HANDLEDNING FÖR AGIS-programmet

Transkript

1 EUROPEISKA KOMMISSIONEN GENERALDIREKTORATET FÖR RÄTTSLIGA OCH INRIKES FRÅGOR HANDLEDNING FÖR AGIS-programmet 1

2 INNEHÅLL I. INLEDNING... 3 I.1. HANDLEDNINGENS SYFTE... 3 I.2. HUR KAN HANDLEDNINGEN ANVÄNDAS?... 3 I.3. DEFINITION AV BEGREPP SOM ANVÄNDS ÅTERKOMMANDE I HANDLEDNINGEN... 3 II. AGIS-PROGRAMMET (SAMMANFATTNING)... 5 II.1. BAKGRUND... 5 II.2 MÅL... 5 II.3. TILLTRÄDE TILL PROGRAMMET... 6 II.4. PROGRAMVERKSAMHET... 6 III. ANSÖKNINGSHANDLEDNING... 9 III.1. HUR ANSÖKER MAN?... 9 III.2. HANDLEDNING FÖR INLÄMNANDE AV FÖRSLAGET III.3. ALLMÄNNA PÅPEKANDEN RÖRANDE KOSTNADER III.3.A. Information om budgeten III.3.B. Bestämmelser om bidragsberättigande utgifter III.3. C. Kostnader som inte är bidragsberättigande...20 III.4. URVAL AV PROJEKTFÖRSLAG OCH INGÅENDE AV KONTRAKT III.4.A. Bedömningskriterier III.4.B. Reviderad budgetberäkning III.4.C. Kontrakt III.4.D. Finansiering IV. RIKTLINJER FÖR PROJEKTFÖRVALTNING IV.1. OPERATIV FÖRVALTNING IV.1.A. Allmänna anmärkningar IV.1.B. Förväntade resultat och effekt IV.1.C. Förvaltningskultur IV.1.D. Mervärde på europeisk nivå och kommissionens synlighet IV.2. ADMINISTRATIV FÖRVALTNING OCH RAPPORTER TILL KOMMISSIONEN IV.2.A. Ändringar i kontraktet IV.2.B. Beskrivande slutrapport IV.2.C. Granskning och godkännande av rapporterna IV.3. EKONOMISK FÖRVALTNING OCH FAKTURERING IV.3.A. Bankkonto IV.3.B. Redovisningssystem/intern kontroll IV.3.C. Moms, tullavgifter och andra skatter på varor och tjänster IV.3.D Utbetalning av bidraget IV.4. KONTROLL, REVISION OCH UTVÄRDERING IV.4.A. Utvärdering IV.4.B. Revision

3 I. INLEDNING I.1. HANDLEDNINGENS SYFTE Denna handledning har två syften. Att hjälpa ansökande organisationer och deras partner med utformningen av projektförslag som kan komma att finansieras via Agis-programmet. Att ge de organisationer, vars projekt har valts ut, de operativa, administrativa och finansförvaltningsmässiga riktlinjer som behövs för att genomföra projektet. Innehållet i handledningen bygger på avsnittet om bidrag i Europeiska gemenskapernas budgetförordning 1 och på dess genomförandebestämmelser samt på andra relevanta dokument. I.2. HUR KAN HANDLEDNINGEN ANVÄNDAS? Handledningen följer de olika etapperna i tilldelningsförfarandet: Inlämning och urval av förslag. Utbetalningar. Godkännande av slutrapporter. Utvärdering och spridning av resultat. Dessa riktlinjer utgör god praxis, som organisationerna ombeds följa. Andra förvaltningsförfaranden måste motiveras och kan endast komma i fråga under förutsättning att de 1. är fullt förenliga med Europeiska gemenskapernas budgetförordning, programmets rättsliga grund och ansökningsomgången, 2. är öppna för insyn, 3. inte strider mot Agis-programmets grundtankar eller standardreglerna för god förvaltning och 4. beskrivs uttömmande redan när projektförslaget lämnas in. I.3. DEFINITION AV BEGREPP SOM ANVÄNDS ÅTERKOMMANDE I HANDLEDNINGEN Ansökande organisation (sökande): den privata, offentliga eller halvoffentliga institution eller organisation som lämnar in ansökan för ett gränsöverskridande samarbetsprojekt inom ramen för Agis-programmet. Den ansökande organisationen blir kontraktsslutande organisation (se nedan) när förslaget har godkänts och bidragsöverenskommelsen har undertecknats. Kontraktsslutande organisation (mottagare): den privata, offentliga eller halvoffentliga institution eller organisation som har ansvaret enligt bidragsöverenskommelsen och även 1 Rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget (EGT L 248, ) och kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 av den 23 december 2002 om genomförandebestämmelser för rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget (EGT L 357, ). Båda dessa förordningar trädde i kraft den 1 januari 2003 och finns på webbplatsen EUR-LEX, som är gemenskapens databas för lagstiftning: 3

4 ansvarar för den dagliga samordningen och förvaltningen av projektet, däribland distribution av de gemenskapsmedel som tilldelats projektet. Den kontraktsslutande organisationen är ansvarig inför kommissionen. Samarbetspartner: alla de organisationer och institutioner som deltar i inlämnandet av ett projektförslag. Parterna i projektet måste underteckna en samarbetsförsäkran där de åtar sig att bidra till projektets genomförande, såsom det beskrivs i bidragsansökan. Målgrupper/projektdeltagare: särskilda kategorier av personer som projektet direkt vänder sig till. 4

