rekommenderar att du använder webbläsarens bokmärke som hjälper dig att snabbare hitta tillbaka till de funktioner du använder ofta. 4 (32)

5 1. Produktadministration De produkter, artiklar, tjänster eller dylikt som ska erbjudas för försäljning definieras i Produktadministrationen. Du definierar en produkt genom att ange produktattribut (artikelns namn, pris, momssats, etc). Sedan skapar du en produktlänk (en krypterad URL) och publicerar på en webbsida (t ex bakom en köp-knapp) eller skickar via e- post. För att logga in i Produktadministrationen skriver du in webbadressen i din webbläsare: och klickar på Logga in. När du har angivit användarnamn och lösenord (som du har fått av Telia i samband med leverans) kommer du till förstasidan, välj Produktadministration i menyn i vänsterkanten. 1.1 Lägga till en ny produkt Nya produkter definieras på sidan Produktregistrering. Klicka på länken Lägg till ny produkt, och ange produktattributen. De obligatoriska fälten är skrivna med fetstil. Produktnamn, det namn som visas för konsumenten i t ex varukorg och e- kvitto. Produkt-id, kan vara t ex artikelnummer. Det kommer att synas bland annat på e-kvittot (se kapitel 4.2) och i försäljningsrapporten. Pris (kr), varans pris utan fraktavgift. Om du väljer att ange priset utan moms väljer du nej i fältet Moms inkluderat i priset. Ska du sälja i annan valuta än 5 (32)

6 SEK ska du inte räkna om priset i svenska kronor utan ange priset i den valda valutan. Fraktavgift anges normalt inte i produktlänkarna utan i Transaktionstjänsten. Anger du en fraktavgift här kommer den att gälla framför de värden som anges i Transaktionstjänsten (se kapitel 2.2.5). Moms (%), ange momssatsen på varan. Observera att decimaltecknet måste vara punkt i stället för komma (eftersom grunden till tjänsten är en amerikansk produkt). För momshantering med försäljning både i länder där du ska ta ut moms, och i länder som är momsbefriade, se kapitel Moms inkluderat i priset sätts till Ja eller Nej beroende på om momsen inkluderats i priset ovan eller ej. Språkval, du anger på vilket språk du vill kommunicera med dina kunder. Kommunikationen kan ske på svenska, norska, danska, finska eller engelska Värdet här gäller framför de inställningar som görs i Transaktionstjänsten (se kapitel 2.2.2). Produktlänkar med olika språkval kan inte kombineras. Det är därför viktigt att presentera produktlänkar med olika språk på ett pedagogiskt sätt så att risken för fel elimineras; om kunden försöker klicka på produktlänkar med olika språkinställningar under en och samma köptillfälle (session) genereras ett felmeddelande att köp inte kan genomföras. Handla-vidare-länk, länken används i varukorgen och beställningsformuläret för att komma tillbaka till sidan med varor. Ange hela adressen till sidan, t ex Du kan ändra attributen för en produkt genom att klicka på länken produktnamnet på sidan Produktadministration. 1.2 Generera produktlänkar För att generera produktlänken klickar du på knappen "Generera produktlänk". Vill du spara ändringarna i databasen för att vid ett senare tillfälle generera länken så klickar du på knappen "Spara". När du har genererat en produktlänk visas länken på sidan Produktlänk för <produktnamn>. Om du klickar på knappen Testa din produkt presenteras varan i varukorgen. 6 (32)

7 I stället för att generera varje länk separat kan du klicka på knappen Generera alla produktlänkar. En sida presenteras då med samtliga produktlänkar. Där kan du testa dina produkter, kopiera dem och klistra in dem på annan plats eller välja att trycka på knappen Spara till fil längst ned på sidan, och så spara länkarna i en textfil. Du kan därefter bearbeta dem utan att vara uppkopplad på Internet. 1.3 Produktlänkarnas giltighet Av säkerhetsskäl har produktlänkarna en begränsad giltighet. Sidan Produktadministration visar när länkarna senast uppdaterats och till vilket datum de är giltiga. När du har genererat nya produktlänkar ska du komma ihåg att byta ut de gamla länkarna på den webbsida där de publicerats. Annars klickar dina kunder på de gamla, ogiltiga länkarna då de handlar. 7 (32)

