Anbudsförfrågan. Bilpoolstjänst, Göteborgs Stad

Transkript

1 Anbudsförfrågan Bilpoolstjänst, Göteborgs Stad 1

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 INLEDNING ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER Inlämnande av anbud Språk och upplägg Ersättningsform Ansvarig Sekretess Tolkning av ställda krav Prövning av anbud Checklista för anbudsinnehåll UPPDRAGSBESKRIVNING Bilpoolens upplägg Bilpoolssystemet Fordon Utrustning och förbrukningsmaterial Privat användning BESKRIVNING AV LEVERANTÖREN Organisation Personal Erfarenhet och kompetens Kvalitetssystem Miljösystem KOMMERSIELLA OCH JURIDISKA VILLKOR Godkännande av underleverantör Kontroll/Revision Volymförändringar Giltighetstid Förtida uppsägning Tvist Betalning Reglering av pris (både fast och rörlig del) Övrigt ANBUDSUTVÄRDERING Pris Bilpoolssystem Erfarenhet Fordon Verksamhet OPTION

3 BILAGOR 1. Definition av miljöfordon i Göteborg 2. Fördelningsöverenskommelse 3. Beslut i Trafiknämnden (innehåller bilpoolsdefinition) 4. Kvalitetsenkät Ledningssystem 5. Trafikkontorets miljökrav på leverantör 3

4 1 INLEDNING Göteborgs Stad, Trafikkontoret, nedan kallat TK, inbjuder Er att avge anbud på Bilpoolstjänst. Den efterfrågade tjänsten innefattar ett komplett bilpoolskoncept för kommunens förvaltningar och bolag i och omkring kvarteret Traktören i Göteborg under perioden april år 2004 till april år 2007, med möjlighet att förlänga 1+1 år. I anbudsförfrågan används ett antal begrepp som definieras nedan. Anbudsgivare: lämnar anbud på bilpoolstjänsten Leverantör: tillhandahåller bilpoolstjänsten Användare: individ som nyttjar bilpoolstjänsten Bilpoolssystem: samtliga fordon, servrar, terminaler, servicepersonal mm som tillsammans utgör den totala bilpoolstjänsten Bilpoolstjänst: det system som gör det möjligt för användare att boka, genomföra och administrera bilresor ABK 96: Allmänna Bestämmelser för Konsultuppdrag inom arkitekt- och ingenjörsverksamhet av år 1996 Upphandling sker som öppen upphandling enligt 5 kap. lagen om offentlig upphandling. 4

5 2 ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER 2.1 Inlämnande av anbud Anbudet skall vara skriftligt och inlämnas till TK i två identiska uppsättningar, där varje uppsättning skall innehålla ett pappersoriginal samt en elektronisk kopia om möjligt (cd eller motsvarande sparat i word-, pdf eller motsvarande format) med svar på begärda uppgifter. Anbudet skall vara beställaren tillhanda senast den 15 december år 2003 (anbudsdagen). Vid inlämnandet skall varje uppsättning av anbudet placeras i dubbla, slutna kuvert där både det yttre och det inre kuvertet skall vara anonyma och märkta ANBUD BILPOOLSTJÄNST Anbudet inlämnas till Trafikkontoret Göteborgs Stad Birgitta Jansson Box Göteborg Besöksadress: Köpmansgatan 20, plan 6 Anbudet skall vara bindande 90 dagar efter anbudsdag. Anbudsgivaren är inom denna tid bunden av anbudet även efter det att TK, enligt lagen om offentlig upphandling, lämnat upplysning om tilldelningsbeslut till dess ett giltigt upphandlingskontrakt träffas. Samtliga vid anbudstidens utgång inlämnade anbud kommer att öppnas vid protokollfört möte. Klargöranden eller kompletterande uppgifter som rör anbudsförfrågan skall i första hand göras per e-post och i andra hand skriftligen, senast den 5 december år Frågor insändes till E-post: hans.ambren@trafikkontoret.goteborg.se Skriftligen: Trafikkontoret Göteborgs Stad Hans Ambrén Box Göteborg Frågor och svar skickas till samtliga anbudsgivare via e-post. Informationen kan, efter skriftlig begäran, översändas i utskriven form med ordinarie postgång. 5