5 II. AGIS-PROGRAMMET (SAMMANFATTNING) II.1. BAKGRUND Målsättningarna med ramprogrammet Agis, 2 som antogs den 22 juli 2002, är att främja polisoch tullsamarbete och straffrättsligt samarbete samt att stödja rättstillämparnas strävan att utveckla en europeisk politik på detta område. Via programmet ges ekonomiskt stöd till projekt som syftar till en förbättring av rättstillämparnas yrkeskunskaper, samarbete mellan myndigheter och organ som arbetar med att bekämpa och förebygga gränsöverskridande och allvarliga brott samt skydd av brottsoffers rättigheter och brottsförebyggande arbete. Även organisationer som främjar ett sådant samarbete kan i vissa fall få stöd via Agis-programmet. Programmet, som sträcker sig över perioden , innebär en utvidgning av det tidigare arbetet inom ramen för program som omfattas av avdelning VI i Fördraget om Europeiska unionen, 3 och löpte ut i december Det nya programmet inbegriper den verksamhet som tidigare finansierades via budgetrubrik B (narkotika). För att genomföra programmet utarbetar och offentliggör kommissionen ett årligt arbetsprogram och en ansökningsomgång i Europeiska unionens officiella tidning 4 och på generaldirektoratet för rättsliga och inrikes frågors webbplats. I arbetsprogrammet och ansökningsomgången anges de tematiska prioriteringarna och ämnena för Agis-programmets särskilda projekt och kompletterande åtgärder. II.2 MÅL Agis-programmets allmänna målsättningar är att ge EU-medborgarna en hög skyddsnivå i ett område med frihet, säkerhet och rättvisa, att utveckla, genomföra och utvärdera en europeisk politik på detta område, att främja och stärka upprättandet av nätverk, ömsesidigt samarbete om allmänna frågor som är av gemensamt intresse för medlemsstaterna, utbyte och spridning av information, erfarenheter och god praxis, lokalt och regionalt samarbete samt förbättring och anpassning av utbildningar samt vetenskaplig och teknisk forskning, att uppmuntra medlemsstaterna att öka samarbetet med anslutande länder och kandidatländer, andra tredje länder samt lämpliga regionala och internationella organisationer. 2 Rådets beslut 2002/630/RIF (EGT L 203, , s. 5). 3 Grotius II straffrätt, Oisin II, Stop II, Hippokrates, Falcone. 4 EGT C 5, , s. 5. 5

6 II.3. TILLTRÄDE TILL PROGRAMMET Agis-programmet riktar sig till följande grupper: Rättstillämpare: domare, åklagare, advokater, tjänstemän vid centrala förvaltningsmyndigheter och kriminalpolisen, stämningsmän, sakkunniga, rättstolkar och andra yrkesgrupper med anknytning till rättsväsendet. Tjänstemän och andra anställda vid myndigheter med ansvar för brottsbekämpning samt anställda vid myndigheter som enligt nationell lagstiftning är ansvariga för att förebygga, avslöja och bekämpa brottslighet. Tjänstemän vid andra offentliga myndigheter samt företrädare för föreningar, branschorganisationer, forskning och näringsliv, vilka arbetar med att förebygga och bekämpa brottslighet, även organiserad sådan. Företrädare för myndigheter med ansvar för stöd till brottsoffer, däribland myndigheter med ansvar för invandringsfrågor samt sociala myndigheter. Stöd kan ges till nationella, regionala eller lokala offentliga eller enskilda organ eller institutioner, privata operatörer, föreningar, yrkesorganisationer och branschorganisationer, ideella organisationer och fortbildnings- och forskningsinstitut, förutsatt att de är juridiska personer och etablerade i någon av EU:s medlemsstater eller i något av de anslutande länderna, samt till Eurojust och Europol. Ansökningar från fysiska personer beaktas inte. II.4. PROGRAMVERKSAMHET Programmet ger stöd till projekt som varar i högst två år på följande områden: Rättsligt samarbete i allmänhet och i straffrättsliga frågor, inklusive utbildning. Samarbete mellan brottsbekämpande myndigheter och andra offentliga eller privata organisationer i medlemsstaterna som deltar i arbetet med att förebygga och bekämpa brottslighet, även organiserad sådan. Samarbete mellan medlemsstaterna för att uppnå ett effektivt skydd av offrens intressen vid brottmål. Följande typer av projekt uppmuntras: Fortbildning. Utarbetande och igångsättande av program för utbyte och praktiktjänstgöring. Studier och forskning (inklusive tillämpad forskning till förmån för politisk utveckling). Spridning av de resultat som erhållits genom projektet. Främjande av samarbete mellan medlemsstaternas rättsliga och brottsbekämpande myndigheter eller andra offentliga eller privata organisationer i medlemsstaterna som arbetar med att förebygga och bekämpa brottslighet, till exempel genom bistånd till upprättande av nätverk. Konferenser och seminarier. Programmet är inte öppet för studerande, men unga yrkesverksamma som följer en fortbildning får delta. 6

7 Projekten är gränsöverskridande och måste omfatta minst tre organisationer (den sökande och två andra), baserade i tre olika medlemsstater (eller två medlemsstater och ett anslutande land eller kandidatland). Projektdeltagarna kan komma från medlemsstater, anslutande länder och kandidatländer och eventuellt också från andra länder utanför EU, om det motiveras av projektet. 7

8 Mer information om Agis-programmet: Programmets e-postadress: Roberto Segre Postadress: Gatuadress: Europeiska kommissionen Rue du Luxembourg, 46 Generaldirektoratet för rättsliga och inrikes frågor Enhet D4: Finansiellt stöd (Agis-programmet) och förebyggande av allmän brottslighet Kontor 3/170 Kontor LX46 3/159 B-1000 Bryssel B-1049 Bryssel Agis-programmets webbplats har följande adress: 8

9 III. ANSÖKNINGSHANDLEDNING III.1. HUR ANSÖKER MAN? Villkor 1. Endast ansökningar på det officiella ansökningsformuläret är giltiga. Ansökningsformuläret kan laddas ner från följande adress: Ansökningsformuläret finns på Europeiska unionens 11 officiella språk. Den sökande kan använda valfri språkversion. Formuläret måste dock fyllas i på samma språk som förlagan (ett ansökningsformulär på franska kan till exempel inte fyllas i på italienska). 2. För att ansökan skall beaktas måste formuläret fyllas i på en ordbehandlare. 3. Följande skall återsändas till kommissionen: Tre (3) utskrifter av ansökningsformuläret, budgeten och tidsplanen, vederbörligen ifyllda, undertecknade och daterade. En elektronisk version av ansökningsformuläret och budgeten på diskett eller cd-rom. Alla andra handlingar som anges i ansökningsomgången. 4. Samarbetsparter i projektet måste fylla i och underteckna en samarbetsförsäkran med angivande av sin roll och sina möjliga ekonomiska bidrag till projektet. 5. Ytterligare information finns i arbetsprogrammet och ansökningsomgången för Agisprogrammet. 9

