Beredning: Ralf Sjödahl, Annika Kuusimurto, Tuija Niemeläinen. Lovisa stad begär anbud angående kost- och städservice enligt bilagans serviceobjekt

Transkript

1 Stadsstyrelsen Stadsstyrelsen Anbudsförfrågan angående Lovisa stads kost- och städservice 216/ /2010 STST 56 Beredning: Ralf Sjödahl, Annika Kuusimurto, Tuija Niemeläinen Lovisa stad begär anbud angående kost- och städservice enligt bilagans serviceobjekt och mängder. Den offererade servicen bör överensstämma med anbudsförfrågan och dess bilagor och till anbudet bör bifogas begärda utredningar/beskrivningar. Avtalet ingås för tiden (två) års option. Utnyttjandet av optionen av görs och underhandlas så, att beslutet är färdigt 6 måna der innan den egent liga avtalsperioden upphör. Staden förbehåller sig rätten att förkasta alla anbud. Staden har rätt att häva avtalet om leverantören i väsentlig grad bryter mot sina avtalsförpliktelser och inte inom rimlig tid rättar till försummelserna efter tre skriftliga anmärknin gar. Staden förbehåller sig rätten att under avtalsperioden göra ändringar, som beror på ändringar i kund mängd. Den offererade servicen skall omfatta såväl kost- som städservice, delanbud godkänns inte. Priser och fakturering De erbjudna priserna är fasta till den varefter priserna kan justeras. Producenten bör specificera de kostnadsfaktorer och förändringar som lig ger till grund för åberopande av prisförändring.en allmän motivering om höjning av kostnadsnivån är in te tillfyllest att höja priserna. Ifall det i fråga om mervärdesskatt eller andra myndighetsprissättningar eller anvisningar sker förändringar, har producen ten/beställaren rätt till kostnadsförändringar i priserna i motsvarande mån. I samband med prisjusteringen bereds åt avtalens undertecknare möjlighet till överläggningar. Ifall man inte i fråga om prisförhöjningarna når överenskommelse har båda parter rätt till uppsägning av avtalet med en 6 månaders uppsägningstid.under uppsäg ningstiden iakttas senast överenskomna pris. Priserna framställs som pris per enhet + moms, d.v.s. som nettopris där totalprissättningen förändras då momsen förändras. Luncherna faktureras enhetsvis enligt de verkliga matgästerna. Faktureringen sker en gång i månaden i efterhand.serviceproducenten levererar för-

2 säljningsrapport och rapport över antalet matgäster årligen. Betalning sker då fakturan har godkänts och mottagits. Anmärkningargällande faktura bör göras inom 7 dagar från det att den andra parten fått kännedom om grunderna för faktu reringen. Leverantören fakturerar den mat som har beställts till den instans som gjort beställningen till fastställt pris eller enligt särskilt given offert i enlighet med verifikat. Ur fakturan bör framgå beställningsdag,produkternas priser och beställarens namn. Beställningsvillkor minst 21 dagar netto. Förseningsränta högst enligt räntelagen. Bekantskap med utrymmena samt tilläggsfrågor Man har möjlighet att bekanta sej med utrymmena veckorna xx och xx. Deltagarna som kommer på be sök bör anmälas till ralf.sjodahl@loviisa.fi se nast den xx.xx.2010 kl Tlläggsfrågor beträffande offerten bör lämnas senast den xx.xx Svar på frågorna skickas per senast xx.xx Med tanke på offertgi varnas jämbördiga behan dling besvaras inte frågor per telefon. Frågorna bör ställas på finska. KOSTSERVICE Gällande kostservicen skall anbudet inkludera specialdieterna. För att underlätta utarbetandet av anbu det framgår nuläget för detta av dokumenten, men situationen kan naturligt vis variera. Specialdieter serveras med stöd av läkarintyg. Gällande kostservicen skall personalen reserveras för stadens användning vid exceptionella förhållan den och situationer Vid val av kostservicechef och städarbetsledare (eller -chef, serviceförman) bör man förhandla om va let med staden och få stadens godkännande för dessa två personalval. Sta den godkänner emellertid att valet vid behov görs bland bolagets personal. Öppet förfarande används som upphandlingsmetod. Vid upphandlingen följer man lagen om offentlig upphandling samt förordningen om offentlig upphandling. Matens kvalitet skall motsvara statens näringsrekommendationer. I matlagningen skall man huvudsakligen använda inhemska råvaror då sådana finns till buds. I matlagningen skall man inte använda produkter som innehåller natriumglutamat.