6 2.2 Språk och upplägg Anbudet, liksom de frågor som ställs under anbudstiden enligt ovan, skall vara på författade på svenska. Anbud och frågor som inte är på svenska kommer inte att behandlas. För att underlätta anbudsutvärderingen bör anbudet vara uppställt i enlighet med anbudsförfrågan rubriker under kapitel UPPDRAGSBESKRIVNING. Alternativa anbud accepteras inte. Observera att anbud som inte uppfyller i anbudsförfrågan ställda krav eller inte innehåller de uppgifter som efterfrågas kan komma att förkastas. 2.3 Ersättningsform Begärd ersättning skall anges i svenska kronor (SEK) exklusive moms. Priset skall anges med en fast månadskostnad samt en rörlig månadskostnad kopplad till utnyttjandegraden, t ex per km. Priset indexregleras vid varje årsskifte enligt Reglering av pris under kapitel KOMMERSIELLA OCH JURIDISKA VILLKOR. 2.4 Ansvarig Anbudet skall vara undertecknat av behörig firmatecknare. 2.5 Sekretess Under upphandlingen råder upphandlingssekretess. När upphandlingen är avslutad är inlämnade anbud samt utvärdering och upphandlingsrapport från upphandlande enhet allmän handling. Om anbudsgivaren önskar att någon del av anbudet ska sekretessbeläggas även efter upphandlingstiden ska anbudsgivaren ange vilka delar av anbudet det avser samt vilka skäl som åberopas. Den hantering av anbud och upphandlingsdokument som kommer att ske efter upphandlingstidens slut regleras genom offentlighetsprincipen. 2.6 Tolkning av ställda krav De krav som ställs i denna anbudsförfrågan har två olika nivåer, skall och bör. Samtliga skallkrav skall vara uppfyllda i anbudet. Skallkrav är en miniminivå. Börkrav kommenteras med den lösning som anbudsgivaren erbjuder. Samtliga börkrav utvärderas utifrån kriterier angivna i kapitel ANBUDSUTVÄRDERING. 6

7 2.7 Prövning av anbud Anbudsprövningen sker i två steg: Kvalificering av anbudsgivare och Utvärdering av anbud Kvalificering av anbudsgivaren För att kunna godtas som Leverantör krävs att anbudsgivaren inte: 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande 3. är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt laga kraftvunnen dom, har gjort sig skyldig till allvarligt fel enligt yrkesutövningen Anbudsgivaren skall vidare: 4. ha fullgjort sina ålägganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i Sverige, 5. ha sådan finansiell och ekonomisk styrka samt den kompetens och kapacitet som krävs för genomförandet av uppdraget samt inneha ansvarsförsäkring alternativt lämna annan motsvarande ekonomisk garanti. Sådan garanti skall motsvara kraven enligt ABK 96, 6. inge årsredovisning och balansräkning eller utdrag ur sådan för de två föregående åren, år 2001 och För Leverantör som skall lämna uppgifter beträffande skatte- och avgiftskontroll i Sverige kan blankett Begäran om upplysningar vid upphandling, RSV 4820 utgåva 8 (bifogas inte), användas. Blanketten sänds av Leverantören till skattemyndigheten och kronofogdemyndigheten som svarar på om Leverantören: är registrerad i aktiebolags-, handelsbolags- eller föreningsregistret är registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdeskatt, innehållen preliminär A-skatt och arbetsgivaravgifter är fri från skulder för svenska skatter och socialförsäkringsavgifter har F-skattebevis Ovan angivna intyg får inte vara äldre än två månader Utvärdering Utvärdering kommer att ske enligt kapitel ANBUDSUTVÄRDERING nedan Antagande av anbud Besked om beslut angående antagande av anbud beräknas preliminärt vara klart under vecka 4 år Efter avslutad upphandling kommer samtliga anbudsgivare att underrättas skriftligen om TK s val av Leverantör. 7

8 2.8 Checklista för anbudsinnehåll Följande uppgifter skall ingå i varje uppsättning av anbudet (2 orginaluppsättningar skall inlämnas): Papperskopia av anbudet Elektronisk kopia av anbudet. (Gäller ej om anbudsgivaren saknar utrustning att framställa sådan.) Intyg avseende registrering i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register, (uppgifter får inte vara äldre än två månader) Intyg som visar att Leverantören betalat socialförsäkringsavgifter och föreskrivna skatter i det egna landet eller i Sverige, (uppgifter får inte vara äldre än två månader) Blanketten finns att hämta på: Årsredovisning och balansräkning eller utdrag ur sådan för de två föregående åren Kontaktlista med aktuell personals telefonnummer samt i förekommande fall för alla och alltid för kontaktman/samordningsansvarig aktuell e-postadress. Förteckning över relevanta tjänster som anbudsgivaren och eventuella underleverantörer tillhandahållit under de senaste tre åren med tillhörande referenser (namn och telefonnummer) Ifylld Kvalitetsenkät Ledningssystem (se bilaga 4) Övrigt som någonstans i anbudsförfrågan specificeras som nödvändig uppgift 8

