Dagordning FuM 8. Slutgiltig föredragningslista KALLELSE TILL FULLMÄKTIGESAMMANTRÄDE 8

Transkript

1 L:\FuM\Föredragningslistor\1213\FuM8\1213 FuM8 Föredragningslista.docx KALLELSE TILL FULLMÄKTIGESAMMANTRÄDE Talmannapresidiet Dagordning FuM 8 Till Chalmers Studentkårs åttonde fullmäktigemöte verksamhetsåret 12/13 Plats: Pascal, Lindholmen Science Park Tid: Onsdagen den 15 maj kl Slutgiltig föredragningslista 1. Preliminärer a. Sammanträdets öppnande b. Justering av röstlängd c. Val av två justeringspersoner tillika rösträknare d. Sammanträdets behöriga utlysande e. Godkännande av föredragningslista f. Adjungeringar g. Föregående mötes protokoll h. Uppföljning av beslut 2. Meddelanden 3. Avsägelser 4. Rapporter a. Rapport från ABChSFG b. Rapport från Presidieenheten c. Rapport från Utbildningsenheten d. Rapport från Sociala enheten e. Rapport från Arbetsmarknadsenheten f. Slutrapport: Verksamhetsplanen g. Slutrapport: Kommunikationsplanen h. Slutrapport: CHARM i. Rapport: Utbildningsbevakningsveckorna j. Rapport angående Tidsplan för fullgoda alternativ till Den lilla gröna k. Rapport angående BEST-kommittén l. Rapport angående medlemskap i GFS m. Rapport angående Uppföljning av sektionsfinansiering n. Rapport angeånde utredningen Chalmers Studentkårs IT-organisation 1 av 2

2 L:\FuM\Föredragningslistor\1213\FuM8\1213 FuM8 Föredragningslista.docx KALLELSE TILL FULLMÄKTIGESAMMANTRÄDE Talmannapresidiet o. Rapport angående utvärderingen av årets arbete inom SFS p. Rapport angående åtgärdsplan för ny Lillbastu q. Rapport angående Fullmäktigevalet 5. Enkla frågor 6. Interpellationer a. Interpellation 7: Ostindiefararen 7. Fastställande av beslut 8. Fastsällande av valresultat 9. Val a. Val av Stiftelsestyrelseledamot b. Val av lekmannarevisorer c. Val av Arbetsmarknadsenhetens ordförande tillika ledamot i Kårstyrelsen d. Val av Arbetsmarknadsenheten vice ordförande tillika ordförande i Charmkommittén 10. Propositioner a. Proposition 27:Införande av kårförening Chalmers Studentkår CHIVE i reglemente b. Proposition 28: Modulen c. Proposition 29: Plan medlemskap i GFS d. Proposition 30: Ökad likviditet till FestU 13/14 e. Proposition 31: Medlemskap TECO f. Proposition 32: Förelängd arvodering för ledamot i Arbetsmarknadsenheten g. Proposition 33: Preliminär Verksamhetsplan 13/14, samt arbetsbeskrivningar h. Proposition 34: Preliminär budget för verksamhetsåret 13/14 i. Proposition 35: Preliminär kommunikationsplan 13/14 j. Proposition 36: Utvärderingsgrupp kårledningen 11. Motioner a. Motion 7: Delegera inval till Kårstyrelsen b. Motion 8: Definitionsdokument c. Motion 9: En inkluderande kommunikation d. Motion 10: Strategiskt likabehandlingsarbete e. Motion 11: Arbetsordning för valberedningen 12. Mötets avslutande 2 av 2

3 Peter Alehammar, Vd VD-rapport till FuM 7 AB Chalmers Studentkårs Företagsgrupp (ABChSFG) Företagsledningen har ur ett koncernperspektiv börjat titta på hur vi kan starta ett servicebutikskoncept. Detta gör att vi behöver lösgöra resurser för att utveckla flera gemensam koncernprojekt där servicebutikskonceptet är ett projekt, hotellet i Kårbo är ett annat, eventuell ny restaurang i JSP ett tredje. Vi har dessutom nytt kafé på Fysik och Biblioteket i pipelinen. Firandet av vårt 15 års jubileum går framåt. Presenten är beställd och inbjudan har gått ut. I Cremona håller vi på med att rekrytera ny Butikschef/Vd eftersom nuvarande Vd av särskilda skäl inte kan vara kvar på sin tjänst. Chalmers Studentkårs Restaurang Aktiebolag (ChSRAB) (Jesper Lundberg) Sammanfattning Införsäljningen går trögare än förväntat, organisationen står redo att möta tillströmningen av gäster. Rådande bokningsförfarande har medfört att vi parerar kostnader med tillfälliga förflyttningar av resurser till systeranläggningen. Vi har noterat en markant minskning av bokningar från Chalmers vilket är oroväckande. Januari månad blev sämre än budget. Förskjutning av terminsstarten mot föregående år påverkade januari mer än förväntat. Avtal med Kungsbacka kommun är tecknat och upphandling för Göteborgs stad pågår. Ekonomi Januaris resultat blev 110 kkr sämre en budget. Orsak- lägre försäljning i vissa enheter, direktbokförda kostnader som budgeterats över året och ej budgeterad lönekostnad för tidigare produktionschef. Efter ytterligare en vändning i Panaxiakonkursen så ser det ut som det utbetalas 23% av vår fordran inom kort. Verksamheten Postadress Org. Nummer Telefon AB Chalmers Studentkårs Företagsgrupp Peter Alehammar, vd E-post Fax Teknologgården 2 vd@foretagsgruppen.com Göteborg Sida 1

4 Peter Alehammar, Vd Vi ser en mer effektiv organisation och ett svagare bokningsläge för året. Baserat på detta så gör vi förflyttningar av resurser mellan anläggningarna och justerar grundbemanningen från juni månad. Stämningen är bra inom personalgruppen och organisationsförändringarna har gett en nytändning för företaget. Konferens/Arrangemang- En hyfsad januari följdes upp av en riktigt dålig konferensmånad under februari. Bokningsläget är fortfarande lägre en förväntat men vi hoppas att försäljningsåtgärderna ger resultat. Vår hittills största bankett i Kårrestaurangen har genomförts. CHARM s bankett hade i år 640 gäster. Kårrestaurangen- Antalet lunch har ökat med 15% men vi når inte budget på 800 lunch per dag. För närvarande ligger vi på lunch per dag och tendensen är ökande. Hyllan- januari månads utfall var klart lägre än budget och mot föregående år, februari ligger i nivå med budget. J.A. Pripps Pub & Café - Försäljningen nådde inte upp till budget, huvudorsaken var tappad försäljning i samband med Filmfestivalen som endast nyttjade en biosalong detta år. Det nylagda golvet har gått isär och fastighetsägaren tillsammans med entreprenören utreder om orsak. Vi behöver stänga enheten under en vecka när reparationen skall utföras. Övriga enheter- Kokboken överträffar budget, för BC och Byssjan är försäljningen något lägre i januari. Tillsammans med Chalmers Fastigheter och övriga intressenter så har vi kommit längre i projekten med nytt Café på Fysik samt ny placering av Bibliotekscaféet. Vi kommer att presentera våra behov av yta och funktioner till Chalmers Fastigheter under mars månad. Grundförutsättningen är att nytt Bibliotekscafé inte skall medföra någon ökad hyreskostnad. För Fysikcaféet pågår diskussioner om att institutionen skall belastas med hyreskostnaden. För projektet med Johanneberg Science Park inväntar vi återkoppling från Chalmers Fastigheter. Marknad och försäljning Vi är två av flertalet anläggningar som vann upphandlingen med Kungsbacka kommun och avtal signeras i dagarna. Upphandling med Göteborgsstad pågår och anbud lämnas in denna vecka. Många inom Göteborgsstad och GR utbildning vill gärna boka på våra två anläggningar men får inte. Ett avtal med Göteborgsstad skulle ge oss många nya kontaktlistor att bearbeta. Arbetet med att följa upp nya kontakter från Konfexmässan pågår och fokus ligger framför allt på att presentera Chalmers Conference Centre. Postadress Org. Nummer Telefon AB Chalmers Studentkårs Företagsgrupp Peter Alehammar, vd E-post Fax Teknologgården 2 vd@foretagsgruppen.com Göteborg Sida 2

5 Peter Alehammar, Vd Hemsidan är nu under uppgradering och syftet är att få högre träffaktor på sökmotorerna och ge ett ännu professionellare intryck. Pågående projekt Fysikcafé Nytt Bibliotekscafé Säkerställa support och arbete med den koncerngemensamma IT-funktionen. Kokboken, framtiden ihop med Cremona Organisation 2013 kvalitetssäkring och verkställande Kontanthantering, minska andelen kontanter som betalningsmedel Byssjan, Få liv i den delen av Kårhuset utanför lunchtid Samproduktion, Lindholmen/Johanneberg Uppgradering av hemsidans funktioner och sökmotorer Chalmers Studentkårs Restaurang Lindholmen Aktiebolag (ChSRAB-L) (Marcus Danielsson/Jesper Lundberg) Sammanfattning: Årets två första månader har verkligen varit över förväntan både beläggning- & försäljningsmässigt. De inkommande förfrågningarna fortskrider och avsluten i affärerna blir allt fler. Mest markant är att vi åter igen vann en upphandling om en lastbilslansering för Volvo Trucks. Affären i stort är värd ca fem miljoner och lämnar ett bra täckningsbidrag vilket också speglar prognosen för året. Arbetsbelastningen är högre än väntat och vi ser över personalresurserna utefter behov med primärt fokus att tillfälligt förflytta personalresurser från systeranläggningen. Försäljningen går i rasande takt och samarbetet med hotellet fortskrider. Avtal med Kungsbacka kommun är tecknat och upphandling av Göteborgs stad pågår. Vi får positiv återkoppling från våra gäster och personalen mår bra. Ekonomi Rörelseresultatet januari blev 460 kkr. bättre än prognos. Detta på grund av att omsättningen har ökat på samtliga avdelningar. Omsättningen ökade med 730 kkr. Trotts ökad gästtillströmning kunde vi bibehålla personalkostnaden där vi återigen ser utväxlingen vid omsättningsökningar. Det prognostiserade resultatet för 2013 har ökat med kkr. till kkr. Detta på grund av vinst av upphandling av Volvoevent samt att januari månad blev bättre än prognos. Verksamheten L s Kitchen Snittet för januari och februari hamnade på 549 gäster i snitt per lunch vilket är en ökning med 20 % motsvarande period föregående år. Vi avvaktar fortfarande Postadress Org. Nummer Telefon AB Chalmers Studentkårs Företagsgrupp Peter Alehammar, vd E-post Fax Teknologgården 2 vd@foretagsgruppen.com Göteborg Sida 3

6 Peter Alehammar, Vd beslut från älvstranden på när avdelarna till matsalen kommer. Vi ser även över variationerna på sallad, bröd och maträtter. L s Resto Frågeställningen kring sittningstider i början på året har i princip helt avstannat. Snittet för januari och februari hamnade på 79 gäster i snitt per lunch vilket är en ökning med 25 % motsvarande period föregående år. Drop in gästerna är fler till antalet än vid föregående koncept samt att våra konferensgäster är nöjda med produkten. Prioriterat just nu är att bibehålla service och kvalitet även vid ökad beläggning. Här avvaktar vi beslut från älvstranden när dörren till köket och tavlor kommer att anlända. Café C Följer prognos och vi märker att många av våra gäster är återkommande. Vi ser en bra ökning i snittnotan vilket vi härleder till den utökade lunchförsäljningen. Vi väntar på de möbler som skall vara beställda och kommer placera dessa utmed fönstren i utställningsytan. Vi ser ett stort behov av detta då antalet sittplatser är minimalt under högbeläggningstimmar. Chalmersska huset Januari och februaris omsättning blev klart sämre än föregående år och budget. Inkommande förfrågningar är markant färre och vi ser nu över bemanningen för kommande månader. Många frågor kvarstår efter Chalmers organisationsförändring. Vi avvaktar fortfarande besked på flertalet drift- och ansvarsfrågor Visitor centre och Kuggen - Just nu sker arbete kring att stärka upp receptionen för att nå en högre servicenivå. Vi välkomnar Elinore Launing, som är återanställd och arbetar i LSP reception! Fler kringtjänster önskas av våra hyresgäster, diskussion pågår kring vad vi ska erbjuda och till vilken kostnad. LCC Beläggningen ökar stadigt jämfört föregående år och vår organisation jobbar hårt för att möta behovet på de förfrågningar som kommer in. Många nya kunder har konfererats hos oss under januari och februari vilket är ett tecken på att den gemensamma införsäljningen med hotellet har lyckats. Vi märker även att komplexiteten på event har ökat vilket kräver mer av oss som arrangör. Volvo är fortfarande en frekvent och viktig kund för oss men vi ser även vikten av nytillskott. Vårt nuvarande välkomnande av våra gäster är inte tillfredställande då man inte känner att man går in i konferensavdelningen om man inte först går till Visitor Centre där beläggningen ökar. Våra gäster efterfrågar vår service och känner att de inte kan få hjälp med uppkomna problem och frågor. Detta skulle elimineras av en mottagningsdisk/reception i konferensen där man kan få hjälp med frågor och registrering. Detta skulle även öka närvaro- & servicegraden. Denna plats skall då utrustas med en arbetsplats för att öka bemanningsgraden även när ingen närvaro krävs. Postadress Org. Nummer Telefon AB Chalmers Studentkårs Företagsgrupp Peter Alehammar, vd E-post Fax Teknologgården 2 vd@foretagsgruppen.com Göteborg Sida 4

7 Peter Alehammar, Vd Inventering av strömförsörjning för större event är genomförd. Utfallet visar att vi behöver förstärka inkommande flödet av ström på sina ställen då vi vid två tillfällen har utlöst huvudsäkringen vilket vi inte kan återställa. Detta innebar ett längre strömavbrott under pågående event. Marknad och försäljning Vi är två av flertalet anläggningar som vann upphandlingen med Kungsbacka kommun och avtal signeras i dagarna. Upphandling med Göteborgsstad pågår och anbud lämnas in denna vecka. Många inom Göteborgsstad och GR utbildning vill gärna boka på våra två anläggningar men får inte. Ett avtal med Göteborgsstad skulle ge oss många nya kontaktlistor att bearbeta. Arbetet med att följa upp nya kontakter från Konfexmässan pågår och fokus ligger framför allt på att presentera Chalmers Conference Centre. Delar av AB Volvo har deklarerat att de fått sparkrav på sig och måste boka konferenser i egna lokaler. Dock har vi än så länge inte känt av detta. Hemsidan är nu under uppgradering och syftet är att få högre träffaktor på sökmotorerna och ge ett ännu professionellare intryck. Pågående projekt Säkerställa support och arbete med den koncerngemensamma IT-funktionen. Förtydliga entré till Lindholmen Conference Centre Samproduktion, Lindholmen/Johanneberg Kontanthantering, minska andelen kontanter som betalningsmedel Uppgradering av hemsidans funktioner och sökmotorer Säkerställa utfallet ekonomiskt från olyckan CREMONA Chalmers Bokhandel Aktiebolag (Cremona) (Johanna Magnusson) Sammandrag Litteraturanmälningssystemet i drift Studiebesök från LinTek 16-busskort till anställda Litteraturanmälningssystem Trots ont om tid och diverse IT-problem lyckades ett nytt inrapporteringssystem för kurslitteratur bli klart före LP4. Trots diverse buggar och problem med användarvänligheten valde vi att lansera systemet inför vårens sista läsperiod för att få en chans att testköra och få feedback inför den betydligt mer avgörande LP1. Tidsbristen Postadress Org. Nummer Telefon AB Chalmers Studentkårs Företagsgrupp Peter Alehammar, vd E-post Fax Teknologgården 2 vd@foretagsgruppen.com Göteborg Sida 5

8 Peter Alehammar, Vd gjorde att stort fokus har fått läggas på att jaga in anmälningar, justera information, lägga beställningar och prissätta under de senaste två veckorna. Parallellt med detta har systemet fått testas efter hand som olika skeenden uppstått i verktyget. Systemet är ännu inte komplett genomkört med en full cykel, men känns än så länge som det kommer att vara till stor belåtenhet när alla finjusteringar är gjorda. Samtidigt måste också fördelarna sätta sig hos examinatorerna. Webbshop Försäljningen via Cremona.se har mattats av under februari, men är fortfarande god jämfört med tidigare år. I samband med att den nya Chalmers-hoodien lanserades i februari 2012 och snabbt sålde slut i lager skedde en onormalt hög försäljning av denna produkt via cremona.se. Därför är antalet köp under februari i år betydligt lägre än under Studiebesök från Bokakademin i Linköping Under v 10 fick vi besök från Linköpings motsvarighet till Cremona, Bokakademin. Bokakademin, BokAB, är också studentägt och har i mångt och mycket en liknande historia som vi har. Det finns också skillnader i förutsättningar så som att rättigheterna att sälja profilkläder samt glass och godis ligger på andra instanser. Det var intressant att träffa representanterna från BokAB eftersom att få studentägda boklådor finns kvar idag, men min uppfattning är att vi ligger steget före i många situationer och därför var nog mötet till större nytta för dem än för oss. 16-busskort till Chalmersanställda Glädjande nog tackade Chalmers ja till vårt erbjudande om att ta över försäljningen av 16-busskort till anställda. Under våren kommer därför rutiner och avtal tas fram med högskolan och Västtrafik med ambitionen om att starta försäljningen i samband med höstterminens kort. Ambitionen är att på sikt kunna erbjuda samma tjänst till studenterna med förhoppningen om att även kunna erbjuda övriga typer av Västtrafikkort och laddningar. Kårens dag Den 20 februari gick årets Kårens dag av stapeln. VD var inte på plats men Cremona representerades i den koncerngemensamma montern av både Jessica och Jon. Lagervärdering Under påsklovet görs kvartalsinventeringen av böcker och i samband med detta sker den planerade uppdateringen av kassasystemet som slutligen ska få ordning på vår lagervärdering. Då kassasystemet idag löpande genererar restvärden som blir kvar i systemet kommer en rensning av hela artikelregistret att ske i samband med Postadress Org. Nummer Telefon AB Chalmers Studentkårs Företagsgrupp Peter Alehammar, vd E-post Fax Teknologgården 2 vd@foretagsgruppen.com Göteborg Sida 6

9 Peter Alehammar, Vd uppdateringen. Uppdateringen i kombination med rensningen av artikelsystemet och nya rutiner för inleveranser kommer att skapa förutsättningar för en mer korrekt lagervärdering än tidigare. Stöld i butiken Efter ett samtal från Hallandspolisen upptäcktes en mindre stöld i butiken. Någon eller några har under januari/februari försvunnit ur butiken på Johanneberg med en märkbar mängd usb-minnen, laserpekare och kläder. Händelsen är polisanmäld. CHALMERS TEKNOLOGKONSULTER AB (Carl Törneman) Ekonomi och Organisation Under februari månad så har det arbetats 624 timmar. Det är ca 48 % över budget för månaden, vilket gör att vi beräknat på året sep 12 aug 13 ligger ca 60 % över budget. Det är roligt att se hur den starka starten på året fortsätter under februari. Nu ligger fokus på att hålla en hög omsättning även i mars, som både innehåller tentavecka och påsklov. Lanseringen av vår kandidatarbetstävling CTK Bachelor s Challenge genomfördes under månaden, och sista ansökningsdag är 22 mars. Finalen genomförs den 24 maj. Marknad och Försäljning Under februari såldes det in 4 stycken projekt som tillsammans bidrog med 573 h till orderstocken, vilket gör att vi per 28 februari har en backlog på 589 h samt ca 1300 h potentiellt. Säljdagen som genomfördes med hela företaget i slutet på månaden blev en succé och resulterade i hela 42 nya säljmöten, vilket ger en bra bas för både de nyanställda att komma igång med försäljningen samt leads till sommarprojekt. Det sälj mål på 2000 h som vi satt fram till 31 mars uppnåddes redan i mitten på februari vilket firades gemensamt med alla anställda. Nu skall vi sälja in ytterligare 2000 h innan 31 maj för att ha en bra projektbas till sommaren. Personal Rekryteringen som genomfördes under månaden blev också den mycket lyckad och vi har nu välkomnat 27 st nya konsulter till företaget. Vi är bredare än någonsin, men anställda från nästan alla Chalmers inriktningar, inklusive H-sektionen. BRAINTEK CHALMERS STUDENTKÅR REKRYTERING (Anders Göransson) Postadress Org. Nummer Telefon AB Chalmers Studentkårs Företagsgrupp Peter Alehammar, vd E-post Fax Teknologgården 2 vd@foretagsgruppen.com Göteborg Sida 7

10 Peter Alehammar, Vd Ekonomisk rapport Med resultatet för 2012 sammanställt står det klart att BrainTek nådde de reviderade målen för det året. Detta beror till stor del på en god förmåga att stänga liggande projekt, en förmåga som hållit i sig under början av Januari och februari ser mycket ljusa ut ekonomiskt. I januari ledde omsättning över budget och minimering av kostnader till positivt resultat, budgeterat som negativt, och under februari kommer faktureringen att uppgå till ungefär det dubbla mot budget. Viss osäkerhet finns inför de kommande månaderna då februaris starka resultat delvis beror på en snabbare avverkning av projekt än vad nyförsäljning kunnat fylla på. Sammantaget fakturerades under januari ca 68 KSEK, med en vinst om 7,5 KSEK, och under februari 145 KSEK. Det senare är en toppnotering sedan sommaren Försäljning Trots ovan nämnda oro för de kommande månaderna är det god fart i BrainTeks försäljning för tillfället. Antal samtal per vecka ligger konsekvent högre än under hösten och trots att personalstyrkan till stor del består av nya projektledare är hit-rate för samtal stabil och ökande. En brist på utgående offerter under de fösta två månaderna ser, med det, ut att rådas bot på. Slutligen diskuteras nya grepp på organisationen kring försäljning för att ytterligare öka tempot i försäljningen. Verksamhetsutveckling BrainTeks rekrytering visade på ett stort intresse för företaget och för att jobba här. Resultatet blev ett angenämt problem i att hinna avverka alla intervjuer och välja bland en stor mängd kompetenta kandidater. En lösning på detta har varit att ta in kandidater i omgångar, något som har visat sig fungera väl. Här är det också lämpligt att nämna det stora vikt BrainTeks marknadsförare haft i att skapa ett intresse för oss, våra interna tjänster och våra rekryteringar till kunder. CHALMERS STUDENTKÅR PROMOTION AB (fd Avancez Kårservice) (Damir Radonici) Försäljning Chalmers Studentkår Promotion(ChS Promotion) har blivit tilldelade ansvaret för event som tidigare låg hos arbetsmarknadsenheten. Detta möjliggör att vi aktivt kan sälja event till externa företag. ChS Promotion har även inlett samtal och börjat ta fram underlag för att kunna börja samarbeta med BrainTek. Det har sedan förra styrelsemötet genomförts tre säljmöten med företag varav en har lett till en försäljning, en annan till en offerering. Det finns svårigheter i att uppskatta en försäljningsprognos i dagsläget för ChS Promotion med anledningen att företaget fortfarande är i en uppstartsfas, vilket har lett till att förutsättningarna för Postadress Org. Nummer Telefon AB Chalmers Studentkårs Företagsgrupp Peter Alehammar, vd E-post Fax Teknologgården 2 vd@foretagsgruppen.com Göteborg Sida 8

11 Peter Alehammar, Vd säljverksamheten förändras. ChS Promotion kommer att under februari och mars sålt för kronor där Core-TV står för och event för kronor. Inga Tofsenannonser har blivit sålda men ChS Promotion håller en kontinuerlig dialog med Tofsens redaktion för att tillsammans komma fram till hur ChS Promotion bättre kan sälja in annonserna samt hur Tofsen kan göra tidningen mer attraktiv för företagen att annonsera i. Det ser positivt ut inför kommande upplaga av Tofsen då 5 externa företag har uttryckt ett starkt intresse av att vilja annonsera i tidningen. Verksamhetsutveckling ChS Promotion fortsätter att expandera och en tydligare struktur har tagits fram i företaget. Den operativa ledningen har tagit fram en tydlig mötesstruktur, struktur för beslutsfattande och verktyg för att kommunicera med företag och teknologer. Exempel på verktyg är en hemsida, specifika ChS Promotion mailadresser och marknadsföringsmaterial. Det möjliggjorde exempelvis att vi kunde synas och kommunicera med studenter på CHARM och marknadsföra vår rekryteringskampanj och företagsevent på Chalmers. ChS Promotions affärsplan är redo att presenteras för företagets styrelse. Den operativa ledningen har vidare bestämt att utvärdera handlingsplanen som togs fram i januari och omarbeta den inför nästa läsperiod. Den operativa ledningen har även bestämt deadlines på utvecklingsarbetet av arbetsstandarder i vardera avdelning för att kunna säkerställa att introduktion och utbildning av de nyrekryterade kan utföras med hög kvalitet. Standarden som skapas kommer också bidra till en struktur för informationsutbytet mellan VD och avdelningar, alltså så att VD:n kan ta del av arbetsmetoden för hur aktiviteter i vardera arbetsområde genomförs. Personal ChS Promotion har fått nytillskott i form av en säljare och en säljansvarig. Totala antalet medarbetare i företaget är 6 där VD:n är heltidsanställd och arvoderad. Marknadsförings-,event- och försäljningsansvarig samt säljaren är anställda på idéell basis. ChS Promotions ledningsgrupp antog ett rekryteringsmål i början av terminen. Under första läsperioden upptäckte den operativa ledingen att det var mycket strukturellt arbete som tog ledningens uppmärksamhet vilket ledde till både tid och resursbrist när det kom till genomförande av andra aktiviteter. Den optimistiska rekryteringsplanen blev omarbetad för att bättre kunna genomföras av marknadsföringsavdelningen. Ledningen har därför beslutat att rekryteringen kommer att fortsätta in i läsperiod två för att kompensera den initiala optimismen. EMILS KÅRHUS AB (Joakim Wallin) Kårbo Chalmersfastigheter har aviserat att det finns en risk att bygga bostäder i anslutning till Olgas trappor och signalerar en stor tveksamhet till vår projektidé, något som vi ställer Postadress Org. Nummer Telefon AB Chalmers Studentkårs Företagsgrupp Peter Alehammar, vd E-post Fax Teknologgården 2 vd@foretagsgruppen.com Göteborg Sida 9

12 Peter Alehammar, Vd oss väldigt förvånande till eftersom detta inte kommit upp tidigare. Förklaringen de ger är att ett bostadshus i detta läge begränsar Chalmers möjligheter till framtida utveckling av framförallt forskningsetableringar. Chalmersfastigheters nya VD skall till vårt nästa projektgruppsmöte den 18 mars, ge ett tydligt besked om Kårbo med aktuell placering kan accepteras eller inte. Projekt Kyrkan Konditionsbesiktning av plåtbeslag på yttertaket har utförts av Mårtensson & Håkansson som har använt sig av specialkonsult med plåtslagerikompetens. Man bedömer att plåten kan stå sig i 5-8 år ytterligare men rekommenderar att vi bör byta plåtbeslagen i samband med att vi renoverar yttertaket eftersom det finns en risk för läckage och skador på tegelpannor när väl plåten skall bytas ut. Man rekommenderar också att vi monterar en båge över rökkanalen till den öppna spisen för att minska risken för vatteninträngning. Man noterar också att kopparplåt som legat på taket i så många år blir väldigt skör och lätt kan spricka vid bearbetning och medför då att det ändå kan bli aktuellt med byte i samband med takarbetena och då finns det en risk för fördyrning av projektet. Uppskattat merkostnad om vi beslutar att behålla befintlig plåt bedöms till ca kr. Denna kostnad uppkommer den dag vi beslutar oss för att byta plåtarna och omfattar ställning, etablering m.m. Förfrågningsunderlag på ca 50 sidor är upprättat av vår projektledare, Åke Thunberg. Eftersom underlaget är så pass omfattande beskriver jag istället kort vad vår förfrågan avser. Förfrågan avser rivning och byte av tak, räcken, takpannor, plåtbeslag, lagning av fasadtegel m.m. Vi har möjlighet att avropa delar av arbetena eftersom dessa skall specificeras. Nio entreprenörer kommer att tillfrågas och vår förfrågan går ut under vecka14. Entreprenörerna har till och med vecka 17 på sig att inkomma med anbud. Därefter sker anbudsvärdering. Den 5 maj har vi nästa styrelsemöte då kostnad och förslag på entreprenör kommer att presenteras som ett underlag för beslut om åtgärd. Revidering affärsplan Arbetet med att uppdatera affärsplanen pågår. Ett utkast presenteras på EKABs styrelsemöte den 18 mars. Utkastet bör ses som ett underlag för beslut på styrelsemötet den 6 maj. Planerade underhållsåtgärder i Emils Kårhus På brukarmötet den 5 mars gick vi in genom underhållsbehovet i kårhuset tillsammans med Chalmers Studentkår. EKAB och Studentkåren är eniga om att lastkajsdörrar bör bytas ut på grund och att åtgärden bör prioriteras under Kostnaden för att byta ut Postadress Org. Nummer Telefon AB Chalmers Studentkårs Företagsgrupp Peter Alehammar, vd E-post Fax Teknologgården 2 vd@foretagsgruppen.com Göteborg Sida 10

13 Peter Alehammar, Vd dörrarna bedöms till kr + moms. Övriga åtgärder avseende dörrar utreds vidare innan de tas upp till beslut. I Scaniasalen har vi nu byggt om ventilationen och satt in koldioxidgivare som drar igång ventilationen då CO2-halten når ett gränsvärde. En klar förbättring av inomhusklimatet har skett och åtgärden bedöms samtidigt ge en lägre energiförbrukning. Kostnaden uppgår till kr + moms och finansieras med egna medel. Underhållsplan för EKAB Möte inbokat med Wickenbergs bygganalys som gjorde den ursprungliga underhållsplanen för kårhuset. Wickenberg kommer att kunna leverera en uppdaterad underhållsplan i god tid före EKABs styrelsemöte den 5 maj. Komplettering målavstämning avseende avfallshantering Målformulering: Källsortering av avfall skall effektiviseras. För 2011 och 2012 har mängden blandat avfall varit som nedan: År Avfallsmängd, i 1000 kg , ,5 Källsortering sker med följande återvinningsfraktioner och samma volym hanteras årligen baserad på de antal kärl som tillhandahålls: Fraktion (m3) Hård och mjukplast 19,24 Kontorspapper 34,58 Glas 202,8 Ej brännbart 9,88 Wellpapp 112,58 Elektronik 52 Metallförpackningar 2,47 CHALMERS STUDENTBOSTÄDER (Joakim Walin) Studiekontroll Med anledning av medias senaste artiklar om att Chalmers Studentbostäders sätt att utföra studiekontroller skulle vara olagliga, vill jag ge följande kommentarer: Postadress Org. Nummer Telefon AB Chalmers Studentkårs Företagsgrupp Peter Alehammar, vd E-post Fax Teknologgården 2 vd@foretagsgruppen.com Göteborg Sida 11

14 Peter Alehammar, Vd Sedan förra året gör vi studiekontroller i enlighet med vår nyupprättade uthyrningspolicy som beslutades av styrelsen den 7 maj Efter att detta beslutades, tog vi kontakt med LADOK-enheterna på Chalmers respektive GU. LADOK-enheterna ansvarar för att registrera studieresultat på respektive universitet. Vi förvissade oss då om att detta var lagligt och fick svar från LADOK-enheterna att så var fallet. Vi skickar en lista med våra hyresgästers personnummer till LADOK-enheterna med frågan: har dessa personer uppnått ett studieresultat motsvarande minst 25% av heltidsstudier förra terminen? Vi får då ett Ja eller Nej svar. Därefter tar vi en personlig kontakt med de hyresgäster som inte uppnått studieresultatet och som inte erhållit dispens enligt vår policy. Vi har återigen, efter nyhetsartiklarna, ställt samma fråga till LADOK-enheterna och fått samma svar, dvs de har inget att anmärka mot vår hantering. Branden på Blåelden Den 4 februari 2012 brann kvarteret Blåelden på Dr Wigardhs gata. Den 26 januari 2013 drabbades fastigheten av ett vattenläckage under pågående entreprenad. En klämkoppling brast med påföljd att ca 300 kbm vatten läckte ut från översta planet. Entreprenören särredovisar alla merkostnader på grund av vattenläckan och fakturerar rörläggaren dessa kostnader direkt. Inflyttningstiden påverkas ej av händelsen. Inflyttning sker från den 2 april Slutkostnadsprognosen för byggprojektet är ca 55 miljoner kronor exklusive hyresförluster. Försäkringen ersätter hela vår skada inklusive hyresförluster upp till 18 månader. Åldersavdrag sker med 24% på väggbeklädnad, vitvaror och ventilation. Försäkringen täcker inte eventuella ändrings- och tilläggsarbeten bortsett från merkostnader på grund av nya myndighetskrav upp till kr. Ändrings- och tilläggsarbeten redovisas på särskild bilaga. Påverkan på eget kapital pga branden på Blåelden De händelser som uppkommer i samband med skador på tillgångar och som föranleder ersättning från försäkringsbolag och investeringar skall ses som separata händelser vilket innebär: En skada på en fastighet medför att en nedskrivningsprövning skall göras. Denna förhöjda avskrivning eller utrangering är en skattemässigt avdragsgill kostnad. Försäkringsersättningen skall redovisas som en skattepliktig intäkt Postadress Org. Nummer Telefon AB Chalmers Studentkårs Företagsgrupp Peter Alehammar, vd E-post Fax Teknologgården 2 vd@foretagsgruppen.com Göteborg Sida 12

