Landstinget Västernorrland

Transkript

1 Revisionsrapport 2013 Genomförd på uppdrag av revisorerna februari 2014 Landstinget Västernorrland Riskanalys ekonomisk redovisning 2014

2 Innehåll 1. Inledning Bakgrund Syfte och avgränsning Metod och genomförande Revisionskriterier Externa faktorer Det ekonomiska läget i Sveriges landsting Lagstiftning Förutsättningar för Landstinget Västernorrland Intern kontroll Ekonomiskt läge Väsentliga konton Bokslutsprocessen Genomförda granskningar Identifierade granskningsområden Intäkter Genomförda granskningar Identifierade granskningsområden Lönerutinen Genomförda granskningar Identifierade granskningsområden Kostnader för läkemedel och bemanningsföretag Genomförda granskningar Identifierade granskningsområden Representation, gåvor, resor och biljetter Genomförda granskningar Identifierade granskningsområden Övriga verksamhetskostnader Genomförda granskningar Identifierade granskningsområden Byggnader och mark Genomförda granskningar Identifierade granskningsområden Maskiner och inventarier Genomförda granskningar

3 12.2. Identifierade granskningsområden Finansiella anläggningstillgångar Genomförda granskningar Identifierade granskningsområden Kundfordringar Kassa och bank samt Kortfristiga placeringar Genomförda granskningar Identifierade granskningsområden Avsättningar Genomförda granskningar Identifierade granskningsområden Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter Genomförda granskningar Identifierade granskningsområden Leverantörsskulder Genomförda granskningar Identifierade granskningsområden Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter Genomförda granskningar Identifierade granskningsområden Ställda säkerheter och ansvarsförbindelser Genomförda granskningar Identifierade granskningsområden IT Genomförda granskningar Identifierade granskningsområden Oegentligeter Genomförda granskningar Identifierade granskningsområden Övrigt

4 1. Inledning 1.1. Bakgrund Revisionen skall enligt kommunallagen årligen pröva om: om verksamheten sköts ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande om räkenskaperna är rättvisande om den interna kontrollen i styrelser och nämnder är tillräcklig Revisorerna granskar i den omfattning som följer av god revisionssed all verksamhet som bedrivs inom nämndernas verksamhetsområden. Revisionens mål är ytterst att ge landstingsfullmäktige underlag för ansvarsprövningen. Planeringen av revisionsarbetet påverkar väsentligt kvaliteten på hela revisionen. Grunden för planeringsarbetet sker i väsentlighets- och riskanalysen, som bestämmer inriktningen och omfattningen av revisionsarbetet. Revisorerna i Landstinget Västernorrland önskar genomföra väsentlighets- och riskanalysen avseende den ekonomiska redovisningen med stöd av extern konsult. Revisionen har därför uppdragit åt EY att genomföra detta uppdrag Syfte och avgränsning Syftet med uppdraget är att utarbeta en väl dokumenterad väsentlighets- och riskanalys avseende den ekonomiska redovisningen i Landstinget Västernorrland, som kan ligga till grund för revisorernas inriktning på revisionsarbetet. Inom ramen för detta uppdrag ingår också att ge förslag på prioriterade granskningsområden, där vi upplever att risker föreligger för en felaktig finansiell rapportering. Genomförd analys är således avgränsad till att endast omfatta Landstingets ekonomiska redovisning och dess påverkan på utformningen av den finansiella rapporteringen. Analysen beaktar härvid också intern kontroll avseende ekonomiadministrativa rutiner Metod och genomförande Styrande för analysarbetet som föregått denna rapport har varit att, utifrån tidigare erfarenheter och tillgänglig information, identifiera händelser och företeelser vars konsekvenser är allvarliga och där sannolikheten för att de finns/bedöms inträffa är stor. Sammantaget utgör detta ett mått på hög risk. Om hög risk konstateras eller kan befaras bör revisionen planera en granskning av det aktuella området. Detta sker lämpligen med utgångspunkt i de förslag på granskningsinsatser som presenteras i denna rapport. Utgångspunkten för väsentlighets- och riskanalysen är landstingets årsredovisningar, delårsrapporter, budgetar och prognoser, samt vad gäller resultaträkningen även resultatrapporter på verksamhetsområdesnivå. Analysen grundar sig vidare på intervjuer och kontakter med landstingets ekonomidirektör och redovisningschef men även med chefscontroller och controllers för väsentliga verksamhetsområden. Iakttagelser från senare års genomförda delårsoch årsbokslutsgranskningar, jämte resultat från revisionens genomförda fördjupningsgranskningar utgör härtill underlag för analysen. 3