9 3 UPPDRAGSBESKRIVNING Bakgrund Kommunfullmäktige uppdrog kommunstyrelsen att tillsätta en projektgrupp med uppgift att bistå utvecklingen av en bilpoolstjänst för Göteborgs förvaltningar och bolag. Förvaltningarna i Traktören fick i uppdrag att skapa en tjänstebilpool och till huvudman för uppdraget utsågs Trafikkontoret. För att understryka kommunens strävan om ökad andel miljöfordon ska poolbilarna vara s.k. miljöbilar. De förvaltningar och bolag som till en början kommer att ingå i poolen är Trafikkontoret, Stadsbyggnadskontoret, Fastighetskontoret, Stadskansliet, Kretsloppskontoret och kommunens försäkringsbolag Göta Lejon. Samtliga aktörer är belägna i och omkring kvarteret Traktören och det är i anslutning till detta område man har för avsikt att placera poolbilarna. Poolens omfattning har arbetats fram utifrån en kartläggning av de tjänsteresor som utförs av de olika förvaltningarna och bolagen. Satsningen på att etablera en bilpool i kvarteret Traktören ingår som ett led i Göteborgs Stads övergripande satsning på att främja användningen av bilpooler i staden. Syftet är att bidra till en minskad trängsel på gatunätet, samt minskade utsläpp av miljö- och hälsofarliga emissioner till luften. Staden har ett mål att det i Göteborg ska finnas användare av bilpoolstjänster inom fem år. För att uppnå detta mål har ett beslut fattats att bistå initiativtagare till nya pooler att få tillgång till lämpliga parkeringsplatser för s.k. basparkering. Mer information om Göteborgs Stads satsning på bilpooler redovisas i bilaga Bilpoolens upplägg Bilpoolstjänsten skall bestå av ett bilpoolssystem och en fordonspark. Bilpoolssystemet skall vara driftsäkert och väl anpassat till användaren. Systemet skall innefatta information, bokning och redovisning av bilpoolens användande och miljöpåverkan, se utförligare beskrivning nedan. I startskedet skall bilpoolen innefatta 30 fordon och beräknas ha ca 300 användare, som tillsammans kör totalt ca km/år idag. 3.2 Bilpoolssystemet Anpassning till användaren Systemet skall vara dimensionerat så att det på sikt möjliggör att minst 1000 användare kan nyttja bilpoolstjänsten. Användare skall kunna boka fordon via webbsida på Internet, som tillhandahålls av Leverantören. Webbsidan skall innehålla all information som krävs för att användare skall kunna boka, genomföra och administrera en bilresa. All information skall vara på svenska. Den information som användaren skall få för att kunna använda fordon i bilpoolen korrekt skall vara: hur bokning sker via webbsida 9

10 var uppställningsplatserna för fordonen är lokaliserade hur bokning görs direkt från fordon vilken procedur som krävs vid tankning av bilen samt påfyllning av vissa förbrukningsprodukter (ingår ej i användarens ansvar), såsom spolarvätska, vatten, motorolja mm. Användaren skall via webbsida kunna få överskådlig information om vilka fordon som är tillgängliga, var dessa fordon finns och under vilka tider de finns att tillgå. Bilpoolssystemet skall anvisa användaren till en annan bil om den som bokats inte återlämnas i tid eller av annan anledning inte finns tillgänglig. Användaren skall kunna boka fordonet från förarplatsen (dock inte under körning). Fordonen bör därför vara utrustade med teknik som möjliggör en ständig kontakt med det övriga bilpoolssystemet, exempelvis via GSM-nätet, radiosändare eller liknande. Om leverantören kan tillhandahålla en möjlighet att boka fordon via mobiltelefon är detta att betrakta som jämställt med bokning från förarplatsen. Bilpoolssystemet bör ha en tydlig layout gentemot användaren. Användaren bör enkelt kunna förstå och använda sig av bilpoolssystemet (boka, ändra, få information mm). Anbudsgivaren skall i anbud ge en utförlig beskrivning av informations- och bokningstjänsten. Anbudsgivaren skall i anbud även illustrera hur tjänsten används med hjälp av utskrifter etc Driftsäkerhet och underhåll Installationer, drift och underhåll av bilpoolssystemet och nödvändig utrustning skall helt och hållet ombesörjas av Leverantören. All teknisk utrustning skall klara de påfrestningar (belastning, slitage, temperaturskillnader m.m.) som uppstår vid normal användning av bilpoolen. Den teknik som används i bilpoolssystemet skall vara beprövad och testad i pilotförsök. Ett bokat fordon skall inte kunna startas av någon annan användare än den som gjort bokningen. Om något av bilpoolens ordinarie fordon inte finns tillgängligt, exempelvis på grund av skada eller regelbunden service skall Leverantören säkerställa att användaren anvisas till ett annat fordon, förutsatt att inte alla fordon är bokade. Bilpoolssystemet skall tekniskt och administrativt utformas så att riskerna för driftstopp minimeras. Leverantören bör redovisa kvalitetsförbättringsrutiner och planer för uppföljning samt eventuella referenser inom detta område. Leverantören bör tidigare ha installerat terminaler och dylik utrustning som avses att användas i alla offererade bilmodeller. Varje användare bör ha någon form av personlig nyckel som kan användas till samtliga fordon i bilpoolen. Den utrustning som krävs för att boka och starta fordonen ska finnas utdelad till varje användare av bilpoolen. 10