15 Peter Alehammar, Vd Ovanstående medför att den skattepliktiga intäkten blir större än den skattepliktiga kostnaden eftersom fastigheten stigit i värde under innehavstiden. För vår del innebär det dock inga likviditetseffekter eftersom vi har ett skattemässigt underskott sedan tidigare som överstiger nettoeffekten av Blåelden. Den positiva effekten av dessa regler blir att det egna kapitalet inte längre är negativt och vi behöver framöver inte upprätta den särskilda balansräkningen eller följa det egna kapitalets utveckling i loggboken. Permutation (ändring av stiftelsestadgarna) Kammarrätten har upphävt underinstansernas avgöranden och bifaller vårt överklagande samt återvisar målet till Kammarkollegiet för fortsatt handläggning i enlighet med vad som anförs i domskälen, domen bifogas. Kammarkollegiet har därefter inkommit med en komplettering till sin överklagandeskrift. Som grund för att prövningstillstånd skall meddelas, åberopar Kammarkollegiet att det är av vikt för ledningen av rättstillämpningen att överklagandet prövas. I övrigt vidhåller Kammarkollegiet de grunder och sakomständigheter som anförts vid förvaltningsrätten och kammarrätten. Enligt uppgift från Högsta Förvaltningsdomstolen skall frågan om prövningstillstånd föredras i vecka 9. Därefter kommer Högsta Förvaltningsdomstolen att besluta i frågan om prövningstillstånd skall beviljas, d v s om man skall ta upp målet till prövning eller inte. Enligt föredraganden kan ett beslut sannolikt föreligga under slutet av vecka 10. Veckovis in- och utflyttning Vi startar upp vår administration av veckovis in- och utflytting den 1 april. Vi hoppas att detta kommer att ge en positiv effekt med början i juni. Inomhusklimat Just nu genomför vi en omfattande analys av inomhusklimatet i våra lägenheter. Målsättningen är att få en bättre lägenhetskomfort till en lägre energiförbrukning. Arbetet omfattar till en början, Emilsborg och Chabo. Resultatet av att vi mätt samtliga lägenheter på Emilsborg under flera tillfällen, har medfört att vi kunnat identifiera och åtgärda ett flertal olika fel i våra värmeanläggningar. Tekniska brister i vårt hyresförhållande avseende Chabo Strax efter det att vårt blockhyresavtal trädde i kraft med Chalmersfastigheter, i september 2006, och fram till nu har vi upprepade gånger påpekat ett antal brister i byggnaden. Vi har levt i förvissningen, att Chalmersfastigheter skulle åtgärda felen, eftersom man gång efter annan lovat detta. Av denna anledning har vi nu, under åberopande av gällande hyreslagstiftning och vårt avtal med tillhörande bilagor mera formellt krävt att följande brister skall åtgärdas: - Elavläsningssystem Postadress Org. Nummer Telefon AB Chalmers Studentkårs Företagsgrupp Peter Alehammar, vd E-post Fax Teknologgården 2 vd@foretagsgruppen.com Göteborg Sida 13

16 Peter Alehammar, Vd - Termostatgivare felplacerade - Läckande fasader - Problem med hissar PERSONAL Åke Thunberg har rekryterats som projektledare. Åke kommer närmast från en projektledartjänst hos Bygg-Fast Projekt AB i Göteborg och har tidigare jobbat för Norconsult och Åke Larsson Construction i Norge. Åke tillträder sin tjänst 1 maj Fram till tillträdesdagen har Chalmers Studentbostäder och Bygg-Fast träffat en överenskommelse om att Åke arbetar 8 timmar per vecka hos oss och att Bygg-Fast har rätt att använda Åke för att avsluta de projekt Åke arbetar med för Bygg-Fast räkning, dock längst till och med juni Även denna tid uppskattas till ca 8 timmar per vecka från och med maj Malin Dahl som arbetar som Förvaltningssamordnare är mammaledig under Vi har anställt Marie Rimme som vikarie för Malin. Marie kommer närmast från ett vikariat som uthyrare på AB Bostäder i Borås. Göteborg den Postadress Org. Nummer Telefon AB Chalmers Studentkårs Företagsgrupp Peter Alehammar, vd E-post Fax Teknologgården 2 vd@foretagsgruppen.com Göteborg Sida 14

17 ENHETSRAPPORT Presidieenheten Rapport till FuM8 från Presidieenheten Utfört Kalendarium 11 april KO+SO har möte med GFS medlemskårer om verksamhetsplan och budget för kommande verksamhetsår 12 april KO deltar på möte om Studentliv april KO deltar på styrgruppsmöte om kårens IT-organisation 13 april KO deltar på examensceremoni 17 april Fullmäktigemöte 7, del 1 18 april Kårledningen arrangerar Teknologsektionskonspiration 19 april KO deltar på ett första möte med Chalmers kommunikationsavdelning om förestående artiklar i GP 20 april Fullmäktigemöte 7, del 2 22 april KO på strategimöte med Chalmersfastigheter AB 22 april Kårstyrelsen deltar på årsstämmorna för kårens företag 22 april Företagsgruppen firar 15 år 23 april HA deltar på Brukarmöte 23 april KO och vice rektor för grundutbildningen på mediaträning 25 april KO har möte med rektor 29 april KO deltar i granskning av Cortègeekipagen 29 april KO+AO diskuterar kårens planer för nästa års verksamhet med Chalmers ledningsgrupp 30 april Cortège och Valborgskalas 2 maj KO träffar Anna Yström och diskuterar agendan för stiftelsens nästa möte 2 maj KO+SO deltar i slutförandet av rapport från arbetsgrupp kring studieoch arbetsmiljö ur ett säkerhetsperspektiv inför att den diareförs 4 maj Chalmers Studentkårs vårbal 6 maj KO+VO arrangerar Kårledningsutskott 11 7 maj Kårstyrelsemöte 14 1 av 6

18 ENHETSRAPPORT Presidieenheten Reflektioner Kårordförande De senaste veckorna har varit den mest intensiva perioden under hela året för mig. Jag är också tröttare nu än jag varit under resten av året, vilket kan antas hänga ihop. Det har varit stressigt att både färdigställa projekt, rapportera till fullmäktige och arbeta fram proposition på verksamhetsplan, kommunikationsplan och budget med mera. Listan på planerade uppgifter går att göra lång. Ovanpå det har det krävt väldigt mycket kraft från mig att hantera mediaexponeringen kåren har fått utstå med anledning av GP:s granskning av alkoholkulturen på Chalmers. Det kräver mycket både ork och tid att vara tillgänglig för journalister, och att alltsammans sammanföll med Cortègen och Valborg bidrog självklart också. Nu när uppståndelsen ebbat ut och allt börjar bli klart inför fullmäktige känns det dock betydligt bättre. Tillsammans har vi som kårledning haft en utmaning att hantera arbetsbelastningen. Vi har prioriterat hårt och strukit en hel del uppgifter de senaste veckorna. Vi har också delegerat om inom gruppen. Det har varit en förutsättning för att alla skall orka fram till sommaren och att vi samtidigt kan leverera till fullmäktige. Som tur vad finns det en stark vilja att hjälpas åt i kårledningen vilket gjort att vi blivit klara med det vi prioriterat. Sedan vi fått efterträdare har en ny fas inletts så smått. Om ett par veckor är överlämningen igång för fullt och vårt år börjar gå emot sitt slut. Det har varit ett fantastiskt år och det känns självklart lite vemodigt att det snart är till ända. Samtidigt är det ett kanongäng på väg in som vi med glädje ser fram emot att följa under året som kommer. Vi kommer tillsammans se till att njuta av de veckor som återstår! Vice kårordförande Året börjar lida mot sitt slut och det är endast en månad kvar tills överlämningen av nya kårledningen börjar. Jag känner mig både förväntansfull samt förvirrad, året har bara rusat iväg och ibland så känns det som att det fortfarande borde vara augusti. Jag har med mig fina minnen samt upplevelser från året så jag tackar för möjligheten till detta fantastiska år. Fokus har fram till fullmäktigemöte 8 varit att säkerställa alla handlingar till mötet och jag ser fram emot att ta itu med övriga projekt som ska avslutas. Husansvarig Snart ett år har gått sedan den dagen i juli då man gick på som Husansvarig i kårledningen. Året har gått otroligt snabbt, men när jag tänker tillbaks så har det även innehållit så himla mycket. Både motgångar och framgångar har förflutit men i slutändan känner jag en otroligt härlig känsla av personlig utveckling och erfarenheter för livet. Nya ledamöter av kårledningen har blivit invalda och jag ska göra mitt yttersta för att efterlevnaden av mitt arbete skall ha möjlighet att föras vidare. Nu är det två månader kvar och nu ska jag njuta och köra ända in i kaklet! 2 av 6

19 ENHETSRAPPORT Presidieenheten Löpande arbete Utskott & Samarbetsorgan Kårledningsutskottet (KU) Under det senaste mötet har ett koncept för en digital kontinuitetsstruktur presenterats för utskottet. Konceptet bygger på att använda tjänsten box.com som högskolan idag erbjuder alla studenter vid Chalmers att utnyttja. Det är en molntjänst som högskolan köper in externt där varje student har konto via sitt Chalmers cid. Konceptet mottogs positivt och arbetet med att implementera kommer att påbörjas under våren. Detta ska förenkla hanteringen av levande och aktuella dokument som till sektionerna. RefTeC Kårordförande rådskonferens (KORK) Inget nytt att rapportera. Nästa möte för KORK är planerat till juni. Vice kårordförande rådskonferens (VORK) Inget nytt att rapportera. Högskolan Ledningsgruppen och BBM Under slutet av april gjorde Göteborgsposten ett reportage om alkoholkulturen på Chalmers. Mycket tid har gått åt till att hantera reaktionerna efter GPs reportage. Kåren har genom påverkansarbete fått högskolan att förstå hur vi bör arbeta vidare med frågor rörande alkoholkulturen på Chalmers. Framför allt finns en enighet kring att inte fatta några förhastade beslut, införa hårdare regler eller till exempel förbjuda tillträde till lokaler nattetid. Det är dock av stor vikt att kåren ständigt tydliggör sin ståndpunkt och kräver att högskolan hanterar kulturfrågorna på ett sansat och genomtänkt sätt. En annan fråga som diskuterats i ledningsgruppen är det gemensamma varumärket. Det är av stor vikt att mötena mellan högskolan, kåren och CING blir av för att hantera dessa frågor. Till exempel vill högskolan påverka mer än vad som är lämpligt rörande avtal kring Cortègen och liknande. Där har kåren tydligt markerat sin integritet och vikten av att kåren själv har rådighet över sina samarbeten och avtal, vilket högskolan respekterat. I övrigt så påbörjar ledningsgruppen nu arbetet med sitt styrdokument "Prioriterad verksamhetsutveckling", PVUn, för perioden Kårstyrelsen har redogjort för kårens tankar med verksamhetsplan inför nästa verksamhetsår med målsättning att påverka högskolans PVU. Bland annat är det viktigt att frågor rörande pedagogisk utveckling prioriteras. Högskolestyrelsen Högskolestyrelsen har haft möte den 25 april. Inget anmärkningsvärt behandlades på mötet utan det bestod till stor del av avtackning. Fyra personer utöver kårens representanter kommer bytas ut i styrelsen, inklusive ordförande. Kåren har en viktig uppgift framöver att säkra en aktiv roll i rekryteringen av ny rektor. Arbetet kommer att påbörjas av kårens representanter i styrelsen så snart styrelsens nya ordförande kommit på plats. Ett möte med de som var inblandade från kårens sida vid senaste valet av rektor kommer hållas, förhoppningsvis under juni månad. 3 av 6

20 ENHETSRAPPORT Presidieenheten Stiftelsen Stiftelsen hade möte den 6 maj. Det som är värt att notera är att Chalmers har för avsikt att påbörja en found raising kampanj. Arbetet är i ett väldigt tidigt stadie så än så länge finns ingen specifik information om kampanjen, men syftet är att finansiera satsningar inom forskning och utbildning. Ett möte med stiftelsens nytillträdda VD och sittande samt tillträdande kårordförande är planerat. Syftet med mötet är att bygga en nära relation mellan stiftelsens VD och studentkåren, något som är viktigt för kårens förutsättningar att driva ett effektivt påverkansarbete i strategiska frågor. Chalmersfastigheter AB Chalmersfastigheter hade strategimöte den 22 april. Chalmersfastigheters nya VD hade till mötet identifierat ett antal frågor som ansågs viktiga för bolagets utveckling. Det som kändes mest relevant för kåren är att bevaka hur samarbetet med Chalmersfastigheter rörande studentbostäder utvecklas. Det är viktigt att Stiftelsen Chalmers Studentbostäder, kåren och Chalmersfastigheter synkroniserar sina agendor för att inga missförstånd skall uppstå i den stundande detaljplaneprocessen för campus Johanneberg. För närvarande är dialogen bra och utsikterna för ett nära samarbete förefaller goda. Brukarmöten Mötet inleddes med presentation av nuvarande projekt från den operativt ansvariga gruppen i kårhuset. Projekten innefattar ventilationsarbetet som utförs i bland annat Scaniasalen, reparationsarbetet med poolen och ersättning av trasiga dörrar. Ett beslut har tagits om att lastkajsdörrarna skall bytas ut till helautomatiska dörrar. Projekt som sträcker sig i framtiden är förbättring av hanteringen vid brandlarm och röklarmsavstängning under större arrangemang. Ett test har utförts under ett FestUkalas med positiva resultat. Målsättningen är att bättre kunna utnyttja brandlarmstekniken för att kunna ha fler delar av brandlarmet driftsatt under festerna. Enhetsspecifik verksamhet Ekonomi Arbetet med den preliminära budgeten 13/14 har pågått sedan början på april. Hur processen har gått till kan läsas i den separata budget propositionen. Arbetet med att justera felkonteringar har även pågått parallellt med budgetprocessen för att säkerställa det löpande resultatet under 12/13 då det tas i beaktande inför preliminära budgeten. Fastigheter Kårhuset Underhållsarbete har utförts i huset där fokus varit reparation av poolen och installation av nya eluttag. Beslut har nu tagits kring nya eluttag. Det har beslutats att Emils Kårhus AB ska stå för nya eluttag till en kostnad av SEK exkl. moms. Förutom det har poolen återigen kommit igång och är tillgänglig för gemene teknolog. 4 av 6

21 ENHETSRAPPORT Presidieenheten Härryda En byggvecka genomfördes under vecka 16 under ledning av Bastukommittén och hjälp av Teknologföreningen C.S.. Fokus under byggveckan var att utföra underhållsåtgärder i enlighet med underhållsplanen. Stora projekt som utfördes var byggande av ett nytt trädäck utanför C.S.-bastun, nya sittlavara inuti C.S.-bastun och en grill till Sportstugan. Projekt Målbild för service på campus Kåren har drivit fram att en arbetsgrupp utformas kopplad till lokalförsörjningsrådet, högskolans beredande organ i lokalfrågor, som skall ta fram en målbild för serviceutbudet på campus. I dagsläget behandlas frågor rörande service till studenter och anställda på ett suboptimerat sätt område för område och projekt för projekt. Det ligger i både kårens och högskolans intresse att denna fråga behandlas mer strategiskt. Parallellt med att en arbetsgrupp startas kopplad till lokalförsörjningsrådet kommer kårledningen sätta samman en grupp med representanter från såväl kårens bolag som kårledningen för att formulera studentkårens syn på vilken service som bör finnas. Studentkårens arbetsgrupp kommer ta ett lite bredare grepp och även titta på bostadsfrågor och generella campusutvecklingsfrågor. Elinstallationer i Härryda Efter beslut i fullmäktige skapades projektet Underhållsarbete av elinstallationerna i Härryda med en budget på SEK inkl. moms. Därefter påbörjades arbetet med att få fram en entreprenör för projektet. Underhållsbesiktningen gicks igenom med tre entreprenörer som sedan lämnade offerter som låg till grund för beslutet. Parametrar som värderades var bland annat materialpris, arbetskostnad och lokalkännedom En entreprenör valdes och kontrakt skrevs. Arbetet drivs nu av entreprenören där kontinuerlig konsultation sker med Husansvarig. Underhållsarbetet kommer att fortskrida under verksamhetsåret 12/13 och kommer sedan att överskrida till verksamhetsåret 13/14. Elaggregat till CS-bastun Fullmäktige beslutade att installation av ett eldrivet bastuaggregat till C.S.-bastun skulle genomföras. Under samma fullmäktigemöte beslutades att en åtgärdsplan för nödvändiga åtgärder med Lill-bastun skulle inkomma till FuM8. Installation av nytt bastuaggregat till C.S.-bastun koordineras därmed ihop med underhållsarbetet av elinstallationerna samt en eventuell nybyggnation av Lill-bastun. Orsaken är att ett eldrivet bastuaggregat kräver en omläggning av elen till C.S.-bastun från huvudsäkringen. Dessutom att eldrivna aggregat till båda stugorna samtidigt belastar huvudsäkringen för mycket. Beslutet att göra på detta vis kommer sig av att det befintliga bastuaggregat som finns i C.S.-bastun har lyckats att repareras till den grad att det inte längre är en akut åtgärd att byta ut. Kassörsforum Arbetet fortsätter med att etablera ett kassörsforum för sektionsstyrelsekassörer och ett för kårkommittéerna. Arbetet med att uppdatera kårkommittéers ekonomi och ansvar har som mål att vara färdigställt innan verksamhetsåret är slut. 5 av 6

22 ENHETSRAPPORT Presidieenheten Avstämningsmöte med kårkommittéer Avstämningsmöte har under våren genomförts med 19 kårkommittéer. Förutom avstämningsmötena har även andra möten genomförts för att öka kontakten med kårens kommittéer samt även en del kårföreningar. Målet var att etablera en återkommande plattform för att kunna diskutera ekonomi och verksamhet. Vidare så bör det utvecklas och med fokus att ge kårkommittéerna verktyg för att utvecklas. Vikten av avstämningsmöten är för att kunna ha fortsatt god relation med kommittéerna. Kommande Kalendarium 13 maj KO deltar på styrelsemöte med Chalmers Studentkårs Företagsgrupp 15 maj KO+VO+VD+SO+UO på möte med Administration och Service 15 maj Fullmäktigemöte 8 16 maj VO deltar på Kommittéordförandeträff maj KO + KO 13/14 på ledningsgruppsinternat med Chalmers ledningsgrupp 20 maj VO arrangerar kassörsforum för kårkommittéerna 21 maj KO+VO arrangerar Kårledningsutskott maj KO+VO+VD lunch med Chalmerska Ingenjörsföreningens ordförande och vice ordförande 23 maj VO arrangerar kassörsforum för sektionsstyrelsekassörerna 28 maj Kårstyrelsemöte maj KO har möte med rektor 29 maj Konstituerande Fullmäktigemöte 30 maj KO+UO deltar på Chalmers årliga strategikonferens 1 juni Överlämningen för KL13/14 börjar 1 juli Kårledningen 12/13 tackar för sig och lämnar över Frågor på rapporten ställs till: Daniel Langkilde Frida Claesson Charlie Sjödin KO 12/1 VO 12/13 HA 12/13 ko@chs.chalmers.se vo@chs.chalmers.se ha@chs.chalmers.se 6 av 6

23 ENHETSRAPPORT UTBILDNINGSENHETEN Rapport till FuM8 från Utbildningsenheten Utfört Kalendarium 8-19 april Utbildningsveckorna april UO och vuo deltar på Nordic 5 Tech på Aalto i Helsingfors 19 april UO deltar på möte med den pedagogiska arbetsgruppen angående läsårsomläggningen 23 april vuo och SO arrangerar internationella utskottet 5 24 april UO ledig 25 april vuo deltar på kvalitetsberedningen 25 april vuo på möte angående ny läsårsindelning (omtentamensperioder och mottaning) 22 april vuo arrangerar studienämndskonspiration 29 april UO och vuo arrangerar Utbildningsutskottet maj UO och vuo på SFSFUM 6 maj vuo på möte med masteransvariga i studienämnderna 7 maj UO på biblioteksråd 7 maj UO och vuo håller diskussionskväll för institutionsrådsrepresentanter 8 maj UO på möte på utbildningsdepartementet tillsammans med högskolan Reflektioner Utbildningsenhetens ordförande Tiden sen förra fullmäktigemötet har varit intensiv då mycket gemensamt arbete samt arrangemang av olika slag fyllt upp dagarna. Det gemensamma arbetet har framförallt handlat om den preliminära verksamhetsplanen, kommunikationsplanen samt en del rapporter som kommer under FUM 8. Trots att det varit mycket att få grepp om tycker jag att det varit givande och roligt att få lägga i en extra växel och se till att allt blir bra. Jag känner mig mycket motiverad just nu och det ska bli riktigt kul att få påbörja överlämnandet av utbildningsenhetens arbete till efterträdarna för att förbereda dem på bästa sätt. En snabb reflektion när jag blickar bakåt ett år är att det inte är någon tvekan om att det är en annan Petter som skriver sitter vid tangentbordet just nu och det känns otroligt tacksamt att ha fått utvecklas på det sätt som jag har fått möjlighet till genom detta engagemang. Det må hända att jag om två månader inte är UO längre men jag kommer fortsätta bidra med mitt engagemang till kåren i en odefinierad framtid framöver. 1 av 6

24 ENHETSRAPPORT UTBILDNINGSENHETEN Utbildningsenhetens vice ordförande Tiden för mig som sittande vuo börjar lida mot sitt slut vilket både känns skönt för att få tid över till annat men samtidigt väldigt tråkigt då jag har mycket jag vill fortsätta göra. Jag har lärt mig oerhört mycket under året och uträttat många bra saker, särskilt inom verksamhetsplanen angående studentrepresentanter och pedagogiska modeller men även med studienämnderna. Jag ser framemot av avsluta årets arbete på topp under maj och juni för att kunna lämna över bästa förutsättningar till min efterträdare. Löpande arbete Utskott & Samarbetsorgan Utbildningsutskottet (UU) På senaste UU var samtliga sektioner representerade. Det bjöds på tårta för att fira att arbetet med att ta fram studenter till intervjuerna i högskoleverkets utvärderingar blev lyckat. Det diskuterades hur studienämnderna arbetar med pedagogiska pris på sina sektioner, vilket knyter an till förra UU där pedagogik diskuterades och till Chalmers pedagogiska pris som är aktuellt nu. Studienämnderna fick med sig tips och idéer på hur man kan arbeta med pedagogiska pris. Utbildningsveckorna utvärderades även inför nästa omgång i höst. Studienämnderna var nöjda över sina luncher under veckorna och diskuterade olika sätt att locka studenter till sig. Resultatet av utbildningsveckorna presenteras i separat rapport. Avslutningsvis behandlades den uppdaterade strukturen för masterbevakning som har tagits fram under våren tillsammans med masteransvariga i studienämnder. UU kom med många bra idéer och inspel på hur det kan organiseras centralt och ute på sektionerna. Internationella utskottet (IntU) En handlingsplan för hur IntU ska utvecklas har tagits fram och har presenterats för IntU. Dock var det enbart en representant som dök upp på årets sista IntU vilket gjorde att planen inte kunde diskuteras på utskottet. Handlingsplanen kommer att presenteras för Kårledningsutskottet (KU) då den nya strukturen innefattar förtroendevalda på sektionerna. Utvecklingen bygger på att integration och internationalisering ska diskuteras på IntU med representanter från sektionerna som har reellt inflytande och har möjlighet att påverka på sektionen. RefTeC - RefTeCs Utbildnings- och internationaliseringskommitté (RUBIK) Mötet i slutet av april prioriterades ned till förmån för arbete inom den egna verksamheten Mötet fokuserade på att sammanfatta arbetet som gjorts under året samt förbereda överlämning. Utbildningsenheten kommer att ge inspel till verksamhetsberättelsen för RUBIK i efterhand samt förbereda efterträdarna på egen hand inför överlämningen i juni. Sveriges Förenade Studentkårer (SFS) 2 av 6

25 ENHETSRAPPORT UTBILDNINGSENHETEN Fokus inom SFS har under den senaste tiden varit årsmötet, det vill säga SFSFUM Kåren har förberett en delegation inför mötet och deltog med sju personer under helgen. Målet med deltagandet var att säkerställa inval av representanter från Chalmers Studentkår till SFS Styrelse samt att få igenom motionerna som kåren lagt kring SFS verksamhetsplan och medlemsavgift. Resultatet speglar målbilden bra och till och med över förväntningarna. Det arbete som genomförts inom SFS under verksamhetsåret 12/13 presenteras i en separat rapport. Högskolan Grundutbildningens ledningsgrupp (GRULG) GRULG har under året arbetat med att tydliggöra roller och ansvar inom gruppen för att kunna effektivera det löpande arbetet. Under GRULG finns tre beredningsgrupper som också ska förtydligas för att på ett mer strukturellt sätt ta hand om ärenden. I dagsläget är tanken att omorganisera så att personer från GRULG har ansvar för områden som kvalitet, studiesocialt, lokaler och rekrytering. Områdena kommer sedan ha ett team kopplat till sig som arbetsgrupp snarare än som det är idag med beredningar som inte har tydlig befogenhet. Kåren uppmuntrar att det blir tydligare och mer effektivt arbete men för fram åsikter om hur teamen bör sättas samman. Enligt kåren är det viktigt att behålla en mångfald i teamen samt att representanter från kåren deltar på samma sätt som tidigare för att säkerställa ett stark studentinflytande. Varje år klubbar högskolan ett dokument som heter prioriterad verksamhetsutveckling. Planen används som en konkretisering av högskolans långsikta mål för utbildning och forskning. GRULG deltar i arbetet med att skriva delen som kopplat till målet utbildning i världsklass. I detta arbete använder sig GRULG av visionen för grundutbildningen som togs fram under 2012 för att på ett bättre sätt koppla de prioriterade målen till den enade bilden av vad utbildning i världsklass innebär. Kåren driver linjen att fokus i den prioriterade verksamhetsutvecklingen ska fortsätta inom pedagogik och kursutveckling då det finns mycket kvar att göra samt att det efterfrågas av studienämnder och teknologer. Prefektmöte Prefekterna var iväg på lunch-till-lunch-konferens i slutet av april. Under konferensen diskuterades feedback och hur prefektmötena kan utvecklas. Då agendan innehöll frågor av mer intern karaktär kopplat till högskolan och prefekternas arbetssätt prioriterades det inte att representant från kåren deltog. Fakultetsrådet Inget nytt att rapportera. Forskarutbildningsnämnden (FUN) En fråga som varit uppe under året har varit doktoranders och forskares möjlighet att presentera sin forskning på ett mer populärvetenskapligt sätt. Det har efterfrågats både av doktorander själva men också av allmänheten och av kåren då det är ett sätt att komma i kontakt med forskningen som sker på högskolan på ett enkelt sätt. Vice rektor för forskningsutbildningen har som tanke att arrangera seminarieliknande presentationstillfällen i till exempel Kuggen där presentationer av detta slag hålls av doktorander som teknologer, näringsliv och allmänhet kan delta. Kåren uppmuntrar satsningen men för också fram att det måste kommuniceras tydligt för att bli välbesökt och lyckat. 3 av 6

26 ENHETSRAPPORT UTBILDNINGSENHETEN Biblioteksrådet Inget nytt att rapportera. Kvalitetsberedningen En mindre uppdatering av Rättsäkerhetsdokumentet pågår och kåren är en drivande part i utvecklingen. En svårighet har visat sig att vara att kombinera rättsäkerhet med vad som är pedagogiskt fördelaktigt i samband med valfria miniräknare. Kåren överväger balansen i frågan under arbetets gång för att teknologerna ska ha en rättsäker utbildning men samtidigt kunna få rätt hjälpmedel vid tentamen. Högskolan håller på att se över och likställa behörigheten för att läsa master så att högskoleingenjörerna har samma krav som civilingenjörsstudenter. Förändringen innebär att examensarbetet senast ska vara påbörjat i mitten av juni och klart i mitten av augusti för att påbörja studier på masterprogram inom högskolan. Studentrepresentanter som kåren har varit i kontakt med tror inte det kommer att bli problem förutom om det blir förseningar med företagen. Kåren ser fördelar med att exjobbet är klart innan studier på mastersnivån påbörjas men ska säkerställa att studenter inte drabbas om det blir förseningar med företagen. I kölvattnet av Högskoleverkets utvärderingar har det framkommit att det finns svårigheter i att tolka indelningen samt antalet huvudområden på högskolan. Högskolan ska se över hur indelningen av huvudområdena ska se ut i framtiden och kåren är aktiva för att säkerställa att det inte påverkar teknologerna negativt. Chalmers Lärandecentrum Chalmers Lärandecentrum utvärderades under våren 2012 och skulle under hösten 2012 bli tilldelade ett uppdaterat uppdrag. Detta har inte skett då frågan inte prioriterats inom högskolan. Nu har dock en plan för framtagandet av lärandecentrums nya uppdrag diskuterats fram. I augusti 2013 kommer högskolan få besök från Stanford och ansvariga för deras motsvarighet till lärandecentrum. Tanken är att ha en strategidag i samband med besöket där Lärandecentrums roll och uppdrag ska diskuteras. Kåren har under året arbetat med att beskriva vad kåren anser att ett uppdrag bör innehålla och kommer inför och på mötet säkerställa inflytandet i processen. Högskoleverkets utvärdering Det har börjat planeras inför utvärderingen av sjöprogrammen som kommer att ske under hösten. Både kårledningen och sjösektionen kommer att vara delaktiga i arbetet. Utvärderingen av hur högskolan har hanterat HSV-utvärderingen är klar och har gåtts igenom. Tilldelning utav resurser och bemanning kring skribenterna, främst programansvariga, har varit känsliga frågor. Kåren tog upp frågan om det har varit diskussioner om att utöka programmansvariges tjänst men fick till svar att underlag saknas. Konferensen om Undervisning och Lärande (KUL) Inget nytt att rapportera. Regeltolkningskommittén Inget nytt att rapportera. 4 av 6