3 Utvärderingen och jämförelsen av anbuden genomförs i tre skeden: - Bedömning av anbudsgivarnas kompetens - Granskning av anbudens överensstämmelse med anbudsför frågan - Jämförelse av anbudens totalekonomiska förmånlighet Avsikten med utvärderings- och valprocessens första skede är att klarlägga anbudsgivarens förutsätt ningar att klara av att producera tjänsterna enligt de krav som framställts i anbudsförfrågan. Företagets referenser från objekt av liknande typ eller rekommendationer av kommunkunder från en tid på högst tre år. Utredningar över den utbildning och yrkeskompetens företagets ledning och de serviceansvariga besit ter. Plan för egenkontroll eller en kort beskrivning av den. Utredning över personalens utbildning och skolning för hygienpass. Utredning över hur systemet med reservpersonal fungerar (t.ex. vid sjukdomsfall). Anbuden skall överensstämma med anbudsförfrågan, d.v.s. varje framförd premiss skall besvaras. Av anbuden väljer man det totalekonomiskt mest förmånliga med viktningen 70 % för pris och 30 % för kvalitet. Kriterierna för servicens kvalitet är: Plan för matproduktion inklusive matsedel och måltidens innehåll. Obs. Kraven i bilagan. Information och leveranssäkerhet, behandling av besvär, system för beställning av måltider och infor mation och anträffbarhet. System för kundrespons Personalens utbildningsplan/realisering av utbildning för föregående år. Vi ber er sända in: - planen för matproduktion inklusive planen för måltidsinnehåll och en sex veckors matsedel med beaktande av att kundernas ålder är mel lan 10 månader och 100 år. Av planen för matproduktion skall framgå daghemmets morgonmål, lunch, mellanmål, middag samt lätt kvällsmåltid, skolornas

4 lunch, åldringshemmens/servicehusens morgonmål, lunch, efter middagskaffe, middag samt lätt kvällsmåltid. När det gäller åldringshem men/servicehusen skall man beakta att på söndagar serveras mer högklassig mat helgen till ära - redogörelse för att ta emot besvär och behandling av dem - redogörelse för systemen för måltidsbeställning och informati on med vilken man säkerställer anträffbarhet och reaktionskänslighet - redogörelse för systemet för kundrespons - redogörelse för kompletterande utbildning och utbildningsplan - beaktande av miljöfrågor i verksamheten Ifall tillhandahållaren av tjänsten skaffar en bestämd del av servicen som köp från underleverantör, svarar tillhandahållaren av tjänsten för underleverantörens arbete som för eget och fyller kraven och kvalitetsnivån enligt vad som framställts i denna anbudsförfrågan, Av bilagan framgår utrymmena, ersättningarna för användning av utrymmena, kostnadsansvar och ans var för kostserviceprocessen. Beställningspraxis för måltider och service: Man skall meddela tillhandahållaren av tjänsten om ändringar i antalet måltider 7 dagar innan ändrin gen, t.ex. klassutflykter. Staden skall meddela tillhandahållaren av tjänsten om årsbundna ändringar genast när beslut om dessa fattats, t.ex. stängning av daghem sommartid, skolornas semestrar m.m. Ifall man inte meddelat om ändringar 7 dagar innan, förblir faktureringen av måltider oförändrad, var vid t.ex. faktureringen i åldringshem, servicehus sker enligt antalet platser. Ändringar inom hemservicen beaktas emellertid omedelbart efter att man fått kännedom om ändringarna. STÄDSERVICE Städobjekten, redogörelsen för städservicen och kvalitetskraven, tabellen för städservicens kostnad sansvar samt ansvaren för serviceprocessen fram går av bilagan. Upphandlingsform, val av förman och avtalets längd följer anbudsförfrågan för kostservice. Man gör upp en detaljerad uppgiftsbeskrivning av städservicen och tillhandahållaren av tjänsten skall i detta anbud förbinda sig vid kvalitetskontroll en gång per månad för städ servicens del. Bland anbuden, som fyller de krav som ställts i detta doku ment, utses som segrare det totalekonomiskt mest förmånliga anbudet med viktningen 70 % för pris och 30 % för kvalitet. Tjänsteleverantören skall ha ett fungerande vikariesystem. Beställaren har