5 Granskningen har vidare sin centrala utgångspunkt i: Bedömning av boksluts- och rapporteringsprocess Bedömning av styrande omvärldsfaktorer som exempelvis finansiella risker kopplade till medelsförvaltning, pensionsåtagande och koncernintressen relaterade till Kollektivtrafikmyndigheten och tågtrafiken. Bedömning av inneboende risker på kontonivå, inkluderande inom-linjen poster som borgensåtagande Transitio m.fl Revisionskriterier I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: God redovisningssed SKL:s cirkulära skrivelser Lagen om kommunal redovisning (KRL) Rådet för kommunal redovisning (RKR) Skyrevs rekommendationer och vägledningar Landstingets regelverk 4

6 2. Externa faktorer 2.1. Det ekonomiska läget i Sveriges landsting I SKL:s ekonomirapport, oktober 2013, konstateras att det finns flera skäl som talar för att det kommer att bli svårt för landstingen att finansiera sina verksamheter framöver utan att höja skatten eller att resurser tillförs på annat sätt. Antalet invånare i vårdtunga åldrar ökar kraftigt. Nästan hela finansieringsansvaret för en expansiv kollektivtrafik ligger numera på landsting och regioner. Därtill är investeringsbehoven stora på många håll, både inom sjukvården och inom kollektivtrafiken. Landstingen har hittills kommit förhållandevis lindrigt undan finanskrisen och dess efterverkningar. Det reala skatteunderlaget har ökat i skaplig takt och statliga tillskott, i huvudsak av tillfällig karaktär, hjälpte till när det såg som mörkast ut. Dessutom har många landsting höjt skatten. På så sätt har det varit möjligt att både öka resurserna till verksamheterna och redovisa överskott. Men de senaste ovillkorade statliga tillskotten, som permanent höjde nivån på statsbidragen, kom Efter 2010 är det tillfälliga tillskott från AFA Försäkring som har bidragit till hyggliga resultat i sektorn, bortsett då från effekterna till följd av att kalkylräntan för värdering av pensionsskulden sänktes 2011 och Under de senaste tio åren har landstingens resultat motsvarat 0,9 procent av skatter och bidrag. Det är därmed en bra bit kvar till tumregeln för god ekonomisk hushållning på 2 procent av skatter och bidrag. Detta innebär att landstingen ständigt måste se över sina verksamheter, effektivisera och inte avstå från påfrestande prioriteringar. De närmaste åren planeras stora investeringar i många landsting och regioner. Det gäller både investeringar i sjukhus och inom trafiksektorn. Förskottering och medfinansiering av statliga infrastrukturprojekt kan också medföra ökat behov av likviditet. Utbetalningarna för de gamla pensionsskulderna ökar dessutom fram till år Sammantaget pekar detta på ett ökat utflöde av likviditet och större svårigheter att öka de förvaltade pensionsportföljerna under kommande år. Risken är därför stor att utvecklingen går mot högre grad av lånefinansiering i sektorn, eller mot höjda skatter Lagstiftning I kommunallagen och i lagen om kommunal redovisning finns ett regelverk för hur kommuner och landsting ska sköta sin ekonomiska förvaltning. Där beskrivs bland annat att kommuner och landsting ska ha en god ekonomisk hushållning med mål och riktlinjer för sin ekonomi och verksamhet. Reglerna för det så kallade balanskravet anger hur ekonomiska underskott ska beräknas och regleras. Från och med den 1 januari 2013 finns det i kommunallagen en möjlighet att under vissa betingelser reservera delar av ett positivt resultat i en resultatutjämningsreserv (RUR). Denna reserv kan sedan användas för att utjämna intäkter över en konjunkturcykel, under förutsättning att årets resultat efter balanskravsjusteringar är negativt. RUR är frivillig att tilllämpa, de kommuner och landsting som tänker göra det måste besluta om hur reserven ska hanteras. Detta ska framgå av de riktlinjer för god ekonomisk hushållning som fullmäktige ska besluta om. Härtill har rekommendationer inom redovisningsområdet uppdaterats och tillkommit under 2013, vilket kommenteras i vår analys för de konton som berörs. 5