8 2 Transaktionstjänsten För att logga in i Transaktionstjänsten, klickar du på länken Orderadministration/ Transaktionstjänsten i Produktadministrationen, eller skriver webbadressen i en webbläsare. Användarnamn och lösenord har du fått av Telia i samband med leverans. Du identifieras nu som butiksadministratör i systemet. En lista över de butiker du har behörighet till visas på skärmen (i allmänhet bara en). Klicka på länken till önskad butik. Startsidan för Transaktionstjänsten visas. 2.1 Startsida och verktygsrad Transaktionstjänsten är ingången till orderhantering och andra administrativa aktiviteter. Transaktionstjänstens startsida består av fem moduler: Kunder Beställningar Rapporter Inställningar Personal. Dessutom finns en länk till kundwebben ( Längst ned på sidorna visas verktygsraden med länkar till de vanligaste modulerna så att du enklare kan förflytta dig mellan de olika delarna av systemet: Sök kund, Sök beställning, 8 (32)

9 Nya beställningar, och Administration (Transaktionstjänstens startsida visas). 2.2 Transaktionstjänstens modul Inställningar Via modulen Inställningar kan du konfigurera viktiga funktioner och information som kommer att påverka utformandet av din butik, samt öppna och stänga den. För att ändra inställningarna klickar du på Konfigurera Transaktionstjänsten. Därefter klickar då på namnet på den butik du vill konfigurera till vänster i matrisen (det vanligaste är att endast ett butiksnamn syns). Vanligtvis är vissa inställningar gjorda vid leverans från Telia, du måste dock kontrollera och komplettera dem. De uppgifter du kan ställa in för din butik är: 1. adressuppgifter (namn och adress för din butik), 2. valuta och språk (valuta och språk för din butik), 3. betalningssätt (betalningssätt som din butik tillåter), 4. meddelanden (metod för meddelande om beställning för din butik), 5. leverans (leveranssätt som din butik tillåter), 6. moms (uppgifter om transportmoms för din butik). Klicka på den länkarna på sidan Ställ in butiksprofil. Du kan från varje sida gå vidare till nästa, föregående sida eller välja att gå tillbaka till sidan Ställ in butiksprofil. 9 (32)

10 2.2.1 Adressuppgifter Kontrollera de uppgifter som lagts in vid leverans från Telia. Det är viktigt att uppgifterna är korrekta, de finns bland annat med på e-kvittot som kunderna får vid beställningen. E-kvittot är utformat för att uppfylla bland annat distansavtalslagen. Butikens namn visas på dina kunders beställningsformulär, och såväl butiksnamnet som adressuppgifterna visas i e-kvittot. Den webbadress som anges i fältet URL till butikens kundtjänst kommer kunden åt genom att klicka på knappen kundtjänst eller på länken köpvillkor i sitt e-kvitto. Anges ingen webbadress länkas man till den sida som är definierad som startsida i webbläsaren. Om butiksadministratörens e- postadress är felaktig nås han/hon inte av e-postmeddelanden om nya beställningar. Observera att fälten Butikens hemsida och URL till butikens kundtjänst ska börja med Valuta och språk Även om du vill sälja till kunder utanför Sverige kan du idka försäljning i SEK. Tänk då på att informera om valutakurser. Om du säljer i annan valuta än SEK kan du erbjuda dina kunder betalningssätten Mot faktura och Kortbetalning. Observera att butikens valuta fixeras av det första köp som genomförs i butiken. Ta det i beaktande vid testköp om du avser att idka försäljning i annan valuta än SEK. Dialogen med kunden sker via varukorg, orderformulär, e-kvitton och e-postmeddelanden. Kommunikationen kan ske på svenska, norska, danska, finska eller engelska. Dock gäller det språkvalet du gör per produkt i Produktgränssnittet framför det språk du anger här. Konsumenten kan ändra språkvalet i orderformuläret när betalningen ska genomföras. Observera att produkter med olika språkinställningar inte kan kombineras vid samma tillfälle (session) försöker kunden köpa produkter med olika språk presenteras ett felmeddelande. Säljer du huvudsakligen till den svenska marknaden är det lämpligt att låta det stå Sverige i fältet för kundernas hemland. Vänder du dig i hög grad till en utländsk marknad bör fältet för kundernas hemland lämnas tomt Betalningssätt Telia Säljabonnemang Transaktion Produkt erbjuder både traditionella betalningssätt och säkra elektroniska betalningssätt. Med hjälp av Transaktion Produkt kan du erbjuda dina kunder olika betalningssätt då de handlar i din butik. Transaktionstjänsten kan hantera fyra olika sorts betalningar: Betala vid leverans, mot faktura och fakturakonto, direktbetalning och 10 (32)