27 ENHETSRAPPORT UTBILDNINGSENHETEN Viceprefektmöte Inget nytt att rapportera. Enhetsspecifik verksamhet Studienämndskontakt En diskussionskväll har hållits för studienämnderna för att utbyta tankar och idéer dem emellan och uppmuntra samarbete. Det diskuterades bland annat vad en studienämnd är ålagda att göra och vad en studienämnd kan göra för att utbyta tankar mellan sektionerna. Under maj ska även pågående och avgående studienämndsordföranden träffas för att de nya ska välkomnas samt att de gamla tackas av och ges möjlighet att dela med sig av sina tankar från tiden i studienämnden. Studentrepresentanter En diskussionskväll ska hållas med institutionsrådsrepresentanterna för att stärka deras roller i organisationen och utbyta erfarenheter. Arbetet med utbildningsområdena går framåt och flera studentrepresentanter är inblandade i arbetet. Målet är att ha en klar handlingsplan för hösten så att arbetet ska komma igång snabbt och smidigt samt att en struktur på hur utbildningsområdena ska skötas i längden. Projekt Konsekvensanalys av läsårsindelningsförändringen Två arbetsgrupper har tillsatts inom högskolan för att förbereda verksamheten för läsårsomläggningen. En grupp fokuserar på hur kurser kan utvecklas och pedagogik utnyttjas. Den andra gruppen fokuserar på hur läsåret kommer att se ut med omtentor och mottagning. Kåren är delaktig i båda arbetsgrupper för att säkerställa att förändringen blir den bästa möjliga för studenterna. I dagsläget har inte några nya frågor dykt upp i arbetet utan kåren fortsätter med att föra fram vikten av introduktionsveckorna, mottagningens förutsättningar, samma antal omtentatillfällen samt att kursinnehållet inte ska öka för läsperioderna slås ut på fler veckor. Nordic 5 Tech Nordic 5 Tech är ett samarbete mellan lärosätena; KTH (Stockholm), DTU (Köpenhamn), NTNU (Trondheim), Aalto (Helsingfors) och Chalmers. Under hösten påbörjades ett kårsamarbete med syfte att skapa erfarenhetsutbyte samt agera som en referensgrupp till lärosätenas arbete inom Nordic 5 Tech. I april hölls den andra träffen i kårsamarbetet och fokus skulle varit kvalitetssystem och internationalisering. Det uppdagades att de andra kårerna, framförallt värdkåren, hade bristfällig överlämning kring samarbetes utformning och syfte vilket ledde till att många diskussioner som hölls i höstas fick tas om under vårmötet. Chalmers Studentkår har framfört att detta inte får ske igen utan att samarbetet måste vara tydligt definierat för att kunna leda till något bra. En uppföljning av samarbetet kommer göras under nästa verksamhetsår för att säkerställa att kårens deltagande blir givande. 5 av 6

28 ENHETSRAPPORT UTBILDNINGSENHETEN Utbildningsveckorna Utbildningsveckorna är genomförda med gott resultat. Se separat rapport om utbildningsveckorna. Tentapluggkvällar Det har varit svårt att få tag i sponsorer till tentapluggkvällarna i läsperiod 4 men målsättningen är att de ska genomföras. Då det under läsperiod 4 förra våren var dålig uppslutning på grund av fint väder kommer detta också tas hänsyn till vid planering av tentapluggskvällarna. Studentintervjuer i Högskoleverkets utvärderingar Alla intervjuer med studenterna är nu genomförda. Intervjuerna har överlag gått bra och studenterna känner sig nöjda med sina prestationer, intervjupersonerna lyssnade på dem och studenterna upplevde att de kunde svara på frågorna. Kommande Kalendarium 13 maj vuo deltar på styrgruppsmöte inför UKÄ-utvärderingarna på sjö 14 maj UO och vuo deltar på seminarium med Lärandecentrum 21 maj UO och vuo arrangerar UU-avslutning med UO13/14 och vuo13/14 27 maj vuo på möte med vice prefekterna 28 maj UO och vuo deltar på terminsavslutning med lärandecentrum 31 maj vuo på kvalitetsberedningen 10 juni vuo på möte med juryn för årets pedagogiska pris Frågor på rapporten ställs till: Petter Evertsson Josefin Bertilsson UO 12/13 vuo 12/13 uo@chs.chalmers.se vuo@chs.chalmers.se 6 av 6

29 ENHETSRAPPORT SOCIALA ENHETEN Rapport till FuM8 från Sociala enheten Utfört Kalendarium april Sociala enheten arrangerar STORK i Göteborg 14 april vso deltar på NollKonspiration april SO tillsammans med Utbildningsenheten på Nordic5Tech på Aalto i Helsingfors 16 april vso arrangerar kommittéordförandeträff 7 16 april SO deltar på styrelsemöte 9 med Göteborgs Förenade Studentkårer 23 april SO och vuo arrangerar internationella utskottet 5 25 april SO på möte med Göteborgs Förenade Studentkårers grupp för framtagande av verksamhetsplan för 2013/ april SO deltar i ekipagegranskning med Cortègens granskningsnämnd 2-4 maj SO på Sveriges Förenade Studentkårers fullmäktigemöte i Eskilstuna och Västerås 6 maj SO arrangerar sociala utskottet 8 7 maj SO på möte med Studentliv 2020 Reflektioner Sociala enhetens ordförande Vid kårfullmäktigemöte 7 tröt krafterna och jag var ledig några dagar för att vila upp mig. Nu känner jag att jag kan slutföra året på ett bra sätt. Det var en välbehövlig energikick att få en motiverad efterträdare som är ifrågasättande och kommer med nya, fräscha idéer och tankar för SO-posten. Det har också varit otroligt roligt att än en gång få delta i Chalmers Studentkårs delegation till SFSFUM. Jag känner mig överlag mycket lyckligt lottad som har fått förtroendet och möjligheten att ägna det senaste året åt Chalmers Studentkår och det är med rak rygg och ett leende på läpparna som jag skriver min sista enhetsrapport till kårfullmäktige. Sociala enhetens viceordförande Cortègen har precis passerat och den vita mössan har åter plockats fram och smyckats med en vacker tofs. Dessa tecken på vår är välkomna, dock betyder de att det snart är slut på detta år. Mycket tråkigt då det varit ett underbart år, men samtidigt skönt då kroppen är på upphällningen och batterierna hinner inte laddas upp igen. 1 av 5

30 ENHETSRAPPORT SOCIALA ENHETEN Löpande arbete Utskott & Samarbetsorgan Sociala utskottet (SU) På det åttonde, och årets sista, SU-möte presenterade Akademihälsan sig och sin verksamhet för studerandearbetsmiljöombuden (SAMO). Efter diskussion i smågrupper konstaterades att SAMO kan bli bättre på att göra reklam för Akademihälsan och att ett workshop-koncept eller en studenthälsodag hade varit intressant att testa. SAMO fick också möjlighet att diskutera förslag på vad som kan ligga i det kommande verksamhetsårets likabehandlingsplan. De upplevde att det var svårt att hitta konkreta områden att försöka förbättra, utan ansåg att fokus bör ligga på att uppmärksamma och öka medvetenheten om likabehandling inom studierna och kårverksamheten. Hur detta görs på bäst sätt är något som SU kan arbeta vidare med under nästa år. Nöjeslivsutskottet (NU) Nästa NU kommer vara den 14 maj. Tanken är att lyfta diskussioner om alkoholfria alternativ på pubarna och hur de presenteras. Det är också tänkt att lyfta sektionsstyrelsens roll under mottagningen för att de skall fundera på vad de skall göra om något händer och vad de har för ansvar mot Nollan och för phaddrarna. Kommittéordförandeträff (KoT) På Kommittéordförandeträff 7 diskuterades Kårens dag och vad som var bra med det nya konceptet att göra kommittéerna delaktiga. Det som kom fram var att dela upp kommittéerna efter deras verksamhet var bra, men att tiderna när Kårens dag är öppet bör ses över. Det kom också fram önskemål om att försöka involvera sektionerna i Kårens dag och hur detta skulle kunna möjliggöras. Det påmindes också om vad som skall lämnas över med verksamhetsplan och budget. Pubforum Inget nytt att rapportera. Nästa Pubforum hålls under verksamhetsåret 13/14. RefTeC - Studiesociala ordförandenas rådskonferens (STORK) Sociala enheten var värdar för årets fjärde och sista STORK-möte som ägde rum i Göteborg. STORKs huvudsakliga arbete består nu i att analysera svarsdata från enkäten Hur mår teknologen? vilket planerades och påbörjades under mötet. Det är ett omfattande arbete som alla medlemskårerna hjälps åt med. Större delen av arbetet med att sammanställa och skriva rapport beräknas bli klart under detta verksamhetsår. STORK gjorde även en grov planering av STORK-överlämningen som kommer att äga rum i juni. Göteborgs Förenade Studentkårer (GFS) Den senaste tiden har GFS styrelse varit sysselsatt med att söka lösningar på det intäktsbortfall som har uppstått inför framtiden. Arbetsgrupper har inrättats för att ta fram verksamhetsplan och budget för kommande verksamhetsår och Chalmers Studentkår är representerad i båda grupper. De 2 av 5

31 ENHETSRAPPORT SOCIALA ENHETEN framtagna förslagen kommer att läggas fram på styrelsemöte den 16 maj. Chalmers Studentkår driver arbetet för en slimmad och effektiv organisation som under 2013/2014 ska ta fram en plan för hur GFS ska utvecklas de närmsta åren. Till exempel finns det delar i GFS verksamhet som bör ses över och eventuellt tas bort. Utvärderingen av kårens medlemskap i GFS har genomförts under våren. Utredningen presenteras till i separat rapport. Studentforum Nästa studentforum kommer att äga rum 23 maj och handla om studenters trygghet i Göteborg. Studenter Utbildning Samverkan (SUS) Den fjärde SUS-utbildningen är avklarad, och det letas efter ett datum för restaurang utbildningen. Målet är att det skall genomföras en till SUS-utbildning innan sommaren. Högskolan Arbetsmiljö och jämställdhetskommittén (A JK) Inget nytt att rapportera. Nästa AJK hålls under juni. Studiesociala nätverket Inget nytt att rapportera. Enhetsspecifik verksamhet Studentbostadssituationen i Göteborg SO har tillsammans med GFS styrelse varit på möte med DHR Förbundet för ett samhälle utan rörelsehinder för att diskutera tillgänglighetsanpassning av studentbostäder. Just kraven på tillgänglighetsanpassning i byggreglerna för studentbostäder har lyfts fram som viktigt att se över eftersom en ändring i regelverket skulle kunna underlätta byggande för studentbostäder. Kåren inväntar Boverkets översyn av byggreglerna och har inte tagit ställning. Mötet gav dock ett breddat perspektiv i den känsliga frågan att göra undansteg från regler för tillgänglighetsanpassning för studentbostäder. Nöjeslivsverksamhet Som brukligt när våren är här lever campus upp mer och några av de största arrangemangen under året har precis passerat. Cortègen gick som vanligt klockan 18.15, innan dess så arrangerades Öltältet på teknologgården under hela byggveckan. Samtidig som byggveckan var så var det även CM i fest i Gasquen under veckan. Kårföreningen Chalmers Alternative Sport (CAS) hade ett nytt arrangemang, en wakeboardtävling som var i A-dammen. 3 av 5

32 ENHETSRAPPORT SOCIALA ENHETEN Valborgskalaset gick även det av utan några konstigheter. Både polisen och tillståndsmyndigheten, som var här två gånger varav en innan öppning, var på besök under kalast och ingen av dem hade något att invända på hur kalaset sköttes. Mottagningen Under helgen så går den centrala phadderutbildningen av stapeln med två dagar a 150 phaddrar vardera. Den hålls för phaddercheferna i första hand men sedan för de som är intresserade för att på så vis få ut så mycket information som möjligt till phaddrarna. Utbildningen hålls av samma organisation som håller i NollKutbildningen. Då kontraktet för vem som arrangerar NollK och phadderutbildningen går ut nu till hösten så har högskolan startat en ny upphandlingsprocess. Dock har upphandlingen avstannat något i vänta på att Chalmers skall uppdatera sin mottagningspolicy. Med anledning av att högskolan i år inte skickar ut Nollmodulerna och kårguiden arbetar Mottagningskommittén (MK) på ett förslag för hur dessa utskick ska lösas i år. Det finns pengar i budgeten som kan användas för att stötta NollK ekonomiskt inför årets utskick och inför nästa år ska det ses över vilken typ av kommunikation som ska ske inför mottagningen. Projekt Studentliv 2020 Två möten har hållits med arbetsgruppen kallad Studentliv Arbetet går framåt och just nu definieras gruppens syfte och målsättning för att alla parter ska vara överens. Än så länge har det konstaterat att det är tre huvudsakliga steg som måste genomgås. Dels måste gruppen identifiera och lösa akuta problem som studentlivet står inför, såsom lokalbrist, problem kring dispositionsavtal och liknande. Nästa steg är att högskolan och studentkåren tillsammans definierar vad vi menar med ett rikt studentliv och vad vårt mål till och med 2020 skall vara. Sista steget är att jämföra nuläget med vår målbild i syfte att upprätta konkreta utvecklingsplaner. Projektet beräknas pågå i 2-3 år. Pubrundepass För att minska mängden icke chalmerister under Pubrundan så har det funnits önskemål om ett pass som kan förköpas av vänner till Chalmerister. Detta pass är tänkt att användas istället för listorna som fylles i vid dörren till pubarna för de som inte kan uppvisa kårlegitimation. Bekräftelse har nu fåtts från tillståndsenheten att pubrundepass kan använda istället för listorna under pubrundan, för att på så vis även minska tiden i kön. På passet skall det stå angivet namn och person nummer på både gäst och Chalmerist, och gästen skall ha den med sig hela tiden. Det som återstår är att ta fram ett pass samt marknadsföra det för gemene Chalmerist. 4 av 5

33 ENHETSRAPPORT SOCIALA ENHETEN Översyn av studenternas och anställdas säkerhet och arbetsmiljö/studiemiljö i Chalmers lokaler Rapportering av projektet skedde den 29 april på högskolans besluts- och beredningsmöte (BBM) genom att två representanter för gruppen, arbetsmiljöingenjören och viceordförande på IT-sektionen, presenterade de förslag som tagits fram under projektet. Detta kommer bland annat att innebära nya rutiner för undertecknande av sektionslokalernas dispositionsavtal, psykosociala uppföljningsmöten på alla utbildningsområden samt att påbörja arbetet med att skapa ett formulär för festanmälan på Studentportalen. BBM gav god respons och biföll de föreslagna åtgärderna. Därmed anses denna gren av projektet vara avklarat. Den andra delen av projektet som kallas Student 2020 består just av en grupp som siktar på att ha formulerat ett projektdirektiv innan sommaren. Kommande Kalendarium 14 maj vso arrangerar nöjeslivsutskottet 8 14 maj SO på psykosocialt uppföljningsmöte för utbildningsområde KFM 15 maj SO på psykosocialt uppföljningsmöte för utbildningsområde MATS 16 maj SO på psykosocialt uppföljningsmöte för utbildningsområde ASAM 16 maj vso arrangerar kommittéordförandeträff 8 16 maj SO deltar på styrelsemöte 10 med Göteborgs Förenade Studentkårer 23 maj SO på Studentforumsmöte 5 juni SO på arbetsmiljö- och jämställdhetsmöte 12 juni SO på beredningsgrupp Studentforum 17 juni SO och SO 13/14 på utbildningsdag med Göteborgs Förenade Studentkårer (GFS) Frågor på rapporten ställs till: Ida Kläppevik Jonas Björkman SO 12/13 vso 12/13 so@chs.chalmers.se vso@chs.chalmers.se 5 av 5

34 ENHETSRAPPORT ARBETSMARKNADSENHETEN Rapport till FuM8 från Arbetsmarknadsenheten Utfört Kalendarium 15 april AO på caseevent på Volvo Cars tillsammans med Chalmers 16 april Möte med de sektioner som deltog i enkäten tillsammans med THS 22 april Årsstämma Chalmers Studentkår Promotion AB 23 april Möte med KORK och ARG i Stockholm för att diskutera ARGast 24 april Utvärdering med CHARMs projektgrupp 25 april Utvärderingsdag tillsammans med huvudsamarbetspartners för CHARM Volvo Group och ÅF 30 april CHARMk puffar på Valborgskalaset 2 maj Möte med Volvo Cars angående CHARMbilar 2 maj Överlämning till gruppansvariga CHARMk maj AO arrangerar möte med CHARMs referensgrupp 7 maj ARGs utvecklingskonferens i Stockholm 7 maj AO arrangerar ArmU 8 8 maj Kommittémöte med CHARMk Reflektioner Arbetsmarknadsenhetens ordförande Sedan förra rapporteringen till fullmäktige så har det varit mycket kårledningsgemensamt arbete vilket har gjort att det enhetsspecifika arbetet inte prioriterats lika högt. Trots att det gemensamma arbetet är viktigt är det ändå tråkigt att inte kunna färdigställa de projekt som jag ville ha genomfört under året. Fokus på arbetet framöver kommer vara att arbeta med överlämning och att jobba med projekt för att fädigställa dessa vilket har gjort att jag försöker hålla min kalender mer fri från möten än tidigare. Det är också nu som jag har börjat blicka tillbaks på året och inser vilket omtumlande och ibland jobbigt år som det har varit med allt som hänt. Samtidigt så känner jag att jag i princip alla dagar kännt att jag haft det roligaste och mest utvecklande jobbet någonsin då jag genom arbetet i kårledningen har haft stor möjlighet att påverka studietiden för alla medlemmar. Jag är därför taggad på ett nytt år med nya utmaningar och ser fram emot nästa år med allt vad som kommer att hända! 1 av 3

35 ENHETSRAPPORT ARBETSMARKNADSENHETEN Löpande arbete Utskott & Samarbetsorgan Arbetsmarknadsutskottet (ArmU) ArmU 8 hölls den 7 maj och det var det sista mötet för verksamhetsåret. Huvudfokus var att diskutera överlämningar till de arbetsmarknadsgrupper som tillträder till sommaren för att alla ska kunna ha en bra överlämning som gör att både kunskap och tankar lämnas vidare. Detta är något som efterfrågats av sektionerna och som också diskuterades på mässarrangörsmöten innan jul vilket var väldigt uppskattat. Det diskuterades även hur event ska utvärderas och hur den feedback som samlas in tillvaratas då många sektioner idag inte jobbar med utvärderingar på det sättet. RefTeC Arbetsmarknadsgruppernas rådskonferens (ARG) Nästa ARG möte hålls den 6-8 maj och då kommer det att hållas möte internt i ARG, utvecklingkonferens med företag samt företagsbesök hos Tieto. Chalmers Studentkår kommer att vara på plats under utvecklingskonferensen för att respresentera mot företag samt ta del av de diskussioner som kommer hållas under konferensen. Utvecklingskonferensen kommer efter förslag från Chalmers Studentkår innehålla många diskussionsämnen som är relevanta, exempelvis utveckling av mässor och vad som är viktigt för hög kvalitet samt företagsintegration i utbildningen. Under träffen den 23 april angående anmälningssystemet ARGast ( så visades det återigen att kårerna inom samarbetet inte är överrens. Chalmers Studentkår och Tekniska Högskolans Studentkår föredrog en lösning där de två kårerna tar över ägande och ansvar för systemet men det ville inte de andra kårerna som förespråkar fortsatt gemensamt ägande. Mötet slutade med att Chalmers Studentkår och Tekniska Högskolans Studentkår lämnade samarbetet med gemensamt anmälningssystem med krav på resten av ARG att allt gällande ARGast ska hanteras utöver löpande ARG möten. Enhetsspecifik verksamhet Samarbeten I samarbetet med SEB håller kontraktet på att omförhandlas samtidigt som det planeras för event. Under början av maj kommer en inspirationskväll för entreprenörskap att hållas tillsammans med SEB och CHIVE. Det har också varit diskussioner om bankomaten i kårhuset och hur den kommer att påverkas av att alla bankomater i Sverige tas över att externt bolag men nu har besked kommit om att den kommer vara kvar utan extra kostnader. I samarbetet med Volvo Cars så har det hållits ett event tillsammans med Chalmers där främst masterstudenter var inbjudna. Eventet var upplagt som en casekväll där VD Håkan Samuelsson och ett par andra från ledningsgruppen var närvarande som jury och inspirationsföreläsare. Eventet blev mycket lyckat och både Volvo och studenterna var nöjda över det nya konceptet. Med Volvo Cars har det också hållits ett möte för utvärdering av avtal och process för bilar under CHARM och hur detta kan utvecklas till nästa år då det till CHARM 2013 blev sent påkommet i och med situationen i arbetsmarknadsenheten under slutet av hösten. 2 av 3

36 ENHETSRAPPORT ARBETSMARKNADSENHETEN Överlag så kommer att samarbeten att gås igenom och överlämning av dessa genom möten med kontaktpersoner kommer att påbörjas så fort ny AO är tillsatt. Stödmedlemskap Stödmedlemskapet har arbetats med under året för att hitta sätt att nå ut till nya stödmedlemmar och mer om det arbetet rapporteras i slutrapportering av verksamhetsplanen. Efter att ha skickat ut vykort till gamla stödmedlemmar som uppmärksammades av bland annat Chalmersbloggen har nu nya medlemmar inkommit. Rekryteringsarbetet kommer att fortsätta enligt uppsatt handlingsplan. Projekt CHARM CHARMs slutrapport beskriver årets arbete med CHARM och den presenteras till fullmäktigemöte 8. CHARMs rekrytering är nu avslutad och CHARMk 2014 börjar ta form. Det finns fortfarande några platser att fylla men i det stora hela så finns det en ny kommitté. Det har hållits en överlämning för gruppansvariga för att förbereda dem inför överlämningsdagen samt påbörja teambuildingen då det är viktigt att GAM gruppansvariga och projektledare kan jobba bra tillsammans. Den 11 maj kommer det att hålls en heldagsöverlämning för CHARMk 2014 för att nya kommittén ska kunna få personlig kontakt med CHARMk 2013 och få en inblick i hur CHARMåret kommer att se ut. I övrigt är det att sammanställa alla överlämningsdokument som är högst prioriterat för kommittén. Det arbetas också nu på ett nytt anmälningssystem då ARGast samarbetet har lämnats. Arbetet pågår i IT-Referensgruppen och handlar om att undersöka möjligheter för inköp av system alternativt att bygga ett eget. Målet är att ha ett fullt fungerande system tills anmälan till CHARM 2014 öppnar i höst. Som rapporterats tidigare pågår också arbetet med CHARMs handlingsplan. Handlingsplanen kommer att presenteras till nästa verksamhetsår. Kommande Kalendarium 11 maj Överlämningsdag till CHARMk maj AO på Styrgruppsmöte Chalmeristmiddagarna 17 maj AO på ledarskapsutbildning i Stockholm 20 maj Styrelsemöte med ChS Promotion Frågor på rapporten ställs till: Johanna Svensson AO 12/13 ao@chs.chalmers.se 3 av 3

37 RAPPORT Kårledningen Slutrapportering: Verksamhetsplan 12/13 Verksamhetsplanspunkter a) Stärk den interna strukturen för påverkansarbete (1,2) Kåren har ett stort antal studentrepresentanter och samordningen av dessa är viktig för att bedriva ett effektivt påverkansarbete. Det initiala målet med punkten var att skapa en tydlig bild över hur påverkansstrukturen ser ut samt att utveckla processen för hur representanter väljs in och vilket stöd de får i samband med invalet. Vidare var målet att ta fram en bra metod för att fånga upp och sprida information i organisationen. Arbetet har bestått av att ta fram en fungerande organisation av studentrepresentanter som väljs på central nivå. Instruktioner, riktlinjer och lathundar för representanterna har tagits fram genom dialog och förankring med studentrepresentanterna och sektionerna. Beskrivningen av hur kåren bedriver påverkansarbete har förtydligats samt har en organisationskarta över var kåren är representerade inom högskolans organisation definierats. Punkten har nått bra resultat och speglar till stor del de initiala målen. Däremot återstår arbetet med att skapa metoder för kommunikation mellan och med studentrepresentanter samt arbetet med att stötta och utveckla studentrepresentanter på sektionsnivå b) Arbeta för att satsningar görs inom pedagogik (1) God pedagogik och didaktik är väsentliga för hög utbildningskvalitet. Det är därför viktigt att högskolan premierar pedagogisk skicklighet bland lärare och genomför satsningar för att öka pedagogiken i utbildningen. Punkten har haft som mål att exemplifiera satsningar som högskolan kan göra inom pedagogik samt skapa verktyg för att dessa genomförs. Ett annat mål var att kunskaper inom pedagogik uppmärksammas och meriteras inom högskolan och nationellt. Arbetet i punkten har inneburit framtagandet av material till en pedagogisk verktygslåda. Materialet har bestått av intervjuer och analyser av lärare inom högskolan som använts sig av pedagogiska modeller i undervisningen. Tankar från teknologer har också samlats in och sammanställts. Resultatet är en rapport och en tillhörande verktygslåda som kan användas som ett verktyg för att diskutera med högskolan om hur satsningar kan genomföras inom pedagogik samt för att utbilda studentrepresentanter. Pedagogisk meritering har diskuterats med andra studentkårer runt om i Sverige och genom arbetet i SFS har kåren fått in en punkt om nationella riktlinjer för pedagogisk meritering i SFS verksamhetsplan. Målen med punkterna har till stor del uppnåtts. Det som kvarstår är fortsatt arbete och förankring både inom kåren, högskolan och genom SFS. c) Verka för att högskolan tar fram en IT-strategi (1) Högskolans sätt att hantera IT-frågor har länge upplevts som otydligt och kortsiktigt. Det har saknats ett helhetsgrepp och en långsiktig plan för IT-satsningar. Målet med verksamhetspunkten var att driva på högskolan att ta fram en strategi som behandlar IT-frågor på ett övergripande sätt över program, institution och administration. Under hösten drev kåren linjen att en strategi skulle tas fram men möttes av motstånd då högskolan antydde att ett liknande arbete hade utförts under våren Efter ytterligare påtryckningar från kåren och från delar av högskolan ändrades dock bilden och ett arbete med en femårsplan för IT påbörjades. Planen ska presenteras gör högskolans ledningsgrupp under maj 2013 och sedan omarbetas till och med augusti. I och med detta anses målet med punkten 1 av 10

38 RAPPORT Kårledningen till viss del uppnått men bevakningen behöver ske för att säkerställa att strategin antas och blir en del av högskolans arbete. d) Utveckla ett mentorskapsprogram för alla teknologer (4,6) Arbetet med mentorskapsprogram påbörjades under våren 2012 genom workshops med högskolan och CING. Mentorskapsprogram ansågs vara en viktig länk för att skapa kontakt mellan teknologer och alumner som är aktiva på arbetsmarkanden. Målet var att se till att alla medlemmar har tillgång till att söka ett mentorskapsprogram. Arbetet har fokuserats på att kåren ska stötta sektionerna i arbetet med att starta upp mentorskapsprogram snarare än att kåren ska driva dessa. Anledningen är att sektionerna har lättare att anpassa programmen för att passa deras medlemmar och studieinriktning samt att mentorskapsprogram kräver en hel del administration som det idag inte finns tid för inom kårledningen. I den plan som tagits fram ska Arbetsmarknadsenheten vara navet i kontakt mellan sektioner, högskolan och CING. Kåren bidrar med material både internt för sektionerna men också för att lämna ut till adepter och alumner i mentorskapsprogrammen. Det har också startats upp ett mentorskapsforum för att det ska finnas möjlighet att diskutera gemensamma frågor. I dagsläget har 10 av 16 sektioner mentorskapsprogram och ett par till sektioner funderar på att starta ett. Det arbete som inte ha gjorts i punkten är att diskutera med högskolan hur personal kan stötta sektionerna i administration och kontinuitet av programmen men detta kommer vara lättare att göra när programmen är igång och det tydligt framkommer vilken typ av hjälp sektionerna behöver. e) Arbeta för en gemensam karriärportal (4,5,32) Denna punkt tillkom eftersom det saknades en samlad plats där teknologer kunde hitta information om karriärsvägar samt söka jobb och exjobb på. Då kårhemsidan hålls fri från annonsering fanns det inte heller något sätt för företag att annonsera vilket en karriärsportal skulle kunna avhjälpa. Målet med punkten var att ta fram en webbportal där företag kan annonsera om jobbmöjligheter, högskolan om exjobb och doktorandtjänster och där det finns information om karriärsvägar och vad utbildningen kan leda till. Arbetet påbörjades i denna linje under tidig höst men svängde under hösten då flera samarbetspartners blev inblandade och det då var svårt att konkret formulera arbetet och målet. Då situationen i Arbetsmarknadsenheten ändrades under hösten hade punkten ännu inte blivit tydlig och valdes då att prioriteras ner. Detta eftersom arbetet i punkten inte var i linje med det initiala målet då punkten svängt i olika riktningar under hösten. f) Utveckla samarbeten med fler företag (5,32) Då kåren under de senaste åren snarare tappat samarbeten än tecknat fler så tillkom denna punkt i verksamhetsplanen då en extra satsning på samarbeten behövde göras. Avsikten med punkten var att fokusera på större företag och långsiktiga avtal. Målet var att få klart minst tre stora samarbetsavtal med stora företag. Arbetet påbörjades med att gå igenom hur kåren säljs in kåren till företag och vad det är för värde som erbjuds. Under tidig höst började också nya företag kontaktas för att få möten med dessa och därigenom kunna sälja in kåren som en samarbetspartner. Insäljning gjordes både till företag som hade som avsikt att marknadsföra sig som arbetsgivare men också till företag som hade produkter eller tjänster som kunde ge kåren mervärde. Det påbörjades ett par förhandlingar under senhösten men det var en förhandling som kommit så pass långt att den fortsatte att jobbas med även efter jul men utan att avtal skrevs. Punkten arbetades sedan inte på aktivt då många andra delar av arbetsmarkandsenhetens arbete prioriterades högre. 2 av 10

39 RAPPORT Kårledningen g) Gör en satsning för att öka kontaktytan mot småföretag (4,5,32) Kårens arbetsmarknadsrelaterade arrangemang är i dagsläget väl beprövade men dessa har fokus på stora eller medelstora företag. Det var därför en punkt om småföretag lades för att ge medlemmarna möjlighet att träffa mindre företag eftersom även de är viktiga potentiella arbetsgivare. Målet var att öka kontaktytan mot småföretag samt göra studenter medvetna om vilka alternativa karriärsvägar det finns genom att starta eget företag eller utveckla småföretag. Arbetet riktades tidigt in på entreprenörskap då det är den typ av småföretag som attraherar många ingenjörer. Tanken var att ta fram ett koncept inom kåren som samarbetade med organisationer som arbetar för entreprenörskap, exempelvis Drivhuset, och därigenom marknadsföra småföretag på campus. Detta koncept skulle också få en yta på CHARM där småföretag och samarbetsorganisationer kan ställa ut. Detta genomfördes på CHARM men sedan insågs att det skulle ta mycket tid från arvoderad tid att driva projektet så då kom idéen att göra om konceptet till en förening som då skulle kunna genomföra fler och större arrangemang. Det var till följd av det som CHIVE startades som en kårförening och nu har genomfört två event på mindre än två månader. Resultatet skiljer sig från tanken från början mest till vem som är utförare av arbetet med entreprenörskap, från att ha varit arbetsmarknadsenheten till att vara en kårförening, vilket anses vara positivt då det bidrar till ökat engagemang inom området. h) Arbeta för ett studiemedelssystem som stödjer teknologutbildningarna (14) De senaste åren har studiemedelssystemet uppvisat många brister som resulterat i återbetalningskrav för teknologer, samt krav på att högskolornas upplägg av utbildningen förändras för att passa systemet. Målet med verksamhetspunkten var att få politiker att förstå teknologernas situation samt att belysa bristerna i ett studiemedelssystem som styr lärosäten. Arbetet påbörjades under sommaren för att skapa en grund att driva under hösten. Dock fick punkten en vändning när läsårsindelningsfrågan blev högaktuell och det gjorde att fokus byttes mot problematiken kring läsårsindelningen. Det arbetet resulterade i att högskolan sköt upp läsårsomläggningen till höstterminen 2014 samt införandet av två konsekvensanalysgrupper. Det breda greppet om studiemedelssystemet har tyvärr inte fått så mycket utrymme under året men det är en fråga som kåren bör se över. Genom årets arbete i SFS har kåren fått in en punkt i SFS verksamhetsplan som handlar om studiemedelssystemet och att det inte ska vara ett styrmedel för utbildningars upplägg. i) Initiera och bedriv mer arbetsuppgifter i projektform (15,16) Mycket av engagemanget inom kåren drivs av grupper som förnyas årsvis. Tanken med punkten var därför att ta fram arbetssätt för att kunna driva fokuserade projekt där teknologer har möjlighet att komma på och genomföra projekt inom kårens verksamhet. Målet med punkten var att ta fram strukturer för att möjliggöra för teknologer att driva antingen sina egna projekt med stöd från kåren eller att bistå med hjälp i kårens befintliga projekt. Arbetet samordnades med punkten för att utveckla nöjeslivet och det togs fram en kampanj som bestod av lunchevent samt workshops för att hitta både intresserade teknologer samt projekt att driva. Då inte kampanjen bidrog med intresserade teknologer så riktades fokus på att ta fram strukturerna genom att skriva riktlinjer för teknologprojekt. Utvärderingen av kampanjen genomfördes och slutsatsen ar att det är svårt att marknadsföra för att locka teknologer till den typ av efterföljande workshop som är planerade på kvällstid. Punkten prioriterades också delvis ned tidigt under våren vilket gör att resultatet inte uppfyller de uppsatta målen. Arbetet med att utforma projektledaruppdrag har inte blivit gjort och är därför på förslag till verksamhetplanen 13/14. Att fortsätta uppmuntra teknologer att bedriva teknologprojekt är ett arbete som bör följas upp för att säkerställa att dessa resurser används. 3 av 10