7 3. Förutsättningar för Landstinget Västernorrland Landstingets strategiska mål: Landstingets strategiska mål ska ge länets invånare förutsättningar för ett bra liv i Västernorrland. Verksamhetens effektivitet ska värderas utifrån hur väl målen nås, det vill säga det värde som skapas för invånarna i förhållande till insatta resurser. De strategiska målen är utgångspunkten för de mål som sätts och de insatser som görs inom landstingets olika verksamheter. God tillgång till hälso- och sjukvård med hög kvalitet och hög patientsäkerhet Långsiktigt hållbar ekonomi Aktivt folkhälsoarbete Offensivt miljöarbete och god resurshushållning Attraktivt län för innevånare och besökare Fempunktsprogrammet Landstingets insats- och förbättringsprogram, Fempunktsprogrammet, har sedan 2011 legat till grund för alla verksamheter i landstinget. I programmet redovisas fem centrala förbättringsområden med målsättningen att åstadkomma: 1. God ekonomisk hushållning 2. Sammanhållen ledning och styrning 3. God vård 4. Fördjupat förbättrings- och utvecklingsarbete 5. Förbättrad information och kommunikation Balanserad styrning Landstinget använder balanserad styrning (BSK) som modell för sin verksamhetsplanering och uppföljning. Modellen fokuserar på det som är strategiskt viktigt och innebär att verksamheten beskrivs, planeras och följs upp ur fyra perspektiv: 6

8 Finansiella mål under perioden : God ekonomisk hushållning uttrycks genom följande tre finansiella mål: God ekonomisk hushållning vilket ska motsvara två procent av landstingets intäkter från skatt, generella statsbidrag och utjämning. Målet är vedertagen nivå för att säkra God ekonomisk hushållning och motsvarar ett årligt positivt ekonomiskt resultat med cirka 130 miljoner kronor. Målet ska uppnås utan skattehöjning. Pensionsförvaltningen tillförs årligen minst ett belopp motsvarande den årliga förändringen av landstingets pensionsavsättning. Detta görs i syfte att trygga framtida pensionsåtaganden. Under planperioden motsvarar detta behov en resultatförstärkning med omkring 130 miljoner kronor årligen. Soliditeten ska inte minska. Innebörden av detta är att det egna kapitalet behöver förstärkas med 300 miljoner kronor under planperioden. För att nå de finansiella målen krävs enligt landstingsplanen bland annat följande: långsiktigt hållbar ekonomi, minskat konjunkturberoende kontroll över kostnadsutvecklingen budgetdisciplin investeringsutrymmet hålls och investeringarna finansieras med egna medel insyn och kontroll över upphandlingar benchmarking för alla verksamheter alltid väga drift i egen regi mot alternativa driftsformer och välja den mest effektiva ur kostnads- och kvalitetssynpunkt 3.1. Intern kontroll Inledningsvis har vi noterat att begreppet intern kontroll inte förekommer i landstingsplanen. I reglementet för landstingsstyrelsen för mandatperioden , fastställt av landstingsfullmäktige, stipuleras att i landstingsstyrelsens styrningsfunktion igår att ansvara för att upprätta landstingsgemensamma tillämpningsanvisningar samt årligen utvärdera landstingets samlade system för intern kontroll. Av årsredovisningen för 2012 framgår inte om någon utvärdering skett. Däremot kommenterar revisorerna, i sin avgivna revisionsberättelse, att styrelse och nämnder, trots en förbättrad rapportering, inte har en väl fungerande intern kontroll och erinrar om Landstingsstyrelsens särskilda ansvar för den interna kontrollen. Mot bakgrund av det ovanstående och vad som har framkommit vid intervjuer, gör vi bedömningen att de ekonomi-administrativa kontroller som organisationen själva utför varken är tillräcklig i omfattning eller kvalitet för att revisionen skall kunna förlita sig på dem i sitt arbete. Baserat på erfarenheter från genomförda granskningar av intern kontroll finner vi det angeläget att betona vikten av att revisionen vid sina beslutade granskningsåtgärder hela tiden försöker ha ett helhetsperspektiv, ett processynsätt. Detta är väsentligt eftersom egenutvärderingar av den interna kontrollen ofta ser till den egna verksamheten och därmed saknar ett processöversyns-tänk i sin utvärdering. Verksamhetens komplexitet medför att risk till väsentliga felkällor eller ineffektivitet förblir oupptäckta eftersom den kontrollerande verksamheten lätt intar ett stuprörs-tänk och förlitar sig på att någon annan tar vid där man själv upplever att det egna ansvaret upphör. Det är härtill inte ovanligt att kontrollerna blir sämre ju högre upp i organisationen man kommer. 7