11 Leverantören bör ansvara för administration och hantering av personliga nycklar för användare i bilpoolssystemet och se till att nya användare registreras och får information om bilpoolssystemet. Leverantören bör tillhandahålla någon form av support som kan utnyttjas av användaren för att avhjälpa problem som hindrar användaren från att genomföra en bilresa. Anbudsgivaren skall i anbud redogöra för hur ovanstående krav uppnås Redovisning av användning Redovisning av hur fordon används skall tydligt särredovisa varje användares resa, vilket fordon som använts, hur långt det körts samt start och ankomsttid. Redovisningen skall kunna knytas till varje användare som ingår i bilpoolen. Data och statistik över bilpoolens användning skall redovisas för TK regelbundet enligt överenskommelse. Redovisningssystemet bör vara så tydligt att användare inte riskerar att förmånsbeskattas på grund av att anställda och företag ingår i samma bilpool. Redovisningssystemet bör tydligt redovisa kostnaden för användning av enskilda fordon. Utsläpp av koldioxid, kväveoxider och kolväten bör kunna redovisas. Anbudsgivaren skall i anbud redogöra för hur ovanstående krav uppnås Tekniska utvecklingsmöjligheter Bilpoolssystemet bör kunna byggas ut så att det går att göra bokningar från mobiltelefon eller annan mobil terminal. Västtrafik har för avsikt att under år 2004 introducera ett nytt betalningssystem i form av Smarta kort. Leverantören bör redovisa möjligheterna att på sikt integrera bilpoolstjänsten med det betalningssystemet. På så sätt kan användare få tillgång till en mera omfattande transporttjänst som underlättar mobilitet och tillgänglighet. Mer information om Västtrafiks nya betalningssystem finns på under Aktuellt och därefter Nya biljetter och biljettmaskiner. Anbudsgivaren skall i anbud redovisa för hur ovanstående krav uppnås. 3.3 Fordon Fordonsstandard Samtliga bilar i poolen skall uppfylla TK s definition av miljöbilar, se bilaga 1. Samtliga fordonen skall ha en hög standard och vara utrustade med Krockkuddar Klimatanläggning Radio 11

12 Bilarna som ingår i poolen skall inte vara äldre än 3 år. Bränsle och tillhandahållande av tankkort skall ingå. Leverantören skall säkerställa att fordonsskatt är betald för samtliga fordon. Leverantören skall ansvara för att bilarna i poolen regelbundet besiktigas i enlighet med gällande lagstiftning. På utsidan av fordonet skall det tydligt framgå att det är ett miljöfordon och att det är en bilpoolsbil som används av anställda inom Göteborgs Stad. En eventuell Leverantörslogotyp får inte vara större än 30*20 cm. Utmärkning av fordon skall ske i samråd med TK. Bilpoolen skall under det första året bestå av 30 fordon i storlekar enligt definition nedan: Småbil Mellanklass Storbil Tjänstevikt (kg) Storleksfördelningen bör vara följande (avvikelser skall motiveras): 10 bilar ur småbilsklassen 16 bilar ur mellanklassen (varav minst 8 skall vara kombibilar) 3 bilar ur storbilsklassen (varav minst 1 skall vara kombibil) 1 transportfordon/minibuss (större lastutrymme måste finnas) Avvikelsen får inte vara större än 50 % för respektive storlek. Viss andel av fordonen bör även vara specialutrustade enligt nedan: minst 10 % av fordonen skall vara utrustade med dragkrok minst 10 % av fordonen bör vara utrustade med navigeringsutrustning Anbudsgivaren skall i anbud redogöra för hur ovanstående krav uppnås Placering Preliminärt finns parkeringsplatser avsedda för bilpoolen på följande platser i och i närheten av kvarteret Traktören i centrala Göteborg: Traktörens parkering, 6 platser Nordstans parkeringshus, 14 platser Packhuskajens parkering, 10 platser Fördelning av fordonen på de olika platserna enligt ovan skall ske i samråd med TK. TK ansvarar för kostnaderna av parkeringsplatserna. TK ansvarar inte för att kontrollera eller garantera GSM-täckning på uppställningsplatserna. 12