40 RAPPORT Kårledningen j) Utveckla sök- och invalsprocesser (15,36) Under sökperioden till både kår- och sektionskommittéer etableras många kulturer och värderingar som bidrar till gemenskap för vissa grupper men också utanförskap. Syftet med punkten var att skapa dialog med aktiva för att bidra till ett gott klimat under sök- och invalsperioden. Målet var att ta fram ett forum för exempelvis valberedningar där problemområden kunde diskuteras. Ett fokusområde inom punkten har också varit att lyfta problematiken kring engelsktalande och deras möjlighet till engagemang. För att kunna skapa underlag för att uppfylla målen har en enkät genomförts som behandlar hur medlemmarna upplever sök- och invalsprocesser och vilken typ av sök- och invalsprocesser som förekommer inom kåren. Enkäten hade 155 svarande och gav indikationer som kan användas som diskussionsunderlag. Frågan har också tagits upp till diskussion inom Sociala utskottet för att diskustera utvecklingspotential sett till sektionernas sök och inval. För att även göra kårengagemang mer tillgänglig för internationella studenter påbörjades en engelsk ordlista och engelsk information om kåren. Punkten fick under våren prioriteras ner men på grund av det underlag som har tagits fram så har en Att göra-punkt lagts till preliminära verksamhetsplanen 13/14 med mål att starta upp ett forum. k) Utveckla kontinuitets- och utbildningsmaterialet för teknologsektioner (16,36) Under verksamhetsåret 2011/2012 påbörjade kårledningen arbetet med att ta fram utbildningspaket för teknologsektioner samt en med en kontinuitetsbroschyr kallad Chalma Engagemang. Syftet var att stödja teknologsektionerna i de interna utbildningarna som de håller samt undervika att dubbelarbete görs. Målet med punkten var att ta fram utbildningspaket enligt det påbörjade arbetet samt att färdigställa Chalma Engagemang. Punkten blev under hösten nedprioriterad och fördelades sedan om inom kårledningen. Tanken var att börja med Chalma Engagemang men broschyren lades ner då det inte ansågs prioriterat att ta fram tryckmaterial. Arbetet leddes då in till att fokusera på kontinuitet och utbildningsmaterial och två koncept genomfördes. Det första var en sektionspärm innehållandes bland annat styrdokument som sektionsstyrelserna kan ha som kontinuitet och modifiera med åren. Det andra var att bjuda in alla teknologsektionsstyrelser till en mapp på box.com. I mappen kan sedan kårledningen distribuera material rörande utbildningar och kontinuitet löpande. I nuläget finns material på box.com från den omgjorda sektionsstyrelseutbildningen men planen är att fylla på med relevanta utbildningar. Punkten har delvis nått de initiala målen men allt utbildningsmaterial är inte framtaget utan det kommer att uppdateras löpande utefter sektionernas behov. l) Fortsätt att arbeta för arrangemangslokaler på campus (19) En förutsättning för ett bra nöjesliv är att det finns tillgång till lokaler att ha arrangemang i. Syftet med punkten var därför att arbeta med att säkerställa att kåren har tillgång till lokaler till arrangemang då de gradvis har minskat i antal. Arbete med att samla in lokaler påbörjades under verksamhetsår 11/12 för att kunna finna lokaler som kunde utnyttjas av teknologer till arrangemang. Under verksamhetsåret 12/13 har denna insamling fortsatts och information har samlats in från sektioner och andra aktiva. Det tog dock mycket längre tid än planerat att få fram informationen, vilket resulterade i att listan fram till slutet av våren var kort. Tillslut blev listan med idéer gedigen och nu behöver idéerna valideras för att se vilka lokaler som kan användas och till vad. Det långsiktiga arbetet fick under senare delen av verksamhetsåret prioriteras ner till förmån att säkerställa lokalbehovet inför mottagningen. Löpande under verksamhetsåret har diskussioner pågått med högskolan i bland annat lokalförsörjningsrådet. I och med den framtagna listan på lokaler kommer 4 av 10

41 RAPPORT Kårledningen dessa diskussioner att fortsätta under kommande verksamhetsår där det då också finns möjlighet att inkomma med konkreta förslag. m) Färdigställ översynen av kårföreningarna (19, 16) Under verksamhetsåret 10/11 gjordes en föreningsöversyn som samlade tidigare saknade dokument och såg över riktlinjer kring föreningars verksamhet. Arbetet avslutades dock inte och målet med punkten var att färdigställa översynen och se över riktlinjerna för föreningarna. Det finns många föreningar som är kopplade till kåren och under tidigare år så har det gjorts olika ansträngningar för att sammanställa kontaktinformation och för att se över vilka som är aktiva och vilken verksamhet som de bedriver. Under året så har sammanställningen färdigställts med vilka föreningar som finns samt kontaktuppgifter till dessa. För att underlätta för framtiden så har även instruktionerna för föreningarna uppdaterats, i dessa så ligger bland annat ansvaret att skicka in de senaste kontaktuppgifterna på föreningarna Det har också specificerat mer vilket ansvar och vilka skyldigheter de har som förening. n) Skapa möjligheter för utveckling av nöjeslivet (19) Då nöjeslivet ska kunna finansiera sig självt så innebär det att det kan bli svårigheter att göra större investeringar i utveckling. Syftet med punkten var därför att se över möjligheten att använda intäkter för nöjeslivetför att finansiera framtida utveckling. Under sommaren undersöktes därför möjligheter till att ta fram en pott som finansierades av intäkter från kommittéer med verksamhet inom nöjeslivet samt vilka riktlinjer som skulle gälla. Resultatet från undersökningen var att det skulle vara svårt att få en pott rättvis samtidigt som riktlinjerna inte ska bli för byråkratiska. Dagens system med fonder och äskningar ansågs därför vara tydligare och enklare att administrera än en pott. En uppfattning var också att det snarare är kårens begränsade möjligheter organisatoriskt sett att starta upp nya projekt som är problemet än ekonomiska svårigheter. Efter att punkten inte kunnat uppfylla det initiala målet har den riktats om för att se inom vilka områden som kåren behöver förstärkas för att utveckla nöjeslivet, bortsett från den ekonomiska aspekten. Rapporten för den utredningen är nu färdigställd och i den presenteras fyra fokusområden: meritering av ideellt engagemang, kommunikation av kårens verksamhet, varierande former av engagemang och stöd för att testa nya idéer. Av dessa kan flera fokusområden kännas igen inom ramarna för preliminär verksamhetsplan och kommunikationsplan för 13/14. o) Arrangera inspirationsföreläsningar på Chalmers (17,19) Inspirationsföreläsningar ansågs vara ett sätt att bredda det arrangemangsutbud som finns på campus genom att föreläsningarna skulle attrahera medlemmar som annars inte tar del av kårens verksamhet. Tanken var att arrangera föreläsningar med fokus på teknik för att också inspirera medlemmarna inom detta område. Målet med punkten var att initiera TEDx konceptet på Chalmers och genom det anordna två inspirationsföreläsningar per läsperiod. Under hösten påbörjades diskussionerna med TEDxGöteborg för att undersöka möjligheterna för ett TEDxChalmers koncept. Det diskuterades bland annat hur detta skulle kunna fungera rent organisatoriskt men också vilken budget som behövdes för att genomföra ett framtagande av TEDxChalmers. Under november framkom att det skulle bli för dyrt att genomföra inspirationsföreläsningar genom TEDx vilket gjorde att det projektet lades ner. Det fanns därför inget pågående arbete att fortsätta på när verksamhetsplanen skulle planeras om efter förändringarna i arbetsmarknadsenheten vilket gjorde att punkten prioriterades ner. 5 av 10

42 RAPPORT Kårledningen p) Utvärdera kårledningens struktur och arbetsuppgifter (21,24) Kårledningens struktur förändrades i början av 2000-talet. Sedan förändringen har arbetsuppgifterna inom kårledningen förändrats och därför har det ansetts angeläget att utvärdera kårledningens struktur mot vilka arbetsuppgifter som utförs. För att säkra att utvärderingen görs på ett objektivt sätt föreslogs att en från kårledningen skild arbetsgrupp skulle tillsättas. Arbetsgruppen blev inte tillsatt och kunde börja jobba i tid vilket gjorde att det blev för kort om tid för att kunna utvärdera tills att nästa års arvoderingsplan klubbades. Arbetet prioriterades därför ner tillförmån för inrättandet av en ny arbetsgrupp. Medlemmar i denna arbetsgrupp kommer väljas in på fullmäktigemöte 8 efter förslag från kårstyrelsen. Målsättningen är att arbetsgruppen skall hinna sammanträda redan innan sommaren och därmed hinna komma med såväl utvärdering som eventuella förändringsförslag i tid till att fullmäktige fastslår nästa arvoderingsplan. q) Utred hur ChS skall arbeta med Chalmers två campus (30,36) Under verksamhetsåret 11/12 gjordes en revidering av kåren åsiktsprogram och i den revideringen ströks åsikterna om hur kåren ska förhålla sig till att högskolan harutbildningar på campus Lindholmen. Det framfördes också i fullmäktige under det arbetet att kåren behöver en plan för hur verksamheten ska se ut på Lindholmen. Målet för verksamhetspunkten var att utreda och ta fram en åsikt om hur kåren ska arbeta och förhålla sig till två campus. Arbetet kom inte igång som det hade behövts under sommaren vilket ledde till en omprioritering i punkten under hösten. Då delades punkten tydligare upp i två delar där en ena riktade sig mot åsikten om utbildningar på två campus och den andra på att ta fram en handlingsplan för kårens verksamhet på Lindholmen. Diskussioner fördes med fullmäktige under kickoffen på våren men efter det rann mycket av arbetet ut i sanden då tid för en utredning saknades. Fokus hamnade istället på att ta fram en handlingsplan för att höja nivån på områden inom kårens verksamhet på Lindholmen som identifierats som bristande i dialog med sektionsstyrelser och fullmäktige. Handlingsplanen finns i nuläget inte färdig men arbetet har gett inspel i verksamhetspunkter och kommunikationspunkter inför nästa verksamhetsår. r) Förtydliga Chalmers Studentkårs budskap (36) Punkten avrapporteras i slutrapportering för Kommunikationsplanen. s) Implementera den nya webbplatsen(36) Punkten avrapporteras i slutrapportering för Kommunikationsplanen. Att Göra 1. Se över nyrekryteringen av stödmedlemmar Stödmedlemskapet har funnits sedan verksamhetsåret 04/05 och har ett framtaget koncept för vad som erbjuds till stödmedlemmar. Tidigare har stödmedlemskapet marknadsförts tillsammans med CING men då det har varit oklart om kåren kan vara med på det utskicket behövs annan strategi för rekrytering. Målet är att alla nyexaminerade ska få information om stödmedlemskap i samband med examen för att uppmuntra alumner att stödja kåren. Under hösten togs kontakt med högskolans alumnikontor samt med CING. Under våren har arbetet med punkten färdigställts genom att fokusera på hur kåren kan arbeta för att ökakontinuiteten i stödmedlemskapet samt pratat med högskolan och CING om hur rekrytering kan ske i gemensamma kanaler. Arbetet har resulterat i en handlingsplan för 6 av 10

43 RAPPORT Kårledningen rekrytering av stödmedlemskap där det tydligt framgår när information ska gå ut till stödmedlemmar samt hur detta ska ske. Som en del i att öka kårens kontinuitet skickades också vykort ut till gamla stödmedlemmar och detta har resulterat i ett antal nya medlemmar. 2. Utred formerna för Gasquens framtida utveckling Gasquen är idag en del av samma verksamhet som Chalmers Studentkårs Restauranger AB (ChSRAB) då alkoholtillståndet för Gasquen är samma som för resterande del av kårhuset. Detta leder till risker inom kårens verksamhet då konferensens affärsmässiga verksamhet och det idéella engagemanget för pub i Gasquen är tätt sammankopplade. Målet med punkten var att utreda om, och hur, Gasquen kan kopplas bort från ChSRAB:s alkoholtillstånd. Diskussioner fördes om detta mellan Tillståndsenheten på kommunen och VD för ChSRAB men det framkom bland annat att det inte skulle gå att ha FestUkalasen som de är idag om en delning skulle göras. Detta på grund av att tillstånden inte skulle gå att lägga över varandra. Samtidigt så fördes det diskussion med GasqueK och vso emeritus för att utreda andra möjligheter. Dessa möten koncentrerades på hur och vad som kunde göras vid en delning men mötena prioriterades ned efter meddelande om att en delning inte kunde genomföras. Gasquen kommer även kommande verksamhetsår att drivas i likhet med tidigare. 3. Säkerställ ett aktivt medlemskap i SFS När kåren åter gick in i SFS 2012 var en grundtanke att vi skulle vara aktiva medlemmar. Syftet var att genom ett aktivt medlemskap säkerställa inflytande i organisationen och på ett bra sätt ta del av samt påverka den verksamhet som SFS har att erbjuda. Arbetet i punkten har inneburit att följa handlingsplanen för SFS-arbete som beslutades av kårstyrelsen 11/12. Det har handlat om att delta på utbildningar och medlemsmöten, ge inspel till SFS Presidium i det politiska arbetet samt ha en insatt delegation till SFSFUM för att få igenom kårens frågor. Kårens första år tillbaka i SFS har gett många lärdomar och tankar om framtiden. Punkten har uppnått det ursprungliga målet på ett tillfredställande sätt. En separat utvärdering berättar mer om vilka rekommendationer som finns för fortsatt arbete. 4. Genomför en satsning på samordningen av sektionskontakterna Under verksamhetsåret 09/10 utarbetades en ny struktur för att kårledningen skulle ha kontakt med sektionerna och den strukturen är nu löpande arbete för kårledningen. Målet med punkten är att samordna arbetet samt få en helhetssyn. Under året har nya riktlinjer tagits fram för hur sektionskontakterna ska genomföras och det har också gjorts avstämning med kårledningen och undersökning för sektionerna för att utvärdera. 5. Följ upp och säkerställ rutinerna för övergången till elektronisk bokning av gemensamhetslokaler Verksamhetspunkten uppkom då det ansågs att det nyinstallerade Aptus-systemet inte uppfyllde de behov som medlemmarna har och att det nya IT-systemet i vissa aspekter var sämre än bokningslappar vid dörrarna. Målet med punkten var att få ett system som, både hårdvaru- och mjukvarumässigt, fungerar i enlighet med våra medlemmars behov. Önskemål från medlemmarna var att få ett bokningssystem med möjlighet att se vem som bokat fordonen samt de bokningsbara utrymmena. Det har även funnits önskemål att flera ur samma sällskap ska kunna komma in i den bokade lokalen. Det nya nyckelskåpet uppfyller medlemmarnas krav för de bokningsbara resurser som 7 av 10

44 RAPPORT Kårledningen bokas därigenom vilket är Vera Sandberg och bilarna. För andra utrymmen återstår problemen då dessa bokas genom Aptus som med nuvarande mjukvara inte kan uppfylla de krav. Punkten avrapporterades till FuM2 då utvecklingsarbetet var klart. Därefter har det varit problem med att driftsätta nyckelskåpet på grund av mjukvarufel. Företaget som levererade nyckelskåpet har varit omedgörliga och processen har därmed dragit ut på tiden mycket. Bevaka och följ upp b-i) Följ upp arbetet med sektionsfinansieringen Under verksamhetsåret 11/12 togs ett beslut om att förändra sektionsavgiften så att en gemensam avgift skulle gälla för alla sektioner. I samband med beslutet infördes också en äskningspott för teknologsektionsstyrelserna att söka pengar ifrån för att finansiera utvecklande aktiviteter och satsningar på sektionen. Uppföljningen har inneburit att säkerställa rutinerna för sektionsäskningarna och se vad pengarna gått till. Utfallet och effekterna av en gemensam sektionsavgift har också följts upp. Arbetet i punkten rapporteras mer ingående i separat rapport till FUM 8. b-ii) Följ upp arbetet med Internationella Utskottet (IntU) Det internationella utskottet (IntU) inrättades under verksamhetsåret 11/12 och syftet med punkten var att följa upp implementeringen. Uppföljningen bestod av att säkerställa att IntU blir ett fungerande utskott med en internationell representant från varje sektion för att diskutera integration och internationalisering. IntU har under året diskuterat hur studentkåren kan arbeta med att öka integrationen mellan svenska och internationella studenter. Tanken med IntU är att ge input till sektionerna i deras arbete med integration och internationalisering. Detta har dock varit svårt eftersom kommunikationen mellan IntU-ledamöterna och sektionsstyrelserna har varit svag vilket lett till IntU ledamöter haft svårt att påverka sin sektion. För att möjliggöra ökad integration och internationalisering inom kåren sker en omorganisation av IntU där sektionerna ska ha förtroendevalda på sektionen representanter som har möjlighet att påverka sektionens arbete. En positiv utveckling IntU har lett till är starten av ett arrangemang som kallats mastersmingel där svenska och internationella studenter kan träffas. b-iii) Bevaka högskolans nya struktur för arbetsmiljö och likabehandling Bevakningen har bestått i att tillse att strukturen för arbetsmiljö och likabehandling efterlevs, vilket planerades att göras genom att aktivt delta i högskolans verksamhet i de forum kåren är representerad. Det innefattar även att skapa förutsättningar för studerandearbetsmiljöombuden (SAMO) att bevaka strukturen, det vill säga känna till den. Detta gjordes genom framtagandet av en lathund om arbetsmiljöbevakning inom högskolan. Genom att denna fråga har haft bevakning under året så har det framkommit att högskolans arbete på vissa punkter varit haltande. Detta gör att kraven på kårens struktur för bevakning måste förstärkas för att tydligare kunna påverkan högskolan. Arbetet med att utveckla kårens interna arbete med dessa frågor är därför prioriterat i den preliminära verksamhetsplanen. 8 av 10

45 RAPPORT Kårledningen b-iv) Fortsätta implementera en årlig kommunikationsplan Kommunikationsplan är ett nytt verktyg som introducerades verksamhetsåret 11/12. Under året har arbetet med kommunikationsplanen successivt likställts med arbetet med verksamhetsplanen. Kommunikationsplanen har under våren också rapporterats i likhet med verksamhetsplanen.. Arbetet med framtagande av proposition på ny kommunikationsplan har genomförts på ett motsvarande sätt som för verksamhetsplanen. Arbetet har underlättats av att en ny kommunikationsstrategi fastslagits av fullmäktige. I likhet med hur verksamhetsplanen skrivs utefter kårens uppdrag skrivs nu ny kommunikationsplan utefter kårens kommunikationsuppdrag. En utmaning till nästa år blir att delegera ut arbetet med kommunikationsplanen på ett effektivt sätt samt att säkerställa en löpande återrapportering. Detta innefattar att utveckla rutinerna för rapportering från kommunikationsavdelningen, och då främst Teknologkommunikatören, till kårstyrelsen. b-v) Genomför nytecknandet av avtal för aktiva Under våren 2012 arbetades det fram nya avtal för kårkommittéerna och sektionsstyrelser. Ett avtal gällde nyttjandet av lokaler och utformades för att förtydliga och underlätta mellan kårkommittéerna som brukare och kåren som värd. Under sommaren och hösten genomfördes tecknandet av avtal med samtliga kårkommittéer och sektionsordförande. Detta gjordes även efter nyår för de kommittéer och sektioner som bytte styrelser då. Rutinerna ansågs finnas för att teckna avtalet och har tillhört det löpande arbetet under året. Då kåren även har flera kårföreningar som nyttjar kårens lokaler så har även ett nyttjandeavtal gällande deras ansvar och kårens tagits fram. Detta kommer att finnas med i rutinerna för avstämningarna av kårföreningarnas arbete. b-vi) Säkerställ studentrösten gentemot högskolan Under våren 2012 fastslogs "Riktlinjer för studentinflytande" av högskolans ledningsgrupp. Dessa har under hösten följts upp tillsammans med ledningsgruppen. Riktlinjerna kommer också att fastställas igen under maj Målsättningen är att infoga ett årligt fastställande av riktlinjerna i ledningsgruppens årscykel. En diskussion har också inletts med vice rektor för grundutbildningen att årligen genomföra en enkät som uppskattar de upplevda samt verkliga studentinflytandet inom högskolan. En sådan enkät genomfördes av studentkåren tillsammans med dåvarande vice rektor för grundutbildningen hösten Denna enkät ger underlag för eventuella förändringar i riktlinjerna för studentinflytande och kan också ge stöd i arbetet med att stärka kårens påverkansarbete. b-vii) Säkerställ implementeringen av funktionärsregistret Under verksamhetsåret 11/12 utvecklades ett funktionärsregister som skulle underlätta hanteringen samt dokumenteringen av kårens förtroendevalda. Funktionärsregistret skulle även komplettera den nya kårhemsidan då kontaktuppgifter som fanns på den tidigare hemsidan togs bort. Arbetet påbörjades under sommaren genom ett möte med ansvarig utvecklare för registret samt en kontaktperson från kårkommittén G.U.D. Då rapporterades att registret nästan var klart men att mindre buggar skulle ta ytterligare ett par månader att justera. Därefter har arbetet med att säkerställa ett fungerande funktionärsregister inte fortskridit som planerat. Då det fortfarande är kommunikationsproblem med systemutvecklaren har inte arbetet kunnat fortlöpa och därför rapporterades under fullmäktigmöte 7 att funktionärsregistret inte kommer färdigställas under 12/13. 9 av 10

46 RAPPORT Kårledningen b-viii) Bevaka och följ upp utbildningsbevakningen på avancerad nivå Det har under de senaste åren skett en satsning på att skapa en fungerande struktur för utbildningsbevakning på avancerad nivå. Målen från början av året var att säkerställa att strukturen fortlever och utvecklas samt att göra sektionerna mer självgående i arbetet med mastersbevakningen. Under hösten bestod arbetet utav att implementera strukturen med mastersprogramrepresentanter. Studienämnderna upplevde dock det som svårt, främst av två anledningar. Det var otydligt vem i studienämnden som skulle ha ansvar för detta samt att det var svårt att rekrytera mastersstudentrepresentanter eftersom rollen har varit otydligt. Arbetet har därefter fokuserats på att ta fram tydliga roller och att uppmuntra införandet av mastersansvariga i studienämnden. Målbilden är i stort sett uppnådd men det finns ett fortsatt behov av att föra diskussion med sektionerna om hur de kan arbeta med mastersbevakningen. 10 av 10

47 RAPPORT Kårstyrelsen Statusrapport Kommunikationsplanen 12/13 a) Förtydliga Chalmers Studentkårs budskap De senaste åren har mycket resurser lagts ner på att utveckla hur studentkåren kommunicerar, snarare än vad. Syftet med att förtydliga Chalmers Studentkårs budskap var att klargöra vad som skall kommuniceras och vad kåren står för. En arbetsgrupp under fullmäktige tillsattes under hösten. Det beslutades av gruppen att föreslå att låta studentkårens förtydligade budskap bli del av kårens kommunikationsstrategi som under våren 2013 skulle uppdateras. Utkast på förtydligat budskap rapporterades till fullmäktige under året för feedback. Punkten ansågs avslutad efter att den nya kommunikationsstrategin med nytt budskap klubbades på fullmäktigemöte 6. b) Skyltar för kårhuset vägvisning och chalmersanda Kåren har idag ett stort kårhus i Johanneberg som dock lidit av en avsaknad av skyltning. Under hösten tillsattes en arbetsgrupp med representanter från både kårledningen, kommunikationsavdelning och kårens bolag för att se över skyltningen med målet att det skulle bli lättare för både medlemmar och besökare att hitta i kårhuset. Att skylta kårhuset på ett tydligt sätt kräver mycket arbete för att ta hänsyn till alla perspektiv som de olika verksamheterna har. Arbetsgruppen är nu klar med sitt beredande arbete och leverantörer har kontaktats för att ta fram ett förslag på främst inomhusskyltning av kårhuset. Arbetet är omfattande och ytterligare arbete kommer att läggas ner för att också inkludera fasadskyltning. c) Chalmers Studentkårs app Ett användbart kommunikationsverktyg i dagens samhälle är applikationer till smartphones. Syftet med att ta fram en app för kåren var att förenkla vardagen för medlemmarna och underlätta kommunikationen. På grund av att mycket resurser under hösten gick åt till implementation av kårens nya hemsida lades dock arbetet på is. Det visade sig också mycket kostsamt att utveckla en app. Offerter som togs in tidigt visade på en kostnad i storleksordningen tkr. Kombinationen av resursbrist i form av arbetstid inom kommunikation och IT samt den stora kostnaden gjorde att arbetet helt prioriterades ned kring jul. Om arbetet ska tas upp igen i framtiden bör en tydlig budget fastslås tidigt i processen. d) Skapa flöde till sociala medier och effektivisera denna kommunikationskanal En stor del av dagens kommunikation sker idag genom sociala medier och det är därför viktigt att Chalmers Studentkår har rutiner för hur kommunikation inom dessa kanaler ska användas. Syftet med punkten var att öka antalet som tar del av information från kåren genom sociala medier. Målet var bland annat att öka antalet personer som gillar kåren på Facebook och ökad aktivitet på Twitter. Under hösten upprättades riktlinjer för hur både Facebook och Twitter används som kommunikationsverktyg. Sedan arbetet med punkten påbörjades har antalet användare som gillar kårens sida på Facebook ökat från 1812 personer till 2709, en ökning med knappt 50%. Det finns idag dessutom ett kontinuerligt flöde på twitter under hasttaggen #ChSkår och detta flöde länkas till kårhemsidans förstasida. Ett fördjupat arbete med att förfina hur kåren använder sina kommunikationskanaler föreslås till nästa år. Där bör sociala medier även i fortsättningen ingå. 1 av 4

48 RAPPORT Kårstyrelsen e) Kårordförande i Runan Rektor har varje termin ett anförande i RunAn för att prata med anställda om aktuella frågor inom högskolan. Syftet med punkten var att arrangera en motsvarande diskussion i RunAn öppen för alla medlemmar. Konceptet prövades under våren i form av konceptet Kaffe på maten där alla medlemmar som kom och lyssnade blev bjudna på kaffe och en kvarts lång presentation om aktuella frågor följt av frågestund. Det visade sig dock att det var svårt att locka folk och arbetet prioriterades efter det ned under våren. Till den preliminära kommunikationsplanen för nästa verksamhetsår så finns två tydliga punkter för att kårledningen ska träffa medlemmar som inte är aktiva. Den ena handlar om att ta fram koncept för att kommunicera aktuella frågor och den andra fokuserar på att skapa kontakt med nyantagna. f) EngageradBoost Tanken med EngageradBoost var att samla alla engagerade och aktiva inom studentkåren, såväl sektioner som kommittéer och föreningar. Målet var att visa på mångfalden och samtidigt visa uppskattning för den tid och energi som läggs ner inom kårens verksamhet. Projektet prioriterades ned under hösten till förmån för att färdigställa ny hemsida och grafisk profil. Sedan arbetet återupptagits har det identifierats hur många ideellt engagerade det finns, vart arrangemanget skulle kunna hållas samt hur mycket det skulle uppskattas komma att kosta. EngageradBoost är ett projekt som anses bör genomföras men det har inte funnits möjlighet att säkerställa arrangemanget under våren då lämpligt datum ej fanns samt att konceptet inte var klart. Det har därför prioriterat att ta fram kontinuitetsmaterial för ett sådant arrangemang så att större möjligheter finns för nästa års kårledning att ta vid. g) Koordineringsplan för kommunikation Kårledningen har tidigare haft problem med framförhållning i beställningar från kommunikationsavdelningen. Främst har det varit svårt för kårledningen att vara en ansvarsfull beställare på grund av otydliga rutiner. Målet med punkten var att ta fram en koordineringsplan för att förtydliga hur beställningar skall göras från kommunikationsavdelningen. En lathund togs fram under hösten innehållandes de olika kanalerna som kan användas vid kommunikation samt hur dessa ska beställas. Lathunden har sedan dess implementerats vilket lett till ett förbättrat samarbete mellan kommunikationsavdelningen och kårledningen. h) Enhetligt uttryck för kårens tryckta marknadsföringsprodukter Kåren använder en mängd olika trycksaker för sin verksamhet och dessa behöver ha ett enhetligt uttryck för att skapa igenkänning. Sedan introduktionen av kårens nya grafiska profil i höstas har utgångspunkten varit att först inventera och uppdatera alla existerande trycksaker på central nivå. Det arbetet är dock så gott som färdigställt. Nästa steg är att börja introducera materialet på sektionsoch kommittéenivå. Ett sätt som detta planeras göras är genom ett informationsutskott. Det finns inskrivet i teknologkommunikatörens arbetsbeskrivning att sammankalla ett sådant utskott. i) Vidareutveckla Fråga Kåren för påverkan och inspiration med medlemmar Fråga Kåren Live togs fram under verksamhetsåret 11/12 som ett sätt att göra det lättare för medlemmar att uttrycka sina åsikter samt komma med tankar och idéer. Konceptet består av att kårledningen finns tillgänglig vid till exempel Vörtpannan och svarar på medlemmarnas frågor för att skapa personlig kontakt samt möjlighet för diskussioner. Under hösten introducerades Fråga Kåren Live i samband med pubrundan. Konceptet består av att kårledningen och teknologkommunikatör går runt bland pubköerna och bjuder på kaffe till alla som har något att fråga kåren. Konceptet har visat 2 av 4

49 RAPPORT Kårstyrelsen sig vara en succé och har genomförts alla pubrundor. Under våren har ytterligare en variant i form av Fråga Kåren Live på sektionerna introducerats. Konceptet består av att kårledningen och teknologkommunikatören besöker sektionslokaler under lunchtid och bjuder på kaffe till alla som har frågor till kåren. Även detta har visat sig mycket uppskattat. Båda koncepten kan vidareutvecklas och uppskattningen tyder på att detta är välkomna inslag i kårens kommunikationsarbete. Den del av punkten som handlar om att introducera en digital önskelista liknande mystarbucksidea.com har inte arbetats med då detta prioriterats ner. Syftet med den delen var att medlemmarna skulle kunna lämna in idéer och förslag till kåren som sedan kunde arbetas vidare på. I den preliminära verksamhetsplanen för nästa år finns förslag på en specifik punkt angående detta. j) Revidera kommunikationsstrategi Studentkårens kommunikationsstrategi skall uppdateras vart tredje år men senaste tillfälle den uppdaterades var En arbetsgrupp under fullmäktige tillsattes under hösten med representanter från både kårledningen och fullmäktige. Gruppen beslutade att samköra arbetet med att förtydliga studentkårens budskap med arbetet att uppdatera kommunikationsstrategin. Resultatet blev en kommunikationsstrategi som fastslogs på fullmäktigemöte 6. Strategin består dels av studentkårens budskap men också av studentkårens kommunikationsuppdrag. I och med uppdateringen renodlades också strategin till att enbart innehålla områden av strategisk vikt och allt övrigt praktiskt som tidigare fanns i strategin är flyttat till riktlinjer och policyer. Kommunikationsstrategin och det förtydligade budskapet ligger till grund för nästa års kommunikationsplan. k) Implementera den nya webbplatsen och grafiska profilen En omfattande investering i uppdaterad webbplats och grafisk profil gjordes under våren Webbplatsen och den grafiska profilen planerades att lanseras till mottagningen hösten Då det uppstod förseningar på grund av tekniska problem lanserades såväl hemsida och grafisk profil i början av december. Projektet har under hösten tagit en stor del av kommunikationsavdelningens tid, men implementationen har mötts av väldigt positiva reaktioner. Det återstår arbete med att inventera vilka dokument som skall göras tillgängliga genom kårens hemsida och detta föreslås ingå i nästa års kommunikationsplan. Sammanfattningsvis är arbetet slutfört. l) Mottagningskommunikationsplan Det initiala målet med mottagningens kommunikationsplan var att den skulle omfatta mottagningen i bred bemärkelse därmed innefatta all kommunikation som sker i samband med att de nya Chalmeristerna börjar sin utbildning. Efter diskussion med kommunikationsavdelningen valdes dock att göra kommunikationsplanen för mottagningen smalare och endast omfatta kommunikation på central nivå, främst ifrån kårledningen, och alltså inte på sektionsnivå. Den framtagna planen är att se som ett första steg för att få ett inarbetat dokument med ett tydligt syfte. I framtiden kan det tänkas att man gör en mer övergripande plan för hur sektioner, mottagningskommittén och kårledningen tillsammans med övriga verksamheten kommunicerar Chalmers Studentkår till nyantagna chalmerister och externa parter i samband med mottagningen. m) Kommunikationsplan för FuM och FuM-val Fullmäktige är kårens högst beslutande organ och det är viktigt att medlemmarna vet vad fullmäktige är och hur det går att påverka. Målet med punkten var därför att ta fram en kommunikationsplan. Fullmäktige diskuterade kommunikation av verksamheten under fullmäktigekickoffen efter det har det dock inte skrivits någon kommunikationsplan. Arbete med kommunikation av fullmäktige har ändå gjorts genom referat på hemsidan utöver de dokument från mötena som läggs upp samt att fullmäktige har en egen Twitter hashtag, #ChSFuM. Fullmäktige har under våren också uppmärksammat på xpresslådorna för att öka medlemmarnas medvetenhet om kåren även om de inte 3 av 4