9 3.2. Ekonomiskt läge Utdrag från revisorernas bedömning av delårrapport : - Landstingets ekonomiska resultat per den 31 augusti 2013 är minus 132 miljoner kronor och landstingsstyrelsens prognos är ett helårsresultat på minus 268 miljoner kronor - Om Landstingsstyrelsens bedömning är korrekt, innebär prognosen för helåret 2013 en resultatförsämring jämfört med 2012 på 294 miljoner kronor. Landstingsstyrelsens prognos innebär vidare att två av fullmäktiges finansiella mål, god ekonomisk hushållning (ett överskott motsvarande 150 miljoner kronor) och att soliditeten inte minskar, inte förväntas uppnås under Vår bedömning är att landstingets försämrade ekonomi till stora delar förklaras av uteblivna eller otillräckliga åtgärder för att komma till rätta med väl kända problemområden Vidare konstaterar revisorerna i sin bedömning bland annat att Hälso- och sjukvårdsnämndens handlingsplan för ekonomi i balans är så allmänt hållen att det inte är möjligt att bedöma i vilken utsträckning den kan få mätbara effekter under åren Revisorerna skriver vidare att man är kritiska till hur landstingsstyrelsens finansutskott har utövat sin tillsyn och konstaterar att även om Landstingsstyrelsen inte kan ta beslut som rör nämndernas ansvarsområden har man mandat och skyldighet att se till att fullmäktige ingriper. Slutsats: En ansträngd ekonomi får som konsekvens att handlingsutrymmet är mindre och förmågan att hantera oförutsedda utgifter minskar. Därmed höjs risken. Det finns även skäl att befara att senare års betydande tillskott i form av positiva engångseffekter undergräver krismedvetandet i organisationen. 8

10 4. Väsentliga konton Med årsredovisningens poster som utgångspunkt har vi i nedanstående tabell gjort en översiktlig bild av vår kombinerade riskbedömning. De konton som framgår längst till vänster i tabellen är konton hämtade från resultaträkningen och balansräkningen. För de konton som bedöms som Ej väsentliga konton, sker ingen kombinerad riskbedömning. Dessa konton granskas vid bokslutstillfället genom substansgranskning, i och med att granskningsinsatser för denna typ av konton, normalt sett består i att jämföra dem med föregående år och en eventuell budget. Ej väsentliga konton kontrolleras även mot underlag och oväntade eller oförklarade avvikelser analyseras ytterligare. För Väsentliga konton är granskningsåtgärderna mer omfattande. Granskningsinsatsen skiljer sig åt, beroende på om den kombinerade riskbedömningen bedöms till Medel eller Hög. Förutom att granskningsmomenten blir fler, är exempelvis urvalsstorlekarna större ju högre risken är. 9

11 Konton Klassificering Motivering till ej väsentliga konton CR IR CRA Verksamhetens intäkter Specialdestinerade statsbidrag Löner Läkemedelskostnader Representation Gåvor Resor och biljetter Leasingkostnader Övriga verksamhetskostnader Skatteintäkter och generella statsbidrag Finansiella intäkter o kostnader Högre Högre Högre Lägre Lägre Lägre Lägre Lägre Lägre Lägre Högre Hög Hög Hög Medel Medel Medel Medel Medel Medel Medel Hög Immateriella anläggningstillg. Byggnader och mark Maskiner och inventarier Finansiella anläggningstillg. Förrådslager Kundfordringar Övriga fordringar Interimsfordringar Kortfristiga placeringar Kassa, bank Eget kapital Avsättningar Långfristiga skulder Leverantörsskulder Interimsskulder Övriga kortfristiga skulder Ställda säkerheter och Ansvarsförbindelser Ej väsentligt Ej väsentligt Ej väsentligt Ej väsentligt Ej väsentlig Ej väsentligt Få transakt, ej komplext, inga bedömningar Är i praktiken en förutbetald kostnad, ej komplext, inga bedömningar Ej komplext, inga bedömningar Få transakt, ej komplext, inga bedömn. Få transakt, ej komplext, inga bedömn. Ej komplext, inga bedömningar Lägre Lägre Högre Lägre Lägre Högre Lägre Lägre Högre Högre Högre Medel Medel Hög Medel Medel Hög Medel Medel Hög Hög Hög 10