13 3.3.3 Driftsäkerhet och underhåll All nödvändig service, drift och underhåll såsom tvätt, städning, däckbyte (vid slitage och årstid), reparation och besiktning skall ombesörjas av Leverantören. Användaren ansvarar enbart för att tanka fordonet. Handlingsplan för hur service, drift och underhåll kommer att skötas bör redovisas i anbudet. Leverantören skall ansvara för att åtgärda ev problem och skador av fordonen. Reservplan för hur problem och skador av fordonen ska åtgärdas skall redovisas i anbudet Fordonsservice och underhåll Val av produkter och material bör ske med helhetssyn, där drift- och underhållsaspekter beaktas. Kriterier vid val av produkter och material bör vara att miljöbelastningen blir så låg som möjligt under hela livscykeln och att råvarorna om möjligt kommer från förnyelsebara naturresurser som kan brytas ner av naturen. Anbudsgivaren skall i anbud redogöra för hur ovanstående krav uppnås Försäkringsvillkor Leverantören skall säkerställa att alla bilar som ingår i bilpoolen har en giltig försäkring. Kostnaden för försäkring skall inkluderas i totalpriset. Leverantören skall säkerställa att samtliga bilar är försäkrade på ett sådant sätt att självrisken maximalt uppgår till kr per olyckstillfälle. Användaren skall informeras om vilka försäkringsvillkor som gäller vid privat användning. Dessa villkor gäller mellan Leverantören och den enskilde användaren. Anbudsgivaren skall i anbud redogöra för hur ovanstående krav uppnås. 3.4 Utrustning och förbrukningsmaterial All nödvändig utrustning som normalt krävs för uppdragets genomförande skall tillhandahållas av Leverantören Kontorsmaterial För uppdragets genomförande skall Leverantören förfoga över erforderliga datorer och kringutrustning. Utrustningen bör motsvara normal kontorsstandard vid tidpunkten för uppdragets start. Leverantörens datormiljö skall innehålla Windows och Office 2000/XP eller motsvarande tillämpningar som är helt kompatibla med dessa. Kraven på ovan beskrivna datorsystem kan under avtalstiden komma att förändras och Leverantören skall i sådant fall göra motsvarande en normal sådan programuppdatering. Nödvändig uppgradering av hårdvara vid sådan programuppdatering ankommer på Leverantören. 13

14 3.4.2 Fordonsservice och underhåll Se information under motsvarande rubrik under kapitel FORDON ovan. 3.5 Privat användning Bilpoolen skall i första hand användas för tjänsteresor, men det skall även finnas möjlighet för de anställda att använda poolen privat. En undersökning har genomförts för att utreda hur stort intresset är bland anställda i Traktören att hyra bilpoolsbilar för privat användning. Resultatet visade att 200 personer är intresserade av att utnyttja möjligheten. Av dessa vill 15 % utnyttja bilarna varje vecka, 25 % någon gång per månad och 60 % någon gång per år. Vid privat användning för de anställda gäller följande: Leverantören skall erbjuda anställda på arbetsplatser i Traktören att hyra bilpoolens bilar efter arbetstid ( ) samt på helger. Under arbetstid ( ) skall bilpoolens bilar endast användas för tjänsteresor. Under denna tid ska endast anställda vid arbetsplatser på Traktören kunna göra bokningar. Vi bokningen skall det tydligt framgå om det är en tjänsteresa eller en privatresa. Vid privat användning skall marknadsmässig hyra debiteras den enskilde användaren. Lägsta pris skall därvid, efter samråd med skattemyndighet, sättas så att användningen inte kan bli skattepliktig anställningsförmån. Om bilpoolens bilar hyrs för privata ändamål skall faktureringen ske direkt till den enskilda användaren. TK tar inget ansvar för att ersätta Leverantören för obetalda privata fakturor. Privat användning av bilpoolen skall redovisas separat, och inte inkluderas i kommunens redovisningssystem. Användaren skall informeras om vilka försäkringsvillkor som gäller vid privat användning. Dessa villkor gäller mellan Leverantören och den enskilde användaren. Anbudsgivaren skall i anbud redogöra för hur ovanstående krav uppnås. 14