50 RAPPORT Kårstyrelsen aktivt söker efter informationen. Att ta fram kommunikationsplan för fullmäktige anses fortfarande vara prioriterat och en punkt återfinns därför i den preliminära kommunikationsplanen för 13/14. n) Kampanj för studentnytta till Teknologsektionerna Under verksamhetsåret 11/12 genomfördes en kampanj för att väcka nyfikenheten angående medlemsnytta. Detta gjordes i form av en kampanj med affischer med frågetecken samt utropstecken. Målet var att fortsätta arbetet under verksamhetsåret 12/13 och arbetet påbörjades under hösten där ett koncept för att påvisa nyttan med medlemskapet presenterades för kommunikationsavdelningen. Det var en idé från Tekniska högskolans studentkår som hade ett enkelt och visuellt sätt att presenterat sin medlemsnytta i kåren. Arbetet med punkten fick dock prioriteras ner under hösten då hemsida och grafisk profil skulle implementeras. Under våren togs arbetet upp igen och ett koncept för vidareutveckling av kampanj för medlemsnytta togs fram. Konceptet som bestod i att synliggöra teknologsektionernas arbete relaterade till medlemsnytta i Johanneberg kårhus. Konceptet presenterades på KU där feedback var blandad med en konsensus att idén inte ansågs prioriterad då teknologsektionerna idag arbetar med att visa upp medlemsnytta själva. 4 av 4

51 SLUTRAPPORT Projektledare CHARM 2013 Slutrapport CHARM 2013 Johanna Svensson Projektledare CHARM

52 SLUTRAPPORT Projektledare CHARM 2013 Innehållsförteckning 1. Bakgrund och mål... 1 Bakgrund... 1 Mål CHARM Organisation... 2 CHARMkommittén... 2 Projektgruppen... 2 Värdar... 3 Stödorganisation Intressenter... 4 Chalmers Studentkår... 4 Medlemmar... 4 Utställare... 4 Partners och sponsorer Mässa och arbetsprocess... 6 Förberedelser inför mässan... 6 Sommaren och hösten... 6 Innan jul... 6 Efter nyår... 6 Events... 7 Bankett och CHARMmingel... 8 Återställning... 8 Rekrytering och överlämning Nysatsningar... 9 Projekt från verksamhetsplanen... 9 CHARMalumn... 9 Entreprenörshörna CHIVE... 9 Mässkänsla...10 CHARMapp...10 CHARMs landmärke...10 Samarbeten och sponsring...10 Övriga projekt...11 Anmälningssystemet (ARGast)...11

53 SLUTRAPPORT Projektledare CHARM 2013 Internsystem Ekonomi...12 Löpande intäkter och kostnader...12 Projektsatsningar Reflektion...13 Bilaga 1 CHARMs mål och vision... i CHARMs mål och vision... i Vision... i Mål... i Bilaga 2 CHARMs organisation... ii Bilaga 3 CHARMs organisation iii

54 SLUTRAPPORT Projektledare CHARM Bakgrund och mål Bakgrunden beskriver kort projektet CHARM medan rubriken Mål beskriver vad CHARM 2013 syftade till att uppnå. Bakgrund CHARM är Chalmers Studentkårs arbetsmarkandsdagar och har anordnats av kåren sedan CHARM har under flera år varit Nordens största arbetsmarkandsmässa sett till antalet utställare. Syftet med CHARM är att erbjuda Chalmers Studentkårs medlemmar, det vill säga studenterna på Chalmers, kontakt med näringsliv och en möjlighet till möten med potentiella framtida arbetsgivare. CHARM syftar också till att göra ett finansiellt överskott för att bidra till intäkterna för Chalmers Studentkår. CHARM anordnas av CHARMkommittén som består av 18 personer varav projektledaren är heltidsarvoderad av Chalmers Studentkår för att på deltid driva projektet CHARM. De andra 17 personerna i kommittén jobbar ideellt med projektet vid sidan av sina studier. Mål CHARM 2013 CHARMs mål och vision från CHARMs handlingsplan presenteras i Bilaga 1. Utöver dessa mål för mässan så arbetade också CHARMkommittén 2013 mot att driva ett antal utvecklingsprojekt. Dessa utvecklingsprojekt kommer främst från CHARMs verksamhetsplan och presenteras under Nysatsningar. Målet var att göra en mässa med hög kvalitet och att inte kvantiteten företag skulle störa kvaliteten på mässan. Ett annat mål var att våga tänka nytt och ifrågasätta de traditioner som funnits inom CHARM. Detta gällde allt från lokalutnyttjande och mässmatta till hur kommittén fick anpassa sig till den nya organisationen och nya delar, som till exempel sponsring, som kom som en följ av den. 1 av 13

55 SLUTRAPPORT Projektledare CHARM Organisation En grafisk överblick av CHARMs organisation presenteras i Bilaga 2 och Bilaga 3. Nedan presenteras den organisation som gjort CHARM 2013 möjligt. CHARMkommittén Då CHARM 2012 var genomfört inleddes en process för att förändra strukturen av CHARM-kommittén tills ny kommitté skulle väljas. Syftet med omorganisationen var att få en mer stabil organisation som klarar av att utveckla CHARM och samtidigt hålla en hög kvalitet på mässan. Resultatet av det arbetet slutade i en ny organisation som CHARMkommittén 2013 rekryterades till. Omorganiseringen innebar bland annat att antalet grupper minskade från fyra till tre och att en ytterligare nivå adderades till organisationen. CHARMkommittén var i den nya organisationen definierad till att var 18 personer inklusive Projektledaren. Projektgruppen, som ligger mellan kommitté och värdar i organisationsstrukturen är den nya nivån i organisationen och den beskrivs nedan. Överlag har den nya strukturen fungerat bra inom kommittén. Det har funnits en del problemställningar som har fått lösas under året vilket i viss mån påverkat arbetet. Detta var till stor del för att det av naturliga skäl inte fanns något kontinuitetsmaterial för den nya organisationen. Arbetsbelastningen för de olika posterna i kommittén har också varierat kraftigt. Efter CHARM 2013 påbörjades en utvärderingsprocess för att ta till vara på den erfarenhet som uppkommit under året och på så sätt kunna utveckla organisationsstrukturen. Detta för att CHARMkommittén 2014 ska få bra förutsättningar för att göra CHARM så bra som möjligt. Projektgruppen Projektgruppen var en del av den nya organisationsstrukturen för CHARM. Syftet med projektgruppen var att erbjuda ett engagemang i CHARM, och kåren, som innebar att aktiva inte skulle behöva lägga lika mycket tid i sitt engagemang. Projektgruppen kommer in senare och jobbar mindre än kommittén samtidigt som de ska avlasta kommittén med olika delar i arbetet. Det gick i början av hösten mycket tid åt att definiera projektgruppen då dessa poster inte var bestämda. Då detta skedde i samma period som kommittén var ny var det svårt att definiera och veta vilka arbetsuppgifter som projektgruppen kunde genomföra, eftersom det var svårt att förutse arbetsuppgifterna. Detta gjorde att det tog tid och energi samt att Projektgruppen blev rekryterade sent vilket i sin tur gav andra problem såsom att det var svårare att involvera dem i projektet. Totalt var 12 personer rekryterade till projektgruppen, se fördelning i Bilaga 3. För att avhjälpa detta problem tills nästa år kommer även Projektgruppsrollerna definieras av avgående kommitté och sen kommer också ett tidsschema för när Projektgruppen bör vara rekryterad och börja arbeta att överlämnas. 2 av 13

56 SLUTRAPPORT Projektledare CHARM 2013 Värdar CHARM hade i år 246 värdar som var delaktiga i projektet från mitten av december till mässan. De flesta värdar jobbar mest dagarna innan mässan samt under mässdagarna. Att ha duktiga och engagerade värdar är mycket viktigt för CHARM som projekt då det är dessa som syns och integrerar med företagen under mässdagarna. De värdar som hjälper till under CHARM får förutom lunch vid första informationstillfället, värdkickoff och mat och fika under de dagar de jobbar också värdpresenter och biljett till banketten. Under året har arbetet med att motivera och informera värdar varit en viktig del av arbetet. Detta har under perioder varit svårt då CHARM inte haft något fungerande ITsystem. Överlag visar värdundersökningarna att CHARM i år gjort ett bra jobb med information och genomförande av eventet. De kommentarer på förbättringar som framkommit var dels på ett par event och på återställning av mässan och dessa tas med i överlämningarna för att kunna fröbättra tills nästa år. Stödorganisation För att CHARM ska fungera så finns det också en stödorganisation och dess viktigaste uppgift är att säkra kontinuiteten och fungera som ett bollplank för Projektledare och CHARMkommittén. Stödorganisationen består av två referensgrupper samt mentorer. I CHARMs referensgrupp diskuteras alla frågor som rör CHARM under året och gruppen fattar också beslut om Projektbudgeten, mer om den under Ekonomi. Den andra referensgruppen är IT-Referensgruppen och dessa har kunskap om IT i allmänhet samt CHARMs IT-struktur. Gruppens uppgift är att säkerställa att CHARM bygger upp en långsiktig strategi för IT samt ser till att denna följs. De är också behjälpliga i frågor och uppgifter rörande IT. Det är mycket viktigt för Projektledaren att ha en stödgrupp att bolla olika förslag i då referensgruppen förutom bollplank också fungerar som en kontinuitet. Alla i CHARMkommittén har också varsin mentor som ska agera bollplank och kontinuitet under året. Mentorerna är tidigare CHARMkommitté medlemmar eller personer som är väl insatta i CHARMs arbete. I år har strukturen för mentorskap strukturerats upp och utvärdering av årets struktur kommer att göras under maj för att kunna lämna över struktur samt förbättringar till nästa års Projektledare. 3 av 13

57 SLUTRAPPORT Projektledare CHARM Intressenter CHARM är en plattform för att medlemmar i Chalmers Studentkår samt företag ska kunna träffas. CHARM finns och genomförs för ett antal huvudintressenter presenterade nedan och dessa är Chalmers Studentkår, medlemmar, företag, huvudsamarbetspartners, samt andra partners och sponsorer. Chalmers Studentkår Chalmers Studentkår är beställare av CHARM genom att kommittén CHARM instiftats. Chalmers Studentkår är också de som satt CHARMs syften och därigenom är kåren en viktig intressent för att besluta hur CHARM bör arbeta. Chalmers Studentkår styr främst CHARM genom de styrdokument som finns samt budget som läggs varje år. Medlemmar CHARM finns till för att skapa medlemsnytta och medlemmarna är därför den viktigaste målgruppen för CHARM. Att därför uppfylla de behov som medlemmarna har anses högst prioriterat. Från studentutvärderingen som i år gick ut till 1500 medlemmar via mail och fick ytterligare svar via webblänk kan många intressanta slutsatser dras. Undersökningen visade att 67% av de tillfrågade studenterna var nöjda eller mycket nöjda med sitt besök på mässan. Studenternas förväntningar på CHARM handlade till stor del om att få information om jobb, få koll på olika branscher och att knyta kontakter. Enligt undersökningen så uppfylldes också dessa förväntningar till stor del. Av studenterna tyckte 53% att CHARM är viktigt eller mycket viktigt för deras val av framtida arbetsgivare och 75 % svarade att de genom sitt besök på CHARM hade fått upp ögonen för företag de inte känt till förut. Förutom de medlemmar som besöker CHARM är också CHARM viktigt för de som engagerar sig i projektet. Även om kommittén är de som får mest erfarenhet och utveckling så är också CHARM en möjlighet för Projektgrupp och värdar att engagera sig i ett stort projekt och träffa nya människor. Den aspekt av medlemsnytta som CHARM ger bör inte underskattas. Utställare Organisationerna som besöker CHARM är också en prioriterad målgrupp då det är viktigt för CHARM att även uppfylla deras behov och ha en hög kvalitet på mässan för att företagen ska bli återkommande. Undersökningen för utställare skickades ut till alla deltagande företag på CHARM och hade en svarsfrekvens på 64%. Av de svarande utställarna sa hela 97 % att de hade ett bra eller väldigt bra helhetsintryck av CHARM Utställarna förväntade sig att studenterna skulle vara intresserade, engagerade och pålästa. Dessa förväntningar verkar ha infriats då utställarna i stor utsträckning ansåg att kvaliteten på mötena med studenterna var bra. 4 av 13

58 SLUTRAPPORT Projektledare CHARM 2013 Partners och sponsorer CHARM samarbetar med olika organisationer i syfte att höja kvaliteten på CHARM och att genom samarbeten och sponsring kunna erbjuda ett högre värde för medlemmar och utställare. För CHARM 2013 var Volvo Group och ÅF huvudsamarbetspartners (HSP). Avtal med dessa tecknades i slutet av sommaren och då började också det gemensamma arbetet inför CHARM. CHARM har under året varit och träffat varje HSP under en dag. Volvo Group var behjälpliga med att delta i planering av projektet och ÅF utbildade kommittén i ledarskap. HSP får publicitet i allt material inför och under mässan samt extra publicitet i form av event och tal under och efter mässan. Inför CHARM 2013 har också andra typer av samarbeten slutits, exempelvis med Quality Hotel Panorama som är hotellsamarbetspartner. Andra samarbeten till mässan var Bellis Växtmiljö som rabatterade priset på växter samt Totoya som sponsrade truckar. I och med en av de nya posterna i kommittén, Sponsansvarig, har det till CHARM 2013 också slutits fler sponsringsavtal än tidigare med till exempel Let s deal, Max hamburgerrestauranger, Taxi kurir, Haribo etc. 5 av 13

59 SLUTRAPPORT Projektledare CHARM Mässa och arbetsprocess CHARM 2013 hade 188 utställare varav 169 var organisationer med ordinarie baspaket, 7 var kårrelaterade organisationer och 12 var utställare i CHIVE entreprenörshörnan, mer om CHIVE senare i rapporten. Av organisationerna var det några som inte betalade fullpris och dessa var exempelvis Chalmerska Ingenjörsföreningen samt företag som har avtal med kåren. De sju företag som var kårrelaterade organisationer fick i år specialpaket och fick stå i korridoren mellan SAABSpace och Kårrestaurangen. Företagen som stod genom CHIVE hade montrarna i vanliga rum, Ledningsrummet och Valdemar, och dessa hade inte ordinarie montrar eller full service och betalade också lägre pris. Förberedelser inför mässan CHARMkommittén börjar arbeta med CHARM precis innan terminsstart och går sedan igenom arbetet i olika perioder inför mässan. Sommaren och hösten CHARMkommittén 2013 fick överlämning av tidigare CHARMkommittén i maj. Projektledare oh gruppansvariga träffasdes ett par gånger under sommaren för att planera uppstart av kommittén samt mottagningen. När terminen drog igång påbörjades arbetet i kommittén på allvar för att bland annat rekrytera Projektgrupp, planera inför företagsrekrytering och producera CHARMs grafiska detalj och marknadsföringsmaterial. Trots att CHARM under året i princip inte haft något fungerande IT-system har arbetet flutit på bra under hela hösten. Dock innebär avsaknad av IT-system att kommittén har fått jobba mycket med administrativt arbete istället för att utveckla arbetet med CHARM. Det har också tagit mycket tid och kraft från kommittén att sköta all kommunikation manuellt via mail och hantera all data i Excel. Ett av de största orosmomenten inför CHARM är att få in tillräckligt med företag till mässan. Detta var trots att konjunkturen var på väg nedåt inte ett problem för CHARM 2013 som snabbt fyllde alla platser och sen fick kö med företag som inte kunde erbjudas plats på CHARM. Innan jul Innan jul arbetades det mycket med CHARM 2013 då alla lösa trådar inför mässan skulle klaras ut och mycket arbete skulle färdigställas eftersom många företag går på ledighet över jul och nyår. Innan jul skulle alla företag informeras, alla värdar informeras, företag skulle monterplaceras, katalogen färdigställas och korrekturläsas samt alla event planeras klart efter företagens önskemål. Som mässan ligger idag påverkar arbetet innan jul CHARMkommitténs tentaperiod då mycket arbete görs i läsveckorna precis innan samt under tentaveckan. Efter nyår När kommittén började jobba igen direkt efter nyår var den mesta grovplaneringen gjord så då handlade det om att operativt utföra det som skulle göras samt detaljplanera arbetet precis innan, under och efter mässan. 6 av 13

60 SLUTRAPPORT Projektledare CHARM 2013 Ungefär en vecka innan CHARM påbörjades heldagsförberedelserna inför mässan då mässområdet förbereds. Under fem dagar flyttades möbler, matta lades och nät och el drogs över mässområdet av över 60 personer. Inför mässan hade en ny typ av matta beställts in vilkt gjorde att mattläggningen skiljde sig från föregående år på några områden. Överlag fungerade det mesta under förberedelserna och mässområdet var klart under kvällen söndagen innan mässan som planerat. Under dagen innan CHARM anlände sedan företag för att bygga upp sina montrar. Events CHARMera är eventveckan innan CHARM. Till CHARMera satsades det på att ta in fler kvällsevenemang för att alla studenter, även de som studerar på Lindholmen, skulle ha möjlighet att komma. Detta gjorde det dock svårt att dra studenter till eventen vilket inte har varit samma problem tidigare då föreläsningar har varit under lunchtid. Under CHARMera hölls det en CV-kväll tillsammans med Unionen, en nätverkskväll tillsammans med Nova 100 och en lunchföreläsning med Illusion Labs som handlade om spelutveckling. Invigningen hölls för andra året i rad och var ett event med tal från projektledare och huvudsamarbetspartner samt fyrverkeri som öppnade mässan. Till de som besökte invigningen fanns också goodie bags från huvudsamarbetspartners. Invigningen blev mycket lyckad med hela teknologgården full av studenter. CHARMarena är föredrag under mässan och ett tillägg som kan köpas till. Under CHARM 2013 så hade sju företag CHARMarena; Aker Solutions AB, Ascom Wireless Solutions, Göteborgs Hamn, Net Entertainment, SCA, Schibsted och Tieto. Föredragen hölls i A/Vhuset och alla besökande bjöds på fika. Tyvärr var inte föredragen välbesökta och salarna som dessa hölls i var stora vilket bidrog till att det upplevdes som om färre studenter var där mindre. CHARMarena behöver omorganiseras till nästa års mässa. CHARMsamtal är bokade samtal som hålls under mässan. Under CHARM 2013 erbjöd 20 företag samtal. Till första deadline för anmälningar så inkom få ansökningar av studenter vilket gjorde att en andra markandsföring gjordes med framskjuten deadline. Detta resulterade i många ansökningar vilket gjorde företagen nöjda. CHARMspontan var ett nytt event som var uppdelat i två olika koncept: CHARMspontan lunch och CHARMspontan lounge. Till luncherna kunde företagen köpa biljetter och sedan bjuda studenterna på lunch om de träffade någon intressant i montern. Loungerna köptes för ett fastpris och då kunde företagen ta med studenter in i loungerna för att ta en kaffe med studenter som de ville prata mer med. Konceptet togs fram som en reaktion på att företag och studenter saknat mer spontana koncept för att kunna prata och diskutera på annan plats än mässgolvet. Under lunchen på första mässdagen höll Volvo och ÅF en huvudsamarbetspartnerpresentation. Konceptet var inspirerat av TV-programmet Boston Tea Party där två moderatorer diskuterade karriärsutveckling inom företagen med anställda på båda företagen. Under eventet var RunAn fullsatt och det bjöds på wraps till alla studenter som var där. En Inspirationsföreläsning hölls under lunchen på andra mässdagen och det var Letś deals grundare Alexanders Hars som var och presenterade deras 7 av 13

61 SLUTRAPPORT Projektledare CHARM 2013 entreprenörskapsprocess till det som idag är Letś deal. Föreläsningen hölls i RunAn och trots att det inte bjöds på lunch så kom det ungefär 200 studenter. Bankett och CHARMmingel CHARMbanketten är en finare tillställning som hålls under kvällen på första mässdagen. Inbjudna till CHARMbanketten är de studenter som hjälper till under mässdagarna samt företag som ställer ut på CHARM. Utöver det så tillkommer också hedersinbjudna personer kopplade till högskolan eller kåren, exempelvis rektor och kårens samarbetspartners. Banketten syftar till att få studenter och företag att umgås i en annan miljö än på mässgolvet och är ett sätt att visa uppskattning till de om engagerar sig i projektet. CHARMbanketten hade cirka 620 gäster varav cirka 310 biljetter var företagsbiljetter, resterande var värdar och hedersgäster. Banketten brukar följas upp av ett CHARMkalas där FestU brukar hjälpa till att arrangera. Till 2013 gjordes konceptet för efterfesten om till ett CHARMmingel med kortare öppettider, minglet stängde klockan istället för 03.00, samt hade annat fokus där bland annat livemusik i Kyrkan ersatte tidigare Gasque. Syftet med CHARMminglet var att ytterligare stärka CHARMs riktning som ett professionellt arrangemang som skapar kontaktytor mellan studenter och företag. Tanken var också att kommittén och värdar under andra mässdagen skulle vara piggare. Återställning Efter andra mässdagen återställs mässområdena och övriga ytor till sitt ordinarie utseende genom att mattan rivs, möbler ställs i ordning och allt material som använts för mässan plockas bort. Återställningen precis efter mässan brukar vara ett av de största problemen då det i kårhuset finns enbart en hiss där gods kan transporteras. Efter noggrant planeringsarbete så genomfördes logistiken i år på ett bra sätt, även om det till kommande år finns ytterligare förbättringsmöjligheter. Efter mycket feedback sedan föregående år på att återställningen består av mycket väntan så togs återställningsmaten bort för att värdarna inte skulle behöva vänta utan istället få gå hem. Överlag fick denna förändring mycket positiv feedback då många kommenterade på att det var en smidig och snabb återställning, även om någon värd kommenterade på att de saknade maten. Återställningen pågick sedan några veckor efter mässan för att ställa iordning allt material, beställa transporter för gods från mässan och så vidare. Rekrytering och överlämning Sökperioden för CHARMkommittén 2014 var öppen mellan 8-21 april och under den tiden hölls två rekryteringsevent med mingelfokus på kvällstid och tre gånger markandsfördes CHARM i kårhuset under lunchtid. CHARMkommittén kommer att intervjua de sökande och rekryteringsansvarig kommer vara den som leder rekryteringsarbetet för att tillsätta ny kommitté. När nya CHARMkommittén är tillsatt kommer det att hållas två överlämningar, en kväll för gruppansvariga och en dag för hela kommittén. Syftet med överlämningen är att nya kommittén ska lära känna sin företrädare och börja få kontroll över vad deras respektive post innebär. Överlämningen syftar också till att tydligt hjälpa nya kommittén hur de ska börja arbeta efter sommaren när arbetet kommer igång på riktigt. 8 av 13

62 SLUTRAPPORT Projektledare CHARM Nysatsningar Under året och till CHARM 2013 har, trots ny organisation, en del nysatsningar genomförts. Nedan presenteras de största satsningar som gjorts under året, först presenteras de projekt som är definierade i verksamhetsplanen för 2012/2013 och efter det presenteras övriga projekt. Projekt från verksamhetsplanen Nedan beskrivna projekt är definierade som nysatsningar i verksamhetsplanen för 2012/2013. CHARMalumn CHARMalumn är en mässa för företag och Chalmers alumner som hölls för första gången Mässan genomfördes tillsammans med Chalmers alumnikontor samt Chalmerska Ingenjörsföreningen (CING). CHARMalumn hölls i Chalmers lokaler nere på Vasaområdet för att inte störa förberedelserna inför mässan på ordinarie mässområde. Mässan lockade 23 utställare och över 300 alumner. Mässan resulterade i en omsättning på cirka SEK och vinst på SEK. CHARMalumn lades upp som en mingelmässa där tanken var att företag och alumner skulle mingla runt på området men företagen hade också roll-ups för att det skulle vara möjligt att hitta företagsrepresentanter i närheten. Under kvällen bjöds det också på buffé, för företagen mot en kostnad men gratis för de alumner som föranmält sig. Under kvällen hölls också en inspirationsföreläsning med Birgitta Tideström från Göteborgs hamn och Chalmers höll öppet Fysikaliska leksaker. CHARMalumn 2013 blev lyckat men det finns stor potential att ytterligare utveckla konceptet och därigenom få en större mässa. Det som behöver utredas till nästa år är lokal för eventet då det skulle kunna vara möjligt att ha det på ordinarie mässområde samt hur kringaktiviteter kan bidra till ökad nöjdhet för alumner. Syftet med mässan kan diskuteras men den ger ett mervärde till de företag som kommer på CHARM samt att den kan resultera i vinst som kan användas för att finansiera övrig verksamhet. Entreprenörshörna CHIVE Det har funnits önskan från både studenter och småföretag att mindre företag ska ha möjlighet att besöka CHARM. Under 2013 fanns därför en yta på mässan som var dedikerad till organisationer som har som verksamhet att stötta entreprenörer på olika sätt samt entreprenörsföretag. Totalt deltog 12 organisationer och entreprenörsföretag i konceptet som innebar att de fick plats på mässan samt i katalogen. Konceptet har stor utvecklingspotential till kommande år men även i år var det ett tillskott som breddade mässan och även kunde visa för studenterna att det finns en alternativ karriärsväg till att bli anställd. 9 av 13

63 SLUTRAPPORT Projektledare CHARM 2013 Mässkänsla Att öka mässkänslan var med i verksamhetsplanen för CHARM 2012 också. Årets satsning var att tänka om i hur lokaler användes samt hur mässan iordningställdes. Det handlade om att utvärdera mycket av det som tidigare ofta gjorts på slentrian, exempelvis matta. Projektet resulterade i att lokaler i kårhuset förändrades samt till vissa planerade förändringar i A/V-huset som sedan inte kunde genomföras på grund av missad kommunikation med lokalbokningen på Chalmers. Utvärderingar visar att förändringarna överlag var uppskattade och de kommer att rekommenderas till nästa CHARM. Till mässan testades också ny mässmatta. Istället för filtmatta på rulle som är svår att lägga på vissa områden lades nålfibermatta i moduler. Filtmattan köps in ny varje år och skänks sedan vidare till andra kommittéer och sektioner medan modulmattan hyrs in och sedan skickas tillbaka. Modulmattan är därför också mer miljövänlig och blir ungefär lika dyr som vanliga mattan om alla kostnader räknas in. Rekommendationen till nästa år är att lägga minst lika mycket modulmatta som under CHARM 2013 samt att eventuellt utöka till andra svårlagda områden. CHARMapp Under jullovet togs en webbapp fram av CTK. I appen kunde studenter göra sökningar på olika kombinationer av företag samt hitta information om mässan. Appen i sig var enkel och bekostades av CHARMs projektbudget. Då appen var webbaserad kunde den också användas som sökfunktion på hemsidan eftersom den förra sökfunktionen, CHARMsearch, försvann med den gamla hemsidan. CHARMappen har stor utvecklingspotential och kan kommande år utvecklas för att mer och mer bli ett komplement till CHARMkatalogen. CHARMs landmärke Projektet att ersätta CHARMbron har pågått parallellt med övrigt arbete under året. Då ingen hållbar lösning som var finansiell och praktiskt möjlig togs fram under året har arbetet nu fortsatt genom att en tävling tagits som under senare delen av våren kommer att annonseras om på Chalmers. Tävlingen syftar till att ge förslag på nytt landmärke och där igenom vinna äran, ett uppslag i CHARMkatalogen samt presentkort. Samarbeten och sponsring I början av hösten påbörjades ett arbete med att utöka CHARMs möjligheter till samarbeten och sponsring då CHARM i princip har huvudsamarbetspartners och en hotellsamarbetspartner. Samarbeten sköttes mest genom projektledaren men då situationen i arbetsmarkandsenheten förändrades fick utveckling av samarbeten läggas på is. Sponsring sköttes under tiden av en post i CHARMkommittén och till slut fanns det sponsring på allt från letś deal och Max hamburgare till haribo och krokofanter. Till nästa år kommer förändringar göras i hur sponsansvaig jobbar att göras för att sponsansvarig mer ska samordna och coacha kommittén i att söka sponsring. Denna förändring ska leda till att mer sponsring kan sökas inom de olika områdena som CHARM verkar inom. 10 av 13

64 SLUTRAPPORT Projektledare CHARM 2013 Övriga projekt Under året har också andra projekt genomförts då det har funnits behov att utveckla olika delar av mässan. Dessa handlar främst om CHARMs IT-struktur då det nu genom IT-Referensgruppen finns möjlighet att genomföra genomtänkta investeringar i nya lösningar. Anmälningssystemet (ARGast) Det har länge funnits problem inom ARG och hanteringen av ARGast, CHARMs anmälningssystem, som ägs av de sju RefTec kårerna. ARGast har varit ett ständigt diskussionsämne från och med i somras då en ny investering skulle göras. ARGast användes med ej tillfredsställande resultat under CHARM 2013 vilket gjorde att arbetsbelastningen för kommittén ökade mycket. Efter många och långa diskussioner inom ARG och KORK (Kårordförandes organ inom RefTec) om framtida ägande, utveckling och drift där Chalmers Studentkår och Tekniska Högskolans studentkår inte kunde komma överrens med övriga kårer togs beslut i slutet av april om att lämna ARGast samarbetet. Nytt system för CHARM 2014 håller nu på att diskuteras. Internsystem Inför CHARM 2013 har det inte funnits något internsystem för att hantera projektet. ITRG har under året arbetat på att ta fram en kravspecifikation för att bygga en första etapp på ett internsystem innehållandes rekrytering och CHARMsamtal. Utan ett internsystem måste detta skötas via exempelvis mail vilket kräver mycket extra administrativt arbete med stor risk för fel samt att det inte ger någon historisk återkoppling. CTK kommer att tillfrågas om offert så fort lösningar på hur anmälningssystem skulle kunna integreras är klart. 11 av 13

65 SLUTRAPPORT Projektledare CHARM Ekonomi Ett av CHARMs syften är att gå med erfordrad vinst för att Chalmers Studentkår ska kunna finansiera en del av den övriga verksamheten med hjälp av överskottet. Nedan presenteras ekonomin i stora drag. Bokslutet för mässan är ännu inte klart men majoriteten av fakturorna har betalats och i princip alla fakturor är skickade. Löpande intäkter och kostnader CHARM 2013 var budgeterat att generera intäkter om knappt 5,3 MSEK, efter fakturering var denna summa uppe i över 6,3 MSEK vilket gör att CHARM har inkomster på mer än 20% över budget. En stor del av inkomsten kommer från att det var fler företag som ställde ut på mässan i år, CHARMalumn samt att merförsäljningen prissatts på ett annat, dyrare, sätt inför mässan. CHARM är budgeterat för att ha kostnader om cirka 2,4 MSEK, hittills har det inkommit kostnader på 2,1 MSEK men slutgiltiga summan kommer att vara i jämförelse med budget. De största kostnaderna inom CHARM är: banketten, katalogen och mässmaterial. Kostnader för banketten är budgeterad till närmare SEK och gav intäkter på över SEK. Banketten genomfördes i linje med budget. CHARMkatalogen blev i år dyrare än förväntat med en kostnad på SEK i jämförelse till budgeterade SEK. Anledningen till en dyrare katalog är att upphandlingen inte görs tillsammans med CHARM utan med Den Lilla Gröna vilket gör att det är svårt för kommittén att minska kostnader när tryckeri är förutbestämt. Då det också var många fler företag än budgeterat behövdes fler sidor i katalogen. Alla kostnader för merförsäljning, exempelvis matta och hyra av möbler, kostade lite mer än budgeterat då specialtejp och ny matta användes. Dock sparade det mycket tid under mattläggningen vilket vi frigjorde resurser. CHARM 2013 kommer att gå med cirka 1 MSEK i vinst över budget. Intäkter och kostnader kommer finnas mer specificerade i bokslut för Chalmers Studentkår för verksamhetsåret 2012/2013. Projektsatsningar CHARM har en projektbudget om SEK varifrån kommittén kan äska pengar. Beslut om användning tas av referensgruppen. Till CHARM 2013 gjordes investeringar i nya vägskyltar, inköp av stafflier, webbapp, rekryteringsevent i Bulten samt mat till fokusgrupper för utveckling av CHARM. Störst kostnad var CHARMappen som kostade SEK. Övriga kostnader var utlägg som inte kunde göras inom budgeterade medel varför det är viktigt att ha ett projektkonto för att låta CHARMkommittén från år till år besluta om specifika satsningar. Av de förslag som kommit in har referensgruppen godkänt ungefär hälften av dessa. 12 av 13