11 kortbetalning. Din butik kan erbjuda traditionell fakturering med betalning efter att beställning är gjord och varorna är levererade. Det finns två typer av fakturabetalsätt: Mot Faktura och Mot Fakturakonto. Skillnaden mellan dem är att kunden vid det senare måste har definierats som användare i din butik (se kapitel 3.1). Fakturaunderlaget utgörs av ett e-kvitto i systemet. Om en kund väljer att betala vid leverans betyder detta normalt att varorna skickas mot postförskott. Dessa tre betalningssätt är de du kan konfigurera själv. För att konfigurera ett betalningssätt markerar du rutan i kolumnen Synlig i beställningsformulär? och klickar därefter Konfigurera betalningsinlösare. För betalningssättet Mot faktura definierar du en maxgräns innan du trycker på Spara informationen på sidan som visas. För Betala vid leverans och Mot fakturakonto klickar du bara på knappen Spara informationen. Observera att om du säljer i annan valuta än SEK kan du erbjuda dina kunder betalningssätten Mot faktura och Kortbetalning. Det snabbaste och effektivaste sättet för dig som butiksägare att administrera betalningar är att erbjuda dina kunder ett säkert elektroniskt betalningssätt. Genom Telia Säljabonnemang Transaktion Produkt kan du låta dina kunder betala med kort och direkt via sin Internetbank. Kortbetalning Då dina kunder erbjuds att betala med kort (till exempel VISA och MasterCard) sker detta egentligen på samma sätt som kortköp i en vanlig (icke webb-) butik. Som butiksägare måste du ingå avtal med en inlösare för att kunna erbjuda kortbetalning. Banken ger din butik ett ID-nummer och en maxsumma som banken tillåter att kunden handlar för. När kunden gör ett köp med kort i din butik reserveras pengarna på kundens konto. Först när du levererar varan dras pengarna från kundens konto och överförs till ditt. När pengarna har förts över från kundens konto till ditt kan du vid behov kreditera hela summan eller en del av den (se kapitel 4.10). Telia Säker Handel, kortbetalning med signaturkod (VISA, MasterCard svenska kort) Telia erbjuder flera kortbetalningslösningar i olika säkerhetsnivåer. Telia Säker Handel garanterar en mycket hög säkerhet för att handla med kort i din butik. Kunden ansöker om en signaturkod (en pin-kod på fyra tecken) till sitt kort. Kundens kortnummer skickas endast en gång över Internet då ansökan om signaturkod sker. Därefter förekommer kortnumret inte i transaktionerna. För att en kund ska kunna handla med signaturkod måste uppgifter om kunden och kortet sparas i Telia Säker Handel. Då uppgifterna sparas jämförs adressuppgifterna med det offentliga folkbokföringsregistret SPAR, och en signaturkod skapas. Signaturkoden skickas till kundens mantalsskrivningsadress. Kunden bestämmer sitt eget användarnman, lösenord, kontrollfråga och svar till kontrollfråga. I samband med att uppgifterna om kortet sparas och ansökan om signatukod görs, kan kunden göra ett 11 (32)