15 4 BESKRIVNING AV LEVERANTÖREN 4.1 Organisation Anbudsgivaren skall kortfattat beskriva organisation för den organisatoriska enhet som ansvarar för uppdraget enligt anbud. 4.2 Personal För Leverantörer med fler än 5 anställda skall en person vara kontaktman/samordningsansvarig mot TK. Vid uppdragets ikraftträdande och kontinuerligt därefter skall Leverantör tillhandahålla uppdaterade kontaktlistor med angivande av aktuell personals telefonnummer samt i förekommande fall för alla och alltid för kontaktman/samordningsansvarig aktuell e-postadress. Ersättare/ny personal med anknytning till uppdraget skall meddelas TK, dessa skall uppfylla ställda krav enligt denna anbudsförfrågan. Leverantören skall redovisa vilka personer som primärt kommer att utföra uppdraget. För varje person skall CV redovisas. 4.3 Erfarenhet och kompetens Anbudsgivaren skall skicka med en förteckning över relevanta tjänster som anbudsgivaren samt eventuella underleverantörer tillhandahållit under de tre senaste åren med tillhörande referenser (namn och telefonnummer). TK kommer att genom likalydande frågeformulär skriftligen infordra uppgifter från uppgivna referenser. 4.4 Kvalitetssystem I anbudet skall Leverantörens kvalitetssystem redovisas. Leverantören skall redovisa sitt kvalitetssystem med angivande av system och aktuell status avseende revision eller motsvarande. Kvalitetsenkät enligt TK s uppställning, se bilaga 4, skall ifylld biläggas anbudsgivarens anbud. TK bör med egna eller opartiska resurser, såväl före ett avtalstecknande som under aktuell avtalstid ges möjlighet att göra revisioner av redovisat system och dess tillämpning. Om kvalitetssystem saknas, kommer kontrakt att tecknas endast under förutsättning att Leverantören i anbudet redovisar en tidplan, som visar när kravet om kvalitetssystem kan vara uppfyllt. 4.5 Miljösystem I anbudet skall Leverantörens miljöpolicy och miljömål redovisas skriftligt och det bör vara formulerat i form av ett miljöledningssystem enligt TK s standard Allmänna krav på miljöledning, se bilaga 5. Vidare skall Leverantör som erhållit avtal årligen, senast den 1 mars rapportera på hur miljöarbetet fortskrider. 15

16 Om miljösystem saknas, kommer kontrakt att tecknas endast under förutsättning att Leverantören i anbudet redovisar en tidplan, som visar när kravet om miljösystem kan vara uppfyllt. 16

17 5 KOMMERSIELLA OCH JURIDISKA VILLKOR 5.1 Godkännande av underleverantör Anbudsgivaren skall i anbudet redovisa eventuell underleverantör som levererar i anbudet betydande varor eller tjänster. Med betydande avses varor motsvarande mer än 10 % av detta anbuds värde per år. Anbudsgivaren ansvarar för att underleverantör i alla delar lever upp till av TK ställda och i samband med detta uppdrag avtalade krav. Anbudsgivaren skall i anbud redogöra för hur ovanstående krav skall uppnås. 5.2 Kontroll/Revision TK äger rätt att kontrollera och följa upp bilpoolsverksamheten. För detta ändamål skall TK få tillgång till sådana uppgifter om verksamheten som TK anser vara erforderliga. TK kommer regelmässigt och slumpvis att i egen regi eller genom annan utsedd part genomföra uppföljning och revision av bilpoolsverksamheten. Leverantören förbinder sig att aktivt medverka vid och underlätta sådant arbete genom att bereda tillträde och insyn i sådan utsträckning som erfordras. 5.3 Volymförändringar Beställaren har rätt att årligen öka alternativt minska bilpoolens storlek med maximalt 10 bilar. Ytterligare ökningar kan genomföras enligt överenskommelse med Leverantören. Utökning av bilpoolstjänsten kan bli aktuell på annan plats, dock inte utanför Göteborgsområdet. I anbudet skall anbudsgivaren specificera hur totalpriset påverkas av en volymändring. Volymförändring av administrativt arbete kan bli aktuellt som en följd av ovanstående förändringar. 5.4 Giltighetstid Bilpoolstjänsten skall tillhandahållas under perioden april år 2004 till april år 2007 med rätt till förlängning av ingånget avtal 1+1 år. En eventuell förlängning skall meddelas Leverantören sex (6) månader före avtalets utgång. Vid förlängning gäller samma förutsättningar som under ordinarie avtalsperiod och pris regleras enligt Reglering av pris under kapitel KOMMERSIELLA OCH JURIDISKA VILLKOR. 5.5 Förtida uppsägning Ändring av tecknat avtal skall ske skriftligt samt undertecknas av båda parter. Endera parten äger rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan om den andra parten: - kommer på obestånd, ställer in sina betalningar, inleder ackordsförfarande eller försätts i konkurs. - upprepade gånger trots skriftliga påpekanden bryter mot reglering i tecknat avtal. - bryter mot reglering om underentreprenör. 17