66 SLUTRAPPORT Projektledare CHARM Reflektion CHARM är ett stort projekt och det krävs en hel del arbete för att få ihop mässan i februari. Att lägga om organisationen på det sätt som gjordes inför CHARM 2013 är ett steg i rätt riktning för att kunna hantera det stora projekt som CHARM har blivit. Även om det under året funnits vissa svårigheter med ny organisation har det kommit många lärdommar om hur organisationen kan förbättras till nästa år. Detta gör att det finns stor potential för att organisationen kommande år ska fungera med de fördelar som från början var tänkta och att det ger kapacitet för fortsatt utveckling av CHARM. En annan reflektion om CHARM och den potential som det finns att utveckla projektet är att tiden för att göra mässan är kort i jämförelse med andra arbetsmarkandsdagar såsom ARMADA och ARKAD. CHARMkommittén väljs in precis innan sommaren men har svårt att komma igång förrän i augusti då alla återigen är på plats i Göteborg och terminen börjar, det ger CHARM fem månader att göra mässan på. Jämförs detta med andra mässor, exempelvis ARMADA så tillträder de i januari med mässa i november vilket ger dem minst tio månader på sig att förbereda sig. Hade CHARM påbörjats tidigare så hade sommaren kunnat användas på ett mer effektivt sätt genom att företag exempelvis skulle ha möjlighet att anmäla sig under sommaren. Det skulle också under våren finnas mer tid till nya idéer och utveckling. Det som idag begränsar CHARM från att börja jobba tidigare är att Projektledaren väljs in med kårledningen i slutet av våren. Under året har det också funnits stora problem med avsaknad av fungerande IT-system. Anmälningssystemet på arbetsmarkandsdagar.se har inte fungerat tillfredsställande vilket har lett till mycket merarbete och administration. Likadant har avsaknaden av ett internsystem för exempelvis rekrytering, CHARMsamtal och logistik/beställningar gjort att alla ändringar som gjorts efter anmälan har fått hanteras i Excel. Det har tack vare kommittén stora engagemang löst sig med en stor extra arbetsinsats men det är lätt att fel uppkommer och att vi inte kan leverera den service mot företag som vi önskar. Även om det under året varit svårt att i alla delar av organisationen arbeta effektivt på grund av ovan nämnda hinder med ny organisation och avsaknad av IT-system så har ändå CHARM utvecklats under 2013 och arbetet med att minska hinder till nästa år pågår. En av de största förändringarna under 2013 var CHARMalumn, mässan för företag och alumner. Trots att det var första gången som alumnimässan genomfördes har bra kritik inkommit och mässan gick också med positivt resultat. För CHARMalumn finns, precis som för CHARM, stora möjligheter till ytterligare utveckling, Att utveckla nya strategier för CHARM är nödvändigt för att fortsätta att utvecklas i en riktning som gynnar CHARM, företag och framförallt medlemmarna. Att CHARM just nu är största arbetsmarkandsmässan är en självklarhet men arbetet med att även säkerställa att CHARM är den bästa mässan behöver fortgå. Projektet CHARM 2013 är i och med denna slutrapport i princip klart. CHARM hade aldrig varit möjligt utan den fantastiska kommitté som under 2013 har arbetat med CHARM. Det är inte möjligt att göra CHARM utan det otroliga engagemang som främst kommittén men också projektgrupp, värdar och andra kommittéer bidragit med. Ett stort tack till alla er som varit med och bidragit till ett fantastiskt CHARM 2013! 13 av 13

67 SLUTRAPPORT Projektledare CHARM 2013 Bilaga 1 CHARMs mål och vision CHARMs mål och vision Nedan finns CHARMs vision och mål presenterade. Vision CHARM skall vara en upplevelse och ge upphov till möten mellan chalmerister och företag som inspirerar tillframtida val av studier och arbetsgivare. Mål CHARM skall om 5 år 1. Vara Skandinaviens mest attraktiva arbetsmarknadsmässa. 2. Ha en kvalitetsnivå som är normgivande för övriga arbetsmarknadsmässor i Skandinavien. 3. Ha ett stort antal utställare utifrån tillgängliga lokaler med bred variation av branschtillhörighet 4. som täcker alla utbildningar på båda campus 5. Möjliggöra sociala arrangemang med klara mål och syften. 6. Vara ett självklart val att besöka under och efter sin studietid. 7. Bidra med gott finansiellt resultat till kårens verksamhet. 8. Verka för att näringsliv och chalmerister är medvetna om att Chalmers Studentkår är arrangör. 9. Verka för att ha goda samarbeten med kommittéer, föreningar, teknologsektioner och övriga 10. organisationer. i

68 SLUTRAPPORT Projektledare CHARM 2013 Bilaga 2 CHARMs organisation Nedan presenteras CHARMs fullständiga organisation inför CHARM ii

69 SLUTRAPPORT Projektledare CHARM 2013 Bilaga 3 CHARMs organisation 2013 Nedan presenteras en detaljerad projektorganisationen för CHARM Figuren inkluderar CHARMkommittén samt Projektgrupp. iii

70 RAPPORT Utbildningsenheten Utbildningsveckorna 2012/2013 Utbildningsveckorna syftar till att studienämnder 1 och SAMO 2 ska synas och nå ut med sin verksamhet inom utbildningspåverkan och sociala frågor till studentkårens medlemmar. Syftet är att visa att studentkåren arbetar tillsammans med dessa frågor; från kursnivå upp till ledningsnivå inom högskolan och att alla teknologer har möjlighet att påverka sin utbildning och studiemiljö. Bakgrund Studentkårens huvudsakliga arbetsuppgift är att bedriva utbildningsbevakning och -påverkan genom att representera medlemmarnas åsikter. Det är också det som medlemmarna anser är studentkårens främsta uppgift; Att föra fram teknologernas åsikter gentemot högskolan, enligt medlemsmätningen som genomfördes Därför är det väldigt viktigt att studentkåren kommunicerar sitt arbete inom utbildning och studiesociala frågor samt arbetar för att representera alla medlemmar. Utbildningsveckorna startades upp under verksamhetsåret 09/10 utifrån en verksamhetsplanspunkt om kampanjer med fokus på utbildningsbevakning och studentkårens åsikter. Kampanjen har utvecklats mellan åren och fokuserar nu mer på lyfta fram påverkan istället för bevakning. Sedan våren 2011 har SAMO varit delaktiga under utbildningsveckorna för att även belysa deras arbete och för att uppmuntra samarbete mellan studienämnden och SAMO. Metod och genomförande Utbildningsveckorna pågick under läsvecka 2 och 3 i läsperiod 2 och 4 för att ge andrum efter tentamensveckan och möjliggöra förberedelser under läsvecka 1. Under verksamhetåret har fokus flyttats från central nivå till vad som görs på sektionsnivå för att ge möjlighet att påverka där. Studienämnderna och SAMO hade en lunch var per sektion under respektive utbildningsveckor. Hösten Höstens veckor syftade på att lyfta fram teknologers rättigheter men även skyldigheter som student på Chalmers. Högskolan har tillsammans med studentkåren förbättrat rättsäkerheten för teknologerna och införde hösten 2012 nya regler och riktlinjer. Därför låg det rätt i tiden att belysa teknologernas rättsäkerhet under utbildningsveckorna. Lathundar för studienämnder samt quiz till luncherna under utbildningsveckorna togs fram. SO tog fram separat material till SAMO vars syfte var att teknologerna skulle få chans att påverka samtidigt som det gav en tydlig bild över vad SAMO gör. Våren Inför vårens utbildningsveckor tillsattes en arbetsgrupp för att hjälpa vuo i planeringen inför vårens utbildningsveckor. Temat för vårens utbildningsveckor sattes till påverkansarbete för att visa upp studienämndernas och SAMOs arbete samtidigt som de skulle kunna få feedback på vad teknologerna 1 I rapporten avses både studienämnder och sektionsutbildningsutskott 2 StuderandeArbetsMiljöOmbud 3 Se Rapport Medlemsmätning av 4

71 RAPPORT Utbildningsenheten efterfrågar. Koncept togs fram som innehöll frågeställningarna Vad vill du påverka?, Hur kan du påverka? och Hur fungerar kursutvärderingsprocessen?. Mycket arbeta lades under våren på att diskutera utbildningsveckorna kontinuerligt med studienämnderna och SAMO för att göra dem mer bekväma och säkra på koncepten under sina respektive luncher. Utöver luncherna runt om på Campus togs två campuskartor (en Johanneberg och en Lindholmen) fram med rubrikerna Vilken är din favoritplats på Campus? Sätt ett hjärta på din plats!. Syftet var att teknologerna skulle få möjlighet att uttrycka sina åsikter om husen och lokalerna runt Campus för att påvisa att studentkåren arbetar för dem. Resultat Höstens utbildningsveckor syftade på att stärka teknologernas medvetenhet och kunskap om sin egen rättsäkerhet. Det som blev tydligt var att frågorna inte är självklara för gemene teknolog. Studienämnderna blev även säkrare på vad som gäller vilket gör att de kan fortsätta sprida kunskapen på sin sektion även efter utbildningsveckorna. SAMOs material fungerade som isbrytare och gav teknologerna insikt i deras SAMOs arbete samt möjlighet att påverka dennes arbete. Vårens utbildningsveckor gav en bild över vad teknologerna anser är viktigt att studienämnder och SAMO prioriterar. Teknologerna efterfrågar främst bra utbildade och pedagogiska lärare och fler ställen att sitta och plugga på, särskilt grupprum. Dessutom var det många som saknade tillgång till häftapparater och hålslag. Det gavs även goda indikationer på vad som var specifikt för programmen och kurserna på respektive lunch. IT-teknologerna önskade sig exempelvis fler eluttag i föreläsningssalarna medan andra ville ha kurs-pm i tid eftersom det varit problem med det. Campuskartorna i kårhusen visade både bra och mindre bra ställen. På Lindholmen var kajen populär medan Kuggen och kårhuset var mindre omtyckta. På campuskartan på Johanneberg 8 däremot var kårhuset populärt. Tydligt var att V-huset inte var omtyckt medan fiken på Campus var populära. Diskussion och reflektion Höstens utbildningsveckor var ett bra sätt att sprida kunskapen om teknologers rättigheter och skyldigheter. Framförallt ökade kunskapen hos studienämnderna själva. Resultaten från vårens utbildningsveckor ger tydlig vägledning på vad teknologerna tycker är viktigt inom utbildningsfrågor och studiesociala frågor. Åsikterna tas med i kårens fortsatta arbete för fler och bättre studieplatser och ökad pedagogisk kompetens hos lärarna på såväl central nivå som hos sektionerna. Studienämnderna och SAMO fick även mycket inspel och förslag på vad de kan göra själva vilket de tagit med sig i sitt arbete. Campusaffischerna som kompletterade vårens veckor föll väl ut med många nyfikna teknologer som fick tycka till. Det var intressant att se utveckling på vilka platser på Campus som var mer eller mindre populära och gav även en bild över vilka sektioner som främst rör sig i kårhuset. Studienämnderna och SAMO var nöjda med både höstens och vårens koncept samt samarbetet dem emellan. Utbildningsenheten och SO känner också att utbildningsveckorna blev lyckade. Framförallt 8 Se bilaga 1 2 av 4

72 RAPPORT Utbildningsenheten gav det resultat att prata om utbildningsveckorna i många forum under våren för att öka studienämndernas och SAMOs medvetenhet och roll under veckorna. Studienämnderna och SAMO ansåg att teknologerna som besökte dem fick ut något av luncherna men att det var ibland svårt att locka folk då deras medvetenhet om utbildningsveckorna var svag. Svårigheter som kvarstår är att skapa en känsla över att utbildningsveckorna pågår under en längre tid och inte enbart en lunch samt att locka till sig fler teknologer för att sprida kunskapen och budskapet till fler. Slutsats Utbildningsveckorna har stärkt studienämndernas och SAMO samarbete samt på ett framgångsrikt vis påvisat deras arbete. Studienämndernas kunskap inom framförallt rättsäkerhet har ökat i och med höstens kampanj. Medlemmarna som tagit del av utbildningsveckorna har fått ökad insikt i sin egen rättsäkerhet samt sina möjligheter att påverka sin utbildning och studiemiljö. Studentkåren på alla nivåer tar med sig åsikterna som kommit in genom utbildningsveckorna i sitt fortsatta arbete. Utmaningar som kvarstår är att nå fler teknologer och ytterligare öka studienämndernas och SAMOs insikt i att utbildningsveckorna är deras så det blir en del av deras egen kontinuitet. Rekommendationer Under nästa verksamhetsår bör man fortsätta att arbeta för att utbildningsveckorna ska riktas mot sektionerna samt ta ställning till om och hur utbildningsveckorna ska utvecklas på centralt håll. Dessutom bör fokus ligga på att nå fler teknologer. Frågor på rapporten ställs till: Josefin Bertilsson vuo 12/13 vuo@chs.chalmers.se 3 av 4

73 RAPPORT Utbildningsenheten Bilaga 1 Campuskarta Följande campuskarta satt uppe utanför kårledningskorridoren läsvecka 2 och 3. Under läsvecka 2 hade alla som gick förbi möjlighet att sätta ett hjärta på sin favoritplats och en svart plupp på platser de inte tyckte om. 4 av 4

74 RAPPORT Kårstyrelsen Rapport: Tidsplan för fullgoda alternativ till Den lilla gröna Bakgrund På fullmäktige 7 inkom en motion angående Den lilla grönas framtid och följande beslut togs: att att att ålägga kårstyrelsen att ta fram och pröva fullgoda alternativ till Den Lilla Gröna. Tidsplan för detta arbete ska presenteras på FuM 8. kårens medlemsregister görs sökbart på Medlemsportalen och testat för utvärdering på FuM 1. möjligheten undersöks till att slå samman medlems- och funktionärsregistret till ett gemensamt register till FuM 1. Process för framtagande av Den lilla gröna (DLG) För att DLG ska kunna lanseras i november måste arbetet påbörjas senast i augusti. DLG består av information från kåren, kontaktuppgifter till alla medlemmar samt register och kontaktuppgifter till alla kommittéer och föreningar både inom kåren centralt samt på sektionsnivå. Utöver det så säljs också annonser till DLG för att finansiera tryckkostnader. Kontaktuppgifter till aktiva måste börja samlas in under augusti då det är mycket information som ska samlas in och att det är förknippat med långa ställtider på att få in materialet. Försäljning av annonser behöver också påbörjas direkt efter sommaren för att ha möjlighet att sälja in tillräckligt med annonser. Offertering för DLG görs under september då offerter tas in från olika tryckerier. På grund av ovan nämnda anledningar kommer det att vara svårt att lägga ner DLG om inte fullgoda alternativ kan presenteras redan på fullmäktigemöte 1. Tidsplan Augusti September Oktober November Arbetet med DLG påbörjas. Allt material färdigställt, offerter tas in Allt material korrekturläst och alla annonser inlämnade för tryck DLG lanseras Förslag på fullgoda alternativ med tidsplan I motionen som avgavs till fullmäktigemöte 7 så framkom att DLG innehåller information om kåren, kontaktuppgifter till kommitté- och föreningsaktiva, styrelser samt alla kårens medlemmar. För att kunna ersätta DLG med andra alternativ behöver behovet utredas och sedan hur detta kan tillgodoses för att ge medlemmarna tillräcklig service. Information om kåren Det finns idag information om kåren på den nya hemsidan samt i andra kommunikationskanaler såsom kårguiden och sociala medier. För att ersätta DLG behövs det därför se över hur de 1 av 2

75 RAPPORT Kårstyrelsen kommunikationskanaler som idag finns kommunicerar eller kan kommunicera samma information som i DLG. Om nuvarande kanaler inte ger samma information så behöver dessa kompletteras med den information som anses nödvändig för medlemmarna att kunna ta del av. Sökbarhet genom medlemsregistret För att möjliggöra att kårens medlemsregister blir sökbart på Medlemsportalen så kommer diskussioner att föras med Montania System AB, som idag levererar kårens medlemsregister. Det måste först internt inom kåren tas fram en kravspecifikation för att utreda med Montania om de har möjlighet att leverera enligt krav. I kravspecifikationen behöver det framgå vad som ska vara sökbart för medlemmarna samt hur uppgifterna ska vara tillgängliga. Det är viktigt att säkerställa att man som medlem ska kunna säga nej till att ens uppgifter publiceras i DLG. När det finns en kravspecifikation kommer Montania tillfrågas om offert. Tidsplan Juni Juli Ta fram kravspecifikation för sökbarhet på medlemsregistret Påbörja diskussioner med Montania September Utvärdering av digitalt medlemsregistret presenteras på fullmäktigemöte 1 Sammanslagning med funktionärsregistret Då funktionärsregistret inte är färdigställt och ska kunna lanseras på kårens hemsida så är det viktigt att säkerställa implementeringen av detta innan en sammanslagning. Då funktionärsregistret inte kommer att kunna implementeras innan verksamhetsåret 12/13 är slut kommer arbetet med att se över en sammanslagningatt dröja till hösten. När detta sedan är gjort så kommer diskussioner föras angående att slå samman det med ett medlemsregister. Tidsplan September Utvärdering av digitalt medlemsregistret presenteras på fullmäktigemöte 1 Oktober Funktionärsregistret implementerat och arbetet med att se över en sammanslagning med ett medlemsregister påbörjas Slutsats Då arbetet med att säkerställa fullgoda alternativ till DLG måste presenteras innan fullmäktigemöte 1 för att arbetet med DLG antingen ska hinna genomföras eller inte behöva påbörjas kommer DLG behöva tryckas under verksamhetsåret 13/14. Resultatet av arbetet med att ta fram, pröva och utvärdera fullgoda alternativ kommer därför att presenteras till fullmäktigemöte 5 under verksamhetsåret 13/14. 2 av 2

76 RAPPORT Kårstyrelsen Översyn av BEST-kommittén framtida associationsform Bakgrund Under våren 2012 beslutades det att ge kårstyrelsen i uppdrag att se över huruvida BEST bör vara en kårkommitté eller om deras arbete bäst är lämpat för föreningsform. Följande beslut togs av fullmäktige: att att ge kårstyrelsen i uppdrag att undersöka hur en ombildning av BEST-kommittén till en kårförening skulle kunna genomföras utan att det påverkar verksamheten. ge kårstyrelsen i uppdrag att återkomma till Fullmäktige med erforderligt beslutsunderlag i fråga senast FuM 2 12/13. BEST kommittén deltar i det europeiska samarbetet Board of European Students of Technology. BEST-kommittén erbjuder tjänster för kårens medlemmar i form av möjligheten att genom samarbetet åka till andra universitet anknutna till BEST organisation. Tjänsten innebär att studenterna får möjlighet att delta i kurser för att utveckla kunskapen inom specifika tekniska områden eller inom personlig utveckling. Kommittén arrangera även en case-baserad ingenjörstävling (EBEC) där lag av studenter får i uppgift att lösa ett teoretiskt problem. Genomförande Då BEST är en organisation som finns på flera orter i Sverige kopplade till de tekniska högskolorna så har kontakt förts med de övriga kårerna inom Reftec, samarbetsorgan mellan teknologkårerna i Sverige. Diskussionen har varit för att belysa vilket samarbete respektive kår har till den lokala BESTorganisationen. Relationen till BEST har varierat bland de olika kårerna där BEST i vissa fall inte är en associerad förening till kåren och detta har inte varit ett hinder för att bedriva verksamheten. Anledningen till att undersöka om BEST skulle byta till kårföreningsform var för att möjliggöra utveckling av deras verksamhet. Under året så har VO fört en öppen diskussion med BEST:s ordförande från verksamhetsåret 11/12 men framförallt ordförande för verksamhetsåret 12/13. Diskussionen har bestått i att få en inblick i deras verksamhet och överblick av de problem som finns inom kommittén. Diskussionen har handlat om hur de ser på möjligheterna att bli en kårförening utifrån deras verksamhet. Diskussionerna har även behandlat deras verksamhet och verksamhetsstyrning samt ekonomi. Det framgår att bristerna till mycket består i dålig kommunikation och kontakt med kåren samt okunskap för verksamhetsåret. Till en viss del har tidigare negativt resultat för kommittén bestått av att intäkter samt kostnader inte har inkommit och sammanställts på samma verksamhetsår som vissa aktiviteter har utförts. Under verksamhetsåret 11/12 har ordförande påbörjat en mer ansvarsfull roll som ekonomiskt ansvarig och så har arbetet fortgått under 12/13. Den största förändringen som ordförande 12/13 valt att göra är att flytta den sommarkurs som anordnas. Under 12/13 så planeras den att genomföras under samma verksamhetsår som anordnande kommitté är aktiv. Med detta så 1 av 2

77 RAPPORT Kårstyrelsen hoppas kommittén att undvika ett fortsatt missvisande resultat och kommittén har under de senaste två åren arbetat aktivt med att förbättrat kontinuiteten i kommittén. BEST-kommitténs nuvarande ordförande ser fördelar med att bli en kårförening samt att det för framtiden skulle kunna gynna deras verksamhets utveckling. Det som idag är kommitténs största hot mot verksamheten vid ett byte är hur kommittén ska sköta sin ekonomiska kontinuitet samt hur man ska finansierar sin verksamhets löpande kostnader långsiktigt. I övriga Sverige så får flera av BESTorganisationerna stöd av högskolan till sin verksamhet och BEST har samarbete till kårernas utbildnings- och internationaliseringsområden. Om BEST ska kunna fortsätta att erbjuda möjligheten till Chalmers studenter att söka till de kurser och utbyten som sker tillsammans med andra högskolor inom BEST så kommer kåren att behöva ge stöd till kommittén under ombildningsperioden. Slutsats BEST behöver inte vara en kårkommitté för att kunna driva sin verksamhet. Verksamheten skulle ha större möjligheter att utvecklas på längre sikt genom friheten som kårförening. Att kåren under verksamhetsåret 13/14 måste stödja BEST-kommittén i arbetet att ombilda sig till en kårförening för att efter verksamhetsårets slut kunna genomföras. Kommittén behöver förutom stöd i ombildningen också hjälpa i arbetet att etablera en kontinuitet samt hur deras ekonomiska situation är hållbar för framtiden. En ombildning är dock problematisk då kommittén i dagsläget saknar finansiellt stöd samt kontakt med högskolan. BEST har som mål att efter verksamhetsåret 12/13 utvärdera sin verksamhet för att åter kunna påbörja arbetet med att etablera en kontakt med ansvariga inom högskolan. I en sådan övergång kan utbildningsenheten i kårledningen vara ett stöd. En närmare kontakt mellan utbildningsenheten och BEST kan ge bättre utväxling i arbetet med internationalisering och utbyten runt om Europa. Rekommendation Kårstyrelsen rekommenderar därför att BEST ombildas till en kårförening till verksamhetsåret 14/15. Propositionen om att ombilda BEST ska avges till fullmäktigemöte 5 under verksamhetsåret 13/14. 2 av 2

78 UTREDNING Kårstyrelsen Utredning av Chalmers Studentkårs medlemskap i Göteborgs Förenade studentkårer (GFS) 1 Inledning Denna utredning görs som en konsekvens att Chalmers Studentkår vartannat år utvärderar och utreder sitt medlemskap i GFS. Utvärderingen görs för att säkerställa att organisationen GFS uppfyller de förväntningar som Chalmers Studentkår har och att de resurser som satsas på medlemskapet skapar medlemsnytta. 1.1 Syfte och mål Syftet med utredningen är att utvärdera Chalmers Studentkårs medlemskap i GFS för att ge rekommendation om hur arbetet i GFS bör fortskrida. Utredningen syftar också till att hitta och analysera de brister som finns inom organisationen, sett ur Chalmers Studentkårs perspektiv, och hur dessa brister skall åtgärdas. 1.2 Disposition Utredningen inleds med en genomgång av GFS och dess grundläggande strategiska riktning för att sedan beskriva organisationen och den operativa verksamheten. Efter det presenteras Chalmers Studentkårs förväntningar på GFS och därefter förs analys samt diskussion om likheter och skillnader i GFS verksamhet kontra Chalmers Studentkårs förväntningar. 2 GFS GFS grundades 1929 och är en ideell samarbetsorganisation för kårerna i Göteborg. Alla fem Göteborgskårer är idag medlemmar i GFS; Chalmers Studentkår, Göta Studentkår, Handelshögskolans i Göteborgs Studentkår (HHGS), Konstkåren och Sahlgrenska akademins Studentkår (SAKS). Förutom den ideella föreningen GFS så ägs en företagsgrupp, Göteborgs Studenters Företagsgrupp AB (GSF), som i sin tur äger Fysiken AB och Akademihälsan AB. Medlemskårerna betalar medlemsavgift omräknat efter antal heltidsstudenter inom de områden som kåren representerar. Medlemsavgiften är för verksamhetsåret 2012/ SEK/år och heltidsstudent. Nedan presenteras GFS organisation från ett strategiskt perspektiv med mål och vision följt av en organisationsbeskrivning samt en redogörelse för dagens verksamhet. 2.1 GFS Mål och vision GFS vision är: 1 av 16

79 UTREDNING Kårstyrelsen Göteborgs studenter har alla förutsättningar för en lyckad studietid och Göteborg är den ledande studentstaden i Sverige. Göteborgs Förenade Studentkårer arbetar för att skapa fördelar med att vara student i Göteborg. GFS säger sig ha som mål att tillvarata och främja medlemskårerna och dess medlemmars gemensamma intressen, främst inom det studiesociala området. GFS verkar enligt sina styrdokument för att skapa bästa möjliga utgångspunkt för studenter att kunna genomföra sina studier på ett positivt och utvecklande sätt. GFS fullständiga mål och visionsdokument återfinns som Bilaga GFS organisation GFS organisation består av styrelse, presidium, valberedning, ägarutskott samt olika arbetsgrupper. Styrelsen är GFS högst beslutande organ och alla fem medlemskårer väljer själva in sina representanter och suppleanter på årsbasis. I styrelsen sitter också presidiet, fast utan rösträtt. Styrelsen åligger bland annat att ta beslut om riktlinjer för verksamheten, ta beslut i frågor av principiell betydelse, fastställa instruktioner för organ inom GFS samt upprätta verksamhetsberättelse och granska årsredovisningar. I styrelsen har varje kår ett mandat var och därmed lika stor påverkan på beslut oberoende av att kårerna representerar olika antal studenter. Presidiet består av en ordförande och en till två vice ordförande. Under verksamhetsåret 12/13 har presidiet haft en total arvodering motsvarande två heltider med både fulltidsarvoderad ordförande och vice ordförande. Presidiet skall fungera som styrelsens beredande och verkställande organ och leder operativt den dagliga verksamheten. Mer om presidiets arbetsområden presenteras under 2.3 GFS verksamhet. GFS Ägarutskott är ansvarigt för GSF AB och dess verksamhet. Varje kår representeras i form av en representant till ägarutskottet. Ägarutskottet hanterar alla frågor kring bolagen och samordnar studentrepresentanter i styrelsen. Arbetet med bolagen har därför lyfts bort från styrelsen. 2 av 16

80 UTREDNING Kårstyrelsen GFS har också en valberedning och arbetsgrupper. Valberedningen skall bereda val till presidiet samt styrelserepresentanter. Arbetsgrupperna arbetar operativt med olika typer av frågor, exempelvis SUS som arrangerar utbildningar för kårernas serveringsansvariga. 2.3 GFS verksamhet GFS arbetar inom många olika områden och med både löpande verksamhet samt projekt. Nedan har de olika arbetsuppgifterna kategoriserats för att i stora drag beskriva den verksamhet som GFS bedriver. Förklaring till de olika projekten och arbetsuppgifter finns i Bilaga 2. Studentstaden Göteborg GFS arbetar för att vara en bra studentstad genom att se till att det finns sociala event och stödfunktioner för studenter. Som sådan verksamhet kan nyhetsbrevet KULT, förskolan Krokus, broschyren Studentguiden, studentevent på den kommunala bostadsförmedlingen Boplats samt styrelseplatser i stipendiestiftelsen RISH och andra stipendiestiftelser nämnas. Det största egna arrangemanget för studenter är Valborgsfirandet på Trädgårdsföreningen, men GFS är även med och arrangerar Student Göteborg i samband med mottagningarna och Göteborg & Co. SGS Studentbostäder är en stiftelse som stiftats tillsammans med kommunen för att erbjuda studenter bostäder. Alkoholtillståndsfrågor Sedan några år tillbaka hålls SUS-utbildning gemensamt för alla kårer inom ramarna för GFS verksamhet. GFS har en deltidsarvoderad SUS-samordnare. Alla serveringsansvariga inom Göteborgskårerna ska ha genomgått SUS-utbildning. Utbildningen genomförs med hjälp av personal från tillståndsmyndigheten, Akademihälsan och SUS-samordnaren (som brukar vara en före detta vso från Chalmers Studentkår). Kårmedlemsförmåner Under GFS existens har företag och samarbeten upprättats för att ge studenter förmånlig service. Fysikens friskvårdsanläggningar och Akademihälsan är de två företag som ägs av GFS och erbjuder direkt medlemsnytta. Stiftelsen Folkuniversitetet och studentjuristerna är två andra förmåner som Göteborgs kårmedlemmar kan nyttja. Folkuniversitetet erbjuder rabatterade eller gratis kurser för studenter och studentjuristerna erbjuder gratis juridisk rådgivning. Politisk påverkan GFS arbetar med politiska frågor som rör studenter, främst på kommunal nivå. De senaste åren har fokus legat på studentbostäder och rabatter i kollektivtrafiken. Det politiska arbetet innefattar nätverkande, mediabevakning, remissvar och medverkan på Almedalsveckan. Varje år tas också studentens årsbokslut fram. GFS tar del i många samarbeten inom studentpolitiska frågor. Följande forum deltas löpande i: Studentforum, Studentbostadsnätverket, 6S (samarbete mellan GFS, SSCO, LUS och Uppsala Studentkår), VGR-samarbetet (kårerna inom Västra Götalandsregionen), Hyresgästföreningen, och jagvillhabostad.nu. Presidiet träffar även rektorerna på de två lärosätena för att diskutera aktuella frågor. Administration och kommunikation Verksamheten kräver en viss administration och för denna står presidiet. De administrativa arbetsuppgifterna består främst i att besvara inkommande förfrågningar, sköta ekonomin och skriva möteshandlingar och protokoll. Presidiet kommunicerar även GFS verksamhet via hemsida och 3 av 16