12 Ett konto är ett konto som beloppsmässigt överstiger vad vi anser vara tolerabel felnivå. Motivering till ej väsentligt konto ett väsentligt konto kan klassificeras ner till ett ej väsentligt konto om det är få transaktioner på kontot, om transaktionerna som görs inte är föremål för några bedömningar, d.v.s. om risken för att det ska bli ett väsentligt fel på kontot är liten. Inneboende risk (IR) kontots mottaglighet för ett eller flera fel som tillsammans leder till ett väsentligt fel som inte minimeras av egna kontroller såsom t ex. avstämningar. Den inneboende risken kan vara lägre eller högre, inga andra bedömningsnivåer är möjliga. En lägre inneboende risk i kontot leverantörsskulder kan bedömas om frekvensen fel föregående år var få, om det inte förekommer transaktioner med närstående, om inte utbetalning sker med kontanter, om väsentliga inköp ej sker i utländsk valuta, om flödet av fakturor är extremt oregelbundet, om rutinen till stor del icke är standardiserad eller på annat sätt icke ovanlig, om ansvarig personal anses ha hög kompetens, om IT-systemet är svagt m.h.t. transaktionskänsliget etc. Det finns i vår metodik en mängd frågor som vi besvarar vid vår bedömning. Naturligtvis behöver inte samtliga frågor besvaras enhälligt utan det är vår samlade bedömning som ligger till grund för vår slutsats. Kontrollrisk (CR) risken för att ett väsentligt fel inte ska upptäckas eller förhindras p.g.a. företagets interna kontroll. Kontrollrisken för ett konto är antingen Minimal eller. För att vi ska kunna få göra bedömningen Minimal krävs det att kontot har flera inbyggda kontroller som vi dessutom har testat och bedömt som tillförlitliga. Eftersom vi inte har testat några kontroller inom Landstinget så är alltid nivån. Kombinerad riskbedömning(cra) samlad bedömning utifrån risknivå och kontots storlek, komplexitet och transaktionsintensitet. Denna bedömning är en ekvation av övriga risker. Då kontrollrisken är kan t.ex. den kombinerade riskbedömningen inte bli annat än Hög eller Medel. Om den innebonde risken är Högre blir alltså CRA-bedömningen Hög. Som framgår av ovanstående modell har ett par områden identifierats där den kombinerade riskbedömningen är hög. Detta innebär att kontot skall granskas mera än övriga konton. Vid identifiering av väsentliga konton med riskbedömningen hög har vi nedan gjort en kartläggning av de största ekonomiadministrativa processerna som påverkar respektive konto. Vår riskanalys skulle fortsättningsvis kunna göras utifrån processnivå men vi har valt att utgå från respektive konto med tillägg av avsnitt för de processer som annars inte skulle komma att beröras under respektive konto, t.ex. bokslutsprocessen. 11

13 Faktu Inbetalning Utbetalning Löner Kassa Bokslutsprocessen Investering Avtal Inköp/Upphandling turering Intäkter x x x x Specialdestinerade statsbidrag x Löner x x x Läkemedel x x x Representation o gåvor x x x Resor o biljetter x x x Övriga kostnader inkl. x x x x x leasing Skatteintäkter och generella x x statsbidrag Finansiella intäkter och x x x kostnader Byggnader och mark x x x x Maskiner och inventarier x x x x Finansiella anläggn. tillg x x Kundfordringar x x x Interimsfordringar x Kortfristiga placeringar x Kassa, bank x x x x Avsättningar x x x x Leverantörsskulder x x x Interimsskulder x x x x Ställda säkerheter och Ansvarsförbindelser x x 12

14 5. Bokslutsprocessen En fungerande bokslutsprocess är grundläggande för ett rättvisande bokslut då den påverkar ett flertal av våra identifierade väsentliga konton. Processen är inte dokumenterad på annat sätt än att bokslutsanvisningar tillsänds berörda och den redovisningsgrupp som finns etablerad tillser på eget ansvar att bokslutsarbetet fullföljs. Det föreligger en ny organisation och det faktum att någon dokumentation avseende rutiner och tillvägagångssätt ej föreligger innebär en hög risk. Det är en stark rekommendation från oss sakkunniga att processen dokumenteras för att minska sårbarheten och risken för väsentliga felaktigheter Genomförda granskningar Inga direkta granskningsprojekt har utförts inom detta område annat än den genomgång av processen som sker vid granskning av respektive bokslut. Granskningen av delårsrapporten 2013 visade på brister av dokumentationen av delårsbokslutet och på kvalitetssäkring av delårsrapporten. Målet på en god ekonomisk hushållning för 2013 ansågs inte kunna nås. Granskning av årsredovisningen för 2012 gav slutsatsen och rekommendationerna till revisorerna i sin bedömning inför revisionsberättelsen, att årsredovisningen i allt väsentligt ger en rättvisande bild av landstingets resultat och ställning samt i allt väsentligt har upprättats i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god revisionssed. Förbättringsåtgärder ansågs finnas i årsredovisningen, då den bedömdes vara förhållandevis omfattande, vilket riskerar att påverka dess läsbarhet och möjligheten att tillgodogöra sig informationen. Detsamma var även slutsatsen vid granskningen av 2011 års årsredovisning. Granskning av landstingets internkontroll gjordes för 2012, med syftet att klargöra om landstingsstyrelsen och nämnderna har en ändamålsenlig organisation för arbetet med intern kontroll. Resultatet visar att det saknar en dokumenterad landstingsgemensam internkontrollprocess. De policydokument som finns har inte anpassats till den nya organisationen vilket gör att de inte är ändamålsenliga. I detta finns en risk. Granskning av årsredovisning för 2011, utförd 2012 visade på att landstingsstyrelsens uppsikt har varit otillräcklig men även att hälso- och sjukvårdsnämnden samt folkhälso-, primärvårds- och tandvårdsnämnden inte har vidtagit tillräckliga åtgärder för att säkerställa sin styrning, ledning och kontroll över verksamheten. Granskning av ekonomistyrning är genomförd En slutsats i denna granskning är att om styrningen inte hanterar bristande följsamhet till av fullmäktige fastställd budget och styrregler, kommer risken att vara överhängande för påtagliga budgetavvikelser. Samtidigt blir det mer eller mindre omöjligt för nämnderna att utöva en ändamålsenlig ekonomistyrning Även 2013 utfördes en granskning av ekonomistyrning, med fokus på Hälso- och sjukvården. Resultatet var att nämndernas ekonomistyrning varit bristfällig på många punkter, bland annat var budgetarbetet 2011 orealistiskt i flera avseenden och agerandet i nämndernas ekonomistyrning bröt mot gällande regler. 13