10 III.2. HANDLEDNING FÖR INLÄMNANDE AV FÖRSLAGET Ansökningsformuläret har ställts upp i en logisk följd och när det är ifyllt kommer det att innehålla alla upplysningar som behövs för att bedöma förslaget. Formuläret skall fyllas i på ett av de elva officiella EU-språken, helst engelska, franska eller tyska. Observera att sammanfattningen av projektet i avsnitt a skall fyllas i på engelska eller franska och kommer att användas för extern information om stöd beviljas. När du fyller i ansökningsformuläret skall du tänka på att vara precis, ge detaljerade och tydliga upplysningar, men i koncis form samt fokusera på nyckelinslagen i, målsättningarna för och resultaten av projektet. De personer som bedömer projektet kommer att göra det i förhållande till de kriterier som finns i ansökningsomgången. Allmänna anvisningar för att fylla i ansökningsformuläret Punkt 2.1.8: Sammanfattning (högst 2000 tecken) Sammanfattningen skall innehålla de viktigaste inslagen i projektet och svara på följande frågor: VILKEN slags verksamhet? Exempel: en veckolång polisövning, tre fyradagars" fortbildningsseminarier, en genomförbarhetsstudie. HUR många personer är inblandade och vilken är deras uppgift? Exempel: 12 forskare, 54 deltagare från rättsvårdande myndigheter och 5 från finansföretag, 4 organisationer som är inbegripna i att utforma nätverk i gränsområden. VILKET är innehållet? Exempel: fortbildning i metoder att bekämpa barnpornografiska meddelanden på Internet, förbättrad statistik över ekonomiska bedrägerier i samband med offshore-verksamhet, kunskapsförvärv för att leda brottsutredningar angående handel med ecstasy. VILKA resultat förväntar ni er? Exempel: utformande av en uppförandekod mellan de rättsvårdande myndigheterna och ickestatliga organisationer om hur information om offer för människohandel används, utformning av träningsmodeller för utbildare för utredning på brottsplatser, utformning av en handledning om syntetiska droger, utvärdering om hur lagstiftningen införlivats, framtagande av en statistisk rapport med olika galler för att jämföra nationell statistik om ekonomiska bedrägerier. Ange på vilka språk publikationer och annat material kommer att finnas. Om projektet är direkt kopplat till genomförandet av en rättsakt skall du hänvisa till detta i sammanfattningen. Hänvisa dock inte till allmän policy eller rådsslutsatser om det inte är absolut nödvändigt. 10

11 Punkt a (högst 2000 tecken) Sammanfattning på engelska eller franska. Kan användas för information till allmänheten. Punkten skall innehålla de viktigaste upplysningarna enligt vad som anges ovan. Punkt Se till att du kryssar i rätt ruta för den beskrivning som passar bäst för projektet inom var och en av de fyra kategorierna (mål, områden, slag av projekt och karakteristika). Observera vad gäller slag av projekt: Ett informationsseminarium anordnas för ett större antal deltagare än vid en särskild fortbildning. Huvudmålet är att presentera en uppdatering av en rättsakt, jämföra analyser, utbyta information om samarbetsmetoder och resultat osv. Det skall omfatta presentationer och, när så är lämpligt, workshops med fokus på särskilda problem. Denna typ av verksamhet skall förberedas genom dokumentation i förväg eller jämförande eller gemensamma analyser av situationer och problem. Resultaten kan presenteras som slutsatser, rekommendationer och analyser av specifika frågor. Sensibiliseringskonferenser skall riktas mot en viss definierad grupp, för att uppnå en förändring, antingen i tillvägagångssätt, attityd, metoder eller arbetsprioriteringar, och för att peka på ett problem eller en policy. Utvärderingen av effekterna av sådan verksamhet är en viktig del av projektet. Till exempel: en översyn av observerade förändringar och de åtaganden som gjorts av berörda organ, en analys av politisk synlighet eller de nya initiativ som utformas i samband med konferensen. Ett seminarium för presentation av resultat/praxis skall föregås av en tydlig utvärdering av kvaliteten i och effekten av dem, och en utvärdering av behoven av och möjligheterna till att sådan praxis/verktyg/metoder genomförs av målgruppen eller dess land. Slutsatserna skall dra fram de möjligheter och begränsningar som finns för reproduktion (rättsliga, kulturella och praktiska aspekter). Det arbete som gjorts före och efter presentationen skall slutföras i nära samarbete mellan partnerna i projektet för att utforma allsidiga begrepp och resultat. Ett fortbildningsseminarium eller en fortbildning skall tydligt inriktas mot yrkesverksamma som har behov av de kunskaper och den information som erbjuds i deras dagliga yrkesutövande. Det måste förberedas genom en bedömning som görs tillsammans med huvudpartnerna av målgrupp, ram och innehåll och med fokus på en verklig förbättring av kompetens, kunskapsförvärv och utbyte av praktiska erfarenheter. Ett fortbildningsprogram skall fogas till ansökningsformuläret. I det skall noggrant anges vilka ämnen som kommer att täckas och vilka talare/fortbildare som kommer att delta (minst organisationernas namn). En bra fortbildning är mer än en uppdatering och ett utbyte av kunskap om lagstiftning eller en analys av ett fenomen. God fortbildning innebär också ett aktivt deltagande av deltagarna samt praktiska övningar om så är möjligt. Fortbildningsprojekt kan också syfta till att utforma specifika fortbildningsmoduler för utbildare eller för kursdeltagare. Dessa fortbildningsmoduler skall beakta allt relevant material och all tillgänglig expertis hos partnerna. Fortbildningsmodulerna måste provas ut och de skall stå till andra EU-partners/myndigheters förfogande. Punkt

12 Projektet måste vara ett sätt att lösa eller reducera ett visst problem. De sökande ombeds att inrikta sig på tydliga mål. Undvik allmänna uttalanden om policy eller övergripande mål. Punkt Målsättningen för projektet kan vara självständigt eller utgöra en del av en mer omfattande strategi för att förbättra kunskaper, färdigheter och samarbetsprocesser inom den ansökande organisationen, partnerländer eller partnerorganisationer. Projektet kan också bidra till genomförandet av EU-lagstiftning/internationell lagstiftning eller bidra till att förbereda politiska initiativ. I sådana fall skall relevant information/motivering/offerter nämnas. Punkterna De sökande skall visa att de känner till den viktigaste utvecklingen inom det aktuella området och ha tydliga åsikter om projektets plats i detta sammanhang. Det särskilda mervärdet för ansökarorganisationen och partnerna skall förklaras tydligt. Mervärdet på EU-nivå skall omfatta effekten av projektet på målgruppen och de förstärka förbindelserna mellan deltagare i projektet. Punkt Förberedande möten inom ett forskningsprojekt är inte mål, och inte heller kontakter med partnerna för att inrätta ett fortbildningsprogram. Dock kan framtagande av en handling som analyserar ett visst ämne inom brottsligheten i partnerländerna ses som ett resultat, om den läggs fram under ett seminarium. För att rapporter, cd-romskivor, webbplatser ovs. som framställs skall anses som resultat, måste det anges på vilka språk de blir tillgängliga. Punkt I punkten räknar vi upp de steg som skall vidtas för att uppnå resultatet. Förberedande möten och annan verksamhet som är nödvändig för att framställa produkten och som har en inverkan på budgeten skall anges här. Punkterna I dessa punkter anges de olika slags effekter som projektet kommer att få antingen på partnernas arbete eller förbindelser, eller som ett incitament för ytterligare åtgärder och ett bidrag till ny verksamhet. Ange länder, målgrupp och kanaler för spridning av resultaten (epost, institutionella kanaler, fackpublikationer till olika målgrupper osv.). Punkterna och I dessa punkter anges möjliga kompletterande åtgärder för att garantera att verksamheten når ut till sin publik och uppfyller kvalitetsmålen. Punkt Detta är en påminnelse om skyldigheten att nämna att projektet samfinansieras av Agisprogrammet. För att de skall kunna uppfylla skyldigheten har bidragsmottagarna tillgång till den text och den symbol som skall användas, på Agis-programmets webbplats. 12