18 - utan skriftligt godkännande överlåter tecknat avtal, eller rättighet eller förpliktelse enligt avtalet, till annan part. - förändrar ägarförhållande som medför att åtagande enligt detta avtal äventyras. - inte verkställt rättelse av fel inom 20 dagar från det skriftligt påpekande kommit den felande parten till del. Uppsägning skall ske skriftligen. 5.6 Tvist Tvist avgörs av Göteborgs tingsrätt, enligt svensk rätt, om inte parterna enas om skiljeförfarande. 5.7 Betalning Fakturering skall ske i form av en fast och en rörlig del direkt från de förvaltningar och kommunala bolag som nyttjar poolen utifrån en framtagen fördelningsöverenskommelse, se bilaga 2. Vissa ändringar kan ske i fördelningsöverenskommelsen under avtalstiden. Fakturering skall ske månadsvis i efterskott med betalningsvillkor senast 30 dagar efter mottagen faktura. Faktureringsavgift eller liknande skall inte utgå. Dröjsmålsränta utgår enligt räntelagens bestämmelser. Leverantören får inte överlåta fordran som uppkommit enligt detta avtal till annan utan TK s skriftliga medgivande. 5.8 Reglering av pris (både fast och rörlig del) Priset skall anges i SEK exklusive moms och vara fast till och med den 31 december år Därefter indexregleras ersättningen vid varje årsskifte under resterande avtalstid enligt följande modell: 50 % av priset räknas upp med 80 % av förändringen av statistiska centralbyrån (SCB) framtaget arbetskostnadsindex för arbetare inom privat sektor. 50 % av priset räknas upp med 50 % av förändringen i konsumentprisindex (KPI). Som basmånad gäller oktober år 2003 och förändringen räknas från oktober till och med september nästföljande år. Leverantören räknar om ersättningen med hänsyn till index och meddelar TK detta skriftligt senast en månad innan den nya ersättningen börjar gälla. 5.9 Övrigt Vid frågor från massmedia i övergripande frågor eller av policykaraktär skall Leverantören hänvisa till TK eller till den part TK speciellt meddelat Leverantören för sådan handläggning. Nya eller ändrade system för informationsutbyte eller rapportering till TK skall godkännas av TK. 18

19 Leverantörens tjänsteresor skall göras med färdmedel som lägst motsvarar de krav som TK anger i sin interna respolicy, se under Miljö. 19

20 6 ANBUDSUTVÄRDERING Kriterie Avser Möjliga poäng Viktning 6.1 Pris Bilpoolssystem Erfarenhet Fordon Verksamhet Det anbud som är mest fördelaktigt med hänsyn till ovan angivna utvärderingskriterier kommer att antas. Anbudsgivare kommer för varje kriterium att ges poäng enligt beskrivning under respektive rubrik nedan. Efter att poäng tilldelats anbudsgivarna för de olika kriterierna viktas dessa poäng enligt tabellen ovan och summeras därefter ihop till en total poängsumma för respektive anbudsgivare. Om det slutgiltiga avgörandet står mellan flera anbud med samma poängtal avgörs valet av Leverantör genom jämförelse kriterie för kriterie i den ordning som angivits i ovanstående tabell varvid den anbudsgivare som lämnat fördelaktigast anbud enligt kriteriet 1 väljs före övriga anbudsgivare, osv. 6.1 Pris Vid utvärderingen av anbudsgivarens pris utgår man från totalt pris per år. Den rörliga kostnaden räknas om utifrån nedanstående parametrar: Totalt antal bilar: 30 st Antal användare: 300 st Uppskattad körsträcka: km/år (fördelat på ca körtillfällen) Uppskattad körtid: tim/år Antal bokningar: bokningar/år Ovanstående uppgifter är en uppskattning av dagens resande. TK ansvarar inte för att dessa uppgifter överensstämmer med den verkliga efterfrågan vid ett bilpoolsinförande. Beräkning av uppnådda poäng görs genom att den anbudsgivare som avgivit lägst pris ges 100 % av möjliga poäng, se tabell ovan. Övriga anbudsgivare tilldelas lägre poäng i förhållande till det lägsta priset, där förhållandet beräknas genom att lägsta pris divideras med jämförande pris. Har en anbudsgivare ett pris som är 10 % över det lägsta får denne anbudsgivare alltså 91 % (100/110) av möjliga poäng. Har en annan anbudsgivare ett pris som överstiger det lägsta med 20 % får denne anbudsgivare 83 % (100/120) av möjliga poäng osv. (se exempel nedan). EXEMPEL Pris Jämförelse Poäng 100 kr 100/100 = 1, kr 100/110 = 0, kr 100/120 = 0,