5 möjlighet att nå serviceför mannen eller hans ersättare vardagar kl Det är möjligt att kon takta honom per telefon samma dag i ett ärende som förorsakar åtgärder el ler i mindre brådskande ärenden per e-post eller internet. Tillhandshållaren av tjänsten har ett systematiskt nedtecknat tillvägagångssätt för att ta emot och be handla klagomål och för att utföra förbättrande åtgärder. Användarna får vid behov besked om städfrekvens och kan följa med anta let genomförda städningar med hjälp av de listor över städning som finns i utrymmena eller på något annat sätt. Tillhandahållaren av tjänsten utvärderar en gång per månad tillsammans med beställaren att förverkli gandet av den servicenivå som beställaren fastslagit kan säkerställas. Tjänsteleverantören har ett systematiskt sätt att beakta miljöpåverkningarna vid anskaffning av tvätt medel och städredskap samt vid planeringen av arbetsmetoder. Tillhandahållaren av tjänsten har med sig alla redskap, utrustning, tvättmedel, wc- och handtvättmedel som behövs för att producera tjänsten. Tillhandahållaren av tjänst svarar för dessas tillräcklighet, service och underhåll. Tillhandahållaren av städtjänsten har ensamrätt till användningen av städutrymmena och -skåpen i ifrå gavarande fastigheter och svarar för dessa. Tillhandahållaren förbinder sig att följa stadens säkerhetsföreskrifter vad gäller att röra sig i utrymmena, besittning av nycklar o.s.v. Beställaren och tillhandahållaren av tjänsten försäkrar sig i början av avtalsperioden om att de har sam ma uppfattning om vad bilagans renhetsnivå innebär i det praktiska arbetet. Beställaren och tillhandahållaren tecknar ned den gemensamma uppfattnin gen om hur ytorna o.s.v. skall se ut efter daglig städning och hur de skall se ut efter grundstädning. Ifall denna nivå inte förverkligas, är tillhandahålla ren av tjänsten skyldig att utföra behövliga åtgärder för att avhjälpa situatio nen. Avtalet innehåller en förpliktelse att rapportera åt beställaren om utrymmenas skick och om behovet att reparera små bristfälligheter. För utvärdering av kvaliteten ber vi om att få oss tillsänd en redogörelse för leverantörens kvalitetsled ning, egenkontroll och utvecklande av verksamheten där man preciserar föl jande delområden - ett system för kvalitetsledning eller skriftlig beskrivning av de metoder

6 och de tillvägagångssätt som man har i bruk - system för kundrespons; på vilket sätt och hur ofta samlar man kundrespons, samlas responsen på initiativ av leverantören eller utomstående bedömare, hur bedömer man responsen och hur utnyttjas den för utvecklande av servicen, hur dokumenteras den och hur rapporteras den åt beställaren - personen som svarar för verksamheten (chefen) bör ha tillräc klig för branschen lämplig utbildning (åtminstone städarbetsledare) och er farenhet av chefskap i det praktiska arbetet. - inskolning av alla arbetstagare då de inleder arbetet vid företa get (inklu derar skolning för användning av redskap, tvättmedel o.s.v. samt av olika städmetoder). Vi ber om en redogörelse för inskolningens innehåll och dess omfattning. Leverantören företer intyg som visar att förpliktelserna i enlighet med lagen om beställarens ansvar fylls. Lämnande av anbud: Bindande anbud skall lämnas i ett slutet kuvert med markeringen "Anbud för kost- och städservice" under adress Lovisa stadsstyrelse, PB 77, Lovisa senast xx.xx.2010 kl Anbud som anlänt efter angiven tidpunkt beaktas inte. Tilläggsuppgifter fås av kostservicechefen och städchefen. Bilaga nr 13. Föredragande: ekonomidirektör Ralf Sjödahl Förslag: Beslut: Stadsstyrelsen antecknar ärendet till kännedom och behandlar frågan efter att ha hört samarbetskommittéen. Enligt förslaget. --- STST 172 Beredning: ekonomidirektör Ralf Sjödahl Inom utsatt tid förelåg tre anbud; Blue Service Partners, ISS samt Sodexo. Protokoll över offerternas öppnande, offertanbuden samt poängsättningen i bilaga. Bilaga nr 63.

7 Föredragning: stadsdirektör Olavi Kaleva Förslag: Beslut: På basen av givna offertanbud tecknar Lovisa stad avtal med ISS. Enligt förslag. ---