15 5.2. Identifierade granskningsområden Från 2013 har en ny organisation inom det ekonomiadministrativa området införts, vilket innebär att årsbokslutet för 2013 är det första som upprättas i denna nya organisation. En ny ekonomidirektör är tillsatt och tidigare ekonomichefer arbetar inom specialiststöd som controllers för olika ansvarsområden. Redovisningschefen är densamme som tidigare. Vid varje bokslutstillfälle sänds bokslutsanvisningar med instruktioner och uppdelning av ansvar ut till samtliga förvaltningar. Ovan nämnda controllers inom specialiststöd har ansvar för respektive förvaltnings balanskonton och att en god kvalitet finns i bokslutsdokumentationen för dessa. En ny organisation införs under 2013, vilken påverkar bokslutsprocessen. Om en övergripande utvärdering av bokslutsprocessen inte genomförs i samband med bokslutsgranskning, bör en fördjupningsgranskning genomföras för att fånga in de risker som kan uppstå. Generellt sett ser vi den största risken här att man inte fångar in alla delar i och med en ny organisation. Ett exempel på risker är risken för felperiodiseringar. Detta eftersom endast fakturor som inkommer i januari, men avser december periodiseras. Periodisering av fakturor görs endast vid delårs- och årsbokslut. Under året kostnadsförs alla övriga fakturor den månad de inkommer. Det synes uppenbart att lanstinget måste förbättra och tydliggöra sin ekonomiska styrning. Den risk vi identifierat är att man ser problemområden, men inte vidtar tillräckliga åtgärder, vilket återspeglas i nuvarande kostnadsutveckling. Revisionen skall också genom riktade granskningsinsatser tillse att nya RKRrekommendationer tillämpas för landstingets finansiella rapportering. Med syftet att öka jämförbarheten mellan landsting är gemensam tillämpning av fastställda redovisningsrekommendationer ett prioriterat område. Nya rekommendationer tillkommer ständigt. En som med säkerhet kommer och som förväntas medföra betydande förändringar är kravet på införande av komponentavskrivningar för materiella anläggningstillgångar. 14