13 III.3. ALLMÄNNA PÅPEKANDEN RÖRANDE KOSTNADER Observera: Budgetbegreppen runt beviljande av bidrag och vilka olika slags kostnader som är bidragsberättigande förklaras på Agis-programmets webbplats, och du uppmanas att läsa standardavtalen om bidragsbeviljande som finns på den webbplatsen. och avsnittet om bidrag Avsnitt VI i Europeiska gemenskapernas budgetförordning och genomförandebestämmelserna för budgetförordningen, som båda trädde i kraft den 1 januari 2003 och kan erhållas on-line från gemenskapens databas över lagstiftning (Eur-Lex): III.3.A. Information om budgeten Som en del av ansökan skall den projektansvarige lämna in en detaljerad framtida projektbudget i euro, med information både om planerade kostnader och förväntade intäkter (med angivande av vilken samfinansiering som begärs från kommissionen, egen finansiering och annan finansiering). För detta skall det särskilda budgetformuläret användas. Ekonomiska bidrag från de sökande, partner och andra källor skall beaktas under lämpliga rubriker. Kommissionens ekonomiska bidrag får inte överstiga 70 % av de totala bidragsberättigande kostnaderna för normal finansiering, men kan vara större för specifika projekt och kompletterande åtgärder. Därför måste ni skaffa er finansiering från andra källor för att täcka hela beloppet. Sökande bör uppmärksamma att det p.g.a. kommissionens utbetalningsrutiner åligger de sökande att själva ordna finansiering på förhand. Dock kommer kommissionen, efter det att bidragsöverenskommelsen har undertecknats, att göra en förskottsutbetalning (förfinansieringsbetalning) till mottagaren. För samfinansierade projekt ges gemenskapsstöd endast om det finns andra offentliga eller privata finansieringskällor: partner, sponsorer, avgifter, utgifter som betalas för/av deltagare. I det senare fallet skall de anges både som utgift och intäkt. För varje samfinansieringsåtagande från en projektpartner skall samfinansieringen framgå av punkt 5 i samarbetsförsäkran. För den sökande utgör underskriften på ansökningsformuläret och budgeten det åtagande som krävs för den sökandes bidrag. Det budgetformulär som kommissionen har framställt i formatet Microsoft Excel skall fyllas i korrekt. Det är viktigt att ta med exakta och detaljerade uppgifter: personalens uppgifter, beräkningsenheter (dag, månad, resa, bok, sidantal osv.), antal enheter osv. Gemenskapsfinansiering får under inga omständigheter öka vinsten. 13

14 III.3.B. Bestämmelser om bidragsberättigande utgifter 5 Det finns två huvudkategorier av utgifter: bidragsberättigande direkta kostnader och bidragsberättigande indirekta kostnader (allmänna omkostnader). 1. Direkta bidragsberättigande kostnader Kostnader som är nödvändiga för att genomföra verksamheten. Dessa kostnader skulle inte ha uppstått om verksamheten inte hade genomförts. När det gäller bidrag, är kostnader som anses bidragsberättigande till gemenskapsfinansiering sådana som uppfyller följande kriterier: - De skall vara direkt kopplade till den verksamhet som presenteras i förslaget och de måste vara planerade i den beräknade budgeten. - De skall vara nödvändiga för att den föreslagna åtgärden skall leda till goda resultat. - De skall vara skäliga och styrkta samt följa principerna för sund ekonomisk förvaltning, särskilt de som gäller sparsamhet och kostnadseffektivitet. - De skall genereras under hela åtgärdens livslängd i enlighet med artikel I.2 i bidragsöverenskommelsen. Endast utgifter som har uppkommit efter det att verksamheten inleddes och innan den avslutas är bidragsberättigande. Utgifter som uppkommer under den tremånaders rapportperiod som följer på dagen för verksamhetens upphävande är bidragsberättigande. - De skall vara kostnader för bidragsmottagaren eller hans partner och ha registrerats i deras bokföring eller skattedokument samt kunna identifieras och verifieras. Bland annat följande direkta kostnader är bidragsberättigande: - Personalkostnader. - Kostnader för resor och uppehälle. - Kostnader för införskaffande av utrustning. - Kostnader för förbrukningsmateriel och tillbehör. - Kostnader som uppstår genom kontrakt som tilldelats av bidragsmottagaren för genomförandet av verksamheten, under förutsättning att de villkor som anges i artikel II.9 i standardavtalen om bidragsbeviljande är uppfyllda. - Kostnader som direkt uppkommer genom krav i kontraktet (beträffande spridning av information, särskild utvärdering av åtgärden, revisioner, översättningar, mångfaldigande osv.), inbegripet utgifter för finansiella tjänster (bland annat för finansiella säkerheter). Det procenttal för finansiering från Europeiska gemenskapen som anges i avtalet om bidragsbeviljande är beräknat på de totala bidragsberättigande kostnaderna. 5 Numreringen i detta avsnitt är samma som i det särskilda budgetformuläret. 14

