KALLELSE Valnämnd Valnämnd kallas till sammanträde för att behandla ärenden enligt bilagda förteckning, ärende 1 8.

Transkript

1 KALLELSE Valnämnd Valnämnd kallas till sammanträde för att behandla ärenden enligt bilagda förteckning, ärende 1 8. Tid och plats torsdagen den 5 februari 2015 klockan i C- salen, Växjö kommun Fredrik Pettersson förvaltningssekreterare Ledamöter Anna Hultstein (M), ordförande Bert Sundström (S), v. ordförande Hannington Lubwama (M) Yvonne Ekaremål (C) Eva Kjellberg (S) Ersättare Ulla Svensson (M) Bengt-Göran Sandell (S) Tobias Adersjö (MP) Nils-Erik Carlström (FP) Ibrahim Bhu Gelle (S) Tjänstemän Kanslichefen Valsamordaren Förvaltningssekreteraren 1 (2)

2 KALLELSE Valnämnd Förteckning över valnämndens ärenden den 5 februari Justering 2. Information om valen Sammanträdestider Valnämndens årsbokslut för Valnämndens internbudget för år Personuppgiftsombud för valnämnden från Meddelanden 8. Övrigt 2 (2)

3 ÄRENDE Dnr VN Fredrik Pettersson Förvaltningssekreterare Tel Valnämnden Sammanträdestider för valnämnden 2015 Förslag till beslut Valnämnden godkänner förslag till sammanträdestider för Bakgrund Kommunkansliet har tagit fram ett förslag till sammanträdestider för valnämnden Förslaget är baserat på att det inte kommer hållas något val under året, utan är planerat efter hålltider för nämndens delårsbokslut. Det kan dock bli nödvändigt att utöka antalet sammanträdestider. Ibland ska valnämnden yttra sig över interna remisser från kommunstyrelsen, eller remisser från regeringen, och det går inte att säga när dessa inkommer. Dessutom har valprövningsnämnden beslutat att det ska hållas omval till kommunfullmäktige i Båstads kommun. Detta innebär att valnämnden kan komma att behöva anordna förtidsröstning i Växjö. Något datum för omvalet är inte bestämt. Förslag till sammanträdestider 5 februari 9 april 3 september 10 december Valnämndens sammanträden startar klockan Beslutet skickas till Ledamöter och ersättare Ove Dahl kommunchef Carina Elmefall kanslichef Kommunledningsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg E-post fredrik.pettersson@vaxjo.se

4 ÄRENDE Dnr VN Fredrik Pettersson förvaltningssekreterare Tel Valnämnden Valnämndens årsbokslut för 2014 Förslag till beslut Valnämnden godkänner årsbokslutet för Bakgrund Valnämnden ska enligt riktlinjerna för ekonomiska rapporter upprätta ett årsbokslut efter Omvärldsbevakning Valnämnden ska enligt sitt reglemente svara för de uppgifter som enligt vallagen och folkomröstningslagen gäller för valnämnd. Valnämnden ansvarar även i övrigt för de uppgifter som enligt författning åligger valnämnd. Den 15 maj 2014 fattade riksdagen beslut om ändringar i vallagen inför Europaparlamentsvalet och de allmänna valen under året. Den mest betydande förändringen gällde det absoluta kravet på tillgänglighet som infördes. Valnämnden hade dock redan till största del vallokaler och röstningslokaler som levde upp till kraven. Paviljongen på Stortorget som användes vid förtidsröstningen fick dock till de allmänna valen tillföras en ny ramp för att leva upp till gällande anvisningar för sådana. Nämndsverksamhet och allmänna val Nämnden har under 2014 genomfört både val till Europaparlamentet och riksdag, kommunfullmäktige och landstingsfullmäktige. Nämndens budget från fullmäktige uppgick till kronor. Utöver det fick valnämnden också ett statsbidrag på kronor för genomförande av förtidsröstning. Förtidsröstning genomfördes på 11 ställen i kommunen före båda valen i Braås, Ingelstad, Lammhult, Rottne, Öjaby, Teleborg, Hovshaga, Araby, Öster, Stortorget och stadsbiblioteket. Söndagen före båda valdagarna genomfördes särskild röstmottagning på 17 olika institutioner och äldreboenden i kommunen. Valdagen 25 maj respektive 14 september 2014 genomfördes valet i 50 valdistrikt med egna vallokaler. Till 6 av dessa lokaler var det kopplat lokal Kommunledningsförvaltningen 1 (2) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg E-post fredrik.pettersson@vaxjo.se