12 köp, upp till ett visst maxbelopp. Ett kort som har registrerats i Transaktionstjänsten kan inte användas utan signaturkod för att skydda det. Kortbetalning utan signaturkod (VISA, MasterCard och American Express) Vid kortbetalning utan signaturkod skickar kunden sitt kortnummer och giltighetstid vid varje köp. Gemensamt för kortlösningarna i Telias tjänst är att kunden aldrig uppger sitt kortnummer för butiken. Kortbetalningar genomförs alltså utan att butiken får tillgång till några kortnummer. Överföringen av all information sker med SSL. Kortnumret lagras krypterat för extra hög säkerhet. Direktbetalning Direktbetalning innebär att dina kunder kan betala beställningarna i din butik via sin Internetbank. Kunden loggar in i Internetbanken på samma sätt som vid betalning av räkningar. Beställningens totalsumma, referensnummer och uppgifter om ditt företag förs automatiskt och omedelbart över från Transaktionstjänsten till Internetbanken. Kunden anmodas att gå tillbaka till Transaktionstjänsten, så att återrapporteringen sker. Gör kunden inte det, kan uppdateringen att fördröjas upp till en halvtimme. När återrapporteringen med betalningsstatus från banken gjorts kommer beställningens betalningsstatus i Transaktionstjänsten ändras. Då betalningen är registrerad kan du leverera varorna. Till skillnad från kortbetalning kan du inte kreditera kunden genom Transaktionstjänsten vid beställningar betalade med direktbetalning. Behöver du göra en delvis eller hel kreditering får du istället logga in i den aktuella Internetbanken och göra en överföring. Ändra i så fall betalningsstatusen, se kapitel Direktbetalning sker med samma säkerhet som när kunden gör sina vanliga transaktioner i Internetbanken. Information om betalningen skickas med SSL precis som i fallet med kortbetalning. För att förhindra att informationen om betalningen manipuleras då kunden betalar via Internetbanken signeras informationen digitalt vid övergången från Transaktionstjänsten till banken. Detta gör att eventuella försök att ändra informationen upptäcks och betalningen avvisas. Observera att betalningssätten direktbetalning och kortbetalning måste konfigureras av Telia Meddelanden Markera rutorna under rubriken Kundmeddelande för de tillfällen då du vill att kunden ska meddelas via e-post om beställningen. Om du väljer att bocka för alla sex rutorna, kommer meddelande om en mottagen beställning skickas oavsett betalstatus, som en orderbekräftelse. Därefter kommer ett meddelande skickas vid varje statusförändring. Förutom en standardtext kan du lägga till ett meddelande till kunden (t ex om du annullerar eller restnoterar en beställning). Markera under rubriken Fysiska varor hur ofta du som butiksägare ska meddelas om mottagna beställningar. Ange den e-postadress dit du vill att meddelanden om nya 12 (32)

13 beställningar ska skickas. Låt alternativet aldrig vid Digitala varor förbli markerat eftersom Transaktion Produkt inte ger möjlighet till försäljning av digitala varor Leverans Transaktion Produkt ger dig möjlighet att erbjuda olika leveranssätt. Varje leveranssätt kan ha en eller flera zoner, nationella eller internationella. Du kan t ex definiera en nationell zon, en inom EU och ytterligare en internationell zon för Europa utanför EU (olika momsregler gäller inom och utom EU, se kapitel 2.2.6). Du bestämmer fraktkostnad för varje zon. När kunden väljer ett leveranssätt i orderformuläret görs en koppling till landet i leveransadressens; ett felmeddelande ges om kunden uppger ett leveranssätt utan en zon som inte inkluderar landet. På sidan Transports Profile, under Existing Transports visas de leveranssätt som är konfigurerade i din butik. För att ändra på informationen (t ex ändra namn, lägga till en zon eller ändra kostnaderna) om ett leveranssätt klickar du på länken med dess namn. Observera att för att en kund från ett land ska kunna handla måste det finnas leveranssätt med det landet inkluderat i en zon. Vid leverans från Telia har i allmänhet två leveranssätt konfigurerats, Postförskott och Paket. Leveranssättet Postförskott kan bara användas tillsammans med betalningssättet Betala vid leverans, zonen har definierats som Sverige. Om du vill erbjuda fler leveranssätt tillsammans med betalsättet Betala vid leverans kan du skapa ett nytt leveranssätt. Det leveranssättet måste benämnas Betala vid leverans: följt av en egen benämning på leveranssättet, till exempel Betala vid leverans: Företagspaket. Transportsättet Paket har i allmänhet konfigurerats med en internationell zon som omfattar resten av världen vid tjänstens leverans. Lägga till transportsätt Först skapas leveranssättet och dess zoner definieras: 1. Tryck Add a Transport för att lägga till nya leveranssätt. 2. Döp leveranssättet genom att skriva ett namn i Transport Name-fältet, klicka på next. 3. Klicka på New Domestic Zone om leveranssättet ska gälla i Sverige. 4. Döp zonen genom att skriva ett namn i fältet Zone Name, klicka på Save and Continue. 5. Välj typ av transportkostnad. För Transaktion Produkt fungerar endast alternativet Flat rate (en fast avgift). a) Klicka på Flat Rate. b) Ange kostnaden för leveranssättet och zonen i inmatningsfältet, notera att punkt ska användas som decimaltecken! c) Tryck på Save and Continue. 13 (32)