15 A. Personalkostnader Kostnader för personal som genomför åtgärden, det vill säga egentlig lön och sociala avgifter samt andra lagstadgade kostnader som ingår i ersättningen, såvida dessa personalkostnader inte ligger över genomsnittet enligt mottagarens gängse lönepolitik. Personalkostnaderna skall beräknas på grundval av den anställdes eller tjänsteleverantörens faktiska lön eller arvode per dag, multiplicerat med det antal dagar som skall ägnas åt projektet. När så är tillämpligt skall denna summa omfatta alla normala avgifter som betalas av arbetsgivaren, så som socialförsäkringsavgifter, men inte eventuell bonus, vinstdelningsordningar eller liknande. Det kan även innefatta andra avgifter som är kopplade till användandet av mänskliga resurser, förutsatt att de har specificerats i ansökningsomgången. Utgifter som gäller offentliga tjänstemän och personal som är anställd av offentliga myndigheter i allmänhet, anses inte vara bidragsberättigande kostnader. Detta gäller även för personer som är permanent anställda av ansökarorganisationen och som bidrar till projektets genomförande genom att utföra uppgifter som tillhör personens vanliga arbetsuppgifter. Dock kan kostnader för personal som ansvarar för att genomföra projektet eller delar av det anses vara bidragsberättigande om - en person har en kontraktsanställning hos organisationen endast för att genomföra projektet, - en person är permanent anställd av ansökarorganisationen och kommer att utföra uppgifter som är särskilt kopplade till genomförandet av projekt med övertidsersättning, - en permanent anställd hos ansökarorganisationen avdelas (vilket styrks av ett dokumenterat beslut av organisationen) till uppgifter som är särskilt kopplade till genomförandet av projektet och som normalt sett inte tillhör den anställdes arbetsuppgifter, och en annan person som rekryteras av organisationen ersätter den förstnämnde, - en permanent anställd av ansökarorganisationen avdelas (styrks av ett dokumenterat beslut av organisationen) till uppgifter som är särskilt kopplade till genomförandet av projektet och flyttas till projektet utifrån en tydlig och lätt kontrollbar metod (tidsrapportering). Dock skall i detta fall kostnader anses som direkta kostnader med motsvarande intäkter. De sökande skall lämna uppgifter om detta på det för ändamålet avsedda formulär (Förklaring om tjänstemän) som finns på Agis-programmets webbplats. För det skall kunna fastställas om en lönenivå överhuvudtaget kan godtas är de högsta tillåtna beloppen för en hel arbetsdag, inklusive alla avgifter, i princip 450 euro för ISCO1, 300 euro för ISCO2, 250 euro för ISCO3 och 125 euro för ISCO4. Observera att personalkostnader inte får omfatta utgifter för översättning/tolkning, som skall förtecknas under Konferenser (rubrik E) eller Publikationer (rubrik F) eller i Andra direkta kostnader (se G nedan). 15

16 B. Reseersättningar och traktamenten för projektpersonal Avsnittet gäller kostnader för projektpersonal och omfattar inte kostnader för konferenser och seminarier, som skall förtecknas under rubrik E Konferenser och seminarier nedan. Endast reseersättningar och traktamenten som är direkt kopplade till projektet och gäller särskild och tydligt urskiljningsbar verksamhet är bidragsberättigande. Resor till andra platser än de där partnerskapets medlemmar finns, måste visas vara relevanta för projektet. Tillåtna resekostnader enligt avtalet är de faktiska resekostnaderna. Det krävs att det billigaste färdmedlet används, och att man försöker hitta den lägsta resekostnaden. Kostnader för resor med bil ersätts enligt följande, om de kan styrkas och om priset inte är orimligt högt: 1. Privatfordon: efter intygande med högst ett belopp motsvarande en järnvägsresa i första klass (endast kostnad för en biljett kommer att betalas ut, oavsett hur många personer som reser i samma fordon). 2. Hyrbil (högst kategori B eller motsvarande) eller taxi: faktisk kostnad om den är rimlig jämfört med övriga transportmedel. Traktamentena för personal som deltar i verksamheten skall beräknas utifrån dagtraktamenten eller verkliga kostnader. De skall följa bidragsmottagarens normala praxis vad gäller resekostnader. De får inte överstiga de belopp som anges nedan. Kostnader för uppehälle (logi, 2 måltider per dag, övriga utgifter som taxi och lokala transporter) kan samfinanieras av projektet under följande förutsättningar: 1. De är rimliga jämfört med lokala priser. 2. De beräknas i enlighet med partnerorganisationernas interna bestämmelser, som kan grundas på verkliga kostnader eller dagtraktamente. I princip från kostnaderna för uppehälle inte överstiga dagtraktamentet (per diem) per person som är fastställt och tillämpas av organisationen personen tillhör eller det maximala traktamentet per person enligt tabellen nedan. Land Traktamente per dag (i euro) Land Traktamente per dag (i euro) Österrike 122 Italien 130 Belgien 150 Luxemburg 143 Danmark 179 Nederländerna 148 Finland 156 Portugal 143 Frankrike 130 Spanien 141 Tyskland 127 Sverige 157 Grekland 113 Förenade kungariket 199 Irland 165 Tjeckien 230 Malta 181 Cypern 100 Estland 152 Lettland 178 Litauen 177 Polen 221 Slovenien 133 Slovakien 158 Ungern 172 För länder som inte återfinns i tabellen finns de maximala traktamentena på webbplats C. Utrustning (ny eller begagnad) 16

17 Kostnader för förvärv av utrustning (ny eller begagnad), förutsatt att dess värde skrivs av i enlighet med de skatte- och bokföringsregler som gäller bidragsmottagaren och som normalt tillämpas på motsvarande typ av utrustning. Kommissionen får endast beakta den del av avskrivningen som sker under den tid som åtgärden pågår och det verkliga utnyttjandet inom åtgärden och som uttryckligen tillåts, om inte det inköpta är av sådan art eller har en sådan användning att detta motiverar en annan behandling från kommissionens sida. I vissa fall kan kostnader för förvärv, hyra eller leasing av datorer och audiovisuell utrustning tillåtas. Sökanden skall då visa varför utrustningen måste köpas/hyras för att genomföra verksamheten, jämföra priser hos olika leverantörer för att se vem som har det bästa erbjudandet (med beaktande av pris och kvalitet), belasta projektet endast med kostnader för utrustning som förvärvas eller hyrs under avtalsperioden; och enligt en avskrivningstakt som motsvarar hur mycket och hur länge utrustningen används under perioden, Om utrustningen köps skall avtalspartnern tillämpa en årlig avskrivning som överensstämmer med nationella bestämmelser. 6 Den förvärvade utrustningen skall tas upp i inventarieförteckningen för den organisation där den installeras och ges ett inventarienummer. Avtalspartnerna skall följa principerna om sund förvaltning när de beslutar om att hyra, leasa eller köpa utrustning och skall motivera sitt val. De tillåtna omkostnaderna (se nedan, punkt L, under bidragsberättigande indirekta kostnader) omfattar avskrivning av fast egendom. Full avskrivning kan godtas om åtgärdens natur och/eller egendomens användning motiverar det. I dessa fall kommer kommissionen att ange vad som slutligen skall ske med egendomen. 6 Exempel: Totalt anskaffningsvärde: 1000 euro. Förväntad utnyttjandetid: tre år (36 månader). Tillåtet avskrivningsbelopp blir då 1000 euro delat med 36 = 27,78 euro. Avtalets varaktighet: från den 1 september 2003 till den 31 augusti 2006, dvs. 24 månader. Förvärvsdatum (=fakturadatum): den 30 mars Utnyttjandeperioden inom projektet blir högst 17 månader. Om man antar att utrustningen används på halvtid för projektet kommer utnyttjandegraden att vara 50 %. Det totala beloppet för avskrivning under bidraget blir då (27,78 x 17) x 0,5 = 236,13 euro. 17