5 ÄRENDE Dnr VN för förtidsröstning för att inte avståndet skulle bli för stort till vallokalen. Antalet valdistrikt ökade från 46 stycken 2010 till 50 stycken Målsättning årets händelser/resultat Det ekonomiska resultatet för 2014 blev ett överskott med kronor mot budget. Överskottet kan främst förklaras med att statsbidraget för valet blev kronor mer än förväntat. Dock blev kostnaderna konor mer än budgeterat. Sammantaget är det positivt att valnämnden inte behövde ta i anspråk något av det egna kapitalet, vilket hade beräknats i budgeten. Personal Valnämndens arbete är koncenterat till de år val eller folkomröstning ska förrättas. Kommunledningsförvaltningen är valnämndens förvaltningsorgan där kommunkansliet administrerar och samordnar valen. Kostnaden för kansliets personal (och vid 2014 års val även kostnaden för kommunjuristen i egenskap av valsamordnare) belastar inte valnämndens budget, utan ligger på kommunstyrelsen. Utredningssekreteraren har under 2014 lagt 100 % arbetstid på de båda valen, och kommunjuristen har lagt cirka 40 % av sin arbetstid på de båda valen. Dessutom har en person från vaktmästeriet arbetat 50 % av sin tjänst med enbart packning och utkörning av valmaterial från ett par månader före båda valen Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Ove Dahl kommunchef Carina Elmefall kanslichef 2 (2)

6 Bokslut 2014 Valnämnden Konto Belopp Budget 1 Intäkter , , ,00 Arvoden valen , ,00 Fasta arvoden plus po , ,00 Hyra, Bränsle, Leasing m m , ,00 Transporter, representation m m , ,00 Interna kostnader ,27 Totala Kostnader , , , , , ,43 Kommentar till utfallet: - I budgeten för 2014 ingick att av eget kapital kunde tas i anspråk. - Utfallet visar att inget behövde utnyttjas, vilket berodde på att intäkterna från staten blev drygt 600 tkr större än vad som beräknades i budgeten. - Kostnaderna blev ca 400 tkr mer än vad beräknades i budgeten.

7 ÄRENDE Dnr VN Fredrik Pettersson förvaltningssekreterare Tel Valnämnden Valnämndens internbudget för år 2015 Förslag till beslut Valnämnden antar förslag till internbudget för Bakgrund Växjö kommunfullmäktige har beslutat om budget för Växjö kommun 2015 med verksamhetsplan för vid sitt sammanträde den 18 november I budgeten framgår nämndernas budgetanslag för 2015, övergripande mål och prioriteringar för de tio målområdena. Nämnder och styrelser har tiden fram till 28 februari på sig att upprätta internbudget för Valnämnden har tilldelats en driftbudgetram på (etthundratjugotvåtusen) kronor för Budgetanslaget är baserat på att inget val ska genomföras under Omvärldsanalys Valnämnden i Växjö kommun står framförallt inför två stora utmaningar inom en överskådlig framtid. Växjö har idag ca invånare, men med en befolkningsökning med mellan personer per år enligt 2012 års befolkningsprognos är det inte orimligt att Växjö kommun inom år har över invånare. Detta kommer att ställa ökade krav på valnämndens arbete, framförallt i samband med val då antalet valdistrikt kommer att behöva utökas och antalet personer som på olika sätt arbetar med valet behöver bli fler. Det kommer även att öka kraven på utbildning, material och kommunikation. Medborgarnas krav på ökad digitalisering av kommunens tjänster kommer i framtiden även att ställa högre krav på valnämndens arbete. Regeringen avblåste före årsskiftet sina planer på att utlysa ett extra val till riksdagen den 22 mars Valnämnden bör dock vara beredd på att en liknande situation kan uppstå och att ett extra val kan behöva arrangeras med relativt kort varsel före de ordinarie valen Valprövningsnämnden har beslutat att det ska hållas omval till kommunfullmäktige i Båstads kommun under Detta kan innebära att valnämnden behöver arrangera förtidsröstning i Växjö. Någon tidpunkt för omvalet är inte bestämt och mer information kommer från Valmyndigheten i ärendet. Kommunledningsförvaltningen 1 (3) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg E-post fredrik.pettersson@vaxjo.se

