Välj den bästa enheten för dina skanningsbehov

Transkript

1 Lösningsguide Välj den bästa enheten för dina skanningsbehov Rätt HP-enhet kan hjälpa dig att optimera din infrastruktur och strömlinjeforma dokumentarbetsflöden. Välj mellan en uppsjö av skanningsprodukter med antingen en eller flera funktioner som uppfyller dina unika behov. MFP flow MFP HP Scanjet Enterprise nätverksansluten HP Scanjet Enterprise PC-ansluten Omvandla papper till digitala arbetsflöden Ett effektivt arbetsflöde för dokumenthantering kan resultera i stora besparingar för ditt företag. Men med all tillgänglig skanningshårdvara, -mjukvara och -lösningar, hur väljer du de lämpligaste enheterna? Ska du välja en skrivbords med en funktion, nätverkss, multifunktionsprodukter (MFP:er) som erbjuder utskrift, kopiering och faxning samt skanning, eller de nya skanningsoptimerade flow MFP:erna? Eftersom alla företag samt avdelningar inom företag har olika behov, beror det bästa valet på olika kriterier, t.ex. storleken och bredden av den infångning-till-arbetsflödesprocess som ska optimeras. Vad är rätt för dig? HP har en skanningsenhet som är rätt för ditt dokumentarbetsflöde oavsett hur din företagsmiljö ser ut: MFP:er Dessa allt-i-ett-nätverksenheter erbjuder utskrift, kopiering och faxning utöver skanning. De är ett bra val för miljöer med låga volymer och låg komplexitet. flow MFP:er De nya flow MFP:erna erbjuder snabb, dubbelsidig skanning i ett svep; avancerad bildförbättring och -behandling; och högre automatisk inmatningskapacitet (ADF). De är utmärkta för kontor med avancerade arbetsflöden som även vill ha alla funktioner i en enhet. HP Scanjet Enterprise nätverksanslutna s De supersnabba och robusta avbildnings- och behandlingsfunktionerna på dessa skanningsenheter gör dem till rätt val i situationer där skanningsvolymen är tillräckligt hög för att kräva en dedikerad skanningsenhet. Dessutom erbjuder de möjligheten att dela skanning med användare. HP Scanjet Enterprise PC-anslutna s Dessa dedikerade s används generellt sätt av en person och ger stöd åt sofistikerade arbetsflöden. De är lämpliga för dokument som måste verifieras eller ändras med skanningsprogram på PC:n. Lita på en tillförlitlig ledare inom teknik HP LaserJet MFP:er och HP Scanjets, som är välkända för sin tillförlitlighet och prestanda, erbjuder den bästa blandningen av enkel användning och sofistikerade funktioner som hjälper dig att utföra ditt jobb. Du kan lita på HP-innovationer t.ex. HP EveryPage, 1 som använder ett flertal teknologier för att se till att varje sida i ADF:en skannas. Dessutom kan MFP:er och HP Scanjet Enterprise-s hanteras och konfigureras fjärrstyrt med hanteringsprogrammet HP Web Jetadmin fleet. 2 På nästföljande sidor går vi igenom ett antal aspekter i ditt arbetsflöde, beskriver motsvarande enhetsfunktioner som kommer att aktivera ditt arbetsflöde och slutligen tar en titt på fyra olika användningsscenarion som använder varje skanningstyp. 1 HP EveryPage kallas för HP Precision Feed på Scanjet-enheter. 2 Ladda ner HP Web Jetadmin gratis på

2 Arbetsflödesintensitet och -komplexitet Kommer du att skanna höga pappersvolymer? Kräver du avancerade infångnings-, avbildnings- och behandlingsfunktioner? NEJ JA LaserJet Enterprise MFP Delning av enhet Kommer många personer att använda enheten? JA NEJ Scanjet Enterprise PC-ansluten Singelfunktion eller multifunktion Behöver du en dedikerad skanningsenhet mer än en med utskrifts-, kopierings- och faxningskapacitet? NEJ JA LaserJet Enterprise flow MFP Scanjet Enterprise nätverksansluten Figur 1. Att välja rätt skanningsenhet för ditt