18 D. Förbrukningsmateriel och förråd Kostnader för förbrukningsmateriel och förråd är bidragsberättigande, förutsatt att de kan identifieras och direkt kopplas till åtgärden. Förbrukningsmateriel och förråd är verkliga kostnader som är strikt kopplade till projektets verksamhet. Kostnader för kontorsmaterial (pennor, papper, mappar, färgpatroner, disketter osv.), tillgång till elektricitet, telefon- och posttjänster, Internetuppkopplingstid, programvara osv. skall anses vara indirekta kostnader (se punkt L, allmänna omkostnader). Förbrukningsmaterial och förråd i samband med konferenser och seminarier skall inte sättas upp under denna rubrik, utan under rubriken Konferenser och seminarier (se punkt E). E. Konferenser och seminarier Alla kostnader i samband med seminarier och konferenser skall sättas upp under denna budgetpost, oavsett vad de avser (resor, traktamenten, översättnings- och tolkningskostnader, tryckkostnader, fotokopiering, förbrukningsmaterial och förråd osv.). Rubriken skall också omfatta resekostnader och traktamenten för projektpersonal som deltar i konferenser eller seminarier. Kostnaderna kan anges utifrån dagtraktamenten eller verkliga kostnader. De siffror som anges i föregående tabell kan tjäna som vägledning. En detaljerad uppdelning av kostnaderna skall finnas med. F. Publikationer och spridning av resultat För att publikationer skall kunna omfattas av gemenskapsfinansiering skall de tas fram inom projektet och vara till nytta för det. Det skall tydligt anges vilken typ av publikation det rör sig om; antal sidor, antal exemplar och typ av översättning det rör sig om för att kostnaderna för redigering och tryck skall kunna godkännas. G. Andra direkta kostnader Kostnader för externa kontrakt (forskning, teknisk genomförbarhet, kostnader som stöder verksamheten) skall anges här. Ytterligare kostnader som inte faller in under någon av kategorierna ovan kan begäras enligt bidragsöverenskommelsen, med kommissionens medgivande, under förutsättning att de anses vara nödvändiga för genomförandet av det arbete som specificeras i överenskommelsen. Kostnader under denna rubrik skall därför uppfylla följande kriterier: 1. De täcks inte av någon annan budgetpost. 2. De är nödvändiga för genomförandet av arbetet. 3. De får inte innehålla någon betydande ändring i omfattning av och innehåll i arbetet. 18

19 4. De skall vara bidragsberättigande enligt överenskommelsen. 5. De skall vara tydligt identifierbara. Exempel på kostnader under denna rubrik är avgifter för finansiella tjänster i specifika sammanhang (avgifter för banktransaktioner, exklusive valutariskförluster), kostnader för tjänster i samband med bidragsberättigande kostnader, andra kostnader för uppfyllande av skyldigheter enligt bidragsöverenskommelsen (rapporter, översättningar, intyg, säkerheter, bankgarantier osv.), kostnader för externa revisioner av projektet. Revision och utvärdering Kostnader för revisioner och särskilda utvärderingar för verksamheten kan noteras under punkt G, om kommissionen har godkänt det eller själv begärt så. 2. Indirekta bidragsberättigande kostnader L. Allmänna omkostnader Till skillnad från de direkta kostnaderna gäller indirekta kostnader (Allmänna omkostnader) sådana kostnader som inte kan identifieras som specifika kostnader som är direkt knutna till och nödvändiga för genomförandet av verksamheten. Om artikel I.3.2 i bidragsöverenskommelsen innehåller bestämmelser om schablonbeloppsfinansiering för indirekta kostnader, behövs inga redovisningshandlingar. Allmänna omkostnader omfattar följande delar: administrativa kostnader och förvaltningskostnader, avskrivningar av byggnader och utrustning (enligt beräkningsmetoderna i mottagarens nationella lagstiftning), hyra, underhållskostnader, telekommunikationer och porto, uppvärmning, vattenförsörjning, elektricitet eller andra energikostnader, kontorsmöbler, kontorsmaterial och försäkringspremier. Organisationer som får driftsbidrag från EU:s budget får inte inbegripa indirekta kostnader i sin förhandsbudget. 3. Naturabidrag Naturabidrag Eventuella naturabidrag får inte tas upp som faktiska utgifter och kan således inte betraktas som bidragsberättigande kostnader. Naturabidrag kommer endast att beaktas när kommissionen den bedömer kostnadseffektiviteten i projektet. 19

20 III.3. C. Kostnader som inte är bidragsberättigande Följande kostnader är inte bidragsberättigande: - Utebliven avkastning på kapital (kalkylränta). - Amorteringar och räntor på upplåning. - Avsättningar för framtida förluster eller skulder. - Övriga ränteutgifter. - Osäkra fordringar. - Kursförluster. - Moms, utom i de fall då bidragsmottagaren kan styrka att den inte kan återbetalas. - Kostnader som bidragsmottagaren fört upp i samband med andra åtgärder eller arbetsprogram för vilka gemenskapsbidrag erhålls. - Orimliga eller obetänkta utgifter. - Bidrag in natura. - Gåvor. - Sidoaktiviteter av turistkaraktär. III.4. URVAL AV PROJEKTFÖRSLAG OCH INGÅENDE AV KONTRAKT III.4.A. Bedömningskriterier Ansökningarna bedöms utifrån de kriterier som anges i arbetsprogrammet och ansökningsomgången. När bedömningen är klar upprättar kommissionens avdelningar en förteckning över projekt som valts ut för finansiering. Denna förteckning lämnas till Agis-kommittén för yttrande. När kommittén har avgett sitt yttrande kommer kommissionens avdelningar att fatta ett beslut och meddela alla projektansvariga om deras ansökan har beviljats eller inte. Kommissionen kan också besluta om att upprätta upp en reservförteckning över projekt som kan samfinansieras om ytterligare medel skulle ställas till förfogande för programmet eller om någon projektansvarig som har beviljats bidrag drar tillbaka sitt projekt. III.4.B. Reviderad budgetberäkning Kommissionens avdelningar får uppmana de sökande att lämna in en reviderad budget för att säkerställa att den är förenlig med bestämmelserna om bidragsberättigande kostnader eller att det beviljade beloppet inte skiljer sig från beloppet i ansökan. Det bör noteras att det belopp som anges i bidragsöverenskommelsen utgör det maximala belopp som tilldelats för projektet. Det beräknas i procent av de totala bidragsberättigande kostnaderna i projektet. Samma procentsats används när man beräknar det faktiska bidrag som skall betalas ut. Om de slutliga kostnaderna visar sig bli lägre än vad man har budgeterat för, kommer kommissionens bidrag att beräknas utifrån den procentsats som anges i bidragsöverenskommelsen. Om de slutliga kostnaderna visar sig bli högre än vad man har 20