8 ÄRENDE Dnr VN Valnämndens uppdrag Valnämnden svarar för de uppgifter som enligt vallagen och folkomröstningslagen gäller för valnämnd. Valnämnden ansvarar även i övrigt för de uppgifter som enligt författning åligger valnämnd. Valnämndens huvuduppgift är att ansvara för och genomföra allmänna val till riksdag, landstingsfullmäktige, kommunfullmäktige och val till Europaparlamentet. Nationella val genomförs vart fjärde år och val till Europaparlamentet var femte år. Valnämnden ska också ansvara för och genomföra de folkomröstningar som beslutas av riksdagen, men också för kommunala folkomröstningar som beslutas av kommunfullmäktige. Om det skulle bli något fel vid något val som genomförts kan Valprövningsnämnden bestämma att omval måste hållas. I så fall blir det också valnämndens uppgift att genomföra detta. Under 2014 genomfördes val till Europaparlamentet samt val till riksdag, landstingsfullmäktige och kommunfullmäktige. Nästa planerade val till riksdag, landstingsfullmäktige och kommunfullmäktige 2018, följt av val till Europaparlamentet Valnämndens verksamhet under 2015 Inga ordinarie val ska genomföras under 2015, men valnämnden kan behöva genomföra förtidsröstning till det omval till kommunfullmäktige i Båstads kommun som valprövningsnämnden beslutat om. I övrigt ska nämnden besluta om delårsbokslut efter mars och augusti, svara på interna remisser från kommunstyrelsen och externa remisser från regeringen, samt, i den mån nämnden finner nödvändigt, påbörja planeringen inför nästa val Ett prioriterat område inför nästa val är rekrytering av röstmottagare, framförallt ordförande och vice ordförande. Medelåldern bland dessa är relativt hög och det bör planeras för att många nya kan komma att behövas. Valnämnden har i 20/2014 antagit en uppdragsbeskrivning för röstmottagare i Växjö kommun. Den ska säkerställa att rätt personer rekryteras till detta enormt viktiga förtroendeuppdrag. Växjö kommun har ett avtal med Göteborgs stad om att använda dess valdatasystem för den lokala administrationen och organiseringen av val, 2 (3)

9 ÄRENDE Dnr VN dvs. uppgifter om vallokaler, röstmottagare osv. För detta betalar Växjö kommun support- och underhållsavgifter varje år. Beslutsunderlag Bilaga 1: Valnämndens internbudget för Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Ove Dahl Kommunchef Carina Elmefall Kanslichef 3 (3)

10 Förslag till internbudget Valnämnden 2015 Kontokl Kontokl(T) Budget 501 ARVODEN T. FÖRTROENDEVALDA , BILERSÄTTNINGAR 2 700, LAGSTADGADE ARBETSGIVARAV ,00 58 PERSONALSOCIALA KOSTN M M 1 500,00 5 Kostnader för arbetskraft ,00 60 LOKAL- MARKHYROR, FASTIGHETSSERVICE 2 800, Serviceavtal 6 000,00 6 Övriga verksamhetskostnader 8 800, RESEKOSTNAD (ANSTÄLLD) 4 000,00 7 Övriga verksamhetskostnader 4 000,00 Summan ,00