företag börjar med att ställa rätt frågor om ditt skanningsarbetsflöde. Eftersom varje fråga motsvarar en kapacitet för en viss enhet kan dina svar leda dig till den skanningsenhet som passar din situation bäst. Först ska vi titta på befintliga lösningar Innan du kan finna den skanningshårdvara som passar ditt företag bäst, är det viktigt att överväga de lösningar som du redan har på din arbetsplats. Om du redan har en lösning för dokumenthantering är det viktigt att välja en kompatibel enhet. Om du inte redan har en lösning för dokumenthantering, har HP olika varianter av singel eller multifunktionella skanningsenheter som kan uppfylla dina behov. Vi tittar på några frågor relaterade till val av hårdvara. Kommer du att skanna höga pappersvolymer? Välj den enhet som kan hantera din arbetsbelastning Antalet sidor som skanningsenheten är utformad att behandla uttrycks antingen som rekommenderad månatlig skanningsvolym eller den dagliga arbetscykeln. Du kan uppskatta sidovolymen som du planerar att skanna och sedan välja en enhet som uppfyller eller överskrider din uppskattning. Skanningshastighet mäts med hur många enkla sidor (ppm) eller dubbelsidiga bilder (ipm) som n kan behandla på en minut. Ipm-klassningen kan vara upp till två gånger så stor som ppmklassningen eftersom flow MFP:er och HP Scanjet Enterprise-s läser in båda sidor på ett dubbelsidigt dokument i ett svep. HP MFP:er och s med högre ADFinmatnings kapacitet låter användare ladda större jobb och spara tid. Välj den enhet som kan hantera ditt material ADF:er på HP LaserJet MFP;er hanterar enkelt papper i standardstorlekar och -slag så som letter, legal eller A4. HP LaserJet flow MFP:er och HP Scanjet Enterprise-s har HP EveryPage-teknologi som hjälper dig att mata in och infånga skannat material vilket inkluderar blandade högar av olika sorters medievikter och -storlekar snabbt. Denna funktion minimerar den tid som spenderas på att förbereda dokument och hjälper samtidigt till att behandla sidor utan avbrott. Om du behöver skanna oregelbundet, skadat eller skört material, ska du välja en MFP eller en flatbädds. Låg volym, standardstorlekar och -vikter: MFP Hög volym, ofta dubbelsidig skanning, olika slags media: flow MFP, HP Scanjet Enterprise PC-ansluten eller nätverksansluten 2

3 Kräver du avancerade infångnings-, avbildningsoch behandlingsfunktioner? Välj dokumentinfångnings- och bildförbättringsfunktioner Överväg hur det skannade material ska användas inom arbetsflödet. Ett arbetsflöde för inläsning med låg komplexitet är ett där, till exempel, dokument skannas för lagring med liten bildförbättring. Mer komplexa arbetsflöden kan inkludera borttagning av färg från dokument, optisk teckenigenkänningsbehandling (OCR), automatisk utdragning av data från en strukturell form eller redigering av information från ett skannat dokument som en del av infångningsprocessen. Generellt sätt har MFP:er grundläggande infångnings- och avbildningsalternativ. De nya flow MFP:erna erbjuder många av de avancerade automatiska avbildnings- och behandlingsfunktionerna som du hittar på nätverksanslutna Scanjets t.ex. sidräkning, förhandsgranskning på enhetens pekskärm och automatisk korrigering (som justerar varje sida på ett individuellt jobb så att rätt sida ligger upp). Flow MFP:er har även ett utdragbart externt tangentbord för enklare datainmatning. Om du behöver kraftfulla infångnings- och bildförbättringsfunktioner t.ex. batch-separering, streckkodsigenkänning/avkodning eller Kofax Virtual ReScan Pro (som automatiskt kan förbättra dokumentläsligheten), välj en PC-ansluten. De erbjuder även möjligheten