21 budgeterat för, kan det faktiska bidragsbeloppet inte höjas och kommer att begränsas till det högsta belopp som anges i bidragsöverenskommelsen. III.4.C. Kontrakt När kommissionens avdelningar har godkänt alla inslag i projektet (innehållet och budgetberäkningen) kommer en bidragsöverenskommelse (kontrakt) om samfinansieringen av det utvalda projektet att upprättas och översändas till den kontraktsslutande organisationen (i två exemplar). Den kontraktsslutande organisationen skall återsända båda originalen av överenskommelsen, undertecknade och daterade av den ansvariga personen. Handlingarna bör sändas som rekommenderat brev. Kommissionens avdelningar undertecknar också båda originalen av överenskommelsen, och översänder ett daterat och undertecknat exemplar till den kontraktsslutande organisationen. Notera att den undertecknade överenskommelsen skall återsändas till kommissionen inom 20 dagar från mottagandet. Om överenskommelsen inte återsänds inom tidsfristen förbehåller sig kommissionen rätten att tolka detta som att den projektansvarige avstår från bidraget. De personer som söker bidrag från kommissionens avdelningar skall granska standardavtalet om bidragsbeviljande noggrant, så de är medvetna om vilka villkor de godtar. Standardavtalet om bidragsbeviljande och anknytande handlingar finns på III.4.D. Finansiering Utbetalning kommer att göras i två eller flera trancher: En förfinansieringsbetalning på 60 % inom 45 dagar från datum för båda partnernas undertecknande av överenskommelsen. Slutbetalning sker efter mottagande av en formell begäran om detta (inom tre månader från det att projektet har slutförts) och efter det att kommissionen har godkänt en slutrapport och en slutlig kostnadsdeklaration. De handlingar som skall översändas finns förtecknade i bilaga III till standardavtalet om bidragsbeviljande som finns på webbplatsen. Slutbetalningen skall begäras i nationell valuta. En blankett för begäran om slutbetalning kommer att finnas att tillgå på Agis-programmets webbplatsen (handlingar för bidragsmottagare). För projekt med en varaktighet på 2 år kan man i bidragsöverenskommelsen besluta om en mellanbetalning, att utbetalas ett år efter påbörjandet, efter mottagande av en mellanrapport, en interimskostnadsdeklaration och en formell begäran om betalning. IV. RIKTLINJER FÖR PROJEKTFÖRVALTNING 21

22 IV.1. OPERATIV FÖRVALTNING IV.1.A. Allmänna anmärkningar Bidragsöverenskommelsen med bilagor är bindande. Detta innebär att den bidragsmottagande organisationen, inblandande partner, förvaltningspersonal med nyckelfunktioner, projektets lokalisering, budget, längd och verksamhetens schemaläggning osv. inte får ändras, utom av exceptionella orsaker som kan motiveras och som godkänns i förväg av kommissionens avdelningar. Otillåtna ändringar i en av dessa nyckelaspekter kan innebära att kommissionen stoppar bidraget och begär återbetalning av förfinansieringsbetalningen. IV.1.B. Förväntade resultat och effekt Fokus skall läggas mer på att uppnå förväntade resultat och mål än på att endast genomföra verksamheten (verksamheter är ett sätt att uppnå resultat). Om en föreslagen verksamhet av någon orsak inte längre kan leverera de förväntade resultaten eller om resultaten redan har uppnåtts skall verksamheten inte genomföras. Om en förändring innebär att projektets effektivitet eller verkan skulle förbättras, skall den föreslås för kommissionen. I alla fall skall en motiverad begäran sändas till kommissionens avdelningar, som måste godkänna ändringarna innan de genomförs. IV.1.C. Förvaltningskultur Varje organisation har sin egen förvaltningskultur som kommissionen respekterar under förutsättning att den inte är diskriminerande eller på annat sätt står i motsättning till Agisprogrammets principer och värderingar. Oavsett vilket förvaltningssystem som finns förväntas en hög grad av öppenhet och redovisningsansvar. IV.1.D. Mervärde på europeisk nivå och kommissionens synlighet Agis-programmet får endast finansiera projekt som har ett mervärde på europeisk nivå. Detta innebär inte bara att projekten skall genomföras via partnerskap, men också åtgärderna måste gå utöver nationella och lokala intressen och bli Europeiska projekt. Inom projekten skall man föreslå hur goda erfarenheter skall kunna återskapas i andra europeiska länder, sprida och utbyta information om verksamheten på europeisk nivå (material, slutsatser, lärdomar osv.). De skall bidra till europeiska policyfrågor och dessutom se till att verksamheten är förenlig med den nuvarande policyn inom EU osv. Projekt som beviljas bidrag skall se till att det i alla åtgärder i allmänhet och i det material som framställs inom projektet i synnerhet framgår att Europeiska kommissionen/agisprogrammet har del i det. Kommissionen kommer att lämna ytterligare information till bidragsmottagarna om vilka upplysningar som skall finnas i handlingarna. IV.2. ADMINISTRATIV FÖRVALTNING OCH RAPPORTER TILL KOMMISSIONEN 22