11 ÄRENDE Dnr VN Fredrik Pettersson förvaltningssekreterare Tel Valnämnden Personuppgiftsombud för valnämnden från 2015 Förslag till beslut 1. Valnämnden entledigar Annika Sandström, Region Kronoberg, från uppdraget som personuppgiftsombud för valnämnden från och med Valnämndens utser Martin Fransson, kommunledningsförvaltningen, till nytt personuppgiftsombud för valnämnden från och med Valnämndens beslut anmäls till Datainspektionen. Bakgrund Varje nämnd i Växjö kommun är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som behandlas vid myndigheten. För att försäkra sig om att man följer personuppgiftslagen (PuL) ska varje myndighet utse ett personuppgiftsombud. Växjö kommun har fram till utgången av 2014 avtalat med Regionförbundet Södra Småland att hålla ett personuppgiftsombud för samtliga nämnder i Växjö kommun. Vid årsskriftet uppgick dock Regionförbundet i Region Kronoberg och avtalet togs inte över av den nya regionen. Därmed måste varje nämnd i kommunen utse ett nytt ombud. Ärendet Martin Fransson har utsetts till kommunstyrelsens personuppgiftsombud och eftersom kommunledningsförvaltningen är förvaltningsorgan även för valnämnden är det lämpligt att Fransson även blir personuppgiftsombud för valnämnden. Valnämndens beslut ska även anmälas till Datainspektionen. Beslutet skickas till Datainspektionen Martin Fransson Ove Dahl Kommunchef Carina Elmefall Kanslichef Kommunledningsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg E-post fredrik.pettersson@vaxjo.se

12 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Fel! Dokumentvariabel saknas KS Dnr Personuppgiftsombud för kommunstyrelsen från och med 2015 Kommunstyrelsens beslut 1. Kommunstyrelsen entledigar Annika Sandström, Regionförbundet Södra Småland, från uppdraget som personuppgiftsombud för kommunstyrelsen verksamhet. Annika Sandströms nuvarande uppdrag som personuppgiftsombud gäller fram till och med den 31 december Kommunstyrelsen utser Martin Fransson och Kristoffer Bengtsson till personuppgiftsombud för Växjö kommunstyrelses verksamhet. Uppdraget gäller från och med Kommunstyrelsen hemställer åt Växjö kommuns samtliga nämnder och kommunala bolag att entlediga Annika Sandström från uppdraget som personuppgiftsombud samt besluta om personuppgiftsombud för respektive verksamhet. Bakgrund Bestämmelser kring hantering av personuppgifter regleras av personuppgiftslagen (PuL). Där framkommer att varje nämnd och kommunalt bolag är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som behandlas vid respektive verksamhet. En personuppgiftsansvarig är en juridisk person, exempelvis en myndighet, som behandlar personuppgifter i sin verksamhet och som bestämmer vilka uppgifter som ska behandlas och vad de ska användas till. Beslutsunderlag Kommunchefen har redogjort för ärendet i en skrivelse daterad den 25 november Där framgår att den ansvarige kan utse ett personuppgiftsombud att överse hantering av personuppgifter vid den egna verksamheten samt utforma lämpliga åtgärder för att verksamheten följer PuL, bland annat genom att se till att tredje part hanterar uppgifterna Justerandes sign Utdragsbestyrkande 42(78)

