ANVISNINGAR TILL ANSÖKAN OM TILLSTÅND FÖR FÖRSÄLJNING AV TOBAKSVAROR (DETALJHANDEL)

Transkript

1 ANVISNINGAR TILL ANSÖKAN OM TILLSTÅND FÖR FÖRSÄLJNING AV TOBAKSVAROR (DETALJHANDEL) Ansökan görs hos Kommunalförbundet Hälsingland, Bollnäs. Enklast på e-tjänst för tobakstillstånd eller på avsedda blanketter som finns på hemsidan. För ansökan om tillstånd behöver du inga inloggningsuppgifter till e-tjänsten. En faktura på ansökningsavgiften skickas när ansökan inkommit. Avgiften skall betalas innan handläggningen påbörjas. Aktuella avgifter finns på kommunalförbundets hemsida, klicka på tillståndsenheten och rulla längst ner. Om du väljer att göra ansökan med pappersdokument, vill vi att du fyller i blanketterna som vi tillhandahåller direkt i din dator, sparar dessa och skriver ut. Skriv under och skicka därefter originalen till oss på tillståndsenheten. För att kommunen skall kunna bedöma ansökan och fatta beslut om försäljningstillstånd för tobak skall alla angivna handlingar vi frågar efter lämnas in tillsammans med den fullständigt ifyllda ansöknings-blanketten. Ansökan remitteras därefter till polisen, skatteverket med flera, för yttranden. Normal handläggningstid för försäljningstillstånd för tobak är högst 8 veckor från det att alla begärda handlingar lämnats in. Avser ansökan en nyetablering av ett försäljningsställe kan handläggningstiden sträcka sig upp till 12 veckor. Utförlig information om hur ansökan går till finns längst ner på denna sida. Följande handlingar skall bifogas ansökan: 1. Registreringsbevis från Bolagsverket Registreringsbeviset avser företag och är grunden för hela ansökan. Innan registreringsbeviset inlämnats kan prövningen inte påbörjas. Registreringsbeviset får inte vara äldre än tre (3) månader. Om registreringsbevis ännu inte erhållits kan i avvaktan på detta en kopia av den nyregistrering/ändringsanmälan som skickats till Bolagsverket bifogas. I detta fall skall även en generalfullmakt bifogas. 2. Ägarförhållanden Ägarförhållandena skall vara styrkta. Ett aktiebolag kan till exempel bifoga aktiebok och bolagsstämmoprotokoll. Ett handelsbolag eller ett kommanditbolag kan bifoga bolagsavtalet. Om bolaget ingår i en koncern bör en organisationsskiss bifogas där ägarförhållandena mellan de förekommande bolagen framgår samt vilka fysiska personer som är ägare.

2 3. Finansiering Använd blanketterna på finansieringsplanen, som finns på hemsidan, gå till tillståndsenheten och därefter försäljningstillstånd för tobak och klicka på finansieringsplan. Du som söker försäljningstillstånd för tobak ska styrka den finansiering som redovisas i finansieringsplanen. Detta innebär att du måste kunna visa varifrån kapitalet ursprungligen kommer, att du har haft tillgång till pengarna samt att betalningar har överförts till bankkonto. Uppgiven finansiering och transaktioner skall styrkas med underlag såsom kontoöversikt, kontoutdrag, lånehandlingar och avtal. Dessa skall lämnas in till tillståndsenheten som bilagor. Obs! Normalt sett godtas inte kontanter som förvarats i hemmet eller liknande. 4. Skuldfrihetsintyg, förvaltarberättelse Försäljningstillstånd för tobak får endast meddelas den som visar att hon eller han med hänsyn till sina personliga och ekonomiska förhållanden samt omständigheterna i övrigt, är lämplig att utöva verksamheten. 5 kap. 2, Lag om tobak och liknande produkter (2018:2088) Ett skuldfrihetsintyg från Kronofogdemyndigheten rörande om någon har utsökning eller betalningsföreläggande hos myndigheten, ska bifogas ansökan. Kan beställas per telefon på Intyget ska avse sökandebolaget och personer med betydande inflytande i bolaget. Har den som söker försäljningstillstånd för tobak förekommit i företag som försatts i konkurs, behöver det inte innebära att personen inte kan beviljas tillstånd. Om det i konkursen framkommer att det förekommit oegentligheter eller att redovisningen har varit bristfällig, behöver sökanden visa att den inte varit delaktig. Den som förekommit i en konkurs ska därför bifoga konkursförvaltarens förvaltarberättelse rörande konkursen, till ansökan. 5. Tillgång till lokalerna Sökanden skall kunna visa att han/hon har rätt att disponera lokalen. Detta sker genom att bifoga en kopia av hyreskontrakt, arrendeavtal eller köpeavtal. Berör ansökan en uteservering/serveringstält skall markägarens tillstånd att nyttja marken bifogas. Om serveringsytan ligger inom stadsplanelagt område (allmän plats) skall polismyndighetens tillstånd enligt ordningslagen om utnyttjande av offentlig plats, bifogas ansökan. 6. Planritningar över lokalerna En skalenlig planritning i A3- eller A4-format bifogas. Ritningen behöver inte vara arkitektritad, men skall vara måttsatt i meter. Det måste gå att få riktiga mått från ritningen. Ritningen skall visa alla utrymmen som ingår i verksamheten. 7. Beskrivning av verksamhetens inriktning Använd hjälpdokumentet Beskrivning av verksamheten, stadigvarande serveringstillstånd, och beskriv din verksamhet noggrant med hjälp av frågorna på dokumentet. Berätta hur ni tänkt driva er restaurang och vilka tankar ni har bakom er affärsidé. Det bästa du kan göra är att skriva en längre berättelse på ett tomt dokument och bifoga till ansökan.