23 IV.2.A. Ändringar i kontraktet Om en begäran om ändring görs av den kontraktsslutande organisationen skall den sändas till kommissionen i god tid innan den skall träda i kraft, och alltid minst två månader före slutdatum för verksamheten, utom i fall som styrks av bidragsmottagaren och godtas av kommissionen. Alla ändringar i avtalet skall omfattas av ett skriftligt tillägg till avtalet mellan partnerna. Inga muntliga överenskommelser eller korrespondens via e-post är bindande för partnerna. Begäran om ändringar som rör redan genomförd verksamhet godtas inte. Exempel på fall när bidragsöverenskommelsen skall ändras: - Ändring i verksamhetens eller överenskommelsens varaktighet. - Tillägg av ny partner eller utbyte av en eller flera partner i verksamheten. - Ändring av förhandsbudgeten som innebär överflyttningar mellan rubrik som omfattar en ökning eller minskning med mer än 10 % av det belopp som är inskrivet under en rubrik som gäller bidragsberättigande kostnader. - Ändring av vilket bankkonto bidraget skall betalas till. - Ändring av vem som är den kontraktsslutande organisationens behöriga företrädare. Den kontraktsslutande organisationen skall meddela kommissionen alla eventuella ändringar i de kontaktupplysningar som krävs för att projektet skall förvaltas väl. IV.2.B. Beskrivande slutrapport Den beskrivande slutrapporten skall ge en korrekt bild av projektet. Den kontraktsslutande organisationen ombeds därför att använda det formulärformat för rapporter inom Agisprogrammet som finns på följande webbplats: IV.2.C. Granskning och godkännande av rapporterna För att kommissionen skall kunna bedöma och godkänna den beskrivande slutrapporten och en ekonomisk slutdeklaration skall följande formella krav vara uppfyllda: Kommissionens mallar skall användas. Den ekonomiska deklarationen skall vara korrekt ifylld enligt den befintliga modellen och framlagd i konsoliderad form, som laddats ned från webbplatsen. Dessa handlingar, korrekt undertecknade och daterade, skall också översändas i elektroniskt format. Styrkande handlingar skall vara kompletta. Kommissionen förbehåller sig rätten att avbryta eller minska slutbetalningen, eller att kräva återbetalning av gemenskapsmedlen, om blanketten och/eller innehållet i slutrapporten och den ekonomiska slutdeklarationen inte överensstämmer med bestämmelserna och bidragsöverenskommelsen. 23

24 Framförallt kommer icke bidragsberättigande kostnader och icke förfallen moms eller andra skatter att tillbakavisas. Inte heller kommer överföringar av belopp som överstiger 10 % från en budgetpost till en annan utan förhandsmedgivande från kommissionen att godkännas. För att kunna göra en korrekt analys av den ekonomiska slutdeklarationen kan kommissionen kräva in styrkande handlingar, helt eller delvis (fakturor, lönebesked osv.). Det bör noteras att när kommissionen kräver in sådana handlingar avbryts den normala tidsfristen på 45 dagar för godkännande av den ekonomiska deklarationen. Ett sådant avbrott gäller också när den inlämnade slutliga redovisningen eller handlingarna inte är korrekta. Nedräkningen i tid återtas när kommissionen har erhållit begärd information. När slutrapporten och den ekonomiska slutdeklarationen har godkänts utfärdar kommissionen motsvarande slutliga utbetalningsorder inom ytterligare 45 dagar. IV.3. EKONOMISK FÖRVALTNING OCH FAKTURERING Den ekonomiska förvaltningen av ett projekt som samfinansieras via Agis-programmet skall omfatta hela budgeten och alla kostnader. IV.3.A. Bankkonto Det bankkonto som anges i överenskommelsen och till vilket bidraget kommer att betalas in skall 1. vara i den kontraktsslutande organisationens namn (personkonton kommer inte att godkännas under några som helst omständigheter), 2. vara specifikt för projektet (om kontot är allmänt skall den kontraktsslutande organisationen inrätta ett analytiskt redovisningssystem i vilket både utgifter och intäkter i samband med projektet kan identifieras), 3. finnas i det land där den kontraktsslutande organisationen har sitt säte eller på den plats där verksamheten skall genomföras, 4. vara uppbyggt så att man kan identifiera medlen som har betalats in av kommissionen, 5. ha en Iban-kod om sådana finns (obligatoriskt för Italien och Luxemburg). Om de medel som betalats in till detta konto ger ränta eller liknande vinster enligt lagstiftningen i det land är kontot är öppnat, skall sådana räntor eller vinster, om de är genererade från förfinansieringsbetalningar, återkrävas av kommissionen. Bidragsmottagaren skall deklarera räntorna när han lämnar in begäran om mellanutbetalning och slutbetalning. I vissa fall får kommissionen häva denna skyldighet för offentliga myndigheter. 24

25 IV.3.B. Redovisningssystem/intern kontroll De kontraktsslutande organisationerna skall inrätta ett analytiskt redovisningssystem eller ett lämpligt internt system, i vilket där är möjligt att identifiera källorna för projektfinansiering och projektkostnader som har uppkommit under kontraktstiden. Alla transaktioner inom kontraktsperioden som gäller aktuella utgifter/inkomster under projektet skall registreras systematiskt med ett numreringssystem som är specifikt för varje europeiskt projekt. Den kontraktsslutande organisationen skall behålla redovisningen och alla bevis på utgifter (fakturor, kvitton) i minst fem år efter det att kontraktet har avslutats. IV.3.C. Moms, tullavgifter och andra skatter på varor och tjänster Den kontraktsslutande organisationen skall säkerställa att de från de behöriga nationella myndigheterna får de bestämmelser, de regler och den lagstiftning som gäller beskattning i det egna landet. Moms får inte belasta projektet såvida det inte gäller en slutlig avgift, dvs. en avgift som inte är avdragsgill och inte kan uppbäras av den kontraktsslutande organisationen eller partnerna. IV.3.D Utbetalning av bidraget Betalningssätt och datum för betalningarna anges i överenskommelsen. Som information till de kontraktsslutande och för att de skall kunna planera sin budget, kan det dock anges att för ett standardprojekt på tolv månader kommer överföringarna av bidraget att ske enligt följande: En förfinansieringsbetalning på 60 % inom 45 dagar från den dag då båda parterna undertecknande överenskommelsen. Slutbetalning sker efter mottagande av en formell begäran om detta (inom tre månader från det att projektet har slutförts) och efter det att kommissionen har godkänt en slutrapport och en slutlig kostnadsdeklaration. De handlingar som skall översändas finns förtecknade i bilaga III till standardavtalet om bidragsbeviljande. IV.3.E. Styrkande handlingar och verifikationer som skall lämnas in tillsammans med begäran om slutbetalning När de kontraktsslutande organisationerna begär slutbetalning skall de lämna in följande handlingar, som alla skall vara undertecknade och daterade: En beskrivande slutrapport om genomförandet av projektet (enligt modellen på webbplatsen) En slutlig kostnadsdeklaration i nationell valuta (enligt modellen på webbplatsen). En sammanfattning på högst två sidor på engelska eller franska i vilken det redogörs för mål, sammanhang, målgrupper och vad som har uppnåtts genom projektet (att lägga ut på Agis-programmets webbplats för spridning). En formell begäran om betalning. 25