Några reflektioner och erfarenheter efter lärosätesgranskningarna i omgång ett

Transkript

1 PM 1(7) Avdelning Utvärderingsavdelningen Handläggare Carin Dänsel Anna Rudebeck Reg.nr Några reflektioner och erfarenheter efter lärosätesgranskningarna i omgång ett Inledning Den 19 mars 2019 fattades de första besluten i Universitetskanslersämbetets lärosätesgranskningar inom det nationella kvalitetssäkringssystemet för perioden , och där lärosätesgranskningarna är en av fyra komponenter. Denna första omgång omfattade fyra lärosäten: Mälardalens högskola (MdH), Högskolan Borås (HB), Malmö universitet (MaU) samt Stiftelsen högskolan Jönköping (JU). Syftet med dokumentet är i första hand att sammanfatta och diskutera några reflektioner och erfarenheter från den första omgången av lärosätesgranskningar. Då underlaget består av endast fyra lärosäten går det inte att dra några generella slutsatser, utan det som lyfts fram är specifikt för den aktuella omgången. Förhoppningsvis kan sammanställningen fungera som stöd och inspiration för det fortsatta arbetet vid lärosätena, men den kommer också att tjäna som en utgångspunkt för och ingå i UKÄ:s kommande analyser av genomförda lärosätesgranskningar. Sammanställningen baseras huvudsakligen på en genomgång av de fyra yttrandena men också på sådant som kom upp vid den återföringskonferens som genomfördes den 22 maj Vid återföringskonferensen deltog representanter för de aktuella lärosätena samt ordförandena i respektive bedömargrupp. I yttrandena lyfter bedömargrupperna fram både styrkor och utvecklingsområden. Fokus för UKÄ:s genomgång av yttrandena var att identifiera några av de styrkor och utvecklingsområden som bedömarna lyfter fram och som återkommer i alla fyra yttrandena. De identifierade styrkorna och utvecklingsområdena återkommer inom olika bedömningsområden och berör såväl olika nivåer i organisationerna som olika delar av verksamheten och kan ses som både centrala och angelägna för lärosätenas systematiska kvalitetssäkringsarbete. Vid återföringskonferensen ombads lärosätena att reflektera kring någon eller några av följande utmaningar utifrån sina perspektiv: Systematisk uppföljning, utveckling och återkoppling Ett väl fungerande kvalitetssäkringsarbete utmärks bland annat av ett systematiskt arbete på alla nivåer och i alla delar av lärosätet. I det systematiska arbetet ingår att uppföljningar genomförs, att dessa leder till att relevanta åtgärder vidtas för att förbättra och utveckla utbildningarna. Detta är en stor utmaning för alla som arbetar med kvalitetsarbete, vilket också framkommer i de fyra yttrandena. POSTADRESS Box 7703 SE Stockholm BESÖKSADRESS Löjtnantsgatan 21 Stockholm TELEFON FAX ORGANISATIONSNR KONTAKT registrator@uka.se

2 2(7) Internt lärande Alla fyra granskningarna visar många goda exempel på utvecklingsarbete som bedrivs inom lärosätena, och på kunskap och erfarenheter som är viktiga ur ett kvalitetssäkringsperspektiv. I granskningarna lyfts utmaningen att utifrån dessa kunskaper och erfarenheter få till stånd en systematisk kunskapsspridning och ett internt lärande inom hela organisationen. Koppling forskning och utbildning Att koppling mellan utbildning och forskning är en viktig fråga för lärosätena har tydligt framkommit i granskningen, liksom flera exempel på aktiviteter och åtgärder som syftar till att säkra utbildningarnas forskningsanknytning. Samtidigt visar granskningarna också på flera utmaningar. Texten i nedan inleds med några övergripande reflektioner och efterföljs av en redogörelse för några av de särskilda utmaningar som knyter an till lärosätenas kvalitetssäkringsarbete. Utöver de tre som nämns i ovan reflekteras även kring rutiner och processer, engagemang och delaktighet och kommunikation. Avslutningsvis summeras några erfarenheter och reflektioner kring själva granskningsprocessen. Övergripande På alla fyra lärosätena pågår ett arbete med att utveckla kvalitetssystemen vilket återspeglas i granskningarna. Det innebär att systemens alla delar inte är prövade i praktiken, men betyder inte att det inte har funnits kvalitetssystem eller pågått kvalitetsarbete tidigare. Det är dock tydligt att det nya, nationella kvalitetssäkringssystemet för högre utbildning har inneburit att lärosätena gjort ett omtag och sett över och påbörjat revideringar av befintliga system. I vissa fall har lärosätena gått mot ett mer centraliserat system, med tydlig målsättning att harmonisera systemet och arbetet mellan olika delar av organisationen. I andra fall har man valt ett mer decentraliserat system, där olika delar av organisationen ges större utrymme att utveckla lokala anpassningar inom ramen för ett övergripande kvalitetssystem. De olika modellerna möter olika utmaningar där kanske den främsta utmaningen för ett centraliserat system, utifrån vad som framkommer av yttrandena, är förankringen i organisationen medan det för det decentraliserade systemet finns utmaningar som rör tydligheten kring till exempel vilka frihetsgrader som finns på de olika nivåerna i organisationen. Det faktum att systemen är under utveckling har inneburit vissa svårigheter för bedömarna när det gäller att uttala sig om hur väl systemen fungerar i alla dess delar och i vilken grad de bidrar till utveckling och lärande. Här har olika faktorer spelat in för bedömningen, som till exempel i vilken utsträckning som nuvarande system är en tydlig utveckling av tidigare system och hur långt man har kommit i planering, testning och genomförande av de olika delarna och i vilken omfattning som detta skett. Lärosätenas ambitionsnivå är genomgående hög, och förutom att de tydligt förhåller sig till det nationella kvalitetssäkringssystemet finns även en tydlig koppling till lagstiftning och ESG. Lärosätenas egna förutsättningar är också en viktig utgångspunkt för hur de 2