81 UTREDNING Kårstyrelsen sociala medier och bistår ibland GSF:s informatör med att presentera GFS och dess bolags verksamhet för nya studenter i samband med mottagning. GFS har tidigare fått stöd från GSF:s informatör men har nu inget stöd av den typen. Organisation GFS organisation har utskott och andra organ och presidiet stöttar dem ibland i deras arbete. Organ inom GFS som har tagit särskild tid det senaste året är GFS ägarutskott och valberedningen men även annan verksamhet stöttas som en del av presidiets löpande verksamhet. Presidiet har även arbetat med att sammanställa tidigare presidier i GFS för att kunna upprätta alumnikontakt. Kontakt med studenter och universitet Mycket tid och energi läggs på samarbetet mellan styrelsen och presidiet. Presidiet håller löpande mailkontakt med medlemskårernas representanter och extra möten har under det senaste verksamhetsåret inrättats mellan styrelsemötena för att kunna föra djupare diskussioner om aktuella frågor. Presidiet kontaktar ofta medlemskårerna för att få kontakt med studenter eller för att styrelsen skall ta ställning till verksamhetsrelaterade frågor. I början av verksamhetsåret skall presidiet hålla utbildningsdagar för medlemskårerna. Projekt GFS deltar i och bedriver vid sidan av det löpande arbetet projekt. Vissa projekt är årligt återkommande, som workshopen som GFS arrangerar tillsammans med Akademiska hus. Andra projekt är mer av tillfällig karaktär, till exempel projekt för byggande av studentbostäder i Hammarkullen respektive Mölndal. Under det senaste året har GFS även deltagit i referensgruppen för ett projekt som Göteborg & Co arbetar på, som syftar till att ta fram en webbportal som skall länka ihop studenter och näringsliv. 3 Chalmers Studentkårs förväntningar Chalmers Studentkår är en av fem medlemskårer som är medlem i GFS. För att de resurser som investeras i GFS skall ge så bra utväxling som möjligt i form av medlemsnytta så är det viktigt att Chalmers Studentkår kommunicerar mål och förväntningar med medlemskapet. Totalt betalar Chalmers Studentkår omkring SEK per år till GFS i medlemsavgift 1 under verksamhetsåret 2012/2013. GFS tar också resurser i form av SO:s arbetstid för löpande arbete med styrelsearbete men också då problem uppstår och behöver diskuteras i kårstyrelsen. Nedan presenteras de förväntningar som Chalmers Studentkår har på GFS som organisation. Först presenteras strategiska förväntningar såsom mål och vision för att därefter fokusera på organisation och operativt arbete. 3.1 Förväntningar på GFS Mål och vision Chalmers Studentkår anser att GFS skall ha som vision att vara en stark politisk röst i Göteborg för att därigenom utveckla Göteborg som studentstad. Anledningen till detta är att det är genom en enad studentröst, som alla kårer i Göteborg står bakom, som reell genomslagskraft kan nås. Detta är något som Chalmers Studentkår inte kan åstadkomma genom sin egen organisation då det i politiken slagkraftiga uttrycket Göteborgs studenter måste innefatta studenterna från de båda lärosätena. 1 Medlemsavgiften är 10 SEK/år och heltidsstudent 4 av 16

82 UTREDNING Kårstyrelsen Den verksamhet som GFS bedriver skall i all mening komplettera Chalmers Studentkårs breda verksamhet. Chalmers Studentkår är en stark och stabil kår med en väletablerad verksamhet som fokuseras genom de uppdrag som kåren är ålagd att verka för. Då det finns stora synergier i att arbeta tillsammans med andra kårer genom GFS för att uppfylla uppdragen skall detta göras men Chalmers Studentkår skall inte finansiera verksamhet inom GFS som Chalmers Studentkår kan genomföra bättre själv. De frågor som Chalmers Studentkår anser att GFS skall driva är därför politiskt påverkansarbete för att driva att Göteborg bör utvecklas som studentstad. Med politisk påverkan menas att arbetet skall fokusera på att skapa debatt och att försöka driva igenom förbättringar inom exempelvis bostadsfrågan, kravet på kollektivtrafiksrabatt samt ekonomiska frågor på en regional nivå. Chalmers Studentkår anser också att GFS skall representera sina medlemmar, det vill säga de fem medlemskårerna, och deras åsikter. Studenterna representeras i sin tur av medlemskårerna. Åsikterna som drivs inom SFS skall vara i linje med medlemskårernas åsiktsprogram och allt påverkansarbete skall ske i konsensus. Det är viktigt att arbetet som GFS genomför känns relevant för alla medlemskårer. I bilaga 3 finns en kommenterad version av GFS liggande vision. 3.2 Förväntningar på GFS organisation Chalmers Studentkår anser att GFS organisation skall anpassas efter det uppdrag och de mål som organisationen har, inte att arbetsuppgifterna anpassas efter GFS storlek och arvoderingsgrad. GFS skall vara en slimmad organisation och designad för att i huvudsak ägna sig åt politiskt påverkansarbete. Organisationen skall ha renodlade organ där styrelsens arbete är att ta strategiska beslut och säkerställa åsiktsriktningen i de kampanjer och utspel som görs. Styrelsen skall vara ett organ som säkerställer att kårernas åsikter följs och att resultatet för de resurser som satsas är tillräckligt. Presidiet skall ha en beredande och operativ roll och i största möjliga mån använda arbetsgrupper för projekt. Chalmers Studentkår anser också att styrelsemandat måste spegla medlemmarnas avgifter, eller att varje representant har ett mandat men också betalar samma medlemsavgift. GFS skall vara en stabil organisation med kontinuitet över åren och en stabil ekonomisk grund att utgå ifrån. 3.3 Förväntningar på GFS verksamhet Chalmers Studentkår anser att det är viktigt att GFS verksamhet bedrivs på ett resurseffektivt sätt och fokuseras kring påverkansarbete. Den arbetstid som läggs ner av kårernas representanter, av presidiet och av ideellt engagerade personer i arbetsgrupper skall vara väl motiverad på samma sätt som inom Chalmers Studentkår. Frågor som inte är tillräckligt prioriterade för att drivas i Chalmers Studentkårs verksamhet bör inte heller drivas i GFS. GFS skall användas som en förlängning av Chalmers Studentkår där frågor drivs för att det ger större utväxling med en enad studentröst än om Chalmers Studentkår drivit frågan på egen hand. Studentstaden Göteborg Chalmers Studentkår anser att de sociala projekt som bedrivs av GFS för att utveckla Göteborgs studentliv på studiesociala parametrar bör drivas av annan organisation där Chalmers Studentkår kan 5 av 16

83 UTREDNING Kårstyrelsen välja att engagera sig i den mån det känns relevant. I grunden skapar vissa projekt en hög studentnytta men det är varierande hur mycket kårerna gör inom dessa områden själva. Chalmers Studentkår har exempelvis traditionsenligt både eget valborgsfirande och en väl utvecklad mottagning. Alkoholtillståndsfrågor Chalmers Studentkår anser att SUS-utbildningarna är ett bra samarbete som främjar alla kårers intressen samtidigt som det också täcker behov som exempelvis kommunen har i alkoholhanteringsfrågor. Dessa projekt där det finns tydliga behov från alla kårer bör drivas som samarbete mellan kårerna men dock inte av GFS som får en spretig verksamhet. En del av arbetet kring alkoholfrågorna är politiskt och handlar om att tillsammans med kommunen ta fram fungerande lösningar på hur studenter kan arrangera trygg och laglig festverksamhet. SUSutbildningarna är ett resultat av detta politiska arbete. Kårmedlemsförmåner Bolagsverksamheten bör utvecklas inom de områden som alla studenter i Göteborg har behov av för att ge största möjliga studentnytta. Så länge företagen ligger kvar inom GFS anses utveckling inte vara en prioriterad fråga då det tar fokus från vad Chalmers Studentkår anser vara GFS huvudområden. Det kan också med dagens ägarstruktur finnas en risk i att kårer känner sig mer eller mindre tvungna att vara fortsatt medlemmar i GFS endast på grund av att bolagen ligger i denna organisation. Chalmers Studentkår anser med ovanstående bakgrund att GFS bolag bör skiftas ut till kårerna som då blir direkta aktieägare för holdingbolaget GSF AB. Politisk påverkan Chalmers Studentkår anser att politisk påverkan skall vara GFS enda fokus. GFS presidium skall fokusera på att på regional nivå bedriva politisk påverkan inom de områden som anses vara aktuella. Att driva politisk påverkan handlar om att skapa debatt i olika frågor och att skapa kontakt med beslutsfattare för att kunna argumentera för utveckling mot en bättre studentstad. Det finns många fördelar med att kårerna har endast en part som samtalar med motparter i politiska frågor. Administration Chalmers Studentkår anser att GFS skall minimera administrationen men i många fall är det presidiets roll att hantera administration och då bör detta ske på ett effektivt sätt. Organisation Chalmers Studentkår anser som beskrivs ovan att GFS organisation skall anpassas efter verksamhetsidén. GFS organisation skall i största möjliga mån vara slimmad då det handlar om att vara ett politiskt påverkansorgan för ideella organisationer. Att hålla nere medlemskostnaderna är viktigt för att kårerna i Göteborg skall känna att de har råd att vara anslutna till denna enade studentröst. Kontakt med studenter och universitet Chalmers Studentkår anser att GFS bör arbeta med att ha en god kontakt med sina medlemskårer och i övrigt fokusera på extern part som är aktuell utifrån verksamhetsidén. Med extern part menas exempelvis politiker och andra påverkansorgan. GFS bör inte arbeta med att marknadsföra sig mot medlemskårernas verksamhet och medlemmar. 6 av 16

84 UTREDNING Kårstyrelsen Projekt Chalmers Studentkår anser att GFS bör arbeta med projekt som ligger inom poliskt påverkan mot Göteborgs stad. Projekt som syftar uppfylla behov utanför de mål som Chalmers Studentkår anser att GFS skall ha är inte prioriterade och skall inte genomföras. Många av de projekt som genomförs idag skulle kunna genomföras genom samverkan av de kårer som anser att projekten är relevanta, men då i ett separat och från GFS fristående forum. 4 Analys och diskussion I detta avsnitt analyseras och diskuteras GFS verksamhet utifrån Chalmers Studentkårs förväntningar med mål att kunna ge en rekommendation om hur Chalmers Studentkår i fortsättningen skall arbeta med GFS. 4.1 Mål och vision GFS har mål och vision som är i linje med Chalmers Studentkårs mål och vision. Med de förväntningar som Chalmers Studentkår har på GFS som en politisk påverkansorganisation så är dock både vision och mål för GFS för breda. De mål som idag finns ger, och uppmanar, GFS till en bred verksamhet som inte bara kompletterar men också konkurrerar med kårernas verksamhet. Anledningen till att Chalmers Studentkår anser att GFS skulle kunna vara en effektiv organisation är att det genom organisationen är möjligt att få större utväxling på sitt arbete i vissa frågor, dock är det inte en önskan att verksamheten i GFS på något sätt skall leda till dubbelarbete där medlemskårerna betalar för arbete som redan blir gjort på kårerna. En stor del av problematiken som uppstår i intressekonflikter och oklara fokusfrågor kan härledas till de otydliga mål som GFS idag har. Om dessa mål skulle revideras för att inrikta sig på ett smalare område skulle det tydligt påvisa hur GFS bör arbeta. En revidering av målen är därför prioriterad för att i de fall det uppstår intressekonflikter kunna argumentera med stöd av mål och vision. Det finns delar i mål och vision som påvisar tydliga problem. I målen står att GFS skall vara en tydlig intresseorganisation med ett starkt varumärke hos samarbetspartners och medlemskårer. Detta har under åren orsakat problem då kårer och i vissa fall GFS har ansett att GFS skall ha egenrätt på att yttra sig i frågor som organisationen arbetar med. Chalmers Studentkår anser dock att kåren i sig skall ha rätt att yttra sig i frågor även om GFS driver frågorna. GFS bör fokusera på att skapa kontakter och bygga varumärke till extern part och därför bör inte ett delmål bör vara att bygga varumärket hos medlemskårer. Till detta följer också det andra perspektivet där medlemsmålet om att GFS skall ha starka medlemskårer inte heller stämmer överens med Chalmers Studentkårs åsikt att GFS som politiskt påverkansorgan som inte skall arbeta med att stötta kårerna. Chalmers Studentkår bör ha samma krav på GFS som tydligt är satta på SFS att inte arbeta med medlemsservice Sammanfattningsvis speglar inte målen på ett tydligt sätt Chalmers Studentkårs vilja att GFS skall vara en politisk påverkansorganisation som strävar efter att, med en stark och enad röst, representera alla Göteborgs Studentkårer och därmed indirekt alla studenter. Enligt bilaga 3 finns förklaringar och rekommendationer för hur Chalmers Studentkår efter de uppsatta förväntningarna anser att GFS bör arbeta mot smalare och tydligare mål och vision. 4.2 Organisation 7 av 16

85 UTREDNING Kårstyrelsen Under året har det funnits perioder där verksamheten har utökats för att passa organisationen, snarare än tvärt om. Det finns en risk för att organisationen blir bred och spretig om presidiet arbetar med frågor som inte ligger inom GFS verksamhet då de anser sig har för lite att göra. I detta fall är inte mer arbete bättre. Det är därför tydligt att organisationen för GFS bör anpassas efter både den verksamhet som kårerna under året vill bedriva samt budget. För att organisationen skall bli mer slimmad i enlighet med Chalmers Studentkårs önskemål bör verksamheten styras med hjälp av verksamhetsplanspunkter på prioriterade områden. GFS organisation anses också vara prioriterad för de fem medlemmar som GFS har. GFS bör som Chalmers Studentkår argumenterar vara en politisk påverkansorganisation som arbetar med, och för, kårerna med prioriterade frågor. GFS bör inte arbeta mot eller marknadsföra sig mot alla studenter i Göteborg. Chalmers Studentkår anser att GFS har fem medlemmar inte över Det finns också skillnader i hur GFS arbetar, och Chalmers Studentkår anser att de bör arbeta, med styrelsearbete och presidium. Styrelsen är inte välfungerande då engagemang och kunskap skiljer sig mycket mellan medlemskårerna. Kårerna har i många aspekter olika förutsättningar att genomföra ett gott styrelsearbete bland annat för att de har varierande kontinuitet. Även inom presidiet bör energi fokuseras på hur arbetet kan fördelas och vem som gör vad. Det finns en oklarhet i hur GFS presidium förhåller sig som länk mellan externa parter som vill ha kontakt med studenter. Chalmers Studentkårs åsikt är att presidiet i dessa fall skall vidarebefordra dessa kontakter till kårerna då detta inte skall vara den typen av arbete presidiet skall ägna sig åt för att tillgodose detta intresse från externa parter. 4.3 Verksamhet Inom GFS verksamhet finns mycket som inte kan klassas som politiskt påverkansarbete. Stora delar av detta får anses vara rester från en tid då GFS fyllde en annan funktion. Det finns önskemål från flera kårer att städa upp i GFS verksamhet. Vilken typ av projekt som bedrivs inom GFS och varför dessa drivs är inte helt klart. GFS driver idag Valborgsfirande, arbete för ökad näringslivskontakt med mera som inte är politiskt påverkansarbete och det ligger därför utanför ramarna för det som Chalmers Studentkår vill få ut av sitt medlemskap. GFS presidium tar ibland på sig ansvaret att agera referensgrupp för alla Göteborgs studenter. Det är en stor skillnad på att vara referensgrupp och att vara en röst för Göteborgs alla studenter med åsikter som medlemskårerna står bakom. Chalmers Studentkår anser att GFS som politisk påverkansorganisation inte bör äga och driva bolag. Ägandet av bolag riskerar att göra organisationen spretig. Företagsgruppen bör säljas eller skiftas ut till medlemskårerna. Ett stort förberedande arbete inför utskiftning av aktier har gjorts då dagens bolagsstruktur i Göteborgs Studenters Företagsgrupp AB (GSF AB) skapades för att aktierna skulle omfördelas till medlemskårerna. Detta till trots så ägs bolagen fortfarande av GFS. Ägandet möjliggör att pengar flyttas från bolagsgruppen till den politiska påverkansorganisationen vid behov. Chalmers Studentkår vill inte se detta ske och anser att företagen skall drivas för att ge största möjliga studentnytta inom sitt verksamhetsområde och de överskott som finns inom bolagen ska gå till återinvesteringar. Bolagen tar även fokus från styrelsens och presidiets politiska arbete. Det finns verksamheter inom GFS som idag fungerar och som bidrar med stor nytta för medlemskårerna men som inte alls eller endast till viss del tillhör politiskt påverkansarbete. SUSprojektet är ett exempel på ett projekt som Chalmers Studentkår anser är bra, men organsationen kring SUS och det operativa arbetet med projekten och utbildningarna bör inte ligga inom GFS organisation. SUS bör vara ett samarbete kårerna emellan och all samverkan bör inte gå genom GFS som då återigen lätt blir spretig och ofokuserad som organisation. 8 av 16

86 UTREDNING Kårstyrelsen Chalmers Studentkår har tidigare genom beslut antagit förväntningar på GFS organisation men inte mer exakt klargjort vilken målbild som funnits. Det är svårt att säga hur väl Chalmers Studentkår har uppfyllt sina mål för GFS verksamhet eftersom dessa varit väldigt begränsade till ramarna för GFS organisation. Speciellt har GFS medlemskårer har idag olika förväntningar på GFS vilket återspeglas i den spretiga verksamheten. 5 Slutsats GFS är en viktig representant för alla Göteborgs studenter och alla Göteborgs kårer har nytta av att det finns en stark, enad studentröst inom kommunalpolitiken. GFS är idag en organisation som på många plan inte lever upp till Chalmers Studentkårs förväntningar. Chalmers Studentkår har de senaste åren arbetat för att förändra organisationen i önskvärd riktning med varierande resultat. En del av GFS verksamhet ligger utanför det område som Chalmers Studentkår anser att GFS skall arbeta inom, det vill säga politiskt påverkansarbete. En nedslimmad organisation skulle öka medlemsnyttan per investerad krona i GFS. Chalmers Studentkår kommer att arbeta för att dessa slutsatser skall färga GFS verksamhetsplan och budget inför verksamhetsår 13/14 i enlighet med de förväntningar som finns på organisationen. 5.1 Rekommendation Med ovanstående utredning rekommenderas att Chalmers Studentkår är fortsatt medlem i GFS. Målet med medlemskapet skall vara att kunna bedriva ett effektivt påverkansarbete med GFS genom att arbeta med följande åtgärdpunkter: Arbeta för revidering av GFS mål och visioner Ta fram konkret handlingsplan för hur Chalmers Studentkår aktivt skall driva frågor inom GFS styrelser och andra organ utefter de förväntningar som Chalmers Studentkår har Utreda hur medlemskapet i GFS utvärderas för att säkerställa att resurser som investeras skall bidra till högre medlemsnytta än om arbetet gjorts i Chalmers Studentkår Föreslå arbetssätt som syftar till att leverera och diskutera frågeställningar som bör drivas av GFS. 9 av 16

87 UTREDNING Kårstyrelsen Bilaga 1 GFS vision Vision för Göteborgs Förenade Studentkårer Göteborgs studenter har alla förutsättningar för en lyckad studietid och Göteborg är den ledande studentstaden i Sverige. Göteborgs Förenade Studentkårer arbetar för att skapa fördelar med att vara student i Göteborg. Mål Göteborgs studenter ska: kunna studera utan att behöva oroa sig över sin ekonomiska situation vara socialt, rättsligt och fysiskt trygga under hela sin studietid efter sina studier, vara väl förberedda för arbetslivet ha tillgång till bostad med rimlig hyra under hela sin studietid ha god tillgång till ett rikt socialt liv vid sidan om studierna må bra under hela sin studietid och ha möjlighet till personlig utveckling utöver studierna GFS ska: vara en tydlig intresseorganisation med ett starkt varumärke hos samarbetspartners och medlemskårer ha starka kontakt-, kårövergripande- och alumnnätverk ha starka medlemskårer representera medlemskårernas åsikter 10 av 16

88 UTREDNING Kårstyrelsen Bilaga 2 GFS verksamhetsområden Studentstaden Göteborg Krokus GFS startade 1981 förskolan Krokus, en förskola för högskolestuderande och forskarstuderande föräldrar. Förskolan drivs nu som ekonomisk förening, fristående från GFS, och är öppen för alla men studenter har förtur. GFS Ordförande sitter med i styrelsen. RISH + Västgötastipendiet Rotary International Student House Scholarship Fund delar årligen ut stipendier till utländska gäststuderande. GFS utser tre av representanterna i styrelsen. GFS är med och administrerar stipendiet och svara på frågor från sökande. KULT Ett nyhetsbrev som informerar om kulturella event för studenter. Skrivs av studenter och stöds av bland annat GFS och stadens universitet. GFS förmedlar bidrag till KULT. Boplats Kommunala bostadsförmedlingen. Årligen arrangeras fyra stycken event där studenter kan möta privata hyresvärdar. Vice ordförande sitter med som studentrepresentant vid planering av dessa event och medverkar även vid genomförande. SGS GFS vice ordförande sitter med i styrelsen och träffar utöver styrelsemöten och -konferenser SGS minst en gång i veckan. GFS väljer in tre ordinarie ledamöter, två suppleanter, en ordinarie revisor och revisorssuppleant till styrelsen. GFS är medstiftare till SFS, som stiftades Kårsamverkan SUS (Studenter Utbildning Samverkan) Utbildning i ansvarsfull alkoholhantering som alla serveringsansvariga studenter i Göteborg skall ha genomgått och examinerats på. GFS har en arvoderad SUS-samordnare på 20 %. En presidial förebereder och deltar på referensgruppsmöte cirka tre gånger årligen och har även vissa mindre uppdrag i samband med dessa möten. Kårmedlemsförmåner GSF AB (Göteborgs Studentkårers Företagsgrupp AB) Är ett holdingbolag till 100 % ägt av GFS. Fysiken Friskvård i Göteborg AB och Akademihälsan i Göteborg AB är dotterbolag och omsätter ca 40 miljoner. Holdingbolaget bildades 2006 och innan dess drevs företag direkt under GFS. Det har i flera år förts diskussioner om att skifta ut ägandet till medlemskårerna istället för att de ägs av GFS. Under 2012 inrättades ett ägarutskott bestående av kårerna för att flytta arbetet med GSF AB från GFS styrelse. Studentjuristerna 11 av 16

89 UTREDNING Kårstyrelsen GFS tillhandahåller juridisk rådgivning från juriststudenter till Göteborgs studenter. Folkuniversitetet Ett studieförbund som bildades av GFS och Göteborgs universitet Tillhandahåller gratis eller rabatterade kurser för studenter. Sociala event Valborg GFS årliga Valborgsfirande med marsch från Götaplatsen till Trädgårdsföreningen där studentorkestrar, körer och baletter underhåller. Chalmers Studentkår har länge velat lägga ner eventet. Akademiska hus workshop GFS och Akademiska hus arrangerar årligen en workshop, senast handlade den om näringslivsanknytning. GFS är till stor del delaktiga i utförandet. Mottagning Student Göteborg Göteborgs kommuns mottagning av studenter till Göteborg. Innefattar främst en kickoff på Trägårn och studentrabatter. Från Chalmers Studentkårs sida arbetar MK med Student Göteborg. Studentguiden Broschyr framtagen av GFS som handlar om att vara student i Göteborg. Studentguiden är budgeterad med vinst tack vare annonser. Politiskt arbete Studentforum Forum där kommunpolitiker möter GFS presidium och medlemskårer. Studentbostadsnätverket Forum där bland annat GFS presidium, Chalmers Studentkår, stadens universitet och Studentbostadsföretagen möts för att diskutera studentbostadsfrågan. 6S Samarbete mellan LUS, SSCO, Uppsala Studentkår och GFS. VGR-samarbete Samarbete med övriga kårer i Västra Götalandsregionen. Hyresgästföreningen Samarbete i studentbostadsfrågan. 12 av 16

90 UTREDNING Kårstyrelsen Jagvillhabostad.nu Samarbete i studentbostadsfrågan. Studentens årsbokslut En Göteborgsspecifik studentbudget som tas fram varje vår. Mediabevakning Omvärldsbevakning i de politiska frågor som GFS arbetar med. Nätverkande Knyta kontakter med exempelvis kommunpolitiker. Media Debattartiklar och respons på politiska händelser. Remisser GFS får ett fåtal remisser att besvara från exempelvis kommunfullmäktige. Almedalsveckan GFS deltar i Almedalen för att knyta kontakter och omvärldsbevaka. Ibland håller 6S seminarier. Projekt Levande staden Webbportalen för arbetslivskontakt SAFE Syna korten! Alkohol och narkotika-prevention (SUS?) Hammarkullen Mölndal Kontakt och stöd (högskola, kårer och studenter) Högskola Möte med rektorerna GFS Presidium träffar fyra gånger årligen rektorerna för GU och Chalmers. Studenter GFS informerar nyantagna studenter om GFS och dess arbete i samband med mottagningen. GFS genomför relativt ofta enkäter för att få underlag i frågor de arbetar med. 13 av 16

91 UTREDNING Kårstyrelsen Medlemskårer Avstämningsmöte (2 ggr årligen) Löpande kontakt, information och förfrågningar Utbildningsdagar (2 dagar en gång årligen) Kårfrukostar där medlemskårerna möts mellan möten för att diskutera aktuella frågor Övriga Ägarutskottet Valberedningen Studentjuristerna GSF Externa parter som önskar studentperspektiv eller kontakt med studenter SUS Organisation och administration Tar fram presidielängd för att kunna hitta tidigare GFS-presidier. Kommunikation på hemsida och sociala medier Ekonomi Svara på mail och förfrågningar För- och efterarbete i samband med styrelsemöten 14 av 16

92 UTREDNING Kårstyrelsen Bilaga 3 GFS vision med Chalmers Studentkårs förväntningar Vision för Göteborgs Förenade Studentkårer Göteborgs studenter har alla förutsättningar för en lyckad studietid och Göteborg är den ledande studentstaden i Sverige. Göteborgs Förenade Studentkårer arbetar för att skapa fördelar med att vara student i Göteborg. Visionen är för bred för en organisation som skall inrikta sig på politiskt påverkansarbete i Göteborg. Den styr inte verksamheten mot att fokusera på vad som är viktigt ur Chalmers Studentkårs perspektiv. Mål Göteborgs studenter ska: kunna studera utan att behöva oroa sig över sin ekonomiska situation GFS bör driva påverkansarbete efter Göteborgs studenters ekonomiska behov och med särskilt fokus på levnadsomkostnader för Göteborgsstudenten. vara socialt, rättsligt och fysiskt trygga under hela sin studietid Det finns aspekter inom detta mål som GFS bör driva, dock är det viktigt att GFS inte tappar fokus på påverkan på regional nivå. efter sina studier, vara väl förberedda för arbetslivet Detta mål är något som kårerna själva bör arbeta med då det ingår i kårernas kärnverksamhet att ha kontakt med studenter och externa potentiella arbetsgivare. ha tillgång till bostad med rimlig hyra under hela sin studietid Tydligt mål för bostadsfrågan. ha god tillgång till ett rikt socialt liv vid sidan om studierna Detta mål bör i allt väsentligt drivas av kårerna och inte av GFS. Det är ett studentvärde som kårer arbetar med i sin kärnverksamhet och GFS bör enligt Chalmers Studentkår inte arbeta mot studenter. Möjligtvis kan en omformulering göras så att GFS kan arbeta politiskt för att underlätta för kårerna, se exempelvis arbetet som lett fram till SUS-samarbetet. må bra under hela sin studietid och ha möjlighet till personlig utveckling utöver studierna 15 av 16

93 UTREDNING Kårstyrelsen Att studenterna ska kunna må bra under hela sin studietid är en fråga för GFS inom politisk påverkan. Hur studenterna har möjlighet till personlig utveckling utöver studierna är en kårfråga som inte bör drivas av GFS. GFS ska: vara en tydlig intresseorganisation med ett starkt varumärke hos samarbetspartners och medlemskårer GFS bör verka för politiska samarbetsorganisationer som är aktuella i de frågor som drivs på regional nivå och bör där stärka sitt varumärke då det är en viktig del i påverkansarbete. Inför medlemskårerna är inte varumärket intressant och det bör inte arbetas aktivt med att stärka varumärke mot dessa då det kommer med ett lyckat påverkansarbete. ha starka kontakt-, kårövergripande- och alumnnätverk Det är viktigt att kontaktnätet är brett men aktuellt och relevant för den uppgift som organisationen har. Kontaktnät är därför extremt viktigt men inte ett tydligt mål i sig att ha kår och alumnnätverk ha starka medlemskårer Detta är viktigt men absolut inte något som GFS bör arbeta med. representera medlemskårernas åsikter Detta är ett av de viktigtaste målen med organisationen. För att vara en effektiv påverkansorganisation så ska alla medlemskårers åsikter drivas. 16 av 16

94 RAPPORT Kårstyrelsen Rapport Sektionsfinansiering 1. Bakgrund Verksamhetsår 09/10 genomfördes en utredning om finansieringen till sektionerna som en del av verksamhetsplanen. När utredningen påbörjades beslutade fullmäktige om terminsavgiften men sektionerna bestämde själva sin avgift vilket gjorde att sektionsavgifterna varierade från 13 kr till 80 kr. Utredningen resulterade i ett fullmäktigebeslut om att införa ett tak på sektionsavgiften om 50 kr. Sektionerna fick efter detta ha olika avgifter för medlemmarna men avgiften fick vara maximalt 50 kr. Utredningen föreslog även en vidare sänkning av detta tak till 45 kr under våren Denna sänkning genomfördes dock aldrig och arbetet med sektionsfinansiering levde vidare genom en verksamhetspunkt under verksamhetsåret 11/12: Utred modeller för sektionsfinansiering. Under fullmäktigemöte 7 under verksamhetsåret 11/12 presenterades resultatet av arbetet med sektionsfinansieringen i en proposition som fullmäktige beslutade att godkänna. Propositionen yrkade på att införa en sektionsavgift på 40 kr per medlem för samtliga sektioner samt en äskningsbar pott varifrån sektionerna skulle kunna äska pengar till specifika satsningar. Då sektionsavgiften under våren 2012 i genomsnitt var 46 kr så innebar förslaget en sänkning. Sänkningen kompenserades av att 5 % av influtna terminsavgifter avsätts i en pott vilket per medlem motsvarade skillnaden mellan det tidigare taket på 50 kr och den nya avgiften på 40 kr. Detta innebar att potten för äskningsbara medel under verksamhetsåret 12/13 har varit ungefär kr. I undersökningen från verksamhetsåret 11/12 lyftes också problematiken att sektionsavgiften är en liten del av sektionernas totala inkomst och att det finns stora skillnader i hur mycket pengar sektionerna får från sina programansvariga samt hur dessa pengar ska användas. För att trygga den framtida finansieringen behövs ett tydligare regelverks för hur utbildningsområdenas och programmens pengar skall allokeras till sektionerna. 2. Sektionsfinansiering under 12/13 Beslutet som togs angående sektionsfinansieringen innebar två saker. För det första blev sektionsavgiften enhetlig för alla sektioner och beslutas numera av fullmäktige i samband med att nivån på medlemsavgiften sätts. Vidare grundades i och med beslutet en pott med äskningsbara medel för att komplettera det intäktsbortfall som sektionerna riskerade att få till följd av förändringen. 2.1 Enhetlig sektionsavgift Sektionsavgiften homogeniserades för att medlemskap i sektionerna är en del av kårmedlemskapet och det värde som erbjuds medlemmen på de olika sektionerna ska vara lika och inte diversifieras av olika stora avgifter. Frågan lyftes främst av två anledningar som båda härstammar från diskussionen om kårobligatoriet. Den ena anledningen är det är viktigt att kåren då kårobligatoriet behölls också måste kunna ta ansvar för hur hög kåravgiften får bli. Detta blir svårt om det bara är en del av avgiften som fullmäktige kan påverka och därför infördes ett tak för sektionsavgiften. Den andra anledningen till att frågan om sektionsavgiften togs upp är att det ska vara en demokratisk organisation där sektionsmedlemskap är en del av kårmedlemskapet. Värdet av att vara medlem i en sektion ska inte skilja sig från medlemskap i en annan sektion. Denna argumentation ledde till en enhetlig avgift för alla sektioner. 1 av 4