21 Om tjänster, rekommenderade av TK, utelämnats i anbud kommer anbudet belastas med en av TK uppskattad kostnad för motsvarande tjänst. Detta görs för att kunna jämställa anbud där uppgifter utelämnats. 6.2 Bilpoolssystem De kriterier som kommer att utvärderas är följande: Anpassning till användaren (3 p) Teknik som används för att kunna boka fordonet från förarplatsen Layoutmässig tydlighet Enkelhet att använda systemet (boka, ändra, få information mm) Driftsäkerhet och underhåll (3 p) Förbättringsrutiner och uppföljningsplaner vid driftstörningar Leverantörens erfarenheter från tidigare installationer av terminaler och dylik utrustning Teknikens funktion vid tidigare försök och tester Utformning av personlig nyckel som kan användas till samtliga fordon i bilpoolen Administration och hantering av personliga nycklar Support och information till användaren för att minimera driftstörningar Redovisning av användning (3 p) Tydlighet vid redovisning av användning Redovisning av kostnaden för användning av enskilda fordon Redovisning av utsläppsnivåer Tekniska utvecklingsmöjligheter (1 p) Möjlighet att anpassa systemet för bokning via mobiltelefon Möjlighet att använda personlig nyckel som betalningsmedel på kollektivtrafiken 6.3 Erfarenhet Erfarenhet bedöms utifrån granskning av relevanta tjänster som anbudsgivaren samt eventuella underleverantörer tillhandahållit under de tre senaste åren enlig till anbudet bifogade referenser. TK kommer att genom likalydande frågeformulär skriftligen infordra uppgifter från uppgivna referenser. TK kan på samma sätt komma att inhämta uppgifter från annan känd kund till Leverantören. 21

22 6.4 Fordon Fordonsstandard (3 p) Fordonens storleksfördelning Val av drivmedel Fordonens specialutrustning Driftsäkerhet och underhåll (6 p) Handlingsplan för drift och underhåll av fordonen Reservplan vid problem och skador av fordonen Fordonsmaterial (1 p) Val av produkter och material med avseende på drift- och underhållsaspekter Val av produkter och material med avseende på miljöbelastning 6.5 Verksamhet Kvalitetsenkäten (10 p) Anbudsgivarens verksamhet utvärderas utifrån utvärderingspoäng som anbudsgivare uppnått i Kvalitetsenkäten, se bilaga 4. Beräkning av uppnådda poäng görs på så sätt att den anbudsgivare som uppnått högst utvärderingspoäng enligt enkäten ges 100 % av möjliga poäng, se tabell ovan. Övriga anbudsgivare tilldelas lägre poäng i förhållande till uppnådda utvärderingspoäng. Har en anbudsgivare uppnått utvärderingspoäng som är 90 % av den bästa anbudsgivarens utvärderingspoäng får denne anbudsgivare 90 % av möjliga poäng. Har en annan anbudsgivare en utvärderingspoäng som är 80 % av den bäste anbudsgivarens utvärderingspoäng får denne anbudsgivare 80 % av möjliga poäng osv. 22

23 7 OPTION TK bedömer att det kan finnas ett intresse från boende i området kring Traktören att använda bilpoolens fordon, eftersom tillgången till parkeringsplatser i området är begränsad. TK ser positivt på att bilpoolens bilar även kan utnyttjas för privata ändamål, eftersom det bidrar till att minska trängsel och miljöpåverkan. En ökad beläggningsgrad skapar också förutsättningar för att producera bilpoolstjänsten till en lägre kostnad. Med utgångspunkt från resonemanget ovan kan Leverantören erbjuda en bilpoolstjänst som också kan användas av privatpersoner som inte är anställda på berörda förvaltningar. Vid privat användning enligt ovan gäller samma krav som vid privat användning för de anställda enligt Privat användning under kapitel UPPDRAGSBESKRIVNING. TK har rätt att utnyttja optionen under den period då ordinarie avtal samt eventuell förlängning av avtal gäller. Anbudsgivaren skall i anbudet redogöra för intresset av att erbjuda en bilpoolstjänst för privatpersoner enligt ovan. 23