13 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Fel! Dokumentvariabel saknas lagenligt. Exempel på tredje part kan vara när en nämnd nyttjar de tjänster som kommunens IT-avdelning bistår med. Sedan början av 2000-talet har 358 fortsättning Växjö kommun haft ett avtalat med Regionförbundet Södra Småland att hålla med ett personuppgiftsombud för samtliga nämnder i Växjö kommun. Då regionförbundet nu övergår till Region Kronoberg kommer Växjö kommun att behöva utse nya ombud för respektive verksamhet. Beslutet om att entlediga det nuvarande ombud samt anmäla dennes efterträdare skall meddelas till datainspektionen. Då budgetansvar för kommunstyrelsens personuppgiftsarbete ligger under kansliets verksamhetsområde föreslås att nuvarande tf. kanslichef Martin Fransson blir kommunstyrelsens personuppgiftsombud. Efter årsskiftet kommer han att inneha tjänsten som samordnare för kansliets sekretariatenhet. Även Kristoffer Bengtsson, förvaltningssekreterare, föreslås utses till personuppgiftsombud. Detta då det kommer ingå i Kristoffers arbetsuppgifter att initiera det övergripande arbetet för hanteringen av personuppgifter. Arbetsutskottet har i 464/2014 föreslagit att: 1. Kommunstyrelsen entledigar Annika Sandström, Regionförbundet Södra Småland, från uppdraget som personuppgiftsombud för kommunstyrelsen verksamhet. Annika Sandströms nuvarande uppdrag som personuppgiftsombud gäller fram till och med den 31 december Kommunstyrelsen utser Martin Fransson och Kristoffer Bengtsson till personuppgiftsombud för Växjö kommunstyrelses verksamhet. Uppdraget gäller från och med Kommunstyrelsen hemställer åt Växjö kommuns samtliga nämnder och kommunala bolag att entlediga Annika Sandström från uppdraget som personuppgiftsombud samt besluta om personuppgiftsombud för respektive verksamhet. Beslutet skickas till Justerandes sign Utdragsbestyrkande 43(78)

14 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Fel! Dokumentvariabel saknas Datainspektionen Annika Sandström Kommunchefen (Personuppgiftsombuden) Justerandes sign Utdragsbestyrkande 44(78)

15 ÄRENDE Dnr VN Valnämnden Meddelanden Förslag till beslut Valnämnden noterar informationen till protokollet. Bakgrund Inkomna beslut samt information av intresse redovisas för valnämnden: Kommunfullmäktiges beslut 260/2014 om Bestämmelser för IT, telefoni och tekniskt stöd för förtroendevalda. Kommunledningsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg E-post fredrik.pettersson@vaxjo.se

16 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige Dnr Bestämmelser för IT, telefoni och tekniskt stöd för förtroendevalda Kommunfullmäktiges beslut 1. Kommunfullmäktige antar bestämmelser för IT, telefoni och tekniskt stöd för förtroendevalda med följande förändring på punkt 1.5: 1.5 Får den förtroendevalde uppdrag på minst fyra fasta timmar/vecka får personen även tillgång till en telefon med tillhörande tvillingkort utöver tillgången till en läsplatta eller tillgång till en bärbar dator samt en läsplatta med mobil data. 2. Kommunfullmäktige beslutar att: Maxbelopp för inköp är 4000 kronor exklusive moms per läsplatta. Maxbelopp för inköp är 4500 kronor exklusive moms per mobiltelefon. Maxbelopp för inköp är 5000 kronor exklusive moms per läsplatta med mobil data. 3. Kommunfullmäktige beslutar att samtliga fullmäktige-, kommunstyrelse-, nämnds- och bolagsstyrelsesammanträden ska digitaliseras under Kommunfullmäktige beslutar att kommunstyrelsen ska inneha budgetansvar för inköp och samordning. För 2015 ska förändringen finansieras genom ramjusteringar från samtliga nämnder till kommunstyrelsen. De kommunalt ägda bolagen finansierar sin del av kostnaden. 5. Kommunfullmäktige beslutar att de nämnder som tidigare har köpt in läsplattor och telefoni åt nämndens förtroendevalda beslutar om hanteringen av dessa läsplattor och telefoner. 24(82)