16 6. Intäkter Intäkter skall redovisas i den omfattning det är sannolikt att de ekonomiska tillgångarna kommer att tillgodogöras landstinget och att de kan beräknas på ett tillförlitligt sätt. Området omgärdas och berörs av ett flertal redovisningsrekommendationer av vilka kan nämnas; redovisning av intäkter, redovisning av skatteintäkter, redovisning av extraordinära poster och upplysningar för jämförelseändamål, redovisning av bidrag till infrastrukturella investeringar, redovisning av materiella respektive immateriella tillgångar och redovisning av finansiella tillgångar och skulder. Förutom att landstingets resultaträkning påverkas av ovanstående rekommendationer, påverkas naturligtvis också en rad balanskonton. Landstingets intäkter utgörs huvudsakligen av skatteintäkter och statsbidrag. Varav den senare gruppen delas upp i specialdestinerade- och generella statsbidrag. Förutom en korrekt redovisning över tid är det väsentligt att bidragen redovisas på en korrekt nivå i resultaträkningen eftersom intäkten annars på ett felaktigt sätt kan påverka viktiga jämförelsetal som nettokostnadens utveckling etc. Området är förenat med viss risk. Viss risk föreligger även för att engångseffekter till väsentliga belopp inte vederbörligen uppmärksammas på ett adekvat sätt i kommentarer gällande verksamhetens utveckling för en bestämd period. Att härvid löpande följa verksamheternas resultatutveckling och samtidigt ha en rak och öppen dialog med Landstingets kansli, ekonomi, är härvid av central betydelse för revisionen. Faktureringsrutinen påverkar framförallt kontot intäkter men följaktligen också kontot kundfordringar. Det som är identifierat som hög risk är intäkternas och kundfordringarnas fullständighet. Hur säkerställer landstinget att alla intäkter verkligen faktureras? Vilka kontroller finns att säkerställa att så sker? Är kontrollerna ändamålsenliga? 6.1. Genomförda granskningar År 2013 gjordes en granskning av landstingets valfrihetssystem. Resultatet var att ett tydliggörande i landstingets reglemente av ansvaret för primärvården och valfrihetsmodellen. Bl a föreslogs att underskott i egen regi måste hanteras konkurrensneutralt, att landstinget ska överväga om beställarfunktionen har tillräckliga resurser för effektiv avtalsförvaltning och utveckling av vårdvalsmodellen. En annan synpunkt var att riskbedömningar av vårdvalet bör göras utifrån ett kvalitets och ekonomiperspektiv. Rapporten gav även förslag om att landstinget skulle göra en riskanalys av ersättningsprocessen samt av de IT-system som används inom processen. Detta för att de avstämningar och kontroller som tillförs processen bör vara utformade med stöd av riskanalysen. Slutligen var rekommendationen att det ekonomiska utfallet för respektive hälsocentral bör följas upp löpande Identifierade granskningsområden Ett prioriterat område för revisionen bör vara att löpande följa resultatutvecklingen för respektive verksamhet inklusive landstings- gemensamt. Ett huvudmål för uppföljningen är att lö- 15

17 pande försöka identifiera intäkter och kostnader av jämförelsestörande natur och som härigenom väsentligen påverkar den finansiella rapporteringen. Hälsocentraler tappar listade till privata vårdgivare; ett intäktstapp i och med Vårdvalet. Svårigheter att ställa om verksamheten vid förändringar är en ekonomisk risk som vi identifierat. Centralt för revisionen är också att göra erforderlig uppföljningsgranskning av tidigare genomförda granskningar enligt ovan. Den erforderliga granskningen av skatter och statsbidrag bör ske som ett led i bokslutsgranskningen. Enligt våra egna erfarenheter är det inte ovanligt att landstingets intäkter i kopplade till verksamheten i samband med en budgetprocess få den tilldelning som krävs för att i budgeten kommande års budget nå det resultatmål som eftersträvas. För det fall en granskning av budgetprocessen bedöms erforderlig bör detta fenomen ägnas särskild uppmärksamhet. En intäktsbudget som inte är comittad ute i verksamheterna utgör naturligtvis en allvarlig risk för realism och trovärdighet och därmed styrningen mot uppsatta budgetmål. Vi har identifierat en risk i budgetprocessen för Landstinget Västernorrland. Varje förvaltning får en ekonomisk nettoram, som uppräknats med en förutbestämd procentenhet. Under perioden har man lagt en större budget än nettoramen uppgår till. Mellanskillnaden kallas inom landstinget för obalanser och det finns i totalbudgeten medel för oförutsedda händelser, vilka kan erhållas om ett ärende framskrivs till landstingsstyrelsen. För 2014 uppgår obalanserna till ca 300 mkr. Under 2014 finns ett utrymme på 160 mkr, som respektive nämnd erhåller när de levererat handlingsplaner för att motverka underskott i verksamheten. Förhållandet pekar på ett genomgripande förändringsbehov av styrning och uppföljning samt att en granskning genomförs. 16