3 3(7) valt att utforma sina system. Grunden för kvalitetsarbetet är den kvalitetspolicy, eller motsvarande, som finns på lärosätena och som tillsammans med bland annat arbetsordningar och delegationsordningar bidrar till strukturer som ger förutsättningar för kvalitetsarbetet. Av yttrandena framgår också att lärosätenas ledning visar såväl delaktighet som engagemang i det kvalitetsarbete som bedrivs. När det gäller kvalitetssystemets koppling till övergripande strategier framgår av yttrandena att den finns, men vissa utmaningar lyfts för alla fyra lärosätena när det gäller att förtydliga denna. Det kan handla om hur väl man har lyckas beskriva kopplingen eller om avsaknaden av tydliga belägg för hur den syns i praktiken. Gemensamt för de fyra lärosätena är också att deras arbete med att säkerställa att utbildningarna är användbara och utvecklar studenternas beredskap att möta förändringar i arbetslivet arbetsliv och samverkan bedöms som väl fungerande. Det som bland annat lyfts i yttrandena är att det finns tydliga rutiner och processer för att säkerställa de här delarna och en strukturerad och tydlig interaktion med externa parter till exempel i form av externa råd. Särskilda utmaningar Rutiner och processer De två första bedömningsgrunderna inom området styrning och organisation anger att det ska finnas en kvalitetspolicy som förhåller sig till bland annat lärosätets profil och övergripande strategi och som fungerar som ett verktyg för den strategiska styrningen. En utmaning som framkommer i det sammanhanget är att tydliggöra hur kvalitetsarbetet genom olika processer och rutiner kopplar till övrig verksamhetsutveckling och till prioriteringar av resurser samt hur detta i sin tur stödjer lärosätets strategi och profil. En del av denna utmaning kan bero på att systemen inte prövats i sin helhet och att det därför är svårt att se avtrycken i alla delar. Komplexiteten i verksamheten kan också göra det svårt att följa enskilda frågor och se och förstå hur dessa hanteras och vilka konsekvenser de får. Men oavsett så är det en central fråga för kvalitetssystemets förmåga att fungera ändamålsenligt. Ansvarsfördelning, rutiner och processer finns dokumenterade. En av de utmaningar som återkommer i granskningarna är att få dessa heltäckande, tydliga och lättillgängliga. Enligt bedömarna är en av förutsättningarna för att kvalitetsarbetet ska kunna bedrivas systematiskt i hela organisationen att rutiner och regelverk är kända. Ett exempel på svårigheter kopplat till tydlighet och ansvarsfördelning och som framkommer i yttrandena är att göra klart vad som är centrala regler som gäller för hela organisationen och vilket handlingsutrymme det finns på lokal nivå för att anpassa systemet utifrån de förutsättningar som gäller där. Det finns också exempel på att det saknas tydlig information om var ansvaret ligger för vissa centrala delar av systemet, till exempel när något ska följas upp och av vilken instans. I andra fall kan dokumenten ge delvis motstridig information och det är oklart vilket dokument som är överordnat det andra. Tydlig och enhetlig begreppsanvändning är ytterligare något som lyfts för att öka transparensen och stärka förutsättningarna för delaktighet och engagemang. 3