att granska skannat material på en PC-skärm för att säkerställa att detaljer infångas med den kvalitet du efterfrågar. Välj integreringsfunktioner för arbetsflödet Överväg antalet och komplexiteten av de destinationer dit ditt skannade material behöver skickas. MFP:er har skicka-tilldestinationer, medan flow MFP:er och nätverksanslutna s har ett SharePoint -alternativ. PC-anslutna s passar bra för integrering med dokumenthanteringssystem som kräver ISIS- eller TWAINdrivrutiner, skickar till många destinationer samtidigt eller för arbetsflöden som involverar Kofax Virtual ReScan. HP erbjuder även direkt integrering med ledande dokumentlösningar som Omtool AccuRoute, Kofax Capture eller ReadSoft Document Suite via manöverpanelen eller nätverksanslutna MFP:er och Scanjet-enheter. Kommer många personer att använda enheten? Välj mellan PC-anslutna och nätverksanslutna enheter Valet mellan en PC-ansluten eller en nätverksansluten beror på hur många personer som kommer att använda enheten. PC-anslutna s används oftast av en enda person som hanterar skanningar med hög volym och komplexitet för många olika avdelningar eller hela företaget. HP Scanjet PC-anslutna s ansluter till en dator med ett Hi-Speed USB 2.0-gränssnitt. Nätverksenheter ska lanseras i miljöer där många användare behöver ha tillgång till skanningsenheten. Dessa enheter använder ett Ethernet-gränssnitt för att ansluta till nätverket. Många användare: MFP, HP LaserJet Enterprise flow MFP eller HP Scanjet Enterprise nätverksansluten En användare: HP Scanjet Enterprise PC-ansluten Behöver du en dedikerad skanningsenhet? Välj mellan en med en funktion eller enheter med flera funktioner Höga skanningsvolymer fungerar bäst med en dedikerad skanningsenhet. Plus, s med en funktion kommer inte användas av andra personer för utskrift, kopiering eller faxning. De erbjuder även högre prestandaskanning än HP LaserJet MFP:er och snabbare hastigheter än HP LaserJet flow MFP:er. Om det är viktigt för dina användare att ha sammanslagen utskrift, kopiering, faxning och skanning i en enhet ska du välja en MFP så länge som din skanningsvolym inte är så hög att andra användare hindras från att få tillgång till enheten. Flow MFP:er erbjuder många av de robusta bildförbättrings- och avancerade behandlingsfunktioner som Scanjets har, med fördelen att ha många funktioner. De är ett bra val om du har krav på avancerad skanning med en lägre skanningsvolym. Dedikerad skanningsenhet: HP Scanjet Enterprise PC-ansluten eller nätverksansluten Multifunktionsenhet: MFP eller flow MFP Grundläggande infångnings-, avbildnings- och behandlingsfunktioner: MFP Avancerade infångnings-, avbildnings- och behandlingsfunktioner: flow MFP eller HP ScanJet Enterprise nätverksansluten Kraftfulla infångnings-, avbildnings- och behandlingsfunktioner: HP Scanjet Enterprise PC-ansluten Se tabellen på sidorna 4 och 5 för mer information om vilka funktioner som är inkluderade för varje enhetstyp. 3

4 Jämförelse av funktioner Tabellen nedan ger en snabb överblick av skillnaderna i skanningsfunktioner mellan en typisk MFP, HP LaserJet Enterprise flow MFP, HP Scanjet Enterprise nätverksansluten och en rad olika HP Scanjet Enterprise PC-anslutna s. Skanningsfunktion MFP flow MFP Nätverksansluten PC-ansluten 500 MFP M525/ color MFP M575 flow MFP M525c/ color flow MFP M575c HP Scanjet Enterprise 8500fn1 HP Scanjet Enterprises Kommer du att skanna många sidor? ADF-typ Backande ADF Duplex-ADF med två läshuvud för inläsning i ett svep Duplex-ADF med två läshuvud för inläsning i ett svep Duplex-ADF med två läshuvud för inläsning i ett svep