17 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige fortsättning Reservationer Ledamöterna för Sverigedemokraterna i kommunfullmäktige reserverar sig mot beslutet till förmån för det egna yrkandet. Bakgrund Ett flertal av Växjö kommuns politiska organ har under mandatperioden fattat beslut om att digitalisera sammanträdesprocessen. Kommunkansliet har nu initierat ett framtagande av bestämmelser för IT, telefoni och tekniskt stöd för förtroendevalda inom Växjö kommun. Detta för att för att skapa enhetlighet för hantering av de förtroendevaldas tillgång till dessa tekniska hjälpmedel samt möjliggöra för helt digitala sammanträden. Beslutsunderlag Kommunchefen har redogjort för ärendet i en skrivelse från den femte november Av skrivelsen framgår att kommunkansliet har i samråd med Växjö kommuns IT-enhet tagit fram förslag till bestämmelser för tekniska hjälpmedel - IT, telefoni och tekniskt stöd. Bestämmelserna gäller förtroendevalda inom Växjö kommunfullmäktige, kommunstyrelse, nämnder samt bolagsstyrelserna i de kommunalt ägda bolagen. Bestämmelserna baseras på individnivå vilket innebär att om en förtroendevald innehar två uppdrag av samma karaktär, exempelvis genom att vara ledamot i två nämnder, tilldelas inte den förtroendevalda dubbletter av läsplattor, telefoner eller datorer. Bestämmelserna innehåller förslag till vad varje förtroendeuppdrag ska kunna medföra i form av IT, telefoni och tekniskt stöd för förtroendevalda, maxbelopp för inköp samt hur inköp och administration ska organiseras. Vidare presenteras förslag till finansiering samt att förändringen bör ses som ett möjliggörande för införandet av helt digitala sammanträden under Sammanfattningsvis är bedömningen att bestämmelserna på sikt minskar kostnaden för porto, administration och tryckerikostnader för Växjö kommun. Även ur en miljöaspekt kommer utskick av digitala handlingar medföra positiva aspekter, detta då Växjö kommuns upphandlingar av IT, telefoni och tekniska hjälpmedel följer de miljökrav som kommunen ställer. 25(82)

18 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen har i 363/2014 föreslagit kommunfullmäktige besluta följande: 1. Kommunfullmäktige antar bestämmelser för IT, telefoni och tekniskt stöd för förtroendevalda med följande förändring på punkt 1.5: 260 fortsättning 1.5 Får den förtroendevalde uppdrag på minst fyra fasta timmar/vecka får personen även tillgång till en telefon med tillhörande tvillingkort utöver tillgången till en läsplatta eller tillgång till en bärbar dator samt en läsplatta med mobil data. 2. Kommunfullmäktige beslutar att: Maxbelopp för inköp är 4000 kronor exklusive moms per läsplatta. Maxbelopp för inköp är 4500 kronor exklusive moms per mobiltelefon. Maxbelopp för inköp är 5000 kronor exklusive moms per läsplatta med mobil data. 3. Kommunfullmäktige beslutar att samtliga fullmäktige-, kommunstyrelse-, nämnds- och bolagsstyrelsesammanträden ska digitaliseras under Kommunfullmäktige beslutar att kommunstyrelsen ska inneha budgetansvar för inköp och samordning. För 2015 ska förändringen finansieras genom ramjusteringar från samtliga nämnder till kommunstyrelsen. De kommunalt ägda bolagen finansierar sin del av kostnaden. 5. Kommunfullmäktige beslutar att de nämnder som tidigare har köpt in läsplattor och telefoni åt nämndens förtroendevalda beslutar om hanteringen av dessa läsplattor och telefoner. Yrkanden Håkan Engdahl (SD): Bifall till kommunstyrelsens förslag med ändringen att samtliga läsplattor ska utrustas med mobil data. Per Schöldberg (C): Bifall till kommunstyrelsens förslag. Beslutsordning 26(82)

19 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige Ordförande Benny Johansson (M) ställer yrkandena mot varandra och konstaterar att kommunfullmäktige beslutar enligt kommunstyrelsens förslag. Omröstning begärs Kommunfullmäktige godkänner följande omröstningsordning: Ja för bifall till kommunstyrelsens förslag 260 fortsättning Nej för bifall till Håkan Engdahls yrkande. Omröstningsresultat Kommunfullmäktige beslutar enligt kommunstyrelsens förslag med 57 röster mot 4 röster för Håkan Engdahls yrkande. Se omröstningsbilaga 3. 27(82)

20 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige Beslutet skickas till Kommunstyrelsen, samtliga nämnder och bolag Gruppledarna För kännedom Kommunchefen (it-chefen, kanslichefen) 28(82)