18 7. Lönerutinen Lönekostnaden är den i absolut särklass största kostnadsposten i Landstingets resultaträkning. Tidigare granskningar ger oss erfarenheten att såväl den inneboende risken som kontrollrisken är hög. Utifrån den kombinerade riskbedömningen blir därför området klassat som högrisk-område. Ett nära angränsade område med väsentlig påverkan på den finansiella rapporteringen är pensioner som också omfattas av en särskild redovisningsrekommendation Genomförda granskningar En granskning gjordes 2011 av landstingets lönerutiner. Man såg att det fanns en god intern kontroll vad gäller lönerutinen. Risken att betala ut stora felaktiga summor bedömdes som låg. En del rekommendationer lämnades till styrelsen angående tvingande attestering av kontrollistor, minskning av chefernas kontrollspann, införande av särskilda kontroller samt begränsning av behörigheter i systemen Identifierade granskningsområden Inom landsting är personalkostnader ett dominerande kostnadsslag. Specialistvården har idag svårast att klara ekonomin. Även hälsocentraler tappar listade till privata vårdgivare; ett intäktstapp i och med Vårdvalet. Svårigheter att ställa om verksamheten vid förändringar är en ekonomisk risk som vi identifierat. Av denna anledning är styrelsens uppföljning av landstingets ekonomi i fokus. Mot bakgrund av gjord riskbedömning föreslår vi att årliga granskningar genomförs genom registeranalyser där allehanda avvikelser framkommer för att härefter följas upp av revisionskontoret. Vidare föreslås att revisionen vid jämna mellanrum följer upp den interna kontrollen av att exempelvis utbetalda månadslöner följer gällande avtal och att reseräkningar och traktamenten/kostnadsavdrag är korrekta och att semester, övertid och jour hanteras korrekt vid såväl intjäning som reglering. De senare områdena har varit föremål för kommentarer i senare års rapporter med anledning av genomförda bokslutsgranskningar. 17

19 8. Kostnader för läkemedel och bemanningsföretag Rubricerade kostnader är områden med stora budgetavvikelser. Båda är dock områden som landstinget själva har stort fokus på och framförallt stora möjligheter att följa upp och jämföra med andra. Vi bedömer för närvarande risken som låg Genomförda granskningar Granskning av denna post görs lämpligen vid del- och årsbokslut. Någon fördjupande granskning har inte genomförts Identifierade granskningsområden Kostnaderna är i allra högsta grad väsentliga konton och bör därför bevakas för att säkerställa en god intern kontroll i rutinen. Hur landstingsstyrelsen/ansvarig nämnd bedöms utöva sin uppföljningsplikt/reagerar på oväntade budgetavvikelser är exempel på detta. Området kan hanteras inom ramen för granskning av leverantörsfakturaprocessen. Utvecklingen av läkemedelskostnaderna pekar på behov av en ändamålsenlig styrning och uppföljning samt ett ökat fokus i den interna kontrollen för uppföljning av läkemedelsfakturor. De riskområden vi har identifierat är att kostnader för hyrläkare ökar och att man ser en risk i att köp inte görs från rätt leverantör. Här har ett arbete påbörjats för att få kontroll att landstinget köper från rätt leverantörer, som de har avtal med. Än så länge minimalt med stafettsköterskor, men har ökat. Kostnader för hyrläkare ökar inom landstinget. I samband med granskning av leverantörsfakturarutinen är detta område aktuellt att titta på. 18

20 9. Representation, gåvor, resor och biljetter Leverantörsfakturahanteringsrutinen har noterats för diverse brister i den interna kontrollen. Vad gäller representation, resor och konferenser framgår det i stor utsträckning i landstingets riktlinjer hur dessa kostnader ska hanteras. Kontona i sig är inte väsentliga från den utgångspunkten att de leder till ett väsentligt fel i den finansiella rapporten, vilket är den grundläggande faktorn till vad som är ett väsentligt konto. De är dock väsentliga ur ett förtroendeperspektiv då ett missbruk av skattebetalarnas pengar är en känslig fråga och bör hanteras i enlighet därmed Genomförda granskningar Under 2011 gjordes en granskning av kontokort inom landstinget. Resultatet visade på brister på området och därför gjordes en ny granskning av landstingets betalkort år Granskningen visade att det inte är helt klarlagt vilka slags inköp som betalkorten är ämnade för samt indikatorer på bristfälliga bokföringsrutiner. En granskning avseende resor i tjänsten gjordes i februari Slutsatsen var att en god intern kontroll förelåg på en övergripande nivå. Däremot var följsamheten till landstingets riktlinjer för tjänsteresor i flera avseenden låg. Biljetter, kvitton och bokföringsbekräftelser bifogas sällan till fakturorna och resans syfte stärks sällan. Var tionde faktura innehåller kostnader som helt eller delvis felaktigt konterats som resekostnader Identifierade granskningsområden Vi föreslår en samordnad granskning av kostnader för representation, gåvor resor och biljetter. Genom att analysera huvudbokens transaktioner för dessa konton kan nyckelposter identifieras och granskas. Granskningen har lämpligen sin utgångspunkt i genomförandet av registeranalys. 19