4 4(7) Sammanfattningsvis visar yttrandena att det framöver finns ett arbete att göra med att se över styrande dokument så att de är enhetliga, begripliga och lättillgängliga. Förslag för att öka tydligheten som lyfts i yttrandena är att skapa bilder eller kartor som ger överblick över strukturer och processer samt säkra att central information också finns tillgänglig på engelska. En fråga som diskuterades vid återföringskonferensen och som kopplar till tydlighet och transparens är omfattningen av dokumentationen. Spårbarhet i systemet bygger på tydlig dokumentation, samtidigt som mängden dokumentation också riskerar att det blir svårt att överblicka och ta till sig. Den här balansen är en tydlig utmaning framöver. Ett annat område som återkommer är rekommendationer om tydliga kvalitetskriterier som uttrycker vad som är bra/hög kvalitet för den egna organisationen och som kan bidra till att systemet förmår fånga rätt saker. Bedömarna menar att tydliga mål och kriterier kan underlätta kommunikationen med alla berörda kring vilka prioriteringar som behöver göras och på vilka grunder dessa görs. Ett exempel som vi återkommer till längre fram, är kopplingen mellan forskning och utbildning där man kan öka tydligheten genom att definiera vad detta innebär specifikt för det egna lärosätet eller den specifika utbildningen. Engagemang och delaktighet Genomgående framkommer i yttrandena en vilja från ledningen på de olika lärosätena att få till stånd både delaktighet och engagemang i kvalitetsarbetet. Det finns en medvetenhet om att detta är centralt för att få kvalitetsarbetet att genomsyra hela verksamheten. Svårigheterna som framkommer i yttrandena kopplar till hur tydligt systemet är för enskilda medarbetare och studenter, hur väl lärosätet och ansvariga på olika nivåer i verksamheten förmår kommunicera det som sker och varför det sker, att det finns kända och tillgängliga forum där kvalitetsfrågor systematiskt diskuteras och kommuniceras och inte minst att resultatet av kvalitetsarbetet blir känt i organisationen. En särskild utmaning som framkommer av yttrandena är återkoppling till framförallt studenter, men också till lärare, i samband med kurs- och programuppföljningar. Bristen på återkoppling och synliga resultat återkommer som en förklaring till varför det är svårt att få studenter att delta i kursvärderingar. Samtidigt pekar lärosätena på att kurs- och programuppföljningar är en central del i det utbildningsnära kvalitetsarbetet och därför bör de också ges särskild uppmärksamhet. Det finns flera exempel från delar av organisationerna som visar att detta fungerar väl och på utvecklingsarbete som bedrivs, men dessa behöver också få en spridning till övriga organisationen så att det sker ett internt lärande. Kommunikation Hur kvalitetsarbetet och systemet kommuniceras har betydelse för såväl tydlighet som möjlighet till delaktighet och engagemang. Utmaningen ligger framförallt i att på ett systematiskt sätt nå samtliga anställda, studenter och andra berörda, som inte är representanter i någon formell gruppering. Goda exempel som lyfts i yttrandena på hur lärosätena arbetar med att kommunicera kvalitetsfrågorna är till exempelupprättandet av kommunikationsplan och olika former av kvalitetsdagar/konferenser. 4

5 5(7) I flera yttranden lyfts kommunikation med studenter och anställda som inte är svensktalande som ett utvecklingsområde. Språket är en viktig förutsättning för att dessa individer ska kunna bli delaktiga och engagerade på samma villkor som övriga, och kunna ta del av de goda exempel som finns i verksamheten. Systematik Att få till ett systematiskt arbete på alla nivåer och i alla delar av organisationen är centralt för ett väl fungerade kvalitetssäkringsarbete. Detta återkommer också som en av de stora utmaningarna för de granskade lärosätena. Som nämnts ovan arbetar lärosätena med att utveckla sina system och en konsekvens av detta är att systematiken i vissa delar är svår att belägga. Men även i de delar som är beprövade återkommer frågan huruvida systemen systematiskt förmår fånga utvecklingsområden, och kanske framförallt hur väl de lyckas att på ett systematiskt sätt hantera åtgärder, uppföljning och återkoppling till berörda. I stycket ovan om engagemang och tydlighet nämns återkoppling i samband kurs- och programuppföljning som ett utvecklingsområde som återkommer i de olika yttrandena. En annan utmaning kopplat till kurs- och programuppföljningar är hur själva uppföljningen genomförs. Lärosätena använder sig bland annat av olika former av enkäter som en central metod för att identifiera utvecklingsområden. Samtidigt är det ett återkommande problem att få tillräckligt hög svarsfrekvens för att enkäterna ska kunna vara ett tillförlitligt underlag för uppföljning. Detta är ett allmänt och väl känt problem, som inte bara berör de här aktuella lärosätena. Av yttrandena framgår att lärosätena på olika sätt försöker komma tillrätta med problematiken med låg svarsfrekvens. Både genom att på olika sätt motivera studenterna till att besvara enkäterna och genom att använda andra metoder som komplement för att följa upp och identifiera utvecklingsområden. Det framgår också att det finns delar av organisationerna där det finns flera goda exempel som visar att det kan fungera bra. En av utmaningarna är att få en intern spridning av dessa goda exempel och att bygga in dem i det systematiska arbetet. En aspekt, som lyftes vid återförinskonferensen, var i vilken utsträckning studenterna är förberedda för att på ett medvetet och konstruktivt sätt ge återkoppling. Det föreslogs att studenterna borde få möjlighet att träna i att reflektera kring sin utbildning och att det skulle kunna bidra till att såväl höja svarsfrekvensen som att ge mer genomtänkt återkoppling. Träningen skulle kunna byggas in som en del av de generella färdigheter som studenterna ska utveckla under utbildningen samt att tydliggöra för studenterna att detta är en färdighet som de själva har användning för. Internt lärande Som framgår ovan och som återkommande lyfts i yttrandena är frågan om att hitta effektiva, systematiska sätt att få till ett internt lärande inom organisationerna ett viktigt utvecklingsområde. Som någon uttryckte det vid återföringskonferensen kan man visserligen säga att kvalitetsystemets olika delar fungerar bra, men att olika delar fungerar i olika delar av organisationen. Det vill säga delarna behöver kopplas samman och genom att lära av varandra skulle man förhoppningsvis kunna få systemets alla delar att fungera mer heltäckande. Av yttrandena kommer det fram att där systemet bedöms fungera så anser berörda att det fyller en funktion för kunskapspridningen mellan ansvariga på olika nivåer och i olika delar av orgnisationen. Svårigheten är att få till 5