Pappersinmatningsteknik Inmatningskapacitet för ADF Standard HP EveryPage HP EveryPage HP EveryPage 50 ark 100 ark 100 ark 50 till 100 ark (beroende på modell) Enkelsidig skanningshastighet, letter/a4 (bilder per minut med 300 dpi) Färg, M525/M575: Upp till 32/30 Endast svart, M525: Upp till 42/40 Endast svart, M575: Upp till 32/30 Färg: Upp till 32/30 Endast svart: Upp till 42/40 Färg: Upp till 45 Endast svart: Upp till 60 Färg: 45 till 60 Endast svart: 45 till 60 (beroende på modell) Dubbelsidig skanningshastighet, letter (bilder per minut med 300 dpi) Färg, M525/M575: Upp till 15/14 Endast svart, M525: Upp till 18/18 Endast svart, M575: Upp till 15/14 Färg: Upp till 31/30 Endast svart: Upp till 52/50 Färg: Upp till 90 Endast svart: Upp till 120 Färg: 90 till 120 Endast svart: 90 till 120 (beroende på modell) Rekommenderad skanningvolym till sidor per månad till sidor per månad till sidor per månad Beror på modell 4

5 Skanningsfunktion MFP flow MFP Nätverksansluten PC-ansluten 500 MFP M525/ color MFP M575 flow MFP M525c/ color flow MFP M575c HP Scanjet Enterprise 8500fn1 HP Scanjet Enterprises Kräver du kraftfulla infångnings-, avbildnings- och behandlingsfunktioner? Tangentbord Virtuellt tangentbord på pekskärm Virtuellt tangentbord, utdragbart externt tangentbord Virtuellt tangentbord, utdragbart externt tangentbord N/A (ingång till PCtangentbord) Skicka till destinationer E-post Nätverksmapp LAN/internetfax USB FTP SharePoint Samma som flow MFP Google Drive Avancerad behandling Ingen OCR (cirka 30 sekunder/ sida, beroende på uppgift) OCR (cirka 15 sekunder/sida, beroende på uppgift) N/A (fastställs av PCprestanda) Avancerad avbildning Automatisk borttagning av tomma sidor Förhandsgranskning Automatisk färgdetektering Kantradering Korrigering av sneda sidor Automatisk beskärning av innehåll Automatisk inriktning Automatisk beskärning av sida Automatisk toning Utelämna färg Batch-separation Streckkodsigenkänning/ avkodning Kofax Virtual ReScan Pro Möjlighet till avancerat arbetsflöde Ingen Direkt integrering via kontrollpanelen av dokumentlösningar från 3:e part Samma som flow MFP TWAIN/ISIS för applikationsintegrering från 3:e part SharePoint kolumnmetadata Skicka till många destinationer samtidigt Användardefinierad Send To-destination genom Command Line Parameters Regionavvikelser för detektering av många val Kommer många personer att använda enheten? Nätverksanslutning Nätverksanslutning Nätverksanslutning Direktanslutning Behöver du en dedikerad skanningsenhet? Multifunktion Multifunktion Dedikerad skanning Dedikerad skanning 5

6 Användningsscenarion Scenario ett: MFP En mäklare vill implementera ett enkelt arkiveringssystem för sina dokument. Alla dokument lagras baserat på varje klients efternamn och är vanligtvis 20 till 50 sidor. Kontorets 40 mäklare behandlar 2 till 3 transaktioner per månad. De flesta dokument är av letter- eller legal-storlek, men ibland är det ovanligt media som personliga checkar. De flesta mäklare skannar själva. Lösning: Volymen är relativt låg, dokumenten är enkla och arbetsflödet är okomplicerat. Kontoret lanserar en 500 MFP M525dn. Utöver att kunna dela utskrifts-, kopierings- och faxfunktioner, kan kontoret även enkelt skanna dokument i letter- och legal-storlek via ADF:en. De få dokument som är mindre än letter-storlek kan behandlas på MFP:ns flatbädds. Scenario två: flow MFP Flera banktjänstemän på en banks låneavdelning behöver skriva ut, kopiera och faxa flera gånger varje dag. Banktjänstemännen skannar även ibland låneansökningar som måste skickas till SharePoint så att andra användare kan få tillgång till