14 6. Klicka New International Zone, om leveranssättet ska gälla i andra länder än Sverige. 7. Döp zonen genom att skriva ett namn i fältet Zone Name, klicka på Save and Continue. 8. Välj vilka länder som ska ingå i zonen genom att bocka för dem i rullistan, och tryck på Save and Continue. 9. Sätt fraktkostnaden, se punkt 5 ovan. 10. Du kan skapa fler zoner som omfattar olika länder för att sätta olika transportavgifter för olika länderna genom att upprepa stegen 6, 7, 8 och 9 ovan. 11. Tryck på Enable för att göra leveranssättet tillgängligt, när zonerna är definierade och prissättningen konfigurerad. 12. Klicka på Save Transport Information på sidan Edit transport, och därefter på länken Return to Transports Profile längst ned på sidan. 13. Fraktkostnad tas ut vid första leveransen ( Bill entire amount with the first shipment ) enligt den konfiguration som gjorts vid leverans från Telia. För att ändra det till att fraktkostnaden skall fördelas på delleveranserna: a. Klicka på Recompute amount for each shipment. b. Klicka på Update Policy Changes för att spara ändringarna. 14. Klicka på Next eller Commerce Configuration för att gå tillbaka till sidan Ställ in butiksprofil Moms på frakten Genom inställningar i Transaktionstjänsten kan du enkelt hantera moms om du ska sälja till kunder inom och utom EU. De länder du ska sälja till där moms ska tas ut måste vara med i listan på länder i momsprofilen (VAT Profile). Momsprofilen har vid leverans från Telia konfigurerats så att 25% moms tas ut på frakten inom Sverige. Lägg till de länder där moms ska debiteras i listan. Moms på varorna debiteras separat, enligt inställningarna i Produktadministrationen (se kapitel 1.1). Leverans till de länder som inte inkluderas i listan kommer alltså inte debiteras moms. Moms på varorna kommer inte heller att debiteras vid leverans till de länder som inte bockats för i landslistan. Kom ihåg att för att en kund ska kunna göra en beställning med leverans i ett specifikt land, måste en zon ha definierats med det aktuella landet inkluderat. För att modifiera momsprofilen: 14 (32)

15 1. Klicka på Make New From Current och gör önskade ändringar (bocka t ex för fler länder i listan). 2. Tryck på Create a New VAT Profile längst ned på sidan efter listan med länder. 3. Konfirmera din momsprofil genom att trycka på Save eller tryck på Edit om ändringarna inte blev rätt. 4. Klicka på länken Go to Tax Selection Page. 5. På sidan som visas skall knappen VAT (moms) vara markerad. Klicka på knappen Return to Store Registration. Alla inställningar sparas nu och du återgår till sidan Ställ in butiksprofil. 2.3 Öppna och stäng Transaktionstjänsten Transaktionstjänsten kan vara Öppen eller Stängd. Beställningar kan inte tas emot och transaktioner kan inte genomföras då Transaktionstjänsten är stängd. För att ändra Transaktionstjänstens status går du till sidan Konfigurera butikens kassa, och klickar på knappen längst till höger, så att den ändrar status från Stäng till Öppna, eller tvärtom. 15 (32)