6 6(7) flödet av kunskap och erfarenheter i det utbildningsnära arbetet, till och från de som har ett formellt ansvar och mellan personer som har sin roll i den utbildningsnära verksamheten. Det innebär inte att det inte görs saker för att uppnå detta, men det faktum att systemen är under utveckling kan sannolikt ha påverkat bedömarnas möjligheter att hitta och verifiera avtrycken i verksamheten. Koppling forskning och utbildning Bedömningsgrunden som rör kopplingen forskning och utbildning ligger inom bedömningsområdet Utformning, genomförande och resultat. Samtidigt är det flera av de andra bedömningsområdena som har betydelse för hur kopplingen kommer till uttryck och hur den bedöms. Detta återspeglar också de utmaningar som lyfts i yttrandena. Förutom hur kopplingen säkras i utformningen och genomförandet av utbildningarna handlar det också om vilka mål och strategier som lärosätena har för detta område och om hur man säkerställer förutsättningarna för detta. Utmaningar som återkommer i yttrandena är svårigheter att skapa långsiktiga planeringsförutsättningar för till exempel bemanning av kurser och att säkerställa sammanhållen forskningstid för lärarna inom utbildningarna. En annan utmaning är svårigheterna inom vissa utbildningsområden att rekrytera lärare med specifik kompetens och som samtidigt har en relevant akademisk kompetens. Även om dessa utmaningar delvis är beroende av externa faktorer, till exempel extern forskningsfinansiering och situationen på arbetsmarknaden, så finns det exempel på hur man på lärosätesnivå söker hantera dessa utmaningar. Ytterligare en utmaning är att säkerställa att koppling mellan forskning och utbildning genomsyrar alla utbildningar inom hela lärosätet, och att detta görs på ett sätt som svarar mot de olika utbildningarna. Detta var något som lyftes vid återföringskonferensen, att forskningsanknytning kan betyda olika saker och se olika ut i olika utbildningar och i olika delar inom en och samma utbildning. I det sammanhanget lyftes också behovet av att på olika nivåer definiera den egna forskningsanknytningen, vad som är tillräckligt och hur den ska följas upp. Granskningsprocessen Vid återföringskonferensen diskuterades även erfarenheter och reflektioner av granskningsprocessen. Detta kommer att följas upp i särskild ordning genom enkäter till såväl lärosätena som bedömarna, men vi väljer ändå att lyfta ett par punkter som kom upp. Generellt uttrycktes att granskningsprocessen har fungerat kvalitetsdrivande. Det konstaterades också att det är viktigt med balansen mellan tillit och kontroll, och UKÄ tolkar det som att det finns en önskan om att tilliten till lärosätenas arbete kan bli ännu tydligare. Från såväl bedömarna som lärosätena har omfattningen av dokumentationen och arbetsinsatsen runt denna lyfts fram. Det nämndes att det finns en risk att lärosätena tar fram dokument endast med syftet att visas upp i samband med UKÄ:s granskningar för att kunna synliggöra systematiken och visa på transparens. Detta bör både UKÄ och 6

7 7(7) lärosätena vara uppmärksamma på. En viktig aspekt är att systemen ska vara ändamålsenliga och effektiva, vilket också framkommer av bedömningsgrunderna. Att bevaka att systemet inte blir för tungt kommer också fram som en rekommendation i yttrandena. Lärosätena konstaterade vidare att det finns en risk att det blir samma effekt inom organisationen, när de ska dokumentera, rapportera och verifiera. 7