3 8. Skatte och avgiftsanmälan Kopia av F-skattbevis bifogas. Kontrollera att rätt adress och verksamhet är angiven. Om bevis ännu inte erhållits kan i avvaktan på detta en kopia av den nyregistrering eller ändringsanmälan som skickats till Skatteverket bifogas. 9. Registrering av ekonomiska aktörer, för försäljning av tobaksprodukter Kopia av registrering som ekonomisk aktör samt för anläggning, bifogas ansökan Senast den 20 maj måste alla näringsidkare som deltar i leveranskedjan för de tobaksvaror som släpps ut på den svenska marknaden ha identifieringskoder. Dels som ekonomisk aktör och för anläggningar och maskiner. Dessa koder ansöker man om hos den svenska id-utfärdaren, Allexis s.r.o. Även de som bedriver detaljhandel måste ha identifieringskoder, dels för sig som ekonomisk aktör och dels för sin anläggning. Antingen kan ansökan göras själv eller så ger man godkännande till t ex sin leverantör eller distributör att ansöka om dessa koder åt en. Om ansökan görs på egen hand är det viktigt att man delger identifieringskoderna till de aktörer som levererar tobaksvarorna till försäljningsstället. Genom att registrera sig via formuläret som finns tillgängligt på id-utfärdarens hemsida, erhålls identifieringskoden som ekonomisk aktör. Därefter loggar man in i id-utfärdarens system, för att ansöka om identifieringskoder för anläggningar och maskiner. 10. Egenkontrollprogram för tobaksförsäljning Ett noggrant upprättat egenkontrollprogram för tobaksförsäljning enligt 5 kap. 6 Lag om tobak och liknande produkter (2018:2088) ska bifogas ansökan. Egenkontrollprogrammet ska godkännas av tillståndsenheten. Tillståndsenheten kan behöva begära kompletteringar i egenkontrollprogrammet. Förändringar i egenkontrollprogrammet ska utan dröjsmål anmälas till kommunen, respektive Folkhälsomyndigheten. 11. Registrering av livsmedelsverksamhet Ska du ha ett försäljningsställe som även säljer livsmedel behöver du registrera din verksamhet för livsmedelshantering hos miljö och hälsokontoret i din kommun minst två veckor innan verksamheten startar. För livsmedelsverksamheter har det från och med 1 januari 2019 införts nya regler som gäller sanktionsavgifter inom livsmedelskontrollen. Miljökontoren är skyldiga att ta ut en sanktionsavgift om en verksamhet startar innan anmälan har lämnats in. Det gäller också om en befintlig verksamhet byter lokaler utan att lämna in en registrering (ny adress) eller byter ägare (nytt organisationsnummer). Samma sak gäller även vid ombildning av företag, som leder till att verksamheten drivs med ett nytt organisationsnummer - även om det är samma personer som driver verksamheten. Minsta sanktionsavgift är 5000 kr och högsta är kr (som gäller om man startat verksamhet utan att anmält en ny livsmedelsverksamhet till kommunen).