16 3 Transaktionstjänstens modul Kunder I Transaktionstjänsten finns det möjlighet för både kunder och handlare att spara kunduppgifter. Uppgifterna består av adressuppgifter och säkerhetsinformation (användarnamn, lösenord, kontrollfråga och svar på kontrollfråga). Kunden sparar ofta sina uppgifter i Telia Säker Handel i samband med ansökan om signaturkod (se kapitel 2.2.3). Du som handlare kan vilja registrera de kunder som ska kunna betala mot fakturakonto. Det kan också vara en kund vars data du har hämtat från en källa utanför webbutiken (t ex en databas över dina katalogkunder eller kanske kunder som har visat intresse för dina produkter på annan väg) som du vill definiera ett konto för. Genom att skapa ett direktanslutet konto för dem underlättar du eventuella inköp. Du kan också meddela kunden att han eller hon är registrerad som ett sätt att få personen i fråga att besöka din webbutik. Du får genom ett kundkonto tillgång till kundens köphistorik i din butik. Kunden får genom kontot tillgång till köphistoriken i samtliga Telia Säker Handelbutiker. 3.1 Lägg upp kundkonton Du registrerar kunden i Transaktionstjänsten med hjälp av registreringsformuläret. 1. Klicka på Skapa ny kund i modulen Kunder. Registreringsformuläret innehåller sektioner för säkerhetsinformation och adressuppgifter. 2. Skriv in användarnamn och lösenord Som säkerhetsinformation räknas bland annat användarnamn, lösenord och kontrollfrågor. All data som skrivs in här måste ges till kunden, för att han eller hon ska kunna använda kontot. Du kan ange ett allmänt lösenord och en allmän kontrollfråga; kunden kan byta lösenord och kontrollfråga. Av säkerhetsskäl bör du uppmana dina kunder att byta inloggningsuppgifterna. Användarnamnet kan t ex bestå av kundens eget namn. Kundkontots användarnamn kan inte ändras så namnet bör vara sådant att kunden kan behålla detta. Det lösenord du väljer ska följa reglerna för lösenord som finns angivna vid sidan om textfälten. 3. Skriv en kontrollfråga Förutom den vanliga säkerhetskontrollen av användarnamn och lösenord, kräver systemet också att du anger en kontrollfråga. Användaren måste svara på kontrollfrågan t ex för att gå till sidor med konfidentiell information, som till exempel inköpshistorik. En bra kontrollfråga har ett svar som endast den behöriga kunden känner till. Välj därför inte en fråga vars svar går att gissa sig till, eller som finns lagrat i en databas. En fråga som exempelvis Hur gammal är jag? är inte lämplig. Observera att när du som butiksägare/butiksanställd behöver få tillgång till kundinformation och stöter på en kontrollfråga, är detta alltid din, det vill säga butiksägarens 16 (32)

17 eller den butiksanställdes, fråga inte kundens. På så sätt kan kunderna ändra sina kontrollfrågor efter behov samtidigt som du alltid kan komma åt deras information. 4. Adressuppgifter Skriv in kundens namn och adress, inklusive gata, postnummer, postadress, land, e-postadress samt telefonnummer. Var noggrann med att det är en fungerande e-postadress. Observera att du måste ha möjlighet att leverera till landet, d v s du måste ha konfigurerat leveranssätt som inkluderar landet i fråga (se kapitel 2.2.5). 5. Ange språk I rullgardinsmenyn väljer du det språk som kunden troligtvis önskar använda. Det innebär att en kund som till exempel väljer English inte bara får köphistoriken på engelska, utan också siffror och övrigt i enlighet med vedertaget bruk i respektive land. Dialogen med kunden i e-postmeddelanden bestäms dock av språket som har definierats i produktlänkarna. 6. Tryck på Spara. När formuläret är ifyllt skapar du kundkontot och kunden registreras i Transaktionstjänsten. Transaktionstjänsten kontrollerar all information, om någon uppgift är felaktig eller saknas visas ett meddelande överst på skärmen där du anmodas att skriva in den saknade uppgiften. När alla uppgifter är godkända visas Transaktionstjänstens startsida. 3.2 Sök efter kunder Du kan du söka efter en kund vars uppgifter sparats i Telia Säker Handel. Genom att ta fram ett kundkonto får du fram kundens köphistorik och kan granska kundens kontoinformation. Du kan basera sökningen på antingen kunders användarnamn, namn eller e-postadress. 1. Gå till sidan Sök efter kund i Kundmodulen. 2. Klicka på butikens ID i listboxen för att välja den butik där kunden är registrerad (det typiska är att endast en butik visas). 3. Skriv in data för ett eller flera av nedanstående sökvillkor: Användarnamn Användarnamnet måste skrivas in på exakt samma sätt som när kundkontot skapades. Eftersom användarnamnet är unikt kan du inte begränsa sökningen ytterligare. Namn Namnet är det som skrevs in i namnfältet då kundkontot skapades. Skriv in en del av namnet eller namnet exakt. Du kan bredda eller begränsa sökningen genom att välja Börjar med, Slutar med, Innehåller eller Matchar exakt i rullgardinsmenyn. E-postadress 17 (32)