95 RAPPORT Kårstyrelsen Under verksamhetsåret 12/13 som varit en provperiod för sektionsfinansieringssystemet har diskussionerna främst förts kring riktlinjerna rörande äskningar. Diskussionen bakom den enhetliga sektionsavgiften har inte varit en lika aktuell fråga. 2.2 Äskningsbar pott Den äskningsbara potten är ett komplement till sektionsavgiften som ska ge sektionerna möjlighet att genomföra riktade satsningar för att utveckla sektionen. Enligt bakgrunden i propositionen som låg till grund för införande av potten kan de äskningsbara medlen fördelas till sektionerna för exempelvis informationssatsningar, finansiering av särskilda studiesociala aktiviteter, utveckling av utbildningsbevakningsstukturen. Kårstyrelsen är ansvarig för att ta beslut om huruvida äskningarna ska godkännas eller avslås i likhet med hur kåren kommittéer äskar pengar ur fonder. Under verksamhetsåret har äskningsprocessen fungerat som så att sektionerna ansöker om pengar genom att skicka ett beslutsunderlag till kårstyrelsen. Äskningen behandlas sedan på nästkommande kårstyrelsemöte där äskningen bedöms efter fyra parametrar. Projektet ska; i) ligga inom något av sektionens verksamhetsområden: utbildningsfrågor, studiesociala frågor, arbetsamarknadsfrågor eller medlemsservice, ii) ha ett tydligt utvecklande syfte, iii) kunna gynna merparten av sektionens medlemmar och iiii) inte ha genomförts regelbundet i mer än två år tidigare. Kårstyrelsen beslutar sedan att godkänna äskningen i sin helhet, delvis godkänna äskningen, återremittera eller avslå äskningen. Alla äskningar följs av en utfallsrapport som skickas till sektionerna med beslut och motivering. I dessa utfallsrapporter görs också restriktioner eller tillägg på hur pengarna ska användas, exempelvis får inte äskade pengar användas för att finansiera alkohol. Det har under verksamhetsåret hittills inkommit 37 äskningar fördelade på 14 sektioner. Det är stor skillnad på vilka sektioner som har äskat pengar och det varierar från 13 äskningar från D som haft flest äskningar till sektioner som inte gjort någon äskning. Av de 37 äskningar som inkommit har 8 godkänts i sin helhet, 4 delvis godkänts och 23 avslagits eller återremitterats. Det återstående 2 äskningarna kommer att tas beslut om på kårstyrelsemöte 14. Totalt har kr godkänts av det totala äskade beloppet om kr. Främsta anledning till avslag har varit att äskningen berört löpande verksamhet och inte en nysatsning. Mer statistik från året finns i bilaga 1. Det har löpande förts diskussioner med sektionerna angående deras bild av äskningssystemet och det har också hållits diskussioner på KU. Många sektioner förstår syftet och vill hitta bra satsningar att genomföra men anser samtidigt att det är svårt att veta vad som kan ge pengar och vad som går att äska för. Riktlinjerna måste därför vara tydliga och överlämnas bra. Det har också lyfts att det tar tid för sektionerna att skriva äskningar. men då alla projekt som genomförs på sektionerna bör ha en väldefinerad projektplan så har det vidare inte setts vara ett hinder. Sektionerna har också ifrågasatt den tid det tar för kårstyrelsen att behandla äskningarna. Då kårstyrelsen inte har kunnat förutse antalet äskningar eller tiden för att behandla dem så har det ibland lett till fördröjningar. 3. Diskussion Det har under året funnits vissa svårigheter i äskningssystemet vilket har gjort att det inte bara tagit tid för sektionerna utan också för kårstyrelsen. Dessa svårigheter med administration och beslutsriktlinjer har undervåren minskat då erfarenheter från hösten gjort att det varit lättare att avgöra vilket beslut som ska tas på varje äskning. Det har dock upplevts, precis som sektionerna har lyft fram, att det funnits svårigheter hos sektionerna att veta vad de kan äska för och hur de ska skriva ett bra äskningsunderlag. En del av äskningarna har fått återremitteras då det inte har varit tillräckligt tydligt vad pengarna ska finansiera 2 av 4

96 RAPPORT Kårstyrelsen för projekt. Det är därför viktigt att sektionerna stöttas i att hitta projekt att genomföra samt att äska pengar för de satsningar som de redan gör. Kårledningen bör genom den kontaktperson som sektionerna har stötta sektionerna. Det är också viktigt att sektionerna träffas och diskuterar möjliga projekt som kan genomföras och äskas detta för att inspirera verksamheten. Det bör också finnas tydliga riktlinjer till sektionerna för hur beslut tas och en mall där det tydligt framgår vad äskningsunderlaget ska innehålla för att det ska vara möjligt för kårstyrelsen att ta beslut. Detta skulle minska tiden för sektionerna att skriva äskningsunderlag men också minska administration av kårstyrelsen och sektionen då återremitteringar skulle kunna undvikas. Under året har inte sektionernas finansiering från programmen undersökts. Då detta är en stor del av sektionernas inkomstkälla är det viktigt att se över sektionsfinansieringen som en del i grundutbildningens totala budget. Att finansieringen varierar mellan utbildningsområden och program innebär att budgeten används olika inom de olika områdena och det är viktigt att grundutbildningens resurser används på ett sätt som kommer medlemmarna till nytta i så stor utsträckning som möjligt. Det bör därför göras en undersökning i hur fördelningen ser ut idag och vad det finns för riktlinjer inom högskolan för att hantera denna typ av frågor. 4. Slutsats och rekommendation Kårstyrelsen anser efter verksamhetsåret 12/13 att sektionsavgiften även i fortsättningen bör vara lika för alla sektioner och att potten med äskningsbara medel bör finnas kvar i liknande form även under 13/14. Som diskussionen ovan antyder finns det vissa svårigheter med äskningssystemet efter första verksamhetsåret men det finns också mycket erfarenheter och lärdomar som kan användas för att utveckla systemet och motverka de svårigheter som upplevts under året. Då den delen av finansiering till sektionerna som kommer genom kåren enbart är en del av den totala finansieringen och att det också finns skillnader i finansiering från programmen så borde dessa olikheter också undersökas för att se hur dessa kan lösas genom att ta upp diskussionen med högskolan. Det är av högsta vikt att utreda hur pengarna som utbildningsområdesledare och programansvariga får fördelas till olika verksamheter och hur det påverkar studenterna. 4.1 Rekommendation Kårstyrelsen rekommenderar att: Sektionsavgiften även i fortsättningen behålls lika för alla sektioner Sektionsfinansieringen ska utvärderas igen till fullmäktigemöte 6 13/14 då medlemsavgifterna fastställs Potten med äskningsbara medel ska finnas kvar även under verksamhetsåret 13/14 Kårledningen ska arbeta tillsammans med sektionerna för att underlätta processen att äska pengar Kårstyrelsen ska ge ut tydliga riktlinjer och mallar på de faktorer som påverkar om äskningar beviljas eller avslås Kårstyrelsen tillsammans med sektionerna kartlägger grundutbildningens finansiering av sektionsverksamheten 3 av 4

97 RAPPORT Kårstyrelsen Bilaga 1 Statistik över äskningspotten för sektioner under 12/13 Beslut Beslutsfördelning 66% 23% 11% Beviljat Delvis beviljat Avslag Fördelning av summor Äskat (37 st) Beviljade (12 st) Medel kr kr Median kr kr Min 900 kr 900 kr Max kr kr Fördelning av äskningar över sektionerna Fördelning över sektionerna H&Sjö; 1 KfKb; 1 IT; 1 Z; 2 E; 1 V; 2 D; 13 M; 2 I; 2 F; 2 A; 2 AE; 3 TD; 5 4 av 4

98 RAPPORT Kårstyrelsen Utredning av Chalmers Studentkårs IT-organisation 1 Bakgrund Under sommaren 2010 påbörjades en översyn av befintlig IT-miljö inom Chalmers Studentkårs Företagsgrupp AB. Detta grundade sig i att den befintliga miljön behövde ses över samt att systemen var föråldrade och fungerade bristfälligt i flera avseenden. För att kunna leverera tjänster av tillräcklig kvalitet krävdes ständiga inköp av utrustning. Resultatet blev en blandad miljö med gammal och ny utrustning med flaskhalsar som följd. Det var hög risk att viktiga system stannade helt och det rådde tveksamhet om det gick att säkerställa data utan förluster. Ett högrisksystem som kan nämnas i detta sammanhang var e-posten. Att lappa och laga i en föråldrad miljö gjorde det omöjligt att förutse kostnader. Den nuvarande organisationen behöver ses över eftersom såväl kåren som dess företagsgrupp har vuxit kraftfullt under den senaste tiden. Under våren 2013 beslutade företagsgruppen att inleda en utredning och erbjöd kåren att vara en del av den och kåren valde att delta. 1.1 Syfte Syftet med utredningen är att utvärdera Chalmers Studentkårs nuvarande IT-organisation samt ge förslag på eventuella förändringar. Målet är att skapa en kostnadseffektiv och driftssäker ITorganisation med bra support och snabb service. 2 Nuvarande IT-organisation Kårkommittén Grand Unified Debuggers, G.U.D., ansvarar i dagsläget för Chalmers Studentkårs ITinfrastruktur. G.U.D. tar hand om alltifrån underhåll av hårdvara till support och drift av nätverk inom kårhuset. G.U.D. ansvarar också för Chalmers Konferens och Restaurangers och Cremonas IT-system. G.U.D. består av ideellt engagerade teknologer och kåren bekostar G.U.D. och den utrustning som deras verksamhet kräver. Stiftelsen Chalmers Studentbostäder, CSB, har en egen IT-avdelning med två anställda. ITavdelningen förstärks dessutom av Nätverksgruppen bestående av betalda visstidsanställda. Tillsammans sköter IT-avdelningen och Nätverksgruppen nätverken i CSBs fastigheter samt utvecklar funktioner i IT-miljön. 3 Framtida IT-organisation Utredningen har genomförts av en extern IT-konsult betald av företagsgruppen. Projektet har stämts av löpande med en styrgrupp bestående VD för Chalmers Restaurang och Konferens, VD för Stiftelsen Chalmers Studentbostäder, och kårordförande. I projektet har representanter från Chalmers Studentkår, Chalmers Studentkårs Företagsgrupp, Chalmers Studentbostäder och G.U.D. intervjuats. Det har framkommit under utredningen att det faktum att två organisationer idag verkar inom samma system ger upphov till oklarheter om vilket mandat de två aktörerna har, olika regler för hur ärenden hanteras och olika sätt att lösa problem. Den ideella verksamheten, G.U.D., kan inte garantera 1 av 2

99 RAPPORT Kårstyrelsen tillräckligt kort åtgärdstid eftersom de inte har anställda som ersätts via lön. Detta gör att det är svårt att med säkerhet uppfylla de krav såväl företagsgruppen som kåren har. Verksamhets- och affärskritiska system riskerar att gå ner utan att åtgärder snabbt kan vidtas. I driftorganisationerna, G.U.D. och IT-avdelningen på CSB, finns egenutvecklade system som ibland är integrerade med kommersiella samt även fristående system. Det har visat sig att dessa fyller flera värdefulla funktioner men att underhållet blir svårhanterat. En del av dessa underhållsproblem uppstår då någon slutar som har en viktig roll i införda egenutvecklade system. 3.1 Förändringar inom företagsgruppen Företagsgruppen har beslutat att separera sina IT-system från G.U.D. Som förslag ligger att inrätta en IT-grupp inom företagsgruppen bestående av 3-4 heltidsanställda. Dessa skall ansvara för drift och underhåll av samtliga IT-system och nätverk inom företagsgruppen. På så vis samlas alla kostnader och beslut på ett ställe vilket möjliggör ett optimalt utnyttjande av IT-organisationen. 3.2 Förslag på förändringar för Chalmers Studentkår I utredningen förslås Chalmers Studentkår att köpa in drift av sina IT-system från den IT-grupp som ligger som förslag att inrätta inom företagsgruppen. Detta för att uppfylla de krav på driftsäkerhet och korta servicetider som idag finns på IT-strukturen inom kårens verksamhet. Förändringen skulle innebära att hantering av kårens mailserver, hårddiskytor och mjukvara sköts av företagsgruppens ITgrupp istället för G.U.D. Detta skulle innebära en mycket liten belastning för företagsgruppens ITgrupp och inte påverka den löpande kostnad kåren i dagsläget har för sina IT-system. Dock skulle det innebära att G.U.D:s uppdrag som kårkommitté skulle behöva ändras. 2 av 2

100 RAPPORT Kårstyrelsen Utvärdering av årets arbete inom Sveriges Förenade Studentkårer (SFS) Syftet med denna rapport är att sammanfatta arbetet som gjorts inom SFS under året. Rapporten sammanfattar också det förväntade arbetssättet och hur årets arbete har följt den handlingsplan som togs fram inför att kåren åter blev medlemmar i SFS. Denna rapport är ett komplement till rapporten som lyftes under fullmäktigmöte 7 som hade fokus på det då stundande SFSFUM. Bakgrund Chalmers Studentkår är sedan våren 2012 åter medlemmar i SFS efter ett par år utanför organisationen. Ett eventuellt medlemskap utreddes under verksamhetsåret 2011/2012 och utredningen rapporterades skriftligen till fullmäktige. Rapporten tog upp förslag på hur Chalmers Studentkår och kårledningen bör arbeta med SFS för att säkerställa ett aktivt medlemskap för att på lång sikt påverka arbetet inom SFS. Det är efter rekommendationer i rapporten som arbetet utformats under verksamhetsåret 2012/2013. Ett aktivt medlemskap Efter att det var klart att Chalmers Studentkår åter skulle bli medlemmar i SFS togs en handlingsplan fram för hur arbetet skulle fungera. Planen tar som värdeord upp att medlemskapet under det första året ska präglas av nyfikenhet och intresse för organisationen samt att kåren ska vara engagerade och aktiva på ett ödmjukt sätt. Handlingsplanen beskriver att samordning av arbetet ska ske genom en SFS-samordnare (UO) som för dialog med KO och SO för att sedan lyfta frågor till kårstyrelsen. Kåren ska i den mån det skickas ut remisser från SFS svara aktivt och bidra med inspel. Vid utlysandet av studentrepresentanter till organ som SFS tillsätter ska kåren sprida information om detta inom den egna organisationen och genomföra riktad rekrytering vid viktiga uppdrag. Slutligen ska formerna för samarbete inom SFS ses över för att säkerställa ett starkt inflytande vid SFSFUM. Arbetets omfattning under året Nedan presentaras de olika kontakterna samt möten och träffar som Chalmers Studentkår under året har varit representerade på. Styrelsekontakt Kåren har under året haft en representant i SFS Styrelse. En löpande kontakt har förts för att stämma av vad som är aktuellt inom organisationen och för att kartlägga hur kåren kan bidra på bästa sätt. Representantens arbete har lett till ökat inflytande i SFS dagliga arbetet samt gett mer inblick i hur kåren kan påverka. 1 av 3

101 RAPPORT Kårstyrelsen SFS Bootcamp I slutet av sommaren arrangerade SFS en utbildning för representanter från medlemskårerna inom organisationen som kallas SFS Bootcamp. Utbildningen behandlade allmänna frågor kring att driva påverkansarbete mot sitt lärosäte samt vad som kan vara viktigt att tänka på som förtroendevald. Kåren deltog framförallt i syftet att nätverka med representanter från andra kårer och därigenom kartlägga hur de arbetar med SFS och ifall det finns möjligheter för att samverka. Det var ett bra första tillfälle att träffa representanter från de olika kårerna vilka är de som kommer att arbeta med SFS under året. SFS Medlemsmöte I februari var det medlemsmöte med SFS i Stockholm. Agendan på mötet var att diskutera aktuella frågor samt att ge inspel på kommande arbete med verksamhetsplanspropositionen. Kåren deltog med syftet att föra fram åsikter om vad SFS arbete bör arbeta med samt för att se vilka andra kårer som delar Chalmers Studentkårs syn. De inspel som gavs kring verksamhetsplanen handlade om utbildningskvalitet och studenternas trygghet. Frågan som framförallt diskuterades i det pågående arbetet var hur kårobligatoriets avskaffande har påverkat ett oberoende studentinflytande. Målet med diskussionerna var att definiera problem som uppstått hos de olika medlemskårerna vilket visade sig vara svårt för många. Chalmers Studentkår lyfte fram att eventuella problem behöver lösas mellan kår och lärosäte, inte på ett nationellt plan. SFSFUM En gång om året hålls SFS årsmöte, SFSFUM. Där tas beslut om verksamhetsplan, budget och val till förtroendeposter. Det är på SFSFUM som medlemskårerna kan sätta sin prägel på arbetet och driva sin linje i organisationen. Inför SFSFUM har kårerna möjlighet att lägga in motioner vilket kåren gjorde i syfte att påverka verksamhetsplanen och medlemsavgiften. Kåren deltog med en delegation på sju personer och hade inför resan satt upp ett antal mål. Målen var initialt att få igenom ett tillägg i verksamhetsplanen om att studiemedelssystemet inte ska styra läsårsindelningen samt att undvika en höjning av medlemsavgiften. Målen var också att få in två representanter i SFS Styrelse och en representant i SFS valberedning. Genom aktivt arbete i delegationen med att förankra kårens linje hos andra medlemskårer uppfylldes alla initiala mål. Utöver dem lyckades kåren också förhindra andra tveksamheter i budgeten rörande arvoderingsgrad för förtroendevalda samt få in en verksamhetspunkt som handlar om nationella riktlinjer för pedagogisk meritering. Studentrepresentanter till intervjuer i högskoleverkets utvärderingar Ett stort projekt för SFS under året har varit att rekrytera studenter till intervjuer i högskoleverkets utvärderingar. Arbetet har inneburit att alla Sverige studentkårer har delegerats uppgiften att ta fram ett par studenter till varje examen som lärosätet utvärderas inom. I Chalmers Studentkårs fall har det handlat om att samla in ungefär 150 studentrepresentanter, samordna kontakten med dem samt se till att de har fått material inför intervjuerna. 2 av 3

102 RAPPORT Kårstyrelsen Diskussion Året som nya medlemmar har präglats av att kartlägga hur organisationen fungerar och hur andra medlemskårer arbetar med SFS. Arbetet har under sommaren och hösten utgått från handlingsplanen som funnits vilket till stor del fungerat bra men inom vissa områden har det uppstått svårigheter. Både remisser och studentrepresentanter till uppdrag som SFS tillsätter har visats sig vara en mindre del av verksamheten än vad som uppfattats från tidigare medlemskap. Därför har inte så mycket arbete gjorts inom dessa områden vilket lett till mindre resultat än väntat inom dessa områden. En annan faktor som påverkat SFS arbete under året är projektet med studentrepresentanter i högskoleverkets utvärderingar. Upplevelsen är att det har tagit en del fokus från det löpande arbetet inom framförallt kansliet på SFS. Överlag har deltagandet på olika medlemsträffar gett mycket kunskap och insyn kring organisationen. Nätverkandet under dessa träffar har visats sig mycket användbart för att få inflytande under SFSFUM vilket var ett stort mål med kårens aktiva medlemskap. Det har under året visats sig mycket givande att ha kontakt direkt in i SFS styrelse och denna möjlighet har också fortsatt säkerställts genom att se till att kåren har representanter inom SFS styrelse och valberedning under nästa verksamhetsår. Slutsats Kårens engagemang inom SFS har under året lett till goda resultat på grund av bra nätverkande och ett ödmjukt förhållningssätt. Dock finns förbättringar att göra inom arbetet med SFS för att uppnå målet kring ett aktivt medlemskap. För det första bör det utvecklas samarbeten med andra medlemskårer inom SFS för att därigenom kunna stärka Chalmers Studentkårs påverkan inom organisationen. Organisationen kring SFS bör också utvecklas genom mer samordning inom kårledningen och representanter inom SFS. För att ta till vara på den kunskap som finns inom Chalmers Studentkår rörande SFS bör också en referensgrupp tillsättas för att etablera kontinuitet samt löpande avstämning kring arbetet. Referensgruppen bör bestå av representanter som genom engagemang i Chalmers Studentkår har erfarenhet av SFS. Frågor på rapporten ställs med fördel till: Petter Evertsson UO 12/13 3 av 3

103 RAPPORT Kårstyrelsen Rapport angående åtgärdsplan för ny Lill-bastu Bakgrund På fullmäktigemöte 6 togs genom Proposition 20: Investering för CS-bastun och Sportstugan beslut om att en åtgärdsplan för Lill-bastun skulle inkomma till fullmäktigemöte 8. Bakgrunden till propositionen var att Lill-bastun blivit förfallen och mögelangripen så att en åtgärd måste vidtagas för att även i fortsättningen kunna hyra ut Lill-bastun tillsammans med Sportstugan Underhållsbesiktningen som genomfördes visade att Lillbastun bör byggas upp på nytt vilket uppskattades att kosta SEK inkl. moms. Utvärdering Efter beslut om att ta fram en åtgärdsplan har diskussioner förts med Härryda kommun. Det har då framkommit att en nybyggnation av Lill-bastun inte får göras större än den befintliga byggnationen, utan enbart renoveras till brukbart skick. Åtgärdsplan Då nytt bygglov ej behövs skall offerter tas in med avseende att restaurera Lill-bastun till brukligt skick. Därefter skall proposition lyftas till fullmäktige för beslut om investering utifrån inkomna offerter. Proposition skall inkomma till fullmäktigemöte 1 under verksamhetsår 13/14. Frågor på rapporten ställs till: Charlie Sjödin HA 12/13 ha@chs.chalmers.se 1 av 1

104 RAPPORT VALNÄMNDEN Rapport från valnämnden Valet till kårfullmäktige 2013/2014 är nu genomfört. Antalet kandidater var 53 stycken fördelade på 7 valförbund. Valdeltagandet var 12.6%. Valnämnden har i år varit en sammanslagning med den tidigare existerande marknadsföringsgruppen. Vidare har valnämnden i år försökt lägga fokus på att väljare och kandidater ska mötas för att skapa intresse bland medlemmarna. Genomförande av valet 2013/2014 Valförrättningen genomfördes på samma sätt som föregående år. I valbåsen fanns information om hur valet går till i form av utdrag ur stadgarna, valbilaga och valförrättarna själva som svarade på eventuella frågor. Valbilagan har även spridits på campus. Fullmäktigevalet i sin helhet var öppet 22 april - 6 maj. Det fysiska valet sattes igång den 22:e april och avslutades den 26:e april i enlighet med Fullmäktiges beslut. Webbvalet var öppet mellan 26:e april klockan och 6:e maj klockan 12:00. Mer om webbvalet nedan. Röstsammanräkning Webbvalet stängdes måndagen den 6 maj klockan 12:00. Rösträkningen inleddes då och höll på till strax efter midnatt. Först sorterades poströsterna efter sektion samtidigt som strykningar i röstlängderna fördes in i en fullständig medlemslista med personnummer. Sedan räknades antalet poströstkuvert och bockades av i röstlängderna, därefter fördes även poströsterna in i den fullständiga medlemslistan. De ogiltiga rösterna märktes upp på olika sätt beroende på vad som var felaktigt med dem (en förkortning för ej slutna kuvert, en förkortning för de poströster som lagts av personer som också lagt röst i sin hemlokal, osv). Antalet ogiltiga röster var 19 stycken. Därefter plockades de felaktiga rösterna bort och sammanräkningen av de fysiska rösterna slutfördes. Alla de som röstat i det fysiska valet fanns nu strukna i medlemslistan med personnummer. De överstrukna personnumren fördes in på webbvalets hemsida och blockerades därmed för att inga dubbla röster skulle kunna förekomma. Sent webbval Valnämnden fick information om att webbvalssystemet ej fanns att tillgå strax efter att årets nämnd bildats. Max Sikström programmerade en ny, bättre funktion på kort tid men arbetet bromsades upp på grund av försenade godkännanden från Chalmers centralt. Det tidigare systemet hette Graal och möjliggjorde kontroll av CID mot lösenord i samband med röstningen. Detta system stängdes ner för några månader sedan i samband med den nya hemsidans uppstart. Det nya systemet heter SAML och var ej kompatibelt med den gamla röstningssidan. SAML är däremot fullt kompatibelt med den nya röstningssidan. Webbvalet möter numera väldigt strikta krav på att kunna stå emot otillbörlig manipulation. Webbvalet är även numera säkrat för överskådlig tid framåt och bör kunna räknas med i framtiden. 1 av 2

105 RAPPORT VALNÄMNDEN Marknadsföring Information om kandidering och röstning till fullmäktigevalet förmedlades via affischer, bordsryttare, flyers, expresslådelock, CoreTV, mejl, kårhemsidan, ett fåtal sektionshemsidor, samt Facebook. En annons publicerades också i Tofsen innan valet. Till skillnad från tidigare år har valbilagan tryckts i en mindre upplaga, närmare bestämt 700 svenska och 200 engelska exemplar. Valnämnden kommer utvärdera antalet valbilagor som behövs och framföra det till nästa års valnämnd. Ambitionen med möten mellan kandidater och väljare var något som försöktes att genomföras under årets val. Idén var att väljarna skulle få träffa kandidaterna under ett mingel med servering av mat. Mingel förekom två gånger på J.A. PRIPPS, två gånger utanför Scaniasalen och en gång vardera i A/V-huset och pub 11:an på Lindholmen. Maten beställdes från Studentcatering. Mingel skedde mellan 15:e och 24:e april. På grund av tidsbrist samt miss i kommunikation blev inte eventen så bra som de kunnat bli och valnämnden kommer framföra de brister som förekom till nästa års valnämnd. Resultat 707 fysiska vallokalsröster inklusive poströster samt 567 röster i webbvalet studenter var röstberättigade röster ger ett valdeltagande på 12.6% Valtekniska frågor ställs till Claes Andersson Valnämndens Ordförande Frågor om marknadsföring ställs till Filip Feurst Valnämndens vice Ordförande 2 av 2

106 INTERPELLATION Interpellation 7 Ostindiefararen Ostindiefararen Götheborg kommer 2015 att behöva en ny ägare och förvaltare. Göteborgs stad har tagit beslutet att avbryta sitt verksamhetsbidrag. Efter 2015 har Göteborgs Stad inte för avsikt att ta ytterligare ekonomiskt ansvar för Ostindiefararen Götheborg. Båtens framtida hemvist blir en fråga för stiftelsen att hantera. (GP, ) En av interpellatörerna har fört samtal med Håkan Beskow, verkställande direktör för aktiebolaget Svenska Ostindiska Companiet. I konversationer med honom har det framkommit att Chalmers Studentkår skulle kunna vara en potentiell övertagare till fartyget. Interpellatörerna tror att detta är en chans som aldrig igen kommer presenteras och anser att studentkåren skall göra allt i sin makt för att det magnifika skeppet Ostindiefararen Götheborg ska bli Chalmerssk egendom. På en kick-off med Fullmäktige (12/13) diskuterades just hur passande det skulle vara med en båt som kårhus på campus Lindholmen. Föreställ er då en grandios fullriggare, tillhörande Chalmers studentkår, belägen i vattenbrynet mitt i Nordens största hamn. I fråga om underhåll och omkostnader har det enligt direktör Håkan Beskow kostat ca 12 miljoner svenska kronor om året att hålla fartyget i drift. Denna summa kan vara möjlig att minska med tanke på att Ostindiefararen Götheborg inte kommer segla avsevärt mycket i Chalmers studentkårs ägo, utan bara behöver hållas flytande och presentabel. Interpellatörerna anser att utgifterna för underhåll och drift samt potentiella intäkter måste utredas ingående för att ta reda på om kåren kan göra Ostindiefararen Götheborg ekonomiskt autonom. Lediga kajplatser lämpade för ett fartyg av hennes storlek finns i direkt anslutning till campus Lindholmen. Skeppet är redan nu utrustat med komplett restaurangkök och den nuvarande ägaren har anordnat sittningar och konferenser på kanondäcket som rymmer 70 sittande gäster. Det har dock, för den nuvarande ägaren, funnits problem med att få ekonomisk bärighet i denna verksamhet. Ett argument som kan komma att vara viktigt i förhandlingarna är att William Chalmers själv varit minst sagt aktiv inom Ostindiska Companiet. Han var det svenska Ostindiska kompaniets kvarliggande superkargör i Kanton och Macao , och kom hem som en förmögen man och blev medlem av kompaniets direktion. Under Napoleonkrigen var han ansvarig för kompaniets förhandlingar om beslagtagna skepp, men under hans tid i utlandet tvingades den kvarvarande direktionen 1809 begära kompaniet i konkurs. ( sökord: William Chalmers, ) 1 av 2

107 INTERPELLATION Att Chalmers Studentkår äger och förvaltar Ostindiefararen Götheborg vid Lindholmen skulle innebära en enorm tillgång i konferensverksamhetens produktportfölj och skulle dessutom ge kårens medlemmar fler lokaler. Hon skulle också kunna verka som ett mindre kårhus. Interpellatörerna tror att övertagandet med största sannolikhet är genomförbart om studentkåren är redo att engagera sig i frågan. Att underlåta sig en aktion kan i värsta fall innebära att vår ståtliga fullriggare förflyttas till en för henne välkänd hamn bortom Indiska Oceanen, vilket vore beklagligt. Hon är liksom Chalmers tekniska högskola en symbol för Göteborg och borde därför stanna i sin hemstad, varefter hon är döpt. Och om inte staden själv agerar, skall då inte chalmeristernas samlade krafter kunna hålla henne förtöjd i de vatten hon bäst känner, här i sin ursprungliga hemmahamn? Förslag på diskussionspunkter: Är Chalmers Studentkår intresserad av att ta över Ostindiefararen Götheborg? Kan vi tillsätta en arbetsgrupp med ansvar för att utreda de ekonomiska och organisatoriska aspekterna kring ett övertagande av Ostindiefararen Götheborg som sammanställer en rapport till FuM1 13/14? Interpellatörer: Fredrik Lövhall Sarah Johansson Johan Bergström Simon Pedersen Filip Feurst Carl-Johan Mattsson 2 av 2

108 Skapat: \\william\fum\rapporter\1213\fum8\till handlingarna\meddelande från Besvärsnämnden.docx MEDDELANDE Besvärsnämnden Meddelande från Besvärsnämnden Då tiden att lämna in besvär kring fullmäktigevalet ej har passerat sitt slutdatum så kan inte Besvärsnämnden ännu lämna en rekommendation kring valets giltighet. Slutdatumet för att lämna in besvär är tisdagen den 14 maj klockan 12:00. Rapport från besvärsnämnden kommer att skickas till fullmäktige via e-post samma dag. För Besvärsnämndens räkning, Andreas Robertsson 1 av 1

109 Skapat: \\william\users\karinhi\resultat.docx PRELIMINÄRT VALRESULTAT FULLMÄKTIGEVAL Valnämnden Ordinarie # Kandidatnummer Namn Valförbund Jämförelsetal Antal röster Procent av total Jens Pettersson APG Amanda Stehn EMERITI Alex Johansson CPG Johan Bondesson APG Henrik Madsen Samlade V-tek Fredrik Lövhall C.A.T.O Charlie Sjödin EMERITI Philip Söderberg CPG Dan Li APG Magnus Gyllenhammar AVANCEZ Josefin Bertilsson APG Daniel Langkilde EMERITI Marcus Bohman CPG Hanna Nilsson Samlade V-tek Emil Johansson C.A.T.O Otto Torgnysson Kalle Anka Partiet Peter Lagervall APG Triinu Helena Laks EMERITI Colin Qvarnström CPG Fredrik Granum APG Gustav Mörtberg PARTIT Philip Radtke Samlade V-tek Ida Kläppevik EMERITI Olof Steinert AVANCEZ Erik Hedberg CPG Linn Hansen C.A.T.O Erik Hansson APG Mårten Agnesson APG Petter Evertsson EMERITI Jonas Ottosson APG Karin Hill Samlade V-tek Carl-Johan Mattsson C.A.T.O Kalle Hansson Kalle Anka Partiet Johanna Svensson EMERITI Björn Mattsson AVANCEZ av 3

110 Skapat: \\william\users\karinhi\resultat.docx PRELIMINÄRT VALRESULTAT FULLMÄKTIGEVAL Valnämnden Suppleanter # Kandidatnummer Namn Valförbund Jämförelsetal Antal röster Procent av röster Matilda Rosander CPG Rasmus Henriksson CPG Simon Pedersen CATO Markus Pettersson PARTIT Jonas Larsson CATO Bengt Sjögren KAP Övriga # Kandidatnummer Namn Valförbund Jämförelsetal Antal röster Procent av röster Markus Holmstedt CPG Tobias Olsson CPG Martin Emilsson CPG Gabriel Andersson CPG Sarah Johansson CATO Martin Törnesson CPG Adam Hultin CPG Tim Jadeglans CATO Patrik Trelsmo KAP Madeleine Czarnecki CPG Fredrik Bjersing CPG Richard Petersson CPG av 3

111 Skapat: \\william\users\karinhi\resultat.docx Antal Mandat PRELIMINÄRT VALRESULTAT FULLMÄKTIGEVAL Valnämnden Mandatfördelning, Valförbund Procent av Röster, valförbund C.A.T.O. Samlade V-Teknologer PARTIT APG Blankröst Kalle Anka Partiet CPG EMERITI AVANCEZ 2% 7% 11% 5% 24% 11% 18% 18% 4% 3 av 3