4 En länk till anmälningsblanketten för registrering av livsmedelsverksamhet till respektive kommun inom KFH s område, finns nedanför på hemsidan och lämnas in till miljökontoret på respektive ort. En kopia av denna bifogas ansökan och lämnas till tillståndsenheten. 12. Bygglov, bygganmälan Om man har byggt nytt eller har gjort en något större ombyggnation, eller förändrat fastigheten på något sätt, behöver man söka bygglov eller göra en bygganmälan till kommunen där fastigheten finns. 13. Förändringar Alla förändringar som rör verksamheten eller dess företrädare ska utan dröjsmål anmälas till tillståndsenheten. Det kan gälla; - Om verksamheten ska byta namn, adress eller inriktning - Ändrade ägarförhållanden - Ändrade kontaktuppgifter som adress, telefonnummer och mailadress, faktureringsadress - Om verksamheten ska upphöra Om den som har försäljningstillstånd enligt denna lag har avlidit eller som fått förvaltare med uppdrag som omfattar rörelsen, och om dödsboet eller förvaltaren vill fortsätta rörelsen, ska anmälan göras hos kommunen. Anmälan ska ha kommit in senast två månader efter dödsfallet eller beslutet om förvaltare. Har anmälan inte kommit in inom denna tid, upphör tillståndet att gälla.för att kunna utfärda ett serveringstillstånd behöver Tillståndsenheten få in bygglovet/bygg-anmälan och i vissa fall slutbevis för dessa, och ska då bifogas ansökan. Ansökan skickas eller lämnas till: Kommunalförbundet Hälsingland, Tillståndsenheten, Bollnäs. Besöksadress; Kulturhuset, Collinigatan 12, Bollnäs Handläggare: Christer Skoglund Frasse Eriksson tillstand@kfhalsingland.se tillstand@kfhalsingland.se

5 INFORMATION OM HANDLÄGGNING AV FÖRSÄLJNINGSTILLSTÅND FÖR FÖRÄLJNING AV TOBAKSPRODUKTER Om din ansökan är rätt ifylld och innehåller alla uppgifter vi behöver kan du få ditt beslut snabbare. Här kan du läsa hur du går tillväga för att söka försäljningstillstånd. Ansök via E-tjänst eller via pappersdokument Det är en förutsättning att alla dokument som vi frågar efter finns med i din ansökan redan från början, annars tar ansökan och utredningen längre tid. Läs anvisningarna först och samla ihop alla dokument som vi frågar efter och lämna därefter in din ansökan. Använd vår checklista och bocka av de dokument som du är klar med, så förenklas proceduren. Vi registrerar din ansökan När du har skickat in din ansökan registreras den. Sedan får du en handläggare. Nu skickas även en faktura ut till sökanden. Fakturan ska betalas innan vidare handläggning görs. Handläggaren utreder din ansökan Tillståndsenheten granskar dina ansökningshandlingar och påbörjar en utredning. Om din ansökan inte är komplett, alltså om någon uppgift saknas, får du ett brev från handläggaren där vi ber dig att skicka in det som fattas. Handläggaren kan också höra av sig för att få svar på frågor. Tobakslagen ställer stora krav på den som ska få lov att sälja tobaksprodukter. Det är du som ansöker som ska visa att du lever upp till kraven och det innebär ofta att du behöver skicka en mängd olika dokument med din ansökan. Hur lång tid tar det? Hur lång tid utredningen tar beror på hur fullständig ansökan är. Ibland behöver du komplettera med fler uppgifter, och då kan vi inte fortsätta med utredningen innan du skickat in de svar som vi ber om. Ju fler kompletteringar, desto längre tid går det åt. Normaltid för en ansökan är 8 veckor, men kan ta längre tid. Vi skickar ut ansökan på remiss Flera andra myndigheter får göra en bedömning av din ansökan. Vi skickar remiss till Polismyndigheten, Tullverket om sökanden är partihandlare och Skatteverket, men även andra myndigheter kan komma ifråga Myndigheterna ska göra en bedömning av dina och försäljningsställets förutsättningar för att sälja tobaksprodukter. Remissvaren som tillståndsenheten får, kan innebära att du behöver skicka in nya uppgifter. Handläggaren sammanställer dina insända dokument, remissvaren från de andra myndigheterna samt vad lagen och våra riktlinjer säger, och slutför därefter sin utredning Du får ett beslut Du får nu ett beslut. Antingen blir det bifall, det vill säga att du får ett serveringstillstånd, eller ett avslag, som betyder att du inte får tillstånd. I vissa fall kan du få delvis bifall. Det innebär att du får ett serveringstillstånd, men till exempel med kortare serveringstid än vad du ansökt om. Du har rätt att överklaga Blir beslutet ett avslag eller delvis bifall kan du överklaga till förvaltningsrätten. Din handläggare informerar dig om hur det går till. Vem fattar beslut? Vid de allra flesta ansökningarna är det handläggarna på Tillståndsenheten som beslutar. Det är endast vid helt nya etableringar eller ställen där det inte tidigare funnits tillstånd för försäljning av tobaksprodukter i fastigheten, som direktionen för Kommunalförbundet Hälsingland beslutar i ärendet.