ansökningarna, men de har inte tid för komplicerad manuell behandling av skanningsjobb. Plus, de vill förbättra kundservicen genom att ta bort fel i de skannade dokumenten. Lösning: Låneavdelningen behöver en multifunktionsenhet med robusta skanningsfunktioner. När banktjänstemännen behöver behandla ansökningar kan de ladda dem i ADF:en på en flow MFP M525c. De trycker på en-quick Set -knapp och matar in metadata via flow MFP:ns externa tangentbord. Quick Set-inställningarna har konfigurerats för enheten att automatiskt skanna båda sidor, ta bort tomma sidor och optimera filen för läsbarhet och filstorlek. Inbyggd OCR behandlar automatiskt dokumentet och skickar dem sedan vidare till SharePoint. Scenario tre: HP Scanjet Enterprise PC-ansluten Ett skoldistrikt behöver lagra tiotusentals dokument som samlats in över flera år, t.ex. betyg, rapporter och provresultat. Personnummer måste redigeras innan dokumenten lagras. Många äldre dokument har bleknat. Lösning: Både volym och mängden redigeringar pekar mot en PC-ansluten. Med en HP Scanjet Enterprise 7000 s2-arkmatad och lämplig mjukvara kan ett arbetsflöde skapas som infångar nya filer och sedan skickar dem till individuella skolor via e-post eller en webbtjänst. Resultatet är strömlinjeformad infångning och förbättrad informationsåtkomst. Scenario fyra: HP Scanjet Enterprise nätverksansluten Ett sjukhus vill förbättra informationsåtkomst, strömlinjeforma patient- och försäkringsfakturering och minska lagringskostnader. Sjukhuset behöver ett enkelt sätt att infånga tusentals dokument från många olika källor varje dag. Dokumenten måste sedan matas in i ett arbetsflöde för distribution via nätverksmapp och/eller e-post för fakturering, sjukhuspersonal, lagring osv. Lösning: IT rekommenderar ett inköp av HP Scanjet Enterprise 8500fn1-arbetsstation för dokumentinfångning för varje våning på sjukhuset. Administrativ personal utbildas att använda arbetsstationerna och lägga till dokument korrekt till arbetsflödet. Vissa dokument, t.ex. patientregistreringsblanketter, skapas med streckkoder för enkel distribution. För andra kan användaren lägga till metadata med det integrerade tangentbordet för att distribuera filer till rätt ställe. Handskrivna dokument bekräftas för korrekthet med hjälp av enhetens granskningsskärm. Dokumenten indexeras och OCR-behandling utförs. Anställda med behörig åtkomst kan komma åt och söka dokument. Sammanfattning HP har en skanningsenhet som är rätt för ditt dokumentarbetsflöde oavsett hur din företagsmiljö ser ut: MFP:er erbjuder sammanslagning av enheter, nätverksanslutning och en lägre kostnad för miljöer med låg volym och låg komplexitet. Om du har högre skanningsvolymer eller behov för ett mer avancerat arbetsflöde, ska du överväga en dedikerad. Om du vill dela skanning med andra är en nätverksansluten ett bra alternativ. Och om du behöver avancerade arbetsflödesfunktioner med bekvämligheten av en multifunktionsenhet, ska du välja en flow MFP. Koppla upp dig hp.com/go/getconnected Aktuella HP-drivrutiner, support och säkerhetsaviseringar levererat direkt till ditt skrivbord. Copyright 2012 Hewlett-Packard Development Company, L.P. Informationen i det här dokumentet kan komma att ändras utan föregående meddelande. De enda garantier som gäller för HP:s produkter och tjänster beskrivs i de uttryckliga garantivillkor som medföljer produkterna och tjänsterna. Ingenting i detta dokument skall anses utgöra en ytterligare garanti. HP ansvarar inte för tekniska eller redaktionella fel eller utelämnanden i detta dokument. För mer information, gå till 4AA4-3848SVE, skapat i oktober 2012