18 Ange kundens e-postadress eller skriv in del av adressen. Du kan bredda eller begränsa sökningen genom att välja Börjar med, Slutar med, Innehåller eller Matchar exakt i rullgardinsmenyn. 4. Klicka därefter på Sök kunder. Alla kunder i din butik söks nu igenom enligt de sökvillkor du har angivit. 5. Leta upp kundens namn i resultatlistan. Beroende på sökvillkoren du använt får du förslag på ett eller flera namn, eller inget namn alls. 3.3 Visa kundens köphistorik Om du behöver besvara frågor angående köp och returer kan du plocka fram kundens köphistorik du får precis samma information som kunden kan få fram. Det finns flera sätt att nå kundens köphistorik. Utöver via Kundmodulen kan du även ta fram kundens inköpshistorik via e-kvittot. Sök efter önskat kundkonto (se kapitel 3.2) klicka på länken i kolumnen Köphistorik. 3.4 Uppdatera kundkonton På sidan Din information kan du aktivera betalningssättet Mot fakturakonto för en specifik kund. 1. Sök efter kundkonto (se kapitel 3.2). 2. Klicka på kundens användarnamn. Användarnamnet är en länk till sidan för uppdatering av kunddata. En kund kan betala mot fakturakonto endast efter att denne har godkänts som behörig. För att kunna godkänna en kund att betala mot fakturakonto krävs att kunden har sparat sina uppgifter alternativt att du har skapat kundkontot. Därefter kan du aktivera Mot fakturakonto som betalningssätt för den specifike kunden. Kunden måste sedan logga in för att välja betalningssättet. 18 (32)

19 3. Välj Mot fakturakonto i rullgardinsmenyn med betalningssätt. 4. Klicka sedan på Lägg till. Du får nu fram sidan Nytt betalningssätt med inställningsalternativ för Betalning mot fakturakonto. 5. Ange ett namn på betalningssättet, till exempel Eget fakturakonto. 6. Ange maximalt beställningsbelopp. Maximalt beställningsbelopp innebär det högsta belopp som kunden kan handla för i din butik vid ett och samma köptillfälle. Som valuta anges den fördefinierade valutan för din butik. Observera att om du anger noll som maximalt beställningsbelopp innebär det att kunden inte får något tak per köptillfälle. Med andra ord får kunden obegränsad kredit i din butik. För säkerhets skull anger Transaktionstjänsten också en högsta gräns för faktureringsbeloppen. Transaktionstjänsten följer därefter det lägsta beloppet för att på så sätt ytterligare minska risken för bedrägeri eller stöld. 7. Markera knappen Aktivt vid Kontostatus för att godkänna Mot fakturakonto som betalningssätt för kunden. 8. Klicka på Spara information för att skapa faktureringskontot. 19 (32)

20 4 Transaktionstjänstens modul Beställningar Beställningsmodulen (som är den mest centrala delen av Transaktionstjänsten) består av två centrala delar; en lista över beställningar och e-kvittot. För att du ska kunna hålla reda på all hantering av en beställning registreras alla händelser och statusförändringar som separata delar i e-kvittot. 4.1 Lista över beställningar När du söker efter en eller flera beställningar får du resultatet presenterat i en lista. Från listan kan du ta fram e-kvittot för en beställning. Utifrån listan kan du också kontrollera de beställningar som ska levereras (individuellt eller i grupp). Du kan också ange vilka poster som ska annulleras (individuellt eller i grupp). 4.2 E-kvittot E-kvittot är en informationssida där all hantering av beställningen redovisas. E-kvittot har en vy för butiken och en vy för konsumenten. E-kvittot motsvarar ett fakturaunderlag och innehåller alla händelser (delleverans, restnotering, etcetera) som är knutna till beställningen. E-kvittot är därför centralt när det gäller kontroll av beställningar.du tar fram e-kvittot genom att klicka på beställningsnumret i listan över beställningar. 20 (32)