21 Styrande dokument Senast ändrad 2014-XX-XX Bestämmelser för IT, telefoni och tekniskt stöd för förtroendevalda Dokumenttyp Styrande dokument Dokumentnamn Bestämmelser för IT, telefoni och tekniskt stöd för förtroendevalda Fastställd/Upprättad Kommunfullmäktige 2014-XX-XX X Senast ändrad Dnr Dokumentansvarig Kommunstyrelsen Tidigare ändringar Antaget av kommunfullmäktige 2014-XX-XX X Giltighetstid tillsvidare Dokumentinformation - 0

22 STYRANDE DOKUMENT Senast ändrad2014-xx-xx Bestämmelser för IT, telefoni och tekniskt stöd för förtroendevalda 1 Tillämpningsområden 1.1 Bestämmelserna gäller förtroendevalda inom Växjö kommunfullmäktige, kommunstyrelse, nämnder samt bolagsstyrelserna i de kommunalt ägda bolagen samt partier med mandat i Växjö kommunfullmäktige. 1.2 Förtroendevalda inom Växjö kommun har möjlighet att få tillgång till IT, telefoni och tekniskt stöd enligt följande kriterier: Uppdrag som ledamot eller ersättare i kommunfullmäktige, kommunstyrelse, nämnd, eller bolagsstyrelse Berättigar tillgång till en läsplatta. Uppdrag som ordförande, förste vice ordförande samt andra vice ordförande i kommunfullmäktige, kommunstyrelse, nämnd, eller bolagsstyrelse Berättigar tillgång till en bärbar dator samt en läsplatta med mobil data. Uppdrag som gruppledare Berättigar tillgång till en läsplatta med mobil data. Personer med förtroendeuppdrag på minst fem fasta timmar/vecka Berättigar tillgång till en mobiltelefon samt ett tvillingkort. Tilldelning sker vid uppdragets början. 1.3 Bestämmelserna baseras på individnivå. Innehar en förtroendevald två uppdrag av samma karaktär medför inte detta att den förtroendevalda tilldelas dubbletter av IT, telefoni eller tekniskt stöd. 1.4 Får den förtroendevalde uppdrag som ordförande, förste vice ordförande eller andre vice ordförande utökas den typ av IT, telefoni och tekniskt stöd som personen är berättigad till. Den typ av stöd som den förtroendevalde får tillgång till framgår av

23 STYRANDE DOKUMENT Senast ändrad2014-xx-xx 1.5 Får den förtroendevalde uppdrag på minst fem fasta timmar/vecka får personen även tillgång till en telefon med tillhörande tvillingkort utöver tillgången till en läsplatta eller tillgång till en bärbar dator samt en läsplatta med mobil data. 1.6 Får den förtroendevalde uppdrag som gruppledare får den förtroendevalde tillgång till en läsplatta med mobil data. 1.7 Upphör den förtroendevaldes uppdrag ska personen återlämna den IT, telefoni och tekniskt stöd som personen har tilldelats. 1.8 Partier inom Växjö kommun har möjlighet att få tillgång till IT, telefoni och tekniskt stöd enligt följande kriterier: Parti med mandat i Växjö kommunfullmäktige Berättigar tillgång till en stationär dator samt en fast telefon. 2 Inköp och maxbelopp 2.1 Inköp av IT, telefoni och tekniskt stöd för förtroendevalda administreras av kommunledningsförvaltningen. 2.2 Kommunstyrelsen ska minst en gång per mandatperiod fatta beslut om maxbelopp för inköp av telefoni, läsplatta samt läsplatta med mobil data. Maxbeloppet ger möjlighet för nyvalda förtroendevalda utan tidigare uppdrag att inom ramen för Växjö kommuns avtal välja en läsplatta, telefon eller läsplatta med mobil data inom det beslutade maxbeloppet. 2.3 Bärbara och stationära datorer hyrs inom ramen för Växjö kommuns avtal. 3 Support och service 3.1 Support och service av IT, telefoni och tekniskt stöd för förtroendevalda administreras av kommunledningsförvaltningen och Växjö kommuns avtalade servicetjänster. 2